ZARZĄDZENIE NR 512/2017 PREZYDENT MIASTA STARACHOWICE z dnia 6 listopada 2017 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 512/2017 PREZYDENT MIASTA STARACHOWICE z dnia 6 listopada 2017 roku w sprawie zasad gospodarki kasowej w Urzędzie Miejskim w Starachowicach Na podstawie art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2016 r., poz. 793), określam zasady gospodarki kasowej, celem zapewnienia właściwej ochrony środków pieniężnych i prawidłowego obrotu gotówkowego: W Urzędzie Miejskim w Starachowicach funkcjonują dwie kasy: a) Kasa Nr 1 przychodowa, przyjmująca wpłaty gotówkowe b) Kasa Nr 2 rozchodowo-przychodowa, realizujaca wypłaty gotówkowe oraz przyjmująca wpłaty gotówkowe w miarę potrzeb. Kasjer sporządza odrębny raport kasowy dla wydatków i odrębny dla dochodów. 2. Kasy czynne są w poniedziałek w godzinach od 7.30 do 16.30, w pozostałe dni tygodnia (wtorek - piątek) w godzinach od 7.30 do Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania wartości pieniężnych powinno być odpowiednio wydzielone i zabezpieczone. Wszystkie okna pomieszczenia kasy winny być okratowane. Drzwi wejściowe do kasy winny być specjalnej konstrukcji, z blokadami bocznymi lub wzmocnione blachą i zaopatrzone w co najmniej dwa zamki. 4. W pomieszczeniach kasy powinno znajdować się okienko, przez które kasjer dokonuje wypłaty oraz przyjmuje wpłaty. Powinno ono być tak zainstalowane, aby uniemożliwiało wejście jakiejkolwiek osoby do wnętrza kasy. 5. W pomieszczeniu kasy winno być zainstalowane urządzenie alarmowe. Ponadto powinno być wyposażone w szafę stalową do przechowywania wartości pieniężnych W kasie może znajdować się gotówka: 1) podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków 2) pochodzącą z bieżących wpływów do kasy jednostki, przechowywana w formie depozytu, otrzymana od osób prawnych i fizycznych oraz czeki bankowe, weksle i tym podobne walory Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. 2. Gotówka podjęta z rachunku bankowego Gminy na pokrycie określonych rodzajowo wydatków może być przechowywana w kasie Urzędu przez okres nie przekraczający 7 dni z wyjątkiem gotówki za pranie odzieży roboczej (do 20 dni) oraz diet dla radnych (do 10 dni) pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia.

2 3. Depozyty, które znajdują się w kasie nie mogą być wykorzystane na pokrycie wydatków Urzędu, winny być objęte odrębną ewidencją w formie wykazu. Należy je przechowywać odpowiednio zabezpieczone w sposób pozwalający na łatwe wyróżnienie. 4. Gotówkę pochodzącą z bieżących wpływów własnych do kasy Urzędu należy odprowadzić na właściwe rachunki bankowe w dniu ich przyjęcia a przy odpowiednim zabezpieczeniu przechowywanej gotówki najpóźniej w dniu następnym, z zastrzeżeniem 5 ust. 1. Nie wolno dokonywać wydatków z wpływów pobranych do kasy Wprowadza się limity maksymalnej kwoty przechowywanej gotówki w pomieszczeniach kas w szafie stalowej: 0,15 jednostki obliczeniowej, tj. 18 przeciętnych wynagrodzeń za poprzedni kwartał ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Monitorze Polskim. 2. W przypadku, gdy gotówka w kasie Nr 1 i Nr 2 na godz przekracza 0,15 jednostki obliczeniowej, to całość gotówki kasjer przy ochronie 2 funkcjonariuszy Straży Miejskiej wpłaca do kasy banku prowadzącego rachunek dochodów gminy. 3. Pogotowie kasowe ustala się w wysokości zł (słownie: cztery tysiące złotych) dla kasy rozchodowo-przychodowej Nr Wszelkie obroty gotówkowe powinny być dokumentowane dowodami kasowymi, wpłaty gotówkowe własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, zaś wypłaty gotówki rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki. Dowody te powinny odpowiadać warunkom przwidzianym dla dowodów księgowych, określonych w ustawie o rachunkowości Do udokumentowania wpłat, w tym z tytułu podatków i opłat lokalnych, służą wydrukowane z drukarki komputerowej pokwitowania kasa przyjmie. W przypadku awarii systemu komputerowego obsługującego kasę, przyjmuje się do stosowania kwitariusze przychodowe K-103. Pokwitowanie powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację dokumentu wpłaty, osoby wpłacającej, wysokości kwoty wpłaty i jej przeznaczenie takie jak: 1) niepowtarzalny identyfikator dokumentu ( np. rodzaj dokumentu, seria i numer), 2) okreslenie podatnika: a) nazwisko i imię (nazwa) b) adres (siedziba) wg potrzeb c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) w miarę możliwości, 3) rodzaj należności głównej, 4) okres, którego dotyczy wpłata z tytułu: a) należności zaległej, b) należności bieżącej,

3 c) odsetek za zwłokę, d) opłaty prolongacyjnej, e) kosztów upomnienia, 5) kwota wpłaty ogółem cyframi i słownie, 6) kwota wpłaty cyframi z tytułu: a) należności zaległej, b) należności bieżącej, c) odsetek za zwłokę, d) opłaty prolongacyjnej, e) kosztów upomnień, 7) data wpłaty, 8) odcisk pieczęci urzędu, 9) własnoręczny podpis kasjera. 2. Data wpłaty jest jednocześnie datą dokumentu. 3. Dla każdego rodzaju podatku lub innej należności drukuje się oddzielne pokwitowanie wpłaty w dwóch egzemplarzach. Oryginał pokwitowania otrzymuje wpłacający Kasy Urzędu Miejskiego realizują płatności bezgotówkowe (kartami płatniczymi, płatności BLIK) na zasadach określonych niniejszą instrukcją, oraz na zasadach określonych w umowie z operatorem terminali płatniczych. 2. Kasjer winien się zapoznać z treścią umowy z operatorem terminali płatniczych oraz wszelkimi instrukcjami obsługi i bezpieczeństwa, w szczególności w zakresie zakresu obsługiwanych rodzajów kart, bezpieczeństwa obrotu kartowego oraz zasad posługiwania się terminalem kart płatniczych, oraz przestrzegać postanowień tam zawartych. 3. Kasjer winien być przeszkolony w zakresie obsługi terminala kart płatniczych. 4. Kasjer winien przestrzegać zasad bezpieczeństwa w obrocie kartowym, w szczególności w zakresie: 1) weryfikacji stanu i autentyczności karty; 2) weryfikacji podpisu na karcie, a w razie konieczności tożsamości posiadacza; 3) kontroli transmisji transakcji z terminala kart płatniczych do operatora i potwierdzenia tej transmisji odpowiednim wydrukiem; 4) innych zasad i reguł określonych przez operatora w umowie, instrukcjach obsługi terminali, i instrukcjach bezpieczeństwa transakcji kartowych. 5. Jednej kasie przyporządkowany jest jeden terminal kart płatniczych. 6. Obsługa transakcji bezgotówkowych (kartami płatniczymi, płatności BLIK) odbywa się dwupoziomowo, to jest z jednoczesnym wykorzystaniem komputerowego programu obsługi kasy "KASA" przyjętego do stosowania w Urzędzie Miejskim w Starachowicach i terminala kart płatniczych. 7. Do obsługi transakcji bezgotówkowych w systemie do obsługi kasowej służą odrębne dokumenty, którymi są: 1) zbiorcze raporty płatności bezgotówkowych (kartami płatniczymi, płatności BLIK), które tworzy się na bazie wykazu raportów kasowych zawartych w 13 ust. 3 pkt 3 z tym, że nazwę uzupełnia się dopiskiem płatności bezgotówkowe. Raport transakcji kartami płatniczymi, płatnościami BLIK sporządza się na zasadach określonych dla raportów kasowych, przy czym służy do ewidencji wszystkich dowodów płatności bezgotówkowych ("Pokwitowanie wpłaty" - kartą płatniczą, płatności BLIK) dokonywanych przez kasjera w danym dniu, i nie zawiera dowodów rozchodowych. Raporty te nie podlegają zasadzie ciągłości sald, przez co

4 należy rozumieć, że saldo otwarcia w nowym dziennym raporcie jest zawsze zerowe. 2) dowody Pokwitowanie wpłaty potwierdzenia zapłaty kartą płatniczą, płatności BLIK, które są sporządzane na zasadach określonych dla dowodów KP. 8. Kasjer przyjmując wpłatę bezgotówkową (kartą płatniczą, płatność BLIK) wprowadza transakcję do terminala kart płatniczych i realizuje za jego pośrednictwem transakcję. W przypadku prawidłowej transakcji sporządza dowód Pokwitowanie wpłaty, wydaje klientowi oryginał dowodu wraz z potwierdzeniem z terminala kart płatniczych (odcinek dla klienta). Kopię dowodu "Pokwitowanie wpłaty" i potwierdzenie z terminala kart płatniczych (odcinek dla wystawcy) załącza do raportu płatności bezgotówkowych (kartami płatniczymi, płatności BLINK). Jeżeli klient zamierza dokonać kilku odrębnych wpłat zalecana jest ich łączna realizacja jedną transakcją na terminalu kart płatniczych, przy czym transakcje te potwierdza się odrębnymi indywidualnymi dla poszczególnych zapłat dowodami "Pokwitowanie wpłaty". Potwierdzenie z terminala załącza się do zbiorczego raportu płatności bezgotówkowych. 9. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłat lub wypłat gotówki wyrażonych cyframi lub słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia sie przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastepczych dowodów wpłat i wypłat gotówki i wystawiene prawidlowycgh dowodów do udokumentowania wpłat i wypłat gotówki. 10. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do dokonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki lub osoby upoważnione, składając swój podpis pod klauzulą o treści zatwierdzone do wypłaty. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. 11. Wypłaty gotówki z kasy mogą nastapić na podstawie żródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, czyli na podstawie: rachunków i faktur, list wypłat wynagrodzeń, stałych świadczeń pieniężnych itp., własnych źródłowych dowodów kasowych oraz zastępczych dowodów wypłat. 12. Fakt dokonania wpłat gotówki na własny rachunek bankowy powinien zostać potwierdzony stemplem konwojenta na dowodzie wpłaty, a następnie odzwierciedlony powinien być w wyciągu bankowym Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. 2. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki, dokonywane w danym dniu,

5 powinny być w tym dniu ujęte w raporcie kasowym sporządzonym przez kasjera. 3. Prowadzi się raporty kasowe: 1) znormalizowane Raport kasowy RK - dla wydatków jednostki budżetowej Urząd Miejski 2) drukowane z drukarki komputerowej, które sporządzane są dla dochodów jednostki budżetowej (w tym m.in. podatków i opłat) oraz innych wpłat odprowadzanych na poszczególne rachunki bankowe jednostki budżetowej 3) Zbiorczy raport kasowy za dany dzień obejmuje raporty kasowe wg źródeł wpłat tj.: 0 odprowadzenie do banku wszystkich przyjętych wpłat 1 opłaty za dowody osobiste, udostępnianie danych 2 wpłaty za łączne zobowiązania pieniężne 3 wpłaty podatku od środków transportowych 4 wpłaty podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego (osoby prawne) 5 wpłaty podatku od posiadania psów 6 opłaty za odpady komunalne 7 opłaty skarbowe 8 opłaty za dzierżawę 9 opłaty za użytkowanie wieczyste 10 opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych 11 wpłaty za energię i wodę 12 pozostałe wpłaty 13 odprowadzenie do banku wpłat z tytułu dochodów jednostki budżetowej 14 wpłaty rat za lokale, sprzedaż mienia komunalnego, wyceny działek 15 wpłaty na Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 16 wpłaty sum depozytowych, kaucji itp. 17 wpłaty na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 18 wpłaty na rachunek wydatków 19 wpłaty za czynsz mieszkaniowy 20 - opłaty administracyjne 21 opłaty za wpis do ewidencji 22 zajęcie pasa drogowego 23 opłata targowa 24 opłata parkingowa 25 koszty sądowe 26 mandaty 27 najem Galerii Skałka 28 najem garaży i boksów 29 najem lokali użytkowych 30 najem na basenie 31 energia elektryczna Targowica 32 media Galeria Skałka 33 opłata za gospodarowanie odpadami 4. Raporty kasowe dotyczące wpłat dochodów sporządza się w jednym egzemplarzu. Pozostałe raporty kasowe dotyczące wpłat i wypłat sporządza się w dwóch egzemplarzach z czego jeden egzemplarz przekazuje się za pokwitowaniem kierownikowi komórki d/s księgowości budżetowej a drugi egzemplarz pozostaje w aktach u kasjera. 5. Po sporządzeniu raportu kasowego za dany dzień i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie, kasjer podpisuje raport i przekazuje do sprawdzenia kierownikowi merytorycznej komórki organizacyjnej (d/s podatków i opłat lub d/s księgowości budżetowej). Kierownicy w/w komórek organizacyjnych sprawdzają prawidłowość sporządzania raportów na dowód kontroli składają podpisy na raportach a następnie rozdysponowują do zaksięgowania. 6. Wzór zbiorczego raportu kasowego stanowi załącznik Nr 1 do zarządzenia

6 7. Przykładowy raport kasowy wg źródeł wpłat stanowi załącznik Nr 2 do zarządzenia 8. Przykładowy wzór dowodu wpłaty stanowi załącznik Nr 3 do zarządzenia 9. Raporty kasowe każdy z kasjerów sporządza: dla wpłat gotówki sporządza i zamyka codziennie dla wypłat gotówki nie rzadziej niż co 7 dni 10. Raporty dla płatności bezgotówkowych każdy z kasjerów sporządza i zamyka codziennie. 14. Podstawowym narzędziem kontroli prowadzonej gospodarki kasowej jest inwentaryzacja. Inwentaryzację kasy przeprowadza sie na ostatni dzień każdego roku obrotowego przy zmianie kasjera, w sytuacjach losowych oraz w terminach niezapowiedzianych. 15. Rozchód gotówki w kasie, nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi nie jest uwzględniony przy ustalaniu stanu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu na dochody budżetowe. 16. Wykonanie Zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta, Kierownikom komórek organizacyjnych d/s podatków i opłat oraz d/s księgowości budżetowej 17. Traci moc Zarządzenie Nr 2a/06 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia 3 stycznia 2006 roku w sprawie zasad gospodarki kasowej w Urzędzie Miejskim w Starachowicach. 18. Zarządzenie wchodzi w życie w dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 listopada 2017 roku. PREZYDENT MIASTA MAREK MATEREK

7 Zbiorczy raport kasowy nr. za okres od do Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 512/2017 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. Numer raportu kasowego Przychód Rozchód Raport kasowy nr./ 0 Raport kasowy nr./ 1 Raport kasowy nr./ 2 Raport kasowy nr./ 3 Raport kasowy nr./ 4 Raport kasowy nr./ 5 Raport kasowy nr./ 6 Raport kasowy nr./ 7 Raport kasowy nr./ 8 Raport kasowy nr./ 9 Raport kasowy nr./ 10 Raport kasowy nr./ 11 Raport kasowy nr./ 12 Raport kasowy nr./ 13 Raport kasowy nr./ 14 Raport kasowy nr./ 15 Raport kasowy nr./ 16 Raport kasowy nr./ 17 Raport kasowy nr./ 18 Raport kasowy nr./ 19 Raport kasowy nr./ 20 Raport kasowy nr./ 21 Raport kasowy nr./ 22 Raport kasowy nr./ 23 Raport kasowy nr./ 24 Raport kasowy nr./ 25 Raport kasowy nr./ 26 Raport kasowy nr./ 27 Raport kasowy nr./ 28 Raport kasowy nr./ 29 Raport kasowy nr./ 30 Raport kasowy nr./ 31 Raport kasowy nr./ 32 Raport kasowy nr./ Razem obroty: Stan poprzedni kasy:..... Stan obecny kasy:..... Suma:.. sprawdził....data...sporządził..

8 Raport kasowy nr.../ 7 za okres od... do... Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 512/2017 Prezydenta MiastaStarachowice z dnia r. Lp Poz. Dokument Data Treść pozycji Przychód Rozchód dokumentu KP... dd-mm-rok Opłata skarbowa za zł... zł KP... dd-mm-rok Opłata skarbowa za zł... zł KP... dd-mm-rok Opłata skarbowa za zł... zł KP... dd-mm-rok Opłata skarbowa za zł... zł KP... dd-mm-rok Opłata skarbowa za zł... zł KP... dd-mm-rok Opłata skarbowa za zł... zł RAZEM... zł... zł.sporządził.. sprawdził....data.. Liczba załączników: KP:... KW:...

9 Dowód wpłaty opłata skarbowa Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 512/2017 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. Urząd Miejski w Starachowicach Starachowice ul. Radomska 45 KP z dnia Od kogo:. Nazwisko i imię wpłacającego Adres zamieszkania Za co: Przychód... (kwota) Słownie:. Kwotę powyższą otrzymałam Kasa nr Urzędu Miejskiego Raport: Pozycja:... (podpis kasjerki)