Zarządzanie projektami. Interesariusze projektu Zarządzanie komunikacją w projekcie

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami Interesariusze projektu Zarządzanie komunikacją w projekcie

2 Zarządzanie interesariuszami projektu

3 Definicja interesariuszy (stakeholders) Pojęcie to zostało wprowadzone przez Stanford Research Institute w 1963 r. Początkowo pojęcie to określało grupy, bez wsparcia których organizacja przestałaby istnieć Według PMBOK: ludzie, grupy i organizacje, które mogą wpływać na lub być pod wpływem decyzji, działania lub wyniku projektu

4 Klasyfikacja interesariuszy pod względem ich znaczenia dla organizacji według M.A. Rodrigueza i J.E. Ricarta Interesariusze substanowiący Interesariusze kontraktowi Interesariusze kontekstowi

5 Proces zarządzania interesariuszami 1. Identyfikacja interesariuszy 2. Planowanie zarządzania interesariuszami 3. Zarządzanie interesariuszami 4. Kontrolowanie zarządzania z interesariuszami

6 Identyfikacja interesariuszy Na wejściu (inputs) Diagram projektu Dokumenty zaopatrzeniowe Czynniki otoczenia Aktywa procesowe organizacji Narzędzia i technologie Analiza interesariuszy Ocena ekspercka Spotkania

7 Analiza interesariuszy Identyfikacja potencjalnych interesariuszy projektu Analiza potencjalnego wpływu na projekt, klasyfikacja w celu przyjęcia odp. strategii Ocena tego, jak interesariusze zamierzają reagować w różnych sytuacjach

8 Salience model typy interesariuszy Kluczowi (Core) Dominujący (Dominant) Niebezpieczni (Dangerous) Zależni (Dependent) Utajeni (Latent) Uznaniowi (Discretionary) Wymagający (Demanding) Nie-interesariusze (Non-Stakeholder)

9 Mapowanie interesariuszy - Sieci Wartości

10 Planowanie zarządzania interesariuszami

11 Planowanie zarządzania interesariuszami Inputs Narzędzia Outputs Plan zarządzania projektem Rejestr interesariuszy Czynniki otoczenia Aktywa procesowe organizacji Oceny eksperckie Spotkania Techniki analityczne Plan zarządzania interesariuszami Aktualizacja dokumentów

12 Zarządzanie komunikacją w projekcie

13 Komunikowanie się w projekcie Cel: osiągnięcie odpowiedniego zaangażowania interesariuszy

14 Podstawowe elementy procesu komunikowania się Komunikowanie się w projekcie (uwzględnienie wszystkich interesariuszy, zasady formalne) Komunikowanie się interpersonalne poziom indywidualny i grupowy (zasady nieformalne)

15 Diagram przepływu danych Planu Zarządzania Organizacja Komunikacją (PMBOK Guide 5th) Aktywa procesowe organizacji Czynniki otoczenia Aktualizacja dokumentacji projektowej Dokumentacja Projektu Plan Zarządzania Projektem Plan zarządzania projektem Rejestr interesariuszy Identyfikacja Interesariuszy Plan Zarządzania Komunikacją Planowanie zarządzania komunikacją Zarządzanie Zaangażowaniem Interesariuszy Komunikowanie się

16 Proces zarządzania komunikacją wg PMBOK Planowanie zarządzania komunikacją Proces rozwijania odpowiedniego podejścia do komunikacji opartego na potrzebach informacyjnych interesariuszy i dostępnych aktywach organizacyjnych Komunikowanie się Proces tworzenia, zbierania, dystrybuowania, przechowywania, odzyskiwania i dysponowania informacjami w projekcie związane z planowaną komunikacją Kontrolowanie komunikacji Proces monitorowania i kontrolowania komunikacji w całym czasie przebiegu cyklu życia projektu w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb komunikacyjnych interesariuszy

17 Plan Zarządzania Komunikacją Wymagania komunikacji interesariuszy Informacje do zakomunikowania (język, format, treść, poziom szczegółowości) Przyczyna dystrybucji informacji Ramy czasowe i częstość dystrybucji, potwierdzenia Osoba odpowiedzialna za zakomunikowanie informacji Osoba odpowiedzialna za autoryzację informacji tajnych Osoba lub osoby odpowiedzialna za to, kto otrzyma informację Metody i techniki przenoszenia informacji (np. ) Zasoby dedykowane działaniom komunikacyjnym (czas i budżet) Metody aktualizacji Planu Zarządzania Komunikacją Słowniki terminologiczne Inne elementy

18 Technologie komunikacyjne- czynniki determinujące wybór Pilność potrzeb informacyjnych Dostępność technologii Łatwość użycia Środowisko projektu Wrażliwość i tajność informacji

19 Komunikowanie się

20 System zarządzania informacją Zarządzanie dokumentami drukowanymi: listami, wiadomościami, raportami i wydawnictwami prasowymi Zarządzanie komunikacją elektroniczną: , telefon, webinaria Elektroniczne narzędzia zarządzania projektami: oprogramowanie

21 Raportowanie (komunikowanie) o efektywności Analiza efektywności w ujęciu historycznym Analiza prognoz projektu (czas i koszt) Bieżący status ryzyka i problemów Praca ukończona w danym czasie Praca, które ma być ukończona w następnym okresie Suma zmian zatwierdzonych w danym czasie Inne

22 Kontrolowanie komunikacji

23 Inputs (Na wejściu) Plan Zarządzania Projektem Komunikaty projektu Issue Log Dane o efektywności pracy Aktywa procesowe organizacji

24 Issue log Element oprogramowania w zarządzaniu projektami, w którym utrzymywane są informacje o problemach etc.

25 Komunikowanie się interpersonalne

26 Proces komunikacji komunikat komunikat komunikat komunikat NADAWCA KODOWANIE KANAŁ DEKODOWANIE ODBIORCA SPRZĘŻENIE ZWROTNE J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo ASTRUM, Wrocław 1999

27 Style komunikowania się - Metoda okna Johari Otwarty Zamknięty Ukryty Ślepy

28 Komunikacja: Komunikacja Werbalna Niewerbalna Słowna Bezsłowna obejmująca gesty, mimikę i mowę ciała.

29 Komunikacja: Komunikacja Ustna Pisemna Za pomocą komunikatów werbalnych Za pomocą skodyfikowanych komunikatów Formalizacja

30 Bariery komunikacyjne Różnice kulturowe Brak umiejętności decentracji Utrudnienia percepcyjne rozmówca mówi zbyt szybko, niewyraźnie, jąka się Stereotypy łatwiej zgodzimy się z poglądami osoby o wyższym statusie społecznym, niż z poglądami osób o niższym statusie (szkodliwy stereotyp)

31 Źródła data dostępu