WYBRANE ZAGADNIENIA KONWERSJI TRADYCYJNYCH SZKOLEŃ NA POTRZEBY E-LEARNINGU

Transkrypt

1 WYBRANE ZAGADNIENIA KONWERSJI TRADYCYJNYCH SZKOLEŃ NA POTRZEBY E-LEARNINGU Streszczenie Marcin Słaboń Akademia Ekonomiczna w Katowicach slaby@ae.katowice.pl W artykule przedstawiono istotne z punktu widzenia autora aspekty związane z konwersją tradycyjnych szkoleń na postać elektroniczną, tak aby moŝna je było wykorzystać w e-learningu. Problematyka konwersji poprzedzona została omówieniem istoty szkoleń elektronicznych, róŝnic, jakie występują pomiędzy e-learningiem a nauczaniem tradycyjnym oraz korzyści, jakie moŝna osiągnąć dzięki wykorzystaniu szkoleń elektronicznych w procesie dydaktycznym. Słowa kluczowe: szkolenia elektroniczne, e-learning, konwersja materiałów, kursy. Wstęp Początki nauczania na odległość sięgają XVIII wieku, kiedy to w Stanach Zjednoczonych pojawiło się w prasie ogłoszenie o nauczaniu korespondencyjnym. JednakŜe największe zainteresowanie i odkrycie potencjalnych moŝliwości, jakie kryją w sobie tego typu techniki nauki nastało w raz z rozwojem Internetu. To właśnie za sprawą nowoczesnych technologii informatycznych, a zwłaszcza sieci komputerowych i multimediów doceniono korzyści płynące z wykorzystanie rozwiązań e-learningu w procesie kształcenia[www1]. Jednym z kluczowych aspektów funkcjonowania w dzisiejszych czasach jest konieczność ciągłego kształcenia i podnoszenia swoich kwalifikacji. Szybkość zdobywania kolejnych umiejętności ma istotny wpływ na naszą konkurencyjność na coraz bardziej wymagającym rynku pracy. Istotny czynnik stanowi fakt, Ŝe zdobyta wiedza, która nie jest systematycznie utrwalana, w naturalny sposób ulega ciągłemu procesowi deprecjacji, co w konsekwencji prowadzi do utraty umiejętności zawodowych i zmniejszenia atrakcyjności na rynku pracy. Konieczne zatem wydaje się opracowanie metod i narzędzi pozwalających w prosty i elastyczny sposób rozwijać moŝliwości w zakresie organizowania masowej edukacji i szkoleń[gnnp02]. Jedną z najbardziej elastycznych form nauczania, która umoŝliwia naukę szerokiemu gronu odbiorców niezaleŝnie od czasu i miejsca przebywania są multimedialne szkolenia elektroniczne. Szkolenia elektroniczne w znacznym stopniu

2 136 Teoretyczne podstawy tworzenia SWO i strategie budowy e-biznesu pozwalają na personalizację procesu nauczania i dostosowanie sposobu, formy oraz tempa nauki do indywidualnych wymagań i preferencji kursanta. Istota szkolenia elektronicznego Jedną z nowych form nauczania, która w ostatnim czasie zdobywa coraz większą popularność i wykorzystuje najnowsze rozwiązania informatyczne jest nauka na odległość (distance learning), której najpopularniejszymi przedstawicielami są szkolenia elektroniczne. Szkolenia elektroniczne to programy komputerowe, które umoŝliwiają [GoBS02]: prezentację róŝnych materiałów szkoleniowych, z wykorzystaniem grafiki, animacji, czy teŝ obrazu video, wykorzystanie dźwięku jako dodatkowej formy przekazywania informacji, wykorzystanie logiki programowej, dzięki czemu istnieje moŝliwość tworzenia rozbudowanych form interakcji z uŝytkownikiem, co pozwala na wykonywanie ćwiczeń i symulacji przez kursanta, dostosowanie tempa nauczania do indywidualnych potrzeb ucznia, co w istotny sposób zmniejsza stres związany z nauką, weryfikację zdobytej wiedzy za pomocą róŝnych odmian testów, zadań lub quizów, śledzenie aktywności i postępów ucznia, szybszą i łatwiejszą dystrybucję treści kursu (najczęściej z wykorzystaniem płyty CD-ROM lub sieci Internet, Intranet). W praktyce coraz częściej zdarza się, Ŝe zarówno jednostki niejako z załoŝenia związane z dydaktyką, a więc szkoły, uczelnie, instytucje organizujące róŝnego rodzaju kursy, ale równieŝ róŝne organizacje i firmy wykorzystują zalety e-learningu do własnych celów i podejmują próby budowy szkoleń we własnym zakresie. PoniewaŜ przygotowanie takiego szkolenia na odpowiednio wysokim poziomie od postaw jest zadaniem skomplikowanym, czaso i pracochłonnym oraz kosztownym często podejmowane są próby konwersji tradycyjnych szkoleń i materiałów rozumianych jako róŝnego rodzaju dokumenty, ksiąŝki, skrypty czy wręcz wiedza, jaką dysponują wybrane osoby do postaci elektronicznej umoŝliwiającej bezpośrednie ich wykorzystanie w szkoleniach elektronicznych. Konwersja materiałów szkoleniowych Proces konwersji bardzo często rozumiany jest jako rodzaj działań polegających na zamianie (digitalizacji) wybranych treści na postać elektroniczną (np. skanowanie dokumentów, rejestracja prowadzonego wykładu na dysku kompu-

3 Wybrane zagadnienia konwersji tradycyjnych szkoleń na potrzeby tera itp.). Podejście takie jest błędne i w efekcie prowadzi do budowy rozwiązań, które stanowią jedynie namiastkę szkoleń elektronicznych. Konwersja wybranych materiałów powinna stanowić proces poprzedzony gruntowną analizą, która pozwala odpowiedzieć na następujące pytania[brfh01]: czym jest e-learning i czy to rozwiązanie jest odpowiednie w określonym przypadku, jakie są koszty wykorzystania szkoleń elektronicznych oraz jakie są wymagania odnośnie zasobów technologicznych, w jaki sposób mamy zamiar dokonać konwersji tradycyjnych materiałów, wiedzy i doświadczenia nauczycieli na postać elektroniczną. NajwaŜniejszym aspektem, przed przystąpieniem do digitalizacji wybranych materiałów i budową szkolenia elektronicznego jest zrozumienie i zidentyfikowanie róŝnic, jakie występują pomiędzy tradycyjnymi formami nauczania, a e-learningiem, do których najczęściej zalicza się[brfh01]: szkolenie elektroniczne dostarczane jest do ucznia z wykorzystaniem róŝnych nośników takich jak np. płyta CD(DVD), Internet, Intranet co daje moŝliwość nauki w róŝnych miejscach (w domu, w pracy czy nawet korzystając z laptopa na plaŝy itp.), kursy elektroniczne stanowią formę nauki dostarczaną na Ŝądanie, a więc to uczeń decyduje o jakiej porze i ile się uczy, uczniowie zdobywają wiedzę na podstawie wcześniej przygotowanych materiałów, od jakości których w znacznym stopniu zaleŝy efektywność nauki i powodzenie procesu dydaktycznego. NaleŜy mieć na względzie, Ŝe najczęściej to sami uczniowie decydują, z jakich materiałów będą korzystać i w jakiej kolejności, co wymusza odpowiednie przygotowanie zawartości szkolenia Zanim podejmiemy decyzje o rozpoczęciu procesu konwersji wybranych materiałów na postać elektroniczną moŝliwą do wykorzystania w e-learningu nale- Ŝy dokładnie przeanalizować potencjalne korzyści oraz zagroŝenia, jakie związane są z wykorzystaniem szkoleń elektronicznych w określonej sytuacji czy instytucji. W tabeli numer 1 przedstawione zostały najczęściej wymieniane wady i zalety e-learningu z punktu widzenia organizacji przygotowującej szkolenie jak i uczniów pozwalające w prosty sposób ocenić czy zamiana tradycyjnego sposobu kształcenia na szkolenia elektroniczne moŝe przynieść wymierne korzyści i czy jest opłacalna.

4 138 Teoretyczne podstawy tworzenia SWO i strategie budowy e-biznesu Tabela 1 Wady i zalety konwersji tradycyjnych szkoleń na postać elektroniczną Z punktu widzenia organizacji dokonującej konwersji ZALETY WADY - niŝsze koszty niŝ nauczania tradycyjnego, w momencie kiedy mamy przygotowane szkolenie równoczesna nauka 1000 osób pociąga za sobą niewiele większe koszty niŝ 10 - moŝliwość szybkiej nauki duŝej liczby uczniów w tym samym czasie, nie ma ograniczeń jeśli chodzi o ilość nauczycieli czy instruktorów - generalnie mniejsze koszty organizacji szkolenia, najczęściej koszty sprzętu komputerowego, nośników danych itp. są niŝsze niŝ od kosztów pomieszczeń, czy tradycyjnych pomocy dydaktycznych - nie ma problemu jeśli chodzi o fizyczną obecność nauczycieli na zajęciach, nie muszą tracić czasu na dojazd na zajęcia - wysokie koszty przygotowania materiałów szkoleniowych na odpowiednio wysokim poziomie, przygotowanie materiałów wymaga odpowiednich specjalistów i najczęściej moŝe pochłonąć od 4 do 10 razy więcej środków niŝ tradycyjne szkolenie - aby przygotować szkolenie dotychczasowi nauczyciele muszą posiadać odpowiednie umiejętności, nabyć pewną wiedzę związaną z e-learningiem, niejednokrotnie trzeba zatrudnić dodatkowe osoby, odpowiedzialne za przygotowanie materiałów szkoleniowych - problemy z przekonaniem potencjalnych uczniów co do skuteczności tej formy nauczania nie wszystkim odpowiada taki sposób nauki i naleŝy podjąć odpowiednie środki w celu ukazania moŝliwości i zalet szkoleń elektronicznych - bardzo często okazuje się, Ŝe na potrzeby szkoleń elektronicznych naleŝy ponownie przygotować materiały szkoleniowe nawet jeśli są one juŝ w postaci elektronicznej często zdarza się, Ŝe potencjalni odbiorcy nie dysponują odpowiednim sprzętem czy oprogramowaniem aby z nich skorzystać lub teŝ aktualnie dostępne materiały przygotowane są w niewłaściwy sposób - kapitał intelektualny zostaje przekształcony z postaci niematerialnej (wiedza nauczyciela) na postać materialną w pewien sposób uporządkowaną i moŝliwą w prosty sposób do wielokrotnego wykorzystania Z punktu widzenia uczniów korzystających ze szkoleń ZALETY - moŝliwość nauki w dowolnym miejscu i dowolnej porze, uczniowie mogą korzystać ze szkoleń elektronicznych wedle własnych upodobań i preferencji WADY - dla części uczniów, zwłaszcza rozpoczynających swoją przygodę z e-learningiem ten sposób nauki moŝe być uciąŝliwy i denerwujący bowiem moŝe wymuszać na nich konieczność zaznajomienia się z technologią komputerową itp.

5 Wybrane zagadnienia konwersji tradycyjnych szkoleń na potrzeby brak kosztów ponoszonych na dojazdy na tradycyjne kursy, mniejsza absencja w pracy, lepsza moŝliwość dopasowania nauki do dotychczasowego rozkładu zajęć - duŝe moŝliwości indywidualizacji procesu nauczania, uczniowie sami decydują czego się uczyć, które partie materiału ominąć, a które powtórzyć dowolną ilość razy w celu lepszego zapamiętania i zrozumienia, to wszystko powoduje, Ŝe nauka moŝe być bardzo efektywna - prawidłowo przygotowanie materiały i zaprojektowane szkolenie umoŝliwia efektywną naukę osobom niepełnosprawnym, z wadami wzroku, słuchu itp., a takŝe osobom, dla których język w jakim przygotowane zostały materiały szkoleniowe nie jest językiem macierzystym - znaczne moŝliwości nabycia oprócz umiejętności teoretycznych, równieŝ praktycznych ze względu na swój charakter szkolenia elektroniczne mogą zawierać duŝą liczbę zadań praktycznych, które uczeń moŝe rozwiązywać, analizować itp. - koszty zakupu lub modernizacji sprzętu komputerowego, koszty dostępu do Internetu czy wreszcie konieczność instalowania róŝnego typu oprogramowania, wtyczek(plug-ins) - dla części osób taki sposób nauki moŝe być nieodpowiedni ze względu na brak więzi miedzy innymi uczestnikami szkolenia czy brak bezpośredniego kontaktu z nauczycielem - powodzenie nawet najlepiej przygotowanego szkolenia w duŝej mierze zaleŝy od dyscypliny i samozaparcia uczniów, regularnej nauki itp. co dla niektórych osób moŝe stanowić problem Przedstawiony w tabeli 1 podział na wady i zalety jest ruchomy i w znacznej mierze zaleŝy od jakości przygotowanych materiałów oraz organizacji całego szkolenia. Jeśli szkolenie zostało przygotowane z uwzględnieniem pewnych zasad, a materiały reprezentują wysoki poziom merytoryczny to większość z wymienionych wad moŝna w znacznym stopniu zminimalizować lub nawet pozbyć się ich całkowicie. Jeśli natomiast szkolenie przygotowane zostało pośpiesznie bez przeprowadzenia odpowiedniej analizy, to oprócz tego, Ŝe wystąpi większość omawianych wad, to jeszcze nie uda się wykorzystać potencjalnych korzyści, jakie oferują szkolenia elektroniczne Aby proces konwersji przebiegał sprawnie i przyniósł oczekiwane korzyści naleŝy zidentyfikować najczęściej popełniane błędy na tym etapie budowy szkoleń, do których moŝna zaliczyć[www2] [BrFH01]: Bezpośrednią konwersję tradycyjnych materiałów szkoleniowych na postać cyfrową bez uwzględnienia charakteru i specyfiki szkoleń elektronicznych. Często z powodu braku czasu, minimalizacji kosztów itp. przygotowanie zawartości kursu polega na bezpośredniej transformacji materiałów na postać elektroniczną polegającą na zeskanowaniu wybranych fragmentów tekstów, zarejestrowaniu na taśmie wideo prowadzonego wykładu itp. Takie podejście jest całkowicie błędne i z góry skazane na niepowodzenie nie

6 140 Teoretyczne podstawy tworzenia SWO i strategie budowy e-biznesu uwzględnia bowiem specyfiki e-learnigu. Przeprowadzenie konwersji w taki sposób powoduje, Ŝe w rezultacie otrzymujemy liniowe szkolenie pozbawione jakiejkolwiek interakcji, która jest jednym z waŝniejszych elementów szkoleń elektronicznych[gobs02]. Zbyt obszerną, niedopasowaną zawartość oraz formę do głównych celów szkolenia. Niejednokrotnie zdarza się, Ŝe uczeń zostaje niejako przytłoczony zawartością i ilością dostępnych materiałów. Często osoby przygotowujące szkolenie korzystają ze wszystkich dostępnych środków i moŝliwości, jakie oferuje technologia informatyczna aby przekazać bardzo prostą treść w efekcie czego uczeń moŝe czuć się zagubiony. Projektanci wierzą, Ŝe skoro juŝ materiał został przygotowany to na pewno jest dobry i będzie wykorzystywany przez uczniów. Wykorzystywanie złego oprogramowania do tworzenia, konwersji i udostępniania materiałów wielu producentów reklamuje swoje oprogramowanie jako narzędzia pozwalające zbudować szkolenie elektroniczne w 15 minut. Niestety, proces generowania zawartości kursu to działania skomplikowane, które powinny być poprzedzone dokładną analizą i nawet najlepsze programy komputerowe tego nie zmienią Ślepa wiara w stwierdzenie, Ŝe niezaleŝnie co i jak się zrobi to przygotowane szkolenie elektroniczne będzie i tak tańsze niŝ jego tradycyjny odpowiednik. Ze względu na duŝą złoŝoność proces tworzenia i konwersji materiałów szkoleniowych na potrzeby e-learningu powinien być dokładnie zaplanowany i podzielony na pewne, ściśle powiązane ze sobą etapy, wśród których moŝna wyróŝnić[brfh01]: Dokładne określenie celów, jakie zamierzamy osiągnąć dzięki zastosowaniu szkoleń elektronicznych. Oczywiście w zaleŝności od sytuacji, charakteru i specyfiki organizacji cele te mogą być bardzo róŝne, nie mniej naleŝy dokładnie przeanalizować czy zastosowanie szkolenia elektronicznego pozwoli na realizację załoŝeń, które nie są moŝliwe do osiągnięcia z wykorzystaniem tradycyjnych technik nauczania. Niezwykle istotna jest równieŝ analiza ograniczeń, jakie niesie za sobą zastosowanie e-learnigu oraz moŝliwości ich rekompensaty dzięki moŝliwościom, jakie oferują szkolenia elektroniczne. Cele naleŝy określać w sposób realny i moŝliwy do zrealizowania. Analiza potencjalnych uczniów ze względu na swój charakter szkolenia elektroniczne pozwalają dotrzeć do znacznie szerszego i bardziej zróŝnicowanego grona odbiorców. MoŜliwości poszczególnych uczniów, ich dotychczasowy poziom wiedzy czy uprzedzenia względem technologii informatycznej są kluczowym czynnikiem decydującym o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Szkolenia elektroniczne powinny być przygotowywane z uwzględnieniem charakterystyki przewidywanego grona odbiorców.

7 Wybrane zagadnienia konwersji tradycyjnych szkoleń na potrzeby Przygotowanie planu konwersji materiałów i opracowanie dokumentacji projektowej przygotowanie odpowiednio szczegółowego planu opisującego zawartość szkolenia, format poszczególnych lekcji, rodzaj narzędzi, jakie powinny być wykorzystane do ich budowy to kluczowy czynnik decydujący o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Specyfikacja powinna być opracowana na tyle dokładnie, aby osoby odpowiedzialne za przygotowanie materiałów wiedziały w jaki sposób naleŝy je przygotować. Przy opracowywaniu specyfikacji naleŝy mieć na względzie trzy najczęściej wymieniane powody, które powodują, Ŝe uczniowie źle oceniają przygotowane materiały i nie korzystają z nich[www3]: Uczniowie nie chcą korzystać z materiałów, które są zbyt długie, opracowane w nieodpowiedniej formie (materiał w formie liniowej prezentacji, podczas gdy uczeń oczekiwał ćwiczeń i zadań rozwijających określone umiejętności) lub nie spełniają ich oczekiwań jeśli chodzi o cel nauki. Uczniowie nie korzystają z przygotowanych materiałów bo nie mogą, ze względu na brak odpowiedniego oprogramowania, koniecznego aby uruchomić szkolenie, zbyt słaby komputer lub za wolne łącza internetowe. Uczniowie nie potrafią skorzystać z przygotowanych materiałów poniewaŝ nie potrafią ich uruchomić (poziom wiedzy informatycznej jest zbyt niski) lub teŝ z jakiś względów nie mogą korzystać w określonej sytuacji z przygotowanych materiałów np. jeśli szkolenie zawiera materiał dźwiękowy to uczeń nie zawsze będzie mógł go wysłuchać. Konwersja materiałów zgodnie z wcześniej opracowanymi planami nale- Ŝy dokonać konwersji materiałów mających składać się na szkolenie elektroniczne. Na tym etapie naleŝy dokładnie przeanalizować i określić czy docelowa forma zaplanowana dla określonych materiałów pozwoli osiągnąć i zrealizować zamierzone cele oraz czy w naleŝyty sposób odzwierciedla funkcje i korzyści jakie reprezentuje jej tradycyjny odpowiednik (np. czy elektroniczna postać określonego zadania lub ćwiczenia realizowanego podczas tradycyjnego kursu pozwoli uczniom zdobyć te same umiejętności, które moŝna zdobyć korzystając z klasycznych metod nauczania). NaleŜy równieŝ zastanowić się nad moŝliwością przygotowania pewnych wzorców czy szablonów zwiększających i upraszczających proces konwersji wybranych materiałów. Ocena przygotowanych materiałów nawet jeśli nie mamy jeszcze gotowego szkolenia i kompletnych materiałów warto je przetestować na grupie uczniów i ocenić w jakim stopniu realizują stawiane przed nimi cele, jak oceniają je kursanci i wreszcie czy przyczyniają się do zwiększenia efektywności procesu kształcenia. Modyfikacja materiałów na podstawie informacji i wniosków zgromadzonych podczas testowania przygotowanego szkolenia naleŝy zastanowić się czy przygotowane materiały są odpowiedniej jakości i znalazły aprobatę

8 142 Teoretyczne podstawy tworzenia SWO i strategie budowy e-biznesu wśród studentów, czy proces konwersji jest odpowiednio efektywny itp. Jeśli zidentyfikowano jakiekolwiek problemy, naleŝy je jak najszybciej usunąć i poddać kolejnym testom. Zakończenie W artykule omówiono jedynie wybrane zagadnienia związane z konwersją tradycyjnych szkoleń na postać elektroniczną, koncentrując się na problemach związanych z przygotowaniem materiałów szkoleniowych. Ze względu na ograniczoną objętość artykułu pominięto zagadnienia związane z technicznymi aspektami konwersji róŝnego typu materiałów takimi jak docelowy format plików poszczególnych elementów składających się na szkolenie, moŝliwe do wykorzystania narzędzia itp. Literatura [GNNP02] [GoBS02] [BrFH01] [www1] [www2] [www3] Galwas B., Nowak J., Nowak S., Pajer M, Witoński P.: Edukacja w Internecie, Ośrodek Kształcenia na Odległość Politechniki Warszawaskiej Gołuchowski J., Billewicz A., Słaboń M.: Kryteria wyboru narzędzi do tworzenia szkoleń elektronicznych. W: Systemy Wspomagania Organizacji SWO Katowice, 2002 Bruce B., Fallon C., Horton W.: Getting started with e-learning, Macromedia CHOOSEN ASPECTS OF CONVERSION TRADITIONAL COURSES TO E-LEARNING Abstract The article describes fundamental aspects connected with conversion traditional training assets into electronic version, which can be used in e-learning. Additionaly, discussion regarding the essence e-learning, difference between e-learning and traditional methods and also benefits of e-learning for education process has been presented in the article. Key words: computer based trainings, e-learning, building, conversion, training assets.