DECYZJA NR 14/05. KOMENDANTA POWIATOWEGO POLICJI W GRAJEWIE z dnia 05 kwietnia 2005 roku

Transkrypt

1 KOMENDA POWIATOWA POLICJI W GRAJEWIE TA-0273/14/05 DECYZJA NR 14/05 KOMENDANTA POWIATOWEGO POLICJI W GRAJEWIE z dnia 05 kwietnia 2005 roku w sprawie zasad pracy kancelaryjnej w komórkach organizacyjnych podległych Komendantowi Powiatowemu Policji w Grajewie. W celu wdrożenia i prawidłowej realizacji regulacji prawnych zawartych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, póz z późn. zm.) oraz w oparciu o zapisy zawarte w Decyzji Nr 3/2005 Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku z dnia 14 stycznia 2005 roku w sprawie zasad pracy kancelaryjnej w komórkach i jednostkach organizacyjnych podległych Komendantowi Wojewódzkiemu Policji w Białymstoku. p o s t a n a w i a m l 1. W komórkach organizacyjnych podległych Komendantowi Powiatowemu Policji w Grajewie w zakresie pracy kancelaryjnej stosuje się Rozporządzenie MSWiA z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie oraz Decyzji Nr 3/2005 Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku z dnia 14 stycznia 2005r. w sprawie zasad pracy kancelaryjnej w komórkach i jednostkach organizacyjnych podległych Komendantowi Wojewódzkiemu Policji w Białymstoku. 2. W zakresie klasyfikowania, kwalifikowania i archiwizowania dokumentów stosuje się: 1) Jednolity rzeczowy wykaz akt Policji wprowadzony Decyzją nr 21 Komendanta Głównego Policji z dnia r., 2) Zarządzenie nr 28/00 MSWiA z dnia r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji. 3. W celu właściwej realizacji ust. l wprowadza się Instrukcję w sprawie zasad pracy kancelaryjnej w komórkach organizacyjnych podległych Komendantowi Powiatowemu Policji w Grajewie stanowiącą załącznik do niniejszej decyzji. 4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową regulują odrębne przepisy.

2 2 1. Nadzór nad właściwą realizacją przyjętych ustaleń w zakresie pracy kancelaryjnej sprawować będzie sierż. szt. Halina Gaińska referent Zespołu d/s Ochrony Informacji Niejawnych w Komendzie Powiatowej Policji w Grajewie. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych podległych Komendantowi Powiatowemu Policji w Grajewie spowodują zapoznanie się z zasadami pracy kancelaryjnej wszystkich podległych funkcjonariuszy i pracowników. 3 Traci moc Decyzja nr 56 Komendanta Powiatowego Policji w Grajewie z dnia r. w sprawie zasad pracy kancelaryjnej w komórkach organizacyjnych podległych Komendantowi Powiatowemu Policji w Grajewie. 4 Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

3 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE l Załącznik do decyzji nr 14 /05 KPP z dnia r. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w komórkach Komendy Powiatowej Policji w Grajewie. 2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów jawnych. 3. W kwestiach nie uregulowanych w instrukcji stosuje się przepisy Rozporządzenia MSWiA z dnia r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz z późniejszymi zmianami) Użyte w instrukcji określenia oznaczają : 1) czystopis - tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu, 2) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.), 3) dziennik korespondencji - zestawienie spraw nowych bądź będących w trakcie załatwiania wpływających do jednostki lub komórki organizacyjnej, 4) dziennik podawczy - ewidencję korespondencji jednorodnej lub masowo napływającej, 5) jednostka Policji - Komenda Wojewódzka Policji, Oddział Prewencji Policji, Samodzielny Pododdział Antyterrorystyczny Policji, komendy powiatowe (miejskie) Policji woj. podlaskiego, 6) komórka organizacyjna - komórka wyodrębniona w strukturze organizacyjnej jednostki Policji: wydział, sekcja, ogniwo, zespół, samodzielne stanowisko i inne, 7) korespondencja - pismo wpływające do jednostki Policji lub komórki organizacyjnej oraz wysyłane przez jednostkę lub komórkę organizacyjną, 8) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść akt, 9) pieczęć - stempel lub ich wizerunek na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp. 10) pismo - pisemną formę wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy (np. przewodnie, wpływające, wychodzące), 11) pokwitowanie - złożenie czytelnego podpisu i daty na stosownym dokumencie, 12) przesyłka - korespondencję oraz pakiety (paczki) otrzymane za pośrednictwem poczty lub gońca, a także otrzymywane i nadawane telegramy, telefaksy, teleteksty, 1/13

4 13) referent - pracownika rozpatrującego merytorycznie daną sprawę i przechowującego akta sprawy w trakcie jej załatwiania, 14) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych, 15) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych, 16) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 17) system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum, ustalając sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania i przechowywania pism i spraw, 18) system kancelaryjne bezdziennikowy - system kancelaryjny, w którym rejestrowane są sprawy, a nie pojedyncze pisma, 19) teczka aktowa /spraw/ - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator, itp. służące do przechowywania akt sprawy ostatecznie załatwionych, 20) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim, 21) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, 2) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 3) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp., 4) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, 5) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy, 6) kompletowanie i przechowywanie dokumentów spraw ostatecznie załatwionych do czasu przekazania ich do archiwum. 2. Czynności kancelaryjne w komórkach i jednostce wykonują : 1) kancelaria ogólna, 2) kierownicy Posterunków Policji, 3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy, 4) pracownicy sporządzający czystopisy Do zakresu działania kancelarii ogólnej należy: 1) przyjmowanie przesyłek z poczty specjalnej oraz od interesantów, 2) w przypadkach tego wymagających ustalenie adresata przesyłek i kierowanie ich do właściwej komórki organizacyjnej, 3) ewidencjonowanie wpływającej korespondencji w dzienniku korespondencji, 4) przedkładanie wpływającej korespondencji komendantowi do dekretacji, 5) przedkładanie wpływającej korespondencji kierownikom komórek organizacyjnych do dekretacji, 6) przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym referentom za pokwitowaniem odbioru w dzienniku korespondencji, 7) ewidencjonowanie wpływów w dzienniku podawczym i przekazywanie ich dla kierowników Posterunków Policji za pokwitowaniem odbioru,

5 8) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 9) wydawanie przesyłek dla instytucji korzystających z usług poczty specjalnej. 2. Kancelaria dla dokumentowania wpływu i obiegu korespondencji prowadzi : 1) dziennik korespondencji - wg wzoru nr l, 2) dziennik podawczy (wg potrzeb) - OK-l (wzór nr 2), 3) książka doręczeń - Kn-9 (wzór nr 3), 4) ewidencję przepisów - Ok-6 (wzór nr 4), 5) wykazy poczty dla odpowiednich rodzajów przesyłek, 6) ewidencję powielonych dokumentów (wzór nr 10), 7) rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych WKT-111 (wzór nr 11), 8) inne pomocnicze rejestry kancelaryjne (wg potrzeb). ROZDZIAŁ II PRZYJMOWANIE I OBIEG DOKUMENTÓW 5 Typowy obieg korespondencji i dokumentów jest następujący: 1) przesyłki otrzymane z urzędów pocztowych przyjmuje kancelaria ogólna, która wykonuj e niezbędne czynności ewidencyjne, następnie przekazuje korespondencję dla komendanta celem dekretacji, 2) kancelaria zadekretowaną korespondencję segreguje i rozdziela na poszczególne komórki organizacyjne, 3) właściwy przełożony komórki organizacyjnej przegląda korespondencję, wpisuje decyzje odnośnie sposobu jej załatwienia (umieszczając przy dekretacji pieczątkę, podpis i datę) i przekazuje do kancelarii, 4) kancelaria zgodnie z decyzją przełożonego przekazuje korespondencję referentowi za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji, 5) referent otrzymujący sprawę podejmuje niezbędne czynności w celu właściwego załatwienia i przygotowuje projekt odpowiedzi w formie czystopisu, 6) komendant lub właściwy przełożony podpisuje pismo, 7) kancelaria przygotowuje pismo do wysłania i wysyła korespondencję. 6 Wewnątrz jednostki obieg korespondencji i dokumentów między komórkami organizacyjnymi może odbywać się w formie korespondencji miejscowej doręczanej bezpośrednio referentowi za pokwitowaniem na kopii danego pisma, w książce doręczeń, na rozdzielniku lub za pośrednictwem kancelarii ogólnej Przesyłki wpływające po godzinach urzędowania i w dniach wolnych od pracy przyjmuje oficer dyżurny, potwierdzając ich odbiór. Fakt wpływu przesyłki ewidencjonuje w dzienniku podawczy, po czym w następnym dniu roboczym przekazuje je do kancelarii ogólnej za pokwitowaniem.

6 2. W przypadku, gdy przesyłka ma charakter pilny dyżurny obowiązany jest spowodować niezwłocznie doręczenie jej adresatowi Przesyłkę mylnie doręczoną zwraca się niezwłocznie do urzędu pocztowego lub nadawcy. 2. Pieczęć wpływu korespondencji umieszcza się na: 1) kopertach - w przypadku przekazania adresatom bez otwierania kopert, 2) na pierwszej stronie pisma - w pozostałych przypadkach. 3. Na przesyłkach pilnych oznacza się także godzinę ich otrzymania. 4. Nie umieszcza się pieczęci wpływu na: 1) załącznikach, 2) czasopismach, książkach itp., 3) dokumentach stanowiących osobistą własność (świadectwo, dyplom itp.), 4) listach prywatnych. 5. Korespondencję wpływającą do komórki (jednostki) ewidencjonuje się w dzienniku korespondencji, podawczym lub innym pomocniczym rejestrze. Liczbę kolejną z ewidencji umieszcza się pod pieczątką wpływu. 6. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 2-4 z korespondencją postępuje się zgodnie z 5 pkt Otwiera się wszystkie przesyłki z wyjątkiem adresowanych imiennie, oznaczonych adnotacją Do rąk własnych, które przekazuje się adresatom. 2. W przypadku otwarcia koperty zawierającej przesyłkę oznaczoną klauzulą niejawności należy ją niezwłocznie przekazać w zamkniętej kopercie do kancelarii tajnej. 3. Po otwarciu koperty sprawdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) zgodność liczby załączników wyszczególnionych w piśmie ze stanem faktycznym. 4. Otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego lub ich brak odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 5. Koperty dołącza się do sprawy w przypadku przesyłek : 1) poleconych i ekspresowych, za potwierdzeniem odbioru, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi lub odwołania, 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) zawierających załączniki bez pisma przewodniego, 6) jeśli wystąpi niezgodność zapisów na kopercie z ich zawartością. 4/13

7 ROZDZIAŁ III REJESTRACJA I ZNAKOWANIE SPRAW W jednostce Komendy Powiatowej Policji w Grajewie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji. 2. Jednolity rzeczowy wykaz akt wymieniony w ust. l służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw (wzór nr 5), założonego zgodnie z jednolity rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego. Czynności tej dokonuje referent, któremu przydzielono sprawę albo osoba wyznaczona przez kierownika komórki lub jednostki. 4. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz w spisie spraw na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz komórki (jednostki). 5. Dla każdej pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt (np.0168) zakłada się odrębny spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych (opis teczki aktowej - wzór nr 11). 6. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 7. Po otrzymaniu pisma do załatwienia (pokwitowanego w dzienniku korespondencji w kancelarii) referent sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też należy rozpocząć nową sprawę. 1) w pierwszym przypadku pismo dołącza się do akt realizowanej sprawy, 2) w drugim - przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje się sprawę w spisie jako nową. W obu przypadkach referent wpisuje znak w obrębie pieczęci wpływu Znak sprawy (akt) jest cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy komórki /jednostki/ organizacyjnej, 2) symbol liczbowy hasła według wykazu akt, 3) liczbę (numer) kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto, np. TP /05, gdzie: TP - oznacza symbol komórki (jednostki organizacyjnej), oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z wykazu akt, 5 - oznacza kolejną liczbę / numer/ ze spisu spraw, "05" - cyfrę roku. 5/13

8 3. Znak sprawy może zawierać symbol literowy pracownika, który umieszcza się po cyfrze roku, np. TP /05/JS, gdzie JS stanowią inicjały referenta, (J - pierwsza litera imienia, S-pierwsza litera nazwiska). 4. Spis spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymuj ą znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodatkiem nazwy sprawy wydzielonej. 6. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. TP /05). 7. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 8, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 8. W przypadku konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku, w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: przeniesiono do teczki hasło Nie podlegają rejestracji: 1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do właściwej sprawy, 3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe, 4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 2. Pisma wymienione w ust. l należy po wykorzystaniu włączyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt W jednostce Policji, kancelarii prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: 1) rejestry skarg i wniosków (poza kancelarią prowadzą również komórki organizacyjne), 2) rejestr aktów prawnych zewnętrznych, 3) rejestr aktów prawnych wewnętrznych kierownika jednostki, 4) rejestr wydawanych upoważnień, 5) rejestr wydawanych pełnomocnictw, 6) książka kontroli zewnętrznej. 6/13

9 14 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających zamiast spisów spraw, zakłada się rej estry kancelaryjne. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak) oraz musi być zarejestrowany w Rejestrze Teczek Dokumentów, Dzienników i książek Ewidencyjnych - WKT-111, 3. Rejestry prowadzą referenci realizujący sprawę lub pracownicy kancelarii. 4. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone przez jeden rok kalendarzowy lub przez kilka lat. W każdym kolejnym roku numerację zapisów rozpoczyna się od nowej strony, od numeru Znak sprawy wpisany do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze, np. TP / Zapisu w ewidencjach i rejestrach dokonuje się długopisem lub piórem, a zmiany zapisu kolorem czerwonym z datą i podpisem dokonującego zmiany. Wycieranie i zamazywanie zapisów jest niedozwolone, ROZDZIAŁ IV ZAŁATWIANIE SPRAW Przy pisemnym załatwianiu spraw stosuje się następujące formy: 1) odręczną - polegającą na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającego sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia, 2) korespondencyjną - polegającą na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę Załatwienie sprawy może być : 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę, co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 3) Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw, przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty oraz sposobu załatwieni umieszczając dodatkowo znak oz. Przy odręcznym załatwieniu sprawy wpisuje się zapis odręcznie. 7/13

10 17 1. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulą za zgodność z oryginałem, datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. 2. Powielanie dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie referenci, za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, dokumentując to w ewidencji powielonych dokumentów (wzór nr 10) Każde opracowane pismo powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym bądź poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek - druk lub pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy, 3) datę pisma, 4) określenie odbiorcy wraz z adresem, 5) treść, 6) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, bądź innych uzgodnionych (np. w nawiązaniu do rozmowy telefonicznej z dnia... itp.), 7) imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby podpisującej wraz z jej odręcznym podpisem, 8) liczbę przesyłanych załączników (zał....) lub ich zestawienie z. podaniem liczb porządkowych (wówczas na każdym załączniku wpisuje się w prawym roku kolejny numer załącznika - Zał. nr. do pisma znak...), 9) ilość wykonanych egzemplarzy, inicjały osoby sporządzającej, 10) określenie rozdzielnika. 2. W celu identyfikacji poszczególnych stron dokumentu: 1) numeracja stron powinna zawierać liczbę kolejną strony przełamaną przez ogólną liczbę stron (np. 1/9, 2/9, 3/9,, 9/9), 2) w stopce dokumentów wielostronicowych (pisma instrukcyjne, biuletyny, wytyczne, sprawozdania itp.) umieszcza się tytuł danego dokumentu lub inną cechę identyfikującą (np. Sprawozdanie z... itp.). 3. Wszystkie pisma podpisywane przez Komendanta Powiatowego Policji w Grajewie oraz Zastępcę Komendanta sporządza się na blankietach urzędowych zawierających w górnym lewym rogu logo oraz w miejscu podpisu nadruk ze stopniem, imieniem i nazwiskiem Komendanta, Zastępcy (wzór nr Pisma adresowane poza Komendę Powiatową Policji, a podpisywane przez kierowników komórek organizacyjnych powinny mieć ujednoliconą formę wg wzoru nr W przypadku wypełniania rejestrów i formularzy nie należy pozostaw wolnych rubryk w celu uniemożliwienia zmian w zapisach. 8/13

11 19 Przy załatwianiu spraw pobiera się od podań i załączników do podań oraz czynności urzędowych opłaty skarbowe w wysokości i trybie określonym w przepisach o opłatach. ROZDZIAŁ V WYSYŁANIE I DORĘCZANIE PISM Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem, 3) pocztą elektroniczną, 4) jako przesyłka miejscowa przekazywania bezpośrednio adresatowi za pokwitowaniem : a) w książce doręczeń, b) w rozdzielniku, c) na kopii pisma. 2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysłania pracownik kancelarii: 1) sprawdza czy jest podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz, czy dołączono przewidziane załączniki, 2) na kopii pisma stwierdza swoim podpisem wysyłkę pisma wraz z datą i sposobem jego wysłania (np. numer wykazu poczty, liczba porządkowa książki doręczeń), 3) zwraca kopie wysyłanych pisma, 4) wpisuje przesyłki do odpowiednich wykazów pocztowych. 3. Na kopercie wysyłanego pisma należy umieszczać: 1) odcisk pieczęci nagłówkowej, a pod nią numery pism znajdujących się wewnątrz, 2) nazwę adresata, 3) numer kodu pocztowego i dokładny adres, 4) cechę pilności (w razie potrzeby). 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania lub w pierwszym terminie, kiedy wysyłka jest możliwa. 9/13

12 ROZDZIAŁ VI WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH KANCELARYJNYCH 21 Wykorzystywanie dostępnych narzędzi informatycznych w jednostkach Policji lub w komórkach organizacyjnych powinno odbywać się pod warunkiem zapewnienia ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych W miarę dostępnych możliwości technicznych dopuszcza się wykorzystywanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych w celu : 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, 2) prowadzenie wszelkich rejestrów dotyczących obiegu pisma, 3) udostępniania upoważnionym pracownikom przeznaczonego do tego oprogramowania, a w szczególności edytorów tekstów/ arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego, 4) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez poszczególne komórki organizacyjne, 5) tworzenie, przetwarzanie i przechowywanie pism i dokumentów, 6) umieszczanie na stronach internetowych stale aktualizowanej informacji o jednostce Policji lub komórce organizacyjnej, kadrze kierowniczej i kompetencjach, zgodnie z Ustawą o Biuletynie Informacji Publicznej, 7) informowanie interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw Dane przechowywanie w pamięci komputerów powinny być zabezpieczane fizycznie i organizacyjnie poprzez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych w zależności od lokalnych uwarunkowań technicznych z częstotliwością zapewniającą minimalizację utraty danych, 3) przechowywanie w odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośnikówinformatycznych oraz zakupionego oprogramowania, 4) stosowanie systemu haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom, które nie posiadają odpowiednich uprawnień, 5) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych poprzez użycie dostępnych i możliwych do zastosowania zabezpieczeń fizycznych i elektronicznych, 6) zastosowanie osobistego identyfikatora cyfrowego. 2. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w jednostce Policji lub komórce organizacyjnej ogranicza się poprzez oznakowanie zgodnie z wewnętrznymi przepisami dotyczącymi ewidencji nośników. Nie stosuje się nośników nie oznakowanych. 10/13

13 3. Korzystanie z dostępu do Internetu jest możliwe wyłącznie z wydzielonych stanowisk komputerowych, nie podłączonych do wewnętrznego systemu informatycznego Policji. 4. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. 24 Korespondencja przesyłana drogą elektroniczną, a wymagająca udzielenia odpowiedzi nadawcy lub podjęcia merytorycznych działań, po wydrukowaniu podlega zasadom określonym w przepisach dotyczących pracy kancelaryjnej. W przypadku konieczności przekazania korespondencji mailowej innemu, merytorycznie właściwemu adresatowi, dopuszczalne jest wykonywanie tej czynności jedynie drogą elektroniczną. ROZDZIAŁ VII POSTĘPOWANIE Z PRZEPISAMI SŁUŻBOWYMI Przepisy jawne rejestruje się w dzienniku przepisów według ogólnie przyjętych zasad kancelaryjnych. 2. Poszczególne rodzaje przepisów przechowuje się w osobnych segregatorach z rozbiciem na lata, według następujących zasad: 1) przepisy MSWiA, 2) przepis KGP, 3) przepisy KWP, 4) przepisy KMP, KPP, 5) dzienniki urzędowe MSWiA i KGP. 3. Do każdego segregatora z przepisami prowadzi się na bieżąco spis zawartości. 4. Każdorazowe wypożyczenie przepisu i zwrot potwierdza referent w karcie zastępczej, którą przechowuje się w zbiorach przepisów Sposób podawania przepisów służbowych do wiadomości właściwym pracownikom odbywa się na wszelkiego rodzaju odprawach służbowych, szkoleniach lub indywidualne zapoznawanie się z przepisem. 2. Przyjmuje się zasadę każdorazowego omawiania przepisów oraz pism instrukcyjnych. 3. Fakt zapoznania się z treścią przepisu potwierdza się na kracie zapoznania z przepisami Przepisy MSWiA i KGP aktualizuje się na bieżąco na podstawie wpływających nowych aktów prawnych i na podstawie dzienników urzędowych. 11/13

14 2. Przepisy wydane przez Komendanta Powiatowego Policji w Grajewie aktualizuje się na bieżąco celem zweryfikowania ich przydatności i zgodności z aktami prawnymi wyższego rzędu oraz opracowują raz do roku w terminie do 30 maja wykaz obowiązujących przepisów komendanta powiatowego Policji W razie uchylenia przepisu na egzemplarzu znajdującym się w zbiorze przepisów przekreśla się tekst, a obok tytułu umieszcza się adnotację powołującą się na nowy przepis wymieniając jego nowy numer, datę i sygnaturę. 2. Fakt uchylenia przepisu odnotowuje się w ewidencji poprzez skreślenie treści i podanie podstawy uchylenia. 3. W przypadku zmiany przepisu na egzemplarzu znajdującym się w komplecie umieszcza się podstawy uchylenia/odpowiednie adnotacje powołując się na nowy przepis (np. treść ust. l zmieniona zarządzeniem nr z dnia..). ROZDZIAŁ VIII PRZEKAZYWANIE AKT DO ARCHIWUM Każdego roku archiwa i składnice akt przyjmują akta z komórek organizacyjnych danej jednostki. Przyjęciu podlegają wszystkie akta spraw zakończonych - najpóźniej po dwóch latach od zakończenia sprawy przez komórkę organizacyjną. 2. Archiwa i składnice akt przyjmują akta uporządkowane, na podstawie spisu zdawczoodbiorczego. Przez uporządkowanie rozumie się: 1) grupowanie materiałów w teczkach założonych zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi oraz kategorią archiwalną w oparciu o wykaz akt, 2) ułożenie dokumentów wewnątrz teczek, tak aby sprawy następowany po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów) poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr l) z dołączonym na początku spisem spraw; w obrębie materiałów danej sprawy pisma układa się chronologicznie/poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, 3) ponumerowanie kart w prawym górnym rogu (jeżeli akta jednej sprawy skompletowane są w kilku teczkach/ to karty w każdym tomie należy numerować oddzielnie) oraz usunięcie wszelkich elementów metalowych, 4) dołączenie do teczki spisu spraw lub sporządzenie spisu zawartości teczki (wzór nr 9), 5) umieszczenie w spisie informacji zawierających ilość pozycji znajdujących się w teczce, liczbę kart, miejscowość, datę sporządzenia i czytelny podpis, 6) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie. 12/13

15 30 1. Dziennik korespondencji zalicza się do dokumentacji niearchiwalnej o czasowym znaczeniu praktycznym, która podlega brakowaniu po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania (według rzeczowego wykazu akt - symbol 0172, kategoria archiwalna B 30 E. 2. Przed oddaniem akt sprawy do archiwum niezbędne jest dokonanie w dzienniku korespondencji adnotacji odnoszących się do pokwitowanych pism; adnotacje powinny zawierać: numer teczki, symbol archiwalny i kategorie archiwalną lub liczbę z RSD. ROZDZIAŁ IX NADZÓR NAD WYKONYWANIEM CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez referentów czynności kancelaryjnych sprawują kierownicy komórek i jednostek! organizacyjnych Policji, którzy są zobowiązani zapoznać podległych sobie pracowników z niniejszą instrukcją kancelaryjną oraz innymi przepisami i aktami normatywnymi regulującymi postępowanie z dokumentami. 2. Obowiązki kierowników komórek i jednostki organizacyjnej w zakresie nadzoru polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników, a w szczególności: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw i sporządzania dokumentów, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, 5) terminowości przekazywania akt do archiwum. 3. Obowiązkiem pracownika przeniesionego lub zwolnionego z zajmowanego stanowiska jest rozliczenie się z posiadanych dokumentów i pism. W sytuacji gdy zmiana dotyczy pracownika kancelarii ogólnej przekazanie odbywa się na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego w obecności pracownika odpowiedzialnego za nadzór nad pracą kancelaryjną. Po jednym egzemplarzu protokołu przechowuje się w kancelarii i u wyżej wymienionej osoby. 13/13