1. Rodzaj danych osobowych, które możemy przechowywać

Transkrypt

1 INFORMACJA O POLITYCE PRYWATNOŚCI DLA PODMIOTÓW HANDLOWYCH MAJ 2018 Games Workshop zobowiązuje się do ochrony prywatności swoich Podmiotów handlowych oraz ich pracowników. W niniejszej informacji opisano, w jaki sposób gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe dotyczące naszych Podmiotów handlowych i ich pracowników. Niniejsza informacja ma zastosowanie do wszystkich potencjalnych, obecnych i dawnych Podmiotów handlowych oraz ich pracowników. Udzielając nam danych osobowych swoich pracowników, potwierdzasz, że otrzymali oni egzemplarz niniejszej informacji, zostali poinformowani o naszej tożsamości i celach przetwarzania ich danych oraz wyrazili zgodę na takie przetwarzanie danych. Niniejsza informacja jest skierowana zarówno do Podmiotów handlowych, jak i ich pracowników. Administratorem gromadzonych danych osobowych jest Games Workshop Limited of Willow Road, Nottingham, NG7 2WS, Wielka Brytania. Proszę dokładnie zapoznać się z niniejszą informacją, aby uzyskać wiedzę na temat sposobu i przyczyn wykorzystywania danych osobowych naszych Podmiotów handlowych i ich pracowników. 1. Rodzaj danych osobowych, które możemy przechowywać Możemy gromadzić, przechowywać i wykorzystywać następujące kategorie danych osobowych: dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, tytuł, adres, numery telefonów oraz prywatne adresy ; dane firmowe/służbowe, takie jak nazwa i adres; numer konta; wyniki oceny kredytowej i limit kredytowy; informacje dotyczące połączeń telefonicznych, w tym nagrania rozmów, numer telefonu i długość połączenia. 2. W jaki sposób gromadzone są dane osobowe? Gromadzimy dane podczas pierwszych zapytań oraz w trakcie procesu konfiguracji podmiotu, bezpośrednio od podmiotu lub czasem z innych źródeł, takich jak biura informacji kredytowej. W trakcie współpracy handlowej z podmiotem będziemy gromadzić dodatkowe dane. 3. Dlaczego gromadzimy dane osobowe? Sytuacje, w których przetwarzamy dane osobowe: obsługa i rozpatrywanie Formularzy zgłoszenia Podmiotów handlowych; konfiguracja Podmiotów handlowych w naszych systemach wewnętrznych; przechowywanie podpisanych umów z Podmiotami handlowymi; określanie limitów kredytowych Podmiotów handlowych i zarządzanie nimi;

2 uznawanie zobowiązań wynikających z wszelkich umów zawieranych z Podmiotem handlowym oraz współpraca z Podmiotem handlowym w zakresie wymaganym do celów umowy; zarządzanie korzyściami wynikającymi z Programu dla sklepów branżowych; prezentacja informacji w Wyszukiwarce sklepów na stronie internetowej; fakturowanie, prowadzenie dokumentacji związanej z płatnościami oraz ściąganie zaległych płatności; prowadzenie rejestru towarów dostarczonych do Podmiotu handlowego; analiza wyników Podmiotu handlowego; postępowanie w przypadku sporów i ich rozwiązywanie; szkolenie personelu. Podstawa prawna do gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych opisanych powyżej zależy od przedmiotowych danych osobowych oraz konkretnych sytuacji, w których gromadzimy dane: (i) w celu wykonywania naszych zobowiązań wynikających z umowy z Podmiotem handlowym (lub podjęcia czynności przed zawarciem umowy z Podmiotem handlowym), (ii) w celu umożliwienia nam wypełnienia zobowiązań lub (iii) w sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest w naszym uzasadnionym interesie i nie narusza praw Podmiotów handlowych. Jeśli gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe w naszym uzasadnionym interesie (lub interesie osób trzecich), interes ten zazwyczaj będzie naszym uzasadnionym interesem handlowym, obejmuje analizę wyników sprzedaży oraz zarządzanie ryzykiem kredytowym. Możemy mieć inne uzasadnione interesy i w razie potrzeby w odpowiednim czasie udzielimy stosownych informacji dotyczących takich uzasadnionych interesów. W razie pytań lub potrzeby uzyskania dalszych informacji dotyczących podstawy prawnej do gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych prosimy o kontakt (pkt 13). 4. Co się stanie w przypadku nieudostępnienia danych osobowych? Jeśli podmiot nie udostępni określonych danych, o które prosimy, możemy nie być w stanie zrealizować zawartej umowy lub możemy nie mieć możliwości wypełnienia naszych zobowiązań prawnych. 5. Wykorzystanie danych osobowych do innych celów Będziemy wykorzystywać dane osobowe wyłącznie w celach, do których je gromadzimy, o ile nie uznamy, że istnieje uzasadniona potrzeba wykorzystania ich z innej przyczyny, a przyczyna ta jest zgodna z oryginalnym celem. Jeśli zaistnieje konieczność wykorzystania danych osobowych w niepowiązanym celu, powiadomimy o tym i wyjaśnimy, na jakiej podstawie prawnej możemy tego dokonać. Zwracamy uwagę, że możemy przetwarzać dane osobowe bez wiedzy i zgody podmiotu, jeśli jest to prawnie wymagane lub dozwolone. 6. W jaki sposób zabezpieczane są dane osobowe? Wprowadziliśmy środki techniczne i organizacyjne w celu niedopuszczenia do utraty, wykorzystania, dostępu, zmiany lub ujawnienia danych osobowych w sposób przypadkowy.

3 Stosowane przez nas środki mają na celu zapewnienie poziomu bezpieczeństwa odpowiedniego do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych i należą do nich: kontrola dostępu w punkcie tylko upoważnieni pracownicy mogą uzyskać dostęp do lokalu, budynków i pomieszczeń, w których przetwarzane są dane; kontrola dostępu IT tylko upoważnieni pracownicy mogą uzyskać dostęp do danych przechowywanych elektronicznie w naszych systemach informatycznych; kontrola bezpieczeństwa IT zastosowanie technologii i środków bezpieczeństwa odpowiednich do zapewnienia bezpiecznego przechowywania danych; polityki i procedury kompleksowe polityki i procedury dotyczące ochrony danych i bezpieczeństwa informatycznego określające, w jaki sposób pracownicy mogą postępować z danymi; szkolenia prowadzenie bieżących szkoleń z zakresu ochrony danych i bezpieczeństwa informatycznego dla wszystkich pracowników, którzy zajmują się danymi. 7. Komu możemy udostępniać dane osobowe? Dane osobowe możemy udostępniać w sytuacjach wyszczególnionych poniżej: - Usługodawcy Udostępniamy dane osobowe osobom trzecim, które świadczą dla nas usługi. Wszystkie poniższe czynności obejmują przetwarzanie danych osobowych i są wykonywane przez zewnętrznych usługodawców: hosting stron internetowych, wyszukiwanie informacji kredytowych, hosting i prowadzenie platformy do zarządzania relacjami z klientami (Customer Relationship Management), usługi pocztowe i dystrybucji, usługi zarządzania bazami danych i listami mailingowymi, usługi zarządzania, utrzymanie systemu rejestrowania połączeń, usługodawcy IT, współpraca w zakresie dokumentacji i informacji oraz ich udostępniania, doradcy prawni. Inne informacje dotyczące naszych zewnętrznych usługodawców dostępne są na żądanie. Prosimy o kontakt (pkt 13) w celu uzyskania dalszych informacji. Wszyscy usługodawcy zobowiązani są do podjęcia stosownych środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych. Nie zezwalamy zewnętrznym usługodawcom na wykorzystywanie danych osobowych do ich własnych celów. Zezwalamy im wyłącznie na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach zgodnie z naszymi instrukcjami. - Grupa Games Workshop Możemy udostępniać dane osobowe innym podmiotom w naszej grupie spółek w ramach standardowych działań z zakresu sprawozdawczości dotyczących wyników firmy, w związku z reorganizacją działalności lub restrukturyzacją grupy lub w celu wspierania utrzymania systemu.

4 - Sprzedaż lub restrukturyzacja Możemy udostępnić dane osobowe w związku z ewentualną sprzedażą lub restrukturyzacją firmy, pod warunkiem że poinformujemy nabywcę o obowiązku korzystania z danych osobowych wyłącznie w celach, o których mowa w niniejszej informacji. - Prawo, tytuły prawne oraz istotne interesy Może również zaistnieć konieczność udostępnienia danych organom ścigania, organom regulacyjnym, administracyjnym, sądowym lub innym osobom trzecim, jeżeli uznamy, że udostępnienie jest konieczne (i) zgodnie z obowiązującym prawem, (ii) w celu wyegzekwowania lub zachowania naszych tytułów prawnych lub (iii) w celu ochrony istotnych interesów naszych podmiotów lub innych osób. 8. Czy dane osobowe są przekazywane poza Unię Europejską? Możemy przekazywać dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Przekazujemy dane osobowe poza EOG pod warunkiem, że stosowane są odpowiednie środki ochrony. W celu zapewnienia, że dane osobowe są objęte ochroną na odpowiednim poziomie poza EOG, stosujemy następujące środki ochrony: przekazujemy dane do krajów zatwierdzonych przez Komisję Europejską; korzystamy z wzorcowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską; wymagamy od firm, którym przekazujemy dane w Stanach Zjednoczonych, przystąpienia do programu Tarcza Prywatności UE-USA (EU/US Privacy Shield). Więcej informacji na temat środków ochrony stosowanych poza EOG można uzyskać na żądanie. Prosimy o kontakt (pkt 13) w celu uzyskania dalszych informacji. 9. Jak długo przechowujemy dane osobowe? Zatrzymujemy dane wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do celów opisanych powyżej, w tym do celów spełnienia wymogów prawnych, w zakresie księgowości lub sprawozdawczości. W przypadku dużej części danych czas ten obejmuje okres obowiązywania zawartej z nami umowy oraz 6 kolejnych lat następujących po tym okresie. Jeśli nie mamy bieżącej i uzasadnionej potrzeby biznesowej do przetwarzania danych osobowych, usuwamy lub anonimizujemy dane, a jeśli nie jest to możliwe (ponieważ np. dane są przechowywane w archiwach kopii zapasowych), będziemy bezpiecznie przechowywać dane osobowe i izolować je od dalszego przetwarzania do czasu, aż możliwe będzie ich usunięcie. W celu określenia odpowiedniego okresu przechowywania uwzględniamy ilość, charakter oraz wrażliwość danych osobowych, potencjalne ryzyko szkody wynikające z bezprawnego wykorzystania lub ujawnienia danych osobowych, cele ich przetwarzania oraz to, czy możemy osiągnąć te cele innymi środkami, jak również obowiązujące wymogi prawne. W pewnych okolicznościach możemy zanonimizować dane osobowe, aby nie mogły być powiązane z konkretną osobą. W takim przypadku możemy wykorzystywać takie dane bez powiadamiania osoby, której dane dotyczą. 10. Jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą? W określonych okolicznościach zgodnie z przepisami osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

5 zażądania dostępu do kopii danych osobowych, które przechowujemy; zażądania dokonania poprawy niepełnych lub nieprawidłowych danych, które przechowujemy; zażądania skasowania danych, jeśli nie istnieją uzasadnione przyczyny dla ich dalszego przetwarzania; sprzeciwienia się przetwarzaniu danych, gdy przetwarzamy dane w uzasadnionym interesie; wycofania swojej zgody w dowolnym czasie, gdy przetwarzamy dane w określonym celu na podstawie udzielonej zgody; zażądania ograniczenia w celu wstrzymania przetwarzania danych osobowych; zażądania przekazania danych osobowych innej, podanej nam stronie. Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, należy się z nami skontaktować (pkt 13). Nie ma konieczności wnoszenia opłaty w przypadku egzekwowania swoich praw, jednak możemy zażądać uzasadnionej opłaty, jeśli żądanie jest bezpodstawne lub nadmierne. W takich okolicznościach możemy ewentualnie odmówić spełnienia żądania. Należy wziąć pod uwagę, że możemy być zmuszeni do zwrócenia się o pewne informacje w celu potwierdzenia tożsamości i ustalenia, czy dana osoba posiada stosowne uprawnienia. W przypadku niezadowolenia ze sposobu przetwarzania przez nas danych osoba, której dane dotyczą, ma również prawo do wniesienia skargi do odpowiedniego organu nadzoru. Przejdź tutaj, aby uzyskać odpowiednie dane kontaktowe. 11. Czego oczekujemy? Przechowywane przez nas dane osobowe muszą być dokładne i aktualne. Prosimy o natychmiastowe poinformowanie nas w razie zmiany danych osobowych, które przechowujemy. 12. Zmiany w niniejszej informacji o polityce prywatności Niniejsza informacja może być okresowo modyfikowana. W razie aktualizacji niniejszej informacji podejmiemy odpowiednie środki w celu powiadomienia o tym fakcie, biorąc pod uwagę istotność zmian. W przypadkach wymaganych zgodnie z prawem uzyskamy Twoją zgodę na istotne zmiany. Datę ostatniej aktualizacji niniejszej informacji można sprawdzić na początku niniejszej informacji. 13. Kontakt Niniejsza informacja podlega nadzorowi kierownika ds. ochrony danych grupy Games Workshop. W razie pytań, skarg lub żądań prosimy o kontakt z naszym kierownikiem ds. ochrony danych pod adresem dpm@gwplc.com.