INSTRUKCJA OBSŁUGI (wersja 1.4)

Transkrypt

1 DATECS POLSKA spółka z o.o WARSZAWA ul. Ruchliwa 17 lok. 15 tel./fax , datecs@datecs-polska.pl INSTRUKCJA OBSŁUGI (wersja 1.4) WARSZAWA, Luty 2005

2 Niniejsza instrukcja dotyczy obsługi programów OBER i zakłada, że użytkownik ma podstawową znajomość zasad obsługi systemu PALM OS oraz programów działających w tym systemie. Jeśli tak nie jest, prosimy o przeczytanie instrukcji obsługi palmtopa, na którym pracował będzie OBER Mobilny System Gastronomiczny lub zwrócenie się do osób instalujących system OBER w celu przeszkolenia. PRAWA AUTORSKIE Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, fotokopiowanie, reprodukowanie, tłumaczenie, przekształcanie bez uprzedniej zgody DATECS-POLSKA sp. z o.o. jest zabronione. Użyta w treści instrukcji nazwa PALM OS jest znakiem zastrzeżonym firmy PALM Inc. W instrukcji użyto zdjęcia modelu palmtopa PALM m505. Wszystkie użyte w instrukcji znaki zostały użyte w celach informacyjnych i są zastrzeżonymi znakami firmowymi lub towarowymi ich właścicieli. DATECS-POLSKA zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian i poprawek w instrukcji bez powiadamiania. Aktualna wersja instrukcji znajduje się na stronach

3 SPIS TREŚCI WYMAGANIA SPRZĘTOWE... 1 MODUŁY SYTEMU OBER... 2 OBER ADMIN - KONFIGUROWANIE SYSTEMU... 3 Logowanie administratora systemu... 3 Nadawanie uprawnień użytkownikom... 3 Programowanie stawek podatku VAT... 6 Wprowadzanie grup produktów... 7 Wprowadzanie produktów... 9 OBER PROGRAM OBSŁUGI SPRZEDAŻY Prowadzenie rejestracji sprzedaży Drukowanie zamówień Korygowanie zamówień Korekta ilości Usuwanie pozycji Obsługa funkcji dodatków Sterowanie kolejnością przygotowania i podawania potraw Obsługa wielu otwartych rachunków KOŃCZENIE RACHUNKU Wystawianie rachunku wstępnego Wystawianie paragonu kasowego Wystawianie faktur VAT RAPORTOWANIE SPRZEDAŻY Informacja o liczbie i wartości niezakończonych rachunków Rozliczenie dziennej sprzedaży Raportowanie okresowe Raporty o produktach, grupach produktów i formach płatności Raporty wszystkich użytkowników Wystawianie faktury do zamkniętej transakcji Transfer danych INFORMACJE TECHNICZNE NA TEMAT OBSŁUGI PALMTOPÓW Baterie i akumulatory Zabezpieczenie danych KONFIGURACJA SPRZĘTOWA I OPCJE Kasa rejestrująca Drukarki zamówień Interfejs KC Sterownik KC Rozdzielacz sygnału KC Opcje programu PARAMETRY TECHNICZNE SYSTEMU OBER... 39

4 Sposób transmisji danych System OBER w wersji radiowej przesyła dane wykorzystując fale radiowe. Stacja bazowa (centralny odbiornik sygnałów) odbiera informacje od dowolnej liczby palmtopów i rozsyła do pozostałych elementów systemu (drukarek, kasy i komputera). Jest to niestandardowy sposób transmisji z szyfrowaniem (nie jest to BLUETOOTH ani WIFI) co zapewnia pełne bezpieczeństwo przed próbami włamania do systemu. Maksymalny zasięg działania wynosi od około 30 do około 150 metrów. Nie da się dokładnie określić jaki ma zasięg urządzenie radiowe ponieważ zależy to od miejsca, w których będzie ono używane. Zasięg bardzo zależy od występowania na drodze sygnału następujących przeszkód (ułożone w kolejności siły tłumienia skracającego zasięg): - elementy metalowe takie jak rury, kraty, zbrojenia, metalowe krzesła, płyty z blach itd. - betonowe ściany zbrojone - woda (baseny, duże akwaria) - ściany bez zbrojeń (szczególnie jeśli są wilgotne) Należy więc doświadczalnie określić zasięg firma instalująca system jest wyposażona w odpowiednie do tego celu narzędzie. Jeśli siła sygnału w jakiś miejscach nie jest wystarczająca, wówczas należy dobrać miejsce zainstalowania radiowej stacji bazowej. Aby maksymalnie wykorzystać przepustowość łącza radiowego polecamy stosować się do kilku zasad i wskazówek: wysyłać i odbierać dane od stacji bazowej może tylko jeden palm w tej samej chwili. Jeśli pozostałe palmtopy chcą coś wysłać w tym samym czasie, wówczas czekają, aż stacja bazowa zostanie zwolniona. Stacja bazowa jest w stanie odebrać od kilku do około 30 zamówień w ciągu minuty (wysłanie trwa od kilku do kilkunastu sekund). Zależy to od liczby danych jakie trzeba wysłać (im więcej pozycji w zamówieniu tym więcej danych do wysłania) Jeśli stacja bazowa jest zajęta (odbiera dane), inny palmtop na wysłanie danych do niej czeka jedną minutę. Po tym czasie zgłasza błąd i wysłanie należy powtórzyć. Należy unikać sytuacji, w których po rozpoczęciu wysyłania danych użytkownik opuści obszar zasięgu stacji bazowej. Powoduje to, że stacja czeka na dokończenie transmisji nie dopuszczając do komunikacji z innymi palmtopami. Palmtop, który opuścił zasięg sam automatycznie dokańcza transmisję po powrocie w zasięg działania stacji bazowej. Stacja bazowa powinna być ustawiona w takim miejscu, by sygnał radiowy w restauracji był w miarę możliwości równy w skrajnych obszarach działania kelnerów i był dobrej jakości Stację bazową należy ustawić w miejscu, gdzie nie ma w bezpośredniej bliskości elementów metalowych dużych rozmiarów (rury, metalowe pojemniki itp.). Minimalna odległość wynosi około 50 cm. Nie wysyłać zamówień jeśli palmtop jest poza obszarem działania stacji radiowej. Przez minutę będzie próbował skomunikować się ze stacją i nie można tej operacji przerwać. Poza obszarem zasięgu stacji bazowej wszystkie czynności poza komunikacją radiową palm wykonuje normalnie (bez ograniczeń) Wymagania sprzętowe Program OBER pracuje na urządzeniach typu PDA (angielski skrót od Personal Digital Asistant) popularnie zwanych palmtopami dowolnego typu z pamięcią RAM o minimalnej wielkości 8MB, pod kontrolą systemu operacyjnego PalmOS w wersji nie niższej niż Dla wygody obsługi 1

5 podczas prowadzenia rejestracji sprzedaży oraz poruszania się pomiędzy poszczególnymi ekranami menu programu OBER, palmtop powinien być wyposażony w obszar pisania ręcznego oraz ikony aplikacji (rys. 1). Użycie palmtopów wyposażonych w klawiaturę kciukową (zamiast obszaru pisania ręcznego znajdują się małe klawisze w takim układzie jak na klawiaturze komputerowej) jest również dopuszczalne, ale wygoda ich użytkowania jest mniejsza. DATECS-POLSKA poleca palmtopy z ekranem kolorowym i podświetlaniem jako najwygodniejsze. Zalecamy palmtopy dobrej jakości w przeciwnym wypadku mogą one działać niestabilnie. W celu dobrania odpowiedniego palmtopa radzimy skonsultować się z firmą, która będzie instalowała system lub z DATECS-POLSKA. Ikona powrotu do poprzedniego okna Ikony aplikacji Obszar pisania ręcznego Rys. 1 W systemie mogą pracować wyłącznie urządzenia produkowane przez DATECS (nie dotyczy palmtopów). Drukarkami kuchennymi mogą być drukarki typu DATECS EP50M (papier termiczny ciągły o szerokości 57 mm) na której mogą być drukowane bony zamówień oraz rachunki dla klienta lub drukarki typu DATECS EP1000 (papier termiczny ciągły o szerokości mm), na której mogą być drukowane bony zamówień, rachunki dla klienta oraz faktury VAT. System OBER współpracuje najlepiej z kasą DATECS typu MP55. Możliwe jest podłączenie drukarki fiskalnej (testowana na drukarkach INNOVA). Do systemu może być podłączony komputer PC wyposażony w wolne złącze RS232. Dla bezpieczeństwa użytkowania wszystkie urządzenia systemu powinny być zasilane z jednego źródła (fazy zabezpieczonej tym samym bezpiecznikiem) oraz mogą być zasilane poprzez UPS (np.: 400VA) co zapewni pracę systemu przy awarii zasilania sieciowego nawet przez około 1-3 godziny (w zależności od obciążenia). Moduły sytemu OBER Podczas instalowania programu na palmtopie, które odbywa się w DATECS POLSKA, tworzy się grupa programów o nazwie OBER, a w niej programy użytkowe OBER, OBER Admin, Raporty i Transfer (rys.2). 2

6 Rys. 2 OBER jest to standardowy program służącym kelnerowi do pracy, czyli do zbierania zamówień, drukowania tych zamówień na drukarkach kuchennych, drukowania paragonów fiskalnych na kasie rejestrującej DATECS MP55, drukowania rachunków dla klienta na drukarkach zamówień z szerszym papierem (jeśli są zainstalowane w systemie), wystawiania faktur VAT na drukarce zamówień (wyłącznie typu DATECS EP1000) i rozliczania sprzedaży dziennej. OBER Admin ten standardowy program systemu służy do wprowadzania i korygowania baz danych (hasła i uprawnienia dla użytkowników systemu, stawki VAT, grupy artykułów i artykuły, raportowanie dzienne sprzedaży wszystkich użytkowników systemu, ściąganie i wysyłanie danych do innych palmtopów działających w systemie). Na palmtopach nadrzędnych (lub gdy w systemie pracuje również komputer) program ten nie musi być zainstalowany. Raporty program jest opcjonalnym wyposażeniem systemu i służy do raportowania sprzedaży za dowolnie odległy czas (zakończone rachunki są przechowywane w pamięci palmtopa), według zestawień przygotowywanych w układzie dziennym, tygodniowym, miesięcznym, według grup produktów lub pojedynczych produktów, według form płatności i innych kryteriów. Transfer standardowy program systemu służy do przesyłania danych o sprzedaży z palmtopa nadrzędnego do palmtopów podrzędnych oraz przesyłania uaktualnień dotyczących baz towarowych, uprawnień dla kelnerów, a także odbiera dane o sprzedaży i gromadzi w jednym palmtopie nadrzędnym. Gdy w systemie pracuje również komputer program ten nie musi być zainstalowany. OBER ADMIN - Konfigurowanie systemu Logowanie administratora systemu Wskaż użytkownika Naciśnij OK Rys.3a Rys. 3b Dostarczony oryginalnie program posiada tylko jednego użytkownika o nazwie admin (administrator), który nie ma przydzielonego hasła. Wystarczy wskazać użytkownika i nacisnąć klawisz OK (rys.3b). Nadawanie uprawnień użytkownikom Aby rozpocząć użytkowanie programu należy ustalić listę użytkowników programu. 3

7 Kliknij na Konfiguracja i wybierz Użytkownicy Rys. 4 Ponieważ admin będzie użytkownikiem, który administruje (zarządza) system i najprawdopodobniej jest kierownikiem lub właścicielem restauracji, nie będzie on prowadził rejestracji sprzedaży (obsługi klientów). Konieczne jest więc utworzenie jeszcze co najmniej jednego użytkownika (kelnera). Oczywiście jeżeli z jednego palmtopa będzie korzystał więcej niż jeden kelner (na przykład przy zmianowym systemie pracy, kiedy to palmtop będzie używany przez więcej niż jednego kelnera), wówczas użytkowników (kelnerów) może być więcej. W programie OBER liczba użytkowników nie jest ograniczona (nie mniej niż 1000), liczbę tą jednak ograniczają możliwości kasy rejestrującej, na której jednocześnie może być rejestrowany obrót 7 kelnerów. Kliknij Dodaj Wprowadź nazwę i ID Rys. 5 Rys. 6 Kolejno wprowadzaj uprawnienia dla użytkownika Rys. 7 Utworzenie nowego użytkownika (rys.5 i 6) odbywa się po wprowadzeniu kolejno nazwy użytkownika, hasła użytkownika oraz ID operatora (numer operatora). Nazwa użytkownika imię, nazwisko lub rodzaj zajmowanego przez użytkownika stanowiska, które powinna być różna dla każdego z użytkowników. Nazwa może zawierać zarówno litery jak i cyfry w liczbie do 80 znaków. Hasło jest cyfrowym, tajnym identyfikatorem użytkownika i powinno być znane tylko jemu. Hasło może mieć do 80 cyfr. Użytkownik posługuje się hasłem zawsze kiedy loguje się (uruchamia) do programu OBER. Polecamy, by wprowadzenie hasło dokonywane było przez użytkownika osobiście aby zapewnić jego tajność i łatwość zapamiętania. W przypadku gdyby zapomniał on hasła, jego zmiany może dokonać administrator lub inny użytkownik posiadający uprawnienia do modyfikowania bazy użytkowników. 4

8 ID operatora jest bardzo istotne dla prawidłowego działania systemu OBER z kasami DATECS. Numer operatora musi być zgodny z hasłem, jakie w kasach zostało zaprogramowane dla kasjera. Aktywny opcja ta umożliwia pracę operatora w systemie. Jeśli operator jest nieaktywny, wówczas nie może się logować w programie (nie może wejść do programu OBER i OBER Admin). Zbieranie zamówień jeśli ta opcja nie jest odznaczona, wówczas użytkownik nie może zbierać zamówień. Jeśli użytkownik otrzyma to uprawnienie, wówczas może zbierać zamówienia i dodatkowo może mieć przyznane cztery kolejne uprawnienia: Rabaty wówczas może udzielać rabatów na pojedyncze pozycje w obrębie rachunku jak i na wszystkie pozycje (rabat od sumy rachunku) Dowolne zmiany to uprawnienie umożliwia dokonywanie usuwania (anulowania) pozycji w obrębie rachunku po ich wydrukowaniu na drukarce zamówień (funkcja działa nawet wówczas, gdy drukarki nie są podłączone do systemu (opis w dziale Drukowanie zamówień). Nr faktury funkcja ta umożliwia lub zabrania podawania numeru faktury ręcznie przy jej drukowaniu. Jeśli funkcja nie jest zaznaczona wówczas osoba z brakiem takich uprawnień po wydrukowaniu pierwszej faktury (której numer jest wpisywany przez osobę mającą uprawnienia do zmiany numerów), każda kolejną fakturę będzie miała z nadanym kolejnym numerem. Zmiany tego numeru będzie mogła dokonać wyłącznie osoba z odpowiednimi uprawnieniami. Zmiany po rach. funkcja ta powoduje, że po wydrukowaniu rachunku wstępnego (patrz opis w dziale Wystawianie rachunku wstępnego ) kelner nie ma możliwości anulowania z rachunku żadnej pozycji (dokonywania korekt rachunku), może natomiast udzielać rabatów na cały rachunek, może również dodać nowe pozycje do rachunku. Modyfikacja bazy to uprawnienie do dokonywania zmian w bazach danych programu. W jego skład wchodzą dwie opcje: Produkty to możliwość modyfikowania bazy produktów (grup produktów, produktów i stawek VAT) Użytkownicy to możliwość modyfikowania bazy użytkowników programu Raporty uprawnienie umożliwia użytkownikowi wykonywanie raportów ze sprzedaży dziennej. Zaznaczenie tego uprawnienie umożliwia wykonywanie raportów tylko z własnej sprzedaży dziennej, bez możliwości wykonywania ich z danych o sprzedaży innych użytkowników. Uprawnienie to ma jednak rozszerzenie: Pełne ta opcja umożliwia użytkownikowi oglądanie raportów o sprzedaży dziennej wszystkich użytkowników. Dr.fakt ta opcja umożliwia wystawienie faktury VAT do paragonu (zamkniętej transakcji). Aby możliwe było wykonanie tej funkcji konieczne jest posiadanie programu OBER z taką możliwością. Faktury VAT do zamkniętych transakcji wystawia się po uruchomieniu programu RAPORTY (patrz strona Po wprowadzeniu wszystkich informacji o użytkowniku i wybraniu uprawnień dla niego, zapisujemy wprowadzone dane, naciskając przycisk Zapisz (rys.7). 5

9 Rys. 8 Na liście użytkowników programu pojawia się nowy użytkownik, a przy jego nazwie znajdują się oznaczenia uprawnień jakie zostały mu przydzielone (rys.8). Oznaczenia te informują, że użytkownik może: Z - zbierać zamówienia (Zamówienia) r - udzielać rabatów w zamówieniach (rabaty) d - usuwać z zamówień wydrukowane wcześniej pozycje (dowolne zmiany) P - modyfikować bazę towarową (Produkty) U - modyfikować bazę użytkowników (Użytkownicy) R - wykonywać raporty ze sprzedaży własnej (Raporty) + - wykonywać raporty ze sprzedaży wszystkich użytkowników (nieakt) - użytkownik jest nieaktywny (jego uprawnienia są pamiętane lecz unieaktywnione) Modyfikacja danych dotyczących użytkowników odbywa się poprzez wskazanie użytkownika. Wyświetlone zostają wówczas informacje o użytkowniku w taki sam sposób, jak to pokazano na rys.7. Po każdej modyfikacji użytkowników dane należy przesłać do pozostałych palmtopów (patrz strona 35). Programowanie stawek podatku VAT Kliknij na Konfiguracja i wybierz Stawki VAT Rys. 9 Rys.10 W programie OBER stawki podatkowe są wstępnie zaprogramowane (rys.10). Bardzo ważne jest by stawki podatkowe miały wartości i oznaczenia literowe zgodne z wartościami i oznaczeniami literowymi w kasie. Lista stawek w programie OBER obejmuje cztery stawki A = 22%, B = 7%, C = 0% oraz G = zwolniony. Jeśli konieczne jest użycie innych stawek przewidzianych dla specyficznych grup towarów lub usług (tzw. stawki przejściowe) dodaje się je jako stawki D, E lub F. Jeśli jednak nie są one używane (restauracja nie ma w ofercie produktów lub usług w takich stawkach) nie jest konieczne ich programowanie. Należy być szczególnie uważnym przy programowaniu (zmienianiu) stawek podatkowych. Jakakolwiek niezgodność będzie powodować inne, niewłaściwe, niezgodne z prawdą, naliczanie stawek VAT przez kasę rejestrującą. Ponieważ nie ma możliwości programowania stawek VAT w kasie przy użyciu programu OBER (czynności tych zabrania rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas), programowanie wartości stawek musi odbyć się na kasie ręcznie. Przed rozpoczęciem używania programu radzimy 6

10 sprawdzić prawidłowość i zgodność stawek podatku w kasie i w programie OBER. Po każdej modyfikacji stawek VAT dane należy przesłać do pozostałych palmtopów (patrz strona 35). Wprowadzanie grup produktów Kliknij na Konfiguracja i wybierz Grupy produktów Rys. 11 Grupy produktów w systemie OBER są stworzone po to, by pogrupować wszystkie oferowane w restauracji produkty (dania, napoje itd.) tak, jak są one pogrupowane w karcie MENU. Polecamy aby kolejność wprowadzania grup była taka, jak ich kolejność w karcie. W trakcie rejestracji zamówień ikony grup pojawiać się będą w takiej właśnie kolejności. Każda grupa produktów może mieć własną ikonę (symbol graficzny), którym przy rejestrowaniu sprzedaży bardzo łatwo się posługiwać. Grupom produktów przydziela się również drukarki zamówień, na których każdy z towarów przydzielony do danej grupy będzie drukowany. Liczba grup produktów nie jest ograniczona (wynosi nie mniej niż 1000 pozycji). Kliknij Dodaj Rys.12 Dostarczony oryginalnie program OBER nie ma wprowadzonej żadnej grupy towarowej. Aby dodać nową, należy nacisnąć przycisk Dodaj (rys.12). Wybierz właściwą dla grupy ikonę rozwijając menu ikon Wprowadź nazwę dla grupy i uaktywnij ją Opis grupy może zawierać informacje o typach dań, jakie się w niej znajdują Rys.13 Wybierz drukarkę na której drukowane będą wszystkie artykuły z tej grupy Dla każdej wprowadzanej grupy konieczne jest podanie jej nazwy (litery i cyfry w liczbie max 80 znaków), uaktywnienie tej grupy oraz wskazanie jej ikony (rys.13). Ikona grupy będzie pojawiała się przy rejestracji sprzedaży i będzie ułatwiała wybór określonych artykułów zamawianych przez klienta. Dostępnych jest 35 ikon. Grupy produktów mogą mieć takie 7

11 same ikony (taka sama ikona może reprezentować więcej niż 1 grupę, wówczas będzie ich wyświetlanych w trakcie rejestracji tyle, ile grup otrzymało tą ikonę). Poniżej przedstawiony został wykaz wszystkich ikon programu z proponowanymi nazwami grup. Nazwy grup mogą być oczywiście dowolne. Dowolne mogą być również przypisane im ikony. wina czerwone wódki czyste piwa szampany likiery napoje gorące dania z indyka dania z cielęciny dania z wieprzowiny pizza przekąski zimne zupy desery dania z jaj sałatki makarony, spaghetti Słodycze IKONY OGÓLNE wina białe drinki whisky koniaki napoje zimne dania z dziczyzny dania z kaczki dania z wołowiny dania jarskie owoce morza przekąski gorące owoce, sałatki owocowe ryby dania z drobiu dodatki dania z grilla papierosy zupy dania drugie wszystko Dla grupy możliwe jest również wskazanie numeru (nazwy) drukarki zamówień, na której drukowane będą bony zamówienia na produkty przypisane do tej grupy. W związku z tym należy tak dobierać nazwy grup produktów i tak przypisywać produkty do tych grup, by wszystkie one pochodziły z jednego miejsca (na przykład z kuchni lub z baru). Możliwe jest również nie przypisanie żadnej drukarki do grupy produktów. Wówczas dla tej grupy zamówienia nie będą drukowane. Taką opcję stosuje się wówczas, gdy do systemu nie są podłączone żadne drukarki zamówień lub gdy grupa produktów pochodzi z miejsca, gdzie nie stoi drukarka zamówień, a same zamówienia przekazywane są ustnie lub wypisywane odręcznie. Opis grupy produktów nie jest konieczny. Może jednak zawierać informacje o typach produktów do niej przypisanych, a jednakowych ze względu na sposób przygotowania (smażone, gotowane, z 8

12 grila, na zamówienie itd), skład (dania z piersi kurczaka, dania z czosnkiem itd.) lub stawkę podatku. Takie opisy ułatwiają przypisywanie produktów do grup w późniejszym czasie. Opis grupy nie jest nigdzie wyświetlany i nie jest drukowany w trakcie prowadzenia rejestracji sprzedaży. Rys.14 Po wprowadzeniu danych na liście grup produktów widoczne będą (rys.14) ich nazwy oraz informacja o tym, że do grupy nie jest przypisany ani jeden produkt (Liczba produktów = brak). Jeśli jakaś grupa nie jest aktywna, wówczas przy jej nazwie pojawi się skrót (nieakt). Modyfikacja danych dotyczących grupy odbywa się poprzez wskazanie tej grupy. Wyświetlone zostają wówczas informacje o grupie w taki sam sposób, jak to pokazano na rys.13. Po każdej modyfikacji grup dane należy przesłać do pozostałych palmtopów (patrz strona 35). Wprowadzanie produktów Kliknij na Konfiguracja i wybierz Produkty Rys. 15 Produkty to w systemie OBER baza towarowa artykułów jakie oferuje restauracja. Liczba produktów (wielkość bazy towarowej) nie jest ograniczona i wynosi co najmniej 3000 pozycji. Każdy artykuł ma swoją nazwę, cenę jednostkową (lub oznaczenie, że cena jest podawana z ręki ), musi być przypisany do jakiejś grupy produktów, musi także mieć określony numer PLU (numer, pod którym ten artykuł będzie zaprogramowany w kasach DATECS), stawkę podatku VAT oraz opis (Info) produktu. Dodatkowo artykuł może mieć określone, czy jest sprzedawany na wagę (na przykład golonka, ryby itd.) oraz grupę dodatków jaka jest dla niego przewidziana wraz z liczbą dodatków, które są w jego cenę wliczone. Wprowadzaj kolejno nazwę produktu, stawkę podatku, grupę, typ ceny, cenę i opis. Kliknij Dodaj Rys.16 Rys.17 9

13 Ponieważ system OBER współpracuje z kasami rejestrującymi DATECS należy pamiętać o kilku zasadach wprowadzania danych o produktach, których zachowanie jest konieczne aby system działał prawidłowo: 1. Nazwa wprowadzana dla produktu musi być unikalna. Nazwy produktów w bazie produktów nie mogą się powtarzać, ponieważ kasa rejestrująca reaguje błędem jeśli w bazie towarowej znajdą się takie produkty. 2. Nazwy w bazie produktów można wprowadzać dużymi lub małymi literami oraz cyframi (maksymalnie 18 znaków). Zamiana małych znaków na duże przy wysyłaniu danych z programu OBER do kasy odbywa się automatycznie. Trzeba uważać by nazwy produktów nie zawierały znaków zabronionych (prosimy zapoznać się z instrukcją kasy lub skonsultować z serwisem) 3. Stawki podatku VAT dla artykułów PLU muszą być identycznie zaprogramowane w kasie i programie OBER. 4. Cena produktu musi być identyczna w kasie i programie OBER (za wyjątkiem produktów, których cena jest wprowadzana z ręki ) Jeżeli produkt będzie sprzedawany na wagę, wówczas konieczne jest zaznaczenie właściwego pola. Wówczas podczas prowadzenia rejestracji możliwe będzie podanie wagi (ilości) produktu zarówno przed jego wydrukowaniem na drukarce zamówień, jak również zmiana ilości tego produktu po wydrukowaniu zamówienia. Dla produktów nie oznaczonych na wagę, zmiana ilości po wydrukowaniu zamówienia nie jest możliwa. Podanie numeru PLU dla produktu podczas jego wprowadzania nie jest konieczne. Jeśli numer nie zostanie podany, system zapyta czy nadać go automatycznie. Ważne jest jednak znacznik przy numerze PLU. Podczas wprowadzania nowego PLU nie powinien być on odznaczony ( PLU). Takie postępowanie powoduje, że na liście produktów (rys.18a) będzie on oznaczony * jako produkt nowy. Tak samo można postępować, gdy zmieniamy coś w bazie produktów ceny, stawki VAT itd.). Jest to ważne przy wysyłaniu danych do kasy (patrz opis pod rys.19a i 19b). Produkt nie musi być przypisany do grupy, należy jednak pamiętać, że nie będzie wówczas drukowany na żadnej z drukarek zamówień. Nie będzie również wyświetlany na liści produktów pod ikonami grup. Przy cenie produktu mamy również pole wyboru, które decyduje o tym, czy produkt jest rejestrowany z ceną zaprogramowaną (pole odznaczone, kelner nie może zmienić ceny produktu) lub z cena podawaną z ręki. Wówczas produkt może mieć podaną cenę, ale przy rejestracji program zażąda podania ceny produktu podpowiadając cenę jaka została ustalona. Funkcja Dodatki oraz Wliczone jest potrzebna dla tych restauracji, których menu jest ułożone w taki sposób, że klient wybiera jakąś potrawę (na przykład Kotleta De Volaile ), a do niego dodatki z listy dodatków według własnego uznania (z ziemniakami lub frytkami, z zestawem surówek lub tylko z surówką z marchewki itd.). W tego rodzaju sytuacjach cena dania (kotleta) może być określona za sam kotlet lub też za kotlet z dodatkami. W pierwszym przypadku każdy z dodatków zwiększa cenę dania. W drugim zaś liczba dodatków zawartych w cenie jest zazwyczaj ograniczona do kotleta można zamówić wówczas np.: dwa dodatki. Wówczas przy rejestracji dwa pierwsze dodatki nie zwiększą ceny dania, ale każdy następny dodatek będzie ją zwiększał. W przykładzie pokazanym na rys.17 widać, że do DEVOLAILE można dodawać dodatki znajdujące się w grupie o nazwie DODATKI (jest to normalna grupa produktów) i z tych dodatków dwa pierwsze wybrane dodatki będą wliczone w cenę tego dania. Informacja (Opis) produktu jest tekstem, który może zawierać różne dane. Najczęściej jest to opis jego składników lub procedury jego przygotowania. Opis ten kelner może obejrzeć podczas przyjmowania zamówień. Jest to bardzo pomocne, szczególnie wówczas gdy menu zmienia się często lub gdy kelner nie jest jeszcze wystarczająco dobrze obeznany z ofertą restauracji. 10

14 Wybór sortowania listy produktów Wybór informacji wyświetlanej przy produktach Rys.18a Rys.18b Wybór grupy produktów Rys. 18c Lista produktów może być modyfikowana. Po każdej modyfikacji jakiegokolwiek produktu należy przetransmitować dane do pozostałych palmtopów (patrz strona 35). OBER program obsługi sprzedaży Prowadzenie rejestracji sprzedaży Wskaż użytkownika i wprowadź hasło Naciśnij OK Rys.20a Rys.20b Rozpoczęcie rejestracji sprzedaży odbywa się po wybraniu programu OBER (rys.20a). Kolejny ekran umożliwia zalogowanie użytkownika (kelnera), który będzie obsługiwał tego palmtopa. Hasło użytkownika powinno być ustalone wcześniej (w programie OBER Admin ). Każde niewłaściwie podane hasło będzie powodowało błąd logowania. Liczba błędów nie jest ograniczona. 11

15 Kliknij Sprzedaż Kliknij Otwórz nowy... Rys.21 Rys.22 Po prawidłowym zalogowaniu kelner powinien wybrać tryb Sprzedaż, a następnie otworzyć nowy rachunek (chyba, że kelner ma już wcześniej otwarte rachunki opis funkcji obsługi wielu rachunków znajduje się w dziale Obsługa wielu otwartych rachunków ). Wprowadź nazwę i kliknij Otwórz rachunek Rys.23 Rys.23a Aby rachunek mógł być otworzony musi mieć nadaną nazwę (lub numer). Program, na którym rozpoczyna się rejestrowanie po raz pierwszy, nie ma jeszcze listy otwieranych rachunków. Lista taka jest tworzona automatycznie i po jakimś czasie będzie zawierała numery wszystkich ostatnio używanych stolików (długość listy jest ograniczona). Na rys.23a pokazano taką sytuację, kiedy lista otwieranych rachunków jest długa. Rachunki można wyszukiwać przesuwając pasek widoczny z lewej strony ekranu (lista rachunków jest ułożona w kolejności ostatnio otwieranych). Rachunki można również otwierać naciskając dowolny rachunek i podając jego numer przy użyciu klawiatury numerycznej widocznej z prawej strony ekranu (można to robić dzięki temu, że program podświetla numer rachunku pozwalając go zmienić jak to widać na rys.23a). W taki sam sposób można otwierać nowe rachunki (uzupełniać listę rachunków), czyli na przykład, nadać pierwszemu rachunkowi nazwę Stolik 1 a następne rachunki otwierać klikając na tą nazwę (lub inną) i zmieniać tylko sam numer stolika. Program samodzielnie dopisze rachunku do listy jeśli jest on nowy lub otworzy rachunek jeśli już istniał (był otwierany). Wprowadzana nazwa rachunku może mieć litery lub cyfry w liczbie do 80 znaków. Najczęściej stolik ma nazwę stolik oraz oznaczenie numeryczne lub też nazwę miejsca gdzie się znajduje (przy oknie, na środku itd.). Ważne jest, by nazwy stolików były jednakowe dla wszystkich pracujących kelnerów (kelnerzy musza ustalić jednolite nazewnictwo stolików). Po wpisaniu nazwy otwieramy rachunek klikając Otwórz rachunek (rys.23). Niemożliwe jest otwarcie rachunku bez nazwy. 12

16 Ikony grup artykułów i nazwa grupy Lista produktów ze wskazanej grupy Rys.24 Po otwarciu rachunku pojawi się ekran taki jak na rys.24. W dolnej części ekranu ukaże się zestaw ikon, które odzwierciedlają nazwy grup towarów. Po wskazaniu grupy jest ona otoczona czerwoną ramką (lub jest w negatywie na palmtopach z ekranem czarno-białym), a lista produktów, które do tej grupy są przypisane zostaje wyświetlona powyżej paska ikon (prawa części ekranu). Ikony grup produktów można przewijać naciskając pierwszą lub ostatnią ikonę. Powoduje to, że wyświetlana jest kolejna ikona ukryta wcześniej, odpowiednio, z prawej lub lewej strony ekranu. Rys.25 W trakcie przyjmowania zamówienia kelner wybiera stosowną ikonę w zależności od tego, z jakiej grupy towarów pochodzi zamawiany przez klientów produkt (rys.25). Na wyświetlonej liście produktów klika na właściwy produkt tyle razy, ile porcji (sztuk) danego produktu (potrawy, napoju) zamówił klient. Wybierając kolejne grupy i produkty (zgodnie z zamówieniem klienta) kelner uzupełnia dane o zamówieniu w rachunku. Rys. 26 Jeżeli jakiś produkt nie posiada ceny (w bazie towarowej zostało odznaczone, że cena produktu jest podawana z ręki ) wówczas natychmiast po naciśnięciu tego produktu pokazuje się okno takie, jak na rys.26. Wówczas kelner może podać cenę produktu. Taka możliwość powinna być ustawiona dla wybranych (specjalnych) produktów, generalną zasadą jest bowiem stosowanie cen zaprogramowanych wcześniej. 13

17 Usuwa pozycje Rys.27 W razie konieczności zmiany ilości zamówionych pozycji, po jednokrotnym naciśnięciu zarejestrowanej w rachunku pozycji ukaże się taki ekran, jak pokazano na rys.27. Zaznaczony czerwoną obwódką klawisz działa jak klawisz BACKSPACE w komputerze (kasuje znak na lewo od kursora). Tym klawiszem usuwa się niewłaściwą wartość i wprowadza właściwą używając klawiszy numerycznych (liczba artykułów może mieć wartość niecałkowitą, na przykład 0,5 porcji lub porcja o wadze 0,68 kg). Wprowadzoną wartość zatwierdza się klawiszem OK. Jeśli klient rezygnuje z zamówionej pozycji, używa się klawisza Usuń. UWAGA! Zmiana ilości zamówionego artykułu lub jego usuwanie jest możliwe bez żadnych skutków tylko przed wydrukowaniem zamówienia na drukarkach zamówień. Szczegóły opisano poniżej (patrz opis w dziale Wydruk zamówień ). Rys.28a Rys.28b Jeżeli w trakcie rejestrowania zamówienia klient zapyta o skład lub sposób przyrządzenia potrawy, kelner może obejrzeć informacje o produkcie. Informacja ta ukaże się po jednokrotnym naciśnięciu zarejestrowanej w rachunku pozycji oraz naciśnięciu przycisku INFO (rys.28a). Informacja (rys.28b) będzie zawierała nazwę produktu, cenę jednostkową oraz opis jego wykonania lub skład (wpisaną w trakcie tworzenia bazy produktów w programie OBER Admin ). Rys.29a Rys.29b Wykonując tą operację kelner ma również dostęp do funkcji wysłania specjalnego komunikatu do kuchni (jeśli system OBER jest wyposażony w drukarki zamówień) o zmianie sposobu przygotowania zamawianego produktu. W pokazanym na rys.29a i 29b przykładzie kelner wyśle do kuchni informacje o tym, by do Dania po grecku nie dodawać czosnku (bo klient go nie lubi). Komunikat ten zostanie wydrukowany bezpośrednio pod nazwą zamówionego produktu. Notatki 14

18 można przypisać do wszystkich produktów (wspólne notatki), do grupy produktów lub do konkretnego produktu (aby uniknąć wyświetlania zawsze pełnej listy notatek). Lista notatek jest tworzona automatycznie i przy wprowadzaniu kolejnych notatek będzie je można wybierać z tej listy. Wyboru sposób segregowania notatek dokonuje się jeden raz przy wprowadzaniu pierwszej notatki. Zmiana segregowania notatek nie jest możliwa w dalszej eksploatacji programu. Rys.30 Po wskazaniu produktu znajdującego się na liście zamówionych pozycji w rachunku i dwukrotnym kliknięciu na ten produkt, uzyskujemy dostęp do kolejnych funkcji (rys.30). Funkcje: Informacja, Notatka, Usuń tę pozycje są takie same jak to opisano przy rys.27, 28a/b i 29a/b. Pozostałe funkcje mają następujące działanie: Rozdziel automatycznie funkcja działa tylko na te pozycje, których zamówiono więcej niż 1. Wykorzystuje się ją w sytuacjach, gdy przy kończeniu rachunku okaże się, iż klienci będą płacić oddzielnie. Aby zamówiona pozycja mogła być rozdzielona na dwa odrębne rachunki, musi być najpierw rozdzielona w zamówieniu. Rys.31a Rys.31b Na rys.31a pokazany jest rachunek, którego pierwsza pozycja została zamówiona w liczbie 3 sztuk. Po dwukrotnym kliknięciu na nią oraz wybraniu funkcji rozdziel automatycznie uzyskujemy trzy pojedyncze pozycje tego artykułu (rys.31b). Funkcja Rozdziel automatycznie powoduje zawsze rozdzielenie pozycji na pojedyncze artykuły. Rozdziału pozycji można dokonać zarówno przed jak i po wydrukowaniu pozycji na drukarkach zamówień. Rozdziel ręcznie funkcja działa na pozycje z zamówioną ilością większą lub równą 1. Umożliwia ona nierówny podział pozycji (rys.32c) jak również podział jeden zamówionej porcji na dwie połówki (rys.32d). Kolejne czynności oraz ich efekt jest pokazany na rysunkach 32 a,b,c,d. 15

19 Rys.32a Rys.32b Rys.32c Rys.32d Rozdzielenie ręczne jest pomocne również przy dzieleniu rachunku dla płacących oddzielnie osób (tak jak przy dzieleniu automatycznym). Umożliwia jednak nieproporcjonalny podział pozycji (na przykład 3 zamówionych potraw na 2 + 1) tak jak to pokazano na rys.32c. To jest przydatne wówczas, gdy do jednej z zamówionych pozycji konieczne jest dodanie notatki (o zmianie sposobu jej przyrządzenia), gdy jedna z tych pozycji będzie podlegać rabatowi lub gdy pozycja będzie opłacana przez dwie osoby oddzielnie. Ręczne dzielenie pozycji polega na naciśnięciu i przesuwaniu wskaźnika, oznaczonego czerwoną strzałką na rys.32b, w lewo lub w prawo albo też klikaniu na pasek z prawej lub lewej strony wskaźnika, co powoduje zmianę podziału pozycji. Zmianę podziału wskazują cyfry powyżej paska cyfra przed nawiasem wskazuje ilość, a w nawiasie wartość pozycji po podziale. Rozdziału pozycji można dokonać zarówno przed jak i po wydrukowaniu pozycji na drukarkach zamówień. Ta funkcja pozwala również dzielić całą porcję na dwie połówki (rys. 32d) Rabat funkcja umożliwia udzielenie rabatu od pojedynczej pozycji w rachunku. Rys.33a Rys.33b 16

20 Rys.33c Udzielanie rabatu polega na naciśnięciu i przesuwaniu wskaźnika oznaczony czerwoną strzałką na rys.33b w lewo lub w prawo (to zmienia wartość rabatu co 1%) albo też klikaniu na pasek z prawej lub lewej strony wskaźnika (to zmienia wartość rabatu co 5%), co powoduje zmianę wartości udzielonego rabatu. Wartość tą pokazują cyfry pod paskiem, cyfra w nawiasie oznacza wartość pozycji po rabacie. Efekt udzielenia rabatu jest widoczny na rys.33c. Przy pozycji, na którą udzielono rabatu pojawia się strzałka skierowana w dół. Wartość tej pozycji uwzględnia rabat. Rabatów można udzielać zarówno przed jak i po wydrukowaniu pozycji na drukarkach zamówień. Jeżeli udzielanie rabatów jest zabronione dla obsługującego użytkownika, wówczas rabatów może udzielić użytkownik, który ma tą funkcję udostępnioną (np.: Admin). Wymaga to zalogowania tego użytkownika, udzielenia rabatu i wylogowania się. Drukowanie zamówień System OBER może być skonfigurowany na trzy sposoby: - nie posiada drukarek zamówień. Wówczas wszystkie zamówienia przekazywane są do kuchni, baru i innych miejsc, gdzie są przygotowywane produkty, metoda pisemną (kartki pisane ręcznie) lub ustną. - Posiada podłączoną jedną drukarkę zamówień. Wówczas system wymaga specjalnej konfiguracji wykonywanej przez instalatora systemu tak, by jedna drukarka wystawiała oddzielne bony na kuchnię, oddzielne na bar i oddzielne na inne miejsca. - Posiada dwie lub więcej drukarek zamówień (max. 4). Wówczas zamówienia drukowane są przez te drukarki zgodnie z podziałem co i gdzie ma być drukowane, ustalonym w programie OBER Admin (patrz Wprowadzanie grup produktów ). Niezależnie od konfiguracji (z drukarkami czy bez) system przy obsłudze zamówień działa dokładnie tak samo, to znaczy, konieczne jest wydrukowanie zamówienia w rachunku zanim rachunek zostanie zakończony (wydrukowany jako paragon fiskalny lub jako faktura VAT). To pomaga kelnerowi kontrolować jakie zamówienia już złożył, a czego wciąż jeszcze nie zamówił. Rys.34 Po zarejestrowaniu zamówienia, kelner może dokonać wydruku zamówionych pozycji naciskając przycisk Wydruk (rys.34). 17

21 Rys.35a Rys.35b Ukaże się wówczas ekran pokazany na rys.35a. Program automatycznie zaznacza wszystkie pozycje w zamówieniu, domyślając się, że zamówienie zostanie wykonane od razu na wszystko. Jeśli jednak kelner chce, aby część zamówionych pozycji została przygotowana przez kuchnię lub bar z opóźnieniem (bo tak chce klient) wówczas może odznaczyć te, które nie będą drukowane (rys.35b). Po naciśnięciu klawisza Drukuj wydrukowane zostaną tylko te pozycje, które są zaznaczone. Po kolejnym przyjęciu zamówień do tego samego rachunku, poprzednio wydrukowane pozycje są już nieaktywne (nie można ich wydrukować ponownie), a program zaznacza tylko te pozycje, które zostały wprowadzone jako nowe (rys.36a). Przy każdej operacji drukowania ekran palmtopa sygnalizuje trwanie wydruku (rys.36b). Jeżeli w trakcie transmitowania danych do odbiornika podczerwieni strumień danych zostanie przerwany (palmtop za daleko od odbiornika, skierowany niewłaściwie w jego kierunku, lub odbiornik zostanie nagle zasłonięty) wówczas palmtop wysyłał będzie sygnał dźwiękowy do momentu, kiedy nie zostanie prawidłowo zakończona transmisja danych lub do momentu, kiedy wyświetli komunikat o błędzie w wysłaniu danych. Konieczna będzie wówczas powtórna transmisja danych do odbiornika. Rys.36a Rys.36b Korygowanie zamówień Jeżeli w obrębie rachunku konieczne jest dokonanie korekt ilości zamówionych pozycji lub też usunięcie pozycji albo ich dodanie, nie stwarza to żadnych kłopotów i konsekwencji jeśli zamówione pozycje nie były jeszcze wydrukowane. Wszelkie korekty zostają wykonane bez ich odnotowywania (zapamiętywania). Jeżeli jednak korekt dokonuje się po wydrukowaniu zamówień na drukarkach, program zapamiętuje wykonane korekty lub usunięcia i wymaga by wprowadzone zmiany zostały wydrukowane. Przy wprowadzaniu korekt (zarówno przed jak i po wydrukowaniu zamówienia) korzysta się z dwóch funkcji. Korekta ilości jest możliwa do wykonania tylko w ten sposób, że: 1. zwiększamy liczbę zamówionych pozycji co polega na pozostawieniu pozycji już wydrukowanej bez zmian oraz dodaniu automatycznie nowej pozycji w liczbie takiej, aby 18

22 suma tych dwóch pozycji była odpowiednia. Schemat działania przedstawiają rysunki poniżej. Rys.37a Rys.37b Rys.37c W rachunku znajduje się zamówiona jedna pozycja o nazwie Półmisek wiejski (rys.37a). Liczba tą trzeba zmienić na 3 porcje. Korzystając z funkcji zmiany ilości kelner wprowadza 3 i akceptuje. Ponieważ pozycja ta była już drukowana, program prosi o potwierdzenie zmiany ilości tej pozycji. Po zaakceptowaniu program dodaje do rachunku nową pozycję Półmisek wiejski w liczbie 2 sztuk (rys.37c). Liczba zamówionych pozycji wynosi teraz 3 (1 + 2). Nowa pozycja (dwie sztuki Półmiska wiejskiego) musi zostać wydrukowana na drukarce zamówień, tak jak pozycja normalnie wprowadzana do rachunku. 2. zmniejszamy liczbę zamówionych pozycji co wykonuje się tak samo jak zwiększenie liczby zamawianych pozycji po wydrukowaniu. Różnica polega jednak na efektach działania programu. Opisują to rysunki poniżej. Rys.38a Rys.38b Wprowadzona pozycja to dwie porcje półmisku wiejskiego (rys.38a). Ilość tę należy zmniejszyć do 1 porcji. Korzystając z funkcji zmiany ilości kelner zmienia ilość z 2 na 1 oraz akceptuje zmianę. Akceptuje również zmianę po pojawieniu się komunikatu o tym, że zmiana jest wykonywana po wydrukowaniu pozycji. Po akceptacji program usuwa z rachunku pozycję 2 x Półmisek wiejski i dodaje nową pozycję Półmisek wiejski (jak na rys.36b). Obie te pozycje muszą być wydrukowane na drukarce zamówień pozycja skasowana zostanie wydrukowana jako 19

23 ANULACJA ZAMÓWIENIA (stosowny komunikat na wydruku z drukarki), a nowa pozycja wydrukowana jako normalne zamówienie. 3. zmieniamy ilość dla artykułu ważonego jest to szczególny przypadek zmiany ilości w zamówieniu wykonywany dla artykułów, które w bazie towarowej mają oznaczenie Na wagę (patrz Wprowadzanie produktów w programie OBER Admin). Obsługa produktów ważonych może przebiegać dwojako: a) kelner zanim złoży zamówienie na produkt ważony, otrzymuje z kuchni informacje ile on waży. Wie więc jaką jego ilość powinien wprowadzić. W tej sytuacji nie ma konieczności dokonywania korekt ilości zamówionych pozycji. b) Kelner najpierw wysyła zamówienie na kuchnie, a dopiero potem otrzymuje informacje ile zamówiony produkt waży. Wówczas konieczne jest dokonanie korekty zamówionej ilości. Poniższe rysunku obrazują działanie programu w sytuacji, gdy zachodzi obsługa towarów ważonych następuje zgodnie z zasadą opisaną w punkcie 3b. Rys.39a Rys.39b Rys.39c Rys.39d Kotlet jest artykułem sprzedawanym na wagę (rys.39a). Jego ilość kelner zmienia z 1 sztuki na 0,68 kg (zamówił kotlet i po jakimś czasie dowiedział się ile on waży). Po wprowadzeniu tej wartości i jej zaakceptowaniu (rys.39b) pojawia się komunikat z prośbą o potwierdzenie (rys.39c) zmiany ze względu na to, że pozycja była już wydrukowana i kolejna zmiana nie będzie możliwa (naturalnie zmiana będzie możliwa, ale pociągnie za sobą konieczność jej ponownego wydruku). Po zaakceptowaniu tego komunikatu, ilość dla tej pozycji zostaje zmieniona (rys.39d). Nie ma konieczności ponownego jej drukowania. Usuwanie pozycji to funkcja, która powoduje usunięcie zamówionej pozycji z rachunku po wydrukowaniu tej pozycji na drukarkach zamówień (w kuchni lub barze). 20

24 Rys.40a Rys.40b Kelner usuwa z rachunku jedną pozycję, która była wcześniej wydrukowana (rys.40a). Po zaakceptowaniu usunięcia i potwierdzeniu operacji raz jeszcze (komunikat o usunięciu z prośbą o potwierdzenie) pozycja zostaje usunięta (wykreślona) z rachunku. Konieczne jest wydrukowanie usuniętej pozycji przed zakończeniem rachunku (rys.40b). Obsługa funkcji dodatków W bardzo różny sposób sporządzone są karty menu oraz filozofia ich sprzedaży. W niektórych restauracjach karta menu zawiera dania (produkty), których sposób przygotowania i skład są ściśle określone i klient nie może nic zmieniać (dlatego że zmiana składu potrawy zmienia jej smak lub zwyczajowo tak właśnie jest ona podawana). Wówczas potrawa taka jest wyceniona wraz ze wszystkimi składnikami. W innych restauracjach potrawy są wymienione w karcie w taki sposób, że wymienia się tylko jej główny składnik (na przykład POLĘDWICZKI WOŁOWE ). Dodatki do tej potrawy klient wybiera sam. W tym systemie są dwie metody wyceny dania jedni podają cenę tylko tej POLĘDWICZKI WOŁOWEJ informując, że dodatki do tej potrawy (pod postacią frytek, ryżu, różnych surówek itp.) są do wyboru i płatne inni wyceniają potrawę uwzględniając w niej nie tylko cenę polędwiczek, ale również cenę dodatków do niej jednocześnie ograniczając ile tych dodatków można zamówić w wymienionej cenie. Funkcja obsługi dodatków zapewnia realizowanie każdego zamówienia, niezależnie od sposobu wyceny dania, liczby dodatków płatnych lub dodatków wliczonych w cenę. Jeżeli danie (produkt) zostanie zaprogramowany tak, jak to pokazano na rys.17 (kotlet DE VOLAILE wyceniony na 18 zł i zawierający w tej cenie dwa dowolne dodatki z grupy DODATKI ) wówczas podczas rejestracji użycie tej funkcji wygląda w sposób pokazany niżej. Rys.41a Rys.41b W momencie wyboru dania (produktu), do którego dołączona jest lista dodatków, w lewym dolnym rogu ekranu (pasek ikon grup) pojawia się ikona grupy dodatków (rys.41a w czerwonym kółku). Po kliknięciu na tą ikonę wyświetla się lista dodatków (jak to widać na rys.41b). Teraz należy wybrać odpowiednie dodatki zamawiane przez klienta. Jeśli dodatki są wliczone w cenę, przy ich nazwie 21

25 pojawia się czarny znak + (rys.41c). W momencie, kiedy liczba dodatków wliczonych w cenę przekroczy wcześniej ustaloną wartość (w tym przypadku 2 szt) wówczas program sam doliczy cenę dodatku do ceny potrawy (rys.41d) co widać po pojawieniu się białego znaku + przy dodatku. Jak widać na rysunku 41e cena trzeciego datku została automatycznie doliczona do rachunku. Rys.41c Rys.41d Rys.41e UWAGA! Funkcja ta ma pewne ograniczenia. Dodatki mogą być dopisywane do produktu tylko pojedynczo. To znaczy, że nie można dodać 2 x RYŻ a jedynie dwukrotnie pozycję RYŻ. Wszystkie dodatki drukują się na drukarkach zamówień pod nazwą głównego składnika dania. Jeśli drukowany jest rachunek wstępny, wszystkie dodatki są na nim drukowane. Do kasy w celu wykonania paragonu wysyłane są tylko te dodatki, których cena jest większa od 0 zł (dodatki z ceną 0 nie są wysyłane). Ikona dodatków znika, gdy zostanie naciśnięta ikona jakiejkolwiek innej grupy. Zmian we wprowadzonych dodatkach można dokonać przed wydrukowaniem zamówienia na drukarkach. Po wydrukowaniu zamówienia możliwe jest tylko usunięcie całej zamówionej kompozycji i ponowne jej wprowadzenie z prawidłowymi dodatkami. Sterowanie kolejnością przygotowania i podawania potraw Kolejność podawania zamówionych przez klienta potraw z reguły jest wymuszona przez ich charakter. Najpierw podaje się aperitify potem przystawki, zupy, dania główne, desery, a na końcu kawę. Na życzenie klienta staje się jednak konieczne podawanie potraw w innej, ustalonej przez klienta, kolejności. Aby potrawy były przygotowane we właściwej kolejności (zgodnej z życzeniem klienta) do kuchni lub do baru (choć w tym przypadku znacznie rzadziej) konieczne jest wysłanie zamówień w taki sposób, by kuchnia wiedziała, że kolejność przygotowania potraw jest inna niż standardowa. Do tego wykorzystuje się funkcję kolejność przygotowania. Jak to widać na rys.42a po przyjęciu zamówienia od klienta (klientów), kelner może spytać o kolejność podawania zamówionych produktów, Jeśli jest ona inna niż zwyczajowa, wówczas może 22

26 on wywołać funkcje kolejność przygotowania poprzez naciśnięcie napisu RAZEM (w czerwonej oblamówce na rys.42a). Rys.42a Rys.42b Pojawi się ekran ja na rys.42b, który po lewej stronie każdego z produktów ma pola (znacznik) kolejności przygotowania (powiększenie przy rys.42b). Klikając na obszar tych trzech znaczników zmieniamy kolejność przygotowania. Można wybrać trzy grupy (oznaczane są one kolorem czerwonym, żółtym i zielonym), co odpowiada pierwszej, drugiej i trzeciej kolejności przygotowania. Oznaczone w ten sposób produkty drukowane będą na drukarkach zamówień w pierwszej kolejność te artykuły, które są oznaczone kolorem czerwonym; w drugiej kolejności te oznaczone na żółto; w trzeciej kolejności z oznaczeniem zielonym. Na drukarkach każda grupa przedzielona jest przerywaną kreską. Rys.42c UWAGA! Jeżeli w grupie nie ma żadnego produktu (nic nie jest oznaczone na przykład kolorem zielonym) wówczas grupa nie jest drukowana. Przy grupach nie jest drukowane żadne ich oznaczenie (w stylu GRUPA 1 lub podobne). Po wydrukowaniu zamówienia nie można modyfikować kolejności przygotowania. Obsługa wielu otwartych rachunków Liczba otwartych jednocześnie rachunków na jednym palmtopie nie jest, teoretycznie, ograniczona (wynosi około 1000 i zależy od wielkości pamięci RAM zainstalowanej w palmtopie). Stan każdego otwartego rachunku może być dowolny może w nim być max 99 pozycji lub może nie być ani jednej (rachunek z wartością 0.00 zł), wszystkie te pozycje mogą być już wydrukowane na 23

27 drukarkach zamówień lub też może nie być wydrukowana ani jedna albo tylko część z nich. Nie można jednak otworzyć dwóch rachunków o takiej samej nazwie. Naciśnij ikonę powrotu Rys.43a Rys.43b Ilość i suma wartości wszystkich otwartych rachunków Rys.43c Aby wyjść z obsługi jednego rachunku (na przykład takiego jak na rys.43a) do innego należy nacisnąć ikonę pokazaną na rys.43b. Jest to ikona powrotu umożliwiająca cofnięcie się o jeden krok do tyłu (w palmtopach wyposażonych w klawiaturę kciukową odbywa się to inaczej prosimy o konsultacje z serwisem). Po jej naciśnięciu ukazuje się ekran pokazany na rys.43c. Jest to lista otwartych rachunków. Aby przejść (kontynuować obsługę) innego rachunku należy kliknąć na ten rachunek. Każdy rachunek jest opisany nazwą rachunku (na przykład STOLIK 3), nazwami artykułów, które są w nim zarejestrowane (z braku miejsca na ekranie ograniczono się do kilku pierwszych pozycji na rachunku), liczbę pozycji jakie zawiera rachunek, jego aktualną wartość oraz godzinę jego otwarcia. Dla niektórych rachunków pojawi się ikona drukarki, a obok niej dwie cyfry (rys.43c obiekt zaznaczony czerwoną obwódką). Symbol ten oznacza stan wydrukowanych zamówień w tym rachunku. Jeśli (jak na rys.43c) obok symbolu drukarki pojawią się cyfry, oznaczają one liczbę wydrukowanych (zamówionych) pozycji do ogólnej liczby pozycji w rachunku (w przykładzie z rys.43c cyfra 6/8 oznacza, że w rachunku jest 8 pozycji, a tylko 6 z nich zostało wydrukowanych). Jeśli przy ikonie drukarki nie ma cyfr, wówczas oznacza to, że wszystkie pozycje w rachunku zostały wydrukowane. Jeśli ikony drukarki nie ma w ogóle, wówczas w rachunku nie wydrukowano jeszcze żadnego z zamówionych produktów. Takie oznaczenia rachunku umożliwiają kelnerowi szybkie zorientowanie w stanie zamówień na rachunkach. 24

28 Rys.44 Aby kelner miał całkowitą orientację, jakie czynności zostały w rachunku wykonane, obok poszczególnych pozycji rachunku są wyświetlane dodatkowe oznaczenia (rys.44). Są to: - oznacza, że na pozycję został udzielony rabat - oznacza, że pozycja została wydrukowana na drukarce zamówień - oznacza, że do pozycji został wysłany dodatkowy komunikat (opis wykonania) kotlet - oznacza, że pozycja była wydrukowana, a następnie ją usunięto lub zmieniono jej ilość Kończenie rachunku Kończenie rachunku jest operacją połączoną z wydrukowaniem rachunku ostatecznego dla klienta. Może to być paragon fiskalny (drukowany na kasie DATECS podłączonej do systemu), faktura VAT (jeśli system został rozszerzony o wystawianie faktur i ma podłączoną drukarkę EP1000) lub rachunek (tą funkcje może uruchomić serwis). Tylko te trzy formy zakończenia transakcji kończą ją całkowicie. Rachunek jest wówczas zapisywany do bazy rachunków i nie ma możliwości jego edycji, istnieje tylko możliwość jego obejrzenia w module OBER Raporty. Ze względu na specyfikę restauracji kończenie rachunku nie musi się wiązać z całkowitym zakończeniem rachunku. W restauracji mogą wydarzyć się następujące sytuacje: 1. Klienci siedzący przy jednym stoliku zamawiali wszystko na jeden rachunek. Jednak będą potrzebowali oddzielne rachunki (każdy na swoją konsumpcję). Trzeba więc podzielić jeden rachunek na dwóch klientów i zakończyć rachunek. 2. Klienci siedzący przy jednym stoliku zamawiali wszystko na jeden rachunek. Jednak będą potrzebowali oddzielne rachunki (każdy na swoją konsumpcję). Trzeba więc podzielić jeden rachunek na kilku klientów i wszystkie je zakończyć. 3. Klienci siedzący przy jednym stoliku zamawiali wszystko na jeden rachunek. Jednak jeden z nich kończy konsumpcje, wychodzi i potrzebuje rachunek na własną konsumpcję. Przy czym drugi z klientów pozostaje w restauracji i dalej konsumuje. Trzeba więc podzielić jeden rachunek na dwóch klientów jeden z nich kończąc, drugi pozostawiając otwarty dalej. System OBER uwzględnia wykonanie każdej z tych czynności. W dowolnym bowiem momencie można wydrukować jedną, kilka lub wszystkie pozycje w rachunku zarówno w postaci rachunku wstępnego, faktury VAT jak i paragonu kasowego. Operacje tą wykonuje się zaznaczając pozycje, które mają być wydrukowane. Wszystkie pozostałe pozycje nie będą wydrukowane i pozostaną w rachunku. Opis czynności wykonywanej w takiej sytuacji znajduje się w dziale Wystawianie rachunku wstępnego (poniżej). W identyczny sposób robi się to wystawiając paragon z kasy lub fakturę VAT. Wystawianie rachunku wstępnego Rachunek wstępny jest funkcją, która pozwala na uzyskanie wydruku rachunku wraz z ilością, wartością i podsumowaniem rachunku. Taki wydruk służy do przedstawienia klientowi rezultatu konsumpcji i możliwości jego zaakceptowania lub ewentualnego wniesienia uwag. Po wykonaniu 25