Pakiet aplikacyjny. Asystent sekretariatu

Transkrypt

1 Pakiet aplikacyjny Stanowisko: Nr referencyjny: ADM/2014/01 Niniejszy pakiet zawiera informacje, które musisz posiadać zgłaszając swoją kandydaturę. Zawiera on: List do kandydatów Szczegóły jak przesyłać aplikacje, jak uzyskać dodatkowe informacje oraz terminy rekrutacji. Zakres obowiązków Szczegóły dotyczące stanowiska, w tym: tło dla stanowiska, cel pracy oraz obowiązki na stanowisku. Specyfikacja idealnego kandydata Lista kryteriów, które będziemy brać pod uwagę w procesie rekrutacji.

2 Drogi Kandydacie, Dziękujemy za zainteresowanie naszą ofertą pracy. W dalszej części pakietu znajdziesz zakres obowiązków stanowiska, na które chcesz aplikować oraz specyfikację idealnego kandydata. Dodatkowych informacji udziela Asystent Dyrektora Sekretariatu, Urszula Zielińska oraz Dyrektor Sekretariatu, Danuta Kaczyńska: OTOP ul. Odrowąża Marki k. Warszawy tel: ula.zielinska@otop.org.pl. List motywacyjny I CV w języku polskim należy przesłać pocztą elektroniczną na adres biuro@otop.org.pl. W temacie wiadomości prosimy podać numer referencyjny stanowiska, na które aplikujesz oraz imię i nazwisko. Plikom aplikacyjnym prosimy nadawać nazwy według schematu: 1) dla CV: imie.nazwisko-adm cv 2) dla listu motywacyjnego: imie.nazwisko-adm lm Ponadto, prosimy o zawarcie w aplikacji klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia r. Dz. U. Nr 133, Poz. 883). Termin nadsyłania aplikacji mija w dniu 31 marca Rozmowy kwalifikacyjne zostaną przeprowadzone w dniu 14 kwietnia 2014 w biurze OTOP w Markach, przy ulicy Odrowąża 24. Rozmowy odbędą się po polsku. Korzystając z okazji, dziękujemy za zainteresowanie zatrudnieniem w OTOP. Jako organizacja pozarządowa non-profit, staramy się ograniczać nasze koszty administracyjne do minimum. Dlatego zastrzegamy sobie prawo do skontaktowania się wyłącznie z wybranymi kandydatami. Jeżeli nie odezwiemy się do Ciebie w przeciągu sześciu tygodni od upłynięcia terminu nadsyłania aplikacji, oznacza to, że Twoja aplikacja okazała się nieskuteczna na to stanowisko. W takim przypadku zachęcamy jednak do śledzenia naszej strony internetowej oraz ogłoszeń prasowych być może Twoja kandydatura okaże się bardziej odpowiednia na inne stanowiska, na które możemy ogłaszać nabór w przyszłości. Czekamy na Twoją aplikację, Danuta Kaczyńska Dyrektor Sekretariatu

3 Zakres obowiązków Nazwa stanowiska: Miejsce wykonywania obowiązków: Marki, ul. Odrowąża 24 Zwierzchnik: Podwładni: Ważni współpracownicy Cel ogólny: Forma zatrudnienia: Wynagrodzenie Dyrektor sekretariatu brak zarząd: doradca zarządu ds. strategicznych, Dyrektor sekretariatu Organizowanie pracy dyrektora i sekretariatu Umowa o pracę w wymiarze ½ etatu: Pierwsza: 3 miesiące (okres próbny) Druga:1 rok Trzecia: czas nieokreślony do negocjacji zależnie od doświadczenia Tło dla stanowiska: Organizowanie pracy sekretariatu oraz jego dyrektora. Nadzorowanie przepływu informacji we wszystkich formach (dokumenty, telefony, wiadomości elektroniczne, itd.), wsparcie w tych przepływach dyrektora sekretariatu oraz obsługa administracyjna całego zespołu jest głównym zadaniem osoby zatrudnionej na tym stanowisku. Główne obowiązki 1. Administrowanie korespondencją (zarówno przesyłki pocztowe jak i faksy): a) przyjmowanie i rejestracja korespondencji oraz przekazywanie do odpowiednich pracowników OTOP (z przesyłaniem faksem lub pocztą włącznie) zgodnie z otrzymanym dekretem b) wysyłanie i rejestracja przygotowanej przez pracowników biura korespondencji (z naklejaniem znaczków włącznie) w tym wysyłka materiałów do członków, 2. Odbieranie i łączenie rozmów telefonicznych do odpowiednich adresatów wewnątrz biura. 3. Administrowanie dokumentacją dotyczącą organizacji umowy (w tym o pracę, na zlecenie, o dzieło), gwarancje na sprzęt, pisma oficjalne, wszystkie dokumenty prawne, etc.): a) archiwizacja wszystkich dokumentów w odpowiednich miejscach, b) udzielanie informacji nt. miejsca przechowywania owej dokumentacji wszystkim zainteresowanym. 4. Prowadzenie listy obecności pracowników OTOP: a) Uaktualnianie listy obecności o wyjazdy służbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie b) Prowadzenie rejestru i archiwum delegacji służbowych c) Prowadzenie archiwum urlopów pracowniczych d) Prowadzenie archiwum zwolnień lekarskich

4 5. Administrowanie magazynem materiałów biurowych, środków czystości oraz artykułów spożywczych (kawa, herbata, cukier) monitorowanie stanu, składanie zamówień, wydawanie pracownikom. 6. Wsparcie administracyjne Dyrektora Sekretariatu w zakresie: a) kserowania dokumentów, b) kompletowania dokumentacji (dotyczącej organizacji, projektów, dokumentacji finansowej), c) kontakty z telekomunikacją, dostawcami energii, gazu, etc., d) przygotowywanie pism do podpisu e) prowadzenie kalendarza spotkań f) wyszukiwanie i przekazywanie informacji Pozostałe obowiązki Dbanie o wartości niematerialne i prawne Towarzystwa, w tym zachowanie tajemnicy i nie udostępnianie zebranych danych bez wyraźnego polecenia przełożonego liniowego (nie dotyczy opracowanych publikacji bądź analiz wykonywanych na prośbę innych pracowników). Dbanie o dobre imię Towarzystwa na zewnątrz. Dbanie o dobrą atmosferę w miejscu pracy. Wypełnianie poleceń przełożonych dotyczących sprawnego funkcjonowania Towarzystwa.

5 Specyfikacja idealnego kandydata Stanowisko: Region /Dział: nd Sposób weryfikacji kryteriów : A = Aplikacja, T = Test, R = Rozmowa kwalifikacyjna, O = Test osobowości, I = Inny Niezbędne kwalifikacje A T R O I Kwalifikacje będące dodatkowym atutem A T R O I Prawo jazdy kategorii B Doświadczenie Doświadczenie Prowadzenie sekretariatu Umiejętności / Cechy Umiejętności / Cechy Doskonała organizacja własnych działań Znajomość języka angielskiego Skrupulatność i dokładność Szybkie uczenie się Odporność na stres Dyskrecja i lojalność wobec pracodawcy Umiejętności interpersonalne Dyspozycyjność Dyspozycyjność Wysoka motywacja własna do pracy w NGO Gotowość do podróżowania do Warszawy w celu zbierania podpisów, załatwiania spraw Towarzystwa