Instrukcja w sprawie sposobu i zasad udostępniania informacji publicznej będącej w posiadaniu Urzędu Miasta Puławy

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr A/61/16 Prezydenta Miasta Puławy z dnia 24 marca 2016 r. Instrukcja w sprawie sposobu i zasad udostępniania informacji publicznej będącej w posiadaniu Urzędu Miasta Puławy 1 Udostępnienie informacji publicznej będącej w posiadaniu Urzędu Miasta Puławy następuje poprzez: 1. ogłoszenie informacji publicznej, w tym dokumentów urzędowych w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Puławy, 2. wyłożenie lub wywieszenie w miejscach ogólnodostępnych, 3. publikację na stronie internetowej Urzędu Miasta Puławy pod adresem: 4. wymianę informacji drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej wysyłanej na adres um@um.pulawy.pl albo elektronicznej platformy usług administracji publicznej, 5. bezpośrednie udostępnianie informacji publicznej, w formie ustnej lub pisemnej wnioskodawcy Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta tj. wydziałów i biur ponoszą odpowiedzialność za treść i terminowe udostępnianie informacji publicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami, będącej w posiadaniu kierowanych przez nich komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem działania określonym w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Puławy. 2. Zasady zamieszczania informacji publicznej w BIP i na stronie internetowej Urzędu Miasta Puławy reguluje odrębne zarządzenie. 3 Kierownicy organizują pracę podległej komórki organizacyjnej w sposób gwarantujący realizację prawa dostępu do informacji publicznej, a w szczególności: 1. Dokonują kwalifikacji informacji publicznej po konsultacji z Biurem Prawnym, określają sposób i formę jej udostępnienia; 2. Zapewniają dostęp do dokumentów urzędowych, w tym sporządzenie w obecności upoważnionego pracownika notatek i odpisów; Załącznik nr 1 do Zarządzenianr A/61/16 z dnia 24 marca 2016 r. Strona 1 z 7

2 3. Zapewniają możliwość kopiowania, przesyłania i wydruku lub w wyjątkowych wypadkach przeniesienia informacji publicznej na elektroniczny nośnik danych pochodzący wyłącznie z zasobów urzędu. Czynności takiej, jak również przesłania informacji publicznej przy wykorzystaniu poczty elektronicznej dokonuje pracownik będący użytkownikiem systemu teleinformatycznego funkcjonującego w Urzędzie Miasta Puławy, zgodnie z zasadami bezpieczeństwa systemów informatycznych obowiązujących w Urzędzie Miasta. Udostępnienie informacji na nośniku następuje w porozumieniu z kierownikiem Wydziału Informatycznego Informacje publiczne, w tym dokumenty urzędowe co do których brak jest ograniczeń w zakresie ich udostępniania, mogą być udostępnione w formie ustnej lub pisemnej (do wglądu) przez pracowników komórek organizacyjnych, jeżeli nie wymagają one opracowania, przetworzenia lub pobrania opłaty za ich przygotowanie. 2. Pracownik udostępniający informację publiczną, w tym dokument urzędowy bez pisemnego wniosku, może z tej czynności sporządzić notatkę służbową i umieścić ją w aktach sprawy. 5 Dokumenty urzędowe z zakresu działania Rady Miasta Puławy udostępnia się w Biurze Rady Miasta, dokumenty urzędowe z zakresu działania Prezydenta Miasta udostępnia się w Kancelarii Ogólnej lub w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Puławy Informacja publiczna, która wymaga przygotowania lub przetworzenia udostępniana jest na podstawie pisemnego wniosku. Wzór wniosku stanowi Załącznik nr 1 do Instrukcji. Wzór zamieszcza się na stronie Urzędu Miasta i w BIP. 2. Pisemny wniosek złożony w innej formie niż określony w ust. 1 jest również rozpatrywany zgodnie z niniejszą instrukcją Przez ponowne wykorzystywanie informacji publicznej rozumie się wykorzystywanie przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej informacji publicznej lub każdej jej części, będącej w posiadaniu podmiotów obowiązanych do jej udostępnienia, niezależnie od sposobu jej utrwalenia (w postaci papierowej, elektronicznej, dźwiękowej, wizualnej lub audiowizualnej), w celach komercyjnych lub niekomercyjnych, innych niż pierwotny publiczny cel, dla którego ta informacja została wytworzona. Załącznik nr 1 do Zarządzenianr A/61/16 z dnia 24 marca 2016 r. Strona 2 z 7

3 2. Ponownemu wykorzystaniu podlega informacja publiczna będąca w posiadaniu Urzędu Miasta Puławy: a) udostępniona na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Puławy, b) udostępniona w inny sposób niż w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Puławy (np. zamieszczona w miejskich serwisach internetowych, wprowadzona do obrotu w formie drukowanej), c) przekazana na wniosek o ponowne wykorzystanie informacji publicznej. 3. Jeżeli dla danej informacji publicznej udostępnionej w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Puławy nie zostały określone inne warunki jej ponownego wykorzystania, osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, wykorzystując te informacje w celu ich ponownego wykorzystania zobowiązane są do: a) poinformowania o źródle (adres www BIP), czasie wytworzenia i pozyskania informacji publicznej od Urzędu Miasta Puławy, b) udostępnienia innym użytkownikom informacji w pierwotnie pozyskanej formie, c) informowania o przetworzeniu informacji ponownie wykorzystanej. 4. Dla informacji publicznych udostępnianych na wniosek Urząd Miasta Puławy określa się ewentualne warunki udostępnienia informacji publicznych w celu ponownego wykorzystania odrębnie dla każdego wniosku i przekazuje je wnioskodawcy. 5. Zapewnia się możliwość dowolnego wykorzystania utworu lub bazy danych, tworzenia i rozpowszechniania kopii utworu lub bazy danych, w całości lub we fragmentach, wprowadzania zmian i rozpowszechniania utworów zależnych, pod warunkiem, że nie narusza to przepisów Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późniejszymi zmianami) lub Ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. nr 128, poz z późniejszymi zmianami), z zastrzeżeniem praw przysługujących podmiotom trzecim. Załącznik nr 1 do Zarządzenianr A/61/16 z dnia 24 marca 2016 r. Strona 3 z 7

4 6. Udostępnienie informacji publicznych w celu ich ponownego wykorzystania następuje na wniosek w przypadkach gdy: a) informacja publiczna nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Puławy, chyba że została udostępniona w inny sposób i zostały określone warunki jej ponownego wykorzystywania, b) wnioskodawca zamierza wykorzystać informację publiczną na innych warunkach niż zostały dla tej informacji określone. 7. Wniosek składa się na formularzu, którego wzór określił Minister Administracji i Cyfryzacji w drodze rozporządzenia (Dz.U. z 2012 r., poz. 94). Wniosek można złożyć w formie dokumentu papierowego lub w formie dokumentu elektronicznego - w rozumieniu Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. i informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W przypadku niespełnienia warunków formalnych wniosku wzywa się wnioskodawcę do uzupełnienia braków wraz z pouczeniem, że ich nieusunięcie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania. 8. Wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 20 dni od dnia otrzymania wniosku. W sprawach szczególnie skomplikowanych możliwe jest przedłużenie załatwienia sprawy o kolejne 20 dni, po zawiadomieniu wnioskodawcy w terminie 20 dni od dnia otrzymania wniosku. 9. Urząd Miasta Puławy może nałożyć opłatę za udostępnienie informacji publicznej w celu jej ponownego wykorzystania, jeżeli przygotowanie informacji publicznej w sposób wskazany we wniosku wymaga poniesienia dodatkowych kosztów. Do kosztów wpływających na ustalenie opłaty zalicza się koszty związane z przygotowaniem i przekazaniem informacji publicznej w sposób i w formie określonych we wniosku o ponowne wykorzystanie oraz związane z wpływem innych czynników, jakie będą brane pod uwagę przy wnioskach nietypowych w rozumieniu art. 23c ust. 2 Ustawy o dostępie do informacji publicznej, a w szczególności: a) koszty materiałów wykorzystywanych do sporządzenia wydruków i kserokopii, b) koszty elektronicznych nośników danych, Załącznik nr 1 do Zarządzenianr A/61/16 z dnia 24 marca 2016 r. Strona 4 z 7

5 c) koszty pracy dodatkowej, d) koszty przekazania informacji publicznej (np. koszty przesyłki). 10. Wnioskodawca, który otrzymał ofertę zawierającą warunki ponownego wykorzystania informacji publicznej, a także wysokość opłat za ponowne wykorzystanie informacji publicznej może, w terminie 14 dni od dnia otrzymania oferty, złożyć sprzeciw z powodu naruszenia Ustawy o dostępie do informacji publicznej. W przypadku otrzymania sprzeciwu Prezydent Miasta Puławy, w drodze decyzji, rozstrzyga o warunkach ponownego wykorzystania informacji publicznej lub wysokości opłat. 11. Do decyzji o odmowie przekazania informacji publicznej w celu ponownego wykorzystania oraz do decyzji o warunkach ponownego wykorzystania informacji publicznej oraz wysokości opłat stosuje się przepisy Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23), z tym że: a) odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni, b) uzasadnienie decyzji o odmowie ponownego wykorzystania informacji publicznej na podstawie art. 23g ust. 8 pkt 2 Ustawy o dostępie do informacji publicznej zawiera wskazanie osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, która posiada prawa autorskie, jeżeli jest znana, albo licencjodawcy, od którego Miasto Puławy uzyskało dany utwór. 12. Do skarg rozpatrywanych w postępowaniach o ponowne wykorzystywanie informacji publicznej stosuje się przepisy Ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2012 r., poz. 270 z późniejszymi zmianami), z tym że: a) przekazanie akt i odpowiedzi na skargę następuje w terminie 15 dni od dnia otrzymania skargi, b) skargę rozpatruje się w terminie 30 dni od dnia otrzymania akt wraz z odpowiedzią na skargę. 13. Urząd Miasta Puławy nie ponosi odpowiedzialności za: a) Szkody spowodowane pozyskaniem informacji publicznych lub ponownym wykorzystaniem informacji publicznych z naruszeniem warunków Załącznik nr 1 do Zarządzenianr A/61/16 z dnia 24 marca 2016 r. Strona 5 z 7

6 udostępnienia i ponownego wykorzystania informacji publicznej zamieszczonej na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Puławy oraz udostępnionej na wniosek, b) Szkody spowodowane przez dalsze udostępnienie informacji publicznej przez podmioty ponownie ją wykorzystujące z naruszeniem przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym dalsze udostępnienie informacji publicznej z naruszeniem przepisów regulujących ich ochronę m.in. przepisów Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Ustawy o ochronie baz danych, Ustawy o ochronie danych osobowych, Ustawy o ochronie informacji niejawnych Pisemny wniosek określony w 6 kierowany jest za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej do Wydziału Komunikacji Społecznej. 2. Informację publiczną na wniosek udostępnia wyznaczony pracownik Wydziału Komunikacji Społecznej. Przy opracowywaniu projektu odpowiedzi współpracuje z kierownikiem lub kierownikami, jeżeli wniosek dotyczy spraw z zakresu działania więcej niż jednej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta oraz z Biurem Prawnym. 3. Wyznaczony pracownik Wydziału Komunikacji Społecznej prowadzi pełną dokumentację wniosków o udzielenie informacji publicznej. 4. Realizacja wniosku powinna trwać nie dłużej niż 14 dni od daty jego złożenia. 5. Jeżeli udostępnienie informacji publicznej nie jest możliwe w terminie 14 dni, kierownik Wydziału Komunikacji Społecznej powiadamia o przyczynach opóźnienia i terminie udostępnienia informacji. Termin nie może przekroczyć 2 miesięcy od daty wpływu wniosku Urząd, będąc w posiadaniu informacji publicznej, może odmówić dostępu do tej informacji ze względu na wyłączenie jej dostępności. 2. Odmowa udostępnienia informacji następuje w drodze decyzji administracyjnej, której projekt przygotowuje kierownik Wydziału Komunikacji Społecznej, po konsultacji z Biurem Prawnym. 10 Przygotowane do udostępnienia informacje publiczne powinny być oznaczone pieczęcią Urzędu Miasta oraz danymi określającymi tożsamość pracownika Urzędu, który wytworzył informacje lub odpowiada za jej treść oraz danymi pracownika, który udostępnił informację, a także datą udostępnienia. Załącznik nr 1 do Zarządzenianr A/61/16 z dnia 24 marca 2016 r. Strona 6 z 7

7 11 1. Dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny z zastrzeżeniem ust W przypadku poniesienia przez Urząd Miasta dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępniania informacji publicznej lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, od wnioskodawcy pobiera się opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Wysokość opłaty określa załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji. 3. Jeżeli za przygotowanie informacji publicznej pobierana jest opłata, wyznaczony pracownik Wydziału Komunikacji Społecznej przekazuje w ustalonym terminie przygotowane dokumenty do Kancelarii Ogólnej, gdzie wnioskodawca może je odebrać oraz uzyskać informację o wysokości i sposobie uiszczenia odpowiedniej opłaty. 12 W sprawach nieuregulowanych niniejszą Instrukcją stosuje się przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2015 poz z późniejszymi zmianami). Załącznik nr 1 do Zarządzenianr A/61/16 z dnia 24 marca 2016 r. Strona 7 z 7