Wykaz celów i zadań komórek organizacyjnych Centrali. Załącznik nr 1

Transkrypt

1 Wykaz celów i zadań komórek organizacyjnych Centrali Załącznik nr 1

2 Spis treści: Gabinet Prezesa - GPR... 3 Biuro Poligrafii - BPL... 4 Biuro Rady Nadzorczej - BRN... 5 Departament Administracyjny - DAW... 6 Departament Aplikacji Autorskich - DAA... 7 Departament Audytu - DAU... 8 Departament Eksploatacji Aplikacji - DEA... 9 Departament Eksploatacji Infrastruktury Informatycznej - DEI Departament Finansów Funduszy - DFF Departament Finansów Zakładu - DFZ Departament Kontroli Płatników Składek - DKP Departament Kontroli Wewnętrznej - DKW Departament Kontrolingu - DKK... Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. Departament Legislacyjno-Prawny - DLP Departament Obsługi Klientów - DOK Departament Orzecznictwa Lekarskiego - DOL Departament Prewencji i Rehabilitacji - DPR Departament Realizacji Dochodów - DRD Departament Rent Zagranicznych DRZ Departament Rozwoju Usług IT - DRU Departament Spraw Pracowniczych - DSP Departament Statystyki i Prognoz Aktuarialnych - DST Departament Świadczeń Emerytalno-Rentowych - DER Departament Ubezpieczeń i Składek - DUS Departament Współpracy Międzynarodowej - DWM Departament Zamówień Publicznych - DZP Departament Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji - DZB Departament Zarządzania Nieruchomościami - DZN Departament Zarządzania Systemami Informatycznymi - DZI Departament Zarządzania Usługami - DZU Departament Zasiłków - DZS

3 Gabinet Prezesa - GPR 1) Zapewnienie warunków do sprawnego funkcjonowania Prezesa Zakładu i Zarządu Zakładu. 2) Zapewnienie sprawnej komunikacji Zakładu z otoczeniem, budowanie pozytywnego wizerunku Zakładu oraz popularyzowanie wiedzy o ubezpieczeniach społecznych. 3) Sprawne zarządzanie strukturą organizacyjną Zakładu oraz zarządzanie i koordynacja zadań realizowanych w formie projektów. 4) Zapewnienie funkcjonowania sprawnego Systemu Zarządzania Jakością Zakładu. zobowiązane do współpracy 1. Realizacja strategii komunikacji, kształtowanie polityki informacyjnej oraz planu wydawniczego Zakładu. 2. Zarządzanie procesami komunikacyjnymi wewnętrznymi oraz zewnętrznymi pomiędzy Zakładem a jego otoczeniem. 3. Nawiązywanie kontaktów z podmiotami zewnętrznymi, w tym z mediami w celu odpowiedniego kształtowania wizerunku Zakładu. 4. Realizowanie funkcji rzecznika prasowego zakładu, organizacja konferencji prasowych, spotkań i innych form prezentacji Zakładu. 5. Merytoryczna i techniczno-organizacyjna obsługa posiedzeń Zarządu Zakładu, narad i spotkań zarządzanych przez Prezesa Zakładu i członków Zarządu Zakładu oraz prowadzenie obsługi sekretarskiej Zarządu Zakładu. 6. Monitoring realizacji przez komórki organizacyjne Centrali uchwał i zaleceń Zarządu Zakładu oraz zaleceń Rady Nadzorczej. 7. Prowadzenie zbioru oryginałów wewnętrznych aktów prawnych oraz zbioru w formie elektronicznej w Bazie wewnętrznych aktów prawnych ZUS. 8. Modelowanie i koordynacja organizacji Zakładu, ocena systemu organizacyjnego DLP, DKK, DAU, DSP, Zakładu, opracowywanie projektów koncepcji zmian organizacyjnych, DFZ koordynowanie działań restrukturyzacyjnych w Zakładzie. 9. Opracowywanie i wdrażanie regulaminu organizacyjnego Zakładu oraz opiniowanie regulaminów organizacyjnych komórek organizacyjnych Centrali i oddziałów. 10. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie systemów i procesów tworzenia wewnętrznych aktów prawnych, zarządzania projektami, komunikacji, udzielania informacji publicznej, systemu jakości, funkcjonowania komitetów i zespołów, udzielania upoważnień i pełnomocnictw oraz obsługi skarg i wniosków. 11. Opiniowanie wewnętrznych aktów prawych oraz ich kontrolowanie w zakresie spójności ze strukturą organizacyjną Zakładu oraz trybem tworzenia wewnętrznych aktów prawnych. 12. Nadzór nad realizowanymi w Zakładzie projektami, w tym monitorowanie realizacji ich harmonogramów i budżetów oraz wzajemnych zależności pomiędzy nimi. 13. Prowadzenie i koordynowanie działań związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem w Zakładzie Systemu Zarządzania Jakością Zakładu. 14. Badanie jakości procesów zachodzących w Zakładzie, przygotowywanie rekomendacji działań w tym zakresie oraz analiza procesów w zakresie ich spójności ze strukturą organizacyjną Zakładu. 15. Koordynowanie realizacji działań związanych z udzielaniem informacji publicznej w Zakładzie. 16. Rozpatrywanie i koordynowanie załatwiania skarg i wniosków skierowanych do Centrali, nadzorowanie rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Zakładu., DKK, DFZ, inne zainteresowane komórki Centrali 17. Utrzymywanie właściwego stanu obiektów zespołu pałacowo-parkowego w DFZ, DAW, DZN, DZP Osuchowie, z uwzględnieniem zaleceń służb konserwacji zabytków i przyrody 18. Realizowanie szkoleń w oparciu o zatwierdzone rzeczowe i finansowe plany DSP, inne zainteresowane szkolenia oraz obowiązujące w Zakładzie uregulowania. komórki 19. Sporządzanie projektów rocznych sprawozdań z działalności Zakładu. 3

4 Biuro Poligrafii - BPL Zapewnienie efektywnej i terminowej produkcji poligraficznej dla Zakładu oraz obsługi poligraficznej Centrali i terenowych jednostek organizacyjnych. 1. Opracowywanie planów produkcyjnych oraz organizowanie i realizacja produkcji poligraficznej, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb Zakładu., 2. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących GPR, DLP, DFZ, DAU, przygotowania produkcji i realizacji produkcji. DOK, wybrane 3. Opracowywanie pod względem redakcji technicznej i technologii procesu produkcji poligraficznej formularzy, druków i pozycji wydawniczych oraz zlecanie ich realizacji, komórkom poligrafii lub podmiotom zewnętrznym. 4. Zapewnienie właściwej organizacji i realizacji procesu produkcji poligraficznej, przy optymalnym wykorzystaniu mocy produkcyjnych biura i komórek poligrafii. 5. Podejmowanie działań kontrolnych i zaradczych w komórkach poligrafii. DKW, 6. Wykonywanie wydruków personalizowanych oraz ich kopertowanie i ekspedycja. DOK, DAA, DUS 7. Prowadzenie, analiza i koordynowanie gospodarki drukami w Zakładzie., 8. Realizacja scentralizowanych zakupów papieru i gotowych produktów poligraficznych oraz maszyn i urządzeń poligraficznych dla Centrali i terenowych jednostek, organizacyjnych. 9. Wykonywanie produkcji poligraficznej na zlecenie podmiotów zewnętrznych. GPR, DFZ, DLP, 4

5 Biuro Rady Nadzorczej - BRN Zapewnienie organizacyjnej i merytorycznej obsługi Rady Nadzorczej Zakładu, umożliwiającej sprawne funkcjonowanie i wywiązywanie się tego organu z ustawowych zadań. 1. Obsługa organizacyjna posiedzeń plenarnych Rady Nadzorczej Zakładu, zwanej dalej Radą, oraz posiedzeń stałych i doraźnych zespołów problemowych Rady, a także GPR, DSP narad, spotkań roboczych, szkoleń i delegacji członków Rady. 2. Zapewnienie realizacji zadań wynikających ze współpracy Rady z Prezesem Zakładu i Zarządem Zakładu, organami administracji rządowej, organami władzy ustawodawczej GPR, DLP oraz organizacjami delegującymi swych przedstawicieli do składu Rady. 3. Sporządzanie, na zlecenie Przewodniczącego Rady, opinii, analiz i wykazów dotyczących informacji zawartych w materiałach przedkładanych Radzie. 4. Przygotowywanie, na podstawie wskazówek i zaleceń Przewodniczącego Rady, wstępnych projektów uchwał, stanowisk i innych aktów przyjmowanych przez Radę. 5. Bieżąca obsługa prawna Rady, w szczególności sporządzanie opinii prawnych w DLP zakresie wyznaczonym przez Radę lub jej poszczególnych członków. 6. Opracowywanie, na zlecenie Przewodniczącego albo innych członków Rady, materiałów na konferencje, w których uczestniczą Przewodniczący albo inni członkowie Rady. 7. Udzielanie, na podstawie wskazówek i zaleceń Przewodniczącego Rady, odpowiedzi na skargi, wnioski i zażalenia kierowane do Rady przez obywateli. 8. Sporządzanie, w zakresie wyznaczonym przez Przewodniczącego Rady, aktualnej informacji o Radzie zamieszczanej na stronach internetowych Zakładu. GPR, inne zainteresowane GPR, inne zainteresowane GPR 5

6 Departament Administracyjny - DAW 1) Zapewnienie jednolitości gospodarowania ruchomym majątkiem Zakładu oraz optymalizacja wykorzystania ruchomych zasobów majątkowych, z uwzględnieniem racjonalizacji ponoszenia kosztów eksploatacyjnych (z wyłączeniem majątku związanego z infrastrukturą informatyczną i poligraficzną Zakładu). 2) Zapewnienie sprawnej obsługi administracyjno-technicznej Centrali Zakładu. 3) Zapewnienie sprawnego i jednolitego trybu zarządzania dokumentacją znajdującą się w obiegu bieżącym i archiwach zakładowych oraz dokumentacją wyznaczoną. 4) Zapewnienie właściwego funkcjonowania systemu BHP i ochrony przeciwpożarowej w Zakładzie. 1. Analizowanie, planowanie i realizowanie potrzeb Zakładu, w zakresie scentralizowanych zakupów środków trwałych oraz zakupów innych niż zakupy środków trwałych. 2. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących gospodarowania ruchomym majątkiem Zakładu, ochrony osób i mienia, BHP i ochrony przeciwpożarowej oraz obiegu bieżącego dokumentacji i archiwów zakładowych. 3. Opracowywanie propozycji działań oszczędnościowych w zakresie gospodarki własnej oraz wspóldziałanie w zakresie ich realizacji. 4. Opracowywanie projektów planów w zakresie budowy i zakupów środków trwałych, bieżącego utrzymania obiektów będących w użytkowaniu Centrali oraz pełnienie funkcji inwestora przy realizacji zadań w tym zakresie. 5. Nadzór i koordynacja działań związanych z bieżącym utrzymaniem obiektów w Zakładzie, w tym udzielanie zamówień publicznych i ich realizacja, w zakresie określonym w wewnętrznych aktach prawnych.. DFZ, DST, DKK, DZN, BPL, DZP, DOK, GPR, DLP, DER, DFZ, DAU, DZN, DZB, DKK, DZP, BPL, wybrane DKK, DZN, BPL, inne zainteresowane komórki Centrali DZN, DZB, DLP, GPR DZP, DZN, GPR, DOK, DSP, 6. Prowadzenie spraw związanych z administracją obiektów i pomieszczeń zajmowanych DZB, DZN, DEI przez Centralę oraz inne jednostki użytkujące obiekty Centrali. 7. Koordynowanie działań w zakresie prowadzenia gospodarki transportowej, archiwum zakładowego oraz spraw związanych z łącznością telefoniczną i faksową w Zakładzie oraz realizacja zadań w tym zakresie w Centrali. 8. Koordynowanie działań w zakresie organizacji fizycznej ochrony osób i mienia w Zakładzie oraz realizacja zadań w tym zakresie w Centrali. 9. Sprawowanie nadzoru nad prawidłowością bieżącego funkcjonowania modułów MM, FI-AA i SD w Centrali i w oddziałach oraz zapewnienie poprawności danych przechowywanych w tych modułach. 10. Nadzór i koordynowanie działań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Zakładzie oraz współpraca w tym zakresie ze społecznymi inspektorami pracy i innymi podmiotami zewnętrznymi i organizacjami. 11. Analizowanie stanu BHP w Centrali Zakładu oraz przedstawianie propozycji przedsięwzięć mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników i poprawę warunków ich pracy. 12. Kontrolowanie w Centrali Zakładu warunków pracy i przestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych oraz podejmowanie właściwych działań w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. 13. Współuczestniczenie w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy w Centrali Zakładu oraz kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy i chorób zawodowych., DZB, inne zainteresowane, DFZ, inne zainteresowane, DSP, DZB, DSP, DZN, DZB DSP, DZB DSP, DZB 6

7 Departament Aplikacji Autorskich - DAA 1) Projektowanie i wdrażanie autorskich usług IT gwarantujących poprawne funkcjonowanie wspieranych przez nie procesów biznesowych. 2) Organizowanie i wdrażanie nowych technik komunikacji klientów z Zakładem. zobowiązane do 1. Opracowywanie projektów autorskich usług IT, w tym usług internetowych i intranetowych na podstawie założeń funkcjonalnych przygotowywanych przez komórki organizacyjne Centrali. 2. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących autorskich usług IT oraz obsługi serwisów internetowych i intranetowych Zakładu. współpracy GPR, DLP, DAU, DZB, DEI, DEA, DZI, DZU, DRU, wybrane 3. Przygotowywanie środowiska testowego dla wdrażanych usług IT. DRU, DEI, DEA, DZU 4. Planowanie i przeprowadzanie walidacji i testów autorskich usług IT oraz ocena ich rezultatów. 5. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących technik komunikacji klientów z Zakładem. GPR, DLP, DAU, DZB, DEI, DEA, DZI, DZU, DRU, wybrane 6. Projektowanie i wdrażanie serwisów internetowych i intranetowych Zakładu. GPR, DER, DZS, DRZ, DEI, DRU, DZB 7. Utrzymanie serwisów internetowych i intranetowych. 8. Projektowanie i wytwarzanie raportów dotyczących zapotrzebowania na informację niedostępną z poziomu wdrożonych aplikacji. 9. Organizowanie realizacji zadań związanych z projektowaniem i wdrażaniem usług IT w formule projektowej. DEI, DEA, DZI, DZU, DRU 10. Planowanie, organizacja i rozwój nowoczesnych technik komunikacji z klientami, w tym opracowywanie i rozbudowa katalogu e-usług i usług telefonicznych. GPR, DZI, DEI, DEA, DZU, DER, DZS, DRZ, DRU 7

8 Departament Audytu - DAU 1) Zapewnienie obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności funkcjonowania kontroli zarządczej w Zakładzie. 2) Zapewnienie wysokiej jakości, sprawności oraz efektywności funkcjonowania audytu wewnętrznego zgodnie z obowiązującym prawem. 1. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących działania audytu wewnętrznego i oceny kontroli zarządczej w Zakładzie. 2. Ocena adekwatności, efektywności i skuteczności systemu kontroli zarządczej w Zakładzie. 3. Zapewnienie spójności funkcjonowania zintegrowanego systemu zarządzania ryzykiem poprzez koordynację, ocenę skuteczności i efektywności stosowanych rozwiązań, monitorowanie oraz usprawnianie realizacji systemu. 4. Opiniowanie wewnętrznych aktów prawnych w zakresie spełnienia wymagań standardów kontroli zarządczej oraz identyfikowania i analizy ryzyk związanych z działalnością Zakładu. GPR, DLP, DKW, DFZ GPR, DKW, inne zainteresowane komórki Centrali GPR, DKW, DKK, inne zainteresowane komórki Centrali 5. Opracowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego w Zakładzie oraz sprawozdań GPR, DKW z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego. 6. Przeprowadzanie zadań zapewniających oraz wykonywanie czynności doradczych w komórkach organizacyjnych Centrali i terenowych jednostkach organizacyjnych. 7. Monitorowanie realizacji zaleceń i usprawnień oraz wdrożenia wniosków z GPR przeprowadzonych zadań audytowych. 8. Wymiana informacji o wynikach zadań audytowych i kontroli. 9. Współpraca z Ministerstwem Finansów, Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Radą Nadzorczą Zakładu i audytorami zewnętrznymi. DKW, inne zainteresowane 8

9 Departament Eksploatacji Aplikacji - DEA Zapewnienie funkcjonowania aplikacyjnych usług IT na uzgodnionych poziomach jakości. 1. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów związanych z eksploatacją, udostępnianiem oraz przetwarzaniem danych w systemach informatycznych Zakładu. 2. Planowanie, realizacja i weryfikacja realizacji planów operacyjnych eksploatacji systemów informatycznych Zakładu. 3. Prowadzenie nadzoru nad eksploatacją aplikacyjnych usług IT, w szczególności badanie poprawności przetwarzania danych, monitorowanie stanu usług aplikacyjnych, inicjowanie działań mających na celu podniesienie jakości usług. 4. Utrzymanie ciągłości procesów przetwarzania danych w systemach informatycznych Zakładu, w szczególności w zakresie obsad administratorów ścieżek przetwarzania, obsad operatorów przetwarzania, i procesów obsługi incydentów i zmian oprogramowania. GPR, DLP, DAU, DZB, DOK, DEI, DAA, DZU, DRU, DZS, wybrane DEI, DZU, DRU, DAA, DOK, DZS DZU, DEI, DRU, DAA DEI, DZU, DAA, DOK, DRU 5. Identyfikacja i realizacja zgłoszeń standardowych zapotrzebowań na aplikacyjne usługi IT., 6. Koordynacja działań informatycznych Centrów Wsparcia w zakresie aplikacyjnych usług IT., 9

10 Departament Eksploatacji Infrastruktury Informatycznej - DEI Zapewnienie funkcjonowania usług IT infrastrukturalnych na uzgodnionych poziomach jakości. 1. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów związanych z utrzymaniem komponentów infrastruktury oraz eksploatacji usług IT infrastrukturalnych. GPR, DLP, DAU, DZB, DOK, DZU, DEA, DZS, wybrane 2. Monitorowanie i kontrola realizacji procesów utrzymania komponentów DZU, DEA, DZB, DZI, infrastrukturalnych. DAA 3. Udostępnienia usług infrastruktury informatycznej. DZU, DEA, DZB, DZI, DAA, DOK, 4. Definiowanie reguł zarządzania zdarzeniami w warstwie infrastruktury informatycznej. DZU, DEA, DZB, DZI, DAA 5. Diagnoza i rozwiązywanie incydentów w warstwie infrastruktury informatycznej, oraz DZU, DEA, DZB, DZI, przywracanie usług IT udostępnianych przez departament. DAA 6. Diagnoza i rozwiązywanie problemów w warstwie infrastruktury informatycznej, oraz DZU, DEA, DZB, DZI, przywracanie usług IT udostępnianych przez departament. DAA 7. Weryfikacja i realizacja zgłoszeń standardowego zapotrzebowania na usługi IT DZU, DEA, DZB, DZI, udostępniane przez departament. DAA 8. Weryfikacja i realizacja zgłoszeń o dostęp do usługi IT lub grupy usług IT oraz nadawanie uprawnień do usług IT., 10

11 Departament Finansów Funduszy - DFF 1) Zapewnienie płynności finansowej Zakładu oraz FUS i FEP. 2) Efektywne zarządzanie środkami finansowymi FRD. 3) Zapewnienie realizacji przepływów pieniężnych i właściwej obsługi bankowej Zakładu. 4) Zapewnienie informacji o wielkościach środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań Zakładu, jako dysponenta budżetu państwa w części 73- ZUS oraz państwowych funduszy celowych przez niego zarządzanych. 1. Opracowywanie na podstawie sprawozdawczości finansowej i statystycznej oraz założeń makroekonomicznych, demograficznych i założeń własnych projektu planu: 1) budżetu państwa części 73 - ZUS, 2) przychodów i rozchodów FUS z podziałem na wyodrębnione fundusze, FEP, FRD oraz FAL. 2. Sporządzanie planów finansowych dochodów i wydatków budżetowych oraz przychodów i wydatków funduszy, których Zakład jest dysponentem w granicach kwot określonych w ustawie budżetowej. 3. Dokonywanie okresowych analiz i ocen stopnia realizacji budżetu i planów finansowych funduszy, których Zakład jest dysponentem oraz wnioskowanie o ich zmiany. 4. Analizowanie danych statystycznych i finansowych z zakresu działalności Zakładu, danych demograficznych Głównego Urzędu Statystycznego oraz innych danych i prognoz dla potrzeb planowania, w tym wynikających z przewidywanych skutków finansowych projektowanych aktów prawnych z zakresu ubezpieczeń społecznych. 5. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących płynności finansowej Zakładu, FUS, FEP, FRD, zarządzania nadwyżkami finansowymi Zakładu, FUS, FEP i środkami finansowymi FRD oraz obsługi bankowej Zakładu. DST, DFZ, DZI, DRD, DPR, DOL, DZS, DER, DAA DST, DFZ 6. Zarządzanie środkami finansowymi FRD poprzez inwestowanie w dozwolone DST instrumenty finansowe oraz analiza efektywności tych inwestycji. 7. Zarządzanie bieżącą płynnością finansową funduszy, których Zakład jest dysponentem, w tym: 1) zasilanie oddziałów w środki finansowe niezbędne do bieżącej realizacji wypłat świadczeń, 2) przygotowywanie wniosków do Ministerstwa Finansów o przekazanie środków budżetowych, 3) lokowanie nadwyżek funduszy, których Zakład jest dysponentem, 4) występowanie do Zarządu z wnioskami o zaciąganie kredytów bankowych i pożyczek z Budżetu Państwa. 8. Zarządzanie bieżącą płynnością finansową Zakładu, w tym: 1) zasilanie oddziałów w środki finansowe niezbędne do realizacji bieżących płatności, 2) lokowanie nadwyżek finansowych Zakładu. DST, DKK, DFZ, DZS, DRD, DPR, DAA, DER DST, DKK, DFZ, DRD, DPR, DAA GPR, DLP, DAU, DST, DER, DZS, DRZ, DUS, DEA DST, DLP, DZP, GPR, DEA, 9. Wykonywanie analiz rynku pieniężnego i kapitałowego, wspomagających proces DST efektywnego lokowania nadwyżek finansowych. 10. Obsługa rachunków bankowych scentralizowanych oraz rachunków bankowych dochodów i wydatków budżetowych, rachunków bankowych dla obsługi świadczeń z II filara, rachunków pomocniczych, FRD oraz centralnych rachunków wpływów składek. 11. Realizacja przepływów pieniężnych związanych z globalnym rozliczeniem z tytułu składek zbieranych na rzecz innych podmiotów (Otwarte Fundusze Emerytalne, Narodowy Fundusz Zdrowia) i współpraca z tymi podmiotami. DFZ, DEA DFZ, DST, DUS 12. Realizacja przepływów pieniężnych, pomiędzy OFE i jednostkami Zakładu, DEA, DER, wynikających z ustawy o emeryturach kapitałowych Realizacja przepływów pieniężnych wynikających z procedur zwrotu nadpłat płatnikom składek przez oraz przeksięgowań pomiędzy centralnymi DST, DRD, DEA, rachunkami bankowymi. 14. Obsługa reklamacji w zakresie błędów popełnianych przez instytucje obsługujące wpłaty składek. DRD, DEA, inne zainteresowane komórki Centrali, 11

12 Departament Finansów Zakładu - DFZ 1) Zapewnienie sprawnego i spójnego systemu planowania finansowego w Zakładzie. 2) Zapewnienie jednolitych zasad prowadzenia rachunkowości w Zakładu. 3) Rzetelne i zgodne z przepisami przedstawianie sytuacji majątkowej Zakładu oraz funduszy, których Zakład jest dysponentem. 1. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących planowania finansowego oraz prowadzenia rachunkowości. 2. Koordynacja prac planistycznych dotyczących działalności bieżącej Zakładu, przygotowywanie założeń do opracowywania przez Centralę i projektów planów finansowych, opracowywanie zbiorczych projektów rocznych planów finansowych Zakładu oraz opracowywanie i przedstawianie propozycji zatwierdzenia planów finansowych Centrali i oddziałów oraz ich korekt w ramach zatwierdzonego planu finansowego Zakładu. 3. Dokonywanie okresowych analiz i ocen stopnia realizacji planów finansowych Centrali i Zakładu oraz opracowywanie sprawozdań z wykonania planów oraz innych informacji w powyższym zakresie. 4. Organizowanie w Zakładzie wykonawstwa zadań z nadzorowanego zakresu rachunkowości, w sposób zapewniający: 1) właściwe ujęcie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych, 2) rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej Zakładu oraz funduszy, których Zakład jest dysponentem, 3) rzetelne i terminowe sporządzanie obowiązującej Zakład oraz fundusze, których Zakład jest dysponentem, sprawozdawczości finansowej, budżetowej i innej, 4) pozyskiwanie danych do sporządzania kalkulacji kosztów działalności bieżącej Zakładu, 5) prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych. 5. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w zakresie działalności Centrali oraz operacji realizowanych na szczeblu scentralizowanym dla Zakładu oraz funduszy, których Zakład jest dysponentem, na podstawie zweryfikowanych i zakwalifikowanych do ujęcia w prowadzonych księgach rachunkowych dowodów księgowych oraz ich przechowywanie. 6. Nadzór nad prawidłowością bieżącej i bilansowej wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie zmian stanu funduszy, których Zakład jest dysponentem oraz wyniku finansowego Zakładu jako osoby prawnej. 7. Ocena pod względem możliwości i prawidłowości sfinansowania oraz w zakresie warunków rozliczenia zawieranych przez Centralę umów. 8. Realizacja przepływów pieniężnych związanych z rozliczeniem z tytułu składek pobieranych przez Zakład i przekazywanych do Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz współpraca z dysponentami tych funduszy. 9. Prowadzenie rozrachunków i rozliczeń realizowanych w ramach zadań departamentu z kontrahentami, Urzędami Skarbowymi i innymi instytucjami współpracującymi oraz okresowe uzgadnianie sald kont rozrachunkowych. GPR, DLP, DAU, DFF, wybrane DKK, DFF, DSP, DZN, DAW, DZI, inne zainteresowane komórki Centrali,,, DFF, DST, DAW, DEA, DSP, DZN, DPR, DRD, DER, DUS, DZS, DFF, DRD DFF, DSP, DAW, DZN, inne zainteresowane 12

13 Departament Kontroli Płatników Składek - DKP Zapewnienie sprawnego, efektywnego i racjonalnego systemu kontroli płatników składek. 1. Określanie warunków organizacyjno-technicznych funkcjonowania kontroli płatników GPR, DAW, DEI, DZU, składek. 2. Opracowywanie projektów rocznych planów kontroli płatników, na podstawie DUS, DRD, DZS, przyjętych założeń. 3. Przygotowywanie rocznych sprawozdań z wykonania planów kontroli płatników DST, GPR, składek oraz wyników kontroli płatników składek. 4. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących funkcjonowania systemu kontroli płatników składek w Zakładzie. GPR, DLP, DAU, wybrane 5. Przygotowywanie ramowych programów kontroli płatników składek. DZS, DUS, DRD, DER 6. Wykonywanie zadań związanych z procedurami kwalifikacyjnymi na stanowisko inspektora kontroli Zakładu, w tym nadzorowanie szkolenia kandydatów i przygotowywanie egzaminu kwalifikacyjnego. 7. Sprawowanie nadzoru nad prawidłowością stosowania przez inspektorów kontroli Zakładu jednolitych zasad i trybu przeprowadzania kontroli. 8. Rozpatrywanie zażaleń na rozpatrywanie sporów zgłaszanych na podstawie uprawnień zapisanych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej oraz innych przepisach zewnętrznych. 9. Koordynowanie kontroli wybranych zagadnień z zakresu ubezpieczeń społecznych, zleconych do wykonania komórkom kontroli płatników składek w oddziałach. DSP, DUS, DZS, DER, DAW, DZU, DLP, 13

14 Departament Kontroli Wewnętrznej - DKW Zapewnienie wysokiej jakości, skuteczności oraz efektywności funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. 1. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur określających funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej w Zakładzie. GPR, DLP, DAU, DFZ, DZU, DZP, wybrane 2. Opracowywanie rocznych planów kontroli wewnętrznej w Zakładzie oraz sprawozdań DAU, z działalności kontrolnej w Zakładzie. 3. Przeprowadzanie i dokumentowanie kontroli wewnętrznych w komórkach organizacyjnych Centrali i w terenowych jednostkach organizacyjnych, a w szczególności: 1) dokonywanie ustaleń, identyfikowanie przyczyn, skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych, 2) formułowanie zaleceń pokontrolnych mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz doskonalenie realizowanych w Zakładzie procesów. 4. Sprawowanie nadzoru nad przeprowadzaniem kontroli wewnętrznej w Zakładzie. 5. Koordynowanie kontroli zlecanych do przeprowadzenia komórkom kontroli wewnętrznej oddziałów. 6. Bieżące monitorowanie procesów zachodzących w Zakładzie poprzez wykonywanie ogółu działań związanych z gromadzeniem, ewidencjonowaniem i analizą: 1) wyników postępowań kontrolnych prowadzonych przez departament, komórki kontroli wewnętrznej w oddziałach oraz wyników kontroli przeprowadzanych w Zakładzie przez zewnętrzne organy kontroli, 2) wyników czynności prowadzonych w ramach zwierzchniej kontroli funkcjonalnej przeprowadzanych przez komórki organizacyjne Centrali i, 3) informacji o przestępstwach popełnionych na szkodę Zakładu oraz o naruszeniach dyscypliny finansów publicznych przez pracowników Zakładu.,,, 7. Doskonalenie form, trybów i metod kontroli wewnętrznej w Zakładzie, określonych w DAU, DLP, GPR, odrębnych wewnętrznych aktach prawnych. 8. Współdziałanie z organami kontroli zewnętrznych w sprawach objętych DAU, GPR, inne postępowaniami kontrolnymi tych organów, prowadzenie ewidencji tych postępowań zainteresowane komórki oraz harmonogramów realizacji wniosków pokontrolnych. 9. Wymiana informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli i zadań audytowych. DAU, inne zainteresowane 14

15 Departament Kontrolingu - DKK 1) Zarządzanie kosztami poprzez ich analizę i kontrolę prowadzące do optymalizacji wydatkowania środków finansowych Zakładu. 2) Koordynowanie działań w zakresie kontroli zarządczej w Zakładzie. 3) Realizowanie zadań z zakresu zarządzania strategicznego w Zakładzie. 4) Pozyskiwanie środków na dofinansowanie projektów Zakładu ze środków europejskich. zobowiązane do 1. Koordynowanie procesu tworzenia i aktualizacji strategii ogólnej Zakładu oraz monitorowanie harmonogramu jej realizacji. 2. Koordynowanie działań w zakresie przygotowywania planu działalności Zakładu zgodnie z wymogami kontroli zarządczej oraz monitoring jego realizacji. 3. Koordynowanie działań mających na celu uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w Zakładzie, w szczególności na podstawie wyników przeprowadzonych audytów i kontroli. 4. Przygotowywanie projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Zakładzie. 5. Opracowywanie mechanizmów, które pozwolą na optymalne zarządzanie wydatkami i kosztami Zakładu w stosunku do zadań i obowiązków nakładanych na Zakład przez przepisy zewnętrzne. współpracy DST, DFZ, GPR, inne zainteresowane komórki Centrali, DAU, DKW, inne zainteresowane komórki Centrali,, DFZ, DST, inne zainteresowane komórki Centrali 6. Tworzenie planów wieloletnich Zakładu. DFZ, DST, inne zainteresowane komórki Centrali 7. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących tworzenia i monitorowania strategii ogólnej Zakładu, koordynacji kontroli zarządczej w Zakładzie, zarządzania kosztami i pozyskiwania środków na dofinansowywanie projektów Zakładu ze środków europejskich. 8. Analiza projektów wewnętrznych aktów prawnych nakładających na Zakład nowe obowiązki pod kątem wpływu na koszty Zakładu, w tym opłacalności poszczególnych rozwiązań. 9. Analiza inicjowanych w Zakładzie projektów pod kątem ich zasadności ekonomicznej i zgodności z celami strategicznymi Zakładu. 10. Koordynowanie procesu wdrażania budżetu zadaniowego w działalności Zakładu. 11. Przeprowadzanie wielopłaszczyznowych analiz zasobów, kosztów i wydatków ponoszonych na realizację zadań w Zakładzie. 12. Prowadzenie analiz porównawczych (benchmarkingu) dotyczących komórek organizacyjnych Centrali i terenowych jednostek organizacyjnych w zakresie zasobów, kosztów i realizacji zadań. GPR, DLP, DAU, DFZ, DST, wybrane GPR, DFZ, inne zainteresowane komórki DFZ, DFF, DST, inne zainteresowane komórki Centrali DST, DFZ, inne zainteresowane komórki Centrali komórki i 13. Opracowywanie prognoz w zakresie kosztów i wydatków. 14. Kontrola realizacji wyznaczonych celów, w tym efektywności wykorzystania DST, GPR, DAW, DZN zasobów i inwestycji we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi Centrali. 15. Koordynowanie procesów przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów ze środków europejskich oraz terminowego ich przedłożenia. 16. Identyfikowanie obszarów działalności Zakładu objętych możliwością współfinansowywania ze środków europejskich. 17. Współpraca z urzędami i instytucjami w zakresie pozyskiwania dofinansowania oraz pomocy eksperckiej dla projektów Zakładu w ramach zarządzanych lub wdrażanych przez nie programów.,,, 15

16 Departament Legislacyjno-Prawny - DLP 1) Zapewnienie efektywnego systemu obsługi prawnej Zakładu, we wszystkich obszarach jego działalności. 2) Zapewnienie zgodności z prawem i zasadami legislacji wewnętrznych aktów prawnych oraz innych dokumentów opracowywanych w Centrali Zakładu. 1. Opracowywanie i wdrażanie rozwiązań zapewniających obsługę prawną Zakładu. GPR, DUS, DRD, DER, DZS, DRZ 2. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących systemu obsługi prawnej Zakładu. 3. Opiniowanie pod względem zgodności z prawem oraz zasadami legislacji projektów wewnętrznych aktów prawnych oraz innych dokumentów opracowywanych w Centrali Zakładu. GPR, DAU, DFZ, wybrane 4. Przedkładanie Prezesowi Zakładu informacji dotyczących prawomocnych orzeczeń DUS, DER, DRD, DZS, sądów I i II instancji zmieniających decyzje Zakładu. 5. Przygotowywanie komunikatów i obwieszczeń Prezesa Zakładu. 6. Interpretacja aktów prawa powszechnie obowiązującego. 7. Przygotowywanie opinii do projektów powszechnie obowiązujących aktów prawnych.. 8. Koordynowanie oraz nadzorowanie działań mających na celu zapewnienie jednolitości stosowania obowiązujących przepisów w zakresie należącym do zadań Zakładu. 9. Udzielanie komórkom organizacyjnym Centrali porad i konsultacji prawnych, wyjaśnień i opinii w zakresie stosowania prawa w sprawach dotyczących działalności Zakładu. 10. Udzielanie oddziałom porad i konsultacji prawnych, wyjaśnień i opinii w zakresie stosowania prawa w sprawach złożonych i niestandardowych dotyczących działalności Zakładu. 11. Wydawanie opinii prawnych. 12. Prowadzenie rejestru opinii prawnych i spraw sądowych oraz dokumentacji związanej ze świadczeniem pomocy prawnej w Centrali Zakładu. 13. Rozstrzyganie spraw spornych w zakresie prawnym, a także informowanie Prezesa o uchybieniach w działalności Zakładu w zakresie stosowania prawa i skutkach tych uchybień. 14. Współudział w opracowywaniu projektów umów cywilnoprawnych w sprawach dotyczących działalności Centrali z wykorzystaniem pełnej dokumentacji sprawy. 15. Zapewnienie udziału pełnomocników lub przygotowywanie pism procesowych w postępowaniu przed sądami oraz innymi organami orzekającymi. GPR, DZP, DRU, DEA, 16. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu Centralnego Rejestru umów CRUm. inne zainteresowane komórki 16

17 Departament Obsługi Klientów - DOK 1) Zapewnienie funkcjonowania efektywnych kanałów obsługi klientów Zakładu. 2) Organizowanie, wdrażanie i utrzymanie mechanizmów sprawnego zarządzania procesami w Zakładzie. 3) Zapewnienie sprawnego systemu obsługi kancelaryjnej w Zakładzie. 1. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących funkcjonowania kanałów obsługi klientów, zarządzania procesami, zarządzania wiedzą oraz obiegu korespondencji i trybu postępowania w sprawach obsługi kancelaryjnej. 2. Planowanie, organizacja i rozwój kanałów obsługi klientów Zakładu, w tym w zakresie narzędziowego wsparcia obsługi klientów, w celu zapewnienia efektywności ich funkcjonowania oraz dostosowania do potrzeb klientów. 3. Określanie standardów bezpośredniej obsługi klientów, w tym organizacji stanowisk obsługi klientów i udzielania im informacji oraz obsługi dokumentów ubezpieczeniowych oraz zaświadczeń lekarskich ZUS ZLA. 4. Planowanie, organizacja i rozwój narzędzi informatycznych dedykowanych obsłudze klientów i płatnikom składek. 5. Nadzorowanie prawidłowego i jednolitego trybu obsługi wniosków o udostępnienie danych ze zbiorów Zakładu. 6. Opracowywanie rozwiązań w zakresie zarządzania procesami w Zakładzie, w tym związanych z identyfikacją, modelowaniem i optymalizacją procesów oraz koordynacja działań w zakresie ich funkcjonowania. 7. Monitorowanie i badanie prawidłowości, kompleksowości i efektywności procesów w Zakładzie, przygotowywanie rekomendacji działań w zakresie optymalizacji procesów w Zakładzie oraz wspieranie komórek organizacyjnych Centrali w działaniach optymalizujących i doskonalących procesy. 8. Monitorowanie jakości obsługi klientów Zakładu oraz wdrażanie usprawnień związanych z poprawą jakości obsługi klientów. 9. Koordynacja zadań związanych z obsługą kancelaryjną i obiegiem korespondencji w Zakładzie oraz obsługa kancelaryjna Centrali. 10. Organizacja i utrzymanie funkcjonowania procesów dotyczących wymiany danych z podmiotami zewnętrznymi. GPR, DLP, DAU, DFZ, DER, DZS, DRZ, DUS, DRD, DRU, DEI, DZU, DAW, DZB, DZN, BPL, wybrane GPR, DER, DZS, DRZ, DUS, DRD, DRU, DEI, DZU, DAW, DZB GPR, DER, DZS, DRZ, DUS, DRD, DEI, DZU, DAW, DZN, DZB, DZP DER, DZS, DRZ, DUS, DRD, DRU, DEI, DZU, DZI, DER, DZS, DRZ, DUS, DRD, DRU, DEI, DZU, DAW, DZN DAW, inne zainteresowane, DZU, DEA 17

18 Departament Orzecznictwa Lekarskiego - DOL Organizacja funkcjonowania systemu orzecznictwa lekarskiego w Zakładzie. 1. Koordynowanie działań związanych z organizacją działalności terenowych jednostek organizacyjnych w zakresie orzecznictwa lekarskiego. 2. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących funkcjonowania systemu orzecznictwa lekarskiego w Zakładzie. 3. Analiza i kontrola prawidłowości i jednolitości stosowania przez lekarzy orzeczników Zakładu i komisje lekarskie Zakładu zasad orzecznictwa lekarskiego. 4. Nadzór nad funkcjonowaniem komórek orzecznictwa lekarskiego i prewencji w oddziałach w zakresie merytorycznej działalności departamentu. 5. Sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem orzecznictwa lekarskiego przez lekarzy orzeczników Zakładu i komisje lekarskie Zakładu w zakresie określonym w rozporządzeniu w sprawie orzekania o niezdolności do pracy. 6. Kontrola prawidłowości realizacji zadań przez orzecznictwo lekarskie w zakresie obejmującym działalność głównego lekarza orzecznika, jego zastępców, lekarzy orzeczników Zakładu, przewodniczącego komisji lekarskich i członków komisji lekarskich Zakładu oraz pracowników komórek orzecznictwa lekarskiego i prewencji. 7. Kontrola prawidłowości orzekania przez lekarzy orzeczników Zakładu i komisje lekarskie Zakładu, wydawania opinii przez lekarzy konsultantów Zakładu oraz zgodności postępowania orzeczniczego z obowiązującymi przepisami. 8. Przekazywanie spraw do rozpatrzenia przez komisję lekarską Zakładu w przypadku, gdy w wyniku kontroli przeprowadzonej w trybie nadzoru nad wykonywaniem orzecznictwa o niezdolności do pracy stwierdzono brak zgodności orzeczenia lekarza orzecznika Zakładu lub komisji lekarskiej Zakładu ze stanem faktycznym lub zasadami orzecznictwa o niezdolności do pracy. DST, DKK, GPR, DLP, DPR, DAW, DZN, DZP, DEI, DZU, DEA, GPR, DLP, DAU, DFZ, DPR, DRZ, DER, DZS, DOK, DZP, DST, wybrane DPR, DRZ, DER, DZS, DPR, DRZ, DER, DZS, DPR, DRZ, DER, DZS, DPR, DRZ, DER, DZS, DOK, DPR, DRZ, DER, DZS, DRZ, DER, DZS, 9. Zgłaszanie zarzutu wadliwości orzeczenia wydanego przez lekarza orzecznika Zakładu DRZ, DER, DZS, i przekazywanie sprawy do rozpatrzenia komisji lekarskiej Zakładu. 10. Realizacja doskonalenia zawodowego oraz prowadzenie szkoleń lekarzy orzecznictwa lekarskiego i pracowników kierujących pracą komórek orzecznictwa lekarskiego i DPR, DSP, prewencji w terenowych jednostkach organizacyjnych. 11. Prowadzenie rejestru lekarzy upoważnionych do wystawiania zaświadczeń lekarskich oraz organizacja i rozwój narzędzi informatycznych wspomagających jego DEA, prowadzenie. 18

19 Departament Prewencji i Rehabilitacji - DPR Zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu prewencji i rehabilitacji w Zakładzie. 1. Opracowywanie projektów planów działania, w tym planów finansowych w zakresie prewencji rentowej, w tym rehabilitacji leczniczej i prewencji wypadkowej oraz świadczeń zdrowotnych z zakresu stomatologii i szczepień ochronnych oraz zwrotu określonych przepisami kosztów badań i wyrobów medycznych.. 2. Realizacja zadań w zakresie prewencji rentowej, w tym rehabilitacji leczniczej oraz prewencji wypadkowej i świadczeń zdrowotnych z zakresu stomatologii i szczepień ochronnych oraz zwrotu określonych przepisami kosztów badań i wyrobów medycznych, jak również działań na rzecz osób niepełnosprawnych. 3. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących prewencji rentowej, wypadkowej, świadczeń zdrowotnych z zakresu stomatologii i szczepień ochronnych oraz zwrotu określonych przepisami kosztów badań i wyrobów medycznych, jak również działań na rzecz osób niepełnosprawnych. DST, DOL, DFF, DLP, DOL, DFZ, DST, GPR, DSP, DLP, DZN, DAW, BPL, DEA, GPR, DLP, DAU, DFZ, DOL, DOK, DSP, DZN, DAW, DST, 4. Udzielanie zamówień na usługi rehabilitacyjne w ośrodkach rehabilitacyjnych oraz DFZ, DZP, DOL, DOK, sprawowanie nadzoru nad realizacją tych usług. DLP 5. Kierowanie na rehabilitację leczniczą osób, wobec których orzeczono potrzebę DOL, DST, rehabilitacji oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie. 6. Realizacja zadań związanych z upowszechnianiem wiedzy o zagrożeniach GPR, DOL, DZP, DLP, powodujących wypadki przy pracy i choroby zawodowe oraz sposobach DFZ, DOK, przeciwdziałania tym zagrożeniom. 7. Zamawianie analiz przyczyn i skutków wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych, a także prac naukowo-badawczych mających na celu ich eliminację. 8. Koordynacja działań Zakładu na rzecz osób niepełnosprawnych. 9. Kontrola prawidłowości realizacji w oddziałach zadań związanych z obsługą skierowań na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej, prewencją wypadkową oraz świadczeniami zdrowotnymi z zakresu stomatologii i szczepień ochronnych. DZP, DOL, DLP, DFZ, GRP, DST, DOL, DST, GPR, DAW, DSP, DZN, DOK, DOL, 10. Współdziałanie w zakresie organizowania szkoleń dla służb medycznych i DOL, DSP, administracyjnych ośrodków rehabilitacyjnych współpracujących z Zakładem 11. Współpraca z instytucjami i urzędami w zakresie realizacji programu prewencji rentowej i wypadkowej, w szczególności z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwem Zdrowia, Narodowym Funduszem Zdrowia, Polskim Towarzystwem Rehabilitacji, Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Głównym Urzędem Statystycznym, Państwową Inspekcją Pracy, Centralnym Instytutem Ochrony Pracy Państwowym Instytutem Badawczym. GPR, DAW, DOL, 19

20 Departament Realizacji Dochodów - DRD 1) Sprawne i efektywne funkcjonowanie mechanizmów zapewniających maksymalny wpływ należności z tytułu składek do FUS, FEP, FP, FGŚP, na ubezpieczenie zdrowotne i środków do FAL. 2) Zapewnienie prowadzenia kompleksowych i aktualnych rozliczeń na kontach płatników składek. 1. Opracowywanie i wdrażanie mechanizmów zapewniających maksymalne wpływy należności z tytułu składek do FUS, FEP, FP, FGŚP, na ubezpieczenie zdrowotne i środków do FAL. 2. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów zapewniających maksymalne wpływy należności z tytułu składek do FUS, FEP, FP, FGŚP, na ubezpieczenie zdrowotne i środków do FAL. 3. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów zapewniających poprawność danych ewidencjonowanych z dokumentów zgłoszeniowych płatnika, rozliczeniowych i płatniczych przekazywanych przez płatników składek. 4. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów zapewniających prowadzenie kompleksowych i aktualnych rozliczeń na kontach płatników składek. DST, DKK, DFF, DUS, DZI, DKP, wybrane GPR, DLP, DAU, DFZ, DFF, DUS, wybrane DUS, DOK, DEA, DZS, DER, DLP, DKS, BPL, wybrane GPR, DLP, DAU, DFZ, DFF, DUS, DEA, DKP, BPL, wybrane 5. Określanie zasad sporządzania i korygowania dokumentów zgłoszeniowych płatnika DUS, DLP, DOK, DZS składek, rozliczeniowych i płatniczych. 6. Dokonywanie analizy i oceny w zakresie ściągalności i efektywności dochodzenia należności z tytułu składek i nienależnie pobranych świadczeń oraz należności FAL, DST, DKK, DFF, DFZ, jak również efektywności podejmowanych działań zapewniających prawidłowe zapisy na kontach płatników. 7. Rozpatrywanie wniosków dłużników zobowiązanych do spłaty należności z tytułu składek, nienależnie pobranych świadczeń oraz należności FAL i podejmowanie rozstrzygnięć w zakresie: 1) prowadzenia postępowań egzekucyjnych, 2) dokonywania zwolnień zabezpieczeń z majątku, 3) umarzania należności i udzielania ulg w ich spłacie, 4) sposobu rozliczania należności z tytułu składek na kontach płatników. 8. Określanie zasad udzielania pomocy właściwym instytucjom państw członkowskich Unii Europejskiej przy odzyskiwaniu należności z tytułu składek i nienależnie pobranych świadczeń, które nie są potrącane z bieżących świadczeń. 9. Określanie zasad dokonywania zwrotów składek, za okres obowiązywania tymczasowego ustawodawstwa, pomiędzy instytucjami państw członkowskich Unii Europejskiej 10. Określanie zasad identyfikacji płatników składek, prowadzenia rozliczeń oraz zakresu danych ewidencjonowanych na kontach płatników składek. 11. Określanie zasad i zakresu wymiany danych z Rejestrów Centralnych na poziomie płatników składek z podmiotami zewnętrznymi, w tym KEP NIP, REGON, RU PESEL, CEPiK. 12. Koordynacja działań zapewniających rzetelność i kompletność informacji gromadzonych na kontach płatników. 13. Współpraca z Ministerstwem Finansów oraz innymi centralnymi organami administracji rządowej, a także z organizacjami zrzeszającymi pracodawców i syndyków w zakresie dochodzenia należności z tytułu składek i należności FAL. 14. Współpraca z instytucjami państwowymi oraz Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów w celu zapewnienia zgodności podejmowanych działań z prawem wspólnotowym, szczególnie w obszarze pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom. DRZ, DLP, wybrane DLP, DZS, DRZ, DUS DEA, DKP, DOK, DUS, DZS DEA, DOK, DZB, DUS, DLP DUS, DEA, DKS, DOK, DAU, DKW DLP 20

21 Departament Rent Zagranicznych DRZ 1) Zapewnienie prawidłowej i sprawnej realizacji zadań w zakresie realizacji świadczeń emerytalnych i rentowych podlegających koordynacji na podstawie umów międzynarodowych. 2) Zapewnienie koordynacji działań prowadzonych w ZUS związanych z wdrażaniem wykonawstwa zadań wynikających z nowych lub zmienianych umów międzynarodowych. 1. Realizacja zadań Zakładu jako instytucji łącznikowej współpracującej z instytucjami łącznikowymi państw, z którymi wiążą Polskę umowy międzynarodowe w zakresie świadczeń emerytalnych i rentowych podlegających koordynacji. 2. Koordynacja działań związanych z wdrażaniem w Zakładzie wykonawstwa zadań wynikających z nowych lub zmienianych umów międzynarodowych. 3. Organizowanie oraz sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań związanych z ustalaniem uprawnień, obliczaniem wysokości oraz wypłatą świadczeń emerytalnych i rentowych podlegających koordynacji na podstawie umów międzynarodowych, a także obsługą klientów. 4. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących obsługi świadczeń emerytalnych i rentowych podlegających koordynacji na podstawie umów międzynarodowych. 5. Koordynowanie prac prowadzonych w Zakładzie, związanych z przygotowaniem do wdrożenia nowo zawieranych lub zmienianych umów międzynarodowych, koordynowanie przygotowania stanowisk Zakładu dotyczących projektów nowych i zmienianych umów oraz współpraca w tym zakresie z właściwymi komórkami organizacyjnymi ministerstwa właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego. 6. Współdziałanie z polskimi i zagranicznymi instytucjami łącznikowymi w zakresie uzgadniania zasad współpracy, procedur wykonawczych i formularzy łącznikowych oraz wyjaśniania problemów wynikłych w trakcie realizacji umów międzynarodowych dotyczących świadczeń emerytalnych i rentowych, podlegających koordynacji. 7. Zapewnienie jednolitego stosowania polskich przepisów emerytalnych i rentowych z uwzględnieniem postanowień umów międzynarodowych, w wyznaczonych przez Prezesa oddziałach. 8. Rozpatrywanie spraw z zakresu świadczeń emerytalno-rentowych podlegających koordynacji zgłaszanych przez podmioty zewnętrzne oraz w ramach sprawowanego nadzoru, a także udzielanie informacji klientom Zakładu, w tym udzielanie konsultacji kandydatom na konsuli RP za granicą kierowanymi przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. DER, DZS, DRD, DUS, DWM, DOL DER, DZS, DRD, DUS,, DOL DER, DZS, DRD, DUS, DOL, DOK, DST wyznaczone GPR, DLP, DAU, DFZ, DER, DZS, DRD, DUS, DOK, DOL, BPL, wybrane DER, DZS, DRD, DUS, DWM, DLP, DOL DER, DZS, DRD, DUS, DWM, DLP, DOL, DZB DER, DZS, DRD, DUS, DLP, DOL, wyznaczone odziały GPR, DOK 21

22 Departament Rozwoju Usług IT - DRU Zapewnienie bezpiecznego wdrażania usług IT gwarantującego poprawne funkcjonowanie usług IT i wspieranych przez nie procesów biznesowych. zobowiązane do 1. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących zarządzania zmianą, implementacji usług IT. 2. Zarządzanie zmianą, w tym weryfikacja i ocena wniosków o zmianę usługi, ich kategoryzacja i priorytetyzacja oraz analiza ryzyka wpływu na zmiany usługi IT. 3. Planowanie i przygotowywanie do wdrożenia usługi IT oraz przekazania usługi IT do eksploatacji. współpracy GPR, DLP, DAU, DZB, DEI, DEA, DZI, DZU, DAA, wybrane DEI, DEA, DZI, DZU DEI, DEA, DZI, DZU 4. Przygotowywanie środowiska testowego dla wdrażanych usług IT. DEI, DEA, DZI, DZU 5. Planowanie i przeprowadzanie walidacji i testów usług IT oraz ocena ich rezultatów. 6. Nadzór nad prawidłowym przebiegiem testów funkcjonalności usług IT oraz pilotażowego ich uruchamiania w Centrali i oddziałach. 7. Zarządzanie wydaniami i rozmieszczaniem usług IT, w tym zapewnienie DEI, DEA, DZI, DZU wczesnego wsparcia usług IT oraz weryfikacja rezultatów wdrożenia. 8. Organizowanie realizacji zadań związanych z projektowaniem i DEI, DEA, DZI, DZU wdrażaniem usług IT w formule projektowej. 9. Opracowywanie planu i organizacji zarządzania konfiguracją i aktywami usług IT. DEI, DZI, DZU, DEA, DAA 10. Organizacja funkcjonowania systemu zarządzania wiedzą, w tym zarządzanie danymi oraz informacjami dotyczącymi usług IT. GPR, DOK, DER, DZS, DRZ 11. Przygotowywanie planu ewaluacji oraz dokonywanie oceny ryzyka związanego z prognozowaną sprawnością usługi. DZI, DEI, DZU, DER, DZS, DRZ, 12. Utrzymywanie oraz udostępnianie aktualnej informacji o środkach IT i konfiguracji usług IT. DEI, DEA, DZI, DZU, DAA 22

23 Departament Spraw Pracowniczych - DSP 1) Kształtowanie polityki kadrowej, płacowej, szkoleniowej i socjalno-bytowej w Zakładzie. 2) Zapewnienie właściwego poziomu kwalifikacji pracowników oraz możliwości ich rozwoju zawodowego. 1. Projektowanie, planowanie, realizowanie i nadzorowanie w Zakładzie zadań w zakresie DST, DKK, GPR zarządzania i rozwoju kadr, w tym polityki zatrudnieniowej i szkoleniowej. 2. Opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur w zakresie procesów dotyczących polityki personalnej, systemów wynagrodzeń i motywowania pracowników, oceniania, szkoleń i rozwoju, odbywania krajowych podróży służbowych oraz opracowywanie i wdrażanie ZUZP, regulaminów: pracy i ZFŚS. 3. Gospodarowanie środkami funduszu wynagrodzeń przeznaczonymi na wynagrodzenia zasadnicze i dodatki specjalne, środkami rezerwy centralnej na wynagrodzenia osobowe oraz funduszem nagród dla pracowników Zakładu. 4. Obsługa spraw kadrowych kadry kierowniczej oddziałów (dyrektorów oddziałów, ich zastępców i głównych księgowych), administrowanie kadrami Centrali. 5. Rozpoznawanie potrzeb szkoleniowych, organizowanie i przeprowadzanie szkoleń oraz innych form dokształcania i doskonalenia zawodowego, w tym także we współpracy ze szkołami wyższymi. 6. Koordynowanie zadań związanych z działalnością socjalną w terenowych jednostkach organizacyjnych. 7. Rozliczanie i wypłata należności pracowników Centrali, należności członków Rady Nadzorczej oraz należności wynikających z umów cywilnoprawnych zawieranych przez Centralę z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej oraz prowadzenie kont ksiąg pomocniczych w tym zakresie. 8. Przygotowywanie propozycji rozstrzygnięć w sprawach spornych związanych ze stosunkiem pracy. 9. Realizacja staży zawodowych i praktyk studenckich. 10. Opracowywanie wyjaśnień i jednolitej dla Zakładu interpretacji przepisów z zakresu DLP prawa pracy. 11. Gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w Centrali oraz administrowanie scentralizowanymi środkami ZFŚS. 12. Współpraca z organizacjami związkowymi w zakresie spraw dotyczących indywidualnych i zbiorowych interesów pracowniczych. GPR, DLP, DAU, DFZ, DAW, DEI, DZU, wybrane,,,, DLP,, 23