CZĘŚĆ III SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)

Transkrypt

1 CZĘŚĆ III SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) Spis treści: 1. INFORMACJE PODSTAWOWE Zamawiający Informacje ogólne o Projekcie Zadania rzeczowe objęte projektem Obszar geograficzny objęty projektem CEL UMOWY ZAŁOŻENIA I RYZYKO Założenia leżące u podstawy zamówienia Ryzyko osiągnięcia celów zamówienia ZAKRES PRAC Ogólny zakres usług Szczegółowy zakres działao Inżyniera Zarządzanie projektem LOGISTYKA I OKRESY WYKONYWANIA Lokalizacja projektu Okres realizacji umowy WYMAGANIA Wymagania ogólne Personel Inżyniera Specjaliści pomocniczy oraz personel wspierający i zastępujący ZAPLECZE INŻYNIERA Biuro Inżyniera Środki dostarczane przez Inżyniera RAPORTOWANIE Wymagania dotyczące składania Raportów Szczegółowe wymagania Składanie i zatwierdzanie raportów Strona 1 z 12

2 Zamówienie publiczne nr ZP.271/12/JRP/ INFORMACJE PODSTAWOWE 1.1 Zamawiający Gmina Milanówek, powiat grodziski, woj. mazowieckie, POLSKA adres: Urząd Miasta Milanówka, Milanówek, ul. Kościuszki Informacje ogólne o Projekcie Milanówek jest miastem i gminą w województwie mazowieckim, w powiecie grodziskim, leży 31 km na południowy - zachód od centrum Warszawy. Obszar miasta liczy 13,52 km 2 powierzchni, a liczba mieszkańców wynosi ok osób. Milanówek położony jest na obszarze wchodzącym w skład Warszawskiego Obszaru Chronionego Krajobrazu. Długość miejskiej sieci wodociągowej w Milanówku wynosi ok. 94 km. Struktura materiałowa sieci wodociągowej na terenie miasta wykonana jest głównie z rur PVC i PE z tych materiałów zbudowanych jest ok. 74 km sieci w mieście tj. 79 % jej całkowitej długości. Pozostała sieć zbudowana jest z rur żeliwnych. W przypadku struktury wiekowej istniejącej sieci miejskiej dominuje sieć w wieku poniżej 15 lat stanowi ona 96 % całej sieci w gminie z czego ok. 40 km (42 % całkowitej długości sieci) stanowi wodociąg powstały nie później niż 10 lat temu. Sieć w wieku powyżej 15 lat stanowi zaledwie 4 % całej długości sieci wodociągowej Milanówka. Podstawowym źródłem zaopatrzenia w wodę na terenie miasta Milanówek są zasoby wód podziemnych. Odbiorcy korzystający z sieci wodociągowej zaopatrywani są w wodę z trzech Stacji Uzdatniania Wody. Ponad to w zasobach miejskich znajduje się jeszcze ujęcie wody przy ulicy Sportowej. Z sieci wodociągowej korzysta około 75% ogółu ludności zamieszkującej gminne. Obecnie istniejące niedobory wody pokrywane są dostawami z SUW Cegielniana w Grodzisku Mazowieckim. 1.3 Zadania rzeczowe objęte projektem Zakres rzeczowy projektu obejmuje: 1) Wykonanie dokumentacji projektowej Stacji Uzdatniania Wody i obiektów towarzyszących; 2) Budowa budynku technologicznego SUW; 3) Dostawa i montaż linii technologicznej uzdatniania wody; 4) Remont, modernizacja i uzbrojenie zbiorników wody uzdatnionej; 5) wiercenie nowej, modernizacja istniejącej i uzbrojenie studni ujęciowych. Szczegółowy opis przedsięwzięcia zawiera załączony do SIWZ Program funkcjonalno-użytkowy. 1.4 Obszar geograficzny objęty projektem Projekt jest realizowany na obszarze miasta Milanówek. 2 CEL UMOWY Celem umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego jest świadczenie usług Inżyniera w rozumieniu FIDIC: Warunki Kontraktowe dla Urządzeń oraz Projektowania i Budowy. Dla urządzeń elektrycznych i mechanicznych oraz robót inżynieryjnych i budowlanych projektowanych przez wykonawcę (3. wydanie angielsko-polskie niezmienione 2006, tłumaczenie 1. wydania 1999), tzw. Strona 2 z 12

3 FIDIC żółta książka, wraz z pełnieniem funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego zgodnie z przepisami polskiego Prawa budowlanego. Rezultatem do osiągnięcia przez Inżyniera będzie doprowadzenie do terminowego i zgodnego z zakresem rzeczowym zakończenia kontraktu na roboty objęte Kontraktem Budowa Stacji Uzdatniania Wody przy ulicy Na Skraju w Milanówku poprzez nadzór nad robotami wymienionymi w punkcie 4.1, w zakresie zarządzania technicznego, włączając obowiązki inspektora nadzoru inwestorskiego prowadzonego zgodnie z ustawą Prawo Budowlane oraz związanymi z nią przepisami, pozwoleniami na budowę jak również innymi wymaganiami wynikającymi z realizacji Kontraktu na roboty zgodnie z ww. warunkami kontraktowymi FIDIC żółta książka, a także poprzez nadzór nad wdrażaniem kontraktu na roboty obejmujący administracyjne i finansowe zarządzanie prowadzone zgodnie z procedurami Funduszu Spójności, polskimi regulacjami i wymaganiami, które wynikają z Kontraktu na roboty. 3 ZAŁOŻENIA I RYZYKO 3.1 Założenia leżące u podstawy zamówienia 1) polityka ekologiczna państwa pozostaje stabilna, 2) wymogi dotyczące wdrażania programu Funduszu Spójności tj. procedury i standardy wymaganych dokumentów są ustalone i pozostają niezmienne w okresie kontraktowania i realizacji inwestycji, 3) stały wzrost świadomości ekologicznej mieszkańców regionu, 4) Rząd Rzeczypospolitej Polskiej wspiera inwestycje umożliwiające postęp w osiąganiu zgodności z celami ochrony środowiska, 5) Zamawiający posiada zdolność finansową do realizacji Projektu. 3.2 Ryzyko osiągnięcia celów zamówienia Zidentyfikowano następujące czynniki ryzyka, mogące mieć wpływ na osiągnięcie celów zamówienia: 1) opóźnienia w przygotowaniu i akceptacji dokumentacji przetargowej na zadania realizowane według warunków kontraktowych FIDIC żółta książka, 2) przedłużająca się procedura przetargowa ze względu na odwołania składane przez Wykonawców, mająca wpływ na termin realizacji, 3) opóźnienia w realizacji robót w stosunku do harmonogramu czasowego, ze względu na bardzo niekorzystne warunki gruntowe i/lub atmosferyczne, 4) siła wyższa. 4 ZAKRES PRAC 4.1 Ogólny zakres usług Przedmiotem niniejszego zamówienia są wykonywane przez Inżyniera usługi obejmujące zarządzanie i nadzór, we współpracy z Zamawiającym, nad kontraktem na roboty budowalne z projektowaniem budowy Stacji Uzdatniania Wody przy ulicy Na Skraju w Milanówku, realizowanym w ramach Projektu Modernizacja i rozbudowa systemu infrastruktury wodociągowo kanalizacyjnej Gminy Milanówek. Inżynier będzie odpowiedzialny za przygotowanie i zrealizowanie usług zgodnie z wymaganiami wdrażania Funduszu Spójności, zasadami określonymi w FIDIC żółta książka i uregulowaniami prawa polskiego, w szczególności ustawy Prawo budowlane. Usługi obejmują monitoring, raportowanie, gromadzenie dokumentów i danych do pełnej kontroli realizacji inwestycji jak również jej rzeczowego i finansowego rozliczenia. Strona 3 z 12

4 4.2 Szczegółowy zakres działań Inżyniera Wykonywanie czynności konsultanta W fazie projektowania Wykonawca będzie działał jako przedstawiciel Zamawiającego wobec wykonawcy Kontraktu, a w szczególności uzgadniał rozwiązania konstrukcyjne, techniczne i technologiczne proponowane w dokumentacji projektowej Nadzór i zarządzanie Kontraktem na Roboty W związku z zarządzaniem kontraktem na roboty, Inżynier powinien zapewnić: 1) profesjonalny i kompetentny nadzór inwestorski w branży sanitarnej, konstrukcyjnobudowlanej i elektroenergetycznej, zgodnie z wymogami prawa budowlanego, a w szczególności z zapisami ustawy z 7 lipca Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2006 r. nr 156 poz.1118, z późn. zm.), poprzez zapewnienia obsadzenia funkcji inspektorów nadzoru inwestorskiego i zapewnienie koordynacji ich pracy, 2) pełnienie funkcji Inżyniera zgodnie z FIDIC: Warunki Kontraktowe dla Urządzeń oraz Projektowania i Budowy. Dla urządzeń elektrycznych i mechanicznych oraz robót inżynieryjnych i budowlanych projektowanych przez wykonawcę (3. wydanie angielsko-polskie niezmienione 2006, tłumaczenie 1. wydania 1999). Inżynier powinien działać zgodnie z uprawnieniami nadanymi przez Zamawiającego w Warunkach Kontraktowych na roboty oraz niniejszym OPZ. Do głównych zadań i obowiązków Inżyniera będzie należało administrowanie, zarządzanie i koordynowanie kontraktu na roboty, a w szczególności: 1) Weryfikowanie dokumentacji projektowej w zakresie jej kompletności i udział w procesie przygotowania inwestycji, 2) Przekazanie w imieniu Zamawiającego Wykonawcy Robót terenu budowy oraz dokumentów wyszczególnionych w kontrakcie na roboty, 3) Zatwierdzanie harmonogramu(ów) organizacji i postępu robót oraz kontrola ich realizacji, 4) Przygotowanie wzorów dokumentów oraz projektu obiegu dokumentacji, 5) Przygotowanie planu zapewnienia jakości, w tym wzorów dokumentów, 6) Przygotowanie we współpracy z Zamawiającym wskaźników postępu i monitorowania realizacji robót budowlanych, 7) Monitorowanie i kontrola postępu wykonania Kontraktu na roboty wraz z raportowaniem, które uwzględnia zarówno wskaźniki fizyczne jak i finansowe, koszty, kontrolę budżetu i działania zapobiegawcze (jeśli będą konieczne), 8) Reprezentowanie Zamawiającego na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z dokumentacją projektową i pozwoleniami na budowę, przepisami oraz zasadami wiedzy technicznej 9) Ocenianie i rozstrzyganie wszelkich roszczeń lub dyskusji kontraktowych i problemów narastających podczas robót, zapobieganie sporom i opóźnieniom, jeżeli są możliwe do uniknięcia, Strona 4 z 12

5 10) Zatwierdzanie harmonogramu dostaw urządzeń i materiałów na plac budowy ze szczególnym uwzględnieniem ich kompletności, sposobu i czasu magazynowania oraz zgodności z projektem i/lub warunkami kontraktowymi, 11) Sprawdzanie i potwierdzanie czy Wykonawca mobilizuje i dostarcza na budowę całe wyposażenie i dostawy określone w kontrakcie, 12) Pełny nadzór inwestorski nad robotami, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy Prawo budowlanego i innych odnośnych regulacji prawnych. Nadzór musi być prowadzony przez zespół specjalistów, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia wymagane przez ustawę Prawo budowlane, 13) Ścisła współpraca z nadzorem autorskim, archeologicznym i geologicznym, 14) Weryfikacja i analiza rysunków wykonawczych i dokumentów wykonawczych sporządzanych przez Wykonawcę z komentarzami dla Zamawiającego (jeżeli wystąpi taka potrzeba) pod kątem zgodności z kontraktem na roboty, 15) Weryfikacja i przeglądanie Dokumentów Wykonawcy (rysunków roboczych) zawierających zmiany, zatwierdzanie robót zamiennych 16) Zatwierdzanie materiałów budowlanych i instalacyjnych, urządzeń przeznaczonych do wbudowania, sprawdzanie dokumentów, zezwoleń, deklaracji zgodności, certyfikatów itd., w celu uniknięcia użycia materiałów uszkodzonych lub nie mających polskich certyfikatów, 17) Zatwierdzanie proponowanych metod wykonywania robót budowlanych, włączając w to roboty tymczasowe zaproponowane przez Wykonawcę, 18) Bieżące weryfikowanie poprawności i zgodności dokumentacji projektowej oraz innej dokumentacji z obowiązującymi przepisami i wszelkimi normami technicznymi oraz sztuką budowlaną. W razie wykrycia błędów Inżynier niezwłocznie powiadomi o tym Zamawiającego i poinformuje o możliwych poprawkach w projekcie lub błędnej dokumentacji. 19) Rekomendowanie zmian w projektach i specyfikacjach technicznych, które mogą okazać się niezbędne lub pożądane podczas lub w następstwie wykonywania robót budowlanych 20) Sprawdzanie odpowiedniości i autentyczności wszystkich certyfikatów, ubezpieczeń, zabezpieczeń, gwarancji, praw własności itd., za które Wykonawca jest odpowiedzialny zgodnie z warunkami kontraktu, 21) Organizowanie, w razie konieczności, dodatkowych testów jakości przez specjalistyczne instytuty, jeżeli jest to niezbędne, przy czym konsekwencje finansowe z tytułu przeprowadzonych testów ponosi w zależności od ich wyników Wykonawca (jeżeli testy potwierdzą niewłaściwą jakość badanego przedmiotu, urządzenia czy dostawy) lub Inżynier (jeżeli testy nie potwierdzą przypuszczeń co do jakości badanego przedmiotu, urządzenia czy dostawy) 22) Sprawdzenie poprawności przedstawionych przez wykonawcę robót budowlanych świadectw dotyczących: a) aprobat technicznych dostaw, b) prób materiałów i robót, c) ilości wykonanych robót i przejęcia robót. 23) Przeprowadzanie regularnych inspekcji Placu Budowy sprawdzających jakość wykonania i materiałów zgodnie z Kontraktem oraz dobrą praktykę inżynierską, Strona 5 z 12

6 24) Kontrola Wykonawcy, że zapewnia realizację robót zgodnie z odpowiednimi wymaganiami bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, 25) Organizowanie wraz z Zamawiającym cyklicznych narad koordynacyjnych (co najmniej raz w miesiącu, lub na życzenie Zamawiającego) oraz przygotowanie notatek w celu umożliwienia podejmowania decyzji o każdym zagadnieniu, które wpływa na postęp Robót, sporządzanie protokołów ze spotkań, 26) Egzekwowanie zgodności wykonanych robót ze specyfikacjami technicznymi, dokumentacją projektową, przedmiarami robót i zapisami kontraktowymi. 27) Potwierdzanie faktycznie wykonanych robót oraz usunięcia wad, a także kontrolowanie rozliczenia budowy, 28) Sprawdzanie jakości wykonywanych robót budowanych i wyrobów budowlanych, a w szczególności zapobieganie zastosowaniu wyrobów budowlanych wadliwych i niedopuszczonych do stosowania w budownictwie, 29) Wydawanie Przedstawicielowi Wykonawcy, kierownikowi budowy lub kierownikowi robót poleceń, potwierdzonych wpisem w Dzienniku Budowy, dotyczących: usunięcia nieprawidłowości lub zagrożeń, wykonania prób lub badań, także wymagających odkrycia robót lub elementów zakrytych, oraz przedstawienia ekspertyz dotyczących prowadzonych robót budowlanych i dowodów dopuszczenia do stosowania w budownictwie wyrobów budowlanych oraz urządzeń technicznych, 30) Żądanie od Wykonawcy, kierownika budowy lub kierownika robót dokonania poprawek bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, a także wstrzymania dalszych robót budowlanych w przypadku, gdy ich kontynuacja mogła wywołać zagrożenie bądź spowodować niedopuszczalną niezgodność z projektem lub pozwoleniem na budowę 31) Sprawdzanie i odbieranie robót budowlanych ulegających zakryciu lub zanikających, uczestniczenie w próbach i odbiorach technicznych instalacji, urządzeń technicznych i przewodów kominowych oraz przygotowywanie i branie udziału w czynnościach odbioru gotowych obiektów budowlanych i przekazywaniu ich do użytkowania, 32) Zapewnienie nadzoru i akceptacji przeprowadzonych testów i technologicznych rozruchów urządzeń i wyposażenia 33) Egzekwowanie opracowania przez wykonawcę instrukcji eksploatacji i konserwacji urządzeń oraz dostarczenie jej w uzgodnionej ilości egzemplarzy do Zamawiającego 34) Nadzorowanie testów oraz zlecanie i przeglądanie podręczników operacyjnych przygotowanych przez Wykonawcę do ułatwienia przejęcia urządzeń, 35) Skompletowanie dokumentacji Wykonawcy i oświadczeń wymaganych przez odpowiednie uregulowania oraz współpraca z Zamawiającym w otrzymaniu pozwoleń na użytkowanie, 36) Weryfikacja, ocena kompletności oraz zgodności dokumentacji powykonawczej ze stanem istniejącym i dostarczenie jej do Zamawiającego wraz z dokumentacją dotyczącą nadzorowanych robót (włączając w to ekspertyzy geodezyjne ewentualnie wydrukowane w postaci map) w formie uzgodnionej z Zamawiającym, 37) Przeprowadzenie inspekcji końcowej i sporządzenie Świadectwa Przejęcia, Listy Usterek i innych dokumentów związanych z warunkami kontraktu, 38) Reagowanie na wezwanie Zamawiającego lub Wykonawcy robót budowlanych w sposób zapewniający unikniecie nieuzasadnionych przestojów w kontynuacji robót budowlanych. Strona 6 z 12

7 39) Wszystkie inne działania i zadania nie wymienione w OPZ i / lub Kontraktach na roboty, które będą niezbędne do właściwej realizacji Kontraktu na roboty (zgodnie z Warunkami Kontraktowymi dla Budowy FIDIC, ustawą Prawo budowlane, wymaganiami Funduszu Spójności, jak również wymaganiami Zamawiającego) oraz zabezpieczenia interesów Zamawiającego Zakres obowiązków w Okresie Zgłaszania Wad Po zakończeniu Robót, podczas Okresu Zgłaszania Wad, do obowiązków Inżyniera będzie należało uczestniczenie w nadzorowaniu inspekcji gwarancyjnych, końcowych akceptacji i rozwiązywaniu sporów, a w szczególności: 1) Egzekwowanie usuwania wad przez wykonawcę, 2) Sprawdzenie Końcowego Oświadczenia Wykonawcy i wydanie Świadectwa Wykonania, 3) Przygotowanie i wydanie Końcowego Świadectwa Płatności, 4) Czynny udział w rozwiązywaniu sporów zgodnie z Warunkami Kontraktowymi Ograniczenia w zakresie obowiązków Inżyniera Podczas realizacji niniejszej umowy, Inżynier nie będzie miał prawa do: 1) wprowadzania jakichkolwiek poprawek do Kontraktu na roboty, 2) zwolnienia wykonawcy z jakichkolwiek jego zobowiązań lub odpowiedzialności zawartych w podpisanym kontrakcie, 3) zgody na ograniczenie zakresu robót lub przekazanie robót wykonawcy innemu niż ten, który został wskazany w podpisanym kontrakcie. 4.3 Zarządzanie projektem Zakres pomocy zapewnianej przez Zamawiającego i/lub inne strony Zamawiający dostarczy Inżynierowi: 1) niezbędną dokumentację, obejmującą: a) Kontrakt na roboty, b) Dokumentację projektową wraz ze specyfikacjami technicznymi i wypełnionymi przez Wykonawców Robót przedmiarami robót, c) Decyzje administracyjne pozwalające na realizację Kontraktu, d) Inne będące w jego posiadaniu dokumenty składające się na Kontrakt, oraz e) Informacje o umowach cywilnoprawnych i znanych mu wymaganiach prawnych i administracyjnych mających wpływ na realizację umowy o zamówienie publiczne. 2) listę personelu pełniącego funkcje zarządzające realizacją projektu Funduszu Spójności w Milanówku. Zamawiający zapewni ponadto: 1) wsparcie w przypadkach, gdzie uczestnictwo Zamawiającego jest wymagane przez prawo i gdzie Inżynier jest uprawniony do reprezentowania Zamawiającego, 2) asystowanie w wyjaśnieniach wszystkich aspektów prawnych związanych z Kontraktem na roboty, Strona 7 z 12

8 3) zapewnienie udziału nadzoru autorskiego i jeżeli będzie to wymagane archeologicznego, geologicznego itp. 5 LOGISTYKA I OKRESY WYKONYWANIA 5.1 Lokalizacja projektu Teren budowy zlokalizowany jest w Milanówku, powiat grodziski, województwo mazowieckie, Polska. Inżynier będzie wypełniał swoje obowiązki głównie na obszarze miasta Milanówka. Inżynier powinien uwzględnić również wyjazdy w celu dokonania inspekcji, badania i testów instalacji, materiałów i robocizny podczas ich przygotowywania i produkcji. Koszty, które pociągną za sobą te wyjazdy pokrywane będą przez Inżyniera. Należy założyć, że w ciągu roku konieczne będą trzy dwudniowe wyjazdy. 5.2 Okres realizacji umowy Przewidywany termin rozpoczęcia działalności Inżyniera to [...] r., a termin końcowy wykonywania umowy to data wystawienia Świadectwa Wykonania i Raportu Końcowego. Przewiduje się jeden miesiąc mobilny dla Inżyniera poprzedzający rozpoczęcie robót budowlanych. Po zakończeniu Robót w ramach danego Kontraktu, działania Inżyniera polegać będą na udzieleniu pomocy Zamawiającemu przy obsłudze dwunastomiesięcznego Okresu Zgłaszania Wad, w tym nadzoru inspekcji gwarancyjnych, nadzorowania i odbioru usuwanych usterek przez Wykonawcę, a także polubownego rozstrzygania sporów. Ramowy harmonogram dla Kontraktu na roboty jest następujący: Faza projektowania: Faza budowy: 6 WYMAGANIA 6.1 Wymagania ogólne Aby wypełnić swoje zobowiązania, Inżynier powinien posiadać wysoko wykwalifikowany i doświadczony personel. Inżynier powinien zaangażować zespół specjalistów posiadających wiedzę inżynierską, zdolny do pełnienia funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego zgodnie z wymaganiami wynikającymi z ustawy Prawo budowlane. Inżynier powinien ocenić swoje własne potrzeby w odniesieniu do zastosowanej organizacji robót i zatrudnić cały niezbędny personel wymagany do efektywnej i skutecznej realizacji Umowy. Inżynier powinien wyposażyć swój zespół specjalistów w niezbędne wsparcie i techniczną pomoc innych specjalistów, którzy mogą być niezbędni do właściwej realizacji niniejszego zamówienia i Kontraktu na roboty (np. dyplomowany geodeta, doradca prawny, specjalista od zabezpieczenia przeciwpożarowego, inżynier materiałowy, specjalista od spraw bezpieczeństwa itp.). Dodatkowo, w przypadku personelu nie władającego językiem polskim, Inżynier zapewni odpowiedniego tłumacza w celu efektywnej realizacji Umowy. UWAGA Przedstawiony w Części I Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Instrukcje Dla Wykonawców wykaz osób niezbędnych do wykonania zamówienia może nie być wyczerpujący i może zostać uzupełniony przez Inżyniera. Wykaz ten powinien być traktowany jako minimalne Strona 8 z 12

9 wymagania Zamawiającego do niezawodnego wypełnienia obowiązków Inżyniera. Koszty zatrudnienia dodatkowych specjalistów należy uwzględnić w cenie oferty. Podczas nieobecności jakiegokolwiek specjalisty z listy specjalistów kluczowych, wynikającej z urlopu lub choroby, Inżynier ma zapewnić zastępstwo krótkoterminowe, na cały okres założonej pracy specjalisty dla uniknięcia opóźnień w realizacji robót kontraktowych. Takie zastępstwo będzie zaproponowane uprzednio na piśmie wraz z CV do zaaprobowania przez Zamawiającego. 6.2 Personel Inżyniera Wymagania dotyczące personelu inżyniera niezbędnego do wykonania zamówienia przedstawione są w pkt ) SIWZ część I Instrukcje dla Wykonawców (IDW), Wszystkie osoby przedstawione w ofercie winny posługiwać się językiem polskim lub dysponować na stałe tłumaczem języka polskiego. Specjaliści kluczowi, stosownie do potrzeby ich zaangażowania w procesie budowlanym, muszą być w pełnej gotowości i dyspozycji na każde wezwanie Zamawiającego lub Wykonawcy robót budowlanych. 6.3 Specjaliści pomocniczy oraz personel wspierający i zastępujący Inżynier powinien wybrać i wynająć innych specjalistów w takiej ilości i specjalnościach, aby zapewnić sprawną realizację zadań stojących przed Inżynierem. Koszty personelu zastępczego oraz koszty personelu wspierającego muszą być wliczone w cenę oferty. 7 ZAPLECZE INŻYNIERA 7.1 Biuro Inżyniera Inżynier zabezpieczy we własnym zakresie i na własny koszt zaplecze biurowe dla swoich potrzeb. Zamawiający wymaga zlokalizowanie zaplecza Inżyniera w takiej odległości od miejsca realizacji Projektu, aby czas reakcji inspektorów nadzoru inwestorskiego na wezwanie Zamawiającego lub Wykonawcy robót budowlanych nie przekraczał 60 minut. Inżynier zapewni wszelkie niezbędne wyposażenie oraz sprzęt biurowy dla właściwej realizacji swoich zadań oraz pokryje koszty pracy biura. Dla właściwej realizacji swoich zadań Inżynier na własny koszt zapewni dla swojego personelu odpowiednie środki łączności i transportu. Wszelkie koszty zapewnienia, funkcjonowania oraz ubezpieczenia środków łączności i transportu będą zawarte w cenie oferty. W razie potrzeby, Inżynier zapewni swojemu personelowi na własny koszt zakwaterowanie w pobliżu miejsca realizacji Projektu. 7.2 Środki dostarczane przez Inżyniera Inżynier dopilnuje, by jego personel miał odpowiednie wsparcie oraz był wyposażony we wszelki sprzęt niezbędny do wykonywania swoich obowiązków. W szczególności zadba o to by miał wystarczającą pomoc administracyjną, sekretarską i w zakresie tłumaczenia tak, aby mógł się koncentrować na swoich podstawowych obowiązkach. Wykonawca musi również zabezpieczyć Inżyniera w środki finansowe, w ilości niezbędnej dla zabezpieczenia jego działań w ramach Kontraktu oraz zapewnić pracownikom regularne i wypłacane we właściwym czasie wynagrodzenie. Strona 9 z 12

10 Biuro Inżyniera powinno być wyposażone w łącze internetowe oraz odpowiednią liczbę zestawów komputerowych z oprogramowaniem kompatybilnym w zakresie odczytu i zapisu danych z oprogramowaniem komputerowym użytkowanym przez Zamawiającego (tj. Microsoft Windows, Microsoft Office, Microsoft Office Project, AutoCAD DWG TrueView, Adobe Acrobat Reader). Jeżeli Inżynier występuje w formie konsorcjum, organizacja i podział zadań powinny pozwalać na maksymalną elastyczność realizacji Projektu. Powinno się unikać rozwiązań oferujących każdemu z partnerów konsorcjum ściśle określony procent pracy podejmowanej w ramach umowy. 8 RAPORTOWANIE 8.1 Wymagania dotyczące składania Raportów Inżynier będzie przygotowywać raporty według wymogów Zamawiającego lub Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko. Przedstawiony zakres i częstotliwość składania raportów mogą zmieniać się jako rezultat specjalnych ustaleń pomiędzy stronami oraz jako rezultat wymogów IPZ I i IPZ II, które są uaktualniane. Będą wykonywane następujące raporty: 1) Raport otwarcia, 2) Raporty miesięczne, 3) Raport przejęcia 4) Raport końcowy. Wszelkie raporty i materiały sprawozdawcze będą przedkładane do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Raporty powinny być opracowane w języku polskim i składane na adres: Urząd Miasta Milanówka Milanówek, ul. Spacerowa 4 Jednostka Realizacji Projektu POIS /10 Wzory Raportów zaproponuje Inżynier w terminie przewidzianym na przygotowanie Raportu otwarcia. Strona tytułowa powinna wskazywać na numer i nazwę Projektu oraz informację, że Projekt jest współfinansowany z Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 8.2 Szczegółowe wymagania Raport otwarcia Musi być opracowany i przekazany zamawiającemu przed rozpoczęciem robót i powinien zawierać co najmniej następujące informacje: 1) Przedstawić podstawowe procedury administrowania oraz wytyczne, według których działać będą uczestnicy procesu inwestycyjnego, 2) wzory i formy wszystkich raportów i formularzy wymaganych w trakcie realizacji Projektu, tj.: a) raporty postępu finansowego, b) raporty rzeczowego postępu robót, c) raporty z inspekcji, d) formularze protokołów odbiorów częściowych i końcowych, Strona 10 z 12

11 e) inne dokumenty do użycia w cyklu inwestycyjnym, 3) Niezbędne wg uznania załączniki Raporty miesięczne (rzeczowe i finansowe) Muszą być opracowane i przekazane zamawiającemu do 20 dnia każdego następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Raporty powinny zawierać co najmniej: 1) Opisy powstałych na budowach zagrożeń i podjęte działania i sposoby ich unikania w przyszłości, 2) Postęp prac budowlanych w zakresie rzeczowym i finansowym poszczególnych zadań inwestycyjnych, także w ujęciu procentowym. Wykaz robót i dostaw rozpoczętych i zakończonych oraz będących w toku (narastająco). Porównanie z harmonogramem robót. Prognoza daty zakończenia robót i dostaw. Udział i zakres prac ewentualnych podwykonawców. Informacje o BHP, przeprowadzonych kontrolach jakości materiałów i próbach technicznych. Różnice w zakresie rzeczowym wynikające z wykonanych obmiarów robót w stosunku do przedmiarów i projektów budowlanych. Występujące trudności i podjęte środki zaradcze. Występujące zagrożenia terminów zakończenia kontraktu na roboty i dostawy. 3) Informacje o ewentualnych robotach dodatkowych i uzupełniających. 4) Informacje o zewnętrznych kontrolach. 5) Opis odchyleń od planu rzeczowego i finansowego. 6) Dokumentacje wizualna robót, szczególnie robót zanikających i ulegających zakryciu Raport przejęcia Raport Przejęcia musi być opracowany i przekazany zamawiającemu do 30 dni po zakończeniu wszystkich robót budowlanych w ramach danego Kontraktu, tj. po wystawieniu Świadectwa Przejęcia. Raport powinien zawierać m.in.: 1) Kopie wszystkich świadectw przejęcia, kopie protokołów odbiorów technicznych i wykonanych badań jakości, 2) Zestawienie rzeczowe i finansowe wykonanych obiektów, z podaniem parametrów technicznych, 3) Porównanie wykonanego zakresu robót budowlanych i dostaw z zakresem objętym Memorandum Finansowym i wyjaśnienie ewentualnych różnic, 4) Informacje o ewentualnych robotach dodatkowych i uzupełniających, 5) Opis odchyleń od planu finansowego i fizycznego i ich przyczyny i skutki, jakie spowodowały, 6) Potwierdzenie zgodności z projektami i harmonogramem, 7) Fizyczne daty zakończenia poszczególnych zadań, 8) Analiza głównych problemów, które pojawiły się podczas robót, 9) Finansowe rozliczenie wszystkich zadań i projektu, 10) Inne informacje niezbędne dla właściwej prezentacji zakończonych Robót. Strona 11 z 12

12 8.2.4 Raport końcowy W terminie do 30 dni po upływie Okresu Zgłaszania Wad dla danego Kontraktu musi być opracowany i przekazany Zamawiającemu raport zawierający pełne podsumowanie robót, zawierający m.in.: 1) Zestawienie rzeczowe i finansowe wykonanych obiektów, z podaniem ich parametrów technicznych. 2) Opis działania Inżyniera w Okresie Zgłaszania Wad. 3) Opis prac wykonanych w Okresie Zgłaszania Wad. 8.3 Składanie i zatwierdzanie raportów Wszystkie raporty powinny być złożone do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Raporty, w języku polskim, będą składane w trzech egzemplarzach do JRP oraz dodatkowo w wersji elektronicznej. Raporty będą przygotowane w formacie uzgodnionym z Zamawiającym, a strony tytułowe będą wyraźnie podawać, że Kontrakt jest finansowany przez UE. Wszystkie raporty będą zatwierdzane przez Zamawiającego. W ciągu 14 dni od otrzymana raportu Zamawiający powiadomi Inżyniera o jego przyjęciu lub odrzuceniu. W przypadku raportów końcowych termin ten wynosi 21 dni. Jeżeli Zamawiający nie przekaże uwag na piśmie raporty będą uważane za zatwierdzone przez Zamawiającego. Błędy w raportach wykazane przez Zamawiającego muszą być usunięte przez Inżyniera w ciągu 7 dni roboczych. Strona 12 z 12