Zasady kontroli funkcjonalnej i regulamin systemu kontroli finansowej

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 181/11 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 21 kwietnia 2011 r. Zasady kontroli funkcjonalnej i regulamin systemu kontroli finansowej Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1 Przez użyte określenia rozumie się: Urząd Urząd Miasta Zduńska Wola Prezydent Prezydent Miasta Zduńska Wola Zastępca Prezydenta Zastępca Prezydenta Miasta Zduńska Wola Sekretarz Sekretarz Miasta Zduńska Wola Skarbnik Skarbnik Miasta Zduńska Wola Kierownictwo Urzędu - Prezydent Miasta, Zastępca/y Prezydenta Miasta, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta Kierownik komórki organizacyjnej Dyrektor Biura, Kierownik Działu, Samodzielne stanowisko zgodnie z obowiązującym w Urzędzie Miasta Zduńska Wola Regulaminem Organizacyjnym komórka kontroli Biuro Audytu i Kontroli służby finansowe Urzędu Biuro Dochodów, Biuro Finansowo-Budżetowe podległe jednostki jednostki organizacyjne Miasta Rozdział 2 Organizacja i zasady kontroli funkcjonalnej 2 1. Kontroli funkcjonalnej podlegają wszystkie obszary działalności jednostki. 2. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez: 1) Kierownictwo Urzędu 2) kierowników komórek organizacyjnych, 3) innych pracowników, biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali odrębnie upoważnieni. 3. Sprawowanie kontroli funkcjonalnej wynika z rozwiązań organizacyjnych, regulacji i procedur wewnętrznych, zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracownika. 4. Kontrola funkcjonalna polega na prowadzeniu badań bieżących, skierowanych na prawidłowość operacji gospodarczych na etapie poprzedzającym podjęcie decyzji, w toku ich wykonywania i bezpośrednio po ich zakończeniu, mając na uwadze ocenę prawidłowości osiągniętych efektów i funkcjonowania procedur kontroli, w tym finansowej. 1

2 5. Kontrola funkcjonalna sprawowana przez ogół kierownictwa polega w szczególności na: 1) bieżącym sprawdzaniu realizacji zadań statutowych i operacji gospodarczych realizowanych przez Urząd, 2) sprawowaniu bezpośredniego nadzoru i kontroli w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem ich zgodności z planem finansowym, legalności, gospodarności, rzetelności i celowości, 3) sprawdzaniu przestrzegania odpowiednich procedur przed rozpoczęciem przedsięwzięcia i w toku jego realizacji oraz po zakończeniu, 4) bieżącym kontrolowaniu ponoszonych przez Urząd kosztów, 5) sprawowaniu nadzoru nad pracownikami w zakresie dyscypliny pracy, przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przepisów o ochronie danych osobowych i organizowaniu doraźnych kontroli na stanowiskach pracy w poszczególnych biurach zgodnie z zasadą podległości, 6) planowaniu i dokonywaniu wydatków na realizację każdego kolejnego przedsięwzięcia po przeprowadzeniu analizy kosztów i oceny efektów. 6. Kierownictwo Urzędu oraz kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do: 1) organizowania, w zakresie swego działania, kontroli: a) doraźnych - obejmujących wybrane operacje, czynności i odpowiadające im dowody, b) problemowych obejmujących tylko wybrany odcinek działalności, c) kompletnych obejmujących swym zakresem wszystkie operacje gospodarcze i odpowiadające im czynności, dokumenty i zapisy ewidencyjne, d) rzeczowych. 2) kontroli pracy podległych sobie pracowników oraz bieżącej kontroli realizacji zadań komórki, 3) bieżącego wykorzystywania informacji kontrolnych i natychmiastowego podejmowania środków zaradczych w przypadku ujawnienia nieprawidłowości, 4) podjęcia natychmiastowych stosownych działań w wypadku stwierdzenia nieprawidłowości mających cechy przestępstwa i/lub mogących spowodować (bądź powodujących) znaczne straty i/lub zagrożenie życia lub zdrowia ludzkiego, 5) wnioskowania o zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za powstanie zdarzeń, o których mowa w pkt.4 oraz uprawnieni są do wnioskowania o ukaranie pracowników, których działanie po raz kolejny powoduje powstawanie nieprawidłowości, uchybień itp., 7. Zastępca/y Prezydenta, Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do: a) wnioskowania o przeprowadzenie kontroli przez komórkę kontroli w przypadku powtarzających się nieprawidłowości i/lub w wypadku nieprawidłowości, które mają cechy przestępstwa lub mogą spowodować albo spowodowały znaczne straty i/lub zagrażają życiu lub zdrowiu ludzkiemu, b) wnioskowania o przeprowadzenie kontroli sprawdzających przez komórkę kontroli w przypadkach innych niż wymienione w pkt a). 8. W przypadku ujawnienia podczas kontroli funkcjonalnej nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa osoba kontrolująca obowiązana jest do zabezpieczenia dokumentów i przedmiotów stanowiących dowód popełnienia tego czynu oraz do bezzwłocznego powiadomienia na piśmie bezpośredniego przełożonego i Prezydenta, który podejmuje stosowne działania. 2

3 Rozdział 3 Kontrola finansowa 3 Kontrola finansowa dotyczy całokształtu procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań finansowych, dokonywaniem wydatków oraz gospodarowaniem majątkiem jednostki. 4 Celem kontroli finansowej jest ochrona interesów i praw majątkowych jednostki oraz zapewnienie prawidłowego wykonywania zadań publicznych, a w szczególności: 1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym przez przepisy prawa, 3) zapewnienie wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości, 4) zapewnienie rzetelnego i jasnego dokumentowania sytuacji majątkowej i finansowej Urzędu, 5) zapewnienie oszczędnego i racjonalnego wydatkowania środków publicznych do wysokości ustalonych planem finansowym Urzędu, 6) zapewnienie prawidłowego prowadzenia gospodarki finansowej. Zakres kontroli finansowej obejmuje w szczególności: 1) pobieranie i gromadzenie dochodów, w tym dochodów podatkowych, 2) zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków, 3) udzielanie zamówień publicznych, 4) gospodarowanie majątkiem Urzędu, jego ochronę i inwentaryzację. 5 6 Podstawowymi kryteriami kontroli finansowej są: 1) kryterium legalności - sprawdzanie zgodności z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, unormowaniami wewnętrznymi. W ramach kontroli legalności ocenia się również prawidłowość obowiązujących uregulowań wewnętrznych. Kontrola ma na celu wskazanie czy podejmowane działania miały właściwą podstawę prawną i mieściły się w granicach kompetencji kontrolowanego podmiotu, a także czy zaniechanie działania nie nastąpiło w sytuacji gdy istniał obowiązek podjęcia określonych działań. 2) kryterium gospodarności - sprawdzanie zgodności podejmowanych działań z zasadą efektywnego gospodarowania, tj. czy oszczędnie i wydajnie wydatkowano środki, jakie były relacje nakładów do efektów i czy wyniki działań można było osiągnąć mniejszym nakładem środków lub czy zastosowanymi środkami można było osiągnąć lepszy wynik. 3) kryterium celowości - sprawdzanie czy: - działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych i regulacjach wewnętrznych, - zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów, - założone cele zostały osiągnięte a jeżeli nie, to z jakich przyczyn. 3

4 4) kryterium rzetelności - sprawdzanie czy: - zadania były wykonane zgodnie z ich treścią, - pracownicy i inne osoby odpowiedzialne wykonywały swoje obowiązki z należytą starannością i sumiennie, - działania lub stany faktyczne udokumentowano zgodnie z rzeczywistością i czy zbadana dokumentacja odpowiada stanowi faktycznemu, - przestrzegano reguł wewnętrznych. 5) kryterium jawności - sprawdzanie czy: a) poddawano pod jawną debatę budżet i sprawozdanie z wykonania budżetu, b) udostępniano w miejscu publicznym, powszechnie dostępnym oraz BIP: - budżet i sprawozdanie z wykonania budżetu, - sprawozdanie dotyczące działalności jednostek otrzymujących środki na realizację wydatków i dotacje z budżetu miasta, - informacje, dla których obowiązek podawania do publicznej wiadomości wynika z ustawy o finansach publicznych. 6) kryterium przejrzystości - sprawdzanie czy stosowano jednolite zasady przez wszystkie komórki organizacyjne. 7) kryterium terminowości sprawdzanie czy pracownicy i inne osoby/podmioty wykonywały swoje obowiązki we właściwym czasie oraz czy stosowanie istniejących procedur zapewnia zakończenie czynności w takim terminie, aby cele i zadania zostały zrealizowane zgodnie z zakładanym harmonogramem czyli na czas Wewnętrzna kontrola finansowa dokonywana jest na etapie wstępnym, bieżącym, następnym. 2. Kontrola wstępna dokonywana jest na etapie poprzedzającym podjęcie decyzji i rozpoczęcie działań operacji gospodarczych, ma na celu sprawdzenie, czy realizowane wydatki mają swoje odbicie w planie finansowym i czy są z nim zgodne, a także czy są celowe i związane z realizacją zadań. W zakresie gromadzenia dochodów kontrola wstępna ma na celu ustalenie czy źródła planowanych dochodów znajdują uzasadnienie w przepisach prawa i czy planowana wysokość dochodów określona została na podstawie realnych przesłanek. 3. Kontrola bieżąca obejmuje badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, badanie operacji w toku, czy przebiegają prawidłowo i czy zachowane są wymagane terminy. 4. Kontrola następna dotyczy zakończonej operacji gospodarczej i ma na celu ocenę jej prawidłowości i osiągniętych efektów oraz ocenę prawidłowości funkcjonowania procedur kontroli finansowej, obejmuje badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. 5. W Urzędzie Miasta wewnętrzna kontrola finansowa wykonywana jest przez: - Prezydenta, - Zastępców Prezydenta, - Skarbnika, - Sekretarza, - Radców prawnych, - kierowników komórek organizacyjnych, - osoby upoważnione. 4

5 8 1. Mechanizmy kontroli finansowej to: 1) kontrola merytoryczna, 2) kontrola formalna, 3) kontrola rachunkowa Kontrola merytoryczna polega na ocenie rzetelności, celowości, legalności i gospodarności realizowanej operacji gospodarczej. 2. Kontrola merytoryczna dokonywana jest przez Zastępców Prezydenta, kierowników komórek organizacyjnych realizujących zadanie bądź osoby upoważnione. 3. W przypadku, gdy kontrola merytoryczna nie ujawnia nieprawidłowości, pracownik ją wykonujący wprowadza na dokument adnotację Sprawdzono pod względem merytorycznym, za swoją parafką i imienną pieczątką, z wyłączeniem kontroli procesów pobierania i gromadzenia dochodów, poświadczeniem przeprowadzenia kontroli jest podpis z imienną pieczątką. 4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości osoba kontrolująca odmawia podpisu dokumentów, zwraca je właściwym pracownikom w celu usunięcia nieprawidłowości Kontrola formalna i rachunkowa ma na celu stwierdzenie czy dokumenty dotyczące operacji gospodarczych są technicznie prawidłowe, wystawione przez właściwe osoby lub podmioty, posiadają wszystkie elementy prawidłowo wystawionego dowodu księgowego oraz że są wolne od błędów rachunkowych. 2. Kontrola formalno - rachunkowa dokonywana jest przez upoważnionego pracownika służb finansowych Urzędu. W przypadku, gdy nie stwierdzono uchybień ze strony formalno rachunkowej, upoważniony pracownik dokonujący kontroli nanosi na dokument adnotację Sprawdzono pod względem formalno rachunkowym, za swoją parafką i imienną pieczątką. 3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości pracownik dokonujący kontroli formalno - rachunkowej zwraca dokumenty właściwym pracownikom z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości (ramowy wzór wniosku stanowi załącznik do Zasad kontroli funkcjonalnej i regulaminu systemu kontroli finansowej). 11 Przebieg operacji finansowych i gospodarczych, a także wykorzystanie zasobów podlegają każdorazowo akceptacji przez Skarbnika Miasta oraz Prezydenta Miasta bądź osoby upoważnione, z wyjątkiem odprowadzenia zrealizowanych dochodów na rzecz Skarbu Państwa oraz przekazania dotacji na realizację zadań własnych i zleconych, dotacji na realizację projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej wykonywanych przez podległe jednostki, wymienione operacje realizowane są tylko za akceptacją Skarbnika Miasta. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Skarbnik lub osoba upoważniona zwraca dokument właściwym pracownikom z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości (ramowy wzór wniosku stanowi załącznik do Zasad kontroli funkcjonalnej i regulaminu systemu kontroli finansowej). Zatwierdzenie operacji finansowej lub gospodarczej przez Skarbnika i Prezydenta oznacza wydanie polecenia realizacji tej operacji. 5

6 12 1. W celu realizacji swoich zadań Skarbnik Miasta ma prawo: 1) żądać od kierowników komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, 2) wnioskować do Prezydenta Miasta o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez komórki organizacyjne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej W zakresie procedur kontroli dokumentów finansowych i księgowych, odnośnie dochodów i wydatków oraz gospodarowania mieniem obowiązują szczegółowe uregulowania m.in.: 1) w zasadach (polityce) rachunkowości, która obejmuje: a) ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, b) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, c) sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych, d) wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) dla budżetu Miasta Zduńska Wola. Zasady klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, e) wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) dla jednostki Urząd Miasta Zduńska Wola. Zasady klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, f) wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) dla organów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego. Zasady klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, g) plan kont do ewidencji wykonania projektów współfinansowanych środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej oraz pochodzącymi ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi h) system ochrony danych w jednostce, i) instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych występujących w Urzędzie Miasta Zduńska Wola, j) instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych występujących w projektach współfinansowanych środkami Unii Europejskiej, k) instrukcję kasową, l) instrukcję inwentaryzacyjną, m) instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 2) w regulaminie kontroli, 3) w instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej, 4) w zasadach organizacji pracy oraz procedurach kontroli i zarządzania funduszami unijnymi w Urzędzie Miasta Zduńska Wola, 5) w procedurach planowania i wszczynania zamówień publicznych realizowanych w ramach ustawy Prawo zamówień publicznych i poza ustawą, 6

7 6) w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Miasta Zduńska Wola, 7) w zarządzeniu w sprawie prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych w Urzędzie Miasta Zduńska Wola, 8) w instrukcji w sprawie zaangażowania wydatków budżetowych w Urzędzie Miasta Zduńska Wola, 9) w instrukcji w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi Urzędu Miasta Zduńska Wola z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju i poza jego granicami, 10) w regulaminie w sprawie sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, 11) w zarządzeniu w sprawie ustalenia kwoty na zakup okularów korygujących wzrok dla pracowników obsługujących komputery, 12) w regulaminie gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Urzędzie Miasta Zduńska Wola, 13) w zarządzeniu w sprawie trybu i sposobu rozliczenia dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, 14) w procedurach poboru, ewidencji, windykacji należności w Urzędzie Miasta Zduńska Wola, 15) w uchwale Rady Miasta Zduńska Wola w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny, oraz w procedurach zarządzania poszczególnymi projektami. Rozdział 4 Kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów Dochodami Miasta Zduńska Wola są: - dochody własne, - subwencje ogólne, - dotacje celowe otrzymywane z budżetu państwa lub budżetów innych jednostek samorządu terytorialnego lub funduszy celowych, - środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej i innych źródeł. Dochody własne dzielą się na dochody publicznoprawne i cywilnoprawne. 2. Do grupy należności publicznoprawnych zalicza się: 1) podatki i opłaty wymierzane oraz pobierane bezpośrednio przez gminny organ podatkowy, oraz wymierzane i pobierane przez urzędy skarbowe na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego, których podstawy prawne ustalania i pobierania regulują akty prawne ogłoszone w ustawach: 7

8 - o podatkach i opłatach lokalnych, w której uregulowano zasady ustalani i poboru podatku od nieruchomości, od środków transportowych, opłaty od posiadania psów i opłaty targowej, - o podatku rolnym, - o podatku leśnym, - o podatku od spadków i darowizn, - o zryczałtowanym podatku dochodowym opłacanym w formie karty podatkowej, - o podatku od czynności cywilnoprawnych, - o opłacie skarbowej. 2) opłaty wymierzane i pobierane na podstawie innych ustaw, których podstawy prawne ustalania i pobierania regulują akty prawne ogłoszone w ustawach: - o drogach publicznych, - o gospodarce nieruchomościami, - o ochronie przyrody, - o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. 3) mandaty karne nakładane przez straż miejską. 3. Do należności cywilnoprawnych zalicza się przede wszystkim wpływy z tytułu: opłat za użytkowanie wieczyste gruntów, opłat z tytułu oddania gruntów w trwały zarząd, opłat z tytułu najmu i dzierżawy majątku gminy, opłat z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego gruntów w prawo własności oraz dochody ze sprzedaży majątku i usług. Podstawą prawną ustalania należności z tytułu gospodarowania majątkiem gminy jest ustawa o gospodarce nieruchomościami oraz umowy cywilnoprawne zawierane między Miastem Zduńska Wola a osobami prawnymi, fizycznymi i innymi jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej. Szczególną formą umowy cywilnoprawnej jest akt notarialny. 4. Przy kontroli pobierania i gromadzenia dochodów należy prowadzić badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz ich zwrotu, w tym mieć na uwadze w szczególności: a) powszechność opodatkowania tj. objęcie zobowiązaniem podatkowym wszystkich podatników, w oparciu o kompletną i aktualną ewidencję odpowiednią do rodzaju podatków; prawidłowy wymiar podatków i opłat, w tym opłat o charakterze niepodatkowym, b) terminowość doręczania nakazów płatniczych oraz decyzji wymiarowych, c) prawidłowość przeprowadzania rozliczeń rachunkowo-kasowych, d) prawidłowe i terminowe naliczanie i egzekwowanie odsetek za zwłokę i innych kosztów postępowania upominawczego oraz prowadzenie postępowania windykacyjno-egzekucyjnego zgodnie z przepisami, e) zapewnienie zwrotu nadpłat, z uwzględnieniem właściwego sposobu ich zaliczania, f) prowadzenie prawidłowej ewidencji księgowej podatków i opłat oraz innych dochodów, w tym prawidłowość spływu subwencji, dotacji na zadania zlecone, środków zewnętrznych, w tym w ramach zawartych porozumień i umów; g) zasadne i udokumentowane oraz prawidłowo wydane decyzje o umorzeniu, odroczeniu, rozłożeniu na raty należności podatkowych i niepodatkowych, h) realizacji dochodów majątkowych i z tytułu opłat w zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i ustaleniami organów gminy Miasta Zduńska Wola, w tym w drodze prawidłowo przeprowadzonej procedury przetargowej i bezprzetargowej, prawidłowo prowadzonego postępowania przy dochodzeniu zaległych należności, wpływu dochodów z tytułu zawartych wszelkich umów na korzystanie z mienia komunalnego Kontroli wstępnej podlegają w szczególności: - materiały służące przygotowaniu projektu budżetu i zmian budżetu, - decyzje, - umowy. 8

9 2. Celem kontroli wstępnej jest ustalenie, czy: - źródła planowanych dochodów znajdują uzasadnienie w przepisach prawa, - prawidłowo ustalono wysokość podatku, opłaty, innych należności, - planowana wysokość dochodów określona została na podstawie realnych przesłanek i możliwości ich wykonania. 3. Odpowiedzialnymi za kontrolę wstępną dokumentów w zakresie gromadzenia dochodów pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności są kierownicy komórek organizacyjnych lub upoważnieni pracownicy w zakresie merytorycznym wynikającym z regulaminu organizacyjnego, zakresów czynności i udzielonych upoważnień. Potwierdzeniem dokonania kontroli jest podpis z pieczęcią imienną i adnotacją o ewentualnych uwagach do treści dokumentu. 4. Podstawę do ustalenia poziomu dochodów z tytułu podatków i opłat stanowią jednostkowe stawki podatków i opłat określone uchwałami Rady Miasta na dany rok podatkowy. Za prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru podatku oraz zastosowanie prawidłowych stawek podatkowych odpowiedzialni są pracownicy komórki dochodów zgodnie z powierzonymi obowiązkami. Decyzje administracyjne w sprawie ustalenia: - podatku od nieruchomości od osób fizycznych, - podatku rolnego, - podatku opłacanego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, podpisuje z upoważnienia Prezydenta Miasta kierownik komórki dochodów lub upoważniony pracownik, w przypadku nieobecności kierownika. Złożony podpis potwierdza również fakt przeprowadzonej kontroli pod względem merytorycznym. 5. Za prawidłowe ustalenie wysokości dochodów z tytułu niepodatkowych należności budżetu miasta odpowiedzialni są pracownicy komórek organizacyjnych według kompetencji. Decyzje administracyjne ustalające niepodatkowe należności budżetu miasta podpisują z upoważnienia Prezydenta Miasta właściwi merytorycznie kierownicy komórek organizacyjnych lub osoby upoważnione. Złożony podpis potwierdza również fakt przeprowadzonej kontroli pod względem merytorycznym. 6. Zasady obiegu i kontroli umów dotyczących dochodów określone zostały w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych występujących w Urzędzie Miasta Zduńska Wola Kontrola bieżąca strony dochodowej obejmuje ocenę pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności dokumentów stanowiących podstawę gromadzenia dochodów. 2. Kontrolę bieżącą dokumentów dokonują kierownicy komórek organizacyjnych lub osoby upoważnione. Potwierdzenie przeprowadzenia kontroli powinno być udokumentowane podpisem z pieczęcią imienną i adnotacją o ewentualnych uwagach. Podpis na dokumencie świadczy o braku zastrzeżeń m. in. do terminów, wysokości kwot, zapisów zabezpieczających w sposób należyty interes Miasta, kompletności dokumentu. 3. Windykacja należności z tytułu pobieranych dochodów prowadzona jest przez komórkę dochodów, zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta w sprawie wprowadzenia procedur poboru, ewidencji i windykacji należności w Urzędzie Miasta Zduńska Wola. 4. W przypadkach uzasadnionych interesem publicznym lub interesem podatnika komórka dochodów, na wniosek zainteresowanych przygotowuje decyzje o udzieleniu ulgi w spłacie należności podatkowych. Decyzje zaopiniowane przez Skarbnika Miasta są przedkładane do podpisu Prezydentowi Miasta. Decyzje, o których mowa powyżej są podejmowane w oparciu o przepisy ustawy Ordynacja podatkowa. 5. Udzielanie ulg w spłacie należności cywilnoprawnych dokonywane jest w oparciu o uchwałę Rady Miasta Zduńska Wola w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny. 9

10 6. Zasady obiegu i kontroli dokumentów księgowych i finansowych dotyczących dochodów, w tym faktur wystawionych w Urzędzie Miasta, zawarte zostały w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych występujących w Urzędzie Miasta Zduńska Wola. 7. Szczegółowe zasady poboru, ewidencji i windykacji należności podatkowych oraz należności, do których nie stosuje się przepisów ustawy- Ordynacja podatkowa określają procedury wprowadzone Zarządzeniem Prezydenta Miasta Kontrola następna dokumentów dotyczących dochodów obejmuje sprawdzenie: 1) czy źródła pobieranych dochodów znajdują uzasadnienie w przepisach prawa, 2) czy stawki podatków i opłat lokalnych obowiązujące na terenie miasta Zduńska Wola zostały ustalone zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie, 3) czy umowy w zakresie dochodów z majątku gminy zostały zawarte zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami, 3) czy wysokość zobowiązań została ustalona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, 4) czy dokonano księgowania należności w sposób i w terminach określonych w przepisach prawa i procedurach, 5) czy windykacja należności była prowadzona zgodnie z przepisami prawa i procedurami, 6) czy sporządzono wszystkie wymagane przepisami prawa sprawozdania, 7) czy ulgi w spłacie zobowiązań były udzielane na zasadach określonych w przepisach prawa i uchwałach rady miasta. 2. Potwierdzeniem dokonania kontroli następnej jest umieszczenie podpisu z pieczęcią imienną osoby dokonującej kontroli oraz adnotacji o ewentualnych nieprawidłowościach ujawnionych w badanym dokumencie. 3. Kontrolę następną może realizować zarówno Skarbnik Miasta lub osoba przez niego upoważniona, komórka kontroli, inny upoważniony przez Prezydenta Miasta pracownik Urzędu lub podmiot zewnętrzny. Kontrola następna wykonywana przez pracowników Urzędu jest na zasadach i w trybie określonym w Regulaminie kontroli, z zastrzeżeniem ust. 4 i Zakres i przedmiot kontroli finansowej następnej przeprowadzanej przez pracownika upoważnionego przez Skarbnika każdorazowo określa Skarbnik Miasta. 5. Wyniki kontroli przeprowadzanej przez pracownika upoważnionego przez Skarbnika do kontroli finansowej dokumentowane są w raportach odstępstw oraz notatkach sporządzanych miesięcznie. Rozdział 5 Kontrola celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków Kontrola wstępna wydatków obejmuje: 1) ustalenie czy zamierzone wydatki pozostają w bezpośrednim związku z realizacją przypisanych celów i zadań i czy są niezbędne, 2) ustalenie czy zamierzony wydatek jest zgodny z prawem i czy jest adekwatny do oczekiwanego efektu, 3) sprawdzenie zabezpieczenia środków w planie finansowym, 4) ocenę projektów dokumentów (umów, porozumień, protokołów uzgodnień, uchwał organów miasta, programów i planów rzeczowo finansowych). 2.Kontroli wstępnej dokumentów dotyczących wydatków pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności dokonują: Sekretarz, kierownicy komórek organizacyjnych lub pracownicy upoważnieni w zakresie merytorycznym wynikającym z regulaminu organizacyjnego, upoważnień i zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracownika. 10

11 Potwierdzeniem dokonania kontroli jest podpis z pieczęcią imienną na projekcie lub dokumencie wraz z adnotacją o ewentualnych uwagach do jego treści. 3. Kontroli wstępnej dokonują Radca Prawny, Skarbnik i właściwy/i merytorycznie Zastępca/y Prezydenta lub osoby upoważnione, celem dokonania przez nich kontroli przed przedstawieniem dokumentów do zatwierdzenia. Potwierdzeniem dokonania kontroli jest podpis z pieczęcią imienną. 4. Radca Prawny dokonuje kontroli legalności dokumentu. Podpis Radcy na dokumencie oznacza, że pod względem formalno prawnym projekt dokumentu lub dokument nie budzi zastrzeżeń. W razie stwierdzenia sprzeczności z prawem, Radca Prawny wskazuje naruszenie prawa i sposób jego usunięcia. 5. Skarbnik lub osoba upoważniona dokonuje oceny całości postępowania kontrolnego w zakresie danego wydatku. Sprawdza pod względem zgodności z prawem, w tym z zasadami wykonywania budżetu, celowości i gospodarności dla projektów umów, porozumień i uchwał oraz innych dokumentów dotyczących wykonania budżetu lub mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych. Ocenia kompletność, prawidłowość pod względem formalnym i rachunkowym oraz rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 6. W razie stwierdzenia w ramach dokonywanej kontroli naruszenia prawa, niegospodarności lub niecelowości planowanego wydatku, nierzetelności lub zagrożenia terminu Skarbnik Miasta lub osoba upoważniona odmawia podpisania projektu dokumentu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach Skarbnik lub osoba upoważniona zawiadamia Prezydenta, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. 7. Na pisemne polecenie Prezydenta, Skarbnik lub osoba upoważniona podpisuje projekt dokumentu i zawiadamia Radę Miasta oraz Regionalną Izbę Obrachunkową Kontrola bieżąca wydatków obejmuje ocenę pod względem zgodności z prawem, celowości, gospodarności, terminowości i rzetelności dokumentów stanowiących podstawę dokonania wydatku. 2. Kontrolę bieżącą dokumentów dotyczących wydatków dokonują : Sekretarz, kierownicy komórek organizacyjnych lub pracownicy upoważnieni, w zakresie merytorycznym wynikającym z regulaminu organizacyjnego, upoważnień i zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracownika. Potwierdzeniem dokonania kontroli jest umieszczenie adnotacji Sprawdzono pod względem merytorycznym z podpisem i pieczęcią imienną. 3. Skarbnik lub osoba upoważniona dokonuje oceny całości postępowania kontrolnego w zakresie danego wydatku. Ocenia kompletność, prawidłowość pod względem formalnym i rachunkowym oraz rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 4. Złożenie podpisu przez Skarbnika na dokumencie oznacza, że : 1) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, 2) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki, 3) nie zgłasza zastrzeżeń do oceny prawidłowości tej operacji i zgodności z prawem Kontrola następna dokumentów dotyczących wydatków obejmuje sprawdzenie: 1) czy przed zaciągnięciem zobowiązania były zapewnione środki w planie finansowym, 2) czy zastosowano wszystkie procedury kontroli, 3) czy dokonano zaangażowania środków, 4) czy dokumenty dotyczące operacji są kompletne i rzetelne, 5) czy opis operacji na dokumencie jest zgodny z celem, 11

12 6) czy opis dokumentu odpowiada wymogom zawartym w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych występujących w Urzędzie Miasta Zduńska Wola 7) czy zobowiązanie uregulowane zostało w terminie, 8) czy operacja została ujęta prawidłowo w urządzeniach księgowych. 2. Potwierdzeniem dokonania kontroli następnej jest umieszczenie podpisu z pieczęcią imienną osoby dokonującej kontroli oraz adnotacji o ewentualnych nieprawidłowościach ujawnionych w badanym dokumencie. 3. Kontrolę następną może realizować zarówno Skarbnik Miasta lub osoba przez niego upoważniona, komórka kontroli, inny upoważniony przez Prezydenta Miasta pracownik Urzędu lub podmiot zewnętrzny. Kontrola następna wykonywana przez pracowników Urzędu jest na zasadach i w trybie określonym w Regulaminie kontroli, z zastrzeżeniem ust. 4 i Zakres i przedmiot kontroli finansowej następnej przeprowadzanej przez pracownika upoważnionego przez Skarbnika każdorazowo określa Skarbnik Miasta. 5. Wyniki kontroli przeprowadzanej przez pracownika upoważnionego przez Skarbnika do kontroli finansowej dokumentowane są w raportach odstępstw oraz notatkach sporządzanych miesięcznie. Rozdział 6 Kontrola gospodarowania mieniem 21 1.Kontrola gospodarowania mieniem ma na celu ustalenie stanu posiadania składników majątkowych ruchomych i nieruchomości oraz udziałów w spółkach, prawidłowości korzystania z majątku oraz jego zabezpieczeń. 2. Kontrola gospodarki składnikami majątkowymi dokonywana jest w szczególności: 1) poprzez prowadzenie ewidencji składników majątkowych cechującej się: - kompletnością i terminowością ujęcia w ewidencji księgowej składników majątkowych, -prawidłowo ustaloną wartością przyjmowanych składników majątkowych, rozchodzie i likwidacji rzeczowych składników na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów, - prawidłową i kompletną ewidencją analityczną środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, finansowych składników majątku trwałego, - zgodnością ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną dla wszystkich składników majątku na koniec roku, - dokonywaniem zapisów w księdze środków trwałych w sposób trwały, - opatrzeniem składników majątku numerami inwentarzowymi, w celu ich sprawdzalności i identyfikacji w tym na potrzeby inwentaryzacji. 2) poprzez inwentaryzację. 3. Za zabezpieczenie i zagospodarowanie mienia Miasta odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu. 4. Pracownicy odpowiedzialni za zabezpieczenie mienia powinni wykazać się działaniami w zakresie: - ubezpieczenia mienia od następstw zdarzeń losowych i ryzyka utraty wartości mienia z innych przyczyn, - wprowadzenia i sprawdzania działania systemu ochrony mienia, - przeprowadzania udokumentowanych kontroli stanu technicznego obiektów, - podejmowania natychmiastowych działań w przypadku stwierdzenia zagrożeń dla zdrowia lub życia osób korzystających z mienia, 12

13 - przeprowadzania udokumentowanych okresowych kontroli stanu zabezpieczenia i użytkowania pozostałych środków trwałych. Odpowiedzialnym za kontrolę realizacji w/w zadań jest kierownik komórki organizacyjnoadministracyjnej. 5. Nadzór nad mieniem przekazanym w nieodpłatne użytkowanie, dzierżawę sprawują wszyscy kierownicy komórek organizacyjnych według właściwości oraz podmioty którym przekazano mienie do dysponowania. 6. Przy sprzedaży, nieodpłatnym przekazaniu innej jednostce, darowiźnie i likwidacji zużytych składników majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym stosowane są zasady wyceny określone w zasadach (polityce) rachunkowości. 7. Sprawy związane z obsługą posiedzeń Zgromadzenia Wspólników wynikające z nadzoru właścicielskiego nad działalnością spółek komunalnych realizowane są przez pracownika na samodzielnym stanowisku ds. nadzoru właścicielskiego i koordynacji zamówień publicznych. Rozdział 7 Kontrola zwrotu środków publicznych W Urzędzie Miasta zwrotowi podlegają: 1) wadia wpłacone przez oferentów uczestniczących w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych, 2) wadia wpłacone przez oferentów uczestniczących w przetargach dotyczących sprzedaży mienia stanowiącego własność Miasta - zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, 3) gwarancje należytego wykonania zwraca się w terminach i na zasadach określonych w umowie o realizację zamówienia publicznego, 4) dotacje (otrzymane i niewykorzystane na cele przewidziane w dotacji) zwraca się w trybie i na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych, 5) pobrane przez gminę dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie odrębnymi ustawami, odprowadza się na rachunek dochodów budżetu państwa, w trybie i terminach określonych w ustawie o finansach publicznych, 6) nadpłaty podatku - zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa, 7) mylne wpłaty - na podstawie ustaleń. 2. Zwrot środków publicznych dokonywany jest na podstawie stosownych dyspozycji wskazanych w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych występujących w Urzędzie Miasta Zduńska Wola. 3. Zwrot środków publicznych podlega kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzeniu przez Skarbnika Miasta i Prezydenta Miasta lub osoby upoważnione, z zastrzeżeniem ust Odprowadzenie zrealizowanych dochodów na rzecz Skarbu Państwa oraz przekazanie dotacji na realizację zadań własnych i zleconych, dotacji na realizację projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej wykonywanych przez podległe jednostki jest realizowane tylko za akceptacją Skarbnika Miasta. 13

14 Rozdział 8 Postępowanie w przypadku stwierdzenia uchybień Informacje o uchybieniach stwierdzonych w toku kontroli dokumentów wraz z propozycjami działań naprawczych, Zastępcy Prezydenta, Skarbnik i Sekretarz składają na bieżąco Prezydentowi. Prezydent podejmuje działania mające na celu usunięcie sygnalizowanych nieprawidłowości oraz zapobieganie im w przyszłości. W przypadku stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych Prezydent podejmuje stosowną decyzję w sprawie zawiadomienia Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. Jeżeli w toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości, które budzą podejrzenie popełnienia przestępstwa, Prezydent zawiadamia organy ścigania. 2. W razie stwierdzenia nielegalności, niegospodarności, niecelowości wydatku lub niejawności, nieterminowości lub nierzetelności danych: Zastępca/y Prezydenta, Skarbnik, Sekretarz, Radcowie Prawni, kierownicy komórek organizacyjnych lub osoby upoważnione odmawiają podpisu. W takim przypadku postanowienia w 18 ust.6 i 7 stosuje się odpowiednio. Jeżeli w toku kontroli ujawniono nieprawidłowości, które mogą budzić podejrzenie popełnienia przestępstwa należy odmówić podpisu, zabezpieczyć dokumenty jako dowód i zawiadomić niezwłocznie Prezydenta. Zawiadomienie powinno zawierać m.in.: 1) nazwę przedmiotu kontroli, 2) datę przeprowadzenia kontroli, 3)zwięzły opis stanu faktycznego z uwzględnieniem miejsca, czasu, warunków i przyczyn zdarzenia, 4) wskazania, w miarę możliwości, osoby podejrzanej o popełnienie czynu mającego znamiona przestępstwa i/lub osoby odpowiedzialnej za jego powstanie, 5) szacunkową wielkość powstałej szkody, 6) dokładny czas przekazania informacji przełożonemu i Prezydentowi. 3. W związku z dokonywaną kontrolą wydatków w/w osoby mają prawo żądać od właściwych pracowników udzielenia dodatkowych wyjaśnień, informacji, przedstawienia dokumentów oraz usunięcia uchybień. 14

15 (ramowy wzór) Wniosek o usunięcie nieprawidłowości Załącznik do Zasad kontroli funkcjonalnej i regulaminu systemu kontroli finansowej dotyczy faktury/rachunku/dyspozycji* nr... z dnia... [ ] 1. brak adnotacji o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, [ ] 2. brak zapisu o zastosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych, 3. opis dokumentu księgowego niezgodny z wymogami określonymi w instrukcji: [ ] a) brak/ błędne* wskazania/e źródła finansowania zgodnie z planem wydatków finansowych, tzn. dział, rozdział, paragraf, [ ] b) brak zaklasyfikowania wydatku do wydatków strukturalnych, [ ] c) nie umieszczono daty upływu umownego terminu płatności w przypadku braku określenia terminu lub określenia niezgodnego z umową przez wystawcę na fakturze lub innym równoważnym dokumencie, [ ] d) brak nadania nr identyfikacyjnego dokumentu z systemu EUROBUDŻET, [ ] e) brak wskazania numeru umowy (jeżeli nr umowy jest różny od numeru nadanego przez rejestr umów należy wskazać również nr z rejestru umów), [ ] f) opis operacji nie odzwierciedla celu, [ ] g) brak wskazania kodu CPV, [ ] h) brak wskazania numeru inwentarzowego w przypadku faktur dotyczących zakupu środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, [ ] 4. brak dokumentu w systemie księgowym, [ ] 5. brak adnotacji o dokonaniu kontroli formalno-rachunkowej, [ ] 6. brak / nieprawidłowa * dekretacji/a [ ] 7. brak wskazania daty wpływu dokumentu do sprawdzenia i ewidencji, [ ] 8. dowód księgowy wykazuje błędy rachunkowe, [ ] 9. dowód księgowy wykazuje błędy formalne, [ ] data i podpis Przyjmuję do wiadomości i natychmiastowego usunięcia wskazane nieprawidłowości... data i czytelny podpis Potwierdzam usunięcie nieprawidłowości wskazanej w pkt.... * niepotrzebne skreślić [ ] właściwe zaznaczyć... data i podpis 15

16 16