WITAMY PAŃSTWA W GRUPIE LUX MED I ZAPRASZAMY DO ZAPOZNANIA SIĘ Z NAJWAŻNIEJSZYMI INFORMACJAMI ZWIĄZANYMI Z OBSŁUGĄ ADMINISTRACYJNĄ PAŃSTWA KONTRAKTU.

Transkrypt

1 1

2 WITAMY PAŃSTWA W GRUPIE LUX MED I ZAPRASZAMY DO ZAPOZNANIA SIĘ Z NAJWAŻNIEJSZYMI INFORMACJAMI ZWIĄZANYMI Z OBSŁUGĄ ADMINISTRACYJNĄ PAŃSTWA KONTRAKTU. OPIEKUN ADMINISTRACYJNY Zawierając umowę otrzymują Państwo niezbędne dane pracownika Działu Administrowania Kontraktami, który dedykowany jest do kontaktu z osobami wskazanymi przez Państwa. To on obsługiwać będzie od strony administracyjnej Państwa umowę. Wraz z imieniem i nazwiskiem Opiekuna administracyjnego przekazujemy Państwu jego dokładne dane kontaktowe, takie jak: imienny adres , numer telefonu i faksu. Opiekun administracyjny odpowiedzialny jest za terminowe i poprawne wprowadzenie do systemów LUX MED list osób uprawnionych oraz naliczanie faktur. Do Opiekuna administracyjnego mogą również Państwo kierować zapytania i uwagi, jakie nasuną się Państwu w trakcie trwania umowy. Opiekun zadba o to, by trafiły one do osób odpowiedzialnych za dany obszar w Grupie LUX MED. W przypadku zmiany Opiekuna administracyjnego w trakcie trwania umowy, dane nowego Opiekuna przesyłamy na wskazany przez Państwa adres . W razie wątpliwości, kto jest Opiekunem administracyjnym lub w celu weryfikacji danych kontaktowych Opiekuna, zapraszamy do Portalu Klienta. Znajdą tam również Państwo informację na temat osoby zastępującej Opiekuna w przypadku jego nieobecności. AKTUALIZACJA LISTY OSÓB UPRAWNIONYCH Zawierając umowę o świadczenie usług medycznych przekazują Państwo Listę osób uprawnionych do opieki. W trakcie trwania umowy mogą Państwo dokonywać aktualizacji ww. Listy na zasadach określonych w umowie np. w przypadku: objęcia opieką nowego pracownika lub członka y, wykreślenia z Listy pracownika lub członka y, zmiany pakietu osoby uprawnionej, zmiany danych osobowych i teleadresowych pracowników. ZAKRES DANYCH Warunkiem objęcia opieką nowej osoby jest przekazanie następujących danych: informacji o wybranym pakiecie (zgodnie z oznaczeniem wskazanym w umowie), typie wybranego pakietu (Indywidualny, Rodzinny, Partnerski zgodne z umową), daty rozpoczęcia opieki, imienia i nazwiska osoby uprawnionej, nr PESEL, a w przypadku dzieci do 3 miesiąca życia i obcokrajowców bez nadanego numeru PESEL daty urodzenia oraz płci, adresu zamieszkania. W przypadku członków y należy podać dodatkowo: dane pracownika zgłaszającego członka y (imię, nazwisko, PESEL), rodzaj łączącego ich stosunku prawnego lub pokrewieństwa (dziecko, małżonek lub partner). Aby uzyskać dostęp do wszystkich udogodnień, jakie zapewniamy Pacjentom zachęcamy do przekazywania dodatkowych danych: numeru telefonu który niezbędny jest do poinformowania Pacjenta za pomocą SMS o terminach wizyt, adresu na który wysyłamy ankiety satysfakcji. Numer telefonu komórkowego oraz adres osób uprawnionych, są również niezbędne do założenia konta na Portalu Pacjenta. 2

3 CZŁONKOWE RODZIN O ile umowa nie stanowi inaczej, oprócz pracowników, opieką medyczną mogą zostać objęci członkowie y pracownika małżonek lub partner życiowy pracownika oraz dzieci własne lub przysposobione pracownika lub małżonka lub partnera życiowego, które nie ukończyły 26 r.ż. i pozostają na utrzymaniu rodzica / opiekuna prawnego. Partnerem życiowym jest osoba, która prowadzi z Pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe, nie będąc z nim w związku małżeńskim, nie jest również z nim spokrewniona ani związana żadnym stosunkiem prawnym takim, jak przysposobienie lub powinowactwo. Partnerem życiowym nie są więc rodzice, rodzeństwo, dziadkowie itp. Dziecko po ukończeniu 26 r.ż. podlega wykreśleniu z Listy osób uprawnionych z ostatnim dniem miesiąca, w którym nastąpiło ukończenie wieku, chyba że LUX MED wyrazi zgodę na przedłużenie opieki. Istnieje możliwość rozszerzenia umowy na dzieci powyżej 26 r.ż. w przypadku zainteresowania taką ofertą należy skontaktować się z Opiekunem sprzedażowym. SPOSOB PRZEKAZYWANIA AKTUALIZACJI Aktualizację Listy osób uprawnionych mogą Państwo dokonywać: wpisując dane poprzez formularze dostępne na Portalu Klienta, wykorzystując mechanizm importu pliku zgłoszeniowego na Portalu Klienta, mailowo na adres Opiekuna administracyjnego w formacie pliku Excel wg wzoru wskazanego w umowie. Aktualny wzór pliku zgłoszeniowego mogą Państwo pobrać również na Portalu Klienta. W przypadku korzystania z formy mailowej prosimy pamiętać o zabezpieczeniu pliku przed dostępem osób nieuprawnionych. TERMINY PRZEKAZYWANIA I WPROWADZANIA AKTUALIZACJI Uruchomienie uprawnień dokonywane jest we wskazanym przez Państwa terminie, z zastrzeżeniem czasu potrzebnego na wprowadzenie przez Opiekuna danych do systemu. Po wprowadzeniu danych do systemu Państwa pracownicy mogą już umawiać się na wizyty i badania. Dlatego zachęcamy, aby przekazywać informacje o aktualizacjach jak najwcześniej. Przesyłane aktualizacje realizujemy niezwłocznie, jednakże w przypadku większej ilości zgłoszeń na przełomie miesiąca, czas wprowadzenia danych może ulec wydłużeniu nawet do 3 dni roboczych. W celu przyspieszenia procesu aktualizacji i zapewnienia jego największej efektywności, prosimy o przekazywanie aktualizacji w ustalonych formatach umożliwiających zastosowanie wysoce wydajnych narzędzi importowych. W przypadku przekazania danych w innym formacie niż rekomendowany przez LUX MED nie możemy zagwarantować szybkiego wprowadzenia danych. Jeżeli format lub zakres danych nie pozwoli na wprowadzenie danych w terminie 3 dni roboczych, taka informacja jest przekazywana do Klienta z prośbą o skorygowanie formatu pliku lub zakresu danych. Przekazanie aktualizacji List powinno nastąpić w terminach określonych w umowie o świadczenie usług medycznych, zazwyczaj nie później niż do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc świadczenia opieki. Jednakże w celu zapewnienia uruchomienia opieki dla Państwa pracowników od 1. dnia miesiąca, prosimy o przekazywanie informacji o aktualizacjach z odpowiednim wyprzedzeniem, pozwalającym nam na wprowadzenie zmian do systemów informatycznych. AKTUALIZACJA W INNYM TERMINIE NIŻ WSKAZANY W UMOWIE W celu zapewnienia jak najlepszej obsługi zachęcamy do przekazywania aktualizacji w terminach określonych w umowie, jednakże w sytuacjach wyjątkowych mogą Państwo dokonywać aktualizacji także w trakcie miesiąca. Jeżeli przekazanie aktualizacji nastąpi po wystawieniu faktury za dany okres, Opiekun administracyjny poinformuje Państwa o sposobie rozliczenia należności za takie osoby. Niemniej prosimy pamiętać, iż w przypadku płatności abonamentowych stosujemy zasadę pełnego miesiąca tzn. naliczamy opłatę za dany miesiąc w pełnej wysokości niezależnie od daty zgłoszenia zmiany. ZMIANA WARIANTU PAKIETU Zmiana pakietu na wyższy jest możliwa w każdym momencie, począwszy od 1. dnia miesiąca. Aby dokonać zmiany pakietu należy przekazać informację poprzez Portal Klienta lub mailowo w Liście zgłoszeniowej wskazując: osobę, dla której ma nastąpić zmiana, wybrany pakiet oraz datę od kiedy ma nastąpić zmiana pakietu. Zmiana pakietu dla pracownika jest równoznaczna z dokonaniem zmiany pakietów jego członków y, o ile umowa nie stanowi inaczej. 3

4 FORMAT LISTY OSÓB UPRAWNIONYCH OBSZAR KOLUMNA WYMAGALNOŚĆ FORMAT UWAGI OZNACZENIE PAKIETU kod produktu tak nazwa produktu w umowie nie znacznik/status tak wartości w polu: kod benefitplanu określony w umowie wartości w polu: indywidualny, partnerski, ny wartości w polu: pracownik, członek y (opcjonalnie emeryt, współpracownik itp. zależnie od umowy) OKRES OBOWIĄZYWANIA OPIEKI data rozpoczęcia opieki tak dla nowych osób format daty początek opieki w ramach produktu data zakończenia opieki tak dla osób wykreślanych format daty koniec opieki w ramach produktu pierwsze imię tak drugie imię nie DANE OSOBOWE UPRAWNIONEGO GMO nazwisko tak płeć data urodzenia PESEL główna miejscowość opieki (GMO) tak dla osób bez podanego PESEL tak dla osób bez podanego PESEL tak z wyłączeniem obcokrajowców i dzieci do 3 miesiąca życia tak (K lub M) format daty cyfr ODDZIAŁ oddział nie DANE TELEADRESOWE ulica tak dom tak lokal tak miejscowość tak kod pocztowy tak poczta tak tel. kom. tel. dom. nie ale niezbędne dla powiadomień SMS nie format (bez spacji, myślników) format (bez spacji, myślników) deklarowane przez osobę uprawnioną miejsce korzystania z opieki dana informacyjna, nie wpływa na dostęp do placówek medycznych w przypadku posiadania przez Klienta więcej niż jednej lokalizacji istnieje możliwość wskazania dla pracownika miejsca świadczenia przez nich pracy stanowisko nie stanowisko pracownika OZNACZENIE PRACOWNIKA PRZY REKORDACH CZŁONKÓW RODZIN członka y nazwisko członka y imię członka y data ur. członka y PESEL Pokrewieństwo/stosunek prawny format daty uwagi nie NFZ nie y y y y status prawny lub stopień pokrewieństwa członka y w stosunku do posiadacza pakietu: dziecko, małżonek lub partner dowolny komunikat np. informacja o zmianie pakietu, nazwiska, itp. DANE DODATKOWE NIP nie 10 cyfr (bez myślników, bez spacji) nr karty nie wypełnia LUX MED 4

5 WYKREŚLENIE OSOBY UPRAWNIONEJ Z LISTY Rezygnacja z pakietu medycznego może nastąpić z końcem miesiąca. Wykreślenie osób przed upływem terminu wskazanego w umowie (standardowo 12 miesięcy od przystąpienia do opieki), może nastąpić tylko w określonych przypadkach tj. np.: gdy nastąpi rozwiązanie umowy o pracę, w przypadku śmierci osoby uprawnionej, w przypadku członków y pracownika uzyskaniu pakietu medycznego u pracodawcy. Rezygnacja z pakietu przez pracownika oznacza wykreślenie wszystkich jego członków y. E-KARTA PACJENTA E-Karta Pacjenta to imienna karta identyfikacyjna udostępniona w formie elektronicznej Osobie uprawnionej za pośrednictwem Portalu Pacjenta. Osoby korzystające z tradycyjnej wersji Portalu (logowanie przez stronę otrzymują e-kartę Pacjenta w postaci pliku PDF z opcją wydruku (ta wersja karty została dodatkowo wzbogacona o najważniejsze informacje dotyczące udzielania świadczeń w naszych placówkach). Osoby korzystające z aplikacji Portal Pacjenta na swoich urządzeniach mobilnych e-kartę będą miały zawsze pod ręką. Dodatkowe informacje na temat uzyskania dostępu do Portalu Pacjenta znajdziecie Państwo na naszej stronie w zakładce Niezbędnik. Dzięki e-karcie Pacjenta Państwa Pracownicy zyskują dodatkowo: natychmiastowy dostęp do e-karty Pacjenta zaraz po wprowadzeniu uprawnień w systemie informatycznym LUX MED, bez konieczności oczekiwania na dostarczenie kart plastikowych; w przypadku utraty karty lub zniszczenia możliwość pobrania dowolnej liczby duplikatów bez konieczności wnioskowania i oczekiwania na ich otrzymanie, w przypadku zmiany nazwiska lub zakresu świadczeń automatyczną aktualizację e-karty Pacjenta po zmianie danych w systemie LUX MED. W naszych placówkach własnych do skorzystania z usług medycznych wystarczy jedynie dokument tożsamości ze zdjęciem, bez konieczności okazywania Karty Pacjenta lub e-karty Pacjenta. Karta Pacjenta lub e-karta Pacjenta będą przydatne przy korzystaniu ze zniżek u naszych partnerów w ramach programu ZDROWIE PIĘKNO HARMONIA oraz do identyfikacji w przypadku korzystania z usług w placówkach współpracujących w miejscowościach, w których nie mamy placówek własnych. BADANIA MEDYCYNY PRACY BADANIA WSTĘPNE MEDYCYNY PRACY Badania wstępne wykonywane dla wszystkich kandydatów do pracy skierowanych przez pracodawcę, na podstawie pisemnego skierowania na wzorze LUX MED. Rozliczenia z tytułu badań wstępnych medycyny pracy: za pracowników zgłoszonych do pakietu zawierającego świadczenia medycyny pracy przed upływem karencji określonej w umowie (standardowo są to 3 miesiące) opłata dodatkowa nie jest naliczana, za pracowników zgłoszonych do pakietu nie zawierającego świadczenia medycyny pracy (np. wpisany jako członek y innego pracownika) naliczamy wynagrodzenie zgodne z cennikiem placówki wykonującej usługi z uwzględnieniem 10% rabatu po upływie karencji, za pracowników niezgłoszonych do pakietów naliczamy wynagrodzenie zgodne z cennikiem placówki wykonującej usługi z uwzględnieniem 10% rabatu po upływie karencji. Sposób naliczania karencji: miesiąc wykonania badań to miesiąc zerowy niewliczany do okresu karencji, długość karencji liczymy jako ilość pełnych miesięcy poczynając od 1 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania badań. 5

6 BADANIA OKRESOWE I KONTROLNE W przypadku umów abonamentowych badania okresowe i kontrolne wykonywane są dla pracowników zgłoszonych do pakietu zawierającego medycynę pracy w ramach abonamentu. Pozostali pracownicy (np. pracownicy niezgłoszeni do opieki, pracownicy zgłoszeni jako członkowie w pakietach nych, osoby powracające po urlopach wychowawczych itp.) mogą otrzymać ww. świadczenia: po zgłoszeniu na Listę i opłaceniu wynagrodzenia za pakiet, za pełen miesiąc wykreślenie z Listy możliwe jest po upływnie okresu wskazanego w umowie (standardowo po 12 miesiącach), na podstawie zlecenia jednorazowego za wykonane świadczenia naliczamy płatność zgodnie z cennikiem placówki wykonującej usługi z uwzględnieniem 10% rabatu. Badania medycyny pracy są wykonywane na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę na wzorze LUX MED, o ile umowa nie stanowi inaczej. UMAWIANIE BADAŃ MEDYCYNY PRACY Po otrzymaniu skierowania na badania medycyny pracy Państwa pracownik powinien się skontaktować z LUX MED w celu umówienia terminów badań. Może tego dokonać: dzwoniąc na infolinię: Jest ona do dyspozycji Państwa pracowników od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 19:00. Podczas rezerwacji terminu na badania i wizyty u lekarza medycyny pracy należy posiadać przy sobie skierowanie, w celu przekazania Operatorowi Medycyny Pracy niezbędnych informacji znajdujących się na ww. druku; korzystając z Formularza kontaktowego dostępnego na naszej stronie www w zakładce Kontakt ( Wypełniając formularz należy pamiętać o przesłaniu skanu skierowania jego brak uniemożliwi umówienie badań. Zachęcamy także do korzystania z możliwości grupowego umawiania badań przez pracodawcę. Można dokonać tego następująco: należy wypełnić dane pracowników i ich narażenia na stanowisku pracy na specjalnym formularzu, który jest dostępny u Opiekuna Klienta. Wypełniony plik pracodawca powinien przesłać na adres: medycynapracy.cubmp@luxmed.pl. LUX MED zwrotnie poinformuje o umówionych terminach badań; poprzez Portal Klienta funkcjonalność Medycyna Pracy. Niezależnie od formy umówienia badań w dniu ich wykonania, pracownik powinien posiadać oryginał skierowania wystawionego przez pracodawcę. 6

7 ROZSZERZENIE ZAKRESU UMOWY W każdym momencie trwania umowy mogą Państwo rozszerzyć dotychczasowy zakres umowy o dodatkowe pakiety lub usługi oferowane przez LUX MED. Rozszerzenie może dotyczyć wszystkich Państwa pracowników lub określonej grupy, może także polegać na objęciu opieką osób niekorzystających do tej pory z opieki np. członków pracowników lub rodziców. Rozszerzenie następuje w drodze aneksu do umowy, sporządzanego na podstawie ustaleń, jakich dokonają Państwo z osobą uprawnioną do kontaktu z Państwem z Departamentu Sprzedaży LUX MED. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokonaniem rozszerzenia umowy prosimy o kontakt bezpośrednio z Opiekunem sprzedażowym. PORTAL KLIENTA Portal Klienta to aplikacja udostępniona wskazanym pracownikom naszych Klientów w związku z realizacją Umowy o świadczenie usług medycznych ZAKRES FUNKCJONALNOŚCI PORTALU KLIENTA Portal Klienta umożliwia: Zgłaszanie osób na badania medycyny pracy i do opieki medycznej. Podgląd Listy osób zgłoszonych do opieki Lista zawiera osoby już z aktywną opieką oraz te, które zostały zgłoszone, ale opieka medyczna nie jest jeszcze aktywna. Dostęp do plików zgłoszeniowych zamieszczonych na Portalu Klienta. Podgląd listy placówek współpracujących dostępnych w ramach umowy. Podgląd danych kontaktowych aktualnego Opiekuna administracyjnego umowy lub osoby zastępującej go podczas nieobecności. Dostęp do ogłoszeń publikowanych na Portalu Klienta. Pobranie aktualnych wzorów formularzy. UZYSKANIE DOSTĘPU DO PORTALU KLIENTA Aby uzyskać dostęp do Portalu Klienta niezbędne jest wypełnienie i przekazanie do LUX MED Deklaracji korzystania z Portalu Klienta. Wzór deklaracji stanowi załącznik do umowy. Po rejestracji konta otrzymacie Państwo link aktywacyjny na wskazany adres , po kliknięciu którego będziecie Państwo mogli wprowadzić wybrane przez Państwa hasło. Po zalogowaniu z użyciem otrzymanego loginu i wprowadzonego przez Państwa hasła oraz zaakceptowaniu Regulaminu Portalu Klienta będziecie Państwo mogli korzystać z wszystkich dostępnych funkcjonalności Portalu. SATYSFAKCJA PACJENTA Zdanie naszych Pacjentów jest dla nas kluczowe, dlatego też nieustannie rozwijamy narzędzia, które umożliwiają nam poznanie ich opinii. Zachęcamy do przekazania nam Państwa opinii i sugestii dotyczącej dotychczasowej współpracy poprzez wypełnianie Ankiety Satysfakcji Pacjenta umieszczonej na stronie internetowej DZIAŁ ZARZĄDZANIA REKLAMACJAMI Wszelkie reklamacje i zastrzeżenia prosimy przekazywać mailowo na adres: obsluga.klienta@luxmed.pl. Zapraszamy. LUX MED Twoja opieka medyczna. 7