7 powodów, dla których warto podpisać z pracownikiem umowę o powierzeniu mienia

Transkrypt

1 7 powodów, dla których warto podpisać z pracownikiem umowę o powierzeniu mienia FICYNAFK FINANSOWO-KSIĘGOWA

2 Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Marta Grabowska-Peda Redaktor: Katarzyna Brzozowska ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3 7 POWODÓW, DLA KTÓRYCH WARTO PODPISAĆ Z PRACOWNIKIEM UMOWĘ O POWIERZENIU MIENIA Środki trwałe nie zawsze są przekazywane pracownikowi wyłącznie do celów służbowych, tak jest szczególnie w przypadku służbowych aut. Pamiętaj, aby zawrzeć z pracownikiem porozumienie lub umowę w zakresie powierzeniu mienia do jego prywatnej dyspozycji. Warunki korzystania z pojazdu do celów prywatnych nie mogą naruszać zasad wynikających z przepisów ustawy Kodeks pracy. Prywatny cel nie wyłącza zastosowania przepisów o powierzeniu mienia pracodawcy do zwrotu lub rozliczenia się. Umowne określanie zasad odpowiedzialności za szkody w pojeździe pracodawcy nie może odbywać się więc na zasadzie ryzyka, lecz wyłącznie na podstawie winy pracownika. Inaczej sytuacja ma się w przypadku osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych tu możliwa jest umowa o powierzeniu pojazdu na podstawie zasady swobody umów, a zatem strony dowolnie mogą ustalać kwestie odpowiedzialności za powierzone mienie. Poznaj powody przemawiające za podpisaniem umowy Umowa o korzystaniu z pojazdu służbowego do celów prywatnych istotna jest w sprawach: 1. ubezpieczeniowych umowy zawarte z zakładem ubezpieczeń wyłączać mogą odpowiedzialność ubezpieczyciela w przypadku wykorzystywania pojazdu prywatnie, 2. ustalania zasad rozliczania podróży służbowych oraz czasu pracy obowiązkowe potwierdzanie terminu zwrotu pojazdu, jego przekazania do celów prywatnych i służbowych, 3. podatkowych, ze względu na rozliczenie przychodu dla pracownika, 4. podatkowych, ze względu na prawo odliczania VAT od ceny nabycia pojazdu oraz odliczania VAT od kosztów jego eksploatacji, 5. ustalenia prawa odszkodowania pracownika w związku z wypadkiem pojazdem służbowym w zakresie wypadku w pracy lub w drodze do pracy, 6. ustalenia prawa do odszkodowania przysługującego pracodawcy w związku ze zniszczeniem lub uszkodzeniem pojazdu w okresie korzystania z niego prywatnie, 7. biznesowych ponoszenia kosztów korzystania z pojazdu dla celów prywatnych oraz traktowania prawa do korzystania z pojazdu do celów prywatnych jako przywilej pracowniczy. Umowa o powierzeniu pracownikowi pojazdu do celów prywatnych musi opierać się na następujących zasadach wynikających z ustawy Kodeks pracy: 3

4 pracownik, któremu w prawidłowy sposób powierzono pojazd z obowiązkiem zwrotu, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu (chyba że umowa wskazuje, że pracodawca ponosi część lub całość tej szkody, np. w związku z ubezpieczeniem pojazdu), od odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia (zasada winy pracownika, obciąża go odpowiedzialność z tytułu zarówno winy umyślnej, jak i nieumyślnej, lekkomyślności lub niedbalstwa). Warto również zwrócić szczególną uwagę na kilka istotnych w takiej umowie zagadnień. Określenie stanu przekazywanego mienia (patrz 1 wzór na stronie 7) Ustalenie stanu powierzanego pojazdu istotne jest ze względu na ewentualną odpowiedzialność odszkodowawczą. Jeżeli umowa o powierzeniu stanowi umowę ramową, dla której wprowadza się dodatkowo protokoły zdawcze lub odbiorcze, to takie protokoły powinny nie tylko wskazywać datę odbioru i zwrotu pojazdu, ale również jego stan. Zakres umowy (patrz 1 pkt 2 wzór na stronie 7) Jeżeli zawierana jest umowa ramowa, można w niej wskazać ogólne określenie okresu przekazywania pojazdu, np. na czas określony, nieokreślony, na okres nie dłuższy niż 3 dni, w dniach wolnych od pracy, od godziny zakończenia wykonywania zadań służbowych. W takich przypadkach wydanie i odbiór pojazdu kwitowany powinien być każdorazowo protokołami. Strony mogą dodatkowo uzgodnić ograniczenia co do miejsca odbioru i zwrotu pojazdu, jego parkowania, garażowania itd. Możliwe jest również ustalenie warunków w ten sposób, by pracownik miał prawo korzystać z pojazdu każdego dnia, po zakończeniu wykonywania zadań służbowych w takim przypadku strony w umowie powinny uregulować godzinę lub zasadę ustalania momentu, od którego pojazd przekazywany jest na cele prywatne pracownika. W tym przypadku jednak odpowiedzialność pracownika powinna obejmować okres od dnia przyjęcia pojazdu do dnia jego faktycznego zwrotu. Możliwie dokładne określenie praw i obowiązków stron pozwoli ograniczyć ewentualne roszczenia co do stanu pojazdu w chwili jego zwrotu. Za braki w wyposażeniu pojazdu pracownik ponosi odpowiedzialność na takich samych zasadach jak za powierzony pojazd. 4

5 UWAGA Umowa dotyczyć może zarówno pojazdu będącego własnością pracodawcy, jak i będącego w posiadaniu zależnym (najem, leasing). Pracownik ponosi odpowiedzialność majątkową za mienie powierzone mu przez pracodawcę, a także za powierzone mienie, które stanowi własność osoby trzeciej, a pracodawca naprawił tej osobie wyrządzoną w tym mieniu przez pracownika szkodę (uchw. SN z r., III PZP 54/87). Przychód pracownika (patrz 3 wzór na stronie 7) Pracownik z tytułu powierzenia mu pojazdu uzyskiwać będzie przychód podatkowy. Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości: 250 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm 3 ; 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm 3. W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot. Jeżeli powierzenie ma miejsce na kilka godzin, uznać należy, że przychód ustala się w wartości 1/30 limitu miesięcznego, przepisy nie przewidują bowiem możliwości dzielenia limitu w systemie godzinowym. Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną powyżej a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Przychód występuje również w przypadku powierzenia pracownikowi innego mienia pracodawcy, np. przyczepy, jachtu. W tych wypadkach stosuje się jednak zasady ogólne, zgodnie z którymi wartość pieniężną tzw. innych nieodpłatnych świadczeń ustala się: 1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia według cen stosowanych wobec innych odbiorców; 2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione według cen zakupu; 3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku; 4) w pozostałych przypadkach na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. 5

6 Określenie zasad ryzyka (patrz 4 wzór na stronie 7) Pracownik, któremu w prawidłowy sposób powierzono pojazd z obowiązkiem zwrotu, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu (chyba że umowa wskazuje, że pracodawca ponosi część lub całość tej szkody, np. w związku z ubezpieczeniem pojazdu), od odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia (zasada winy pracownika, obciąża go odpowiedzialność z tytułu zarówno winy umyślnej, jak i nieumyślnej, lekkomyślności lub niedbalstwa). W efekcie przyjęcia pojazdu przez pracownika z obowiązkiem zwrotu i podpisania protokołu zdawczego przyjmuje on odpowiedzialność za mienie pracodawcy na zasadzie winy w pełnej wartości, tzn. pracownik odpowiada za: rzeczywistą stratę, utracone korzyści. Przez szkodę należy rozumieć szkodę wyliczoną w cenach detalicznych. Jeżeli wartość niedoboru została obliczona w cenach zakupu, istnieje podstawa prawna do doliczenia do tej ceny podatku obrotowego (wyr. SN z r., IV PR 15/88). Odszkodowanie za uszkodzenie samochodu może obejmować oprócz kosztów jego naprawy także zapłatę sumy pieniężnej odpowiadającej różnicy między wartością tego samochodu przed uszkodzeniem a po naprawie (uchwała SN z 12 października 2001 r., III CZP 57/01). W przypadku zniszczenia lub kradzieży pracownik powinien wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (por. wyrok SN z r., IV PR 402/80), czyli: z powodów dotyczących pracodawcy (wyr. SN z r., IV PR 290/77), np. parkowanie w miejscu wskazanym przez pracodawcę i zniszczenie pojazdu mimo pieczy akceptowanej przez pracodawcę lub z przyczyn, za które nie ponosi odpowiedzialności (wyr. SN z r., I PKN 114/97), np. z powodu kradzieży pojazdu. By wyłączyć odpowiedzialność, pracownik powinien udowodnić w takim przypadku, że szkoda powstała głównie z przyczyn, za które on nie ponosi odpowiedzialności. O wyłączeniu odpowiedzialności pracownika można mówić również, gdy pracodawca nie dopełnił swoich obowiązków dbałości o powierzone mienie nałożonych na niego umową, np. nie dokonał wymiany zużytych opon, a te w czasie jazdy pękły, a zdarzenie to stało się przyczyną kolizji. Piotr Szulczewski specjalista ds. podatków 6

7 Wzór umowy powierzenia mienia POBIERZ TEN WZÓR NA WWW 7 Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi do celów prywatnych Zawarta w Warszawie, 1 grudnia 2016 r., pomiędzy: ABC sp. z o. NIP , z siedzibą w Warszawie, przy ul. Pięknej 7, Wskazanie pojemności pojazdu istotne jest ze względu na ustalenie wartości przychodu pracownika (ryczałtowe ustalenie przychodów w podatku dochodowym). Dzięki tym zapisom możliwe jest przyjęcie odpowiedzialności za powierzone mienie na zasadzie winy pracownika. W przypadku ich uchybienia (w szczególności w przypadku braku oświadczenia o przyjęciu pojazdu do używania) odpowiedzialność pracownika oparta będzie wyłącznie na szkodzie pracodawcy miarkowaną wysokością 3-krotności wynagrodzenia pracownika. zwanym w dalszej części pracodawcą a Janem Kowalskim, PESEL , zam. w Warszawie, przy ul. Błotnej 5, zwanym w dalszej części pracownikiem, przy czym pracodawca i pracownik zwani są w dalszej części umowy łącznie stronami, o następującej treści: 1 1. Pracodawca oświadcza, że: a) jest właścicielem pojazdu BMW 1 o numerze rejestracyjnym WE pojemności 2.0 i numerze VIN 2345, b) pojazd posiada wbudowany czujnik GPS monitoring trakcji, dodatkowe pokrycia foteli kierowcy i pasażera oraz stwierdza się w nim następujące wady: zarysowanie na tylnych drzwiach prawych, rysy na zderzaku przednim, wgniecenie po prawej stronie na nadkolu, c) pojazd na dzień zawarcia umowy posiada ważne ubezpieczenie OC i AC pozwalające na korzystanie z pojazdu do celów służbowych i prywatnych oraz ważny przegląd techniczny. 2. Na mocy niniejszej umowy pracodawca powierza z obowiązkiem zwrotu pracownikowi pojazd do używania w celach prywatnych w okresie od 1 grudnia 2016 r. do 31 sierpnia 2017 r., a pracownik wyraża zgodę na powierzenie mu pojazdu i przyjmuje pojazd do używania w celach prywatnych z obowiązkiem jego zwrotu Odebranie pojazdu następuje każdorazowo z siedziby firmy mieszczącej się przy ul. Pięknej 7 w Warszawie na podstawie protokołu przekazania pojazdu. 2. W chwili odbioru pracodawca wyda pracownikowi komplet kluczy do pojazdu (2 sztuki). 3. W chwili przekazania pojazdu pracodawca wyda pojazd z kompletem dokumentów, na który składają się: a) karta pojazdu, b) dowód zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej ważnej na okres wydania pojazdu, c) dowód rejestracyjny pojazdu. 4. W chwili przekazania pojazdu będzie on posiadał: a) komplet wyposażenia technicznego koło zapasowe, klucz montażowy, kamizelkę odblaskową, trójkąt ostrzegawczy, b) apteczkę pierwszej pomocy, c) zalegalizowaną gaśnicę samochodową. 5. Zwrot pojazdu odbywać się będzie na podstawie protokołu zdawczego. 6. Pracownik zobowiązuje się do odbioru pojazdu służbowego z siedziby firmy mieszczącej się przy ul. Pięknej 7 w Warszawie oraz zwrotu pojazdu służbowego do z siedziby firmy mieszczącej się przy ul. Pięknej 7 w Warszawie. Odbiór i zwrot możliwy jest w godzinach Pracodawca zobowiązuje się ponosić wyłącznie następujące koszty stałej eksploatacji pojazdu: a) przeglądów okresowych i badań technicznych, b) ubezpieczenia pojazdu od odpowiedzialności cywilnej, c) wymiany płynów oraz zakupu niezbędnych akcesoriów i części samochodowych w związku z przeglądami i badaniami, d) zakupu oraz wymiany opon letnich i zimowych. 2. Pracownik zobowiązuje się ponosić koszty zakupu paliwa, wydatki na mycie pojazdu oraz związane z bieżącą jego eksploatacją. 3. Pracownik oświadcza, że korzystanie z pojazdu służbowego do celów prywatnych stanowić będzie dla niego przychód podatkowy, który rozliczany będzie łącznie z jego wynagrodzeniem zasadniczym Pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w pojeździe w czasie jazdy wskutek winy umyślnej oraz z winy nieumyślnej, w tym również w związku z wystąpieniem szkody w czasie jazdy pod wpływem alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających. 2. Pracownik nie odpowiada za kradzież pojazdu, jego zniszczenie lub uszkodzenie oraz inne zdarzenia niezależne od pracownika, chyba że zdarzenia te wystąpią z winy umyślnej pracownika. 3. Pracownik będzie: a) parkować pojazd wyłącznie na strzeżonych parkingach, b) odbywać podróże prywatne pojazdem wyłącznie w obrębie terytorium Polski. 4. Wskazane w pkt 2 działania stanowią wypełnienie należytej pieczy za pojazd powierzony pracownikowi oraz zapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. 5. Pracownik zobowiązuje się korzystać z pojazdu służbowego wyłącznie zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami prawa drogowego. 6. Pracownik zobowiązuje się nie powierzać do używania pojazdu jakimkolwiek osobom trzecim Umowa została zawarta na czas nieokreślony. 2. Pracodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, liczonego od dnia doręczenia oświadczenia w tej sprawie. 3. Pracownik może rozwiązać umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, liczonego od dnia doręczenia oświadczenia w tej sprawie. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla pracodawcy i pracownika. W umowie warto wskazać dokładne zasady ponoszenia kosztów eksploatacji pojazdu (kosztów przeglądów, paliwa, wymiany oleju itd.). Organy podatkowe stoją na stanowisku, że wszelkie koszty eksploatacyjne ponoszone za pracownika stanowią dodatkowy przychód podatkowy ze stosunku pracy. Odmienne stanowisko zajmują sądy. Wskazanie zasad, na jakich odbywają się odbiór i zwrot pojazdu, jego miejsce i czas niezbędne jest, by określić, że pracownik posiadał wystarczające możliwości przejęcia odpowiedzialności za mienie powierzone. Brak takich możliwości wyłącza odpowiedzialność na zasadzie mienia powierzonego z obowiązkiem rozliczenia się podpis pracodawcy podpis pracownika

8 Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: 1DF023 ISBN: