REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH. w Gminie Lwówek Śląski

Transkrypt

1 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH w Gminie Lwówek Śląski

2 ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Użyte w "Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Gminie Lwówek Śląski, zwanym dalej "regulaminem", określenia oznaczają: 1) Ustawa - ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U j.t. ze zmianami), 2) Gmina Gmina i Miasto Lwówek Śląski, 3) komórka wnioskująca - wszystkie wydziały, samodzielne stanowiska pracy, gminne jednostki organizacyjne wnioskujące o udzielenie zamówienia publicznego, 4) Burmistrz Burmistrz Miasta i Gminy Lwówek Śląski 5) FB W y d z i a ł f i n a n s o w o b u d ż e t o w y k i e r o w a n y p r z e z S k a r b n i k a 6) IN Wydział Inwestycji i Zamówień Publicznych, 7) Prezes Urzędu - Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, 8) BZP - Biuletyn Zamówień Publicznych udostępniany na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych, 9) UOPWE - Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, 10) specyfikacja - specyfikację istotnych warunków zamówienia, 11) zaproszenie do udziału w postępowaniu - zaproszenie do udziału w postępowaniu, do składania ofert, ofert wstępnych albo zaproszenie do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, 12) komisja - komisję przetargową, 13) wartość zamówienia - całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalone przez zamawiającego z należytą starannością, 14) koszt zamówienia - wartość zamówienia wraz z podatkiem od towarów i usług(vat) / cena, 15) Ilekroć ustawa odnosi się do wyrażonej w złotych równowartości kwoty EUR, przeliczenia wartości zamówienia wyrażonej w złotych na EUR dokonuje komisja, według zasad określonych w Ustawie. 16) zamówienia publiczne - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane 17) wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych podlegających ustawie Za przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada Naczelnik Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych lub kierownik komórki wnioskującej 2. Za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia

3 publicznego odpowiada Naczelnik Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych lub kierownik komórki wnioskującej 3. W przypadku powierzenia czynności opisanych w ust. 1 i 2 innym osobom, występują one jako pełnomocnicy zamawiającego, ROZDZIAŁ II PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 4 1. Wydatkowanie środków finansowych na realizację zamówień publicznych następuje w oparciu o Wieloletnią Prognozę Finansowa oraz uchwałę budżetową, z uwzględnieniem bieżącej sytuacji finansowej jednostki. 2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego można rozpocząć po udokumentowaniu posiadania środków finansowych na realizację zamówienia w danym roku albo po udokumentowaniu zabezpieczenia środków finansowych, co następuje przez potwierdzenie, że niezbędne środki finansowe do realizacji tego zamówienia w danym roku zostały ujęte w budżecie albo projekcie budżetu, a w latach następnych - po ich przyjęciu do Wieloletniej Prognozy Finansowej 3. Udokumentowanie posiadania albo zabezpieczenia środków na finansowanie zamówienia, o którym mowa w ust. 2, wymaga potwierdzenia tego faktu na piśmie przez FB albo osobę przez niego upoważnioną Wynikający z Ustawy obowiązek przekazania do UOPWE oraz Prezesa Urzędu wstępnych ogłoszeń informacyjnych o planowanych zamówieniach, realizowany jest przez naczelnika IN lub osobę upoważnioną. Ogłoszenia te mogą być zamieszczane na stronie internetowej jednostki. 2. Ogłoszenia, o których mowa w ust. 1 opracowywane są przez pracowników IN 3. Wynikający z Ustawy obowiązek przekazania do Prezesa Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, realizowany jest przez Naczelnika IN lub osobę upoważnioną. 4. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 3 przygotowują pracownicy IN w oparciu o informacje przygotowane i przekazane przez kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Każda komórka organizacyjna zobowiązana jest do sporządzenia rocznego harmonogramu realizacji zamówień publicznych, według wzoru stanowiącego załącznik Nr l do regulaminu, niezwłocznie po uchwaleniu

4 uchwały budżetowej na dany rok. 2. Harmonogram jednostki sporządza IN na podstawie przekazanych przez komórki organizacyjne harmonogramów, o których mowa w ust. l Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza się na podstawie wniosku o wszczęcie postępowania. 2. Wniosek przygotowywany jest przez komórkę wnioskującą. 3. Komórka wnioskująca zobowiązana jest do przygotowywania i przekazywania wniosków o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne do IN przy uwzględnieniu odpowiedniego wyprzedzenia czasowego umożliwiającego zapewnienie terminu realizacji zamówienia wskazanego jako oczekiwany (proponowany). l. Wniosek o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne musi zawierać: 8 1) opis przedmiotu zamówienia i warunków realizacji zamówienia, 2) propozycję treści warunków podmiotowych stawianych oferentom, w zakresie wiedzy, doświadczenia, potencjału technicznego i kadrowego oraz sytuacji ekonomicznej i finansowej, 3) oczekiwany termin realizacji zamówienia, 4) wartość oraz koszt zamówienia, 5) wskazanie źródła finansowania zamówienia, 6) propozycję dotyczącą wskazania przedstawicieli komórki wnioskującej do składu komisji. 2. Wniosek o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne może zawierać dodatkowo: wskazanie istotnych dokumentów, jakich należy wymagać od oferentów w zakresie przedmiotu zamówienia (w szczególnych przypadkach licencje, certyfikaty), 1) istotne postanowienia umowy, jakie wynikają z przewidywanego sposobu realizacji zamówienia, 3. Wniosek o wszczęcie postępowania wymaga potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia przez FB lub osobę upoważnioną. 4. Wzór wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne stanowi załącznik Nr 2 do regulaminu. 5. Wniosek o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne komórka wnioskująca składa do IN. 6. Wniosek o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne, który nie odpowiada warunkom określonym w ust. 1 d o 3, oraz złożony został po terminie umożliwiającym wdrożenie postępowania zwracany jest do komórki wnioskującej. Decyzję w tej sprawie podejmuje Naczelnik IN.

5 ROZDZIAŁ III POWOŁANIE KOMISJI 9 l. Komisję powołuje się do przygotowania i przeprowadzenia określonego postępowania. 2. Komisję powołuje się, jeżeli wartość zamówienia przekracza EURO. l. Komisja składa się z pracowników IN Skład komisji może być rozszerzony o przedstawicieli innych komórek, w tym pracownika reprezentującego FB lub przedstawicieli komórki wnioskującej składającej wniosek o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne. 11 Regulamin Pracy Komisji Przetargowej stanowi załącznik Nr 3 do regulaminu. ROZDZIAŁ IV PRZYGOTOWANIE ORAZ PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA 12 Postępowanie przygotowywane jest i prowadzone w oparciu o przepisy Ustawy. 13 Przy zamówieniach publicznych wymagających specjalistycznej wiedzy Burmistrz z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej - może powołać biegłych Po zawarciu umowy, w postępowaniach o wartości zamówienia przekraczającej EURO, bez względu na tryb w jakim udzielono zamówienia, przesyłana jest do publikacji w BZP informacja o wynikach postępowania. 2. Obowiązek przesłania powyższej informacji wykonywany jest przez pracowników IN. 3. Wynikający z Ustawy obowiązek przekazania do UOPWE ogłoszeń o wynikach postępowania realizowany jest pracowników IN.

6 ROZDZIAŁ V UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Umowy w sprawach zamówień publicznych powinny zawierać między innymi postanowienia odnoszące się do: 1) zabezpieczenia należytego wykonania umowy - jeżeli dotyczy, 2) kar umownych z tytułu opóźnienia, które nie mogą być niższe niż 0,1% ceny ofertowej za każdy dzień opóźnienia, 3) kar umownych z tytułu nieuzasadnionego odstąpienia od umowy, które nie mogą być niższe niż 10% ceny ofertowej, 4) możliwości odstąpienia od umowy, z uwzględnieniem art. 145 Ustawy, 5) potrącania kar umownych z faktur (rachunku) lub z zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 6) dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 2. Projekt umowy lub istotnych postanowień umowy musi być zaakceptowany przez radcę prawnego. 16 Przy zawieraniu umów na okres dłuższy niż 12 miesięcy dopuszczalne jest zawarcie w umowie postanowień dotyczących sposobu przeliczania wysokości wynagrodzenia umownego ( waloryzacji ). 17 Po wyłonieniu wykonawcy, umowy w imieniu zamawiającego podpisują: Burmistrz lub jego zastępca przy kontrasygnacie Skarbnika lub kierownika jednostki na podstawie udzielonego pełnomocnictwa przez Burmistrza Wszelkie zmiany treści umów o zamówienie publiczne muszą być dokonywane z uwzględnieniem przepisu art. 144 Ustawy. 2. Proponowana zmiana treści umowy musi zostać zaopiniowana przez radcę prawnego i zaakceptowana zgodnie z kompetencjami określonymi w Zawierane umowy rejestruje się i przechowuje (po jednym egzemplarzu) w komórkach: wnioskującej i IN Komórka wnioskująca bierze udział w odbiorach częściowych i końcowym przedmiotu zamówienia.

7 ROZDZIAŁ VI ZABEZPIECZENIA FINANSOWE I OPŁATY Wysokość żądanego wadium musi zostać określona w specyfikacji. 2. Wysokość wadium określa się kwotowo w stosunku do wartości zamówienia, zgodnie z przepisami Ustawy. 3. Wadium może być wnoszone do czasu upływu terminu składania ofert Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. konieczne jest żądanie wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 2. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. można ustalić zabezpieczenie. Propozycję w tym zakresie składa komisja Opłata (uwzględniająca podatek VAT) za formularz zawierający specyfikację istotnych warunków zamówienia może pokrywać jedynie koszty druku i przesłania do oferentów. 2. Opłaty o której mowa w ust. 1 nie pobiera się w przypadku opublikowania specyfikacji na stronie internetowej zamawiającego. 3. Jeżeli wartość, o której mowa w ust. l nie przekracza kwoty 5,00 zł odstępuje się od pobierania opłaty. 4. Opłatę, o której mowa w ust. l, zaokrągla się w dół" z dokładnością do 50 groszy. Obsługę w zakresie: 24 1) przyjmowania opłat za pobraną specyfikację, 2) pobierania, ewidencjonowania, przechowywania i zwrotu: a) wadium lub dokumentów świadczących o jego wniesieniu oraz b) zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub dokumentów świadczących o jego wniesieniu, sprawuje FB..

8 Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych Data: Znak sprawy:... (komórki wnioskującej) WNIOSEK o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne pn: 1. Komórka wnioskująca: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (lub załącznik): Propozycja treści warunków podmiotów stawianych wykonawcom : Oczekiwany termin realizacji zamówienia / proponowany harmonogram realizacji umowy: 5. Szacunkowa wartość zamówienia (netto) w złotych (słownie...) * dla robót budowlanych należy dołączyć kosztorys inwestorski oraz przedmiar sporządzone przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane 6. Przewidywany koszt zamówienia ( cena brutto) w złotych (słownie... ) 7. Wskazanie źródła finansowania zamówienia 8. Proponowani przedstawiciele komórki wnioskującej do komisji przetargowej: 1) 2) 9. Przedmiot zamówienia według wspólnego Słownika Zamówień (CPV) Dokumenty (licencje, zezwolenia, certyfikaty), jakich należy wymagać od wykonawców: Istotne postanowienia umowy.... podpis kierownika komórki podpis osoby uprawnionej do potwierdzenia środków finansowych

9 Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych REGULAMIN PRACY Komisji Przetargowej, powołanej do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego Rozdział I Informacje ogólne 1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: Komisji" - należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną według właściwości przez: Burmistrza 2. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania. 3. Komisję obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej Ustawą"), przepisy aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego regulaminu. 4. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący powoływany i odwoływany przez Burmistrza, spośród członków Komisji. Rozdział II Obowiązki Przewodniczącego i Sekretarza Komisji Przewodniczący Komisji: 1. składa oświadczenie o zaistnieniu lub braku istnienia ustawowych okoliczności uniemożliwiających występowanie w imieniu zamawiającego lub też wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne, 2. odbiera oświadczenia członków Komisji, o zaistnieniu lub braku istnienia ustawowych okoliczności uniemożliwiających im występowanie w imieniu zamawiającego lub też wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne, 3. informuje Burmistrza o wystąpieniu okoliczności powodujących wykluczenie członka Komisji, 4. wyznacza terminy posiedzeń Komisji, 5. prowadzi posiedzenia Komisji, 6. rozdziela między członków prace podejmowane w trybie roboczym, w tym

10 w początkowej fazie postępowania przydziela określonym członkom Komisji zadania związane z przygotowaniem dokumentów składających się na specyfikację istotnych warunków zamówienia, nadzoruje prawidłowe prowadzenie dokumentacji postępowania, 7. informuje Burmistrza o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 8. wnioskuje do Burmistrza o zasięgnięcie opinii biegłych, 9. po zakończeniu prac Komisji, przedkłada Burmistrzowi na standardowym druku protokół postępowania o zamówienie publiczne do zatwierdzenia, 10. obowiązkiem sekretarza jest prowadzenie w sposób ciągły protokołu postępowania odzwierciedlającego poszczególne etapy posiedzeń Komisji, wypełnianie odpowiednich druków do protokołu oraz dbałość o sprawny przebieg postępowania, 11. Sekretarza powołuje przewodniczący spośród członków Komisji. Rozdział III Zadania Komisji Przetargowej 1.Do zadań Komisji należy przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Do zadań Komisji w zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności przygotowanie i przedstawienie Burmistrzowi lub osobie upoważnionej: a) propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uwzględnieniem wartości zamówienia w EUR b) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia i innych dokumentów przetargowych, c) ogłoszeń właściwych dla danego trybu postępowania, d) innych wymaganych dokumentów, w szczególności wniosków do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą. 3. Ocena spełniania warunków stawianych wykonawcom. 4. Wnioskowanie do Burmistrza o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych Ustawą. 5. Wnioskowanie do Burmistrza o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych Ustawą. 6. Ocena ofert wraz z propozycją wyboru oferty najkorzystniejszej. 7. Przyjmowanie i analiza wnoszonych protestów oraz przygotowanie projektu rozstrzygnięcia protestu. 8. Sporządzenie odpowiedniej dokumentacji. 9. Przedstawienie Burmistrzowi lub osobie upoważnionej propozycji wyboru nowej oferty najkorzystniejszej, spośród złożonych ważnych ofert, w przypadku stwierdzenia, iż wykonawca, którego oferta została wybrana: a. uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, b. nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 10. W przypadkach określonych w Ustawie - wnioskowanie o unieważnienie postępowania. 11. Komisja kończy swoją działalność po wywiązaniu się z przypisanych jej

11 zadań podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego. 12. Z posiedzenia Komisji może być sporządzany przez Sekretarza odrębny protokół, zwierający informacje o przebiegu spotkania. 1.Otwarcie ofert: Rozdział IV Otwarcie i ocena ofert 1) przewodniczący Komisji przedstawi zebranym: a) skład Komisji przetargowej, b) informację o kwocie jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, c) informację o ofertach złożonych po wyznaczonym terminie składania ofert, d) oferty, okazując, iż zostały one złożone w stanie nieuszkodzonym oraz nie noszą śladów wskazujących na próbę naruszenia ich tajemnicy, 2) po otwarciu każdej oferty przewodniczący odczyta, a sekretarz odnotuje w odpowiednim druku ZP: a) nazwę i adres wykonawcy, b) cenę oferty, c) termin wykonania zamówienia, d) okres gwarancji, e) warunki płatności, f) ilości stron, na których składana jest oferta. 3) przewodniczący może również poinformować zebranych o przewidywanym terminie rozstrzygnięcia postępowania i podania wyników do publicznej wiadomości. 2.Po zakończeniu części jawnej posiedzenia członkowie Komisji składają pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 Ustawy, wg druku ZP. 3.W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 Ustawy lub nie złożenia przez niego takiego oświadczenia, członek Komisji podlega wyłączeniu z dalszego udziału w pracach Komisji przetargowej. 4.Informację o wyłączeniu członka Komisji, przewodniczący Komisji przekazuje Burmistrzowi, który w miejsce wyłączonego członka, może powołać nowego członka Komisji. 5.Ocena złożonych ofert. W trakcie oceny złożonych ofert: 1) Komisja dokona oceny spełnienia warunków wymaganych przez wykonawców i odnotuje wyniki na załączniku - druk ZP,

12 2) w przypadku wykluczenia wykonawcy z postępowania, Komisja wypełni załącznik druk ZP, 3) Komisja określi, czy oferty nie zawierają omyłek rachunkowych, 4) Komisja poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie i omyłki rachunkowe zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców. 5) Komisja określi, czy oferty nie zawierają rażąco niskiej ceny, 6) Komisja określi czy oferty nie podlegają odrzuceniu, 7) w przypadku odrzucenia oferty, Komisja zamieści uzasadnienie odrzucenia na załączniku druk ZP, 8) Członkowie Komisji w przypadku subiektywnych kryteriów dokonają oceny ofert nie podlegających odrzuceniu i wyniki wpiszą w druku ZP, 9) Komisja sporządzi streszczenie i porównanie złożonych ofert na załączniku - druk ZP, 10) W przypadku wystąpienia sytuacji spornych między członkami Komisji, decyzja zapada w głosowaniu zwykłą większością głosów, a stanowiska członków odmienne od stanowiska Komisji odnotowywane są w protokole, o którym mowa w pkt. 12, 11) Fakt wniesienia protestu zostanie odnotowany na druku ZP, 12) W przypadku udziału w pracach Komisji rzeczoznawców lub biegłych, Komisja odnotuje ich dane w protokole postępowania, a biegli składają oświadczenie, o którym mowa w art. 17 Ustawy. 6. Po podpisaniu Protokołu postępowania przez Komisję i jego zatwierdzeniu przez Burmistrza, przewodniczący Kierownik WZP podaje wyniki postępowania zawiadamiając niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia oraz przekazuje stosowne informacje do publikacji w BZP. Rozdział V Pozostałe informacje 1.Przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej samej sprawie powierza się Komisji w zmienionym składzie, jeżeli Burmistrz odmówi zatwierdzenia propozycji komisji.

13 Załącznik nr 1 do Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Znak sprawy: miejscowość, data Burmistrz Gminy i Miasta Lwówek Śląski WNIOSEK wnosi o powołanie komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania przetargowego na: Do składu komisji proponuję: 1) -członek, 2) -członek, 3) -członek, (data, podpis i pieczątka) osoby reprezentującej wnioskującego lub osoby upoważnionej

14 Załącznik nr 2 do Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Burmistrz Gminy i Miasta Lwówek Śląski IN-340/./200 Lwówek Śląski. Znak sprawy Z dniem.. roku powołuję komisję przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postępowania przetargowego na. W składzie : 1) -przewodniczący, 2) - sekretarz, 3) -członek, 4) -członek, 5) -członek, Komisję obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, przepisy aktów wykonawczych oraz Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych.. Podpis i pieczątka kierownika jednostki