Polski Związek Zapaśniczy w Warszawie Tel./fax.: (22) , ,

Transkrypt

1 Polski Związek Zapaśniczy w Warszawie Tel./fax.: (22) , , pzz@zapasy.org.pl, REGULAMIN ORGANIZACJI IMPREZ SPORTOWYCH Opracowanie: Komisja Organizacji Imprez Sportowych PZZ Zatwierdzony przez Zarząd PZZ w dniu 26 września 2013r. 1

2 REGULMIN ORGANIZACJI IMPREZ PZZ Organizacja zawodów sportowych jest nieodzownym elementem procesu szkolenia sportowego, sprawdzianem efektywności treningowych, wytrenowania zawodnika, możliwości koncentracji i kontrolowania emocji podczas walk. Zawody są motywacją i celem w dążeniu do intensywności pracy zawodnika i trenera. Właściwa realizacja współzawodnictwa jest podstawowym warunkiem rozwoju sportu, a na podstawie uzyskiwanych wyników pozwala na racjonalne planowanie zadań szkoleniowych i organizacyjnych. Organizacja imprez ma także służyć popularyzacji sportu zapaśniczego wśród władz samorządowych, mediów i w coraz szerszym gremium odbiorców widowisk sportowych oraz przekonywaniu o wartościach zapasów jako jednego z najlepszych sportów ogólnorozwojowych i statystycznie mało kontuzyjnym, wbrew panującej obiegowej opinii. I. Zasady przyznawania organizacji imprez PZZ klubom 1. Klub sportowy ubiegający się o organizację imprezy sportowej ma obowiązek przystąpić do konkursu ofert na organizację imprez sportowych ujętych w projekcie Kalendarza Imprez na dany rok, zgodnie z warunkami ogłoszonymi na stronie internetowej PZZ. 2. Podstawowym warunkiem do przystąpienia do konkursu jest posiadanie: a) odpowiednich obiektów sportowych, b) bazy pobytowej c) zabezpieczenia finansowego d) zabezpieczenia organizacyjnego. 3. Do ofert na organizację imprez międzynarodowych, tj. turniejów: Pytlasińskiego, Ziółkowskiego, Poland Open w zapasach kobiet oraz zawodów rangi mistrzostw Europy czy Świata wymagane jest dołączenie zgody na organizację imprezy na danym terenie wydaną przez władze samorządowe oraz inne deklaracje ze strony samorządu gwarantujące zabezpieczenie organizacyjno-finansowe i sprawne przeprowadzenie imprezy. 4. Jednym z zasadniczych warunków przyznania imprezy sportowej, o którą ubiega się klub sportowy jest ocena wywiązania się z organizacji poprzednio przyznanych imprez sportowych. 5. Po przyznaniu organizacji imprez sportowych klubom sportowym, następuje podpisanie umów na organizację imprez sportowych, które wraz z zatwierdzonym preliminarzem, obowiązuje obydwie strony. II. Zasady rozstrzygania konkursu ofert. 1. Oferty na organizację imprez rozpatruje Komisja Konkursowa. 2. W jej skład wchodzi prezes PZZ oraz przewodniczący i członkowie Komisji Organizacji Imprez Sportowych PZZ. 3. Komisja Konkursowa opracuje wykaz wszystkich ofert, które zostały złożone do konkursu i opublikuje informację na stronie związku. 4. Komisja Konkursowa rozpatrzy tylko oferty, które spełnią wymogi formalne. 5. Komisja konkursowa przedłoży projekt (Kalendarz) rozdziału imprez sportowych na dany rok Zarządowi PZZ do zatwierdzenia w formie uchwały. 6. Zatwierdzony Kalendarz Imprez na dany rok wraz z wybranymi w konkursie organizatorami, zostanie opublikowany na stronie związku. III. Obowiązki organizatora imprezy 1. Organizator jest zobowiązany do przeprowadzenia imprezy zgodnie z ustaleniami z PZZ. 2. Organizator powołuje Komitet Organizacyjny, któremu przewodniczy osoba gwarantująca prawidłowe przeprowadzenie imprezy. 2

3 3. W skład Komitetu Organizacyjnego imprez rangi międzynarodowej (Pytlasiński, Ziółkowski, Poland Open, imprez rangi ME i MŚ) wchodzi przedstawiciel PZZ oraz przewodniczący lub członek Komisji Organizacji Imprez PZZ. W przypadku Mistrzostw Polski Seniorów/ek w KO udział bierze przedstawiciel PZZ. 4. Komitet Organizacyjny jest zobowiązany wyznaczyć komisje (osoby) do zabezpieczenia realizacji poszczególnych zadań wynikających z rangi organizowanej imprezy (poniżej zakres obowiązków). Nie narzuca się nazewnictwa komisji, natomiast zwraca się uwagę na zakres zadań, dostosowanych do rangi imprezy. 1) Komisja ds. organizacyjnych a. opracowanie harmonogramu działania w trakcie przygotowań, przeprowadzenia, zakończenia, rozliczenia i podsumowania imprezy. b. wyznaczenie i rezerwacja obiektu zawodów c. ustalenie i rezerwacja miejsc zakwaterowania i wyżywienia, z uwzględnieniem sal konferencyjnych d. organizacja opieki medycznej w miejscu zakwaterowania - informacja e. ustalenie i wystąpienie o patronaty honorowe i medialne f. współpraca z samorządem g. opracowanie kampanii promocyjnej i działań marketingowych h. podjęcie współpracy z mediami w zakresie promocji imprezy i. opracowanie wytycznych w zakresie wizualizacji sali sportowej oraz miejsca akredytacji j. opracowanie treści materiałów do druku k. wybór i zlecenie wykonania grafiki, druków oraz banerów l. opracowanie list zakwaterowań m. organizacja miejsca i ustalenie zasad recepcji/ akredytacji oraz wzorów kart akredytacji/identyfikatorów n. organizacja dodatkowych spotkań okolicznościowych o. ustalenie list gości zaproszonych i wysyłka zaproszeń p. wolontariat q. współpraca z pozostałymi komisjami oraz nadzór nad realizacją zadań r. zakończenie i podsumowanie imprezy wraz z wystosowaniem podziękowań. 2) Komisja ds. techniczno sportowych a. zabezpieczenie i organizacja obiektu zawodów b. zabezpieczenie sprzętu (maty, tablice, stoliki, kamery, monitory itp.), łączy, ksero, artykułów biurowych itp. c. zabezpieczenie porządku i bezpieczeństwa, w tym pasa bezpieczeństwa pomiędzy matami a widownią oraz właściwego rozmieszczenia reklam, wystąpienie o wymagane pozwolenia d. zabezpieczenie przeprowadzenia wagi, losowania itp. e. zabezpieczenie obsługi medycznej f. zabezpieczenie realizacji programu zawodów g. zabezpieczenie dokumentacji zawodów h. zabezpieczenie właściwego oświetlenia oraz nagłośnienia i. organizacja Biura zawodów, pomieszczeń dla sędziów, VIP roomu, pomieszczenia dla organizatorów j. oznaczeniem ciągów komunikacyjnych zawodów k. zabezpieczenie obsługi technicznej l. zabezpieczenie obiektu treningowego, miejsca rozgrzewek, zaplecza szatniowosanitarnego i odnowy biologicznej. m. organizacja miejsc dla delegatów i VIP oraz mediów 3) Komisja ds. finansów i nagród, a. podpisanie umów z PZZ 3

4 b. podpisanie umów ze sponsorami c. zabezpieczenie nagród d. wykupienie obowiązkowego ubezpieczenia e. rozliczenie imprezy 4) Komisja ds. ceremonii i nagradzania, a. opracowanie scenariuszy ceremonii otwarcia zawodów i nagradzania b. organizacja miejsca dekoracji i zabezpieczenie podium c. przygotowanie protokółu nagradzania i wymaganych list potwierdzeń odbioru d. wyznaczenie koordynatora ceremonii e. zapewnienie udziału w ceremonii dekoracji przedstawicieli władz samorządowych i sponsorów, przy udziale członków zarządu PZZ i sędziego głównego zawodów. 5) Komisja ds. promocji, marketingu i kontaktu z mediami (uwaga: terminem wystąpień do sponsorów jest z reguły czas planowania budżetów w roku poprzedzającym organizację imprezy ) a. pozyskiwanie i współpraca ze sponsorami b. działania promocyjno marketingowe i ich końcowa ocena c. zabezpieczenie banerów i reklam d. organizacja konferencji prasowych i opracowywanie materiałów dla mediów 5. Komunikat organizacyjny oraz preliminarz zawodów zostaje przesyłany przez organizatora do PZZ celem zatwierdzenia wyłącznie w wersji elektronicznej. Obowiązuje co najmniej 2 miesięczny termin przesłania dokumentów przed wyznaczonym terminem imprezy. 6. Zatwierdzony w PZZ komunikat organizacyjny wraz z wykazem sędziów na daną imprezę jest publikowany na stronie internetowej związku jako obowiązujący i przesyłany do klubu sportowego. 7. Organizator ma obowiązek zabezpieczyć prawidłowo obiekt sportowy do odbycia zawodów. Maty zapaśnicze w odpowiedniej ilości powinny spełniać wymogi bezpieczeństwa zawodników, być prawidłowo złożone, nie rozchodzić się, pokrowiec powinien być estetyczny i czysty zgodnie z przepisami FILA. Obiekt powinien być wyposażony w odpowiedni sprzęt sportowy, posiadać odpowiednie zaplecze szatniowe i sanitarne. Do przeprowadzenia zawodów są nieodzowne tablice elektroniczne typu mistrzowskiego (przed zawodami należy sprawdzić prawidłowość działania lub je oddać do niezbędnej konserwacji u elektronika) oraz wagi elektroniczne. 8. Organizator przyjmuje na siebie obowiązek realizacji standardu promocji imprezy zapaśniczej, współpracy z mediami lokalnymi lub ogólnopolskimi, przestrzegania zapisów umowy w zakresie praw do nazwy zawodów, praw handlowych, praw audiowizualnych, praw do odtwarzania tych imprez, praw internetowych, praw elektronicznych, itp. Organizator posiada obowiązek umieszczenia reklam/baneru PZZ i sponsorów PZZ. Rolą organizatora, poprzez wysoki standard organizacyjny jest prowadzenie właściwego poziomu rywalizacji sportowej oraz pozyskiwanie widowni i promocja sportu zapaśniczego. IV. Przeprowadzenie imprezy sportowej 1. Na imprezie dokumentacją sędziowską dostarczoną przez PZZ na podstawie decyzji Kolegium Sędziów dysponuje Sędzia Główny. 2. Kierownik listy na podstawie zgłoszeń wstępnych klubów sportowych przygotowuje listę wagi. Po weryfikacji, która kończy się zgodnie z terminem ogłoszonym w komunikacie następuje sporządzenie ostatecznej list wagi. Przed wagą zawodnicy przechodzą obowiązkowy przegląd lekarski. 3. Po wadze kierownik listy przygotowuje szczegółowy program zawodów uzgodniony z Sędzią Głównym i Organizatorem. 4

5 4. Porządek i bezpieczeństwo na imprezie sportowej musi być zabezpieczone zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U.2009,nr 62poz.504, Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 5 kwietnia 2013 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U nr 0 poz. 611, 5. Organizator zapewnienia opiekę lekarską adekwatną do liczby startujących zawodników i pozostałych uczestników zawodów. 6. Otwarcie imprezy należy przeprowadzić wg opracowanego scenariusza i ściśle wg. harmonogramu minutowego. W ceremonii otwarcia biorą udział zawodnicy w dresach sportowych, sędziowie i zaproszeni goście. W imprezach mistrzowskich krajowych w różnych grupach wiekowych należy odegrać hymn i wciągnąć flagę państwowej na maszt. 7. Program walk finałowych i ceremonię nagradzania zwycięzców należy przeprowadzić profesjonalnie. Zawodnicy na podium wychodzą obowiązkowo w strojach sportowych klubowych bądź reprezentacyjnych. 8. Organizator ma obowiązek zabezpieczenia warunków do przeprowadzenia badań antydopingowych zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Sportu i Turystyki (informacje na stronie: Polsce) 9. Na imprezie organizator zabezpiecza kamery video na wszystkich zawodach rangi Mistrzostw Polski i na zawodach międzynarodowych FILA. 10. Organizator zabezpiecza odpowiednie uzgodnione wyposażenie sekretariatu/biura zawodów. 11. Organizator dostarcza na bieżąco aktualny program i kolejność walk dla trenerów jak i dla mediów. 12. Komunikat końcowy zawodów publikowany jest na stronie internetowej związku, oryginał komunikatu końcowego podpisany przez Sędziego Głównego jest dostarczany do PZZ a kopia komunikatu do Organizatora. 13. Ze względów oszczędnościowych i organizacyjnych, zawody będą odbywały się w układzie łączonym wg. zatwierdzonego Kalendarza Imprez. Ponadto, z uwagi na niewielką ilość startujących zawodników, istnieje możliwość organizowania imprez jednodniowych (sobota lub niedziela). W takim przypadku dopuszcza się ważenie zawodników na 2 godziny przed rozpoczęciem zawodów. V. Obowiązki Polskiego Związku Zapaśniczego 1. Nadzorowanie przygotowań i koordynacja imprezy. 2. Dofinansowanie pobytu sędziów, osób delegowanych z PZZ, zaproszonych gości ustalonych w preliminarzu imprezy. 3. Zwrot kosztów przejazdów osób ustalonych z PZZ. 4. Zabezpieczenie ryczałtów sędziowskich i komisji sportowej. 5. Zabezpieczenie finansowe nagród regulaminowych. W tym medale na MP Seniorów, Młodzieżowców, Juniorów, Kadetów i Młodzików. 6. Dofinansowanie uzgodnionych pozycji w preliminarzu, np. obsługi medycznej, transportu. wynajmu obiektu lub innych. VI. Konsekwencje nie wywiązania się z umowy na organizację imprezy i kary. 1. Rezygnacja z organizacji przyznanej imprezy musi nastąpić najdalej na 3 miesiące przed jej terminem, w przeciwnym razie konsekwencją będzie brak możliwości ubiegania się o przyznanie organizacji imprezy przez następne 2 lata. 5

6 2. Za zawinione obniżenie standardu organizacyjnego imprezy, Zarząd PZZ podejmie decyzję o konsekwencjach dla organizatora proporcjonalnych do utraty wizerunku PZZ. Kary zostaną określone w odrębnym regulaminie. VII. Nagrody regulaminowe i pozaregulaminowe 1. Na nagrody regulaminowe finanse zabezpiecza PZZ. 2. Startowe z imprezy sportowej w 100% przekazywane jest przez organizatora na nagrody o określonej wartości i jest wykazywane w rozliczeniu. Wysokość startowego dla poszczególnych kategorii imprez na każdy rok ustali Zarząd PZZ i poda do wiadomości z końcem poprzedzającego roku kalendarzowego. 3. Ustala się następujące nagrody dla zawodów: a) międzynarodowych: Pytlasińki,, Ziółkowski, Poland Open Nagroda za I miejsce EUR Nagroda za II miejsce nagroda o wartości : od 150 EUR Nagroda za III miejsce nagroda o wartości: od 100 EUR b) ogólnopolskich nagrody o wartości: Puchar Polski i M/n Mistrzostwa Polski - seniorów - od 800 zł na kategorię wagową - juniorów - od 700 zł na kategorię wagową - kadetów - od 600 zł na kategorię wagową (nagrody rzeczowe) Mistrzostwa Polski - seniorów - od 1500 zł na kategorię wagową - młodzieżowe - od 1000 zł na kategorię wagową - juniorów - od 1000 zł na kategorię wagową - kadetów - od 800 zł na kategorię wagową 4. Nagrody regulaminowe 1) Klubowy Mistrz Polski: - miejsca I - III - puchary dla klubów i dla trenerów - uwaga! - powyższe obowiązuje oddzielnie dla każdej konkurencji / stylu 2) Mistrzostwa Polski seniorów/ek, Młodzieżowe Mistrzostwa Polski, Akademickie Mistrzostwa Polski (medale zapewnia ZG AZS), Mistrzostwa Polski juniorów/ek, Ogólnopolska Olimpiada Młodzieży (medale zabezpiecza PZZ), Mistrzostwa Polski młodzików/czek: - zawodnicy i zawodniczki za miejsca I - III medale i dyplomy - zawodnicy i zawodniczki za miejsca V - dyplomy, - trenerzy złotych medalistów otrzymują złote medale, - kluby za miejsca I - III - puchary, dyplomy - kluby za miejsca IV - VI - dyplomy - województwa za miejsca I - III - puchary i dyplomy, - województwa za miejsca IV-VI dyplomy, - w Akademickich Mistrzostwach Polski klasyfikuje się uczelnie bez przyznawania nagród, oddzielnie dla każdego stylu 3) Drużynowe Mistrzostwa Polski seniorów, seniorek; Drużynowe Mistrzostwa Polski juniorów, juniorek; - medale za miejsca I - III dla zawodników lub zawodniczek i trenerów max. 15 medali dla zawodników lub zawodniczek i dodatkowo 2 medale dla trenerów, - kluby za miejsca I - III - puchary, dyplomy - kluby za miejsca IV - VI - dyplomy 4) Międzynarodowe Mistrzostwa Polski seniorów, seniorek /Memoriały Wł. Pytlasińskiego i W. Ziółkowskiego oraz Poland Open/; Międzynarodowe 6

7 Mistrzostwa Polski juniorów, juniorek; Międzynarodowe Mistrzostwa Polski kadetów, kadetek: - zawodnicy i zawodniczki za miejsca I - III miejsce medale i dyplomy, - zawodnicy i zawodniczki za miejsca V - dyplomy, - trenerzy złotych medalistów otrzymują złote medale, - kluby za miejsca I - III puchary i dyplomy - kluby za miejsca IV-VI dyplomy 5) Puchary Polski seniorów, seniorek; Puchary Polski juniorów, juniorek; Puchary Polski kadetów, kadetek: - zawodnicy i zawodniczki za miejsca I - III miejsce - dyplomy, - kluby za miejsca I - III puchary i dyplomy - kluby za miejsca IV-VI dyplomy 6) Ranking Klubowego Mistrza Polski w grupie młodzików i ranking najlepszego UKSu w zapasach w Polsce w grupie młodzików: - kluby za miejsca I - III puchary, oddzielnie dla każdej konkurencji. 7) Klubowy Mistrz Polski - miejsca I - III - puchary dla klubów i dla trenerów - uwaga! - powyższe obowiązuje oddzielnie dla każdej konkurencji / stylu 5. Ustala się następujący zakres nagród rzeczowych: a) sprzęt sportowy b) sprzęt rtv i multimedialny c) wyroby jubilersko zegarmistrzowskie d) wydawnictwa sportowe /albumy, encykopedie/ 6. Wyklucza się nagrody w postaci artykułów spożywczych, higieny osobistej i artykułów chemicznych. VIII. Informacje na temat rozliczania zadań imprez sportowych 1. Dokumenty finansowe powinny być wypełnione na komputerze lub pismem drukowanym. 2. Wstępny kosztorys realizacji zadania stanowi integralną część umowy na realizację zadania. Wymaga akceptacji Polskiego Związku Zapaśniczego w części dotyczącej kosztów finansowanych z dotacji. Polski Związek Zapaśniczy przesyła do zleceniobiorcy uzgodniony i zaakceptowany preliminarz realizacji zadania w terminie do 14 dni od dnia wpłynięcia do PZZ umowy i kosztorysu. Po tym terminie nie ma możliwości dokonywania zmian rzeczowo finansowych kosztorysu. 3. Zleceniobiorca jest zobowiązany w ciągu 14 dni roboczych od dnia zakończenia zadaniasporządzić dokumentację rozliczającą dotację. Rozliczenie zawiera: faktury lub rachunki wystawione bezpośrednio na: Polski Związek Zapaśniczy z siedzibą w Warszawie, z pełnym danymi adresowymi oraz numerem NIP. 4. Dokumenty należy przekazać spięte w skoroszyt i w kolejności (od góry) a) faktura/rachunek b) deklaracja rozliczająca dotację zał.nr 2 c) rozliczenie rzeczowo finansowe kosztów jednostkowych zał. Nr 3 d) zestawienie faktur (rachunków) zał. Nr 4 e) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów źródłowych w części dotyczącej realizacji umowy f) komunikat końcowy zawodów podpisany przez sędziego głównego i przedstawiciela zleceniobiorcy. 7

8 5. Po otrzymaniu kompletu dokumentów PZZ ma 14 dni roboczych (od dnia otrzymania korespondencji) na dokonanie końcowego rozliczenia rzeczowo finansowego zadania. IX. Dodatkowe informacje 1. Niedopuszczalne jest oferowanie wyższych stawek zakwaterowania i wyżywienia dla zawodników od cen indywidualnego zakwaterowania w danym obiekcie i tym samym terminie. 2. Dopuszczalne jest oferowanie różnych standardów zakwaterowania, z zachowaniem pierwszeństwa dla zgłoszeń w terminie i bez prawa roszczeń w tym zakresie dla zgłoszeń po terminie. 3. W przypadku organizacji imprez : Pytlasiński, Ziółkowski, Poland Open należy zróżnicować stawki pobytu w zależności od przestrzegania terminów zgłoszeń i przyjazdów ekip. W komunikacie organizacyjnym tych zawodów należy ująć tą informację oraz, w przypadku kilku obiektów zakwaterowania, ustalić hierachię zakwaterowania, jak w pkt Wprowadza się obowiązkowy zapis na kartach akredytacyjnych o treści: Będąc uczestnikiem zawodów zapaśniczych /nazwa/ zgadzam się na bycie filmowanym, nagrywanym przez TV i media internetowe, fotografowanym i identyfikowanym podczas zawodów. (Karta jest wydawana przez organizatora i do czasu zakończenia zawodów jest jego własnością.) Dla imprez międzynarodowych także w j. angielskim. 5. Organizator imprez rangi międzynarodowej i Mistrzostw Polski Seniorów, ma obowiązek wyznaczenia stref dostępu: sędziowie/ekipy/punkt medyczny/ zaplecze techniczne/media/goście/vip/ strefa dla wszystkich. W ograniczonym zakresie na imprezach MMP, MPJ, MPK. X. Ocena imprezy 1. Każda impreza Polskiego Związku Zapaśniczego podlega ocenie w zakresie wykonania zapisów niniejszego regulaminu i wywiązania się z umowy zawartej przez strony na realizację zadania. 2. Ocena dokonywana jest na druku Karty Oceny imprezy. 3. Informację z zakresu i form działań promocyjnych opracowuje się wg. wzoru Karty oceny działań promocyjnych. 4. Oceny dokonują członkowie Zarządu PZZ oraz członkowie komisji delegowani decyzją Zarządu PZZ. Lista osób będzie stanowić załącznik do zatwierdzonego Kalendarza Imprez PZZ na dany rok i zostanie opublikowana na stronie związku z początkiem stycznia danego roku. Lista nazwisk może ulec zmianie w trakcie roku, ze względu na brak możliwości udziału delegowanej osoby. XI. Nagrody dla organizatora 1. Od roku 2014 wprowadza się nagradzanie wykonawców zleconych zadań w zakresie organizacji imprez w kategorii Najlepszy Organizator Roku w kadencji Zarząd PZZ, na wniosek Komisji Organizacji Imprez, przyzna nagrodę najlepszemu organizatorowi imprezy w roku 2014, wyłonionemu z rankingu organizatorów za ponad standardową organizację, a informacja zostanie opublikowana na stronie 8

9 XII. Postanowienia końcowe Regulamin organizacji imprez został zatwierdzony w dniu 26 września 2013 r. Uchwałą Zarządu PZZ i stanowi dokument do realizacji przez organizatorów imprez, PZZ, członków komisji i delegowanych na zawody członków Zarządu PZZ. Opracowanie Komisja Organizacji Imprez PZZ r. Prezes Polskiego Związku Zapaśniczego (-) Grzegorz Pieronkiewicz ZAŁĄCZNIKI 1. Wzór komunikatu organizacyjnego z programem zawodów (zał. Nr 1) 2. Opis ceremonii otwarcia zawodów i dekoracji zwycięzców(zał. Nr 2) 3. Wzór Deklaracji nagród (zał. Nr 3) 4. Wzór Karty Oceny imprezy (dok. wew.) 5. Wzór pomocniczej Karty Promocji (dok. wew.) 9