Polski Związek Zapaśniczy w Warszawie Tel./fax.: (22) , ,

Transkrypt

1 Polski Związek Zapaśniczy w Warszawie Tel./fax.: (22) , , pzz@zapasy.org.pl, KOMISJA ORGANIZACJI IMPREZ SPORTOWYCH Opracowanie: Komisja Organizacji Imprez Sportowych PZZ Zatwierdzona przez Zarząd PZZ w dniu 2013 roku. 1

2 Wszystkie działania Komisji Organizacji Imprez Sportowych Polskiego Związku Zapaśniczego mają na celu ciągłe podnoszenie standardu organizacji przedsięwzięć krajowych i międzynarodowych w sporcie zapaśniczym i grapplingu, a tym samym budowanie pozytywnego wizerunku polskich zapasów, zwiększenia ich atrakcyjności dla wszystkich uczestników zawodów, widzów i kandydatów na sponsorów oraz postrzegania środowiska zapaśniczego jako partnera do współpracy przez instytucje rządowe, samorządowe i media. KOMISJA ORGANIZACJI IMPREZ SPORTOWYCH Polskiego Związku Zapaśniczego działa w składzie 3 osobowym 1. Komisja składa się z przewodniczącego i członków komisji : przewodniczący: Witold Ciemierz, sekretarz : Włodzimierz Koriakowski członek : Agata Fiuczyńska Mikulska 2. Komisja nadzoruje organizację i przebieg zawodów ogólnopolskich i międzynarodowych rozgrywanych w Polsce, oraz informuje na bieżąco Zarząd PZZ, czy zostały przeprowadzone zgodnie z Regulaminem Imprez PZZ i przepisami FILA. 3. Komisja dokonuje kompleksowej oceny imprezy na Karcie Oceny Imprezy PZZ (zał.nr 1) i na podstawie dokonanych ocen sporządza raporty półroczne i sprawozdanie roczne. 4. Członkowie komisji przed wyjazdem na zawody, informują Biuro PZZ w W-wie o planowanym pobycie na danych zawodach, które przekazuje ofertę organizatora imprezy celem sprawdzenia przez Komisję stopnia wywiązania się organizatora z zobowiązań zawartych w ofercie. 5. Członek komisji obecny na zawodach, informuje organizatora o swojej obecności i otrzymuje na swoją prośbę od organizatora program zawodów, scenariusz otwarcia zawodów oraz ceremonii dekoracji zwycięzców i zakończenia imprezy, a także inne informacje, celem ich weryfikacji do stanu faktycznego. 6. Członek komisji po zakończeniu zawodów dokonuje oceny pracy poszczególnych komisji pracujących na zawodach oraz m.in. obsługi medycznej, wystroju hali sportowej, logistyki, obecności mediów, obecności przedstawicieli władz lokalnych, ilości kibiców, bazy noclegowej. 7. W przypadku rezygnacji z organizacji zawodów, komisja proponuje do akceptacji Zarządu PZZ organizatora zastępczego z pośród klubów, które ubiegały się o tę imprezę, lub organizatora, który aktualnie zabiega o jej przyznanie i gwarantuje jej prawidłowy przebieg. 8. Członkowie Komisji Organizacji Imprez uczestniczą w zawodach na koszt Polskiego Związku Zapaśniczego, otrzymując zwrot kosztów podróży zgodnie z regulaminem PZZ oraz zabezpieczenie noclegu i wyżywienia w uzgodnionym terminie. 9. Komisja spotyka się w pełnym składzie dwa razy w roku, w celu omówienia organizacji odbytych zawodów i przekazania wszelkich uwag i spostrzeżeń Zarządowi PZZ. 2

3 10. Spotkania komisji są protokołowane. 11. Na koniec roku komisja przedstawia Zarządowi PZZ ranking najlepszych i najgorszych organizatorów oraz propozycje organizacji imprez na następny rok. ROLA I ZADANIA KOMISJI ORGANIZACJI IMPREZ SPORTOWYCH PZZ Organizacja imprez sportowych powinna być postrzegana dużo szerzej. Nie tylko przez pryzmat zawodów sportowych różnej rangi ( regionalnej, ogólnopolskiej i międzynarodowej), ale także możliwości organizacji wielu przedsięwzięć towarzyszących, wspomagających promocję zapasów i grapplingu, takich jak eventy, konferencje, spotkania okolicznościowe, przedsięwzięcia służące pozyskaniu sponsorów. Dlatego należy przyjrzeć się planowaniu koncepcyjnemu oraz logistycznemu w tej dziedzinie, z uwzględnieniem kalendarzy imprez i poszczególnym etapom realizowanych zadań: przygotowawczemu realizacyjnemu i końcowemu czyli uzyskanym efektom. Jednym z celów Komisji Organizacji Imprez Sportowych w kadencji będzie dokonanie analizy oraz podsumowanie możliwości organizacyjnych i promocyjnych środowiska zapaśniczego, a we współpracy z Komisją ds. Kontaktów z Administracją Samorządową - ocena poziomu współpracy z samorządami i innymi instytucjami oraz współpracy z mediami i efektywności promocji danego przedsięwzięcia w terenie. Na bazie uzyskanych informacji Komisja zwróci uwagę na doprecyzowanie zasad i postanowień, które powinien zawierać Komunikat Organizacyjny zarówno zawodów krajowych jak i międzynarodowych oraz Regulamin Organizatora Imprez. Członkowie komisji będą w miarę możliwości czynnie uczestniczyć w poszczególnych etapach realizacji zadania, poprzez udział w spotkaniach przygotowawczych, pomoc merytoryczno-organizacyjną oraz dokonywać końcowej oceny zrealizowanego zadania. W przypadkach kontrowersyjnych ocena będzie podlegała wspólnemu omówieniu z zainteresowanym. Stosowne raporty wnioski będą przygotowywane i przedstawiane Zarządowi PZZ. Komisja będzie też konsekwentnie przedstawiać propozycje usprawniające działania organizacyjne, np. z zakresie akredytacji uczestników zawodów międzynarodowych. Ponadto, do zadań Komisji należeć będzie wspólne z Zarządem PZZ rozwiązań problemu dekoracji zawodników przy pustej hali zawodów. poszukiwanie Komisja będzie także analizować organizację poszczególnych imprez, pod kątem wypracowania docelowo OSZCZĘDNOŚCI w Polskim Związku Zapaśniczym. 3

4 Przy dokonywaniu oceny Komisja będzie opierać się przede wszystkim na zapisach Regulaminu Organizacji Imprez Sportowych PZZ, jednakże zwróci uwagę na poniższe elementy składowe organizacji, m.in. standardy organizacyjne w Polsce i na świecie, wymogi FILA i PZZ, logistykę, sprawny i efektywny przepływ informacji w trakcie realizacji zadania, cele i oczekiwania uczestników a interes imprezy i organizatora, czyli jak nie paść ofiarą nadmiaru konsumpcyjnych oczekiwań, kompetencje zespołu, jego zaangażowanie, zarządzanie pracą zespołu organizacyjnego, posiadanie lub możliwości pozyskania niezbędnego sprzętu i urządzeń, budowanie bazy wolontariuszy i efektywne zarządzanie wolontariatem na imprezie, zabezpieczenie finansowe i kosztorysowanie imprez, zasady budowania i realizacji budżetu danego zadania, metody prowadzenia negocjacji, zasady biletowania imprezy, bezpieczeństwo uczestników imprezy sportowej oraz zachowania niegodne środowisku zapaśniczemu. Ponadto w ramach organizacji imprez Komisja przyjrzy się jednocześnie towarzyszącym działaniom promocyjnym i marketingowym. Przewodniczący Komisji Witold Ciemierz 4

5 KOMISJA ORGANIZACJI IMPREZ SPORTOWYCH PZZ KARTA OCENY IMPREZY PZZ Załącznik nr 1 : Projekt 1_1_2013. NAZWA ZADANIA TERMIN MIEJCE ZAWODÓW ORGANIZATOR I. ETAP PRZYGOTOWAWCZY I REALIZACJA ZADANIA I. REALIZACJA ZADANIA PUNKTY 1-10 ZESPÓŁ ORGANIZACYJNY Zabezpieczenie osobowe, obsługa techniczna, wolontariat KOMUNIKAT ORGANIZACYJNY PROGRAM ZAWODÓW Skuteczność działania i komunikacja Treść, Terminowość /realizacja harmonogramu czasowego NAGRODY 1. Nagrody regulaminowe Zgodnie z Regulaminem PZZ TAK NIE 2. Nagrody dodatkowe Sponsoring wg. rangi imprezy Wymienić : Średnia ocena (suma punktów: 3 ) II. PROMOCJA IMPREZY Uwagi PUNKTY 1-10 Kampania promocyjna / terminy publikacji strony internetowe, Facebook/ YouTube (klub, WOZZ, PZZ) formy promocji przez samorząd media lokalne/regionalne/ogólnopolskie, transmisje/ relacje TV ( e-sport.tv, region, itd. Telebimy, banery zewnętrzne, plakaty Foldery, ulotki, zaproszenia, wydawnictwa okolicznościowe/kartki, zdjęcia, mapy, itp. Rozdysponowanie zaproszeń biletów Gadżety reklamowe imprezy- płatne / bezpłatne Średnia ocena (suma punktów: 3 ) III. ZAKWATEROWANIE Uwagi PUNKTY 1-10 Warunki pobytowe Adekwatność ceny do oferowanych warunków IV. WYŻYWIENIE wstaw X PUNKTY 1-10 Miejsce wyżywienia : zawodnicy/trenerzy sędziowie/-vip w miejscu zakwaterowania na obiekcie zawodów 1.Jakość posiłków w stosunku do ceny właściwa odpowiednia kaloryczność niewłaściwa na zewnątrz / bary-restauracje Forma posiłków i forma rozliczania catering /lunch-boxy bony/karta akredytacyjna zorganizowana/podawana 5

6 Średnia ocena (suma punktów: 3) V. AKREDYTACJA/RECEPCJA Uwagi PUNKTY 1-10 Warunki i wyposażenie techniczne biura Profesjonalizm działania obsługi, dostępność VI. HALA/ OBIEKT SPORTOWY ZAWODÓW Uwagi PUNKTY 1-10 Przystosowanie obiektu: maty, zabezpieczenie sprzętu sportowego i sprzętu technicznego, parking, monitoring, ochrona, porządek, higiena, bezpieczeństwo Zaplecze szatniowo-sanitarne, miejsce rozgrzewkowe, dostęp do odnowy biolog, Klimatyzacja/ nawiew odpowiednia temperatura hali zawodów/ Organizacja widowni / miejsca/ widoczność/przestrzeń /bezpieczeństwo / Oprawa wizualna hali: / ustawienia, dekoracje, oświetlenie, nagłośnienie/ Zabezpieczenie napoi dla sędziów / zawodników/ lub możliwości zakupu Biuro Zawodów, wyposażenie, łącza Oznaczenie ciągów komunikacyjnych i miejsc Średnia ocena (suma punktów: 8) VII. ZABEZPIECZENIE MEDYCZNE Uwagi PUNKTY 1-10 Prawidłowe Niewystarczające Ocena VIII. TRANSPORT Uwagi PUNKTY 1-10 Dojazd na miejsce zawodów transport własny/ transport publiczny Zabezpieczenie transportu dla uczestników na miejscu IX. OPRAWA ZAWODÓW Uwagi PUNKTY 1-10 Konferencja techniczna organizacja Ceremonia otwarcia zawodów udział władz lokalnych, mediów, sponsorów oprawa artystyczna lub brak/odznaczenia Dekoracje zwycięzców udział władz lokalnych, mediów Zamknięcie zawodów udział sponsorów Imprezy towarzyszące promocyjno-reklamowe spotkania okolicznościowe dla środowiska Średnia ocena (suma punktów: 4) OCENA ZAWODÓW KRYTERIA CZĄSTKOWE PUNKTY 1-10 Średnia 1. REALIZACJA ZADANIA 2. PROMOCJA IMPREZY 3. ZAKWATEROWANIE 4. WYŻYWIENIE 5. AKREDYTACJA 6. HALA/ OBIEKT SPORTOWY ZAWODÓW 7. ZABEZPIECZENIE MEDYCZNE 6

7 8. TRANSPORT 9. OPRAWA Z ZAWODÓW SUMA PUNKTÓW : ŚREDNIA OCENA KOŃCOWA: (suma punktów: 9 ) OCENA ZAWODÓW PODSTAWOWA ETAP KOŃCOWY I OCENA - dokonanie w terminie okresowym PUNKTY DODATKOWE ZDARZENIA NEGATYWNE Ponad standardowe zarządzanie organizacją imprezy i efekty PUNKTY 1-10 OPIS ZDARZEŃ PUNKTY 1-10 OFERTA - OCENA WYKONANIA ZAPISÓW OFERTY DO STANU FAKTYCZNEGO Plan Wykonanie Uwagi / koszt udziału 1 zawodnika PUNKTY 1-10 Ilość uczestników Kosztorys PRAWIDŁOWOSĆ ROZLICZENIA ŚRODKÓW ZGODNIE Z UMOWĄ PZZ Informacja udzielona Komisji przez Księgowość PZZ Prawidłowość rozliczenia Terminowość (po obu stronach) OCENA I UWAGI KOMISJI EFEKTY KOŃCOWE * (docelowe, przesunięte w czasie) Wzrost zainteresowania zapasami: orientacyjna liczba widowni w mediach :regionalnych, ogólnopolskich Zwiększenie zakresu współpracy z samorządem terytorialnym w obszarze: Środki finansowe na szkolenie i imprezy Obiekty sportowe ( środki na obiekty nowe, remonty, modernizacje) Dofinansowanie ocenianego zadania Zwiększenie naboru kandydatów na zapaśników - we wszystkich grupach wiekowych, tworzenie nowych sekcji, likwidacja sekcji Pozyskanie/ utrata sponsora Oszczędności UWAGI: (dotyczące np.) Bezpieczeństwo Porządek Udział członków zarządu w ceremoniach Media o zawodach - linki do mediów Inne uwagi załączniki (zdjęcia, skany ) PUNKTY 1-10 OCENA KOŃCOWA ZAWODÓW : dokonuje Komisja Organizacji Imprez Oceny cząstkowe Ocena podstawowa zawodów Punkty dodatkowe Zdarzenia negatywne 7

8 Ocena wykonania zapisów oferty do stanu faktycznego Prawidłowość rozliczenia środków zgodnie z umową PZZ 6-10 punktów OCENA POZYTYWNA 1-5 punktów OCENA NEGATYWNA Podpisy dokonujących oceny... 8