System Zarządzania Finansami

Transkrypt

1 System Zarządzania Finansami Integralny moduł systemu SFINKS (ostatnia aktualizacja lipiec 2011) 1

2 2

3 Spis treści 1. SZAFIN abc Dla kogo to jest? Zadania systemu Ewidencja wniosków o zmianę planu Zarządzanie wnioskami o wydatki Kontrola realizacji wydatków Trzy poziomy informacji Quo Vadis, czyli wdrożony Szafin Rozpoczynamy pracę Dostęp do SZAFINa Ważne ustawienia Dysponenci i ich grupy Analityka wydatków Księgowanie dokumentów Pozostałe ustawienia Budżet Przeglądanie danych o budżecie Opis dostępnych czynności Menu podręczne eszafin Plany Wnioski Decyzje Wnioski Dopisywanie wniosku Zapotrzebowanie na środki Dostępne możliwości Przegląd wniosków Menu podręczne przeglądu wniosków (F2) Umowy Dopisanie umowy Dostępne możliwości Przegląd umów Menu podręczne przy przeglądzie umów (F2) Harmonogramy Co wynika z ewidencji harmonogramów? Obsługa opcji harmonogramy Faktury Dopisywanie faktur

4 3.5.2 Menu podręczne przy przeglądzie faktur (F2) Słowniki Budżet zadaniowy Analityka wydatków Wydatki związane z paragrafami Słownik analityk bez paragrafów Dysponenci Grupy dysponentów Mapa alokacji wydatków Schematy alokacji środków wg działań Księgowanie wg działań na bieżąco Księgowanie okresowe...48 Księgowanie okresowe kod działania...48 Księgowanie okresowe konto Programy Słownik dodatkowa klasyfikacja Wydatki strukturalne Administracja Główne Ustawianie sposobu obliczania danych Ustawienia przy kontroli Ustawienia budżetu zadaniowego Ustawienia związane z przelewami Ustawienia dotyczące numeracji wniosków Ustawienia eszafin Schematy księgowania

5 1. SZAFIN abc Dla kogo to jest? SZAFIN, czyli System Zarządzania Finansami jest przeznaczony dla tych wszystkich, którzy zaangażowani są w proces planowania wydatków, przygotowywania decyzji oraz kontroli wynikających z tego zdarzeń. To, że system jest częścią systemu finansowo-księgowego nie oznacza, że jest przeznaczony wyłącznie dla księgowych! Użytkownikami systemu mogą być, a nawet powinny, również osoby nadzorujące merytoryczną stronę zawieranych umów, dokonywanych wydatków, tworzące plany wydatków, nadzorujące wykorzystanie przyznanych środków. W systemie SFINKS, moduł SZAFIN pojawia się jako kolejny punkt w menu (jeżeli użytkownik ma do niego prawa). Ale można dopisać użytkownika, któremu damy prawa wyłącznie do SZAFINa (na przykład Dział Ogólny, Logistyki,...) i wówczas taki użytkownik będzie widział zupełnie inne menu programu, całkowicie nie związane z księgowością a jedynie ze sprawami go interesującymi. Bezpośrednio po instalacji systemu SFINKS, czy też po wgraniu aktualizacji, punkt menu SZAFIN nie jest widoczny. Należy najpierw właściwie nadać uprawnienia. 1.2 Zadania systemu. 1. Ewidencja wniosków o zmianę planu 2. Zarządzanie wnioskami o wydatki 3. Kontrola realizacji wydatków To główne zadania systemu. Należy podkreślić, że SZAFIN dostarcza danych zarówno niezbędnych księgowości jak i dla osób z księgowością nie związanych. O tym, kto jakie informacje będzie ewidencjonował i do jakich danych będzie miał dostęp zadecydujemy przydzielając uprawnienia. Druga niezmiernie ważna cecha systemu to dostarczanie informacji na każdym etapie przetwarzania. Posługując się najbardziej ewidentnym przykładem można zobaczyć stan środków na określonym zadaniu zanim faktura dotrze do księgowości. SZAFIN abc... 5

6 1.2.1 Ewidencja wniosków o zmianę planu Wniosek o zmianę planu Sprawdzony wniosek czeka na decyzję Decyzja o zmianie planu Na tym schemacie przedstawiono trzy etapy tworzenia decyzji w sprawie planu budżetowego. Wszystkie te etapy są uwzględnione. Wniosek wprowadzamy już na etapie przygotowywania, czyli jeszcze podczas roboczej pracy nad nim. Po analizie przez uprawnione do tego osoby przygotowywana jest decyzja. To jest kolejny etap gdy wniosek sprawdzony czeka na oficjalną decyzję (podpis) naczelnika, dyrektora czy też innej uprawnionej do tego w naszej instytucji osoby. Trzeci etap to już decyzja o zmianie planu, obowiązująca z chwilą jej wydania. Informacje w interesującym nas układzie (paragrafy, dodatkowe analityki, zadania, rozdziały, źródła finansowania,...) będzie można uzyskiwać na wszystkich etapach. Księgowość będzie mogła spowodować, że w systemie SFINKS pojawi się automatycznie przygotowany dokument księgujący plan lub jego zmiany. Co ważne, na życzenie będziemy mogli sporządzać robocze wydruki z uwzględnieniem roboczych wersji wniosków o zmianę planu. 6 SZAFIN abc...

7 1.2.2 Zarządzanie wnioskami o wydatki Wniosek o wydatek Odrzucenie wniosku Zatwierdzenie wniosku Realizacja wniosku Aneks do wniosku Zakończenie realizacji zwolnienie pozostałych środków Wydatki winny być poprzedzone wnioskiem. Wszystkie wnioski można odnotowywać w systemie. Wniosek, po jego zatwierdzeniu, jest realizowany. Do wniosku może być sporządzony aneks. Po zakończeniu realizacji wniosku następuje zwolnienie środków. W wielu instytucjach często jest tak, że etap sporządzenia (zatwierdzenia) wniosku poprzedzany jest zapotrzebowaniem na wydatki składanym przez poszczególne komórki organizacyjne, na przykład do działu ogólnego. Z tych zapotrzebowań powstaje dopiero finalna decyzja o wydatkach. Taka sytuacja jest również obsługiwana w SZAFINie można odnotowywać tak zwane zapotrzebowanie na środki. Warto również podkreślić, że: możemy rejestrować wnioski przekraczające jeden rok budżetowy, informacja o strukturze wydatków może być również prezentowana w układzie dysponentów (komórek organizacyjnych) jak i ich grup (kilka komórek tworzących jedną większą całość), zestawienia mogą być sporządzane z uwzględnieniem jeszcze nie zatwierdzonych wniosków, zakończenie realizacji wniosku, co często wiąże się ze zwolnieniem nie wykorzystanych środków, może być odnotowane natychmiast. Dzięki temu informacja o możliwych do wykorzystania środkach jest dostępna dla wszystkich znacznie szybciej. SZAFIN abc... 7

8 1.2.3 Kontrola realizacji wydatków Realizacja wniosku Umowy Faktury bez umowy Faktury W ramach realizacji wniosków o wydatki możemy odnotowywać wszelkie zawierane umowy oraz faktury. Przy odpowiednim ustawieniu organizacyjnym faktura może być odnotowana natychmiast po dostarczeniu do instytucji, zanim jeszcze trafi do księgowości. Informacja z faktury wprowadzonej na przykład przez dział ogólny będzie już dla wszystkich dostępna. Należy podkreślić, że Szafin pozwala na odnotowywanie wielu informacji, które najczęściej są całkowicie zbędne dla księgowości ale istotne dla działu ogólnego. W chwili gdy faktura trafi do księgowości zostanie ona ostatecznie zweryfikowana i oczywiście w swoim czasie zaksięgowana. 8 SZAFIN abc...

9 1.3 Trzy poziomy informacji Najważniejsze zadanie systemu SZAFIN to dostarczanie informacji na każdym poziomie jej przetwarzania. By ułatwić rozróżnienie poszczególnych poziomów w programie przyjęto oznaczenia kolorami: poziom zielony - informacje wprowadzone do komputera, które mogą się jeszcze całkowicie zmienić (na przykład faktura wprowadzona w dziale ogólnym) poziom żółty - informacja wstępnie już zatwierdzona, możliwa do korekty ale pod pewnymi warunkami (na przykład faktura wprowadzona przez dział księgowości) poziom czerwony - informacja już ostatecznie zatwierdzona, niemożliwa do poprawy lub do poprawy w sposób nie bezpośredni (korekta dekretów etc) Oto jak zostały zakwalifikowane dokumenty do poszczególnych poziomów. ZIELONY ŻÓŁTY CZERWONY Plany Opracowywany wniosek o Wniosek skierowany do zmianę planu decyzji Decyzja o zmianie planu. Wnioski o wydatki Opracowywany wniosek Zatwierdzony wniosek Zaksięgowany wniosek Zawarta umowa (aneks) Zaksięgowana umowa Faktura wprowadzona Faktura zaakceptowana przez osobę bez uprawnień (bądź wprowadzona) w do księgowości księgowości Zaksięgowana faktura Umowy Faktury - Umowy nie mają poziomu zielonego. Umowa jest już podpisanym dokumentem i w takiej formie jest wprowadzana do systemu. Jedyny powód by zmieniły się wprowadzone informacje to błąd wprowadzającego, dlatego dopiero księgowanie ostatecznie blokuje możliwość korekty i przenosi informacje z umowy na poziom czerwony. Plany natomiast są pokazywane na poziomie czerwonym już z chwilą odnotowania decyzji. Późniejsze zaksięgowanie planu nie zmienia poziomu informacji z tej decyzji. SZAFIN abc... 9

10 1.4 Quo Vadis, czyli wdrożony Szafin Szafin wymaga od użytkownika. Każdy wniosek o zmianę planu jest odnotowywany zanim jeszcze stanie się decyzją. Każda podpisana umowa lub aneks do niej są natychmiast odnotowywane. Faktury są wprowadzane przez komórkę zarządzającą bieżącymi wydatkami (dział ogólny). Do Szafina w Dziale Ogólnym trafiają wszystkie zgłaszane zapotrzebowania na wydatki. Szafin odwdzięcza się użytkownikowi. Nie wymaga żadnej specjalistycznej wiedzy księgowej by pokazał ważne dla użytkownika informacje. Wszyscy użytkownicy systemu mają dostęp do informacji o kosztach, wydatkach, zaangażowaniu, wolnych środkach w planie na umowie itp. Natychmiast po odnotowaniu informacji jest ona widoczna w całym systemie (na przykład oznaczenie, że zakończono już realizację umowy spowoduje że system wszystkim pokaże że zwolnione zostały środki). Księgowość widzi stan zobowiązań i wynikające z nich terminy nie mając jeszcze faktury. Dział Ogólny widzi informacje o wolnych środkach czy o zapłaconych fakturach bez konieczności kontaktu z księgowością. Można wydrukować całą historię zmian związanych w planem od jego pierwszej wersji przez kolejne zmiany. Jest wydruk prezentujący w zwartej formie wszystkie merytoryczne informacje związane z wnioskiem czy umową. Można wydrukować 'kartotekę' paragrafu (jednego bądź kilku wybranych), który zaprezentuje i podsumuje wszystkie zdarzenia z nim związane (podpisane umowy, faktury,...). Na wydrukach prezentowane są również kody CPV, tryby zawierania umów, kwoty netto faktur. Wydruk zapotrzebowania na środki zestawia dotychczasowe wykonanie z planem oraz odnotowanymi pojedynczymi potrzebami i statystycznym limitem miesięcznym. Szafin nie jest programem księgowym. Jest tylko jego opcją z własnym menu, z której można korzystać nie mając absolutnie żadnej specjalistycznej wiedzy księgowej. Relacje Szafin - Sfinks Księgowość i Dział Ogólny muszą wspólnie ustalić sposób klasyfikowania wydatków jeżeli wykracza on w swojej szczegółowości poza narzucone przepisami rozdziały i paragrafy. Wszyscy korzystają ze wspólnej bazy kontrahentów. Dział Ogólny wprowadza znacznie więcej danych o fakturach niż potrzebuje księgowość. Księgowość może edytować dokument wcześniej wprowadzony w Dziale Ogólnym. Dział Ogólny widzi wysokość zrealizowanych przez księgowość wydatków. Tak Księgowość jak Dział Ogólny czy Naczelnik/Dyrektor jednostki potrzebują w efekcie informacji w układzie możliwym do uzyskania w opcji Budżet. Różne potrzeby różnych odbiorców danych zabezpieczone są poszczególnymi wydrukami, można również wykorzystywać standardowe możliwości programu do wyciągania informacji w sposób nieszablonowy (szczegóły w dokumentacji Sfinksa). 10 SZAFIN abc...

11 2. Rozpoczynamy pracę 2.1 Dostęp do SZAFINa Bezpośrednio po wgraniu nowej wersji systemu SFINKS nikt nie ma dostępu do systemu SZAFIN! Dlatego zaczynamy naszą przygodę z SZAFINem od opcji Administracja -> użytkownicy. Bez tego zaznaczenia użytkownik nie będzie miał w menu programu opcji związanych z systemem SZAFIn W uprawnieniach mamy dwie zakładki SFINKS i SZAFIN. By konkretny użytkownik widział menu SZAFINa musi mieć zaznaczony w tym miejscu dostęp do tego modułu. Kolejnym etapem jest przyznanie uprawnień do poszczególnych opcji w systemie. Podobnie jak w samym systemie SFINKS możemy nadać uprawnienia Przełożony osobie, która będzie mogła dopisywać innych użytkowników i nadawać im uprawnienia. W bardziej rozbudowanych organizacyjnie instytucjach można ograniczać dostęp jedynie do określonych dysponentów (komórek organizacyjnych). Następnie możemy przejść do ustawienia poszczególnych uprawnień zgodnie z potrzebami. Dla osób, które nie pracują w księgowości zdecydowanie należy wyłączyć możliwości księgowania. Dla tych osób należy również wyłączyć dostęp do systemu SFINKS. Taka osoba, po zalogowaniu się do systemu SFINKS zobaczy zupełnie inne menu programu! Pojawią się jedynie opcje związane z SZAFINem. Przede wszystkim takiej osobie pojawi się zupełnie inne menu programu wolne od wszystkich spraw ściśle księgowych. Nie będzie zatem najmniejszych obaw, że w jakikolwiek sposób może wpłynąć na dane księgowe. Rozpoczynamy pracę 11

12 Dostęp do systemu SZAFIN musi być ustawiony w opcji Administracja -> użytkownicy. Nawet operator, który ma w SFINKSie status Przełożony musi mieć dodany w tej opcji dostęp do SZAFINa Ważne ustawienia Dysponenci i ich grupy W słowniku dysponentów możemy wpisać oznaczenia komórek organizacyjnych (departamenty, wydziały,...). Wpisywanie tego podziału jest sensowne jedynie wówczas gdy potrzebujemy informacji o wydatkach lub planach właśnie w takim układzie. Każdy wniosek o zmianę planu, każda faktura, każda umowa może być rozpisana na środki dla wielu dysponentów. Występuje również w programie określenie Grupy Dysponentów. Do czego to służy? Otóż wyobraźmy sobie instytucję, która ma oddział zamiejscowy. Jako dysponentów wprowadziliśmy znajdujące się tam komórki organizacyjne. SZAFIN pozwala zrealizować niektóre wydruki również w układzie grup dysponentów. Jeżeli zdefiniujemy grupę Oddział zamiejscowy, do której przypiszemy znajdujące się tam komórki, to uzyskamy sumy dla tej grupy. Jeżeli szczegółowy podział nie jest dla nas istotny to w słowniku wystarczy wpisać jedną pozycję (musi być tam co najmniej jeden wpis). Można też pozostawić wpis, który jest już z chwilą instalacji programu: DG Dysponent Główny. Należy pamiętać, że rozbudowanie słownika dysponentów w prostej linii oznacza konieczność szczegółowego kwalifikowania poszczególnych dokumentów w rozbiciu na dysponentów. W małych instytucjach nie wydaje się to rozwiązaniem praktycznym i lepiej po prostu pozostać przy jednym dysponencie tak jak to jest po instalacji programu. 12 Rozpoczynamy pracę

13 2.2.2 Analityka wydatków Najczęściej nasze potrzeby informacyjne nie kończą się na paragrafie, ale stosujemy dalszą analitykę. SZAFIN na to pozwala. W menu SZAFINa o nazwie Administracja możemy dokonać wyboru pomiędzy dwoma rodzajami analityk. Jest taki przełącznik: ( ) Słownik analityk bez paragrafów Jeżeli analityka wydatków ma swoją głębszą strukturę wspólną dla całej instytucji i wszystkich paragrafów (na przykład projekt, zadanie,...) to wówczas koniecznie zaznaczmy tu, że chcemy analityki bez paragrafów. Najczęściej u użytkowników systemu SFINKS paragrafy mają głębszy podział, niezależny dla każdego z nich. Czyli analityka 001 do paragrafu 4300 oznacza zupełnie co innego niż 001 do paragrafu 4270 itd. W takich sytuacjach zostawiamy to ustawienie bez zmian (nie zaznaczone). Więcej o ustawieniach z tym związanych w rozdziale Księgowanie dokumentów Każdy zarejestrowany w SZAFINie dokument może być również zaksięgowany (oczywiście przez osobę, która dostała takie uprawnienia). Księgowanie zawsze znajdziemy w menu podręcznym (F2) stojąc na właściwym dokumencie (na przykład na umowie). Możemy również zaznaczyć jednocześnie kilka dokumentów i wówczas wybranie czynności Księgowanie (menu podręczne lub Ctrl+K) spowoduje przygotowanie jednego dowodu księgowego dla tych zaznaczonych dokumentów. Ale powstaje pytanie jak program zaksięguje nasze dokumenty? Otóż w menu podręcznym przy przeglądach dokumentów istnieje wykaz schematów księgowych. Możemy zasady tam opisane samodzielnie zmieniać tak by przygotowywany dokument wymagał jak najmniejszej ręcznej ingerencji. Więcej informacji w rozdziale Pozostałe ustawienia Przed rozpoczęciem pracy należy przemyśleć sposoby kontroli, które mają być realizowane przy wprowadzaniu dokumentów. Ważne jest również ustalenie w jaki sposób będziemy numerować wnioski o wydatki. Warto zapoznać się ze wszystkimi ustawieniami dostępnymi w module Administracja (szczegóły w rozdziale 3.7). Rozpoczynamy pracę 13

14 Budżet To jest funkcja, która w swoim zamyśle przeznaczona jest do analizy danych. Mogą korzystać z niej nie tylko osoby zajmujące się bieżącym wprowadzaniem danych, ale również i przede wszystkim osoby podejmujące decyzje. Tutaj skoncentrowane są wszystkie dane o planach, kosztach, zaangażowaniu, wydatkach, wolnych środkach itp Przeglądanie danych o budżecie Układ zadaniowy i łączony pojawia się wyłącznie wówczas gdy w ustawieniach (Szafin Administracja) mamy włączone używanie budżetu zadaniowego 1 2 dysponenci 4 3 źródła finansowania rozdziały - paragrafy przełącznik pokazuje paragrafy z rozbiciem na analityki lub w całości. Przełącznik nie ma znaczenia u użytkowników, którzy nie wprowadzają informacji objętych szafinem dalej niż do poziomu paragrafu. 1 zmiana poziomu informacji. Trzy przyciski przełączające poziom informacji: Poziom czerwony to dane pochodzące wyłącznie z kont czyli już zaksięgowane. Na dane na poziomie żółtym i zielonym mają wpływ ustawienia (Szafin Administracja). Domyślnie na poziomie zielonym prezentowane są dane ze wszystkich dokumentów wprowadzonych w Szafinie a na poziomie żółtym ze wszystkich dokumentów zatwierdzonych przez osobę mającą do tego uprawnienia. O innych możliwych ustawieniach można przeczytać w rozdziale Administracja. 2 ukrywanie lub pokazywanie paragrafów wrażliwych. O tym jakie paragrafy uznajemy za wrażliwe decydujemy samodzielnie w opcji Szafin Administracja. Najczęściej na tą listę trafiają paragrafy związane z wynagrodzeniami (4010, 4020, 4040,...). W praktyce zatem przełącznik ten pozwala nam chować informacje o tych paragrafach czyli ograniczyć przegląd do paragrafów wydatkowych, na które tak naprawdę mamy wpływ. Inne zastosowanie paragrafów wrażliwych to wyłączenie możliwości dostępu do informacji o nich. Nadając uprawnienia możemy konkretnej osobie wyłączyć możliwość oglądania paragrafów wrażliwych i wówczas dla niej przełącznik ten jest nieaktywny, a paragrafy wrażliwe pozostają trwale niewidoczne. 3 14

15 wybór zestawu danych. Te przyciski mają nam pomóc w szybkiej zmianie przeglądanych informacji. Koniecznie jednak należy pamiętać o standardowych możliwościach systemów PCBEST. Mamy możliwość dowolnego ustawienia kolumn, do czego służy nam klawisz Ctrl+O. Kolumny można również przesuwać chwytając myszką jej tytuł i przeciągając na wybrane miejsce. 4 Dysponenci w tym rozwijanym menu możemy wybrać dane jakiego dysponenta chcemy oglądać. Pozycja całość oznacza łączne dane wszystkich dysponentów, czyli całej naszej instytucji. Pozycja wszystkie oznacza prezentowanie wszystkich dysponentów. Jeżeli danych nie dzielimy na dysponentów, a mówiąc ściślej gdy używamy tylko jednego kodu dysponenta, menu to jest zablokowane do pozycji całość. Źródła finansowania możliwość ograniczenia zakresu danych do konkretnego źródła finansowania. Źródło finansowania musi być używane w systemie, nawet jeżeli będzie tylko jedno. Rozdziały/paragrafy ogranicza przegląd do wybranych rozdziałów/paragrafów. Menu wyboru rozdziałów i paragrafów nie jest dostępne wyłącznie na przeglądzie budżetu w układzie zadaniowym. Przy przeglądaniu budżetu w układzie zadaniowym mamy z kolei nowe przełączniki: Możliwość zmiany poziomu informacji W dolnej części ekranu program cały czas pokazuje nam sumy na wszystkich wyższych poziomach: Przegląd budżetu łączonego (paragrafy rozbite na kody działań), zawiera jedno rozwijane menu więcej. Pozwala ono ograniczyć przegląd do wybranego kodu działania. 15

16 3.1.2 Opis dostępnych czynności Na głównym ekranie mamy m.in. możliwość wyboru wyświetlanych kolumn (Ctrl+O) oraz wykonania podstawowego wydruku Ctrl+R druk lista. Przypomnijmy, że druk lista odzwierciedla zawsze aktualny przegląd, czyli mamy wpływ na to jakie kolumny są drukowane (przełączniki u góry ekranu, oraz Ctrl+O). Druk lista zawsze drukuje aktualnie wyświetlane dane. Możliwość skasowania (del) wiersza nie oznacza skasowania danych źródłowych a jedynie linii z tego przeglądu. Powtórne przeliczenie danych przywróci wszystkie dane Menu podręczne (F2, lub prawy klawisz myszy) Przelicz dane (Ctrl+P) czynność powoduje przeliczenie danych według ich aktualnego stanu. Podczas obliczania system odczytuje dane z szafinowych rejestrów umów, faktur, planów oraz z ksiąg. Dane z ksiąg liczone są ze wszystkich zbilansowanych dokumentów a więc również tych nie zapisanych do dziennika, jak z rejestracji wyprzedzającej. Przelicz dane na dzień w tym miejscu możemy obliczyć dane na konkretną datę. Ustawienia przeliczenia bardzo istotne ustawienie, które decyduje o tym jakie konta i jakie wartości będą brane pod uwagę przy obliczaniu danych dla poziomu czerwonego. Najczęściej używane są następujące ustawienia: Ustawienia przeliczenia dotyczą zawsze konkretnego źródła finansowania. Zgodnego z aktualnym przeglądem. Znak * oznacza, że interesuje nas każde konto bez względu na to jaki ma w tym miejscu znak. Czyli 401, 402, Konto 400 nie zostanie uwzględnione ponieważ nie zawiera rozdziałów i paragrafów. Znak zapytania oznacza nie ważne co jest dalej, czyli tutaj każde konto 130 Tym przełącznikiem decydujemy jak program ma postąpić, gdy saldo konta będzie po Ma. Domyślnie przyjmie zero, po zaznaczeniu przyjmie wartość salda Ma ze znakiem ujemnym. Plan po zmianach (Ctrl+D) Jest to wydruk, który prezentuje plan oznaczony jako ustawa budżetowa, łączną wartość zmian oraz aktualną wartość planu. 16

17 Zakres informacji na wydruku zależy od aktualnych ustawień przeglądu. Jeżeli z menu dysponentów wybraliśmy całość to na wydruku zobaczymy jedynie zbiorcze podsumowanie poszczególnych dysponentów bez rozbicia na poszczególne rozdziały/paragrafy. Plan z listą zmian (Ctrl+L) Wydruk w układzie jak wyżej, ale dodatkowo prezentowana jest na nim cała historia zmian planu. Kartoteka pozycji (Ctrl+K) Założeniem tego wydruku jest pokazanie wszystkich zaszłości związanych z wybraną pozycją. Wydruk realizowany jest dla pozycji aktualnie podświetlanej lub dla wybranych pozycji1. Wydruk zawsze jest zgodny z ustawieniem przeglądu. Ten napis oznacza, że prezentowane są dane na poziomie żółtym. 1 Sposób wybierania kilku pozycji jest opisany w rozdziale II dokumentacji systemu SFINKS. Można również zapoznać się z informacjami dostępnymi na 17

18 Koszty i ich struktura Wydruk ten jest dostępny wyłącznie na poziomie czerwonym. Niezależnie od aktualnie prezentowanych kolumn na ekranie, zawsze prezentuje koszty wybranego paragrafu w rozbiciu na działania (lub funkcje, zadania, podzadania w zależności od wyboru bezpośrednio przed wydrukiem). Analogiczny wydruk przy ustawieniu na budżecie zadaniowym pokaże wybrane działanie w rozbiciu na paragrafy. Zestawienie w układzie BZ Ten wydruk jest również dostępny wyłącznie na poziomie czerwonym. Wybrany paragraf prezentowany jest w rozbiciu budżetu zadaniowego w kolumnach zgodnych z aktualnym przeglądem. W praktyce oznacza to zatem niemal nieograniczoną ilość możliwych wydruków. Przy ustawieniu na budżecie zadaniowym mamy analogiczny wydruk o nazwie Zestawienie w układzie paragrafów. Zobaczymy tam dane zgodnie z przeglądem dla wybranego działania w rozbiciu na paragrafy. Wygenerowanie pliku BZFK Jest to specjalna czynność przygotowana dla klientów, którzy muszą dostarczać dane do jednostek nadrzędnych za pomocą specjalnego arkusza kalkulacyjnego przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Ta funkcja pozwala stworzyć plik BZFK.TXT. Plik ten może być wprost odczytany przez ten arkusz. Czynność dotyczy konkretnego arkusza. W praktyce użytkownicy muszą czasem wysyłać dane przy pomocy narzędzi, które nie przewidują wprost importu z plików. Wówczas warto spróbować skorzystać z klasycznej możliwości zapisywania danych do pliku (F2 - zapisz jako). Analiza spójności danych Program stara się wyłapać wszelkie możliwe potencjalne niespójności danych. Nie zawsze to co program pokaże w tym raporcie musi oznaczać nieprawidłowości. Mamy prawo do swobodnego 18

19 wykorzystania programu a nie wszystkie jego sztywne reguły przystosowane są do konkretnych praktycznych sytuacji. W wielu miejscach szafina możemy zaakceptować dane mimo ostrzeżeń programu. Funkcja została pomyślana jako pomoc w wyjaśnianiu ewentualnych niezgodności. Pokaż podsumowanie (space) Proste naciśnięcie klawisza spacji (lub wybranie tej funkcji z menu podręcznego) pokazuje sumy aktualnie wyświetlanych kolumn bez konieczności wykonywania wydruku eszafin Widoczny wyraźnie na ekranie przycisk eszafin powoduje automatyczne przygotowanie specjalnego pliku zawierającego dane we wszelkich możliwych układach budżetowych (włącznie z podziałem na środki krajowe i europejskie, programy) na koniec wszystkich okresów. Plik ten zostaje zapisany na serwerze ustawionym w opcji Szafin Administracja eszafin. Jeżeli przycisk eszafin jest wygaszony, oznacza to, że nie posiadamy uprawnień do wysyłania danych do eszafina. eszafin to jest dodatkowy program udostępniany bezpłatnie przez PCBEST dysponentom II i I stopnia, którzy mają jednostki podległe. Program ten jest w stanie automatycznie zebrać dane przesłane od podległych dysponentów przez dokładnie jedno kliknięcie. Pozwala na robienie różnego typu zestawień oraz na eksport w formacie możliwym do wykorzystania przez inne aplikacje czy też arkusze kalkulacyjne. 3.2 Plany Jest to miejsce w programie gdzie wprowadzamy plany. Wprowadzanie zawsze zaczynamy od wprowadzenia wniosku, nawet jeżeli w rękach mamy gotową już ustawę czy też decyzję. W takim przypadku natychmiast po wprowadzaniu na zakładce wnioski wybieramy czynność zatwierdź i już wniosek pojawia się na zakładce decyzje Wnioski Po dopisaniu wniosku do rejestru możemy rozpocząć wprowadzanie szczegółowych informacji. 19

20 Data wniosku wprowadzamy datę wniosku a nie datę przyszłej decyzji. Datę decyzji będziemy mogli wprowadzić niezależnie przy zatwierdzaniu wniosku. Opis krótki tekst widoczny na przeglądzie wniosków. Komentarz możliwość wprowadzenia dłuższego tekstu. Dane liczbowe sposób ich wprowadzania zależy od naszych indywidualnych wymagań. Konieczne jest podanie źródła finansowania, dysponenta, rozdziału i paragrafu oraz kodu działania, jeżeli używamy budżetu zadaniowego. Analityka do paragrafów i informacje o rodzajach środków to już indywidualne decyzje użytkowników. Informacje z dopisanego wniosku natychmiast są widoczne na przeglądach w opcji Szafin budżet na poziomie zielonym. Taki jest właśnie sens tego poziomu pokazać wszystkie informacje, nawet te jeszcze nie zatwierdzone. Na przeglądzie wniosków mamy następujące szczególne czynności: Zatwierdzenie (Shift+Z) czynność zmienia natychmiast wniosek w decyzję. Możemy w tym momencie skorygować i datę i tekst wprowadzony przy wniosku. Zatwierdzony wniosek przestaje być widoczny na tej zakładce i znajduje się już na liście decyzji (w przypadku pomyłki, tam można ewentualnie cofnąć zatwierdzenie). Dane liczbowe pojawią się automatycznie na poziomie czerwonym. Skierowanie do decyzji - ta czynność jest przygotowana dla sytuacji gdy wiemy, że wniosek zostanie zatwierdzony ale nie wiemy jaki będzie miał numer czy też datę. Skierowanie do decyzji spowoduje w praktyce, że wniosek pojawi się na liście decyzji ale bez daty! Dane liczbowe z wniosku pokażą się na poziomie żółtym. By wniosek stał się w pełni decyzją wystarczy wpisać datę decyzji. Odrzucenie (Shift+O) czynność potrzebna wówczas gdy chcemy pozostawić wniosek w bazach danych systemu mimo, że nie został zatwierdzony. Dane z takiego wniosku nie są nigdzie widoczne. Oczywiście wniosek można też zwyczajnie skreślić. Wydruk na podstawie szablonu (Ctrl+D) to miejsce na własne wydruki! Możemy zdefiniować wnioski o zmianę planu, wzorce decyzji i wiele innych dokumentów. Wszystko zależy od potrzeb i pomysłowości użytkownika. Sposób definiowania takich wydruków został opisany w osobnym rozdziale Przygotowywanie szablonów wydruków Decyzje Nie możemy w tym miejscu dopisać nowej pozycji! Najpierw należy dopisać wniosek, tam go zatwierdzić (lub skierować do decyzji) i dopiero wówczas zobaczymy go w tym miejscu na liście decyzji. Edycja daty decyzji pozwala na skorygowanie daty decyzji o zmianie planu. W przypadku wniosków nie zatwierdzonych, a jedynie skierowanych do decyzji wprowadzenie daty powoduje też automatyczne przeniesienie danych z poziomu żółtego na czerwony. 20

21 Anuluj zatwierdzenie zmienia decyzję z powrotem we wniosek. Decyzja znika z tego rejestru a pojawia się w rejestrze wniosków. Automatycznie dane z tego wpisu są widoczne jedynie na poziomie zielonym. Nie można anulować zatwierdzenia decyzji już zaksięgowanej. Jeżeli jednak chcemy tego dokonać to najpierw należy zmienić znacznik zaksięgowane. Schematy księgowania daje dostęp do ustawień związanych ze sposobem księgowania na kontach planu budżetowego. Sposób definiowania księgowania został omówiony w osobnym rozdziale. Księgowanie decyzji uruchamia księgowanie decyzji zgodnie ze zdefiniowanych schematem. Zaznaczenie jako zaksięgowane pozwala na ręczne oznaczenie pozycji jako zaksięgowana. Księgowanie anulowanie powiązania pozwala zdjąć z pozycji znacznik zaksięgowano. Ustaw znacznik: plan ustawa budżetowa Oznacza (lub zdejmuje to oznaczenie) pozycję jako ustawę budżetową czyli plan w wersji pierwotnej. Znacznik ma znaczenie dla sposobu prezentacji danych jak i niektórych wydruków. Pozycje oznaczone w ten sposób pokazywane są w kolumnie ustawa budżetowa, a pozostałe w kolumnach zwiększenia/zmniejszenia. Ustaw znacznik: decyzja zewnętrzna ten znacznik ma charakter pomocniczy. Pozwala odróżnić na przeglądzie decyzji te z nich, które były decyzjami zewnętrznymi. Wydruk na podstawie szablonu zobaczymy w tym miejscu dokładnie te same wydruki jak przy wnioskach. Sposób definiowania takich wydruków został opisany w osobnym rozdziale Przygotowywanie szablonów wydruków. Miesięczne zestawienie zmian w planach finansowych wydruk w tej formie (lub zbliżonej) często jest wymagany przez jednostki nadrzędne. Doskonale nadaje się również do własnych analiz. Bezpośrednio przed wydrukiem możemy zadecydować o wielu jego elementach. Ustawienia przed wydrukiem: 21

22 Dane adresata bez tego przełącznika nie jest drukowana nazwa jednostki i adresat. Dane adresata są pobierane z ustawień przy sprawozdaniach Rb (lista sprawozdań Rb F2 edycja danych nagłówkowych) Drukuj plan przed zmianami decyduje o tym, czy ma być pokazywana taka kolumna. Miesięczne zmiany stanu per saldo w zależności od ustawienia, w przypadku wystąpienia zwiększeń i zmniejszeń pokazywane są one w dwóch kolumnach oddzielnie, lub w jednej per saldo. Przykładowy wydruk. 3.3 Wnioski Dopisywanie wniosku Istotną rolę w systemie pełni numer wniosku o wydatek, czyli KLASYFIKATOR. Jest to po prostu numer wniosku. Jest on bardzo ważny, wykorzystywany będzie przez system do łączenia wniosku z podejmowanymi później wydatkami (umowy, faktury). Sposób numerowania wniosków (nadawania klasyfikatora) zależy od dokonanych ustawień (Szafin Administracja). W zależności od nich numer będzie nadawany dopiero w momencie zatwierdzania wniosku i program nie będzie się o niego pytał przy dopisywaniu (jak na ekranie poniżej), lub pytanie o klasyfikator będzie zadawane już przy dopisywaniu wniosku. 22

23 Określenie daty zakończenia realizacji wniosku jest konieczne. Kod CPV i tryb zamówienia to nie są informacje obligatoryjne Automatycznie wpisze do wniosku wszystkie wolne środki z planu Ze struktury informacji ewidentnie widać, że Szafin to nie jest program dla księgowości. Z punktu widzenia księgowości informacje o CPV, trybie zamówień czy kwota netto, są informacjami zbędnymi. Program nie wymusza też ich wprowadzania. Kwotę netto wprowadzamy jedną do całego dokumentu. Dla uproszczenia pracy nie jest ona rozbijana na stawki a jedyna kontrola, którą program przeprowadza to sprawdzenie czy 1,23*kwota netto nie daje wartości większej od wartości brutto. Warto zwrócić uwagę na ikonki przy podstawowym opisie wniosku (oraz odpowiadające im skróty klawiszowe). Dzięki nim możemy zapisywać i w przyszłości wpisywać teksty, co znakomicie oszczędza czas i zapobiega wielokrotnemu wprowadzaniu zbliżonych tekstów. Wprowadzanie danych liczbowych: Podgląd dostarczonego wraz z programem słownika kodów CPV. Ponieważ tak jest najczęściej, program ma zawsze zaznaczone finansowanie ze środków krajowych. Podgląd słownika projektów Program przy dopisywaniu stara się być jak najbardziej pomocny. Zawsze podpowiada ostatnio wprowadzone źródło finansowania/rozdział/paragraf (to są informacje wymagalne). Analityka do paragrafu nie jest obowiązkowa, ale jeżeli wprowadzamy to pamiętajmy, że słownik analityk musi być zgodny z prowadzoną ewidencją księgową! Księgowość i dział logistyki (ogólny) nie mogą działać w sposób nieskoordynowany. Szczegółowy podział wydatków jest przecież sprawą 23

24 całej instytucji a nie poszczególnych komórek organizacyjnych. Więcej o słowniku analityki wydatków w oddzielnym rozdziale. Budżet zadaniowy (jeżeli używamy) jest automatycznie wypełniany zgodnie z ustawieniami w słowniku Schematy alokacji środków według działań. Na zakończenie wprowadzania wniosku program dokonuje kontroli. Zakres kontroli i jej stanowczość określamy w opcji Szafin Administracja i tam znajdują się bliższe wyjaśnienia Zapotrzebowanie na środki To szczególny rodzaj wniosku o wydatek. Potrzebny wówczas, gdy jeden dział (osoba) zbiera w pewnym okresie wszelkie informacje o potrzebnych wydatkach i dopiero po pewnym czasie zbiór tych informacji (zapotrzebowań) w całości bądź w części przekształca się w zatwierdzony wniosek. Do obsługi takiej sytuacji dopisujemy jedynie nagłówek wniosku (bez wartości liczbowych). Kolejne spływające zapotrzebowania odnotowujemy wybierając z menu podręcznego (F2) czynność Wprowadzenie zapotrzebowania na środki, lub z klawiatury Ctrl+Enter. Nie można wprowadzać zapotrzebowania do wniosku, do którego wprowadziliśmy już wartości w sposób standardowy. Przy wprowadzaniu konkretnej pozycji mamy możliwość wprowadzenia dłuższego tekstu. Domyślnie podpowiadany jest tam opis analityki wydatku (jeśli wprowadzono), ale w praktyce powinniśmy tam wpisać precyzyjnie o jakie zapotrzebowanie chodzi. Zbiorcze dane do wniosku w układzie R/P z poszczególnych pozycji zapotrzebowania program zlicza automatycznie Dostępne możliwości Przegląd wniosków W dolnej części ekranu, oprócz standardowych możliwości, warto zwrócić uwagę na możliwość podglądu wszystkich pozycji ze wszystkich wniosków (Ctrl+Space). Tradycyjnie warto przypomnieć o możliwości decydowania, które kolumny są wyświetlane (Ctrl+O), jaką mają szerokość czy w jakiej są kolejności. W górnej części ekranu: 1 Wybór dysponenta (kto wnioskował) 2 3 Pokazuje więcej informacji o wprowadzonym wniosku 24 Wybór wniosków z określonego roku (data wniosku) Pokazuje wartości z określonego roku. W praktyce różnice widać wyłącznie przy wnioskach z wartościami wpisanymi dla więcej niż jednego roku.

25 1 trzy ikonki powtarzające funkcje dostępne w menu podręcznym. Odpowiednio: zatwierdzenie, odrzucenie i zaksięgowanie wniosku. 2 zmiana poziomu informacji. Trzy przyciski przełączające poziom informacji powiązanych z wnioskiem. Poziom czerwony oznacza, że dane pochodzą wyłącznie z zapisów mających status zaksięgowane. Dotyczy to nie samych wniosków, ale powiązanych z nimi umów, faktur a w konsekwencji informacji o wolnych środkach. Poziom żółty oznacza, że program pokazuje w kolumnach umowy wartości również z umów nie oznaczonych jako zaksięgowane. Do kolumny faktury zliczane są wartości z wszystkich faktur zatwierdzonych przez osobę mającą uprawnienia do księgowania w SFINKSie. Poziom zielony to dane ze wszystkich dokumentów zgromadzonych w szafinie. W praktyce różnica może dotyczyć jedynie kolumny faktury. Dojdą faktury wprowadzone przez osoby nie mające uprawnień do SFINKSa. Wartości umów na poziomie zielonym i żółtym są identyczne. 3 zestaw ikonek ułatwiających szybkie ograniczenie przeglądu wniosków do interesujących nas pozycji. O ukryj odrzucone przycisk pozwala ukryć wnioski oznaczone jako odrzucone. Wniosek odrzucony to taki, którego wartości liczbowe nie biorą udziału w jakichkolwiek podsumowaniach, nie był zatwierdzony, ale chcemy pozostawić go w naszym rejestrze. Wnioski odrzucone pokazywane są zawsze czcionką przekreśloną. F ukryj zakończone pozwala schować wnioski oznaczone jako zakończone. Na pełnym przeglądzie takie wnioski są pokazywane na niebiesko. Przycisk, o którym warto pamiętać między innymi przy wykonywaniu druku z listą danych. Nie wykorzystane środki na wniosku zakończonym pokazywane są w tej samej kolumnie co wolne środki na wnioskach pozostających w realizacji. Druk lista (Ctrl+R) sumuje kolumny liczbowe, czyli zsumuje wolne środki ze środkami nie wykorzystanymi. A ukryj aneksowane zmiany wartości wniosków dokonuje się w formie aneksu (aneksów). Wniosek ma zawsze jedną wartość, czyli wartość ostatniego aneksu. Ten przycisk pozwala zadecydować czy chcemy oglądać historyczne zapisy czy tylko aktualnie obowiązujące. Przy pełnym przeglądzie wnioski aneksowane (czyli te, które już nie obowiązują bo były aneksowane) pokazywane są szarą pochyłą czcionką. Z ukryj zatwierdzone Pozwala ograniczyć przegląd do wniosków, które nie są jeszcze zatwierdzone, czyli wymagają podjęcia decyzji. Wnioski niezatwierdzone pokazywane są zawsze standardową czcionką. N ukryj niezatwierdzone Odwrotnie do poprzedniej ikonki, możemy ukryć wnioski niezatwierdzone. Pozostaną wówczas na przeglądzie wyłącznie wnioski już zatwierdzone, które na przeglądzie pokazywane są zawsze na zielono i pogrubioną czcionką. do zaksięgowania Ta ikonka to pomoc dla osób księgujących wnioski. Program próbuje zasugerować, które pozycje wymagają interwencji księgowej, czyli wymagają zaksięgowania. Będą to wnioski, które są zatwierdzone a nie są zaksięgowane lub są już zrealizowane, ale nie zrealizowano księgowania rozliczenia wniosku. 25

26 Menu podręczne przeglądu wniosków (F2) Zatwierdzenie (Shift+Z) czynność dostępna również z ikonki w lewej górnej części ekranu. W zależności od ustawień w tym miejscu nadajemy numer wniosku. Dane z wniosków zatwierdzonych są już widoczne w opcji budżet na poziomie żółtym. Oddzielną czynnością zatwierdzenie można, pod pewnymi warunkami, anulować. Wniosek zatwierdzony na przeglądzie pokazywany jest kolorem zielonym. Odrzucenie (Shift+O) wniosek niezatwierdzony można definitywnie skreślić (del). Możemy też wniosek odrzucić co oznacza, że pozostanie on w naszej bazie danych (będzie pokazywany przekreśloną czcionką), ale nie będzie uwzględniany na wydrukach. Anulowanie zatwierdzenia możliwe jest jedynie gdy wniosek nie został jeszcze zaksięgowany i gdy nie ma żadnych dokumentów (umowy/faktury) z nim powiązanych. Oznacz jako zrealizowany/niezrealizowany w zależności od tego na jakim wniosku aktualnie jesteśmy możemy go oznaczyć jako zrealizowany lub niezrealizowany. Zanim program oznaczy wniosek jako zrealizowany sprawdza czy są do niego przypisane niezakończone umowy. Jeżeli są, to nie pozwala na zakończenie wniosku, najpierw musimy oznaczyć umowy jako zrealizowane. Po tych kontrolach i potwierdzeniu naszej decyzji podajemy datę zakończenia realizacji wniosku i krótki tekst komentarza. Jeżeli na wniosku były wolne środki, to w opcji Szafin budżet po uruchomieniu przeliczenia zmniejszy nam się o tą kwotę zaangażowanie na poziomie żółtym i zielonym. Czyli wartość wolnych środków zostanie natychmiast powiększona o tą kwotę. Edycja zatwierdzonego wniosku to swoiste wyjście awaryjne służące do wprowadzania drobnych korekt w sytuacji gdy wniosek jest już oznaczony jako zrealizowany. Nie działa na aneksach do wniosku. Zezwalaj na większą wartość faktur zmienia wartość przełącznika przy wniosku, który decyduje o tym czy program zezwala na wprowadzenie faktury o wartości przekraczającej wartość wniosku. Przeliczenie wniosków (Ctrl+P) jest to czynność serwisowa o charakterze pomocniczym. Przelicza ponownie wartości wolnych środków itp. z dokumentów powiązanych z wnioskami. Wydruki Wydruk wniosku (Shift+D) wydruk prezentuje wszystkie dane związane z tym wnioskiem i powiązane z nim dokumenty. Wydruki Zestawienie danych z wniosku wydruk może zawierać bardzo różny układ danych, w zależności od ustawień przed jego uruchomieniem: 26

27 Przełącznik ma znaczenie dla wniosku, do którego wprowadzano zapotrzebowania na środki. W zależności od wyboru pokazane zostaną sumy paragrafów lub też pojedyncze pozycje. Wybór poziomu prezentowanych informacji. Bez zaznaczenia wydruk dotyczy wniosku, na którym jesteśmy. Po zaznaczeniu i wybraniu dat wydruk zbierze dane ze wszystkich wniosków z podanego zakresu. Dodatkowe ustawienia przydatne w większych instytucjach. Wydruk może pełnić rolę oficjalnego dokumentu, pod którym muszą podpisać się osoby decyzyjne. Samodzielnie możemy zdefiniować stopkę takiego wydruku. Wydruki Wydruk danych księgowych pozwala na wydrukowanie informacji o dokumentach księgowych związanych z wnioskiem. Można wydrukować listę dowodów, konkretne dekrety, wybrane konta, O wszystkim decydują ustawienia przed wydrukiem opisane przy analogicznym wydruku w rozdziale o umowach. Wydruki Wydruk miesięczny na wydatki założeniem tego wydruku jest dostarczenie informacji dla osób, które decydują o wydatkach na kolejny okres. Szczególnie cenny jest gdy na bieżąco rejestrujemy zapotrzebowania oraz wprowadzamy harmonogramy wydatków do umów. Dostajemy wówczas komplet informacji o spodziewanych i planowanych wydatkach na kolejny okres. Wydruk zbiera dane z bieżącego wniosku lub z wniosków zaznaczonych. W przypadku zaznaczenia Uwzględnić harmonogram do umów do kolumny zapotrzebowania dodawane są wartości z harmonogramów dotyczących miesiąca (również historyczne, czyli przypisane do faktur) niezależnie od tego czy są one pewne czy spodziewane. Kolumna 6 to ilość miesięcy do końca roku. Kolumna 7 limit, to wartość pozostałych środków podzielona na ilość pozostałych miesięcy. 27

28 Wydruk na podstawie szablonu (Ctrl+D) w tym miejscu pojawi się lista naszych własnych wydruków. Na początku jest ona pusta, ale warto zadbać o to, by lista była pełna! Program daje bardzo duże możliwości zdefiniowania własnych wydruków. Sposób definiowania takich wydruków został opisany w osobnym rozdziale Przygotowywanie szablonów wydruków. Kopiowanie wniosku (Shift+K) ułatwia dopisanie nowego wniosku jeżeli jest on podobny do wniosku, który już jest w naszym rejestrze. Ustawiamy się na wniosku i po wybraniu tej czynności pojawia się okno dopisywania nowego wniosku zapełnione informacjami z oryginału. Dopisanie aneksu rozpoczyna proces dopisywania aneksu do wniosku, na którym jesteśmy. Do aneksu przepisane są wszystkie dane z wniosku i korygujemy te, które uległy zmianie. Aneks jest traktowany tak jak wniosek, czyli musi być zatwierdzony do realizacji. Dopisanie wniosku archiwalnego czynność ta jest przeznaczona dla użytkowników, którzy nadają numer klasyfikatora w chwili zatwierdzania wniosku. Takie ustawienie w systemie sprawia kłopot w dopisywaniu wniosków już istniejących przed rozpoczęciem wdrażania Szafina. Dopisanie w ten sposób pozwala nam na ręczne wpisanie klasyfikatora (program sprawdzi jedynie jego unikalność) i wniosek natychmiast jest uznawany za zatwierdzony. Dopisanie zlecenia działa podobnie jak dopisanie wniosku archiwalnego (czyli możemy ręcznie wpisać klasyfikator), ale dopisana pozycja nie jest automatycznie uznawana za zatwierdzoną. Kasowanie wniosku wraz z księgowaniami (Ctrl+Del) ułatwia skasowanie całości danych związanych z wnioskiem. Kasowany jest nie tylko wniosek, ale również powiązany z nim dokument księgowy. Jeżeli dokument jest już w dzienniku to czynność nie zostanie wykonana. Wprowadzenie zapotrzebowania na środki (Ctrl+Enter) pozwala na dopisanie kolejnej pozycji zapotrzebowania. Schematy księgowania - daje dostęp do ustawień związanych ze sposobem księgowania na kontach. Sposób definiowania księgowania został omówiony w osobnym rozdziale. Przypisanie istniejącym dokumentom pozwala wstecznie powiązać wniosek z dokumentem w księgach. Jeżeli księgujemy wniosek w Szafinie to powiązanie takie jest pamiętane automatycznie i nie ma potrzeby ręcznego przypisywania. Brak takiego powiązania pozbawia nas części informacji na wydrukach związanych z wnioskiem, ale nie stanowi jakiejkolwiek przeszkody w korzystaniu z możliwości Szafina. Księgowanie wniosków (Ctrl+K) uruchamia księgowanie wniosku zgodnie ze zdefiniowanym schematem. Ta czynność, jak i pozostałe związane z księgowaniem działa na bieżącej pozycji lub na wszystkich zaznaczonych. Księgowanie rozliczenia wniosków uruchamia księgowanie rozliczenia wniosku. Działa tylko na wnioskach oznaczonych jako zrealizowane. Anulowanie księgowania nie tylko zmienia status dokumentu na niezaksięgowany, ale powiązany dokument z ksiąg jest przenoszony do dowodów niezbilansowanych. Działa jedynie wówczas, gdy powiązany dokument nie jest jeszcze zapisany do dziennika. 28

29 Anulowanie księgowania zrealizowanego wniosku analogicznie jak poprzednia funkcja, ale dotyczy wyłącznie księgowania związanego ze zrealizowaniem wniosku. Zaznaczenie jako zaksięgowane ustawia dla dokumentu (zaznaczonych dokumentów) znacznik zaksięgowane bez wykonywania księgowania. Zaznaczenie rozliczenia jako zaksięgowane analogicznie dla rozliczenia zakończonego wniosku. Księgowanie anulowanie zaznaczenia oznacza dokument(y) jako niezaksięgowany. Księgowanie rozliczenie anulowanie zaznaczenia analogicznie dla rozliczenia wniosku. 3.4 Umowy Jest to miejsce w systemie, w którym powinniśmy odnotować wszelkie zawarte i zawierane umowy. Umowę można powiązać z wnioskiem poprzez klasyfikator (czyli numer wniosku), ale możliwe jest również dopisanie umowy bez wniosku (przydatne szczególnie przy wprowadzaniu umów zawartych przed wdrożeniem Szafina a ciągle obowiązujących). Informacje gromadzone w tym miejscu służą przede wszystkim pilnowaniu środków. Mechanizmy zawarte w tej opcji pozwalają jednak na znacznie szersze wykorzystanie systemu. Z wielu możliwości warto zwrócić uwagę na kilka. Gromadzone są informacje nie tylko finansowe. Wszystkie dodatkowe informacje, w połączeniu z możliwościami programu (filtrowanie, szybkie filtrowanie, ustawianie kolumn, druk lista,...) stwarzają dodatkowe możliwości w niestandardowych sytuacjach. Ewidencja zdarzeń do umów. Z umowy wynika czasem konieczność wykonania pewnych czynności. Ten rejestr i wydruk lista zdarzeń to znaczna pomoc w tych sytuacjach. Harmonogramy do umów. Możliwość odnotowania planu przyszłych wydatków co znakomicie ułatwia planowanie środków na poszczególne okresy. Załączniki. To możliwość powiązania naszego wpisu z elektroniczną wersją dokumentu (na przykład umowa w pliku PDF). W ten sposób dostęp do treści umowy może mieć każdy kto ma dostęp do Szafina. Nie trzeba robić kilku kopii umowy i przechowywać jej w kilku miejscach jednocześnie. 29

30 3.4.1 Dopisanie umowy Nasz własny słownik trybów zawierania umów. Baza kontrahentów jest wspólna ze SFINKSem. Możliwość dopisania nowej firmy zależy od nadanych uprawnień. Miejsce na dodatkowe komentarze do umowy. Źródło finansowania (kod CPV) może być przy konkretnej pozycji inne niż w nagłówku umowy. Wartość umowy w euro program oblicza sam na podstawie daty umowy i obowiązującego w tym dniu urzędowego kursu. O ile dopisanie dysponenta (w małych instytucjach wystarczy posługiwać się cały czas jednym), czy źródła finansowania jest koniecznie, to część informacji ma charakter fakultatywny. Nie musimy wypełniać informacji, które są nam zbędne. Nie wszyscy, na przykład, uczestniczą w projektach, zatem wypełnianie informacji Rodzaj środków jest zupełnie zbędne Dostępne możliwości Przegląd umów Na przeglądzie umów możemy zobaczyć kwotę umowy a w sąsiedniej kolumnie wartość realizacji umowy (otrzymane już faktury) i kwotę pozostałą do jej pełnej realizacji. Z uwagi na dużą ilość danych związanych z umowami, warto ponownie przypomnieć o standardowych możliwościach programu jak ustawianie kolumn, filtrowanie czy druk lista. Przejście na przegląd harmonogramów do umów. Wybór roku daty umowy. Wybór dysponenta. Pokazuje/ukrywa, umowy zakończone. 30 Ogranicza dane liczbowe wyłącznie do wybranego roku (istotne gdy w umowach wprowadzone są dane z więcej niż jednego roku).

31 Menu podręczne przy przeglądzie umów (F2) Oznacz jako zrealizowana/niezrealizowana umowy niezrealizowane możemy oznaczyć jako zrealizowane a zrealizowane jako niezrealizowane. Umowy zrealizowane pokazywane są kolorem niebieskim. Do umów oznaczonych jako zrealizowane nie możemy już przypisać faktur. Przy zaznaczaniu umowy jako zrealizowana program ostrzega, gdy na umowie są jeszcze środki. Po potwierdzeniu decyzji podajemy datę oraz krótki tekst komentarza. Oznaczenie umowy jako zrealizowana ma wpływ na informacje w innych opcjach programu. Jeżeli umowa była powiązana z wnioskiem i nie wszystkie środki zostały na niej wykorzystane, to na przeglądzie wniosków, po uruchomieniu przeliczenia (Ctrl+P), skorygowane zostaną watości w kolumnach z wolnymi środkami i wartością umów. Nie zmieni się wartość zaangażowania w opcji Szafin budżet, bowiem zaangażowane są środki z wniosku o wydatek. Zamknięcie umowy zwolniło jedynie środki na umowie. Jeżeli umowa nie była powiązana z wnioskiem i pozostały na niej środki, to zmiany będą widoczne wprost w opcji Szafin budżet (po uruchomieniu przeliczenia). Przeliczenie umów Ctrl+P nie w każdej sytuacji wartości kolumn zrealizowano/pozostało są wyliczane na bieżąco. Dotyczy to głównie sytuacji gdy poprawiamy wartości na już wprowadzonej fakturze. Ta czynność przelicza wszystko od podstaw. Dopisanie aneksu aneks wymaga wprowadzenia daty. Wartości liczbowe są przepisane z umowy (lub poprzedniego aneksu) i wystarczy zmienić pozycje, które uległy zmianie w wyniku aneksu, pozostawiając pozostałe bez zmian. Aneks natychmiast staje się bieżącym stanem umowy! Poprzednie wartości pamiętane są jedynie historycznie i nie zobaczymy ich na przeglądzie umów. Ilości wprowadzanych aneksów program w żaden sposób nie ogranicza. Kasowanie ostatniego aneksu po potwierdzeniu, przywracana jest wartość umowy sprzed ostatniego aneksu. Aneksy pozwala na przegląd całej historii umowy od jej pierwotnej wersji przez wszystkie kolejne aneksy. Jedynie przy bieżącej wersji umowy wypełnione są kolumny informujące o zrealizowanych i pozostałych środkach. Dopisanie umowy bez wniosku pozwala na dopisanie umowy bez wiązania jej z klasyfikatorem, czyli z numerem zatwierdzonego wcześniej wniosku. Wydruki Wydruk umowy (Shift+D) zbiera informacje związane z umową. Oprócz informacji opisowych, pokazuje zestawienie środków zapisanych w umowie i realizowanych w rozbiciu budżetowym oraz listę wszystkich faktur. Wydruki Wydruk danych księgowych prezentuje informacje o powiązanych z umową dowodach księgowych. Przed samym wydrukiem możemy wpłynąć na jego zawartość. 31

32 Jeżeli na dowodach księgowych były pozycje nie związane z tą umową, to dzięki tym przełącznikom możemy je ewentualnie pominąć na wydruku. Po zaznaczeniu, wydruk będzie zawierał wyłącznie listę dowodów księgowych. Pokaże tabelę z kontami, oraz ich łącznymi obrotami wynikającymi z drukowanych dokumentów. Możliwość ograniczenia wydruku jedynie do określonych zespołów kont i stron zapisów. Bez tego zaznaczenia drukowane są wszystkie konta z dowodów. Decydujemy o kolejności drukowania dokumentów. Wydruki Lista zdarzeń Wydruk dotyczy wszystkich umów, bez względu na aktualne ustawienia przeglądu. Na wydruku prezentowane są zarejestrowane przy umowach zdarzenia. Przed wydrukiem mamy do dyspozycji ustawienia: Takie ustawienie oznacza, że pominięte zostaną zdarzenia oznaczone jako zakończone. W tym przykładzie poprosiliśmy o wydruk zdarzeń z maja W efekcie otrzymujemy wydruk, który może pełnić rolę sprawy do załatwienia w maju. Wydruki Podsumowanie kontrahentami Założeniem wydruku jest prezentacja łącznych obrotów (sumy zawartych umów) z kontrahentami. Program przetwarza wyłącznie dane aktualnie prezentowane! Czyli jeżeli wyświetlamy jedynie umowy z roku 2010, to pominięte są wszystkie inne wpisy itp. 32

33 Samodzielnie nadajemy tytuł wydruku Na wydruku pojawi się tyle kolumn z wartościami, ile wybierzemy w tym miejscu. Wydruki Podsumowanie programami Programy, to inaczej rodzaj środków, który możemy (ale nie musimy!) przypisać do wprowadzanych pozycji. Dla użytkowników, dla których jest to istotne, to znakomite zestawienie prezentujące wartość umów zawartych w związku z ich realizacją. Dane są zbierane ze wszystkich wyświetlanych umów. Wydruki Podsumowanie kodami CPV wydruk prezentuje sumy w układzie kodów CPV z wszystkich umów prezentowanych na aktualnym przeglądzie. Przed wydrukiem możemy ustawić jego tytuł, oraz zadecydować czy chcemy prezentować sumy cząstkowe zgodnie ze strukturą kodów CPV. Wydruki Harmonogram wydatków dziennych, Miesięczne podsumowanie harmonogramu, Budżetowe podsumowanie harmonogramu wydruki związane z harmonogramami, omówione w następnym rozdziale. Schematy księgowania daje dostęp do ustawień związanych ze sposobem księgowania na kontach. Sposób definiowania księgowania został omówiony w osobnym rozdziale. Księgowanie. grupa funkcji związanych z księgowaniem działa identycznie jak analogiczne funkcje przy wnioskach o wydatek. Funkcje te opisane są w rozdziale o wnioskach. Ewidencja zdarzeń dostęp do własnego rejestru zdarzeń związanych z tą umową. Przeznaczeniem tego rejestru jest pamiętanie o istotnych czynnościach wynikających z umowy. Dopisując podajemy datę, opis skrócony oraz ewentualnie nieco dłuższy komentarz. Zdarzenie możemy również oznaczyć jako zakończone. Status ten może być wykorzystany przy uruchamianiu wydruku zdarzeń. Można na nim pominąć zdarzenia już zakończone, czyli po prostu załatwione już sprawy. Kopiowanie dokumentu (Shift+K) przyspiesza dopisanie nowej umowy podobnej do tej, którą aktualnie przeglądamy. Dopisywana jest nowa umowa z zawartością identyczną jak oryginalna. Harmonogram (Ctrl+H) pozwala na przejście do harmonogramu wydatków związanych z tą umową. Szerzej omówione w następnym rozdziale. Załączniki (Ctrl+A) daje możliwość powiązania umowy z plikami. W oknie z załącznikami do umowy dopisanie polega na wskazaniu pliku w naszym komputerze lub/i sieci. Dzięki temu 33

34 wystarczy wszelkie istotne dokumenty związane z umową zeskanować i przypisać do umowy a wszyscy mający dostęp do Szafina będą mieli dostęp do ich treści bezpośrednio z rejestru umów. Lista dokumentów (plików) związanych z umową. Podgląd uruchamia zewnętrzny program (na przykład Adobe Reader) do przeglądania plików danego typu Harmonogramy Wprowadzając umowy, wprowadzaliśmy również informacje finansowe czyli kwoty środków na dany rok (lata). Te ważne informacje nie dają jednak odpowiedzi na pytanie ile środków potrzebujemy w marcu, kwietniu i tak dalej. Opcja harmonogramy pozwala na rozbicie kwoty umowy na poszczególne terminy płatności. Drugi ważny obszar obsługiwany przez tą opcję, to możliwość rejestracji wydatków, które dopiero planujemy. Dotyczy do szczególnie mediów. Wiemy, że za wodę trzeba zapłacić w marcu i maju, ale nie znamy jeszcze kwoty. Właśnie z tych powodów, każda pozycja wprowadzana do harmonogramów, może być oznaczona jako pewna lub spodziewana. Jako pewną oznaczymy na przykład kwotę, którą zgodnie z umową będziemy musieli zapłacić w lipcu firmie PCBEST, czy też kwotę stałą wynikającą z umowy z operatorem telefonii komórkowej czy zakładami energetycznymi. Środki musimy jednak planować. Zaplanowaną kwotę na rozmowy telefoniczne, wodę, prąd itp. odnotujemy przy umowach z konkretnymi terminami jako spodziewane. Odnotowano w systemie, że 15go lipca spodziewamy się wydatku 370 zł. 34

35 Co wynika z ewidencji harmonogramów? Systematycznie i rzetelnie odnotowując plan wydatków (zarówno pewnych jak i spodziewanych) uzyskujemy bardzo mocne narzędzie do analizy czekających nas wydatków. Warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych możliwości wykorzystania tej ewidencji. 1. W opcji Wnioski F2 Wydruki Wydruk miesięczny na wydatki jest przełącznik Uwzględnić harmonogramy do umów. Przy tym przełączniku w kolumnie tego wydruku Zapotrzebowanie pojawią się również kwoty zarejestrowane w harmonogramach z datą wybranego miesiąca. Dodane zostaną wszystkie pozycje niezależnie od ich oznaczenia. Jeżeli w opcji wnioski, rejestrujemy również zapotrzebowania na wydatki, w opcji umowy wprowadzamy harmonogramy, to wydruk ten podaje nam kompletne i rzetelne informacje o środkach jakie potrzebujemy na kolejny miesiąc. Będą tam wartości wynikające z umów, wartości planowane (spodziewane wydatki wynikające z umów), koncert życzeń w postaci zapotrzebowań składanych na bieżąco w dziale logistyki/ogólnym jak i inne wnioski, które zaznaczymy przed wydrukiem. 2. Harmonogram wydatków dziennych. Wydruk pokazuje dzienne sumy i całkowite podsumowanie wydatków pewnych i spodziewanych przypadających na poszczególne dni w wybranym zakresie dat. Samodzielnie możemy również zmienić tytuł tego zestawienia. 3. Miesięczne podsumowanie harmonogramu. Ten wydruk prezentuje umowy, oraz łączne wartości wydatków pewnych i spodziewanych w wybranym miesiącu. Prezentowane są wyłącznie te umowy, które mają wprowadzony harmonogram. 35

36 4. Budżetowe podsumowanie harmonogramu. Na tym wydruku prezentowane są sumy dla wybranego miesiąca w układzie budżetu tradycyjnego (rozdziały/paragrafy). Wartości pochodzą wyłącznie z harmonogramów, oraz (jeżeli tak zadecydujemy przed wydrukiem) z informacji wprowadzanych jako zapotrzebowanie we wnioskach Obsługa opcji harmonogramy Dopisanie harmonogramu Dopisanie harmonogramu odbywa się poprzez wybranie opcji Harmonogramy z menu podręcznego (F2), lub z klawiatury Ctrl+H. Pozycje harmonogramu dopisujemy wprowadzając datę oraz zaznaczając czy jest to wydatek pewny czy spodziewany. Jeżeli z wprowadzonych kwot w umowie będą wynikały regularnie otrzymywane faktury, to możemy skorzystać (F2) z opcji Harmonogram wydatków pewnych na rok. Wystarczy wówczas podać ilu faktur się spodziewamy, co jaki okres i kiedy ma nastąpić płatność za kolejne faktury. Taki wpis spowoduje podzielenie kwoty wpisanej przy umowie na rok 2011 na cztery terminy: 14 stycznia, 15 kwietnia, 15 lipca i 14 października. Program stara się kontrolować wprowadzane dane. Zostaniemy ostrzeżeni, w razie niezgodności harmonogramu z kwotami na umowie. W menu podręcznym (F2) mamy do dyspozycji raport porównania harmonogramu z umową. Łączenie faktur z harmonogramem Przy dopisywaniu faktur mamy możliwość wiązania ich z umową. Po wprowadzeniu faktury musimy ją połączyć z harmonogramem. Wybieramy podgląd harmonogramu (F2 lub Ctrl+H). Program pokaże wszystkie nie powiązane jeszcze z dokumentami pozycje z miesiąca zgodnego z terminem płatności wprowadzanej faktury (Ctrl+spacja przełączy nas na przegląd wszystkich pozycji) i zostaną one już zaznaczone. Nie muszą one mieć identycznych kwot jak na fakturze, kwota na fakturze może być przecież inna od wcześniej zaplanowanej. 36

37 Jeżeli jest takie uzasadnienie to zaznaczenie możemy samodzielnie zmienić zgodnie z bieżącą sytuacją. Jeżeli kwota na fakturze jest inna niż ta w naszym planie (harmonogramie), to nie ma potrzeby zmieniać kwot na harmonogramie. Kwoty z harmonogramu były nam potrzebne jedynie do czasu gdy nie było jeszcze dokumentu od dostawcy (faktury). Przegląd harmonogramów Możemy oglądać harmonogram do konkretnej umowy tam, gdzie go dopisywaliśmy. Na przeglądzie umów mamy możliwość przełączenia się na przegląd harmonogramów. Powrót to przeglądu umów. Wybór Rozdziału/Par. Domyślnie program pokazuje pozycje powiązane z umową, na której staliśmy. Ten przełącznik pokazuje pozycje ze wszystkich umów. Przyciski ukrywające/odkrywające pozycje harmonogramu. Od lewej: pewne/spodziewane/archiwalne (czyli powiązane już z fakturą). 37

38 3.5 Faktury Nazwa opcji nie oznacza, że wprowadzamy tutaj jedynie faktury. Wprowadzamy po prostu wszystkie dokumenty związane z ponoszonymi wydatkami. Najczęstszym przykładem są oczywiście faktury i stąd taka nazwa opcji w programie. Nie ma potrzeby wprowadzania w Szafinie na przykład list płac. To w efekcie niczego specjalnego nam nie daje. Ale oczywiście można wprowadzać tutaj i listy płac, jeżeli uznamy to z jakichś powodów za potrzebne. Główną ideę tej opcji możemy sprowadzić do dwóch punktów: Przyspieszenie obiegu informacji. Faktura może być odnotowana natychmiast w momencie jej otrzymania. Co ważne, informacje z faktury pojawią się przy wnioskach, jak i w opcji Szafin budżet. Zatem wszyscy zainteresowani zauważą zmianę w kosztach, wolnych środkach itp., mimo, że faktura ciągle znajduje się daleko od księgowości. Narzędzie przydatne nie tylko księgowym. Ilość i rodzaj przetwarzanych informacji powodują, że komórki merytoryczne (wydział logistyki/ogólny/...) znajdą tam możliwości właśnie im potrzebne, a praktycznie bezużyteczne dla księgowości. Rejestr zawieranych umów, kontrola obrotów z kontrahentami, trybu zamówień, plan (harmonogram) wydatków, czynności merytoryczne związane z umowami, zapotrzebowanie na zakupy z poszczególnych komórek i wiele innych informacji. Sens Szafina polega na tym, by prowadzić we wspólnej bazie danych wszelkie rejestry związane z finansami. To jedyna metoda by mieć zawsze dostępne spójne dane bez konieczności regularnego porównywania i uzgadniania rejestrów prowadzonych w poszczególnych komórkach Dopisywanie faktur Dopisywać możemy nie tylko faktury. Określenie w menu programu jest pewnym uproszczeniem, określeniem odpowiadającym typowej sytuacji. Możemy dopisywać wszelkie inne dokumenty, szczególnie te związane z wnioskiem lub/i umową. Wybierając dopisanie faktury decydujemy się automatycznie na powiązanie dokumentu z kontrahentem, ale nie musi to być dokument powiązany z wnioskiem/umową. Dopisywać możemy również dokumenty nie związane z kontrahentami (na przykład delegacje). Do tego służy czynność dopisanie innych obciążeń. Wprowadzając fakturę należy wybrać wniosek (umowę), z którą jest ona powiązana. Wiele informacji automatycznie zostanie uzupełnionych. Nie jest obowiązkowe wypełnianie informacji tryb, czyli o sposobie dokonania zakupu. Konieczne jest wprowadzenie numeru faktury. Jeżeli faktura jest powiązana z umową, a do umowy wprowadzono harmonogram, to po wprowadzeniu danych liczbowych koniecznie wybieramy (F2, lub Ctrl+H) czynność Powiązanie z harmonogramem. Tylko tak zabezpieczymy sobie prawidłowość danych o planowanych wydatkach i ich realizacji. Po wprowadzeniu faktury jest również możliwość jej wydrukowania (F2-wydruk faktury lub Ctrl+R). Tam też (F2) znajdziemy możliwość skorygowania kwoty euro, jeżeli wyliczona przez system z jakichś powodów nie jest dla nas właściwa. 38

39 Znak informujący o uprawnieniach użytkownika czyli o tym na jakim poziomie wprowadzana jest faktura (żółty/zielony) Kwota brutto zliczana jest automatycznie z pojedynczych pozycji. Kwotę netto wprowadzamy dla całej faktury. Kontrola polega jedynie na ostrzeżeniu gdy kwota netto jest większa od kwoty brutto/1,23. Po wprowadzeniu kwoty netto, kwota w euro liczona jest automatycznie na podstawie daty faktury i kursu określonego przez Prezesa RM na ten okres. Warto zwrócić uwagę, że na przeglądzie faktur mamy wśród licznych możliwości również przełącznik Ctrl+spacja-pozycje. W ten sposób mamy ułatwiony dostęp do wszystkich pozycji ze wszystkich faktur jednocześnie Menu podręczne przy przeglądzie faktur (F2) Zmień znacznik braku oryginału (Shift+B) zdarza się, szczególnie pod koniec roku, że wykonujemy działania na podstawie dokumentu przysłanego faksem czy pocztą elektroniczną. Zaznaczenie brak oryginału powoduje, że taka pozycja w rejestrze faktur pokazywana jest kolorem czerwonym (pod warunkiem, że została już zatwierdzona w księgowości), a w kolumnie Brak oryg. widoczny jest wykrzyknik. W ten sposób program przypomina nam, że jest coś nie załatwionego w związku z tą fakturą. Powtórne wybranie tej funkcji (Shift+B lub F2...) cofa ten status i faktura jest już pokazywana w sposób standardowy. Schematy księgowania opisane w osobnym rozdziale. Przypisanie istniejącym dokumentom pozwala wstecznie powiązać fakturę z dokumentem w księgach. Jeżeli księgujemy fakturę w Szafinie (zalecamy!), to powiązanie takie jest pamiętane automatycznie i nie ma potrzeby ręcznego przypisywania. 39

40 Wydruki Wydruk danych księgowych pozwala na wydrukowanie informacji o dokumentach księgowych związanych z fakturą. Można wydrukować listę dowodów, konkretne dekrety, wybrane konta, O wszystkim decydują ustawienia przed wydrukiem opisane przy analogicznym wydruku w rozdziale o umowach. Wydruki Wydruk rejestru faktur niezależnie od sposobu aktualnego ustawienia przeglądu wydruk wygląda zawsze identycznie i zawsze zawiera pozycje w kolejności Lp i tylko te pozycje, które mają nadaną liczbę porządkową. Wydruki Wydruk Dod. klasyf. to zestawienie dla tych, którzy używają dodatkowej klasyfikacji przy wprowadzaniu danych. Decyduje o tym przełącznik w administracji Szafina, tam też można zmienić określenia Dod.klasyf. na dowolne inne. Przed wydrukiem pytani jesteśmy o zakres dat, oraz o to jaka data ma być podstawą do zaliczenia dokumentów do zakresu. Wydruk sumuje wszystkie pozycje przypisane do słownika klasyfikacji dodatkowej z aktualnie ustawionego przeglądu. W rezultacie otrzymujemy gotowe podsumowanie wg naszej dodatkowej klasyfikacji: Wydruki Lista otrzymanych faktur wydruk ma na celu zaprezentowanie listy faktur, które otrzymaliśmy określonego dnia. O datę wpływu jesteśmy pytani przed wydrukiem, a podpowiadana jest data z pozycji na której jesteśmy. 40

41 Wydruki Lista zaznaczonych faktur wydruk zbliżony do poprzedniego. Zasadnicza różnica polega na tym, iż drukowane są pozycje przez nas zaznaczone (w dowolny sposób). Wydruki Podsumowanie kontrahentami intencją wydruku jest pokazanie wybranych sum dla poszczególnych kontrahentów. Uwzględniane są tylko aktualnie wyświetlane pozycje. Możemy ograniczyć zestawienie do firm o określonych obrotach. Sami decydujemy o drukowanych kolumnach 41

42 Wydruki Podsumowanie programami ten wydruk pokazuje sumy według programów, czyli informacji wprowadzanych jako rodzaj środków przy poszczególnych pozycjach faktur. Przy pozycjach wprowadzane są jedynie wartości brutto, zatem i wydruk pokazuje kwoty brutto. Wydruki Podsumowanie kodami CPV wydruk analogiczny do poprzedniego, ale pokazuje sumy kodami CPV. Przed wydrukiem możemy również zażądać pokazania sum pośrednich: Terminologia zgodna ze strukturą kodów CPV. Księgowanie Księgowanie faktur (Ctrl+K) uruchamia księgowanie dokumentu zgodnie ze zdefiniowanym schematem. Księgowanie Podgląd dowodu (Ctrl+V) pozwala obejrzeć dokument księgowy, którym fakturę zaksięgowano. Księgowanie Anulowanie księgowania zmienia status dokumentu w tym rejestrze na niezaksięgowany i jednocześnie powiązany dokument księgowy przenoszony jest z ksiąg do dowodów niezbilansowanych. Czynność nie zostanie wykonana, jeżeli dokument jest już zapisany do dziennika. Księgowanie Zaznaczenie jako zaksięgowane bieżącą pozycję (lub zaznaczone) oznacza jako zaksięgowana bez wykonywania księgowania. Księgowanie Księgowanie anulowanie zaznaczenia działa odwrotnie po poprzedniej czynności. Zmień status na żółte wybrane faktury (lub bieżącą) oznacza jako żółte, czyli zaakceptowane przez osobę z uprawnieniami do księgowania. Zmień status na zielone wybrane faktury (lub bieżącą) oznacza jako zielone, czyli nie zaakceptowane jeszcze przez osobę z uprawnieniami do księgowania. Przeliczenie LP dla faktur (Shift+L) po uruchomieniu tej czynności na nowo przeliczona zostanie liczba porządkowa. Program uwzględnia jedynie aktualnie wyświetlane pozycje i numeruje je według aktualnej kolejności wyświetlania. Kopiowanie dokumentu (Shift+K) ułatwia dopisywanie kolejnej faktury od tego samego kontrahenta. Po wywołaniu tej czynności program dopisuje nową pozycję, do której przepisane są wszystkie informacje z faktury, na której czynność wywołano. Dzięki tej czynności, po otrzymaniu kolejnej faktury od kontrahenta, wystarczy odnaleźć poprzednią i wywołać kopiowanie. Zdecydowana większość danych jest zwykle taka sama. Dopisanie innych obciążeń (Ctrl+Enter) pozwala dopisać dokumenty z inną strukturą informacji niż faktury. Najważniejsza różnica polega na nie wiązaniu dokumentu z kontrahentem. 42

43 3.6 Słowniki Budżet zadaniowy We wszystkich miejscach programu, w których wprowadzane są kody budżetu zadaniowego program wymaga by był to kod występujący w tym właśnie słowniku. Słownik, tak jak i struktura BZ, jest podzielony na funkcje, zadania, podzadania i działania. Słownik jest dostarczony przez PCBEST zgodnie z aktualną ustawą budżetową. Po stronie użytkownika pozostaje jedynie wprowadzenie kodów działań. Jest to słownik związany z rokiem. Oznacza to, że na każdym roku może być inny. W momencie otwierania nowego roku w SFINKSie słownik będzie zawierał pozycje z poprzedniego roku, ale będą to słowniki całkowicie niezależne. Warto również zwrócić uwagę na możliwość (F2) oznaczania pozycji (jednej lub wszystkich zaznaczonych) w słowniku jako niestosowane. Podczas korzystania ze słownika program będzie pokazywał jedynie te oznaczone jako stosowane, czyli na początku domyślnie wszystkie Analityka wydatków Jest to słownik analityki wydatków. Możliwe są tutaj dwa warianty jego stosowania Wydatki związane z paragrafami Jest to rozwiązanie zdecydowanie najczęściej spotykane w praktyce. Oznacza to, że paragrafy są podzielone na analityki wydatków (każdy paragraf niezależnie, czyli 001 na paragrafie 427 oznacza zupełnie co innego niż 001 na paragrafie 430 itp.). Słownika nie musimy wprowadzać, a jedynie jednorazowo odczytujemy go z planu kont. W tym celu należy wybrać czynność F2 odczytaj analityki z kont i wskazać konto, którego analityka nam odpowiada (130 lub 4). Jeżeli paragrafy są na wielu kontach (zespół 4), to czynność powtarzamy kilkakrotnie. W przyszłości czynność tą będziemy powtarzać jedynie wówczas, gdy zmieni się analityka w planie kont. Jeżeli tak właśnie chcemy pracować, musimy sprawdzić ustawienia Szafin Administracja: Jeżeli chcemy by analityka wydatków była ściśle związana z analityką w planie kont to w tym miejscu niczego nie zaznaczamy. 43

44 Słownik analityk bez paragrafów Takie rozwiązanie oznacza stosowanie analityki globalnej. Oznaczenie analityki na wszystkich kontach oznacza dokładnie to samo. Jeżeli tak chcemy pracować, to zaczynamy od ustawienia Szafin Administracja: Przy takim zaznaczeniu analityka jest niezależna od paragrafów. Stosowanie globalnej analityki do wydatków wymaga dokonania pewnych ustawień. Musimy określić strukturę analityki, nawet jeżeli jest ona prosta i nie zawiera dodatkowych podziałów. Potrzebne nam czynności są w funkcjach dodatkowych (F2). Sekcje Już po instalacji programu znajdziemy tutaj kilka propozycji. Możemy dopisać dowolne własne określając kod sekcji, nazwę oraz ilość znaków w analityce przeznaczonej na sekcję. Struktura analityki 44

45 Tutaj modelujemy w którym miejscu naszej analityki wydatków jaką mamy informację. W najprostszym wariancie można wprowadzić jedną sekcję, co będzie oznaczać numer bez dodatkowych podziałów. W większych jednostkach analityka może być, i najczęściej jest, źródłem dodatkowej informacji związanych z klasyfikacją inną od klasyfikacji budżetowej. Wróćmy również uwagę, że przy administracji mamy też przełącznik wymuszaj wprowadzanie wszystkich sekcji. Jeżeli go zaznaczymy, to wszystkie analityki będą musiały mieć zawsze pełną długość zgodnie z ustawioną strukturą Dysponenci W słowniku tym wprowadza się najczęściej komórki organizacyjne, które mają wydzielony budżet, lub odpowiadają za określone wydatki. W konsekwencji wszystkie informacje poczynając od planów, przez wnioski i umowy, aż po faktury, mogą być dzielone na dysponentów. W uprawnieniach ustawianych dla użytkowników można również określić dostęp do danych wyłącznie dla wybranego dysponenta. Taka osoba we wszystkich opcjach szafina będzie miała dostęp wyłącznie do danych związanych z przypisanym jej dysponentem. W niedużych jednostkach często nie dzieli się wydatków na dysponentów. Wówczas należy zostawić w słowniku jednego dysponenta (na przykład DG dysponent główny ). Szafin wymaga wpisywania dysponenta, nawet jeżeli jest tylko jeden Grupy dysponentów Słownik grup dysponentów to już definitywnie opcja przeznaczona dla dużych instytucji. Pozwala on łączyć dysponentów w grupy (na przykład większe wydziały, piony, oddziały zamiejscowe etc). Informacja ta może być wykorzystana przy wydruku Zestawienie danych z wniosku Mapa alokacji wydatków Słownik ten ma ułatwić wdrażanie budżetu zadaniowego. Praktyka pokazuje, że jednostki często otrzymują informacje o zasadach podziału środków na zadania późno. Powstaje wówczas problem jak uzupełnić wstecznie informacje o BZ na dokumentach, które są już w księgach (zapisane do dziennika). Jedną z metod jest użycie tego słownika. W słowniku są następujące informacje: rozdział, paragraf, kod działania. Po uzupełnieniu słownika wystarczy z menu podręcznego (F2) wybrać czynność "Uzupełnij puste kody BZ zgodnie z mapą alokacji" a kody BZ zostaną uzupełnione przy właściwych kontach (ustawienie właściwości konta w opcji Plan Kont zawiera cechy związane z budżetem zadaniowym) we wszystkich dokumentach. Program uzupełnia BZ tylko tam gdzie go do tej pory nie było! Zatem spokojnie można opcję uruchomić, nawet jeżeli coś już wcześniej było wprowadzone lub gdy uzupełniliśmy jeszcze nasz słownik. 45

46 3.6.6 Schematy alokacji środków wg działań Słownik ten służy opisaniu sposobów powiązania zapisów budżetu tradycyjnego z zadaniowym2. Właściwe wykorzystanie tego słownika radykalnie skraca czas wprowadzania danych. Opis tekstowy (w przypadku schematu okresowego będzie treścią operacji w tworzonym dekrecie) Możemy zdefiniować więcej schematów dla tego samego rozdziału i paragrafu. Zaznaczamy, gdy chcemy by schemat był egzekwowany nie na bieżąco (w każdym dokumencie) ale okresowo (na przykład na koniec miesiąca) Dla którego rozdziału i paragrafu obowiązuje ten schemat Szczegółowe ustawienia dla schematu okresowego Decydujemy, czy w Szafinie pozycje mają być rozbijane zgodnie ze schematem (nie dotyczy schematów okresowych, które nie są realizowane w Szafinie) Działanie schematu możemy ograniczyć do określonych kont. W tym miejscu można wprowadzić konto lub jego maskę (np. 40**75009?, co oznacza wszystkie czwórki, które mają na 5tym znaku symbolu) Dodatkowe opcje dla schematów. Szczegółowy rozdzielnik kwoty podstawowej Warto zwrócić uwagę na możliwość kopiowania schematów (F2). Każdy identyczny, czy podobny schemat, musimy wprowadzić ale nie musimy dzięki tej funkcji robić tego całkowicie od początku. 2 46

47 Księgowanie wg działań na bieżąco Schemat nie oznaczony jako okresowy będzie egzekwowany na bieżąco. Dla każdego wprowadzonego dekretu (lub pozycji w Szafinie) program będzie szukał schematu. Jeżeli go znajdzie to natychmiast go zrealizuje. Przykład: Po wprowadzeniu konta 401 program sam odnalazł i wpisał zdefiniowany schemat Po zapisaniu tej pozycji program natychmiast rozbija ją na pojedyncze dekrety na BZ zgodnie ze zdefiniowanym schematem. Jeżeli dla tego samego rozdziału i paragrafu zdefiniowano więcej niż jeden schemat, to po wprowadzeniu konta program natychmiast poprosi o wybór właściwego: 47

48 Księgowanie okresowe Schematy zdefiniowane jako okresowe nie są realizowane na bieżąco ale okresowo, czyli na koniec miesiąca. Do tego celu przygotowana jest specjalna opcja Rejestracja danych Edytor dokumentów Rozliczenie budżetu zadaniowego. Po jej wybraniu program automatycznie przygotuje dokument rozliczający schematy okresowe. Najważniejsze przy definiowaniu schematów okresowych jest określenie miejsca gdzie będziemy zbierać kwoty na bieżąco. Możliwe są dwie metody. Księgowanie okresowe kod działania Jest to najbardziej efektywny wariant, w którym nie mnożymy kont, minimalizujemy ilość dekretów, gwarantując jednocześnie pełny przekrój danych. Należy do słownika BZ dopisać kod działania techniczny, który będzie wpisywany w bieżących dekretach (na przykład ). Ten kod wpisujemy w schemacie okresowym: Wszystkie bieżące dekrety nie będą rozbijane na poszczególne kwoty. Będzie do nich wpisywany nasz techniczny kod działania wprowadzony w definicji schematu. Na koniec okresu uruchomimy Rozliczenie budżetu zadaniowego i program przygotuje dokument: Widać, że w przygotowanym dokumencie program zachowuje czystość obrotów. Czerwonym zapisem zdejmuje zebraną na kodzie technicznym ( ) kwotę i rozdziela ją na poszczególne kody działań zgodnie z naszą definicją schematu. Należy zwrócić uwagę, że w treść dekretu program wpisał nazwę naszego schematu. 48

49 Księgowanie okresowe konto W tej metodzie kwoty są zbierane w trakcie okresu na konkretnym koncie analitycznym. Wpisujemy już nie kody działania, ale konta na które będziemy przeksięgowywać. Muszą to być konta analityczne. W tym przykładzie naszą zbiornicą kwot do okresowego przeksięgowania na działania jest konto (musi to być konto analityczne). Sposób wyksięgowania Działanie schematu możemy ograniczyć do określonych kont. W tym miejscu można wprowadzić konto lub jego maskę (np. 40**75009?, co oznacza wszystkie czwórki, które mają na 5tym znaku symbolu) Informacja o kodzie działania jest opcjonalna (można wprowadzić, jeżeli konta na które rozliczamy nie mają kodu działania w symbolu a w trzecim wymiarze ). W podanym przykładzie (konto jest zupełnie przypadkowe, podane jedynie dla zilustrowania sposobu działania programu!) wartości do rozliczenia paragrafu 421 na rozdziale zbierane będą na koncie

50 Dekretacja będzie wówczas wyglądała następująco: Czyli system automatycznie dopisuje dekret na konto zbierające po tej samej stronie co zapis podstawowy. W rezultacie takiej definicji schematu okresowego, dokument w opcji Rozliczenie budżetu zadaniowego spowoduje zdjęcie obrotów z konta i przeniesienie ich na konta wprowadzone w dolnej tabeli. Taki dekret powstanie jeżeli przy definicji schematu zaznaczyliśmy storno czerwone. Jeżeli zmienimy te ustawienia na rozliczenie drugostronne, to system zaproponuje taki dokument: Różnica jest oczywista. O przyjętym rozwiązaniu decydują użytkownicy programu, zadaniem systemu jest dostarczenie narzędzia, które pozwoli zautomatyzować różne sytuacje. 50

51 3.6.7 Programy Jest to słownik wykorzystywany wszędzie tam, gdzie system pyta o rodzaj środków Słownik dodatkowa klasyfikacja Jest to nasz własny dodatkowy słownik. O tym czy jest używany decydujemy odpowiednim ustawieniem w opcji Administracja. Tam również możemy samodzielnie nadać jemu nazwę i ta nazwa będzie też pojawiać się jako punkt w menu ze słownikami. Słownik wykorzystywany może być przy wprowadzaniu faktur. Tam też możemy zrobić wydruk zestawiający koszty w układzie tej klasyfikacji Wydatki strukturalne Słownik widoczny jedynie wówczas, gdy włączone jest używanie dodatkowej klasyfikacji. Podobnie jak poprzedni, wykorzystywany jest przy wprowadzaniu faktur i jest tam odpowiadający jemu wydruk. 51

52 3.7 Administracja Główne Ustawienia kontroli przy wprowadzaniu. Wyjaśnione w rozdziale Słowniki analityka wydatków Ustawienia budżetu zadaniowego. Wyjaśnione w rozdziale o słownikach. Ustawienia dotyczące numeracji wniosków o wydatek. Ustawienia związane z przelewami Wyjaśnione w rozdziale Przeglądanie danych o budżecie Plan w Szafinie pełni rolę nadrzędną domyślnie jest zaznaczone. Ustawienie ważne jedynie dla klientów, którzy używali SFINKSa przed 2008 rokiem gdy wprowadzono Szafina i rejestr planów. U tych klientów, jeżeli wdrożony jest moduł Szafin, należy ustawić to zaznaczenie. Plany wprowadzane w Szafinie będą automatycznie widoczne w opcji sprawozdania budżetowe. Wymuszenie wprowadzenia CPV zaznaczamy jedynie wówczas gdy chcemy wymusić uzupełnianie informacji o kodzie CPV. Pozostałe ustawienia omówione są w kolejnych pod-rozdziałach lub w rozdziałach podanych w odnośnikach. 52

53 Ustawianie sposobu obliczania danych Obliczając dane na poziomie żółtym uwzględniaj status dokumentu... to ustawienie decyduje o tym w jaki sposób są obliczane dane na poziomie żółtym i zielonym. Jak wiemy, wszystkie dokumenty w szafinie mają status zaksięgowane/niezaksięgowane, który zmienia się automatycznie, jeżeli proces księgowania dokumentu uruchomiony został bezpośrednio w Szafinie. Ten status można też ustawiać ręcznie z pomocą funkcji dostępnych w menu podręcznym na poszczególnych przeglądach. Wyłączone To ustawienie oznacza, że na poziomie żółtym i zielonym w obliczeniach uwzględniamy wszystkie właściwe dokumenty zarejestrowane w szafinie. Status księgowy tych dokumentów jest dla obliczeń zupełnie obojętny. Włączone Takie ustawienie oznacza, że obliczając dane dla poziomu żółtego/zielonego, program będzie pomijał dokumenty o statusie zaksięgowane, biorąc w zamian wartości z poziomu czerwonego. W efekcie na poziomie żółtym/zielonym zobaczymy wartości z poziomu czerwonego powiększone o kwoty z niezaksięgowanych dokumentów. Taka metoda jest zalecana szczególnie wówczas, gdy wdrażamy szafina w ciągu roku i nie mamy czasu na wprowadzenie wszystkich wcześniejszych wniosków i przynależnych do nich faktur Ustawienia przy kontroli Pierwsze trzy ustawienia przesądzają o tym czy program kontrolując ma ograniczyć się do paragrafu (tak jest przy zaznaczeniu), czy też ma kontrolować również analitykę do paragrafów. 53

54 Kontrola środków na wniosku o wydatek jest STANOWCZA zaznaczając to ustawienie spowodujemy, że program nie pozwoli na dopisanie dokumentu powiązanego z wnioskiem (umowa lub/i faktura) jeżeli spowoduje to przekroczenie wolnych środków na wniosku. Przy wyłączonym ustawieniu, dostajemy jedynie ostrzeżenie, ale możemy zaakceptować wychwyconą przez program niezgodność. Kontrola unikatowości pozycji w ramach dokumentu ustawienie ma znaczenie jedynie wówczas, gdy nie używamy budżetu zadaniowego. Włączenie tej kontroli spowoduje zablokowanie możliwości wprowadzenia w jednym dokumencie dwóch pozycji z tym samym rozdziałem, paragrafem, źródłem finansowania i kodem dysponenta Ustawienia budżetu zadaniowego Tylko po zaznaczeniu używania budżetu zadaniowego możemy wprowadzać informacje w rozbiciu na kody działań. Używanie schematu alokacji jest opcjonalne. Schematy alokacji mają nas wspomóc w automatycznym przypisywaniu kodów działań określonym paragrafom lub też rozbijaniu jednej kwoty wpisanej dla paragrafu na wiele kodów działań. Szerzej omówione w rozdziale Słowniki Schematy alokacji środków. Ostatnie ustawienie związane z budżetem zadaniowym dotyczy sposobu zaokrąglenia przy rozbijaniu kwoty wprowadzonej jako plan paragrafu na poszczególne działania. Oprócz planu, we wszystkich pozostałych miejscach schematy alokacji ustalają kwoty z dokładnością do groszy bez względu na to ustawienie. Dotyczy ono wyłącznie planu Ustawienia związane z przelewami Każda nowo wpisana faktura do Szafina automatycznie jest również dopisywana do opcji systemu SFINKS Rozrachunki Przelewy lista. Z tej to właśnie opcji wysyłać powinniśmy przelewy do systemu bankowego. System potrafi sam wyliczyć i termin płatności (jeżeli faktura wynika z umowy) jak i datę przelewu. Data przelewu jest wyliczana na podstawie informacji wprowadzonych w słowniku banków. Tam dla każdego rachunku bankowego możemy określić z jakim wyprzedzeniem mają być przygotowywane przelewy: 54

55 Przy takim ustawieniu, po wprowadzeniu faktury z terminem płatności, na przykład 29 lipca 2011 (piątek) system dopisze przelew do tej faktury z datą realizacji przelewu 22 lipca (pięć dni wcześniej jest niedziela, zatem program cofnął się aż do piątku). Podczas wprowadzania faktury o datę przelewu nie byliśmy pytani. Jeżeli w administracji szafina zaznaczymy nie wypełnianie daty przelewu, to program będzie się pytał o datę przelewu w momencie wprowadzania faktury: Przy pomocy ustawień mamy wpływ na treść przelewu (tekst widoczny na przelewie, który otrzyma nasz kontrahent): możemy spowodować, że opis faktury będzie automatycznie wpisany do treści przelewu, na końcu tworzonej automatycznie treści zawsze zostanie wpisany numer faktury, możemy spowodować, że przed numerem pojawi się tekst (na przykład zapłata za fakturę: ) Ustawienia dotyczące numeracji wniosków Numer wniosku o wydatek nazywany jest w systemie klasyfikatorem. Niezależnie od ustawień system zawsze będzie pilnował unikatowości numeru klasyfikatora w roku. Sposób jego nadawania zależy od poczynionych ustawień. Dowolny unikalny ciąg znaków W tym ustawieniu dopisując wniosek możemy dopisać cokolwiek. System sprawdzi wyłącznie unikalność. Numer nadawany przez system Takie ustawienie spowoduje, że system będzie zawsze nadawał numer z przedrostkiem wprowadzonym w tych ustawieniach (US). Po przedrostku numer, rok i oznaczenie dysponenta. W chwili wprowadzania wniosku numer nie zostanie jeszcze nadany. W momencie zatwierdzania wniosku system zaproponuje numer (kolejny) i po zaakceptowaniu (lub wprowadzeniu innego) zostanie nadany ostateczny, pełny numer klasyfikatora. Separator, to jedynie element graficzny, którym system rozdziela poszczególne logiczne części numeru klasyfikatora i możemy go wybierać według własnego uznania. 55

56 3.7.2 Ustawienia eszafin Ustawienia te mają znaczenie jeżeli my, lub nasza jednostka nadrzędna posiada program eszafin. Program eszafin jest przeznaczony dla dysponentów stopnia I i II, którzy mają podległe jednostki (na przykład dla Izb Skarbowych). Jego zadaniem jest zapewnienie szybkiej i bezpiecznej informacji bezpośrednio z jednostek do szczebla wyższego. Obieg informacji odbywa się bez dokonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności a jedynie za pomocą prostego kliknięcia w systemie SFINKS. By tak było w istocie, należy w tym właśnie miejscu wprowadzić otrzymane od służb informatycznych jednostki nadrzędnej dane dotyczące serwera, na który będziemy wysyłać informacje. 56

57 4. Schematy księgowania Schematy księgowe dostarczone razem z systemem są możliwe do zmiany. Trzeba je dokładnie przeanalizować i dostosować do struktury własnego planu kont. Edycja schematów jest dostępna w menu podręcznym podczas przeglądu wniosków o wydatki, umów i faktur. Wystarczy wybrać interesujący nas schemat by można było przystąpić do edycji sposobu księgowania. Nie ma obowiązku ani konieczności korzystania ze wszystkich dostępnych schematów księgowych. Nie wszyscy księgują na przykład zaangażowanie wniosku. Nie wszyscy też dokonują później korekty tego zaangażowania, przenosząc je w ramach tego samego konta z wniosku na fakturę. Jeżeli schematu nie chcemy używać, to należy wykasować konto w nim wpisane. Na liście schematów będzie on wówczas pokazany innym kolorem. Schematy księgowe mogą być różne dla różnych źródeł finansowania. Jeżeli nie zdefiniowano schematu dla danego źródła to jest realizowany schemat ogólny. Możliwość przełączenia się na schemat dla konkretnego źródła finansowania. Schemat bez definicji, czyli nie aktywny. Szczegółowe informacje o aktualnie podświetlonym schemacie. Schematy księgowania 57

58 Przechodzą do edycji konkretnego schematu księgowego możemy opisać jak ma być realizowany ten konkretny dekret Nazwa schematu księgowania. 2 Szczegółowy opis dekretu. Zasada opisu jest niezwykle prosta: to co jest stałe wpisujemy wprost a w miejsce zmiennych elementów wprowadzamy kody sekcji. Listę dostępnych sekcji możemy wyświetlić (F7). Mechanizm sekcji jest również zastosowany przy treści dekretu. W przykładzie zastosowano również zapis ze znakiem *. Zapis 40* oznacza, że program po zbudowaniu konta (już konkretnym źródłem finansowania, rozdziałem, paragrafem i analityką) będzie szukał konta z zespołu 4 (ściślej zaczynającego się na 40 ), które ma właśnie taką analitykę. Jeśli znajdzie dokładnie jedno, to taki dekret pojawi się w proponowanym dokumencie. 3 Jeżeli podczas księgowania wykorzystujemy również możliwość dodatkowego opisywania dekretów z wykorzystaniem słowników zadań/zleceń to możemy również zaprogramować sposób uzupełniania tych danych. 4 W tym miejscu wprowadzamy wzór treści operacji, którą system wpisze w dekret podczas tworzenia dokumentu. Na liście dostępnych sekcji (F7) znajdziemy również oznaczenia, które w tym miejscu mogą być przydatne. Na przykład data decyzji, numer faktury, numer klasyfikatora, 5 Jeżeli przedmiotem dekretacji jest kwota ujemna, to wykonywany jest dekret zgodnie z projektem, ale z ujemną kwotą czyli powstanie storno czerwone. Po zaznaczeniu używaj storno czarne program zaksięguje kwotę dodatnią, ale po przeciwnej stronie konta, czyli powstanie storno czarne. Przykład jak zostanie zaksięgowana kwota minus 100 w zależności od tego ustawienia: Schematy księgowania 100