DATECS POLSKA spółka z o.o WARSZAWA ul. Ruchliwa 17 lok. 15 tel./fax , datecs@datecs-polska.

Transkrypt

1 DATECS POLSKA spółka z o.o WARSZAWA ul. Ruchliwa 17 lok. 15 tel./fax , datecs@datecs-polska.pl 1

2 Opis systemu Wygląd systemu Poniżej przedstawiono zdjęcie wszystkich elementów przykładowego systemu OBER. Na zdjęciu nie pokazano komputera, gdyż do prawidłowej pracy nie jest on wymagany. Komputer może być dodatkowym składnikiem systemu. PDA (palmtop) wraz ze specjalną kartą radiową (KC451), na którym pracuje kelner. Urządzenie to posiada wgrany program OBER w wersji podstawowej. W wersji takiej możliwe jest wykonywanie wszystkich operacji związanych z obsługą kelnerską (otwieranie wielu rachunków, wprowadzanie zamówień i ich modyfikowanie, wysyłanie zamówień do wydruku, drukowanie rachunków, paragonów i faktur VAT). Program można dodatkowo poszerzyć o możliwość raportowania sprzedaży według różnych kryteriów. W systemie może pracować maksymalnie 7 palmtopów bazowa stacja radiowa KC450. Jest to odbiornik/nadajnik sygnału radiowego, którego zadaniem jest odbieranie sygnałów wysyłanych przez palmtopy. sterownik drukarek KC431. Jest to urządzenie, które odbiera sygnały od stacji bazowej rozdziela je do odpowiednich urządzeń. Wie ono do której drukarki wysłać dane o zamawianych potrawach (drukarka w kuchni) i zamawianych napojach (drukarka w barze). Wie także gdzie kierować wydruki paragonów (do kasy) oraz wydruki rachunków i faktur. Urządzenie potrafi sterować pracą 4 drukarek zamówień i jedną kasą fiskalną. Jest również wyposażone w złącze umożliwiające podłączenie komputera, który w czasie rzeczywistym może odbierać dane o tym, co się w restauracji dzieje. kasa fiskalna DATECS. Urządzenie służy do wystawiania paragonów fiskalnych. Aby wystawić paragon kelner nie musi w ogóle dotykać kasy, wszystko wysyłane jest palmtopa drogą radiową. Kasa rejestruje obrót oddzielnie dla każdego kelnera i barmana. drukarka DATECS EP50M. Jest to drukarka zamówień instalowana najczęściej w kuchni (małe wymiary, możliwość powieszenia na ścianie), ale może być stosowane również w barze jeśli 2

3 nie będzie konieczne wystawianie rachunków i faktur VAT. Drukarka drukuje na papierze termicznym o szerokości 57 mm. drukarka DATECS EP1000. Jest to drukarka, która spełnia te same zadania jak drukarka EP50 z tym, że drukuje na szerokim papierze termicznym (80 mm). Nadaje się więc do wystawiania rachunków i faktur VAT i powinna być ustawiona w barze jeśli takie faktury będą wystawiane. - na zdjęciu nie pokazano klawiatury typu KC430. Może ona stanowić wyposażenie systemu w sytuacji, gdy sprzedaż rejestrowana jest również przez barmanów. Klawiatura ta występuje w wersjach bez wyświetlacza, z wyświetlaczem oraz z wyświetlaczem i nadajnikiem radiowym. Jak to działa? Obsługując klienta przy stoliku kelner posługuje się palmtopem (każdy z kelnerów ma własne urządzenie, a jeśli pracują zmianowo, po zakończeniu zmiany przekazują palmtopa następnemu kelnerowi, który pracuje na własne konto). Oprogramowanie w nim zawarte umożliwia wykonywanie wszystkich niezbędnych w tym zakresie czynności, to znaczy: otwarcie rachunku o numerze odpowiadającym numerowi stolika przy jakim siedzi gość (goście) wybranie zamawianego przez klienta dania (produkty) z listy produktów podzielonych na takie grupy, jakie są wymienione w karcie MENU (zakąski, zupy, dania z kurczaka, itd.).przy wyborze tych grup pomaga kelnerowi ikona odpowiadająca nazwie grupy, np.: grupie piwa przydzielona jest ikona kufla, grupie dania z wołowiny ikona krowy itd. dowolne zmienianie, usuwanie i poprawianie liczby zamówionych pozycji (przed i po ich wydrukowaniu) wysłanie do kuchni komunikatu o specjalnym sposobie przygotowania potrawy według życzenia klienta (na przykład komunikat nie dodawać czosnku ) ustalenie zestawu dodatków do zamawianej potrawy z uwzględnieniem dodatków bezpłatnych (wliczonych w cenę) oraz dodatkowo płatnych wysłanie zamówienia do kuchni (baru) w taki sposób, aby przygotowujące je osoby wiedziały, co należy przygotować (podać) najpierw, a co później udzielenie rabatu na zamówioną pozycję lub cały rachunek podzielenie rachunku w taki sposób, aby każda z siedzących przy stoliku osób dostała rachunek na własną konsumpcję wystawienie rachunku wstępnego dla klienta w celu jego zaakceptowania wystawienie paragonu z kasy fiskalnej wystawianie faktury VAT Wszystkie operacje opisane wyżej kelner wykonuje na palmtopie wykorzystując jego ekran dotykowy. Ekran ten jest kolorowy i podświetlany, o wysokiej rozdzielczości i zapewnia komfort pracy w każdych warunkach oświetlenia. Do dotykania ekranu kelner wykorzystuje standardowy rysik (wyposażenie palma) lub specjalny wskaźnik nałożony na palec, którego zdjęcie zostało pokazany poniżej. Wybieranie (wskazywanie) może się również odbywać bezpośrednio palcem. Palmtop jest niewielkich wymiarów urządzeniem elektronicznym, mieszczącym się w dłoni, którego naturalne wymiary pokazano poniżej. Jest zasilany z wbudowanej baterii, która wystarczy na około 8 godzin ciągłej pracy (odpowiada to od jednego do kilku dni normalnej pracy). W razie konieczności urządzenie można doładować (proces jest tak szybki, że ładowanie trwające około 15 minut pozwala pracować przez kolejną godzinę). Palmtop podczas pracy jest trzymany w dłoni. W momencie, gdy się z niego nie korzysta, może on być zamocowany w specjalnym uchwycie przy pasku (wyposażenie standardowe) lub na nadgarstku (wyposażenie opcjonalne, zdjęcie poniżej) lub też przechowywany w kieszeni i zabezpieczony przez upadek przy pomocy smyczy. 3

4 Palmtop w skali 1:1 System mocowania standardowy System mocowania opcjonalny Prowadząc rejestrację zamówień, kelner może obsługiwać dowolną liczbę rachunków. Cała obsługa odbywa się przy stoliku klienta, w związku z czym nie jest konieczne posiadanie przez kelnera nieśmiertelnego ołówka i kartki. Po zebraniu zamówień kelner wysyła je drogą radiową z odległości kilkudziesięciu metrów (do 150 metrów w otwartym terenie) do stacji bazowej usytuowanej w dowolnym miejscu restauracji (najlepiej w jej centrum). Operacja wysyłania zamówienia trwa kilka sekund. W dowolnej chwili kelner może kontynuować obsługę dowolnego innego rachunku, może też w dowolnym momencie wydrukować dla klienta rachunek wstępny. Ta operacja jest realizowana w taki sam sposób, jak wysyłanie zamówień drogą radiową. Tak samo postępuje, gdy konieczne jest wystawienie paragonu z kasy fiskalnej lub faktury VAT. Te operacje trwają nieco dłużej od kilku do kilkunastu sekund w zależności od liczby pozycji w rachunku. 4

5 Kelner nie musi przebywać stale w zasięgu działania stacji bazowej. System jest tak skonstruowany, że praca na palmtopie (przyjmowanie zamówień) jest niezależna od przebywania w zasięgu stacji bazowej. Tylko podczas wysyłania zamówień, drukowania rachunków itd. konieczne jest przebywanie w obszarze zasięgu stacji bazowej. Dla ułatwienia pracy jest to tak zrobione, że palmtop sam dba o wysłanie danych i nawet jeśli kelner nie jest w danej chwili w zasięgu, palm czeka, aż taki zasięg zostanie osiągnięty i wysyła dane automatycznie. Kilka ekranów, jakie ukazują się podczas wykonywania przez kelnera różnych operacji pokazano niżej Wszystkie dane, jakie są wysyłane z palmtopów do radiowej stacji bazowej, są również wysyłane na odpowiednie złącze, do którego może być podpięty komputer. Rola komputera polega wówczas na tym, aby odbierać te dane i na bieżąco przedstawiać wizualnie co się dzieje w restauracji. Odbierana jest przez niego KAŻDA informacja (kto zamówił, co zamówił, na jaki stolik, o której 5

6 godzinie, czy coś usuwał, czy wydrukował paragon, rachunek lub fakturę, itd.). Na podstawie tych danych komputer aktualizuje również dane dotyczące stanu magazynowego produktów używanych (sprzedawanych) w restauracji. Komputer służy również do przygotowywania menu (nazwy produktów, ceny, skład i inne) oraz przygotowywania wszystkich innych niezbędnych do działania systemu danych, potrafi także programować palmtopy oraz podłączone do systemu kasy i klawiatury. Jeżeli jednak klient nie ma komputera, system może działać bez niego. Jeden z palmtopów, którego używają kelnerzy, albo palmtop używany wyłącznie przez właściciela (kierownika) restauracji może być tak zwanym palmtopem nadrzędnych wobec wszystkich pozostałych. Wówczas to ten palmtop odbiera dane o sprzedaży od wszystkich pozostałych oraz wysyła im dane o zmianach w karcie menu (zmiany cen, nowe produkty itd.). Różne konfiguracje systemu W każdej opisanej konfiguracji może pracować maksymalnie 7 urządzeń (łączna liczba palmtopów i klawiatur KC430). Najprostsza konfiguracja systemu pokazana została poniżej. W tej konfiguracji system potrafi wystawiać wyłącznie paragony z kasy fiskalnej. Sposób pracy kelnerów pozostaje taki sam jak przy innych konfiguracjach lecz nie mogą oni drukować zamówień (zamówienia muszą być przekazywane ustnie lub pisane odręcznie) oraz nie mogą wystawiać rachunków i faktur. Barman rejestruje sprzedaż przy barze używając bezpośrednio kasy. W tej konfiguracji nie można również podłączyć komputera. Jest to system na początek ze względu na jego najniższy koszt. Jest oczywiście możliwa jego rozbudowa do każdej następnej konfiguracji w dowolnym momencie. Jeśli konieczne jest drukowanie zamówień na kuchnię i bar lecz ze względu na posiadane środki finansowe nie będzie komputera, polecamy poniższą konfigurację. Pojedyncza drukarka umożliwia drukowanie oddzielne zamówienia na bar i kuchnię (kelner musi dostarczyć zamówienia na kuchnię) oraz drukować wstępne rachunki dla klienta. Możliwe jest również wystawianie faktur VAT ale ze względu na szerokość papieru używanego przez tą drukarkę nie jest to polecane. W poniższej konfiguracji barman rejestruje sprzedaż przy barze używając specjalnej programowalnej klawiatury o symbolu KC430 wysyłającej dane w taki sam sposób jak palmtopy, czyli drogą radiową. Taką konfigurację dalej można rozbudowywać do dowolnej następnej konfiguracji. 6

7 Konfiguracja pokazana niżej różni się od poprzedniej typem zastosowanej drukarki (EP1000). Jeśli zainstalowana jest taka drukarka można wystawiać dodatkowo faktury VAT. Tak więc zamówienia na bar, zamówienia na kuchnię, rachunki wstępne oraz faktury VAT wystawia się na tej jednej drukarce. Tak jak w konfiguracji powyżej, kelner musi jednak dostarczyć druczek zamówienia na kuchnię. Barman rejestruje sprzedaż przy barze używając specjalnej programowalnej klawiatury o symbolu KC430. Funkcję rozliczania sprzedaży wykonuje jeden z palmtopów nazywany nadrzędnym. Cały czas istnieje możliwość rozbudowy tej konfiguracji do każdej następnej. 7

8 Poniższa konfiguracja zapewnia realizowanie wszystkich funkcji programu OBER drukowanie zamówień do baru i kuchni na oddzielnych drukarkach, drukowanie rachunków wstępnych i faktur VAT na drukarce EP1000. Kelner nie musi nosić druków zamówień do kuchni. Barman rejestruje sprzedaż przy barze używając specjalnej programowalnej klawiatury o symbolu KC430. Funkcję rozliczania sprzedaży wykonuje jeden z palmtopów nazywany nadrzędnym. Poniższa konfiguracja jest konfiguracja pełną. Dodatkowym wyposażeniem jest komputer, który przejmuje rolę palmtopa nadrzędnego. 8

9 Specjalna konfiguracja przedstawiona poniżej umożliwia ewidencjonowanie sprzedaży w niewielkich lokalach, w których nie prowadzi się rachunków otwartych (bary, puby, restauracje samoobsługowe) i gdzie sprzedaż odbywa się przy barze (ladzie). Specjalna klawiatura KC430 wyposażona w wyświetlacz samodzielnie steruje pracą drukarki zamówień na kuchni (zamówienia) oraz pracą kasy (wystawianie paragonów fiskalnych) oraz wysyła dane o sprzedaży do komputera. Specjalna konfiguracja przedstawiona poniżej umożliwia ewidencjonowanie sprzedaży w lokalach, w których nie prowadzi się rachunków otwartych (bary, puby, restauracje samoobsługowe) i gdzie sprzedaż odbywa się przy barze (ladzie). Specjalne klawiatury wyposażone w wyświetlacz oraz nadajnik radiowy umożliwiają prowadzenie rejestracji sprzedaży oraz wysyłanie danych o zamówieniach na drukarkę do kuchni, a danych o sprzedaży do kasy i komputera. Do takiej konfiguracji można podłączyć do 7 klawiatur. 9

10 Funkcjonalność Celem zakupu systemu do obsługi sprzedaży w gastronomii jest chęć poprawienia kontroli nad jej przebiegiem oraz usprawnienia i polepszenia jakości obsługi. Przyjmuje się jednak powszechnie zasadę, że w restauracji najważniejszy jest zawsze klient. Trzymając się tej zasady system powinien być więc tak skonstruowany, aby przy rejestracji sprzedaży kontrola nie przeważała nad funkcjonowaniem, na przykład: aby z powodu uszkodzenia kabla łączącego na przykład komputer z drukarką system blokował pracę do momentu usunięcia awarii. Większość przyznaje, że taka sytuacja jest absurdalna i twierdzi, że system powinien działać dalej. Żaden właściciel (lub kelner) nie chciałby powiedzieć klientowi, ani też żaden klient nie chciałby usłyszeć od właściciela (lub kelnera) Przepraszam, nie mogę Panu wystawić rachunku ponieważ system nie działa. Musi Pan poczekać albo przyjść później. Niedopuszczalne jest więc, aby awaria jakiegokolwiek elementu systemu uniemożliwiała kontynuowanie pracy wszystkich pozostałym. Scentralizowane systemy (na przykład zbudowane z komputerów) mają tą wadę, że jeśli jakiś składnik systemu przestanie działać, przestaną działać również wszystkie inne składniki systemu. W ogóle wszystko przestaje działać. W przypadku systemu OBER o architekturze rozproszonej, nie będzie działał najwyżej jeden ze składników, pozostałe będą działać dalej. Oto przykłady: 1. Wyobraźmy sobie brak prądu. System komputerowy przestanie działać natychmiast. W takiej samej sytuacji w systemie OBER nie będą działać tylko drukarki. Palmtopy (narzędzie pracy kelnerów) są bowiem niezależne od napięcia. W systemie OBER w takiej sytuacji można wystawić paragon fiskalny na kasie czego nie można uczynić w systemach komputerowych współpracujących z drukarkami fiskalnymi. Konkluzja brak prądu nie paraliżuje pracy systemu OBER. 2. Wyobraźmy sobie uszkodzenie urządzenie służącego do wprowadzania danych o sprzedaży. Wszyscy kelnerzy i barmani nie będą mogli pracować jeśli uszkodzeniu ulegnie komputer w system zbudowanym w oparciu o komputery. W przypadku systemu OBER nie będzie pracować tylko to urządzenie (palmtop lub klawiatura), które jest uszkodzone, pozostałe pracować będą dalej, choć muszą przejąć na siebie obowiązki uszkodzonego składnika. Konkluzja w systemach rozproszonych typu OBER uszkodzenie jednego z elementów systemu powoduje zmniejszenie wydajności lecz nie powoduje przerwy w jego pracy. Z powyższego wynika więc, że systemy rozproszone typu OBER mają przewagę nad systemami typu scentralizowanego. Ważną zaletą jest również modułowa budowie system co daje niezwykłe możliwości dostosowywania się do wymagań klienta. Wielkim walorem tego jest fakt, że klient może zacząć budowanie kompletnego systemu krok po kroku, nie będąc zmuszanym do zakupu wszystkiego na raz. Funkcjonalność systemu dla osób, które go obsługują (kelnerów i barmanów) jest od najprostszej konfiguracji taka sama nie muszą się oni uczyć obsługi od nowa. Przy jego rozbudowywaniu nie ma mowy o wyrzucaniu jakiegoś wcześniej kupionego komponentu i zastępowania innym, aby umożliwić korzystanie z lepszych, bardziej rozbudowanych funkcjonalności. Pozostałe pozytywne cechy to: możliwość posługiwania się palmtopami bezpośrednio przy stoliku i bezpośrednio od stolika wysyłać zamówienia do realizacji (oszczędność czasu) możliwość dokonywania zmian w konfiguracji systemu i ewentualnych zmian w programie OBER dostosowujących go do specyficznych potrzeb klienta. Takie modyfikowanie w przypadku kas gastronomicznych jest niemożliwe ze względu na ograniczenia wynikające z przepisów. mała ilość miejsca jaką zajmuje system w restauracji, nieporównanie mniej niż jakikolwiek inny system. 10