REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W WOJEWÓDZKIM FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W WARSZAWIE

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Zarządu WFOŚiGW w Warszawie Nr 29/14 z dnia r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W WOJEWÓDZKIM FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W WARSZAWIE Rozdział I Przepisy Ogólne 1. Niniejszy Regulamin określa wewnętrzne zasady udzielania przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie, zwany dalej Funduszem, zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, udzielonych w trybach i na zasadach określonych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 1 oraz zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1. Regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy regulamin; 2. Funduszu należy przez to rozumieć Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie, zwany dalej Funduszem; 3. Zamawiającym należy przez to rozumieć Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie; 4. Kierowniku Zamawiającego należy przez to rozumieć Zarząd lub upoważniony przez Zarząd Członek Zarządu; 5. Wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; 6. Biegłym należy przez to rozumieć osobę posiadającą doświadczenie zawodowe, która jest ekspertem w zakresie swojej działalności, powoływana w postępowaniu w celu przedstawienia fachowych opinii o okolicznościach mających znaczenie dla wyniku postępowania, a których wyjaśnienie wymaga wiedzy specjalistycznej w danej dziedzinie; 7. Ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907 z późn. zm.), zwaną dalej ustawą; 8. Zamówieniach publicznych należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu ustawy; 9. Trybie podstawowym należy przez to rozumieć przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony; 10. Wartości zamówienia należy przez to rozumieć wartość zamówienia, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością, zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem wydawanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. 11. POIiŚ należy przez to rozumieć Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko. 1 Dz. U. z 2013r., poz. 907 z późn. zm. 2 Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm. 1

2 3. 1. Realizacja zamówień publicznych w Funduszu odbywa się zgodnie z planem finansowym Funduszu oraz rocznym planem udzielania zamówień publicznych. 2. Sprawy związane z organizacją i przeprowadzeniem zamówień publicznych prowadzi Wydział Organizacyjno-Prawny. 3. Za właściwe przygotowanie dokumentów do przeprowadzenia postępowania odpowiada pracownik Wydziału Organizacyjno-Pranego odpowiedzialny za realizację zadań z zakresu zamówień publicznych w Funduszu. 4. Za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia odpowiada pracownik właściwy merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia Regulamin dotyczy zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy, tj euro. 2. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 3. Warunkiem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest posiadanie odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia ujętych w planie finansowym Funduszu. 4. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 5. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego wykonują pracownicy, posiadający odpowiednią wiedzę w zakresie danego przedmiotu zamówienia, zapewniający bezstronność i obiektywizm postępowania. Rozdział II Czynności poprzedzające wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne Do dnia 20 września każdego roku dyrektorzy Wydziałów oraz dyrektorzy Wydziałów Zamiejscowych Funduszu zgłaszają do dyrektora Wydziału Organizacyjno-Prawnego, propozycje zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane, przewidywane do realizacji i do ujęcia w rocznym planie udzielania zamówień publicznych w Funduszu, które muszą zawierać: 1) rodzaj zamówienia roboty budowlane, dostawy, usługi; 2) ogólne określenie przedmiotu zamówienia; 3) szacunkową wartość zamówienia; 4) przewidywane terminy wszczęcia postępowania oraz realizacji przedmiotowej umowy. 2. Dyrektor Wydziału Organizacyjno-Prawnego sporządza do dnia 31 grudnia każdego roku, projekt rocznego planu, o którym mowa w ust. 1 i występuje z pisemnym wnioskiem do Zarządu Zamawiającego o zatwierdzenie planu. 3. Po zatwierdzeniu przez Zarząd Zamawiającego, roczny plan udzielania zamówień publicznych przekazywany jest do Wydziału Organizacyjno-Prawnego w celu jego realizacji. 4. Wydział Organizacyjno-Prawny określa, w jakim trybie ustawowym należy przeprowadzić realizację danego zamówienia, następnie przedkłada Kierownikowi Zamawiającego do zatwierdzenia wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia. 2

3 Rozdział III Szczegółowa procedura udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej euro Z pisemnym wnioskiem, którego wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu, do Kierownika Zamawiającego o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego występuje dyrektor Wydziału Organizacyjno-Prawnego. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 powinien zawierać: 1) określenie przedmiotu zamówienia; 2) rodzaj zamówienia roboty budowlane, usługi lub dostawy; 3) merytoryczne uzasadnienie wniosku; 4) szacunkową wartość zamówienia; 5) wskazanie osoby odpowiedzialnej za oszacowanie wartości zamówienia oraz za opis przedmiotu zamówienia; 6) wskazanie na jakiej podstawie ustalono szacunkową wartość zamówienia; 7) proponowany termin wykonania zamówienia; 8) wskazanie kryteriów, według których dokonywana będzie ocena ofert; 9) deklarację o posiadaniu środków finansowych jakie Fundusz może przeznaczyć na finansowanie zamówienia, zgodnie z planem finansowym na dany rok kalendarzowy, podpisaną przez Główną Księgową w celu zabezpieczenia środków finansowych na realizację danego zamówienia publicznego; 10) proponowany skład komisji przetargowej. Powołanie komisji przetargowej Na podstawie wniosku, o którym mowa w 6, Kierownik Zamawiającego powołuje komisję przetargową w składzie minimum trzech osób, wydając zarządzenie w sprawie powołania komisji przetargowej, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu, określając skład. 2. W skład komisji przetargowej obligatoryjnie wchodzi: 1) Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Wydziału Organizacyjno-Prawnego przewodniczący komisji przetargowej; 2) Pracownik odpowiedzialny za realizację zadań z zakresu zamówień publicznych w Funduszu sekretarz komisji przetargowej; 3) Pracownik właściwy ze względu na przedmiot zamówienia członek komisji przetargowej; 4) Inni pracownicy Funduszu zaproponowani przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora Wydziału Organizacyjno-Prawnego i zaakceptowani we wniosku o wszczęcie postępowania przez Kierownika Zamawiającego. 3. Komisja przetargowa przeprowadza postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy oraz Regulaminem pracy komisji przetargowej, stanowiącym Załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu. 4. W uzasadnionych przypadkach Kierownik Zamawiającego może wyznaczyć inne osoby do pełnienia funkcji określonych w ust. 2 pkt. 1 i 2 niniejszego paragrafu. 5. Kierownik Zamawiającego może powołać stałą komisję przetargową dla określonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego Jeżeli zastosowany tryb udzielenia zamówienia wymaga zawiadomienia prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu postępowania w tym trybie, sekretarz komisji przetargowej w porozumieniu z przewodniczącym komisji przetargowej przygotowuje zawiadomienie w tym zakresie. 3

4 2. Przewodniczący komisji jest odpowiedzialny za kompletność i rzetelność sporządzonego uzasadnienia zawiadomienia, a sekretarz komisji za zgodność z ustawą oraz wymaganiami określonymi przez prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. 3. Sekretarz komisji przetargowej odpowiada za zamieszczanie na stronie internetowej Zamawiającego przekazywanych ogłoszeń, informacji i specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przyjmowanie i przechowywanie ofert Sekretarz Komisji przetargowej informuje ze stosownym wyprzedzeniem Kancelarię Funduszu o terminie i godzinie składania ofert w danym postępowaniu, przekazując Kancelaryjną listę Wykonawców, stanowiącą Załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu. 2. Pracownik Kancelarii przyjmując ofertę, rejestruje ją w systemie jako korespondencję przychodzącą nadając jej numer kancelaryjny, który umieszcza na kopercie oferty. 3. Po upływie terminu składania ofert lub zaproszeniu do składania ofert, oferty przekazywane są przez Kancelarię bezpośrednio sekretarzowi Komisji przetargowej wraz z wypełnioną Kancelaryjną listą Wykonawców, w której opisane są złożone oferty. 4. Oferty złożone po terminie są przekazywane w nienaruszonym stanie przewodniczącemu Komisji w celu przygotowania projektu pisma w sprawie ich zwrotu wykonawcom, którzy złożyli oferty, po upływie wyznaczonego terminu na składanie ofert. Natomiast, w sytuacji gdy wartość zamówienia jest równa lub większa niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje wykonawcę o złożeniu oferty po terminie oraz zwraca ofertę po upływie t erminu na wniesienie odwołania. 5. Wszystkie złożone oferty do czasu ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty, przechowywane są w sposób gwarantujący ich nienaruszalność i zachowanie poufności ich treści. 6. Po zakończeniu każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, całość oryginalnej dokumentacji wraz z ofertami umieszczana jest w segregatorze lub teczce. Każda dokumentacja posiada spis kolejno ponumerowanych załączników (zawierających ilość stron danego załącznika). 7. Całość oryginalnej dokumentacji dotyczącej postępowań w sprawach udzielania zamówień publicznych jest przechowywana przez pracownika Wydziału Organizacyjno-Prawnego odpowiedzialnego za realizację zadań z zakresu zamówień publicznych w Funduszu i archiwizowana zgodnie ze stosownymi przepisami. Powołanie biegłego Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wymaga wiedzy specjalistycznej, Kierownik Zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji może powołać biegłych. 2. Biegli, o których mowa w ust. 1, przedstawiają swoje opinie na piśmie, a na żądanie przewodniczącego Komisji mogą uczestniczyć w jej pracach z głosem doradczym. 3. Biegli składają oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności stanowiących podstawę do wyłączenia z postępowania, na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy. Wnoszenie i rozpatrywanie odwołań Środki ochrony prawnej oraz ich przysługiwanie określone są w dziale VI ustawy. 4

5 2. W przypadku wniesienia odwołania przez Wykonawcę, uczestnika konkursu lub inny podmiot, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, Komisja przetargowa: 1) przyjmuje i analizuje odwołanie; 2) przygotowuje stanowisko w sprawie złożonego odwołania oraz projekt odpowiedzi i przekazuje je do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego. Rozdział IV Zawieranie Umów Do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych, przepisy wykonawcze do ustaw oraz przepisy wewnętrzne Funduszu. 2. Projekt umowy uzgodniony w toku prac Komisji przetargowej i przedłożony do podpisu osobom upoważnionym do jej zawarcia w imieniu Zamawiającego wymaga parafowania przez poniżej wskazane osoby w następującej kolejności: 1) pracownika merytorycznie właściwego ze względu na przedmiot zamówienia; 2) Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora Wydziału Organizacyjnego Organizacyjno- Prawnego; 3) Radcę prawnego; 4) Głównego Księgowego; 5) Prezesa kierunkowego Wydziału Organizacyjno-Prawnego; 6) Prezesa Zarządu Funduszu. 3. Umowy w sprawach zamówień publicznych wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Za nadzór i prawidłową realizację umowy w sprawie zamówienia publicznego, zgodnego z umową, odpowiedzialność za wykonywane czynności ponoszą Dyrektor wydziału właściwego merytorycznie, pracownik merytorycznie właściwy ze względu na przedmiot zamówienia za przygotowanie dokumentów. 5. Jeżeli realizacja zamówienia jest współfinansowana w ramach Pomocy Technicznej POIiŚ odpowiedzialność za nadzór nad realizacją zamówienia ponosi dyrektor Wydziału Inwestycyjnego. 6. Umowę sporządza się w dwóch egzemplarzach: jeden dla Wykonawcy i jeden dla Zamawiającego. Natomiast umowy zawierane z Wykonawcami przy współfinansowaniu zamówienia w ramach Pomocy Technicznej POIiŚ, sporządza się w trzech egzemplarzach: jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. Rozdział V Zakończenie postępowania Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego kończy się wyborem najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniem postępowania w razie zaistnienia przesłanek określonych w art. 93 ustawy, które wymaga zatwierdzenia przez Kierownika Zamawiającego. 2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego sporządza się: 1) protokół, zgodnie z przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 96 ust. 5 ustawy; 2) protokoły posiedzeń Komisji przetargowej. 3. Komisja przetargowa jest obowiązana do podpisania protokołów, o których mowa w ust Kierownik Zamawiającego zatwierdza protokół, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, albo odmawia jego zatwierdzenia, podając uzasadnienie tej decyzji. 5

6 5. Niezwłocznie po zawarciu umowy i publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia lub prawomocnym unieważnieniu postępowania oraz zwrocie wadiów żądanych w postępowaniu sekretarz Komisji pod nadzorem przewodniczącego Komisji zabezpiecza dokumentację postępowania w formie wymaganej przy zdawaniu do archiwum. Dokumentacja jest przechowywana w Wydziale Organizacyjno-Prawnym przez pracownika odpowiedzialnego za realizację zadań z zakresu zamówień publicznych w Funduszu. 6. W przypadku unieważnienia postępowania dyrektor Wydziału Organizacyjno-Prawnego przedstawia do uzgodnienia nowy wniosek o wszczęcie postępowania lub przedstawia notatkę zawierającą opis okoliczności wyjaśniających zaniechanie powtórzenia postępowania. 7. Za prawidłowe wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, o ile było wymagane, odpowiada dyrektor Wydziału Organizacyjno-Prawnego oraz Główny Księgowy w zakresie dokonania polecenia wypłaty. Rozdział VI Rejestr zamówień publicznych i sprawozdawczość Postępowania o udzielenie zamówienia podlegają ewidencji w rejestrze zamówień publicznych prowadzonym przez pracownika Wydziału Organizacyjno-Prawnego odpowiedzialnego za realizację zadań z zakresu zamówień publicznych w Funduszu. 2. Wzór rejestru zamówień publicznych stanowi Załącznik Nr 5 do niniejszego Regulaminu. 3. Pracownik odpowiedzialny za realizację zadań z zakresu zamówień publicznych sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach zgodnie z obowiązującymi przepisami wykonawczymi. 4. Sprawozdania sporządza się na formularzach, których wzór określają przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 98 ust. 4 ustawy. 5. Pracownik Wydziału Organizacyjno-Prawnego odpowiedzialny za realizację zadań z zakresu zamówień publicznych w Funduszu przekazuje prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, roczne sprawozdanie z postępowań przeprowadzonych przez Zamawiającego w danym roku, w terminie do 1 marca następnego roku oraz przedkłada je Kierownikowi Zamawiającego. 6

7 Załącznik Nr 1 do Regulaminu.. (pieczęć Zamawiającego) Warszawa, dnia W N I O S E K o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro 1. Wnoszę o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: (podać skrócony opis przedmiotu zamówienia) a. dostawy* b. usługi*.. c. roboty budowlane*. Główny przedmiot zamówienia (CPV) Dodatkowe przedmioty zamówienia (CPV). 2. Proponowany tryb postępowania:..., 3. Merytoryczne uzasadnienie:, 4. Osoba(-y) odpowiedzialna(-e) za opis przedmiotu zamówienia:, 5. Ustalona z należytą starannością szacunkowa wartość zamówienia wynosi: a. netto... zł, (.... zł brutto, w tym VAT.), b. euro, Przewiduje się udzielenie/nie przewiduje się udzielenia * zamówień uzupełniających do wysokości 50% podstawowego przedmiotu zamówienia na usługi i roboty budowlane oraz/lub* do wysokości 20% podstawowego zamówienia na dostawy (art. 67 ust. 1 pkt 6 i/lub* 7 ustawy). Łącznie wartość zamówienia wynosi: a. netto... zł, tj. euro, b. brutto... zł, w tym VAT.. zł W przypadku zamówienia przewidzianego do realizacji w następnych latach wartość zamówienia wynosi: (wypełnić, jeżeli jest to zamówienie udzielane w częściach). w roku bieżącym: a. netto... zł,... euro, b. brutto... zł, w tym VAT. zł, w następnych latach: w roku : a. netto... zł,... euro, b. brutto... zł, w tym VAT zł w roku.: a. netto... zł,... euro, b. brutto... zł,... euro. 7

8 6. Osoba (-y) odpowiedzialna (-e) za oszacowanie wartości zamówienia:...., 7. Wskazanie na jakiej podstawie ustalono szacunkową wartość zamówienia: a. cen rynkowych przedmiotu zamówienia (podać źródło)*, b. analizy wydatków z ubiegłego roku*, c. wysokości wydatków planowanych w planie finansowym na dany cel*, d. odniesieniu do cen dostawy/usługi świadczonej w poprzednim zamówieniu i zwiększeniu go o wskaźnik inflacji*, e. kosztorysu inwestorskiego* f. inne:..., 8. Termin wykonania zamówienia:.., 9. Proponowane kryteria oraz ich znaczenie, według których dokonywana będzie ich ocena: a..., b..., c..., 10. Deklaracja o posiadaniu środków finansowych: Potwierdzam zabezpieczenie środków finansowych na realizację zamówienia publicznego zgodnie z planem finansowym Funduszu... (data, podpis i pieczęć Głównego Księgowego) 11. Proponowany skład Komisji przetargowej: przewodniczący:.., sekretarz:.., członkowie:.... (data, podpis i pieczęć dyrektora lub Zastępcy Dyrektora Wydziału Organizacyjno-Prawnego) 12. Decyzja Kierownika Zamawiającego o rozpoczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: wyrażam zgodę* / nie wyrażam zgody* (data, podpis i pieczęć Kierownika Zamawiającego) * niepotrzebne skreślić 8

9 Załącznik Nr 2 do Regulaminu ZARZĄDZENIE nr /20 PREZESA ZARZĄDU Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie z dnia roku w sprawie powołania Komisji przetargowej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie..na... Na podstawie art. 19 oraz art. 21 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907 z późn. zm.), zarządzam, co następuje: 1. Do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie.. na.., powołuję Komisję przetargową w następującym składzie osobowym: 1... przewodniczący Komisji 2... sekretarz Komisji 3... członek Komisji 4... członek Komisji 5... członek Komisji Szczegółowy tryb działania Komisji określa Regulamin Pracy Komisji Przetargowej będący Załącznikiem Nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie wprowadzonego Uchwałą Zarządu nr z dnia. 20 r. 2. W zakresie określonym w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej zobowiązuję każdego z członków Komisji, do wykonywania czynności zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r., Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907 z późn. zm.), oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r., Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) 3. Każdy członek komisji odpowiada indywidualnie za wykonanie powierzonych mu obowiązków. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 9

10 Załącznik Nr 3 do Regulaminu REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ 1. Ustala się organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków Komisji powoływanej w postępowaniach/u o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych/m przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie, zwany dalej Zamawiającym Komisję przetargową powołuje się do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro. 2. Komisję przetargową powołuje Kierownik Zamawiającego na wniosek Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora Wydziału Organizacyjno-Prawnego w składzie minimum trzech osób wydając zarządzenie w sprawie powołania Komisji przetargowej. 3. Przewodniczącym Komisji przetargowej jest Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Wydziału Organizacyjno-Prawnego. 4. Sekretarzem Komisji przetargowej jest pracownik Wydziału Organizacyjno-Prawnego odpowiedzialny za realizację zadań z zakresu zamówień publicznych w Funduszu. 5. Wyznaczenie członków Komisji przetargowej następuje w szczególności z uwzględnieniem posiadanych przez nich kwalifikacji związanych z przedmiotem zamówienia. 6. Przełożony osoby będącej członkiem Komisji przetargowej jest obowiązany zapewnić tej osobie możliwość udziału w pracach Komisji Komisja rozpoczyna pracę z dniem powołania i prowadzi postępowanie w sposób rzetelny, obiektywny oraz bezstronnie, wykonując powierzone jej czynności, kieruje się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem. 2. Posiedzenia Komisji przetargowej są jawne. 3. Pracami Komisji przetargowej kieruje przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności sekretarz Komisji lub inna osoba wybrana spośród członków Komisji przetargowej. 4. W razie zaistnienia konieczności powiększenia składu Komisji, przewodniczący Komisji przetargowej niezwłocznie wnioskuje do Kierownika Zamawiającego o jej rozszerzenie. 5. Po ujawnieniu Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego członkowie Komisji przetargowej składają pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności stanowiących podstawę do wyłączenia z postępowania, na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy. 6. Odwołanie członka Komisji przetargowej w toku postępowania może nastąpić wyłącznie w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w ust. 1, oraz jeżeli z powodu innej przeszkody nie może on brać udziału w pracach Komisji W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w 3 ust. 5, nie złożenia oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący Komisji przetargowej niezwłocznie wyłącza członka Komisji z dalszego udziału w postępowaniu. Informację o wyłączeniu członka Komisji, przewodniczący Komisji przekazuje Kierownikowi Zamawiającego. W miejsce wyłączonego członka Komisji Kierownik Zamawiającego może powołać inną osobę. Wobec przewodniczącego Komisji czynności wyłączenia dokonuje Kierownik Zamawiającego. 2. Członek Komisji przetargowej, z zastrzeżeniem ust. 1, jest obowiązany w każdym czasie 10

11 wyłączyć się z udziału w pracach Komisji, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w 3 ust. 5, o czym informuje przewodniczącego Komisji przetargowej. 3. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka Komisji przetargowej podlegającego wyłączeniu po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1 są nieważne. Czynności Komisji przetargowej, które zostały dokonane z udziałem takiej osoby, z zastrzeżeniem ust. 4 powtarza się. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji przetargowej zostanie wyłączony z powodu nie złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą. 4. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych nie mających wpływu na wynik postępowania W sprawach spornych Komisja przetargowa dokonuje rozstrzygnięć w głosowaniu zwykłą większością głosów. 2. W przypadku równej liczby głosów "za" i "przeciw", rozstrzyga głos przewodniczącego Komisji przetargowej. 3. Członek Komisji przetargowej, podczas głosowania, o którym mowa w ust. 1 i 2 nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast żądać załączenia do protokołu postępowania swojego pisemnego stanowiska przedstawionego w sprawie. 4. Dla skuteczności czynności podejmowanych przez Komisję przetargową wymagana jest obecność co najmniej połowy liczby jej członków. 6. Do zadań Komisji przetargowej w zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności przygotowanie i przekazanie do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego: 1) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego podpisanego przez przewodniczącego, sekretarza, wszystkich członków Komisji oraz pod względem prawnym przez Radcę Prawnego; 2) ogłoszeń właściwych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia; 3) projektów innych dokumentów, w szczególności wniosków o wydanie decyzji wymaganych ustawą; 4) propozycji wyboru trybu, w którym ma być udzielone zamówienie wraz z uzasadnieniem; 5) wniosku o skrócenie terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu oraz składania ofert w przypadkach określonych ustawą. 7. Do zadań Komisji przetargowej w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia należy, w szczególności: 1) udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego; 2) w uzasadnionych przypadkach przygotowanie modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innej dokumentacji przetargowej i przekazanie jej do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego; 3) w uzasadnionych przypadkach wnioskowanie do Kierownika Zamawiającego o przedłużenie terminu składania ofert; 4) prowadzenie negocjacji z Wykonawcami w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji; 5) udzielanie wyjaśnień treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 11

12 6) otwarcie, badanie i ocena ofert, a w tym: a) wzywanie Wykonawców do wyjaśnień złożonych ofert oraz do uzupełnienia dokumentów w złożonych ofertach, b) poprawianie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w tekście oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona, c) ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę, d) ustalenia Wykonawców podlegających wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz ustalenie ofert podlegających odrzuceniu i wnioskowanie do Kierownika Zamawiającego w przypadkach określonych ustawą, o wykluczenie Wykonawców i odrzucenie ofert, e) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu na podstawie kryteriów przyjętych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 7) przedstawienia Kierownikowi Zamawiającego propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania w razie zaistnienia przesłanek ustawowych; 8) dokonanie ponownej propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty spośród pozostałych ofert uznanych za ważne zgodnie z art. 94 pkt 3 ustawy w przypadku uchylenia się od zawarcia umowy przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza; 9) przyjęcie i przeprowadzenie analizy wnoszonych odwołań oraz przygotowanie odpowiedzi na odwołania. 8. Przewodniczący kieruje pracami Komisji przetargowej, a w szczególności: 1) nadzoruje dokonywanie czynności wykonywanych przez sekretarza i członków Komisji; 2) przyjmuje od członków Komisji pisemne oświadczenia o których mowa w art. 17 ust. 2 ustawy; 3) dokonuje podziału prac pomiędzy członków Komisji przetargowej; 4) uczestniczy w przygotowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia i innych dokumentów; 5) sprawdza w złożonych ofertach wymagania formalne stawiane Wykonawcom; 6) na bieżąco informuje Kierownika Zamawiającego o problemach zaistniałych w trakcie prac Komisji i innych sprawach związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 7) po zakończeniu oceny ofert przedkłada Kierownikowi Zamawiającego propozycję Komisji przetargowej w sprawie wyboru oferty, wykluczenia Wykonawców, odrzucenia oferty lub wniosek o unieważnienie postępowania; 8) podejmuje wszelkie niezbędne działania mające na celu ochronę interesów Zamawiającego, w przypadku korzystania przez Wykonawcę ze środków ochrony prawnej przewidzianych w ustawie. 9. Do zadań sekretarza Komisji przetargowej należy w szczególności: 1) dokumentowanie prac Komisji przetargowej oraz prowadzenie całej dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 2) wydawanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na pisemny wniosek wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego oraz prowadzenie rejestru tych Wykonawców; 3) przekazywanie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich pisemny wniosek, informacji odczytywanych podczas części jawnej otwarcia ofert; 4) obsługa techniczno-organizacyjna Komisji przetargowej; 5) przyjmowanie zapytań, wyjaśnień, odwołań od Wykonawców oraz przekazywanie ich 12

13 przewodniczącemu Komisji przetargowej; 6) udział w przygotowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia i innych dokumentów; 7) przygotowywanie treści ogłoszeń oraz ich publikowanie, zgodnie z przepisami ustawy; 8) przekazywanie informacji o zmianach specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opracowanych przez Komisję przetargową i zatwierdzonych przez Kierownika Zamawiającego; 9) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego Komisji przetargowej; 10) przygotowanie informacji o wynikach postępowania o udzielenie zamówienia, powiadomienie Wykonawców biorących udział w postępowaniu, o jego wyniku oraz zamieszczenie tej informacji na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej Zamawiającego; 11) przesyłanie do Biuletynu Urzędu Zamówień Publicznych przewidzianych w ustawie ogłoszeń; 12) przygotowywanie pism w sprawach zwrotu wniesionych wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umowy; 13) sporządzanie protokołu postępowania oraz przechowywanie go wraz z ofertami oraz wszystkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem. 10. Członkowie Komisji przetargowej odpowiedzialni za merytoryczną stronę przedmiotu zamówienia, zobowiązani są w szczególności do: 1) należytego przygotowania szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 29 ustawy; 2) określania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia odnoszących się do przedmiotu zamówienia oraz wyznaczenia kryterium oceny ofert; 3) udział w przygotowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 4) sprawdzenia czy oferowany przez Wykonawców przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 5) udział w formułowaniu wyjaśnień Wykonawcom w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia; 6) udział w formułowaniu odpowiedzi na zapytania Wykonawców w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia; 7) udział w formułowaniu odpowiedzi na odwołania w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia. 11. Zakończenie prac Komisji przetargowej następuje z chwilą wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania w sprawie zamówienia publicznego. 13

14 Załącznik Nr 4 do Regulaminu Postępowanie nr ZP- / KANCELARYJNA LISTA WYKONAWCÓW, którzy złożyli oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie Lp. Wykonawca Adres Faks Data i godzina złożenia oferty Uwagi (np. co do stanu opakowania) Czytelny podpis przyjmującego ofertę

15 Załącznik Nr 5 do Regulaminu REJESTR ZAMOWIEŃ PUBLICZNYCH Lp. Oznaczenie sprawy Nazwa zamówienia Dostawa / usługa / robota budowlana CPV Tryb udzielenia zamówienia Wartość szacunkowa zamówienia (netto) Wybrany wykonawca Data podpisania umowy Wartość umowy netto Wartość umowy brutto