Zapytanie ofertowe ZO/CO/12/2017 na dostawę surowców i opakowań kosmetycznych dla firmy Cossi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe ZO/CO/12/2017 na dostawę surowców i opakowań kosmetycznych dla firmy Cossi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością W związku z realizacją projektu nr POPW /17 pt. Wdrożenie serii kosmicznych kosmetyków na bazie szungitu z naturalnymi fulerenami wytworzonych w technologii naturalnych ciekłych kryształów z wykorzystaniem mikrokapsułkowanych substancji aktywnych o właściwościach pielęgnacyjnych i leczniczych potwierdzonych w badaniach klinicznych W ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia Osi priorytetowej I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Działania 1.1: Platformy Startowe dla nowych pomysłów, Poddziałanie Rozwój startupów w Polsce Wschodniej Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności wynikającą z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata z dnia 19 września 2016 roku. Zatwierdzono Grzegorz Sychowski Prezes Zarządu

2 I NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Cossi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Olszewskiego Kielce NIP: Tel: II OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA POSTĘPOWANIE Grzegorz Sychowski cto@cossi.pl Tel: III TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w ramach projektu nr POPW /17 pt. Wdrożenie serii kosmicznych kosmetyków na bazie szungitu z naturalnymi fulerenami wytworzonych w technologii naturalnych ciekłych kryształów z wykorzystaniem mikrokapsułkowanych substancji aktywnych o właściwościach pielęgnacyjnych i leczniczych potwierdzonych w badaniach klinicznych w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia Osi priorytetowej I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Działania 1.1: Platformy Startowe dla nowych pomysłów, Poddziałanie Rozwój startupów w Polsce Wschodniej. Projekt będzie współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia. Postępowanie jest prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności, zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata z dnia 23 sierpnia 2017 roku. Podrozdział Do niniejszego zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych. Postępowanie jest prowadzone w formie pisemnej. IV SPOSÓB UPUBLICZNIENIA ZAPYTANIA OFERTOWEGO Niniejsze zapytanie ofertowe zostało upublicznione poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, na stronie beneficjenta

3 oraz na stronie V POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania ofertowego. 2. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 3. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych i częściowych. 4. Dopuszcza się możliwość oferowania surowca kosmetycznego składającego się z dwóch lub większej liczby surowców aktywnych zawartych w zamówieniu ofertowym. 5. Dopuszcza się oferowanie surowca kosmetycznego z zawartością podanej substancji czynnej, który zawiera substancje pomocnicze w składzie, niezbędne w celu stabilizacji/konserwacji surowca. 6. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznych. 7. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny przed upływem terminu składania ofert. 9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość do unieważnienia postępowania w przypadku wystąpienia przynajmniej jednej w poniższych przesłanek: W ramach postępowania nie wpłynęła żadna oferta W ramach postępowania wpłynęła tylko jedna oferta złożona przez Wykonawcę wykluczonego z postępowania Gdy cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Gdy w ramach postępowania wpłynęła oferta z rażąco niską ceną. Gdy nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, której Zamawiający nie był w stanie przewidzieć wcześniej. Gdy postępowanie będzie obarczone wadą, która jest niemożliwa do usunięcia i uniemożliwia zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia. 10. W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do zamawiającego. 11. Zamawiający informuje, że przez sformułowanie Wykonawca rozumie osobę prawną, która oferuje określone produkty lub usługi na rynku lub zawarła umowę w sprawie realizacji zamówienia będącego efektem działań podejmowanych przez Zamawiającego. 12. Przedmiotem niniejszego postępowania nie jest zawarcie umowy o dostawę produktów/usług.

4 VI OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostawa następujących opakowań kosmetycznych zgodnie z poniższą specyfikacją: 1. Dispenser/pompka dozująca do kremów, gwint 18/415, metalowy z nasadką z tworzywa sztucznego, transparentną VII KOD I NAZWA CPV Kod: Pełna nazwa: Druki i produkty podobne VIII TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: max 10 tygodni od dnia zawarcia umowy 2. Terminem początkowym jest termin podpisania umowy a terminem końcowym - termin dokonania odbioru, w którym przedmiot zamówienia będzie w pełni gotowy. Z odbioru przedmiotu zamówienia zostanie sporządzony protokół odbioru dostawy. IX WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności odpowiadającym przedmiotowi zamówienia Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i wykwalifikowanym personelem zdolnym do wykonania zamówienia Nie są powiązani osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Wykonawcą polegające na: Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; Posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

5 Pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. W przypadku złożenia oferty przez Wykonawcę powiązanego kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, zostanie on wykluczony z udziału w postępowaniu 3. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wraz z ofertą aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej X WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, POTWIERDZAJĄCYCH SPEŁNIENIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAK PODSTAW WYKLUCZENIA 1. Wypełniony Wzór formularza stanowiący załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego 2. Wypełnione Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych stanowiące załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego 3. Wypełnione oświadczenie o zachowaniu poufności stanowiący załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego 4. Dokumenty powinny być podpisane przez osobą wyznaczoną przez Wykonawcę do reprezentowania firmy w ramach przygotowywania ofert cenowych 5. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do wyjaśnień/uzupełnień jeżeli: Oferta nie będzie zawierała dokumentów z punktu 1, 2 i/lub 3 Złożone dokumenty będą budziły wątpliwość co do autentyczności 6. Załączenie formularza ofertowego w niewłaściwej formie lub niezgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, będzie skutkowało odrzuceniem oferty 7. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego XI INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą

6 odbywa się: drogą mailową pocztą tradycyjną Informacje przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej należy kierować na adres: 2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia za pośrednictwem poczty elektronicznej, każda ze stron na żądanie drugiej strony potwierdza fakt ich otrzymania. 3. Osobą odpowiedzialną do porozumiewania się z Wykonawcą jest: Sychowski Grzegorz cto@cossi.pl tel: Wysyłkę oferty pocztą należy kierować na adres: Sychowski Grzegorz Cossi Sp. z o.o. ul. Olszewskiego Kielce 5. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę treści Zapytania Ofertowego Zamawiający udostępni na stronie internetowej na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości oraz na stronie 6. Jeżeli w wyniku zmiany treści zapytania będzie niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w zapytaniu ofertowym, Zamawiający przedłuży termin składania ofert i poinformuje o tym Wykonawców poprzez zamieszczenie informacji na stronie internetowej XII TERMIN ZWIĄZANIA Z OFERTĄ 1. Termin związania z ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. XIII OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert w formie elektronicznej w postaci skanu podpisanych dokumentów. 2. Postępowanie w ramach zapytania ofertowego prowadzi się w języku polskim.

7 3. Wykonawca może złożyć więcej niż jedną ofertę. 4. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. 5. Wzór formularza stanowi Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 6. Oferta powinna być przygotowana zgodnie z wymogami zapytania ofertowego. Oferta oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników do zapytania ofertowego, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami. 7. Oferta musi być sporządzona w sposób staranny, czytelny i trwały. 8. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy w ramach zapytania ofertowego 9. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. W przypadku wycofania oferty składa pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Dopuszcza się skan podpisanego dokumentu przesłany poprzez pocztę elektroniczną. XIV MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Miejsce i termin składania ofert: miejsce składania ofert: ul. Olszewskiego 21, Kielce termin składania ofert: r. godz Miejsce i termin otwarcia ofert: miejsce otwarcia ofert: ul. Olszewskiego 21, Kielce termin otwarcia ofert: r. godz Oferta złożona w terminie będzie podlegać rejestracji przez Zamawiającego tj. oferta zostanie opatrzona numerem według kolejności składania ofert. Wykonawca, który złoży ofertę osobiście lub za pośrednictwem posłańca otrzyma potwierdzenie złożenia oferty wraz z informacją o terminie jej złożenia. 4. Oferty należy składać w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach Proces oceny ofert jest jawny. 6. Zamawiający niezwłocznie zawiadomi Wykonawcę o złożeniu oferty po terminie. XV OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY 1. Cenę oferty należy określić cyfrowo i słownie w PLN w wartości netto oraz w wartości brutto - z podatkiem od towarów i usług (VAT), z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Dopuszcza się składanie ofert z ceną liczoną w Euro wraz z należnym podatkiem (VAT) jeśli dotyczy. 2. Ceną oferty jest cena netto podana na druku formularza Oferta - Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. 3. Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty wynikające z zakresu i sposobu realizacji przedmiotu zamówienia określonego w Zapytaniu ofertowym.

8 4. Zamawiający nie będzie dodatkowo rozliczał żadnych kosztów poniesionych przez Wykonawcę podczas realizacji zamówienia. 5. Cena oferty będzie obowiązywać przez cały okres związania z ofertą, nie będzie podlegać negocjacjom, będzie wiążąca dla obu stron umowy. XVI OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW ORAZ OCENY OFERT 1. Oceny ofert będą dokonywać członkowie komisji wyznaczeni przez Zarząd Zamawiającego. 2. Ocenie podlegają wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu. 3. Najkorzystniejszą ofertą będzie oferta, która przedstawia najkorzystniejszą cenę. Kryteria ocen ofert i ich znaczenie oraz sposobu oceny ofert Kryterium Cena (C c ) a) znaczenie kryterium pkt b) opis sposobu oceny ofert według kryterium Cena - Oferta z najniższą cena netto spełniająca wymagania zapytania ofertowego otrzyma maksymalną ilość punktów w kryterium Cena (100 pkt) - Ocena punktowa pozostałych ofert zostanie dokonana według wzoru: gdzie: Pc - Punkty przyznane ocenianej ofercie Cn - Najniższa cena oferty spośród złożonych ofert podlegających ocenie Co - cena netto oferty ocenianej 65 - znaczenie kryterium Cena 4. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która uzyskała najwyższą łączną liczbę punktów. 5. Liczba punktów obliczona zostanie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku 6. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę, która uzyskała większa liczbę punktów w ramach kryterium Cena. Jeżeli zostaną złożone oferty o takiej samej cenie, które uzyskały

9 taką samą liczbę punktów, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. XVII INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAC DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA 1. Zamawiający poinformuje niezwłocznie wszystkich wykonawców o: 1. Wyborze najkorzystniejszej oferty podając pełne dane Wykonawcy oraz punktację przyznaną w każdym kryterium oferty oraz punktację łączną; 2. Wykonawcach, którzy zostali wykluczeniu oraz których oferty zostały odrzucone, powodach odrzucenia oferty, braku równoważności lub braku spełnienia wymagań; 3. unieważnienia postępowania - podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 2. Zamawiający udostępni informacje o których mowa w punkcie 1. na stronie internetowej 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza w wyniku oceny zgodnie z zasadami określonymi w zapytaniu ofertowym. 4. Nieusprawiedliwione niestawienie się przez Wykonawcę w wyznaczonym terminie do podpisania umowy uznaje się za odstąpienie od zawarcia umowy. 5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza uchyla się od podpisania umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny. XVIII INNE INFORMACJE 1. Wszelkie załączniki stanowią integralną część Zapytania ofertowego. 2. Koszty związane z przygotowaniem, złożeniem oferty i udziałem w postępowaniu ponosi Wykonawca. 3. Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego będzie stanowić załącznik nr 1 do umowy. XIX ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania dotyczącego wyboru Wykonawcy. Oferentom nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego, w tym w szczególności z tytułu wyboru innej oferty, odwołania lub zamknięcia całego postępowania bez wskazania Wykonawcy. 2. Zamawiający zastrzega sobie, że każdy z Oferentów ma obowiązek traktować informacje dotyczące projektu, jego zakresu oraz faktu otrzymania zaproszenia do

10 złożenia oferty i do udziału w postępowaniu jako poufne. 3. W przypadku gdy wybrany Wykonawca oraz Zamawiający nie dojdą do porozumienia w sprawie ustalenia ostatecznego kształtu warunków finansowych oraz formalno - prawnych warunków Umowy, Zamawiający z uwagi na niespełnienie się warunków o podpisaniu umowy zastrzega sobie prawo do anulowania wyników wyboru Wykonawcy i przygotowania kolejnego zapytania ofertowego w przedmiotowej sprawie. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji poszczególnych zadań przedstawionych w niniejszym zapytaniu, jeśli okaże się, że zmiany są niezbędne z punktu widzenia efektywności realizacji Projektu. XX ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Załącznik nr 1 Formularz Wzór formularza 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych 3. Załącznik nr 3 Oświadczenie o zachowaniu poufności