ROZDZIAŁ I ZASADY OGÓLNE

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 154 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 15 października 2018 r. w sprawie przygotowywania, realizacji oraz rozliczania projektów badawczych finansowanych lub dofinansowanych ze środków finansowych na naukę oraz innych pochodzących ze źródeł krajowych. Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. poz. 1668), zarządzam co następuje: ROZDZIAŁ I ZASADY OGÓLNE 1 Zarządzenie reguluje sprawy związane z przygotowywaniem, realizacją i rozliczaniem w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach projektów badawczych, których celem jest realizacja badań podstawowych finansowanych lub dofinansowanych ze środków finansowych na naukę i innych źródeł krajowych, w celu zapewnienia prawidłowej realizacji, nadzoru i kontroli. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 2 1) Uczelni - należy przez to rozumieć Uniwersytet Śląski w Katowicach; 2) jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć wydziały oraz jednostki organizacyjne niebędące wydziałami; 3) kierowniku jednostki organizacyjnej - należy przez to rozumieć dziekana wydziału lub kierownika jednostki organizacyjnej niebędącej wydziałem; 4) wnioskodawcy - należy przez to rozumieć pracownika Uczelni lub osobę niebędącą pracownikiem zamierzającą złożyć wniosek o finansowanie projektu; 5) osobie fizycznej - należy przez to rozumieć osobę niebędącą pracownikiem Uczelni zamierzającą, w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej, złożyć wniosek o finansowanie projektu; 6) wniosku - należy przez to rozumieć sporządzony zgodnie z warunkami konkursu i przepisami prawa w formie elektronicznej i/lub papierowej dokument o finansowanie projektu; 7) kierowniku projektu - należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Uczelni kierującą projektem, odpowiedzialną za całościową realizację projektu, rozliczenie merytoryczne i finansowe projektu; kierownik projektu powoływany jest przez rektora; 8) projekcie - należy przez to rozumieć przedsięwzięcie finansowane lub dofinansowane ze środków finansowych na naukę i innych źródeł krajowych, realizowane zgodnie z zasadami określonymi w ogłoszeniu o konkursie, umowie, instrukcji i innych dokumentach właściwych dla danego przedsięwzięcia; 9) partnerach - należy przez to rozumieć krajowe i zagraniczne instytucje - współrealizatorów projektu określonych we wniosku, w umowie o współpracy, konsorcjum lub liście intencyjnym; 10) instytucji finansującej - należy przez to rozumieć organizatora konkursu i/lub instytucję przyznającą środki finansowe na realizację projektu; 11) systemie SAP - należy przez to rozumieć Zintegrowany Informatyczny System Zarządzania Uczelnią. 1

2 ROZDZIAŁ II WNIOSKOWANIE O FINANSOWANIE PROJEKTU 3 1. Wniosek może złożyć każdy pracownik Uczelni, doktorant, student lub osoba fizyczna, po uzgodnieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej, bądź kierownikami jednostek organizacyjnych, w których ma być realizowany projekt. 2. Wyrażenie zgody na złożenie wniosku, a tym samym na realizację projektu w razie przyznania finansowania, kierownik jednostki organizacyjnej potwierdza składając podpis na kopii dokumentów wymaganych w konkursie. W przypadku, gdy nie jest wymagany podpis wnioskodawcy (kierownika projektu) na składanych do instytucji finansującej dokumentach, wnioskodawca składa podpis na kopii tych dokumentów. 3. W przypadku, gdy wniosek składa jednostka organizacyjna, kierownik jednostki organizacyjnej wyznacza osobę odpowiedzialną za przygotowanie wniosku. 4. Wyrażenie zgody przez kierownika jednostki organizacyjnej oznacza, że jednostka organizacyjna posiada zdolność do prawidłowej realizacji projektu i zobowiązuje się do zapewnienia pomieszczeń, aparatury oraz obsługi administracyjnej. 5. Sporządzenie wniosku należy do wnioskodawcy, który może zwrócić się o pomoc do Działu Nauki i do innych działów administracji, jednakże kwestie merytoryczne pozostają wyłącznie w gestii wnioskodawcy. Dział Nauki przekazuje sugestie wynikające z zasad konkursu, posiadanej wiedzy i doświadczenia. 6. Działy administracji są zobowiązane do udostępnienia dokumentów i/lub jeśli zachodzi taka potrzeba do przygotowania informacji niezbędnych do prawidłowego sporządzenia wniosku. 7. Wnioskodawca, nie później niż na 5 dni roboczych przed określonym w ogłoszeniu o konkursie terminie złożenia wniosku, przekazuje do Działu Nauki kompletną wersję wniosku oraz kopię podpisanych przez kierownika jednostki organizacyjnej wymaganych w konkursie dokumentów. Wskazana jest wcześniejsza konsultacja poprawności sporządzanego wniosku w Dziale Nauki, a także, zgodnie z zakresem działań w projekcie, z kwestorem i innymi działami administracji. 8. Dział Nauki sprawdza poprawność formalną wniosku i przedkłada do podpisu kwestorowi i rektorowi wymagane dokumenty. 9. W przypadku, gdy Uczelnia jest partnerem współwykonawcą projektu, konieczne jest przedłożenie rektorowi, za pośrednictwem Działu Nauki, wniosku w części merytorycznej i finansowej dotyczącej Uczelni. 10. Powyższe przepisy stosuje się również do wniosków składanych wyłącznie drogą elektroniczną (formularz on-line, generator wniosku, epuap). 11. Po pozytywnej weryfikacji wniosku przez Dział Nauki oraz/lub zatwierdzeniu wniosku przez rektora, wnioskodawca nie może dokonywać żadnych zmian we wniosku. Powyższe dotyczy również wniosków składanych w ramach konsorcjum. 12. Dział Nauki prowadzi ewidencję wniosków w systemie SAP. 13. Tłumaczenie wniosku na język obcy, jeśli jest wymagane, należy do wnioskodawcy. 14. Koszty przygotowania wniosku oraz wkładu własnego, jeśli taki jest wymagany, ponosi jednostka organizacyjna. Zasady wnoszenia i rozliczania wkładu własnego reguluje zarządzenie nr 56 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 14 kwietnia 2015 r. w sprawie zasad wnoszenia wkładu własnego w projektach finansowanych ze środków krajowych i zagranicznych. 15. Zlecenie przygotowania wniosku przez firmę zewnętrzną może nastąpić wyłącznie za zgodą rektora. Wyboru wykonawcy dokonuje się zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. Koszt usługi ponosi jednostka organizacyjna. 2

3 16. W przypadku, gdy Uczelnia składa wniosek o realizację projektu w ramach konsorcjum, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie należy podpisać umowę konsorcjum lub list intencyjny w sprawie powołania konsorcjum. Umowa konsorcjum powinna ustalać podział zadań i środków oraz zasady jego funkcjonowania, w tym przede wszystkim sposób współdziałania stron oraz sposób wykorzystania i podział praw własności intelektualnej. Dział Nauki koordynuje proces zawierania umów konsorcjum oraz listów intencyjnych dotyczących projektów na prośbę wnioskodawcy. Projekt umowy konsorcjum lub projekt listu intencyjnego wnioskodawca składa do Działu Nauki najpóźniej na 3 tygodnie przed terminem zamknięcia konkursu. 17. W przypadku przygotowywania projektu, którego wyniki mogą podlegać ochronie prawami własności przemysłowej, zwłaszcza patentowaniu, zobowiązuje się wnioskodawcę do ujmowania w projekcie związanych z tym działań, zwłaszcza: usługi rzecznika patentowego, badania stanu techniki, urzędowych kosztów postępowania patentowego krajowego lub kosztów postępowania patentowego międzynarodowego. Wyjątek stanowią projekty w konkursach, w których zasady nie przewidują tego typu działań i kosztów kwalifikowanych w tym zakresie. ROZDZIAŁ III REALIZACJA PROJEKTU 4 1. Po otrzymaniu decyzji o przyznaniu finansowania projektu, kierownik projektu, przy pomocy Działu Nauki, sporządza umowę o realizację i finansowanie projektu z instytucją finansującą. Kopię umowy (dodatkowy egzemplarz) parafuje kierownik jednostki organizacyjnej, w której projekt będzie realizowany. 2. Wraz z umową kierownik projektu składa oświadczenie dotyczące wykorzystywania wyników projektu. Dział Nauki przedkłada oświadczenie wraz z umową kwestorowi. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3. Podpisanie umowy przez instytucję finansującą uruchamia proces realizacji projektu, chyba że zasady konkursu stanowią inaczej. 4. Jeden egzemplarz umowy o realizację i finansowanie projektu pozostaje u kierownika projektu a drugi w Dziale Nauki. Kopia umowy przekazywana jest także do Działu Budżetowania i Kontrolingu oraz Działu Księgowości Głównej. 5. Kierownika projektu/kierownika zadań w projekcie powołuje rektor na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej, w której projekt będzie realizowany. Wzór wniosku o powołanie kierownika projektu określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 6. Projekt podlega rejestracji w systemie SAP. Rejestracji dokonuje pracownik Działu Nauki nadając numer jednoznacznie go identyfikujący. 7. W celu prowadzenia pełnej ewidencji projektu, dla celów promocji projektu oraz rejestracji w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce (POL-on), kierownik projektu przekazuje do Działu Nauki informację o projekcie sporządzoną wg wzoru przekazanego przez pracownika Działu Nauki. Informację należy przesłać drogą elektroniczną na adres dznauki-l@us.edu.pl w terminie do 14 dni od daty otrzymania informacji od pracownika Działu Nauki oraz po zakończeniu realizacji projektu, w celu uzupełnienia pozostałych danych. 8. Za realizację i rozliczenie projektu zgodnie z umową zawartą z instytucją finansującą odpowiada kierownik projektu. Nadzór nad prawidłowym wydatkowaniem środków oraz rozliczeniem projektu sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej. 9. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której realizowany jest projekt, zapewnia obsługę administracyjną i techniczną niezbędną do zrealizowania projektu, w tym sporządzanie wniosków w systemie SAP, sporządzanie umów cywilnoprawnych itp. 3

4 10. Kierownik projektu realizuje projekt w sposób zapewniający osiągnięcie celów projektu i wynikających z nich efektów/wskaźników zgodnie z zasadami konkursu oraz umową o realizację i finansowanie projektu; zobowiązany jest także do monitorowania ryzyka w projekcie. 11. Kierownik projektu koordynuje pracą zespołu wykonawczego projektu oraz współpracuje z właściwymi działami administracji. Jest odpowiedzialny za właściwe sporządzanie dokumentów oraz merytoryczne i finansowe rozliczenie projektu. 12. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za odpowiedni dobór osób realizujących projekt. Wykonawcy w projekcie są zatrudniani zgodnie z zasadami konkursu i wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków/kosztów. 13. Kierownik projektu jest zobowiązany do przekazywania do Działu Nauki wszelkich dokumentów, w tym korespondencji z instytucją finansującą, dotyczących realizacji i rozliczenia projektu. 14. Kierownik projektu jest zobowiązany do udziału w kontrolach/audycie projektu, przygotowywania wymaganych dokumentów i udzielania wyjaśnień, w trakcie realizacji projektu oraz po jego zakończeniu. 15. W przypadku gdy kierownik projektu oraz zespół wykonawczy projektu nie jest wskazany we wniosku o dofinansowanie, w celu ich wyłonienia stosuje się zasady określone w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych oraz przepisach wewnętrznych obowiązujących w Uczelni w tym zakresie. 16. Kierownik projektu ma obowiązek zgłaszania pracownikowi Działu Nauki problemów występujących w trakcie realizacji projektu, mogących mieć wpływ na terminowe zakończenie projektu, w terminie umożliwiającym podjęcie skutecznych działań zmierzających do prawidłowego zakończenia projektu. 17. Wnioski o dokonanie zmian w projekcie, wymagających zawarcia aneksu do umowy o realizację i finansowanie projektu, kierownik projektu składa do Działu Nauki po uprzedniej akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, w której projekt jest realizowany. 18. W przypadku projektów inwestycyjnych (tzw. grantów aparaturowych i budowlanych), w których nie jest wskazany kierownik projektu, kierownik jednostki organizacyjnej wyznacza pisemnie osobę odpowiedzialną za prawidłową realizację i rozliczenie projektu. Decyzję o wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje do Działu Nauki. 19. Działy administracji są zobowiązane do udostępnienia dokumentów i/lub jeśli zachodzi taka potrzeba do przygotowania informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu Dostawy i usługi realizowane w ramach projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uczelni, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach oraz umową o realizację i finansowanie projektu. 2. Każdy wniosek o dostawę i usługę musi być podpisany przez kierownika projektu i zawierać nr projektu, chyba że umowa o realizację i finansowanie projektu zawiera postanowienia szczególne w tym zakresie. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy i usługi oraz inne wydatki związane z realizacją projektu prowadzona jest przez Dział Budżetowania i Kontrolingu (potwierdzanie dostępności środków budżetowych) oraz Dział Nauki (zgodność z wnioskiem i warunkami konkursu/umowy/programu). 4

5 6 1. Środki przyznane na realizację projektu są środkami publicznymi, podlegają ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, zasadom konkursu oraz obowiązującym w Uczelni przepisom wewnętrznym. 2. Zasady podziału kosztów pośrednich określa zarządzenie nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm Rezultaty projektu będące przedmiotem praw własności przemysłowej oraz rezultaty niepodlegające takiej ochronie, powstałe w ramach realizacji projektu, stanowią własność Uczelni lub współwykonawców, chyba że zasady konkursu i postanowienia zawarte w umowie o realizację i finansowanie projektu oraz umowie konsorcjum stanowią inaczej. 2. Do majątkowych praw autorskich powstałych w wyniku realizacji projektu stosuje się przepisy ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz Regulaminu ochrony, korzystania i zarządzania wynikami prac intelektualnych na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach oraz zasad ich komercjalizacji, wprowadzonego uchwałą nr 430 Senatu Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 24 marca 2015 r., z późn. zm. 8 Do działań związanych z informacją o dofinansowaniu realizacji projektu oraz jego promocją stosuje się zasady określone w umowie o realizację i finansowanie projektu oraz warunkach konkursu Przetwarzanie danych osobowych w ramach realizowanego projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o realizację i finansowanie projektu oraz z wymogami i instrukcjami instytucji finansującej projekt. 2. Kierownik projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji projektu zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), a także ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) oraz obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach aktami wewnętrznymi regulującymi ochronę danych osobowych. ROZDZIAŁ IV OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA PROJEKTU Uczelnia prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową dla poszczególnych projektów, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. 2. Realizacja płatności odbywa się na podstawie poprawnie opisanych i ujętych w wyodrębnionej ewidencji księgowej dowodów finansowo-księgowych, potwierdzonych 5

6 przez kierownika projektu, w zakresie kwalifikowalności wydatków/kosztów, zgodnie z wnioskiem o finansowanie projektu i umową oraz zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów obowiązującą w Uczelni. 3. Przychody i koszty związane z realizacją projektów powinny być ujęte w planie rzeczowo-finansowym Uczelni. 4. Obsługę finansową projektów realizują działy administracji w szczególności w zakresie: 1) Dział Księgowości Głównej: a) księgowania dokumentów finansowych w księgach rachunkowych projektów i przygotowywania przelewów do płatności w systemie SAP, b) analizy i księgowania zwrotu podatku VAT, c) wystawiania noty obciążeniowej/faktury zgodnie z otrzymaną dyspozycją, d) rozliczania kont rozrachunkowych pracowników, dostawców i odbiorców, e) pełnej analizy rozrachunków dokumentów związanych z realizowanymi projektami, f) księgowania różnic kursowych powstałych przy rozliczaniu dowodów w walutach obcych, g) analizy operacji finansowych na rachunkach bankowych projektu, h) uzgadniania prawidłowości salda, w tym: dokonywania refundacji kosztów dotyczących projektów, i) sporządzania zestawień wykazu odsetek do zwrotu zgromadzonych na wyodrębnionych rachunkach bankowych poszczególnych projektów, j) potwierdzania dostępności środków na rachunkach bankowych, k) wskazywania rachunków bankowych dla płatności zobowiązań realizowanych projektów, l) miesięcznego przeksięgowania przychodów w stosunku do kosztów, na podstawie dyspozycji otrzymanej z Działu Budżetowania i Kontrolingu, m) wyliczania odsetek od zaległości podatkowych; 2) Dział Budżetowania i Kontrolingu: a) utworzenia struktury elementów PSP w systemie SAP ERP zgodnej z przepisami umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego, b) utworzenia i zarządzenia budżetem struktury elementów PSP; kierownik projektu ma obowiązek na bieżąco monitorować wykonanie finansowe budżetu projektu, c) potwierdzania dostępności środków budżetowych zgodnie z przepisami umowy o realizację i finansowanie projektu, d) analizy zaplanowanych i poniesionych kosztów w projektach, e) naliczania i księgowania kosztów pośrednich w projektach zgodnie z polityką rachunkowości Uczelni oraz przekazania danych do Działu Księgowości Głównej, f) po zamknięciu okresu/miesiąca przygotowania zestawienia kosztów brutto w podziale na elementy PSP oraz przekazania zestawienia do Działu Księgowości Głównej, g) na wniosek kierownika projektu/osoby rozliczającej/jednostki organizacyjnej/instytucji kontrolującej przygotowania i przekazania zestawienia poniesionych kosztów projektu, h) weryfikacji raportów okresowych i końcowych z poniesionych kosztów projektu, i) potwierdzenia wysokości zwrotu niewykorzystanych środków budżetowych, j) weryfikacji wniosku o płatność pod względem poniesionych kosztów oraz kwoty przekazanej i wnioskowanej zaliczki, 6

7 k) weryfikacji i zatwierdzania dyspozycji dotyczących wypłaty zaliczek dla partnerów projektów, l) weryfikacji i zatwierdzania zapotrzebowań na dostawy i usługi w systemie SAP związanych z realizacją projektów pod kątem zgodności z budżetem projektu; 3) Dział Płac: a) wypłaty i księgowania wynagrodzeń na podstawie: umów o pracę, aneksów do istniejącego stosunku pracy, dodatków, premii, umów cywilnoprawnych, b) sporządzania list płac, c) naliczania narzutów na wynagrodzenia; 4) Dział Finansowy: a) realizacji płatności w systemie bankowym, b) realizacji procedury otwarcia/zamknięcia rachunków bankowych dla poszczególnych projektów, c) kontroli, rozliczania i wypłaty rachunków podróży służbowych; 5) Dział Księgowości Majątkowej: a) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji analitycznej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i inwestycji; b) szczegółowego ujęcia każdego obiektu inwentarzowego, sporządzania tabel amortyzacyjnych, księgowania amortyzacji i umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych; 6) Dział Nauki: a) wnioskowania do Działu Finansowego o założenie wyodrębnionego rachunku bankowego zgodnie z przepisami umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego, b) przygotowywania dyspozycji zwrotów środków związanych z realizacją projektu, c) przygotowywania dyspozycji przekazania środków partnerom, w przypadku realizacji projektu przez konsorcjum, w którym liderem jest Uczelnia. 5. Obsługę kadrową projektów realizuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych w zakresie: 1) sporządzania umów o pracę, aneksów do istniejącego stosunku pracy; 2) przygotowywania do podpisu przez rektora decyzji w sprawie przyznania dodatków. ROZDZIAŁ V SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIE PROJEKTU Dane, w postaci zestawienia poniesionych kosztów, niezbędne do sporządzenia sprawozdań z realizacji projektu oraz wniosku o płatność udostępnia kierownikowi projektu Dział Budżetowania i Kontrolingu. 2. Raport z realizacji projektu oraz wniosek o płatność pod względem poniesionych kosztów, zaewidencjonowanych w systemie SAP, weryfikuje Dział Budżetowania i Kontrolingu, a pod względem formalnym Dział Nauki. Za prawidłowe sporządzenie raportów oraz wniosków o płatność odpowiada kierownik projektu. 3. Jeden egzemplarz raportu etapowego/końcowego z realizacji projektu podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej, w której projekt jest/był realizowany. 4. Projekt podlega kontroli i audytowi zgodnie z zasadami konkursu oraz przepisami zewnętrznymi w tym zakresie. Koszt audytu, jeśli nie jest kosztem kwalifikowanym 7

8 w projekcie, ponosi jednostka organizacyjna, w której projekt jest realizowany. Przebieg audytu koordynuje pracownik Działu Nauki obsługujący projekt podlegający audytowi. Dział Budżetowania i Kontrolingu sporządza raport z wykazu poniesionych kosztów projektu podlegającego kontroli. Obsługę audytu realizują poszczególne działy administracji zgodnie ze swoimi kompetencjami. Działy administracji są zobowiązane do przygotowania i udostępnienia dokumentów i informacji w swoim zakresie. 5. Poniesione przy realizacji projektu koszty uznane przez instytucję finansującą za niekwalifikowane ponosi jednostka organizacyjna, w której projekt jest/był realizowany. 6. Projekt uważa się za rozliczony po otrzymaniu z instytucji finansującej dokumentu potwierdzającego rozliczenie i zakończenie projektu. ROZDZIAŁ VI PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU Wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu przechowywane są zgodnie z obowiązującymi przepisami, w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Kierownik projektu przechowuje egzemplarz umowy o realizację i finansowanie projektu oraz dokumentację projektu w czasie jego realizacji (w tym: dokumenty poświadczające realizację zadań, promocję projektu itp.). 3. Oryginały dokumentacji księgowej dotyczącej projektu przechowuje Dział Księgowości Głównej. 4. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych. 5. Oryginały dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji projektu przechowuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych. 6. Oryginały dokumentów płacowych dotyczących wynagrodzenia osób ze środków projektu przechowuje Dział Płac. 7. Jeśli umowa o realizację i finansowanie projektu nie stanowi inaczej, po uznaniu projektu za rozliczony, oryginały dokumentacji projektu, za wyjątkiem publikacji przedstawiających efekty projektu, Dział Nauki przekazuje do Archiwum Uczelni, zgodnie z Instrukcją archiwalną Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzoną zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 8. Dokumentację finansowo-księgową, dokumentację związaną z udzielaniem zamówień publicznych, zatrudnianiem i wynagradzaniem przekazują do Archiwum Uczelni odpowiednie działy administracji, zgodnie z właściwościami. ROZDZIAŁ VII RYZYKO W PROJEKTACH Przez ryzyko w projekcie należy rozumieć zagrożenie, prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą mieć wpływ na organizację, osiągnięcie zamierzonych celów w projekcie lub powodują odchylenia od oczekiwanych stanów. 2. Wykaz przykładowych ryzyk wraz z ich przyczyną, prawdopodobieństwem wystąpienia, wpływem, istotnością oraz przykładowym postępowaniem zapobiegawczym w podziale na etap składania wniosku, realizacji i zakończenia projektu zawiera załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 8

9 3. Kierownik projektu zobowiązany jest do zapoznania się z ryzykami, o których mowa w ust Za prawidłowy przebieg procesu zarządzania ryzykiem, tj. monitorowanie, identyfikację i analizę ryzyka oraz wypracowanie działań zaradczych, odpowiada kierownik projektu. 5. W przypadku wystąpienia ryzyk kierownik projektu zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie Dział Nauki. ROZDZIAŁ VIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do komunikacji drogą elektroniczną kierownik projektu oraz pracownicy Uczelni zaangażowani w realizację i obsługę projektów są zobowiązani do używania wyłącznie służbowego adresu w domenie Uczelni. 2. W przypadku otrzymania decyzji negatywnej/decyzji o nieprzyznaniu finansowania projektu, wnioskodawca ma prawo złożenia odwołania/wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, wyłącznie za pośrednictwem rektora. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem decyzje podejmuje rektor. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. REKTOR Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk 9