Instrukcja inwentaryzacyjna Krajowej Izby Doradców Podatkowych INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA KRAJOWEJ IZBY DORADCÓW PODATKOWYCH

Transkrypt

1 Załącznik do stanowiska Krajowej Rady Doradców Podatkowych z dnia 5 listopada 2013 r. w sprawie Instrukcji inwentaryzacyjnej Krajowej Izby Doradców Podatkowych Instrukcja inwentaryzacyjna Krajowej Izby Doradców Podatkowych INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA KRAJOWEJ IZBY DORADCÓW PODATKOWYCH CZĘŚĆ I POSTANOWIENIA OGÓLNE Instrukcja Inwentaryzacyjna Krajowej Izby Doradców Podatkowych, zwana dalej Instrukcją", określa sposób przygotowania, przeprowadzenia, wyceny i rozliczenia wyników inwentaryzacji aktywów i pasywów Krajowej Izby Doradców Podatkowych (dalej KIDP). 2. KIDP stosuje zasady inwentaryzacji wynikające z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, uzupełnione postanowieniami wynikającymi ze szczegółowych zapisów niniejszej Instrukcji oraz zasad wynikających z obowiązującej w KIDP polityki rachunkowości. 3. Pod pojęciem inwentaryzacji rozumie się zespół czynności, mających na celu: 1) ustalenie rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów, 2) wycenę składników aktywów i pasywów, 3) porównanie stanu rzeczywistego z ewidencją księgową, 4) rozliczenie róŝnic pomiędzy stanem faktycznym, a ewidencją księgową, 5) dostosowanie danych wynikających z ewidencji księgowej do danych rzeczywistych Przedmiotem inwentaryzacji są ujęte w ewidencji aktywa i pasywa jednostki, a w szczególności: 1) rzeczowe składniki aktywów trwałych, do których zalicza się: - środki trwałe, - środki trwałe w budowie, 2) wartości niemateriale i prawne, 3) wyposaŝenie z zastrzeŝeniem 2 ust. 2, 4) aktywa finansowe, w tym: - długo-i krótkoterminowe udziały, akcje, - inne papiery wartościowe, - udzielone poŝyczki i lokaty,

2 - środki pienięŝne krajowe i zagraniczne, tj. gotówka w kasach, środki pienięŝne na rachunkach bankowych, inne aktywa pienięŝne, 5) naleŝności i zobowiązania, 6) znajdujące się w KIDP obce składniki aktywów, które zostały powierzone do przechowywania lub uŝytkowania, 7) własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom w celu ich uŝytkowania lub przechowania, 8) pozostałe aktywa i pasywa. 2. Inwentaryzacji nie podlegają następujące elementy wyposaŝenia: 1) drobny sprzęt biurowy (przedłuŝacze elektroniczne, przedłuŝacze elektryczne, kable elektryczne i komputerowe, złącza, zasilacze, zszywacze, dziurkacze, kalkulatory, myszki i klawiatury nie stanowiące części składowej środka trwałego, pojemniki na płyty CD i DVD, tablice korkowe, kosze na śmieci, mapy); 2) karnisze, Ŝaluzje, rolety, zasłony, firany; 3) przybory kuchenne (elementy zastawy stołowej, sztućce, inne naczynia); 4) aparaty telefoniczne, ładowarki; 5) zamki, wieszaki; 6) skrzynki na narzędzia, ich wyposaŝenie, drabiny; 7) elementy wystroju wnętrz (obrazy, lustra) oraz oświetlenia. 3. Dla składników majątkowych (aktywów) i źródeł ich finansowania (pasywów), o których mowa w ust. 1 przyjmuje się następujące zasady ogólne i terminarz inwentaryzacji: Rodzaj składnika Metoda Termin spis z natury rzeczowe składniki aktywów trwałych a) w przypadku składników znajdujących się na terenie strzeŝonym - raz na 4 lata (art.26,27 ustawy o rachunkowości) - ostatni dzień danego roku obrotowego (dotrzymanie tego terminu będzie uznane, gdy czynności inwentaryzacyjne rozpoczną się nie wcześniej niŝ trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończą 15 dnia następnego roku), b) w przypadku składników znajdujących się na ternie niestrzeŝonym - raz do roku (art.26,27 ustawy o rachunkowości) - ostatni dzień danego roku obrotowego (dotrzymanie tego terminu będzie uznane, gdy czynności inwentaryzacyjne rozpoczną się nie wcześniej niŝ trzy miesiące przed końcem roku

3 wartości niematerialne i prawne wyposaŝenie aktywa finansowe (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych obce składniki aktywów, które zostały powierzone do przechowywania lub uŝytkowania naleŝności z tytułu dostaw usług i innych z wyłączeniem naleŝności od członków Izby z tytułów innych niŝ wynikających z wystawionych faktur. zobowiązania z tytułu dostaw usług i innych drogą porównania danych konta 020 wartości niematerialne i prawne z odpowiednimi dokumentami źródłowymi drogą porównania danych ewidencyjnych ze stanem wynikającym z dowodów księgowych spis z natury na podstawie otrzymanych z banków potwierdzeń - uzgodnienie sald spis z natury weryfikacja (potwierdzenie prawidłowości sald) zgodnie z polityką rachunkowości weryfikacja (potwierdzenie prawidłowości sald) obrotowego, a zakończą 15 dnia następnego roku) c) corocznie w IV kwartale potwierdzany jest stan środków trwałych znajdujących się w Regionalnych Oddziałach KIDP w IV kwartale roku obrotowego w którym przeprowadzana jest inwentaryzacja w IV kwartale roku obrotowego w którym przeprowadzana jest inwentaryzacja ostatni dzień kaŝdego roku obrotowego ostatni dzień kaŝdego roku obrotowego (lub dzień bilansowy) ostatni dzień kaŝdego roku obrotowego (dotrzymanie tego terminu będzie uznane gdy czynności inwentaryzacyjne rozpoczną się nie wcześniej niŝ trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończą 15 dnia następnego roku) czynności inwentaryzacyjne rozpoczynają się na trzy miesiące przed końcem kaŝdego roku obrotowego, a kończą do 15 dnia następnego roku (na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji składek i opłat z tytułu OC do bilansu sporządzany jest protokół) ostatni dzień kaŝdego roku obrotowego (dotrzymanie tego terminu będzie uznane gdy czynności inwentaryzacyjne rozpoczną się nie wcześniej niŝ trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończą 15 dnia następnego roku) 4. Poza inwentaryzacją okresową, o której mowa w ust. 3, w Biurze KIDP moŝe zostać przeprowadzona: 1) inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza (okolicznościowa), przeprowadzana na okoliczność zmiany osób materialnie odpowiedzialnych,

4 2) inwentaryzacja doraźna - z inicjatywy Dyrektora Biura KIDP, Głównego Księgowego lub osoby materialnie odpowiedzialnej lub przedstawiciela organu KIDP - w celu sprawdzenia poprawności uŝytkowania, miejsca ewidencji i funkcjonowania systemu, 3) inwentaryzacja okolicznościowa z inicjatywy Dyrektora Biura KIDP w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. 3. Do kompetencji Dyrektora Biura KIDP w zakresie czynności inwentaryzacyjnych naleŝy: 1) określenie w ramach zarządzenia wewnętrznego (którego wzór stanowi załącznik nr 1): harmonogramu inwentaryzacji, składu komisji inwentaryzacyjnej, składu zespołów spisowych; 2) uniewaŝnianie w części lub całości - na wniosek Głównego Księgowego - niektórych spisów z natury oraz zarządzanie ich powtórnego przeprowadzenia; 3) wyznaczanie pełnomocników reprezentujących osoby materialnie odpowiedzialne nieobecne z waŝnych przyczyn w czasie spisu; 4) podejmowanie - na wniosek komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez Głównego Księgowego - decyzji dotyczącej rozliczenia stwierdzonych róŝnic inwentaryzacyjnych; 5) wyraŝanie zgody na dokonywanie kompensat niedoborów z nadwyŝkami, stwierdzonych na artykułach podobnych. 4. Do kompetencji Głównego Księgowego Biura KIDP w zakresie czynności inwentaryzacyjnych naleŝy: 1) ustalenie w porozumieniu z Dyrektorem Biura KIDP - harmonogramu inwentaryzacji; 2) przeprowadzenie szkolenia instruktaŝowego; 3) zapewnienie i dopilnowanie dokonania przed przystąpieniem do czynności inwentaryzacyjnych: likwidacji lub zagospodarowania składników zniszczonych, uszkodzonych, zbędnych, nieczynnych, nieprzydatnych; uzupełnienia dokumentacji przyjęcia lub wycofania składników bez wymaganego udokumentowania; przygotowania do inwentaryzacji rejonów spisowych oraz znajdujących się w nich składników, m.in. poprzez: uzupełnienie wywieszek zawierających symbole i nazwy stosowane w indeksie wykorzystywanym w ewidencji księgowej - bez podania ich ilości, zgromadzenie tych samych rodzajów składników w jednym miejscu; 4) przygotowanie formularzy druków dokumentacji inwentaryzacyjnej i przekazanie jej właściwym osobom;

5 5) uzgodnienie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminarza przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych w sposób zapewniający bezkolizyjną realizację treści zarządzenia wewnętrznego Dyrektora Biura KIDP; 6) zapewnienia i dopilnowania w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji i jej rozliczania: uzgodnienia ewidencji księgowej inwentaryzowanych składników majątkowych z ewidencją prowadzoną w poszczególnych rejonach spisowych, inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury, a więc inwentaryzowanych drogą uzgodnień sald lub porównania danych ewidencji z odpowiednią dokumentacją oraz ich analizy i weryfikacji, wyceny zinwentaryzowanych róŝnymi drogami składników aktywów i pasywów, porównania stanów ustalonych w wyniku inwentaryzacji ze stanami ewidencyjnymi poszczególnych składników oraz ustalenia wynikających z tych porównań róŝnic inwentaryzacyjnych, zaopiniowania wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie sposobu rozliczenia stwierdzonych róŝnic inwentaryzacyjnych; 7) ujęcia w księgach rachunkowych rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych zgodnie z decyzją Dyrektora Biura KIDP; 8) sprawowanie ogólnego nadzoru nad pełnym tokiem czynności inwentaryzacyjnych na wszystkich etapach inwentaryzacji, tj. w jej przygotowaniu, przeprowadzeniu i rozliczeniu. 5. Do kompetencji członków komisji inwentaryzacyjnej (w tym jej przewodniczącego) w zakresie czynności inwentaryzacyjnych naleŝy: 1) ustalenie - w porozumieniu z Głównym Księgowym Biura KIDP - sposobu przeprowadzania inwentaryzacji oraz szczegółowego planu realizacji harmonogramu inwentaryzacji; 2) dokonanie przeglądu przed inwentaryzacją stanu przygotowania do niej, a zwłaszcza uzgodnienia ewidencji rzeczowej z księgowością, stanu przygotowania rejonów spisowych, stanu gotowości poszczególnych osób do inwentaryzacji; 3) zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników w sposób uniemoŝliwiający korzystanie z niej w czasie spisów z natury; 4) odbiór od zespołów spisowych sprawozdań z przebiegu spisów wraz z zawartymi w nich spostrzeŝeniami i wnioskami, jak równieŝ kompletu materiałów z inwentaryzacji (arkusze spisowe, protokoły); 5) sprawdzenie poprawności odebranych materiałów inwentaryzacyjnych; 6) przekazanie kompletu materiałów inwentaryzacyjnych głównemu księgowemu dla dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych róŝnic inwentaryzacyjnych; 7) zebranie od osób odpowiedzialnych materialnie, a takŝe od innych organów, słuŝb i osób wyjaśnień, w sprawie przyczyn i okoliczności powstania róŝnic inwentaryzacyjnych;

6 8) dokonanie weryfikacji róŝnic inwentaryzacyjnych, sporządzenie protokołu z tych czynności oraz sformułowanie pod adresem Dyrektora Biura KIDP wniosków dotyczących między innymi: uznania całości lub części róŝnic za pozorne albo mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych lub zaników, dokonania kompensat niedoborów i nadwyŝek stwierdzonych na artykułach podobnych, uznania całości lub części róŝnic inwentaryzacyjnych za zawinione, uznania części lub całości róŝnic jako usprawiedliwione (podanie przyczyn) i podlegające odniesieniu w koszty działalności, zaproponowania sposobu rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych, a takŝe zagospodarowania, wyceny, upłynnienia itp. zapasów nadmiernych, zbędnych, niepełnowartościowych itp., usprawnienia i doskonalenia prac inwentaryzacyjnych w przyszłości, a takŝe gospodarowania inwentaryzowanymi składnikami, a m.in. ich przechowywania, zabezpieczenia przed wpływami atmosferycznymi, marnotrawstwem, rabunkiem itp.; 9) czuwanie nad zgodnością przebiegu prac inwentaryzacyjnych z treścią planu (harmonogramu). 6. Do kompetencji członków zespołów spisowych w zakresie czynności inwentaryzacyjnych naleŝy: 1) udział w szkoleniu instruktaŝowym prowadzonym przez Głównego Księgowego Biura KIDP; 2) pobranie od Głównego Księgowego Biura KIDP - za pokwitowaniem do rozliczenia - niezbędnej liczby arkuszy spisowych (kart, protokołów), traktowanych jako druki objęte ścisłą kontrolą, a więc odpowiednio oznaczonych i ponumerowanych; 3) zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji oraz z opracowanym planem (harmonogramem) w zakresie zasad i terminów - przeprowadzenie prac inwentaryzacyjnych w wyznaczonych rejonach spisowych lub innych miejscach znajdowania się inwentaryzowanych składników; 4) odbieranie od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczeń wstępnych i końcowych; 5) bieŝące przeprowadzanie analizy przydatności i jakości inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczenia pomieszczeń, w których są one przechowywane, przed kradzieŝą, wpływami atmosferycznymi, wypadkami losowymi itp.; 6) terminowe przekazanie materiałów z inwentaryzacji (zwłaszcza spisów z natury, z załącznikami), po zakończeniu spisów przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej: 7) opracowanie i przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zawierającego równieŝ istotne spostrzeŝenia w zakresie

7 zabezpieczenia składników i pomieszczeń, występowania składników zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych, przygotowania rejonów do inwentaryzacji itp. 7. W trakcie prowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, osoby odpowiedzialne materialnie oraz uŝytkownicy składników podlegających inwentaryzacji zobowiązani są do: 1) uczestnictwa w szkoleniu instruktaŝowym; 2) uzgodnienia ewidencji prowadzonej w rejonie spisowym z księgowością oraz uporządkowanie i uzupełnienie dokumentacji inwentaryzowanych składników; 3) właściwego przygotowania do inwentaryzacji rejonów spisowych i znajdujących się w nich składników; 4) złoŝenia zespołowi spisowemu stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych dotyczących inwentaryzowanych składników; 5) nieprzerwanego uczestniczenia w pracach inwentaryzacyjnych oraz dokonywanie wspólnie z zespołem spisowym ustalania ilości inwentaryzowanych składników; 6) rzetelnego ujęcia ustalonych ilości składników w arkuszach (kartach) spisowych, a takŝe ujęcia na odrębnych arkuszach artykułów nadmiernych, zbędnych, niepełnowartościowych oraz stanowiących własność innych jednostek; 7) wskazania osób upowaŝnionych do reprezentowania osób odpowiedzialnych, które z waŝnych przyczyn nie mogą wziąć udziału w inwentaryzacji; 8) rzetelnego sporządzenia arkuszy (kart) spisów z natury lub protokołów inwentaryzacyjnych oraz złoŝenie na nich swoich podpisów; 9) udzielania osobom zajmującym się inwentaryzacją, a zwłaszcza zespołom spisowym i komisji inwentaryzacyjnej wszelkich niezbędnych informacji i wyjaśnień; 10) wyjaśnienia przyczyn i okoliczności powstania ewentualnych róŝnic inwentaryzacyjnych, proponowanego sposobu ich rozliczenia, a takŝe sformułowanie wniosków w sprawie kompensaty niedoborów i nadwyŝek stwierdzonych na artykułach podobnych; 11) wykorzystanie wszystkich istotnych spostrzeŝeń wyniesionych z inwentaryzacji, w tym zaleceń Dyrektora Biura KIDP, dla doskonalenia organizacji i realizacji w przyszłości prowadzonej działalności. CZĘŚĆ II PRZYGOTOWANIE INWENTARYZACJI Dyrektor Biura KIDP w porozumieniu z Głównym Księgowym Biura KIDP - opracowuje plan (program, harmonogram) inwentaryzacji, w następstwie czego wydaje zarządzenie wewnętrzne (załącznik nr 1 ), określające: 1) rejony spisowe objęte inwentaryzacją i terminy (plan) jej przeprowadzenia,

8 2) skład komisji inwentaryzacyjnej, 3) skład zespołów spisowych dokonujących spisów w określonych rejonach, 4) osoby zobowiązane do przeprowadzenia wyceny składników majątku, 5) terminy dokonania weryfikacji róŝnic inwentaryzacyjnych oraz przedłoŝenia wniosków w tej sprawie do zatwierdzenia przez Dyrektora Biura KIDP. 2. Członkiem komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie moŝe być: 1) Dyrektor Biura KIDP, 2) Główny Księgowy i osoby mu podległe, 3) osoby zajmujące się ewidencją i rozliczaniem inwentaryzowanych składników aktywów i pasywów. 9. Przed przystąpieniem do prac inwentaryzacyjnych Główny Księgowy przeprowadza szkolenie instruktaŝowe, na którym powinny zostać omówione zagadnienia przygotowawcze, techniki i metody przeprowadzania oraz dokumentacji czynności inwentaryzacyjnych, przeznaczonej dla członków zespołów spisowych i osób materialnie odpowiedzialnych, z udziałem członków komisji inwentaryzacyjnej Główny Księgowy Biura KIDP zarządza i nadzoruje: 1) przeprowadzenie likwidacji lub zagospodarowania składników zniszczonych, uszkodzonych, zbędnych, nieczynnych, nieprzydatnych przed przystąpieniem do czynności inwentaryzacyjnych; 2) uzupełnienie dokumentacji przyjęcia lub wycofania składników bez wymaganego udokumentowania; 3) odpowiednie przygotowanie do inwentaryzacji rejonów (pól) spisowych oraz znajdujących się w nich składników, m.in. poprzez: uzupełnienie wywieszek zawierających symbole i nazwy stosowane w indeksie wykorzystywanym w ewidencji księgowej - bez podania ich ilości, zgromadzenie tych samych rodzajów składników w jednym miejscu. 2. Główny Księgowy Biura KIDP przygotowuje formularze druków dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym m.in.: 1) arkuszy (kart) spisowych stanowiących druki ścisłego zarachowania (stanowiący załącznik nr 2), 2) protokołów inwentaryzacji kasy (stanowi załącznik nr 3), 3) protokołów inwentaryzacji dokonywanej drogą potwierdzenia sald (stanowi załącznik nr 4), 4) oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych (stanowiący załącznik nr 5), 5) zestawień róŝnic inwentaryzacyjnych (stanowiący załącznik nr 6), 6) protokołów kontroli inwentaryzacji stanowiący (załącznik nr 7),

9 7) protokołów weryfikacji róŝnic inwentaryzacyjnych stanowiący (załącznik nr 8), i przekazuje je odpowiednio: zespołom spisowym i komisji inwentaryzacyjnej. CZĘŚĆ III PRZEPROWADZENIE INWENTARYZACJI 11. Uzgodnień sald z bankami (w zakresie zgromadzonych na rachunkach bankowych środków pienięŝnych) oraz z kontrahentami (potwierdzenie sald) zwłaszcza z odbiorcami i innymi dłuŝnikami w zakresie naleŝności (z wyjątkiem naleŝności spornych i wątpliwych, naleŝności publicznoprawnych oraz naleŝności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych), a takŝe inwentaryzacji składników aktywów i pasywów drogą porównania ewidencji z właściwą dokumentacją, dokonują pracownicy księgowości wyznaczeni przez Głównego Księgowego Powołane zespoły spisowe dokonują w terminach określonych dla poszczególnych rejonów spisowych w planie inwentaryzacji, spisów z natury środków trwałych, a takŝe środków pienięŝnych i innych składników aktywów znajdujących się w kasie (gotówki, czeków, weksli, walut obcych, akcji, obligacji itp.), w obecności osób odpowiedzialnych materialnie. 2. Składniki obce, nadmierne, zbędne i niepełnowartościowe ujmuje się w odrębnych arkuszach spisowych. 13. Przed rozpoczęciem spisów, zespół spisowy odbiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia o wszystkich zaistniałych zdarzeniach gospodarczych, które nie zostały ujęte w ewidencjach. 14. Ustalenia rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników w czasie trwania spisów z natury dokonują członkowie zespołów spisowych wspólnie z osobami odpowiedzialnymi materialnie. Ustalona ilość podlega wpisaniu do arkusza spisowego, gdy chodzi o aktywa rzeczowe lub do protokołu kontroli kasy, gdy chodzi o gotówkę i inne aktywa finansowe gromadzone w kasie. Ilości te ustala się w drodze przeliczenia, przewaŝenia lub przemierzenia. 15. Z wyjątkiem przypadków szczególnych, zarządzonych decyzją przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, aprobowaną przez Głównego Księgowego, nie praktykuje się dokonywania ruchu składnikami majątkowymi w czasie ich inwentaryzacji.

10 16. W sporządzonych arkuszach spisowych nie pozostawia się Ŝadnych pustych kolumn i pozycji, z wyjątkiem ceny i wartości, dla potrzeb dokonania wyceny spisów przez odpowiedniego pracownika księgowości. W arkuszach spisowych podaje się w szczególności określenie: 1) rejonu spisowego i rodzaju inwentaryzacji, 2) imion, nazwisk i podpisów osób odpowiedzialnych materialnie i członków zespołów spisowych, 3) daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych kont lub stron arkuszy spisowych, 4) w poszczególnych pozycjach spisu: nazwy, symbole i jednostki miary (zgodnie z zasadami przyjętymi w ewidencji księgowej), ilości poszczególnych składników, określone adnotacje w kolumnach uwagi podawane na arkuszach towarów obcych, nadmiernych, zbędnych lub niepełnowartościowych, a takŝe w pozycjach składników własnych, pełnowartościowych w przypadkach, gdy w czasie spisów były przypadki wydania lub przyjęcia tych składników (adnotacja taka powinna jednoznacznie m.in. określać, czy ruch składnika miał miejsce przed, czy teŝ po ujęciu tego składnika do arkusza spisowego) Wymienione wyŝej informacje wpisuje się do arkusza spisowego w sposób trwały, tj. długopisem itp. 2. Błędne zapisy w arkuszach spisowych koryguje się na zasadach określonych w art. 25 ustawy o rachunkowości tj. przez skreślenie dotychczasowej (błędnej) treści (z zachowaniem czytelności) i wpisanie treści właściwej oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. 18. Po zakończeniu spisu w dokumentach spisowych zamieszcza się równieŝ adnotacje, na której pozycji zakończono spis z natury w danym rejonie spisowym. 19. Osoby odpowiedzialne materialnie składają równieŝ oświadczenia końcowe, dotyczące oceny przebiegu inwentaryzacji i odstąpieniu od wniesienia lub wniesieniu ewentualnych zastrzeŝeń do jego prawidłowości wraz z uzasadnieniem Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe sporządzają sprawozdania dotyczące przygotowania i przebiegu procesu inwentaryzacji, zabezpieczenia pomieszczeń a takŝe znajdujących się w nich składników, ich stanu jakościowego, a takŝe sformułowaniu wniosków, umoŝliwiających redukcję w przyszłości stwierdzonych niedociągnięć (załącznik nr 9).

11 2. Zespoły spisowe przekazują arkusze spisowe (wypełnione, anulowane, niewykorzystane) wraz z rozliczeniem z pobranych arkuszy oraz z materiałami pomocniczymi, sprawozdaniem oraz oświadczeniami osób odpowiedzialnych materialnie (wstępnymi i końcowymi) - do komisji inwentaryzacyjnej Aktywa i pasywa niepodlegające inwentaryzacji drogą spisów z natury lub uzgodnień sald, a takŝe kwalifikujące się do inwentaryzacji tymi drogami, lecz nie zinwentaryzowane za ich pomocą z róŝnych przyczyn, podlegają inwentaryzacji drogą porównania danych wynikających z ewidencji ze stosowną dokumentacją oraz weryfikacji ich realności. 2. Inwentaryzacji drogą porównania, weryfikacji i oceny realności sald pozostałych aktywów i pasywów dokonują wyznaczeni pracownicy księgowości, według stanu na 31 grudnia danego roku obrotowego lub na inny dzień kończący rok obrotowy. 3. Z dokonanego porównania danych ewidencji z właściwymi dokumentami oraz ich weryfikacji sporządzane są protokoły weryfikacyjne. CZĘŚĆ IV ROZLICZENIE INWENTARYZACJI 22. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po wstępnej ocenie poprawności sporządzonych spisów (w szczególności w zakresie poprawności podawania ich nazw, symboli, ilości), sprawozdań i oświadczeń, przekazuje całość dokumentacji Głównemu Księgowemu, w celu wykonania wyceny i ustalenia róŝnic inwentaryzacyjnych. W sytuacjach koniecznych naleŝy dołączyć do arkuszy spisowych dowody przychodów lub rozchodów inwentaryzowanych składników majątku, o ile mogą one mieć wpływ na ostateczne uzgodnienie sald wynikających z ksiąg rachunkowych i wartości (ilości) wynikających z przeprowadzonej inwentaryzacji. 23. Pracownicy działu księgowości pod nadzorem Głównego Księgowego są zobowiązani dokonać kontroli jakości i poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej, wycenić arkusze spisowe oraz ustalić róŝnice inwentaryzacyjne Wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji wraz z róŝnicami inwentaryzacyjnymi są przekazywane przez Głównego Księgowego przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, w celu ich weryfikacji i wyjaśnienia.

12 2. Pracownicy odpowiedzialni są zobowiązani składać na Ŝądanie komisji inwentaryzacyjnej wszelkie wyjaśnienia mogące pomóc w ustaleniu przyczyn i rozliczeniu róŝnic inwentaryzacyjnych. 25. Komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana opracować protokół z inwentaryzacji zawierający w szczególności: 1) relację z przebiegu weryfikacji, 2) wskazanie stopnia uwzględnienia wyjaśnień i wniosków właściwych osób (w tym osób odpowiedzialnych materialnie) kompensaty niedoborów, stwierdzonych nadwyŝek czy uznania określonych róŝnic za pozorne lub niezawinione, 3) wnioski oraz propozycje rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych Decyzję o sposobie rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych podejmuje Dyrektor Biura KIDP. 2. Główny Księgowy jest odpowiedzialny za odpowiednie księgowanie róŝnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia, zgodnie z decyzją Dyrektora Biura KIDP. 27. W odniesieniu do róŝnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyŝek) podobnych składników majątkowych dopuszczalne jest na wniosek osoby odpowiedzialnej materialnie, Głównego Księgowego lub Dyrektora Biura KIDP dokonywanie wzajemnej kompensaty tych róŝnic. W tym przypadku przyjmuje się zasadę obejmowania kompensatą róŝnic stwierdzonych w tym samym spisie i u tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie, przy czym kompensacie podlegają mniejsze ilości niedoborów i nadwyŝek, liczonych po niŝszej cenie. Pozostałe po kompensacie róŝnice są przedmiotem odrębnej weryfikacji, analizy i decyzji. 28. Dyrektor Biura KIDP w porozumieniu z Głównym Księgowym przygotowuje raport mający na celu wykorzystanie kompletnej wiedzy wyniesionej z dokonania inwentaryzacji, do doskonalenia działalności na przyszłość, zarówno w zakresie przeprowadzania kolejnych inwentaryzacji, jak i w odniesieniu do całokształtu zarządzania i kierowania działalnością Biura KIDP, dając dyspozycje do wprowadzenia stosownych usprawnień.

13 załącznik nr 1 ZARZĄDZENIE NR /201. DYREKTORA BIURA KRAJOWEJ IZBY DORADCÓW PODATKOWYCH z dnia. 201.r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku Krajowej Izby Doradców Podatkowych w roku. 1. Działając na podstawie przepisów Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (t.j. Dz. U. nr 76 z 2002 r. poz. 694 z późniejszymi zmianami), oraz Stanowiska Krajowej Rady Doradców Podatkowych z dnia 5 listopada 2013 r. (Instrukcji inwentaryzacyjnej), zarządzam przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątku Krajowej Izby Doradców Podatkowych na dzień 31 grudnia 201. r. 2. Jednostki, w których prowadzona będzie inwentaryzacja to: 1) Dolnośląski Oddział KIDP 2) Kujawsko-Pomorski Oddział KIDP 3) Lubelski Oddział KIDP 4) Lubuski Oddział KIDP 5) Łódzki Oddział KIDP 6) Mazowiecki Oddział KIDP 7) Małopolski Oddział KIDP 8) Opolski Oddział KIDP 9) Podkarpacki Oddział KIDP 10) Pomorski Oddział KIDP 11) Podlaski Oddział KIDP 12) Śląski Oddział KIDP 13) Świętokrzyski Oddział KIDP 14) Wielkopolski Oddział KIDP 15) Warmińsko-Mazurski Oddział KIDP 16) Zachodniopomorski Oddział KIDP 17) Biuro KIDP Warszawa 3. Powołuję Komisję inwentaryzacyjną, w składzie:..,..,.. - Przewodniczący Komisji inwentaryzacyjnej.

14 4. Celem przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku powołuję następujące składy Zespołów spisowych, wraz z datą i godziną inwentaryzacji: nr zespołu Region Skład osobowy Zespołu Data inwentaryzacji Godzina inwentaryzacji 1 Dolnośląski 2 Kujawsko-Pomorski 3 Lubelski 4 Lubuski 5 Łódzki 6 Mazowiecki 7 Małopolski 8 Opolski 9 Podkarpacki 10 Pomorski 11 Podlaski 12 Śląski 13 Świętokrzyski 14 Wielkopolski 15 Warmińsko-Mazurski 16 Zachodniopomorski 17 Biuro KIDP 5. Zakres inwentaryzacji składników majątku obejmuje: 1) środki trwałe własne i obce oraz wyposaŝenie, 2) wartości niematerialne i prawne, 3) środki trwałe znajdujących się na ternie niestrzeŝonym, 4) obce składniki aktywów, które zostały powierzone do przechowywania lub uŝytkowania, 5) stan gotówki w kasie i na rachunkach bankowych, 6) stan naleŝności od kontrahentów, o których mowa w art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.(dz. U. z 2009 r. Nr 152/1223 ze zm.), 7) zobowiązania z tytułu dostaw usług i innych. 6. Termin rozpoczęcia inwentaryzacji ustala się na dzień. 7. Metoda inwentaryzacji poszczególnych składników majątku podlegających inwentaryzacji zgodnie z postanowieniami 5 wynika z postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej.

15 8. Zobowiązuję Zespoły spisowe do: 1) udziału w szkoleniu instruktaŝowym prowadzonym przez Głównego Księgowego Biura KIDP; 2) pobranie od Głównego Księgowego Biura KIDP - za pokwitowaniem do rozliczenia - niezbędnej liczby arkuszy spisowych (kart, protokołów), traktowanych jako druki objęte ścisłą kontrolą, a więc odpowiednio oznaczonych i ponumerowanych; 3) przeprowadzenie prac inwentaryzacyjnych w wyznaczonych rejonach spisowych zgodnie z harmonogramem i w oparciu o załoŝenia wynikające z Instrukcji inwentaryzacyjnej, 4) odbieranie od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczeń; 5) bieŝące przeprowadzanie analizy przydatności i jakości inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczenia pomieszczeń, w których są one przechowywane, przed kradzieŝą, wpływami atmosferycznymi, wypadkami losowymi itp.; 6) terminowe przekazanie materiałów z inwentaryzacji (zwłaszcza spisów z natury, z załącznikami), po zakończeniu spisów Przewodniczącemu Komisji inwentaryzacyjnej: 7) opracowanie i przekazanie Przewodniczącemu Komisji inwentaryzacyjnej sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zawierającego równieŝ istotne spostrzeŝenia w zakresie zabezpieczenia składników i pomieszczeń, występowania składników zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych, przygotowania rejonów do inwentaryzacji itp. 9. Zespoły spisowe zobowiązane są do realizacji zadań, o których mowa w 8, najpóźniej do trzeciego dnia po dacie inwentaryzacji wynikającej z harmonogramu określonego Członkowie Komisji inwentaryzacyjnej zobowiązani są do: 1) odbioru od Zespołów spisowych sprawozdań z przebiegu spisów wraz z zawartymi w nich spostrzeŝeniami i wnioskami, jak równieŝ kompletu materiałów z inwentaryzacji (arkusze spisowe, protokoły); 2) sprawdzenia poprawności odebranych materiałów inwentaryzacyjnych; 3) przekazania kompletu materiałów inwentaryzacyjnych Głównemu Księgowemu Biura KIDP dla dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych róŝnic inwentaryzacyjnych; 4) zebrania od osób odpowiedzialnych materialnie, a takŝe od innych organów, słuŝb i osób wyjaśnień, w sprawie przyczyn i okoliczności powstania róŝnic inwentaryzacyjnych; 5) dokonania weryfikacji róŝnic inwentaryzacyjnych, sporządzenia protokołu tych czynności oraz sformułowania dla Dyrektora Biura KIDP wniosków dotyczących między innymi: uznania całości lub części róŝnic za pozorne albo mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych lub zaników, dokonania kompensat niedoborów i nadwyŝek stwierdzonych na artykułach podobnych, uznania całości lub części róŝnic inwentaryzacyjnych za zawinione,

16 uznania części lub całości róŝnic jako usprawiedliwione (podanie przyczyn) i podlegające odniesieniu w koszty działalności, zaproponowania sposobu rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych, a takŝe zagospodarowania, wyceny, upłynnienia itp. zapasów nadmiernych, zbędnych, niepełnowartościowych itp., usprawnienia i doskonalenia prac inwentaryzacyjnych w przyszłości, a takŝe gospodarowania inwentaryzowanymi składnikami, a m.in. ich przechowywania, zabezpieczenia przed wpływami atmosferycznymi, marnotrawstwem, rabunkiem itp.; 6) czuwania nad zgodnością przebiegu prac inwentaryzacyjnych z treścią planu (harmonogramu). 11. Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest do realizacji zadań, o których mowa w 10 pkt 1)-3) do dnia Pracownicy działu księgowości pod nadzorem Głównego Księgowego Biura KIDP są zobowiązani dokonać kontroli jakości i poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej, wycenić arkusze spisowe oraz ustalić róŝnice inwentaryzacyjne. 2. Pracownicy księgowości wyznaczeni przez Głównego Księgowego Biura KIDP dokonują równieŝ uzgodnień sald z bankami (w zakresie zgromadzonych na rachunkach bankowych środków pienięŝnych) oraz z kontrahentami (potwierdzenie sald) zwłaszcza z odbiorcami i innymi dłuŝnikami w zakresie naleŝności (z wyjątkiem naleŝności spornych i wątpliwych, naleŝności publicznoprawnych oraz naleŝności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych), a takŝe inwentaryzacji składników aktywów i pasywów drogą porównania ewidencji z właściwą dokumentacją. 13. Wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji wraz z róŝnicami inwentaryzacyjnymi są przekazywane przez Głównego Księgowego Biura KIDP Przewodniczącemu Komisji inwentaryzacyjnej, w celu ich weryfikacji i wyjaśnienia w terminie do dnia Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest do realizacji zadań, o których mowa w 10 pkt 4) i pkt 5) do dnia. 15. Komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana opracować protokół z inwentaryzacji zawierający w szczególności:

17 1) relację z przebiegu weryfikacji, 2) wskazanie stopnia uwzględnienia wyjaśnień i wniosków właściwych osób (w tym osób odpowiedzialnych materialnie) kompensaty niedoborów, stwierdzonych nadwyŝek czy uznania określonych róŝnic za pozorne lub niezawinione, 3) wnioski oraz propozycje rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych. i przekazać go do Dyrektora Biura KIDP do dnia 16. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem wydania. DYREKTOR BIURA KRAJOWEJ IZBY DORADCÓW PODATKOWYCH

18 załącznik nr 2 Strona... (pieczęć firmy) ARKUSZ SPISU Z NATURY DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA NR... Rodzaj i forma inwentaryzacji Metoda przeprowadzenia (nazwa i adres jednostki inwentaryzacyjnej) (imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej oraz stanowisko służbowe) Skład komisji (zespołu spisowego): Inne osoby obecne przy inwentaryzacji: (imię, nazwisko i stanowisko służbowe) (imię, nazwisko i stanowisko służbowe) Spis rozpoczęto dnia Spis zakończono dnia o godz. o godz. Poz. SYMBOL NAZWA J.m. ILOŚĆ CENA WARTOŚĆ UWAGI 8 Razem strona od poz. do poz. Razem arkusz Nr od poz. do poz. Podpisy osób materialnie odpowiedzialnych: Podpisy zespołu: 1. Przewodniczący Wycenił: (imię, nazwisko, podpis) 2. Członek 3. Członek

19 Podpisy komisji inwentaryzacyjnej: 1. Przewodniczący 2. Członek 3. Członek

20 załącznik nr 3 Protokół nr... z inwentaryzacji gotówki w kasie... przeprowadzonej w dniu r. od godz.... do godz.... przez zespól spisowy powołany zarządzeniem Dyrektora Biura nr... z dnia... w składzie: 1) przewodniczący... 2) członek... 3) członek... Inwentaryzację przeprowadzono w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej... W toku inwentaryzacji stwierdzono: 1.Stwierdzony stan gotówki w kasie: a) banknoty... szt a zł szt a zł szt a zł szt a zł szt a zł szt a zł szt a zł... b) bilon: c) wartość (a + b) d) saldo kasowe na dzień... zł... e) stwierdzono nadwyżkę/niedobór* zł... f) wysokość pogotowia kasowego zł Ostatni numer czeków gotówkowych ostatni numer czeków rozliczeniowych... ostatni numer czeków dowodu KW"... ostatni numer czeków dowodu KP" Inne wartości pieniężne Stwierdzone różnice pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do wartości pieniężnych wymienionych w pkt 2 i 3 niniejszego protokołu Stan depozytów przechowywanych w kasie oraz ich zgodność (bądź niezgodność) z ewidencją: Uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy oraz pomieszczenia, w którym znajduje się kasa:... Protokół niniejszy sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie. W związku z ustaleniami zawartymi w niniejszym protokole osoba materialnie odpowiedzialna nie wniosła zastrzeżeń/wniosła następujące zastrzeżenia*: Zespół spisowy: 1)... 2)... 3) osoba materialnie odpowiedzialna * niepotrzebne skreślić

21 załącznik nr 4 PROTOKÓŁ Inwentaryzacji dokonanej drogą potwierdzenia sald NaleŜności z tytułu dostaw i usług" na dzień Zespół weryfikacyjny w składzie: W dniu. zostało przesłane celem potwierdzenia sztuk potwierdzeń sald, natomiast w dniu... zostało wysłane kolejne sztuk potwierdzeń sald do kontrahentów Krajowej Izby Doradców Podatkowych, dotyczących naleŝności z tytułu dostaw i usług. Segregator z dokumentami źródłowymi - potwierdzonymi przez kontrahentów potwierdzeniami sald znajduje się w dziale księgowości. Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego: Data Główny księgowy: Zatwierdzono: (Dyrektor Biura)

22 załącznik nr 5... pieczątka Biura KIDP/RO KIDP... nazwisko i imię..., dnia... Oświadczenie Oświadczam, jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mi mienie, Ŝe spis z natury składników aktywów został przeprowadzony w mojej obecności i z moim udziałem. Nie wnoszę Ŝadnych zastrzeŝeń co do poprawności oraz kompletności przeprowadzonego spisu. Wszystkie składniki majątku, za jakie ponoszę odpowiedzialność zostały objęte spisem.... data i podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

23 Lp. Nr i pozycja arkusza spisowego Nazwa składnika Jednostka miary Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych na dzień... Cena Stan faktyczny w dniu spisu Stan księgowy w dniu spisu Różnice inwentaryzacyjne Niedobory Ilość Wartość Ilość Wartość Ilość Wartość Ilość Wartość Nadwyżki Razem Razem

24 załącznik nr7 Protokół ogólny Komisji inwentaryzacyjnej sporządzony na zakończenie inwentaryzacji na dzień.. Komisja inwentaryzacyjna w składzie: 1... Przewodnicząca 2... Członek 3... Członek na posiedzeniu w. w sprawie: 1. oceny przebiegu, 2. podsumowania, 3. zakończenia inwentaryzacji przeprowadzonej w szesnastu Regionalnych Oddziałach KIDP oraz Biurze KIDP w Warszawie, obejmującej swym zakresem: 1. środki trwałe własne i obce oraz wyposaŝenie, 2. wartości niematerialne i prawne, 3. stan gotówki w kasie i na rachunkach bankowych, 4. stan naleŝności od kontrahentów, o których mowa w art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.(dz. U. z 2009 r., Nr 152/1223 ze zm.) po: 1. ustaleniu róŝnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w czasie inwentaryzacji składników majątku spisanych na arkuszach spisowych, 2. otrzymaniu wyjaśnień z działu księgowości Biura KIDP oraz od poszczególnych pracowników Biura KIDP, 3. a takŝe po rozpatrzeniu innych okoliczności mogących mieć wpływ na zaistniałe róŝnice, informuje co następuje:

25 ... I. Ocena przygotowania i przebiegu inwentaryzacji II. Inne uwagi, wnioski i zalecenia: Warszawa, dnia. Podpisy członków Komisji inwentaryzacyjnej:

26 ... (pieczęć jednostki) załącznik nr 8 Protokół weryfikacji róŝnic inwentaryzacyjnych Komisja inwentaryzacyjna w składzie: dnia... r. dokonała rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego postanowiła: I. Niedobory inwentaryzacyjne rozliczyć w sposób następujący: 1. niedobory na kwotę... zł uznać za niezawinione i jako mieszczące się w granicach normy spisać w koszty, 2. niedobory na kwotę... zł uznać za zawinione i obciąŝyć nimi osobę materialnie odpowiedzialne, 3. dokonać kompensaty niedoborów z nadwyŝkami na kwotę... zł, II. NadwyŜki inwentaryzacyjne rozliczyć w sposób następujący: 1. nadwyŝki na kwotę... zł uznać za błąd w pomiarach i pomniejszyć o ich wartość koszty, 2. nadwyŝki skompensować z niedoborami w kwocie... zł. Osobą materialnie odpowiedzialną jest... Data i podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej:.. Data i podpis kierownika jednostki:... Data i podpis głównego księgowego:...

27 załącznik nr 9 Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury Zespół spisowy działający na podstawie zarządzenia wewnętrznego nr... Dyrektora Biura... z dnia... w następującym składzie osobowym: 1)... przewodniczący, 2)... członek, 3)... członek wykonał w dniu... opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy sporządzaniu spisu z natury w: a) nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń... b) rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych... c) osoba materialnie odpowiedzialna Rozliczenie pobranych arkuszy spisowych: a) pobrano w dniu... arkuszy od numeru... do numeru... b) wykorzystano arkuszy... o numerach... c) zwraca się arkusze czyste... o numerach... d) zwraca się arkusze anulowane i zniszczone... o numerach W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń stwierdzono, Ŝe wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte w arkuszach spisów z natury, a stan pomieszczeń jest następujący: a) liczba zamykanych otworów (drzwi, okien) rodzaj... liczba... oraz sposób ich zabezpieczenia (zamki, kraty, sygnalizacja) b) sposób przechowywania i zabezpieczenia kluczy od pomieszczeń:... c) środki zabezpieczenia przeciwpoŝarowego i ich stan: Stwierdzono w czasie dokonania spisu z natury następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia przechowywanego mienia i konserwacji (wymienić) 4. W celu pełnego zabezpieczenia przechowywania mienia i konserwacji naleŝy 5. Jakie trudności napotkał zespół spisowy w czasie dokonywania spisu z natury: Inne uwagi osób uczestniczących przy czynnościach sporządzania spisu z natury: dnia Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej Podpisy członków zespołu spisowego