Jak wyliczyć ROI/TCO z technologii open source i bezpłatnego oprogramowania

Transkrypt

1 Jak wyliczyć ROI/TCO z technologii open source i bezpłatnego oprogramowania Petre Iltchev (Piotr Ilczew) pilczew@yahoo.com 1 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

2 Strategia przekonywania Dyrektorów finansowych najłatwiej jest przekonać do zalet technologii open source poprzez ilustrację, wskazanie, pokazanie skali oszczędności, które są związane z jej zastosowaniem w firmie. Tempo wzrostu ich zastosowań zależy od tego w jakim stopniu kadry IT są w stanie przekonać zarządy firm o celowości i ekonomicznej efektywności, które wynikają z tych rozwiązań. Tutaj szczególnie przydatne są klasyczne metodyki wyliczenia efektywności. 2 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

3 Plan prezentacji Open Source oraz bezpłatne oprogramowanie Strategia firmowa w stosunku do Open Source i bezpłatnego oprogramowania Strategia w stosunku do systemów operacyjnych Strategia w stosunku do systemów zarządzania baz danych Strategia w stosunku do programów aplikacyjnych (ERP, CRM, BI) Całkowite koszty posiadania (Total Cost of Ownership TCO), Zwrot z inwestycji (Return on Investment - ROI) 3 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

4 Open Source oraz bezpłatne oprogramowania S T R A T E G I A K O R Z Y Ś C I CAŁKOWITE KOSZTY POSIADANIA E F E K T Y W N O Ś Ć 4 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

5 Open Source oraz bezpłatne oprogramowania Analizując kwestię związaną z efektywnością stosowania oprogramowania open source oraz bezpłatnego oprogramowania należy wychodzić z jego miejsca w strategii informatycznej firmy. Słowo zwrot z inwestycji jest kojarzone z efektywnością projektów i selekcją, wybór projektów do realizacji spośród portfela (kilka / kilkadziesiąt konkurujących o finansowanie) propozycji. 5 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

6 Open Source oraz bezpłatne oprogramowania Wolne oprogramowanie - wolne od opłat licencyjnych (filozofia dystrybucji) Oprogramowanie o otwartym kodzie źródłowym (użytkownik ma dostęp do kodu programu i może go modyfikować) (metoda rozwoju i dystrybucji oprogramowania) Freeware bezpłatne, darmowe oprogramowanie, jednak nie mamy dostępu do jego kodu źródłowego. 6 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

7 Open Source oraz bezpłatne oprogramowania To, że wyżej wymienione oprogramowanie jest dostępne za darmo (ang. free) nie oznacza, że nie ponosimy żadnych kosztów związanych z jego użytkowaniem. Wliczając wszystkie najważniejsze czynniki, które decydują o wydatkach związanych ze stosowaniem określonej technologii przy wyliczeniu TCO mamy podstawy do kalkulacji ROI, które będzie zbliżone do stanu faktycznego. 7 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

8 Miejsce open source w strategii informatycznej firmy Planowanie - określenie miejsca open source w strategii informatycznej firmy; - jakich efektów w wyniku realizacji projektu możemy się spodziewać; - jakiego wpływu na biznes, możemy oczekiwać w związku z realizacją projektu, gdzie indziej w firmie może być zastosowany dany projekt lub wyniki tego projektu; - jak terminy realizacji projektu wpisują się w realizację strategii firmy. Analiza - określenie kosztów - określenie korzyści, zysków - zamiana efektów niewymiernych na wartość finansową 8 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

9 Miejsce open source w strategii informatycznej firmy Analiza potrzeb i wymagań w stosunku do oprogramowania Analiza możliwości i ograniczeń otwartego i bezpłatnego oprogramowania 9 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

10 Miejsce open source w strategii informatycznej firmy Miejsce otwartego i bezpłatnego oprogramowania można określić jako optymalizację inwestycji w technologii informatycznej. 10 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

11 Niewymierne korzyści, związane z korzystaniem z open source - Warunki licencyjne; - Wzrost kultury informatycznej użytkowników, którzy korzystają z oprogramowania open source / bezpłatnych wersji komercyjnych pakietów; - Eliminacji ryzyka nagłych zmian polityki cenowej i ceny producenta / dystrybutora komercyjnego oprogramowania. 11 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

12 Rozwój Open Source zmieni rynek oprogramowania - Komercyjny produkt, którego beta (rozwojowa) wersja jest udostępniona w celu testów, rozwoju i udoskonaleniu przez woluntariuszy. - Okrojona (lekka) wersja komercyjnego produktu. - Komercyjny produkt, oferowany bez wsparcia technicznego lub udostępniający kod w celu przyspieszenia rozwoju i rozpowszechniania go w nowych obszarach. - Przedłużenie życia produktu i szukanie inspiracji nowe kierunki jego rozwoju. 12 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

13 Rozwój Open Source zmieni rynek oprogramowania - Oferowanie bezpłatnych wersji komercyjnych produktów (dystrybucji, programów); - Obniżanie ceny sprzedaży oprogramowania oraz opłat licencyjnych; - Stosowanie przez dystrybutorów promocji, które na długi okres (czytaj trwałe) obniżają cenę sprzedaży; - Łączenie oferowania oprogramowania w dwóch modelach jednocześnie jako otwarte oprogramowanie, oraz jako komercyjne. 13 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

14 Motywy oferowania produktów jako open source lub bezpłatnych... - zatrzymać rozwój Linuxa, przedłużenie życia produktu i szukanie inspiracji w jego rozwoju... - zatrzymać rozpowszechnienie bazy danych typu MySQL, PostgreSQL... - inicjatywa dla edukacji bezpłatnie korzystanie z produktów firmy przez studentów, w trakcie studiów - zatrzymać rozpowszechnianie się OpenOffice...- tworzenie grona zwolenników i użytkowników produktu. W przypadku wzrostu skali danych oferowanie możliwości aktualizacji wersji do komercyjnej. 14 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

15 Zalety oprogramowania Open Source Możliwość wyboru oprogramowania wśród wielu dostępnych rozwiązań, które najlepiej odpowiada potrzebom firmy; Brak opłat licencyjnych i restrykcji co do kopii instalowanych programów. Brak presji upgrade (zmiana wersji programu na wyższą). Firma może kontrolować i świadomie decydować kiedy zmieniać wersję programu na nowszą. Nie istnieje presja od strony dostawcy oprogramowania, że ta wersja już nie jest wspierana techniczne i należy albo zrezygnować z pomocy technicznej albo zapłacić za aktualizację do nowszej wersji. 15 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

16 Zalety oprogramowania Open Source Zwiększenie niezawodności i bezpieczeństwa oprogramowania, które dzięki dostępności kodu źródłowego może być analizowane i poprawiane przez każdą zainteresowaną osobę czy instytucję (wielu developerów pracuje wspólnie). Otwarte oprogramowanie łatwiej integruje się z istniejącymi rozwiązaniami. Użytkownicy mogą modyfikować kod programu w celu jego integracji ze swoimi rozwiązaniami i rozwojem jego funkcjonalności, tak aby spełniały wymagania konkretnej firmy. 16 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

17 Który system operacyjny wybrać dla firmy? Od Linux vs Windows w kierunku Linux vs Open Solaris Firma posiada administratorów, którzy mają doświadczenia z danym systemem operacyjnym, na przykład Solaris. W takim przypadku rozważenie przejścia na Open Solaris jest jak najbardziej uzasadnione i może się odbyć minimalnymi inwestycjami w zakresie szkoleń administratorów. Również może być brane pod uwagę przejście na Linux. Jakimi platformami sprzętowymi firma dysponuje? Jeżeli to są serwery Sun, przejście na Open Solaris jest logicznym krokiem. Czy istnieje wsparcie, support jaki jest jego koszt, czy istnienie forum dyskusyjne, na którym są umieszczone sposoby rozwiązania najczęściej powstających problemów? 17 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

18 Który system operacyjny wybrać dla firmy? Czy system operacyjny będzie wykorzystywany do aplikacji związanych z bazą danych? Jaki system zarządzania bazami danych (mysql, PostgreSQL, Oracle, IBM...) zostanie zastosowany? Czy na danym systemie operacyjnym będzie zainstalowany serwer aplikacji (Oracle, IBM, Sun,...)? Łatwość użycia, Łatwość administracji, Łatwość aktualizacji Bezpieczeństwo Łatwa zmiana języka polski / angielski? Istnieją wersje dla serwerów i dla stacji roboczych 18 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

19 Strategia open source w zakresie automatyzacji prac biurowych Gdzie open source może przynieść korzyści, sukces? Jaka część firmowych aplikacji może pracować na innym systemie operacyjnym niż Microsoft Windows? Który z oferowanych produktów open source jest dostępny dla kilku systemów operacyjnych? Jakie jest tempo rozwoju poszczególnych pakietów open source, jaki jest ich udział rynkowy, jak on się zmienia w czasie? Który z pakietów jest dostępny w wersji sieciowej, webowej, zawiera komunikatory? 19 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

20 Strategia open source w zakresie automatyzacji prac biurowych Jaka jest ich lokalizacja w języku polskim (menu, słownik, tezaurus), wydajność, bezpieczeństwo, niezawodność pracy, wygoda użytkowania? Jak możemy podzielić użytkowników na grupy w naszej firmy /zwykły, zaawansowany, eksperci/? Kto będzie wchodził do pilotażowej grupy użytkowników, która pierwsza przetestuje oprogramowanie i podzieli się swoimi opiniami i doświadczeniami z pozostałymi pracownikami firmy? Jak ta grupa może być wykorzystana przy szkoleniu pozostałych użytkowników? 20 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

21 Strategia open source w zakresie automatyzacji prac biurowych Jak każda grupa może skorzystać z oprogramowania open source? Która grupa pierwsza może zacząć stosować oprogramowanie open source i uczyć następne, wymieniać się doświadczeniem z pozostałymi użytkownikami? Jakie mamy potrzeby w zakresie automatyzacji prac biurowych? Jak te wymagania mogą być zaspokojone przy użyciu open source? 21 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

22 Strategia open source w zakresie automatyzacji prac biurowych Jaki wzrost / spadek wydajności możemy oczekiwać przy przejściu na open source bez szkolenia, w początkowym etapie szkoleń, miesiąc czasu po wdrożeniu (JVM OpenOffice.org)? => W którym okresie wdrażać open source? Jaki program szkoleń w celu migracji do oprogramowania open source? Szkolenia w firmie lub poza? Szkolenia przez pracowników firmy lub przez konsultantów z zewnątrz? Jaka jest oferta rynkowa? Jakie są ceny szkoleń? 22 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

23 Strategia open source w zakresie automatyzacji prac biurowych Które aplikacje mogą wymagać więcej czasu, aby użytkownicy osiągnęli poziom posługiwania się taki jak w przypadku korzystaniu z Microsoft Office? Kto może udzielić wsparcie technicznego w zakresie tych aplikacji? Na co możemy przeznaczyć zaoszczędzone pieniądze z pakietu automatyzacji prac biurowych? Jakie są standardy w dziedzinie dokumentów tworzonych w firmie (czcionki, szablony, kolory, itd.)? 23 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

24 Czynniki przy wyborze pakietu biurowego / szukanie korzyści / OpenOffice.org vs Microsoft Office Microsoft nie sprzedaje nowych licencji dla pakietów biurowych Microsoft Office 97 i Microsoft Office Jakie są wymagania sprzętowe dla Microsoft Office 2003? Jaki sprzęt posiadamy w firmie? Jakie są koszty wymiany / aktualizacji (upgrade) sprzętu w celu korzystania z Ms Office 2003? Jakie są koszty wymiany / aktualizacji systemów operacyjnych? 24 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

25 Czynniki przy wyborze pakietu biurowego / szukanie korzyści / Jakie są koszty aktualizacji oprogramowania z Ms Office 97 / 2000 do 2003? Jakie są koszty szkolenia użytkowników w posługiwaniu się nowym systemem operacyjnym na przykład z Microsoft Windows 97 na Microsoft XP/2003? Jakie są koszty szkolenia użytkowników w użyciu nowego pakietu biurowego? Jakie korzyści użytkownicy mogą mieć z użycia Microsoft Office 2003 w stosunku do OpenOffice.org? 25 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

26 Czynniki przy wyborze pakietu biurowego / szukanie korzyści / Z jakich funkcji pakietu Microsoft Office 2003, które nie są dostępne w Microsoft Office 97 / OpenOffice.org 2 użytkownicy mogą potrzebować, korzystać? Ile razy firma korzystała w ciągu ostatniego roku, trzech lub pięciu lat z pomocy technicznej firmy Microsoft? Jak szybko problem został rozwiązany przez inżynierów wsparcia technicznego z firmy Microsoft? Ile użytkowników w firmie korzysta z Microsoft Office 2003 / 2000 / 97 / OpenOffice.org? 26 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

27 Czynniki przy wyborze pakietu biurowego / szukanie korzyści / Ile dokumentów w firmie jest przechowywanych w postaci plików PDF? Czy w firmie jest rozważany zakup Adobe Acrobat do tworzenia plików PDF? Jaki jest czas niezbędny do instalacji dodatkowych programów do eksportu do formatu plików PDF oraz nauczenia użytkowników posługiwania się nim? Ilu użytkowników w firmie korzysta z Microsoft Excel 97/2000 jako narzędzia do analizy danych i używa takich funkcji jak tabele przestawne, grupowanie? Jak często w firmie są tworzone prezentacje w Power Point? Ilu użytkowników tworzy takie prezentacje? 27 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

28 Terminy związane z wyliczeniem efektywności projektów IT Return on Investment (ROI) Zwrot z inwestycji Average annual cost of Średni roczny ownership koszt posiadania Payback period Okres zwrotu Total Cost of Ownership Całkowite koszty (TCO) posiadania Net Present Value (NPV) Bieżąca wartość netto projektu inwestycyjnego Net Present Value Savings Oszczędności w bieżącej wartości netto 28 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

29 Definicja terminu TCO Termin całkowite koszty posiadania (TCO) może być określony jako bezpośrednie i pośrednie koszty związane z zakupem i eksploatacją danej technologii, urządzenia, inwestycji. Ta metodyka określa ile kosztuje firmę, (przedsiębiorstwo) zakup, implementacja, stosowanie i wejście do określonej technologii, produktu, migracja do innych serwerów, systemów operacyjnych, aktualizacji oprogramowania. Całkowite koszty posiadania wpływają bezpośrednio na koszty operacyjne firmy. 29 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

30 Definicja terminu ROI ROI zwrot z inwestycji ma na celu dać jednoznaczną odpowiedź czy mamy zysk lub straty przy stosowaniu określonego oprogramowania, technologii, sprzętu, infrastruktury. ROI i TCO są wzajemne powiązane, jeżeli TCO wchłoną wszystkie przychody, które wynikają ze stosowania danego rozwiązania... to oznacza, że efektywność jest równa Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

31 Elementy, które wchodzą w skład całkowitych kosztów posiadania - Początkowa inwestycja w sprzęt (ang. hardware) lub początkowe koszty związane z leasingiem (dzierżawą) - Miesięczne koszty leasingu (dzierżawy) - Koszty wsparcia technicznego gwarancji w przypadku nie korzystania z leasingu - Koszty serwerowni (powierzchnia, prąd, klimatyzacja) - Koszty telekomunikacji (wynajęcie kanału o określonej przepustowości) - Koszty infrastruktury sieciowej - Koszty ubezpieczenia - Inne nie wymierne, niematerialne koszty (ang. intangible) 31 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

32 Wymiary, przekroje kosztów - Czasowy roczne, miesięczne, dzienne koszty - Na użytkownika w skali firmy, oddziału, dla jednego użytkownika - Na procesor w zależności od producenta procesora, niektóre firmy stosują różne opłaty - Inwestycyjny wydane środki, planowane / dostępne środki na nowe inwestycje, wymagane / niezbędne inwestycje (aktualizacja systemu operacyjnego, pakietu biurowego) - Aplikacyjny system operacyjny, bazy danych, ERP, CRM, Portal internetowy Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

33 Kalkulacja TCO / ROI dla systemu operacyjnego - Koszt zakupu sprzętu lub początkowe koszty związane z leasingiem (dzierżawą) - Miesięczne koszty dzierżawy sprzętu - Koszt licencji - Koszt aktualizacji systemu do wyższej (nowszej) wersji - Dodatkowe koszty na jednego użytkownika - Koszty związane ze spadkiem wartości sprzętu - Koszty administracji systemów - Koszty szkolenia użytkowników (przy zmianie systemu) - Koszty szkolenia administratorów (przy zmianie systemu) 33 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

34 Kalkulacja TCO / ROI dla systemu - Koszt licencji zarządzania baz danych - Koszt wsparcia technicznego (ang. support) oraz aktualizacji systemu do wyższej (nowszej) wersji (ang. upgrade) - Koszty na jednego użytkownika - Koszty związane ze spadkiem wartości sprzętu - Koszty administracji systemów - Koszty migracji do baz danych typu open source / darmowa baza danych - migracja danych - zmiany w kodzie źródłowym aplikacji - zapewnienie wsparcia technicznego 34 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

35 Kalkulacja TCO / ROI dla systemu zarządzania baz danych - Koszty zapewnienia dostępności danych i aplikacji - środowisko wysokiej dostępności, - kopie bezpieczeństwa, - zapasowa instancja bazy danych - Koszty szkolenia użytkowników (przy zmianie systemu zarządzania baz danych) - Koszty szkolenia administratorów, przy zmianie systemu zarządzania baz danych lub rekrutacja nowych / dodatkowych administratorów / korzystanie z outsourcingu - Jaki czas jest niezbędny do konwersji, migracji danych z jednego systemu do drugiego? 35 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

36 Kalkulacja TCO / ROI dla systemu zarządzania baz danych - Jeśteśmy w stanie dokonać tej migracji sami, czy jest niezbędny udział konsultantów spoza firmy? - Jaki jest koszt tej operacji? - Jaki jest koszt certyfikacji administratorów baz danych (DBA)? 36 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

37 Kalkulacja TCO / ROI dla aplikacji typu ERP, CRM... - Koszt zakupu bazy danych - Koszt zakupu aplikacji na jednego użytkownika - Roczny koszt wsparcia technicznego i aktualizacji na jednego użytkownika Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

38 Mankamenty metody wyliczenia efektywności inwestycji (ROI) - Metoda efektywności inwestycji (ROI) nie może określić czy dany projekt jest realny, wykonalny. - Metoda ta nie bierze pod uwagę wartości kapitału w czasie. Projekt, który osiąga w dłuższym okresie zysk i projekt, który przynosi zysk w pierwszym roku mogą mieć taki sam zwrot z inwestycji. - Nie bierze pod uwagę całkowitej wartości projektu, kosztów i całkowitego zysku, które wynikają z realizacji danego projektu. Dla niektórych firm projekty, które nie przyniosą zysku, powyżej określonej kwoty nie są warte rozważania i realizacji. - Koszty związane z realizacją niektórych projektów, niezależnie od tego jaki zwrot z inwestycji obiecują, mogą przekraczać możliwości finansowe firmy. 38 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi

39 Uwagi Korzystanie z otwartego i darmowego oprogramowania otwiera przed firmą nowe możliwości. Inwestycje w IT są bardziej elastyczne, o zwiększonej efektywności. Bez zmiany kultury firmy oraz pełnego zaangażowania zarządu i pracowników nie osiągnie się maksymalnego zwrotu z inwestycji w otwarte oprogramowanie. Przedstawiony model kalkulacji całkowitych kosztów posiadania (ang. TCO) i zwrotu z inwestycji są punktem wyjścia do opracowania bardziej szczegółowych modeli, które odzwierciedlają specyfikę konkretnej firmy. 39 Wyższa Szkoła Finansów i Informatyki im prof. J. Chechlińskiego w Łodzi