Protokół nr 24 Komisji Rewizyjnej odbytej w dniu 21 listopada 2016 r. w godz w sali posiedzeń Starostwa Powiatowego w Krotoszynie

Transkrypt

1 Protokół nr 24 Komisji Rewizyjnej odbytej w dniu 21 listopada 2016 r. w godz w sali posiedzeń Starostwa Powiatowego w Krotoszynie Zawiadomienie o terminie posiedzenia Komisji Rewizyjnej stanowiące załącznik nr 1 do protokołu radni otrzymali drogą elektroniczną. Na ogólną liczbę 5 w posiedzeniu uczestniczyli wszyscy członkowie Komisji zgodnie z listą obecności, która stanowi załącznik nr 2 do protokołu. Ponadto w posiedzeniu udział wzięła pani Anna Koźmińska główny specjalista Stanowisko ds. kontroli. Na wstępie pan Dariusz Rozum, przewodniczący Komisji Rewizyjnej powitał wszystkich serdecznie i zaproponował następujący porządek obrad: 1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcie porządku obrad. 2. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia. 3. Opracowanie planu kontroli Komisji Rewizyjnej na 2017 r. 4. Omówienie kontroli przeprowadzonej w I Liceum Ogólnokształcącym w Krotoszynie oraz wypracowanie zaleceń pokontrolnych. 5. Powołanie zespołu kontrolnego do przeprowadzenia kontroli realizacji zaleceń pokontrolnych oraz zasadności wydatków majątkowych w Powiatowym Zarządzie Dróg w Krotoszynie za 2015 rok oraz I półrocze 2016 r. 6. Zapoznanie z odpowiedzią na pismo w sprawie sprzedaży nieruchomości gruntowych znajdujących się przy Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 2 w Krotoszynie. 7. Zapoznanie z wyjaśnieniami dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych w związku z prowadzonymi czynnościami kontrolnymi. 8. Zapoznanie z informacją Zarządu Powiatu o skierowanym zawiadomieniu do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. 9. Ustalenie terminu kontroli w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 3 w Krotoszynie. 10. Sprawy organizacyjne. 11. Wolne głosy i wnioski. Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie.

2 Punkt 2 Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Pan Przewodniczący poinformował, że zapoznał się z protokołem z poprzedniego posiedzenia i stwierdził, że został on spisany zgodnie z przebiegiem obrad. Do protokołu, który został przyjęty jednogłośnie, nikt nie wniósł uwag. Punkt 3 Opracowanie planu kontroli Komisji Rewizyjnej na 2017 r. Pan Dariusz Rozum składając propozycje do planu kontroli na 2017 rok w pierwszej kolejności należałoby uwzględnić kontrole w jednostkach, w których nie zostały jeszcze przeprowadzone. Zdaniem pana Przewodniczącego w pierwszym kwartale Komisja powinna podjąć temat dotyczący procedur udzielania zamówień publicznych oraz realizacji umów z kontrahentami w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Krotoszynie. Należy zwrócić szczególną uwagę na wydatki ponoszone w jednostce w latach i ustalić czy środki publiczne wydatkowane były zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obowiązkiem Komisji Rewizyjnej jest przeprowadzenie kontroli wykonania budżetu i wyrażenie opinii oraz sformułowanie wniosku w sprawie udzielenia absolutorium Zarządowi Powiatu Krotoszyńskiego. W związku z powyższym pan Przewodniczący zaproponował na drugi kwartał tylko jedną kontrolę wydatków finansowych w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Konarzewie, która obejmować będzie lata Następnie w trzecim kwartale 2017 roku uznał, że Komisja mogłaby zaplanować kontrolę w Młodzieżowym Ośrodku Wychowawczym w Koźminie Wlkp. pod względem wydatkowania środków finansowych, w tym Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za lata oraz kontrolę w Poradni Psychologiczno Pedagogicznej w Krotoszynie w tym samym zakresie. Przechodząc do czwartego kwartału oprócz opracowania planu kontroli Komisji Rewizyjnej na 2018 rok oraz sprawozdania Komisji Rewizyjnej z realizacji planu kontroli zasugerował przeprowadzenie kontroli wydatków finansowych w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym w Borzęciczkach w latach Wyraził niezrozumienie co do zapisów dotyczących kontroli doraźnej zawartych w Statucie Powiatu. W wyniku dyskusji oraz propozycji Przewodniczącego Komisji przyjęto projekt planu kontroli Komisji Rewizyjnej na 2017 rok w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 3 do protokołu, który przedłożony zostanie Radzie Powiatu w celu uchwalenia. 2

3 Punkt 4 Omówienie kontroli przeprowadzonej w I Liceum Ogólnokształcącym w Krotoszynie oraz wypracowanie zaleceń pokontrolnych Pan Andrzej Hejdysz kontrola wydatków finansowych w I Liceum Ogólnokształcącym w Krotoszynie została przeprowadzona w dniach września 2016 roku. Zakres kontroli obejmował dokumentację finansową z 2014, 2015 roku i I półrocza 2016 roku. Podczas kontroli wyjaśnień udzielała pani Elżbieta Płóciennik, dyrektor szkoły oraz pani Agnieszka Rogowska, główna księgowa. Zespół kontrolny dokonał analizy arkusza organizacyjnego oraz aneksów i nie stwierdził w tym zakresie znaczących nieprawidłowości. W pojedynczych przypadkach stwierdzono brak daty w aneksach do arkusza organizacyjnego. W wyniku kontroli ustalono, że arkusz organizacyjny prowadzony jest prawidłowo. Wszystkie zmiany są odnotowywane i zatwierdzane przez organ prowadzący. Podczas analizy statutu zwrócono uwagę na zapisy zawarte w niektórych paragrafach, które zdaniem pani Antczak były nieprecyzyjne i powinny zostać zmienione. Z informacji jakie posiada pan Hejdysz wynika, że jednostka jest w trakcie wprowadzania zmian w statucie i sugestie zespołu kontrolnego zostaną wzięte pod uwagę. W wyniku kontroli dokonano również analizy planu finansowego i jego zmiany oraz sprawozdań Rb 27s, Rb 28s, a także wydatków ponoszonych w oparciu o dokumenty z 2014 roku, 2015 roku oraz z drugiej połowy 2016 roku. Ustalono, że wydatki remontowe mieszczą się w planie finansowym jednostki. Remonty wykonywane były w większości przypadków zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej euro netto. Wątpliwości zespołu kontrolnego wzbudził fakt dokonywania zapytania ofertowego na zadania o określonej wartości, a w ostateczności wykonywanie ich za wyższą kwotę. Jako przykład podał wymianę okien, którą przeprowadzono w kilku etapach i nie zakwalifikowano jej jako jedno zadanie, czym naruszono zapisy regulaminu. Zespół kontrolny przyznał, że plany finansowe dochodów i wydatków były sporządzane po otrzymaniu informacji ze Starostwa Powiatowego i jego zmiany przyjmowano zarządzeniami dyrektora jednostki. Zespół kontrolny stwierdził również, że regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej euro powinien zawierać w 4 pkt 2 jeszcze jeden przedział cenowy od do zł. Pan Dariusz Rozum zapoznając się z protokołem z kontroli zwrócił uwagę na nieścisłości dotyczące procedury rozpoznania cenowego. Jako przykład podał wymianę okien. W tym przypadku nie dokonano rozeznania rynku, pomimo że środki na realizację inwestycji były znaczące. Planując wydatek na łączną kwotę ponad zł powinno się dokonać rozpoznania cenowego w celu wyłonienia najkorzystniejszego oferenta. Można przypuszczać, że gdyby postępowano zgodnie z procedurami udałoby się pozyskać jeszcze bardziej korzystną cenę. Pan Andrzej Serek nawiązując do wymiany posadzek podłogowych stwierdził, że również w tym przypadku nie dokonywano rozpoznania cenowego. Nie można podzielić zadań w zakresie zamówień publicznych, gdyż jest to ogół prac remontowych, budowlanych przeprowadzanych na określonym budynku szkoły w danym roku budżetowym. Przeprowadzenie rozpoznania cenowego jest konieczne i Komisja Rewizyjna powinna w wystąpieniu pokontrolnym określić swoje oczekiwania co do powyższej kwestii. Dalej pan Andrzej Serek nawiązał do decyzji 3

4 Zarządu Powiatu z września br. dotyczącej niewyrażenia zgody na prowadzenie dalszych inwestycji w kontrolowanej jednostce. Z dokumentacji znajdującej się w placówce wynikało, że zainwestowano znaczące środki w opracowanie projektu kanalizacji, aczkolwiek nie podjęto żadnych dalszych działań z nim związanych. W opinii pana Przewodniczącego wnioski oraz plany remontowe szkół powinny być analizowane przez wyznaczoną do tego osobę w Starostwie. Pani Beata Antczak uważała, że dyrektorzy uzyskując zgodę Zarządu Powiatu na opracowanie dokumentacji są przekonani, że inwestycja zostanie w późniejszym etapie zrealizowana. Pan Dariusz Rozum wnioski szkół dotyczące remontów nie powinny być analizowane indywidualnie. Biorąc pod uwagę ograniczone środki na realizację inwestycji, wnioski złożone do budżetu na rok kolejny powinny być podzielone sektorowo. W przypadku oświaty wnioskom powinien zostać nadany ranking ważności. W pierwszej kolejności należy wykonać te zadania, których realizacja jest konieczna. Jako przykład podał wymianę dachu. W toku dalszej dyskusji pani Beata Antczak stwierdziła, że dyrektorzy szkół planując remonty czy inwestycję powinni w porozumieniu z Zarządem określić termin i przebieg ich realizacji. Zaplanowane zadania powinno się ująć w wieloletniej prognozie finansowej. Pan Andrzej Hejdysz pozwolił się nie zgodzić z wypowiedzią przedmówczyni i dodał, że jego zdaniem oświata w powiecie jest zaniedbana i niedoinwestowana. Negatywnie odniósł się do systemu planowanych remontów. W jego opinii zadania realizowane są tylko w zakresie niezbędnych i bieżących potrzeb szkół. Pani Anna Koźmińska dodała, że inwestycje w szkołach uzależnione są od możliwości pozyskania dofinansowania. Pan Andrzej Hejdysz odnosząc się do powyższych wypowiedzi stwierdził, że środki unijne nie są przeznaczane na remonty. W dalszej części dyskusji pan Andrzej Serek krytycznie odniósł się do prowadzonej gospodarki finansowej podając, że z jednej strony należałoby pochwalić Skarbnika Powiatu za to, że na koniec roku udaję się osiągnąć znaczącą nadwyżkę budżetową. Z drugiej jednak strony są to środki niewykorzystane, które można byłoby spożytkować na realizację wielu pilnych zadań w powiecie. Często nadwyżka budżetowa tworzona jest kosztem ograniczania budżetów jednostek np. PZD. Pan Przewodniczącym prezentował pogląd, że dyrektorzy szkół oraz ich zastępcy powinni zajmować się wyłącznie sprawami edukacyjnymi. Natomiast w Starostwie Powiatowym należałoby zatrudnić osobę, która prowadziłaby wszystkie pozostałe sprawy w tym m.in. dotyczące remontów w szkołach i przedstawiałaby Zarządowi Powiatu plan remontowobudowlany poszczególnych szkół. Dalej stwierdził, że zatrudnienie takiej osoby 4

5 spowodowałoby, że inwestycje w ostateczności realizowano by przy dużo mniejszych nakładach finansowych niż dotychczas. Dyrektorzy szkół mają problemy z prawidłowym przeprowadzeniem procedury zamówień publicznych i rzadko dokonują rozeznania rynku. Gdyby przyjęto takie rozwiązanie procedurą przetargową objęto by zbiorczo zadania z poszczególnych szkół. W opinii pani Koźmińskiej niektóre jednostki bardzo dobrze gospodarują środkami finansowymi, na co nieodzowny wpływ ma ich dyrektor. Pan Andrzej Hejdysz interesował się w jaki sposób kwestie remontowe szkół zostały uregulowane w gminie Krotoszyn. Do powyższej wypowiedzi odniosła się pani Anna Koźmińska. Pan Andrzej Hejdysz kontynuując omawianie przeprowadzonej kontroli nawiązał do wyjazdów służbowych. W zdecydowanej większości były one zasadne, a sposób ich rozliczania był prawidłowy. Uwagi kontrolujących budzi potwierdzanie realizacji wyjazdu służbowego przez delegowanego. Dotyczy to w szczególności poleceń wyjazdów służbowych w ramach nauczania indywidualnego. Kontrolujący sugerują, aby realizację wyjazdu służbowego w ramach nauczania indywidualnego potwierdzał uczeń objęty indywidualnym nauczaniem, jego rodzic lub prawny opiekun. Ponadto kontroli poddano umowy dzierżaw i wynajmu obiektów. Po szczegółowym przeanalizowaniu wszystkich umów zawartych w kontrolowanym okresie nie dopatrzono się nieprawidłowości. W wyniku dalszej dyskusji jednogłośnie przyjęto następujące zalecenia pokontrolne: 1. W statucie szkoły ująć zapis dotyczący uchwalania programu wychowawczego i programu profilaktyki zgodnie z obowiązującym prawem oświatowym. 2. Doprecyzować zapisy regulaminu dotyczące zamówień publicznych do euro oraz przestrzegać zasad w nim zawartych. Ponadto określić kwotę, powyżej której za każdym razem będzie dokonane rozpoznanie rynku. Podczas formułowania wniosku dyskutowano na temat zapytania ofertowego, które wysyłane jest przez jednostki do poszczególnych przedsiębiorców. 3. Realizacja delegacji służbowych w zakresie indywidualnego nauczania powinna być potwierdzana przez pełnoletnich uczniów, rodziców lub prawnych opiekunów. 5

6 Punkt 5 Powołanie zespołu kontrolnego do przeprowadzenia kontroli realizacji zaleceń pokontrolnych oraz zasadności wydatków majątkowych w Powiatowym Zarządzie Dróg w Krotoszynie za 2015 rok oraz I półrocze 2016 r. Pan Dariusz Rozum zaproponował, aby kontrolę w Powiatowym Zarządzie Dróg w Krotoszynie w zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych oraz zasadności wydatków majątkowych za 2015 rok oraz I półrocze 2016 r. przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Andrzej Hejdysz przewodniczący zespołu kontrolnego, 2. Andrzej Serek członek zespołu kontrolnego, 3. Beata Antczak członek zespołu kontrolnego. Komisja Rewizyjna zatwierdziła jednogłośnie skład zespołu kontrolnego. Punkt 6 Zapoznanie z odpowiedzią na pismo w sprawie sprzedaży nieruchomości gruntowych znajdujących się przy Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 2 w Krotoszynie Pan Dariusz Rozum odstąpił od odczytania odpowiedzi Zarządu Powiatu w sprawie sprzedaży nieruchomości zabudowanej garażami przy Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 2, gdyż została przesłana wszystkim członom Komisji. Krótko przytoczył argumenty Zarządu Powiatu, które przemawiają za tym, że sprzedaż garaży na chwilę obecną jest niemożliwa. Członkowie Komisji Rewizyjnej przyjęli do wiadomości odpowiedź na wniosek w sprawie sprzedaży nieruchomości gruntowych znajdujących się przy Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 2 w Krotoszynie. Punkt 7 Zapoznanie z wyjaśnieniami dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych w związku z prowadzonymi czynnościami kontrolnymi Pan Dariusz Rozum na skutek stwierdzonych nieprawidłowości podczas kontroli przeprowadzanej w Zespole Szkół Specjalnych w Krotoszynie zwrócono się do pani Doroty Walczak, dyrektora szkoły o złożenie wyjaśnień w zakresie składników majątku po przeprowadzonym spisie z natury w 2015 roku. Z informacji przekazanej przez panią Dyrektor wynika, że niektórych składników mienia nie udało się odnaleźć. Wątpliwości pana Przewodniczącego wzbudziło kino domowe, które ujęto na spisie z natury, lecz z rozmów z nauczycielami nie udało się ustalić miejsca jego przechowywania. W efekcie końcowym stwierdzono, że kino domowe zostało zutylizowane. 6

7 Pani Anna Koźmińska podczas trwania kontroli nie udało się także ustalić w jaki sposób kino domowe pojawiło się w szkole. Pan Dariusz Rozum poinformował, że termin kontroli w ZSS w Krotoszynie został przedłużony. Sprawa dotycząca mienia w jednostce nie została jeszcze uregulowana i stanowi duże obciążenie dla nowej pani Dyrektor. Podczas kontroli wyznaczono termin do końca kwietnia 2017 roku na uporządkowanie spraw majątkowych. W ostateczności trudno będzie ustalić, kto ponosi odpowiedzialność za mienie, którego nie udało się odnaleźć. Pani Beata Antczak nawiązując do pisma wystosowanego do zespołu kontrolnego przez panią Szóstak zwróciła uwagę na zdanie podkreślić przy tym należy, że od dnia 1 września 2016 r. stan faktyczny i dokumentacyjny mógł ulec zmianie. Pan Dariusz Rozum odnosząc się do przytoczonego zdania uznał, że najwidoczniej była pani Dyrektor próbuje uniknąć odpowiedzialności za powierzone jej mienie szkoły. Jednakże należy pamiętać, że obecna pani Dyrektor podpisała przejęcie mienia szkoły z uwagami dotyczącymi braku niektórych jego składników. Przyznał również, że przejęcie mienia szkoły przez obecną panią Dyrektor było konieczne. Niemożliwa jednak była w tym samym dniu jego kompleksowa weryfikacja. Pan Przewodniczący kończąc odniósł się do ustaleń zespołu kontrolnego dotyczących funkcjonowania rady rodziców. Wyjaśnienia przyjęto do wiadomości. Punkt 8 Zapoznanie z informacją Zarządu Powiatu o skierowanym zawiadomieniu do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych Pan Dariusz Rozum z pisma przekazanego przez Zarząd Powiatu wynika, że postanowił on skierować zawiadomienie do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych przez dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych nr 2 w Krotoszynie. Zawiadomienie złożono w związku z ujawnionymi nieprawidłowościami podczas kontroli przeprowadzanej przez zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej. Punkt 9 Ustalenie terminu kontroli w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 3 w Krotoszynie W wyniku dyskusji ustalono, że kontrola w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 3 w Krotoszynie rozpocznie się 13 grudnia br. o godz

8 Punkt 10 Sprawy organizacyjne Pan Dariusz Rozum poruszył temat zapisów ujętych w Statucie Powiatu Krotoszyńskiego oraz zmian, które zostaną w nim wprowadzone. Zastanawiał się również nad procedurą kontroli doraźnej. Następnie nawiązał do wniosku, który złożył podczas posiedzenia Komisji Spraw Społecznych w dniu 19 października 2016 roku. Dalej podkreślił, że nadal nie zgadza się z uzasadnieniem Zarządu Powiatu co do przyznanej Nagrody Starosty Krotoszyńskiego panu Krzysztofowi Grobelnemu. Zwrócił uwagę na argumenty, które zostały uwzględnione w odpowiedzi na wniosek. Punkt 11 Wolne głosy i wnioski Pan Dariusz Rozum stwierdził, że porządek obrad został wyczerpany i zamknął posiedzenie Komisji Rewizyjnej. Protokołowała Przewodniczący Komisji Rewizyjnej /-/ Ewa Banaszek /-/ Dariusz Rozum 8