Systemy wspierające obieg dokumentów cel stosowania i dostępne rozwiązania

Transkrypt

1 Systemy wspierające obieg dokumentów cel stosowania i Na rynku dostępnych jest wiele systemów mających w nazwie słowa obieg dokumentów. Mimo podobieostw ich opisu różnią się nie raz znacznie jednak równice te nie są efektem tego, że są one gorsze lub lepsze a tego, że realizują nieco inne zakresy zadao. Artykuł ten nie będzie jednak porównaniem dostępnych na rynku produktów a porównaniem trzech ich grup na przykładzie ich kilku reprezentantów. W celu ułatwienia porównania w pierwszej części scharakteryzowano obieg informacji jako proces i zdefiniowano takie pojęcia jak dane, fakty czy informacja. W drugiej, na bazie definicji, wskazano przykłady trzech grup produktów i główne różnice pomiędzy nimi. Mamy nadzieję, że taka forma ułatwi podejmowanie decyzji o wyborze rozwiązania i wyrobi pogląd na ich temat. INFORMACJA, CÓŻ TO JEST? Nie trzeba chyba nikogo przekonywad, ze istotą systemów informacyjnych jest informacja. Jednak większym wyzwaniem jest zdefiniowanie czym informacja jest i jak nią zarządzad. Na początek kilka różnych definicji. Informacja (łac. informatio - wyobrażenie, pojęcie) to pojęcie o wielu definicjach w różnych dziedzinach. Zasadniczo mamy dwa podstawowe punkty widzenia na informację. Pierwszy, który można nazwad obiektywnym i wywodzi się z fizyki i matematyki, gdzie informacja oznacza pewną własnośd fizyczną lub strukturalną obiektów, i drugi, subiektywny (kognitywistyczny), gdzie informacją jest to, co umysł jest w stanie przetworzyd i wykorzystad do własnych celów. W teorii informacji Shannona, informacja jest też mierzona jako prawdopodobieostwo zajścia zdarzenia. Zdarzenia mniej prawdopodobne dają więcej informacji. W fizyce termin informacja jest związany z entropią i jest miarą uporządkowania. W informatyce podstawowa jednostka informacji to bit, jest to ilośd informacji potrzebna do zakodowania, które z dwóch równie prawdopodobnych zdarzeo alternatywnych zaszło. Bit odpowiada ilości informacji zawartej w odpowiedzi na pytanie, na które można odpowiedzied tak lub nie. To podejście pomija znaczenie (semantykę), jakie niesie komunikat, a skupia się jedynie na jego składni (syntaktyce). W ujęciu subiektywnym, informacja jest indywidualną lub grupową interpretacją otrzymanego ciągu sygnałów (np. dźwiękowych czy optycznych) i musi zawsze opisywad stan jakiejś dziedziny. (źr. Wikipedia) Informacja: wiadomośd o czymś lub zakomunikowanie czegoś, dział informacyjny urzędu, instytucji, dane przetwarzane przez komputer. (źr. Słownik Języka Polskiego PWN). Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 1

2 Jak widad mamy dwa podstawowe elementy powiązane z informacją: jej rejestrowanie oraz interpretacja. Patrząc z nieco innej perspektywy możemy powiedzied, że zarejestrowana informacja to dane zaś od sposobu interpretacji danych zależy ich wartośd lub ilośd informacji. Skąd ten długi wstęp? Otóż system obiegu informatyczny to zasoby do przechowywania i przetwarzania danych, dane te zaś niosą informacje. Przykład: kolekcjonujemy w systemie np. dane o załatwianych sprawach. Rejestrujemy dane o zdarzeniach (fakty) przetwarzając dane o nich (daty, nazwiska i inne). I teraz: raport (tu znowu przetwarzanie) spraw za kolejne miesiące niesie informacje o zmianach w tempie ich załatwiania. Idąc dalej - interpretacja: nagłe zmniejszenie liczby spraw lub wydłużenie ich obsługi może (tu prawdopodobieostwo) świadczyd o nieprawidłowościach. NOŚNIKIEM INFORMACJI SĄ DANE, NOŚNIKIEM DANYCH SĄ DOKUMENTY I tu dobiegamy do sedna. Czym jest więc obieg danych, obieg informacji i obieg dokumentów? Mam nadzieję, ze czytelnik zauważa tę subtelną różnicę. O systemach obiegu danych raczej się nie mówi, przyzwyczajeni jesteśmy do stwierdzenia, że dane się przechowuje. Spotykamy się jednak z obiegiem informacji i obiegiem dokumentów. Jak nie trudno zauważyd bezpośredni kontakt z danymi mamy za pośrednictwem dokumentów (tu poczyniono milczące założenie, że wydruk na ekran monitora to także dokument). Obieg dokumentów jest więc najnaturalniejszym stwierdzeniem opisującym to co robimy w firmach. Pojęcie obiegu informacji jest bardzo niejasne, i w przeciwieostwie do obiegu dokumentów, budzi trudności w jednoznacznej interpretacji. Tak więc systemy, które przetwarzają dane i prezentują je nam na wydrukach lub monitorach, powinny się nazywad systemami obiegu dokumentów co wydaje się byd zgodne z rzeczywistością oraz tradycyjnym pojmowaniem obiegu informacji. Jak to wygląda w systemach i dlaczego to takie istotne. Jest istotna różnica pomiędzy posługiwaniem się papierowym dokumentem a danymi w systemie IT. Dokumenty przekazujemy sobie z ręki do ręki zaś dane są nam udostępnianie. Na czym polega różnica? Dokument zapisany w systemie informatycznym funkcjonuje podobnie jak komunikat na tablicy ogłoszeo: występuje zawsze tylko w jednym egzemplarzu i każdy (uprawniony) może się zapoznad z jego treścią. Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 2

3 Cechą szczególną systemów IT jest tu między innymi to, że tak naprawdę pomiędzy użytkownikami systemu nie przemieszcza się fizycznie żaden dokument a tylko są one udostępniane. Rzeczywiste dokumenty do systemu są wprowadzane tylko raz, kolejne zdarzenia, w tym ingerencje w treśd, to tak na prawdę rejestrowane w systemie fakty czyli dane o tym kto i jak zmienił lub uzupełnił treśd dokumentu a nawet fakt, że tylko uzyskał dostęp do jego treści. SYSTEM OBIEGU DOKUMENTÓW I KŁOPOTY Jak widad system obiegu dokumentów to tak na prawdę system kontrolowanego dostępu do dokumentów i rejestracja faktów związanych z dokumentami gdzie faktem może byd także ingerencja w treśd dokumentu. Tak więc informatyczny system obiegu dokumentów wygląda tak na prawdę jak poniżej: Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 3

4 Mamy tu dwa zestawy danych do przetwarzania w systemie: Rejestr zdarzeo Kolejnośd pracy Pierwszy to historia dokumentu drugi to definicja scenariusza (ścieżki obiegu dokumentu). Gdzie kłopoty? Po pierwsze praktyka pokazuje, że systemy obiegu dokumentów z wbudowanymi scenariuszami są trudne we wdrożeniu gdyż, nie raz się okazuje, że coś zaszło po raz pierwszy i nie przewidziano stosownego scenariusza. Utrzymanie zasady samodzielnego uczenia się systemu (tworzenie scenariuszy adhoc) prowadzi do sytuacji, w której system lawinowo i bez kontroli się rozrasta i tak na prawdę niczego nie kontroluje. Próba wprowadzenia procedur ograniczających ten rozrost natychmiast powoduje, że tworzą się Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 4

5 zatory w obiegu dokumentów, gdyż za każdym razem należy czekad aż ktoś uprawniony utworzy, zatwierdzi i wdroży nową procedurę. Kłopot drugi: dokument i podpis elektroniczny. Wszelkie ingerencje w treśd dokumentu papierowego są odnotowywane na nim bezpośrednio i autoryzowane (np. uwagi prawnika do umowy). Dokument w systemie składa się tak naprawdę (patrz rysunek) z oryginału (pierwotnej treści) oraz rejestru faktów. Rejestr ten jest często uzupełniony tak zwanymi metadanymi czyli dodatkowymi informacjami opisującymi w uporządkowany sposób treśd dokumentu takimi jak: numer w rejestrze, autor, data wprowadzenia, streszczenie, słowa kluczowe itp. Dane te dopiero razem stanowią więc ekwiwalent dokumentu tradycyjnego. Tak więc autoryzowane muszą byd tak naprawdę wszystkie te zapisy. Jak wiemy użycie podpisu elektronicznego samo z siebie jest technologicznie skomplikowane, używanie go w sytuacji opisanej powyżej dodatkowo komplikuje cały proces. Jak sobie z tym radzimy? Najczęściej wewnątrz organizacji (w ramach jednego systemu) role podpisu spełnia autoryzacja każdego użytkownika do dostępu do systemu i zapisywanie danych o osobie dokonującej jakiejkolwiek operacji z dokumentem, w tym także faktu jego czytania. Jeżeli dokument ma opuścid system następuje proces łączenia w jeden plik treści dokumentu i istotnych faktów z nim związanych, plik jest podpisywany i wysyłany (nazywa się to czasem serializacją obiektu w systemie). W wersji drukowanej taki dokument ma postad oryginału i tak zwanej metryki, np. historii zmian, zawierającej wszystkie istotne fakty. Plik można wysład droga elektroniczną w formacie XML (do dalszego przetwarzania) lub PDF (np. jako autoryzowana kopia do wglądu i druku). ZARZĄDZANIE OBIEGIEM DOKUMENTÓW: OSOBNY SYSTEM CZY NOWA FUNKCJONALNOŚĆ To dylemat wielu analityków wymagao i wdrożeo. W każdej organizacji dokumenty powstają w macierzystym systemie (np. faktury) i poza nim (np. zamówienia). Te drugie wymagają osobnego wprowadzania. Sprawę komplikuje fakt, że większośd dokumentów w organizacjach to dokumenty niestrukturalne czyli po prostu proza, która nie poddaje się tak łatwo komputerom jak tabelki, które łatwo w jednakowy sposób wprowadzid do systemu. Nawet zamówienie zawiera niestrukturalne informacje nie licząc wszelkich innych pism ot chodby zawierana umowa. W urzędach praktycznie każdy dokument, poza deklaracjami podatkowymi, formularzami rejestrowymi i temu podobnymi, to niestrukturalne dokumenty. Jak sobie z tym poradzid? Rozwiązaniem jest wprowadzenie funkcjonalności polegającej na tym, że każdy zapis w systemie to dokument w wersji oryginalnej (np. jego obraz w formacie PDF), wersja elektroniczna i meta dane. Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 5

6 Tak więc system przetwarzał by: obraz dokumentu, tekst niestrukturalny lub dane stabelaryzowane (zależnie od możliwości i typu dokumentu) oraz rejestr zdarzeo związanych z dokumentem. W przypadku gdy dokument (a raczej dokument i dane o nim) musiał by opuścid system generowany jest w postaci jednego pliku jego aktualny obraz wraz z metryką czyli jego historią. Tu pojawia się problem, gdyż nie każdy system np. ERP posiada taką funkcjonalnośd. Większośd obecnych na rynku systemów pozwala jeszcze tylko na przetwarzanie dokumentów, które powstają z ich pomocą. Pozostałe dokumenty albo nie są przetwarzane elektronicznie albo są przetwarzane w osobnych systemach takich jak wszelkiego rodzaju systemy obiegu dokumentów i elektroniczne archiwa. Zorganizowanie obiegu dokumentów ma sens jeżeli docelowo tylko elektroniczny obieg pozostanie jedynym dopuszczalnym w organizacji. Praktyka pokazuje, ze każda furtka powoduje, że całośd traci sens. Wystarczy, że jeden dokument jest przetwarzany poza systemem a cały system traci wiarygodnośd a do tego nie zwalnia z konieczności utrzymywania procedur obsługi dokumentów papierowych co tylko podnosi koszty nie przynosząc znacznych korzyści organizacyjnych. WNIOSKI Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów można rozważad w kilku wariantach: 1. Przejście całkowicie na obieg elektroniczny 2. Wsparcie posiadanego systemu obiegiem elektronicznym 3. Wdrożenie elektronicznego archiwum Pierwszy wariant praktycznie został opisany powyżej i jest to najlepsze rozwiązanie o ile tylko jest możliwe. Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 6

7 Wariant drugi wymagad może pewnych ingerencji w posiadany system. Polega to, w pewnym uproszczeniu, na wdrożeniu osobnego systemu obiegu dokumentów, którego celem będzie przetwarzanie dokumentów z poza głównego systemu (np. Finansowo Księgowego). Wdrożenie wymagad będzie integracji tych systemów polegającej na wprowadzeniu mechanizmu korelującego dokumenty w obu systemach. Polega to na wprowadzeniu mechanizmu (np. interfejsu wymiany danych), który pozwalał by kojarzyd np. nasze faktury wystawione w systemie ERP z zapytaniami i umowami przetwarzanymi w systemie obiegu dokumentów. Powinno się unikad wdrożenia, w którym użytkownicy muszą pracowad na dwóch osobnych systemach. Pewnym rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie drugiego systemu w taki sposób by procesy biznesowe przeorganizowad tak by oddzielid role osób tworzących dokumenty w obecnie używanym systemie i pozostałe osoby zaś dokumenty powstałe w posiadanym systemie jako oryginały wprowadzad do systemu obiegu dokumentów. Trzeci przypadek to wdrożenie archiwum dokumentów. Jego celem jest jedynie eliminacja obiegu oryginałów dokumentów w organizacji i ułatwienie ich wyszukiwania oraz uaktualniania (wersjonowania). Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 7

8 RODZAJE SYSTEMÓW OBIEGU INFORMACJI Pora na zasadniczą częśd artykułu mimo, ze nie będzie dłuższa od poprzedniej. Wśród wielu podziałów systemów obiegu dokumentów: workflow, documentflow, procesflow itp. dodam kolejny swój: motory aplikacyjne, środowiska do budowy systemów obiegu informacji oraz parametryzowane systemy obiegu dokumentów. Można je poglądowo przedstawid w postaci takiego oto trójkąta: Trzy warstwy zaprezentowane na diagramie, licząc od dolnej, reprezentują kolejno coraz mniej modyfikowalne ale za to coraz łatwiejsze do wdrożenia rozwiązania. 1. Środowisko tworzenia systemów workflow (ang. procesów pracy) to tak naprawdę narzędzia adresowane głownie dla programistów jako tak zwane Środowiska Szybkiego Opracowania aplikacji. Są to półprodukty z których programiści mogą tworzyd dedykowane dziedzinowo aplikacje. W tym przypadku są to środowiska pozwalające budowad oprogramowanie, którego dominującą cecha jest obsługa obiegu danych i reguł biznesowych rządzących tym obiegiem. 2. Systemy zarządzania dokumentami to rozbudowane aplikacje pozwalające na projektowanie skomplikowanych ścieżek obiegu dokumentów i informacji, bogate możliwości integracji z posiadanymi już systemami oraz tworzenie zaawansowanych procesów zarządzania wersjami, kopiami archiwalnymi i wiele innych 3. Systemy obiegu dokumentów to w pewnym sensie podgrupa systemów zarządzania dokumentami, ich funkcjonalnośd skupia się na procedurach obiegu dokumentów, wspierają one także zaradzaniem archiwum jednak często nie oferują tak rozbudowanych możliwości jak poprzednie. Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 8

9 Trójkąt jako model struktury tego modelu nie pojawił się tu przypadkiem. Można przyjąd, że koszt wdrożenia danego rozwiązania jest proporcjonalny do pola powierzchni pasa, na którym jest ono prezentowane. Dedykowane środowiska programistyczne służą tu do usprawnienia tworzenia takich aplikacji, pozwalają także tworzyd systemy, których celem jest integracja posiadanych już programów. Ich wykonanie wymaga jednak całego procesu inżynierii oprogramowania by powstał: opracowania szczegółowej analizy i specyfikacji systemu oraz implementacji. Przykładami takich środowisk są: Microsoft Workflow Foundation, IBM WebSphere, i inne. Systemy zarządzania dokumentami to rozbudowane aplikacje z bogatymi możliwością ich parametryzacji i rozbudowy najczęściej za pomocą specjalnych języków skryptowych lub języków programowania ogólnego stosowania (Java, Visual Basic, inne). Cechują się bogatymi możliwościami jednak ich wdrożenie wymaga opracowania i wdrożenia od zera wszystkich scenariuszy i innych wymaganych mechanizmów takich jak automatyczna archiwizacja czy integracja z innymi systemami. Oracle Workflow czy IBM FileNet, MS Sharepoint, XEROX MDoc. Systemy obiegu dokumentów to gotowe oprogramowanie, niejednokrotnie posiadające już wbudowane typowe scenariusze pracy z dokumentami. Ich wdrożenie wymaga najczęściej opracowania i implementacji scenariuszy specyficznych dla organizacji, która wdraża system. Możliwości tego rodzaju systemów są najbardziej ograniczone, w porównaniu z poprzednimi, jednak nie taka jest ich rola. Są to niejednokrotnie gotowe dziedzinowe systemy, których wdrożenie jest stosunkowo szybkie i stosunkowo niedrogie. Przykładami tego typu systemów są między innymi MunSol, DDM 9000 i podobne. Przytoczone przykłady aplikacji nie są jednoznaczne gdyż często ich funkcjonalnośd zachodzi na siebie jednak każda z nich obrazuje główne możliwości w swojej klasie. Przykłady te nie są także wskazaniem na czołówkę tych produktów na rynku a ich dobór jest subiektywnym obrazem ich znajomości przez autora. SYSTEM DLA ADMINISTRACJI Urzędy i inne jednostki administracji publicznej są specyficzną grupą odbiorców takich systemów. W przeciwieostwie do firm prywatnych, funkcjonujących każda na swoim rynku i jego specyfice, jednostki administracji publicznej realizują procesy zorientowane na dokumenty gdyż taka jest specyfika: obsługa spraw obywateli. Oznacza to, że w większości przypadków wdrożeo, gdzie celem jest obsługa typowych ścieżek obiegów dokumentów warto rozważyd wdrożenie systemów z najwyższej warstwy czyli gotowych systemów obiegów dokumentów. Mimo swych ograniczeo w stosunku do pozostałych rozwiązao, wymagania stawiane w takich sytuacjach przystają właśnie do gotowych systemów, których główna funkcjonalnością jest dokumentocentryczne przetwarzanie spraw. Przykładem takiego systemu jest między innymi MunSol firmy adresowany właśnie dla administracji publicznej. Wdrożenie tego typu systemu polega głównie na uzupełnieniu parametrów systemu o specyfikę danej jednostki, wyszkoleniu pracowników i zdefiniowaniu ścieżek dokumentów. Większośd pozostałych cech jest już zaimplementowana gdyż, jak przystało na system dziedzinowy, powstał on właśnie dla tego typu instytucji. Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 9

10 PODSUMOWANIE Podsumowując należy stwierdzid, że każde wdrożenie systemu wspierającego w jakikolwiek sposób obieg dokumentów i informacji wymaga głębokiej analizy. Wdrożenia te, jak się okazuje, są bardzo ryzykowne i często się niestety nie udają. Moim zdaniem jest to efekt zbyt entuzjastycznego podejścia i braku gruntownej analizy przed wdrożeniem. Zbytnia wiara w obietnice dostawcy takiego systemu jest dużym ryzykiem podobnie jak wiara w to, że można wdrożyd system obiegu dokumentów nie zmieniając procesów biznesowych w organizacji. Nie zapominajmy także o opisanej na początku różnicy pomiędzy obiegiem dokumentów a obiegiem informacji. Ten drugi jest znacznie łatwiej wdrożyd bo tak na prawdę jest to system udostępniający pewne przetworzone dane. Z reguły obieg informacji to dystrybucja treści co mam nadzieję zauważyli Paostwo na początku. System taki łatwo wdrożyd np. za pomocą intranetu. Większośd obecnych systemów ERP czy hurtowni danych ma taka funkcjonalnośd. Wdrażanie systemów obiegu dokumentów wiąże się jednak z dodatkowymi wymaganiami, do których zalicza się między innymi równoprawnośd dokumentu w wersji elektronicznej i papierowej. Opisywane regularnie w prasie kłopoty z podpisem elektronicznym tylko to potwierdzają. W artykule celowo wskazano na rozbudowane rozwiązania międzynarodowych dostawców jak i mniej znane ale sprawdzone rozwiązania powstałe w naszym kraju. Daleki jestem od faworyzowania któregokolwiek z nich. Celem moim było jedynie zwrócenie Paostwa uwagi na to, że możliwości wyboru są na prawdę duże i warto poświęcid czas na ich poznanie by oszczędzid sobie później dużo czasu na adaptacje rozwiązania nie przystającego do potrzeb. Kupno zarówno systemu zbyt ubogiego w możliwości jak i zbyt rozbudowanego jest niekorzystne gdyż w jednym i drugim przypadku wygenerujemy duże koszty adaptacji podczas wdrożenia nieadekwatne do potrzeb w danym przypadku. Jarosław Żelioski, J.zelinski@it-consulting.pl Artykuł ukazał się w roku 2008 w Kwietniowym numerze pisma administracji samorządowej WSPÓLNOTA Jarosłąw Żeliński 2008 Strona 10