enova Księgowość podręcznik Użytkownika (9.5)

Transkrypt

1 Soneta sp. z o.o. ul. Wadowicka 8A Kraków tel./fax (0-12) info@enova.pl sprzedaz@enova.pl zespół wsparcia modułu Księgowość: tel. (0-12) ksiegowosc@enova.pl enova Księgowość podręcznik Użytkownika (9.5)

2 2

3 Spis treści Wprowadzenie... 7 Opis ogólny modułów księgowych... 8 Moduł Ewidencji środków pieniężnych... 8 Moduł Księgowość (Księga Handlowa)... 9 Moduł Książka Przychodów i Rozchodów Moduł Księga inwentarzowa Uruchamianie programu Okno główne programu Pierwsze uruchomienie programu Tworzenie bazy danych typu MS SQL Wprowadzanie lub modyfikacja licencji Operatorzy, uprawnienia Kolejne uruchomienie programu Słownik używanych terminów Okno/formularz Folder Lista zapisów Formularz Nawigacja po systemie, zapisywanie danych Nawigacja po systemie Przeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie Dostępne klawisze Ewidencja Środków Pieniężnych krok po kroku Ewidencjonowanie operacji kasowych Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w PLN Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w walucie obcej Przygotowanie przelewów Przeglądanie rozrachunków Rozliczanie dokumentów Księgowość krok po kroku Konfiguracja Ewidencja dokumentów Ewidencja VAT Księgowość Ogólne Ewidencja dokumentów Informacje ogólne Formularz dokumentu Rodzaje dokumentów Dodatkowe czynności w ewidencji dokumentów

4 Korekta kosztów z tytułu przeterminowanych zobowiązań Rozszerzone definicje dokumentów edeklaracje Kontrola rozrachunków Konfiguracja dla dokumentów rozliczeniowych Potwierdzenia sald Wezwania do zapłaty Noty odsetkowe Kompensaty Przegląd Ewidencji VAT Rejestry VAT Deklaracja VAT Deklaracja VAT UE Korekty VAT z tytułu złych długów Przegląd księgowań i sald kont Dziennik księgowy i księgowanie na czysto Obroty i salda Dziennik Zestawienia księgowe Standardowe zestawienia księgowe Dodatkowe możliwości zestawień księgowych Plan kont Zakładanie planu kont Dodawanie i definiowanie kont Definicja analityki Szybkie tworzenie analityk w planie kont Zaliczka na podatek CIT Schematy księgowe Informacje ogólne Schematy ewidencji zakupów Schematy ewidencji sprzedaży Schematy ewidencji wyciągów bankowych Schematy ewidencji raportów kasowych Schematy ewidencji PK Schematy ewidencji listy płac Schematy ewidencji dokumentów magazynowych Schematy ewidencji dokumentów rozliczeniowych Schemat ewidencji not odsetkowych Schemat ewidencji różnic kursowych Schemat ewidencji różnic kursowych MW Schemat ewidencji dokumentów wewnętrznych nabycia VAT należny. 270 Schemat ewidencji dokumentów wewnętrznych nabycia VAT naliczony 271 Schemat ewidencji faktur importowych Schemat ewidencji SAD Schemat ewidencji VAT Marża

5 Schemat ewidencji rozliczeń EP (ewidencji pojazdów) Schemat ewidencji BO RMK rozliczenia kosztów w czasie Wprowadzanie nowego kosztu do rozliczania w czasie Generowanie odpisów rozliczanie kosztów w ustalonych okresach Księga inwentarzowa krok po kroku Konfiguracja Zakup nowego środka trwałego Utworzenie kartoteki środka trwałego Dokument OT Określenie parametrów amortyzacji Środek trwały użytkowany przed wdrożeniem programu Utworzenie kartoteki środka trwałego Wprowadzenie wartości BO Określenie parametrów amortyzacji Amortyzacja Kontrola planu amortyzacji Oddzielenie przebiegu amortyzacji podatkowej i bilansowej Wyjątki od planu amortyzacji Miesięczne odpisy amortyzacyjne Likwidacja środka trwałego Zmiana wartości środków trwałych Zmiana wartości i ilości środków trwałych Odpis aktualizujący Inwentaryzacja środków trwałych Wykorzystanie kodów kreskowych i kolektorów danych Dokumenty aktualizujące parametry dla Środków Trwałych i WNiP Ewidencja wyposażenia Informacje ogólne Ewidencjonowanie wyposażenia w ramach środków trwałych Ewidencjonowanie wyposażenia na odrębnej liście Ewidencja pojazdów Kilometrówka Rozliczanie opłat za korzystanie ze środowiska Księgowość w wersji srebrnej Księga Przychodów i Rozchodów krok po kroku Konfiguracja Ewidencja dokumentów Rejestry VAT Zapisy KPIR Zestawienia Księgowe Zaliczki podatku PIT Różnice kursowe w KPiR Ewidencja Ryczałtowa Konfiguracja Ewidencja dokumentów

6 Zapisy Ewidencji Ryczałtowej Zaliczka na Podatek Ryczałtowy Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych Zbiory danych systemu enova Wykaz głównych modułów systemu enova Zawartość poszczególnych tabel BUSINESS CORE CRM DEKLARACJE EWIDENCJA VAT HANDEL ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI IMPORT KADRY KALENDARZE KASA I WYCIĄGI BANKOWE KSIĘGOWOŚĆ MAGAZYNY PŁACE ŚRODKI TRWAŁE TOWARY WALUTY WINDYKACJA

7 Wprowadzenie System enova należy do nowej generacji programów z dziedziny zarządzania (również ze względu na zastosowaną przy jego tworzeniu technologię Microsoft.NET). Funkcjonalnie system enova obejmuje: Ewidencja Środków Pieniężnych, Księgowość, Księga Inwentarzowa, Handel, Produkcję. Kadry Płace, CRM. Księgowość w systemie enova dostępna jest w wersji srebrnej (funkcjonalność Książki przychodów i rozchodów oraz Ewidencji ryczałtowej), złotej (Księga Handlowa) oraz platynowej (rozbudowane możliwości wersji złotej, szczególny nacisk na pracę wielooddziałową). Dzięki zastosowanym rozwiązaniom program jest bardzo elastyczny stąd możliwość samodzielnego modyfikowana i dostosowana do własnych potrzeb parametrów programu. Oprócz funkcji opartych o ogólne zasady prowadzenia rachunkowości, program dostarcza szerokiego wachlarza funkcji związanych z automatyzacją ewidencjonowania dokumentów, dekretacji powtarzanych dokumentów czy też operacji gospodarczych. Program przygotowany został z myślą o przedsiębiorstwach, prowadzących księgowość opartą o plan kont. Konfigurowalność systemu gwarantuje, że jest on "otwarty" na wiele sugestii operatora. Napisano go z myślą o Księgowych, którzy chcą posługiwać się ergonomicznym narzędziem informatycznym, które ma im usprawniać codzienną pracę, zamykanie miesiąca czy roku obrachunkowego. Program zapewnia kompleksową obsługę księgową firmy w zakresie ewidencjonowania i księgowania dokumentów oraz sporządzania deklaracji i sprawozdań bieżących i okresowych. Na funkcjonalność modułów księgowych składają się następujące elementy (moduły): Ewidencja środków pieniężnych Księgowość (Księga Handlowa) Książka Przychodów i Rozchodów Księga inwentarzowa 7

8 Opis ogólny modułów księgowych Moduł Ewidencji środków pieniężnych Integralnym elementem systemu enova jest Ewidencja Środków Pieniężnych, która wspiera przede wszystkim pracę osób odpowiedzialnych za prowadzenie raportów kasowych, ewidencjonowanie wyciągów bankowych, prowadzenie rozliczeń z kontrahentami, windykacje należności w firmie. System enova został wyposażony w funkcjonalność, która odpowiada za ewidencjonowanie, tworzenie i raportowanie wszystkich operacji gospodarczych oraz dokumentów, które związane są z prowadzeniem rozrachunków, rozliczeń z kontrahentami, pracownikami, urzędami, bankami. Moduł umożliwia: wystawianie dokumentów typu Kasa Wyda i Kasa Przyjmie (KW i KP) w dowolnej walucie, sporządzanie dziennych lub okresowych raportów kasowych, obsługę nieograniczonej liczby rachunków bankowych, rejestrację wpłat i wypłat bankowych nie związanych bezpośrednio z zakupem lub sprzedażą takie jak: opłaty bankowe czy dopisane odsetki, wprowadzania przelewów w dowolnej walucie, generowanie wydruków przelewów do Urzędu Skarbowego, ZUS-u, dla kontrahentów, dla pracowników, prowadzenie raportów bankowych, Bank Przyjmie, Bank Wypłaci, weryfikację na bieżąco raportów kasowych ze stanem gotówki w kasie tworzenie dowolnej ilości tabel walut i kursów wymiany, rozrachunki z kontrahentami (w tym rozrachunki walutowe), dokumenty rozliczeniowe (noty odsetkowe, potwierdzenie sald, wezwania do zapłaty, kompensaty, cesje), raporty o należnościach i zobowiązaniach (np. struktura wiekowa należności). Na funkcjonalność opcji Ewidencja Środków Pieniężnych składają się: raporty tutaj definiowane są nagłówki raportów kasowych i nagłówki wyciągów bankowych oraz ewidencjonowane są wypłaty i wypłaty bankowe, dokumenty kasowe - tutaj tworzone na podstawie kwitków KP i KW raporty kasowe, przelewy tutaj na podstawie listy zobowiązań ewidencjonowane są przelewy dla kontrahentów, pracowników oraz przelewy do urzędu skarbowego i ZUS-u. Z tej opcji prowadzona jest również komunikacja z systemami home-banking u w zakresie przesyłania przelewów w formie elektronicznej, zobowiązania i należności tutaj można zobaczyć jak wyglądają zobowiązania i należności z w różnych przekrojach. Przelewy są wystawianie z listy zobowiązania i należności, 8

9 rozrachunki lista dokumentów (zobowiązania, należności, wpłaty, wypłaty) rozliczonych i nierozliczonych w różnych przekrojach, można tutaj parować rozrachunki, kompensować, rozliczać, ewidencje dokumentów rozliczeniowych tutaj ewidencjonowane są wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, potwierdzenia salda, kompensaty, rozliczenia zaliczek, delegacji. Zadaniem modułu Ewidencja Środków Pieniężnych jest ujęcie wszelkich operacji związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie oznacza to, że gromadzi się tu wszystkie informacje w postaci dokumentów, czy zapisów związane ewidencją kasowobankową. Informacje do tej opcji mogą trafiać w dwojaki sposób: mogą być ewidencjonowane w module Ewidencja Środków Pieniężnych bezpośrednio, mogą pochodzić z pozostałych modułów (np. Kadry Płace, Sprzedaż, Księgowość). Moduł Księgowość (Księga Handlowa) Moduł Księgowość systemu enova oparty jest o dziennik księgowy w pełni zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości. Dokumenty różnych typów ewidencjonowane przez program rozszerzają informacje zawarte w dzienniku. Program pozwala na budowę planu kont z nieograniczoną liczbą poziomów syntetyki. Dodatkowo możliwa jest budowa kont słownikowych, powstających w chwili dokonywania na nie księgowania. Pozwala to na ograniczenie ilości kont do tych, które są niezbędne przez wyeliminowanie np. kont kontrahentów, z którymi nie zostały dokonane żadne operacje. Użytkownik może ręcznie wprowadzać dekrety, ale może skorzystać z rozbudowanego systemu schematów księgowych. Zdefiniowanie schematów księgowych może spowodować znaczące ograniczenie ilości pracy wkładanej w standardowe księgowania. Wartości gromadzone na kontach mogą być analizowane przy użyciu rozmaitych kryteriów. Program pozwala na rozszerzanie zakresu analizowanych informacji od kont syntetycznych, poprzez analityczne do poszczególnych dokumentów, dekretów aż do pojedynczych zapisów na konta. Program obsługuje wiele walut. Pozwala na automatyczne ich przeliczanie przy użyciu wielu kursów wymiany. System definiowalnych zestawień księgowych pozwala na stworzenie dowolnych zestawień, które uzupełnią obraz uzyskiwany dzięki raportom wymaganym przez ustawę o rachunkowości (bilans, rachunek wyników, zestawienie przepływów pieniężny) i standardowym raportom programu. 9

10 Moduł Książka Przychodów i Rozchodów Moduł enova Książka Przychodów i Rozchodów (KPIR) zapewnia obsługę księgową firmy w zakresie ewidencjonowania dokumentów, księgowania oraz sporządzania deklaracji i sprawozdań bieżących oraz okresowych. Podstawowe funkcje to: Zapisy księgi, Ewidencja VAT Zakupu i Sprzedaży, Ewidencja Raportów kasowych, wyciągów bankowych, Dokumenty wewnętrzne, Zestawienia przychodów i kosztów, Rozliczenia z kontrahentami. Program posiada całą gamę dokumentów związanych z rozrachunkami z kontrahentami typu: noty odsetkowe, ponaglenia zapłaty, potwierdzenia salda, przelewy (w tym przelewy elektroniczne). W oparciu o wprowadzone do programu dokumenty oraz zapisy księgowane sporządzane i drukowane są deklaracje dochodowa PIT-5 i PIT-5L oraz deklaracja VAT-7. System filtrów definiowanych (dowolnie przez użytkownika) daje nieograniczone możliwości w zakresie sporządzania zestawień i pozyskiwania informacji istotnej dla użytkownika w dowolnym momencie roku obrachunkowego. Moduł KPIR w systemie enova to nowoczesne oprogramowania do księgowości uproszczonej pracujące w środowisku Windows. Struktura modułu KPIR w systemie enova jest prosta w swojej konstrukcji, ma układ rejestrowy (ilość i nazwy rejestrów określa użytkownik). Rejestry to odpowiednik segregatorów, w których gromadzony jest dany typ dokumentów. Moduł Księga inwentarzowa Moduł Księga inwentarzowa pozwala na pełną rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Możemy otrzymać zarówno aktualny plan amortyzacji, jak i plan amortyzacji na dowolny dzień. Oprócz środków trwałych program ewidencjonuje wartości niematerialne i prawne oraz wyposażenie (obiekty o wartości niewystarczającej do uznania ich za środek trwały), które zaliczane są w koszty, bez konieczności ich amortyzowania. Program obsługuje liniową, degresywną i jednorazową amortyzację oraz pozwala na ewidencję środków trwałych niepodlegających amortyzacji. Dla degresywnej metody amortyzacji automatycznie stwierdza, od którego momenty raty amortyzacyjne powinny być liczone algorytmem liniowym. Program pozwala również na prowadzenie terminarza zdarzeń związanych ze środkami trwałymi takimi jak przeglądy czy legalizacje oraz wyceny. Program pozwala na ewidencję zestawów środków trwałych. 10

11 Uruchamianie programu Podczas instalacji programu na pulpicie tworzony jest skrót Program jest także dodawany do menu Start (Start Programy Enova Enova program do obsługi firmy). Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się główny ekran programu zawierający pustą listę baz danych. Okno główne programu Pierwszy od lewej znajduje się pasek Pasek enova. Najczęściej stosowane opcje programu mogą być tam umieszczone metodą przeciągania z położonego obok drzewa folderów Drugim elementem ekranu jest drzewo folderów odwzorowujące strukturę funkcjonalną programu. Poszczególne gałęzie można rozwijać wybierając + lub zwijać wybierając -. Po wybraniu opcji, odpowiednia lista pokazuje się w głównej, prawej części ekranu. Dla najniższych poziomów drzewa jest to lista rekordów, dla wyższych lista elementów niższego poziomu. Aktualnie wybrana (podświetlona) opcja może być umieszczona na Pasku enova także za pomocą lokalnego menu dostępnego po naciśnięciu prawego klawisza myszy. W ten sam sposób można wywołać opcję usuwania skrótu z Paska enova. Korzeniem drzewa jest pozycja enova dzisiaj. Wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie numeru wersji programu. Główną część ekranu zajmuje menu folderów (opcji). Wybierając i akceptując kolejne opcje zagłębiamy się w program. Ostatnim z wyświetlanych poziomów jest zazwyczaj lista elementów. W zależności od wybranych wcześniej opcji może to być na przykład lista pracowników, lista wypłat, lista umów zleceń. Pasek enova może zostać ukryty, powiększając tym samym obszar zajmowany przez menu folderów przy pomocy opcji: Widok Pasek enova. Ta sama opcja pozwala ponownie przywołać Pasek enova na ekran. Drzewo folderów może zostać ukryte, powiększając tym samym obszar zajmowany przez menu folderów przy pomocy opcji: Widok Foldery. Ta sama opcja pozwala ponownie przywołać drzewo folderów na ekran. 11

12 Rys. 1 Okno główne programu Pierwsze uruchomienie programu Pierwszą czynnością po pierwszym uruchomieniu programu jest przygotowanie bazy danych. W zależności od dokonanego wyboru może to być baza danych typu MS SQL lub MySQL. Baza danych MS SQL lub MSDE jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania w rozwiązaniach sieciowych. Rozwiązanie powinno oparte być o dedykowany komputer (serwer), na którym zostanie zainstalowany serwer bazy danych MS SQL. Możliwe jest również wykorzystanie uproszczonego serwera danych MSDE (Microsoft Database Engine, dostarczany na CD wraz z instalatorem programu). Ze względu na wymagania sprzętowe rozwiązanie to dedykowane jest użytkownikom posiadającym sprzęt komputerowy wymaganą do pracy serwera SQL oraz do pracy sieciowej (szczególnie przy dużej ilości stanowisk). Tworzenie bazy danych typu MS SQL Dla utworzenia nowej bazy danych w formacie MS SQL: ustawiamy kursor w pozycji: enova dzisiaj (Drzewo folderów) lub naciskamy : enova dzisiaj (Pasek skrótów), a następnie wybieramy kolejno: Nowa baza danych i MS SQL. 12

13 Rys. 2 Baza danych typu SQL Pierwszym uzupełnianym polem jest Nazwa serwera bazy danych. Jeżeli MSDE instalowane było z płyty instalacyjnej enova, to: Jeżeli program enova i MSDE instalowane zostały na tym samym komputerze wtedy modyfikacja zawartości pola Nazwa serwera bazy danych nie jest konieczna. Jeżeli program enova i MSDE zainstalowane zostały na różnych komputerach, to po wprowadzeniu nazwy i opisu firmy należy w polu Nazwa serwera bazy danych wprowadzić nazwę komputera, na którym zainstalowany został MSDE oraz instancja ENOVA (Nazwa serwera\enova). Jeżeli serwer MS SQL lub MSDE zainstalowane w inny sposób, to w polu Nazwa serwera bazy danych należy wprowadzić nazwę komputera, na którym znajduje się serwer MS SQL, a w przypadku instalacji serwera z nazwaną instancją podajemy nazwę serwera z nazwą instancji (Nazwa serwera\nazwa instancji). Po wprowadzeniu informacji dotyczącej serwera bazy danych uzupełniamy pola: Nazwa firmy, Opis, Aktywna. 13

14 Wprowadzone dane akceptujemy przyciskiem OK. Następnym oknem, które się pojawi jest pytanie o posiadaną licencję na program. Trzy pierwsze opcje wyboru: Baza DEMO, pakiet srebrny, Baza DEMO, pakiet złoty, umożliwiają utworzenie bazy demonstracyjnej w jednym z trzech dostępnych kolorów. Do utworzenia bazy demonstracyjnej nie jest wymagane posiadanie licencji. Baza ta przeznaczenia jest do zapoznania się z możliwościami programu. Posiada kilka ograniczeń użytkowych: brak możliwości zmiany NIP-u i nazwy (dane wykorzystywanego na wydrukach), informacja o wersji DEMO drukowana w stopce dokumentów, ograniczenia w ilości wprowadzanych danych do programu, ograniczenia w ilości jednocześnie pracujących stanowisk, pojawiające się po otworzeniu bazy danych (programu) informacyjne okienko dialogowe. Autorzy programu zastrzegają sobie prawo zmiany w kolejnych wersjach programu ograniczeń użytkowych wersji DEMO. Domyślnie tworzona baza danych automatycznie wypełniana jest przykładowymi danymi, które pomogą użytkownikowi w zapoznaniu się z możliwościami programu. Jeżeli zamierzamy utworzyć pustą bazę, by ją na przykład wypełnić danymi własnej firmy należy odznaczyć pole Wypełnij danymi demonstracyjnymi znajdujące się w dolnej części wyświetlanego okna. Jeżeli użytkownik posiada wykupioną licencje do programu można utworzyć roboczą bazę danych. W tym celu należy: wybrać czwarte ustawienie: Licencja robocza oraz wprowadzić posiadaną licencje przez naciśnięcie przycisku Wprowadź licencje Szczegółowo proces wprowadzenia licencji został opisany w rozdziale Wprowadzanie i modyfikacja licencji do bazy danych. Okno zatwierdzamy przyciskiem OK lub naciskając klawisz <Enter>. Rozpocznie to proces tworzenia nowej bazy danych, który w zależności o szybkości komputera może trwać od kilkunastu do kilkudziesięciu sekund. Program enova wyposażony jest mechanizm operatorów i praw dostępu. Dla wygody użytkownika nowo utworzona baza danych ma włączone automatyczne logowanie na konto operatora: Administrator. Szczegółowo problem automatycznego logowania do bazy danych opisany został w rozdziale Konfiguracja logowania do programu. Po zakończeniu tworzenia bazy można rozpocząć pracę z programem. 14

15 Wprowadzanie lub modyfikacja licencji Program enova nie posiada zabezpieczeń sprzętowych (nie dotyczy wersji dla biur rachunkowych). Jednak do jego komercyjnego użytkowania konieczne jest posiadanie odpowiedniej licencji, czyli klucza liczbowego dostarczanego przez producenta programu (szczegóły dostępne na stronie Wprowadzenie lub modyfikacja istniejącej licencji możliwe jest: podczas tworzenia bazy danych, w oknie wyboru typu licencji po naciśnięciu przycisku Wprowadź licencję po otworzeniu bazy danych demonstracyjnej w oknie informującym o licencji demonstracyjnej po naciśnięciu przycisku Wprowadź licencję po wejściu do bazy danych w menu Pomoc Licencja programu w oknie wizytówki programu menu Pomoc Wizytówka po naciśnięciu przycisku Licencja Korzystając z wyświetlonego formularza, licencję można wprowadzić: przepisując do odpowiednich pól formularza dane z papierowego dokumentu (FAX). wczytując dane z dostarczonego przez producenta pliku XML W tym przypadku należy wybrać przycisk Wczytaj licencję z pliku i zaimportować licencję wskazując plik XML. Jeżeli licencja do programu została już wprowadzona, to wybierając Wybierz zainstalowaną licencję możemy przypisać ją do kolejnej bazy danych (wyboru dokonujemy z listy wprowadzonych wcześniej licencji). Przypisanie licencji do bazy danych powoduje przeniesienie danych o firmie z licencji do danych konfiguracyjnych. Zmiana tych danych w konfiguracji bazy danych nie jest możliwa. Jedna (ta sama licencja) może być wielokrotnie przypisywana do różnych baz danych, jednak wszystkie te bazy zawierać będą te same dane identyfikacyjne - informacji o firmie. Każdorazowa zmiana nazwy danych zapisanych w pliku XML, w szczególności: nazwy firmy, jej NIP-u, adresu wymaga pobrania od producenta programu nowej licencji. Zmiana tych danych inaczej jak poprzez wczytanie pliku XML nie jest możliwa. Licencja programu zawiera następujące dane: Numer seryjny unikalny identyfikator użytkownika, wymagany przy kontaktach z producentem. Każdemu użytkownikowi przypisywany jest niepowtarzalny numer. Numer seryjny drukowany jest w stopce dokumentów generowanych przez program. Typ bazy danych licencja wydawana jest na wybrany typ bazy danych Typ: 15

16 Standardowa, dla indywidualnego użytkownika Biuro rachunkowe, dla biura rachunkowego. Informacją zawartą w licencji jest nazwa i NIP biura rachunkowego. Termin gwarancji określa datę upływu gwarancji programu. Blokada określa datę zablokowania licencji. Dotyczy licencji wydawanych na czas określony. Po dacie blokady baza danych traktowana jest jak demonstracyjna Podpis 16 znakowy numer (w formacie xxxx-xxxx-xxxx-xxxx) dostarczany przez producenta, identyfikujący jednoznacznie licencję. Licencja bez wprowadzenia odpowiadającego jej podpisu nie jest ważna (poprawna). Płace / Księgowość / Księga inwentarzowa ustawienia określające zakres funkcjonalny modułu (kolor) oraz maksymalną liczbę jednocześnie pracujących na bazie danych stanowisk. Szczegółowy opis dostępny jest na stronie Dane identyfikacyjne, teleadresowe firmy wykorzystywane w jej pieczątce Nazwa pełna nazwa firmy NIP Dane adresowe: Ulica. Nr domu. Nr lokalu. Miejscowość. Kod pocztowy. Powyższe dane stanowią podstawę przygotowania 16 znakowego podpisu uaktywniającego licencje. Operatorzy, uprawnienia Program posiada rozbudowany mechanizm kontroli uprawnień użytkowników i rejestracji ich działań. Uprawnienia określane są poprzez przypisanie użytkownikowi odpowiednich ról. Każdy użytkownik może mieć przypisanych jednocześnie wiele ról, określających jego uprawnienia w różnych obszarach działania programu. System pozwala określić uprawnienia użytkownika zarówno do poszczególnych formularzy jak i do poszczególnych zbiorów danych (tabel). Oznacza to, że pracownik niemający uprawnień do wypłat nie będzie mógł ich zobaczyć z żadnego miejsca w programie, nawet jeżeli teoretycznie posiada dostęp do wszystkich formularzy w programie (okien). Domyślnym użytkownikiem każdej nowo tworzonej bazy danych jest Administrator, posiadający do niej pełne uprawnienia. W pierwszym okresie pracy z programem zamiast zakładać własnego operatora możemy korzystać z uprawnień Administratora. Kolejne uruchomienie programu Domyślnie po uruchomieniu program zgłasza się główną listą folderów. Użytkownik może zmienić to domyślne ustawienie wybierając opcję: Widok Ustaw aktualny widok jako startowy. W ten sposób program po uruchomieniu może na przykład w głównym oknie wyświetlać listę pracowników. 16

17 Jeżeli po uruchomieniu, jako widok startowy wyświetlane są dane związane bezpośrednio z jedną ze zdefiniowanych w programie kartotek, to przed ich wyświetleniem program zażąda autoryzacji użytkownika. W polu Nazwa należy wpisać lub wybrać z dostępnej listy kod operatora (domyślnym operatorem programu jest Administrator). W polu Hasło dostępu wpisujemy aktualne hasło operatora (domyślnie dostęp do bazy danych nie jest zabezpieczany hasłem, akceptujemy puste pole). Rys. 3 Logowanie do bazy danych Po wprowadzeniu operatora i jego hasła zapis akceptujemy klawiszem <Enter> lub przyciskiem OK. Kod operatora może także zostać wprowadzony bezpośrednio z klawiatury (z pominięciem listy). Jeżeli wprowadzimy operatora, który nie występuje na liście operatorów otrzymamy komunikat Operator nieznaleziony. Jeżeli podane zostanie błędne hasło, program wyświetli następujący komunikat: Niepoprawne hasło dostępu operatora. Bez podania poprawnego hasła zalogowanie się do programu nie jest możliwe. 17

18 Słownik używanych terminów Okno/formularz Tytuł okna Pasek znajdujący się w górnej części okna. Zazwyczaj jego zawartość stanowią: Pasek menu tytuł okna opisujący jego zawartość, ikona symbolizującą zawartość okna oraz, podstawowe funkcje obsługi okna: zamknięcie, minimalizacja, maksymalizacja (cały ekran) okna. Pasek zawierający listę funkcji udostępnianych w danym oknie. Poszczególne pozycje paska tworzą lokalne menu (listy dostępnych funkcji). Najczęściej wykorzystywane funkcje uzupełnione zostały o skróty klawiaturowe. Opisują one kombinację klawiszy, przy pomocy, których można wywołać daną funkcję. Pasek narzędzi Pasek znajdujący się pod paskiem menu. Tworzą go - w postaci ikon / przycisków - najczęściej używane, w danym oknie funkcje. Ich wywołanie przy pomocy myszki (lewy przycisk) gwarantuje szybki dostęp do zgromadzonych danych. Pasek stanu Pasek znajdujący się dolnej części okna. Służy on wyświetlaniu informacji (komunikatów) o stanie danych znajdujących się w wybranym oknie. Przy jego pomocy wyświetlane są na przykład ostrzeżenia o niepoprawnie wprowadzonych danych. Menu lokalne Wywoływane prawym klawiszem myszy lub naciśnięciem kombinacji klawiszy <Shift+F10>. Menu lokalne zawiera listę podręcznych funkcji związanych z wybranym elementem programu. Okno dialogowe Jest to okno programu, pozwalające wprowadzić dane niezbędne do wykonania wywołanej uprzednio funkcji. Z reguły okno dialogowe, na czas wywołania funkcji blokuje dostęp do okna programu, z którego zostało ono wywołane. Okno dialogowe w dolnej części posiada przyciski: OK i Anuluj. OK pozwala na zaakceptowanie wprowadzonych, przy jego pomocy danych, jednocześnie uruchamia wybraną funkcję. Przycisk Anuluj pozwala zignorować wprowadzane dane. Jego użycie jest równoznaczne z rezygnacją z wywołania wybranej funkcji. 18

19 Okno komunikatu Służy wyświetleniu ostrzeżeń i informacji o wykrytych przez program błędach. W programie funkcjonują dwa rodzaje tego typu okien. W pierwszym przypadku po zapoznaniu się z wyświetlanym komunikatem użytkownik może jedynie zaakceptować jego treść. Zamyka okno naciskając przycisk OK, jest to wtedy jedyny przycisk wyświetlany w oknie. W drugim przypadku wyświetlany komunikat daje użytkownikowi możliwość wyboru. Wówczas wybierając przycisk Tak lub Nie decydujemy o dalszym działaniu programu. Okno oczekiwania Okno pojawia się automatycznie w trakcie wykonywania przez program czasochłonnych operacji, obliczeń. W większości przypadków w oknie wyświetlany jest wskaźnik przyrostu, pozwalający ocenić stopień zaawansowania prowadzonych obliczeń. Jeżeli w oknie znajduje się przycisk Anuluj, to jego użycie pozwala na przerwanie aktualnie wykonywanej funkcji. Folder Służy wyodrębnieniu pewnej funkcjonalności programu. Folder może zawierać inne foldery (menu folderów) lub foldery końcowe (listy danych). Menu folderów pozwala grupować logiczne powiązane ze sobą funkcje programu. Otwierając kolejne foldery wybieramy coraz bardziej szczegółową funkcjonalność programu. Folder końcowy to zazwyczaj lista danych. Przy jej pomocy użytkownik uzyskuje możliwość operowania na zgromadzonych w programie danych. Menu folderów Lista folderów, z której przy pomocy klawiatury lub myszki możemy wybrać kolejny folder lub listę. Nagłówek menu folderu Element graficzny znajdujący się nad menu folderów. Zawiera on zazwyczaj nazwę folderu oraz krótki opis znajdujących się w nim pozycji. Pasek enova (pasek skrótów) Tworzona przez użytkownika lista najczęściej otwieranych folderów programu (pierwszy od lewej wydzielony fragment głównego okna programu). Przechowuje skróty do najczęściej używanych folderów (menu folderów lub list). Pozwala to na szybkie przechodzenie do często używanych folderów programu, z pominięciem menu folderów. Drzewo folderów Zawiera hierarchiczną - w postaci drzewa - listę wszystkich folderów dostępnych w programie. Ułatwia poszukiwanie interesujących użytkownika folderów. 19

20 Lista zapisów Zawiera posortowanie dane ewidencjonowane przez program. Składa się z wierszy (jeden wiersz jeden zapis) oraz kolumn zawierających dane tego samego rodzaju znajdujące się w poszczególnych wierszach. Lista jest często folderem końcowym programu. Listy znajdują się również na formularzach. Niektóre z listy pozwalają na edycję znajdujących się w nich danych. Zapisy tworzące listę mogą być, wg kryteriów zadanych przez użytkownika, sortowanie, filtrowanie, grupowanie lub wyszukane. Nagłówek listy Zawiera opisy kolumn tworzących listę. Na kolumnach listy możemy wykonywać operacje sortowania, filtrowania i grupowania. Pasek selekcji listy Umożliwia ograniczenie liczby wyświetlanych na liście zapisów (na przykład do wybranego okresu). Pasek selekcji składa się z dostępnych filtrów kontekstów. Pasek selekcji z poziomu klawiatury wywoływany jest klawiszem <F3>. Pasek narzędzi listy Pasek znajdujący się nad nagłówkiem listy. Umożliwia trzy podstawowe operacje wykonywane na liście zapisów: Lokator listy dodawanie nowych zapisów, edycja istniejących zapisów, kasowanie zbędnych zapisów. Pozwala na szybkie wyszukiwanie zapisów. Znajdując się na liście wyszukujemy interesujący nas zapis wpisując z klawiatury jego identyfikator (kod, nazwę, itp.). Po wpisaniu pierwszego znaku (litery lub cyfry) nad listą wyświetlony zostanie pasek lokatora listy. Program poszukuje zapisu najbardziej zbliżonego do wpisanej w lokatorze sekwencji znaków i cyfr. Lokator dostępny jest wyłącznie na listach, które nie umożliwiają bezpośredniej edycji danych (większość list). Znacznik wiersza Po lewej stronie listy znajduje się kolumna zawierająca znacznik aktualnego wiersza danych. Znacznik informuje również o tym, czy rozpoczęta została edycja aktualnego zapisu. 20

21 Organizator listy Wywoływany z menu lokalnego listy. Jest to okno dialogowe pozwalające na określenie zawartości listy zapisów, sposobu ich sortowania, grupowania Formularz Poszczególne zapisy wprowadzane są do programu, modyfikowane przy pomocy formularzy. Formularz pozwala na przeglądanie oraz modyfikacje pojedynczych zapisów. Pole wprowadzania danych Jeden z podstawowych elementów formularza służący do wprowadzania, wyświetlania danych. W zależności od rodzaju danych dostępne są następujące pola danych: Etykieta Pole tekstowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci tekstu (napisu) Pole liczbowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci liczby (kwoty). Dostępny kalkulator umożliwia szybkie przeliczanie wartości. Pole daty, umożliwia wprowadzania danych w postaci daty. Dostępny podręczny kalendarz. Pole czasu, umożliwia wprowadzania danych w postaci czasu gg:mm. Pole okresu, umożliwia wprowadzania danych w postaci zakresu dat. Dostępne funkcje szybkiej zmiany okresu oraz jego rozszerzania. Pole logiczne, umożliwia wprowadzania danych w postaci Tak lub Nie. Pole prostego wyboru, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy wartości. Lista nie podlega edycji. Pole wyboru z listy, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy. Lista podlega edycji. Pole słownikowe, umożliwia wprowadzania danych bezpośrednio z klawiatury lub poprzez wybór z listy wcześniejszych zapisów. Jest to napis znajdujący się na formularzu, opisujący jego zawartość. Najczęściej występuje po lewej stronie pola, opisując dane w nim znajdujące się. Sekcja danych Pozioma kreska uzupełniona tytułem, oddzielająca od siebie logicznie powiązany ze sobą zbiór pól formularza. Zakładki formularza Jeżeli ilość danych znajdujących się w formularzu jest duża, zostają one podzielone na zakładki. Jednocześnie możliwe jest wyświetlenie tylko jednej zakładki formularza. W przypadku dużej ilości zakładek są one zapisywane w postaci drzewa zakładek. 21

22 Drzewo zakładek formularza Przy dużej ilości zakładek znajdujących się na formularzu układane są one w postaci drzewa znajdującego się z lewej strony formularza. Pozwala to na łatwe i szybkie przełączanie się pomiędzy nimi. Przycisk Element znajdujący się na formularzu wywołujący funkcję programu, opisaną na tymże przycisku. 22

23 Nawigacja po systemie, zapisywanie danych... Nawigacja po systemie System enova obsługiwany jest za pomocą myszki, klawiaturą albo w sposób mieszany. Podkreślamy, że można poruszać się po systemie wyłącznie za pomocą klawiatury. Praca w enova za pomocą myszki podlega ogólnym regułom nawigacji typowym dla aplikacji Microsoft Windows. Praca za pomocą klawiatury Za pomocą klawiatury po systemie przemieszczamy się używając klawiszy strzałek. Umieściwszy kursor na odnośniku ( linku ) do listy lub na odpowiedniej pozycji listy naciskamy klawisz Enter, aby wejść na listę lub otworzyć formularz pozycji. Jeśli naszym zamiarem jest dodanie nowej pozycji na liście używamy klawisza Insert, który wywołuje listę dostępnych formularzy. Wybór następuje za pomocą klawiszy strzałek i zakończony jest Enter em. Po otwarciu formularza wypełniamy jego kolejne pola, zatwierdzając zawartość pola (przechodząc do następnego) klawiszem Enter. W razie pomyłki Shift+Tab cofa nas do poprzedniego pola. W szczególnych przypadkach przejście do żądanego pola następuje klawiszem Tab (np. Pole wartości faktury zaliczkowej). Po wypełnieniu formularza jego zatwierdzenie następuje kombinacją Ctrl+Enter. Jeśli nie chcemy zatwierdzać zapisu, a tylko zapisać go do bufora to zamykamy naciskając ESC, co spowoduje wywołanie dodatkowego formularza z zapytaniem o intencję użytkownika. Wybór podpowiedzi Bufor spowoduje zapis do bazy niezatwierdzony, czyli podlegający dalszej edycji. Nie wszystkie dane znajdują się na 1-szej zakładce formularza. Zmiana zakładek następuje za pomocą klawiszy Ctrl+Page Up/Page Down (lub Ctrl+cyfra/nr kolejny zakładki). Do wyświetlanych niezbędnych do analizy danych na liście służą filtry umieszczone nad listami. Dostęp do tych list następuje za pomocą klawisza F3. Przemieszczanie między filtrami to użycie Enter, nadanie wartości następuje poprzez odpowiedni wpis lub poprzez wybór z pomocniczej listy wywołanej klawiszem F4. Do menu na górnym toolbarze dostajemy się za pomocą klawisza F10. Wybór funkcji tradycyjnie za pomocą strzałek i Enter a. Przeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie Przeszukiwanie list (lokator) Na każdej liście możliwe jest wyszukiwanie danych poprzez wpisywanie kolejnych znaków z klawiatury. Nie wymaga to wywoływania dodatkowych funkcji, lecz jedynie 23

24 ustawienie kursora na dowolnej pozycji listy. Rozpoczęcie wprowadzania znaków wywołuje pole lokatora. Rys. 4 Pole Lokator po wprowadzeniu 3 znaków Wyszukiwanie prowadzone jest wg zapisów w różnych kolumnach listy, poczynając od znaku pierwszego. Przykład: Będąc na liście faktur, przy kursorze ustawionym na dowolnym zapisie z listy, rozpoczynamy wprowadzanie kolejnych znaków będących nr faktury (np. FV/0122). Nad filtrami pojawi się dodatkowe pole, które będzie wyświetlało znaki wprowadzone przez operatora i najbliższe ich dopełnienie podpowiedziane przez system (na niebieskim tle). Wprowadzenie każdego znaku przybliża nas do właściwego dokumentu poprzez automatyczną zmianę kursora na liście faktur. System podpowiada dalszy ciąg znaków i jeśli uzyskamy zgodność podpowiedzi z zapisem, który był poszukiwany, kursor będzie umieszczony na właściwej pozycji. Błędy w wyszukiwaniu. Jeśli w ciągu wprowadzanych znaków popełnimy błąd i system nie będzie mógł podpowiedzieć kolejnej pozycji z listy, zakończy wyszukiwanie. Jednocześnie przed polem wyszukiwania pojawi się informacja, wg których zapisów system przeszukuje daną listę. Rys. 5 Próba wprowadzenia nieistniejącej w systemie nazwy Wyczyszczenie pola przeszukiwania wykonujemy klawiszem ESC lub kasując kolejne wprowadzone znaki klawiszem Backspace. Patrz też: Filtrowanie danych 24

25 Konfiguracja list Do zmian wyświetlanych na liście kolumn, ich położenie, włączenia dodatkowego grupowania i filtrowania służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy lub na pasku narzędzi. Rys. 6 Wywołanie funkcji Organizuj listę Druga zakładka formularza Kolumny umożliwia modyfikację wyświetlanych na liście kolumn. W lewym oknie tej zakładki wyświetlone są dostępne z tego poziomu dane/kolumny, w prawym dane/kolumny aktualnie dostępne na liście. Jeśli chcemy na liście umieścić dodatkowe dane, zaznaczamy je kursorem w lewym oknie i za pomocą klawisza Dodaj pole przenosimy do prawego. Jeśli chcemy z listy usunąć dane, zaznaczamy je kursorem w prawym oknie i za pomocą klawisza Usuń pole przenosimy do lewego. Jeśli chcemy z danej konfiguracji listy korzystać na bieżąco, to po jej ustawieniu (przed wyjściem z listy) należy uruchomić funkcję Zapamiętaj ustawienia tabeli z menu Widok. Zakładka Ogólne organizatora listy zawiera również możliwość włączenia różnych sumowań danych w kolumnach. Zalecane jest włączanie doraźne sumowań do celów analitycznych. Nie należy włączać sumowania i uruchamiać funkcji Zapamiętaj ustawienia tabeli. Konsekwencją takiego ustawienia może być kilkuminutowy czas wejścia na listę przy dużej liczbie danych, gdyż system przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych. 25

26 Sortowanie list Każda lista jest sortowana zgodnie ze standardem producenta (np. lista faktur sortowana jest wg kolumny Data). O sortowaniu świadczy mały trójkącik w nagłówku kolumny. Rys. 7 Lista sortowana wg dnia wystawienia dokumentu Zmianę sortowania uzyskujemy poprzez klikniecie w nagłówek innej kolumny. Wykonanie ponowne tej czynności na tym samym nagłówku spowoduje sortowanie w odwróconym porządku (np. do Z do A). Nie należy włączać funkcji Zapamiętaj ustawienia tabeli (patrz: Konfiguracja list), jeśli ustawione zostało sortowanie wg kolumny wyliczanej przez system (np. stan towarów w magazynie) lub kolumny sumującej pola z bazy danych (np. adres na liście kontrahentów) Konsekwencją takiego ustawienia może być kilkuminutowy czas wejścia na listę przy dużej liczbie danych, gdyż system przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych. Filtrowanie danych System proponuje kilka metod filtrowania danych. Filtry standardowe. Każda lista wyposażona jest w standardowy zestaw filtrów umieszczonych nad listą danych. Zmiany ustawień filtrów powodują zmiany w wyświetlanych danych. Przykład: Na liście faktur zmiana okresu (np. miesiąc bieżący na miesiąc poprzedni) spowoduje wyświetlenie danych z poprzedniego miesiąca. Rys. 8 Fragment filtrów z listy faktur 26

27 Filtrowanie poszukiwanie pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków. Aby znaleźć pojedynczy zapis/rekord uruchamiamy formularz przeszukiwania listy za pomocą klawiszy <Ctrl+F>. Po wprowadzeniu ciągu znaków uruchamiamy poszukiwanie przyciskiem Szukaj. Formularz przeszukiwania listy ustawiony jest w standardzie na sprawdzenie wartości z jednej kolumny. Stąd istotne jest zaznaczenie właściwej kolumny (wpisany ciąg znaków powinien występować zaznaczonej kolumnie. Zaznaczenie kolumny, w której przeszukiwane będą dane następuje poprzez umieszczenie aktywnej części kursora we właściwej kolumnie (jasna część kursora ma być w kolumnie, której dane przeszukujemy). Rys. 9 Zaznaczona kolumna NAZWA Zmiana parametrów formularza, tak by przeszukiwane były wszystkie kolumny może powodować długie wyszukiwanie. Szczególnie, jeśli na liście znajdują się kolumny z danymi wyliczanymi lub łączonymi (np. stan magazynu lub pole adresu na liście kontrahentów, które wyświetla cały adres w jednej kolumnie. Po wykonaniu powyższych czynności kursor zatrzymuje się na najbliższym rekordzie o zadanym ciągu znaków. Jeśli nie jest to właściwy rekord należy powtórzyć poszukiwanie. 27

28 Rys. 10 Formularz wyszukiwania pojedynczego zapisu po dowolnym ciągu znaków Powtórzenie poszukiwania pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków. Powtórzenie wykonujemy wciskając klawisze <Ctrl+F3>. Kursor przeskakuje do następnego pola o zadanym ciągu znaków. Filtrowanie poprzez zawężenie listy wyświetlanych rekordów do zwierających określony ciąg znaków. Funkcję uruchamiamy klawiszami <Ctrl+Shift+F>. Zalecane filtrowanie w zaznaczonej kolumnie (patrz wyżej). Po wykonaniu funkcji na liście wyświetlone zostaną tylko te rekordy, które zawierają wprowadzony w filtr ciąg znaków. Filtrowanie metodą Ctrl+Shift+F jest bardzo szybką funkcją przeszukiwania listy (o ile zaznaczona kolumna nie wyświetla danych wyliczanych lub łączonych). Kasowanie filtra Ctrl+Shift+F Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wciśnięcie klawisza Usuń filtr lub poprzez wyjście z listy. 28

29 Filtrowanie wg funkcji w nagłówku kolumny Do włączenie dodatkowych filtrów w nagłówkach kolumn służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy. W celu włączenie filtrów należy na pierwszej zakładka Ogólne formularza Organizuj listę włączyć check przy opisie: Filtrowanie zapisów > Przy pomocy warunków przypisywanych poszczególnym polom. Rys. 11 Włączenie filtrowania w nagłówkach kolumn Po zamknięciu formularza na liście przy nazwach kolumn pojawią się strzałki. Ich kliknięcie rozwinie menu, z którego wybierzemy lub zdefiniujemy filtr. Włączenie filtra zawęża listę wyświetlanych danych. Rys. 12 Wywołany filtr w nagłówku kolumny 29

30 Kasowanie filtra Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wybór opcji Wszystkie, wciśnięcie przycisku X pod listą (pojawia się po włączeniu filtra) lub poprzez wyjście z listy. Grupowanie Do włączenie grupowania na liście służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy. W celu włączenie grupowania należy na pierwszej zakładce Ogólne formularza Organizuj listę włączyć check przy opisie: Grupowanie zapisów > Według dowolnych pól Rys. 13 Włączenie grupowania na liście Po zamknięciu formularza na liście tuż nad kolumnami pojawi się szary pasek, w obszar, którego wprowadzamy nagłówek kolumny. Wprowadzenie odbywa się na zasadzie drag and drop. Trzymając wskaźnik myszy na szarym pasku nad kolumnami, klikamy prawym klawiszem myszy. Z dostępnego menu wybieramy np. Rozwiń wszystkie grupy. Można rozwinąć pojedynczą grupę poprzez naciśnięcie + przy nazwie grupy. Rozwinięcie wszystkich grup można również uzyskać poprzez zaznaczenie parametru Automatycznie rozwijaj grupy zapisów. Wyświetlane dane będą uwidocznione w zależności od wprowadzonego nagłówka. 30

31 Rys. 14 Zbiorcze rozwinięcie elementów grupowanych W przypadku grupowania wg cechy, poprawne grupowanie uzyskujemy wyłącznie dla cech tekstowych bez atrybutu historyczności. Kasowanie grupowania Grupowanie kasujemy poprzez ponowne zrzucenie nagłówka kolumny w szereg pozostałych nagłówków lub poprzez wyjście z listy. Grupowanie wg cechy grupującej W systemie enova istnieje możliwość grupowania danych w postaci drzewka za pomocą cechy grupującej. Jest to jedyna cecha dodawana z poziomu interfejsu użytkownika (a nie tylko z listy konfiguracyjnej Opcje). Grupowanie zostanie omówione na przykładzie cennika. Aby pogrupować dane należy włączyć grupowanie wg cechy grupującej tzn. nacisnąć przycisk z ikoną katalogu po prawej stronie toolbara nad listą pozycji. W tej chwili pojawi się na formularzy, po lewej stronie pionowe pole z 1-szą gałązką drzewa o nazwie Wszystko, a nad tym polem dwie ikony katalogów. Ikona 1-sza z lewej aktywuje dodatkowe pola do zaznaczania gałązek drzewka (o ile takie istnieją). Pozwala to na sumowanie/wyświetlanie zapisów z różnych gałązek drzewa w obrębie tej samej cechy oraz uzyskanie iloczynu/zawężenie danych/zapisów z różnych grup przynależnych do różnych cech. Ikona 2-ga pozwala na definiowanie cechy oraz nadawanie wartości cesze. Definiowanie cechy Ustawiamy/klikamy kursor na gałązce Wszystko. Przyciskamy 2-gą ikonę, co powoduje wyświetlenie formularza definiującego nazwę cechy o charakterze grupującym. Wpisujemy nazwę (np. Grupa). Pod gałązką Wszystko pojawi się gałązka drzewa o 31

32 nazwie Grupa, a pod nią podlista o nazwie Bez wartości. Po tej operacji mamy w systemie cechę grupującą o nazwie Grupa, która jest wymagalna przy zakładaniu nowej karty towarowej. Dotychczas istniejące karty zostały umieszczone pod wartością cechy Bez wartości. Kolejną czynnością jest nadanie wartości cesze o nazwie Grupa (np. Tekstylia i Galanteria. W tym celu ustawiamy kursor na gałązce Grupa (lub na gałązce bez wartości ) i ponownie naciskamy 2-gą ikonę z wizerunkiem katalogu. Pojawia się formularz, na którym wpisujemy wartość cechy Grupa np. Tekstylia. Aby nadać kolejną wartość np. Galanteria, czynność powtarzamy. Mamy obecnie cechę Grupa, jej wartości Tekstylia i Galanteria, pozostaje nadanie kartom towarowym wartości cechy (np. umieszczenie karty o nazwie Koszulka w grupie Tekstylia). W tym celu tj. w Windows, zaznaczamy karty, które mają być umieszczone w określonej grupie i na zasadzie drag and drop przeciągamy w obszar odpowiedniej gałązki drzewa. Rys. 15 Grupowanie wg cech grupujących Włączenie pól, do zaznaczania grup checkboxami (patrz rysunek), uzyskujemy poprzez naciśnięcie zielonej ikony katalogu (w górnym lewym rogu na rysunku). Zaznaczenie wartości cechy z różnych grup/cech (na rysunku Tekstylia z grupy/cechy Grupa i Kolorowe z grupy/cechy Podgrupa) wyświetla karty towarowe przynależne do obu grup (czyli iloczyn elementów zaznaczonych). Dostępne klawisze Lista klawiszy użytych w programie enova (znacznikiem [Win] oznaczone zostały klawisze standardu Windows). F1 - Pomoc [Win] F2 - Wejście do edycji danych na liście [Win] F3 - Wejście na belkę filtrów listy (jest to belka, która znajduje się bezpośrednio nad listą) F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator, itp [Win] F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane są z bazy danych [Win] F6 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne 32

33 F7 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F8 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F9 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F10 - Przejście do menu okna [Win] F11 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F12 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne Shift+F4 - Otwarcie formularza z lookup'a Shift+F8 - Podsumowanie wszystkich elementów listy Shift+F10 - Otwarcie menu lokalnego kontrolki Ctrl+F3 - Wyszukuje następną pozycję na liście (kontynuacja: Ctrl+F) Ctrl+F9 - Konfiguracja programu aktualnej firmy Ctrl+Shift+F9 - Odświeżenie konfiguracji programu aktualnej firmy Alt+F3 - Sortowanie listy zapisów wg aktualnej kolumny Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna Ctrl+Space - Na formularzu to samo, co F4; na liście zaznacza/odznacza aktualny zapis Alt+ - To samo, co F4 [Win] Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa Alt+Enter - Na liście w trybie edycji otwiera formularz dla zapisu Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie Ctrl+Shift+Enter - Aktualizacja zapisu Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) [Win] Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) [Win] Ctrl+Tab - Przechodzi do następnej strony danych (zakładki) [Win] Ctrl+Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej strony danych (zakładki) [Win] Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe [Win] Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem [Win] Alt+Backspace - W kontrolkach edycyjnych wycofuje zmiany [Win] Alt+ - Na głównym oknie wyświetla następną stronę [Win]; na formularzu wyświetla poprzedni zapis Alt+ - Na głównym oknie wyświetla poprzednią stronę [Win]; na formularzu wyświetla następny zapis Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu Ctrl+Shift+Del - Na liście historycznej kasuje zaznaczony zapis ze wszystkimi aktualizacjami 33

34 Ctrl+PgUp - Przechodzi do poprzedniej strony danych (tj Ctrl+Tab) Ctrl+PgDown - Przechodzi do następnej strony danych (tj Ctrl+Shift+Tab) Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka Ctrl+F - Otwiera formularz szukaj Ctrl+H - Na formularzu otwiera stronę z cechami Ctrl+P - Uruchamia standardowy wydruk dla okna Ctrl+S - Zapisuje aktualnie edytowane dane oraz odświeża dane z bazy Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce Ctrl+<cyfra> - Otwiera kolejną zakładkę na formularzu. Pierwsza zakładka Ctrl+1, dziesiąta Ctrl+0. Ctrl+<litera> - Klawisz skrótu wyświetlający odpowiednią stronę danych; na liście otwiera formularz na od razu na odpowiedniej stronie Ctrl+Shift+F - Otwiera okienko filtrowania po dowolnym tekście zapisów na liście Ctrl+Shift+H - Zamienia wartości na liście Ctrl+Shift+S - Zapisuje aktualne dane i dodane nowy zapis bez zamykania formularza Ctrl+Shift+P - Wyświetla listę wszystkich wydruków przypisanych do okna Ctrl+Shift+<litera> - Dodaje nowy zapis odpowiedniego typu Alt+<litera> - Aktywuje wyróżnioną funkcję (pozycja w menu, kontrolka na oknie) [+] lub [=] - rozwija wskazany poziom drzewa [-] lub [_] - zwija wskazany poziom drzewa [*] - rozwija jeden poziom drzewa dla wszystkich elementów na liście (drzewie) 34

35 Ewidencja Środków Pieniężnych krok po kroku Ewidencjonowanie operacji kasowych Ustawianie konfiguracji dla raportów kasowych O tym, czy w programie będzie prowadzona rejestracja operacji kasowych decydują ustawienia opcji w programie (Pasek narzędzi / Narzędzia / Opcje) w części: Konfiguracja Ewidencji Środków Pieniężnych / Ewidencje. Rys. 16 Formularz definiowania Kasy W programie istnieje możliwość zdefiniowania osobnych stanowisk kasowych, dzięki czemu można w prosty sposób stwierdzić, na którym stanowisku kasowym zostały wykonane poszczególne operacje. Dla danego operatora można przyporządkować odrębne stanowisko kasowe (szufladę kasową). W przypadku, gdy w firmie zdefiniowanych jest kilka stanowisk kasowych, ewidencja obrotu gotówką na poszczególnych stanowiskach jest prowadzona niezależnie. Dla 35

36 każdego stanowiska kasowego użytkownik może sporządzić odrębny raport kasowy, co pozwala kontrolować gotówkę niezależnie na każdym ze stanowisk. Zakładka Ogólne Zakładka Ewidencje zależne Nazwa należy podać nazwę Kasy (np. Kasa gotówkowa lub Kasa/Kraków) Symbol należy wpisać symbol kasy, który będzie używany, jako skrót do oznaczania raportów np. RK/KASA1 Wpłaty / wypłaty wprowadzane za pomocą Dokumentów, Ewidencji, Raportów, Zakładaj automatycznie decyduje o tym że jeśli po stronie modułu handel/faktury będą generowanie automatyczne zapłaty w przypadku gdy nie będzie raportu za dany okres utworzy się automatycznie nowy. Definicja raportu należy ustawić RK jest to symbol dokumentu raportu kasowego lub stworzyć nową definicję po stronie EŚP, Definicja ewidencji dokumentów ewidencja, do której po zatwierdzeniu wpadną wyciągi bankowe. Okres raportu raporty mogą być dzienne, dekadowe, miesięczne i inne. Saldo bilansu otwarcia należy wpisać stan początkowy dla raportów kasowych prowadzonych w danej kasie, który jest równy stanowi początkowemu konta księgowego, na które będą księgowane raporty kasowe. Do ewidencji środków pieniężnych typu KASA można stworzyć hierarchię ewidencji zależnych wg sposobu zapłaty. Dzięki temu mechanizmowi można przekierować zapłaty o określonym sposobie płatności do innej ewidencji niż kasa gotówkowa (funkcja przydatna głównie przy wystawianiu dokumentów w module Handel). Sposób zapłaty wybór sposobu zapłaty w tym polu spowoduje, że nadanie go na płatności w handlu przekieruje automatyczną zapłatę za dokument z ewidencji nadrzędnej, jaką jest np. kasa gotówkowa do ewidencji podrzędnej, którą należy wcześniej założyć pod typem: Kasa Podrzędna należy wskazać ewidencję podrzędną, do której będą wpływały zapłaty przy wcześniej określonym sposobie zapłaty. 36

37 Rys. 17 Kasa / Ewidencje zależne Przy takim ustawieniu podczas wystawiania dokumentu sprzedaży w module Handel gdzie, jako sposób zapłaty została wybrana karta zostanie wygenerowana zapłata do ewidencji Karta, a nie Kasa gotówkowa. Zakładka Prawa danych aby dana ewidencja była aktywna należy uzupełnić zakładkę prawa danych nadając odpowiednie prawo wybranym operatorom. 37

38 Nagłówek nowego raportu kasowego Rys. 18 Formularz nowego raportu kasowego W celu dodania nowego raportu kasowego w ramach, którego będą wystawiane dokumenty KP lub KW, należy w menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP / Raporty dodać nowy raport dla Kasy gotówkowej. Nowy raport kasowy będzie ewidencjonowany w Ewidencji odpowiadającej kasie gotówkowej. Na pierwszym formularzu nic wprowadzamy z wyjątkiem ewentualnej zmiany okresu. Na zakładce Ogólne raportu prezentowane jest saldo początkowe, suma wpłat i wypłat oraz saldo końcowe. Wystawianie dokumentu KP/KW... Z poziomu menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP / Dokumenty kasowe w ramach Kasy gotówkowej i danego raportu kasowego dodajemy nowy dokument wpłaty => KP (skrót Ctrl+Shift+T) lub wypłaty => KW (skrót Ctrl+Shift+W). Wydawanie pieniędzy z kasy dotyczy przeważnie płatnych gotówką, zwrotów sprzedaży detalicznej i fakturowej, oraz podczas odnotowywania wypłat gotówkowych związanych z płatnościami dla dostawców lub podczas odnotowywania zaliczek wpłacanych dostawcom w poczet przyszłych zakupów. Dodatkowo program umożliwia odnotowanie dokonania operacji KP (wpłat) i KW (wypłat) niezwiązanych bezpośrednio z transakcjami np. wypłaty zaliczek dla pracowników, wypłaty gotówki do banku, wpłata drobnej gotówki do wydawania reszty itp. 38

39 Rys. 19 Wystawianie kwitka KP/KW Definicja oznaczenie dla dokumentu wpłaty/wypłaty kasowej. Kontrahent należy podać kontrahenta lub pracownika lub wypełnia się pola. Zwrot zaznaczenie tego pola oznacza, że dana wpłata dotyczy płatności związanej z korektą faktury lub innego dokumentu, który wymaga zwrotu pieniędzy (znaczenie tego ma istotny wpływ przy księgowaniu dokumentów kasowych na konta księgowe kontrahentów) Jeżeli nie wypełni się pola Kontrahent, należy ustawić parametr Podlega rozliczaniu na Nie. Jeżeli wypełni się pole Kontrahent to parametr Podlega rozliczaniu ustawiamy na Tak. Kwota należy wpisać kwotę. Zapłata za należy wpisać numer dokumentu, za który regulujemy płatność. Jeżeli dokument kasowy nie dotyczy zapłaty do dokumentu, to pole pozostać puste. W tym polu nie należy wpisywać opisów dodatkowych np. taxi itp. Pole odpowiada za automatyzację parowania płatności i zapłat po numerze dokumentu. 39

40 Opis należy wpisać dodatkowy opis dokumentu KP/KW np. zapłata częściowa, zapłata faktur. Rozliczenia ta sekcja na dokumencie wskazuje, czy dokument jest rozliczany (sparowany). Stan stan dokumentu może być rozliczony, nierozliczony, częściowo rozliczony. Data wskazuje datę rozliczenia dokumentu. Rozliczono określa kwotę rozliczoną. Do rozliczenia określa kwotę, jaka pozostaje do rozliczenia. Windykacje jest to opcja aktywna tylko wtedy, gdy w programie jest aktywny moduł windykacji. Stan określa, na jakim etapie windykacyjnym jest dana pozycja i kiedy ten stan przez mechanizm windykacji został nadany. Sekcji Windykacje nie wypełnia się w trakcie ewidencjonowania dokumentu. Jest ona wyłaniana przez osoby zarządzające windykacjami. Drukowanie dokumentu KP/KW i raportu kasowego Będąc na formularzu kwitka naciskamy ikonę drukarki. Zaś będąc na raporcie kasowym z danego dnia naciskamy ikonę drukarki i drukujemy raport. Zamykanie raportu kasowego W programie operacje kasowe numerowane i wyświetlane na listach są zawsze w obrębie danego raportu kasowego. Tego typu rozwiązanie jest najczęściej stosowane w większości firm, gdyż umożliwia codzienną kontrolę stanu gotówki w poszczególnych szufladach kasowych. Aby zamknąć dany raport kasowy, należy: Sprawdzić, czy wszystkie dokumenty w ramach danego raportu kasowego są Zatwierdzone. Aby zamknąć dany raport, można na liście Raporty - podświetlić dany raport kasowy i wybrać worker Zamknij Raport, lub po zaznaczeniu raportu na liście wybrać z menu Czynności > Zamknij raport. Można także skorzystać z parametru w konfiguracji - Konfiguracja Ewidencji ŚP/Zatwierdzanie dokumentów - 'Raporty kasowo - bankowe'. Zaznaczenie parametru na Tak skutkuje automatycznym zatwierdzaniem (zamykaniem) raportów EŚP podczas wychodzenia z raportu przez Zapisz i zamknij. Jeżeli dokonamy zamknięcia raportu kasowego, dany raport przez pojawi się również w Ewidencji Dokumentów gdzie będzie mógł podlegać dekretacji, na konta księgowe o ile użytkownik posiada również moduł Księgowość. 40

41 Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w PLN Przygotowanie konfiguracji dla wyciągów bankowych O tym, czy w programie będzie prowadzona rejestracja operacji bankowych decydują ustawienia opcji w programie (Narzędzia / Opcje) w części: Konfiguracja Ewidencji Środków Pieniężnych. Rys. 20 Formularz konta bankowego Należy ustawić rachunki bankowe, dla których będą ewidencjonowane wyciągi bankowe. Standardowo w parametrach konfiguracyjnych predefiniowany jest jeden rachunek bankowy, który można zmodyfikować lub dodać nowe rachunki. W programie istnieje możliwość zdefiniowania osobnych rachunków bankowych w danym banku lub w wielu bankach. Dzięki temu można w prosty sposób sprawdzać stan kont bankowych lub w jakim banku i na jakim koncie zostały wykonane poszczególne operacje. W przypadku, gdy w firmie zdefiniowanych jest kilka rachunków bankowych, ewidencja obrotu pieniężnego dla poszczególnych kont bankowych jest prowadzona niezależnie. Dla każdego konta bankowego użytkownik może sporządzić odrębny wyciąg bankowy. 41

42 Operacje między kontami bankowymi, oraz między kontami bankowymi, a kasą muszą być przeprowadzane przez konto środki pieniężne w drodze. Nazwa należy podać nazwę rachunku bankowego (np. Rachunek bieżący PKOSA). Symbol należy wpisać symbol rachunku bankowego, który będzie używany, jako skrót do oznaczania wyciągów bankowych np. PKO- PODST. Wpłaty/wypłaty prowadzone za pomocą można wybrać Raporty lub Ewidencje, np. nowe wyciągi będą dodawane na liście EŚP > Raporty. Bank należy z listy banków wybrać bank i nazwę konta. Najpierw należy uzupełnić listę banków o informację o banku. Rachunek należy wpisać nr konta, z którego będą ewidencjonowane wyciągi bankowe. Definicja raportu należy wybrać WB (wyciąg bankowy) lub zdefiniować własny z poziomu konfiguracji Ewidencje ŚP- definicje dokumentów. Definicja ewidencji dokumentów ewidencja, do której po zatwierdzeniu wejdą wyciągi bankowe. Okres raportu wyciągi bankowe mogą być ewidencjonowane dziennie, dekadowo, miesięcznie Saldo bilansu otwarcia należy wpisać stan początkowy dla wyciągów bankowych ewidencjonowanych w danym rachunku bankowym, który jest równy stanowi początkowemu konta księgowego, na które będą księgowane wyciągi bankowe (Stan dla konta księgowego należy wprowadzić dokumentem BO w Ewidencji dokumentów/ Dokumenty). Ewidencjowanie wyciągu bankowego W celu dodania nowego wyciągu bankowego w ramach, którego będą ewidencjonowane dokumenty wpłat lub wypłat bankowych, należy w menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP / Raporty dodać nowy raport dla Rachunku bankowego. Wyciąg bankowy będzie ewidencjonowany w kontekście Ewidencji odpowiadającej danemu rachunkowi bankowemu. Na formularzu edycji podlega wyłącznie okres raportu domyślnie proponowany przez program). Ewidencjonowanie wpłaty / wypłaty bankowej Z poziomu menu głównego programu w opcji Ewidencja ŚP / Raporty wybieramy raport przygotowany dla danego rachunku bankowego i na zakładce Wpłaty i wypłaty wprowadzamy operacje bankowe. W ramach danego wyciągu bankowego dodajemy nowy dokument wpłaty (skrót Ctrl+Shift+T) lub wypłaty (skrót Ctrl+Shift+W). 42

43 Rys. 21 Formularz ewidencjonowania wpłaty / wypłaty wyciągu bankowego Wydawanie pieniędzy z banku dotyczy głównie operacji związanych z płatnościami dla dostawców lub podczas odnotowywania zaliczek wpłacanych dostawcom w poczet przyszłych zakupów. Dodatkowo program umożliwia odnotowanie dokonania operacji wpłat i wypłat niezwiązanych bezpośrednio z transakcjami np. wypłaty dla pracowników, wypłaty gotówki do banku, opłat bankowych, odsetek bankowych, podatków do urzędów. Kontrahent należy podać kontrahenta lub pracownika lub nie podajemy nie wypełnia się pola. Jeżeli nie wypełni się pola Kontrahent, należy ustawić parametr. Zwrot zaznaczenie tego pola oznacza, że dana wpłata dotyczy płatności związanej z korektą faktury lub innego dokumentu, który wymaga zwrotu pieniędzy (znaczenie tego ma istotny wpływ przy księgowaniu dokumentów kasowych na konta księgowe kontrahentów). Podlega rozliczaniu na Nie. Jeżeli wypełni się pole kontrahent parametr Podlega rozliczaniu ustawiamy na Tak. Kwota należy wpisać kwotę. Zapłata za należy wpisać numer dokumentu, za który regulujemy płatność. Jeżeli dokument wpłaty/wypłaty bankowej nie dotyczy 43

44 zapłaty/wypłaty do dokumentu, lub nie ma wskazanego na wyciągu bankowym numeru dokumentu, za który regulowana jest płatność to pole to powinno pozostać puste. W tym polu nie należy wpisywać opisów dodatkowych np. zapłata za fakturę. Pole odpowiada za automatyzację parowania płatności i zapłat po numerze dokumentu. Opis należy wpisać opis dokumentu kasowego, np. opłata bankowa. Rozliczenia ta sekcja na dokumencie bankowym wskazuje, czy dokument jest rozliczany (sparowany). Stan stan dokumentu może być rozliczony, nierozliczony, częściowo rozliczony. Data wskazuje datę rozliczenia dokumentu. Rozliczono określa kwotę rozliczoną. Do rozliczenia określa kwotę, jaka pozostaje do rozliczenia. Windykacje jest to opcja aktywna tylko wtedy, gdy w programie jest aktywny moduł windykacji. Stan określa, na jakim etapie windykacyjnym jest dana pozycja i kiedy ten stan przez mechanizm windykacji został nadany. Zarządzenie uprawnieniami do zapłaty sekcja w której dostępne są parametry umożliwiające sterowanie na uprawnieniu widocznością zapłat. Wynagrodzenie Wartość tego pola może wynikać wprost z odpowiedniego ustawienia w polu Tytuł zapłaty (Wynagrodzenie/Inna zapłata) lub może być obliczana. Zapłata będzie oznaczona jako Wynagrodzenie jeśli podmiotem zapłaty będzie pracownik i zapłata nie będzie w pełni rozliczona lub będzie rozliczona z płatnościami wynikającymi z list płac. W pozostałych przypadkach zapłata będzie oznaczana jako Wynagrodzenie=Nie (np. rozliczenia zaliczek delegacji. Zapłata handlowa domyślnie każda wpłata i operacja bankowa przychodowa oznaczane są jako Zapłata handlowa=tak. Egzekwowanie praw wykorzystujących ten mechanizm jest włączane w konfiguracji. Sekcji Windykacje nie wypełnia się w trakcie ewidencjonowania dokumentu. Jest ona wyłaniana przez osoby zarządzające windykacjami. Matryce zapłat Matryce dla wpłat i wypłat w raportach EŚP definiuje się na liście Ewidencja środków pieniężnych / Matryce zapłat. 44

45 Rys. 22 Matryca zapłaty Matrycy można przypisać powtarzające się dane typu kwota, podmiot, opis, cecha zapłaty, cecha opisu analitycznego, opis analityczny itp. Pole Numer dokumentu jest możliwe do wykorzystania tylko dla operacji kasowych wprowadzanych w raportach. Poniżej lista miejsc, w których istnieje możliwość użycia matrycy (czynność Wypełnij wg matrycy): Lista zapłat w raporcie EŚP, Formularz zapłaty, Lista Dokumenty kasowe, Formularz dokumentu kasowego, Lista Wpłaty i wypłaty. Można dodać nową zapłatę wybierając w raporcie lub na liście dokumentów kasowych Wplata / Wypłata wg matrycy lub używając skrótów klawiszowych Ctr+K / Ctr+W. Za pomocą matrycy można zmienić dane na wcześniej dodanych zapłatach pod warunkiem, że będą w buforze. Sprawdzanie stanu konta bankowego Po wprowadzeniu całego dokumentu wyciągu bankowego można sprawdzić stan danego konta. W tym celu przechodzimy na Zakładkę Ogólne Raportu bankowego. 45

46 Zamykanie wyciągu bankowego W programie operacje bankowe numerowane i wyświetlane na listach są zawsze w obrębie danego wyciągu bankowego. Tego typu rozwiązanie jest najczęściej stosowane w większości firm, gdyż umożliwia codzienną kontrolę stanu środków pieniężnych na poszczególnych kontach bankowych. Aby zamknąć dany wyciąg, można na liście Raporty - podświetlić dany wyciąg bankowy i wybrać worker Zamknij Raport, lub po zaznaczeniu raportu na liście wybrać z menu Czynności > Zamknij raport. Wszystkie dokumenty (wpłaty/wypłaty bankowe) ewidencjonowane w ramach wyciągu bankowego, dziedziczą z wyciągu jego stan, stąd zamknięcie wyciągu powoduje, że i one też się zamykają. Podobnie jak w przypadku raportu kasowego można skorzystać z parametru w konfiguracji Konfiguracja / Ewidencji ŚP / Zatwierdzanie dokumentów 'Raporty kasowo bankowe'. Zaznaczenie parametru na Tak skutkuje automatycznym zatwierdzaniem (zamykaniem) raportów EŚP podczas wychodzenia z raportu przez Zapisz i zamknij. Po w/w czynnościach dokument wyciąg bankowy przechodzi na poziom księgowości do Ewidencji Dokumentów gdzie będzie podlegał dekretacji. 46

47 Ewidencjonowanie wyciągu bankowego w walucie obcej Przygotowanie konfiguracji dla wyciągu w walucie obcej magazyn walut W Opcjach / Ewidencja dokumentów / Definicje dokumentów tworzymy nową definicję dla wyciągów bankowych w EUR np. WBEUR. Rys. 23 Tworzenie nowej ewidencji dokumentów dla wyciągu w EUR W Opcjach / Ewidencje ŚP/ Ewidencje tworzymy nową Ewidencję dla wyciągów bankowych w EUR: Wprowadzamy nazwę i symbol np. BANKEUR. Wybieramy walutę raportu np. EUR. Dla tworzonej ewidencji możemy wybrać domyślną tabelę kursową. Zaznaczamy pole Obsługa magazynu walut! Ustawiamy, aby dokumenty były wprowadzane za pomocą Raportów. Ustawienie domyślnego sposobu wyliczania wartości będzie decydować o uzupełnianiu się pola dla Magazynu Walut na zakładce ogólne w Wypłacie z ewidencji walutowej. Uzupełniamy pola związane z identyfikacją numeru rachunku bankowego. 47

48 Wybieramy okres raportu odpowiadający okresowi wyciągów bankowych dostarczanych przez bank. Wybieramy definicję raportu np. WB; pole to jest wymagalne. Wybieramy nowostworzoną definicję z Ewidencji dokumentów WBEUR. Saldo bilansu otwarcia dla rachunku bankowego w walucie obcej z włączonym magazynem walut, stan początkowy określany jest bilansem magazynu walut. Na zakładce Prawa danych ustawiamy odpowiednio prawa dostępu do ewidencji dla poszczególnych operatorów. Rys. 24 Konfiguracja ewidencji środków pieniężnych w EUR 48

49 Wprowadzanie kursów walut Kursy walut w systemie enova mogą być wprowadzane ręcznie lub przy pomocy mechanizmu importującego. Wybierając Narzędzia / Kursy walut, wprowadza się kurs ręczne. W tym celu należy na formatce kursy walut wybrać odpowiednio daty obowiązywania i ogłoszenia, po wybraniu dat należy w polu kurs wpisać kurs na dany dzień, dla konkretnej waluty. Rys. 25 Kursy walut Aby skorzystać z funkcji importu kursów z NBP należy wybrać Narzędzia / Import kursów średnich NBP - kursy pobierane są ze strony Narodowego Banku Polskiego. Jeśli ma być zaimportowany kurs bieżący należy na formatce ustawić pole importuj na Ostatni ogłoszony i wybrać Zapisz i zamknij. Rys. 26 Import kursów średnich NBP 49

50 Aby importować kursy historyczne z jednego dnia należy w polu Importuj wybrać Z dnia, wskazać odpowiednie daty i wybrać Zapisz i zamknij. Rys. 27 Import kursów średnich NBP Można też importować kursy historyczne za dłuższy okres czasu, w tym celu należy w polu importuj wybrać Za okres oraz ustawić odpowiedni zakres dat w polu Tabele kursowe ogłoszone w okresie. Jeśli kurs został ogłoszony w danym dniu system zaimportuje kurs, dla tabel bez kursu pojawi się komunikat w oknie Log. Wszystkie kursy historyczne prezentowane są w Narzędzia / Opcje / Ewidencje ŚP / Waluty, na zakładce notowania dla wybranej waluty. Ewidencjonowanie wpłat / wypłat bankowych w walucie obcej Podobnie jak w przypadku ewidencji w PLN najpierw tworzymy nowy raport. Następnie będąc w raporcie przechodzimy na zakładkę Wpłaty i wypłaty i dodajemy nową operację. Będąc na formularzu operacji na zakładce ogólne wprowadzamy wszystkie niezbędne informacje i podajemy kwotę operacji w walucie obcej. W przypadku ewidencji z włączoną obsługą magazynu walut na każdej wpłacie i wypłacie widnieje dodatkowe pole Magazyn walut. 50

51 Rys. 28 Ewidencjonowanie wpłaty w walucie obcej Na Wpłatach pole to domyślnie przyjmuje wartość Wg kursu dnia i ustawienie takie wymaga wpisania kursu na zakładce dodatkowe. Możliwe jest również ustawienie w tym polu wartości Nie podlega, co spowoduje, że operacja nie będzie uwzględniana przy wyliczaniu różnic kursowych. Następnie przechodzimy na zakładkę dodatkowe i tam podajemy kurs przeliczenia kwoty w walucie obcej na wartość w PLN. Wartość operacji w PLN policzy się automatycznie wyniku przemnożenia wartości w walucie obcej przez podany kurs przeliczenia. W tym miejscu możemy skorzystać ze zdefiniowanej i uzupełnionej wcześniej tabeli kursowej. Na każdej operacji Wpłaty na zakładce Magazyn Walut tworzą się zasoby, które pokazują wartości waluty wchodzące na magazyn i ich wartość w PLN po kursie dnia. Aby na zakładce Magazyn Walut pojawiły się wartości, należy zapisać raport. 51

52 Rys. 29 Przeliczenie wpłaty w walucie obcej na PLN Na Wypłatach w polu Magazyn walut domyślnie ustawiana jest wartość wg zasobów. Przy takim ustawieniu na wypłacie nie ma potrzeby wprowadzania kursu. Jej wartość w PLN wyliczy się automatycznie na podstawie cząstkowych wartości w PLN wcześniejszych wpłat ją finansujących. Podczas zapisywania raportu bankowego/kasowego należy z poziomu EŚP lub w konfiguracji na Ewidencji wykonać czynność Przelicz magazyn walut. Raport nie powinien być wtedy zatwierdzony po stronie Ewidencji Dokumentów. W konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Ewidencje ŚP / Ogólne) jest możliwość odznaczenia parametru Przeliczanie magazynu walut podczas zapisywania, wtedy nie będzie konieczności przeliczania magazynu walut po wprowadzeniu raportu. Można zastosować ten parametr tylko wtedy, gdy operacje z obsługą walut nie są nigdy wprowadzane na wielu stanowiskach jednocześnie. 52

53 Rys. 30 Prezentacja magazynu walut Każdy taki obrót pokazuje cząstkowe sparowania rozchodów waluty z magazynu i wcześniejszych wpłat je finansujących. Przy ustawionej wartości Wg zasobów w polu Magazyn walut rozchody odbywają się po kursach przychodów i na utworzonych sparowaniach nie powstają różnice kursowe. W przypadku ustawienia na Wypłacie w polu Magazyn walut wartości Wg kursu dnia wymagane będzie wpisanie na zakładce Dodatkowe kursu, według którego nastąpi przeliczenie waluty na PLN. Przy tak zaewidencjonowanym rozchodzie waluty na zakładce Magazyn walut powstaną obroty, w których kursy wpłat będą inne niż kurs wypłaty. Obroty takie będą dodatkowo prezentowały wyliczone różnice kursowe na ewidencji śp. Mechanizm magazynu walut pozwala na automatyczne wyliczanie różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku walutowym lub w kasie walutowej. W momencie zatwierdzania wypłaty środków dla wypłacanej kwoty w walucie obcej wyliczana jest różnica wartości w PLN wynikająca z różnicy pomiędzy kursem wpłaty i kursem wypłaty. 53

54 Zasoby i obroty magazynu walut Zasoby magazynu walut i obroty w magazynie walut możemy oglądać z poziomu Ewidencji ŚP. Ewidencja ŚP / Magazyn walut / Zasoby (Obroty). Zasoby magazynu walut pokazują dostępne zasoby waluty powiększane każdą kolejną wpłatą, a pomniejszane każdą wypłatą. Obroty magazynu walut pokazują sparowane ze sobą wpłaty waluty i wypłaty. Parowanie to odbywa się automatycznie w momencie zatwierdzania dokumentu wypłaty. Parowania tworzone są zgodnie z zasadą FIFO (pierwsze weszło > pierwsze wyszło). Na każdej wypłacie każdym takim sparowaniu tworzy się różnica kursowa pomiędzy kursem wpłaty a kursem wypłaty. UWAGA! Parowania tworzą się automatycznie, ale automatycznie się nie przeliczają. W sytuacji wprowadzania wypłat z datami wcześniejszymi niż wpłaty istniejące już w programie sparowania będą niewłaściwe i różnice kursowe będą policzone niepoprawnie. Aby doprowadzić do poprawności należy dokonać przeliczenia magazynu walut z poziomu konfiguracji danej ewidencji lub na liście raportów. Przygotowywanie bilansu otwarcia zasobów magazynu walut W praktyce możliwa jest sytuacja, że zakładana przez nas ewidencja waluty obcej jest kontynuacją ewidencji prowadzonej wcześniej poza systemem enova i wymaga wprowadzenia stanu początkowego zasobów. Na taki stan początkowy zasobów mogą składać się wcześniejsze wpłaty zaewidencjonowane według różnych kursów. Aby poprawnie stworzyć stan początkowy, który będzie następnie uwzględniany przy wyliczaniu różnic kursowych od własnych środków należy wykonać następujące czynności: Tworzymy nowy okres obrachunkowy wcześniejszy niż pierwszy okres, dla którego była prowadzona księgowość w enova, np ( ). Wprowadzamy w ewidencji środków pieniężnych z datą wyciąg bankowy zawierający wszystkie wpłaty waluty, które maja złożyć się na BO 2011 r. Wprowadzony raport należy zatwierdzić. Zatwierdzonemu raportowi należy w Ewidencji dokumentów nadać stan Wprowadzony. Kopiowanie zasobów magazynu walut Na liście Raportów w Ewidencji środków pieniężnych dostępna jest czynność kopiowania zasobów magazynu walut z wypłaty niepodlegającej rozliczeniu wykonanej z jednej ewidencji w walucie obcej na wpłatę zaewidencjonowaną w innej ewidencji prowadzonej w tej samej walucie. 54

55 Rys. 31 Kopiowanie zasobów magazynu walut Naliczanie różnic kursowych magazynu walut Będąc w ewidencji dokumentów wybieramy nowy rodzaj dokumentu Różnice kursowe MW. Wskazujemy właściwą datę dokumentu, która będzie datą księgowania i wybieramy polecenie Generuj różnice kursowe MW. Pojawia się okienko, w którym wskazujemy okres, za jaki mają być zebrane różnice kursowe. Powinien zostać wskazany okres jednostronnie otwarty tak, aby program uwzględnił wszystkie zapisy z przeszłości aż do daty generowania różnic. W polu okres obrachunkowy wskazujemy ten, w którym dokonujemy księgowania różnic kursowych. Rys. 32 Generowanie różnic kursowych MW 55

56 Naliczanie różnic kursowych od rozrachunków Aby naliczyć różnice kursowe (zwykłe) należy w ewidencji dokumentów wybrać Nowy (Różnice kursowe). Następnie należy ustawić odpowiednią datę (np. na koniec miesiąca) i naliczyć różnice kursowe wybierając czynność Różnice Kursowe za odpowiedni okres: Rys. 33 Naliczanie różnic kursowych od rozrachunków Okres powinien być ustawiony tak, aby obejmował datę rozliczenia płatności z zapłatą. Różnice kursowe zostaną naliczone automatycznie. UWAGA! Naliczanie różnic kursowych od rozrachunków oraz różnic kursowych MW wymaga dodatkowo licencji na moduł księgowy (KH lub KPIR). Przygotowanie przelewów W programie enova przygotowanie przelewów może nastąpić na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na zbiorczym przygotowaniu przelewów dotyczących rozliczeń transakcji na podstawie listy Zobowiązań i należności (lub listy Rozrachunków wg dokumentów). W celu ich przygotowania należy wejść na listę zobowiązań i należności (lub Rozrachunków wg dokumentów) w Ewidencji ŚP i wybrać zobowiązania z listy, do których chcemy wystawić przelewy (np. wg kontrahenta), a następnie z menu Czynności wywołać funkcję Przygotuj Przelewy. Po uruchomieniu opcji Przygotuj przelewy pojawi się formularz, na którym, należy uzupełnić pola: 56

57 Rys. 34 Formularz przygotowania przelewu Data należy podać datę przygotowania przelewu można ją zmienić do czasu zatwierdzenia przelewu. Rachunek wg płatności - zaznaczenie parametru na Tak pozwala stworzyć przelewy dla ewidencji śp wskazanych wcześniej na zobowiązaniu. Możliwe jest generowanie zbiorczo przelewów dla różnych ewidencji. Z rachunku należy podać rachunek bankowy, z którego dane przelewy będą realizowane. Filtr priorytetów pozwala wygenerować przelewy dla płatności o określonych priorytetach (np. 1;2). Wyjątki priorytetów pozwala podczas generowania przelewów wykluczyć płatności o określonych priorytetach. Łączone Tak/Nie jest to opcja, która pozwala określić czy ze zobowiązań dla poszczególnych kontrahentów mają być łączone przelewy, czy mają być regulowane na oddzielnym przelewie. Podczas generowania przelewów, dla których w polu tytułem opisy płatności w raz z datą przekraczają 106 znaków, program sam skraca opis płatności tylko do numeru płatności. łącz wg numerów włączony umożliwia łączenie przelewów dla zobowiązań o takich samych numerach. kontroluj Tytułem włączenie parametru powoduje rozpoczęcie tworzenia nowego przelewu w przypadku, gdy numery zobowiązań przestają mieścić się w polu 'Tytułem'. Tylko przelewowe jeśli zaznaczony na Tak generowane są przelewy dla płatności ze sposobem zapłaty typu przelew. Po prawidłowym wypełnieniu w/w formularza pojawi się lista sporządzonych przelewów, którą można zweryfikować i zapisać na liście Przelewów w Ewidencji ŚP. 57

58 Możemy uzyskać: pustą listę nic nie naliczono formularz dokumentu (tutaj przelewu) naliczono jeden listę z wieloma dokumentami możemy na niej dokumenty zmieniać lub kasować Przelewy można drukować w dwóch egzemplarzach lub w jednym, z datą przelewu lub bez. W Ewidencji ŚP- Przelewy w czynnościach można zmienić datę lub tytuł przelewu. Domyślnie w tytule pojawia się opis z datą z płatności, co program skraca w przypadku przelewów z wieloma płatnościami do numerów. Aby kontrolować co ma zawierać pole tytuł na przelewie, można w rozszerzonej definicji dokumentu(opcje-ewidencja Dokumentówdefinicje dokumentów) zaznaczyć co ma przenosić się na płatność (opis żarówka). Drugim sposobem przygotowania przelewów są przelewy niezwiązane bezpośrednio z przeprowadzonymi w programie transakcjami. Tego rodzaju przelewy można przygotowywać bezpośrednio z poziomu Menu główne / Ewidencja ŚP / Przelewy. Z opcji tej można przygotowywać i drukować przelewy dla: Kontrahentów, Pracowników, ZUS-u, Urzędu skarbowego, Walutowe. Po wybraniu z menu właściwego rodzaju przelewu pojawi się formularz do wyboru rachunku bankowego, z którego będzie realizowany przelew. Następnie pojawi się formularz nowego polecenia przelewu, na którym należy wypełnić informacje. Data należy podać datę przygotowania przelewu. Póki przelew nie zostanie zatwierdzony można tą datę zmienić. Kontrahent należy podać kontrahenta, dla którego będzie dany przelew. Rachunek odbiorcy pole wypełni się na podstawie informacji zawartej na karcie. kontrahenta. Kwota należy podać kwotę przelewu. Tytułem należy podać opis przelewu. 58

59 Rys. 35 Przygotowanie przelewu Przelewy mogą mieć dwa statusy: nie zatwierdzony tzn. mogą być dokonywane zmiany oraz zatwierdzony (w domyśle) przekazany do banku. Zmianę statusu przelewu określa operator. Wydruk przelewu Będąc na formularzu przelewu naciskamy ikonę drukarki. Przelew można wydrukować w całości lub na gotowy formularzu. Stan przelewu Na liście Zobowiązań i Należności po wyfiltrowaniu zobowiązań nierozliczonych jest widoczna kolumna o stanie przelewu: brak przelewu do zobowiązania - N jest przelew niezatwierdzony - T jest przelew zatwierdzony - Z jest przelew częściowy - C jeżeli na płatności sposób zapłaty to Gotówka, wtedy w kolumnie z przelewami będzie - (dla takiej płatności też można stworzyć przelew). Na listach związanych z kontrolą rozrachunków dodatkowo można uzyskać informacje o przygotowanych przelewach. Pola dostępne są w organizatorze listy: Do przelania Przelano 59

60 Przeglądanie rozrachunków Na liście Rozrachunki wg dokumentów/ wg kontrahentów istnieje możliwość przeglądania rozrachunków z perspektywy rozliczeń w Ewidencji ŚP oraz w kontekście dat księgowania. Można też tworzyć wydruki analiz rozrachunków w oparciu o obroty na kontach oraz naliczać dokumenty rozliczeniowe. Odpowiednią widok można uzyskać za pomocą ustawień filtrów na liście rozrachunków: Rys. 36 Filtry na liście rozrachunki wg dokumentów Data aktualności pozwala na przeglądanie stanu płatności na konkretny dzień, ustawiana automatycznie z daty systemowej. Okres pozwala na wyfiltrowanie listy wg dowolnego okresu, należy tylko prawidłowo określić zakres dat. Indeks możliwość wyodrębnienia płatności rozliczonych i nierozliczonych. Wartość określa jakie wartości mają być prezentowane (Kwota/Rozliczono/Do rozliczenia). Typ pozwala na zawężenie listy do zobowiązań bądź należności Rodzaj na liście pokażą się tylko Płatności lub tylko Zapłaty. Zwroty możliwość zawężenia listy do dokumentów zwykłych lub korekt Przeterminowane filtr ten koresponduje z filtrem Dni oraz polem Zwłoka, można ograniczyć listę do należności bądź zobowiązań w zależności od ilości dni zwłoki. Waluta pozwala wyodrębnić rozrachunki w PLN i w walutach obcych Zakres po wyfiltrowaniu listy pokazują się płatności związane tylko z kontrahentami, pracownikami lub urzędami. Podmiot umożliwia zawężenie listy do jednego podmiotu, na który opiewają płatności. Może to być zarówno kontrahent, pracownik, bank itd. Stan księgowania - odpowiada za stan dokumentu np. czy posiada dekret (Wszystkie / Niezaksięgowane / Zaksięgowane / Księgowane zbiorczo). Okres KS pozwala na wyfiltrowanie listy wg dowolnego okresu odpowiadającego za datę zaksięgowania dokumentów. Pole jest aktywne, jeżeli stan księgowania jest wybrany Zaksięgowane. Indeks KS odpowiada za stan rozliczenia księgowego (Wszystkie/ Nierozliczone/ Rozliczone/ Niedoksięgowane- istnieje przynajmniej jedno rozliczenie kasowe, które nie zostało jeszcze zaksięgowane). Wartość KS określa jakie wartości mają być prezentowane pod kątem działań księgowych (Kwota/Do rozliczenia/rozliczono). Konto dodatkowo można wskazać konto jakie ma być wyfiltrowane np.200-*. 60

61 Na listach są kolumny Zobowiązanie/ Należność oraz Zobowiązanie KS/Należność KS prezentujące wartości kasowe i księgowe dla każdego rozrachunku. Rozliczanie dokumentów Rozliczanie dokumentów, inaczej parowanie zapłat z płatnościami może następować w trakcie ewidencjonowania dokumentów kasowych lub wpłat/wypłat bankowych. Aby dokonać rozliczenia należy wprowadzić dokument kasowy lub wpłatę/wypłatę bankową. Rys. 37 Dokument Wypłaty bankowej za faktury Istotne jest by w polu Zapłata za wprowadzony został numer lub numery faktur, rozliczanych przez dany zapis. Po wypełnieniu wszystkich pól na dokumencie kasowym lub bankowym, należy uruchomić funkcję Rozliczenie. 61

62 Rys. 38 Formularz Rozliczanie dokumentów Ukaże się lista dokumentów nierozliczonych dla danego kontrahenta, wraz z zaznaczonymi pozycjami, które zostały wskazane na dokumencie kasowo/bankowym w polu Zapłata za. Jeżeli operator właśnie te pozycje chce rozliczyć wystarczy zatwierdzić daną propozycję klawiszem <OK>. Domyślnie jest zaznaczony parametr w konfiguracji Ewidencja ŚP / Rozrachunki, Automatyczne rozliczanie wg numerów dokumentów. Jeżeli z tego poziomu użytkownik chce rozliczyć kolejne dokumenty, należy wybrać daną pozycję z listy i wybrać czynność dodaj. Można wybraną pozycję zwolnić, wtedy przejdzie do pola listy i następnie dodać odpowiedni dokument. Jeżeli na zapłacie nie ma wskazanej kwoty, podczas rozliczania jest możliwość dodawania wielu dokumentów i ustalenia na tym poziomie jaka kwota ma być rozliczona. Filtry dostępne na rozliczeniu: Rodzaj Rozliczenie/Rozliczenie zwrotu/razem. W buforze Pokazuje płatności będące w buforze (takich płatności nie można rozliczyć). Księgowane na inne konta Pozwala sprawdzić czy druga strona rozliczenia zaksięgowana jest na inne konto rozrachunkowe (można rozliczać tylko rozrachunki księgowane na to same konto). Zgodna kwota Pozwala wyświetlić płatności o takiej samej kwocie która została wpisana na zapłacie. Filtr numeru Pozwala wyfiltrować płatności wg całego lub części numeru płatności. Zakres daty Wskazanie zakresu dat płatności. Zakres terminu Wskazanie zakresu dat dla terminu płatności. 62

63 Po wykonaniu operacji rozliczenia (sparowania dokumentów), dokument wpłaty i dokumenty zaległości mogą przyjąć status rozliczonych lub częściowo rozliczonych. Jeżeli na liście podpowiedzi jest kilka płatności z tym samym numerem dokumentu i datą a zapłata na część kwoty, wtedy program do automatycznego rozliczania podpowiada w pierwszej kolejności te z krótszym terminem płatności. Dokumenty, które rozliczane są daną wpłatą kasowo/bankową widoczne są na zakładce Rozliczenia w Płatności/Zapłacie. Na rozliczeniu jest data rozliczenia kasowego oraz w przypadku dokumentów zaksięgowanych, data rozliczenia księgowego tzw. Data KSI (pole można uzyskać z organizatora listy). Dodatkowo jest możliwość edycji daty rozliczenia kasowego, jednak nie może być wcześniejsza od daty ostatniego dokumentu. Rys. 39 Rozliczenie Standardowo można rozliczać płatności, które są zatwierdzone. Aby była opcja rozliczenia płatności w buforze, w konfiguracji (Ewidencje ŚP-Rozrachunki) należy zaznaczyć parametr Pozwalaj rozliczać płatności w buforze. Dane rozliczenie (sparowanie) można anulować poprzez wejście na dokument zapłaty na zakładkę Rozliczenia i Przelewy, i wybranie opcji Usuń. Można również rozliczać (parować) dokumenty wpłaty i wypłaty. Np. pobranie zaliczki i zwrot nierozliczonej kwoty zaliczki. Aby takie dwa dokumenty rozliczyć, należy otworzyć 63

64 jeden z nich, a następnie z funkcji Czynności wykonać należy Rozliczenie zwrotu lub Razem. W przypadku, gdy rozliczane jest zobowiązanie z należnością tj. kompensata należności ze zobowiązaniem, należy z opcji EŚP/Rozrachunki wg dokumentów dla danego kontrahenta wejść na listę dokumentów nierozliczonych, a następnie zaznaczyć płatności do skompensowania i z funkcji Czynności wykonać Naliczenie / Kompensat (Naliczanie kompensat zostało opisane w rozdziale Kontrola rozrachunków / Kompensata). Program, wtedy rozliczy wskazane dokumenty, ponadto sporządzi dokument kompensaty, który można wydrukować. W przypadku pełnej księgowości można dokument kompensaty zaksięgować. Na liście Rozrachunki wg dokumentów w EŚP istnieje możliwość rozliczania rozrachunków hurtowo. W tym celu należy zaznaczyć płatności i zapłaty, a następnie z menu Czynności wybrać Rozliczanie dokumentów (skrót F7). Rys. 40 Rozliczanie dokumentów Wg numeru program rozlicza dokumenty wg numerów na wpłacie bądź wypłacie. Wg kwoty program rozlicza dokumenty wg kwot na płatnościach i zapłatach, jeśli np. są dwie płatności na tę samą kwotę i tylko jedna zapłata to program rozliczy tą płatność, która ma wcześniejszą datę wystawienia. Wg kwoty (+ zwroty) parametr pozwalający przy rozliczaniu wg kwot uwzględniać płatności oznaczone jako Zwrot. Rozlicz pozostałe zaznaczony na Tak rozliczy kilka płatności z zapłatami, jeśli na, Nie rozliczy tylko jedną płatność z zapłatą. Pozostałe (+ zwroty) parametr pozwalający przy rozliczaniu bez analizy numerów i kwot uwzględniać płatności oznaczone jako Zwrot. + zgodność cechy pole pozwala rozszerzyć wybór wcześniejszych parametrów związanych z rozliczaniem o możliwość rozliczania płatności i zapłat z identycznymi wartościami danej cechy. 64

65 W programie jest również możliwość rozliczania dokumentów z zapłatami w różnych walutach. O tym czy rozliczenie nastąpi prawidłowo decydują wartości wprowadzone na płatnościach oraz na zapłatach. Na przykład jeżeli dokument jest w walucie obcej EUR a zapłata w USD na rachunek bankowy PLN, w wyciągu bankowym PLN należy kwotę operacji wpisać w USD, a w walucie ewidencji kwotę przeliczoną na PLN, (czyli to, co wpłynęło na rachunek). Następnie podczas rozliczania, należy wybrać fakturę w Euro i ręcznie na rozliczeniu dopisać kwotę wpłaty w PLN ( ta sama kwota, co w walucie ewidencji). Jeżeli zapłata nastąpiła w walucie obcej euro na rachunek walutowy euro, wtedy kwota i kwota w walucie systemowej będą w tej samej walucie, a na zakładce dodatkowe zostanie wprowadzony kurs i nastąpi przeliczenie na PLN. W innym przypadku zapłata w EUR nastąpiła na rachunek walutowy w USD, wtedy kwotę wprowadza się w EUR, w walucie systemowej w USD, a na zakładce dodatkowe przeliczenie następuje po kursie USD. Płatność w euro Rys. 41 Zobowiązanie w walucie Rys. 42 Zobowiązanie w walucie przeliczone po kursie 65

66 Zapłata na rachunek w PLN Zapłata na rachunek EUR Rys. 43 Zapłata walutowa do ewidencji w PLN Rys. 44 Zapłata walutowa do ewidencji walutowej 66

67 Zapłata w EUR na rachunek USD Rys. 45 Zapłata walutowa w innej walucie niż waluta rachunku 67

68 Księgowość krok po kroku Konfiguracja Na początku pracy z enova w opcjach należy wprowadzić dane konfiguracyjne dotyczące poprawnej i oczekiwanej przez użytkownika działalności programu. Ewidencja dokumentów Dane związane z Ewidencją dokumentów wprowadzamy w Narzędzia / Opcje / Ewidencja Dokumentów. Zakładka Ogólne Rys. 46 Ogólne 68

69 Sekcja: Operacje na ewidencji dokumentów: Włącz czynność Zapłać za dokumenty na liście dokumentów ewidencji - W przypadku wprowadzania do ewidencji dokumentów gotówkowych, czynność ta umożliwia stworzenie do danego dokumentu płatności, która jest kierowana do wskazanego raportu kasowego lub bankowego. Włącz czynność Renumeruj na liście dokumentów ewidencji - Wprowadzając dokumenty do systemu zdarza się zaburzenie numeracji poprzez dowolne wprowadzenie lub usunięcie wcześniejszego dokumentu. Zaznaczenie opcji na Tak uaktywnia funkcję renumeracji w ewidencji dokumentów. Czynność Przygotuj dodatkowe płatności dla list płac - Umożliwia dodanie płatności do nowego dokumentu PK. Po ustawieniu parametru na TAK wymieniona czynność wygeneruje nowy dokument PK z płatnościami, natomiast po ustawieniu parametru na NIE czynność doda płatności do dokumentu listy płac. Sekcja: Ukrywanie dodatkowych pól ewidencji dokumentów: Na formularzu dokumentów na pierwszej zakładce występują pola, które nie zawsze są wykorzystywane przez użytkowników. Dla przejrzystości formularza w przypadku nie korzystania z okien program daje możliwość wyłączenia ich. Z tego miejsca można też wyłączyć unikalność pola Nr dodatkowy. Sekcja: Ukrywanie wybranych typów ewidencji dokumentów: W ewidencji dokumentów zawarte są typy dokumentów występujące w różnych przedsiębiorstwach. Program daje możliwość wyłączenia nie wykorzystywanych typów. Zaznaczając ogólny parametr ukrywania wybranych typów dokumentów zaznaczamy te które nie wykorzystujemy. Zmiany zapisujemy < Zapisz i zamknij >. Sekcja: Wykrywanie duplikatów w ewidencji dokumentów: Można zaznaczyć, które pola na dokumentach mają podlegać weryfikacji i jaka ma być reakcja programu (informacja, ostrzeżenie czy błąd) w przypadku próby wprowadzenia do systemu dokumentu o identycznych parametrach. Sekcja: Księgowanie dokumentów: Domyślne daty księgowania zakupu i sprzedaży w przypadku predekretowania dokumentów istnieje możliwość wyboru daty, z jaką będzie tworzony dekret księgowy, może on być tworzony wg daty wpływu,wg daty dokumentu lub ewidencji w przypadku zakupu. Dla sprzedaży do wyboru są daty dokumentu, operacji oraz ewidencji. Pokaż folder dokumentów poprzedniego okresu Po zaznaczeniu parametru na tak w ewidencji dokumentów pojawi się nowa lista: 'Dokumenty - poprzedni okres' prezentującą dokumenty ewidencji z wcześniejszego okresu obrachunkowego w stosunku do okresu głównej listy dokumentów. Sekcja: Prawa definicji ewidencji: Umożliwia przypisanie operatorom praw do definicji dokumentów. Prawa przypisuje się na danej definicji dokumentu ewidencji. 69

70 Sekcja: Eksport do księgowości zewnętrznej: Pola w tej sekcji przeznaczone są do wpisania identyfikatora bazy wymaganego przy imporcie do innych programów danych w formacie xml (CDN) i ewentualnie włączenia zezwolenia na zmianę tego identyfikatora podczas eksportu. Dodatkowo istnieje możliwość wyboru aby stawka - eksportowała się jako niepodlegająca VAT. Zakładka Definicje dokumentów Rys. 47 Definicje dokumentów Definicje dokumentów jest to miejsce, które można porównać z dużą komodą zawierającą szufladki. Każda szufladka zawiera swoją nazwę np. Zakup ewidencja, Sprzedaż ewidencja, Wyciąg bankowy itp. zawarte w typie dokumentów. Wprowadzając dokumenty w Ewidencji Dokumentów chcemy dane dokumenty posortować, czyli przyporządkować do odpowiedniej szufladki. Każda szufladka może posiadać zdefiniowane swoje dokumenty, czyli podzielona jest na mniejsze szufladki, w których umieszczamy nasze dokumenty. Duża szuflada typ: Zakup ewidencja Szufladki w dużej szufladzie definicje Zakup paliwa, Zakup materiałów, Zakup towarów, Zakupy różne. Aby stworzyć sobie swoje szufladki w głównej szufladzie wykonujemy następujące czynności. Ewidencja Dokumentów / Definicje dokumentów. W polu Typ wybieramy dużą szufladę, do której zdefiniujemy swój dokument np. zakup ewidencje. Klawisz 70

71 <Insert> lub klikając Nowy (definicja dokumentu) Pojawi się tabela, w której wprowadzamy Nazwę Zakupy różne, Symbol nazwa skrócona, która musi być unikalna. Zatwierdzenie <Ctrl+Enter> lub klikając OK. Pojawi się nowo zdefiniowany dokument w szufladzie Zakup ewidencja. Powtórne zatwierdzenie należy wykonać w czasie wyjścia z opcji klawisz <Zapisz i zamknij> lub <Ctrl+Enter> brak zatwierdzenia spowoduje, że zdefiniowana grupa nie pojawi się w ewidencji dokumentów. Analogicznie jak szufladę zakup możemy każdą szufladkę podzielić na części wedle swojego zapotrzebowania. Rys. 48 Definicja dokumentu Lista po lewej stronie (Dostępne pola) to lista pól, które mogą być użyte w definicji numeracji. Po prawej stronie znajduje się aktualna definicja. Pole oznaczone * to automatycznie nadawany numer kolejny, cyfra za nim to wielkość numeru. Przyciski w środkowej części ekranu służą do przemieszczania pól między panelami lub w obrębie panelu Pola wzoru numeracji. Gdy podświetlone są elementy lewego panelu oznaczone znakiem +, przycisk Dodaj pole jest nieaktywny. Dodawać możemy tylko części składowe (np. Dzień, Miesiąc i Rok) dla daty. W dolnej części ekranu wyświetlany jest przykład numeru, stworzonego wg aktualnej definicji. Każdy element może być użyty tylko raz. Po przeniesieniu element jest wstawiany nad podświetlony element definicji. Aby zmienić kolejność elementów podświetlamy element znajdujący się pod pozycją, na której chcemy umieścić element i naciskamy przycisk Dodaj pole. 71

72 Rozszerzenie definicji Zakładka Rozszerzenie Definicji pozwala na indywidualne ustawienia pewnych parametrów dla Dokumentów Ewidencji. Szczegółowo rozszerzone definicje zostały opisane w rozdziale - Ewidencja dokumentów. Prawa danych Zakładka Prawa danych daje możliwość przypisania operatorowi praw do danej definicji dokumentu ewidencji. Obsługę praw danych należy włączyć na zakładce Opcje / Ewidencja Dokumentów / Ogólne. Zakładka Płatności Rys. 49 Płatności Sekcja: Domyślne ewidencje środków pieniężnych: Kasa gotówkowa wybór jednej z kas, aby podpowiadała się, jako domyślna. Rachunek bankowy wybór jednego z banków, aby podpowiadał się, jako domyślny. Domyślne ewidencje zadziałają w sytuacji, gdy dla płatności nie uda się wyliczyć ewidencji śp z innych ustawień np. z operatora lub definicji płatności na kartotece podmiotu. Termin płatności ewidencji od daty wpływu pozwala liczyć termin płatności w dokumentach ewidencji od daty wpływu. 72

73 Ewidencja VAT Zakładka Ogólne Rys. 50 Ewidencja VAT Ogólne Podleganie obowiązkowi podatkowemu VAT informacja czy firma jest płatnikiem VAT. o Tak zakładka VAT na dokumentach zakupu i sprzedaży. o Nie brak zakładki VAT na dokumentach zakupu i sprzedaży. Wartość dokumentu należy wprowadzić na pierwszej zakładce w polu wartość. Domyślnie dokumenty podlegają VAT na zakładce VAT automatyczne podpowiadanie tabelki do umieszczania danych. Pokaż puste nagłówki rejestrów, Dok.handlowe zawsze podlegają VAT ustawienie obu parametrów z wartością "Tak" będzie skutkowało prezentacją w rejestrze VAT faktur końcowych sprzedaży z zerowymi wartościami (bez elementów VAT). Domyślne definicje powstania obowiązku podatkowego VAT wybór najczęściej występujących obowiązków podatkowych w firmie. o Mały Podatnik - zaznaczenie parametru na TAK dla podmiotu posiadającego status Małego Podatnika. 73

74 o Sprzedaż - wybór definicji domyślnej dla sprzedaży. Mali podatnicy stosują rozliczenie VAT kasowe według daty zapłaty jeżeli prowadzą sprzedaż dla czynnych podatników VAT. Wyst. Przed. Sprzed. w polu tym można wskazać domyślną definicję POV dla dokumentów z datą wystawienia wcześniejszą niż data wydania towaru lub wykonania usługi, inną niż definicja POV domyślna dla faktur sprzedaży. W tym polu powinna być ustawiona definicja POV 'Kasowe - data operacji' (rozliczenia częściowe wg dat częściowych zapłat, nie później niż w dacie operacji). o Korekty sprzedaży bez daty - parametr pozwalający na zatwierdzanie dokumentów korekt bez wprowadzania daty rozliczenia VAT. Datę uzupełnia się po otrzymaniu podpisanej faktury. o Bierny Podatnik VAT - pole aktywne po zaznaczeniu parametru Mały podatnik na TAK. W przypadku sprzedaży dla podatników bez VAT rozliczenie jest w momencie zapłaty z warunkiem 90 dni. o Zakup - wybór definicji domyślnej dla zakupu. Podstawowa stawka VAT umożliwia wpisanie domyślnej stawki dla elementu VAT. Dozwolony okres powstawania rozliczeń VAT umożliwia wskazanie dozwolonego okresu, w którym mogą być wprowadzane zmiany na dokumentach skutkujące zmianami w rejestrze VAT wraz ze wskazaniem reakcji podczas próby wprowadzenia takiej zmiany (Błąd, Ostrzeżenie, Informacja). Podstawa opisu analitycznego elementów VAT bez odliczeń w kwocie netto parametr umożliwia wybór sposobu sumowania do wartości opisu analitycznego elementów VAT z odliczeniem ustawionym na Nie. Podstawa opisu analitycznego elementów VAT warunkowych w kwocie netto parametr umożliwia wybór sposobu sumowania do wartości opisu analitycznego elementów VAT z odliczeniem ustawionym na Warunkowo. 74

75 Zakładka Definicje powstania obowiązku VAT Rys. 51 Definicje powstania obowiązku VAT Opis działania przy wyborze poszczególnych możliwości z podziałem na Typ- Sprzedaż/Zakup: Kasowe 30 dni, kasowe 90 dni, kasowe 180 dni wybierając ten typ rozliczenia VAT w Ewidencji VAT nie powstaje żadne rozliczenie. Rozliczenie pojawi się dopiero, gdy dana faktura zostanie zapłacona i w Ewidencji Środków Pieniężnych rozliczona. Po upływie dni określonych na definicji, jeżeli zapłata nie nastąpiła (częściowo lub w całości), rozliczenie przyjmuje status Kasowe- Wymuszone Warunkiem. W zależności od praw odliczenia dla zakupu: 75

76 Rys. 52 Definicja powstania obowiązku VAT kasowe 180 dni Po upływie okresu traci się prawo do odliczenia VAT lub nie. W ewidencji dokumentów należy wygenerować dokument Rozliczenie Kasowe VAT raz w miesiącu lub częściej, w którym zostaną pobrane do rozliczenia dokumenty zapłacone. Informacje z dokumentu rozliczenia kasowego zostaną pobrane do rozliczenia w deklaracji VAT. Kasowe data operacji dla tej definicji rozliczenie VAT pojawi się dopiero, gdy dana faktura zostanie zapłacona w części lub w całości, jeśli nie było zapłaty, rozliczenie powstanie z datą operacji. Kasowe data zapłaty dla tej definicji rozliczenie VAT pojawi się dopiero, gdy dana faktura zostanie zapłacona w części lub w całości. Należy na koniec danego okresu wygenerować dokument rozliczenia kasowego VAT, który znajduje się w ewidencji dokumentów. Kasowe termin płatności rozliczenie VAT powstaje z datą zapłaty jeśli nie było zapłaty, rozliczenie powstaje wg terminu płatności. Należy na koniec danego okresu wygenerować dokument rozliczenia kasowego VAT, który znajduje się w ewidencji dokumentów. Kasowe wg dowolnej daty gdy na dokumencie wybrana jest ta definicja powstania obowiązku, dokument nie jest jeszcze rozliczany w Ewidencji VAT. Rozliczenie pojawi się dopiero, gdy dana faktura zostanie zapłacona i rozliczona z zapłatą w Ewidencji Środków Pieniężnych jeśli nie było zapłaty rozliczenie utworzy się z datą wskazaną dla Zakładki VAT na dokumencie. Aby nastąpiło rozliczenie w ewidencji dokumentów należy wygenerować dokument Rozliczenie Kasowe VAT. Dokument rozliczenia kasowego został szczegółowo omówiony na stronie 78. Standard bezpośrednie umieszczenie w ewidencji VAT po wprowadzeniu dokumentu. Standard - wg daty operacji: data rozliczenia VAT ustalana na podstawie daty operacji (daty dostawy towaru lub wykonania usługi), Termin płatności umieszczenie w Ewidencji VAT po upływie terminu płatności pobranej z formatki kontrahenta. Wg daty zaewidencj dni data rozliczenia VAT ustalana wg daty zaewidencjonowania nie później niż 30 dni od daty operacji. Wg daty zaewidencj dni data rozliczenia VAT ustalana wg daty zaewidencjonowania nie później niż 60 dni od daty operacji. Wg daty zaewidencj dni data rozliczenia VAT ustalana wg daty zaewidencjonowania nie później niż 90 dni od daty operacji. Wg daty zaewidencj. - termin pł. data rozliczenia VAT ustalana wg daty zaewidencjonowania nie później niż w terminie płatności. WDT - 15 dni data rozliczenia VAT ustalana wg daty zaewidencjonowania nie później niż 15 dni od końca miesiąca ustalonego wg daty operacji. Wg dowolnej daty umieszczenie w Ewidencji VAT w terminie wskazanym na dokumencie. 76

77 Zakładka Definicje stawek VAT Rys. 53 Definicje stawek VAT Nowy (Definicja stawki VAT) definiowanie nowych stawek VAT w systemie. Za pomocą parametru Zablokowane można zablokować konkretną stawkę VAT, aby nie pojawiała się na elementach VAT. 77

78 Zakładka Deklaracja VAT - 7, VAT UE Bilans otwarcia VAT 7(9,10 ) Korekty podatku naliczonego Rys. 54 Bilans otwarcia VAT 7(9,10, ) Pola korekty podatku VAT naliczonego związane są z rozliczaniem w deklaracji VAT-7 podatku naliczonego wg struktury sprzedaży. Pola te przeznaczone są do wpisywania wartości zakupów środków transportu, nieruchomości, pozostałych środków trwałych i pozostałych zakupów wraz z rozliczonym podatkiem VAT rozliczonych w deklaracjach przy zastosowaniu teoretycznego współczynnika struktury sprzedaży, a wymagających przeliczenia wg rzeczywistego współczynnika i dokonania korekty odliczenia w latach kolejnych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy nabyciu (lub wytworzeniu) środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, korekty kwoty podatku naliczonego, odliczonego od podatku należnego, podatnik będzie dokonywał w ciągu 10 kolejnych lat w przypadku nieruchomości, 5 lat w przypadku środków transportu i 1 roku w przypadku pozostałych środków trwałych i pozostałych zakupów. Użytkownik wprowadza sumy wartości zakupów, z których VAT został odliczony przed rozpoczęciem rozliczeń w enova, a powinien zostać przeliczony wg rzeczywistego współczynnika i skorygowany w kolejnych latach. 78

79 Sprzedaż, podatek naliczony Rys. 55 Sprzedaż, podatek naliczony Pola na formularzu BO deklaracji VAT-7(9,10, ), są to wartości, które są istotne dla: A) Właściwego wyliczenia współczynnika Struktury sprzedaży, według którego podatnik będzie rozliczał VAT naliczony w ciągu roku rozliczeniowego. Pola: Za rok poprzedni pole do wykazania wartości sprzedaży opodatkowanej i wartości ogółem sprzedaży, za rok poprzedni względem rozpoczęcia pracy na programie enova np. jeżeli rokiem rozliczeniowym jest rok 2013 mają być tam wpisane wartości z roku 2012 itd. W roku BO wypełnia się wielkość sprzedaży opodatkowanej i wartości ogółem sprzedaży, która nie została ujęta w deklaracjach sporządzanych w roku rozpoczęcia pracy. Np. jeżeli użytkownik rozpoczął prace we wrześniu to musi w to pole wpisać wielkości od początku roku do września. Jeżeli użytkownik rozpoczął pracę na programie enova w trakcie roku powinien uzupełnić kwoty sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej o kwoty wykazane w deklaracjach od początku roku, a nie ujęte na deklaracjach VAT-7 obliczonych w programie i te wartości wpisać w pole BO w roku. W polach Za rok poprzedni należy wpisać wartości sprzedaży opodatkowanej i sprzedaży ogółem w roku bezpośrednio poprzedzającym ten, w którym rozpoczęto pracę w programie. Jeżeli użytkownik rozpoczął pracę z systemem enova od początku roku, to wypełnia pola Za rok poprzedni, natomiast pole BO w roku pozostawia puste. Jeśli użytkownik rozpoczyna pracę z systemem enova w trakcie roku 2013, to musi wypełnić wartości pól: BO w roku jako kwotę sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej, która nie jest ujęta na deklaracjach VAT-7 obliczonych w programie enova w roku W polu Za rok poprzedni należy wpisać kwoty za rok

80 Użytkownicy, którzy rozpoczęli pracę na programie od początku roku, nie wpisują nic w/w pola, gdyż w takim przypadku współczynnik Struktury sprzedaży będzie obliczany na podstawie informacji w polach Za rok poprzedni. Dla potrzeb ustalenia proporcji do osiągniętego przez podatnika obrotu nie wlicza się: Obrotu uzyskanego z tytułu dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym podatnik zaliczał do środków podlegających amortyzacji i które używał na potrzeby własnej działalności, Obrotu uzyskanego z tytułu transakcji dotyczących nieruchomości lub usług pośrednictwa finansowego zwolnionych od podatku, w zakresie, w jakim czynności te są dokonywane sporadycznie. B) Właściwego wprowadzenia do programu kwoty nadwyżki podatku naliczonego z poprzedniej deklaracji. Pole Do przeniesienia z poprzedniej deklaracji należy wypełnić, aby wartość pojawiła się w poz. 44 deklaracji VAT-7. C) Wprowadzenia do programu wartości zakupów, które nie zostały rozliczone w deklaracji VAT-7 w poprzednich okresach, z podziałem na różne istotne dla programu kategorie. Pola Podatek naliczony, nierozliczony w poprzednich okresach należy odpowiednio uzupełnić wartościami. Zakładka Podstawowe Rys. 56 Informacje ogólne. 80

81 Zakładka Podstawowe zawiera podstawowe informacje i parametry, których właściwe ustawienie jest istotne z punktu widzenia przygotowania deklaracji VAT-7 i rozliczenia w niej dokumentów zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i oczekiwaniami użytkownika. Urząd skarbowy wprowadzony wcześniej w Kontrahenci i urzędy. Wybór z listy. Dane podatnika jeżeli dane na deklaracji mają być inne niż na karcie właściciela należy je wpisać w pierwszym polu. Na deklaracji umieszczaj dane właściciela pobranie z karty właściciela informacji na deklarację. Gdy wcześniejsze pole jest wypełnione należy pole to ominąć. Osoby odpowiedzialne za wypełnienie deklaracji dane osobowe. Liczba miesięcy okresu sprawozdawczego VAT-7 oraz VAT-UE standardowo jest ustawiony miesięczny okres rozliczania dla obu deklaracji. W przypadku, gdy firma rozlicza się kwartalnie w należy wpisać liczbę 3 kwartał. Nie przeliczaj podstawy VAT u naliczonego strukturą sprzedaży zaznaczenie tego parametru spowoduje, że wartość netto elementów VAT u rozliczanych strukturą sprzedaży (Odliczenia = Warunkowo) nie zostanie przeliczona przez współczynnik wyrażający stosunek sprzedaży opodatkowanej do sprzedaży ogółem. Zaokrąglaj współczynnik sprzedaży umożliwia zaokrąglenie współczynnika struktury sprzedaży do 0 lub 100 w przypadku przekroczenia limitu odliczeń określonego w ustawie. Zaokrąglenie zaznaczenie parametru powoduje zaokrąglanie wartości w deklaracji wg zasady matematycznej. Uwzględniać zakupy ze stawką 0% i ZW włączenie tych parametrów spowoduje, że zakupy opodatkowane tymi stawkami będą sumowane w wartości netto zakupów. Dodatkowe stawki VAT zdefiniowane dodatkowe stawki VAT. 81

82 Księgowość Zakładka Ogólne Rys. 57 Księgowość - Ogólne Program posiada możliwość prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów w oparciu o konta księgowe poprzez przypisanie kontom w planie kont kolumn KPIR, na które mają trafiać zapisy. Z możliwości tej korzystamy w przypadku prowadzenia szczegółowych analiz lub przejścia w przyszłym roku na pełną księgowość. Licz wartość pozycji zestawienia księgowego z wyrażenia, a nie z sumy supozycji parametr decyduje o zmianie algorytmu wyliczania wartości z pozycji zestawienia księgowego. Jeśli parametr jest odznaczony zestawienie liczone jest wg wyrażenia z ostatniej pozycji (subpozycji). Po włączeniu parametru wyliczane są kwoty dla każdej pozycji zawierającej uzupełnione wyrażenie. Pokaż wynik Predekretacji Ukrywanie rezultatu predekretacji: W konfiguracji (Księgowość/Ogólne) dodano parametr 'Pokaż wynik predekretacji' umożliwiający opcjonalne ukrywanie rezultatu predekretowania. Dla parametru można wybrać wartości: Nie pokazuj, Pokaż gdy błąd, Pokaż (ustawienie domyślne). Ustawienie tego parametru dotyczy predekretacji wszystkich dokumentów. Wyjątki od 82

83 zasady ogólnej można wprowadzić dla poszczególnych definicji dokumentów ustawiając odpowiednio parametr 'Prezentacja wyniku predekretacji' na zakładce 'Rozszerzenie definicji'. Pojedyncze księgowanie dokumentów ewidencji parametr umożliwia wyłączenie domyślnego mechanizmu księgowania zbiorczego połączonego z renumeracją. Po włączeniu parametru w na liście Dokumenty w Ewidencji dokumentów dostępna jest czynność Księguj. Użytkownik, włączając parametr, powinien być świadomy zgodnie z opisem konsekwencji włączenia parametru, czyli wyłączenia kontroli chronologii dekretów w dzienniku. Wspomaganie budżetowania przy pomocy opisu analitycznego pole wypełnia się w przypadku prowadzenia rachunkowości budżetowej. Włączenie parametru jest możliwe w przypadku posiadania specjalnego licencjonowanego dodatku do programu o nazwie enova Jednostki budżetowe. Obsługa firm wielooddziałowych parametr zaznacza się w przypadku gdy firma ma wiele oddziałów. Włączenie parametru daje możliwość zdefiniowania oddziałów Narzędzia/ Opcje/ Firma. Zdefiniowane oddziały można przypisać do różnych obiektów w programie np. do kont księgowych, środków trwałych, ewidencji środków pieniężnych. Zakładka Definicje dokumentów Rys. 58 Definicje dokumentów Definicja dokumentu w tym miejscu można określić symbol i schemat numeracji kolejnych dekretów w dzienniku Księgi głównej. 83

84 Rys. 59 Definicja dokumentu Lista po lewej stronie to lista pól, które mogą być użyte w definicji numeracji. Po prawej stronie znajduje się aktualna definicja. Pole oznaczone * to automatycznie nadawany numer kolejny, cyfra za nim to wielkość numeru. Przyciski w środkowej części ekranu służą do przemieszczania pól między panelami lub w obrębie panelu Pola wzoru numeracji. Gdy podświetlone są elementy lewego panelu oznaczone znakiem + przycisk Dodaj pole jest nieaktywny. Dodawać możemy tylko części składowe (np. Dzień, Miesiąc i Rok dla daty. W dolnej części ekranu wyświetlany jest przykład numeru, stworzonego wg aktualnej definicji. Każdy element może być użyty tylko raz. Po przeniesieniu element jest wstawiany nad podświetlony element definicji. Aby zmienić kolejność elementów podświetlamy element znajdujący się pod pozycją, na której chcemy umieścić element i naciskamy przycisk Dodaj pole. 84

85 Zakładka Definicje kręgu kosztów Rys. 60 Definicje kręgów kosztów Aby zdefiniować kontrole kręgu kosztów (porównania czwórek z kontem 490) należy wybrać Nowy (Definicja kręgu), uzupełnić odpowiednio symbol, opis, typ ewidencji, dla której program ma kontrolować konta zespołu 4 z kontem 490. Rys. 61 Definicje kręgów kosztów 85

86 Następnie definiujemy pozycje definicji kręgu. Rys. 62 Pozycja definicji kręgu Rys. 63 Pozycja definicji kręgu Tak zdefiniowane pozycje definicji kręgu kosztów będą sprawdzały zgodność sumy księgowań na konta zespołu 4 z sumą księgowań na konta 490, a tym samym poprzez dodatkowy mechanizm sprawdzania zgodności wartości zapisów w dekrecie po stronach Wn i Ma, będą sprawdzały zgodność z sumą księgowań na konta zespołów 5 i 6. 86

87 Zakładka Deklaracje PIT-5, CIT-2 (CIT-8) Rys. 64 Deklaracje Parametry: Współczynnik limitu reklamy i reprezentacji współczynnik. Liczba miesięcy okresu sprawozdawczego pozycja ta daje możliwość obliczenia podatku dla okresów np. kwartalnych. Licz PIT-5L wg oddzielnego zestawienia zaznaczenie parametru daje możliwość zdefiniowania zestawienia księgowego PIT-5L, z którego będą pobierane dane dla zaliczek na podatek dla PIT-5L. Licz dane płacowe PIT-5 możliwość pobierania informacji z Kadr i Płac o składkach właściciela dla deklaracji PIT-5. tylko zdrowotne zaznaczony parametr umożliwia uwzględnienie na deklaracji PIT-5 samej składki zdrowotnej. Składki na ubezpieczenia społeczne oraz FP księgowane są przy takim ustawieniu w koszty z poziomu deklaracji DRA. Licz dane płacowe PIT-5L możliwość pobierania informacji z Kadr i Płac o składkach właściciela dla deklaracji PIT-5L. tylko zdrowotne zaznaczony parametr umożliwia uwzględnienie na deklaracji PIT-5L samej składki zdrowotnej. Składki na ubezpieczenia społeczne oraz FP księgowane są przy takim ustawieniu w koszty z poziomu deklaracji DRA. 87

88 Licz dane płac. wg terminu płatności dane do deklaracji będą pobierane w terminie ich zapłaty. CIT-2 dane do prawidłowego wyliczenia oraz wydrukowania CIT. CIT-2/0 bilans otwarcia. Grupy kont Grupy kont to mechanizm pozwalający na synchronizowanie kont analitycznych tworzonych do różnych kont w planie kont. Grupa synchronizująca Po zdefiniowaniu grupy kont i wskazaniu kont należących do grupy utworzenie w planie kont konta analitycznego do jednego z kont spowoduje utworzenie takich samych kont analitycznych dla wszystkich kont należących do danej grupy. Rys. 65 Grupa kont Rys. 66 Konto zakwalifikowane do grupy 88

89 Dodatkowo możliwe jest utworzenie Grupy budżetującej Rys. 67 Grupa budżetująca Dla grupy budżetującej istnieje możliwość wskazania: Weryfikacji - Błąd / Ostrzeżenie / Informacja Funkcja - Obroty / Salda Okres Strona planu i Strona wykonania - Winien / Ma Zakładka Okresy obrachunkowe Rys. 68 Okresy obrachunkowe Dane księgowe są wyraźnie podzielone na okresy obrachunkowe. Plan kont może być zupełnie różny w różnych okresach obrachunkowych. Zadaniem użytkownika jest dbałość o spełnienie w takim przypadku wymogów wynikających z Ustawy o rachunkowości (sprawozdania finansowe firmy powinny być porównywalne). 89

90 Rys. 69 Okres obrachunkowy Pusta data zamknięcia okresu oznacza, że jest on jeszcze otwarty. Program pozwala na jednoczesne otwarcie dowolnej liczby kolejnych okresów. Oczywiście ostatni okres powinien być otwarty. Dopuszczalna jest sytuacja, w której aktywny będzie inny niż ostatni zdefiniowany okres (wprowadzanie poprawek lub produkowanie sprawozdań, zdefiniowanie przyszłego okresu w celu np. dokonania zmian planu kont). W menu czynności znajdują się następujące funkcje: Generuj konta i schematy księgowe z poprzedniego okresu zakładając nowy okres obrachunkowy baza jest pusta i nie zawiera stworzonego w poprzednim okresie planu kont oraz schematów księgowych, ponieważ mogą one ulec zmianie. Program daje możliwość pobrania z poprzedniego roku obrachunkowego planu kont oraz schematów. Odśwież obroty i BO Jeśli pojawiają się nie zgodności między obrotami na kontach analitycznych i syntetyczny należy wykonać czynność Odśwież obroty i BO (czynność uruchamia się dla wszystkich kont). Przelicz poziomy kont Czynność naprawcza stosowana w przypadku nieprawidłowego określenia poziomu konta. Renumeruj dziennik pozwala na renumeracje zapisów w dzienniku księgowym. Renumeruj dziennik BO pozwala na renumeracje zapisów dziennika wraz z zapisami BO Zamknij okres zamykanie okresu obrachunkowego. Po zamknięciu okresu obrachunkowego nie będą możliwe jakiekolwiek modyfikacje zapisów Księgi głównej (poprawianie, kasowanie, dodawanie dekretów) 90

91 okresie poprzedzającym datę zamknięcia. Okres obrachunkowy może być zamykany etapami np. na koniec każdego miesiąca. Eksportuj dane księgowe funkcja pozwalająca pobrać z danej bazy: Definicje cech, Słownik opisów, Oddziały, Centra kosztów, Waluty, Definicje dokumentów, Definicje słowników księgowych Okres obrachunkowy, Konta, Schematy księgowe, Zestawienia księgowe. Zdarza się, że np. w biurze rachunkowym prowadzimy kilkanaście firm i niektóre z nich mają podobną strukturę i ustawienia. Aby skorzystać z tej funkcji w bazie A posiadającej dane pobieramy plik wskazując miejsce zapisania np. pulpit. Zakładamy nową bazę danych, która nie posiada żadnych danych. Wchodzimy do nowo założonej bazy w menu Plik / Importuj zapisy/ z pliku XML. Poprawne zaczytanie zostanie potwierdzone komunikatem. 91

92 Zakładka Schematy księgowe Rys. 70 Księgowość /Schematy księgowe Celem schematu księgowego jest uzyskanie (pobranie z dokumentów, danych zewnętrznych, odpytanie użytkownika, i wykonanie na tej podstawie obliczeń) danych o kwotach, które mają być zaksięgowane i kont, na które mają być zaksięgowane. Struktura schematu księgowego jest podobna jak struktura dekretu (nagłówek + zapisy) z tym, że o ile w dekrecie występują konkretne wartości o tyle schemat pozwala w ich miejsce wpisać algorytm uzyskania tych wartości. Jak już wspomniano wzór może odwoływać się do szeregu źródeł, a więc: 92

93 Bazy danych programu Użytkownika Danych zewnętrznych Z punktu widzenia użytkownika programu nie ma znaczenia, które z powyższych źródeł zostanie użyte on używa funkcji, które dostarczają mu wyniki. Niektóre parametry schematów zależą od typu dokumentu obsługiwanego przez schemat (wartość VAT nie ma sensu dla listy płac). Dlatego z listy spuszczanej przyciskiem strzałki znajdującej się na prawo od klawisza nowy wybieramy typ ewidencji, dla której zastosowany może być schemat. W parametrach dekretu kryteria jego zastosowania zostaną jeszcze uszczegółowione. Schemat księgowy jest ściśle związany z planem kont. Ponieważ plan kont może się zmieniać wraz ze zmianą okresu obrachunkowego, schemat niesie ze sobą informację, w ramach, którego roku obrachunkowego może działać. Rok obrachunkowy widoczny jest w polu nad listą schematów księgowych. Lista dostępnych lat obrachunkowych może być zmieniana w opcji Księgowość / Okresy obrachunkowe. Wprowadzone tam zmiany są natychmiast widoczne w opcji Schematy księgowe. Po wprowadzeniu nowego okresu obrachunkowego, lista schematów księgowych dla tego okresu jest pusta. Ogólne Ta część konfiguracji zawiera elementy wykorzystywane w różnych częściach systemu. Poniżej opisano konfigurację elementów wykorzystywanych w obszarach związanych z księgowością. Zakładka Definicje słowników (słowników kont) Rys. 71 Definicje słowników (kont) Pozwala na zdefiniowanie słowników, według których można będzie budować konta słownikowe. Konta te mają specjalne właściwości, pozwalające na wygodną obsługę 93

94 dużych słowników bez niepotrzebnego rozbudowania planu kont. Konta związane z elementami słownika są tworzone przez program w momencie wystąpienia księgowania. Dlatego w przypadku np. słownika kontrahentów nie będą niepotrzebnie obciążały planu kont konta kontrahentów, z którymi nie została dokonana żadna operacja. Standardowo zdefiniowane słowniki przedstawiono na rysunku powyżej. Jeżeli użytkownik chce zdefiniować własne słowniki, może do zrobić z poziomu konfiguracji albo na liście folderów głównych: Ogólne / Elementy słowników, po wcześniejszym stworzeniu definicji słownika w konfiguracji. Możliwe jest włączenie praw do słowników parametr Prawa do słowników (Ogólne / Elementy słowników). Zakładka Opis analityczny Rys. 72 Opis analityczny Domyślne parametry opisów analitycznych pola wymiar i symbol opisu analitycznego umożliwiają wpisanie stałych wartości, które będą inicjowane na opisach analitycznych wszystkich dokumentów. Weryfikacja parametrów opisu analitycznego względem listy wartości parametry te zostały wprowadzone, aby weryfikować wymiary i symbole wprowadzane na zakładce Opis analityczny i dekrety w dokumencie. Zaznaczenie tych parametrów uniemożliwi wybór wymiaru lub symbolu niebędącego na zdefiniowanej wcześniej liście wartości. 94

95 Maski wymiaru opisu analitycznego do rozpisywania podstawy standardowo na liście Opisów analitycznych działa mechanizm sprawdzania zgodności sumy wartości opisów analitycznych o tym samym wymiarze z wartością dokumentu. Poprzez wprowadzenie maski dla wymiaru, istnieje możliwość rozpisywania kwoty na zakładce Opis analityczny i dekrety wg różnych wymiarów w obrębie jednej maski (np. dla maski o filtrze 4* będzie możliwość dopełniania kwotowego dla każdego wymiaru zaczynającego się od 4). Dodatkowo istnieje możliwość wyświetlania ostrzeżenia lub informacji o błędzie w przypadku, gdy suma wartości opisów o tym samym wymiarze lub o wymiarach w obrębie danej maski przekracza wartość dokumentu. Zatwierdzaj opis analityczny po predekretacji przy włączonym parametrze oraz ewidencji o stanie większym bądź równym predekretowany, edycja bufora kontrolingowego na opisie analitycznym możliwa jest tylko przez czynność "Opis analityczny - Zatwierdź" / "Opis analityczny - Do bufora". Zerowa wartość w polu ilość na opisie analitycznym możliwość wyboru weryfikacji pola ilość na opisach analitycznych (Błąd / Ostrzeżenia / Informacja / Brak komunikatu). Zerowa wartość w polu kwota na opisie analitycznym możliwość wyboru weryfikacji pola kwota na opisach analitycznych(błąd / Ostrzeżenia / Informacja / Brak komunikatu). Zakładka Opis analityczny kwota dodatkowa Rys. 73 Opis analityczny dodatkowa kwota Do opisu analitycznego istnieje możliwość dodania dodatkowego pola Kwota dodatkowa w konfiguracji należy odpowiednio uzupełnić pola, aby zadziałał 95

96 mechanizm umożliwiający automatyczne obliczanie tej kwoty we wskazanej walucie w oparciu o określoną tabelę kursową. Dzięki tej opcji istnieje możliwość włączenia mechanizmu automatycznego przeliczania, wskazania waluty, na którą mają być przeliczane wszystkie wartości opisu analitycznego oraz tabeli kursowej według której mają następować przeliczenia. W konfiguracji można również wprowadzić własny algorytm określający bardziej szczegółowo zasady obliczania Kwoty dodatkowej. Zakładka Opis analityczny rozszerzenie Rys. 74 Opis analityczny - rozszerzenie Opis analityczny rozszerzenie daje możliwość wskazania cech (dodanych do opisu analitycznego), które mają być dostępne w polach Wymiar lub Symbol opisu analitycznego. W miejsce pól Wymiar i Symbol na formularzu i na liście opisu analitycznego zostały wprowadzone, pola, które w zależności od konfiguracji udostępniają różne listy elementów. Domyślnie są to listy podpowiedzi z bazowych pól Wymiar i Symbol. Wartości wybierane za pomocą tych pól zapisywane są w postaci tekstowej w bazowych polach Wymiar lub Symbol. Aby skorzystać z konfiguracji uproszczonej nazwy cech należy wpisać w polach Cechy symbolu lub Cechy wymiaru. Można skorzystać z pola Algorytmy rozszerzenia umożliwiającego wprowadzenie algorytmu sterującego podstawianiem w miejsce wymiaru lub opisu różnych cech w zależności od kontekstu np. typu ewidencji, definicji ewidencji, typu źródła opisu analitycznego itp. 96

97 Ewidencja dokumentów Informacje ogólne Stany dokumentu Stan dokumentu może przyjmować następujące wartości: Bufor Dokument umieszczony w ewidencji. Nie wpływa na stan kont i dopuszczalne są wszelkie jego zmiany. Wprowadzony Dokument został wprowadzony do odpowiedniej ewidencji. Przykład: Dokumenty początkowo znajdują się w buforze. Zmiana stanu na Wprowadzony zaowocuje tym, że zaczną brać udział w Rozrachunkach oraz Rozliczeniach VAT (w szczególności zostaną uwzględnione podczas naliczania Deklaracji VAT Predekretowany Dokument zadekretowany, ale dekret znajduje się w buforze. Zaksięgowany Wykonane zostały związane z dokumentem dekrety i związane z dokumentem wartości wpłynęły na stany kont. Stan Bufor Wprowadzony Predekretowany Zaksięgowany Wpływa na Ewidencja dokumentów Ewidencja VAT Ewidencja dokumentów Ewidencja VAT Rozliczenia VAT (umożliwia obliczenie deklaracji VAT) Ewidencja dokumentów Ewidencja VAT Rozliczenia VAT (umożliwia obliczenie deklaracji VAT) Powstają dekrety znajdujące się w buforze księgowym Ewidencja dokumentów Ewidencja VAT Rozliczenia VAT (umożliwia obliczenie deklaracji VAT) Dekrety z bufora księgowego przechodzą do dziennika (nie ma możliwości wycofania księgowania) Tab. 1 Możliwe stany dokumentów Zmiany stanu dokumentu Zmiana stanu wprowadzony na bufor w ewidencji dokumentów otwarcie danego dokumentu, na pierwszej zakładce formularza Ogólne zmiana w oknie stan wprowadzony na bufor. Okna dokumentu będą aktywne, co umożliwi wprowadzenie zmian lub odblokowanie dokumentu nabytego z innego modułu. Funkcja Zapisz zamknij <Ctrl+Enter> zapisze wprowadzone zmiany ze statusem bufor dokumentu. Należy ponownie nadać stan wprowadzony. 97

98 Zmiana stanu predekretowany na bufor w ewidencji dokumentów otwarcie danego dokumentu, na ostatniej zakładce należy usunąć Dekret. Spowoduje to zmianę stanu dokumentu na wprowadzony oraz wykasowanie informacji o wstępnej dekretacji. Następnie zmiana stanu wprowadzonego na bufor i naniesienie zmian lub uwolnienie dokumentu dla innego modułu. Jeżeli dokumenty pochodzą z innych modułów należy wycofywać dokument aż znajdzie się w miejscu pierwotnego powstania i tam należy wykonać poprawki, zmiany, usunięcia. Przykłady: Faktura sprzedaży wystawiona w module Handel została predekretowana w ewidencji dokumentów. Ewidencja dokumentów usunięcie dekretu, zmiana stanu wprowadzony na bufor. Przejście do modułu Handel otwarcie danej faktury w menu czynności wykorzystanie funkcji przenieś do bufora. Wprowadzenie zmian i ponowne zatwierdzenie. Lista płac predekretowana (zaksięgowana na brudno). Ewidencja dokumentów, usuniecie dekretu, zmiana stanu wprowadzony na bufor. Przejście do modułu Kadry Płace / Listy płac odznaczenie check-a zatwierdzającego. Możliwość nanoszenia zmian. Formularz dokumentu Zakładka Ogólne Definicja dokumentu Każdy rodzaj dokumentów w programie musi posiadać definicję dokumentów. Standardowo zdefiniowane są pojedyncze definicje dla wszystkich dokumentów. Miejscem tworzenia definicji dokumentów są Opcje / Definicje dokumentów. Seria Wprowadzane dokumenty mogą posiadać serię. Pole jest aktywne, gdy tworząc definicję dokumentu wprowadzi się informację, że dany dokument będzie zawierał serię. Po umieszczeniu w oknie seria skrótu numer ewidencji dokumentu zostanie wzbogacony o tą informację. Serie dokumentów używane są przeważnie do identyfikacji dokumentów handlowych. Daty Data wpływu jest automatycznie inicjowany na datę systemową. Istnieje możliwość zmiany tej daty. Przy próbie wystawienia dokumentu wstecz należy wziąć pod uwagę kwestie związane z chronologią dokumentów. Data ewidencji jest automatycznie inicjowany na datę systemową. Istnieje możliwość zmiany tej daty. Data ewidencji dokumentu. Data wystawienia dla dokumentów wystawianych w programie inicjowana jest na datę systemową. Może zostać zmieniona. Przy zmianie daty (szczególnie wstecz) należy wziąć pod uwagę kwestie chronologii dokumentów. Data wystawienia dokumentu jest datą dekretacji. 98

99 Data operacji data, kiedy przeprowadzona została operacja. Dla dokumentów zakupu i sprzedaży automatycznie inicjowana datą wystawienia dokumentu. Data zaewidencjonowania data wprowadzenia do ewidencji VAT. Program posiada funkcję ostrzegającą o przypadkowo błędnym wprowadzeniu daty. Numer Rys. 75 Ostrzeżenie o błędnej dacie Numer dokumentu tworzony jest z chwilą wprowadzania definicji dokumentów. Z części formatki numeracja w definicji dokumentu należy przenieść z lewej strony na prawą oraz ułożyć w dowolnej kolejności informacje, które chcemy, aby były zawarte w numerze dokumentu. Ostatnia pozycja numeru zawiera numer dokumentu, który po wyświetlaniu formatki wyrażony jest znakiem pytajnika. Pytajnik zmienia się w kolejny numer w czasie wprowadzenia dokumentu. Numer ten nadawany jest z automatu i ingerencja w niego zaburzy numerację. Numer dodatkowy Numer dodatkowy wykorzystywany jest do dodatkowej numeracji dokumentów tzw. numer z segregatora. Można go wprowadzać ręcznie lub przez wykorzystanie pytajnika, który po przejściu na kolejne pole nada chronologicznie kolejny numer. Opcja ta ułatwia szybkie odnalezienie dokumentu z segregatora w systemie. Dokument Wszystkie formularze zawierają część formatki zwaną dokument odnoszącą się do danych zawartych na ewidencjonowanym dokumencie. Dokument np. Fa 2008/11/1263 Daty zawarte na dokumencie. Kontrahent Identyfikacja kontrahenta w momencie wprowadzania dokumentu: Wpisanie kodu Wybór z listy klawisz F4 99

100 Wpisanie NIP W przypadku braku kontrahenta w bazie z poziomu dokumentu można założyć kartę kontrahenta umieszczając tam jego dane. Klawisz F4 wywoła listę kontrahentów <insert> pojawienie się nowej formatki. Dodając nowego kontrahenta należy wypełnić przynajmniej podstawowe informacje o kontrahencie. Wpisanie Kodu i Nazwy kontrahenta jest obowiązkowe. Do większości zastosowań konieczny jest także NIP kontrahenta. Poprawność NIP-u jest weryfikowana. Program może działać w trybie ostrzegania lub blokady w przypadku dodawania kontrahentów z niepoprawnym numerem NIP. Kody kontrahentów są łańcuchami znaków. Oznacza to, że aby uzyskać zgodne z oczekiwaniem sortowanie, należy poprzedzić cyfrowe kody zerami, tzn. zamiast kodów , które zostałyby posortowane, jako należy użyć 001, 002, 009, 010, 011. W przypadku dużej liczby kontrahentów należy wprowadzić kilka poprzedzających, na przykład 0001,. zer Dane adresowe kontrahenta są również wymagane na wielu dokumentach, więc zalecamy ich wypełnianie. Na zakładce Warunki płatności znajdują się dane dotyczące stosowanej z kontrahentem formy i parametrów rozliczeń. W pełni wykorzystane zostaną w module handlowym. Natomiast natychmiast użyteczne dla modułu Kasa bank mogą być dane banków, w których ma konta kontrahent. Jedno wybrane konto bankowe jest domyślnym kontem kontrahenta. Będzie ono automatycznie używane do rozrachunków bezgotówkowych z kontrahentem, o ile dla konkretnej operacji nie zostanie explicite wskazane inne konto. Opis W polu opis należy umieścić informację dotyczącą dokumentu. Pole to jest wymagane do wprowadzenia. Wykorzystywane jest w opisie dekretu oraz może zostać stworzony schemat księgowy w oparciu o opis dokument. Program stworzył możliwość tworzenia listy opisów, która będzie widoczna pod klawiszem < F4 > lub podpowie się w czasie wpisywania. Dodanie wprowadzonego opisu np. zakup towarów do listy odbywa się w następujący sposób należy kliknąć na wprowadzony opis prawym klawiszem myszy i wybrać opcję dodaj zakup towarów do listy. Wartość Pole wartość jest automatycznie wypełnia tylko na formatkach dokumentów zawierających możliwość podliczenia wartości z pozycji np. zakup, sprzedaż itp. Na dokumencie posiadającym wiele podrzędnych dokumentów pole wartość pozostaje pusta. Pole wypełnia się ręcznie, gdy zakładka VAT jest wyłączona. Zakładka VAT Występuje na dokumentach: Zakup, Faktura wewnętrzna / Dokument wewnętrzny nabycia UE VAT naliczony, 100

101 Faktura wewnętrzna / Dokument wewnętrzny nabycia UE VAT należny, Sprzedaż, SAD. Rys. 76 Sprzedaż - VAT Parametry: Podlega opodatkowaniu jeżeli dana firma podlega obowiązkowi opodatkowania należy w opcjach ustawić aby okno się wyświetlało przy wprowadzaniu dokumentu. W przypadku nie podlegania obowiązkowemu rozliczania VAT zakładkę można wyłączyć Opcje / Ewidencja VAT. Powstanie obowiązku podatkowego VAT program podpowiada standardowe ustawienie. W przypadku, gdy większość dokumentów wprowadzona jest jednym z podanych rodzajów należy w opcjach ustawić domyślne definicje powstania obowiązku VAT dla zakupu oraz sprzedaży. Na elemencie VAT na zasadzie 'wyjątku od reguły' można wybrać inną definicję powstania obowiązku jeśli dla tego elementu ma być ona inna niż określona dla całego dokumentu. Opcja dostępna dla dokumentów rozliczanych według zasad memoriałowych. Elementy wprowadzenie pozycji z dokumentu z podziałem na stawki. Definiowanie nowych stawek VAT - Opcje / Ewidencja VAT. Rozliczenia wyświetlenie wartości, która jest przekazana do ewidencji VAT. Wartość pojawia się w momencie nadania dokumentowi stanu przynajmniej wprowadzony. 101

102 Zakładka Dane kontrahenta i płatności Występuje na dokumentach: Sprzedaż Zakup Faktura wewnętrzna / Dokument wewnętrzny nabycia UE VAT naliczony Faktura wewnętrzna / Dokument wewnętrzny nabycia UE VAT należny SAD Faktura importowa Rys. 77 Dane kontrahenta i płatności Dane kontrahenta i płatności Zakładka pobiera wszystkie informacje z karty kontrahenta. Zobowiązania i należności Na dokumencie płatności można wykonać następujące czynności oraz wprowadzać zmiany: Sposobu zapłaty Ewidencji Nadać termin płatności w dniach (wpisanie jest jednoznaczne z pustym terminem płatności) Płatność rozbić na części np. gotówka, przelew Płatność w walucie Wprowadzenie kursu lub wybór z tabeli kursowej programu Rozliczenie płatności Nadać stan windykacji w przypadku posiadania modułu windykacji Wprowadzić opis analityczny płatności 102

103 Informacja z tego miejsca pobierana jest do modułu Ewidencji Środków Pieniężnych / Zobowiązania i Należności (przygotowanie przelewu) / Rozrachunki wg dokumentów. Płatność pojawia się w Ewidencji Środków Pieniężnych, gdy dokument ma stan wprowadzony. Zakładka Opis analityczny i dekrety Rys. 78 Zakup Opis analityczny i dekrety Wielokrotnie podczas korzystania z programu komputerowego (każdego), wygłaszamy kwestię tu przydałoby się jeszcze. I trudno znaleźć zamknięty program spełniający oczekiwania większej grupy użytkowników. Z drugiej strony, uwzględnienie większości postulatów większej grupy użytkowników doprowadziłoby do takiego rozbudowania programu, że prawdopodobnie stałby się on mało wygodny dla każdego z nich. Stąd koncepcja wyposażenia programu w opis, który mógłby być rozbudowywany przez użytkownika. Opis analityczny ma cechy, czyniące go szczególnie przydatnym dla systemu księgowego: składa się na niego między innymi pole związane z kontem. Z dokumentem może być związana lista elementów opisu analitycznego, co pozwala na dokładne opisanie dokumentu, z różnych punktów widzenia. Ponieważ elementy opisu analitycznego mogą być używane przez schematy księgowe, daje on możliwość wpływania na księgowania już na etapie rejestracji dokumentów. 103

104 Rys. 79 Element opisu analitycznego Parametry: Wymiar Opis analityczny pozwala na wielowymiarową klasyfikację danych. Na przykład, wymiar Autor możemy wykorzystać do powiązania sprzedawanych płyt DVD, z kontami, na które księgujemy należne im dywidendy (zamieszanie wokół praw do programów emitowanych przez telewizje kablowe dowodzi, że scenariusz, w którym każda księgarnia będzie musiała prowadzić taką ewidencję nie jest tak nierealistyczny, jak mogłoby się wydawać). Konto Istnieje możliwość powiązania elementu opisu analitycznego z kontem księgowym. Symbol W przypadku wypełnienia pola Konto zostanie tu automatycznie umieszczony symbol tego konta. Niemniej istnieje możliwość wpisania w to pole dowolnego tekstu (element opisu analitycznego nie musi być powiązany z kontem). Kwota Kwota związana z elementem opisu analitycznego. Data Data jest przenoszona z dokumentu, ale może być zmieniona. Może być wykorzystana do chronologicznej analizy Zestawienia dokumentów. Opis Opis jest kopiowany z opisu dokumentu, ale może być zmieniony. Wykorzystany może być do analiz w Zestawieniu dokumentów. Kwota dodatkowa w przypadku jeżeli kwota opisu analitycznego jest w walucie i jest włączone przeliczanie kwoty dodatkowej wg wskazanej tabeli kursowej pole prezentuje wartość złotówkową kwoty opisu. 104

105 Wykorzystanie opisu analitycznego do budowy schematów Na opisie analitycznym możemy oprzeć budowę schematu do księgowania danego dokumentu. Przykładowo: W warunku księgowania możemy wybrać wymiar opisu analitycznego równy 4, w pozycji konto wybieramy wówczas zamiennik konta i wskazujemy symbol opisu analitycznego, a w pozycji kwota księgowania wybieramy kwotę opisu analitycznego. Wykorzystanie opisu analitycznego do analiz Przykład: Pracownicy danej firmy korzystają z telefonów służbowych. Co miesiąc dostarczane są faktury do firmy. co miesiąc szef otrzymuje zestawienie rachunków telefonicznych. Poniżej zostanie zaprezentowany przykład wykorzystania opisu analitycznego do stworzenia zestawienia kosztów rozmów telefonicznych. Rys. 80 Element opisu analitycznego W momencie wprowadzania faktury za rozmowy telefoniczne na zakładce opis analityczny i dekrety należy umieścić informację, kto jest posiadaczem danego telefonu. Informacja ta w żaden sposób nie wpływa na księgowanie oraz obroty na kontach. Po wprowadzeniu wszystkich rachunków telefonicznych i wypełnieniu opisu należy przejść do Zestawienie dokumentów. W filtrach ustawić zakres żądanych informacji następnie wydrukować. 105

106 Dekret Ręczna dekretacja faktury zakupu Rys. 81 Dekret Nie posiadając schematów księgowych należy ręcznie umieścić konta w dekrecie. Konto rozrachunkowe powinno zostać powiązane z daną płatnością (w przypadku zakupu z zobowiązaniem). 106

107 Rys. 82 Zapis księgowy Wchodząc głębiej w dekret (Nowy zapis księgowy) należy powiązać dane zobowiązanie lub należność z kontem. Wywołując klawiszem <F4> w oknie Powiązany z wskazując dokument dopisze się informacja czy dana płatność jest zobowiązaniem czy należnością. Następnie wprowadzamy konto syntetyczne 202 (w przypadku posiadania słownika na tym koncie) <enter> przechodząc na kolejne podpowie się konto analityczne i wartość zostanie umieszczona po odpowiedniej stronie dekretu. Jeśli dla syntetyki nie ma jeszcze wygenerowanej analityki słownikowej po prawej stronie pojawi się pole, w którym należy wskazać element słownika w tym przypadku kontrahenta. Po zatwierdzeniu powrót do formularza dekretu w celu zaksięgowania pozostałych kont. 107

108 Rodzaje dokumentów Polecenie księgowania Polecenie księgowania, Wyciąg bankowy, Raport kasowy, Dokument wewnętrzny nabycia UE VAT naliczony, Dokument wewnętrzny nabycia UE VAT należny, Rozliczenia kasowe akcyzy, Rozliczenia kasowe VAT, Sprzedaż, Zakup, Faktura importowa, SAD, Bilans Otwarcia, Różnice kursowe, Różnice kursowe MW. Polecenie księgowania bez kont rozrachunkowych Rys. 83 Polecenie księgowania 108

109 Dokument przeznaczony do księgowania pozostałych dokumentów. Możliwość księgowania zobowiązań i należności. Na zakładce Ogólne należy wypełnić okna: Dokument PK. Opis informacja, czego dotyczy dane księgowanie. Przejście na zakładkę Opis analityczny i dekrety w części Dekret otwarcie nowego dekretu. Rozpoczęcie pracy od wprowadzenia dekretu uniemożliwi umieszczenie informacji w polu opis i dokument. Aby przywrócić aktywność okien należy usunąć dekret. Rys. 84 Polecenie księgowania Dekret W pozycji konto wprowadzamy numer i wartość po odpowiedniej stronie. Zapisy są jednostronne, każde konto należy wprowadzić w osobnym wierszu wraz z kwotą. Polecenie księgowania z płatnością wprowadzanie od płatności Dokument Polecenie księgowania ma możliwość ewidencjonowania płatności, zobowiązań i należności. Chcąc wprowadzić lub przeksięgować płatności wykonujemy następujące czynności. Tworzymy dokument PK. Na pierwszej zakładce Ogólne w części Zobowiązania i Należności wybieramy Nowy (Zobowiązanie) skrót <Ctrl+Shift+Z> lub Nowa (Należność) skrót <Ctrl+Shift+N> i wprowadzamy kod podmiotu oraz wartość płatności. 109

110 Rys. 85 Polecenie księgowania Zobowiązanie Zatwierdzenie płatności OK. Przejście na drugą zakładkę opis analityczny i dekrety. Klikamy w Nowy (Dekret), a następnie na nowo otwartym formularzu Nowy (Zapis księgowy). 110

111 Rys. 86 Zapis księgowy W pozycji Powiązany wybór płatności z pierwszej zakładki. Po wpisaniu numeru konta następuje powiązanie płatności ze wskazanym kontem. W przypadku posiadania płatności zawsze należy powiązać go z kontem w ten sposób, gdy nie mamy schematu księgowego, który to wykonuje automatycznie. Przy próbie tworzenia zapisu na konto rozrachunkowe bez powiązania go z płatnością pojawi się komunikat: Zapis na konto 202- ABC wymaga powiązania go elementem typu rozrachunki. Pozostałe konta nieodnoszące się do płatności wprowadzamy z poziomu Dekretu. Polecenie księgowania z płatnością wprowadzanie od zapisu księgowego Po uzupełnieniu danych (daty, dokument, opis) na zakładce ogólne należy przejść na zakładkę Opis analityczny i dekrety, wywołać nowy dekret i dodać pierwszy zapis księgowy na konto rozrachunkowe po wpisaniu kwoty po odpowiedniej stronie w zapisie i na formularzu dekretu pojawi się czynność Utwórz płatność z zapisu (F8). Rys. 87 Utwórz płatność z zapisu 111

112 Po jego wybraniu program automatycznie, na podstawie danych z zapisu (konto z analityką kontrahenta, strona dekretu) automatycznie utworzy odpowiednią płatność. Po zatwierdzeniu płatności automatycznie zostanie uzupełnione powiązanie zapisu z płatnością (pole Powiązany z ). Z poziomu dokumentu PK można zrealizować wydruk PK zwierający informacje o płatnościach i dekretach. Wyciąg bankowy Dokument przekazywany z Ewidencji Środków Pieniężnych zawierający wpłaty i wypłaty przeznaczony do zaksięgowania. Księgowany może być ręcznie lub przez wykorzystanie stworzonego schematu księgowego. Przy księgowaniu ręcznym istotne jest by dana płatność była powiązana z kontem kontrahenta. Przykład: Powiązanie jednej pozycji płatności z wyciągu bankowego. Ewidencja Środków Pieniężnych / Wyciąg bankowy wprowadzenie płatności od odbiorcy ABC zapłata za Fa 100 na kwotę zł, zatwierdzenie wyciągu bankowego, przejście do Ewidencji dokumentów, otwarcie danego raportu bankowego, zakładka Ogólne w części Zapłaty umieszczone są operacje z WB. Rys. 88 Wyciąg bankowy 112

113 przechodzimy na drugą zakładkę Opis analityczny dekrety gdzie będzie księgowana płatność, w części formatki Dekrety klawisz <insert> otworzy formatkę nowego dekretu, następnie Nowy (Zapis księgowy) wejście w głąb dekretu w celu podania konta i powiązania go z płatnością. Rys. 89 Zapis księgowy W polu powiązany z listy <F4> wybór płatności. Wybór ten powoduje pojawienie się informacji czy jest to wpłata czy wypłata oraz umieszcza kwotę na odpowiedniej stronie dekretu. W przypadku posiadania słowników na kontach syntetycznych po wpisaniu konta 200 program automatycznie założy konto analityczne danemu kontrahentowi. Jeżeli konta syntetyczne nie posiadają słowników należy założyć ręcznie konto analityczne. Będąc na polu konto klawisz <F4> otwarcie planu kont, ustawienie się na koncie syntetycznym 200 i założenie analityki. Wskazanie nowo wprowadzonego konta i zatwierdzenie. Czynności te wykonujemy w przypadku braku schematu. Wszelkie zmiany dotyczące płatności na wyciągu bankowym należy wykonywać w Ewidencji Środków Pieniężnych. Wykonuje się je przenosząc dokument w Ewidencji dokumentów do bufora, cofnięcie się do Ewidencji Środków Pieniężnych odznaczenie zatwierdzonego dokumentu i naniesienie zmian. Raport kasowy Raport kasowy księgowany jest na takich samych zasadach jak raport bankowy. Zmiany odnośnie płatności wykonuje się w Ewidencji Środków Pieniężnych. 113

114 Dokument wewnętrzny nabycia VAT należny i naliczony Dwa dokumenty VAT należny i naliczony przeznaczone są do naliczania stawki VAT ewidencjonując zakup w krajach unii. Przepisy wymagają, aby kupując towar w krajach unii naliczyć stawkę VAT obowiązującą w kraju na dany towar a następnie ją odliczyć. Dokument wewnętrzny nabycia VAT należny naliczamy kwotę VAT a dokumentem Dokument wewnętrzny nabycia VAT naliczony odliczamy. Z poziomu formularza faktur wewnętrznych dostępne są ich wydruki. Rozliczenie kasowe VAT Rys. 90 Rozliczenie kasowe VAT Gdy wybierzemy ten typ rozliczenia VAT kwoty podatku nie będą pobierane do deklaracji bezpośrednio z faktur. Rozliczenie podatku nastąpi dopiero po wygenerowaniu Rozliczenia kasowego VAT. Aby wygenerować rozliczenia należy wybrać Generuj Rozliczenia. 114

115 Rys. 91 Rozliczenie kasowe VAT Data operacji Typ rozliczenia VAT - Kasowe Zapłaty lub kompensaty - analizowane są dokumenty rozliczone zapłatą w raportach kasa bank lub dokumentem kompensaty Faktury korygujące - analizowane są dokumenty rozliczone dokumentem korygującym. Inne - analizowane są dokumenty rozliczone pozostałymi dokumentami np. PK, Cesją itp. Wykoszone warunkiem - analizowane są dokumenty dla których został spełniony warunek dla wskazanej na nagłówku VAT metody kasowej, np. minęło 180 dni wskazanych w warunku i nie było zapłaty. Aby faktury zostały uwzględnione w takim rozliczeniu musza wcześniej być zapłacone i rozliczone. Rozliczenie Kasowe VAT może być generowane raz w miesiącu lub częściej. 115

116 Sprzedaż Faktura sprzedaży Rys. 92 Sprzedaż - zakładka Ogólne Okno zawiera następujące zakładki: Ogólne wprowadzenie ogólnych informacji dotyczących dokumentu. VAT kwoty zawarte na dokumencie. Informacja pobierana do ewidencji dokumentów VAT i rejestru VAT. Dane kontrahenta i płatności zakładka wypełniana automatycznie w momencie wyboru kontrahenta na zakładce ogólne. Dane pobierane są z karty kontrahenta. Informacja przekazywana jest do Ewidencji Środków Pieniężnych. Opis analityczny i dekrety zakładka przeznaczona do księgowania dokumentu. Informacja przekazywana do księgowości. W części opis analityczny wprowadzamy informacje, do których może odwoływać się schemat księgowy. Korekta faktury sprzedaży Wykonanie korekty dla danego dokumentu np. sprzedaży - wybór nowej formatki sprzedaż. Zakładka ogólne wprowadzenie danych ogólnych z dokumentu. W części Ewidencje pomocnicze (VAT i akcyza): Korekta do wybór dokumentu, który będzie korygowany. Podpowie się lista dokumentów, z której wybieramy dokument. Gdy dokument w systemie nie występuje należy ominąć pole. 116

117 Numer korygowanego w przypadku, gdy dokument korygowany nie znajduje się w systemie należny wpisać dane dokumentu. Zakładka VAT w części Elementy koryguje się różnicę, która wystąpi między dokumentem korygowanym a korektą. Faktura sprzedaży z płatnością w walucie Faktura sprzedaży zawierająca płatność w walucie jest ewidencjonowana w następujący sposób. Na zakładce Dane kontrahenta i płatności należy otworzyć płatność i wprowadzić wartość w EUR, przejście na zakładkę dodatkowe wprowadzenie kursu z ręki lub z tabeli kursowej (Opcje/ Ewidencja Środków Pieniężnych/ Tabele kursowe). Aby dokument został zaksięgowany muszą być spełnione następujące warianty: konto kontrahenta Waluta konta, Wielowalutowe wybór opcji Wiele, wprowadzenie kursu, po jakim zostanie przeliczona płatność, założenie raportu bankowego lub kasowego walutowego, konto bankowe wielowalutowe. Jeżeli podmiot korzysta z tabeli kursowej istnieją dwie możliwości wprowadzania kursu walut: ręcznie, lub import (Narzędzia > Import kursów średnich NBP). Ze względu na ogłaszanie przez NBP kursów walut w południe w tabeli zaprezentowane są daty ich ogłoszenia oraz obowiązywania. Faktura sprzedaży VAT Marża Dokumenty z ewidencji VATMarża VME służą rozliczeniu sprzedaży opodatkowanej na zasadzie naliczania podatku VAT od uzyskiwanej na sprzedaży marży. Podczas generowania dokumentu program, na podstawie wskazanej wartości marży (lub na podstawie automatycznego wyliczenia różnicy pomiędzy wartością sprzedaży i wartością zakupu), wyliczy podatek VAT zawarty w wartości marży. System posiada dwa modele ewidencji VAT marża: 1. Z wykorzystaniem modułu Handel Zakładając kartę towaru należy zaznaczyć pole VAT liczony od marży. Kolejne kroki są następujące: Wystawienie faktury sprzedaży stawką VAT - NP. Zatwierdzenie dokumentu. Predekretowanie w ewidencji dokumentów. W menu czynności wybór polecenia Naliczenie / VAT od marży. Pole do umieszczenia marży jest nieaktywne, ponieważ program automatycznie wyliczy marżę między dokumentem zakupu a sprzedaży. Zatwierdzenie okna wywoła dokument VME zawierający podatek VAT od marży korygujący przychód ze sprzedaży. 2. Wprowadzanie bezpośrednio do ewidencji dokumentów. Wystawienie faktury sprzedaży ze stawką VAT NP. Predekretowanie. W menu czynności wybór polecenia Naliczenie / VAT od marży. Pole licz według dokumentu musi być ustawione na NIE. Kwotę marży należy 117

118 wprowadzić ręcznie. Zatwierdzenie okna wywoła dokument VME zawierający podatek VAT od marży korygujący wartość sprzedaży. Księgowanie tego dokumentu będzie sprowadzało się do wyksięgowania kwoty podatku VAT z konta przychodów i zaksięgowaniu jej na konto rozliczenia VAT u należnego. Ewidencjonowanie dokumentów sprzedaż do krajów Unii 1. Wprowadzanie dokumentów dostawy wewnątrzwspólnotowej. Ewidencja dokumentów wybór faktury sprzedaży definicja SPTUE. Kontrahent o statucie Unijnym lub Trójstronnym. Zakładka VAT wprowadzenie kwoty. Zakładka dane kontrahenta i płatności w przypadku płatności w walucie należy otworzyć płatności wprowadzić kwotę wyrażoną w walucie obcej. Przejście na zakładkę dodatkowe wybór tabeli kursowej, po której będzie przeliczona faktura. Zatwierdzenie dokumentu. Dokument dostawy wewnątrzwspólnotowej pojawia się w ewidencji dokumentów VAT i rejestrze VAT. 2. Dokonanie korekty VAT-u w przypadku nie przekroczenia przez towar granicy. Wystawioną fakturę sprzedaży SPTUE należy usunąć wykorzystując, worker, który został dodany do anulowania VAT z ewidencji dla kontrahenta unijnego Anuluj VAT. Wykonanie tej czynności spowoduje wycofanie dokumentu z ewidencji VAT. Wystawienie faktury sprzedaży SPT z uwzględnieniem stawki VAT obowiązującej w kraju ustawiając podmiot na krajowy, co pozwoli na odpowiednie zaewidencjonowanie w deklaracji VAT. Po przekroczeniu granicy przez towar i dopełnieniu warunków dostawy należy fakturę SPT wraz z należnym VAT wystornować wykorzystując worker Anuluj VAT. Ponowne zaewidencjonowanie faktury sprzedaży dokument SPTUE, stawka 0 %, kontrahent unijny. 118

119 Zakup Formularz dokumentu Rys. 93 Zakup - Ogólne Ogólne wprowadzenie danych informacyjnych z dokumentu zakupu. VAT zaewidencjonowanie wartości dokumentu, informacja pobierana do ewidencji dokumentów VAT i rejestru VAT. Rys. 94 Zakup - VAT 119

120 Odliczenia informacja do deklaracji VAT jak ma być uwzględniony dany dokument. Tak, Nie, Warunkowo w przypadku wystąpienia sprzedaży zwolnionej i dany zakup ma być rozliczany strukturą sprzedaży. Rodzaj określenie zakupu. Dane kontrahenta i płatności sposób płatności oraz termin. Informacja przekazywana do Ewidencji Środków Pieniężnych. Opis analityczny i dekrety księgowanie dokumentu. Informacja przekazywana do księgowości. Zakup towaru w krajach Unii Ewidencja dokumentów wprowadzenie faktury zakupu definicja ZFIUE. Naliczenie VAT kontrahent unijny lub trójstronny, stawka VAT 0% faktura wewnętrzna / dokument wewnętrzny nabycia VAT UE należny, faktura wewnętrzna / dokument wewnętrzny nabycia VAT UE naliczony. Zakup towaru z płatnością w walucie Analogicznie jak przy fakturze sprzedaży. 120

121 Faktura importowa Rys. 95 Faktura importowa Faktura importowa jest dokumentem, który ewidencjonuje stronę rozrachunkową z dostawcami zagranicznymi. Bilans Otwarcia Dokument jest pobierany do rozliczenia różnic kursowych (płatność rozliczana w walucie, księgowana w walucie obcej). Nie jest umieszczany w Deklaracji VAT UE. Dokument Bilansu Otwarcia wprowadza stany początkowe na konta. Rozpoczynając pracę na programie, bilans można wprowadzić jednym lub kilkoma dokumentami. Dla przejrzystości umieszczanych informacji można skorzystać z trzech dokumentów. Pierwszy ewidencja zobowiązań. Drugi ewidencja należności. Trzeci ewidencja pozostałych kont. Zobowiązania i należności mogą być księgowane przy użyciu schematu księgowego wiążącego dane płatności z kontem. Konta syntetyczne należności i zobowiązań powinny posiadać słowniki. 121

122 Rys. 96 Bilans otwarcia Bilans otwarcia dla należności i zobowiązań Wprowadzenie zobowiązania księgowanie ręczne bez wykorzystania schematu księgowego. Ewidencja dokumentów wybór dokumentu BO. Zakładka Ogólne część Zobowiązania i należności <insert> lub Nowy (zobowiązanie). Pojawienie się formatki do umieszczenia informacji o płatności. 122

123 Rys. 97 Bilans Otwarcia - Zobowiązanie Zatwierdzenie dokumentu. Wszystkie zobowiązania należy tak wprowadzić na danym formularzu. Ważne jest wprowadzanie pola numer, który później będzie wykorzystywany do powiązania płatności z kontem kontrahenta. Przejście na druga zakładkę Opis analityczny dekrety / Nowy BO / Nowy (Zapis księgowy). W polu powiązany z listy <F4> wybór płatności. Wybór ten powoduje pojawienie się informacji czy jest to wpłata czy wypłata oraz umieszcza kwotę na odpowiedniej stronie dekretu. W przypadku posiadania słowników na kontach syntetycznych po wpisaniu konta 200 program automatycznie założy konto analityczne danemu kontrahentowi. Jeżeli konta syntetyczne nie posiadają słowników należy założyć ręcznie konto analityczne. Będąc na polu konto klawisz <F4> otwarcie planu kont, ustawienie się na koncie syntetycznym 200 i założenie analityki. Wskazanie nowo wprowadzonego konta i zatwierdzenie. Wprowadzanie dokumentów należności odbywa się analogicznie jak zobowiązań. 123

124 Bilans otwarcia dla należności i zobowiązań które będą stanowiły podstawę do korekt VAT z tytułu złych długów Aby możliwa była korekta VAT z tytułu złych długów, rozrachunki BO należy wprowadzić dokumentem w typie sprzedaż/zakup. W tym celu najlepiej utworzyć nową odrębną definicję. Dzięki temu wydzielimy tego typu dokumenty i będzie można dla nich zdefiniować odrębny schemat BO. Kolejnym krokiem jest wprowadzenie historycznego zapisu. Na dokumencie o określonej definicji należy wprowadzić pierwotne daty, prócz daty ewidencji, którą traktujemy jako datę BO i uzupełniamy ją z pierwszym dniem okresu obrachunkowego np. 01 styczeń. Następnym etapem jest predekretowanie takiego dokumentu. Można zrobić to ręcznie, bądź stworzyć schemat dla nowoutworzonej definicji. Ważne aby dekret był stworzony jako Nowy BO. Bilans otwarcia dla pozostałych kont BO na pozostałe konta wprowadza się bezpośrednio na zakładce opis analityczny i dekrety, na formatce Nowy BO należy wprowadzić konto oraz wartość po odpowiedniej stronie. Po zatwierdzeniu dekretu BO i dokumentu BO, dokument będzie w stanie predekretowanym, czyli zaksięgowanym na brudno. Bilans otwarcia wprowadzany w przypadku rozpoczęcia pracy z programem w połowie roku. Uwaga! Przed wprowadzeniem BO w połowie roku niezbędne jest podpięcie i zrealizowanie wydruku narzędziowego Wymagalność elementu księgowalnego. Po wprowadzeniu danych wydruk należy ponownie zrealizować żeby wyłączyć jego działanie. Korzystanie z wydruków narzędziowych powinno być zawsze przeprowadzane w asyście wdrożeniowca. W przypadku gdy zaczynamy prace w systemie enova w połowie roku obrachunkowego należy wykonać w Ewidencji Dokumentów następujące czynności: Wprowadzić dokumentem BO bilans otwarcia na dla kont zwykłych i rozrachunkowych. W przypadku, jeżeli płatności z BO rozliczyły się do momentu wprowadzania BO można je wprowadzic jako zwykly zapis, bez wyszczególniania płatności. Wprowadzić dokumentem PK, na ostatni dzień przed rozpoczęciem pracy z enova obroty na kontach. Także na kontach rozrachunkowch wprowadzamy tylko zapisy, bez wiązania ich z płatnością. Po wprowadzeniu powyższych danych na kontach jest informacja o obrotach za określony okres i o saldach. Dodatkowo jest potrzeba wyodrębnienia z sald na kontach rozrachunkowych płatności, które na te salda się składają. W tym celu należy wprowadzić dokument PK z płatnościami i zaksięgować każdą z płatności raz ze znakiem ujemnym jako zwykły zapis (wyksięgowanie salda) i drugi raz jak prawidłowy rozrachunek, w powiązaniu z płatnością. 124

125 Różnice kursowe Po wykonaniu powyższych czynności należy w Księgowość\Rozliczenia księgowe rozliczyć zapisy na kontach rozliczeniowych i rozrachunkowych, tak aby obroty wprowadzone na tych kontach nie przenosiły się na kolejny rok w bilansie otwarcia. Rys. 98 Różnice kursowe Dokumenty wchodzące do rozliczenia różnic kursowych: Faktura sprzedaży, Faktura zakupu, Faktura importowa, Polecenie księgowania. Prowadząc rozrachunki w walutach obcych występują różnice kursowe. Program obsługuje tą funkcjonalność poprzez zbieranie z wszystkich dokumentów rozliczeniowych walutowych różnic wynikających z kursu walut. Aby stworzył się dokument różnic kursowych dokumenty faktur oraz dokumenty zapłat (wyciągi bankowe lub raporty kasowe) muszą być w stanie predekretowanym oraz rozliczone (sparowane). Przykład: 1. Wprowadzono i predekretowano Fa zakupu w walucie obcej na kwotę 100 EUR po kursie 4 zł. Dokument został wprowadzony w Ewidencji dokumentów. Na formatce płatności, zakładka dodatkowe określono kurs, po jakim płatność została przeliczona. 125

126 2. Po 14 dniach Fa zostaje zapłacona kwota 100 EUR po kursie 5 zł. Zaewidencjonowaną płatność w Ewidencji Środków Pieniężnych należy rozliczyć (sparować) z Fa. Następnie po zatwierdzeniu wyciągu bankowego lub kasowego predekretujemy dokument. 3. Posiadając dokumenty predekretowane i rozliczone (sparowane) przystępujemy do stworzenia dokumentu różnic kursowych i ich wyliczenia. 4. Generujemy dokument różnic kursowych, który znajduje się w ewidencji dokumentów. Dokument wystawiamy na koniec dnia, tygodnia lub na koniec miesiąca, następnie należy zaznaczyć check Różnice kursowe podając okres, za który mają być naliczone. Na formatce pojawią się wszystkie dokumenty oraz kwoty różnic kursowych. Poprawnie wygenerowany dokument należy zaksięgować. Dodatkowe czynności w ewidencji dokumentów Naliczanie Nota korygująca Do sprostowania pomyłek zawartych na fakturach VAT użytkownicy enova mają do wyboru dokumenty typu nota korygująca. Notę korygującą można wystawić na liście 'Noty korygujące' (ewidencja dokumentów) wybierając Nowy (Nota korygująca). W nocie należy wskazać kontrahenta następnie za pomocą czynności Wybierz dokumenty należy wybrać dokument z listy, po wskazaniu dokumentu kolejno uzupełniamy pola: treść korygowaną i treść prawidłową. Notę korygującą można również naliczyć bezpośrednio na liście Dokumentów ewidencji / Dokumenty, za pomocą Czynności > Naliczanie > Not korygujących 126

127 Rys. 99 Nota korygująca Zarówno z poziomu samego dokumentu jak i listy Noty korygujące dostępny jest wydruk noty korygującej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia). 127

128 Naliczanie Rozliczeń zaliczek Rys. 100 Nota korygująca Wydruk oryginał Wypłacając pracownikowi zaliczkę na zakup np. towaru otrzymując fakturę zakupu musimy rozliczyć wypłaconą zaliczkę z dokumentem. Pierwszy przykład: Ewidencja Środków Pieniężnych wypłacenie pracownikowi zaliczki dokument KW na wartość 500 zł. Ewidencja dokumentów zaewidencjonowanie faktury zakupu lub kilku faktur. Wprowadzamy jak przy każdym zakupie. Umieszczone dokumenty w stanie wprowadzony lub predekretowany podświetlamy (klawisz Ctrl z lewym klawiszem myszy zaznaczanie na liście kilka dokumentów) w menu czynności wybór opcji Naliczenie / Rozliczeń zaliczek. Pojawi się okno, w którym wprowadzamy pracownika. Rys. 101 Naliczenie / Rozliczeń zaliczek Zatwierdzenie okna wywoła formularz dokumentu rozliczenia zaliczki. 128

129 Rys. 102 Rozliczenie zaliczki Należy wprowadzić opis i kliknąć na czynność Wybierz zaliczki. Pojawi się okno, w którym będzie znajdowała się zaliczka należy z górnej części dokumentu dodać wybraną zaliczkę. Następnie zaznaczamy check Zatwierdzony. Niezatwierdzony dokument zaliczki, zniknie z ewidencji dokumentów a pojawi się w Ewidencji Środków Pieniężnych/ Dokumenty Rozliczeniowe / Rozliczenie zaliczek. Po zatwierdzeniu pojawi się w Ewidencji dokumentów przeznaczony do księgowania. Rozliczenia zaliczki i delegacji można również generować z poziomu: Ewidencji Dokumentów, Ewidencji Środków Pieniężnych / Rozrachunki wg dokumentów. 129

130 Rys. 103 Wybierz zaliczki Dokument KW umieszczony zostanie na dole informując, że jest rozliczony. W przypadku różnic płatność pracownik otrzymuje KP lub KW, które rozliczamy z pozostałą różnicą na dokumencie zaliczki. 130

131 Naliczanie rozliczeń delegacji Rys. 104 Rozliczenie zaliczki W Ewidencja dokumentów wybieramy z menu Czynności / Naliczenie / Rozliczeń delegacji. Pracownik wyjechał na delegację w kasie została mu wypłacona zaliczka na wartość 1000zł. Po powrocie z delegacji przynosi fakturę zakupu za nocleg w hotelu oraz bilety za przejazd. Ewidencja dokumentów zaewidencjonowanie faktury zakupu za noclegi. Fakturę wprowadzamy jak zwykły zakup. Umieszczony dokument w stanie wprowadzony lub predekretowany podświetlamy w menu czynności wybór opcji Naliczenie / Rozliczeń delegacji. Pojawi się okno, w którym w polu podmiot wprowadzamy pracownika. 131

132 Rys. 105 Naliczenie / Rozliczeń delegacji Zatwierdzenie okna wywoła formularz dokumentu rozliczenia zaliczki. Rys. 106 Rozliczenie delegacji Opis umieszczenie informacji dotyczącej dokumentu. Ryczałt za dojazdy wartość ryczałtu na dojazdy. Diety wartość diety. Ryczałt za noclegi faktura za noclegi. Rozliczenie dokumentu z wypłaconą zaliczką następuje przez kliknięcie w przycisk Wybierz zaliczki. Pojawi się okno jak przy rozliczaniu zaliczki. Zaznaczamy daną płatność przycisk Dodaj umieszcza ją w dolnej części okna rozliczając. W przypadku różnych kwoty pracownikowi wystawiamy KP lub KW, które rozliczy różnicę. Dokument zatwierdzamy. Nie zatwierdzając dokumentu delegacji zniknie z ewidencji dokumentów a pojawi się w Ewidencji Środków Pieniężnych / Dokumenty Rozliczeniowe / 132

133 Rozliczenie delegacji. Po zatwierdzeniu pojawi się w Ewidencji dokumentów przeznaczony do księgowania. Naliczanie cesji Dokumentem cesji zmieniamy podmiot płatności. W ewidencji dokumentów wskazujemy dokumenty objęte cesją, następnie w menu Czynności / Naliczenie / wybieramy Cesję. Rys. 107 Naliczenie / Cesji Definicja dokumentu. Data dokumentu. Podmiot wskazanie podmiotu, na który będą przeniesione płatności. Naliczaj noty odsetkowe umożliwi późniejsze naliczenie not odsetkowych dla przeterminowanych należności. Grupowanie płatności jeśli parametr jest odznaczony dla każdej płatności podlegającej cesji generowane są pojedynczo odpowiednie płatności rozliczające. Jeśli jest zaznaczony informacje dotyczące sposobu zapłaty, ewidencji i terminu płatności kopiowane są z rozliczanych płatności. Rachunek firmy wybór ewidencji śp. Zapisany a niezatwierdzony dokument znajduje się w Ewidencji Środków Pieniężnych / Dokumenty rozliczeniowe / Dokumenty cesji. Po zatwierdzeniu pojawi się również w ewidencji dokumentów skąd go zaksięgujemy. Wydruk dokumentu znajduje się po ikoną drukarki. 133

134 Zapłać za dokument Rys. 108 Cesja Ewidencjonując dokument w ewidencji dokumentów czynność ta umożliwia wygenerowanie zapłaty z poziomu wprowadzanego dokumentu. Płatność jest kierowana do wskazanej przez użytkownika ewidencji środków pieniężnych. Przykładowo wprowadzana jest faktura zakupu, która była płatna gotówką. Nadając jej stan wprowadzony w menu czynność wybór opcji Zapłać za dokument (skrót Alt + F12). Pojawi się okno, w którym wskazujemy ewidencję oraz raport do którego ma być skierowana zapłata. 134

135 Renumeruj Rys. 109 Renumeruj Każdy rodzaj dokument w systemie przyporządkowany jest do odpowiedniej definicji. Ewidencjonując dokumenty może się zdążyć zaburzenie numeracji. Wprowadzając datę oraz wskazując definicję, która ma być renumerowana zatwierdzamy OK. Zaznaczając pole wg numeru dokumentu spowoduje dodatkowe zrenumerowanie dokumentów w obrębie jednego dnia wg numerów dokumentów. Kopiuj PK\Zakup\Sprzedaż Na liście Ewidencja dokumentów / Dokumenty po zaznaczeniu dokumentów typu PK, lub Zakup lub sprzedaż, dostępna jest czynność kopiowania (czynność dostępna także na formularzu każdego z dokumentów). Skopiować można dokument razem ze wszystkimi elementami: elementami VAT, płatnościami, elementami opisu analitycznego i dekretami oraz z cechami W trakcie kopiowania istnieje możliwość wprowadzania zmian w skopiowanym dokumencie. Aby skopiować dokument z poziomu listy należy go zaznaczyć i z Czynności wybrać Kopiuj 135

136 Rys. 110 Formularz parametrów kopiowania dokumentów Należy uzupełnić pola: Data wpływu, data dokumentu, Numer, Opis, Dane dokumentu, Płatności, Opis analityczny, Dekrety (Tak zostanie przeniesiony dany element z dokumentu źródłowego, Tak pokaż - zostanie przeniesiony dany element z dokumentu źródłowego, ale przed skopiowaniem zostanie on wyświetlony, co umożliwi jego edycje, Nie dany element nie zostanie skopiowany) i zaznaczyć czy także cechy mają być kopiowane. Generuj BO z poprzedniego okresu Rozpoczynając pracę na programie Bilans Otwarcia wprowadza się ręcznie lub zaczytuje z arkusza Excel do Nowego dokumentu BO. W kolejnym roku pracy program posiada funkcję przenoszenia wartości kont z roku poprzedniego jako BO nowo rozpoczętego okresu obrachunkowego. W poprzednim roku obrachunkowym po ustaleniu wartości na kontach, jakie wejdą do bilansu zamknięcia możemy generować BO na nowy okres obrachunkowy. Na liście Dokumentów Ewidencji z Czynności wybieramy Generuj BO z poprzedniego okresu: 136

137 Generuj > Salda Rys. 111 Generuj BO z poprzedniego okresu Salda Opcja ta służy do generowania BO kont nierozliczeniowych. Wybierając tę opcję przenosimy BO wskazanego konta, filtru kont lub wszystkich (nie wprowadzając konta). Dane umieszczone zostaną w dokumencie BO na drugiej zakładce Opis analityczny i dekrety w oknie Dekret. Podczas generowania BO zostanie przeniesione saldo konta. Dokument będzie w stanie predekretowanym (księgowanie na brudno). Generuj > Zapisy nierozliczone Wybierając te opcję przenosimy wszystkie zapisy nierozliczone na kontach rozliczeniowych i rozrachunkowych. BO zostanie przeniesiony w postaci zapisów nierozliczonych (Wn i Ma). Zapisy te złożą się na salda początkowe kont. Dla zapisów nierozliczonych (pochodzących z kont rozliczeniowych i rozrachunkowych) można skopiować cechy z zapisu (dla zapisów z kont zwykłych, przenoszonych saldem, nie można takich cech kopiować). Generuj dekrety zamknięcia kont Ewidencja dokumentów / Dokumenty / Czynności / Generuj dekrety zamknięcia kont Program posiada mechanizm automatycznego przeksięgowania na wynik finansowy. 137

138 Rys. 112 Generuj dekrety zamknięcia kont Po wyborze czynności pojawi się formatka, w której podajemy następujące dane: Numer PK Definicja PK - wybór definicji z listy lub założenie nowej definicji w opcjach i wskazanie. Data zamknięcia - standardowo podpowiada się ostatni dzień roku. Uwzględniaj bufor Tryb generowania - wg syntetyk lub razem. Liczba zapisów na - liczba wierszy na dokumencie. Filtr kont: wpisując 4* (* gwiazdka zastępuje dowolną ilość znaków) odwołamy się do wszystkich kont grupy 4. (Znak? zastępuje dowolny jeden znak), wpisując 40*? będą uwzględnione wszystkie konta analityczne rozpoczynające się cyfrą 40. Wyjątki kont - jeżeli niektóre z kont mają być wykluczone z przeksięgowań należy podać ich numer oddzielając przecinkiem. Pomiń rozliczeniowe Konto wyniku 138

139 Rys. 113 Rezultat przeksięgowania W rezultacie pojawią się dekrety z podziałem na konta syntetyczne zawierające przeksięgowania kont analitycznych. Analogicznie postępujemy z kontami 5 i 7. Różnice kursowe statystyczne W myśl art. 30 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nie rzadziej niż na dzień bilansowy wycenia się wyrażone w walutach obcych składniki aktywów i pasywów - po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. Program automatycznie generuje przeszacowania walut. Generowanie różnic kursowych Czynność ta jest dostępna na formularzu dokumentu Polecenie księgowania. Na koniec każdego okresu obrachunkowego należy wygenerować statystyczne różnice kursowe. W tym celu należy uzupełnić kursy walut w odpowiedniej tabeli kursowej na dzień wyceny w Narzędziach / Kursy walut. Następnie trzeba utworzyć nowe polecenie księgowania, a w nim z menu Czynności wybrać Różnice kursowe statystyczne > Generuj. Należy uzupełnić wszystkie niezbędne parametry naliczenia różnic kursowych. Ustawienie Wg syntetyk umożliwia stworzenie dla każdego konta syntetycznego oddzielnego dekretu księgującego różnice kursowe. W polu Filtr kont można ograniczyć zakres działania mechanizmu do wybranych kont np. 2*. Pozostawienie pola nieuzupełnionego wygeneruje zapisy dla wszystkich kont. W polu Wyjątki kont, możemy wykluczyć wybrane konta z naliczenia (konta należy oddzielić średnikiem). 139

140 Rys. 114 Generowanie różnic kursowych statystycznych Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych pól pojawia się okno z rezultatem, w którym widoczne są wszystkie rozrachunki walutowe wycenione wg kursu z dnia wyceny. Stornowanie różnic statystycznych Statystyczne różnice kursowe stornujemy w nowym Poleceniu Księgowania wybierając Czynności > Statystyczne różnice kursowe > Stornuj. W miejscu Korygowane PK wybieramy dokument PK, w którym na koniec poprzedniego roku takie różnice były generowane. Naliczenie odsetek statystycznych W przypadku gdy firma na dzień bilansowy posiada nierozliczone należności i zobowiązania należy naliczyć teoretyczne odsetki za zwłokę. Aby naliczyć odsetki od nierozliczonych rozrachunków należy na dzień bilansowy dodać nowe polecenie księgowania. W PK wybieramy odpowiednio daty, numer oraz opis. Następnie wybieramy z Czynności > Odsetki statystyczne > Generuj Odsetki 140

141 Rys. 115 Generowanie odsetek statystycznych Na formatce odsetki statystyczne należy uzupełnić odpowiednio pola: związane z datą wyceny, tabele kursową. Należy podać filtr kont dla których mają powstać zapisy (np.202*). Konto zysku i konto strat. Dodatkowo wybranie parametru Generuj analityki, daje możliwość generowania analityki słownikowej dla konta budowanego za pomocą słowników. Po zaznaczeniu Odsetki wg kartotek, odsetki naliczane wg ustawień z kartotek kontrahentów, jeśli parametr odznaczony pobierane są ustawienia z ogólnej konfiguracji. Po zatwierdzeniu formatki zostanie wygenerowany dekret z kwotą odsetek. Taką wycenę należy wystornować na początku kolejnego okresu, tworząc nowy dokument PK w którym z Czynności wybierzemy Odsetki statystyczne > Stornuj Odsetki. Na formatce należy wskazać PK wygenerowane no koniec poprzedniego okresu. Zostanie wygenerowany dekret ze stornem wcześniej naliczonych odsetek. 141

142 Generuj PK Zaokrągleń Mechanizm umożliwia automatyczne stworzenie dokumentu PK z płatnościami rozliczającymi kwoty nierozliczonych rozrachunków (np. niewielkich nadpłat lub niedopłaconych części rozrachunków). Aby wygenerować dokument PK należy na liście EŚP / Rozrachunki wg dokumentów zaznaczyć płatność wybrać z czynności Generuj PK zaokrągleń. Rys. 116 Wygenerowane różnice statystyczne Należy uzupełnić następujące parametry: Numer - należy nadać numer dla dokumentu PK, Opis -należy nadać opis dla dokumentu PK, Dołącz opis roz.: zaznaczenie tego parametru powoduje przeniesienie opisu z płatności źródłowej na opis płatności wygenerowanej, Maks. zaokrąg. - podana w tym miejscu kwota jest górną granicą wartości płatności, dla których zostaną wygenerowane płatności rozliczające w PK, Zaznacz jako zwrot - parametr ten decyduje o tym, czy płatność rozliczająca będzie oznaczona jako zwrot. Tak dokument wygenerowany trafia na listę ewidencji dokumentów. PK struktury wiekowej Aby utworzyć zapisy księgujące kwoty rozrachunków na kontach pozabilansowych należy otworzyć dokument PK, uzupełnić daty oraz pola Dokument, Opis. Z menu Czynności należy wybrać PK struktury wiekowej > Generuj zapisy. 142

143 Rys. 117 Menu Czynności Następnie należy uzupełnić pola na zakładce PK struktury wiekowej: Rys. 118 PK struktury wiekowej Filtr kont - filtr kont wg, których mają powstać zapisy (np.202*). Wyjątki kont - uzupełniamy w przypadku, gdy chcemy wykluczyć konkretne konta. Struktura wiekowa - struktura, wg której utworzą się zapisy. Konto docelowe: konto pozabilansowe, na którym mają tworzyć się zapisy. Struktura kont o Tylko okresy (syntetyka + przedział czasowy). o Odtwarzaj hierarchię kont źródłowych (syntetyka + przedział czasowy + analityki z konta źródłowego (bez słowników)). Odtwarzaj słowniki - Daje możliwość generowania analityki słownikowej dla konta budowanego za pomocą słowników. Odtwarzaj hierarchię kont 143

144 źródłowych (syntetyka + przedział czasowy + analityki z konta źródłowego + słowniki, jeśli były na koncie źródłowym). Zapisów na dekret - Liczba zapisów księgowych w jednym dekrecie. Po wskazaniu odpowiednich parametrów i potwierdzeniu przyciskiem OK w poleceniu księgowania utworzy się dekret zawierający zapisy na konto pozabilansowe podzielone wg struktury wiekowej. Matryce dokumentów Matryce służą do usprawniania pracy w przypadku, gdy mamy do wprowadzenia do systemu wiele podobnych dokumentów sprzedaży lub zakupu lub zapłat do raportów eśp np. rachunki za autostradę. Aby stworzyć matryce dla dokumentu handlowego na liście Ewidencja dokumentów / Matryce dokumentów wybieramy Nowy (Matryca sprzedaży / zakupu) Matrycę uzupełniamy danymi, które są powtarzalne dla danego dokumentu np. kontrahent, kwota, stawka VAT, sposób zapłaty, można też wybrać wymiar i symbol opisu analitycznego. Kwoty opisu analitycznego można ustalać wg wskaźników procentowych. Jeśli istnieją w systemie zdefiniowane definicje cech można je wskazać. 144

145 Rys. 119 Matryca sprzedaży Po utworzeniu matrycy można ją wykorzystać w ewidencji dokumentów. Na liście dokumentów należy wywołać matrycę z czynności (po ustawieniu się w kontekście określonego typu można skorzystać ze skrótu klawiaturowego <Ctrl+Insert>). 145

146 Rys. 120 Wywoływanie matrycy poprzez czynności z listy Wszystkie dane wpisane w matrycy zostaną uzupełnione w dokumencie automatycznie. Aby przejść do dokumentu zatwierdzamy parametry matrycy wybierając OK. Analogicznie można utworzyć matryce dla dokumentów zakupu. Seryjne wprowadzanie dokumentów przy pomocy matryc Po zatwierdzeniu dokumentu stworzonego matrycą przez zapisz zamknij automatycznie wywoływany jest po raz kolejny formularza matrycy, która można znowu użyć do wprowadzenia kolejnego dokumentu. Wyjść z pętli można poprzez zamknięcie formularza krzyżykiem lub przyciskiem <Esc>. 146

147 Korekta kosztów z tytułu przeterminowanych zobowiązań Przedsiębiorcy zobowiązani są do korekty kosztów podatkowych wynikających z dokumentów zakupu w przypadku nieuregulowania zobowiązania w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności lub w przypadku terminów dłuższych niż 60 dni, 90 dni od daty ujęcia w kosztach podatkowych. Na formularzu dokumentu PK dostępna jest czynność Złe długi (koszty), która umożliwia wygenerowanie elementów opisu analitycznego prezentujących propozycje korekt kosztów. Aby skorygować koszty należy na liście dokumentów ewidencji dodać Nowy (Polecenie księgowania). Po uzupełnieniu podstawowych dat dokumentów należy z czynności wybrać Złe długi (koszty) > Generuj korekty... Rys. 121 PK / Złe długi (koszty) - Generuj korekty 147

148 Na formatce należy określić parametry: Rys. 122 PK / Złe długi (koszty) - Generuj korekty PK numer dokumentu PK. Data operacji data operacji dokumentu. Za okres możliwość ograniczenia okresu. Definicje kosztów możliwość wskazania definicji dokumentu. Analiza zapisów analiza zapisów księgowych Filtry kont możliwość wskazania kont kosztowych dla których będzie generowana korekta. (* gwiazdka zastępuje dowolną ilość znaków,? zastępuje jeden dowolny znak) Wyjątki kont uzupełniamy jeśli chcemy wykluczyć określone konta. Analiza obrotów magazynowych możliwość analizowania obrotów dla dokumentów rozchodowych (np. RW, WZ) generowanych w module Handel. W przykładzie (Rys. 121), korekta zostanie wygenerowana dla wszystkich kont drugiego poziomu zespołu 4 zaczynających się od 40, np Wykluczone zostaną wszystkie konta z analityką 99 która dotyczy kont nkup. Dodatkowo wygenerowano jeden opis na podstawie dokumentu rozchodowego z modułu handel. 148

149 Rys. 123 PK / Opis analityczny Stworzone w ten sposób korekty powinny być zaksięgować na konto pozabilansowe, a saldo tego konta powinno zostać uwzględnione w zestawieniu do podatku dochodowego (CIT-8 lub PIT-5/PIT-5L). Istnieje możliwość przejścia do płatności lub zapisu źródłowego związanego elementem opisu analitycznego za pomocą czynności Pokaż zapis powiązany oraz Pokaż płatność powiązaną. Z poziomu dokumentu PK dostępny jest wydruk Korekty kosztów podatkowych prezentujący wygenerowany opis analityczny. Rozliczone w ten sposób korekty powinny zostać wystornowane na początku kolejnego okresu rozliczeniowego. Aby wystornować korekty należy dodać nowy dokument Polecenia Księgowania i z menu czynności wybrać Złe długi (koszty) > Stornuj korekty... Rys. 124 PK / Złe długi (koszty) - Stornuj korekty 149

150 Rys. 125 Stornuj korekty Na koniec kolejnego okresu rozliczeniowego powinna być dokonana ponowna analiza rozrachunków i wygenerowanie korekt. Elementy opisu analitycznego generowane są na podstawie analizy dokumentów, które mają przeterminowane zobowiązania i zapisy księgowe na konta wg wskazanego filtra kont np. 4*;5*;7* (konta kosztów), 3* (konta pośrednio powiązane z kosztami). Analizowane są zobowiązania z dokumentów typu: Zakup Ewidencja, PK Ewidencja, Faktura Importowa. Niezależnie należy zwrócić uwagę na przeterminowane zobowiązania utworzone za pomocą dokumentów cesji, łączenia kontrahentów lub przeksięgowania płatności innym dokumentem niezwiązanym z zapisami na konta kosztów. W przypadku takich zobowiązań analizę i korektę kosztów należy przeprowadzić ręcznie. Aby korekty kosztów były generowane poprawnie, niezbędne jest rzetelne prowadzenie ewidencji środków pieniężnych. Analiza obrotów magazynowych odbywa się na postawie zatwierdzonych dokumentów rozchodowych wygenerowanych w module Handel. Korekty kosztów w KPIR W KPIR w wyniku analizy tworzony jest opis analityczny prezentujący propozycje korekt kosztów z informacją o kolumnach KPIR. Na podstawie opisu analitycznego należy ręcznie dokonać zapisu korygującego w KPIR. 150

151 Rozszerzone definicje dokumentów enova daje możliwość dopasowania zakładki Ogólne dla danej definicji dokumentu ewidencji według indywidualnych potrzeb użytkownika. Aby wprowadzić indywidualne ustawienia dla danej definicji należy wejść do Narzędzia / Opcje / Ewidencja dokumentów / Definicja dokumentów. Rys. 126 Definicja dokumentu / Rozszerzenie definicji Rozszerzenie definicji aktywne zaznaczenie parametru na Tak uaktywnia możliwość rozszerzenia konkretnej definicji. Ukrywanie dodatkowych pól ewidencji dokumentów na formularzu dokumentów na pierwszej zakładce występują pola, które nie zawsze są wykorzystywane przez użytkowników. Dla przejrzystości zakładki ogólne dokumentu, istnieje możliwość wyłączenia dodatkowych pól dla wybranych definicji dokumentów. Wzorzec opisu dokumentu płatności wprowadzenie wzorca daje możliwość ustalenia domyślnego opisu płatności w dokumencie ewidencji. Nie naliczaj odsetek opcja aktywna dla dokumentów typu BO/PK/Sprzedaż, płatności z dokumentów tych definicji z włączoną opcją po rozliczeniu będą otrzymywały status naliczania odsetek: Nie dotyczy. 151

152 Aktywność kontroli kręgu istnieje możliwość włączenia poprzez określenie sposobu reakcji programu na aktywność kontroli kręgu kosztów dla konkretnej definicji po wcześniejszym zdefiniowaniu kręgu w Narzędzia / Opcje / Księgowość / Definicje kręgów. Wyróżnik układu opisu analitycznego umożliwiono zapisywanie odrębnych układów listy opisu analitycznego w kontekście każdej definicji dokumentu. Odrębny kontekst układu listy tworzony jest poprzez wpisanie wyróżnika w rozszerzonych parametrach na definicji dokumentu. Domyślna data księgowania w przypadku predekretowania dokumentów istnieje możliwość wyboru daty, z jaką będzie tworzony dekret księgowy dla danej definicji; może być tworzony wg daty wpływu lub wg daty dokumentu. Dodatkowy nagłówek pozwala zdefiniować dodatkowy segment z polami wybranymi przez użytkownika. Można w nim dodać dowolne pola oparte o dokument, np. cechy, dane związane z podmiotem wybranym w dokumencie itp. Rys. 127 Definicja dokumentu / Rozszerzenie definicji / Dodatkowy nagłówek Lista po lewej stronie to lista pól, które mogą być użyte w dodatkowym nagłówku. Po prawej stronie znajdują się pola aktualnie użyte. Tylko do odczytu Decyduje o tym czy dodane pole będzie edytowalne Za poprzednim Daje możliwość dołożenia pola za wcześniej dodanym 152

153 Tytuł Tytuł pola Pole Pole danych Dodatkowo użytkownik może sam wskazać Szerokość opisu, Szerokość kontrolki oraz Wysokość kontrolki. W sekcji użytkownika prezentowany jest aktualny podgląd ułożenia dodanych pól. Poniżej w przykładzie zostały dodane pola związane z podmiotem: NIP, rabat oraz cecha utworzona na dokumencie o nazwie Miejsce powstawania kosztów. Rys. 128 Dokument Zakupu z dodatkowym nagłówkiem zakładka Ogólne Dodatkowe kontrolki (1-4) dają możliwość umieszczenia na zakładce ogólne dokumentu dodatkowego segmentu: Ewidencja VAT, Płatności, Opis analityczny, Dekrety, Handlowy ewidencje pomocnicze, Handlowy podsumowanie. Rys. 129 Dodatkowe kontrolki Opcja ta daje możliwość wprowadzania danych na zakładce ogólne bez konieczności przechodzenia na kolejne zakładki dokumentu. Dodatkowo można ustalić konkretną wysokość dodatkowych kontrolek na zakładce ogólne. 153

154 Poniżej na zrzucie zakładka Ogólne dokumentu z wybranymi dodatkowymi kontrolkami Ewidencja VAT, Płatności, Opis analityczny. Rys. 130 Dokument zakupu z dodatkowymi kontrolkami zakładka ogólne 154

155 Zapłać za dokument ewidencji zaznaczenie parametru na Tak spowoduje podczas zapisywania i zamykania dokumentu podpowiadanie się formatki z parametrami dla wpłaty/wypłaty za dany dokument. Po uzupełnieniu danych na formatce wygeneruje się wpłata/wypłata dla raportu kasowego lub bankowego. Rys. 131 Zapłać za dokument ewidencji Formatkę należy zatwierdzić wybierając OK, pojawi się rozliczona zapłata dla dokumentu ( warunkiem jest otwarty raport bankowy lub kasowy w EŚP). Rys. 132 Wypłata 155

156 Predekretuj dokument ewidencji jeśli zaznaczymy na Tak przy Zapisywaniu i zamykaniu dokumentu, będzie tworzony automatycznie dekret dla dokumentu (warunkiem jest utworzony w konfiguracji schemat księgowy). Rys. 133 Rezultat z dekretem Wydrukuj dokument ewidencji zaznaczenie parametru na Tak spowoduje, że podczas zatwierdzenia i zapisywania dokumentu będzie podpowiadał się dla niego wydruk. Generuj DWUE VAT zaznaczenie parametru na Tak sprawi, że po zatwierdzeniu i zapisaniu dokumentu zostanie automatycznie wygenerowana Faktura wewnętrzna / Dokument wewnętrzny nabycia VAT należny. Rys. 134 Naliczanie FW nabycia VAT należny 156

157 Rys. 135 Dokument nabycia VAT należny Predekretacja dokumentu przy automatycznym zatwierdzaniu dok. źródłowego mechanizm pozwala tworzyć automatycznie dekrety w dokumencie ewidencji podczas zapisywania dokumentu źródłowego przez Zapisz i zamknij (dla którego włączona została czynność automatycznego zatwierdzania dokumentu). Można wskazać czy po zatwierdzeniu dokumentu zostanie wyświetlony rezultat księgowania - Pokaż, wyświetlony tylko dla błędnego dekretu - Pokaż gdy błąd lub gdy ma być nie wyświetlany - Nie pokazuj. Rys. 136 Opcje prezentacji wyniku predekretacji Dodatkowo na zakładce Rozszerzenie definicji VAT dla Definicji dokumentu można ustawić domyślne parametry Ewidencji VAT. 157

158 Rys. 137 Definicja dokumentu / Rozszerzenie definicji Rozszerzenie definicji aktywne zaznaczenie parametru na Tak uaktywnia możliwość rozszerzenia konkretnej definicji. Podlega VAT informacja czy dana definicja dokumentu podlega VAT. Definicja POV Domyślna definicja powstania obowiązku podatkowego VAT dla danej definicji. Rys. 138 VAT / Definicje POV Automatyczne płatności odznaczenie parametru spowoduje, że nie będą się tworzyły automatyczne płatności na podstawie danych z zakładki VAT. Rozliczaj od płatności (walutowe) kwoty dla elementu VAT oraz elementu opisu analitycznego obliczane automatycznie według kwoty i kursu płatności w walucie obcej. 158

159 edeklaracje Definicja stawki VAT istnieje możliwość ustawienia stawki VAT, domyślnej dla danej definicji dokumentu. Domyślne odliczenia VAT można przypisać dla danej definicji domyślne odliczenia: o Tak - zakup opodatkowany związany wyłącznie z działalnością opodatkowaną, o Nie - zakupy, od których nie ma prawa do odliczenia podatku o VAT, Warunkowo zakupy opodatkowane związane zarówno z działalnością opodatkowaną jak i zwolnioną. Domyślny rodzaj VAT można przypisać dla danej definicji domyślny rodzaj VAT. Domyślny kolumna KPIR można w wskazać kolumnę KPIR - pole dostępne tylko dla srebrnej licencji. System enova umożliwia wysyłanie deklaracji drogą elektroniczną. Przed rozpoczęciem korzystania z mechanizmów umożliwiających przesyłanie deklaracji drogą elektroniczną zalecane jest zapoznanie się z instrukcją użytkownika zamieszczoną w serwisie internetowym: Wszystkie deklaracje przesyłane w postaci elektronicznej muszą być podpisane podpisem elektronicznym. Dlatego też, przed dopełnieniem wszystkich niezbędnych formalności związanych z powiadomieniem Urzędu Skarbowego o zamiarze składania deklaracji drogą elektroniczną użytkownik musi uzyskać podpis elektroniczny i związany z nim certyfikat wydany przez jedną z instytucji upoważnionych do wydawania tego typu certyfikatów. Informacje na ten temat dostępne są serwisie e-deklaracje: 159

160 Konfiguracja Przed rozpoczęciem korzystania z e-deklaracji niezbędne jest uzupełnienie w enova: 1. Danych podatnika: Narzędzia / Opcje / Firma / Dane o działalności. Rys. 139 Narzędzia / Opcje / Firma / Dane o działalności 2. Aby udostępnić w enova mechanizmy związane z przygotowywaniem i przesyłaniem deklaracji podatkowych w wersji elektronicznej należy w konfiguracji Narzędzia / Opcje / Ogólne / edeklaracje włączyć odpowiedni parametr Generowanie: Ręcznie użytkownik sam generuje edeklaracje przez wybór workera Generuj edeklaracje; Automatycznie edeklaracja będzie generowana podczas zatwierdzania Deklaracji podatkowej np. VAT-7. Dodatkowo należy ustawić Tryb komunikacji z bramką Ministerstwa Finansów na Oficjalny. 160

161 Rys. 140 Narzędzia / Opcje / Systemowe / edeklaracje Po włączeniu wspomnianych mechanizmów w folderze Ewidencja dokumentów, pojawi się lista edeklaracje. 3. Następnie należy uzupełnić pole Kod urzędu skarbowego: Kontrahenci i Urzędy / Urzędy Skarbowe. Rys. 141 Kartoteka Urzędu skarbowego / Ogólne 4. Na potrzeby przesyłania deklaracji VAT należy uzupełnić Kod kraju na kartotece kontrahenta, Kontrahenci i Urzędy / Kontrahenci Po skonfigurowaniu wspomnianych mechanizmów w folderze Ewidencja dokumentów pojawi się lista edeklaracje. Dodatkowo na listach deklaracji w różnych modułach programu enova oraz na wspomnianej liście edeklaracji pojawią się czynności związane z procesem tworzenia, podpisywania i przesyłania deklaracji w postaci elektronicznej. Tworzenie edeklaracji Po obliczeniu deklaracji podatkowej np.vat-7 i jej zatwierdzeniu automatycznie lub ręczenie można wygenerować powiązana z nią edeklaracje. Utworzoną edeklarację można podejrzeć z poziomu tradycyjnej deklaracji. Z poziomu listy tradycyjnych deklaracji można powiązaną edeklarację podpisać i przesłać do serwisu podatkowego Ministerstwa Finansów. Podpisywanie i przesyłanie może być również 161

162 wykonywane z poziomu listy wszystkich edeklaracji w ewidencji dokumentów. Edycja tradycyjnej deklaracji jest blokowana od momentu jej zatwierdzenia i wygenerowania edeklaracji. Ponowna edycja jest możliwa po usunięciu powiązanej edeklaracji. Podpisywanie edeklaracji Wygenerowana edeklaracja posiada status Do podpisania. Kolejnym etapem procesu przetwarzania edeklaracji jest dołączenie elektronicznego podpisu. Wykonujemy czynność Podpisz i wybieramy zainstalowany wcześniej odpowiedni podpis elektroniczny. Rys. 142 Wybór certyfikatu do podpisu Podpisana edeklaracja otrzymuje status Do wysłania. Przesyłanie edeklaracji Kolejnym etapem jest wykonanie czynności Wyślij / Potwierdź. Przy pierwszym nawiązywaniu połączenia z serwisem podatkowym Ministerstwa Finansów pojawi się komunikat błędu z informacją o tym, że przetwarzany certyfikat główny nie pochodzi od zaufanego dostawcy i pytanie czy zainstalować odpowiedni certyfikat. Należy wybrać Tak i zainstalować certyfikat. Należy przejść przez kolejne kroki instalacji certyfikatu. Bardzo ważne jest wskazanie ręczne magazynu certyfikatów zaznaczając: Umieść wszystkie certyfikaty w następującym magazynie, I wybierając: Zaufane główne urzędy certyfikacji. Po zainstalowaniu certyfikatu wysłanego przez serwis Ministerstwa Finansów należy ponownie wykonać czynność Wyślij / Potwierdź. Po przesłaniu poprawnej edeklaracja do serwisu Ministerstwa Finansów program pobiera potwierdzenie jej przyjęcia przez serwis i poprawnego przetworzenia. Poprawna edeklaracja po przesłaniu i uzyskaniu zwrotnego potwierdzenia przesłania otrzymuje status Potwierdzona, co jest równoznaczne z potwierdzeniem złożenia deklaracji (tożsame z pieczątką na kopii deklaracji złożonej w formie papierowej w US). Na liście edeklaracje lub wewnątrz danej edeklaracji użytkownik ma możliwość wydruku Urzędowego potwierdzenia odbioru. Poprawianie błędnej edeklaracji Jeśli deklaracja została sporządzona niepoprawnie na liście transmisji pojawi się odpowiednia o tym informacja, a edeklaracja otrzyma status Błędna. 162

163 Błędną edeklarację należy anulować wykonując na formularzu czynność Anuluj edeklaracje. Anulowaną edeklarację można pozostawić lub całkowicie usunąć. Po anulowaniu edeklaracji będzie możliwe od twierdzenie tradycyjnej deklaracji źródłowej, jej ponowna edycja, poprawienie błędów i ponowne wygenerowanie edeklaracji. Sporządzenie korekty edeklaracji Jeżeli okaże się, że należy e-deklarację skorygować należy zacząć od stworzenia korekty do deklaracji zwykłej. Następnie zgodnie z wcześniejszą instrukcją należy zatwierdzić deklarację i sporządzić e-deklarację. Kontrola rozrachunków Kontrola rozrachunków może być realizowana na liście Ewidencja Środków Pieniężnych / Rozrachunki wg dokumentów. W menu czynności generujemy następujące dokumenty: Potwierdzenia sald, Wezwania do zapłaty, Noty odsetkowe, Kompensaty, Cesje. Konfiguracja dla dokumentów rozliczeniowych Rys. 143 Opcje / Ewidencje ŚP / Dokumenty rozliczeniowe 163

164 Parametry, które ustawiamy w opcjach przed wydrukiem dokumentów. Potwierdzenia salda Wezwania do zapłaty Uwzględniaj tylko należności i wpłaty, Uwzględniaj zwroty. Szczegółowe. Potwierdzenia sald Rys. 144 Naliczenie / Potwierdzeń sald. Definicja dokumentu standardowa definicja. Data dokumentów okres generowania dokumentu. Ewidencja ŚP wybór ewidencji, parametr pozwala stworzyć potwierdzenie salda dla płatności przypisanych do określonej ewidencji śp. Podmiot wskazanie podmiotu w przypadku generowania dokumentu dla danego kontrahenta. W przypadku grupowego naliczenia potwierdzeń sald zbiorczo dla wszystkich nie wskazujemy podmiotu. Wg daty księgowania po zaznaczeniu rozrachunki pobierane są zgodnie z datą księgową. Tylko zaznaczone potwierdzenie tylko dla zaznaczonych dokumentów. Tylko należności jeżeli występują z danym kontrahentem rozrachunki w dwie strony program daje możliwość przedstawienia na dokumencie należności oraz zobowiązań. Gdy mają być tylko należności w Opcjach / Ewidencje ŚP / Dokumenty rozliczeniowe należy zaznaczyć parametr 164

165 Uwzględniaj tylko należności i wpłaty. Opcji tej nie da się zaznaczyć z pozycji formatki. Uwzględniaj korekty w przypadku korekt ich płatność jest przedstawiona jako zobowiązanie. Parametr ten umożliwia przedstawienie dokumentów korygowanych wraz z należnościami. Rachunek firmy pole decyduje o tym, który numer konta bankowego będzie pobierany do wydruku. Generuj zerowe umożliwia wygenerowanie potwierdzeń sald dla podmiotów wobec których nie ma na dany dzień nierozliczonych rozrachunków. Weryfikuj od dnia data obowiązkowa przy naliczaniu potwierdzeń zerowych, musi być wcześniejsza niż data dokumentu. Wygenerowane dokumenty potwierdzeń sald znajdują się w EŚP / Dokumenty rozliczeniowe / Potwierdzenia sald. Aby wszystkie dokumenty wydrukować zaznaczamy <Ctrl+A> i wybieramy wydruk spod ikonki drukarki. Rys. 145 Potwierdzenie salda odcinek A wydruk 165

166 Wezwania do zapłaty Rys. 146 Naliczenie / Wezwań do zapłaty Definicja dokumentu standardowa definicja. Data dokumentów okres generowania dokumentu. Podmiot wskazanie podmiotu generując dokumentu dla danego kontrahenta. W przypadku grupowego wystawiania wezwań do zapłaty dla wszystkich nie wskazujemy podmiotu. Tylko zaznaczone umożliwia wygenerowanie dokumentu dla elementów zaznaczonych na liście. Uwzględniaj wypłaty umożliwia uwzględnienie w wezwaniu zapłat będących wypłatami. Nieprzeterminowane umożliwia uwzględnienie w wezwaniu rozrachunków, dla których nie upłynął jeszcze termin płatności. Naliczaj od kwoty umożliwia wprowadzenie kwoty granicznej od której naliczane będą wezwania do zapłaty. Koszt wezwania istnieje możliwość do wezwania dodania kosztów. Rachunek firmy pole decyduje o tym, który numer konta bankowego będzie pobierany do wydruku. 166

167 Naliczanie odsetek Domyślne dla podmiotu: dane dla naliczania odsetek pobierane z ustawień dla danego podmiotu, Wg parametrów: możliwość wskazania dla wezwania ustawień indywidualnych. (Rozpoczęcie, Od dnia, Stopa odsetek, Procent odsetek). Nie naliczaj odsetek: odsetki nie będą naliczane. Rys. 147 Wezwanie do zapłaty Wygenerowane dokumenty wezwań do zapłaty znajdują się w EŚP / Dokumenty rozliczeniowe / Wezwania do zapłaty. Aby wszystkie dokumenty wydrukować zaznaczamy <Ctrl+A> i wybieramy wydruk spod ikonki drukarki. 167

168 Noty odsetkowe Rys. 148 Wezwanie do zapłaty wydruk (oryginał) Noty odsetkowe naliczane są dla przeterminowanych i zapłaconych należności. Można wystawić zbiorcze noty odsetkowe dla wszystkich kontrahentów nie wskazując podmiotu. Definicja dokumentu standardowa definicja. Data dokumentów okres generowania dokumentu. Podmiot wskazanie podmiotu generuje dokumentu dla danego kontrahenta. Dla zaznaczonych umożliwia wygenerowanie dokumentu dla zaznaczonych elementów na liście. Rachunek firmy pole decyduje o tym, który numer konta bankowego będzie pobierany do wydruku. Termin płatności umożliwia sterownie terminem płatności dla płatności wygenerowanych w nocie. Domyślne warunki Tak - dane dla naliczania odsetek pobierane z ustawień dla danego podmiotu, Nie - możliwość wskazania dla wezwania ustawień indywidualnych. (Rozpoczęcie, Od dnia, Stopa odsetek, Procent odsetek). 168

169 Rys. 149 Naliczenie / Not odsetkowych Rys. 150 Nota odsetkowa Wydruk Noty odsetkowej znajduje się po ikoną drukarki. 169

170 Kompensaty W realizacji różnych transakcji gospodarczych często się zdarza, że występują dwukierunkowe rozrachunki z kontrahentem, należności i zobowiązania. W takiej sytuacji kontaktując się z kontrahentem możemy zaproponować kompensatę. Generowanie dokumentu kompensaty rozpoczynamy od wskazania w filtrze podmiotu, z którym będzie robiona kompensata. Na liście zobowiązań i należności trzymając klawisz <Ctrl> zaznaczamy dokumenty kompensowane. Następnie w menu Czynności / Naliczenie / Kompensat. Pojawi się okienko, w którym należy wskazać podmiot. Po zatwierdzeniu pojawi się formatka, która zbiera dokumenty. Rys. 151 Naliczanie kompensat Dla dokumentów w różnych walutach należy zaznaczyć parametr Wielowalutowa (umożliwia wskazanie tabeli kursowej i daty kursu). Bez przelewów decyduje o tym czy przy generowaniu dokumentu będą pobierane zobowiązania z wygenerowanymi przelewami. Naliczaj noty odsetkowe po zaznaczeniu parametru będzie można naliczyć noty odsetkowe dla przeterminowanych należności rozliczanych dokumentem kompensaty. Rachunek firmy wybór ewidencji środków pieniężnych. 170

171 Rys. 152 Kompensata Zapisany dokument znajduje się w Ewidencji Środków Pieniężnych / Dokumenty rozliczeniowe / Kompensaty. Po zatwierdzeniu pojawi się również w ewidencji dokumentów przeznaczona do zaksięgowania. Wydruk dokumentu znajduje się po ikoną drukarki. 171

172 Rys. 153 Kompensata należności i zobowiązań wydruk 172

173 Przegląd Ewidencji VAT Ewidencja dokumentów VAT jest to lista wszystkich dokumentów VAT, które są tworzone na bieżąco z dokumentów zakupu i sprzedaży wprowadzanych do Ewidencji dokumentów i niekonieczne stanowiących rejestry VAT danego miesiąca rozliczeniowego. Rejestry VAT Jest to lista, w której możliwe jest przeglądanie tych dokumentów VAT, które są podstawą do wyliczenia deklaracji danego miesiąca. Jest to ewidencja, która jest tworzona z dokumentów VAT, które mają określoną datę miesiąca deklaracji VAT-7. Dokumenty VAT mogą znaleźć się na liście Rejestrów VAT, jeżeli na Ewidencji Dokumentów będą miały co najmniej status Wprowadzony. Drukując Rejestr należy pamiętać o poprawnym ustawieniu filtrów na liście oraz parametrów dla samego wydruku, ponieważ wpływa to na informacje przedstawione na wydruku. Dla wydruku pojawi się formatka z parametrami, którą należy zatwierdzić przyciskiem OK. Rys. 154 Parametry wydruku Tylko zapłacone: po zaznaczeniu wydrukowane zostaną elementy VAT tylko z rozliczonych dokumentów. Opisy VAT usług: pobiera on opisy usług z pozycji dokumentu handlowego albo z pola dokument z faktur wystawianych w ewidencji. Kolumny (stawki VAT): wybór stawek dla których pojawią się kolumny na wydruku. 173

174 Okres rozliczenia VAT: pobierany standardowo z ustawień listy. Okres księgowania: okres związany z datą księgowania określonego dokumentu. Kryterium: umożliwia grupowanie i podsumowanie drukowanych danych. Zakres wydruku: uszczegółowienie wcześniej wybranego kryterium. Dokonany wybór może zostać zapamiętany na trwałe i będzie obowiązywał w trakcie kolejnych wywołań tego wydruku. Aby zapamiętać ustawienia należy po określeniu wszystkich parametrów nacisnąć Ustaw jako domyślne. Po zatwierdzeniu formularza pojawi się wydruk Rejestru VAT: Rys. 155 Rozliczenia VAT wydruk Dodatkowo można zrealizować wydruki prezentujące zbiorczo kwoty wg typu. Rys. 156 Zestawienie zbiorcze rozliczeń VAT wg typów lub wg definicji. 174

175 Rys. 157 Zestawienie zbiorcze rozliczeń VAT wg definicji dokumentów Deklaracja VAT 7 Wywołanie formularza deklaracji VAT -7, klawisz <Insert> lub Nowy (VAT-7 (14)) na liście Ewidencja Dokumentów / Ewidencja VAT / Deklaracja VAT-7. Dane do części B deklaracji pobierane są z ustawień w Opcjach. Po wskazaniu miesiąca należy przeliczyć deklarację korzystając z przycisku Przelicz lub klawisza F7. Każda zmiana w dokumentach wpływająca na zmianę wartości na deklaracji wymaga jej ponownego przeliczenia. Przed wydrukiem deklaracji w celu złożenia jej do urzędu należy ją ponownie przeliczyć. Po wydruku dokument powinien zostać zatwierdzony, aby dane nie uległy zmianie. 175

176 Rys. 158 Formularz deklaracji VAT-7(14) Aby wypełnić poprawnie deklarację VAT-7 należy właściwie wybrać parametry wprowadzając dokumenty związane z VAT w Ewidencji dokumentów. Poniżej lista pól deklaracji VAT-7 z zestawami parametrów, które należy wybrać, aby umieścić we właściwym polu deklaracji. C. Podatek należny C1. Dostawa towarów oraz świadczenie usług Dostawa towarów oraz świadczenie usług, na terytorium kraju, zwolniona od podatku. Poz. 10 umieszczane są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, oraz dokumenty wewnętrzne, posiadające rodzaj podmiotu krajowy, stawka VAT ZW. 176

177 Dostawa towarów oraz świadczenie usług, poza terytorium kraju Poz. 11 Poz. 12 umieszczane są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, oraz dokumenty wewnętrzne, posiadające rodzaj podmiotu unijny lub eksportowy, stawka VAT NP, rodzaj Usługi/Towar/Usługi NP. umieszczane są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, oraz dokumenty wewnętrzne, posiadające rodzaj podmiotu unijny, stawka VAT NP, rodzaj Towar/Usługi. Dostawa towarów oraz świadczenie usług, na terytorium kraju, opodatkowana stawką 0% Poz. 13 umieszczone są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, oraz dokumenty wewnętrzne, posiadające rodzaj podmiotu krajowy, stawka VAT 0%. W tym dostawa towarów, o której mowa w art. 129 ustawy Poz. 14 umieszczane są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, oraz dokumenty wewnętrzne, posiadające rodzaj podmiotu eksportowy podróżny. Dostawa towarów oraz świadczenie usług, na terytorium kraju, opodatkowana stawką 3% Poz. 15,16 umieszczane są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, oraz dokumenty wewnętrzne, stawka VAT 3% lub 5%. Dostawa towarów oraz świadczenie usług, na terytorium kraju, opodatkowana stawką 7% Poz. 17,18 umieszczane są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, oraz dokumenty wewnętrzne, stawka VAT 7% lub 8%. 177

178 Dostawa towarów oraz świadczenie usług, na terytorium kraju, opodatkowana stawką 22% Poz. 19,20 umieszczone są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, oraz dokumenty wewnętrzne, stawka VAT 22% lub 23%. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów Poz. 21 Eksport towarów Poz. 22 umieszczane są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, oraz dokumenty wewnętrzne, posiadające rodzaj podmiotu unijny lub unijny trójstronny, stawka VAT 0 %, Rodzaj towar. umieszczane są tam wszystkie dokumenty sprzedaży, posiadające rodzaj podmiotu eksportowy, stawka VAT 0 %, Rodzaj towar. Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów Poz. 23,24 umieszczane są tam wszystkie faktury wewnętrzne / dokumenty wewnętrzne VAT Należny posiadające rodzaj podmiotu unijny lub unijny trójstronny, stawka VAT wszystkie - domyślnie 0% inicjowana z karty kontrahenta o statusie unijnym, rodzaj Towar. Import towarów, podlegających rozliczeniu zgodnie z art.33a ustawy Poz. 25,26 Import usług Poz. 27,28 umieszczane są tam faktury wewnętrzne / dokumenty wewnętrzne VAT Należny, posiadające rodzaj podmiotu eksportowy, stawka VAT wszystkie, rodzaj Towar. umieszczane są tam faktury wewnętrzne / dokumenty wewnętrzne VAT Należny, posiadające rodzaj podmiotu unijny, unijny trójstronny i eksportowy, stawka VAT wszystkie, rodzaj Usługi. 178

179 Poz. 29,30 umieszczane są tam faktury wewnętrzne / dokumenty wewnętrzne VAT Należny, posiadające rodzaj podmiotu unijny, unijny trójstronny, stawka VAT wszystkie, rodzaj Usługi. Dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca Poz. 31,32 umieszczane są tam faktury wewnętrzne VAT / dokumenty wewnętrzne Należny, posiadające rodzaj podmiotu unijny, krajowy, eksportowy stawka VAT wszystkie, rodzaj: Nabywca podatnik. Kwota podatku od towarów objętych spisem z natury Poz. 33 wartość wprowadzana ręcznie. Kwota podatku należnego od wewnątrzwspólnotowego nabycia nowych środków transportu, wykazanego w poz.34, zapłacona przed dniem złożenia deklaracji Poz. 34 wartość wprowadzana ręcznie. D. Rozliczenie podatku naliczonego D1. Przeniesienia Kwota podatku z poprzedniej deklaracji. Poz. 37 na początku pracy z systemem pobierana z konfiguracji programu z sekcji deklaracji VAT-7(14) / w kolejnych deklaracjach przenoszona automatycznie. Kwota podatku naliczonego wynikająca ze spisu z natury Poz. 38 wartość wprowadzana ręcznie. D2. Nabycie towarów i usług oraz podatek naliczony z uwzględnieniem korekt W sekcji tej wykazywane są kwoty netto i podatku VAT od zakupów, których przysługuje podatnikowi odliczenie VAT. 179

180 Nabycie towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych Poz. 39,40 stawka VAT wszystkie, posiadają rodzaj zakupu: Środki trwałe, nowe środki transportu, nieruchomości, dokumenty posiadają ustawione Rodzaj odliczenia na Tak lub Warunkowo. Nabycie towarów i usług pozostałych Poz. 41,42 stawka VAT wszystkie, posiadają rodzaj zakupu: wszystkie oprócz środków trwałych, dokumenty posiadają ustawione Rodzaj odliczenia na TAK lub Warunkowo. D3. Podatek naliczony do odliczenia (w zł) Korekta podatku naliczonego od nabyć środków trwałych oraz pozostałych nabyć Poz. 43,44 Kwoty podatku naliczonego podlegającą bieżącemu odliczeniu od kwoty podatku należnego, podatnicy będą ustalali w oparciu o strukturę sprzedaży za rok podatkowy poprzedzający rok, w którym powstało prawo do odliczenia. Jednakże struktura sprzedaży w roku, w którym podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia, może przedstawiać się odmiennie, niż wynikało to z przyjętego wskaźnika z roku poprzedniego. W związku z tym, dla odzwierciedlenia rzeczywistego zakresu wykorzystania zakupionych towarów lub usług przy czynnościach, w związku z którymi przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego, po zakończeniu roku, w którym podatnikowi przysługiwało prawo do tego odliczenia, będzie on obowiązany dokonać korekty kwoty odliczonego podatku. Korekty tej podatnik będzie dokonywał po zakończeniu roku, obliczając część kwoty podatku naliczonego podlegającą odliczeniu, w oparciu o faktyczną strukturę sprzedaży za zakończony rok podatkowy, w którym przysługiwało mu prawo do obniżenia podatku należnego. Korekty podatnik będzie musiał dokonać w rozliczeniu za styczeń lub I kwartał następnego roku. Razem kwota podatku naliczonego do odliczenia Poz. 45 Suma kwot z poz. 37, 38, 40,42,43 i

181 E. Obliczenie kwoty zobowiązania podatkowego Poz. 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55 F. Informacje dodatkowe: Poz Poz wypełniane ręcznie. załączniki i wnioski znaczenie powoduje dodanie zakładek związanych z załącznikami VAT-ZZ, VAT-ZT, NAD ZP, VAT-ZD. Przy sporządzaniu deklaracji VAT-7 pojawia się dodatkowo informacja log (dolna część ekranu) o podejrzanych elementach rozliczenia VAT, które nie zostały zakwalifikowane, ze względu na niewłaściwe parametry na żadnego z pól deklaracji. Deklaracja VAT UE Deklaracja VAT-UE - ujmuje tylko VAT z tytułu dostaw, nabyć towarów oraz świadczenia usług w obrębie UE. Pojawiają się na niej informacje pobierane z elementów VAT typu Sprzedaż ewidencja (dla dostaw wewnątrzwspólnotowych oraz świadczenia usług) oraz FWNabycia Należny ewidencja (dla nabyć wewnątrzwspólnotowych). Aby deklaracja była poprawnie wypełniona należy właściwie wybrać parametry wprowadzając dokumenty: w przypadku nabycia towarów należy wygenerować dokumenty wewnętrzne: fakturę wewnętrzną / dokument wewnętrzny nabycia UE VAT należny (FW Nabycia Należny ewidencja) gdzie rodzaj podmiotu to unijny, a wybrany rodzaj na elemencie VAT to towar; w przypadku dostawy towarów na dokumencie typu Sprzedaż ewidencja należy określić rodzaj podmiotu, jako unijny, rodzaj sprzedaży, jako towar oraz zastosować stawkę VAT 0%; w przypadku świadczenia usług na dokumencie typu Sprzedaż ewidencja należy określić rodzaj podmiotu, jako unijny, rodzaj sprzedaży, jako usługa oraz zastosować stawkę VAT NP. Elementy VAT posiadające parametry inne niż opisane powyżej nie są uwzględniane przy generowaniu deklaracji VAT-UE. Korekty VAT z tytułu złych długów Przedsiębiorcy mają możliwość korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego VAT w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona (nie została uregulowana lub zbyta w ciągu 150 dni od terminu jej płatności), tzw. rozliczenia złych długów. Przepisy wprowadzają u dłużnika ustawowy obowiązek korekty odliczonej kwoty podatku VAT wynikającej z takiej przeterminowanej faktury. 181

182 W ramach mechanizmów rozliczeń kasowych VAT możliwa jest analiza "złych długów" przez generowanie rozliczeń VAT korygujących. W enova dostępne są dwa mechanizmy pozwalające naliczyć korekty w sposób automatyczny lub ręczny. Zaleca się generowanie korekt w sposób automatyczny. Korekty automatyczne zmieniają elementy VAT w tryb kasowy dzięki czemu użytkownik może w kolejnych okresach również automatycznie naliczyć rozliczenia dla dokumentów zapłaconych. Korekty ręczne powinny być generowane w sytuacji gdy dana firma nie prowadzi ewidencji zapłat w eśp. W przypadku korygowania VAT za pomocą ręcznych korekt powtórne rozliczenie dokumentów w VAT będzie odbywać się za pomocą ręcznego mechanizmu. Korekty automatyczne Aby naliczyć automatyczną korektę dla danego okresu rozliczeniowego należy na liście dokumentów ewidencji dodać nowy dokument Rozliczenie kasowe VAT (RKVE). Na zakładce ogólne należy uzupełnić odpowiednio daty dokumentu i opis. Następnie należy wybrać czynność Generuj... Rys. 159 Rozliczenie Kasowe VAT Na formatce należy wskazać odpowiednio parametry: 182

183 Rys. 160 Generuj Data operacji - data z dokumentu RKV. Typ ewidencji VAT - Wszystkie / Należny / Naliczony. Typ rozliczenia VAT - Kasowe (kasowe zwykłe) / Kasowe złe długi korekta / Wszystkie. Przeterminowane od data, która wskazuje na okres analizy przeterminowania. Okres zamyka się z drugiej strony na dacie operacji. Wybrane parametry zatwierdzamy przyciskiem OK. 183

184 Rys. 161 Rozliczenie Kasowe VAT Na podstawie wskazanych parametrów zostaną wygenerowane rozliczenia VAT. Korekty rozliczeń z tytułu złych długów dostają typ statusu - Kasowe złe długi korekta jeśli w okresie dla którego generujemy korekty, płatności zostały zapłacone w całości lub częściowo zostanie wygenerowane rozliczenie na kwotę zapłaty. Takie rozliczenie dostaje typ statusu - Kasowe złe długi. Ewidencja posiadająca rozliczenia Złe długi korekta przełączana jest w tryb kasowy i określana jest dla niej kwota pozostająca do rozliczenia. Jeśli w kolejnych miesiącach pojawi się zapłata należy wygenerować ponownie dokument RKV dla rozliczeń Kasowych. Korekty ręczne Na listach zobowiązania i należności, rozrachunki wg dokumentów, dokumenty ewidencji oraz wewnątrz dokumentu ewidencji dostępna jest czynność pozwalająca generować ręczne korekty VAT z tytułu złych długów. Aby naliczyć ręczną korektę należy po zaznaczeniu dokumentów wybrać z Czynności > Naliczanie > Ręcznych rozliczeń VAT

185 Rys. 162 Rozliczenie Kasowe VAT Ewid.rozl.kas.VAT wskazanie dokumentu RKVE. Data operacji - data z dokumentu RKVE. Typ rozliczenia - Kasowe złe długi korekta / Kasowe. Wybrana płatność - możliwość wskazania konkretnej płatności (opcja dostępna tylko przy wykonywaniu czynności wewnątrz dokumentu ewidencji). Kwota rozliczenia płat. - domyślna kwota wskazanej płatności z możliwością edycji. Kwota rozliczenia VAT - kwota korekty kasowe złe długi. Wybrane parametry zatwierdzamy przyciskiem OK. Na podstawie wskazanych parametrów zostaną wygenerowane rozliczenia VAT w dokumencie Rozlicznie kasowe VAT ze statusem - Kasowe złe długi korekta. Korekty można naliczyć dla dokumentów posiadających elementy VAT oraz rozrachunki przeterminowane o 150 dni (analogicznie jak w przypadku korekt automatycznych). Aby ponownie rozliczyć dany dokument w deklaracji VAT należy wygenerować ręczną korektę VAT wybierając w typie rozliczenia - Kasowe. Korekty złych długów widoczne są na liście rejestr VAT na której dostępny jest filtr 'Typ rozliczenia' pozwalający na filtrowanie rozliczeń VAT z podziałem na memoriałowe, kasowe i kasowych złe długi. Korekty rozliczeń z tytułu złych długów po stronie podatku należnego prezentowane są w załączniku VAT-ZD dla VAT

186 Rys. 163 Deklaracja VAT-7 / Załącznik VAT -ZD Z poziomu załącznika ZD dostępny jest wydruk VAT-ZD. Generowanie korekt w dokumencie RKV oparte jest o analizę rozrachunków przeterminowanych o 150 dni. Dlatego niezbędne jest rzetelne prowadzenie ewidencji środków pieniężnych. Zaleca się generowanie korekt w sposób automatyczny. Korekty automatyczne zmieniają elementy VAT w tryb kasowy dzięki czemu użytkownik może w kolejnych okresach również automatycznie naliczyć rozliczenia dla dokumentów zapłaconych. Korekty ręczne powinny być generowane tylko sytuacjach gdy dana firma nie prowadzi ewidencji zapłat w eśp. W przypadku korygowania VAT za pomocą ręcznych korekt powtórne rozliczenie dokumentów w VAT będzie odbywać się za pomocą ręcznego mechanizmu. Niezależnie należy zwrócić uwagę na przeterminowane rozrachunki utworzone za pomocą dokumentów cesji, łączenia kontrahentów lub przeksięgowania płatności innym dokumentem niepodlegającym VAT. W przypadku takich rozrachunków analizę i korektę kosztów należy przeprowadzić ręcznie. 186

187 187

188 Przegląd księgowań i sald kont Dziennik księgowy i księgowanie na czysto Predekretowane dokumenty umieszczane są automatycznie w zgodnym z ustawą o rachunkowości dzienniku księgowym. Dziennik ten znajduje się w opcji Księgowość / Dziennik. Enova definiuje zgodny z ustawą o rachunkowości dziennik księgowy, który może być przeglądany na poziomie dekretów, a także bardziej szczegółowo, na poziomie zapisów księgowych (zmian stanów jednego konta). Osobno można przeglądać dziennik księgowań bilansu otwarcia. Numeracja dekretów w dzienniku księgowań Numeracja dekretów w dzienniku księgowań może być ciągła w skali całego okresu obrachunkowego lub może rozpoczynać się na nowo z początkiem każdego miesiąca (numeracja miesięczne). W schemacie numeracji może również zostać użyty symbol definicji dokumentu, do którego tworzony jest dekret. Użycie symbolu definicji dokumentu w schemacie numeracji dekretów powoduje podział numeracji dziennika na dzienniki cząstkowe. Bufor dziennika księgowań Dziennik księgowań funkcjonuje w trybie dwóch etapów przetwarzania dekretów: Bufor dziennika Dziennik na czysto Każdy nowo utworzony dekret otrzymuje kolejny wolny numer i posiada oznaczenie Bufor. Dekrety z oznaczeniem Bufor mogą być dowolnie modyfikowane (poprawiane, kasowane). Jest to tzw. księgowanie na brudno. Dekret w stanie Bufor nie jest traktowany jako wpis w dzienniku księgowań w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości. Każdy dekret wymaga zatwierdzenia czyli usunięcia oznaczenia bufor i zablokowania edycji oraz możliwości skasowania. Zatwierdzenie dekretów równoznaczne jest z przeniesieniem dekretów do Dziennika na czysto. Zatwierdzenie dekretów odbywa się poprzez okresowe wykonanie czynności renumeracji bufora dziennika i zbiorczego księgowania dekretów. Księgowanie na brudno W trakcie bieżącej pracy w ciągu okresu obrachunkowego do dokumentów tworzone są dekrety z oznaczeniem Bufor. Dokumenty takie mają stan oznaczony jako Predekretowany. Jeśli dokument posiada przynajmniej jeden dekret z oznaczeniem bufor, to jego stan będzie oznaczony jako Predekretowany. Jeśli dokument zawiera wszystkie dekrety na czysto wówczas jego stan jest oznaczony jako Zaksięgowany. Zmiana stanu 188

189 dokumentu z Predekretowany na Zaksięgowany następuje po zaksięgowaniu wszystkich dekretów z tego dokumentu. Dekrety z oznaczeniem bufor, mogą być dowolnie poprawiane, zmieniane, kasowane. Kolejne dekrety w buforze księgowań nie muszą być tworzone chronologicznie. W zakresie chronologii program kontroluje aby nowotworzone dekrety nie powstawały z datami wcześniejszymi niż dekrety istniejące w dzienniku na czysto. Dekrety w buforze w toku pracy mogą być w przypadkowej kolejności, ale przed ich zaksięgowaniem na czysto niezbędnym będzie uporządkowanie bufora księgowań. Księgowanie na czysto Bufor dziennika zawiera zwykle dekrety tworzone w przypadkowej kolejności, niechronologicznie z nieuporządkowaną numeracją. Często zdarzają się luki w ciągłości numeracji pozostające po usuniętych dekretach. Dekrety zapisane ostatecznie w dzienniku na czysto powinny być uporządkowane chronologicznie. Zatwierdzenie dekretów wymaga więc wcześniejszego uporządkowania bufora księgowań (renumeracji) i zaksięgowania wszystkich dekretów od początku okresu obrachunkowego do dnia wyznaczającego koniec pewnego okresu rozliczeń np. dzień, miesiąc, kwartał, półrocze, rok. Zaksięgowanie na czysto zgodnie z ustawą o rachunkowości jest czynnością nieodwracalną powinno być wykonywane, kiedy jesteśmy pewni poprawności i kompletności zapisów predekretowanych. Zaksięgowanie dekretów na czysto i będąca ich efektem zmiana stanu dokumentów z Predekretowany na Zaksięgowany realizowana jest poprzez czynność Renumeruj dziennik i księguj zbiorczo dostępną na liście Księgowość/Dziennik/Derety. Czynność wykonywana jest w kontekście wybranego na liście okresu obrachunkowego Analogiczna czynność dostępna jest dla dziennika BO. Rys. 164 Dziennik / Dekrety / Czynność: Renumeruj i księguj zbiorczo W toku wykonywania czynności pojawia się okienko z parametrami. W parametrach można wskazać datę ograniczającą zakres wykonywane księgowanie dekretów. Wykonanie czynności można również ograniczyć podając określony filtr symbolu numeracji dekretów. Filtrowanie może być zastosowane jeśli numeracja dekretów nie jest narastająca w skali roku lecz miesięczna (w symbolu numeracji dekretów jest miesiąc np. D/2012/01/*) lub jeśli stosowane są dzienniki cząstkowe (w symbolu numeracji dekretów 189

190 jest użyty symbol definicji dokumentu np. D/SPT/2012/*). Użycie filtra symbolu ogranicza całe działanie czynności do dekretów spełniających filtrowanie. Rys. 165 Formularz renumeruj i księguj zbiorczo Czynność renumeruj i księguj zbiorczo zawiera w sobie dwie czynności: renumerację bufora księgowań i księgowanie zrenumerowanych dekretów. Renumeracja wykonywana jest na wszystkich dekretach z oznaczeniem Bufor występujacych od początku do końca okresu obrachunkowego. Po wykonaniu renumeracji następuje księgowanie dekretów z datami nie późniejszymi niż graniczna data wskazana w parmetrach czynności. UWAGA! W przypadku, kiedy dekrety są numerowane narastająco w ciągu roku i zostały zaksięgowane do określonej daty a pojawi się konieczność dokonania poprawy dziennika księgowania dodatkowy dekret można dodać tylko z datą, do której dokumenty zostały zaksięgowane, np.: czynność renumeruj dziennik i księguj zbiorczo została wykonana do więc dodatkowy dekret można utworzyć tylko z datą i po jego dodaniu po raz kolejny wykonać czynność Renumeracji i księguj zbiorczo. W przypadku, kiedy dekrety są numerowane w obrębie miesiąca, dodatkowy dekret można dodać z datą końca miesiąca. 190

191 Obroty i salda Jedną z największych zalet programu jest możliwość płynnego przechodzenia na coraz większy stopień szczegółowości analiz. Pozwala to analizować wybrane aspekty działania firmy oraz ułatwia lokalizację błędów powstałych podczas księgowania. Wchodzimy w opcję Księgowość / Obroty i salda i przeglądamy stany kont. Rys. 166 Lista obrotów i sald Aby obejrzeć zestawienie sald i obrotów należy wybrać rok obrachunkowy, okres, którego dotyczy zestawienie, typ wyświetlanych kont (wszystkie, bilansowe, pozabilansowe). Pole Filtr służy do definiowania zaawansowanych filtrów przy użyciu tzw. wyrażeń regularnych, pozwalających na przykład na wybranie kont, których trzecim znakiem symbolu jest 2 a czwarty mieści się między 4 a 7. Wpisując 4* (* gwiazdka zastępuje dowolną ilość znaków) odwołamy się do wszystkich kont grupy 4. Znak? zastępuje dowolny jeden znak, wpisując 40*? będą uwzględnione wszystkie konta analityczne rozpoczynające się cyfrą 40. Jeżeli chcemy zobaczyć konta np. zespołu 4 i 5 możemy użyć filtra z nawiasami kwadratowymi: [45]-* lub [45]?-* Wyświetlana lista może być ograniczona do pewnego zakresu kont (pola Od konta i Do konta). Możemy przeglądać stany kont z uwzględnieniem dekretów znajdujących się w buforze lub wyłącznie wyjętych z bufora (pole Uwzględniać bufor). 191

192 Aby ograniczyć się jedynie do kont, na których wystąpiły obroty, uaktywniamy opcję Niezerowe. Wybierając konto 202 możemy obejrzeć jego subkonta: Rys. 167 Obroty i salda subkonta I klikając Pokaż obroty przeglądnąć listę wszystkich zapisów na dane konto. I dokładnie każdy zapis z osobna. Rys. 168 Lista zapisów konta 192

193 Rys. 169 Zapis księgowy Otwierając formatkę danego zapisu księgowego możemy dokładnie sprawdzić, z jakiego dokumentu on pochodzi, zobaczyć cały dekret, oraz sprawdzić płatność, jeżeli występuje. W części Ogólne okna zamieszczone są: Ewidencja dokumentu Klikając w kwadrat znajdujący się na końcu okna przenosimy się do dokumentu pierwotnego w ewidencji dokumentów. Dekret Klikając w kwadrat znajdujący się na końcu okna przenosimy się do całego dekretu, z którego dany zapis księgowy pochodzi. Powiązany z płatnością Klikając w kwadrat znajdujący się na końcu okna przenosimy się do płatności. 193

194 Rys. 170 Zestawienie obrotów i sald - wydruk 194

195 Rys. 171 Zestawienie obrotów wg typów i definicji dokumentów - wydruk 195

196 Rys. 172 Obroty konta miesięczne - wydruk Rys. 173 Obroty konta - wydruk Wszystkie informacje znajdujące się na wydruku zależą od ustawień filtrów. 196

197 Dziennik W skład dziennika wchodzą: Dekrety, Zapisy, BO, Zapisy BO. Dekrety lista dekretów pochodząca z dokumentów. Można je przedstawiać na liście korzystając z dostępnych filtrów: okres obrachunkowy, zakres, typ, definicja, uwzględniaj bufor (dokumenty predekretowane). Z tego miejsca nie dokonujemy żadnych zmian na dekretach. Pod drukarką ikonki znajdują się wydruki. Rys. 174 Dziennik wg dekretów - wydruk 197

198 Rys. 175 Dziennik księgowy okresu obrachunkowego 2008 Zapisy lista dekretów w rozbiciu na konta wchodzące w ich skład. Rys. 176 Dziennik wg zapisów 198

199 BO lista dekretów pochodząca z dokumentów, BO ( Bilansu Otwarcia). Rys. 177 Dziennik BO wg dekretów. Zapisy BO lista dekretów BO w rozbiciu na zapisy. Zestawienia księgowe Rys. 178 Dziennik BO wg zapisów. Standardowe zestawienia księgowe Bilans, PIT 5, PIT 5L, CIT 8, RWP, RWK, 199

200 PRZEPŁYWY MB, PRZEPŁYWY MP, ZZWKW, Wskaźniki finansowe: WSK PŁ FINAN, WSK RENTOWN, WSK ROTACJA, WSK ZADŁUŻ. Do każdego z podanych zestawień należy podpiąć konta w pozycjach w części wyrażenie. Poprawne wyliczenie deklaracji zależy od zdefiniowanego zestawienia. W bazie demonstracyjnej zdefiniowane są: rachunek wyników firmy, bilans i zestawienia dotyczące wskaźników. Demonstrują one zastosowanie podstawowych konstrukcji używanych przy tworzeniu zestawień. Zestawienia mają formę prostokątnego arkusza, którego każda komórka może zawierać zdefiniowane przez użytkownika wartości. Możliwe jest zdefiniowanie dowolnej liczby wierszy i kolumn zestawienia. Zdefiniować zestawienia pomagają kreatory dostępne po naciśnięciu prawego klawisza myszy. Dane zestawienia Otwieramy zestawienie RWP w opcji Księgowość / Zestawienia księgowe. Pozycje zestawienia Pozycje zestawienia odpowiadają liniom wydruku. Pozycje zbudowane są hierarchicznie (pozycja może być nadrzędna dla innych pozycji). Dla pozycji wprowadzamy jej opis. Jeżeli pozycja nie znajduje się na najwyższym poziomie hierarchii zestawienie wybieramy z listy pozycji zestawienia pozycję nadrzędną. Głównym zastosowaniem hierarchii jest automatyczne sumowanie pozycji podrzędnych. Możemy zastosować następujące tryby sumowania: Brak Ze znakiem dodatnim Ze znakiem ujemnym Pozycje niesumowane (pole Sumowanie przyjmujące wartość Brak) są użyteczne do pozycji zestawienia typu w tym : Rys. 179 Niesumowana pozycja zestawienia Oczywiście w takiej sytuacji uwzględnienie wartości pozycji B.V podczas sumowania byłoby błędem, gdyż wartość pozycji B.IV już ją zawiera. Dlatego w definicji pozycji B.V trybem sumowania jest Brak. Na liście pozycji, pozycje sumowane oznaczane są znakiem +. Opis Pozycja nadrzędna Lp. w pozycji nadrzędnej 5 Sumowanie 200 w tym podatek akcyzowy 2-Koszty Brak

201 Pole Wyrażenie zawiera tekst, który może być zinterpretowany i reprezentuje wartość komórki zestawienia. W wyrażeniu możemy użyć wartości zebranych na kontach, wartości innych komórek zestawień (zarówno bieżącego zestawienia jak i innych zestawień) oraz funkcji matematycznych. Najczęściej używane funkcje mogą być wprowadzane za pomocą kreatora, dostępnego w polu Wyrażenie po naciśnięciu prawego klawisza myszy. Rys. 180 Wyrażenie - Funkcje kont 201

202 Rys. 181 Funkcje kont wybór konta Rys. 182 Pozycja z uzupełnionym wyrażeniem Wstawienie wyrażenia za pomocą kreatora odpowiada wstawieniu za pomocą schowka. W szczególności tekst zaznaczony przed wywołaniem kreatora zostanie zastąpiony przez tekst wybrany za pomocą kreatora. Może to spowodować zastąpienie mozolne wpisywanego tekstu przez nieostrożnie wybrany znaczek +. Kolumny zestawienia Zestawienie może zawierać dowolną liczbę kolumn. 202

203 Rys. 183 Zakładka Kolumny definicji zestawienia Każdą kolumnę zestawienia definiujemy w sposób opisany poniżej. Pole Lp możemy zmieniać chcąc zmienić kolejność kolumn zestawienia. Po zmianie kolumny zostaną automatycznie przenumerowane tak, aby uwzględnić wprowadzone LP. Przykład: przy powyższej definicji kolumn możemy przesunąć kolumnę Koniec okresu za pozycję Początek okresu a przed wartości dla kwartałów, otwierając pozycję Koniec okresu i wprowadzając Lp równe 2. Pole Nazwa jest dowolnym tekstem. Pole Tytuł umożliwia zdefiniowanie tytułu dla kolumny również w oparciu informacje uzyskanie dynamicznie podczas obliczeń. Jako Okres możemy wybrać okres: Bieżący Poprzedni Pole Zakres pozwala wybrać: Cały okres Zestawienie za cały okres obrachunkowy. W szczególności uwzględnia stosowanie niestandardowego okresu obrachunkowego (innego niż rok kalendarzowy) Półrocze Wartość może być większa niż 2. Jest to użyteczne, jeżeli stosowany jest niestandardowy okres obrachunkowy. Kwartał Wartość może być większa niż 4. Jest to użyteczne, jeżeli stosowany jest niestandardowy okres obrachunkowy. Miesiąc Wartość może być większa niż 12. Jest to użyteczne, jeżeli stosowany jest niestandardowy okres obrachunkowy. Ręczny Pozwala wprowadzić zakres dat. Bieżący Podczas obliczenia pobiera okres z listy (zakres bieżący). Względem bieżącego Pobierane są dane z analogicznego okresu względem bieżącego. Przy wyborze opcji bieżący / względem bieżącego należy na liście zestawień podczas obliczenia ustawić pole Zakres bieżący. 203

204 Rys. 184 Definicja wyrażenia w kolumnie zestawienia Wartość wpisana w polu Wyrażenie przykrywa wartość zdefiniowaną dla pozycji. W ten sposób możemy określić niestandardowe wartości dla niektórych kolumn. Przykładem zastosowania jest tu kolumna sumująca poprzednie. Szczególny przypadkiem jest sytuacja, w której chcemy, aby pozycja zawierała identyczne operacje wykonane na każdej kolumnie. Przykład jej zastosowania możemy znaleźć w rachunku wyników w pozycji C, mającej być różnicą pozycji A i B dla każdej kolumny. Rys. 185 Wyrażenie zależne od nazwy kolumny Pierwszy parametr to Symbol pozycji zestawienia. Parametr NazwaKolumny to zmienna, której wartością jest nazwa obliczanej właśnie kolumny zestawienia. Jej użycie pozwala na zastosowanie tego samego wyrażenia dla wszystkich kolumn zestawienia niezależnie od ich symboli czy nazw. 204

205 Obliczanie zestawienia Aby wyliczyć zestawienie należy na liście lub wewnątrz zestawienia wybrać Oblicz. Wcześniej należy ustawić odpowiednio filtry listy: Rys. 186 Zestawienia księgowe / Filtry Okres obrachunkowy - dla którego wykonywane będzie zestawienie, Uwzględniać zapisy w buforze - uwzględnianie zapisów w buforze dziennika księgowego, Ograniczenie zakresu - wskazanie okresu obliczeń, Zakres bieżący - ustawiamy jeśli zestawienie w konfiguracji kolumn ma wskazanie na zakres Bieżący / Względem, w przeciwnym razie nie ma wpływu na obliczenia, Typ obrotów Księgowy / Podatkowy. Dodatkowe możliwości zestawień księgowych Szczegółowe informacje dla obliczeń W oknie obliczeń zestawienia dla każdej komórki z obliczoną wartością prezentowana jest szczegółowa informacja zawierająca użyte wyrażenie, parametry obliczeń (okres, typ obrotów, bufor i zakres dat) oraz cząstkowe wartości uzyskane z poszczególnych kont odczytane za pomocą użytego wyrażenia przy określonych parametrach. 205

206 Rys. 187 Informacje o wyrażeniu Odrębne wyrażenia dla okresów obrachunkowych i kolumn Wyrażenie na pozycji zestawienia księgowego określa sposób obliczenia wartości dla danej pozycji (źródło danych). Wyrażenia dla pozycji są określane w kontekście okresu obrachunkowego i kolumny zestawienia. Domyślnie te konteksty zapisywania i obowiązywania wyrażeń ustawiane są z wartościami Okres: (zawsze), Kolumna: (wszystkie). Istnieje możliwość tworzenia odrębnych wyrażeń dla okresów obrachunkowych oraz odrębnych wyrażeń dla wybranych kolumn. Zmianę wyrażenia dla okresu lub dla kolumny wykonuje się za pomocą czynności Aktualizuj na formularzu pozycji zestawienia. Odrębne wyrażenia dla okresów obrachunkowych Aby wprowadzić zmienione wyrażenie dla kolejnych okresów obrachunkowych należy na pozycji zestawienia wykonać czynność Aktualizuj i w parametrach czynności wskazać, od którego okresu obrachunkowego ma obowiązywać zmienione wyrażenie. 206

207 Rys. 188 Aktualizowanie wyrażenia Po wykonaniu aktualizacji na pozycji zestawienia w polu okres pojawiają się dwa przedziały czasowe: ( 2011) wszystkie okresy obrachunkowe przed 2011 <2011 ) wszystkie okresy począwszy od okresu 2011 Na dole formularza prezentowana jest lista wszystkich aktualności wyrażenia z informacją o kontekście okresu obrachunkowego i kontekście kolumny. Aby zmienić wyrażenie począwszy od okresu obrachunkowego 2011 należy po aktualizacji w polu okres ustawić <2011 ) i odpowiednio zmodyfikować wyrażenie dla tego okresu. 207

208 Rys. 189 Aktualizacja wyrażenia Różne wyrażenia dla okresów można wykorzystać również w pierwszym okresie Odrębne wyrażenia dla kolumn Odrębne wyrażenia dla kolumn tworzy sią w podobny sposób jak odrębne wyrażenia dla okresów obrachunkowych. Aby wprowadzić odrębne wyrażenie dla wybranej kolumny należy wykonać czynność Aktualizuj i wybrać interesującą nas kolumnę. 208

209 Dynamiczne pozycje wg filtra kont Rys. 190 Aktualizacja wyrażenia dla kolumn Tworząc zestawienie w którym dla kolejnych pozycji będą wykonywane obliczenia według tych samych zasad (np. prezentacja przychodów i kosztów dla kolejnych zleceń) można posłużyć się mechanizmem dynamicznego tworzenia pozycji zestawienia wg filtra kont. W filtrze można używać znaków: * - zastępuje dowolny ciąg znaków,? zastępuje jeden dowolny znak. Na pozycji zestawienia można wprowadzić filtr kont, według którego w miejsce tej pozycji zostaną wygenerowane pozycje dynamiczne. Przykład Filtr kont: 500-* ; Filtr kont wyjątki: 500-*-* Taki zapis zapewni wygenerowanie dynamicznie pozycji dla wszystkich analityk pierwszego poziomu występujących na koncie

210 Rys. 191 Pozycja dynamiczna Pozycje dynamiczne wygenerowane wg filtra Rys. 192 Pozycje wygenerowane dynamicznie 210

211 Do pozycji dynamicznych można tworzyć dynamicznie pozycje podrzędne. Wprowadzając filtr kont na pozycji podrzędnej można się posłużyć dynamicznym symbolem konta z pozycji nadrzędnej {SBN} lub segmentem konta {SGN} np. {SBN}-* lub 500-{SGN}-* Elementy do użycia w filtrze kont: * - zastępuje dowolny ciąg znaków,? zastępuje jeden dowolny znak, {SBN} symbol konta z dynamicznej pozycji nadrzędnej, {SGN} segment konta z dynamicznej pozycji nadrzędnej. Rys. 193 Subpozycja wg filtra kont Dynamicznie wygenerowane pozycje podrzędne. 211

212 Rys. 194 Subpozycje wygenerowane dynamicznie wg filtra W pozycjach dynamicznych można tworzyć wyrażenia używające symboli kont uzyskanych z dynamicznie wygenerowanych pozycji lub pozycji nadrzędnych np. ObrotyWn("SymbolKonta") lub ObrotyWn("500-"+Nadrzedna.SegmentKonta+"- "+SegmentKonta). Elementy do użycia w filtrze w wyrażeniu na pozycji: * zastępuje dowolny ciąg znaków,? zastępuje jeden dowolny znak, SymbolKonta symbol konta z dynamicznej pozycji w której tworzymy wyrażenie, SegmentKonta segment konta z dynamicznej pozycji w której tworzymy wyrażenie, Nadrzedna.SymbolKonta symbol konta z dynamicznej pozycji, nadrzędnej do pozycji, w której tworzymy wyrażenie, Nadrzedna.SegmentKonta symbol konta z dynamicznej pozycji, nadrzędnej do pozycji, w której tworzymy wyrażenie. 212

213 Rys. 195 Wyrażenie na pozycji Nowe funkcje zliczające w zestawieniach księgowych W wyrażeniach definiowanych dla pozycji zestawienia księgowego zostały wprowadzone dwie grupy nowych funkcji: Funkcje opisów i funkcje zapisów. Funkcje opisów Funkcje opisów pozwalają na wykonywanie obliczeń na podstawie elementów opisu analitycznego. Funkcje opisów wykorzystują mechanizm zapytań SQL QUERY i dokonują zliczania wartości elementów opisu analitycznego odfiltrowanych wg kryteriów podanych jako parametry tych funkcji. Można korzystać z kreatora i wybrać dla funkcji filtr symbolu, wymiaru, filtrować wg cechy tekstowej lub referencyjnej oraz pozycji budżetowej. 213

214 Rys. 196 Odwołanie do cechy na opisie analitycznym Dostępna jest również cała gama funkcji do wpisania w postaci kodu np. z największą ilością argumentów: public decimal Opisy(string symbol, string wymiar, string nazwacechy, string wartosccechy, bool wartosccechyrowne, string budzet, string pozycja, bool pozycjarowne, string condition), gdzie condition to dowolny string mogący się kompilować do RowCondition. Taki string do RowCondition można sobie przygotować przy pomocy filtrów w organizatorze listy na tabeli Opis analityczny. Istnieją też funkcje zorientowane tylko na RowCondition: public decimal Opisy(string condition) np. Opisy("Wymiar like '5*'") public decimal Opisy(RowCondition condition) np. Opisy(new FieldCondition.Like("Symbol","5*")) Opisy(new FieldCondition.Equal("Ewidencja.Typ",TypDokumentu.PKEwidencja)) W przypadku cech tekstowych wartość cechy w parametrach funkcji powinna być podawana jako tekst. W przypadku cech referencyjnych wartość cechy w parametrach funkcji powinna być podawana jako ID obiektu użytego jako wartość cechy. Dla cechy referencyjnej do tabeli Konta jest dostępna specjalna funkcja, która zwraca ID konta na podstawie podanego symbolu: Opisy("","","Konto",GetKontoID("510-01")) Funkcje zapisów Drugą nową grupą funkcji są Funkcje zapisów. Funkcje zapisów, podobnie jak funkcje opisów, również agregują wartości zapisów księgowych na serwerze bazy danych przy pomocy mechanizmu sql query. Dostępne są funkcje: ZapisyWn, ZapisyMa, ZapisyPersaldo, ZapisyNWn, ZapisyNMa, ZapisyNPersaldo. Funkcje można dodawać za pomocą kreatora lub wpisywać ręcznie. 214

215 Bardziej skomplikowana składnia to np: Rys. 197 Odwołanie do funkcji zapisów ZapisyMa(string symbolkonta, string nazwacechy, string wartosccechy, bool równe, string condition) gdzie: równe określa, czy cecha ma być równa czy różna podanej wartości, condition umożliwia wpisanie stringu kompilowanego do RowCondition. Taki string do RowCondition można sobie przygotować przy pomocy filtrów na tabeli Zapisy. Podobnie jak w przypadku funkcji Opisów dla funkcji Zapisów można używać bardziej skomplikowanych warunków np. ZapisyWn("4*","","",true,"Opis like 'Paliwo'") Funkcja zliczająca wszystkie zapisy po stronie Wn na konta zespołu 4 posiadające w opisie ZapisyWn("4*","","",true, "Opis like '*[Pp]aliwo*'") Ta sam funkcja ale działająca bez względu na wielkość liter. ZapisyWn("4*","","",true,"Dekret.Ewidencja.Typ=PKEwidencja") Funkcja zliczająca wszystkie zapisy po stronie Wn na konta zespołu 4 pochodzące z dekretów z dokumentów typu PKEwidencja. Zapisywanie wyników obliczeń Obliczony wynik zestawienia można zapisać. 215

216 Rys. 198 Zapisywanie wyniku obliczenia Zapisane wyniki widoczne są na formularzu zestawienia na zakładce Wyniki. Można je otwierać przy pomocy przycisku Odtwórz. Wydruki zestawień Rys. 199 Otwieranie zapisanego wyniku Wydruki zestawień realizowane są z listy zestawień albo z poziomu formularza (nie z obliczonego wyniku). Po wywołaniu wydruku zestawienie jest dynamicznie obliczane. Na formatce pomocniczej po wywołaniu wydruku można dodatkowo sterować tym, jakie elementy zestawienia będą drukowane. 216

217 Rys. 200 Parametry wydruku zestawienia Zapisany wynik umożliwia wydrukowanie zapisanego wyniku obliczenia. Tylko ostatni segment po zaznaczeniu drukowany jest tylko ostatni segment numeracji. Pokaż skrócone info po zaznaczeniu pokazywane są skrócone informacje o wyrażeniu użytym na pozycji do wyliczenia wartości. Do zestawień bilans i rachunek wyników przypięte są dedykowane wydruki Zestawienie księgowe Bilans oraz Zestawienie księgowe RW. Plan kont Zakładanie planu kont Przed rozpoczęciem wprowadzania własnego planu kont do systemu należy przeprowadzić jego dokładną analizę. Szczególną uwagę zwracamy na rozbudowę analityk w przypadku zapotrzebowania na różne informacje w celu tworzenia analiz, sprawozdań, zestawień, które później możemy budować w programie w oparciu o konta. Plan kont jest wielopoziomowy, co doje możliwość rozbudowania analityki bardzo szczegółowo. Można skorzystać z przykładowego planu kont, który jest zaszyty w programie dodając lub usuwając konta oraz zmieniając ich parametry. Zmiany dokonujemy przed pierwszym księgowaniem, ponieważ konto zostaje zablokowane, jeżeli są już na nim zapisy. Chcąc skorzystać z planu kont występującego w bazie należy: założyć nową bazę danych bez danych demonstracyjnych, w menu Plik / Importuj zapisy / z pliku XML. W oknie Szukaj w: wskazujemy miejsce gdzie zainstalowany jest program przykładowo dysk C / Program Files / Soneta / otwieramy folder i zaznaczamy Zestaw księgowy xml. Klikamy na klawisz Otwórz. Poprawne zaczytanie planu program potwierdzi komunikatem. Własny plan kont wprowadzamy bezpośrednio do programu lub zaczytujemy z arkusza Excel. 217

218 Dodawanie i definiowanie kont Zakładamy nowe konto syntetyczne, następnie podświetlając je tworzymy do niego konta analityczne. Jeżeli plan kont jest wielopoziomowy należy pamiętać, aby poprawnie wskazywać konta nadrzędne do tworzonej analityki. Grupa Zostanie wpisana automatycznie. Rodzaj Dodając nowe konto wybieramy czy dodajemy konto analityczne czy syntetyczne. Jeżeli wybierzemy konto analityczne, system utworzy analityczne subkont konta, które jest w tym momencie podświetlone. Rodzaj konta (Analityczne albo Syntetyczne) decyduje, czy konto jest traktowane jako konto księgi głównej (z konsekwencjami wynikającymi z ustawy o rachunkowości) czy jako konto ksiąg pomocniczych. Konto posiadające subkonta nigdy nie jest analityczne. Symbol Można wpisać ostatni segment symbolu. Część identyczna z kontem nadrzędnym jest kopiowana i nie polega zmianom. Nazwa Alfanumeryczna, długości pola 128 znaków. Typ Przyjmuje wartości: Aktywa, Pasywa, AktywaPasywa, Przychody, Koszty albo Pozabilansowe. Element księgowalny Przyjmuje wartości: Brak, Rozrachunki. Typ oraz rodzaj elementu księgowalnego zależą od kont nadrzędnych czyli dla kont nieznajdujących się na najwyższym poziomie w planie kont ich wartości zależą od wartości nadanych kontu nadrzędnemu. Typ rozrachunki wybierany jest dla kont, na które mają być księgowane rozrachunki (płatności/zapłaty) np. konta należności i zobowiązań wobec kontrahentów. Konto rozrachunkowe musi być jednocześnie kontem rozliczeniowym. Zapis księgowy dla tego typu konta wymaga powiązania z rozrachunkiem (płatnością/zapłatą), co zapewnia spójność między zapisami na kontach rozrachunkowych, a odpowiadającymi im rozrachunkami w EŚP. Kontrola salda Pole tylko do odczytu, przyjmujące wartości Winien, Ma albo Brak. Rozliczenie Decyduje czy konto przechowuje stan rozliczeń między zapisami. Zaznaczenie rozliczanie na Tak decyduje o możliwość rozliczania (parowania) zapisów na tym koncie. Taki charakter mają wszystkie konta rozrachunkowe oraz konta typu rozliczenie zakupu. Dostępność konta Konto może być dostępne i wtedy jest brane pod uwagę przy wszelkich operacjach (np. sporządzaniu bilansu) lub nie (na przykład jego dane są dopiero przygotowywane i nie życzymy sobie, aby miało jakiekolwiek znaczenie). Zabronione księgowanie Czasami (typowym przykładem jest sytuacja, gdy ma zostać skasowane konto, ale są na nim obroty, więc do końca bieżącego okresu obrachunkowego nie może to być zrobione) nie jest pożądane, aby na pewne konto były wykonywane księgowania, natomiast samo konto jest użyteczne. To pole umożliwia wydanie zakazu księgowania na takie konto, bez dotykania jego danych i obrotów. Zabronione księgowanie jest polem wyliczanym - zależy min słowników przypiętych do tego konta, definicji analityki itp. oraz od aktywności konta. 218

219 Definicja analityki Aby ręcznie zmienić ten parametr należy odznaczyć parametr o nazwie Dostępność konta. Przyszły symbol Pole umożliwia wpisanie symbolu konta odpowiednika z przyszłego okresu obrachunkowego. Nadanie kontom symboli kont z przyszłego okresu spowoduje, że dla czynność generowania bilansu otwarcia w nowym okresie utworzą się zapisy na konto wcześniej wskazane jako przyszły symbol. Program daje możliwość definiowania analityki dla kont księgowych, można precyzyjnie określić strukturę i zasady tworzenia kont analitycznych. Aby zdefiniować analitykę dla konta syntetycznego należy otworzyć konto, przejść na zakładkę Definicja analityki i wybrać Nowy (Definicja analityki). Rys. 201 Definicja analityki LP: oznacza poziomy analityki Słownik: wybór dostępnego słownika Typ: Księgowy X9?* daje użytkownikowi najwięcej możliwości. X-litera 9-liczba?-dowolny znak *-dowolna liczba dowolnych znaków Podobny*? wybierając ten typ można użyć stałego elementu, który zawsze będzie tworzony na tym poziomie analityki (np.?404?, na analityce będzie zawsze miała w środku 404) Wyrażenie regularne daje możliwość użycia algorytmu. Podobny SQL %_ - funkcja działa na poziomie zapytań SQL. % - dowolna liczba dowolnych znaków _ - jeden dowolny znak 219

220 Wzór segmentu: W tym miejscu definiujemy jak będzie wyglądał poziom analityki, (np.xx9*, czyli dwie litery cyfra i dowolny ciąg znaków, długość możemy zastrzec w polu Długość segmentu) Długość segmentu liczba znaków dla analityki Składnia nazwy {0} nazwa konta syntetycznego, {1} nazwa konta poziomu 1, {2} nazwa konta poziomu 2, {NS} nazwa słownika. Szybkie tworzenie analityk w planie kont. Plan kont można szybko rozbudować, korzystając z narzędzi kopiowania i generowania. W menu Czynności > Narzędzia wybieramy funkcję kopiuj analitykę. Przed wyborem ustawiamy się na koncie, dla którego chcemy kopiować analitykę następnie w oknie, które się pojawi podajemy numer konta, z którego chcemy skopiować analitykę. Czynność generuj analitykę wykorzystywana jest na kontach posiadających słownik. Korzystając z niej założą się nam analityki w oparciu o słownik wskazany na koncie. Przykładowo: Generacja analityki słownikowej dla środków trwałych. Zakładamy konto 010 następnie wybieramy w nim słownik Środki trwałe wg grup, W menu Czynności > Narzędzia > Generuj analitykę słownikową. Program odwołuje się do środków trwałych zakładając tyle kont ile jest grup przypisanych do środków trwałych. Konta posiadające słownik tworzą swoją analitykę automatycznie w momencie księgowania. 220

221 Rys. 202 Plan kont 221

222 Zaliczka na podatek CIT-8 Aby obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób prawnych należy przejść na listę Księgowość / Deklaracje / CIT- 8. Na liście wybieramy Nowy (CIT-8 (21). Otworzy się deklaracja na której należy wskazać odpowiedni miesiąc. Jeśli do obliczeń mają być pobierane zapisy w buforze księgowym należy zaznaczyć parametr Przy obliczeniach uwzględniaj zapisy w buforze. Następnie wybieramy Przelicz. Rys. 203 CIT-8 Miesięczne zaliczki bedą podstawą dla deklaracji CIt-8 za cały okres rozliczeniowy. Aby naliczyć roczną deklaracje CIT-8 należy analogicznie wybrać Nowy (CIT-8 (21). Dla deklaracji rocznej na zakładce ogólne należy zaznaczyć parametr Rozliczenie roczne na Tak. Rys. 204 CIT-8 / Ogólne 222

223 Schematy księgowe Informacje ogólne Definiując odpowiednie schematy księgowe możemy zautomatyzować wiele operacji wykonywanych przez program (Narzędzia / Opcje / Księgowość / Schematy księgowe). Schematy księgowe zależą od planu kont. Definiując własny plan kont użytkownik musi odpowiednio zdefiniować schematy, których będzie chciał używać. Schematy księgowe pogrupowane zostały według typów ewidencji dokumentów: Schemat deklaracji rozliczeniowych, Schemat ewidencji zakupu, Schemat ewidencji sprzedaży, Schemat ewidencji sprzedaży zbiorczej, Schemat ewidencji wyciągów bankowych, Schemat ewidencji raportów kasowych, Schemat ewidencji PK, Schemat ewidencji listy płac, Schemat ewidencji wypłaty umowy, Schemat ewidencji środków trwałych, Schemat ewidencji dokumentów magazynowych, Schemat ewidencji rozliczeń, Schemat ewidencji not odsetkowych, Schemat ewidencji różnic kursowych, Schemat ewidencji różnic kursowych MW, Schemat ewid. faktur wew. nabycia UE VAT należny, Schemat ewid. faktur wew. nabycia UE VAT naliczony, Schemat ewid. rozliczenia kasowego VAT, Schemat ewidencji faktur importowych, Schemat ewidencji SAD, Schemat ewidencji VAT marża, Schemat ewidencji rozliczeń EP, Schemat ewidencji BO. W wersji demonstracyjnej programu zdefiniowane zostały standardowe przykładowe schematy księgowe. Definicja każdego schematu podzielona została na 4 obszary: 223

224 Rys. 205 Formularz schematu księgowego Sekcja Ogólne w tej części znajdują się następujące elementy: Definicję dokumentów w tym polu uzupełniamy definicję dokumentu do księgowania, której ma służyć schemat (jest to definicja dla dokumentów ewidencji np. ZR). Jeżeli pole definicji pozostanie puste, schemat księgowy będzie działał dla wszystkich dokumentów z danego typu ewidencji, np. dla wszystkich dokumentów z typu Zakup ewidencja. Wywołanie pole daje możliwość wskazania innego okresu obrachunkowego, w kontekście którego ma następować uruchomienie schematu. Ta funkcja pozwala na tworzenie kilku dekretów w dwóch różnych okresach obrachunkowych w jednym dokumencie. Weryfikacja schematu to mechanizm pozwalający na wprowadzenie dodatkowego warunku dla całego schematu, który zostanie sprawdzony przed uruchomieniem się schematu. Dodatkowo istnieje możliwość wprowadzenia konkretnego komunikatu, który będzie się pojawiał w przypadku, gdy taki warunek nie zostanie spełniony. Nazwa schematu nazwa schematu, do jej tworzenia mogą być użyte tylko znaki alfa-numeryczne. Blokada możliwość zablokowania schematu. Typ edycji (uproszczony, podstawowy lub zaawansowany) typ zaawansowany daje. 224

225 Sekcja Warunek wykonania schematu w tej części definiuje się warunki, jakie muszą zaistnieć, aby księgowanie zostało wykonane. Sekcja Parametry dekretu w tym obszarze wybiera się Datę, z jaką ma się odbywać księgowanie oraz określa się składnię opisu dekretu (opis składa się z trzech części, z których pierwsza może zawierać dowolny tekst, a dwie następne wyłącznie elementy ze zdefiniowanych w programie list i pobierać dane z innych elementów systemu np. opisy czy numery pobrane z dokumentu). Gdy schemat jest zdefiniowany tak, że podczas księgowań w niektórych sytuacjach może powstawać pusty dekret, należy zaznaczyć parametr Usuń pusty. Przy predekretowaniu pusty dekret zostanie automatycznie usunięty. Dodatkowo istnieje możliwość wskazania dziennika czy dziennik Dekretów czy Dziennik BO do którego będą kierowane dekrety. Funkcjonalność umożliwia wprowadzenie dekretów typu BO w innych typach ewidencji np., tworząc taki dekret dla wyciągu bankowego, można nierozliczone zapłaty wprowadzić wprost jako wpłaty i wypłaty podczas kiedy w dokumencie BO należy tworzyć płatności o określonym kierunku. Jeżeli ta funkcjonalność jest wykorzystywana na jednej ewidencji środków pieniężnych należy stworzyć dwa schematy i w warunkach wykonania całego schematu dodać odpowiednie warunki BO. W bazie Demo przykładowe rozwiązanie zaproponowane jest w schemacie wyciągu bankowego. 225

226 Sekcja Pozycje w tym polu definiuje się poszczególne pozycje schematu księgowego - pozycje służą do rozksięgowania kwot z dokumentu na właściwe konta księgowe. Rys. 206 Pozycja schematu księgowego Pozycja schematu księgowego podzielona jest na następujące obszary: Sekcja Ogólne w tej części określa się numer LP danej pozycji na liście w schemacie, tryb edycji tworzonej pozycji oraz Weryfikacje pozycji. Weryfikacja pozycji jest to mechanizm pozwalający na wprowadzenie dodatkowego warunku dla pozycji schematu, zostanie on sprawdzony przed uruchomieniem się innych pozycji schematu, dodatkowo istnieje możliwość wprowadzenia konkretnego komunikatu, który będzie się pojawiał w przypadku, gdy taki warunek nie zostanie spełniony. 226

227 Sekcja Przedmiot i warunek księgowania w tym obszarze wybiera się z listy dostępnej dla danego rodzaju dokumentu elementy, które będą przedmiotem księgowania i definiuje się warunek wystąpienia księgowania. W zależności od typu schematu księgowań predefiniowana lista przedmiotu księgowania jest różna. Występują w niej pozycje stałe niezależne od typu schematu. Są nimi: Ewidencja daje możliwość odwołania się w schemacie księgowań do informacji, które znajdują się na zakładce Ogólne w dokumencie ewidencji. Opis analityczny daje możliwość odwołania się w schemacie księgowań do informacji, które znajdują się na zakładce Opis analityczny i dekrety w ewidencji dokumentów. W zależności od typu schematu księgowań predefiniowana lista przedmiotu księgowania jest różna. Występują w niej pozycje zmienne zależne od typu schematu. Są nimi: Dla sprzedaży i zakupu Płatności daje możliwość odwołania się do płatności z zakładki Dane kontrahenta i płatności w dokumencie ewidencji. Płatności wg opisu analitycznego to możliwość odwołania się do opisu analitycznego w płatności, z zakładki Dane kontrahenta i płatności w dokumencie ewidencji. Podsumowanie stawek VAT to odwołanie się do kwot zbiorczych wg stawek z zakładki VAT dokumentu ewidencji. Pozycje dokumentu handlowego/magazynowego to odwołanie się do kwot, oraz atrybutów na dokumentach, kartotekach towarowych (z dokumentu źródłowego). Działa to tylko wtedy, gdy jest aktywny moduł enova Handel. Elementy ewidencji VAT to odwołanie się do pozycji (elementów) na zakładce VAT, w kontekście stawek VAT, rodzaju lub odliczeń VAT. Dla schematów kasa/bank: Operacje k b możliwość odwołania się do konkretnej operacji wpłaty lub wypłaty z raportu. Opis analityczny wg operacji k b możliwość odwołania się do zakładki opis analityczny na danej operacji (wpłacie lub wypłacie w raporcie). W zależności od wyboru przedmiotu księgowania mamy do wyboru różne warunki oraz różne kwoty wykorzystywane do budowania pozycji schematu księgowego. Warunki możemy łączyć między sobą wybierając i / lub. Dodatkowo w warunku wykorzystać możemy funkcje: znak równości, znak różności, zawiera, nie zawiera. W sekcji warunek i przedmiot księgowania znajduje się parametr Powiąż z zapisem, który powinien być zaznaczony na Tak zawsze podczas księgowania rozrachunków (płatności / zapłat). 227

228 Sekcja Konto W tej części wskazuje się konto, na które ma odbyć się księgowanie lub określa się, w jaki sposób konto ma być utworzone automatycznie w momencie księgowania. Bilansowanie jest to mechanizm umożliwiający automatyczne bilansowanie dekretu. Na pozycji schematu można wskazać czy saldo dekretu ma być dodawane do ostatniego zapisu wygenerowanego przy pomocy tej pozycji, czy też do zapisu o największej wartości. Zaznaczenie parametru Sumuj zapisy pozwala zsumować do jednego zapisu wszystkie zapisy cząstkowe wygenerowane przez daną pozycję schematu. Jest to szczególnie przydatne przy budowaniu pozycji schematów odwołujących się do parametrów pojedynczych pozycji dokumentów (np. pozycji dokumentów handlowych). Księgowanie pozycji dokumentu spełniających te same kryteria możemy zsumować do jednego zapisu księgowego w dekrecie. Sekcja Strona i kwota W tym obszarze określa się stronę konta (Winien / Ma) i kwotę, która ma być daną pozycją zaksięgowana. Jest ona zależna od rodzaju schematu oraz wybranego wcześniej przedmiotu księgowania. Przy księgowaniu można odwołać się do zdefiniowanych kwot wybierając Predefiniowana. Sekcja Opis i data podatkowa Jako Opis możemy wpisać dowolny tekst lub wybrać opis ze zdefiniowanej listy odwołań (Predefiniowany) do różnych elementów księgowanego dokumentu. Pole Data podatkowa daje możliwość określenia, z jaką datą księgowany dokument wpłynie na rozliczenia podatkowe. Standardowy wybór Domyślna wybiera odpowiednie daty automatycznie, niemniej użytkownik ma możliwość określenia tej daty w szczególnych przypadkach. Datę wybieramy ze zdefiniowanej listy podpowiedzi. 228

229 Schematy ewidencji zakupów Obszar wyboru przedmiotu księgowania jest uzależniony od rodzaju dokumentów, dla którego tworzymy schemat. Przykładowo w przypadku schematu do ewidencji zakupów mamy możliwość oparcia księgowania o elementy z następujących obszarów: Ewidencja, Opis analityczny, Płatności, Płatności wg opisu analitycznego, Podsumowanie stawek VAT, Pozycje dokumentu handlowego/magazynowe, Elementy ewidencji VAT. Każdy z wymienionych przedmiotów księgowania odwołuje się do innego obszaru danych wprowadzanych w ewidencji dokumentów (do innej zakładki na dokumencie w ewidencji dokumentów). Przykładowo, gdy jako przedmiot księgowania wybierzemy ewidencję będziemy mieli do dyspozycji dane z zakładki ogólne wprowadzonego dokumentu. Będzie to miało odzwierciedlenie w kolejnych etapach budowania schematu zapisu księgowego (warunek, konto, kwota księgowania, predefiniowany opis księgowania). Szczegółowe zestawienie przedmiotów księgowania i obszarów z ewidencji dokumentów, do których się one odwołują przedstawia tabela nr

230 Przedmiot księgowania Zakładki dokumentu Warunek Słownik Konto Zamiennik Kwota Opis Ewidencja Ogólne VAT Akcyza (ewidencja VAT i akcyzy) Zawsze Opis ewidencji Istnieje dokument źródło Podlega VAT Podlega akcyzie Magazyn Brak Magazyn Brak Magazyn Brak Wartość Netto VAT VAT bieżący VAT przyszły Brutto Netto akcyzy Akcyza Netto dokumentu produkty Netto dokumentu towary Netto dokumentu - usługi Opis dekretu Numer dokumentu Numer dodatkowy Kod podmiotu Brak Opis analityczny Ogólne Opis analityczny dekrety i Zawsze Opis ewidencji Istnieje dokument źródło Wymiar opisu analitycznego Symbol opisu analitycznego Brak Brak Symbol opisu analitycznego Wymiar opisu analitycznego Brak Kwota odpisu analitycznego Opis opisu analitycznego Opis dekretu Numer dokumentu Numer dodatkowy Kod podmiotu Brak

231 Przedmiot księgowania Zakładki dokumentu Warunek Słownik Konto Zamiennik Kwota Opis Płatności Ogólne Dane kontrahenta i płatności (ewidencja środków pieniężnych) Zawsze Opis ewidencji Istnieje dokument źródło Należność Zobowiązanie Należność kontrahenta Zobowiązanie kontrahenta Należność pracownika Zobowiązanie pracownika Księguj zbiorczo Rodzaj podmiotu Sposób zapłaty Typ podmiotu Zwrot Brak Podmiot płatności Brak Brak Kwota płatności - Kwota płatności Kwota księgi płatności Opis dekretu Numer dokumentu Numer dodatkowy Kod podmiotu Brak Numer dokumentu płatności Opis płatności Płatności wg opisu analitycznego Ogólne Dane kontrahenta i płatności (opis analityczny poszczególny Zawsze Opis ewidencji Istnieje dokument źródło Wymiar opisu należności Brak Podmiot płatności opisu Brak Symbol opisu analitycznego 231 Brak Kwota opisu analitycznego Opis dekretu Numer dokumentu Numer dodatkowy Kod podmiotu Brak

232 ch płatności, ewidencja śr. pieniężnych) Wymiar opisu zobowiązania Przedmiot księgowania Podsumowanie stawek VAT Pozycje dokumentu handlowego/ magazynowe Elementy ewidencji VAT Zakładki dokumentu Ogólne VAT Akcyza (ewidencja VAT i akcyzy) Ogólne Wartości dokumentu handlowego Ogólne VAT Akcyza (ewidencja VAT i akcyzy) Warunek Zawsze Opis ewidencji Istnieje dokument źródło Definicja stawki Symbol stawki Zawsze Opis ewidencji Istnieje dokument źródło Magazyn Zawsze Opis ewidencji Istnieje dokument źródło Definicja stawki Rodzaj zakupu Słownik Brak Brak Towar Konto Zamiennik Brak Symbol stawki Brak Towar/Usługa/ Produkt Brak Netto stawki VAT stawki Brutto stawki Brak Netto Brak Brak Brak Kwota Netto elementu VAT elementu Brutto elementu Tab. 2 Elementy budowy schematu księgowego do Ewidencji zakupów Opis Symbol stawki Opis dekretu Numer dokumentu Numer dodatkowy Kod podmiotu Brak Opis dekretu Numer dokumentu Numer dodatkowy Kod podmiotu Brak Opis dekretu Numer dokumentu Numer dodatkowy Kod podmiotu Brak 232

233 Zakupy różne Przyjrzyjmy się schematowi księgującemu operację zakupu, niebędącego zakupem środka trwałego (zakupy różne). Widzimy, że schemat ten jest wykonywany dla wszystkich dokumentów (pole Warunek równe Zawsze) z ewidencji dokumentów zakupów różnych ZR (pole Definicja dokumentu równe ZR). Na opis dekretu będzie składał się opis księgowanego dokumentu i numer dokumentu. Rys. 207 Schemat ewidencji zakupów różnych Dwie pierwsze pozycje schematu powodują księgowanie na związane z kontrahentem subkonto konta 202. Subkonto takie zostanie automatycznie utworzone w chwili wystąpienia pierwszego księgowania na nie. Szczegóły dotyczące budowy pierwszych dwóch pozycji schematu przedstawiają się następująco: Lp wypełniane automatycznie (1) Tryb edycji Uproszczony Przedmiot księgowania Płatności Powiąż z zapisem Tak Warunek Zobowiązanie Określenie konta konto wg planu kont 202 element słownika konta Podmiot płatności Strona konta Ma

234 Kwota znak + operacji Kwota płatności zapisu Brak Opis tekst predefiniowany Opis dekretu tekst predefiniowany Numer dokumentu Data podatkowa Domyślna Rys. 208 Pozycja schematu do księgowania zobowiązania Pozycja schematu zdefiniowana w sposób przedstawiony powyżej będzie księgowała płatność-zobowiązanie wobec kontrahenta po stronie Ma na konto 202-KOD KONTRAHENTA z opisem opis dekretu opis płatności. Księgowanie to będzie powiązane z płatnością - zobowiązaniem wobec kontrahenta w ewidencji środków pieniężnych. 234

235 Druga pozycja schematu księgowego będzie księgowała należność wobec dostawcy wynikającą z faktury korygującej zakupu. Zmianie uległ warunek i kwota operacji (oznaczone kolorem czerwonym). Lp wypełniane automatycznie (2) Tryb edycji Uproszczony Przedmiot księgowania Płatności Powiąż z zapisem Tak Warunek Należność Określenie konta konto wg planu kont 202 element słownika konta Podmiot płatności Strona konta Ma Kwota znak + operacji -Kwota płatności zapisu Brak Opis dowolny tekst <puste> tekst predefiniowany Opis dekretu tekst predefiniowany Numer dokumentu Data podatkowa Domyślna Przedmiotem księgowania używanym przez schemat księgowy może być: Ewidencja, czyli możliwość księgowania kwot znajdujących się na dokumencie brutto, netto, VAT Płatności lub Płatności wg opisu analitycznego, czyli możliwość księgowania kwot dotyczących płatności jakie niesie ze sobą dokument, dotyczy to Zobowiązań lub Należności Podsumowanie stawek VAT, czyli możliwość księgowania w rozbiciu na stawki, zarówno kwot netto jak i kwoty VAT z dokumentu Elementy ewidencji VAT, czyli możliwość księgowania w rozbiciu na poszczególne elementy z ewidencji VAT (towar, śr. trwały, usługa, inne itp.) Opis analityczny, czyli możliwość księgowania kwot z dokumentu naniesionych na zakładce opis analityczny przez operatora. Pozycje dokumentu handlowego/magazynowe, dla użytkowników posiadających moduł handlowy, czyli księgowanie w oparciu o dokumenty handlowe Dwie pierwsze linie różnią się dwoma elementami: warunkiem, który musi być spełniony, aby pozycja schematu wygenerowała zapis (pole Warunek) i znakiem 235

236 księgowanej kwoty płatności. W przedstawionym księgowaniu, należności księgowane są ze znakiem ujemnym. Tak skonstruowany schemat automatycznie wygeneruje właściwe księgowania płatności dla zakupów oraz ich korekt. Zaznaczenie pola Powiąż z zapisem spowoduje, że księgowania będą powiązane w płatnościami w obszarze rozrachunków i tam będzie możliwość ich rozliczenia z zapłatami. Pole Data podatkowa daje możliwość określenia, z jaką datą księgowany dokument wpłynie na rozliczenia podatkowe. Standardowy wybór Domyślna wybiera odpowiednie daty automatycznie, niemniej użytkownik ma możliwość określenia tej daty w szczególnych przypadkach. Jeżeli chcemy ewidencjonować rozrachunki z podziałem na kontach na podmioty krajowe, unijne, unijne trójstronne, eksportowe i eksportowe podróżne musimy dla każdego rodzaju zdefiniować oddzielnie pozycje schematu i w każdej z nich w warunku księgowania dodatkowo dołożyć element rodzaj podmiotu == (równy) i odpowiednio wybrać: krajowy, unijny, unijny trójstronny, eksportowy i eksportowy podróżny. Jeżeli chcemy podzielić rozrachunki na krajowe i pozostałe możemy w warunkach wskazać odpowiednio rodzaj podmiotu ==krajowy i rodzaj podmiotu!= krajowy (różny od krajowego). Trzecia i czwarta pozycja nie wymagają zbyt wielu komentarzy. Zauważmy tylko, że po wyborze ewidencji, jako przedmiotu księgowania nie ma możliwości zaznaczenia Powiąż z zapisem a lista miejsc, z których można pobrać kwotę jest zupełnie inna niż w przypadku płatności. Lp wypełniane automatycznie (3,4) Tryb edycji Podstawowy Przedmiot księgowania Ewidencja Powiąż z zapisem Nie Warunek Zawsze Określenie konta konto wg planu kont (linia 3) lub (linia 4) Strona konta Winien Kwota znak + operacji VAT Bieżący odliczenia (linia 3) lub VAT Przyszły odliczenia (linia4) zapisu Brak Opis dowolny tekst VAT tekst predefiniowany Numer dokumentu Data podatkowa Domyślna 236

237 W pozycjach 3 i 4 schematu księgowanie kwoty podatku VAT naliczonego z faktury zakupowej odbywa się na sztywno zdefiniowane konta rozliczenia VAT. Schemat sprawdza na zakładce VAT dokumentu, jaki został określony moment powstania obowiązku podatkowego i odpowiednio księguje VAT, jako rozliczany w danym okresie lub w okresach przyszłych. Rys. 209 Pozycja do księgowania podatku VAT Kolejne trzy pozycje demonstrują użycie opisu analitycznego do księgowania kosztów. Lp wypełniane automatycznie Tryb edycji Uproszczony Przedmiot księgowania Opis analityczny Powiąż z zapisem Nie Warunek Wymiar opisu analitycznego = 4 Określenie konta konto wg planu kont <brak> zamiennik konta 237

238 Symbol opisu analitycznego element słownika konta Brak Strona konta Winien Kwota znak + operacji Kwota opisu analitycznego zapisu Brak Opis dowolny tekst <puste> tekst predefiniowany Opis opisu analitycznego tekst predefiniowany Brak Data podatkowa Domyślna Rys. 210 Księgowanie oparte o opis analityczny 238

239 Zauważmy, że zamiast numeru konta w dwu przypadkach został użyty symbol wpisany, jako element opisu analitycznego (zamiennik konta). Taka konstrukcja daje możliwość określenia konta i kwoty, jaka ma być na to konto księgowania już na poziomie wprowadzania dokumentu do ewidencji. Rys. 211 Opis analityczny na dokumencie Celem takiego rozwiązania jest danie możliwości dokonania na przykład podziału kosztów osobie za to odpowiedzialnej (dyrektor działu) a następnie uzupełnienie informacji osobie zajmującej się księgowością, która obeznana będzie z powiązaniami między rodzajami kosztów a kontami księgowymi. Pozycja nr 5 w schemacie poszukuje na zakładce opis analityczny elementu o wymiarze 4 i księguje wartość podaną w tym elemencie na konto wskazane w pozycji symbol opisu analitycznego. Na opis księgowania składają się: opis opisu analitycznego i numer dokumentu. Pozycja nr 6 schematu jest zbudowana podobnie, z tą różnicą, że wszystkie elementy opisu analitycznego o wymiarze 4, niezależnie od konta wskazanego w pozycji symbol opisu analitycznego, będą księgowane na konto Pozycja nr 7 schematu różni się od pozycji nr 5 tym, że warunek księgowania poszukuje wymiaru opisu analitycznego o wartości

240 Zakupy towarów Schemat do księgowania zakupów towarów w pozycjach 1-4 będzie wyglądał tak jak schemat do zakupów różnych. Pozostałe pozycje zastąpi jedna pozycja, która będzie pobierała z dokumentu wartość netto i księgowała na konto Rozliczenie zakupu. Zapis ten nie będzie powiązany z żadną płatnością. Rys. 212 Księgowanie wartości netto towarów Lp wypełniane automatycznie (5) Tryb edycji Uproszczony Przedmiot księgowania Ewidencja Powiąż z zapisem Nie Warunek Zawsze Określenie konta 240

241 konto wg planu kont Strona konta Winien Kwota znak + operacji Netto zapisu Brak Opis tekst predefiniowany Opis dekretu tekst predefiniowany Numer dokumentu Data podatkowa Domyślna Przyjęcie towarów do magazynu i przeksięgowanie ich wartości z konta na konto będzie odbywało się na podstawie odrębnego dokumentu PZ, do którego również trzeba będzie zdefiniować schemat księgowy. Zakupy towarów UE W przypadku zakupów towarów od kontrahentów z Unii Europejskiej budowa schematu wygląda bardzo podobnie. Dodatkowo w warunkach księgowania płatności na konta rozrachunkowe możemy dołożyć element sprawdzający czy kontrahent jest oznaczony, jako unijny. Rys. 213 Schemat księgowania zakupów towarów z UE 241

242 Zakupy Środków trwałych i WNIP Podobnie, jak schemat do zakupów towarów, zdefiniowany powinien być schemat do ewidencji zakupów środków trwałych. Wartość netto zakupionego środka trwałego księgujemy na konto rozliczenie zakupu, a następnie księgując dokument OT przeksięgowujemy tę wartość na konto środki trwałe. Szczegółowy opis księgowania znajduje się w dziale Ewidencja środków trwałych. Rys. 214 Schemat księgowania zakupów ŚT i WNiP Schematy ewidencji sprzedaży Sprzedaż faktury z ewidencji dokumentów Najprostszy schemat do księgowania dokumentów sprzedaży zbudowany jest podobnie jak schemat zakupów różnych. W pozycjach schematu księgujących rozrachunki warunki księgowania są takie same, a zmieniają się jedynie konta i strony księgowania. Gdy z dokumentem sprzedażowym będzie związana należność, zostanie ona zaksięgowana po stronie Winien na stworzone automatycznie do konta 200 konto analityczne 200-kod kontrahenta. Konto 200 jest kontem słownikowym ze zdefiniowanym słownikiem kontrahenci. W przypadku zmniejszającej faktury korygującej, wynikające z niej zobowiązanie będzie księgowane ze znakiem minus po stronie Winien konta 200-kod kontrahenta. Podobnie w przypadku podatku VAT należnego, w stosunku do pozycji ze schematu do księgowania zakupów, zmienia się jedynie strona księgowania i konto księgowe. 242

243 Pozycja księgująca wartość netto sprzedaży zdefiniowana jest, podobnie jak w przypadku zakupów różnych, w oparciu o opis analityczny dokumentu. Jeśli w opisie analitycznym dokumentu pojawi się element o wymiarze 7, to wartość tego elementu zastanie zaksięgowana po stronie Ma konta wskazanego w pozycji symbol opisu analitycznego tego elementu. Rys. 215 Schemat księgowania faktur sprzedaży wprowadzonych bezpośrednio do ewidencji dokumentów Sprzedaż faktury z modułu Handel Jeszcze bardziej możemy zautomatyzować księgowanie faktur sprzedaży pochodzących ze zintegrowanego modułu Handel programu enova. Księgowanie rozrachunków i podatku VAT będzie odbywało się tak samo jak w przypadku opisanym powyżej, ale do księgowania wartości netto nie będzie potrzebne podawanie dodatkowych informacji w opisie analitycznym. Schemat automatycznie rozpozna co jest przedmiotem sprzedaży i przychód z poszczególnych tytułów zaksięguje na odpowiednie konta wskazane w schemacie. Do księgowania wartości netto sprzedaży produktów, usług i towarów należy w schemacie zdefiniować 3 oddzielne pozycje, które będą księgowały po stronie Ma wskazanych kont odpowiednio wartości: netto dokumentu - produkty, netto dokumentu - usługi, netto dokumentu towary. Wartość sprzedawanych pozycji wyrażona w cenach zakupu odbywa się w programie na podstawie odrębnych dokumentów WZ. Schemat do księgowania tych dokumentów zostanie opisany w dalszej części opracowania. 243

244 Sprzedaż dostawa towarów UE Rys. 216 Księgowanie wartości netto faktury z modułu Handel Do księgowania dokumentów dostawy wewnątrzwspólnotowej posłuży schemat podobny jak w przypadku księgowania zwykłej sprzedaży krajowej. Należy jedynie wykasować w nim pozycje księgujące podatek VAT i zmienić konta do księgowania rozrachunków. W miarę potrzeby możemy też zmienić konta, na które księgować mają się wartości przychodów netto. Sprzedaż zbiorcza ewidencja Przedmiotem księgowania w tej ewidencji są dokumenty zawierające zbiorcze podsumowanie sprzedaży zaewidencjonowanej za pomocą paragonów fiskalnych. Zbiorcza wartość przychodu łącznie z podatkiem VAT księgowana będzie po stronie Winien na pomocnicze konto rozliczenia sprzedaży paragonowej (np ). Konto to nie 244

245 posiada elementu księgowalnego rozrachunki, wiec księgowanie na to konto nie będzie powiązane z żadną płatnością. Przedmiotem księgowania będzie ewidencja, a z niej zostanie pobrana kwota płatności księguj zbiorczo. Po stronie Ma tego konta zaksięgowane będą z raportu kasowego kwoty wpływów związanych z każdą sprzedażą paragonową. Rys. 217 Schemat księgowania sprzedaży zbiorczej Pozycje schematu do zaksięgowania podatku VAT i wartości przychodów netto budujemy w taki sam sposób jak w przypadku schematu do księgowania faktur z modułu handel. Schematy ewidencji wyciągów bankowych Budując schemat do księgowania wyciągów bankowych postępujemy podobnie jak w przypadkach opisanych powyżej. Pierwszy etap, zdefiniowanie nagłówka dekretu wygląda dokładnie tak samo. Poszczególne pozycje schematu budowane są w oparciu o przedmiot księgowania operacje k b (operacje kasowo-bankowe). Pierwsze dwie pozycje będą księgowały każdą wpłatę lub wypłatę na konto księgowe rachunku bankowego związanego z daną ewidencją. Budowa schematu do księgowania drugiej strony operacji kasowo-bankowej uzależniona będzie od rodzaju tej operacji i rodzaju konta, na jakie ma ona zostać zaksięgowana. 245

246 Rys. 218 Schemat do księgowania wyciągu bankowego W przypadku typowych operacji spłaty zobowiązania i wpłaty należności nie będzie potrzeby dodatkowego ich opisywania. Przedmiotem księgowania będą płatności Schemat będzie je księgował na odpowiednie konta w zależności od tego czy będzie to wpłata kontrahenta lub wypłata kontrahenta, czy będzie ona oznaczona jako zwrot czy też nie i czy kontrahent jest podmiotem krajowym czy zagranicznym. Możliwe są następujące kombinacje: 246

247 Lp Rodzaj zdarzenia gospodarczego Rodzaj operacji kasowo-bankowej Rodzaj podmiotu Zwrot Konto i strona Wpłata należności za fakturę od nabywcy z kraju Zwrot za fakturę korygującą od dostawcy z kraju Spłata zobowiązania wobec dostawcy krajowego Zwrot nabywcy krajowemu z tyt. faktury korygującej Wpłata należności za fakturę od nabywcy z zagranicy Zwrot za fakturę korygującą od dostawcy z zagranicy Spłata zobowiązania wobec dostawcy zagranicznego Zwrot nabywcy zagranicznemu z tyt. faktury korygującej Wpłata kontrahenta ==Krajowy Nie 200 Ma Wpłata kontrahenta ==Krajowy Tak 202 Ma Wypłata kontrahenta ==Krajowy Nie 202 Winien Wypłata kontrahenta ==Krajowy Tak 200 Winien Wpłata kontrahenta!=krajowy Nie 201 Ma Wpłata kontrahenta!=krajowy Tak 203 Ma Wypłata kontrahenta!=krajowy Nie 203 Winien Wypłata kontrahenta!=krajowy Tak 201 Winien Tab. 3 Podstawowe rodzaje operacji kasowo-bankowych W każdym z powyższych przypadków księgowanie odbywa się na konto, którego elementem księgowanym są rozrachunki, dlatego też należy zaznaczyć pole powiąż z zapisem. Definiując konto, na które ma odbywać się księgowanie, wpisujemy część stałą definicji konta + element słownika podmiot operacji. Wartością, która będzie księgowana, będzie kwota operacji. W przypadku księgowania operacji, które mają być wyrażone w EUR i PLN jako kwoty księgowania należy wybrać deklarowaną kwotę operacji i kwotę księgi operacji. Pozycje do księgowania operacji kasowo-bankowych na pozostałem konta rozrachunkowe będą zbudowane w oparciu o opis analityczny dodawany do operacji kasowo-bankowej. W przypadku księgowań na konta z elementem księgowalnym rozrachunki, tak jak poprzednio, należy zaznaczyć pole powiąż z zapisem. Warunkiem wykonania tej pozycji schematu będzie wystąpienie w opisie analitycznym operacji elementu o wymiarze 2R. Księgowanie odbędzie się na konto, którego pierwszy człon zostanie wskazany w pozycji symbol opisu analitycznego operacji (w schemacie wstawiamy zamiennik konta symbol opisu analitycznego), a drugim członem będzie podmiot operacji opisu (wstawiamy element słownika podmiot opisu operacji). Księgowaną wartością będzie kwota opisu analitycznego płatności. 247

248 Rys. 219 Księgowanie wpłaty od kontrahenta W przypadku księgowań na konta bez elementu księgowanego rozrachunki nie zaznaczamy pola powiąż z zapisem, a gdy konto nie jest słownikowe w schemacie nie dodajemy żadnego słownika. Konto, na które ma odbyć się księgowanie w całości będziemy podawali w opisie analitycznym operacji. Podobnie w przypadku księgowanej wartości, będzie to kwota podana w opisie analitycznym płatności. Do księgowania tego typu operacji posłużą pozycje 13 i 14 schematu. Wymiar opisu analitycznego w tym przypadku będzie 2. W przypadku operacji kasowo-bankowych księgowanych bezpośrednio na konta kosztów, pozycje schematu w warunku księgowania będą miały wystąpienie elementu opisu analitycznego o wymiarze 4 dla kont zespołu 4 lub o wymiarze 5 dla kont zespołu 5. Księgowania będą się odbywały na konta wskazane w pozycjach symbol opisu analitycznego poszczególnych operacji. Dodatkowo należy zdefiniować pozycję schematu do księgowania wszystkich operacji z elementem opisu analitycznego o wymiarze 5 na konto 490 (rozliczenie kosztów rodzajowych). Wartością księgowaną będzie kwota opisu analitycznego operacji. 248

249 Do księgowanie pozostałych operacji kasowo-bankowych posłużą pozycje schematu zbudowane podobnie jak pozycje do księgowania na konta zespołu 4. Będą one miały odwołania w warunku księgowania do różnych wartości wymiaru opisu analitycznego. Schematy ewidencji raportów kasowych Budowa schematu do księgowania raportów kasowych przedstawia się dokładnie tak samo jak w przypadku schematu do księgowania wyciągów bankowych. Dodatkowym elementem, który musimy dołożyć są pozycje do księgowania wpłaty do kasy utargu ze sprzedaży gotówkowej. Przedmiotem księgowania w przypadku tej operacji będą wartości z ewidencji (z zakładki ogólne na dokumencie). Rys. 220 Zbiorcze księgowanie utargu Księgowanie obędzie się po stronie Ma na pomocnicze konto Rozliczenie sprzedaży paragonowej. Wartością księgowania będzie wpłata zbiorcza gotówkowa. Przy pomocy 249

250 kolejnej pozycji w schemacie, ta sama kwota zostanie zaksięgowana po stronie Winien konta Schematy ewidencji PK Ze wzglądu na dużą różnorodność operacji gospodarczych ewidencjonowanych za pomocą PK i księgowanych na różnorodne konta, prawie niemożliwym staje się zbudowanie schematu księgowego, który przewidziałby wszystkie przypadki. Dlatego też, dokumenty PK księgowane będą poprzez ręczne tworzenie dekretu księgowego w zakładce opis analityczny i dekrety. Rys. 221 Dokument PK z płatnością Jeżeli dokument ma być księgowany na konto z elementem księgowanym rozrachunki, musimy przed stworzeniem dekretu stworzyć nową płatność, która podczas księgowania będzie powiązana z zapisem na konto. Nową płatność tworzymy na zakładce ogólne wybierając nową należność lub nowe zobowiązanie. Następnie przechodzimy do zakładki Opis analityczny i dekrety i tworzymy nowy dekret. W obrębie dekretu tworzymy nowy zapis księgowy. Jeżeli zapis księgowy ma być powiązany z wcześniej stworzoną płatnością w okienku powiązany z wybieramy stworzoną wcześniej płatność. Kwota i strona konta podpowiadają się automatycznie w 250

251 zależności od tego czy księgujemy należność, czy zobowiązanie. Pozostaje wskazanie konta, na które ma odbyć się księgowanie. W przypadku kont słownikowych automatycznie stworzy się analityka dla podmiotu płatności. Rys. 222 Ręczne tworzenie zapisu księgowego powiązanego z płatnością W przypadku tworzenia zapisu księgowego niepowiązanego z płatnością wybieramy konto, na jakie ma odbyć się księgowanie, a następnie w okienku przy odpowiedniej stronie konta wpisujemy wartość zapisu. Po zatwierdzeniu dekretu i zapisaniu zmian dokument PK przyjmie status predekretowany. W dokładnie taki sam sposób tworzymy dekrety w przypadku dokumentów BO (bilansu otwarcia). W części dotyczącej ewidencji dokumentu Polecenie księgowania opisano alternatywny sposób wprowadzania płatności do PK od zapisu księgowego. Schematy ewidencji listy płac Podstawowy schemat do księgowania list płac możemy zbudować w oparciu o zbiorcze wartości poszczególnych pozycji z listy płac. 251

252 Rys. 223 Schemat do księgowania listy płac Tworząc poszczególne pozycje schematu, jako przedmiot księgowania wybieramy Lista zbiorczo. Nie ma potrzeby definiowania dodatkowych warunków księgowania. Zapisy na poszczególne konta zostaną dokonane odpowiednio dla każdej wybranej z listy płac kwoty. Wartość brutto listy płac księgowana jest na koto kosztów i pomocnicze konto rozliczeniowe. Z tego konta następnie przeksięgowywane są wszystkie potrącenia, składki ZUS i podatki. 252

253 Rys. 224 Budowa pojedynczej pozycji schematu Następnie wyksięgowywana jest kwota do wypłaty. W tej pozycji schematu, jako warunek księgowania wybieramy wypłaty, a jako kwotę księgowania wybieramy lista do wypłaty. 253

254 Rys. 225 Przeksięgowanie kwoty do wypłaty z listy płac Kwotę do wypłaty po drugiej stronie księgujemy na konto rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń. Konto to w definicji zawiera element księgowany rozrachunki i jest kontem słownikowym. Tworząc zapis na to konto, jako przedmiot księgowania wybieramy płatności, a jako wartość księgowania wskazujemy kwotę płatności. Zapis na konto musi być powiązany z płatnością (zobowiązaniem wobec pracownika) wygenerowaną razem z listą płac. Schematy ewidencji dokumentów magazynowych Schemat do dokumentów PZ i PZUE Schemat do księgowania dokumentów PZ z ewidencji magazynowej PZE zbudowany jest z dwóch pozycji. 254

255 Pierwsza pozycja schematu posłuży do zaksięgowania wartości przyjętych towarów wyrażonej w cenach zakupów na konto księgowe odpowiadające magazynowi, do którego odbyło się przyjęcie. Przedmiotem księgowania są elementy z ewidencji dokumentów magazynowych, a wartością księgowania przyjmowanych towarów jest wartość w cenach zakupu. Wskazując konto, na które ma odbyć się księgowanie, jako pierwszy człon podajemy stały element konta, a drugi człon będzie tworzył się automatycznie, jako element słownika magazyn. Rys. 226 Schemat do księgowania dokumentu PZ 255

256 Rys. 227 Księgowanie na konto magazynu Druga pozycja schematu wygląda bardzo podobnie. Różni się jedynie symbolem i stroną konta, na które ma odbyć się księgowanie. W tym przypadku konto 303 Rozliczenie zakupu w całości jest wskazane w schemacie księgowym. Schemat do księgowania dokumentów przyjęć zewnętrznych z Unii Europejskiej PZUE zbudowany jest dokładnie tak samo jak schemat do dokumentów PZ. Schemat do dokumentów WZ i WZUE Do księgowania dokumentów WZ i WZUE posłużą schematy zbudowane podobnie jak schematy opisane powyżej. Przedmiotem księgowania będzie ewidencja, a wartością, wartość w cenach zakupu. Zmianie ulegną jedynie wskazywane konta księgowe i strony księgowania na kontach. 256

257 Rys. 228 Schemat do księgowania dokumentu WZ Schematy do dokumentów przyjęć wewnętrznych PW i wydań wewnętrznych WW Schematy do księgowania dokumentów przyjęć wewnętrznych i wydań wewnętrznych zbudowane mogą być bardzo podobnie jak schematy do dokumentów PZ i WZ. Pozycja do księgowania na konto magazynu będzie wyglądała dokładnie tak samo jak w przypadku PZ i WZ. Różnicą w drugiej pozycji schematu będą jedynie wskazane inne konta. W schemacie przykładowym odpowiednio są to konta pozostałych przychodów operacyjnych i pozostałych kosztów operacyjnych. 257

258 Rys. 229 Schemat do księgowania przyjęcia wewnętrznego Schematy do dokumentów przesunięć międzymagazynowych MMW i MMP Księgowanie przesunięć międzymagazynowych generowanych w module Handel odbywa się dwuetapowo. Najpierw księgowany jest dokument wydania z jednego magazynu, a następnie odbywa się księgowanie przyjęcia do magazynu docelowego. Księgowania obu dokumentów odbywają się przez pomocnicze konto przejściowe. W opisywanym przykładowym przypadku jest to konto 332 (Konto przejściowe przesunięcia międzymagazynowe). Pozycje schematów księgowych zbudowane są podobnie jak w przypadku dokumentów WW i PW. Inaczej wskazana jest jedynie wartość do zaksięgowania. W tym przypadku jest to po prostu wartość dokumentu MMW lub MMP. 258

259 Rys. 230 Księgowanie przesunięć międzymagazynowych Schematy do dokumentów kompletacji KPLW i KPLP Rys. 231 Schemat do księgowania kompletacji 259

260 Typowe schematy do księgowania dokumentów kompletacji zbudowane są podobnie jak schematy do dokumentów przesunięć międzymagazynowych. Najpierw księgujemy dokument wydania do kompletacji KPLW. W opisywanym schemacie księgowanie będzie się odbywało na konto 335 towary w przerobie handlowym. Następnie księgujemy dokument przyjęcia z kompletacji KPLP. Księgowanie odbędzie się na te same konta jak w przypadku KPLW, ale po przeciwnych stronach kont. Schematy ewidencji dokumentów rozliczeniowych Różnego typu dokumenty rozliczeniowe, po zatwierdzeniu w ewidencji środków pieniężnych, pojawiają się w ewidencji dokumentów typu: rozliczenie ewidencja. Istnieje możliwość generowania następujących dokumentów rozliczeniowych: rozliczenie zaliczki, rozliczenie delegacji; kompensata rozrachunków; dokument cesji; dokument łączenia kontrahentów. Wszystkie wymienione powyżej dokumenty po zatwierdzeniu w ewidencji środków pieniężnych pojawiają się w ewidencji dokumentów w jednej zbiorczej grupie RDEW. Schematy księgowe do każdego z dokumentów przyporządkowuje się wskazując w warunku każdego schematu odwołanie do rodzaju dokumentu rozliczeniowego. Schemat do księgowania rozliczeń zaliczek Dokument rozliczenia zaliczki przenosi zobowiązania wobec poszczególnych podmiotów wystawców faktur na rzecz pracownika, który już za te faktury zapłacił. Program enova automatycznie generuje należności dla zrównoważenia zobowiązań wobec poszczególnych podmiotów i tworzy zobowiązanie wobec pracownika. 260

261 Rys. 232 Księgowanie rozliczenia zaliczki Należności będą zaksięgowane po stronie winien na kontach rozrachunków z poszczególnymi podmiotami, a zobowiązanie zostanie zaksięgowane po stronie Ma konta rozrachunków z rozliczanym pracownikiem. Budując schemat do księgowania rozliczenia zaliczki już w jego nagłówku musimy zdefiniować warunek wykonania schematu. Warunkiem wykonania schematu jest rodzaj dokumentu równy Rozliczenie zaliczki. Jako przedmiot księgowania wybieramy płatności. Zapisy na konta będą powiązane z płatnościami, a księgowanymi wartościami będą kwoty płatności. Oczywiście konta, na które ma odbyć się księgowanie, muszą być kontami słownikowymi. Schemat do księgowania rozliczeń delegacji Budowa schematu do księgowania rozliczeń delegacji bazuje na schemacie do księgowania rozliczeń zaliczek. Podobnie jak w poprzednim schemacie musimy określić warunek wykonania schematu. Wybieramy rozliczenie delegacji. Dwie pierwsze pozycje schematu są identyczne jak w przypadku schematu do rozliczenia zaliczki. Dodatkowo schemat zawiera pozycje służące do zaksięgowania diet, ryczałtów za noclegi i ryczałtów za dojazdy. W pozycjach tych nie potrzeba definiować żadnego dodatkowego warunku księgowania. Należy jedynie wybrać z listy kwotę, którą dana pozycja schematu ma księgować i wskazać konto kosztów, na które ma odbyć się księgowanie. 261

262 Rys. 233 Księgowanie rozliczenia delegacji Dwie ostatnie pozycje pozwolą zaksięgować koszty delegacji z podziałem na poszczególne konta grupy 5. Dla elementów opisu analitycznego o wymiarze 4 zawsze odbędzie się księgowanie po stronie Ma konta 490 i na w skazane w polu symbol opisu analitycznego konto z zespołu 5 po stronie Winien. Schemat do księgowania kompensat Schemat do zaksięgowania kompensaty będzie księgował wygenerowane w dokumencie kompensaty płatności kompensujące należności i zobowiązania. Wygenerowane zobowiązania zostaną zaksięgowane po stronie Ma konta Rozrachunki z odbiorcami, a należności zostaną zaksięgowane po stronie Winien konta Rozrachunki z dostawcami. Tworząc pozycje schematu, jako przedmiot księgowania wybieramy płatności. Księgowana będzie kwota płatności. Ponieważ księgowania odbędą się na konta z elementem księgowanym rozrachunki, musimy zaznaczyć pole powiązania zapisów na konta z płatnościami. W polu konto można wskazać zamiennik Wg zapisu Rozliczającego. Warunkiem predekretowania takiej kompensaty w tym przypadku, będzie wcześniejsze predekretowanie faktur zakupu i sprzedaży. 262

263 Schemat do księgowania cesji Rys. 234 Księgowanie kompensaty Konstrukcja dokumentu cesji i schematu do jego zaksięgowania jest bardzo podobna jak w przypadku dokumentu rozliczenia zaliczki. Zasadniczą różnicą jest to, że podmiot płatności kontrahent jest zmieniany na innego kontrahenta, a w przypadku rozliczenia zaliczki nowym, jako nowy podmiot wskazywany był pracownik. Przykładowo zdefiniowany schemat będzie służył do zaksięgowania dokumentu cesji należności. Przedmiotem księgowania będą oczywiście płatności i wszystkie zapisy na kontach będą powiązane z płatnościami. W warunku księgowania, obok określenia rodzaju płatności, został dołożony parametr zwrot. Każda należności i każde zobowiązanie oznaczone, jako zwrot będzie księgowane ze znakiem - po przeciwnej stronie konta. Księgowaną wartością w każdym z przypadków będzie kwota płatności z odpowiednim znakiem. 263

264 Rys. 235 Księgowanie dokumentu cesji Schemat do księgowania łączenia kontrahentów Dokument łączenia kontrahentów służy do przeniesienia nierozliczonych płatności i zapłat dotyczących jednego podmiotu, a błędnie zaewidencjonowanych na różnych kodach kontrahentów i na różnych kontach. Dokument ten przenosi nierozliczone płatności, a jego predekretowanie spowoduje odpowiednie przeksięgowanie na kontach. Poszczególne pozycje schematu zbudowane są tak samo jak w przypadku opisywanego wcześniej schematu do księgowania cesji. 264

265 Rys. 236 Księgowanie dokumentu łączenia kontrahentów Schemat ewidencji not odsetkowych Pierwsza pozycja schematu zbudowana jest jak typowe księgowanie płatności. Posłuży ona do zaksięgowania kwoty odsetek na konto rozrachunków z kontrahentem. Druga pozycja schematu zaksięguje odsetki na konto przychodów. Księgowanie oparte jest o ewidencję, a księgowaną kwotą będzie wartość noty odsetkowej. 265

266 Rys. 237 Księgowanie noty odsetkowej Schemat ewidencji różnic kursowych Dokumenty ewidencji różnic kursowych zawierają różnice kursowe generowane w wyniku rozliczania płatności i zapłat wyrażonych w walutach obcych, a przeliczonych na PLN po różnych kursach. 266

267 Rys. 238 Schemat do księgowania różnic kursowych Budując schemat do księgowania tych dokumentów, jako przedmiot księgowania wybieramy różnice kursowe. W warunku księgowania wskazujemy czy interesuje nas zysk czy strata z tytułu różnic kursowych. Jako konto, na które ma zostać zaksięgowana różnica kursowa wybieramy zamiennik konta i wskazujemy Wg różnicy kursowej. Schemat w momencie tworzenia zapisu automatycznie rozpozna, na jakim koncie były zaksięgowane zapisy, na podstawie których powstała różnica kursowa i różnicę tę zaksięguje na to samo konto. Kwota księgowania podawana jest w schemacie dwutorowo. W pierwszym okienku wybieramy kwotę operacji różnicy kursowej, a w drugim okienku kwotę różnicy kursowej Druga strona księgowania odbędzie się na wskazane odpowiednio konto przychodów lub kosztów. W tym przypadku, jako kwota księgowania wskazujemy jedynie kwotę różnicy kursowej. 267

268 Rys. 239 Księgowanie różnicy kursowej na konto rozrachunków Schemat ewidencji różnic kursowych MW Dokumenty różnic kursowych od magazynu walut zawierają różnice kursowe generowane podczas ruchu walut na walutowych rachunkach bankowych lub w kasie walutowej. W schemacie do tych dokumentów przedmiotem księgowania są różnice kursowe MW. W warunku księgowania w poszczególnych pozycjach wybieramy odpowiednio zysk lub strata. 268

269 Rys. 240 Księgowanie różnic kursowych od własnych środków W przypadku pozycji schematu służących do księgowań na konto ewidencji środków pieniężnych warunek księgowania możemy rozbudować o wybór ewidencji środków pieniężnych, z którą związana jest księgowana różnica kursowa. Wartością, która będzie księgowana na poszczególne konta będzie kwota różnicy kursowej MW. 269

270 Rys. 241 Księgowanie różnicy kursowej na konto rachunku bankowego Schemat ewidencji dokumentów wewnętrznych nabycia VAT należny W przypadku faktur wewnętrznych służących do rozliczenia podatku VAT od transakcji wewnątrzwspólnowych księgowaniu podlegają jedynie rozliczane kwoty podatku VAT. W przypadku faktur wewnętrznych nabycia generowanych po stronie podatku VAT należnego rozliczana kwota podatku księgowana jest po stronie Ma na konto rozliczenie VAT należnego i po stronie Winien na pomocnicze konto rozliczenia VAT UE. Dodatkowo schemat możemy zbudować tak, by oddzielnie księgowany był VAT rozliczany w bieżącym okresie, a oddzielnie VAT rozliczany w innych okresach. W poszczególnych pozycjach schematu nie musimy definiować żadnych dodatkowych warunków. 270

271 Rys. 242 Księgowanie dokumentu wewnętrznego VAT należny Schemat ewidencji dokumentów wewnętrznych nabycia VAT naliczony W przypadku dokumentów wewnętrznych po stronie VAT u naliczonego schemat do ich księgowania zbudowany jest bardzo podobnie. Jedyna różnicą są konta, na które odbywa się księgowanie. 271

272 Rys. 243 Księgowanie faktury wewnętrznej VAT naliczony Schemat ewidencji faktur importowych W ewidencji faktur importowych gromadzone są dokumenty potwierdzające zakup towarów od kontrahentów spoza Unii Europejskiej. Budowa schematu do księgowania tych dokumentów wygląda bardzo podobnie jak w przypadku zwykłych zakupów krajowych. Dodatkowo w warunkach księgowania płatności na konta rozrachunkowe możemy dołożyć element sprawdzający czy kontrahent jest oznaczony jako eksportowy. 272

273 Rys. 244 Schemat do księgowania faktury importowej Schemat ewidencji SAD W przypadku ewidencjonowania i księgowania dokumentów SAD zasadniczo interesują nas wartości naliczonych przez Urząd Celny opłat celnych i podatku VAT. Budując schemat do księgowania dokumentów SAD, jako przedmiot księgowania wybieramy kwoty SAD. Budując nowe pozycje schematu. Do zaksięgowania poszczególnych kwot nie potrzebujemy definiować dodatkowych warunków. Poszczególne kwoty z dokumentu SAD zostaną zaksięgowane na wskazane w schemacie konta. 273

274 Rys. 245 Księgowanie dokumentu SAD Schemat ewidencji VAT Marża Dokumenty z ewidencji VATMarża VME służą rozliczeniu sprzedaży opodatkowanej na zasadzie naliczania podatku VAT od uzyskiwanej na sprzedaży marży. Podczas generowania dokumentu program, na podstawie wskazanej wartości marży (lub na podstawie automatycznego wyliczenia różnicy pomiędzy wartością sprzedaży i wartością zakupu), wyliczy podatek VAT zawarty w wartości marży. O wyliczoną kwotę podatku należy pomniejszyć przychód ze sprzedaży. Księgowanie tego dokumentu będzie sprowadzało się do wyksięgowania kwoty podatku VAT z konta przychodów i zaksięgowaniu jej na konto rozliczenia VATu należnego. Budując schemat, jako przedmiot księgowania wybieramy ewidencję, a jako kwotę zapisów wybieramy VAT. Generowane księgowania nie będą powiązane z żadnymi płatnościami. 274

275 Rys. 246 Księgowanie rozliczenia VAT od marży Schemat ewidencji rozliczeń EP (ewidencji pojazdów) Dokumenty rozliczeń ewidencji pojazdów są generowane na podstawie dokumentów obcych potwierdzających poniesione koszty użytkowania pojazdu i ewidencji przebiegu pojazdu. Wygenerowany dokument zawiera kwotę poniesionych wydatków, kwotę limitu kosztów obliczoną na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu oraz różnicę tych dwóch wartości. Poniesione wydatki zostały wcześniej na podstawie dokumentów zakupowych zaksięgowane w ciężar kosztów NKUP (niestanowiących kosztów uzyskania przychodów w ujęciu podatkowym). Zaksięgowanie dokumentu rozliczenia ewidencji pojazdu będzie sprowadzało się do przeksięgowania z kosztów NKUP w ciężar kosztów KUP wartości wydatków mieszczącej się w limicie obliczonym na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Budując schemat do księgowania rozliczenia EP, jako przedmiot księgowania wybieramy ewidencję, a jako kwotę księgowania wybieramy wartość do rozliczenia. Z powstałymi zapisami na kontach nie wiążemy żadnych płatności. 275

276 Rys. 247 Księgowanie rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu Schemat ewidencji BO W sytuacji rozpoczynania prowadzenia księgowości przy pomocy programu Enova dokumenty BO, które po zaksięgowaniu będą składały się na salda początkowe kont, wprowadzamy do systemu podobnie jak w przypadku dokumentów PK. Ze wzglądu na dużą różnorodność kont, których stany początkowe chcemy wprowadzić do programu, prawie niemożliwym staje się zbudowanie schematu księgowego, który przewidziałby wszystkie przypadki. Dlatego też, dokumenty BO, podobnie jak dokumenty PK, księgowane będą poprzez ręczne tworzenie dekretu księgowego w zakładce opis analityczny i dekrety. W przypadku wprowadzania BO kont rozrachunkowych przed stworzeniem dekretu musimy stworzyć w dokumencie należności lub zobowiązania, które później po zaksięgowaniu złożą się na saldo rozrachunków. Każda płatność podczas księgowania musi być powiązana z zapisem na konto. Szczegółowy postępowania zostały opisane w części instrukcji dotyczącej dokumentów PK. 276

277 RMK rozliczenia kosztów w czasie Mechanizm RMK służy do usprawnienia ewidencjonowania i rozliczania wydatków, które mają być kwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów nie jednorazowo w momencie ich poniesienia, lecz sukcesywnie w jakiejś części w kolejnych okresach rozliczeniowych. Mechanizm RMK został zapożyczony z księgi inwentarzowej. Dla każdego nowego kosztu tworzona jest kartoteka. Wprowadzana jest wartość kosztu, która może zostać wpisana ręcznie lub naliczona na podstawie zatwierdzonego dokumentu z Ewidencji zakupów. Okresowe, częściowe rozliczanie kosztu odbywa się na podobnej zasadzie jak generowanie odpisów amortyzacyjnych w przypadku środków trwałych. W trakcie rozliczania możliwe są zwiększenia wartości kosztu i zmiany wartości okresowych odpisów rozliczeniowych. Narzędzie RMK dostępne jest z poziomu Księgowość / RMK. Wprowadzanie nowego kosztu do rozliczania w czasie Wchodzimy Księgowość / RMK / Koszt i zakładamy nową kartotekę dla kosztu, który będziemy rozliczać w czasie. Wprowadzamy wszystkie opisujące go parametry. Dany koszt możemy zakwalifikować do jednego z istniejących centrów kosztów, jak również do grupy kosztów (np. Ubezpieczenia majątkowe). Następnie ustalamy zasady wyliczania i generowania okresowych odpisów rozliczających koszt. Kolejne odpisy mogą być wyliczane według wartości aktualnej na dzień naliczenia lub według wartości z poprzedniego miesiąca. Jako okres rozliczeń możemy wybrać: miesiąc, kwartał, półrocze lub rok. Algorytm ustalania wartości odpisu może być kwotowy, procentowy lub ratalny. 277

278 Rys. 248 Tworzenie kartoteki kosztu RMK Wartość kosztu do rozliczenia wprowadzamy na zakładce obroty. Możemy tego dokonać na dwa sposoby: Wybierając nowy obrót i ręcznie podając wartość. Z poziomu dokumentu źródłowego w Ewidencji dokumentów dokonując naliczenia kosztu RMK. Wybieramy Czynności > Naliczenie > Wartość kosztu RMK i wybieramy stworzona wcześniej kartotekę kosztu. Rys. 249 Naliczanie wartości kosztu z poziomu dokumentów 278

279 Wartość naliczonego kosztu pojawi się na zakładce Obroty danego kosztu, jako nowy obrót (Księgowość > RMK > Koszty). Rys. 250 Obroty na kartotece kosztu RMK Podobnie jak do środków trwałych tak i do list płac można stworzyć podzielnik kosztów, który w oparciu o przygotowany schemat podziałowy będzie umożliwiał rozksięgowanie kosztu RMK na różne konta kosztów. Podzielników RMK nie można użyć wprost w schemacie księgowym niezbędny jest schemat podziałowy, wg którego zostaną wygenerowane w ewidencji dokumentów opisy analityczne ze wskazanymi kontami i kwotami. Generowanie odpisów rozliczanie kosztów w ustalonych okresach Przechodzimy do Księgowość / RMK / Dokumenty RMK i wybieramy Nowy dokument RMK. Ustalamy datę wystawienia dokumentu i datę operacji. Gdy wybierzemy, jako Datę wystawienia ostatni dzień miesiąca, w polu Data operacji podpowie się ta sama data; gdy wybierzemy Datę wystawienia inną niż ostatni dzień miesiąca, w polu data operacji podpowie się ostatni dzień miesiąca poprzedniego. Następnie wybieramy polecenie nalicz. Naliczenia możemy dokonać dla wybranego Centrum kosztów, Grupy kosztów, wybranego Kosztu lub wszystkich Kosztów (gdy wszystkie pola wyboru pozostawimy puste). 279

280 Rys. 251 Generowanie odpisów kosztów Rys. 252 Dokument RMK Po naliczeniu dokument RMK zatwierdzamy i zapisujemy zmiany. Zatwierdzony dokument pojawia się w Ewidencji dokumentów gdzie następnie jest księgowany. Dla dokumentu RMK dostępny jest wydruk prezentujący podstawowe informacje: 280

281 Rys. 253 Wydruk dokumentu RMK Do dokumentów RMK możemy zbudować schemat księgowy. W schemacie możemy się odwołać do wygenerowanych wartości każdego kosztu, zbiorczych wartości wg Centrów kosztów lub Grup kosztów. Dodatkowo mamy do dyspozycji wartości w ujęciu bilansowym, podatkowym i kwoty NKUP. 281

282 Księga inwentarzowa krok po kroku Konfiguracja Rys. 254 Konfiguracja księgi inwentarzowej Generowanie odpisów amortyzacyjnych w trybie rocznym umożliwia naliczenie amortyzacji w pełnej kwocie rocznego odpisu w grudniu parametr dla wszystkich środków trwałych. Algorytm szczegółowy data uruchomienia bardziej szczegółowego algorytmu amortyzacji. Nie należy zmieniać algorytmu naliczania amortyzacji w trakcie roku. Nowy algorytm najpierw nalicza miesięczne odpisy, a następnie je sumuje do jednego zbiorczego odpisu rocznego. Aktualizacja parametrów środków trwałych poprzez dokumenty od daty - włączenie parametru uaktywnia na liście dokumentów środków trwałych dodatkowe dokumenty: Zmiana miejsca użytkowania, Zmiana osoby odpowiedzialnej, Zmiana parametrów amortyzacji, Zmiana centrum kosztów. Ukryj odrębna ewidencję wyposażenia włączony parametr pozwala ukryć odrębną listę wyposażenia. 282

283 Uwzględniaj kontekst okresu obrachunkowego parametr wykorzystywany w przypadku niestandardowego (różnego niż kalendarzowy) okresu obrachunkowego. Szczególnie istotny w przypadku obliczania amortyzacji metodą degresywną, gdzie podstawa naliczania amortyzacji powinna być przeliczana na początek okresu obrachunkowego. Uwaga! Parametr dostępny od wersji 8.2 jeżeli zostanie włączony w bazach, w których występuje niestandardowy okres obrachunkowy i środki trwałe były już amortyzowane metoda degresywna i podstawy zostały źle przeliczone, należy wprowadzić korekty amortyzacji w przeszłych okresach. Prawa danych parametry związane z egzekwowaniem praw w księdze inwentarzowej. Numeracja środków trwałych i wyposażenia możliwość wprowadzenia konfiguracji dla poszczególnych kartotek księgi inwentarzowej. 283

284 Zakup nowego środka trwałego Utworzenie kartoteki środka trwałego Dla nowo zakupionego środka zakładamy kartę środka trwałego Księga inwentarzowa / Ewidencja środków trwałych / Nowy (Środek trwały/wartość niematerialna i prawna). Rys. 255 Środek trwały zakładka ogólne Nr inwentarzowy nadawany z ręki lub wpisując na pierwszym środku znak pytajnika (?). Po zapisaniu zostanie nadany automatycznie numer ŚT/0001. W nowo zakładanym środku wpisując pytajnik program nada kolejny numer. Nazwa nazwa środka trwałego. KŚT wybór klasyfikacji środka trwałego. Miejsce użytkowania definiowane w opcjach. Księga Inwentarzowa / Miejsca użytkowania. Centrum kosztów definiowane w opcjach. Odpowiedzialny wybór z listy osoby odpowiedzialnej za dany środek. 284

285 Nazwisko wpisanie nazwiska, jeżeli nie występuje w polu Odpowiedzialny. Dokument pozyskania wybierany z listy w polu Dokument lub wprowadzany ręcznie w polu Nr dokumentu, w przypadku kiedy nie ma dokumentu zakupu w Ewidencji dokumentów. Zestaw środki trwałe można łączyć w zestawy. Zestawy nie mają wpływu na naliczanie amortyzacji oraz na generowanie innych dokumentów w ewidencji środków trwałych. Pełnią funkcje informacyjną. Zapisz i zamknij zapisanie wprowadzonych informacji. Pola miejsce użytkowania, centrum kosztów są polami, słownikowymi. Słowniki dla tych pól tworzy się na poziomie parametrów konfiguracyjnych. Lista miejsc użytkowania jest umieszczona w opcjach programu i nie jest automatycznie rozbudowywana o wartości wpisywane w pole Miejsce użytk.. Jest możliwość dodania do tej listy w locie. W tym celu, gdy dojdziemy do pola Miejsce użytk., przechodzimy do głównego okna enovy, wybieramy z menu Narzędzia Opcje (lub używamy skrótu klawiaturowego <Ctrl+F9>), następnie wybieramy zakładkę Księga inwentarzowa miejsce użytkowania i za pomocą klawisza Nowy dopisujemy miejsce Hala Nazwa Opis Hala Hala produkcyjna Zapisujemy nowo dopisane miejsce użytkowania, zapisujemy konfigurację, wracamy do okna środka trwałego i ODŚWIEŻAMY DANE, odpowiadając Tak na pytanie o zapisanie danych. Po tej operacji Hala pojawi się na liście dostępnych miejsc użytkowania środków trwałych. Wypełnienie formatki Ogólne i zapisanie nada środkowi trwałemu stan wprowadzony. Kolejnym krokiem jest sporządzenie dokumentu OT. Dokument OT Przechodzimy do Dokumentów środków trwałych, klawiszem <Insert> wywołanie listy. 285

286 Wybór dokumentu OT lub za pomocą myszy z menu pojawiającego się po kliknięciu strzałki na prawo od klawisza Nowy (Amortyzacja). W wyświetlonym formularzu klikamy aby przejść na listę zawierającą środki trwałe. Rys. 256 Dodanie zapisu. 286

287 Rys. 257 Wybierz zapis Posiadając dużą listę środków trwałych w celu szybkiego wyszukania środka można skorzystać z filtrów. Informacje w nich zawarte zawężają listę środków, przez co wyszukanie staje się prostsze. Typ Stan KŚT Miejsce użytkowania Odpowiedzialny Centrum kosztów Amortyzacja Wartości Wskazanie środka z listy, klawiszem <Enter> zaakceptowanie wyboru. Pojawienie się dokumentu OT, w którym umieszczamy: Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, data operacji dokumentu OT. Tytuł wybór z listy. Dokument dodatkowy gdy formatka środka trwałego zawiera dane o dokumencie pozyskania to informacja przenoszona jest automatycznie. Wartość podatkowa, wartość bilansowa wpisanie wartości początkowej, która zostanie umieszczona na formularzu środka trwałego oraz będzie podstawą do wyliczenie planu amortyzacji. Data rop. użytkowania wprowadzenie aktualnej daty. Zapisanie dokumentu. 287

288 Rys. 258 Dokument OT 288

289 Wydruki Rys. 259 Przyjęcie środka trwałego - wydruk Rys. 260 OT - wydruk Określenie parametrów amortyzacji Powrót do ewidencji środków trwałych (Księga Inwentarzowa / Ewidencja środków trwałych) otwarcie ewidencjonowanego środka w celu wprowadzenia pozostałych informacji umożliwiających poprawne wyliczenie umorzenia. Informacje wymagane: 289

290 Rys. 261 Środek trwały zakładka Amortyzacja. W miesiącu rozp. użytk zaznaczenie okresu rozpoczęcia amortyzacji. Metoda wybór typu amortyzacji: Liniowa Degresywna Jednorazowa Nie amortyzować Stawka roczna stawka amortyzacyjna, zgodna z zaszeregowaniem środka do KRŚT. Współczynnik wartość równa 1,00 lub 2,00 w zależności od przyjętej metody amortyzacyjnej. Ulga inwestycyjna wartość 30% umorzenia. Ulga inwestycyjna 30% (1 rok użytkowania) wartość 30% umorzenia w pierwszym roku użytkowania. Wartości i odpisy w przypadku nowo zakupionego środka dane związane z wartościami początkowymi pobierane są z dokumentu OT. Tak wprowadzony środek trwały (nowo zakupiony) przygotowany jest do amortyzacji. 290

291 Środek trwały użytkowany przed wdrożeniem programu Utworzenie kartoteki środka trwałego Często wprowadzane środki trwałe do programu są już wcześniej użytkowane w firmie. Wówczas stosujemy bilans otwarcia gdzie umieszczamy dane o środku. Ewidencja środków trwałych / Nowy (środek trwały) na zakładce Ogólne formularza, który otworzymy, wprowadzamy: Nr inwentarzowy nadawany z ręki lub wpisując na pierwszym środku znak pytajnika (?). Po zapisaniu zostanie nadany automatycznie numer ŚT/0001. W nowo zakładanym środku wpisując pytajnik program nada kolejny numer. Nazwa nazwa środka trwałego. KŚT wybór klasyfikacji środka trwałego. Miejsce użytkowania definiowane w opcjach. Księga Inwentarzowa / Miejsca użytkowania. Centrum kosztów definiowane w opcjach. Odpowiedzialny wybór z listy osoby odpowiedzialnej za dany środek. Nazwisko wpisanie nazwiska, jeżeli nie występuje w polu Odpowiedzialny. Dokument pozyskania wybierany z listy w polu Dokument lub wprowadzany ręcznie w polu Nr dokumentu, w przypadku kiedy nie ma dokumentu zakupu w Ewidencji dokumentów. 291

292 Wprowadzenie wartości BO Rys. 262 Środek trwały - zakładka Ogólne Przejście na zakładkę, BO. Wprowadzając datę uaktywnią się pola do umieszczenia danych. Rys. 263 Środek trwały zakładka BO 292

293 Wartość początkowa wartość początkowa środka trwałego, z którą został przyjęty do użytkowania. Jest to zazwyczaj wartość zakupu lub wytworzenia. Wartość na wartość początkowa środka trwałego, uwzględniając operacje, powodujące zmianę wartości, np. modernizacje itp. (nie odejmujemy w tej pozycji odpisów umorzeniowych!) Odpisy do wartość dotychczasowego umorzenia. Wartość na wartość początkowa środka trwałego, uwzględniając operacje, powodujące zmianę wartości. (nie odejmujemy w tej pozycji odpisów umorzeniowych!) Odpisy do wartość dotychczasowego umorzenia. W przypadku wprowadzania środka trwałego w ciągu roku w polu Odpisy do sumujemy łączną wartość odpisów do z bieżącymi odpisami. Określenie parametrów amortyzacji Przejście na zakładkę Amortyzacji wprowadzenie następujących danych: W miesiącu rozp. Użytk Metoda Stawka Współczynnik Ulga inwestycyjna Rys. 264 Amortyzacja Amortyzacja Kontrola planu amortyzacji Wypełnienie zakładki Amortyzacji wszystkimi wymaganymi danymi pozwoli wygenerować plan amortyzacji. Przechodzimy na zakładkę Plan amortyzacji, naciskamy klawisz Generuj plan amortyzacji. W przypadku błędnej generacji planu należy ponownie przeanalizować zakładkę Amortyzacja. 293

294 Rys. 265 Środek trwały zakładka Plan amortyzacji. Rys. 266 Plan amortyzacji - wydruk 294

295 Oddzielenie przebiegu amortyzacji podatkowej i bilansowej. Rys. 267 Parametry amortyzacji Przepisy dopuszczają, a w niektórych przypadkach niemal wymagają stosowanie innych parametrów amortyzacji dla celów bilansowych i podatkowych. W chwili obecnej istnieją zawsze dopuszczalne parametry, które są dopuszczalne w obu przypadkach. Niemniej czasem istnieje możliwość wyboru innych parametrów, które będą korzystniejsze dla użytkownika środka trwałego. Enova pozwala na zastosowanie różnych parametrów dla amortyzacji bilansowej i podatkowej. enova pozwala na zastosowanie następujących metod amortyzacji: nie amortyzować, jednorazowa, liniowa, degresywna. Największe znaczenie praktyczne mają metody: liniowa (raty amortyzacje obliczane przez równe rozłożenie rat na czas przewidywanej eksploatacji środka trwałego) i degresywna (corocznie jako podstawa obliczania rat przyjęta jest wartość początkowa środka trwałego pomniejszona o sumę dotychczasowych rat amortyzacji. Tak obliczona rata mnożona jest przez określony przepisami współczynnik (obecnie wynoszący 2 lub 3). Gdy obliczona w ten sposób wysokość raty staje się mniejsza niż wysokość raty wynikającej z zastosowania metody liniowej, program automatycznie stosuje raty wynikające z metody liniowej. Zakładka Plan amortyzacji naciśnięcie klawisza Generuj plan amortyzacji. Wyjątki od planu amortyzacji Użytkownik ma możliwość wpływu na plan amortyzacji wprowadzając do niego wyjątki. Jeśli z pewnych przyczyn danym okresie (np. miesiącu) odpis amortyzacyjny ma być inny niż wynika to z planu, należy na zakładce środka trwałego Wyjątki planu amortyzacji wprowadzić ręcznie odpowiednią kwotę umorzenia. 295

296 Rys. 268 Wyjątki planu amortyzacji Miesięczne odpisy amortyzacyjne Przechodzimy do Księga inwentarzowa/dokumenty środków trwałych i wprowadzamy nowy dokument amortyzacji za pomocą klawisza Nowy (amortyzacja) lub wybierając Amortyzacja z listy wyświetlanej po naciśnięciu klawisza <Insert>. Na ekranie pojawia się okno wyboru miesiąca. Rys. 269 Dodawanie nowego zapisu W oknie wyboru miesiąca wprowadzamy miesiąc w formacie mm/rrrr lub wpisujemy nazwę miesiąca i rok (wrzesień 2008). Klawisz OK. należy nacisnąć dwukrotnie. Miesiąc możemy wybrać przewijając listę miesięcy za pomocą przycisków góra i dół lub strzałek na klawiaturze. Zarówno po naciśnięciu strzałki w górę jak i w dół, jako pierwszy pojawi się aktualny miesiąc. 296

297 Rys. 270 Amortyzacja Numer nadawany automatycznie, Data wystawienia, Data operacji, Tytuł wybór z listy, Sposób: ŚT wg rodzaju WNIP wg rodzaju Miejsce: [Wszystkie] wszystkie środki trwałe. [Puste] nieposiadające informacji w oknie miejsce użytkowania. Administracja podanie przykładowego miejsca użytkowania, dla którego wygenerujemy amortyzację. Centrum: [Wszystkie] wszystkie środki trwałe. [Puste] nieposiadające informacji w centrum kosztów. Koszty Zarządu podanie przykładowego centrum kosztów dla którego wygenerujemy amortyzację. Wybierając generowanie amortyzacji wg miejsc użytkowania należy zwrócić szczególną uwagę czy wszystkie środki trwałe posiadają tą informację. W przypadku jej braku stawka nie zostanie uwzględniona w formularzu amortyzacji. Szybkie sprawdzenie czy występują takie środki można uzyskać generując nowy formularz amortyzacji w sposobie wybieramy Wszystkie i miejscu [Wszystkie]. Jeżeli się pojawią wartości należy odnaleźć dane środki i uzupełnić brakujące dane. 297

298 Rys. 271 Wydruk Amortyzacji Amortyzacja może zostać naliczona za pomocą czynności na liście dokumentów środków trwałych >Nalicz amortyzacje. Czynność umożliwi naliczyć hurtowo dokumenty amortyzacji wg wybranych parametrów grupowania: wg centów kosztów, miejsc użytkowania i grup środków trwałych. (Czynność dostępna na złotej i platynowej licencji KI). Likwidacja środka trwałego Wybieramy: Dokumenty środków trwałych / LT. Rys. 272 LT Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, data operacji wybór daty. Tytuł wybór z listy. Środek wskazany w momencie generacji LT. Wartość likwidacji wartość środka pobierany automatycznie z formatki. 298

299 Wydruk: Zatwierdzony po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzając dokument zostaje umieszczony w Ewidencji dokumentów, przeznaczony do księgowania. - Likwidacja środka trwałego, - Dokument LT. Rys. 273 Likwidacja środka trwałego LT wydruk Rys. 274 LT wydruk 299

300 Aby wygenerować zbiorczo dokumenty LT dla kilku środków trwałych, należy wybrać Czynności > Zbiorcze dodawanie dokumentów na liście środków trwałych (funkcjonalność wersji złotej i platynowej). Zmiana wartości środków trwałych Dokumenty środków trwałych / Zmiana wartości Zwiększenie wartości, Zmniejszenie wartości. Rys. 275 Dodanie nowego zapisu 300

301 Rys. 276 Zmiana wartości Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, operacji data. Tytuł wybór z listy. Środek wskazany z listy. Kierunek wybór kierunku zwiększenia lub zmniejszenia wartości. Zmiana wartość. Korekta można dodatkowo dokonać korekty dotychczasowego umorzenia. Korekta ta będzie wpływała na algorytm naliczania odpisów amortyzacyjnych. Korekta liczona jest proporcjonalnie do zmniejszenia. Zatwierdzony po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzając dokument zostaje umieszczony w Ewidencji dokumentów, przeznaczony do księgowania. 301

302 Dla typu dokumentów zmiana wartości dostępny jest odrębna definicja LTC którą należy wybrać w sytuacji gdy częściowo likwidujemy środek trwały. Rys. 277 Zmiana wartości Likwidacja częściowa Dla dokumentu zmiana wartości można zrealizować wydruk ikonka drukarki. Zmiana wartości i ilości środków trwałych Dokument zmiany wartości i ilości dostępny jest jeśli w Narzędzia / Opcje / Księga inwentarzowa / Ogólne, zostanie wskazana data dla Aktualizacji parametrów środków trwałych poprzez dokumenty. 302

303 Rys. 278 Zmiana wartości i ilości Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, operacji data. Tytuł wybór z listy. Środek wskazany z listy. Kierunek wybór kierunku zwiększenia lub zmniejszenia wartości. Zmiana ilości/po zmianie - możliwość wprowadzenia ilości sztuk / nowa liczba sztuk dla środka trwałego. Zmiana wartość. Korekta można dodatkowo dokonać korekty dotychczasowego umorzenia. Korekta ta będzie wpływała na algorytm naliczania odpisów amortyzacyjnych. Korekta liczona jest proporcjonalnie do zmniejszenia. Zatwierdzony po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzając dokument zostaje umieszczony w Ewidencji dokumentów, przeznaczony do księgowania. 303

304 Odpis aktualizujący Rys. 279 Odpis aktualizujący Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, operacji data. Tytuł wybór z listy. Środek wskazany z listy. Kierunek wybór kierunku zwiększenia lub zmniejszenia wartości. Aktualizacja wartość. Zatwierdzony po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzając dokument zostaje umieszczony w Ewidencji dokumentów, przeznaczony do księgowania. Dla dokumentu odpis aktualizujący można zrealizować wydruk ikonka drukarki. 304

305 Inwentaryzacja środków trwałych W Księdze inwentarzowej na liście Dokumentów środków trwałych należy stworzyć nowy dokument inwentaryzacji i wykonać w nim czynność Generuj pozycje (zlikwidowane ŚT są pomijane). Możemy takie dokumenty inwentaryzacji stworzyć dla różnych miejsc użytkowania lub jeden dla wszystkich miejsc użytkowania. Rys. 280 Generowanie pozycji Rys. 281 Dokument inwentaryzacji 305

306 Wszystkie zarejestrowane środki trwałe pojawią się na liście (jak powyżej). Następnie należy wpisać rzeczywistą ilość środków trwałych wybierając pozycje dla danego środka trwałego lub dla wartości nie materialnej i prawnej w okienku ilość. Program na tej podstawie wyliczy różnice. Po uzupełnieniu wszystkich pozycji można wydrukować w programie zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. Rys. 282 Wydruk Zestawienia różnic inwentarzowych Aby wygenerować zbiorczo dokumenty inwentaryzacji wg kilku miejsc użytkowania, należy wybrać na liście środków trwałych Czynności > Zbiorcze dodawanie dokumentów > Inwentaryzacja. Wykorzystanie kodów kreskowych i kolektorów danych Istnieje możliwość dokonania inwentaryzacji w programie wykorzystując kody kreskowe. Cały proces inwentaryzacji można podzielić na dwa etapy: Działania przygotowawcze Inwentaryzacja z wykorzystaniem kodów kreskowych Działania przygotowawcze Pierwszym etapem jest przyporządkowanie każdej kartotece w ewidencji środków trwałych kodu kreskowego (Kartoteka środka trwałego > Zakładka Terminarz, wycena, kody kreskowe > Kody kreskowe). Każdy środek trwały może mieć przyporządkowany jeden lub kilka kodów kreskowych w zależności od tego czy stanowi całość, czy też składa się z kilku elementów. 306

307 Rys. 283 Środek trwały / Terminarz, wycena, kody kreskowe Kolejnym etapem jest stworzenie etykiet i oznaczenie nimi środków trwałych. Etykiety mogą zawierać kod kreskowy, nazwę środka trwałego, numer inwentarzowy lub inne istotne informacje. Etykiety można przygotować przy pomocy zewnętrznej aplikacji pobierającej dane bezpośrednio z bazy danych SQL lub z arkusza Excela. Można zorganizować odpowiednio listę środków trwałych w enova i wyeksportować do Excela wszystkie potrzebne informacje. Przykładem aplikacji przygotowujące etykiety w dowolnym układzie graficznym jest program o nazwie DMT_Label32. Można także skorzystać z bezpłatnego dodatku enovadymoprinter umożliwiającego wydrukowanie etykiet samoprzylepnych na termicznych drukarkach DYMO LabelWriter. Przygotowane etykiety należy wydrukować i umieścić na środkach trwałych według przyporządkowania ustalonego wcześniej w enova w ewidencji środków trwałych. Następnie stworzone etykiety należy wydrukować i oznaczyć nimi środki trwałe. Inwentaryzacja z wykorzystaniem kodów kreskowych Po działaniach przygotowawczych opisanych w dwóch pierwszych punktach można przeprowadzić inwentaryzacje środków trwałych z wykorzystaniem kodów kreskowych i kolektorów danych. Dokonując inwentaryzacji w określonym miejscu użytkowania środków trwałych rejestruje się za pomocą kolektora danych kody kreskowe i odpowiadające im ilości. Następnie z kolektora eksportowany jest plik zawierający zgromadzone dane, czyli kody kreskowe i odpowiadające im ilości (ilości rzeczywiste). 307

308 W programie enova w konfiguracji należy włączyć obsługę kolektorów danych i uzupełnić wszystkie niezbędne ścieżki dostępu do danych (Narzędzia > Opcje > Handel > Kolektory danych). Rys. 284 Opcje / Handel / Kolektory danych W Księdze inwentarzowej na liście Dokumentów środków trwałych należy stworzyć nowy dokument inwentaryzacji i wykonać w nim czynność Generuj pozycje. 308

309 Rys. 285 Dokument inwentaryzacji Następnie należy z pliku pochodzącego z kolektora danych zaimportować dane, przez wykonanie czynności Importuj z kolektora SKK. Jeśli zaimportowane kody będą odpowiadały kodom środków trwałych w dokumencie, to zostanie dopisana ilość rzeczywista. Jeśli środka trwałego o zaimportowanym kodzie nie będzie w dokumencie, ale będzie w księdze inwentarzowej, to pozycja zostanie dodana, a informacja o tym pojawi się w logu. Jeśli zaimportowany kod kreskowy nie zostanie odnaleziony w Księdze inwentarzowej informacja o tym pojawi się w logu, a do dokumentu nic nie będzie dodane (tak, jak na zrzucie ekranowym poniżej). 309

310 Rys. 286 Dokument inwentaryzacji po zaimportowaniu danych z kolektora Na koniec można na podstawie dokumentu Inwentaryzacji wydrukować Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. Dokumenty aktualizujące parametry dla Środków Trwałych i WNiP W księdze inwentarzowej na liście Dokumenty środków trwałych dostępne są dodatkowe dokumenty: Zmiana miejsca użytkowania, Zmiana centrum kosztów, Zmiana osoby odpowiedzialnej, Zmiana parametrów amortyzacji. 310

311 Aby dodatkowe dokumenty były widoczne na liście dokumentów, należy wejść w Narzędzia / Opcje / Księga inwentarzowa / Ogólne, następnie należy ustawić datę przy Aktualizacji parametrów środków trwałych poprzez dokumenty. Rys. 287 Włączenie dodatkowych dokumentów dla ŚT/WNIP Po ustawieniu daty w Dokumentach środków trwałych będą widoczne dodatkowe dokumenty. Rys. 288 Dodatkowe dokumenty ŚT / WNIP Dokumenty dodatkowe wystawia się w celu zmiany wartości pól na środku trwałym, takich jak miejsce użytkowania, osoba odpowiedzialna, centrum kosztów oraz parametry związane z amortyzacją. Dokumenty te są dodatkowym potwierdzeniem dla aktualizacji. Usuniecie takiego dokumentu nie powoduje usunięcia zrobionej aktualizacji, jest w niej jedynie przywracana wartość pola sprzed zmiany dokonanej kasowanym dokumentem. Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zmiany daty na dokumencie. 311

312 Aby wygenerować zbiorczo dokumenty zmiany miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialnej dla kilku środków trwałych, należy wybrać Czynności > Zbiorcze dodawanie dokumentów na liście środków trwałych. Ewidencja wyposażenia Informacje ogólne Ewidencja wyposażenia może przebiegać na dwa sposoby. Kartoteki wyposażenia mogą być ewidencjonowanie na odrębnej liście lub na liście Ewidencja środków trwałych jako odrębny typ. Sterowanie umożliwia parametr w konfiguracji: Narzędzia / Opcje / Księga Inwentarzowa / Ogólne / Ukryj odrębną ewidencję wyposażenia domyślnie zaznaczony powoduje, że odrębna lista Wyposażenie nie jest widoczna: Rys. 289 Księga inwentarzowa z ukryta listą wyposażenia Po włączeniu uwidacznia się dodatkowa lista na której można zakładac kartoteki 312

313 Rys. 290 Lista wyposażenia Różnice między tymi dwoma sposobami ewidencjonowania sprowadzają się do tego, że w przypadku ujęcia wyposażenia jako typu na liście środkow trwałych dostępne są dla tych kartotek takie same możliwości jak dla środków trwałych - możliwość dodawnia dokumentów zmiany wartości, zmiany miejsca użytkowania i przede wszystkim mozliwiość przeprowadzania inwentaryzacji (także z użyciem kolektorów) ze względu na miejsce użytkowania. Ewidencjonowanie wyposażenia w ramach środków trwałych Poniżej zostanie omówione tylko wprowadzanie kartoteki wyposażenia i inwentaryzowania wyposażenia ze względu na miejsce użytkowania z równoczesnym generowaniem dokumentów zmiany miejsca użytkowania. Pozostałe czynności wykonywane są tak samo jak w przypadku środków trwałych. 313

314 Dodawanie kartoteki wyposażenia Na liście środków trwałych wybieramy Nowy / Wyposażenie Rys. 291 Dodawanie kartoteki wyposażenia Pojawi się kartoteka wyposażenia na której na zakładce Ogólne analogicznie jak na środkach trwałych wprowadzamy niezbędne informacje. W polu KŚT należy wskazać grupę RKŚT (np. 808). Wartość wyposażenia należy wprowadzić na zakładce BO na której są aktywne tylko wybrane pola. Rys. 292 Uzupełnianie wartości wyposażenia 314

315 Tak wprowadzone wyposażenie otrzymuje status zarejestrowane. Inwentaryzowanie wyposażenia z równoczesną zmianą miejsca użytkowania Na liście Dokumentów środków trwałych wywołujemy nowy dokument Inwentaryzacji. Wprowadzamy spisane na arkuszu inwentaryzacyjnym pozycje (lub wczytujemy dane z kolektora). Jednocześnie w części ogólnej dokumentu wskazujemy miejsce użytkowania które będzie weryfikowane - wyliczalne pole informacyjne obok pokaże informację czy miejsca użytkowania zinwentaryzowanych kartotek są zgodne czy nie. Jeżeli miejsca nie są zgodne, po zatwierdzeniu dokumentu inwentaryzacji pojawi się worker: Generuj dokumenty zmiany miejsca użytkowania. Rys. 293 Dokument inwentaryzacji z możliwością wygenerowania dokumentów Po wywołaniu okienka należy wskazać nową osobę odpowiedzialną Rys. 294 Generuj dokumenty / Nowa osoba odpowiedzialna Po zatwierdzeniu wygenerowane zostaną dokumenty zmiany. 315

316 Rys. 295 Dokumenty zmiany miejsca użytkowania dla wielu środków równocześnie Ewidencjonowanie wyposażenia na odrębnej liście Aby wprowadzić nowy element wyposażenia należy w Księga Inwentarzowa / Wyposażenie, wybrać Nowy (Wyposażenie) i uzupełnić dane na formatce. Rys. 296 Kartoteka wyposażenia Nr inwentarzowy nadawany z ręki lub wpisując na pierwszym środku znak pytajnika (?). Po zapisaniu zostanie nadany automatycznie numer 316

317 W/0001. W nowo zakładanym środku wpisując pytajnik program nada kolejny numer. Miejsce użytkowania definiowane w opcjach. Księga Inwentarzowa / Miejsca użytkowania Centrum kosztów definiowane w opcjach Firma / Centra kosztów. Odpowiedzialny wybór z listy osoby odpowiedzialnej za dany środek. Nazwisko wpisanie nazwiska, jeżeli nie występuje w polu Odpowiedzialny. Dokument pozyskania wybierany z listy w polu Dokument lub wprowadzany ręcznie w polu Nr dokumentu, w przypadku kiedy nie ma dokumentu zakupu w Ewidencji dokumentów. Zapisz i zamknij zapisanie wprowadzonych informacji. Z poziomu kartoteki wyposażenia można zrealizować wydruk: Karta wyposażenia, Przyjęcie na stan wyposażenia, Likwidacja wyposażenia. 317

318 Ewidencja pojazdów Ewidencja pojazdów nie jest odrębnie licencjonowana, udostępniana jest razem z księgowością oraz w ograniczonym zakresie z dodatkiem Delegacje PWS. Na początku pracy z modułem należy wprowadzić do ewidencji wszystkie pojazdy podając następujące dane. Rys. 297 Pojazd Rodzaj pojazdu - samochód prywatny / samochód firmowy / Inny. Rodzaj silnika - rodzaj silnika zgodny z klasyfikacją MOŚ opcje należy zaznaczyć jeśli dany pojazd będzie uczestniczył w wyliczeniu opłat za korzystanie ze środowiska, dodatkowo uzupełniamy domyślne paliwo > Dodaj paliwo (więcej opinano w kolejnym podrozdziale). Typ Nr Rejestracyjny Marka Dysponent Opis 318

319 Kilometrówka Definicja często wykorzystywanych tras Przejazdy Symbol Typ Opis Cel Długość Rys. 298 Definicja trasy Ewidencjonujemy przejazd dokonany przez wybrany pojazd rozliczany w firmie. Wprowadzamy dane tak jak na załączonych obrazkach. Data Pojazd Definicja Typ Opis Cel Długość Stawka 319

320 Koszty Rys. 299 Przejazd Wprowadzenie dokumentów kosztów poniesionych przy eksploatacji pojazdu. Ewidencja dokumentów / Ewidencja / Zakup. 320

321 Rys. 300 Zakup Faktura zakupu musi być przynajmniej w stanie wprowadzonym. Po zaznaczeniu dokumentu w Ewidencji dokumentów z menu Czynności wybieramy Naliczenie / Koszty ewidencji pojazdów. 321

322 Rys. 301 Koszty ewidencji pojazdów Wskazanie pojazdu. Rys. 302 Koszt Zatwierdzenie formularza umieści informację w kosztach. Rozliczenie kosztów pojazdu Przycisk Nowy (Rozliczenie) wywoła formularz, na którym rozliczamy wyliczony na podstawie ewidencji limit z kosztami. Klikając na przycisk Nalicz dokonujemy rozliczenia. 322

323 Po zatwierdzeniu rozliczenie pojawi się w ewidencji dokumentów, skąd należy je Predekretować. Rys. 303 Wybór pojazdu do rozliczenia Rys. 304 Rozliczenie przejazdów 323

324 Rys. 305 Rozliczenie przejazdów wydruk Rozliczanie opłat za korzystanie ze środowiska Przedsiębiorca korzystający z samochodów dla celów prowadzonej działalności gospodarczej zobowiązany jest do wnoszenia opłat za korzystanie ze środowiska przewidziane w prawie ochrony środowiska. Co pół roku należy składać sprawozdania marszałkowi województwa, właściwemu według miejsca rejestracji pojazdu, oraz właściwemu wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska. Ewidencja pojazdów w programie enova daje możliwość rejestracji pojazdów oraz ilości zużytego paliwa na podstawie których wyliczana jest stosowna opłata. Na początku należy wprowadzić pojazdy lub maszyny, które będą brały udział w wyliczeniu opłat i uzupełnić na nich dane dotyczące rodzaju silnika i domyślnego paliwa. Jeśli pojazdy zostały już wcześniej wprowadzone, należy uzupełnić pola biorące udział w wyliczaniu opłat. 324

325 Rys. 306 Pojazd Informacje na kartotece związane z wyliczaniem opłat za korzystanie z środowiska. Pole Rodzaj silnika - rodzaj silnika zgodny z klasyfikacją MOŚ. Zakładka paliwo. Do pojazdu należy przypisać paliwo przez wybór Dodaj paliwo. 325

326 Rys. 307 Dodaj paliwo W okienku po lewej stronie widoczne są wszystkie typy paliwa powiązane z wcześniej wybranym rodzajem silnika, przyciskiem Dodaj przenosimy tylko te rodzaje paliwa, które wykorzystywane są przez dany pojazd. Rys. 308 Dodaj paliwo Zmiany zapisujemy przez wybór OK. Najczęściej wykorzystywane paliwo można oznaczyć jako domyślne, będzie się podpowiadało na formatce naliczania kosztów. 326

327 Rys. 309 Pojazd / Paliwa 327

328 Naliczanie kosztów zakupu paliw Naliczanie kosztów wygląda analogicznie jak w kilometrówce. Po wprowadzeniu kosztów zakupu paliwa i nadaniu dokumentowi stanu co najmniej Wprowadzony, należy wykonać czynność Naliczanie > Koszt ewidencji pojazdów. Podczas naliczania należy uzupełnić pola na formatce kosztu. Rys. 310 Koszt Ilość paliwa - należy uzupełnić ilość litrów w dm3 lub kg (Pole bierze udział w wyliczaniu opłaty za korzystanie ze środowiska). Rodzaj paliwa - benzyna/on/gaz płynny propan-butan/biodiesel/sprężony gaz ziemny (Pole bierze udział w wyliczaniu opłaty za korzystanie ze środowiska). 328

329 Wszystkie naliczone koszty widoczne są na liście Koszty w Ewidencji pojazdów. Rys. 311 Koszty Wyliczanie opłaty za korzystanie ze środowiska. Co pół roku należy składać wykaz zawierający zbiorcze zestawienie informacji o zakresie korzystania ze środowiska oraz o wysokości należnych opłat marszałkowi województwa, właściwemu według miejsca rejestracji pojazdu, oraz właściwemu wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska. W programie istnieje możliwość wydruku dla tabeli D. Wydruk dostępny jest na liście Ewidencja pojazdów / Koszty > Rozliczenie opłat za środowisko. Rys. 312 Rozliczanie opłat za środowiska 329

330 Rys. 313 Parametry wydruku Za okres Drukuj nagłówek - dodatkowy nagłówek z nazwą firmy i tytułem wydruku. Tylko niezerowe - zaznaczony - możliwość wydruku tylko tych pozycji dla których naliczono opłatę. Wydruk z odznaczonymi parametrami może być dołączony do sprawozdania jako załącznik Tabela D. 330

331 Księgowość w wersji srebrnej Księga Przychodów i Rozchodów krok po kroku Moduł enova Księga Przychodów i Rozchodów (KPIR) zapewnia obsługę księgową firmy w zakresie ewidencjonowania dokumentów, księgowania oraz sporządzania deklaracji i sprawozdań bieżących oraz okresowych. Podstawowe funkcje to: Zapisy księgi, Ewidencja VAT Zakupu i Sprzedaży, Ewidencja Raportów kasowych, wyciągów bankowych, Dokumenty wewnętrzne, Zestawienia przychodów i kosztów, Rozliczenia z kontrahentami. Program posiada całą gamę dokumentów związanych z rozrachunkami z kontrahentami typu: noty odsetkowe, ponaglenia zapłaty, potwierdzenia salda, przelewy (w tym przelewy elektroniczne). W oparciu o wprowadzone do programu dokumenty oraz zapisy księgowane sporządzane i drukowane są deklaracje dochodowa PIT-5 i PIT-5L oraz deklaracja VAT-7. System filtrów definiowanych (dowolnie przez użytkownika) daje nieograniczone możliwości w zakresie sporządzania zestawień i pozyskiwania informacji istotnej dla użytkownika w dowolnym momencie roku obrachunkowego. Moduł KPIR w systemie enova to nowoczesne oprogramowania do księgowości uproszczonej pracujące w środowisku Windows. Struktura modułu KPIR w systemie enova jest prosta w swojej konstrukcji, ma układ rejestrowy (ilość i nazwy rejestrów określa użytkownik). Rejestry to odpowiednik segregatorów, w których gromadzony jest dany typ dokumentów. Na funkcjonalność systemu składają się: Ewidencja dokumentów W systemie dokonuje się ewidencjonowania dokumentów każdego typu, które podlegają księgowaniu. W Ewidencji dokumentów ujmuje się zarówno faktury VAT, jak i inne dokumenty typu: memoriały, listy płac, polisy ubezpieczeniowe, amortyzacja itp. Po wprowadzeniu dokumenty są przeksięgowane do KPIR automatycznie. Na podstawie zapisów księgowych drukowana księga zgodna ze wzorcem. Zapisy KPIR Zapisy księgowe są chronologicznie numerowane w ciągu roku obrachunkowego. Można je również przeglądać wg typu rejestrów z których powstały np. Sprzedaż, Zakup, Dokumenty wewnętrzne. Ewidencja VAT Szczególną formą Ewidencji Dokumentów jest przejrzysta Ewidencja VAT Zakupów i Sprzedaży. Na podstawie zarejestrowanych dokumentów system automatycznie sporządza deklarację VAT-7 - miesięczną lub kwartalną. Ewidencja VAT pozwala rozliczać VAT metodą kasową i memoriałową, a także uwzględnia szczególne przypadki powstawania obowiązku podatkowego. Ewidencja Środków Pieniężnych 331

332 Obejmuje prowadzenie raportów kasowych i bankowych. Służy do wystawiania i drukowania kwitów KP i KW, na podstawie, których sporządzany jest raport kasowy za dowolny okres oraz do ewidencji wyciągów bankowych. Rozliczenia pomagają na bieżąco śledzić stan rozrachunków z kontrahentami, (stan zobowiązań i należności). Funkcja jest wzbogacona o opcje naliczania odsetek oraz drukowania not odsetkowych, ponagleń zapłaty, potwierdzeń salda i poleceń przelewu (w tym przelewów elektronicznych). Zestawienia księgowe To funkcja systemu, które pozwala użytkownikowi zdefiniować: rachunek wyników (przychody i kosztów) i inne zestawienia oraz wyliczyć i zaprezentować wyniki dotyczące działalności firmy. Deklaracje PIT-5, PIT-5 L sporządzane i drukowane automatycznie. Bufor księgowań Bufor to miejsce, w którym przed wprowadzeniem, zatwierdzeniem dokumentów zapisów księgowych można dokonać poprawki. Bufor jest rodzajem notatnika, w którym ewidencjonujemy dokumenty, czy zapisy księgowe. Może on mieć kilka stanów np. dokument wprowadzony, czy dokument do wyjaśnienia. Daje to możliwość efektywnego zarządzania dokumentami, które wpłynęły do księgowości. Ponadto Bufor daje również możliwość dokonywania zapisów w wielu okresach sprawozdawczych. Moduł Faktury/Moduł handel Ewidencja dokumentów Podzielona na typy i szufladki Sprzedaż/Zakup/Dokumenty wew. Rejestry VAT Zakupów i Sprzedaży Zapisy KPiR W kolumnach na czysto/w buforze PIT-5/PIT-5L Ewidencja Środków Pieniężnych Rozrachunki z kontrahentami Przelewy Raporty kasowe Wyciągi bankowe Deklaracja VAT-7 Moduł Kadry Płace Rys. 314 Obieg dokumentów w enova KPIR Wszystkie dokumenty, jakie trafiają do księgowości w celu ich zaewidencjonowania trafiają głównie do Ewidencji dokumentów. Jeżeli moduł KPIR współpracuje z modułami Faktury/Handel to otrzymane tu dokumenty (faktury zakupu) przechodzą do Ewidencji automatycznie. Jeżeli nie ma aktywnego modułu Faktury/Handel, dokumenty ewidencjonuje się ręcznie bezpośrednio w Ewidencji dokumentów. Na podstawie informacji 332

333 wprowadzonych do ewidencji w tle powstają rejestry VAT, z których tworzy się deklaracja VAT-7 za dany m-c. Na podstawie również Ewidencji dokumentów tworzone są zapisy w KPIR (w buforze najpierw), a później się je zatwierdza na czysto. Na podstawie zapisów KPIR i informacji na kartach właściciela /li sporządzana jest deklaracja PIT-5 lub PIT-5L. Jeżeli moduł KPIR współpracuje z modułem Kadry/Płace informację o kwotach ubezpieczeń przychodzą automatycznie na kartę właściciela/li. Dodatkowo można w module KPIR, głównie dla celów analitycznych wprowadzać informację o raportach kasowych i wyciągach bankowych. Wtedy, można prowadzić pełną ewidencję rozrachunków z kontrahentami. Na podstawie rozrachunków z kontrahentami można sporządzać przelewy, noty odsetkowe, ponaglenia zapłat, kompensaty itp. Konfiguracja Przed rozpoczęciem pracy z modułem KPIR należy ustawić odpowiednio parametry konfiguracyjne. Ustawienia konfiguracji dla KPIR są dostępne z menu główne programu: Narzędzia / Opcje w części KPIR Należy ustawić następujące parametry: Ogólne Definicje dokumentów Deklaracji PIT-5 Okresy obrachunkowe 333

334 Ogólne Rys. 315 Typ ewidencji podatkowej Rok aktualności aktualny rok pracy z programem. Ogólne typ ewidencji podatkowej, wybór typu ewidencji (program posiada dwa rodzaje ewidencji Księga Podatkowa, Ewidencja Ryczałtowa). Przy zakładaniu bazy danych program automatycznie podpowiada Księgę Podatkową. Rozliczanie różnic kursowych możliwość naliczania różnic kursowych zwykłych (dla rozrachunków) oraz różnic kursowych magazynu walut. Ewidencja pojazdów zaznaczamy, gdy firma nie księguje kosztów związanych z rozliczeniem pojazdów. Ewidencje handlowe wykorzystywane są do ustalenia sposobu działania weryfikatora zgodności wartości z zakładki VAT dokumentu handlowego z sumą zapisów KPiR, możliwe jest ustalenie informacji, ostrzeżenia lub błędu, jeśli jest niezgodność. Ewidencja ryczałtowa stawka opodatkowania przychodu (dotyczy Ryczałtu). 334

335 Definicje dokumentu Rys. 316 Definicje dokumentu Kolejne numery zapisów w KPIR wyliczają się na podstawie zdefiniowanego w opcjach numeru zapisu. Rys. 317 Definicja dokumentu 335

336 Lista po lewej stronie to lista pól, które mogą być użyte w definicji numeracji. Po prawej stronie znajduje się aktualna definicja. Pole oznaczone * to automatycznie nadawany numer kolejny, cyfra za nim to wielkość numeru. Przyciski w środkowej części ekranu służą do przemieszczania pól między panelami lub w obrębie panelu Pola wzoru numeracji. Gdy podświetlone są elementy lewego panelu oznaczone znakiem + przycisk Dodaj pole jest nieaktywny. Dodawać możemy tylko części składowe (np. Dzień, Miesiąc i Rok dla daty). W dolnej części ekranu wyświetlany jest przykład numeru, stworzonego wg aktualnej definicji. Każdy element może być użyty tylko raz. Po przeniesieniu element jest wstawiany nad podświetlony element definicji. Aby zmienić kolejność elementów podświetlamy element znajdujący się pod pozycją, na której chcemy umieścić element i naciskamy przycisk Dodaj pole. Zaliczki na podatek - deklaracje PIT Rys. 318 Deklaracja PIT 5 Miesiąc aktualności należy wpisać miesiąc, od którego zaczęło się prowadzenie KPIR w danym roku obrachunkowym (zazwyczaj jest to styczeń danego roku). Współczynnik limitu reklamy i reprezentacji stawka procentowa, która przeznaczona jest na reprezentację i reklamę, obowiązująca w danym roku. Liczba miesięcy okresu sprawozdawczego pozycja ta daje możliwość obliczenia podatku dla okresów (domyślne jest okres miesięczny czyli 1). Licz PIT-5L wg oddzielnego zestawienia zaznaczenie parametru daje możliwość zdefiniowania zestawienia księgowego PIT-5L, z którego będą pobierane dane dla zaliczek na podatek dla PIT-5L. Licz dane płacowe PIT-5 możliwość pobierania informacji z Kadr i Płac o składkach właściciela dla deklaracji PIT

337 Okres obrachunkowy tylko zdrowotne zaznaczony parametr umożliwia uwzględnienie na deklaracji PIT-5 samej składki zdrowotnej. Składki na ubezpieczenia społeczne oraz FP księgowane są przy takim ustawieniu w koszty z poziomu deklaracji DRA. Licz dane płacowe PIT-5L możliwość pobierania informacji z Kadr i Płac o składkach właściciela dla deklaracji PIT-5L. tylko zdrowotne zaznaczony parametr umożliwia uwzględnienie na deklaracji PIT-5L samej składki zdrowotnej. Składki na ubezpieczenia społeczne oraz FP księgowane są przy takim ustawieniu w koszty z poziomu deklaracji DRA. Licz dane płac. wg terminu płatności dane do deklaracji będą pobierane w terminie ich zapłaty. W przypadku, gdy firma nie posiada modułu enova Kadry Płace, parametr ten powinien być ustawiony na NIE. Dane płacowe, wtedy są wprowadzane bezpośrednio na karcie właściciela na zakładce właściciele. Remanent BO wprowadzenie wartości remanentu początkowego (parametr zaznaczony na TAK jeżeli remanent początkowy jest zerowy, w innym przypadku parametr na NIE i remanent wprowadza się w Ewidencji Dokumentów dokumentem Polecenia Księgowania). Okres obrachunkowy przypada na dany rok. Nowy okres obrachunkowy można założyć, bez uprzedniego zamknięcia poprzedniego roku wybierając Nowy (Okres obrachunkowy). Opcja ta również służy do zamykania okresu obrachunkowego. Aby zamknąć okres otwieramy menu Czynności, wybieramy opcję Zamknij okres. Po wykonaniu zamknięcia nie można nanosić zmian. Rys. 319 Okresy obrachunkowe 337

338 Rys. 320 Czynności dla okresu obrachunkowego Odśwież obroty kolumn KPIR czynność pozwala odświeżyć zapisy w KPIR. Gdy Dokumenty księgowane są w różnej kolejności, program umożliwia automatyczne renumerowanie zapisów KPIR znajdujących się buforze. Uzyskujemy to wchodząc w Konfiguracja / KPIR otwieramy okres obrachunkowy w menu czynności wybieramy: Renumeruj zapisy KPIR. Eksportuj dane księgowe funkcja pozwalająca pobrać z danej bazy zestawienia księgowe oraz definicje dokumentów. Zdarza się, że np. w biurze rachunkowym prowadzimy kilkanaście firm i niektóre z nich mają podobną strukturę i ustawienia. Aby skorzystać z tej funkcji w bazie A posiadającej dane pobieramy plik wskazując miejsce zapisania np. pulpit. Zakładamy nową bazę danych, która nie posiada żadnych danych. Wchodzimy do nowo założonej bazy w menu Plik / Importuj zapisy/ z pliku XML. Poprawne zaczytanie zostanie potwierdzone komunikatem. Ewidencja dokumentów Informacje ogólne Zanim dokumenty zostaną wprowadzone w postaci zapisów na KPIR, musza najpierw trafić do tzw. Ewidencji Dokumentów. Jest to miejsce, gdzie wprowadzane są wszystkie dokumenty i tutaj następuje ich przypisanie do danych kolumn. Ewidencja zawiera następujące typy dokumentów: 338

339 Rys. 321 Dokumenty ewidencji dokumentów W ramach w/w typów dokumentów użytkownik może jeszcze zdefiniować sobie własne definicje ( szufladki ). Np. Dla typu Zakup, można zdefiniować szufladkę ZR (zakupy różnie), ZSTiWNP (zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych), itp. Dokonuje się tego w parametrach konfiguracyjnych, wchodząc w Konfiguracja / Ewidencja Dokumentów / Definicje Dokumentów. W ramach danego typu dokumentów dodaje się nową definicję. 339

340 Rys. 322 Formularz do wprowadzania definicji szufladki dokumentów Rodzaje dokumentów Dokumenty wewnętrzne Dokumenty wewnętrzne (niebędące fakturami) będą wprowadzane do Ewidencji dokumentów poprzez typ dokumentu Polecenie księgowania. Zaewidencjonowanie dokumentu polega na właściwym wypełnieniu zakładki Ogólne i zakładki Zapisy KPIR. 340

341 Rys. 323 Formularz wprowadzania dokumentów wewnętrznych (Ogólne) Na zakładce Ogólne należy wypełnić: Data wpływu data wpływu do ewidencji Dokumentów. Dokument numer danego dokumentu. Data wystawienia data, pod którą jest wystawiony dany dokument (najczęściej równoważna z datą wpływu). Data operacji data, pod którą jest dana operacja gospodarcza, dokumentowana (najczęściej równoważna z datą wpływu). Opis opis dokumentu. Płatność- jeżeli ma utworzyć się rozrachunek na potrzeby analiz rozliczeń w Ewidencji ŚP. UWAGA! Opisy wprowadzone do danego typu dokumentów mogą być automatycznie zapamiętywane w następujący sposób - klikając prawym klawiszem myszy w polu opis, na wprowadzonym opisie, wybieramy pozycję Dodaj do listy. 341

342 Rys. 324 Formularz wprowadzania dokumentów wewnętrznych (Zapisy KPIR) Na zakładce Zapisy KPIR wypełnić należy w odpowiednich kolumnach kwoty. Następnie po zatwierdzeniu danego dokumentu poprzez Zapisz i zamknij, dokument przejdzie w stan Predekretowany co oznacza, że na postawie informacji wprowadzonych na dokument został wykonany zapis do bufora Księgi Przychodów i Rozchodów. Uwaga. Zapis w buforze w KPIR dotyczący danego dokumentu można skasować. W tym celu, będąc w Ewidencji dokumentów, należy otworzyć dany dokument (z menu Czynności Usuń zapis). Jeżeli zapis w KPIR jest zatwierdzony (nie w buforze), zapisy w księdze można tylko skreślić. 342

343 Przykład Wprowadzenie kwoty remanentu w KPIR, jaki należy dokonać poprzez Ewidencję dokumentów w typie dokumentów: Polecenie księgowania. Po wprowadzaniu na pierwszej zakładce daty oraz opisu, należy przejść na zakładkę Zapisy KPIR i w kolumnie 15 Zaszłości W tym remanent, wpisać kwotę. Wydruk Dowodu Wewnętrznego można uzyskać z poziomu dokumentu PK. Sprzedaż Ewidencja faktur sprzedaży odbywa się poprzez Ewidencję dokumentów w Typie dokumentu Sprzedaż Ewidencje. Jeżeli moduł enova KPIR współpracuje z modułem enova Faktury/Handel to faktury sprzedaży w tej ewidencji pojawią się automatycznie. Jeżeli zaewidencjonowanie dokumentów sprzedaży wykonywane jest ręcznie, to polega ono na właściwym wypełnieniu zakładek: Ogólne, VAT, Dane kontrahenta i płatności. Rys. 325 Zakładka Ogólne Sprzedaż Na zakładce Ogólne należy wypełnić: Definicja wybór szufladki, w której będzie ujęty dokument (np. SPT - sprzedaż towarów lub SPU - sprzedaż usług. Data wpływu szybkie uzyskanie daty <F4> kalendarza. Numer nadawany automatycznie dla danej szufladki. 343

344 Dokument numer dokumentu. Data wystawienia data wystawienia dokumentu. Data operacji automatycznie przenoszona z daty wystawienia (może być inna). Kontrahent nazwa firmy. Opis opis dokumentu np. sprzedaż towarów. Wartość kwota pokaże się automatycznie po wypełnieniu zakładki VAT. Data zaewidencjonowania data ujęcia w danej ewidencji. Na zakładce VAT wypełniamy: Rys. 326 Zakładka VAT Sprzedaż Powstanie obowiązku program obsługuje automatycznie większość z wymienionych w ustawie momentów powstawania obowiązku podatkowego. Zakładka VAT domyślnie wyświetla Standard (co oznacza, że dany dokument w Rejestrze VAT oraz na Deklaracji VAT 7 zostaje ujęty z datą wystawienia dla dokumentów sprzedaży). Rozwijając listę wybieramy dany moment podatkowy. Elementy VAT wypełniamy: Nowy (Element ewidencji VAT sprzedaży) klawisz <Insert> dodajemy nowa pozycję wypełniając stawkę VAT kwotę Netto kwota netto, po jej wprowadzeniu program sam wylicza VAT i kwotę brutto przechodząc klawiszem <Enter>. (Można wprowadzać kwotę brutto, która jest rozbijana na VAT i netto) VAT kwota VAT. Brutto kwota brutto. 344

345 Kolumna przyporządkowanie do kolumny numer: 7 Sprzedaż KPIR lub kolumna 8 Pozostałe przychody. Rozliczenia w sekcji tej ukazuje się informacja o ujęciu faktury na deklaracji VAT. Czy została ona ujęta, w jakiej kwocie, w jakiej dacie i jaką metodą (kasową, czy memoriałową) Ukazuje się automatycznie po zatwierdzeniu. Zakładka Dane kontrahenta i płatności Rys. 327 Zakładka Dane kontrahenta i płatności Sprzedaż Dane kontrahenta dane kontrahenta automatycznie pobierane z listy kontrahentów. Zobowiązania i należności sposób rozliczenia z danym kontrahentem. W tej sekcji wprowadza się sposób zapłaty (gotówka, przelew itp.), oraz termin płatności. Po wprowadzeniu dokumentu sprzedaży po wypełnieniu zakładki VAT uruchamiamy funkcję Predekretuj. Zaznaczając tę funkcję kwota netto z faktury zostaje umieszczona w odpowiedniej kolumnie KPIR. Przy wyborze funkcji Predekretuj pokazuje się okno Rezultat, który należy zatwierdzić. Na zakładce Zapis KPIR, jest przedstawione jak wygląda zapis w księdze. 345

346 Rys. 328 Zapis KPIR sprzedaży Efektem predekretowania jest przyporządkowanie w odpowiedniej kolumnie kwoty z faktury oraz danych. Funkcja ta może być stosowana do grupowego predekretowania wprowadzonych faktur. Na liście w ewidencji dokumentów podświetlamy wszystkie faktury o statusie bufor lub wprowadzony i uruchamiamy funkcję. Zakup Ewidencja faktur zakupu odbywa się poprzez Ewidencję dokumentów w Typie dokumentu Zakup Ewidencje. Jeżeli moduł KPIR enova współpracuje z modułem enova Faktury/Handel to faktury zakupu (dotyczące zakupu towarów) w tej ewidencji pojawią się automatycznie. Jeżeli zaewidencjonowanie dokumentów zakupu towarów i faktur kosztowych wykonywane jest ręcznie, to polega ono na właściwym wypełnieniu zakładki: Ogólne, VAT, Dane kontrahenta i płatności. Zakładkę Ogólne wypełnia się analogicznie jak przy sprzedaży wprowadzając datę wpływu dokumentu numer dokumentu, kontrahenta i opis. Następnie przejść należy na zakładkę VAT. Obowiązek podatkowy wybór obowiązku podatkowego dla dokumentu. Jeżeli dla kilku pozycji VAT będą rożne daty rozliczenia VAT, wtedy obowiązek podatkowy wybiera się po otwarciu danej pozycji Elementy wprowadzanie poszczególnych danych 346

347 Nowy (Element) klawisz <Insert> nowa pozycję, której należy wypełnić, stawkę VAT, kwotę Netto, po jej wprowadzeniu program wylicz VAT i kwotę brutto przechodząc klawiszem enter. Rys. 329 Zakładka VAT Zakup W kolumnie Odliczenia informacja czy dana pozycja podlega odliczeniu VAT: Tak Umieszczenie w ewidencji VAT. Kwota podlega odliczeniu. Nie Umieszczenie w ewidencji VAT. Kwota nie podlega odliczeniu, mimo że znajduje się w ewidencji VAT nie jest ujmowana na deklaracji. Warunkowo jeżeli występuje sprzedaż zwolniona i opodatkowana w danej firmie. Rys. 330 Zakładka VAT Zakup 347

348 W kolumnie Rodzaj przyporządkowuje się dokument zakupu do jednego z trzech rodzajów kosztów wedle przeznaczenia dokumentu. Wybór danego rodzaju kosztu. Rodzaj kosztu jest istotny dla późniejszej deklaracji VAT. Towar pozycje zaliczane do grupy towarów. Inne inne pozycje niezaliczane grupy do towarów. Środki trwałe wybór opcji przy zakupie środka trwałego. Środki transportu wybór opcji przy zakupie środka transportu. Nieruchomości wybór opcji przy zakupie nieruchomości. Środki Trwałe VAT rok- VAT jest rozliczany wg współczynnika struktury sprzedaży - oznacza się nim zakup środków trwałych, dla których, według ustawy, korekta VAT naliczonego ma być dokonana jednorazowo. Usługi wybór opcji przy zakupie usług. Paliwo wybór opcji przy zakupie paliwa. Leasing wybór opcji przy kosztach leasingu. Kolumna wybór kolumny, do której przeznaczona jest dana kwota. Przy zakupie korzystamy z następujących wierszy: Nie dotyczy Zakup towarów (10) Koszty uboczne (11) Pozostałe koszty (13) Rys. 331 Zakładka VAT Zakup Seryjne wprowadzanie dokumentów Do szybkiego wprowadzania dokumentów umożliwiono: Tworzenie matryc do dokumentów zakupu/sprzedaży Kopiowanie dokumentów Polecenia Księgowania/ Sprzedaży/ Zakupu Więcej informacji na ten temat jest zawartych w części Księgowość Krok po Kroku. 348

349 Stan dokumentów Stan dokumentu może przyjmować następujące wartości: Bufor Dokument umieszczony w Ewidencji Dokumentów oraz w Ewidencji Dokumentów VAT. Nie wpływa na książkę KPIR ani na deklarację VAT i dopuszczalne są wszelkie jego zmiany. Wprowadzony Dokument został wprowadzony do odpowiedniej ewidencji. Przykład: Dokumenty początkowo znajdują się w buforze. Zmiana stanu na Wprowadzony zaowocuje tym, że zaczną brać udział w Rozrachunkach (standardowo rozliczona może być płatność tylko zatwierdzona) oraz Rozliczeniach VAT (w szczególności zostaną uwzględnione podczas naliczania Deklaracji VAT) Predekretowany Dokument przypisany do odpowiedniej kolumny książki, zapisy w KPIR znajdują się w buforze (można je edytować), można obliczać zestawienia księgowe i zaliczki na deklaracje PIT z zaznaczeniem dekrety w buforze. Zaksięgowany Wykonane zostały związane z dokumentem zapisy, które wpłynęły na stany wartości kolumn Księgi Przychodów i Rozchodów. Zmiany stanów dokumentów bufor-wprowadzony-predekretowany dokonujemy w Ewidencji Dokumentów, a księgowanie odbywa się z poziomu KPiR. Zmiana stanu dokumentu Zmiana stanu wprowadzony na bufor w ewidencji dokumentów otwarcie danego dokumentu, na pierwszej zakładce formularza Ogólne zmiana w oknie stan wprowadzony na bufor. Okna dokumentu będą aktywne, co umożliwi wprowadzenie zmian lub odblokowanie dokumentu nabytego z innego modułu. Funkcja zapisz zamknij <Ctrl+Enter> zapisze wprowadzone zmiany ze statusem bufor dokumentu. Należy ponownie nadać stan wprowadzony. Zmiana stanu predekretowany na bufor w ewidencji dokumentów otwarcie danego dokumentu, na pierwszej zakładce formularza Ogólne w menu Czynności wybór opcji Usuń zapis. Spowoduje to zmianę stanu dokumentu na wprowadzony oraz wykasowanie informacji z zakładki Zapisy KPIR. Następnie zmiana stanu wprowadzonego na bufor i naniesienie zmian. Księgowanie dokumentu W celu zaksięgowania dokumentu należy upewnić się, że zapisy w KPiR są poprawnie wprowadzone i okres może być zamknięty na czysto. Czynność Renumeruj dziennik i księguj zbiorczo dostępna jest w KPiR: 349

350 Rys. 332 Renumeruj dziennik i księguj zbiorczo Przed zaksięgowaniem program wykonuje renumerację zapisów, w parametrach jest informacja o okresie obrachunkowym, o renumeracji zapisów w buforze ksiegowym, do kiedy mają być zaksięgowane dokumenty (np. do 30 kwietnia, wtedy będą zrenumerowane i zaksięgowane dokumenty od początku okresu obrachunkowego do dnia wskazanego. Oznacza to, że kolejny dokument będzie można wprowadzić z zapisem KPiR ostatniego dnia księgowania tj. 30 kwietnia lub w kolejnych miesiącach), filtr symbolu (stosuje się w przypadku zapisów cząstkowych np. D/ZR/2012/001). Korygowanie dokumentu zaksięgowanego W ewidencji dokumentów otwarcie danego dokumentu, pierwszej zakładce formularza Ogólne w menu Czynności wybór opcji Przekreśl zapis. Wprowadzanie dokumentu korekty Korektę dokumentów przeprowadzamy w ewidencji dokumentów. Z listy dokumentów wybór nowego formularza dokumentu zakupu lub sprzedaży. Na pierwszej zakładce Ogólne Ewidencje pomocnicze (VAT i akcyzy) będąc w polu Korekta wciskamy klawisz F4 i wybieramy dokument korygowany z systemu. W przypadku, gdy dokument nie znajduje się w systemie wprowadzamy Nr korekty. Następnie przechodzimy na drugą zakładkę VAT i wprowadzamy wartości różnicy między wartością właściwą a korygowaną (w przypadku pomniejszenia wartości kwoty wprowadzamy ze znakiem minus). 350

351 Rejestry VAT Na podstawie zapisów do Ewidencji Dokumentów z Typu Zakup, Typu Sprzedaż w tle tworzą się rejestry VAT. Rejestry VAT są dostępne z opcji Ewidencja dokumentów / Ewidencja VAT nagłówki lub Ewidencja VAT elementy. Z kolei z tych dokumentów rejestrów VAT, wybierane są te, które wchodzą na deklarację VAT-7. W momencie uznania, że dokument jest wprowadzony (memoriałowo) lub w przypadku wymuszenia rozliczeniem (poprzez ewidencję rozliczeń kasowych), generowane zostaje rozlicznie VAT. Posiada ono datę rozliczenia (obowiązku podatkowego - czyli określa, w którym okresie ma wpłynąć na deklarację) oraz wszystkie elementy dokumentu z ewidencji VAT (wraz z parametrami), ale w kwotach proporcjonalnych do ogólnej kwoty rozliczenia (np. rozliczenia kasowe 'przy częściowych płatnościach' nie rozliczają jednocześnie całej kwoty wynikającej z jego zaewidencjonowania). Wydruk z rozliczeń VAT zawiera wszystkie dokumenty z określoną datą oraz kwotą rozliczenia, bez względu na to, jakie właściwości mają poszczególne elementy. Jest to lista VAT'u podlegającego rozliczeniu w danym okresie przez firmę.! Więcej na temat rejestru VAT opisano w rozdziale Przegląd Ewidencji VAT. Zapisy KPIR Wszystkie dokumenty wprowadzone w Ewidencji Dokumentów po predekretowaniu umieszczane są automatycznie w Zapisy Księgi Przychodów i Rozchodów. Dokumenty prezentowane są według kolejności ich wprowadzania i nadawane są im kolejno numery porządkowe. Uwaga. Jest to miejsce gdzie nie nanosimy żadnych zmian a poprawki dokumentów jedynie przez stornowanie, jeżeli dokumenty są zatwierdzone. Gdy dokumenty są jeszcze w buforze poprawki nanoszone są w Ewidencji Dokumentów. W zapisach KPIR można wygenerować wydruk dla KPIR miesięczny/kwartalny/ za dany okres, oraz podsumowanie dla całego roku. 351

352 Rys. 333 Lista zapisów w KPIR Listę zapisów księgowych można zawężać, przeglądać używając filtrów. Filtr obejmuje: Okres obrachunkowy podanie roku obrachunkowego. Zakres data za dany miesiąc. Podpowiadana jest za cały miesiąc możliwość ustawienia, aby pokazywana była za dany dzień. Definicje wybór danej szufladki, w której dokument został umieszczony. Bufor NIE zawężanie zapisów tylko to zapisów zatwierdzonych. TAK wyświetlanie zapisów łącznie zapisami zaksięgowanymi do bufora. Zestawienia Księgowe Zestawienia księgowe obejmują Zestawienie do PIT-5, PIT5-L oraz zestawienie Rachunek Wyników KPIR. Zestawienia księgowe PIT Rys. 334 Zestawienia księgowe. Składają się na nie wszystkie dokumenty wprowadzone do KPIR ujęte w liczeniu deklaracji PIT -5. Generując funkcję Oblicz pojawia się tabela, w której ujęte są kwoty. 352

353 Pozycje zestawienia: Przychód Koszty Remanent Rys. 335 Zestawienie księgowe: PIT

354 Zestawienie księgowe Rachunek Wyników Rys. 336 Zestawienie księgowe: Rachunek Wyników. W wielu firmach przygotowywane są zestawienia, w których ujmuje się odpowiednio przychody i koszty, jakie poniesiono w ramach prowadzonej działalności firmy. Program ma ustawienie standardowe opierając się na kolumnach występujących w KPIR z małymi rozszerzeniami. Jeżeli niewystarczające jest takie zestawienie umożliwione jest generowanie własnego zestawienia, w którym ujmujemy istotne dla nas dane. Podobnie jak w przypadku Księgi Handlowej obliczone wyniki zestawień można zapisywać i drukować. 354

355 Zaliczki podatku PIT Aby policzyć zaliczkę na podatek dochodowy należy wprowadzić właścicieli. Właściciele Przy uzupełnianiu zakładek istotne jest staranne wypełnienie pól z danymi, ponieważ dane pobierane są na deklarację. Rys. 337 Zakładka Ogólne Właściciele Ogólne wprowadzenie danych właściciela. Dane identyfikacyjne, Data i miejsce urodzenia Dane ewidencyjne, Adres zameldowania Adres do korespondencji. Dane podatkowe Urząd skarbowy dane urzędu skarbowego właściciela. Koszty uzyskania przychodu wybór tytułu stosunku pracy, od jakiego będą liczone koszty uzyskania przychodu. Ulga podatkowa wartość (zmiany aktualizowane w wersjach). Progi podatkowe typy progów podatkowych np. Standardowy, Liniowy. Właściciel Ilość zgłoszonych działalności (wpływa na podstawę składki, na NFZ) ilość działalności. Urząd skarbowy Urząd skarbowy wprowadzenie danego Urzędu Skarbowego (należy dokładnie wprowadzić dane w kolejnych zakładkach). Właściciel PIT-5 355

356 Udziały ilość udziałów przypadająca na jednego właściciela np. 1/1. Bilans otwarcia deklaracji Przechodząc na KPIR w trakcie roku obrachunkowego należy wprowadzić dane z poprzednich miesięcy. Bilans otwarcia może dotyczyć: Informacje z deklaracji za wybór miesiąca, z którego będą pobierane dane do liczonej deklaracji. Składki na ubezpieczenie społeczne Suma składek za poprzednie miesiące. Składki na ubezpieczenie zdrowotne Suma składek za poprzednie miesiące. Przy liczeniu kolejnych deklaracji kwota składki pobierana jest z modułu enova Kadry Płace (w przypadku braku modułu kwotę wprowadzamy bezpośrednio na deklarację). Przychód kwota przychodu pobrana z deklaracji. Koszty kwota kosztu pobrana z deklaracji. Ograniczenia ograniczenie poboru zaliczek na podatek dochodowy Podatek od początku roku kwota podatku zapłacona od początku roku. Obliczanie zaliczki podatku Program na podstawie zestawień księgowych i informacji wprowadzonej na kartę właściciela, wylicza i drukuje zaliczki na podatek dochodowy wg skali lub liniowo. Z przeliczonych zaliczek można uzyskać wydruk zestawienia do deklaracji rocznej. Przez dodanie nowej zaliczki uruchamiany jest proces: Rys. 338 Dodawanie zaliczki na podatek dochodowy dla właściciela Następnie z listy (wcześniej wprowadzonych kart właściciela), następuje wybór właściciela, dla którego będzie liczona deklaracja. Przy wyborze pobierane są informacje z karty danego właściciela. 356

357 Rys. 339 Zaliczka podatku PIT. Przelicz funkcja automatycznego przeliczania deklaracji. Deklaracja podzielona jest na części, w których umieszczane są dane. W części Ogólne informacje wprowadzane są ręcznie przez użytkownika, w pozostałych częściach program sam dokonuje wyliczeń. W sekcji Ogólne wybieramy: Miesiąc wybór miesiąca, za który będzie liczona deklaracja. Następnie, przy obliczaniu uwzględnia się zapisy w buforze (Tak/Nie). Określa się również: Data data rozliczania- podpowiada się data aktualna. Numer numer deklaracji- program narzuca domyślny numer. Pracownik nazwisko właściciela- wybrany właściciel podczas dodawania nowej zaliczki. Następnie przechodzi się przez poszczególne sekcje deklaracji, w których wykazywane są kwoty w dwóch kolumnach: W miesiącu Narastająco Jeżeli w danym miesiącu występują odliczenia od dochodu czy podatku, należy je wpisać w kolumnie W miesiącu. 357

358 Różnice kursowe w KPiR Różnice kursowe od rozrachunków (Różnice kursowe KPiR) Mechanizm obliczania różnic kursowych dla rozrachunków w KPiR jest aktywny po włączeniu parametru w konfiguracji (Opcje / KPiR / Ogólne). Rys. 340 Włączanie różnic kursowych KPIR Różnice kursowe w KPiR obliczane są w oparciu o niezgodność wartości w PLN dla rozliczeń Płatności i Zapłat w walutach obcych. Po włączeniu mechanizmu na każdej płatności lub zapłacie na rozliczeniu pojawia się dodatkowa zakładka Różnice kursowe, na której jest dostępna informacja o kwocie, rodzaju i statusie różnicy kursowej. Rys. 341 Płatność / Rozliczenie 358

359 Analiza rozliczeń i księgowanie różnic kursowych jest realizowane za pomocą dokumentu typu Różnice kursowe KPiR. Na formularzu dokumentu dostępna jest czynność Różnice kursowe. Rys. 342 Dokument różnice kursowe Po wykonaniu czynności w dokumencie są zebrane wszystkie różnice kursowe, które mogą być automatycznie predekretowane. Podczas predekretowania per saldo różnic kursowych księgowane jest do odpowiedniej kolumny KPiR (do kolumny Pozostałe przychody jeśli zyski przewyższają straty lub do kolumny Pozostałe koszty w odwrotnej sytuacji). Do dokumentu można zrealizować wydruk Różnice kursowe KPIR ikona drukarki. Różnice kursowe od własnych środków (Różnice kursowe MW) Mechanizm obliczania różnic kursowych od własnych środków na rachunkach walutowych lub w kasach walutowych (mechanizm Magazynu walut) działa w KPiR analogicznie jak w przypadku pełniej księgowości. Jedyna różnica występuje na etapie księgowania różnic kursowych. W ewidencji dostępny jest dokument typu Różnice kursowe MW. Na formularzu dokumentu dostępna jest czynność Generuj różnice kursowe MW. 359

360 Rys. 343 Dokument różnic kursowych magazynu walut Po predekretowaniu, podobnie jak w przypadku różnic kursowych od rozrachunków, różnice kursowe MW księgowane są do odpowiedniej kolumny KPiR (do kolumny Pozostałe przychody jeśli zyski przewyższają straty lub do kolumny Pozostałe koszty w odwrotnej sytuacji). Ewidencja Ryczałtowa enova w wersji srebrnej pozwala na ewidencje przychodów przez podatników ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, tzw. ryczałtowców. Konfiguracja Przed rozpoczęciem pracy z modułem Ryczałt ewidencja należy ustawić odpowiednio parametry konfiguracyjne. Ustawienia konfiguracji dla Ewidencji ryczałt są dostępne z menu główne programu: Narzędzia / Opcje w części KPIR. 360

361 Rys. 344 Typ ewidencji podatkowej Rok aktualności aktualny rok pracy z programem. Ogólne wybór typu ewidencji podatkowej (program w wersji srebrnej posiada dwa rodzaje ewidencji: Księgę Podatkową i Ewidencję Ryczałtową). Przy zakładaniu bazy danych program automatycznie podpowiada Księgę Podatkową, użytkownik na początku pracy musi wskazać w tym polu Ewidencja Ryczałt. Ewidencja pojazdów zaznaczamy, gdy firma nie księguje kosztów związanych z rozliczeniem pojazdów (parametr wykorzystywany w przypadku ewidencjonowania kosztów w KPIR). Ewidencje handlowe wykorzystywane są do ustalenia sposobu działania weryfikatora zgodności wartości z zakładki VAT dokumentu handlowego z sumą zapisów ewidencji przychodów, możliwe jest ustalenie informacji, ostrzeżenia lub błędu, jeśli jest niezgodność. Ewidencja ryczałtowa stawki opodatkowania przychodu Ryczałtu. Pozostałe parametry konfiguracyjne zostały opisane w rozdziale Książka Przychodów i Rozchodów krok po kroku > Konfiguracja. 361

362 Uwaga. Przy dodawaniu nowego okresu obrachunkowego w Narzędzia / Opcje / KPIR / Okresy obrachunkowe w typie okresu powinna być ustawiona Ewidencja Ryczałtowa. Ewidencja dokumentów Informacje ogólne Zanim dokumenty zostaną wprowadzone w postaci zapisów do Ewidencji Ryczałtowej muszą najpierw trafić do tzw. Ewidencji. Dokumentów. Jest to miejsce, gdzie wprowadzane są wszystkie dokumenty i tutaj następuje ich przypisanie do stawek ewidencji ryczałtowej. Ewidencja dokumentów zawiera następujące typy dokumentów: Rys. 345 Typy dokumentów W ramach w/w typów dokumentów użytkownik może jeszcze zdefiniować sobie własne definicje dokumentów. Np. dla typu Sprzedaż można zdefiniować definicje SPT (sprzedaż towarów), SPU (sprzedaż usług), itp. Dokonuje się tego w parametrach konfiguracyjnych, wchodząc w Konfiguracja / Ewidencja Dokumentów / Definicje. W ramach danego typu dokumentów dodaje się nową definicję. 362

363 Rys. 346 Formatka do wprowadzania definicji - szufladki - dokumentów Podstawowe dokumenty Dokumenty wewnętrzne Dokumenty wewnętrzne (niebędące fakturami) będą wprowadzane do Ewidencji dokumentów poprzez typ dokumentu Polecenie księgowania. Zaewidencjonowanie dokumentu polega na właściwym wypełnieniu zakładki Ogólne i zakładki Ewidencja przychodu. 363

364 Rys. 347 Formularz wprowadzania dokumentów wewnętrznych (Ogólne) Na zakładce Ogólne należy wypełnić: Data wpływu data wpływu do Ewidencji Dokumentów. Dokument numer danego dokumentu. Data wystawienia data, pod którą jest wystawiony dany dokument (najczęściej równoważna z datą wpływu). Data operacji data, pod którą jest dana operacja gospodarcza, dokumentowana (najczęściej równoważna z datą wpływu). Opis opis dokumentu. Uwaga. Opisy wprowadzone do danego typu dokumentów mogą być automatycznie zapamiętywane w następujący sposób - klikając prawym klawiszem myszy w polu opis, na wprowadzonym opisie, wybieramy pozycję Dodaj do listy. 364

365 Rys. 348 Formularz wprowadzania dokumentów wewnętrznych (Ewidencja przychodu) Na zakładce Ewidencja Przychodu należy wpisać w odpowiednich kolumnach kwoty. Następnie po zatwierdzeniu danego dokumentu poprzez Zapisz i zamknij, dokument przejdzie w stan Predekretowany, co oznacza, że na postawie informacji wprowadzonych na dokument został wykonany zapis do bufora Ewidencji Ryczałt. Uwaga. Zapis w buforze w Ewidencji Ryczałtowej dotyczący danego dokumentu można skasować. W tym celu, będąc w Ewidencji dokumentów, należy otworzyć dany dokument (z menu Czynności / Usuń zapis). Jeżeli zapis w Ewidencji Ryczałtowej jest zatwierdzony (nie w buforze), zapis można tylko skreślić. 365

366 Sprzedaż Ewidencja faktur sprzedaży odbywa się poprzez Ewidencję dokumentów w Typie dokumentu Sprzedaż Ewidencje. Jeżeli moduł księgowy enova współpracuje z modułem enova Faktury / Handel to faktury sprzedaży w tej ewidencji pojawią się automatycznie. Jeżeli zaewidencjonowanie dokumentów sprzedaży wykonywane jest ręcznie, to polega ono na właściwym wypełnieniu zakładek: Ogólne, VAT, Dane kontrahenta i płatności, Ewidencja Przychodu. Na zakładce Ogólne należy wypełnić: Rys. 349 Zakładka Ogólne Sprzedaż Definicja wybór definicji, w której będzie ujęty dokument (np. SPT - sprzedaż towarów lub SPU - sprzedaż usług). Data wpływu szybkie uzyskanie daty z kalendarza - klawisz <F4>. Numer nadawany automatycznie dla danej definicji. Dokument numer dokumentu. Data wystawienia data wystawienia dokumentu. Data operacji automatycznie przenoszona z daty wystawienia (może być inna). Kontrahent nazwa firmy. Opis opis dokumentu np. sprzedaż towarów. Wartość kwota pokaże się to automatycznie po wypełnieniu zakładki VAT. Data zaewidencjonowania data ujęcia w VAT. 366

367 Na zakładce VAT wypełniamy: Rys. 350 Zakładka VAT Sprzedaż Powstanie obowiązku program obsługuje automatycznie większość z wymienionych w ustawie momentów powstawania obowiązku podatkowego. Zakładka VAT domyślnie wyświetla Standard (co oznacza, że dany dokument w Rejestrze VAT oraz na Deklaracji VAT 7 zostaje ujęty z datą wystawienia dla dokumentów sprzedaży). Rozwijając listę wybieramy dany moment podatkowy. Elementy VAT wypełniamy: Nowy (Element ewidencji VAT sprzedaży) klawisz <Insert> dodajemy nowa pozycję wypełniając stawkę VAT kwotę Netto kwota netto, po jej wprowadzeniu program sam wylicza VAT i kwotę brutto przechodząc klawiszem <Enter>. (Można wprowadzać kwotę brutto, która jest przeliczana na VAT i netto). VAT kwota VAT. Brutto kwota brutto. Kolumna przyporządkowanie odpowiedniej stawki ryczałtu. Rozliczenia w sekcji tej ukazuje się informacja o ujęciu faktury na deklaracji VAT. Czy została ona ujęta, w jakiej kwocie, w jakiej dacie i jaką metodą (kasową, czy memoriałową) ukazuje się automatycznie po zatwierdzeniu. Kolumna wybór stawki ryczałtu. 367

368 Zakładka Dane kontrahenta i płatności Rys. 351 Zakładka Dane kontrahenta i płatności Sprzedaż Dane kontrahenta dane kontrahenta automatycznie pobierane z listy kontrahentów. Zobowiązania i należności sposób rozliczenia z danym kontrahentem. W tej sekcji wprowadza się sposób zapłaty (gotówka, przelew itp.), oraz termin płatności. Po wypełnieniu zakładki VAT możemy uruchomić funkcję Predekretuj. Zaznaczając tę funkcję kwota netto z faktury zostaje umieszczona w odpowiedniej kolumnie ewidencji przychodu. Przy wyborze funkcji Predekretuj pokazuje się okno Rezultat, który należy zatwierdzić. Na zakładce Ewidencja przychodu automatycznie pojawia się wpis do ewidencji ryczałtowej. 368

369 Rys. 352 Zakładka Ewidencja przychodu Sprzedaż Efektem predekretowania jest przyporządkowanie do ewidencji przychodu, kwoty z faktury. Funkcja ta może być stosowana do grupowego predekretowania wprowadzonych faktur. W tym celu na liście w ewidencji dokumentów podświetlamy wszystkie faktury o statusie bufor lub wprowadzony i uruchamiamy funkcję. W przypadku, gdy firma nie jest podatnikiem VAT, można wyłączyć w dokumentach zakładkę VAT (Narzędzia / Opcje / Ewidencja VAT / Ogólne, parametr Firma podlega VAT). W przypadku braku zakładki VAT, kwotę przychodu należy uzupełnić ręcznie na zakładce Ewidencja Przychodu. Zakup Ewidencja faktur zakupu odbywa się poprzez Ewidencję dokumentów w Typie dokumentu Zakup Ewidencje. Jeżeli moduł księgowy enova współpracuje z modułem enova Faktury / Handel to faktury zakupu w tej ewidencji pojawią się automatycznie. Jeżeli zaewidencjonowanie dokumentów zakupu wykonywane jest ręcznie, to polega ono na właściwym wypełnieniu zakładki: Ogólne, VAT, Dane kontrahenta i płatności. Zakładkę Ogólne wypełnia się analogicznie jak przy sprzedaży wprowadzając datę wpływu dokumentu numer dokumentu, kontrahenta i opis. Następnie należy przejść należy na zakładkę VAT i uzupełnić: Obowiązek podatkowy wybór obowiązku podatkowego. 369

370 Elementy wprowadzanie poszczególnych danych. Nowy (Element) klawisz <Insert> nowa pozycję, której należy wypełnić, stawkę VAT, kwotę Netto lub Brutto. W kolumnie Odliczenia informacja czy dana pozycja podlega odliczeniu VAT: Tak Umieszczenie w ewidencji VAT. Kwota podlega odliczeniu. Nie Umieszczenie w ewidencji VAT. Kwota nie podlega odliczeniu, mimo że znajduje się w ewidencji VAT nie jest ujmowana na deklaracji. Warunkowo jeżeli występuje sprzedaż zwolniona i opodatkowana w danej firmie. W kolumnie Rodzaj przyporządkowuje się dokument zakupu do jednego z rodzajów kosztów wedle przeznaczenia dokumentu. Wybór danego rodzaju kosztu. Towar pozycje zaliczane do grupy towarów. Inne inne pozycje niezaliczane grupy do towarów. Środki trwałe wybór opcji przy zakupie środka trwałego. Środki transportu wybór opcji przy zakupie środka transportu. Nieruchomości wybór opcji przy zakupie nieruchomości. Usługi wybór opcji przy zakupie usług. Paliwo wybór opcji przy zakupie paliwa. Leasing wybór opcji przy kosztach leasingu. Zakładka Dane kontrahenta i płatności uzupełniana analogicznie jak w dokumencie sprzedaży. Ponieważ koszty nie są uwzględniane w ewidencji Ryczałtowej, dokument można pozostawić w stanie wprowadzonym. Stany dokumentów, zmiana stanu dokumentu oraz korekta dokumentów zostały opisane w Rozdziale Księga Przychodów i Rozchodów / Ewidencja dokumentów. Ewidencja VAT została opisana w rozdziale Przegląd Ewidencji VAT. Zapisy Ewidencji Ryczałtowej Wszystkie dokumenty wprowadzone w Ewidencji Dokumentów po predekretowaniu umieszczane są automatycznie w Ewidencji Ryczałtowej. Dokumenty prezentowane są według kolejności ich wprowadzania i nadawane są im kolejno numery porządkowe. 370

371 UWAGA! Ewidencja Ryczałtowa jest to miejsce gdzie nie nanosimy żadnych zmian, a poprawki dokumentów wprowadzane są jedynie przez stornowanie, jeżeli zapisy są zatwierdzone. Gdy zapisy są jeszcze w buforze poprawki nanoszone są w Ewidencji Dokumentów. W zapisach Ewidencji Ryczałtowej można wygenerować wydruk dla Ewidencji przychodów miesięczny. Rys. 353 Lista zapisów w Ewidencji Ryczałtowej Listę zapisów można zawężać, przeglądać używając filtrów. Filtr obejmuje: Okres obrachunkowy podanie roku obrachunkowego. Zakres data za dany miesiąc. Podpowiadana jest za cały miesiąc możliwość ustawienia, aby pokazywana była za dany dzień. Definicje - wybór danej definicji, w której dokument został umieszczony. Bufor NIE zawężanie zapisów tylko to zapisów zatwierdzonych (zaksięgowanych). TAK wyświetlanie zapisów łącznie z zapisami zaksięgowanymi do bufora księgowego. Zaliczka na Podatek Ryczałtowy Program na podstawie zapisów (przychodów) w ewidencji ryczałtowej i informacji wprowadzonej na karcie właściciela, wylicza zaliczkę na podatek ryczałtowy. Na liście Deklaracje / Zaliczka na podatek ryczałtowy należy wybrać Nowy (Ryczałt). Rys. 354 Dodawanie deklaracji PIT-5 dla właściciela 371

372 Następnie z listy (wcześniej wprowadzonych kart właściciela), następuje wybór właściciela, dla którego będzie liczona zaliczka. Przy wyborze pobierane są informacje z karty danego właściciela. Rys. 355 Zaliczka Przelicz funkcja automatycznego przeliczania zaliczki. Zaliczka podzielona jest na części, w których umieszczane są dane. W części Ogólne informacje wprowadzane są ręcznie przez użytkownika, w pozostałych częściach program sam dokonuje wyliczeń. W sekcji Ogólne wybieramy: Miesiąc wybór miesiąca, za który będzie liczona deklaracja. Następnie, przy obliczaniu uwzględnia się zapisy w buforze (Tak/Nie). Określa się również: Data data rozliczania. Numer numer deklaracji. Pracownik nazwisko właściciela. Następnie w poszczególnych sekcjach zaliczki, wykazywane są kwoty przychodu, i zaliczka na podatek dochodowy. Jeżeli w danym miesiącu występują odliczenia od dochodu czy podatku, należy je wpisać w sekcji Odliczenia od przychodu / Odliczenia od podatku. 372