NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w KRAKOWIE KRAKÓW, ul. Łobzowska 67 (0-12) , , Fax (0-12)

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w KRAKOWIE KRAKÓW, ul. Łobzowska 67 (0-12) , , Fax (0-12) S/07/007 LKR /07 Kraków, dnia czerwca 2008 r. Pan Leszek Kotula Prezes Fundacji Wiedza i Rozwój przy PWSZ w Nowym Sączu ul. Długosza Nowy Sącz Wystąpienie pokontrolne NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie przeprowadziła - na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 23 grudnia 1994r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK - kontrolę Fundacji Wiedza i Rozwój przy Państwowej WyŜszej Szkole Zawodowej w Nowym Sączu (zwanej dalej Fundacją ) w zakresie wykorzystanie środków publicznych w latach r., w tym prawidłowości i rzetelności prowadzonej w tym zakresie ewidencji księgowej oraz sporządzonych sprawozdań finansowych. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole podpisanym przez Zarząd w dniu 18 marca 2007 r. i omówione na naradzie pokontrolnej w dniu 15 maja 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przesyła niniejsze wystąpienie pokontrolne. Ze względu na znaczne nieprawidłowości dotyczące głównie dokumentacji, kontrolę NIK ograniczono do zbadania ewidencji księgowej oraz prawidłowości sporządzania sprawozdań finansowych, zlecając Urzędowi Kontroli Skarbowej w Krakowie kontrolę Fundacji w zakresie wykorzystania środków publicznych. Do czasu zakończenia niniejszej kontroli NIK, postępowanie UKS nie zostało zamknięte.

2 NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia prawidłowość prowadzonej ewidencji księgowej oraz sporządzonych sprawozdań finansowych. PowyŜszą ocenę ogólną uzasadniają następujące ustalenia i oceny szczegółowe: 1. NIK negatywnie ocenia niewywiązywanie się Zarządu Fundacji z obowiązku składania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) sprawozdań finansowych. Do dnia 7 lutego 2008 r. sprawozdanie finansowe za rok 2002 r. nie zostało złoŝone do KRS. Sprawozdanie finansowe za rok 2003 zostało złoŝone dopiero w dniu 14 kwietnia 2008 r., natomiast sprawozdania finansowe za lata zostały złoŝone odpowiednio ponad 10 miesięcy, 5 miesięcy i 2 miesiące po terminie ustalonym w art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej ustawą o rachunkowości. 2. Negatywnie ocenia się wykazanie w księgach rachunkowych i sprawozdaniach finansowych za lata nierzetelnych danych. W wyniku ujęcia kosztów związanych z faktycznie wykonanymi a nie zapłaconymi umowami zlecenia i o dzieło oraz umowami o pracę - wbrew zasadzie memoriału zapisanej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - na rozliczeniach międzyokresowych kosztów, zaniŝono wykazaną w 2005 r. stratę (71.802,81 zł) o ,18 zł. Winna ona wynieść ,99 zł. W 2006 r. taki sposób ujęcia kosztów w księgach spowodował wykazanie w 2006 r. zysku w kwocie ,27 zł choć faktycznie wyniósł on ,37 zł. Ponadto w 2005 r. bezpodstawnie ujęto, na podstawie polecenia księgowania, zarówno po stronie przychodów jak i kosztów kwotę ,62 zł. W ocenie NIK, mając na uwadze art. 3 ust. 1 pkt 30 i 31 ustawy o rachunkowości oraz fakt prowadzenia przez Fundację działalności gospodarczej, nie moŝna było zaliczyć do przychodów i kosztów ww. kwoty. W tym okresie nie miało miejsca Ŝadne zdarzenie gospodarcze, którego efektem byłoby zwiększenie aktywów lub zmniejszenie zobowiązań, jak równieŝ zmniejszenie aktywów lub zwiększenie zobowiązań ewentualnie rezerw na kwotę ,62 zł. W następstwie tego księgowania w rachunku zysków i strat zawyŝono o tę kwotę zarówno faktycznie osiągnięte przychody jak i koszty. RównieŜ - w świetle wymienionych wyŝej przepisów - bezpodstawne było przeksięgowanie na przychody roku 2004 zysku osiągniętego na działalności gospodarczej w 2003 r. w wysokości ,14 zł. Zgodnie z postanowieniami 2 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, 2

3 nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539) prawo zwiększenia róŝnicą pomiędzy przychodami i kosztami, ustaloną w rachunku wyników po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego - przychodów następnego roku obrotowego mają jednostki nieprowadzące działalności gospodarczej. Fundacja od momentu powstania nieprzerwanie prowadzi działalność gospodarczą. Sprawozdania finansowe za lata r. nie przedstawiały rzetelnie i jasno sytuacji majątkowej oraz wyniku finansowego Fundacji. 3. Negatywnie ocenia się fakt niezamknięcia ksiąg rachunkowych za lata r. w terminie ustalonym w art. 12 ust. 2 pkt 1 i ust. 4 ustawy o rachunkowości, który stanowi, Ŝe księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy - nie później niŝ w ciągu 3 miesięcy. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu moŝliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Kontrola wykazała, Ŝe ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2005 r. i 2006 r. miało miejsce dopiero 9 listopada 2007 r., a ostatnia operacja przenosząca dane z bufora do księgi głównej w księgach rachunkowych za lata miała miejsce w dniu 18 października 2007 r. W latach obroty w księgach rachunkowych wyniosły odpowiednio 2.484,830,89 zł i ,98 zł. Ponadto, w trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe zapisy księgowe z okresu styczeń maj 2007 r. do dnia 9 listopada 2007 r. równieŝ znajdowały się w buforze. Obroty w księgach rachunkowych w okresie styczeń maj 2007 r. wyniosły ,11 zł. Przechowywanie zapisów w buforze oznacza brak ich trwałości. Z tego powodu nie mogą one zostać uznane za zapisy księgowe w rozumieniu art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Niedokonanie ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych, a zatem brak zabezpieczenia przed zmianami zapisów wprowadzonych do ksiąg, stanowi równieŝ naruszenie wymogu zawartego w art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 4. Księgi rachunkowe Fundacji były prowadzone niezgodnie z wymogami art. 24 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości, który stanowi, Ŝe księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŝeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a uznaje się za 3

4 prowadzone bezbłędnie, jeŝeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Stwierdzono przypadki nieujęcia w księgach rachunkowych dowodów księgowych. Kontrola wykazała, Ŝe w ogóle nie zaksięgowano wyciągu bankowego nr 1 z 1 lutego 2004 r. a w zapisach dziennika za 2005 r. brak jest ujęcia zdarzeń gospodarczych udokumentowanych wyciągami bankowymi nr 001, 002, 004 z grudnia 2005 r. na łączną kwotę 825,15 zł. Analiza obrotów dziennika i zestawienia obrotów i sald, za 2005 r., wydrukowanych w dniu 18 października 2007 r. wykazała róŝnicę w wyŝej podanej kwocie. Zgodnie z postanowieniami art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec kaŝdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niŝ na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald ( ). Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika ( ). Zwraca się uwagę, Ŝe na wydruku dziennika z wersji demonstracyjnej z dnia 15 stycznia 2008 r. zostały ujęte opisane wyŝej wyciągi bankowe nr 001, 0002, 004 z grudnia 2005 r. a obroty tego dziennika równe były obrotom zestawienia obrotów i sald za ten okres. 5. NIK negatywnie ocenia sposób przechowywania i gromadzenia dowodów księgowych. Kontrola wykazała brak: 69 dowodów księgowych zaksięgowanych w księgach rachunkowych 2004 r. na łączną kwotę ,92 zł, 65 dowodów księgowych zaksięgowanych w księgach rachunkowych 2005 r. na łączną kwotę ,44 zł oraz 23 dowody księgowe zaksięgowane w księgach rachunkowych 2006 r. na łączną kwotę ,75 zł. Postanowienia art. 4 ust. 3 pkt. 6 ustawy o rachunkowości stanowią, Ŝe rachunkowość jednostki obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. Kontrola wykazała brak wydawanych przez banki potwierdzeń sald środków pienięŝnych na rachunkach bankowych na koniec lat 2004 i Postanowienia art. 26 ust. 1 pkt 2 obligują jednostki do przeprowadzania na ostatni dzień kaŝdego roku obrotowego inwentaryzacji aktywów finansowych m.in. zgromadzonych na rachunkach bankowych drogą otrzymania od banków 4

5 potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów. Ponadto stwierdzono zaniechanie obowiązku podpisywania dowodów księgowych KP i KW, dokumentujących obrót gotówkowy (brak podpisów osób przyjmujących i odbierających gotówkę z kasy) oraz brak podpisu osoby odpowiedzialnej za zamieszczenie dekretu i wskazanie miesiąca księgowania na wyciągach bankowych, co stanowi naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o rachunkowości. 6. NIK zwraca uwagę na fakt, iŝ pomimo złoŝenia w Urzędzie Skarbowym w Nowym Sączu zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2 z dnia 11 czerwca 2007 r., w którym podano, Ŝe miejscem przechowywania ksiąg rachunkowych jest Nowy Sącz, ul. Długosza 61 (siedziba Fundacji), do 19 października 2007 r. księgi za okres styczeń maja 2007 znajdowały się w Kancelarii Podatkowej Patron. 7. ZastrzeŜenia NIK budzi niewykonanie uchwały Rady Fundacji nr 1/08/04 z dnia 31 sierpnia 2004 r. w sprawie zatwierdzenia i podziału zysku za 2003 r. w wysokości ,52 zł. Nie przeznaczono środków z podziału zysku w kwocie 8.103,14 zł na fundusz rozwoju. Ponadto ww. uchwałą postanowiono przekazać w formie darowizny (równieŝ ze środków z podziału zysku) Państwowej WyŜszej Szkole Zawodowej w Nowym Sączu projektor wizyjny o wartości zł podczas gdy - jak ustaliła kontrola projektor ten został zakupiony 23 marca 2004 r. (tj. ponad 5 miesięcy przed podjęciem uchwały o podziale zysku) i ujęty w księgach rachunkowych 2004 r. na koncie środków trwałych. Postanowienia uchwały, zapisy Statutu Fundacji dotyczące tworzenia funduszu rozwoju jak równieŝ dotyczące ustalania przez Radę Fundacji kierunkowych wytycznych dla Zarządu, co do sposobu rozdziału zgromadzonych środków są zobowiązujące dla Zarządu. 8. W okresie od czerwca 2002 do kwietnia 2004 r. księgi rachunkowe Fundacji prowadziło Biuro Rachunkowe Dekret Sp. Z o.o. z Nowego Sącza, w okresie od kwietnia 2004 r. do grudnia 2004 Biuro Rachunkowo Konsultingowe Ośrodek Szkoleniowy Account w Biczykach Dolnych, a w okresie od stycznia 2005 r. do maja 2007 r. Kancelaria Podatkowa Patron s.c. z Nowego Sącza, a od czerwca 2007 r. księgi rachunkowe prowadzone są przez Fundację. 5

6 Zgodnie z postanowieniami art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, równieŝ w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą, ponosi kierownik jednostki. Za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Fundacji odpowiada jej Zarząd w składzie: [...] 1 prezes,[...] 2 wiceprezes i [...] 3 były wiceprezes. Przedstawiając Zarządowi powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. ZłoŜenie do KRS sprawozdania finansowego za 2002 r. 2. Podjęcie działań zapewniających prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz ochronę dowodów księgowych i zawartych w tych księgach danych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, a takŝe rzetelne sporządzanie sprawozdań finansowych. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Zarząd, w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków bądź przyczynach ich niepodjęcia. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, Zarządowi przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie, do Dyrektora Delegatury NIK w Krakowie, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 1 art. 5 ust. 2 udip; 2 art. 5 ust. 2 udip; 3 art. 5 ust. 2 udip; 6