WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Kielce, dnia 6 października 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W KIELCACH Al. Tysiąclecia Państwa Polskiego KIELCE tel , tel./fax lki@nik.gov.pl P/08/003 LKI Pan Wojciech Furmanek Burmistrz Miasta i Gminy w Daleszycach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (DzU z 2007 r. nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Kielcach przeprowadziła kontrolę w Urzędzie Miasta i Gminy w Daleszycach (Urząd), w zakresie przestrzegania wydawanych przez Wojewodę Świętokrzyskiego wskazań i zaleceń pokontrolnych dotyczących wykonywania zadań zleconych ustawami z zakresu administracji rządowej i powierzonych na podstawie zawartych porozumień oraz rozstrzygnięć wojewody odnośnie uchwał Rady Miasta Daleszyce dotyczących realizacji tych zadań, jak równieŝ prawidłowość wykonywania zadań z zakresu administracji rządowej zarówno w aspekcie legalności jak i gospodarności i rzetelności w 2007 roku. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym w dniu 27 sierpnia 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, działalność Urzędu w zakresie objętym kontrolą.

2 2 1. W 2007 roku Urząd oraz podległe jednostki organizacyjne realizowały 11 zadań z zakresu administracji rządowej zleconych na podstawie ustaw, na realizację których otrzymano dotację w łącznej wysokości zł. Wojewoda nie zawarł z Burmistrzem Ŝadnego porozumienia na powierzenie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej. 2. Rada Miejska w Daleszycach w 2007 roku podjęła dwie uchwały dotyczące zadań zleconych. Uchwały dotyczyły wyboru ławników do sądów okręgowych i rejonowych. Wojewoda nie stwierdził niewaŝności, ani w całości ani w części, uchwał podjętych przez Radę Miejską w Daleszycach w sprawach dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. 3. Z dotacji celowej w kwocie zł, przyznanej przez Wojewodę na realizację zadań wykonywanych na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (DzU z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.), zrealizowano pojedynczych zadań (m.in. wydano dowodów toŝsamości, wprowadzono korekt do ewidencji ludności, uzupełniono dane w ewidencji o dane wojskowe dotyczące osób, 17 decyzji administracyjnych oraz 272 zaświadczenia o stałym zameldowaniu) co daje koszt jednego pojedynczego zadania w wysokości 4,73 zł. Na realizację zadań przez Urząd z powyŝszego zakresu nie wpłynęła Ŝadna skarga, natomiast wpłynęły dwa odwołania od wydanych decyzji, z czego jedno Burmistrz uznał za zasadne, a druga sprawa toczy się w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Kielcach. 4. W Urzędzie opracowano procedury wykonywania kontroli finansowej w oparciu o art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (DzU nr 249, poz ze zm.). ZastrzeŜenia NIK dotyczą opracowania procedur kontroli finansowej dopiero w dniu 12 lutego 2007 roku oraz to, Ŝe procedury te nie zawierają procedur wykonywania kontroli finansowej obejmujących procesy pobierania, gromadzenia i odprowadzania dochodów naleŝnych budŝetowi państwa osiągniętych w wyniku realizacji zdań zleconych ustawami oraz wykorzystywania przyznanych dotacji. NIK przyjmuje wyjaśnienia Burmistrza, Ŝe objął urząd w grudniu 2006 roku i w ciągu dwóch miesięcy opracował brakujące procedury. 5. W 2007 roku Urząd uzyskał dochody z tytułu wpływów za wydanie dowodów osobistych i udostępnione dane osobowe w wysokości zł, a kwota przekazana do Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach (uwzględniająca bilans otwarcia na 2007 rok) wyniosła zł plus 4.873,50 zł przekazane

3 3 w 2008 roku. Przekazana kwota była wyŝsza od naleŝnej o 237,50 zł, poniewaŝ w raporcie kasowym nr 10/07 za okres od 20 do 29 czerwca 2007 roku błędnie wpisano dochody w wysokości 250 zł, z tytułu wpisu do ewidencji działalności jako dochody za wydane dowody osobiste. NIK negatywnie ocenia nieprzekazanie do budŝetu państwa w terminie dochodów pobranych za wydane dowody osobiste wg stanu na dzień: 10 stycznia, 20 marca, 20 kwietnia, 10 i 20 maja, 10 i 20 sierpnia i 31 grudnia oraz za udostępnianie danych wg stanu na dzień 10 lutego, 20 kwietnia, 10 lipca oraz 20 września, tj. wbrew uregulowaniom zawartym w 8 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (DzU nr 135, poz. 955). PowyŜsze dochody zostały przekazane od 1 do 44 dni po terminie. Ponadto dochody pobrane wg stanu na dzień: 10 lutego, 10 marca, 10 kwietnia, 20 lipca, 20 września, 10 października, 10 listopada i 20 grudnia zostały przekazane w terminie, ale w wysokości niŝszej niŝ wynikało to z ewidencji księgowej. Dochody przekazane po terminie jak i w nienaleŝytej wysokości zostały przekazane bez naleŝnych odsetek w wysokości 367,84 zł wbrew obowiązkowi wynikającemu z 8 ust. 4 pkt 2 cytowanego wyŝej rozporządzenia. Uwzględniając błędnie przekazane środki w kwocie wyŝszej o 237,50 zł nie przekazano odsetek w kwocie zł. Za odprowadzanie dochodów po terminie i bez odsetek odpowiada Skarbnik Jadwiga Głozowska, która jako przyczynę podała problemy organizacyjne oraz w ramach nadzoru Burmistrz Wojciech Furmanek. NIK zwraca uwagę, Ŝe odprowadzanie dochodów po terminie i bez naleŝnych odsetek nastąpiło pomimo przeprowadzonej kontroli przez pracowników Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach, w wyniku której został Pan poinformowany pismem znak: FN.IV-0932/6/07 z dnia 9 marca 2007 roku o nieterminowym przekazywaniu dochodów. Na pismo Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach w części dotyczącej nieterminowego odprowadzania dochodów nie udzielił Pan odpowiedzi. Podjęte środki mające zapewnić terminowe odprowadzanie dochodów w postaci rozmowy ze Skarbnikiem nie przyniosły Ŝadnych rezultatów.

4 4 Zgodnie z art. 6 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (DzU z 2005 r. nr 14, poz. 114 ze zm), nieprzekazanie do budŝetu w naleŝnej wysokości pobranych dochodów naleŝnych Skarbowi Państwa lub jednostce samorządu terytorialnego lub nieterminowe przekazanie tych dochodów stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi Pan Burmistrz Wojciech Furmanek, na którym jako kierowniku jednostki ciąŝy obowiązek przekazywania dochodów 6. NIK negatywnie ocenia sporządzenie sprawozdania Rb-27ZZ w części dotyczącej Działu 750 rozdziału niezgodnie z ewidencją księgową. W sprawozdaniu wykazano naleŝności w kwocie ,40 zł, tj. w kwocie o 30 zł niŝszej niŝ w ewidencji; dochody wykonane ogółem w kwocie ,00 zł, tj. kwocie o 30 zł niŝszej oraz dochody przekazane w kwocie ,30 zł, tj. w kwocie niŝszej o 28,50 zł. Skarbnik odpowiedzialna za sporządzenie sprawozdania wyjaśniła, Ŝe pomyłkowo dwukrotnie pomniejszono kwoty o dokonany zwrot za wydanie dowodu osobistego, w związku ze śmiercią ubiegającego się o wydanie dowodu osobistego. Natomiast Burmistrz wyjaśnił, ze podpisał sprawozdanie po złoŝeniu kontrasygnaty Skarbnika Jadwigi Głozowskiej - osoby merytorycznie odpowiedzialnej za ewidencję i sprawozdawczość. Zgodnie z art. 18 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych wykazanie w sprawozdaniu budŝetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi Pan Burmistrz Wojciech Furmanek, który jako kierownik jednostki zatwierdził sprawozdanie Rb-27 S za 2007 r. 7. W urzędzie ewidencja księgowa zawiera konta analityczne przeznaczone wyłącznie do księgowania kwot otrzymanych, rozdysponowanych i wykorzystanych dotacji oraz naleŝności i dochodów osiągniętych przez urząd w wyniku realizacji ww. zadań, a takŝe dochodów przekazanych przez podległe jednostki organizacyjne w układzie poszczególnych źródeł. Ewidencje w zakresie wydatków prowadzone były komputerowo, a dotyczące dochodów ręcznie przez Skarbnika. NIK negatywnie ocenia:

5 5 nieprowadzenie dziennika w części dotyczącej dochodów, co jest niezgodne z art. 13 ust. 1 oraz art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Pani Jadwiga Głozowska - Skarbnik wyjaśniła, Ŝe spowodowane było to zbyt małą obsadą kadrową w referacie księgowości, nanoszenie poprawek w zestawieniu obrotów i sald poprzez zamazanie poprzedniej treści korektorem i naniesienie poprawnej treści, co było niezgodne z art. 25 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, sporządzanie raportów kasowych za okresy dłuŝsze niŝ siedem dni, co było niezgodne z punktem 6 litera m instrukcji kasowej wprowadzonej zarządzeniem nr 6/2007 Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce z dnia 2 stycznia 2007 roku. 8. Zadania wykonywane na podstawie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w obowiązujących regulaminach organizacyjnych zostały przypisane do zadań Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich oraz do zakresów czynności pracowników. ZastrzeŜenia NIK dotyczą braku pisemnych procedur, które zawierałyby sposób i zasady wykonywania zadań z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych oraz nie prowadzenie analiza ryzyka dla prac związanych z ewidencją ludności i wydawaniem dowodów osobistych. BieŜący nadzór nad terminowym i zgodnym z prawem załatwianiem spraw prowadził kierownik referatu. Podczas kontroli stwierdzono, Ŝe załatwianie wniosków o wydanie dowodu osobistego odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Odprowadzanie naleŝnych dochodów do budŝetu państwa w obowiązujących terminach, a w przypadku opóźnień, z naleŝnymi odsetkami. 2. Sporządzanie sprawozdań zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 3. Uzupełnienie procedur wykonywania kontroli finansowej o procedury obejmujące procesy pobierania, gromadzenia i odprowadzania dochodów naleŝnych budŝetowi państwa osiągniętych w wyniku realizacji zdań zleconych ustawami oraz wykorzystywania przyznanych dotacji. 4. Prowadzenie dziennika zawierającego chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, w sposób umoŝliwiający uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

6 6 5. Nanoszenie poprawek w księgach rachunkowych przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Kielcach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Burmistrza w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Burmistrzowi prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Kielcach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Rozdzielnik: 1. NIK Departament Administracji Publicznej, 2. Adresat, 3. a/a.