INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA URZĘDU MIASTA NOWY TARG. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA URZĘDU MIASTA NOWY TARG Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna dla Urzędu Miasta Nowy Targ, zwana dalej Instrukcją określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasady obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Nowy Targ. 2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędzie. 3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy. 4. W postępowaniu z dokumentami finansowo-księgowymi mają zastosowanie uregulowania ujęte w odrębnej instrukcji Ilekroć w Instrukcji jest mowa o: - Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta Nowy Targ; - Wydziale - należy przez to rozumieć jeden z wydziałów, referatów lub samodzielne stanowisko określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu; - Instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych ustaloną Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 112 z 1999 r., poz z późn. zm.) - Burmistrzu, Sekretarzu, Skarbniku, Naczelniku, Kierowniku - należy przez to rozumieć odpowiednio Burmistrza Miasta Nowy Targ, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Naczelnika Wydziału, Kierownika Referatu lub Samodzielne Stanowisko w Urzędzie Miasta Nowy Targ; - BOM - należy przez to rozumieć Biuro Obsługi Mieszkańców, które pełni również funkcję kancelarii ogólnej, - Podpisie należy przez to rozumieć wyraźny, czytelny podpis składający się z imienia i nazwiska lub odręczne odzwierciedlenie nazwiska uzupełnione pieczęcią imienną podpisującego; - Parafie należy przez to rozumieć indywidualny znak graficzny pozwalający bezpośredniemu przełożonemu zidentyfikować pracownika, który złożył parafę; - Sekretariacie - należy przez to rozumieć Sekretariat Burmistrza. 1

2 2. Definicję pozostałych określeń zawiera 3 instrukcji kancelaryjnej Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek, 2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty elektronicznej itp., 6) udzielanie informacji i wyjaśnień interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych wydziałów, referatów lub stanowisk pracy. 2. Czynności kancelaryjne w Urzędzie wykonują: 1) Kancelaria ogólna - BOM 2) Sekretariat, 3) Referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy, 4) Pracownicy sporządzający czystopisy. Rozdział II Przyjmowanie korespondencji 4 1. Korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje: 1) od klientów, z poczty i od kurierów(gońców) kancelaria ogólna, która prowadzi rejestr kancelaryjny korespondencji wpływającej; na życzenie klienta kancelaria potwierdza przyjęcie pisma umieszczając na jego kopii pieczęć wpływu z datą i podpisem przyjmującego; 2) przesyłaną faxem lub pocztą elektroniczną sekretariat, który przekazuje ją do kancelarii celem zaewidencjonowania; 3) podania składane do protokołu przyjmują pracownicy merytoryczni, którzy odnotowują datę przyjęcia i przekazują naczelnikowi wydziału. 4) oferty do konkursów i przetargów sekretariat, który umieszcza na ofercie datę i godzinę wpływu oferty oraz kolejny numer. Po upływie wymaganego terminu składania ofert przekazuje sekretarzowi komisji lub upoważnionemu pracownikowi. 2. Sposób przyjmowania korespondencji wpływającej do urzędu: 1) Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, przyjmujący sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od 2

3 pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 2) Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki o charakterze służbowym (również zaadresowane imiennie ) z wyjątkiem: a) opatrzonych klauzulą do rąk własnych, lub mających charakter przesyłek prywatnych, które przekazuje adresatom, b) adresowanych do Burmistrza Miasta lub Przewodniczącego Rady pochodzących z nadrzędnych jednostek kontrolnych(nik,rio), c) zastrzeżonych i poufnych, które przekazuje do tajnej kancelarii, d) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem e) adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego, które przekazuje Kierownikowi USC. 3) Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje adnotacją o depozycie i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem. 4) Po otwarciu koperty sprawdza się: a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 5) Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku oraz w dzienniku korespondencji w rubryce uwagi. 6) Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: a) wartościowych, poleconych, za potwierdzeniem doręczenia, b) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania, deklaracje i informacje podatkowe itp. c) w których brak nadawcy lub daty pisma, d) mylnie skierowanych, e) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, f) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 7) Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego. 8) Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji w górnym lewym rogu pierwszej strony lub w innym wolnym miejscu, a na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty, umieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i kolejny numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Na telegramach i telefonogramach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko 3

4 służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1. 9) Wpływające do urzędu przesyłki kancelaria rejestruje w rejestrze kancelaryjnym w/g wzoru załącznik nr 2 z zastrzeżeniem pkt.10). Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) Kancelaria wpisuje do rejestru kancelaryjnego z adnotacją o rodzaju przesyłki w rubryce uwagi. 10) Nie podlegają rejestracji w dzienniku korespondencji: a) publikacje (gazety, czasopisma, książki,.), b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, c) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze, d) reklamy, oferty, afisze, ogłoszenia, prospekty itp. 11)Korespondencję wpływającą bezpośrednio do Sekretariatu tj z pominięciem kancelarii ogólnej przyjmuje pracownik sekretariatu i niezwłocznie przekazuje do kancelarii, celem dokonania rejestracji. 12)Korespondencja nie otwarta w kancelarii a doręczona na stanowisko pracy, mająca jednak charakter korespondencji służbowej winna zostać dostarczona do zarejestrowania w rejestrze kancelaryjnym z zastrzeżeniem pkt.10 13)Dla wpływających do urzędu rachunków, faktur i innych dowodów księgowych prowadzony jest odrębny dziennik korespondencji, a numer kolejny pisma poprzedza się literą F. Rozdział III Przeglądanie i przydzielanie korespondencji oraz wewnętrzny obieg akt 5 1. Kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści, opatruje pieczęcią, nadaje numer i dekretuje do poszczególnych komórek organizacyjnych. 2. Zadekretowaną korespondencję kancelaria przekazuje Naczelnikowi Wydziału lub upoważnionemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru w rejestrze kancelaryjnym. 3. Korespondencję skierowaną do Burmistrza Miasta, kancelaria opatruje pieczęcią wpływu i przekazuje do Sekretariatu. Korespondencja zadekretowana przez Burmistrza rejestrowana jest w dzienniku korespondencji prowadzonym przez Sekretariat i przekazywana za potwierdzeniem odbioru na merytoryczne stanowiska pracy. Na korespondencji pracownik Sekretariatu odnotowuje kolejny numer z dziennika korespondencji. 4

5 4. Korespondencja wpływająca do Wydziału Infrastruktury Społecznej i Promocji oraz Wydziału Oświaty mających siedzibę w budynku przy ulicy Parkowej 14 rejestrowana jest w wewnętrznym dzienniku korespondencji (każdy wydział dla siebie wg zasad ewidencji w Kancelarii Ogólnej ). 5. Korespondencja mylnie skierowana do danego wydziału merytorycznego winna za pośrednictwem kancelarii ogólnej wrócić do Sekretarza Miasta, który podejmie decyzję o skierowaniu do właściwego wydziału lub na właściwe merytorycznie stanowisko pracy 6. Dzienniki korespondencji Wydziału Infrastruktury Społecznej i Promocji oraz Wydziału Oświaty stanowią wraz z rejestrem kancelaryjnym kancelarii ogólnej jednolitą całość wpływającej do Urzędu korespondencji Kancelaria ogólna -BOM jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników. W przypadku gdy istnieje potrzeba potwierdzenia przekazania przesyłki, dokonywane jest ono na przesyłce, przez adnotację otrzymałem dnia... oraz złożenie podpisu przez pracownika odbierającego. 2. Dokumenty rodzące skutki finansowe związane z wykonywaniem przez urząd zadań (faktury, rachunki, upomnienia, wyroki sądowe, itp.) kierowane są w pierwszej kolejności do wydziałów merytorycznych, które po dokonaniu kontroli wewnętrznej tego dokumentu i jego opisaniu przekazują je w trybie innych przepisów ( instrukcja obiegu dokumentów finansowych ) do Wydziału Finansowego. 3. Dokumenty rodzące skutki finansowe związane ze stosunkiem pracy pracowników (zwolnienia lekarskie, wnioski i karty urlopowe, skierowania i faktury za szkolenia itp.) kierowane są w pierwszej kolejności do pracownika prowadzącego sprawy kadrowe, który po dokonaniu kontroli wewnętrznej tych dokumentów przekazuje je niezwłocznie do Wydziału Finansowego. 4. Obieg akt między wydziałami i pracownikami odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. 5. Kopie dokumentów, które powstają w wydziałach merytorycznych (umowy najmu, dzierżawy, użyczenia, decyzje o nadaniu nr porządkowych nieruchomości,potwierdzenia zgłoszenia wykonywania działalności gospodarczej, itp. )posiadające w swojej treści informacje, które mogą być wykorzystane w trakcie kontroli wstępnej deklaracji i informacji składanych przez podatników podatku od nieruchomości, po ich sporządzeniu przekazuje się niezwłocznie do wydziału Finansowego. 7 5

6 Naczelnicy przeglądają korespondencję skierowaną do wydziałów i dekretują ją z podziałem na tę, którą załatwiają sami i na tę do załatwienia przez właściwych pracowników z zaleceniami co do sposobu i terminu załatwienia. 8 Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy, której załatwienie wymaga współdziałania różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wskazanemu w dekretacji na pierwszym miejscu wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie; wskazany w dekretacji koordynuje działania pozostałych uczestników postępowania i odpowiada za załatwienie sprawy. Kopie pisma dla pozostałych pracowników wykonuje i przekazuje sekretariat. Rozdział IV System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt 9 1. W wydziałach obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych określa załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej. 3. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu posiadają to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniają je symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia danej komórki organizacyjnej oraz kolejny numer sprawy. 4. W uzasadnionych przypadkach Burmistrz Miasta na wniosek Naczelnika wydziału może w porozumieniu z Archiwum Państwowym rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. Wnioski w tej sprawie Naczelnicy zgłaszają na piśmie do pracownika prowadzącego archiwum zakładowe nie później niż 30 września roku poprzedzającego wprowadzenie dodatkowych oznaczeń. 10 Naczelnicy sporządzają i przekazują do archiwum zakładowego najpóźniej do końca I kwartału każdego roku szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne 6

7 dokumentacji występujące w działalności tych komórek oraz wykaz prowadzonych w wydziale rejestrów Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. 4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku. 5. Dla ułatwienia pracy pracownicy mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 5 instrukcji kancelaryjnej. 7

8 4. Pracownik, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy komórki organizacyjnej, 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreską poziomą oraz kreską poprzeczną, np. ABC /03, gdzie ABC - oznacza symbol wydziału, oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 15 - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 03 - oznacza dwie ostatnie cyfry roku. 4. Symbole komórek organizacyjnych określa załącznik do regulaminu organizacyjnego urzędu. 5. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika lub stanowiska pracy, jeżeli taki został ustalony przez kierownika. Symbol litery umieszcza się wówczas po symbolu wydziału (np. ABC.K /03). Wykaz używanych w wydziale symboli Naczelnik przekazuje niezwłocznie po ich ustaleniu kierownikowi Kancelarii oraz archiwum zakładowemu. 6. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 7, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 7. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: przeniesiono do teczki (hasło) W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w 12 ust.1, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak). 8

9 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje Naczelnik Wydziału. 4. Rejestry prowadzą pracownicy załatwiający sprawy, których dotyczy rejestr. 5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. 6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: 1) rejestr uchwał Rady Miasta, 2) rejestr zarządzeń Burmistrz Miasta organu gminy(0151) i (O151 F) 3) rejestr aktów wewnętrznych kierownika Urzędu (zarządzeń, okólników)(0152) 4) rejestr skarg i wniosków, 5) rejestr upoważnień i pełnomocnictw, 6) rejestr kontroli zewnętrznych, 7) rejestr umów zlecenia i o dzieło z osobami fizycznymi, 8) rejestr zamówień publicznych, 9) rejestry umów(wszystkie umowy, w których określono kwotowo wartość świadczenia,dla celów zaangażowania ) w Wydziale Finansowym 10) inne rejestry, jeśli wymagają tego przepisy szczególne. 16 Przechowywanie i przekazywanie akt do archiwum zakładowego odbywa się w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej oraz odrębnym Zarządzeniem Burmistrza Miasta określającym organizację i zakres działania archiwum zakładowego. Rozdział V Załatwianie spraw Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną, 9

10 2) korespondencyjną, 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę Załatwienie spraw może być: 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak oz., który oznacza ostatecznie załatwione Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości i informacje oraz poczynione ustalenia mają istotne znaczenie w załatwianej sprawie, sporządza się protokół. Protokół podpisują wszyscy biorący udział w czynnościach. Odmowę złożenia podpisu przez stronę referent odnotowuje w protokole. 2. Z rozmów oraz czynności, których treść ma znaczenie wyłącznie proceduralne sporządza się notatki służbowe albo czyni się adnotacje na aktach. Notatki lub adnotacje podpisuje i opatruje pieczęcią osoba, która je sporządziła. 3. Protokoły i notatki dołącza się do akt właściwej sprawy Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę: Stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę, imię i nazwisko, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. 2. Zgodność kopii pisma lub innego dokumentu z oryginałem stwierdza: 1) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych w Urzędzie: - dla celów sądowych Burmistrz Miasta lub Radca Prawny, 10

11 - faktury,sprawozdania finansowe Skarbnik Miasta - dla pozostałych spraw - Sekretarz Miasta, Naczelnik lub upoważniony przez Burmistrza Miasta pracownik Wydziału. 2) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych poza urzędem Kancelaria Notarialna Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności, bez zbędnej zwłoki. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Pracownik opracowuje projekt pisma, który po opatrzeniu parafą wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. 3. Zakres kompetencji w sprawie aprobaty i podpisywania pism, dokumentów i decyzji określa Regulamin Organizacyjny Urzędu, zakresy zadań i obowiązków pracowników i upoważnienia Burmistrza Miasta. 4. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu przedkłada je do podpisu Burmistrza Miasta lub osobie przez niego upoważnionej albo zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi do poprawy. 5. W razie braku aprobaty pracownik sporządza projekt zgodnie ze wskazówkami aprobującego i ponownie przedkłada go do aprobaty. 6. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania. 7. W ramach udzielonych upoważnień pracownicy samodzielnie decydują o sposobie załatwienia spraw typowych, nie budzących wątpliwości w takim przypadku aprobata nie jest wymagana. 8. Po uzyskaniu aprobaty pracownik sporządza czystopis w odpowiedniej liczbie egzemplarzy i przedstawia go do podpisu. 9. Po podpisaniu czystopisu pracownik dołącza do niego załączniki i przygotowuje korespondencję do wysłania. 22 Przy podpisywaniu pism obowiązują następujące zasady: 1) pisma w sprawach zastrzeżonych do kompetencji Burmistrza Miasta przepisami prawa, w tym decyzje, postanowienia, zaświadczenia a także pisma do organów administracji publicznej, instytucji publicznych (sądy, organy ścigania, instytucje kontroli i nadzoru itp.) oraz mediów podpisuje Burmistrz Miasta lub osoba przez niego upoważniona w zakresie rzeczowym upoważnienia; 2) pozostałe pisma podpisują zgodnie z właściwością merytoryczną naczelnicy lub osoby przez nich upoważnione. 11

12 23 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) podpis i pieczęć imienną podpisującego, 8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 2. Pozostający w aktach sprawy egzemplarz pisma załatwiającego powinien ponadto zawierać: 1) parafę pracownika i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma), 2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza. 3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: 1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: polecony, priorytet, za zwrotnym dowodem doręczenia, faks, itp., 2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał....) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr... do pisma znak...), 3) z lewej strony pod treścią pisma z klauzulą: Otrzymują do wiadomości adresy instytucji lub osób nie będących stronami, którym ma być przesłana kopia pisma, 3) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy pracownik decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy, 4. Przy sporządzaniu pism należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. 12

13 24 Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. 25 Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez Burmistrza Miasta umieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb miasta W Urzędzie stosuje się pieczęcie urzędowe o wzorach ustalonych odrębnymi przepisami, tj.: 1) pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą pośrodku herb gminy a w otoku napis BURMISTRZ MIASTA NOWY TARG w sprawach z zakresu zadań własnych gminy. Odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej. 2) tłoczoną metalową pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła RP a w otoku napis BURMISTRZ MIASTA NOWY TARG w sprawach z zakresu administracji rządowej. 2. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 3. Wzory pieczęci nagłówkowych Urzędu oraz pieczęci do podpisu Burmistrz Miasta i z upoważnienia Burmistrza Miasta oraz wzory pozostałych pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu używanych w Urzędzie określa załącznik nr Pieczęcie o jednakowej treści oznacza się numerami porządkowymi. 5. Odpowiedzialność za posługiwanie się pieczęciami, ich przechowywanie i zabezpieczenie spoczywa na pracownikach, którym pieczęcie powierzono. 6. Za wytwarzanie, powierzanie pracownikom, przyjmowanie w depozyt pieczęci czasowo nieużywanych odpowiada wyznaczony pracownik, który prowadzi ich ewidencję. 7. Kasacji uszkodzonych lub zdezaktualizowanych pieczęci dokonuje komisja powołana odrębnym Zarządzeniem Burmistrza. 13

14 Rozdział VI Wysyłanie korespondencji Korespondencja przeznaczona do wysłania jest kompletowana, kopertowana i adresowana w Wydziałach. 2. Na kopercie oprócz adresu umieszcza się pieczęć nagłówkową urzędu, znak sprawy oraz określenie rodzaju przesyłki. Do przesyłek doręczanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony druk potwierdzenia. Przesyłki składane są u pracownika dokonującego wysyłki. 3. Przy wysyłaniu korespondencji należy uwzględniać wymagania wynikające z przepisów szczególnych i KPA biorąc pod uwagę zasady racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami, a w szczególności: 1) przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o terminie dostarczenia przesyłki adresatowi; 2) przesyłki polecone wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o dostarczeniu przesyłki adresatowi oraz gdy przesyłka zawiera ważne dokumenty; 3) przesyłki pilne wysyłane są listem priorytetowym; 4) pozostałe przesyłki listowe wysyłane są listem zwykłym; 5) w przypadku wysyłania korespondencji masowej na terenie miasta należy o zamiarze takim zgłosić z wyprzedzeniem pracownikowi kancelarii w celu zorganizowania doręczania pism. 4. Korespondencja przeznaczona do wysłania faksem przekazywana jest do sekretariatu wraz z numerem faksu. 5. Korespondencję przeznaczoną do wysłania pocztą elektroniczną pracownicy posiadający dostęp do internetu wysyłają ze swoich indywidualnych kont, a pozostali przekazują korespondencję w formie elektronicznej do sekretariatu wraz z adresem poczty elektronicznej. 6. Korespondencja do wysyłki w tym listy polecone i priorytetowe winny być przekazywane do kancelarii do ekspedycji miedzy godziną 11,30 a 14, Potwierdzeniem wysłania korespondencji jest: 1) wpis w dzienniku korespondencji wychodzącej zawierający znak sprawy, datę wysyłki, adres i parafę pracownika; 2) wpis w książce doręczeń, w której adresat kwituje odbiór przesyłki; 3) wydruk potwierdzający wysłanie faksu; 4) wpis w rejestrze poczty elektronicznej. 2. Wszystkie pisma przeznaczone do wysłania, których data ekspedycji jest istotna dla sprawy, powinny być przynoszone wraz z kopią lub 14

15 egzemplarzem pisma, gdzie pracownik kancelarii dokonuje sprawdzenia i odciska na egzemplarzu pisma pieczęć o treści przyjęto do ekspedycji, data, podpis. Jeśli jedno pismo jest wysyłane do kilku stron, adresaci winni być wymienieni w rozdzielniku a w przypadku gdy nie jest to możliwe, należy przygotować zestawienie adresatów. 3. W przypadku decyzji podatkowych potwierdza się ich ilość przekazanych do wysłania Gońcy zatrudnieni w Urzędzie do roznoszenia korespondencji obligatoryjnie prowadzą ewidencję korespondencji pobranej i doręczonej w/g wzoru jak załącznik nr 4.Korespondencja winna być wpisywana w dniu pobrania rozliczana najpóźniej w dniu następnym po doręczeniu. 2. W kompetencji gońców jest doręczanie korespondencji oraz awizowanie listu w przypadku nieobecności adresata pod wskazanym przez pracownika Wydziału merytorycznego miejscem. Każdorazowo w przypadku niedoręczenia pisma adresatowi należy pozostawić zawiadomienie o złożeniu pisma do kancelarii ogólnej z terminem jego odbioru. 3. Jeżeli adresat nie odbierze korespondencji w wyznaczonym okresie, list musi zostać ponownie pobrany przez gońca i doręczony lub powtórnie awizowany. Zgodnie z art KPA doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu powtórnego awizowania. Ponadto w przypadku uzyskania informacji, że adresat nie mieszka pod wskazanym adresem należy o tym fakcie powiadomić pracownika, który wyekspediował pismo. 4. W przypadku niedoręczenia ( awizowania ) przez gońców większej ilości listów, listy te powinny najpóźniej w dniu następnym zostać zwrócone do kancelarii ogólnej wraz z adnotacją w ewidencji o zwrocie. 5. Korespondencja awizowana powinna codziennie zostać zebrana i oznaczona datą, z która upływa jej termin odbioru. W dniu następnym po upływie terminu odbioru jako obligatoryjna powinna być pobrana przez gońców do doręczenia. 6. W przypadku awizowania korespondencji na zwrotnych potwierdzeniach odbioru należy umieszczać okres awizowania z zaznaczeniem, że jest to pierwsze lub drugie awizo. 7. Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru korespondencji odebranej przez domownika, sąsiada lub dozorcę domu, który wyraził zgodę na przekazanie korespondencji adresatowi, po wylegitymowaniu tej osoby, należy zanotować na zwrotce cechy jej dowodu tożsamości oraz określić kim dla adresata jest domownik ( np. syn, córka, teść itp. ) lub z imienia i nazwiska dozorcę domu czy sąsiada. Jeżeli odbierający na zwrotce nie wpisze daty odbioru, wówczas goniec powinien sam stwierdzić datę doręczenia zgodnie z art KPA 15

16 Rozdział VII Opłata skarbowa 31 1.Wysokość opłaty skarbowej za czynności wykonywane przez urząd, sposób poboru i zwrotu opłaty oraz postępowania ze znakami opłaty reguluje szczegółowo ustawa z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004r. Dz. U. Nr 253, poz ) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 r. w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty (Dz. U. nr 110. Poz. 1176). 2.Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przyjął. Rozdział VIII Postępowanie z aktami organów gminy 32 Przepisy ogólne Instrukcji mają zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością Rady Miasta, jej Komisji oraz Burmistrza Miasta, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej Na blankietach korespondencyjnych dla Rady Miasta może być umieszczony herb Miasta. 2. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla Przewodniczącego Rady i jego zastępcy oraz pieczęci do podpisu ustala załącznik nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej. 34 Sprawy związane z organizacją Sesji Rady Miasta, posiedzeń komisji, korespondencją Przewodniczącego Rady Miasta rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Protokoły sesji Rady Miasta, posiedzeń komisji rady, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się w sposób ustalony przez Radę Miasta. 16

17 2. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden. 3. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku, zaś protokoły posiedzeń komisji - cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów. 2. Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologiczne, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, numer strony zbioru Przygotowywanie projektów uchwał rady reguluje odrębne zarządzenie Burmistrza Miasta Procedury postępowania w sprawach przedkładanych do decyzji Burmistrza Miasta jako organu wykonawczego reguluje odrębne zarządzenie 2. Postępowanie z aktami wydanymi przez Burmistrza Miasta jako organ wykonawczy gminy, a w szczególności ich ewidencjonowanie, przesyłanie do organów nadzoru, ogłaszanie i udostępnianie regulują odrębne przepisy. Rozdział IX Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Stosowanie informatyki w urzędzie odbywa się pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, o ile ich gromadzenie w tej formie dopuszcza ustawa. 2. Przy gromadzeniu, przechowywaniu i przetwarzaniu danych, w tym danych osobowych w zbiorach informatycznych należy bezwzględnie przestrzegać ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych i wydanych na ich podstawie zarządzeń Burmistrza Miasta Pracownicy korzystają ze sprzętu informatycznego, będącego na ich wyposażeniu lub udostępnionego przez upoważnione osoby. 2. Dopuszcza się do użytkowania w urzędzie wyłącznie legalnie nabyte oprogramowanie. 17

18 3. Wykorzystywanie informatyki w wykonywaniu zadań przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu odbywa się pod nadzorem i kontrolą naczelnika Wydziału Organizacyjnego oraz informatyka- ABI 41 Sposób przekazywania i udostępniania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej gminy określają odrębne zarządzenia Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych. 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych posiadanego oprogramowania: operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego, 2) cykliczne archiwizowanie danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, 3) codzienne archiwizowanie zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu, 4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu. 4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie jest ograniczony poprzez ich ostemplowanie pieczęcią urzędu lub wydziału oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi. 5. W urzędzie obowiązuje całkowitym zakaz używania nośników informatycznych nie oznakowanych. 18

19 Rozdział X Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w urzędzie sprawuje Burmistrz Miasta, a w zakresie ustalonym przez Burmistrza Miasta również Sekretarz. 2. Obowiązki Naczelników Wydziałów w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji oraz Instrukcji kancelaryjnej przez pracowników poszczególnych wydziałów i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt zgodnie z Instrukcją, 5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaków opłaty skarbowej, 6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w 26 Instrukcji, 7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. 3. Do obowiązków Naczelnika Wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do właściwych pracowników wydziału, którzy prowadzą podręczne, na bieżąco aktualizowane skorowidze przepisów. 19

20 Załączniki do instrukcji kancelaryjnej dla Urzędu Miasta Nowy Targ załącznik nr 1 Pieczęć wpływu korespondencji: URZĄD MIASTA NOWY TARG Kancelaria ogólna Wpłynęło dnia: (DATOWNIK) Nr. ewid... załącznik... Skierowano... Podpis... 20

21 załącznik nr 2 Nr kolejny Rejestr kancelaryjny korespondencji wpływającej do Urzędu Miasta Nowy Targ Data otrzymania korespondencji -WZÓR- Numer data otrzymanej korespondencji Od kogo Treść otrzymanej korespondencji Znak referenta

22 załącznik nr 3: Wzory pieczęci nagłówkowych i do podpisu używanych w Urzędzie Miasta Nowy Targ 1. Nagłówkowe: a) urzędu URZĄD MIASTA NOWY TARG Nowy Targ woj. małopolskie tel NIP... Regon... b) Wydziału URZĄD MIASTA NOWY TARG (NAZWA WYDZIAŁU) tel c) Urzędu Stanu Cywilnego URZĄD STANU CYWILNEGO Nowy Targ woj. małopolskie tel. (18)... d) Miejski Zespołu Reagowania Kryzysowego URZĄD MIASTA NOWY TARG MIEJSKI ZESPÓŁ REAGOWANIA KRYZYSOWEGO tel. O18) Podpisowe: a) BURMISTRZ MIASTA imię i nazwisko b) z up. BURMISTRZA MIASTA imię i nazwisko stanowisko służbowe 22

23 c) wz. BURMISTRZA MIASTA imię i nazwisko stanowisko służbowe d) SEKRETARZ MIASTA imię i nazwisko e) SKARBNIK MIASTA imię i nazwisko f) z up. SKARBNIKA MIASTA imię i nazwisko stanowisko służbowe g) PEŁNOMOCNIK BURMISTRZA MIASTA imię i nazwisko h) NACZELNIK WYDZIAŁU imię i nazwisko i) KIEROWNIK REFERATU stanowisko służbowe imię i nazwisko 23

24 Załącznik nr 4 Ewidencja korespondencji pobranej i doręczonej przez gońców. L.p Data Adresat Miejsce Sposób data Uwag. pobrania przeznaczenia załatwienia doręczenia i