Wdrożenie systemu EZD PUW w administracji zespolonej na przykładzie wdrożenia w województwie śląskim

Transkrypt

1 Wdrożenie systemu EZD PUW w administracji zespolonej na przykładzie wdrożenia w województwie śląskim Tomasz Olbryś Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach

2 Lp. Jednostki administracji zespolonej Nazwa jednostki objęte wdrożeniem 1 Kuratorium Oświaty w Katowicach 2 Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Katowicach 3 Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Katowicach 4 Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Katowicach 5 Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Katowicach 6 Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Katowicach 7 Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych w Katowicach 8 Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach 9 Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Katowicach 10 Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Katowicach 11 Wojewódzka Stacja Sanitarno - Epidemiologiczna w Katowicach

3 Jednostki administracji zespolonej objęte wdrożeniem Łączna liczba użytkowników objęta wdrożeniem w administracji zespolonej wynosi : użytkowników

4 Rola kierownictwa 1. Podjęcie decyzji o wdrożeniu, 2. konsekwentne trwanie przy podjętej decyzji, 3. niedopuszczanie do tworzenia wyjątków ze względu na tzw. specyfikę danej jednostki, 4. praca w systemie EZD przez najwyższe kierownictwo co dodatkowo motywuje kierownictwo jednostek administracji zespolonej do wdrożenia systemu, 5. reagowanie w sytuacjach kryzysowych.

5 Przygotowanie do wdrożenia Przygotowanie do wdrożenia właściwego obejmuje następujące kroki: 1. podpisanie porozumienia określającego wzajemne prawa i obowiązki w procesie wdrożenia oraz podział czynności i określenie harmonogramu prac, 2. powołanie zespołu wdrożeniowego przez UW i wyłonienie liderów po stronie jednostek administracji zespolonej (zasada 1 lider na 50 pracowników)

6 Przygotowanie do wdrożenia 3. zapoznanie się ze strukturą organizacyjną danej jednostki w celu ustalenia: ilości użytkowników, ilości wpływającej korespondencji, ilości lokalizacji, ilości stanowisk kancelaryjnych itp. 4. inwentaryzacja posiadanego sprzętu przez jednostki administracji zespolonej w tym łącz internetowych i wyspecyfikowanie sprzętu, który należy nabyć.

7 Przygotowanie do wdrożenia 5. opracowanie koncepcji przeprowadzenia szkoleń i dobór po stronie UW odpowiednich szkoleniowców-nadzór nad jakością szkoleń, 6. uruchomienie środowiska testowoszkoleniowego, 7. przygotowanie instrukcji obsługi systemu, i udostepnienie jej jednostkom objętym wdrożeniem,

8 Przygotowanie do wdrożenia 8. przygotowanie wzoru zarządzenia w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych

9 Model wdrożenia systemu EZD na zasobach sprzętowych UW 1. Platforma sprzętowa i oprogramowanie w całości znajduje się w ŚUW, 2. dostęp do systemów EZD z zewnątrz jest realizowany za pomocą dedykowanych łącz VPN, 3. aplikacje EZD są zainstalowane na serwerach wirtualnych, 4. silnik bazy danych jest wspólny dla wszystkich aplikacji i został zainstalowany na dedykowanym serwerze w ŚUW. Ze względu na to, że dane osobowe jednostek administracji zespolonej znajdują się w zasobach ŚUW zachodzi konieczność podpisania z tymi jednostkami umów w przedmiocie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

10 Zalety wdrożenia systemu EZD na zasobach sprzętowych UW 1. Stosunkowo niskie koszty związane z zakupem sprzętu i oprogramowania systemowego, 2. łatwość przywrócenia sytemu do działania w przypadku awarii pojedynczego serwera lub aplikacji, 3. zapewnienie jednakowej, wysokiej jakości obsługi technicznej wszystkich systemów.

11 Szkolenia kaskadowe Ze względu na bardzo dużą liczbę użytkowników (1133 użytkowników) i krótki czas na wdrożenie systemu EZD ŚUW zdecydował się na model tzw. szkoleń kaskadowych. Model ten przewidywał szkolenie przez pracowników ŚUW liderów z każdej jednostki administracji zespolonej, którzy następnie prowadzili szkolenia we własnych jednostkach. Dodatkowo pracownicy ŚUW przeprowadzili szkolenia stanowiskowe dla pracowników punktów kancelaryjnych.

12 Dobór osób prowadzących szkolenia Zarówno po stronie ŚUW jak i jednostek administracji zespolonej ogromne znaczenie ma prawidłowy dobór trenerów i liderów. Cechy lidera szkoleniowca: 1. Predyspozycje do szybkiej orientacji w programach informatycznych, 2. Dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne,

13 Dobór osób prowadzących szkolenia 3. otwartość na zmiany 4. Osoby które w trakcie wdrożenia nie będą prezentowały krytycznej postawy względem wdrażanego systemu 5. Osoby dobrze znające daną jednostkę i jej organizację

14 Wnioski 1. Szkolenia kaskadowe znacznie przyczyniają się do skrócenia czasu wdrożenia, 2. Wykorzystanie zasobów sprzętowych Urzędu znacznie przyczyniło się do obniżenia kosztów wdrożenia i miało wpływ na szybkość wdrożenia 3. bez osobistego zaangażowania najwyższego kierownictwa nie da się sprawnie i kompleksowo przeprowadzić wdrożenia, 4. Posiadanie wzoru zarządzenia i instrukcji obsługi znacząco ułatwia proces wdrożenia w jednostkach administracji zespolonej.

15 Dziękuję za uwagę