Załącznik nr 12 do SIWZ UMOWA

Transkrypt

1 Załącznik nr 12 do SIWZ UMOWA w dniu.. w Warszawie pomiędzy: Zamkiem Królewskim w Warszawie Muzeum. Rezydencją Królów i Rzeczypospolitej z siedzibą pod adresem: Plac Zamkowy 4, Warszawa, wpisanym do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerem RIK 19/92, NIP , REGON , zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez a..., ul.., KRS:, NIP:, zwaną dalej Wykonawcą, reprezentowaną przez:.... Środki finansowe na realizację umowy zostały zarezerwowane w planie finansowym Zamawiającego na rok 2018 poz.. Umowa została zawarta w wyniku rozstrzygnięcia przetargu nieograniczonego (numer w rejestrze zamówień publicznych Zamawiającego ZZ /2018). 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów, sprzedaży i rezerwacji usług organizacji wydarzeń, usług edukacyjnych oraz usług przewodnickich wraz z dostawą urządzeń do sprzedaży i kontroli biletów obejmujące: dostawę licencji i wykonanie analizy przedwdrożeniowej, instalację i dostosowanie oprogramowania do wymagań Zamawiającego, przeniesienie (migrację) danych z dotychczasowego systemu Zamawiającego (RISIK) do nowego systemu wdrażanego przez Wykonawcę, przeszkolenie personelu Zamawiającego, dostawa urządzeń do sprzedaży i kontroli biletów, wsparcie techniczne w zakresie aktualizacji i parametryzacji systemu dostosowujące go do zmian prawnych, dla 10 jednoczesnych użytkowników system, co dalej nazywane będzie Systemem. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamowienia znajduje się w załączniku nr 1 do SIWZ, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wymania funkcjonalne systemu znajdują się w załączniku nr 2 do SIWZ, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 1

2 4. Treść załącznika nr 1 stanowi integralną część niniejszej umowy. W przypadku niedających się rozstrzygnąć sprzeczności pomiędzy umową a treścią załącznika nr 1 pierwszeństwo ma treść załącznika. 5. Treść załącznika 2 stanowi integralną część niniejszej umowy. W przypadku niedających się rozstrzygnąć sprzeczności pomiędzy umową a treścią załącznika nr 2 pierwszeństwo ma treść załącznika. 6. Definicje: System oznacza oprogramowanie wprowadzone na rynek przez producenta, stanowiące własność Wykonawcy lub takie, do którego rozpowszechniania Wykonawca ma prawa, obejmujące wykonywalny maszynowo kod programu - będący utworem w rozumieniu Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych utrwalony na nośnikach magnetycznych lub optycznych. Dokument Analizy Przedwdrożeniowej zawiera co najmniej specyfikację obszarów funkcjonalnych wymienionych w załączniku nr 1 do umowy, plan migracji danych, harmonogram wdrożenia. Obszar funkcjonalny spójna funkcjonalnie część Systemu. Protokół odbioru dokument potwierdzający wykonanie prac przez pracownika Wykonawcy po zakończeniu każdego etapu wdrożenia Systemu. Karta Usług (KU) dokument potwierdzający wykonanie określonych prac (zakres uzgadniany na bieżąco pomiędzy Stronami) lub zawierający zgłoszenia wad, zastrzeżenia, uwagi itd. Konsultanci przedstawiciele Wykonawcy realizujący wdrożenie Systemu w poszczególnych obszarach funkcjonalnych (w tym Kierownik Projektu Wykonawcy i 3 Programistów, o których mowa w SIZW). 2 Dane podstawowe 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy w terminie do dnia 21 grudnia 2018 r. według Harmonogramu stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej umowy. 2. Po wykonaniu przedmiotu zamówienia, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji Protokół odbioru. 3. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić szkolenie użytkowników i administratorów Systemu. Szkolenia będą prowadzone w siedzibie Zamawiającego, chyba że Zamawiający wyrazi pisemną zgodę na szkolenie poza jego siedzibą. 4. Usługi świadczone będą w normalnych godzinach pracy Zamawiającego pomiędzy godziną 7.00 a 17.00, po wcześniejszych uzgodnieniach z Zamawiającym. 5. Strony zobowiązują się do ścisłego współdziałania w okresie obowiązywania Umowy. W tym celu obydwie Strony wyznaczą osoby odpowiedzialne za właściwą realizację zobowiązań Stron wynikających z Umowy i zapewnienie zgodnego współdziałania. 6. Zamawiający utworzy i utrzyma przez cały okres ważności Umowy stanowisko Kierownika Projektu Zamawiającego, które pełnić będzie: 7. Wykonawca utworzy i utrzyma przez cały okres ważności Umowy stanowisko Kierownika Projektu Wykonawcy, które pełnić będzie: 8. Strony oświadczają, że osoby wymienione powyżej są odpowiedzialne za realizację niniejszej umowy z ramienia każdej ze Stron. 9. Wykonawca może dokonać zmiany Kierownika Projektu Wykonawcy przedstawionego 2

3 w ofercie, jedynie za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego, akceptującego nowego kierownika. 10. Wykonawca z własnej inicjatywy proponuje zmianę Kierownika Projektu Wykonawcy w następujących przypadkach: 1) śmierci, choroby lub innych zdarzeń losowych kierownika; 2) nie wywiązywania się Kierownika Projektu Wykonawcy z obowiązków wynikających z umowy; 3) jeżeli zmiana Kierownika Projektu Wykonawcy stanie się konieczna z jakichkolwiek innych przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. rezygnacji, itp.). 11. Zamawiający może zażądać od Wykonawcy zmiany Kierownika Projektu Wykonawcy, jeżeli uzna, że dotychczasowy kierownik nie wykonuje swoich obowiązków wynikających z Umowy w sposób należyty. 12. W przypadku zmiany nowy kierownik musi spełniać wymagania określone dla dotychczasowego Kierownika Projektu Wykonawcy. 13. Wykonawca obowiązany jest zmienić Kierownika Projektu Wykonawcy zgodnie z żądaniem Zamawiającego w terminie wskazanym we wniosku Zamawiającego. 14. Powyższe zasady zmiany Kierownika Projektu Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Konsultantów i innych osób wskazanych przez Wykonawcę do realizacji niniejszej umowy. 3 Zatrudnianie podwykonawców 1. Wykonawca oświadcza, iż prace objęte przedmiotem zamówienia, zostaną wykonane siłami własnymi/z udziałem podwykonawców. 2. Wykonawca oświadcza, że podwykonawcom powierzy następujący zakres prac: 1) Do zawarcia przez Wykonawcę umowy z Podwykonawcą jest wymagana pisemna zgoda Zamawiającego. 4. Zamawiający nie dopuszcza zatrudniania dalszych podwykonawców przez podwykonawców Wykonawcy. 5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za prace, które wykonuje przy pomocy podwykonawców, jak za własne działanie. 4 Zasady wykonania analizy przedwdrożeniowej 1. Po podpisaniu Umowy Kierownik Projektu Wykonawcy i Kierownik Projektu Zamawiającego ustalą datę pierwszego spotkania organizacyjnego dotyczącego realizacji analizy przedwdrożeniowej. Spotkanie organizacyjne odbędzie się nie później niż dwa dni robocze od wejścia w życie Umowy. W trakcie spotkania zostaną ustalone daty spotkań w ramach analizy przedwdrożeniowej. 2. Wynikiem analizy przedwdrożeniowej będzie Dokument Analizy Przedwdrożeniowej. 3

4 3. Dokument Analizy Przedwdrożeniowej winien zostać uzgodniony i podpisany przez przedstawicieli obu stron w terminie określonym w Harmonogramie. 4. Zmiana zaakceptowanego Dokumentu Analizy Przedwdrożeniowej możliwa jest w formie pisemnej pod rygorem nieważności po zaakceptowaniu przez Strony. 5 Zasady realizacji dostawy Systemu 1. Wykonawca dostarczy oprogramowanie i licencje Systemu zgodnie z przedstawionym poniżej wykazem: l.p. Nazwa obszaru funkcjonalnego (modułu) 1. ADMINISTRACYJNY Liczba licencji BEZ OGRANICZEŃ 2. RAPORTOWANIA BEZ OGRANICZEŃ 3. KASOWY 5 4. INTERNETOWY BEZ OGRANICZEŃ 5. KONTROLOWANIA BILETÓW 6 6. REZERWACYJNY BILETÓW WSTĘPU 4 7. EKRANY INFORMACYJNE EKSPORTOWANIA DANYCH BEZ OGRANICZEŃ 9. PRZESTRZENI BEZ OGRANICZEŃ 10. PRACOWNIK BEZ OGRANICZEŃ Nazwa i wersja oferowanego oprogramowania 2. W terminie do czternastu dni od dnia wejście w życie Umowy Wykonawca dostarczy niezbędne licencje na wszystkie elementy składowe Systemu oraz na ewentualne dodatkowe oprogramowanie, w szczególności narzędziowe, pliki instalacyjne na nośnikach, dokumentację dla użytkowników i administratorów Systemu. 6 Zasady realizacji prac wdrożeniowych 1. Strony zobowiązują się do realizacji Prac wdrożeniowych w zakresie obszarów funkcjonalnych Systemu, jego instalacji, konfiguracji oraz migracji danych do Systemu. 2. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji Prac wdrożeniowych, Zamawiający powoła osoby odpowiedzialne za współpracę z Wykonawcą podczas realizacji prac wdrożeniowych w poszczególnych obszarach funkcjonalnych. 3. Kierownik Projektu Zamawiającego i Kierownik Projektu Wykonawcy ustalą datę pierwszego spotkania organizacyjnego, dotyczącego realizacji Prac wdrożeniowych. Spotkanie organizacyjne odbędzie się w ciągu dwóch dni roboczych od zaakceptowania dokumentu - Dokument Analizy Przedwdrożeniowej. W trakcie spotkania zostaną ustalone daty spotkań w ramach Prac Wdrożeniowych poszczególnych obszarów funkcjonalnych Systemu. 4

5 4. Terminy spotkań Konsultanci będą ustalać indywidualnie z osobami odpowiedzialnymi ze strony Zamawiającego, bezpośrednio zaangażowanymi w realizację Prac wdrożeniowych. 5. Udział Konsultantów w pracach wdrożeniowych będzie potwierdzany w dokumentach KU przez osoby odpowiedzialne ze strony Zamawiającego. 6. Wszelkie wątpliwości, zastrzeżenia i uwagi w sprawie wykonanych usług Zamawiający będzie opisywał w dokumentach KU. 7. Strony ustalają, iż prace Wykonawcy będą wykonywane w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza świadczenie usług objętych Umową w trybie zdalnym, po uprzednim zgłoszeniu i uzyskaniu zgody Zamawiającego. 8. Bez względu na inne zobowiązania podjęte przez Zamawiającego w Umowie, Zamawiający: a) zapewni udział swoich pracowników w pracach wdrożeniowych Wykonawcy. b) zapewni Konsultantom należyte warunki współdziałania, zgodne z wymogami BHP obowiązującymi w siedzibie Zamawiającego, umożliwiające wykonywanie usług objętych Umową, c) zapewni Konsultantom możliwość uzyskania potwierdzenia przeprowadzenia Prac wdrożeniowych na dokumencie KU, niezwłocznie po sprawdzeniu wykonania usługi. d) zobowiązuje się realizować wszystkie zalecenia Konsultantów opisane w dokumentach KU. W przypadkach, gdy Zamawiający nie zgodzi się na realizację zaleceń, umieści stosowne zapisy na dokumentach KU. e) zapewni Wykonawcy zdalny dostęp do infrastruktury sprzętowo-informatycznej Zamawiającego w celu umożliwienia Wykonawcy wykonania prac wdrożeniowych oraz przeniesienia danych na warunkach określonych w SIWZ, f) zapewni personelowi Wykonawcy w ustalonej liczbie, miejscu i czasie możliwość wykonywania pracy w miejscach pozostających pod kontrolą Zamawiającego oraz udostępni pomieszczenia do pracy. 9. Bez względu na inne zobowiązania podjęte przez Wykonawcę w Umowie, Wykonawca jest zobowiązany do: a) zapewnienia, że Konsultanci będą posiadali określone w SIWZ kwalifikacje i doświadczenie wymagane przy prowadzeniu Prac wdrożeniowych, b) informowania na żądanie Zamawiającego o aktualnym stanie realizacji Prac wdrożeniowych poprzez przekazanie Zamawiającemu raportu z prac wdrożeniowych, c) informowania Kierownika Projektu o wszystkich sytuacjach mogących utrudnić sprawną realizację Prac wdrożeniowych, d) dostarczenia Systemu, zainstalowania go i skonfigurowania na dedykowanym dla niego sprzęcie komputerowym, e) dostarczenia licencji, dokumentacji i haseł do oprogramowania według zasad określonych w załączniku nr 1. f) przestrzegania obowiązujących w siedzibie Zleceniodawcy przepisów porządkowych, BHP i ppoż. 10. W przypadku konieczności zmiany terminu lub godziny przybycia Konsultanta, Wykonawca zobowiązany jest do zawiadomienia o powyższym fakcie Zamawiającego, 5

6 najpóźniej w dniu poprzedzającym planowaną wizytę. 11. Podstawa odbioru Systemu będą wyniki testów akceptacyjnych, potwierdzone protokołem z testów. Testy powinny być przeprowadzone na bazie testowej środowiska produkcyjnego na podstawie scenariuszy testowych przedstawionych przez Wykonawcę i zatwierdzonych przez Zamawiającego. 7 Zasady gwarancji i rękojmi. 1. Wykonawca zapewnia, że System działa poprawnie oraz że jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa w dniu zakończenia wdrożenia (dzień podpisania protokołu odbioru systemu). 2. Wykonawca odpowiada za szkody rzeczywiste wyrządzone Zamawiającemu w materiałach, dokumentacji, oprogramowaniu, licencji, sprzęcie komputerowym, urządzeniach oraz innych środkach technicznych, z wyłączeniem utraconych korzyści. 3. Wykonawca udziela. miesięcznej gwarancji na oprogramowanie i miesięcznej gwarancji na sprzęt dostarczony przez Wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu umowy. 4. W ramach usług gwarancyjnych Wykonawca zobowiązuje się usuwać wady Systemu na swój koszt, na zasadach i w terminach określonych w załączniku nr 1 do umowy. 5. Zamawiający ma prawo skorzystać na koszt Wykonawcy z usług zastępczych bez utraty gwarancji wyłącznie w przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z zobowiązań gwarancyjnych, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu go o takim zamiarze i braku niezwłocznej skutecznej reakcji z jego strony. W przypadku skorzystania z takiej możliwości zakres wykonanych prac zostanie udokumentowany przez wykonawcę zastępczego zgodnie z ogólnymi zasadami dokumentowania projektów informatycznych, a dokumentacja zostanie przekazana Wykonawcy w celu zapewnienia możliwości wykonania usług gwarancyjnych przez producenta/wykonawcę. 6. Szczegółowe zasady gwarancji zostały określone w załączniku nr 1 do umowy. 7. Niezależnie od uprawnień z tytułu gwarancji, Wykonawca udziela Zamawiającemu rękojmi na okres 24 miesięcy. 8 Rozliczenia 1. Za wykonanie zobowiązań wynikających z umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości netto.. zł (słownie: złotych./100) + podatek.. % VAT, tj... z ł (słownie:.. złotych./100), razem brutto. zł (słownie: złotych /100). 2. Wynagrodzenie, określone w ust. 1 jest wynagrodzeniem ryczałtowym i obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem umowy, w tym koszty licencji Systemu oraz sprzętu do sprzedaży i kontroli biletów. 3. Podstawą do wystawienia faktury będzie bezusterkowy protokół odbioru podpisany przez obie strony. 4. Płatności będą dokonywane przez Zamawiającego przelewem w terminie do 14 dni licząc od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, na wskazany w niej rachunek bankowy Wykonawcy. 6

7 5. Jako dzień zapłaty strony ustalają dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego. 6. W przypadku opóźnienia w wykonaniu umowy, Wykonawca zobowiązuje się zapłacić na rzecz Zamawiającego kary umowne w wysokości 0,1% wartości umowy brutto za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. 7. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości całego przedmiotu zamówienia brutto. 8. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych po odbiorze lub w okresie trwania gwarancji w wysokości 0,1% wartości umowy brutto za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. 9. Kary umowne zostaną potrącone przez Zamawiającego z zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a w dalszej kolejności z wynagrodzenia Wykonawcy, o czym Zamawiający poinformuje Wykonawcę. 10. Zamawiającemu przysługuje uprawnienie do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne, jeśli wysokość szkody przekracza wysokość kar umownych. 11. W przypadku braku zapłaty w terminie, Wykonawca będzie uprawniony do naliczenia i żądania zapłaty odsetek ustawowych od Zamawiającego. 12. Strony postanawiają, że w przypadku zaległości płatniczych Zamawiającego powyżej 30 dni, Wykonawca upoważniony będzie do powstrzymania się z dalszym świadczeniem dostaw i usług wskazanych w umowie. Po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty i upływie 14-stu dni, Wykonawca upoważniony będzie do odstąpienia od umowy, o czym Zamawiający zostanie poinformowany na piśmie. 9 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 1. Na pokrycie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ustala się zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10 % ceny umownej, o której mowa w 8 ust. 1, tj. zł (słownie:.. złotych./100). 2. Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1, zostanie wniesione przez wykonawcę najpóźniej z datą zawarcia niniejszej umowy, w pieniądzu na rachunek bankowy Zamawiającego - nr Zamawiający może, na pisemny wniosek wykonawcy, wyrazić zgodę na zmianę formy wniesionego zabezpieczenia. Zmiana formy zabezpieczenia dokonywana jest w sposób zachowujący ciągłość zabezpieczenia i nie może powodować zmniejszenia jego wysokości. 4. Wykonawca zapewni możliwość wykorzystania zabezpieczenia do dnia kiedy Wykonawca wykona wszystkie prace i usunie wszelkie wady. 5. Zamawiający zwróci Wykonawcy zabezpieczenie należytego wykonania umowy wg następujących zasad: 1) po wykonaniu przedmiotu zamówienia, w ten sposób, że: a) 70 % zabezpieczenia należytego wykonania umowy zostanie zwrócone 7

8 Wykonawcy w terminie 30 dni od dnia podpisania bezusterkowego protokołu odbioru systemu a w przypadku stwierdzenia usterek od dnia podpisania protokołu usunięcia usterek. b) 30 % zabezpieczenia zostanie zwrócone Wykonawcy nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady. 10 Zakończenie umowy 1. Zamawiający ma prawo do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Wykonawca zostanie postawiony w stan przymusowej lub dobrowolnej likwidacji, w celu innym niż połączenie lub przekształcenie własnościowe. 2. W przypadku rozwiązania Umowy, Wykonawca zapewni obsługę, rękojmię, gwarancję dla wykonanych części Umowy. 11 Inne postanowienia 1. W trakcie trwania Umowy, a także w ciągu sześciomiesięcznego okresu od jej zakończenia, Zamawiający nie zaproponuje żadnemu z Konsultantów, jakiejkolwiek oferty zatrudnienia lub zachęty finansowej, jak również nie odpowie na ofertę złożoną przez Konsultanta. Nie wywiązanie się z tego postanowienia będzie traktowane jako istotne naruszenie postanowień Umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe, do których będzie miał dostęp w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, zgodnie z niniejszą Umową oraz przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą. Jeżeli w związku z realizację niniejszej umowy zajdzie konieczność powierzenia Wykonawcy przez Zamawiającego danych osobowych, strony uregulują tę kwestię w odrębnej umowie. 3. Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna za jakikolwiek przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy, powstałych w wyniku działania siły wyższej rozumianej jako zdarzenia zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i niemożliwego do zapobieżenia lub którego następstwo jest niemożliwe do zapobieżenia. Strona powołująca się na tę klauzulę powinna niezwłocznie zawiadomić drugą ze Stron o zaszłych okolicznościach i prawdopodobnym czasie ich trwania. 4. Strony podporządkowują się jurysdykcji sądu powszechnego właściwego dla strony Zamawiającego. 5. W razie powstania sporu pomiędzy Stronami na tle realizacji Umowy, przed wystąpieniem na drogę sądową, Strony podejmą starania w celu rozwiązania rozbieżności na drodze negocjacji. Brak porozumienia, co do rozstrzygnięcia kwestii spornej w terminie 30 dni od daty jej zgłoszenia przez którąkolwiek ze Stron, uprawnia do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. 6. Zmiana umowy może nastąpić na zasadach określonych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych, a w zakresie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany 8

9 stawki podatku od towarów i usług, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę. 7. Strona wnioskująca o zmianę umowy, przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do umowy. 8. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część. 1) Załącznik nr 1 załącznik nr 1 do SIWZ 2) Załącznik nr 2 załącznik nr 2 do SIWZ 3) Załącznik nr 3 oferta Wykonawcy 4) Załącznik nr 4 Harmonogram 9. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Dokonano wstępnej kontroli na podstawie art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. 2017, poz z późniejszymi zmianami). Główny Księgowy Zamawiającego 9