I N S T R U K C J A W SPRAWIE GOSPODARKI KASOWEJ

Transkrypt

1 I N S T R U K C J A W SPRAWIE GOSPODARKI KASOWEJ Do użytku wewnętrznego

2 - 2 - I. Podstawy prawne gospodarki kasowej Unormowania ujęte w instrukcji stanowią wymienione akty prawne : 1.Ustawa z dnia 20 września 1994 o rachunkowości (Dz.U.Nr 121,poz.591 z późniejszymi zmianami ) 2.Zarządzenie Prezesa NBP z dnia 25 lipca 1989 r. w sprawie wymagań jakimi powinny odpowiadać stosowane w uspołecznionych jednostkach organizacyjnych środki ochrony wartości pieniężnych (M.P.Nr 27,poz.216, z późniejszymi zmianami ) 3.Zarządzenie Prezesa NBP z dnia 31 sierpnia 1989 r.w sprawie wymiany zużytych lub uszkodzonych znaków pieniężnych (M.P.Nr 32, poz.254 z późniejszymi zmianami ) 4.Zarządzenie Prezesa NBP z dnia 31 sierpnia 1989 r. w sprawie zatrzymania fałszywych znaków pieniężnych (M.P.nr 32, poz.255 z późniejszymi zmianami ) 5.Zarządzenie prezesa NBP z dnia 11 grudnia 1992 r. w sprawie form i trybu przeprowadzania rozliczeń pieniężnych z pośrednictwem banków (M.P.Nr 39,poz.293 z późniejszymi zmianami ). 6.Rozporządzenie Min.Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. w sprawie szczególnych zasad i wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywania i transportowania przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne ( Dz.U.Nr 129,poz.858 z późniejszymi zmianami ).

3 - 3 - II. Przepisy ogólne 1.Instrukcja określa tryb postępowania w zakresie prowadzenia operacji kasowych w jednostce. 2.Określenia zawarte w instrukcji oznaczają : - referat finansowy - księgowość budżetowa - obsługa finansowo-księgowa i kasowa - podatki i opłaty - wymiar i pobór podatków i opłat oraz nie opodatkowanych należności budżetowych, - wartości pieniężne - krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki,wekse i inne dokumenty zastepujące w obrocie gotówkę oraz metale i wyroby z metali szlachetnych,kamienie szlachetne - jednostka obliczeniowa - kwota pieniężna,wynosząca 120-krotność wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce uspołecznionej za ubiegły kwartał - pomieszczenie kasy - pomieszczenie do przechowywania wartości pieniężnych,wydzielone, z okratowanymi oknami z zainstalowanym urządzeniem alarmowym,posiadające szafę pancerną trwale przymocowaną do podłoża, - kasjer - osoba upoważniona do dysponowania wartościami pieniężnymi - inkasent - osoba upoważniona do pobrania od płatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie do kasy jednostki, - transport wartości - przewożenie wartości pieniężnych - konwojent - osoba zabezpieczająca transport wartości. 3.Znaki pieniężne zużyte lub uszkodzone tracą moc prawnego środka płatniczego. Sfałszowane lub budzące wątpliwość, co do autentyczności winny być przez kasjera zatrzymane, a o zatrzymaniu należy sporządzić protokół w 3 egzemplarzach. 4.Gospodarka kasowa

4 gotówka przechowywana w kasie może stanowić : a)niezbędny zapas na bieżące wydatki ustalony przez Wójta Gminy, b)pokrycie określonych rodzajów wydatków,podjętych z rachunku bankowego, c)przychód z bieżących wpływów, do czasu odprowadzenia na rachunek bankowy urzędu ( transport wartości w dniu bieżących wpływów ) -wartości pieniężne przechowywane w kasie w formie depozytu,podlegają zwrotowi osobie,która depozyt złożyła (bez prawa do korzystania). III.Dokumentacja kasowa Udokumentowanie obrotu gotówkowego,cechy i funkcje dowodu kasowego, zostały uregulowane w instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych". 1.Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić czy odpowiednie dowody są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty i wpłaty i zatwierdzone do wypłaty kontrasygnata Skarbnika. 2.Przy rozchodzie gotówki kasjer zobowiązany jest zasądzić do okazania dowód osobisty odbiorcy oraz zamieścić numer,datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę. Odbiorca kwituje jej odbiór w sposób trwały, podając słownie kwotę i datę Otrzymania oraz zamieszcza swój podpis.( zastosować określony wzór pieczątki).jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia, własnoręczność podpisu wystawiającemu potwierdza notariusz, właściwy urząd gminy. 3.Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe, winne być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego. 4.Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki z danego dnia winne być ujęte do raportu kasowego, odrębnie dla kierunków właściwych rachunków bankowych ( subkonta dochodów, wydatków, funduszy, środków inwestycyjnych ) oraz z dowodami źródłowymi w cyklu dekadowym przekazywane do gł.księgowego.

5 - 5 - IV.Kryterium funkcyjno przedmiotowe dowodów kasowych A.Przychodowych 1. kwitariusz przychodowy - symbol K-103,znormalizowany druk ścisłego zarachowania. Wystawiany jest w trzech egzemplarzach, z których oryginał jest wręczony wpłacającemu, kopia dołączona jest do raportu kasowego,trzeci egzemplarz pozostaje w bloczku do rozliczenia i kontroli. Przyjęcie gotówki do kasy kasjer potwierdza swoim podpisem. Pokwitowanie Sporządzone wadliwie, unieważnia się przez adnotację anulowano (3 egz.) 2. kwit kasowy - symbol K-103,wydruk komputerowy, zawierający dane identyfikacyjne dokumentu wpłaty,określenie podatnika wysokości należności głównej i ubocznej, datę wpłaty, odcisk pieczęci urzędowej, podpis kasjera. 3.Odcinek z książeczki mieszkaniowej - pokwitowanie wpłaty czynszu najmu lokalu mieszkalnego 4. faktura Vat - kopia, pokwitowanie wpłat za czynsz dzierżawny, sprzedaż mienia komunalnego, sprzedaż dokumentacji przetargowej. 5. polecenie księgowania -symbol Pu-K-167, potwierdzenie gotówki z banku z zastosowaniem odpowiedniej klasyfikacji budżetowej w dwóch egzemplarzach (kopie przekazuje się księgowości ) na podstawie czeku wystawionego przez upoważnionego pracownika księgowości. Dzienne przyjęcie gotówki kasy można potwierdzić zestawieniem zbiorczym przyjęto gotówkę do kasy, z podaniem identyfikacji wpłaty, wysokość wpłaty oraz potwierdzeniem przyjęcia przez kasjera.wydanie dokumentacji źródłowej do ewidencji księgowanej, potwierdza osoba upoważniona własnoręcznym podpisem.przyjęte wpłaty do kasy należy w całości przekazywać na właściwy rachunek bankowy w dniu przyjęcia. B.Rozchodowych 1. bankowy dowód wpłaty - wzór określony przez bank, wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach, pierwsza kopia potwierdzająca przyjęcie gotówki przez bank, stanowi dowód wydania z kasy. 2. polecenie księgowania - stwierdzenie wypłaty wynagrodzeń

6 - 6 - osobowych pracowników, indywidualne listy wypłat, kasjer przekazuje do zbioru księgowości. 3. polecenie wyjazdu służbowego. 4. wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki 5. faktury Vat, rachunki, noty 6.inne dokumenty dyspozycji rozchodu Fakt dokonania wypłaty kasjer potwierdza adnotacją wypłacono gotówką w dniu z podaniem poz.,numeru i daty RK.Wypłaty z kasy dokonuje się wyłącznie gotówką pobraną czekiem gotówkowym z właściowego rachunku bankowego.przygotowanie wartości pieniężnych w formie tzw. inkasa lub czeku gotówkowego, należy wyłącznie do czynności kasjera w porozumieniu z jednostką wykonującą usługę ochrony transportu. C.Raport kasowy -symbol K-111a - znormalizowany druk ścisłego zarachowania wypełniany przez kasjera w porządku chronologicznym tzn. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty i wypłaty, stanowi udokumentowanie wszystkich operacji kasowych, -sporządzany w dwóch egzemplarzach, oryginał wraz z dokumentacją źródłową dekadowo przekazywana do księgowości za potwierdzeniem odbioru osobie upoważnionej. -dla przejrzystości dokonanych operacji, należy oddzielnie sporządzać RK dla kierunków wpłat i wypłat właściwych rachunków bankowych. V.Inwentaryzacja kasy 1.Inwentaryzację kasy przeprowadza się : - w dniach ustalonych przez wójta - na dzień przekazania obowiązków kasjera - w ostatnim dniu roku

7 - 7-2.Doraźne kontrole kasy dokonuje skarbnik gminy, a wynik kontroli udokumentowuje się protokołem. 3.Nie udokumentowany dowodami kasowymi przychód gotówki stanowi nadwyżkę kasową, która jest dochodem budżetu natomiast nie udokumentowany rozchód gotówki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Załącznik : 1)Zarządzenie Prezesa NBP 2)Rozporządzenie Min.Spraw Wewnętrznych i Administracji