Pan Czesław Kosiba Prezes Zarządu Oddziału. Wojewódzkiego Związku Ochotniczych StraŜy PoŜarnych RP województwa małopolskiego,

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Kraków, dnia grudnia 2008 r. DELEGATURA w KRAKOWIE ul. Łobzowska 67, KRAKÓW (0-12) , , Fax (0-12) P/08/089 LKR /08 Pan Czesław Kosiba Prezes Zarządu Oddziału Wojewódzkiego Związku Ochotniczych StraŜy PoŜarnych RP województwa małopolskiego ul. Obrońców Modlina Kraków Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 2 ust. 3 pkt 4 ustawy z 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie przeprowadziła kontrolę Oddziału Wojewódzkiego Związku Ochotniczych StraŜy PoŜarnych RP województwa małopolskiego, zwanego dalej Oddziałem Wojewódzkim, w zakresie wykorzystania dotacji z budŝetu państwa w latach (I półrocze). W związku z wynikami tej kontroli, przedstawionymi w protokole podpisanym 10 grudnia 2008 r. i omówionymi na naradzie pokontrolnej 18 grudnia 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie przekazuje stosownie do art. 60 ustawy o NIK niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działania OSP w kontrolowanym zakresie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, niemających jednak negatywnego wpływu na wykorzystanie środków pochodzących z budŝetu państwa. Uzasadnienie oceny ogólnej stanowią poniŝsze uwagi i oceny cząstkowe. 1 T.j. Dz.U. z 2007 r., nr 231, poz. 1701

2 2 1. W roku 2007 Oddział Wojewódzki dokonał podziału środków pochodzących z dotacji z budŝetu państwa, przeznaczonych na dofinansowanie działalności ochotniczych straŝy poŝarnych (osp) w łącznej kwocie zł, tj. w wysokości zgodnej z limitami finansowymi przyznanymi przez Zarząd Główny ZOSP RP, z tego na umundurowanie zł, sprzęt przeciwpoŝarowy zł, szkolenia zł, remonty i modernizacje remiz zł, karosację i zakup samochodów poŝarniczych zł. Środki te wykorzystano w 99,3%. Jedyna niewykorzystana kwota dotyczyła dopłaty do karosacji samochodu poŝarniczego w wysokości zł. Analogiczny limit na rok 2008 wyniósł zł, z czego do końca czerwca 2008 r. wykorzystano zł. NajwyŜsza Izba Kontroli nie wnosi uwag do następujących zagadnień będących przedmiotem kontroli, a to: - informowania osp o kryteriach przyznania środków dotacji; - stosowania kryteriów wyłaniania podmiotów do realizacji zadań; - opiniowania wniosków osp, wskazując jednakŝe na zasadność formalnie nieobowiązkową uzupełnienia ich o opinie właściwych komendantów powiatowych Państwowej StraŜy PoŜarnej (szczególnie w odniesieniu do programu zakupu i karosacji samochodów poŝarniczych); - rozpatrywania wniosków spełniających kryteria formalne (z wyjątkiem uwag opisanych w dalszej treści wystąpienia); - zgodności ogólnej kwoty dotacji z limitami finansowymi przyznanymi przez Zarząd Główny ZOSP RP; - podejmowanych uchwał w sprawie rozdziału kwot dotacji. 2. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia nieprzekazywanie poszczególnym osp środków z dotacji przeznaczonych na zakup umundurowania i sprzętu przeciwpoŝarowego. Przekazywanie tych dopłat odbywało się poprzez wydanie umundurowania i/lub sprzętu przeciwpoŝarowego z magazynu Oddziału Wojewódzkiego, przy jednoczesnym obniŝeniu kwoty do zapłaty na fakturach wystawianych przez Oddział Wojewódzki o kwotę przyznanej dopłaty. W rezultacie oznaczało to pozbawienie poszczególnych osp moŝliwości wyboru dostawcy dotowanego asortymentu oraz naruszenie procedury przekazywania środków dotacji ustalonej przez Zarząd Główny ZOSP RP. W ten sposób rozliczono całość środków dotacji przyznanych na ten cel w 2007 r., tj zł 2. Podobna praktyka miała miejsce 2 Kwota ta nie uwzględnia dodatkowych zł, przekazanych poza planem przez Zarząd Główny ZOSP RP w grudniu 2007 r. z przeznaczeniem na zakup umundurowania przez OSP Sidzina.

3 3 w I półroczu 2008 r., kiedy wykorzystano zł z planowanej na cały rok kwoty zł. Uwagi NIK budzi dysproporcja w zakresie przyznawania dopłat do zakupu umundurowania, polegająca na dominującym udziale zakupów mundurów wyjściowych, nieprzydatnych do prowadzenia akcji ratowniczych. Przykładowo, w rozliczeniu za 2007 r. Oddział Wojewódzki wykazał dofinansowanie zakupu kompletów mundurów straŝackich na łączną kwotę zł, z czego zaledwie 134 komplety stanowiły ubrania koszarowe, dofinansowane kwotą zł, (udział 7,4%). W równie znikomym stopniu dofinansowano zakup ubrań specjalnych-ochronnych (w 2007 r. 98 kompletów, dofinansowanie zł; w I półroczu 2008 r. 15 kompletów, dofinansowanie zł). NaleŜy przy tym zauwaŝyć, Ŝe stosownie do art. 32 ust. 3 pkt 1 ustawy z 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpoŝarowej 3 obowiązek bezpłatnego umundurowania członków ochotniczej straŝy poŝarnej spoczywa na gminie. 3. W latach (I półrocze) Oddział Wojewódzki prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową środków pochodzących z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków. Według tej ewidencji, osp przekazano w badanym okresie na rachunki bankowe zł (2007 r.) na remonty remiz, oraz wypłacono z kasy zł jako dofinansowanie zakupu umundurowania i sprzętu (w 2007 r zł, w I półroczu 2008 r zł). Z ustaleń kontroli NIK wynika, Ŝe w Oddziale Wojewódzkim wystawiono dokumenty, w których potwierdzono ww. wypłaty z kasy (KW, raporty kasowe) mimo, iŝ faktycznie ich nie dokonywano, tylko odpowiednio pomniejszano naleŝności wynikające z faktur wystawionych osp. W ewidencji księgowej Oddziału Wojewódzkiego na koncie 100 (Kasa) zaksięgowano ww. wypłaty środków oraz fikcyjne ich wpłaty do kasy, co stanowiło naruszenie zasady określonej w art. 4 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości 4, w myśl której zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Wspomnieć naleŝy, Ŝe jednostka moŝe stosować uproszczenia stosownie do dyspozycji art. 4 ust. 4 tej ustawy ale jednym z warunków ich stosowania jest uwzględnienie ich w ustalonych w jednostce, w formie pisemnej, zasadach (polityce) rachunkowości, w tym sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zdaniem NIK, w świetle przepisów ww. ustawy (np. art. 3 ust. 1 pkt 19), elementy umundurowania i sprzęt zakupione przez Oddział Wojewódzki w latach T.j. Dz.U. z 2002 r. nr 147 poz ze zm. 4 T.j. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.

4 4 (I półrocze), a następnie odsprzedane ochotniczym straŝom poŝarnym nie były materiałami, lecz towarami nabytymi w celu odsprzedaŝy w stanie nieprzetworzonym. W związku z powyŝszym ewidencjonowanie kosztów ich sprzedaŝy na koncie 401 (ZuŜycie materiałów) słuŝącym, wg zakładowego planu kont dla ZOSP RP, do ewidencji księgowej kosztów zuŝycia materiałów pobranych bezpośrednio z magazynu, jak równieŝ oddanych do zuŝycia bezpośrednio po ich zakupie stanowiło równieŝ naruszenie zasady określonej w art. 4 ust. 2 przywołanej ustawy. Zaznaczyć naleŝy, Ŝe zasadę tą naruszono takŝe poprzez zaewidencjonowanie na koncie 401 przelewów środków przeznaczonych na remont lub budowę remiz ochotniczych straŝy poŝarnych w 2007 r. Prowadzona w Oddziale Wojewódzkim ewidencja szczegółowa do konta 720 (Przychody bieŝącej działalności statutowej) nie odpowiadała ewidencji szczegółowej ustalonej do tego konta w zakładowym planie kont dla ZOSP RP. Ponadto, według tego planu kont, do konta 401 powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa, a do konta 730 (Przychody netto ze sprzedanych towarów i materiałów) m.in. ewidencja wyodrębniająca przychody netto ze sprzedaŝy towarów i materiałów wg rodzajów towarów lub grup asortymentowych. W Oddziale Wojewódzkim nie prowadzono ewidencji szczegółowych, o których wyŝej mowa. 4. Wątpliwości wzbudza sfinansowanie ze środków dotacji, w wysokości zł, seminarium szkoleniowego, które odbyło się w grudniu 2007 r. w Folwarku Zalesie (gmina Wieliczka), bowiem program tego seminarium zawierał zbyt wiele tematów, które, w ocenie NIK, miały luźny związek ze szkoleniami słuŝącymi przygotowaniu członków osp do organizowania i prowadzenia akcji ratowniczych, na jakie przyznane zostało dofinansowanie. Dotyczy to m.in. Informacji o realizacji programu dopłat do zakupu i karosowania samochodów poŝarniczych, zakupów sprzętu poŝarniczego i umundurowania, budowy i remontów straŝnic w roku 2007, Organizacji kampanii sprawozdawczej w OSP i w ogniwach Związku OSP RP czy Ceremoniału poŝarniczego. 5. Do innych stwierdzonych w wyniku kontroli NIK nieprawidłowości i uchybień naleŝą: - akceptacja wniosków osp dotyczących dopłat do zakupu umundurowania i sprzętu przeciwpoŝarowego, w których nie wskazano wnioskowanej kwoty dofinansowania, co stwierdzono w trzech z czterech analizowanych wniosków; - niepodjęcie Ŝadnych działań w związku z przedłoŝonymi przez OSP Mogilany trzema protokołami zdawczo-odbiorczymi z października 2007 r., dokumentującymi przekazanie trzem innym osp części umundurowania i sprzętu przeciwpoŝarowego, na

5 5 zakup których OSP Mogilany uzyskała w roku 2007 dopłatę ze środków dotacji, a o czym nie poinformowała Oddziału Wojewódzkiego na etapie składania wniosków; - nieprzeprowadzanie kontroli prawidłowości wykorzystania środków pochodzących z dotacji; w tym zakresie ograniczano się tylko do Ŝądania przedkładania faktur dokumentujących wykorzystanie środków na remonty remiz oraz do kierowania do osp pism z prośbą o udzielenie informacji na temat stanu realizacji programu zakupu lub karosacji samochodów poŝarniczych. Z tytułu nadzoru odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia ponosi Pan Prezes. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie wnosi o: 1. Faktyczne i zgodne z procedurą ustaloną przez Zarząd Główny ZOSP RP przekazywanie osp środków pochodzących z dotacji przeznaczonych na zakup umundurowania i sprzętu przeciwpoŝarowego, umoŝliwiając w ten sposób poszczególnym osp swobodę w wyborze dostawcy tego wyposaŝenia. 2. RozwaŜenie zmian w zakresie dotowania zakupu umundurowania straŝackiego poprzez zwiększenie środków z dotacji na zakup umundurowania słuŝącego do organizowania i prowadzenia akcji ratowniczych. 3. Podjęcie działań skutkujących ujmowaniem w księgach rachunkowych Oddziału Wojewódzkiego zdarzeń, w tym operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną. 4. Dostosowanie ewidencji księgowej, prowadzonej w Oddziale Wojewódzkim, do wymogów zakładowego planu kont obowiązującego w ZOSP RP. 5. Nierozpatrywanie niekompletnych wniosków ochotniczych straŝy poŝarnych. 6. Przeprowadzanie wyrywkowych kontroli w osp w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, przysługuje Panu Prezesowi prawo zgłoszenia pisemnych umotywowanych zastrzeŝeń do dyrektora Delegatury NIK w Krakowie w sprawie zawartych w niniejszym wystąpieniu ocen, uwag i wniosków w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK oczekuje przedstawienia przez Pana Prezesa, w terminie 14 dni od daty otrzymania

6 6 niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i realizacji wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie ich rozstrzygnięcia, zgodnie z art. 62 ust. 1 ustawy o NIK. Otrzymują: 1. Adresat 2. Departament Obrony Narodowej i Bezpieczeństwa Wewnętrznego NIK 3. Akta kontroli