Rozdział 1. PRZEPISY OGÓLNE

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia Nr /2015 Dyrektora Generalnego Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie z dnia 2015 r. R E G U L A M I N UDOSTĘPNIANIA PODMIOTOM ZEWNĘTRZNYM BUDYNKU ZACHODNIOPOMORSKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO W SZCZECINIE ORAZ BUDYNKU DELEGATURY URZĘDU W KOSZALINIE Rozdział 1. PRZEPISY OGÓLNE 1. Niniejszy Regulamin określa zasady: 1) wynajmowania sal konferencyjnych Urzędu oraz Delegatury Urzędu, 2) udostępniania budynku Urzędu w celu organizowania sesji fotograficznej; 3) zwiedzania zabytkowego budynku Urzędu. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Urzędzie oznacza to Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 4; 2) Delegaturze Urzędu oznacza to placówkę zamiejscową Urzędu składającą się z części wydziałów Urzędu, mającą siedzibę w Koszalinie, ul. Gen. Wł. Andersa 34; 3) Dyrektorze Generalnym Urzędu oznacza to Dyrektora Generalnego Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie; 4) Dyrektorze Delegatury Urzędu oznacza to Dyrektora placówki zamiejscowej Urzędu składającej się z części wydziałów Urzędu, mającej siedzibę w Koszalinie, ul. Gen. Wł. Andersa 34; 5) podmiocie zewnętrznym, Wnioskodawcy lub Wynajmującym oznacza to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która złoży wniosek o udostępnienie budynku Urzędu lub budynku Delegatury Urzędu, według zasad, określonych w Rozdziałach 2-4 niniejszego Regulaminu; 6) stronie internetowej Urzędu oznacza to stronę internetową: 7) BW- oznacza to Biuro Wojewody, będące komórką organizacyjną Urzędu; 8) OG oznacza to Biuro Obsługi Gospodarczej, będące komórką organizacyjną Urzędu; 9) wniosku oznacza to wniosek, stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu Ograniczenie udostępniania budynku Urzędu lub Delegatury Urzędu może być spowodowane oficjalnymi wizytami państwowymi lub innymi wydarzeniami związanymi w pracą Urzędu lub Delegatury Urzędu. 2. Zastrzega się prawo do odwołania bądź skrócenia wcześniej zarezerwowanej wizyty z powodów, o których mowa w ust Ze względów bezpieczeństwa, prowadzonych prac budowlanych lub konserwatorskich oraz w innych szczególnych sytuacjach, dostęp do miejsc na terenie Urzędu lub Delegatury Urzędu może zostać ograniczony lub całkowicie wyłączony przez Dyrektora Generalnego Urzędu lub Dyrektora Delegatury Urzędu. 5. Podmioty zewnętrzne, którym udostępniono budynek Urzędu/Delegatury Urzędu bądź jego część ponoszą odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju uszkodzenia lub zniszczenia przedmiotów wyposażenia i urządzeń technicznych budynku wykorzystanych w trakcie pobytu. 6. Regulamin wraz z załącznikiem umieszczony jest na stronie internetowej Urzędu. Na stronie internetowej Urzędu umieszcza się także informacje dotyczące sposobu i formy przekazania wniosku, wykaz sal

2 konferencyjnych podlegających wynajęciu oraz obowiązujące stawki za godzinę wynajmu, dane kontaktowe do osoby udzielającej dodatkowych informacji i wyjaśnień. Rozdział 2. WYNAJMOWANIA SAL KONFERENCYJNYCH URZĘDU / DELEGATURY URZĘDU Wynajem sali konferencyjnej Urzędu z przeznaczeniem na zorganizowanie konferencji, szkolenia, spotkania lub innej uroczystości jest odpłatny i odbywa się za zgodą Dyrektora Generalnego Urzędu, osoby go zastępującej lub osoby przez niego upoważnionej. 2. Wynajem sali konferencyjnej Delegatury Urzędu z przeznaczeniem na zorganizowanie konferencji, szkolenia, spotkania lub innej uroczystości jest odpłatny i odbywa się za zgodą Dyrektora Delegatury Urzędu, osoby go zastępującej lub osoby przez niego upoważnionej. 8. Wykaz sal konferencyjnych, które mogą zostać wynajęte wraz z wysokością opłat przedstawia się następująco: Lokalizacja Nr sali Maksymalna ilość miejsc 1 (Sala Owalna) 40 miejsc Wysokość opłaty 240,00 zł netto za 2 pierwsze godziny, 100,00 zł netto Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4 3 (Sala Rycerska) 90 miejsc 300,00 zł netto za 2 pierwsze godziny, 120,00 zł netto miejsc 180,00 zł netto za 2 pierwsze godziny, 90,00 zł netto Delegatura Urzędu w Koszalinie ul. Gen. Wł. Andresa miejsc miejsc 200,00 zł netto za 2 pierwsze godziny, 410,00 zł netto za 5 godzin, 70,00 zł netto 120,00 zł netto za 2 pierwsze godziny, 210,00 zł netto za 5 godzin, 30,00 zł netto 9. Dyrektor Generalny Urzędu, w szczególnych przypadkach, może zwolnić Wynajmującego z opłaty za wynajem sali konferencyjnej. 10. Wynajem sali konferencyjnej możliwy jest od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu, jak również poza tymi godzinami, a także w soboty oraz w dni wolne od pracy (niedziele i święta). 11. Wynajem sali konferencyjnej możliwy jest jedynie w przypadku, gdy sala konferencyjna nie jest wykorzystywana przez pracowników Urzędu lub Delegatury Urzędu.

3 W celu wynajęcia sali konferencyjnej podmiot zewnętrzny zobowiązany jest do przekazania do sekretariatu OG lub sekretariatu Dyrektora Delegatury Urzędu wypełnionego wniosku. 2. Wniosek może zostać przekazany w formie papierowej (osobiście, listownie, za pośrednictwem kuriera) lub elektronicznie (wyłącznie za pośrednictwem platformy e-puap) Pracownik sekretariatu OG lub sekretariatu Dyrektora Delegatury Urzędu umieszcza na wniosku pieczęć wpływu i przekazuje wniosek pracownikowi odpowiedzialnemu za prowadzenie harmonogramu wynajmowania sal konferencyjnych. W sytuacji gdy wniosek wpłynął drogą elektroniczną jest on drukowany przez pracownika sekretariatu. 2. Pracownik Urzędu lub Delegatury Urzędu weryfikuje wniosek pod kątem formalnym, w tym możliwości wynajęcia sali konferencyjnej w określonym we wniosku terminie. 3. W przypadku braku możliwości wynajęcia sali konferencyjnej w określonym we wniosku terminie, pracownik Urzędu lub Delegatury Urzędu kontaktuje się z Wnioskodawcą w celu zaproponowania zmiany terminu, zamiany sali konferencyjnej lub poinformowania o braku możliwości wynajęcia sali. 4. Zmiany we wniosku, o których mowa w ust. 3, nie wymagają ponownego złożenia wniosku. Pracownik Urzędu lub Delegatury Urzędu dokonuje w tym celu stosownej adnotacji na wniosku, nanosząc zmiany ustalone z Wnioskodawcą i potwierdza je składając podpis wraz z pieczęcią służbową Wniosek, który spełnia wymogi formalne, przekazywany jest do sekretariatu Dyrektora Generalnego Urzędu lub Dyrektora Delegatury Urzędu, celem uzyskania zgody na wynajem lub odmowy takiej zgody. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zwracany jest pracownikowi Urzędu lub Delegatury Urzędu odpowiedzialnemu za prowadzenie harmonogramu wynajmowania sal konferencyjnych, który informuje Wnioskodawcę o podjętej decyzji telefonicznie i/lub drogą mailową Po wykonanej usłudze wynajmu pracownik Urzędu lub Delegatury Urzędu niezwłocznie dokonuje na wniosku adnotacji w przedmiocie potwierdzenia czasu wynajmu sali konferencyjnej i naliczenia stosownej opłaty. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, podpisuje Dyrektor OG lub Dyrektor Delegatury Urzędu, a następnie jest on przekazywany do Biura Organizacji i Kadr celem wystawienia Wnioskodawcy faktury. Rozdział 3. UDOSTĘPNIANIA BUDYNKU URZĘDU W CELU ORGANIZOWANIA SESJI FOTOGRAFICZNYCH Sesje fotograficzne odbywają się nieodpłatnie w zabytkowym budynku Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. 2. Sesje fotograficzne mogą odbywać się od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu. 3. W uzasadnionych przypadkach sesje fotograficzne mogą odbywać się od poniedziałku do piątku poza godzinami pracy Urzędu, w soboty oraz dni wolne od pracy (niedziele i święta). 17. Zorganizowanie sesji fotograficznej, o której mowa w 16 ust. 3, wymaga uzyskania zgody Dyrektora Generalnego Urzędu, osoby go zastępującej lub osoby przez niego upoważnionej Sesje fotograficzne oraz zdjęcia wykonywane w czasie ich trwania nie mogą naruszać powagi Urzędu, a w szczególności nie mogą mieć charakteru nieobyczajnego. 2. W uzasadnionych przypadkach sesja fotograficzna może odbyć się wyłącznie w obecności pracownika Urzędu. 19. Nadzór i koordynację organizowanych sesji fotograficznych w budynku Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego sprawuje BW Udostępnienie budynku Urzędu lub jego części w celu zorganizowania sesji fotograficznej, o której mowa w 16 ust. 3, odbywa się na wniosek. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, może zostać przekazany w formie papierowej (osobiście, listownie, za pośrednictwem kuriera) lub elektronicznie ( , za pośrednictwem platformy e-puap).

4 3. Udostępnienie budynku Urzędu lub jego części w celu zorganizowania sesji fotograficznej, o której mowa w 16 ust. 2, z wyłączeniem sesji fotograficznej o tematyce ślubnej, następuje na wniosek, który nie wymaga formy pisemnej i może być złożony telefonicznie Wniosek o udostępnienie budynku Urzędu lub jego części na zorganizowanie sesji fotograficznej kierowany jest do BW. 2. Wniosek o udostępnienie budynku Urzędu lub jego części na zorganizowanie sesji fotograficznej, o której mowa w 16 ust. 3, składa się nie później niż na 5 dni roboczych przed planowanym terminem sesji. 3. Pracownik BW umieszcza na wniosku pieczęć wpływu. W sytuacji gdy wniosek wpłynął drogą elektroniczną, jest on drukowany. 2. Pracownik BW weryfikuje wniosek pod kątem formalnym, w tym organizacji sesji fotograficznej w określonym we wniosku terminie (weryfikacja ma na celu m. in. określenie charakteru zdjęć, miejsc w Urzędzie, które będą wykorzystywane, terminu ich wykonania, ewentualnej obecności pracownika Urzędu). 3. W przypadku braku możliwości udostępnienia budynku Urzędu na organizację sesji fotograficznej w określonym we wniosku terminie, pracownik BW kontaktuje się z Wnioskodawcą w celu zaproponowania zmiany terminu lub poinformowania o braku możliwości udostępnienia budynku Urzędu. 4. Zmiany we wniosku, o których mowa w ust. 3, nie wymagają ponownego złożenia wniosku. Pracownik BW dokonuje w tym celu stosownej adnotacji na wniosku, nanosząc zmiany ustalone z Wnioskodawcą i potwierdza je składając podpis wraz z pieczęcią służbową Wniosek, który spełnia wymogi formalne, przekazywany jest do sekretariatu Dyrektora Generalnego Urzędu, celem uzyskania zgody na udostępnienie Urzędu lub jego części na organizację sesji fotograficznej lub odmowy takiej zgody. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zwracany jest pracownikowi BW odpowiedzialnemu za koordynowanie organizacji sesji fotograficznych, który informuje Wnioskodawcę o podjętej decyzji telefonicznie i/lub drogą mailową. 23. Kopia wniosku, który uzyskał zgodę Dyrektora Generalnego, osoby go zastępującej lub osoby przez niego upoważnionej na organizację sesji fotograficznej niezwłocznie przekazywana jest do sekretariatu OG. Rozdział 4. ZWIEDZANIA ZABYTKOWEGO BUDYNKU URZĘDU Zwiedzanie obejmuje zabytkowy budynek Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie i odbywa się tylko i wyłącznie zgodnie z wytyczonymi trasami wycieczkowymi. 2. Zwiedzanie budynku może odbywać się od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu, po wcześniejszym umówieniu telefonicznym terminu, uzgodnieniu trasy, jak i ilości osób. 3. Zwiedzanie budynku może odbywać się także od poniedziałku do piątku poza godzinami pracy Urzędu, jak również w soboty oraz w dni wolne od pracy (niedziele i święta). 25. Zwiedzanie budynku Urzędu, o którym mowa 24 ust. 3, wymaga uzyskania zgody Dyrektora Generalnego Urzędu, osoby go zastępującej lub osoby przez niego upoważnionej. 26. Nadzór i koordynację zwiedzania budynku Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego sprawuje BW Zwiedzanie budynku Urzędu odbywa się w grupach, tylko i wyłącznie w obecności i pod kierunkiem pracownika Urzędu, pełniącego rolę przewodnika. 2. Grupa zwiedzająca nie może liczyć mniej niż 10 osób i więcej niż 35 osób. 3. W przypadku grup dzieci i młodzieży liczących więcej niż 15 osób, wymagana jest obecność co najmniej 2 opiekunów (nauczycieli). 4. Na zwiedzanie budynku Urzędu mogą również zapisać się osoby indywidualne. W miarę możliwości i dostępnych terminów będą dołączane do zorganizowanych i zgłoszonych wcześniej grup. 28. Zwiedzanie budynku jest nieodpłatne Zwiedzanie budynku Urzędu, o którym mowa 24 ust. 3, odbywa się na wniosek.

5 2. Wniosek składa się nie później niż na 5 dni roboczych przed planowanym terminem zwiedzania. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 kierowany jest do BW. 3. Wniosek może zostać przekazany w formie papierowej (osobiście, listownie, za pośrednictwem kuriera) lub elektronicznie ( , za pośrednictwem platformy e-puap). 4. Pracownicy Urzędu lub administracji zespolonej zainteresowani zwiedzaniem budynku Urzędu zobowiązani są także do złożenia wniosku, o którym mowa w ust Pracownik BW umieszcza na wniosku pieczęć wpływu. W sytuacji gdy wniosek wpłynął drogą elektroniczną jest on drukowany przez pracownika BW. 2. Pracownik BW weryfikuje wniosek pod kątem formalnym, w tym organizacji zwiedzania w określonym we wniosku terminie i zakresie (weryfikacja ma na celu m. in. określenie liczy osób zwiedzających budynek Urzędu w danym dniu, zagwarantowanie przewodnika, określenie trasy wycieczkowej itp.). 3. W przypadku braku możliwości zwiedzania budynku Urzędu w określonym we wniosku terminie, pracownik BW kontaktuje się z Wnioskodawcą w celu zaproponowania zmiany terminu lub poinformowania o braku możliwości udostępnienia budynku Urzędu. 4. Zmiany we wniosku, o których mowa w ust. 3, nie wymagają ponownego złożenia wniosku. Pracownik BW dokonuje w tym celu stosownej adnotacji na wniosku, nanosząc zmiany ustalone z Wnioskodawcą i potwierdza je składając podpis wraz z pieczęcią służbową Wniosek, który spełnia wymogi formalne, przekazywany jest do sekretariatu Dyrektora Generalnego Urzędu, celem uzyskania zgody na zwiedzanie budynku Urzędu lub odmowy takiej zgody. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zwracany jest pracownikowi BW odpowiedzialnemu za koordynowanie organizacji zwiedzania Urzędu, który informuje Wnioskodawcę o podjętej decyzji telefonicznie i/lub drogą mailową. 32. Kopia wniosku, który uzyskał zgodę Dyrektora Generalnego, osoby go zastępującej lub osoby przez niego upoważnionej na zwiedzanie budynku Urzędu niezwłocznie przekazywana jest do sekretariatu OG, przez wyznaczonym terminem zwiedzania.