znak sprawy: IF/ZNP-12/2018 Załącznik 3 (wzór umowy) UMOWA nr zawarta w Krakowie w dniu 2018 r. pomiędzy:

Transkrypt

1 znak sprawy: IF/ZNP-12/2018 Załącznik 3 (wzór umowy) UMOWA nr zawarta w Krakowie w dniu 2018 r. pomiędzy: Instytutem Farmakologii Polskiej Akademii Nauk, z siedzibą w Krakowie przy ul. Smętnej 12, wpisanym do Rejestru Instytutów Naukowych pod nr, NIP:, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, reprezentowanym przez: a..., z siedzibą w przy, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym pod nr, NIP:, kapitał zakładowy: wpłacony w całości, zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą, reprezentowaną przez: po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości wyrażonej w złotych poniżej równowartości kwoty euro. Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz z późn. zm.) do postępowania ustawy nie stosuje się. 1 Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi wynajmu pokoi noclegowych, sali konferencyjnej, sali do spotkań towarzyskich wraz z usługą cateringu dla uczestników konferencji, pt. XXXVI Szkoła Zimowa Neurobiologia i terapia zaburzeń afektywnych organizowanej przez Instytut Farmakologii Polskiej Akademii Nauk w Krakowie przy ul. Smętnej Przedmiot umowy, o którym mowa w 1, obejmuje: wynajem pokoi noclegowych, wynajem 1 sali konferencyjnej na przewidywaną ilość osób, tj. 160 osób, z możliwością zwiększenia maks. do 180 osób (jeżeli będzie to konieczne), S t r o n a 1

2 wynajem 1 sali na przerwy kawowe ciągłe na cały czas trwania konferencji, mogąca pomieścić 160 osób, z możliwością zwiększenia maks. do 180 osób (jeżeli będzie to konieczne), wynajem 1 sali do spotkań towarzyskich na przewidywaną ilość osób, tj. 160 osób, z możliwością zwiększenia maks. do 180 osób (jeżeli będzie to konieczne), usługę cateringu dla 160 uczestników, z możliwością zmiany liczby uczestników (jeżeli będzie to konieczne). 2. Zamawiający przewiduje ilość i rodzaj wynajmowanych pokoi przez okres 3 dób, w okresie trwania konferencji: a/ pokoje 1-osobowe 15 szt., b/ pokoje 2-osobowe 10 szt., c/ pokoje 3-osobowe 2 szt. 3. Ilość i rodzaj pokoi zostanie ostatecznie potwierdzony przez Zamawiającego po otrzymaniu zgłoszeń uczestnictwa w konferencji, jednak nie później niż dwa dni przed rozpoczęciem konferencji. 4. Ilość wynajmowanych pokoi może ulec zmianie. 5. Wynajmowane sale powinny spełniać następujące kryteria: 1 sala konferencyjna mogąca pomieścić 160 osób, z możliwością zwiększenia maks. do 180 osób (jeżeli będzie to konieczne): a/ sala klimatyzowana, z wyciszoną podłogą (np. poprzez zastosowanie wykładziny), b/ stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 2 osób, c/ wyposażona w sprzęt multimedialny, m.in. ekran, rzutnik do prezentacji multimedialnych, d/ mikrofon bezprzewodowy min. 2 szt., e/ wzmacniacze, f/ spliter sygnału vga, g/ laptop, h/ okablowanie do sprzętu, 1 sala na przerwy kawowe ciągłe na cały czas trwania konferencji, mogąca pomieścić 160 osób, z możliwością zwiększenia maks. do 180 osób (jeżeli będzie to konieczne), wraz ze stanowiskami dla wystawców (min. 5 stolików z dostępem do gniazdka elektrycznego), 1 sala do spotkań towarzyskich na przewidywaną ilość osób, tj. 160 osób, z możliwością zwiększenia maks. do 180 osób (jeżeli będzie to konieczne). Lokalizacja sal Termin Ilość spotkań Godziny wynajmu sal Kraków, sala konferencyjna (lokalizacja wszystkich sal w obrębie tego samego budynku) 5 8 lutego 2019 r. 4 5 lutego 2019 r. od godz. 15:00 do godz. 6 lutego 2019 r. 7 lutego 2019 r. 8 lutego 2019 r. 13:30 S t r o n a 2

3 Kraków, sala na przerwy kawowe w bezpośredniej lokalizacji w stosunku do sali konferencyjnej bezpośrednie połączenie obu sal (lokalizacja wszystkich sal w obrębie tego samego budynku) Kraków, sala do spotkań towarzyskich wymagane możliwości techniczne do zorganizowania występu artystycznego solisty lub zespołu muzycznego (lokalizacja wszystkich sal w obrębie tego samego budynku) 5 8 lutego 2019 r. 5, 7 lutego 2019 r lutego 2019 r. od godz. 15:00 do godz. 6 lutego 2019 r. 7 lutego 2019 r. 8 lutego 2019 r. 13:30 5 lutego 2019 r. od godz. 18:00 do godz. 22:00; 7 lutego 2019 r. od godz. 18:00 do godz. 23:00 6. Przygotowanie i dostarczenie cateringu dla uczestników konferencji powinno obejmować: a) przez okres trwania konferencji (5 8 lutego 2019 r.) w czasie przerw kawowych ciągłych (przewidywana ilość przerw 3): serwis kawowy (kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko, sok, ciasteczka, tartinki) oraz wodę mineralną gazowaną i niegazowaną małe butelki; usługa cateringu podczas trwania konferencji powinna być świadczona w odrębnej sali (niż sala konferencyjna), tj. w sali na przerwy kawowe, pozwalającej swobodnie zmieścić i umożliwić jednoczesne korzystanie z cateringu wszystkim uczestnikom konferencji, tj. 160 osób, z możliwością zwiększenia maks. do 180 osób (jeżeli będzie to konieczne). Dodatkowo w dniach 6 i 7 lutego 2019 r., w godz. 13:30 15:30 wymagane jest przygotowanie i podanie przez Wykonawcę lunchu, obejmującego jedno danie główne oraz deser. Przykładowe menu: Zestaw I: Danie główne: Karczek pieczony w sosie myśliwskim z kaszą + warzywa gotowane lub Kaszotto z warzywami (danie dla wegetarian), Deser: Ciasto ucierane z owocami. lub Zestaw II: Danie główne: Filet z indyka na duszonej kapuście + puree lub Kotlet z ciecierzycy na duszonej kapuście (danie dla wegetarian), Deser: Ciasto marchewkowe z orzechami. Zamawiający wskazuje przykładowe menu jako wzorcowe w celu określenia standardu ilości oraz składowe menu zostaną ustalone przez Strony. Pozostałe wymagania dotyczące wszystkich posiłków serwowanych przez Wykonawcę w czasie trwania konferencji wszystkie podawane przez Wykonawcę posiłki muszą: S t r o n a 3

4 - być przygotowane w dniu świadczenia usługi i zgodnie dobrymi praktykami i wymaganiami HACCP, - odpowiadać standardom obowiązującym przy prowadzeniu działalności gastronomicznej tego rodzaju, - być bezwzględnie świeże, - być przygotowane ze świeżych produktów oraz mieć estetyczny wygląd, - być przygotowane na bazie produktów o najwyższej jakości, - posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe. b) w czasie spotkań towarzyskich (5 i 7 lutego 2019 r.): serwis kawowy, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną małe butelki, ciepłe danie oraz zimną płytę obejmującą: wędliny, sałatki, sery, ciasto, soki, napoje. 7. Zamawiający przewiduje 160 osób korzystających z usługi cateringu. Zamawiający potwierdzi ilość osób nie później niż na dwa dni przed rozpoczęciem konferencji. 8. Wykonawca zapewni: szatnię dla organizatorów oraz uczestników konferencji, stolik recepcyjny zlokalizowany w pobliżu / przed salą konferencyjną, 6 miejsc parkingowych dla organizatorów konferencji, możliwość wykupienia dodatkowych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. 9. W przypadku zmiany liczby uczestników, a w związku z tym zmiany ilości zarezerwowanych pokoi jak również liczby osób korzystających z usługi cateringu, Wykonawca nie będzie rościł żadnego prawa z tego tytułu do wynagrodzenia czy też odszkodowania. 3 Wykonawca wykonywać będzie czynności objęte niniejszą umową w okresie od 5 lutego 2019 r. do 8 lutego 2019 r Za prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie nie wyższe niż zł (słownie: złotych /100) brutto / netto. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający rozliczy podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami (jeżeli dotyczy). 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie na podstawie cen jednostkowych, o których mowa w Załączniku 1 do umowy oraz rzeczywistej liczby uczestników konferencji, oraz ilości i rodzaju wynajmowanych pokoi, potwierdzonych przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. 3. Płatność z tytułu przedłożonej faktury będzie realizowana przez Zamawiającego w terminie 30 dni od dnia przedłożenia faktury. 4. Faktura płatna będzie przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy. Za termin zapłaty uważa się obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego. S t r o n a 4

5 5 Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy z należytą starannością. W przypadku zgłoszenia jakichkolwiek uwag co do świadczonych usług, Wykonawca natychmiast podejmie działania w celu ich zlikwidowania Strony postanawiają, że obowiązującą je formą odszkodowania są kary umowne. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, przez co rozumie się także nieprzystąpienie przez Wykonawcę do jej wykonania w wysokości ,00 zł, w terminie 7 dni od daty wystąpienia przez Zamawiającego z żądaniem zapłacenia kary. 3. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego w wysokości 5 000,00 zł Umowa może ulec rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia postanowień niniejszej umowy przez każdą ze Stron. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 ma zastosowanie 6 ust. 2 lub 3 odpowiednio. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 8 9 W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, a także przepisy innych ustaw mające zastosowanie do przedmiotu umowy. 10 Ewentualne spory wynikłe przy wykonywaniu umowy Strony poddadzą pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. 11 Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. Zamawiający: Wykonawca: S t r o n a 5

6 Załączniki: Załącznik 1 do umowy Arkusz kalkulacyjny (zawierający ceny jednostkowe), Załącznik 2 do umowy Informacja o przetwarzaniu danych osobowych. S t r o n a 6

7 Załącznik 2 do umowy nr z dnia 2018 r. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej Rozporządzenie Ogólne ) Instytut Farmakologii Polskiej Akademii Nauk informuje, że: 1. Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Instytut Farmakologii Polskiej Akademii Nauk, ul. Smętna 12, Kraków, reprezentowany przez Dyrektora. 2. Instytut Farmakologii Polskiej Akademii Nauk wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez iod@if-pan.krakow.pl lub pod nr telefonu: Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu zawarcia i realizacji umowy: Świadczenie usługi wynajmu pokoi noclegowych, sali konferencyjnej, sali do spotkań towarzyskich wraz z usługą cateringu dla uczestników konferencji, pt. XXXVI Szkoła Zimowa Neurobiologia i terapia zaburzeń afektywnych organizowanej przez Instytut Farmakologii Polskiej Akademii Nauk w Krakowie przy ul. Smętnej 12 na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia Ogólnego. 4. Podanie przez Panią / Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz jest warunkiem zawarcia i realizacji ww. umowy. 5. Niepodanie danych osobowych uniemożliwi zawarcie i realizację ww. umowy. 6. Pani / Pana dane osobowe będą udostępniane zgodnie z przepisami, normami, zaleceniami i wymogami wynikającymi z przepisów prawa. 7. Pani / Pana dane osobowe będą przechowywane w celach archiwizacyjnych przez okres przewidziany prawem. 8. Posiada Pani / Pan prawo do: dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, a także prawo do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w przypadkach i na warunkach określonych w Rozporządzeniu Ogólnym. 9. Ma Pani / Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie Pani / Pana danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia Ogólnego. Potwierdzam, że zapoznałam (-em) się i przyjmuję do wiadomości powyższe informacje. (czytelny podpis lub podpis i pieczęć) S t r o n a 1