Regulamin Komisji Organizacji Imprez Polskiego Związku Zapaśniczego

Transkrypt

1 Polski Związek Zapaśniczy w Warszawie Tel./fax.: (22) , , pzz@zapasy.org.pl, Regulamin Komisji Organizacji Imprez Polskiego Związku Zapaśniczego (zatwierdzony Uchwałą Zarządu PZZ z dnia 27 września 2015 r.) - 1 -

2 Uchwała Zarządu Polskiego Związku Zapaśniczego z dnia 27 września 2015 roku w sprawie: zatwierdzenia Regulaminu Komisji Organizacji Imprez Polskiego Związku Zapaśniczego W związku ze zmianą treści Statutu Polskiego Związku Zapaśniczego, zatwierdzoną Decyzją Nr 9/DP/2015 Ministra Sportu i Turystyki z dnia 21 kwietnia 2015 roku oraz nową dokumentacją dotyczącą organizacji imprez, w tym uchwaleniem Regulaminu Organizacyjno-Sportowego PZZ na rok 2016, podejmuje się niniejszą uchwałę. W związku z powyższym, Zarząd Polskiego Związku Zapaśniczego, na podstawie: 1) 10 ust. 20 i 23 Statutu PZZ, 2) 31 ust. 20, 23 i 35 Statutu PZZ, 3) 44 ust. 2-3 Statutu PZZ uchwala co następuje:. 1. Zatwierdza się nowy tekst jednolity Regulaminu Komisji Organizacji Imprez Polskiego Związku Zapaśniczego, stanowiący integralną część niniejszej uchwały. 2. Traci moc obowiązywania Uchwała Zarządu PZZ z dnia 14 grudnia 2014 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Komisji Organizacji Imprez PZZ. 3. Uchwała oraz Regulamin Komisji Organizacji Imprez PZZ wchodzą w życie z dniem podjęcia. Prezes Polskiego Związku Zapaśniczego Grzegorz Pieronkiewicz - 2 -

3 Preambuła Wszystkie działania Komisji Organizacji Imprez Polskiego Związku Zapaśniczego, zwanej dalej Komisją, mają na celu ciągłe podnoszenie standardu organizacji przedsięwzięć krajowych i międzynarodowych w sporcie zapaśniczym, a tym samym budowanie pozytywnego wizerunku polskich zapasów, zwiększenia ich atrakcyjności dla wszystkich uczestników zawodów, widzów i kandydatów na sponsorów oraz postrzegania środowiska zapaśniczego jako partnera do współpracy przez instytucje rządowe, samorządowe i media. 1. Postanowienia ogólne 1. Komisja jest komisją specjalistyczną powołaną na podstawie 44 ust. 2 Statutu PZZ powołaną w celu tworzenia warunków dla organizacji współzawodnictwa krajowego i międzynarodowego w sporcie zapaśniczym. 2. Kadencja Komisji trwa 4 lata tj. równolegle z długością trwania kadencji Zarządu PZZ. W sytuacji skrócenia kadencji Zarządu PZZ kadencja Komisji ulega automatycznemu skróceniu. 2. Skład Komisji 1. W skład Komisji wchodzą: 1) Przewodniczący; 2) Wiceprzewodniczący; 3) Sekretarz/członek. 2. Przewodniczący Komisji wybierany jest przez Zarząd. 3. Członkowie Komisji rekomendowani są przez Przewodniczącego i zatwierdzani przez Zarząd. 3. Działalność Komisji 1. Działalnością Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w razie jego nieobecności wyznaczony członek Komisji. 2. Posiedzenia Komisji w pełnym składzie odbywają się minimum dwa razy w roku, w celu omówienia organizacji odbytych zawodów, opracowania projektów sprawozdań i wniosków celem przekazania wszelkich uwag i zaleceń niwelujących błędy organizacyjne Zarządowi PZZ do dalszej realizacji. 3. Uchwały Komisji zapadają większością głosów. W przypadku równej ilości głosów decyduje głos Przewodniczącego. 4. Spotkania Komisji są protokołowane. 4. Kompetencje Komisji 1. Komisja nadzoruje organizację a także przebieg zawodów ogólnopolskich i międzynarodowych rozgrywanych w Polsce, oraz informuje na bieżąco Prezesa i Zarząd PZZ, czy zostały przeprowadzone zgodnie z: 1) Regulaminem Organizacyjno-Sportowym, zatwierdzanym na dany rok kalendarzowy; 2) Zawartą umową na organizację imprezy; 3) Przepisami United World Wrestling (UWW); 4) Innymi obowiązującymi przepisami w danym roku. 2. Komisja dokonuje kompleksowej oceny imprez na podstawie otrzymanych Kart Ocen Imprez PZZ (opracowany wzór na dany rok) i zebranych uwag, a następnie sporządza raporty półroczne, sprawozdanie roczne i przedstawia wnioski i zalecenia Zarządowi, z propozycją ich - 3 -

4 realizacji. Ponadto w cyklu półrocznym, na podstawie dokonanych ocen i sprawozdań, Komisja przygotowuje projekty korespondencji do organizatorów z uwagami organizacyjnymi. 3. Komisja w zakresie swojej działalności: 1) Uczestniczy w procedurze konkursu ofert; 2) Opracowuje kryteria i założenia do ogłaszanego konkursu wraz z wzorem oferty; 3) Opracowuje lub weryfikuje założenia organizacyjne do Regulaminu Organizacyjno Sportowego na dany rok; 4) Przekazuje do Zarządu wykaz ofert spełniających wymogi formalne i propozycję kandydatów na organizatorów celem ich zatwierdzenia do realizacji; 5) Opracowuje inne niezbędne dokumenty; 6) Opiniuje każdorazowo zgłoszone zmiany do kalendarza imprez. 4. W przypadku rezygnacji z organizacji zawodów, Komisja rekomenduje innego kandydata na organizatora do akceptacji Zarządu spośród: 1) Klubów, które ubiegały się o organizację danej imprezy lub 2) Organizatora, który aktualnie zabiega o jej przyznanie i gwarantuje odpowiednie jej zabezpieczenie organizacyjno-finansowe oraz prawidłowy przebieg zawodów. 5. Członkowie Komisji są powoływani w skład struktur organizacyjnych imprez zapaśniczych o charakterze międzynarodowym i ogólnopolskim celem wykonywania zadań wg. posiadanych kompetencji w zakresie organizacji przedsięwzięć sportu zapaśniczego, zgodnie z zapisami Regulaminu Organizacyjno Sportowego. 6. Przewodniczący Komisji w porozumieniu z Sekretarzem Generalnym PZZ powołuje na zawody delegata technicznego, którym jest członek Zarządu PZZ, członek Komisji Organizacji Imprez, a w przypadku braku możliwości powołania osoby z tego grona, powołuje się na delegata automatycznie sędziego głównego zawodów, który przyjmuje obowiązek dokonania i przekazania oceny do Komisji zgodnie z wytycznymi. 7. Wiceprzewodniczący Komisji przekazuje delegowanej osobie do pełnienia funkcji delegata technicznego zestaw informacji i dokumentów niezbędnych do dokonania oceny imprezy i sprawdzenia stopnia wywiązania się z zawartych zobowiązań w umowie, po otrzymaniu korespondencji z PZZ powołującej danego delegata na określoną imprezę. 8. Członkowie Komisji, którzy są wyznaczeni do pełnienia funkcji delegata technicznego przed wyjazdem na zawody potwierdzają w Biurze PZZ planowany pobyt na danych zawodach. 9. Członek komisji w funkcji delegata technicznego obecny na zawodach, informuje organizatora o swojej obecności i otrzymuje na swoją prośbę wymagane informacje celem ich weryfikacji do stanu faktycznego. Informację powołaniu danej osoby na delegata technicznego do organizatora wcześniej przekazuje formalnie Sekretarz Generalny PZZ. 10. Członek Komisji w funkcji delegata technicznego po zakończeniu zawodów dokonuje oceny organizacji zawodów wg. ustalonych wytycznych, wynikających z regulaminów i umowy. Nie będąc delegatem technicznym, a biorąc udział w zawodach członek komisji ma obowiązek zgłosić wszelkie uwagi i spostrzeżenia do sprawozdań. W przypadkach kontrowersyjnych ocena będzie podlegała wspólnemu omówieniu z zainteresowanym. 11. Członkowie Komisji uczestniczą w zawodach na koszt Polskiego Związku Zapaśniczego, otrzymując zwrot kosztów podróży zgodnie z regulaminem PZZ oraz gwarancję zabezpieczenia pobytu w uzgodnionym terminie. 5. Rola i zadania Komisji Organizacji Imprez 1. Organizacja imprez powinna być postrzegana dużo szerzej. Nie tylko przez pryzmat zawodów sportowych różnej rangi ( regionalnej, ogólnopolskiej i międzynarodowej), ale także możliwości organizacji wielu przedsięwzięć towarzyszących, wspomagających promocję zapasów, takich jak eventy, konferencje, briefing prasowy, spotkania, szkolenia, przedsięwzięcia służące pozyskaniu sponsorów. Dlatego należy przyjrzeć się planowaniu koncepcyjnemu oraz logistycznemu w tej dziedzinie, z uwzględnieniem kalendarzy imprez i poszczególnym etapom realizowanych zadań: 1) Przygotowawczemu; - 4 -

5 2) Realizacyjnemu; 3) Końcowemu czyli uzyskanym efektom. 2. Jednym z celów Komisji Organizacji Imprez w kadencji jest dokonanie analizy oraz podsumowanie możliwości organizacyjnych i promocyjnych środowiska zapaśniczego, ocena poziomu współpracy z samorządami i innymi instytucjami oraz współpracy z mediami i efektywności promocji danego przedsięwzięcia w terenie i w skali kraju. 3. Na bazie uzyskanych informacji Komisja zwróci uwagę na doprecyzowanie zasad i postanowień, które powinien zawierać Komunikat Organizacyjny zarówno zawodów krajowych jak i międzynarodowych oraz nowy Regulamin. Organizacyjno-Sportowy, systematyzujący wszystkie niezbędne przepisy i informacje w jednym dokumencie. Swoje uwagi w ramach współpracy przekaże także Komisji Sportowej PZZ oraz pozostałym komisjom. 4. Członkowie Komisji będą w miarę możliwości czynnie uczestniczyć w poszczególnych etapach realizacji zadania, poprzez udział w strukturach organizacyjnych powołanych do realizacji danego przedsięwzięcia, spotkaniach przygotowawczych, pomoc merytoryczno-organizacyjną oraz dokonywać końcowej oceny zrealizowanego zadania. 5. Komisja będzie też konsekwentnie przedstawiać propozycje usprawniające działania organizacyjne, np. z zakresie akredytacji uczestników zawodów międzynarodowych. 6. Ponadto, do zadań Komisji należeć będzie wspólne z Zarządem PZZ poszukiwanie rozwiązań problemu dekoracji zawodników przy pustej hali zawodów. 7. Komisja będzie także analizować organizację poszczególnych imprez, pod kątem wypracowania docelowo oszczędności w Polskim Związku Zapaśniczym. 8. Przy dokonywaniu oceny Komisja będzie opierać się przede wszystkim na zapisach Regulaminu Organizacyjno-Sportowego, jednakże zwróci uwagę na poniższe elementy składowe organizacji, m.in. standardy organizacyjne w Polsce i na świecie, wymogi UWW i PZZ, zgłoszenia i faktyczne uczestnictwo w imprezach, logistykę, sprawny i efektywny przepływ informacji w trakcie realizacji zadania, cele i oczekiwania uczestników a interes imprezy i organizatora, czyli jak nie paść ofiarą nadmiaru konsumpcyjnych oczekiwań, kompetencje zespołu organizacyjnego, jego zaangażowanie, zarządzanie pracą zespołu organizacyjnego, posiadanie lub możliwości pozyskania niezbędnego sprzętu i urządzeń, budowanie bazy wolontariuszy i efektywne zarządzanie wolontariatem na imprezie, zabezpieczenie finansowe i kosztorysowanie imprez, zasady budowania i realizacji budżetu danego zadania, metody prowadzenia negocjacji, zasady biletowania imprezy, bezpieczeństwo uczestników imprezy sportowej oraz zachowania niegodne środowisku zapaśniczemu. 9. Ponadto w ramach organizacji imprez Komisja przyjrzy się jednocześnie towarzyszącym działaniom promocyjnym i marketingowym. 6. Postanowienia końcowe 1. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia uchwały o jego przyjęciu. 2. Traci moc obowiązywania Regulamin Komisji Organizacji Imprez PZZ z dnia 14 grudnia 2014 roku