Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu zewnętrznego 4 projektów realizowanych w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich , finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, których wykaz oraz podstawowe informacje o nich zawiera załącznik nr 1 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Łączna wartość projektów wynosi ,00 zł. Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego pełni rolę beneficjenta projektów. Na podstawie przeprowadzonego audytu Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia opinii i raportu, w których wyda ocenę, odnoszącą się do następujących kwestii: a) czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, b) czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w decyzjach o dofinansowanie projektów i wnioskami o dofinansowanie realizacji projektów w ramach SPO RZL , c) czy wnioski o płatność poparte są odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej) poprzez badanie, czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, w części dotyczącej realizacji projektu, d) czy wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji projektów odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 2. Podczas realizacji audytu Wykonawca zweryfikuje i dokona oceny efektywności i skuteczności procedury przeprowadzania działań oraz systemu kontroli wewnętrznej w zakresie: kwalifikowalności kosztów i wydatków oraz ich udokumentowania, efektywności wydatkowania środków budŝetowych wydanych na realizację projektu, rzetelności rozliczania otrzymanych środków publicznych, stosowania zasad rozdzielności uprawnień pomiędzy poszczególnymi funkcjami w trakcie realizacji poszczególnych etapów wdraŝania projektu, wiarygodności sprawozdawania z realizacji projektu, w tym osiągania wskaźników i celów załoŝonych we wniosku o dofinansowanie projektu. Dodatkowo Wykonawca podda ocenie procedury związane z: zgodnością prowadzenia rachunkowości jednostki z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz 694, z późn zm.), archiwizacją dokumentacji związanej z realizacją projektu. 1

2 W dalszej części audytu Wykonawca podda ocenie prawidłowość i zgodność realizacji projektów z decyzjami, a w szczególności z wnioskami o dofinansowanie realizacji projektów oraz kwalifikowalności wydatków, poniesionych przy realizacji projektów. Wykonawca działań: będzie zobowiązany do wykonania na rzecz Zamawiającego następujących przeprowadzenia analizy systemu sprawozdawczości projektów, sprawdzenia prawidłowości złoŝonych przez Zamawiającego wniosków beneficjenta o płatność, badając ich zgodność z wymogami obowiązującymi beneficjenta. Rzetelność wniosków beneficjenta o płatność zostanie sprawdzona poprzez porównanie treści wniosku z dowodami księgowymi, potwierdzającymi dokonanie wydatków bezpośrednio przez Zamawiającego, sprawdzenia zgodności sprawozdań z realizacji projektów z zapisami w ewidencji finansowo-księgowej oraz wiarygodności dowodów księgowych (zgodność dowodów księgowych z wymogami ustawy o rachunkowości), na podstawie których dokonano zapisów we wniosku beneficjenta o płatność, sprawdzenia, czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa. 3. Wykonawca sprawdzi, czy wydatki przedstawione we wnioskach beneficjenta o płatność zostały rzeczywiście zrealizowane, zgodnie z procedurami i przepisami obowiązującymi beneficjenta realizującego projekty, a w szczególności pod kątem finansowania wydatków projektów z dwóch źródeł: krajowego wkładu publicznego i wspólnotowego wkładu publicznego. Wykonawca sprawdzi, czy dokonano wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w decyzjach o dofinansowanie projektów, a w szczególności - we wnioskach o dofinansowanie realizacji projektów. Wykonawca sprawdzi zgodność informacji zawartych we wnioskach beneficjenta o płatność i w sprawozdaniach beneficjenta z realizacji projektów z zapisami w ewidencji finansowoksięgowej. Wykonawca sprawdzi, czy wnioski beneficjenta o płatność oraz sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają sytuacji finansowej i majątkowej projektu i czy zostały sporządzone zgodnie z wymogami dotyczącymi realizacji projektu. Ponadto, Wykonawca sprawdzi: - poprawność stosowania procedur zamówienia publicznego w ramach realizacji projektu, - faktyczne wykonanie przedstawionych w sprawozdaniach działań realizowanych w ramach projektu oraz zgodność podejmowanych działań z harmonogramem realizacji projektu, - czy Zamawiający wywiązuje się z obowiązków nałoŝonych na beneficjenta realizującego projekty w zakresie przekazywania informacji i stosowania środków promocji. 4. Wykonawca wyda opinię i sporządzi raport z audytu kaŝdego projektu z osobna na podstawie zbadania całości ogółem poniesionych wydatków lub próbki ogółem poniesionych wydatków i zbadania wszystkich lub próbki wykonanych działań. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z co najmniej jednym z wymienionych poniŝej standardów: 2

3 - Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta, - Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonymi przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów, - Międzynarodowymi Standardami Audytu Wewnętrznego ogłoszonymi przez Institiute of Internal Auditors (IIA), - Standardami kontroli wydanymi przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji NajwyŜszych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskimi Wytycznymi Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. 5. Do zadań Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed rozpoczęciem wykonywania usługi audytu, naleŝy opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu Programu audytu zawierającego szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym: przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji zadania, projektów list sprawdzających, wskazanie osób do wywiadów, sposobu doboru próby o ile dobór próby zostanie zastosowany, w terminie 14 dni przed rozpoczęciem kaŝdego audytu projektu. Program audytu musi być zgodny z przedstawioną przez Wykonawcę ofertą. 6. Wzór raportu z audytu został określony przez Instytucję Zarządzającą SPO RZL w załączniku do wytycznych Instytucji Zarządzającej na temat audytu projektów realizowanych w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich, wersja z r., które stanowią załącznik nr 2 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Załączone wytyczne stanowią jedynie zalecenia Instytucji Zarządzającej odnośnie audytu projektów realizowanych w ramach SPO RZL. Raport z audytu powinien zawierać w szczególności (poza pozycjami określonymi przez Instytucję Zarządzającą SPO RZL we wzorze raportu): 1) opis sposobu przeprowadzania audytu, w tym: a) listę badanych dokumentów, b) listę osób, z którymi przeprowadzono rozmowy, 2) stwierdzone nieprawidłowości, 3) uwagi jednostki audytowanej do raportu, tj. komentarz do ustaleń i zaleceń. Ostateczna opinia i raport powstałe w wyniku audytu kaŝdego projektu winne być przedstawione w trzech egzemplarzach w ciągu 14 dni od zakończenia audytu kaŝdego projektu, kaŝdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym płyta CD-ROM. Dokumenty te powinny zostać oznaczone logo Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z wzorem zamieszczonym na stronie internetowej: Promocja+i+logo+EFS.htm. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania raportu i opinii z audytu kaŝdego z projektów swoich uwag i zastrzeŝeń do ich treści. Uwagi i zastrzeŝenia Zamawiającego do treści raportu stanowić będą jego integralną część. Wykonawca w terminie 5 dni od otrzymania uwag i zastrzeŝeń przekazuje Zamawiającemu ostateczną wersję raportu. Przy czym ostateczne wersje raportów, odnoszące się do ostatnich audytowanych projektów, muszą zostać przedłoŝone Zamawiającemu w nieprzekraczalnym terminie do 10 grudnia 2007 roku. 3

4 Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli realizacji zamówienia przez upowaŝnionego przedstawiciela Zamawiającego na kaŝdym jego etapie. Realizacja zadań objętych niniejszym Zamówieniem odbywać się będzie w siedzibie Departamentu Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym oraz w siedzibie Departamentu Ekonomiczno Finansowego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Termin wykonania Zamówienia Wymagane jest, aby termin wykonania zamówienia w odniesieniu do poszczególnych projektów wskazanych w załączniku nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia odbywał się wg następującego harmonogramu: Nazwa Projektu I kwartał 2007 II kwartał 2007 III kwartał 2007 IV kwartał 2007 Kompleksowe doradztwo, szkolenia i obsługa dla instytucji realizujących SPO RZL Informacja i promocja EFS w latach Wzmocnienie potencjału kadrowego w celu efektywnego zarządzania SPO RZL Ocena wdraŝania SPO RZL - wyznaczone cele, osiągnięte rezultaty X nie później niŝ do 30 września 2007 roku X nie później niŝ do 30 września 2007 roku X nie później niŝ do 10 grudnia 2007 roku X nie później niŝ do 10 grudnia 2007 roku Ostateczny termin wykonania Zamówienia upływa 10 grudnia 2007 roku. 4

5 Załącznik nr 1 Szczegółowy opis projektów 1) Projekt Kompleksowe doradztwo, szkolenia i obsługa dla instytucji realizujących SPO RZL ; całkowita wartość projektu wynosi: ,00 zł Projekt zakłada kompleksowe doradztwo i szkolenia dla pracowników instytucji uczestniczących w realizacji SPO RZL. Projekt obejmuje przeprowadzanie spotkań roboczych, konferencji i paneli dyskusyjnych, których celem jest analiza dotychczas przyjętego systemu zarządzania, analiza poszczególnych dokumentów programowych, wymiana doświadczeń związanych z wdraŝaniem EFS. Projekt obejmuje równieŝ doradztwo bezpośrednie oraz kompleksową organizację szeregu szkoleń, które mają przyczynić się do podniesienia kompetencji zawodowych pracowników instytucji uczestniczących w realizacji SPO RZL, co w efekcie ma zwiększyć efektywność realizacji zadań tychŝe instytucji wynikających z programu oraz pozwolić efektywnie wykorzystywać środki z Europejskiego Funduszu Społecznego. Organizacja szkoleń ma równieŝ przyczynić się do usprawnienia funkcjonowania i działalności Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczących i instytucji wdraŝających SPO RZL. Projekt przewiduje następujące formy szkoleń i doradztwa: konferencje, seminaria, spotkania robocze i panele dyskusyjne, doradztwo bezpośrednie (np. w zakresie prawa zamówień publicznych), przygotowanie ekspertyz i analiz oraz tłumaczenie dokumentów, przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń i warsztatów (w tym m.in. zakwaterowania, wyŝywienia, dojazdu na szkolenia, koszt personelu szkolącego i materiałów szkoleniowych, wynajem pomieszczeń i sprzętu medialnego), zwrot kosztów podróŝy zagranicznych pracowników Instytucji Zarządzającej. Dodatkowo w 2005 roku został ubezpieczony sprzęt niezbędny do realizacji działań doradczych. W ramach projektu pokrywane są jednocześnie wszelkie koszty związane z organizacją posiedzeń Komitetu Monitorującego i Komitetów Sterujących w całym okresie wdraŝania SPO RZL, w tym koszty zakwaterowania i dojazdów pracowników sekretariatów i członków Komitetów, a takŝe koszty powielania i przygotowywania niezbędnych materiałów. W ramach projektu kwalifikowane są wydatki związane z przygotowaniem do nowego okresu programowania, tj. realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Dodatkowo, zakłada się aktualizację systemów komputerowych - SIMIK i PEFS w 2007 roku. Wykonawcy usług wyłaniani są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zamówień publicznych. Projekt jest realizowany od lutego 2004 r. do marca 2008 roku włącznie. 2) Projekt: Wzmocnienie potencjału kadrowego w celu efektywnego zarządzania SPO RZL ; całkowita wartość projektu wynosi: ,00 zł Projekt ma na celu wsparcie kadrowe Departamentu Zarządzania EFS, który pełni funkcję Instytucji Zarządzającej SPO RZL oraz Instytucji Pośredniczącej SPO RZL, jak równieŝ Departamentu Ekonomiczno - Finansowego, który obsługuje Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w zakresie płatności w ramach SPO RZL. Projekt zakłada objęcie wsparciem kadrowym z pomocy technicznej w roku pracowników DZF, natomiast w roku 2007 i pracowników Departamentu Zarządzania EFS oraz 2 pracowników Departamentu Ekonomiczno - Finansowego. Etaty finansowane są w 75% 5

6 z Europejskiego Funduszu Społecznego i w 25% ze środków budŝetu państwa. Ponadto w ramach projektu zatrudniono na umowę zlecenia 1 osobę w okresie październik - grudzień 2006 oraz a dodatkowo planuje się zatrudnienie łącznie 3 osób w okresie styczeń marzec W ramach projektu zostaną dodatkowo zakupione niezbędne materiały biurowe oraz wyposaŝenie biurowe słuŝące wyposaŝeniu stanowisk pracy. Projekt jest realizowany od września 2006 r. do marca 2008 roku włącznie. 3) Projekt: Ocena wdraŝania SPO RZL - wyznaczone cele, osiągnięte rezultaty ; całkowita wartość projektu: ,00 zł Projekt przewiduje zarządzanie procesami ewaluacji SPO RZL w latach przez Departament Zarządzania EFS, pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej SPO RZL. UmoŜliwi to prowadzenie ciągłej oceny efektywności i skuteczności wdraŝania SPO RZL oraz rozbudowę zdolności administracyjnych w zakresie ewaluacji EFS. Projekt jest zgodny z wytycznymi dokumentu: Plan oceny SPO RZL na lata W odpowiedzi na potrzeby Instytucji Zarządzającej i Komitetu Monitorującego SPO RZL projekt zakłada zlecenie przygotowania i przeprowadzenia ocen tematycznych SPO RZL. Projekt przewiduje przeprowadzenie badań ostatecznych beneficjentów w ramach Podsystemu Europejskiego Funduszu Społecznego, które zakładają ankietowanie uczestników projektów w sześć miesięcy po zakończeniu ich udziału w realizacji danego projektu finansowanego z SPO RZL (kwartalnie). Projekt przewiduje wybranie wykonawcy oceny szacunkowej (ewaluacja ex-ante) przyszłego programu operacyjnego finansowanego z EFS na lata (Program Operacyjny Kapitał Ludzki). Projekt zakłada zawarcie kontraktu na badanie ewaluacyjne realizacji przez SPO RZL działań horyzontalnych w zakresie (1) równości szans i (2) społeczeństwa informacyjnego. Projekt przewiduje, Ŝe ewaluacja i jej wyniki będą upowszechniane poprzez tłumaczenie, publikację i dystrybucję raportów i innych dokumentów dotyczących ewaluacji SPO RZL. Projekt zakłada, iŝ dalsze wzmacnianie potencjału administracyjnego w zakresie ewaluacji odbywać się będzie poprzez organizację oraz udział w spotkaniach, szkoleniach i konferencjach specjalistycznych. Projekt jest realizowany od maja 2004 roku do marca 2008 roku włącznie. 4) Projekt Informacja i promocja EFS w latach ; całkowita wartość projektu wynosi: ,00 zł Projekt zakłada realizację przez Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym zadań promocyjnych i informacyjnych na lata wyznaczonych dla Instytucji Zarządzającej SPO RZL przez Strategię Promocji i Informacji SPO RZL. W ramach projektu zakłada się wykonanie oraz rozdystrybuowanie materiałów promocyjnych i informacyjnych. Przewiduje się ponadto produkcję materiałów dostosowanych do aktualnych potrzeb na konferencje, seminaria, warsztaty, promujące poszczególne Działania SPO RZL lub teŝ prezentujące stan absorpcji środków oraz system wdraŝania SPO RZL; Przewiduje się zaprojektowanie oraz wyprodukowanie tzw. gadŝetów promocyjnych, tj. długopisów, ołówków, teczek, mousepadów, notesów, kubków, itp. Projekt przewiduje rozdystrybuowanie w/w materiałów proporcjonalnie do potrzeb, pomiędzy wszystkie Instytucje WdraŜające oraz Krajowy Ośrodek Szkoleniowy Europejskiego Funduszu Społecznego, sieć Regionalnych Ośrodków Szkoleniowych Europejskiego Funduszu Społecznego i Instytucję Zarządzającą SPO RZL - na podstawie zebranego zapotrzebowania poszczególnych instytucji. 6

7 W ramach wydawania materiałów informacyjnych projekt zakłada, Ŝe Instytucja Zarządzająca włączy się w wydawanie i produkcję programów telewizyjnych poświęconych pracy i rynkowi pracy w Polsce oraz będzie uczestniczyć w audycjach radiowych i współfinansować artykuły prasowe poświęcone Europejskiemu Funduszowi Społecznemu. Ponadto projekt przewiduje zakup powierzchni reklamowych w mediach oraz przeprowadzenie kampanii outdoorowej. Projekt zakłada zorganizowanie szeregu konferencji poświęconych wdraŝaniu EFS, jak równieŝ uczestnictwo Instytucji Zarządzającej w konferencjach, targach, seminariach dotyczących SPO RZL, organizowanych przez inne podmioty. W ramach projektu zapewniane jest wsparcie i szkolenia dla Informacyjnej Grupy Roboczej przy Instytucji Zarządzającej SPO RZL (m.in. wynajęcie sali, catering, koszty dojazdu, noclegów, koszty wynajęcia trenera i doradztwa w zakresie promocji i informacji). W ramach projektu przewiduje się równieŝ przeprowadzenie ewaluacji działań promocyjnych i informacyjnych za lata , a takŝe za rok W ramach projektu zakłada się zakupienie niezbędnego sprzętu do sprawnej realizacji Strategii Promocji i Informacji SPO RZL: aparatu cyfrowego, kolorowej drukarki laserowej, skanera oraz dwóch telewizorów i stacjonarnej nagrywarki DVD, a ponadto: flipchartów (4 sztuki) radiomagnetofonu (2 szt.), dyktafonów cyfrowych (2 szt.). W przypadku projektu Informacja i promocja EFS w latach zakup ww. sprzętu ma słuŝyć wyłącznie wsparciu działań informacyjnych i promocyjnych Departamentu Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym. W ramach projektu przewidziany jest zakup materiałów eksploatacyjnych i papierniczych na potrzeby realizacji promocji i informacji (m.in. tonery do drukarki, papier foto, ozdobny i do cromalinów, folia transparentna i samoprzylepna, próbniki kolorów (pantonniki)). Projekt jest realizowany od maja 2004 roku do marca 2008 roku włącznie. WyŜej wymienione wartości poszczególnych projektów mogą ulec, przed rozpoczęciem realizacji zamówienia lub w trakcie jego realizacji, zmniejszeniu lub zwiększeniu do 10 % wartości poszczególnych projektów. 7

8 Załącznik nr 2 WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ NA TEMAT AUDYTU PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH SEKTOROWEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO ROZWÓJ ZASOBÓW LUDZKICH 1. Definicja audytu zewnętrznego Audyt zewnętrzny oznacza, co do zasady, audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny niezaleŝny od jednostki audytowanej. Na potrzeby niniejszego dokumentu audytem zewnętrznym będziemy nazywać zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, Ŝe wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. W tym celu sprawdza się, czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie oraz czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i / lub inne dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej) wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Audyt zewnętrzny ma prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych moŝe mieć charakter bezpośredni lub pośredni, przy czym bezpośrednie sprawdzenie obejmuje badanie ksiąg rachunkowych a sprawdzenie pośrednie badanie działającego u beneficjenta systemu kontroli wewnętrznej. 2. Sposób realizacji audytu projektów w ramach SPO RZL Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. W celu stwierdzenia, Ŝe projekt realizowany jest zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, a wydatki są kwalifikowalne w szczególności sprawdza się: 1. dokumentację dotyczącą projektu, 2. czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu zostały rzeczywiście podjęte, 8

9 3. sposób archiwizacji dokumentów, który pozwala prześledzić ścieŝkę wydatku od przedłoŝenia wniosku o płatność do poszczególnych faktur, 4. czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 5. kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujęcia na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont beneficjenta, zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane, 6. wiarygodność sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektu, 7. sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdraŝania projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zadań i podzadań projektu, 8. zasady dotyczące promocji i reklamy projektu, 9. poprawność stosowanych procedur przetargowych, w przypadku gdy projekt zakłada wyłonienie podwykonawców. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiąŝącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. Opinia i / lub raport powinny wskazywać próg istotności i poziom ufności zgodny z międzynarodowymi standardami. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z powszechnie uznawanymi, międzynarodowymi standardami audytu. 3. Obowiązek przeprowadzenia audytu Beneficjenci, którzy realizują projekt o wartości 700 tys. PLN i większej są zobowiązani do przeprowadzenia audytu projektu przed jego zakończeniem. Do audytu zobowiązani są takŝe ci beneficjenci, którzy realizują kilka projektów w ramach SPO RZL (z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach Priorytetu 3 SPO RZL) o łącznej wartości 1 mln PLN i więcej. W przypadku realizowania kilku projektów o łącznej wartości równej lub przekraczającej 1 mln PLN naleŝy przeprowadzić audyt dla tego projektu, którego wartość po zsumowaniu z łączną wartością poprzednich projektów, powoduje osiągnięcie lub przekroczenie kwoty 1 mln PLN 1. KaŜdy następny projekt składany przez tego samego beneficjenta będzie musiał podlegać audytowi. Projekty realizowane w ramach Priorytetu 3 SPO RZL podlegają obowiązkowi przeprowadzenia audytu, o ile wartość jednego projektu jest równa bądź przekracza 700 tyś PLN lub gdy suma projektów beneficjenta w ramach Pomocy Technicznej jest równa bądź przekracza 1 mln PLN. Oznacza to, Ŝe projekty realizowane w ramach Pomocy Technicznej nie powinny być sumowane łącznie z projektami realizowanymi w pozostałych Priorytetach. W przypadku realizowania przez beneficjenta kilku projektów w ramach Priorytetu 3 o łącznej wartości równej lub przekraczającej 1 mln PLN naleŝy przeprowadzić audyt dla tego projektu, którego wartość po zsumowaniu z łączną wartością poprzednich projektów realizowanych w Priorytecie 3, powoduje osiągnięcie lub przekroczenie kwoty 1 mln PLN. 1 Wydatki związane z przeprowadzeniem audytu projektu powinny zostać ujęte w budŝecie danego projektu. 9

10 KaŜdy następny projekt składany przez tego samego beneficjenta w ramach Priorytetu 3 będzie musiał podlegać audytowi. Wyjątek od ww. reguły stanowią projekty dotyczące przeprowadzenia audytu zewnętrznego dla instytucji wdraŝających, realizowane w ramach Działania 3.1, schemat d). Projekty te podlegają zwolnieniu z obowiązku przeprowadzenia audytu ze względu na oczywisty konflikt interesów. W przypadku projektów realizowanych w ramach schematu a) Działań 1.2 oraz 1.3 Wojewódzki Urząd Pracy powinien sumować wartość projektu rozszerzonego, natomiast Powiatowy Urząd Pracy wartość projektu posiłkowego. W przypadku gdy wniosek o dofinansowanie realizacji projektu jest składany przez inne partnerstwo całość wartości wniosku jest naliczana na konto kaŝdego z podmiotów wchodzących w skład partnerstwa. W związku z powyŝszym podmiot występujący w kilku projektach jako członek partnerstwa sumuje całość wartości kaŝdego z projektów. W sytuacji, gdy suma projektów, w których uczestniczy dany podmiot samodzielnie bądź jako członek partnerstwa, jest równa lub przekracza kwotę 1 mln PLN wymagany jest audyt dla tego projektu, którego wartość po zsumowaniu z łączną wartością poprzednich projektów, powoduje osiągnięcie lub przekroczenie kwoty 1 mln PLN oraz dla kaŝdego następnego projektu. 4. Termin przeprowadzenia audytu Audyt powinien zostać przeprowadzony po wykorzystaniu co najmniej połowy środków przyznanych na projekt w trakcie trwania projektu przy czym potwierdzenie wydane przez audytora będzie dotyczyć kwot i informacji zawartych do momentu przeprowadzenia audytu. 5. Wybór audytora Wybór audytora naleŝy do beneficjenta. Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu w ramach SPO RZL beneficjent powinien zapewnić odpowiednią jakość audytu poprzez zlecenie przedmiotowej usługi podmiotom zatrudniającym osoby o odpowiednich umiejętnościach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu oraz wiedzy z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych. Odpowiednie umiejętności w zakresie przeprowadzania audytów mają: 1. podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych określone w art.10 ust 1 ustawy z dnia 13 października 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (Dz. U. z roku 2001, nr 31 poz. 359, z póź. zm.) 2. podmioty zatrudniające osoby: - posiadające uprawnienia biegłego rewidenta, - posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem International Federation of Accountants, - posiadające międzynarodowe uprawienia audytora wewnętrznego (CIA Certified Internal Auditor), - spełniające wymagania, o których mowa w art. 58 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U nr 249 poz. 2104). 10

11 W skład zespołu przeprowadzającego audyt powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta. Ponadto, przez podmioty zatrudniające osoby o odpowiednim doświadczeniu i wiedzy naleŝy rozumieć podmioty posiadające: - doświadczenie w zakresie audytowania projektów, w których podejmowane były działania o podobnym charakterze np. szkolenia finansowane ze środków zagranicznych, - doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budŝetu państwa, - doświadczenie w przeprowadzaniu audytu, - wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych. ZłoŜenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich umiejętności i doświadczenia przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć zarówno doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangaŝowane w realizację zlecenia oraz podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia. Ponadto, warunkiem uzyskania zlecenia powinno być wykazanie przez oferenta obrotów. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezaleŝności od badanego beneficjenta. Bezstronność i niezaleŝność nie jest zachowana, jeŝeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt: - posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej, - jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej, - w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu, - osiągnął chociaŝby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50 % przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zaleŝnych lub współzaleŝnych. Nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt, - jest małŝonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby, - jest lub był zaangaŝowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który następnie audytuje, - z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezaleŝności. 11

12 Ponadto, osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezaleŝności od instytucji wdraŝającej, Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Zarządzającej SPO RZL. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezaleŝności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyŝej wymienionymi instytucjami osób wykonujących audyt. 6. Wymagania do treści umowy z podmiotem mającym przeprowadzić audyt. Beneficjent powinien w umowie zawieranej z wykonawcą audytu zamieścić następujące wymogi: - dane osób, które będą wykonywać audyt, - termin przeprowadzenia audytu, - sposób i zakres przeprowadzanego audytu, - zobowiązanie o przestrzeganiu standardów, o których mowa w pkt. 2 Wytycznych, - określenie minimalnego poziomu ufności dla badania audytowego - zakres raportu sporządzanego przez wykonawcę, - informacje o posiadanych umiejętnościach i doświadczeniu (np. uprawnienia do badania sprawozdań finansowych, doświadczenie w zakresie badania projektów realizowanych w ramach programów strukturalnych zgodnie z pkt. 5 niniejszych Wytycznych) przez wykonawcę audytu 7. Koszt audytu Wynagrodzenie za audyt zaleŝy od zakresu wymaganych i przeprowadzonych prac. Koszt audytu oszacowany na podstawie doświadczeń z audytowania programów instytucji międzynarodowych powinien zawierać się w wartości odpowiadającej 0,5% do 2,5% wartości projektu realizowanego, przy czym wskaźnik 0,5% bardziej prawdopodobny jest do osiągnięcia w przypadku większych projektów. 8. Rezultaty przeprowadzonego audytu Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany jest do przygotowania opinii i raportu z audytu. Jednostka poddana audytowi ma prawo do odniesienia się do opinii i raportu. Opinia wraz z raportem, a takŝe stanowisko jednostki audytowanej są przekazywane przez beneficjenta do instytucji wdrąŝającej oraz archiwizowane w dokumentacji dotyczącej projektu. Instytucja wdraŝająca jest zobowiązana do archiwizacji ww. dokumentów oraz ich udostępnienia upowaŝnionym organom kontrolnym. W przypadku projektów własnych PFRON, PARP, USC, DWF oraz projektów rozszerzonych WUP (realizowanych w ramach Priorytetu 1 oraz 2 SPO RZL) ww. instytucje powinny przekazać opinię, raport z audytu oraz ewentualne stanowisko nt. przeprowadzonego audytu do Instytucji Zarządzającej SPO RZL. Raport z audytu powinien zawierać w szczególności elementy zamieszczone we wzorze raportu (patrz załącznik). Instytucja wdraŝająca jest zobowiązana do przekazania Instytucji Zarządzającej zbiorczych wyników audytów zawierających w szczególności informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach w realizacji projektów. Przedmiotowe informacje powinny zostać przesłane za pomocą sprawozdań z realizacji Działania oraz (w przypadku nieprawidłowości) 12

13 raportów, zestawień, not wymienionych w dokumencie Zasady raportowania o nieprawidłowościach przez instytucje wdraŝające w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich. Załącznik RAPORT Z AUDYTU NR... /... 1 Data sporządzenia raportu 2 Numer audytowanego projektu 3 Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt 4 Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 5 Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upowaŝnienia do przeprowadzenia audytu 6 Termin przeprowadzenia audytu 7 Czas wykonania audytu 8 Cel audytu 9 Zakres przedmiotowy audytu 10 Podjęte działania i zastosowane techniki audytu 11 Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu 12 Ustalenia stanu faktycznego 13

14 13 Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru 14 Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy 15 Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień 16 Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje (Podpisy audytorów przeprowadzających audyt) Miejsce, data... 14