Spis treści. Opiekun administracyjny 3. Portal Klienta 3. Aktualizacja listy osób uprawnionych 4. E-Karta Pacjenta... 6

Transkrypt

1 Przewodnik Klienta

2 Witamy Państwa w Grupie LUX MED i zapraszamy do zapoznania się z najważniejszymi informacjami związanymi z obsługą administracyjną Państwa kontraktu. Spis treści Opiekun administracyjny 3 Portal Klienta 3 Zakres funkcjonalności Portalu Klienta Uzyskanie dostępu do Portalu Klienta Aktualizacja listy osób uprawnionych 4 Zakres danych Członkowe rodzin Sposób przekazywania aktualizacji Terminy przekazywania i wprowadzania aktualizacji Aktualizacja w innym terminie niż wskazany w umowie Zmiana wariantu pakietu Wykreślenie osoby uprawnionej z listy E-Karta Pacjenta SMS z potwierdzeniem daty rozpoczęcia opieki medycznej 6 Badania medycyny pracy 7 Badania wstępne medycyny pracy Badania okresowe i kontrolne Umawianie badań medycyny pracy Faktura 9 Naliczenie faktury Prezentacja danych na fakturze E-faktura Waloryzacja 10 Rozszerzenie zakresu umowy 10 Dział zarządzania reklamacjami 11 obsługa firm 11

3 Opiekun administracyjny Zawierając umowę, otrzymują Państwo dane pracownika Działu Administrowania Kontraktami odpowiedzialnego za kontakt ze wskazanymi przez Państwa osobami. To on będzie obsługiwał od strony administracyjnej Państwa umowę. Opiekun administracyjny odpowiedzialny jest za terminowe i poprawne wprowadzenie do systemów LUX MED List osób uprawnionych oraz naliczanie faktur. Do Opiekuna administracyjnego mogą również Państwo kierować zapytania i uwagi, jakie nasuną się Państwu w trakcie trwania umowy. Opiekun zadba o to, by trafiły one do osób odpowiedzialnych za dany obszar w Grupie LUX MED. W przypadku zmiany Opiekuna administracyjnego w trakcie trwania umowy dane nowego Opiekuna przesyłamy na wskazany przez Państwa adres . W razie wątpliwości, kto jest Opiekunem administracyjnym lub w celu weryfikacji danych kontaktowych Opiekuna, zapraszamy do Portalu Klienta. Znajdą tam również Państwo informację na temat osoby zastępującej Opiekuna w przypadku jego nieobecności. Portal Klienta Portal Klienta to aplikacja udostępniona wskazanym pracownikom naszych Klientów w związku z realizacją Umowy o świadczenie usług medycznych. Zakres funkcjonalności Portalu Klienta Portal Klienta umożliwia: zgłaszanie osób na badania medycyny pracy i do opieki medycznej, podgląd listy osób zgłoszonych do opieki, dostęp do plików zgłoszeniowych, podgląd listy placówek współpracujących dostępnych w ramach umowy, podgląd danych kontaktowych aktualnego Opiekuna administracyjnego umowy lub osoby zastępującej go podczas nieobecności, dostęp do ogłoszeń, pobranie aktualnych wzorów formularzy. Uzyskanie dostępu do Portalu Klienta Aby uzyskać dostęp do Portalu Klienta, niezbędne jest wypełnienie i przekazanie do LUX MED Deklaracji korzystania z Portalu Klienta. Formularz znajdą Państwo również na naszej stronie internetowej w Niezbędniku dla firm. Po rejestracji konta otrzymacie Państwo na wskazany adres link aktywacyjny, po kliknięciu którego będziecie Państwo mogli wprowadzić wybrane przez Państwa hasło. Formularz znajdą Państwo również na naszej stronie internetowej w Niezbędniku dla firm. 3

4 Aktualizacja Listy osób uprawnionych Zawierając umowę o świadczenie usług medycznych, przekazują Państwo Listę osób uprawnionych do opieki. W trakcie trwania umowy mogą Państwo dokonywać aktualizacji ww. Listy na zasadach określonych w umowie np. w przypadku: objęcia opieką nowego pracownika lub członka rodziny, wykreślenia z Listy pracownika lub członka rodziny, zmiany pakietu osoby uprawnionej, zmiany danych osobowych i teleadresowych osób uprawnionych. Zakres danych Aby objąć opieką nową osobę, niezbędne będzie przekazanie następujących danych: informacji o wybranym pakiecie (zgodnie z oznaczeniem wskazanym w umowie), typie wybranego pakietu (Indywidualny, Rodzinny, Partnerski zgodne z umową), daty rozpoczęcia opieki, imienia i nazwiska osoby uprawnionej, nr PESEL, a w przypadku dzieci do 3 miesiąca życia i obcokrajowców bez nadanego numeru PESEL daty urodzenia oraz płci, adresu zamieszkania. Członkowe rodzin O ile umowa nie stanowi inaczej, oprócz pracowników, opieką medyczną mogą zostać objęci członkowie rodziny pracownika małżonek lub partner życiowy pracownika oraz dzieci własne lub przysposobione pracownika lub małżonka lub partnera życiowego, które nie ukończyły 26 r.ż. i pozostają na utrzymaniu rodzica / opiekuna prawnego. Partnerem życiowym jest osoba, która prowadzi z pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe, nie będąc z nim w związku małżeńskim, nie jest również z nim spokrewniona ani związana żadnym stosunkiem prawnym, takim jak przysposobienie lub powinowactwo. Partnerem życiowym nie są więc rodzice, rodzeństwo, dziadkowie itp. Dziecko po ukończeniu 26 r.ż. podlega wykreśleniu z Listy osób uprawnionych z ostatnim dniem miesiąca, w którym nastąpiło ukończenie wieku. O wykreśleniu zostaną Państwo poinformowani pisemnie przez Opiekuna administracyjnego. Istnieje możliwość rozszerzenia umowy o opiekę dla dzieci powyżej 26 r.ż. w przypadku zainteresowania taką ofertą należy skontaktować się z Opiekunem sprzedażowym. W przypadku członków rodziny należy podać dodatkowo: dane pracownika zgłaszającego członka rodziny (imię, nazwisko, PESEL), rodzaj łączącego ich stosunku prawnego lub pokrewieństwa (dziecko, małżonek lub partner). Aby uzyskać dostęp do wszystkich udogodnień, jakie zapewniamy Pacjentom, zachęcamy do przekazywania dodatkowych danych: numeru telefonu który niezbędny jest do poinformowania Pacjenta za pomocą SMS o dacie początku opieki oraz o terminach wizyt, adresu na który wysyłamy ankiety satysfakcji. Sposób przekazywania aktualizacji Aktualizacji Listy osób uprawnionych mogą Państwo dokonywać: wpisując dane poprzez formularze dostępne na Portalu Klienta, wykorzystując mechanizm importu pliku zgłoszeniowego na Portalu Klienta, mailowo na adres Opiekuna administracyjnego w formacie pliku Excel wg wzoru wskazanego w umowie. W przypadku korzystania z formy mailowej prosimy pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu pliku przed dostępem osób nieuprawnionych. Numer telefonu komórkowego oraz adres osób uprawnionych są również niezbędne do założenia konta na Portalu Pacjenta. 4

5 Terminy przekazywania i wprowadzania aktualizacji Uruchomienie uprawnień dokonywane jest we wskazanym przez Państwa terminie, z zastrzeżeniem czasu potrzebnego na wprowadzenie danych do systemu. Po wprowadzeniu danych do systemu Państwa pracownicy mogą już umawiać się na wizyty i badania, dlatego zachęcamy, aby przekazywać informacje o aktualizacjach jak najwcześniej. Optymalny termin dla zmian, które mają wejść w życie z 1. dniem kolejnego miesiąca, to 25. dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc wykonywania świadczeń. Przekazanie aktualizacji List osób uprawnionych powinno nastąpić nie później niż w terminie określonym w umowie o świadczenie usług medycznych. Zgłoszone przez Państwa aktualizacje realizujemy niezwłocznie, jednakże w przypadku większej liczby zgłoszeń na przełomie miesiąca, czas wprowadzenia danych może ulec wydłużeniu nawet do 3 dni roboczych. Aktualizacja w innym terminie niż wskazany w umowie W celu zapewnienia jak najlepszej obsługi zachęcamy do przekazywania aktualizacji w terminach określonych w umowie, jednakże w sytuacjach wyjątkowych mogą Państwo zgłosić dodatkowe osoby uprawnione także w innym dniu miesiąca. Jeżeli przekazanie aktualizacji nastąpi po wystawieniu faktury za dany okres rozliczeniowy, Opiekun administracyjny poinformuje Państwa o sposobie rozliczenia należności za takie osoby. Niemniej prosimy pamiętać, iż w przypadku płatności abonamentowych stosujemy zasadę pełnego miesiąca tzn. naliczamy opłatę za dany miesiąc w pełnej wysokości niezależnie od dnia rozpoczęcia opieki w trakcie miesiąca. Zmiana wariantu pakietu Zmiana pakietu na wyższy jest możliwa w każdym momencie, począwszy od 1. dnia miesiąca. W celu przyspieszenia procesu aktualizacji i zapewnienia jego największej efektywności prosimy o przekazywanie aktualizacji w ustalonych formatach umożliwiających zastosowanie narzędzi importowych. W przypadku przekazania danych w innym formacie, niż rekomendowany przez LUX MED, nie możemy zagwarantować szybkiego wprowadzenia danych. Jeżeli format lub zakres danych nie pozwala na wprowadzenie ich w terminie 3 dni roboczych, informacja ta zostanie przekazana do Państwa z prośbą o skorygowanie formatu pliku lub zakresu danych. Zmiana pakietu dla pracownika jest równoznaczna z dokonaniem zmiany pakietów jego członków rodziny, o ile umowa nie stanowi inaczej. Wykreślenie osoby uprawnionej z listy Rezygnacja z pakietu medycznego może nastąpić wraz z końcem miesiąca. Wykreślenie osób przed upływem terminu wskazanego w umowie (standardowo 12 miesięcy od przystąpienia do opieki) może nastąpić tylko w określonych przypadkach, np.: gdy nastąpi rozwiązanie umowy o pracę, w razie śmierci osoby uprawnionej, gdy członkowie rodziny pracownika uzyskają pakiet medyczny u swojego pracodawcy. Rezygnacja z pakietu przez pracownika oznacza wykreślenie wszystkich jego członków rodziny. 5

6 E-Karta Pacjenta E-Karta Pacjenta to imienna karta identyfikacyjna udostępniona w formie elektronicznej Osobie uprawnionej za pośrednictwem Portalu Pacjenta. Osoby korzystające z tradycyjnej wersji Portalu (logowanie przez stronę otrzymują e-kartę Pacjenta w postaci pliku PDF z opcją wydruku (ta wersja karty została dodatkowo wzbogacona o najważniejsze informacje dotyczące udzielania świadczeń w naszych placówkach). Osoby korzystające z aplikacji Portal Pacjenta na swoich urządzeniach mobilnych e-kartę będą miały zawsze pod ręką. Dodatkowe informacje na temat uzyskania dostępu do Portalu Pacjenta znajdziecie Państwo na naszej stronie w zakładce Niezbędnik w sekcji dla Pacjentów. Dzięki e-karcie Pacjenta Państwa pracownicy zyskują dodatkowo: natychmiastowy dostęp do e-karty Pacjenta zaraz po wprowadzeniu uprawnień w systemie informatycznym LUX MED, bez konieczności oczekiwania na dostarczenie kart plastikowych, w przypadku utraty karty lub zniszczenia możliwość pobrania dowolnej liczby duplikatów bez konieczności wnioskowania i oczekiwania na ich otrzymanie, w przypadku zmiany nazwiska lub zakresu świadczeń automatyczną aktualizację e-karty Pacjenta po zmianie danych w systemie LUX MED. W naszych placówkach własnych do skorzystania z usług medycznych wystarczy jedynie dokument tożsamości ze zdjęciem, bez konieczności okazywania Karty Pacjenta lub e-karty Pacjenta. Karta Pacjenta lub e-karta Pacjenta będą przydatne przy korzystaniu ze zniżek u naszych partnerów w ramach programu ZDROWIE PIĘKNO HARMONIA oraz do identyfikacji w przypadku korzystania z usług w placówkach współpracujących w miejscowościach, w których nie mamy placówek własnych. SMS z potwierdzeniem daty rozpoczęcia opieki medycznej Aby ograniczyć ilość kierowanych przez pracowników do Państwa zapytań w sprawie daty uruchomienia opieki medycznej LUX MED nowo zgłaszanym osobom uprawnionym prześlemy wiadomości SMS z potwierdzeniem daty rozpoczęcia opieki medycznej. Wiadomość o dacie uruchomienia opieki medycznej wysyłamy już następnego dnia po wprowadzeniu danych do naszego systemu informatycznego. Aby osoba uprawniona otrzymała widomość SMS przed wskazaną przez Państwa na liście datą rozpoczęcia opieki, niezbędne jest: przesłanie zmian na liście uprawnionych z odpowiednim wyprzedzeniem, umieszczenie w danych osoby zgłaszanej informacji o numerze telefonu komórkowego, na który będzie wysłana wiadomość. Warunkiem otrzymania takiego SMS-a jest podanie na liście zgłoszeniowej aktualnych numerów telefonów komórkowych nowo zgłoszonych osób. 6

7 Badania medycyny pracy dotyczy umów zawierających świadczenia medycyny pracy Badania wstępne medycyny pracy Badania wstępne są wykonywane dla wszystkich kandydatów do pracy skierowanych przez pracodawcę, na podstawie pisemnego skierowania na wzorze LUX MED. Rozliczenia z tytułu badań wstępnych medycyny pracy: za pracowników zgłoszonych do pakietu zawierającego świadczenia medycyny pracy przed upływem karencji określonej w umowie (standardowo są to 3 miesiące) opłata dodatkowa nie jest naliczana, za pracowników zgłoszonych do pakietu niezawierającego świadczenia medycyny pracy (np. wpisany jako członek rodziny innego pracownika) naliczamy wynagrodzenie zgodne z cennikiem placówki wykonującej usługi z uwzględnieniem 10% rabatu po upływie karencji, za pracowników niezgłoszonych do pakietów naliczamy wynagrodzenie zgodne z cennikiem placówki wykonującej usługi z uwzględnieniem 10% rabatu po upływie karencji. Sposób naliczania karencji: miesiąc wykonania badań to miesiąc zerowy niewliczany do okresu karencji, długość karencji liczymy jako ilość pełnych miesięcy, poczynając od 1. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania badań. Badania okresowe i kontrolne W przypadku umów abonamentowych badania okresowe i kontrolne wykonywane są dla pracowników zgłoszonych do pakietów zawierających medycynę pracy w ramach abonamentu. Pozostali pracownicy (np. pracownicy niezgłoszeni do opieki, pracownicy zgłoszeni jako członkowie rodzin w pakietach rodzinnych, osoby powracające po urlopach wychowawczych itp.) mogą otrzymać ww. świadczenia: po zgłoszeniu na Listę osób uprawnionych i opłaceniu wynagrodzenia za pakiet, za pełen miesiąc wykreślenie z Listy możliwe jest po upływnie okresu wskazanego w umowie (standardowo po 12 miesiącach), na podstawie zlecenia jednorazowego za wykonane świadczenia naliczamy płatność zgodnie z cennikiem placówki wykonującej usługi z uwzględnieniem 10% rabatu. Badania medycyny pracy są wykonywane na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę na wzorze LUX MED, o ile umowa nie stanowi inaczej. Aktualne wzory skierowań znajdą Państwo na Portalu Klienta oraz na naszej stronie internetowej w sekcji Niezbędnik dla firm. WYKONANIE BADAŃ OKRES NALICZANIA KARENCJI MIESIĄC ZERO MIESIĄC I MIESIĄC II MIESIĄC III niewliczany do okresu karencji START FAKTURA 7

8 Umawianie badań medycyny pracy Po otrzymaniu skierowania na badania medycyny pracy Państwa pracownik powinien się skontaktować z LUX MED w celu umówienia terminów badań. Może tego dokonać: dzwoniąc na infolinię: Jest ona do dyspozycji Państwa pracowników od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 19:00. Podczas rezerwacji terminu na badania i wizyty u lekarza medycyny pracy należy posiadać przy sobie skierowanie (w celu przekazania Operatorowi Medycyny Pracy niezbędnych informacji znajdujących się na ww. druku), korzystając z Formularza kontaktowego dostępnego na naszej stronie www w zakładce Kontakt ( medycyna-pracy-formularz.html). Wypełniając formularz, należy pamiętać o przesłaniu skanu skierowania jego brak uniemożliwi umówienie badań. Zachęcamy także do korzystania z możliwości grupowego umawiania badań przez pracodawcę. Można dokonać tego następująco: należy wypełnić dane pracowników i ich narażenia na stanowisku pracy na specjalnym formularzu, który jest dostępny u Opiekuna Klienta. Wypełniony plik pracodawca powinien przesłać na adres: medycynapracy.cubmp@luxmed.pl. LUX MED zwrotnie poinformuje o umówionych terminach badań, poprzez Portal Klienta sekcja Medycyna Pracy. Niezależnie od formy umówienia badań, w dniu ich wykonania pracownik powinien posiadać oryginał skierowania wystawionego przez pracodawcę. Zachęcamy do korzystania z możliwości grupowego umawiania badań poprzez Portal Klienta sekcja Medycyna Pracy 8

9 Faktura Naliczenie faktury O ile umowa nie stanowi inaczej, faktury abonamentowe wystawiamy w miesięcznych okresach rozliczeniowych na początku miesiąca kalendarzowego, w którym będą świadczone usługi. Faktury za świadczenia płatne za wykonane usługi zgodnie z cennikiem określonym w umowie (FFS) wystawiamy do 10 dni po zakończeniu miesiąca, w którym usługi zostały wykonane. Należne wynagrodzenie obliczamy w następujący sposób: Rodzaj rozliczenia Rozliczenia abonamentowe Rozliczenia FFS (za wykonane usługi) Rozliczenia badań wstępnych osób niezgłoszonych Sposób rozliczenia liczba pakietów x cena pakietu liczba usług x cena wykonanych usług liczba usług (wykonanych na rzecz kandydatów do pracy poddanych badaniom wstępnym, którzy nie zostali zgłoszeni w ciągu 3 miesięcy od daty wykonania badań) x cena usług Jeśli umowa rozpoczyna się w innym terminie niż pierwszy dzień miesiąca, wynagrodzenie na pierwszej fakturze zostanie naliczone proporcjonalnie do liczby dni udzielania świadczeń wg wzoru: cena pakietu liczba dni w miesiącu x liczba dni opieki w miesiącu Prezentacja danych na fakturze Faktura abonamentowa Faktura FFS Standardowo wystawiamy jedną fakturę abonamentową do umowy w podziale na: świadczenia zdrowotne medycyny pracy, dodatkowe świadczenia zdrowotne. Informacje na fakturze prezentowane są w postaci liczba pakietów x cena. Jeżeli oczekują Państwo innej formy wystawianych faktur niż ta opisana powyżej (np. opartej na rozbiciu na większą ilość dokumentów, z inną prezentacją danych lub z innymi opisami pozycji na fakturze), prosimy o wypełnienie i przekazanie na ręce Państwa Opiekuna administracyjnego Protokołu ustaleń do umowy, który stanowi załącznik do umowy. Załącznik jest dostępny również na naszej stronie internetowej oraz na Portalu Klienta. Informacje przekazane nam przez Państwa w protokole zweryfikujemy pod kątem możliwości realizacji. Jeśli zaproponowany przez Państwa sposób wystawiania faktur jest możliwy do realizacji, zostanie on zastosowany od kolejnego okresu rozliczeniowego następującego po przekazaniu protokołu. Prezentacja danych na fakturze FFS ograniczona jest do jednej pozycji oraz kwoty zbiorczej należnej za wszystkie zrealizowane usługi. Do faktury tej dołączana jest specyfikacja wykonanych usług zawierająca: informację o nazwie wykonanej usługi, ilości usług danego rodzaju oraz ceną usługi lub dane pracownika, który wykonał usługę oraz cenę wykonanych usług. Ze względu na obowiązujące regulacje prawne nie możemy przekazać pracodawcy specyfikacji zawierających informacje umożliwiające identyfikację osób, które skorzystały ze świadczeń zdrowotnych, chyba że sam Pacjent wyrazi na to zgodę, wskazując pracodawcę jako podmiot, któremu mogą być przekazane określone informacje oraz zakres informacji, które mogą być udostępnione. 9

10 E-faktura Naszym Klientom rozliczającym się abonamentowo polecamy korzystanie z faktur w formie elektronicznej zamiast tradycyjnych faktur papierowych. Korzystając z e-faktury: otrzymują Państwo fakturę szybciej niezwłocznie po jej wystawieniu, nie są Państwo narażeni na opóźnienia w otrzymywaniu faktury (tak często występujące przy tradycyjnej wysyłce pocztowej), otrzymują Państwo fakturę na wskazany przez Państwa adres , więc nie ma zagrożenia, że trafi do niewłaściwej osoby, nie potrzebują Państwo żadnych dodatkowych haseł i dostępów ani dodatkowego logowania, korzystają Państwo z rozwiązania ekologicznego rezygnacja z wydruków papierowych pozwala na ochronę środowiska naturalnego i oszczędzanie jego zasobów. Aby skorzystać z e-faktury, niezbędne jest wyrażenie przez Państwa zgody na otrzymywanie faktury elektronicznej oraz wskazanie adresu , na jaki ma być ona wysyłana. Zgoda na przesyłanie faktur elektronicznych może być wyrażona bezpośrednio w umowie lub poprzez wypełnienie i przesłanie formularza Zgoda na przesłanie faktur w formie elektronicznej. Formularz dostępny jest na naszej stronie internetowej oraz w Portalu Klienta. Podpisany i zeskanowany formularz prosimy przesłać na adres Opiekuna administracyjnego. Podpisany formularz mogą Państwo także przesłać pocztą na adres: LUX MED Sp. z o.o., Dział Administrowania Kontraktami, ul. Postępu 21C; Warszawa. E-fakturę otrzymają Państwo już od kolejnego miesiąca rozliczeniowego. Waloryzacja O ile umowa nie stanowi inaczej, jeden raz w roku w terminie wskazanym w umowie dokonujemy indeksacji wynagrodzenia o wskaźnik waloryzacji określony w umowie. Informację o wykonaniu waloryzacji, dacie zmiany ceny oraz nowej wysokości cen pakietów otrzymają Państwo drogą elektroniczną z adresu billing@luxmed.pl lub z adresu Opiekuna administracyjnego, nie później niż 30 dni przed wejściem w życie nowych warunków. Informację wysyłamy na adres mailowy osoby kontaktowej wskazanej w umowie. W przypadku braku adresu mailowego powiadomienie będzie wysłane drogą pocztową na adres firmy. Rozszerzenie zakresu umowy W każdym momencie trwania umowy mogą Państwo rozszerzyć dotychczasowy zakres umowy o dodatkowe pakiety lub usługi oferowane przez LUX MED. Rozszerzenie może dotyczyć wszystkich Państwa pracowników lub określonej grupy. Może także polegać na objęciu opieką osób niekorzystających do tej pory z opieki np. członków rodzin pracowników lub rodziców. Rozszerzenie następuje w drodze aneksu do umowy sporządzanego na podstawie ustaleń, jakich dokonają Państwo z osobą uprawnioną do kontaktu z Państwem z Departamentu Sprzedaży LUX MED. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokonaniem rozszerzenia umowy, prosimy o kontakt bezpośrednio z Opiekunem sprzedażowym. 10

11 Dział zarządzania reklamacjami Wszelkie reklamacje i zastrzeżenia prosimy przekazywać mailowo na adres: obsluga.klienta@luxmed.pl. l uxmed obsługa firm Zapraszamy na naszą stronę przeznaczoną dla Klientów korporacyjnych, gdzie znajdą Państwo dodatkowe informacje i najbardziej aktualne wzory formularzy oraz załączników do umów. Zapraszamy LUX MED Twoja opieka medyczna 11