Zgodność i postępowanie w biznesie. Bądź częścią 3M. Globalny podręcznik dotyczący zasad postępowania

Transkrypt

1 Zgodność i postępowanie w biznesie Bądź częścią 3M Globalny podręcznik dotyczący zasad postępowania

2 3M Hiszpania 3M Singapur 3M Włochy 3M Meksyk 3M Kanada Centrum 3M St. Paul, Minnesota 2

3 Spis treści Spis treści Wiadomości od kierownictwa firmy 3M dotyczące naszych zasad postępowania 2 Kodeks Postępowania firmy 3M 4 Informacje na temat Kodeksu Postępowania firmy 3M 5 Czym jest Kodeks Postępowania? 5 Dlaczego firma 3M opracowała Kodeks? 5 Kto musi przestrzegać Kodeksu? 5 Czego wymaga Kodeks od każdego z nas? 5 Czego wymaga Kodeks od liderów? 6 Zasoby 7 Co zrobić, gdy dowiem się lub będę podejrzewać, że ktoś naruszył zasady etyki zawodowej? 7 Gdzie mogę uzyskać odpowiedź na pytanie związane z etycznym postępowaniem w biznesie albo zgłosić fakt lub przypuszczenie naruszenia zasad etyki zawodowej? 7 Jak firma 3M zareaguje na otrzymane zgłoszenie? 7 W odniesieniu do kodeksu postępowania firmy 3M: Bądź częścią 3M 9 BĄDŹ ODPOWIEDZIALNY: Przestrzegaj prawa i kodeksu postępowania firmy 3M 10 Przestrzeganie kodeksu 11 Etyczne postępowanie w biznesie 12 Obowiązki pracownicze i raportowanie 13 BĄDŹ UCZCIWY: Działaj z bezkompromisową uczciwością i prawością 14 Zwalczanie korupcji 15 Upominki, rozrywka i podróże 17 Ustawodawstwo antymonopolowe i przepisy dotyczące konkurencji 18 Przestrzeganie przepisów dotyczących eksportu, importu i handlu 19 Handel papierami wartościowymi i poufne informacje na temat firmy 20 Reklama i sposób przedstawiania produktów 21 Przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy 22 DZIAŁAJ FAIR: Postępuj zgodnie z regułami gry, niezależnie od tego, czy współpracujesz z instytucjami rządowymi, klientami, czy też z dostawcami 24 Lobbing i działalność polityczna 25 Współpraca z organami władzy publicznej i przedsiębiorstwami państwowymi i samorządowymi 26 BĄDŹ LOJALNY: Chroń interesy firmy 3M, jej środki trwałe i informacje 28 Konflikt interesów 29 Bezpieczeństwo informacji, tajemnica handlowa i poufne informacje 30 Zasoby elektroniczne 31 Ochrona danych 32 BĄDŹ DOKŁADNY: Prowadź kompletną i dokładną dokumentację biznesową 34 Kontrole wewnętrzne, sprawozdawczość finansowa, przechowywanie dokumentów i audyt 35 OKAZUJ SZACUNEK: Okazujmy sobie wzajemny szacunek oraz chrońmy środowisko społeczne i naturalne na całym świecie 36 Pełne szacunku środowisko pracy 37 Środowisko oraz zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy 38 Bezpieczeństwo, jakość i zarządzanie produktami 39 Lista zasad etycznego postępowania w biznesie 40 1

4 Wiadomości od kierownictwa firmy 3M dotyczące naszego Kodeksu Postępowania Wiadomość od Inge G. Thulina Doskonała reputacja firmy 3M określa, jaką jesteśmy firmą. Jednocześnie wzmacnia naszą konkurencyjność na rynku globalnym. Niezmiernie istotne jest, abyśmy wszyscy byli w pełni zaangażowani w utrzymywanie i umacnianie reputacji firmy 3M, w każdej podejmowanej decyzji i w każdym działaniu. Jako pracownicy firmy 3M, wcielamy w życie wartości firmy 3M i chronimy jej reputację. Zdaję sobie sprawę z tego, że traktują Państwo tę kwestię równie poważnie jak ja i doceniam Państwa ciągłe zaangażowanie w stosowanie najwyższych standardów postępowania każdego dnia i w każdym miejscu. Prawość każdego z nas, wyznawane przez nas wartości i etyczny sposób prowadzenia interesów stanowią podstawę reputacji firmy 3M na całym świecie. Choć nasze zaangażowanie w etyczny sposób prowadzenia interesów pozostanie niezmienne, zawsze będą się przed nami pojawiać nowe wyzwania. Taka zmienna dynamika jest jednym z powodów, dla których włączamy elementy naszej praktyki biznesowej do Kodeksu Postępowania obowiązującego wszystkich pracowników 3M. W połączeniu z jakością i wydajnością naszych produktów, elementy te tworzą niezwykle potężny system umożliwiający firmie osiągnięcie sukcesu w biznesie oraz rozwój zawodowy nam wszystkim. Wiem, że kierując się w naszych działaniach Kodeksem Postępowania 3M możemy jeszcze bardziej zbliżyć się do realizacji naszej wizji: Technologia 3M to rozwój każdej firmy Produkty 3M wzbogacają każdy dom Innowacje 3M ulepszają codzienne życie Dziękuję Państwu za stosowanie wysokich standardów, których oczekują od nas inni i których oczekujemy sami od siebie. Inge G. Thulin Chairman, President and CEO 2

5 Wiadomości od kierownictwa firmy 3M dotyczące naszego Kodeksu Postępowania Wiadomość od Ivana Fonga Przez ponad 114 lat firma 3M zbudowała swoją wspaniałą reputację dzięki prawości i odpowiedniemu podejściu do biznesu. Każdego dnia stoimy przed wyzwaniem, możliwością, ale również obowiązkiem utrzymania i umacniania tej reputacji. Ta odpowiedzialność ma ogromne znaczenie: Nic ani prośba klienta, ani bezpośrednie polecenie przełożonego, ani tworzenie planu operacyjnego czy też poczucie lojalności wobec innych osób nie może ani nie powinno usprawiedliwiać kompromisowych działań narażających nasze wspólne działania w duchu uczciwości. Ponadto pełniąc rolę lidera odpowiadasz za tworzenie kultury firmy opartej na przestrzeganiu zasad i przepisów, za bycie wzorem do naśladowania, za zapewnienie wystarczających zasobów oraz szkoleń wspierających przestrzeganie zasad i przepisów, za zapewnienie różnorodnych dróg zgłaszania wątpliwości dotyczących działań niezgodnych z zasadami firmy bez obawy o możliwość działań odwetowych oraz za natychmiastowe podejmowanie stosownych czynności w reakcji na zgłoszone obawy. Najważniejszym wydaje się to, że niezależnie od tego, czy pełnisz rolę przełożonego, czy też nie, odpowiedzialność ta nie spoczywa wyłącznie na tobie. Na przykład ten podręcznik może pomóc ci dostrzec problemy i podejmować decyzje pozostające w zgodzie z naszym Kodeksem Postępowania. Wśród wielu dostępnych zasobów umożliwiających uzyskanie pomocy należy wymienić twojego przełożonego, Dyrektora działu Human Resources, radcę prawnego 3M oraz dział ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie 3M. Dziękuję z góry za Państwa osobiste zaangażowanie w przestrzeganie zasad naszego kodeksu postępowania. Ivan K. Fong Senior Vice President, Legal Affairs & General Counsel Wiadomość od Kristen Ludgate Uczciwość, etyka i zgodność z przepisami. Te trzy wartości stanowią podstawę tego, kim jesteśmy jako firma i jak wykonujemy swoją pracę jako pracownicy firmy 3M. Razem wszyscy pomagamy poprawiać i chronić reputację firmy 3M każdego dnia i w każdym miejscu: poprzez znajomość zasad, podejmowanie właściwych decyzji i zadawanie pytań lub zgłaszanie obaw, gdy nie jesteśmy pewni, jak postąpić. Kodeks postępowania firmy 3M wskazuje nam, jak działać w sposób uczciwy w trudnych sytuacjach biznesowych. Nasz kodeks jest częścią zbioru zasad firmy 3M; opisuje, jak zwyciężamy dla firmy 3M we właściwy sposób. Kodeks składa się z zasad postępowania w biznesie firmy 3M, które są streszczone w tym globalnym podręczniku. Podręcznik zawiera krótkie, zrozumiałe wytyczne na temat tego, co oznacza każda zasada postępowania w biznesie firmy 3M, oraz jasne stwierdzenia, co należy robić i czego nie należy robić. Pokazuje także jak dotrzeć do innych zasobów, które mogą pomóc w zrozumieniu zasad i podejmowaniu właściwych decyzji na rzecz firmy 3M. Dziękuję Wam za ochronę i ciągłe doskonalenie reputacji firmy 3M poprzez działania zgodnie z naszym Kodeksem postępowania w pracy jaką każdego dnia wykonujecie dla naszej wspaniałej firmy. Kristen M. Ludgate Vice President, Chief Compliance Officer, 3M Compliance & Business Conduct 3

6 Kodeks Postępowania firmy 3M Bądź odpowiedzialny Przestrzegaj prawa i Kodeksu Postępowania firmy 3M. Bądź uczciwy Działaj z bezkompromisową uczciwością i prawością. Działaj fair Postępuj zgodnie z regułami gry, niezależnie od tego, czy współpracujesz z instytucjami rządowymi, klientami, czy dostawcami. Bądź lojalny Chroń interesy firmy 3M, jej środki trwałe i informacje. Bądź dokładny Prowadź kompletne i dokładne rejestry biznesowe. Okazuj szacunek Szanujmy siebie nawzajem oraz szanujmy środowisko społeczne i naturalne na całym świecie. 4 Prosimy zgłaszać Prosimy swoje zgłaszać obawy na swoje stronie obawy 3M-Ethics.com na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc lub dzwoniąc pod numer pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

7 Informacje na temat Kodeksu Postępowania firmy 3M Czym jest Kodeks Postępowania? Kodeks Postępowania firmy 3M składa się z naszych podstawowych zasad etycznego postępowania w biznesie, które przedstawiają globalne oczekiwania spółki wobec wszystkich pracowników firmy 3M i wszystkich, którzy działają w jej imieniu. Dlaczego firma 3M opracowała Kodeks? Firma 3M już dawno przyjęła zasady etycznego postępowania w biznesie, które bazują na podstawowych wartościach firmy. Wartości te nie zmieniły się z biegiem czasu. Zasady tego kodeksu są zgodne z funkcjonującymi od dawna w firmie 3M zasadami etycznego postępowania w biznesie, wartościami firmy oraz z wyznawanymi przez nas wszystkich standardami etycznymi mówiącymi o prowadzeniu interesów z bezkompromisową uczciwością i prawością. Niniejszy kodeks stanowi przewodnik pomagający odpowiedzieć na pytania lub rozwiązywać problemy natury etycznej w sytuacjach, gdy nie jest łatwo dokonać właściwego wyboru. Kodeks firmy 3M to streszczenie kluczowych zasad dotyczących przestrzegania przepisów, zwrócenie uwagi na problemy, które mogą mieć istotne konsekwencje prawne i etyczne w przypadku podjęcia nieodpowiednich działań, a także spis wytycznych określających, jakie właściwe działanie należy podjąć. Kodeks firmy 3M przedstawia reguły i wytyczne mające na celu pomóc osobom związanym z firmą 3M w codziennym podejmowaniu dobrych decyzji, wykorzystując do tego celu sposoby, które służą celom firmy 3M i szanują jej tradycję etycznego postępowania w biznesie. Kto musi przestrzegać Kodeksu? Kodeks Postępowania firmy 3M ma zastosowanie do osób związanych z firmą 3M. Osoby związane z firmą 3M to przede wszystkim pracownicy firmy 3M. Mogą to być jednak także osoby, które działają w imieniu firmy 3M. Od osób związanych z firmą 3M oczekuje się postępowania zgodnego z wartościami firmy 3M. Wszystkie osoby związane z firmą 3M są partnerami pracującymi wspólnie na rzecz przestrzegania Kodeksu Postępowania firmy 3M i wspierania innych w jego przestrzeganiu. Pracując razem, osoby związane z firmą 3M zapewniają kontynuację sukcesów firmy 3M i chronią jej ugruntowaną reputację słusznego postępowania zawsze i wszędzie. Czego wymaga Kodeks od każdego z nas? Od wszystkich osób związanych z firmą 3M oczekuje się znajomości i przestrzegania Kodeksu Postępowania firmy 3M. Podejmując decyzje w imieniu firmy 3M należy wykazywać się dobrą oceną sytuacji, zawsze zgodnie z kodeksem. Należy również pomagać innym w przestrzeganiu kodeksu, co oznacza Informacje na temat Kodeksu Postępowania firmy 3M konieczność zgłaszania podejrzeń naruszenia kodeksu. Nieprzestrzeganie przez pracowników zasad Kodeksu firmy 3M może stać się przyczyną podjęcia wobec nich działań dyscyplinarnych, z rozwiązaniem umowy o pracę włącznie. Osobom trzecim, od których wymaga się przestrzegania Kodeksu firmy 3M, a które tych zasad nie przestrzegają, może zostać odebrane prawo do działania w przyszłości w imieniu firmy 3M. Oto podstawowe oczekiwania wobec osób związanych z firmą 3M: Zrozumieć i przestrzegać prawa oraz Kodeksu Postępowania firmy 3M. Pomagać w budowaniu etycznej kultury firmy 3M: -- Działać w duchu i zgodnie w wartościami firmy 3M -- Zgłaszać podejrzenia dotyczące naruszenia prawa lub zasad niniejszego kodeksu -- Korzystać z pomocy przy podejmowaniu trudnych decyzji Współpracować podczas prowadzonych w firmie działań wyjaśniających. Nigdy nie podejmować działań odwetowych w stosunku do osób, które zgłoszą obawę dotyczącą postępowania w biznesie. Żaden zysk wynikający ze sprzedaży ani korzyść biznesowa nie są warte poświęcenia reputacji naszej spółki. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 5

8 Informacje na temat Kodeksu Postępowania firmy 3M Czego wymaga Kodeks od liderów? Kierownicy i menedżerowie nadają ton w swoich zespołach. Często są osobami, do których pracownicy w pierwszej kolejności zwracają się z pytaniami. W związku z tym, kierownicy i menedżerowie powinni: Sami dawać wyraźny przykład etycznego postępowania; Organizować szkolenia, stwarzać możliwości kształcenia oraz zapewniać zasoby wspierające przestrzeganie zasad kodeksu; Wymagać od swoich pracowników uczestnictwa w kursach poświęconych etycznemu postępowaniu w biznesie oraz certyfikacji potwierdzającej ich zobowiązanie do przestrzeganie Kodeksu Postępowania; Zapobiegać i zakazywać działań odwetowych; Zachęcać pracowników do zabierania głosu, jeżeli mają pytania lub obawy; Podejmować działania dyscyplinarne w przypadku naruszania zasad etycznych i nagradzać pozytywne zachowanie; Postępować zgodnie z wymaganiami firmy 3M dotyczącymi eskalacji działań i mieć świadomość tego, że w przypadku niektórych naruszeń kodeksu stosuje się obowiązkowe działania eskalacyjne. Aby dowiedzieć się więcej, należy zapoznać się z zasadą przestrzegania przepisów etycznych zawartą w naszym Kodeksie Postępowania. 6 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

9 Zasoby Zgłoszenie podejrzenia o działaniu niezgodnym z zasadami etyki lub samo zadanie pytania dotyczącego działania zgodnego z etyką może wymagać odwagi, ale jest to słuszne postępowanie. Firma 3M nie toleruje działań odwetowych podejmowanych w stosunku do osób, które zgłaszają obawy, zadają pytania lub współpracują podczas prowadzonych w firmie postępowań wyjaśniających. W stosunku do pracowników, którzy celowo wniosą fałszywe oskarżenia lub dostarczą fałszywych informacji, zastosowane zostaną odpowiednie środki dyscyplinarne, ponieważ takie działania stanowią pogwałcenie zasad etycznego postępowania w biznesie firmy 3M i są niezgodne z wartościami firmy 3M. Co zrobić, gdy dowiem się lub będę podejrzewać, że ktoś naruszył zasady etyki zawodowej? O ile nie zabrania tego lokalne prawo, pracownicy mają obowiązek zgłaszania wszelkich podejrzeń naruszenia prawa lub zasad kodeksu firmy 3M, a w większości krajów mogą to robić anonimowo. Kierownicy i menedżerowie muszą być świadomi i mają obowiązek przestrzegać zasady odnoszącej się do obowiązków pracowniczych i raportowania, która wymaga zgłaszania wszelkich podejrzeń o naruszeniu prawa lub kodeksu firmy 3M. Zgłoszenia te należy kierować do wyznaczonego radcy prawnego, działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie albo do przedstawicieli kierownictwa. Informacje na temat Kodeksu Postępowania firmy 3M Gdzie mogę uzyskać odpowiedź na pytanie związane z etycznym postępowaniem w biznesie albo zgłosić fakt lub przypuszczenie naruszenia zasad etyki zawodowej? Aby zadać pytanie lub zgłosić obawę, można skorzystać z dowolnej z poniższych opcji: Kierownictwo Dział ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie firmy 3M Firma 3M 3M Center, Building W-09 Saint Paul, Minnesota , USA Radca prawny firmy 3M 3M-Ethics.com Witrynę 3M-Ethics.com obsługuje niezależna firma, EthicsPoint. Firma EthicsPoint świadczy usługi w zakresie raportowania i została zaangażowana przez firmę 3M, aby pomagać w przyjmowaniu pytań lub wątpliwości dotyczących etycznego postępowania w biznesie. W większości krajów można korzystać z tego systemu i zgłaszać swoje obawy anonimowo. Właściwy dyrektor działu Human Resources Komitet ds. Audytu Rady Dyrektorów Zastępca Radcy Prawnego i Sekretarz 3M Legal Affairs 3M Center, Building E-02 Saint Paul, Minnesota , USA 3M Corporate Audit Department Generalny audytor 3M Corporate Auditing Department 3M Center, Building N-11 Saint Paul, Minnesota , USA Jak firma 3M zareaguje na otrzymane zgłoszenie? Firma 3M przeanalizuje każde zgłoszenie. W razie potrzeby firma 3M może podjąć działania wyjaśniające. Informacje przedstawione w zgłoszeniu będą wykorzystywane dyskretnie i z szacunkiem. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 7

10 8 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

11 Informacje na temat Kodeksu Postępowania firmy 3M W odniesieniu do kodeksu postępowania firmy 3M: Badż częścią 3M Niniejszy podręcznik zawiera podsumowanie Kodeksu Postępowania firmy 3M oraz naszych 20 zasad postępowania w biznesie. Pełny tekst Zasad oraz wiele innych materiałów można znaleźć na stronie go.3m.com/ C&BC. Przestrzeganie Kodeksu i naszych Zasad jest wymagane od wszystkich pracowników 3M bez względu na lokalizację. Właśnie tak działamy. Bądź 3M. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 9

12 Bądź odpowiedzialny Przestrzegaj prawa i Kodeksu Postępowania firmy 3M. Firma 3M cieszy się ugruntowaną i zasłużoną reputacją firmy prowadzącej interesy z bezkompromisową uczciwością i prawością, ponieważ osoby związane z firmą 3M przestrzegają prawa i zasad Kodeksu Postępowania firmy 3M. Przestrzeganie kodeksu Etyczne postępowanie w biznesie Obowiązki pracownicze i raportowanie 10 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

13 Bądź odpowiedzialny Przestrzeganie kodeksu Firma 3M cieszy się w świecie reputacją firmy etycznej i przestrzegającej prawo, co oznacza, że osoby związane z firmą 3M stosują się do przepisów prawa niezależnie od miejsca zamieszkania i pracy. Kodeks postępowania firmy 3M często wyznacza nawet wyższe standardy od tych, których wymaga prawo. Osoby związane z firmą 3M przestrzegają kodeksu postępowania firmy 3M oraz przepisów prawa. Jeżeli nie zabrania tego lokalne prawo krajowe, pracownicy firmy 3M muszą niezwłocznie zgłaszać wszelkie podejrzenia naruszenia prawa lub Kodeksu Postępowania firmy 3M, kierując je do kierownictwa firmy 3M lub zgłaszając je za pośrednictwem strony 3M-Ethics.com. Firma 3M nie toleruje żadnych form działań odwetowych związanych ze zgłaszaniem obaw dotyczących etycznego postępowania w biznesie lub współpracą podczas działań wyjaśniających prowadzonych przez firmę. Firma 3M zakłada, że takie zgłoszenia składane są w dobrej wierze. Nie oznacza to jednak, że osoba zgłaszająca zna wszystkie fakty. Nikt nie powinien mieć oporów przed zadawaniem pytań i zgłaszaniem jakichkolwiek kwestii wzbudzających wątpliwości, a także nie powinien obawiać się, że narazi się na odwet. Niemniej jednak zgłoszenia lub zarzuty, które są fałszywe lub wynikają ze złych intencji, nie są działaniem w dobrej wierze i mogą stanowić podstawę do zastosowania działań dyscyplinarnych. Firma 3M może ponosić odpowiedzialność za wykroczenia innych osób działających w jej imieniu. Pracownicy firmy 3M nie mogą świadomie pozwalać, aby partner biznesowy lub strona trzecia uczestniczyli w niezgodnych z prawem działaniach. Pracownicy 3M powinni zadawać pytania i podejmować kroki w celu zapobiegania takim niezgodnym z prawem działaniom. Osoby związane z firmą 3M muszą stosować procedurę zgłoszeniową przedstawioną w niniejszej zasadzie. Kim są osoby związane z firmą 3M? Osoby związane z firmą 3M to przede wszystkim pracownicy firmy 3M. Mogą to być jednak także osoby, które działają w imieniu firmy 3M. Od osób związanych z firmą 3M oczekuje się postępowania zgodnego z wartościami firmy 3M. Wszystkie osoby związane z firmą 3M są partnerami pracującymi wspólnie na rzecz przestrzegania Kodeksu Postępowania firmy 3M i wspierania innych w jego przestrzeganiu. Pracując razem, osoby związane z firmą 3M zapewniają kontynuację sukcesów firmy 3M i chronią jej ugruntowaną reputację słusznego postępowania zawsze i wszędzie. Dodatkowe wskazówki W przypadku, gdy wydaje się, że zachodzi konflikt lub niezgodność danej sytuacji z prawem lub mającymi w tym przypadku zastosowanie regułami, przed podjęciem kolejnych działań należy zasięgnąć opinii właściwego radcy prawnego firmy 3M. W sytuacji, gdy istnieje konflikt pomiędzy Kodeksem Postępowania firmy 3M a prawem, zawsze należy przestrzegać przepisów prawa. Aczkolwiek, jeśli kodeks firmy 3M wyznacza wyższe standardy od tych, których wymaga prawo, za standard postępowania należy przyjąć kodeks firmy 3M. Przed podjęciem jakichkolwiek działań należy zasięgnąć opinii właściwego radcy prawnego. W gronie osób nie będących pracownikami firmy 3M, które mogą jednak działać w jej imieniu są, na przykład: agenci handlowi, przedstawiciele, konsultanci, pracownicy kontraktowi, partnerzy joint venture, dystrybutorzy, firmy konfekcjonujące oraz zewnętrzni radcy. Relacje handlowe firmy 3M z osobą trzecią określą, czy dana strona trzecia działa w imieniu firmy 3M. Jeśli okaże się, że tak właśnie jest, to taką osobę trzecią należy uważać za osobę związaną z firmą 3M i powinna ona postępować zgodnie z odpowiednimi politykami zawartymi w kodeksie postępowania firmy 3M. Firma 3M oczekuje, że osoby trzecie, z którymi współpracuje, będą zawsze postępowały zgodnie z prawem. Jeżeli istnieje podejrzenie, że którykolwiek z pracowników lub partner biznesowy firmy 3M dopuścił się wykroczenia, należy o tym poinformować bezpośredniego przełożonego, właściwego radcę prawnego, dyrektora działu Human Resources, przedstawiciela działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie firmy 3M lub przekazać informację za pośrednictwem strony 3M-Ethics. com. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 11

14 Bądź odpowiedzialny Etyczne postępowanie w biznesie Etyczne postępowanie w biznesie wymaga czegoś więcej niż tylko przestrzegania prawa. Kodeks postępowania firmy 3M oraz wartości firmy 3M często wyznaczają wyższy standard niż prawo. Czasami jednak pisane reguły nie istnieją. Nawet wtedy, gdy nie dysponujemy polityką dotyczącą określonych sytuacji, od osób związanych z firmą 3M oczekuje się postępowania opartego o najlepszy jej osąd i podjęcia jedynie słusznego działania. Innymi słowy, od osób związanych z firmą 3M oczekuje się, że będą podejmowały dobre, etyczne decyzje w oparciu o wartości firmy 3M uczciwość, prawość, dotrzymywanie obietnic, sprawiedliwość, szacunek, troskę o innych oraz osobistą odpowiedzialność. Stojąc przed decyzją wyboru właściwego sposobu działania, należy mieć pewność, że na następujące trzy pytania udzielimy odpowiedzi tak : Czy czynność jest zgodna z kluczowymi wartościami bezkompromisowej uczciwości i rzetelności firmy 3M? Czy czynność nie ściągnie na siebie krytyki opinii publicznej? Czy to działanie ochroni reputację firmy 3M jako firmy postępującej etycznie? Dodatkowe wskazówki Podejmowanie etycznych decyzji wymaga rozważenia alternatywnych metod postępowania w świetle następujących wytycznych: Działanie z bezkompromisową uczciwością i prawością we wszystkich działaniach i relacjach biznesowych firmy 3M. Unikanie konfliktu interesów między życiem zawodowym i osobistym. Szanowanie godności i docenia wartość wszystkich ludzi. Zachęcanie do indywidualnych inicjatyw i innowacyjności w środowisku wymagającym przystosowania się do zmian, współpracy i zaufania. Promowanie kultury, w której ceni się, zachęca i uznaje znaczenie wartości takich, jak dotrzymywanie słowa, sprawiedliwość, szacunek i osobista odpowiedzialność. Utrzymywanie bezpiecznego miejsca pracy. Ochrona środowiska. Jeżeli na wszystkie trzy pytania nie można odpowiedzieć tak, ale pomimo tego istnieje przekonanie, że proponowane działanie jest zgodne z prawem i etyczne, przed podjęciem jakichkolwiek działań należy zrewidować swoje plany, konsultując się z bezpośrednim przełożonym, właściwym radcą prawnym lub z przedstawicielami działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie firmy 3M. Podejmowanie działań bez uzyskania dodatkowych porad mogłoby zaszkodzić firmie 3M i mogłoby się także okazać złą decyzją dla osoby tę decyzję podejmującej. 12 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

15 Bądź odpowiedzialny Obowiązki pracownicze i raportowanie Od pracowników firmy 3M oczekuje się znajomości i przestrzegania Kodeksu Postępowania firmy 3M. Jeżeli nie zabrania tego lokalne prawo krajowe, od pracowników firmy 3M oczekuje się również natychmiastowego zgłaszania wszelkich podejrzeń naruszenia prawa lub Kodeksu Postępowania firmy 3M. Od osób związanych z firmą 3M oczekuje się pełnej współpracy podczas postępowań wyjaśniających prowadzonych w związku z problemami dotyczącymi przestrzegania przepisów. Pracownicy firmy 3M powinni przekazywać każde zgłoszenie do kierownictwa firmy 3M, radcy prawnego, działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie, dyrektora działu Human Resources lub za pośrednictwem strony 3M-Ethics.com. W większości krajów wysyłanie informacji za pośrednictwem witryny 3M-Ethics.com może być anonimowe. Od kierowników i menadżerów oczekuje się bezzwłocznego zgłaszania wszelkich podejrzeń o naruszenie prawa lub kodeksu postępowania firmy 3M. Zgłoszenia te należy kierować do właściwego radcy prawnego, działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie albo do przedstawicieli kierownictwa. Osoby związane z firmą 3M nie mogą podejmować jakichkolwiek działań odwetowych w stosunku do osób zgłaszających obawy związane z etycznym postępowaniem w biznesie lub w związku z ich współpracą podczas działań wyjaśniających prowadzonych w firmie. Firma 3M nie toleruje działań odwetowych w związku ze zgłoszeniem naruszeń albo podejrzeń naruszeń prawa lub Kodeksu Postępowania firmy 3M. Od pracowników oczekuje się ukończenia wszystkich wymaganych kursów na temat etycznego postępowania w biznesie i uzyskania wymaganych certyfikacji. Dodatkowe wskazówki Kierownicy i menedżerowie, którzy dowiedzą się, że firma 3M albo jej partner biznesowy (na przykład dystrybutor) zaproponowali łapówkę, otrzymali propozycję wzięcia łapówki lub mogli otrzymać taką propozycję, mają obowiązek zgłoszenia tego faktu odpowiedniemu radcy prawnemu lub zaraportowania tej informacji do działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie. Więcej informacji na temat korupcji oraz definicję łapówki można znaleźć na stronie 15 niniejszego podręcznika. Kodeks Postępowania firmy 3M zamieszczono na wewnętrznych stronach intranetowych oraz zewnętrznych stronach internetowych firmy 3M. Kierownictwo firmy zapewni osobom związanym z firmą 3M, które nie mają dostępu do Internetu, papierowe wersje Kodeksu Postępowania. Można będzie odebrać je bezpośrednio lub w miejscach ogólnie dostępnych dla pracowników w czasie przerw lub zapoznać się z kodeksem na tablicach ogłoszeń dla pracowników. Plakaty opisujące, w jaki sposób należy zgłaszać obawy dotyczące postępowania biznesowego za pomocą infolinii 3M oraz strony 3M-Ethics.com, są wywieszane w miejscach, w których pracownicy spędzają przerwy, lub w innych odpowiednich pomieszczeniach. Może się zdarzyć, że bezpośredni przełożony z uzasadnionych powodów podejmie kroki wynikające z procesu oceny pracy (Performance Management Process) lub inne działania o charakterze dyscyplinarnym w stosunku do pracownika, który zgłosił obawy dotyczące etycznego postępowania w biznesie. Aby uniknąć niebezpieczeństwa postrzegania tych kroków jako działania odwetowego, przełożeni powinni w takich sytuacjach zasięgnąć porady dyrektora działu Human Resources. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 13

16 Bądź uczciwy Działaj z bezkompromisową uczciwością i prawością. Firma 3M walczy o nowych klientów w oparciu o system jakości swoich produktów, innowacyjne rozwiązania, obsługę klienta oraz opierając się o reputację firmy 3M, która słynie z rzetelności robiąc interesy we właściwy sposób, zawsze i wszędzie. Osoby związane z firmą 3M przestrzegają wszystkich praw i polityk firmy 3M, które gwarantują rzetelność i sprawiedliwość na rynku. Niektórymi przykładami tych praw są: amerykańska ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (FCPA), brytyjska ustawa antykorupcyjna (UKBA), a także ustawodawstwo antymonopolowe i prawa dotyczące konkurencji funkcjonujące na całym świecie. Zasada antykorupcyjna Upominki, rozrywka i podróże Działania antymonopolowe oraz przepisy o uczciwej konkurencji Zachowanie zgodności w zakresie eksportu, importu i handlu Handel papierami wartościowymi i wykorzystywanie poufnych informacji Reklama i sposób przedstawiania produktów Przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy 14 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

17 Bądź uczciwy Zasada Antykorupcyjna Niezależnie od lokalnych zwyczajów biznesowych, osobom związanym z firmą 3M nie wolno nigdy proponować, dawać ani przyjmować łapówek w jakiejkolwiek postaci. Naruszenie tej zasady może skutkować zwolnieniem pracownika. Może również skutkować karą pozbawienia wolności dla osób zamieszanych w ten proceder oraz bardzo wysokimi grzywnami zarówno dla firmy 3M, jak i dla poszczególnych osób. Wyroki za korupcję mogą również oznaczać utratę innego biznesu firmy i trwały uszczerbek na reputacji firmy 3M. Korupcja jest przestępstwem wszędzie, gdzie firma 3M prowadzi swoje interesy. Próby przekupienia zarówno osób prywatnych, jak i urzędników publicznych, są niezgodne z prawem i kodeksem postępowania firmy 3M. Osoby związane z firmą 3M muszą postępować zgodnie ze wszystkimi przepisami prawnymi dotyczącymi polityki antykorupcyjnej, w tym m.in. z amerykańską ustawą o zagranicznych praktykach korupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act), brytyjską ustawą antykorupcyjną (Bribery Act) oraz wszelkimi lokalnymi przepisami obowiązującymi w miejscach, w których 3M prowadzi działalność. Łapówki mogą występować pod wieloma postaciami, takimi jak upominki, procenty od nieuczciwych zysków, dokonywanie wpłat na cele polityczne lub charytatywne, rozrywka, podróże, a nawet drobne płatności przyspieszające tok spraw czy tzw. posmarowanie. Nawet obietnica lub propozycja wręczenia łapówki jest złym działaniem. Wszystkie podane przykłady łapówek stanowią naruszenie niniejszej zasady, niezależnie od tego czy zostały zapłacone, zaoferowane, czy też przyjęte przez pracownika firmy 3M lub przez kogoś innego działającego w jej imieniu. Płatności przyspieszające tok spraw to drobne płatności mające na celu przyspieszenie ustalonych działań ze strony rządu, np. włączenie prądu lub zamontowanie telefonów. Niemniej jednak, mimo że są one nieznaczne i bardzo powszechne w niektórych krajach, płatności przyspieszające tok spraw są zabronione. Należy pamiętać, że naruszenie niniejszej zasady stanowią nawet przysługi lub obietnice, takie jak propozycje zatrudnienia krewnego urzędnika rządowego lub zaoferowanie zniżki niedostępnej dla innych klientów. Firma 3M musi dokładnie odzwierciedlać w swoich księgach i rejestrach wszystkie dokonane transakcje. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 15

18 Bądź uczciwy Dodatkowe wskazówki Łapówka to pośrednie lub bezpośrednie zaoferowanie przekazania lub otrzymania czegoś wartościowego od osoby lub danej jednostki z zamiarem uzyskania nienależnej korzyści lub nieuczciwego wpłynięcia na decyzję. Uzyskiwanie nienależnej korzyści oznacza otrzymywanie czegoś wartościowego, do czego firma 3M nie jest wyraźnie uprawniona, postępując według zasad, których wszyscy stający do przetargu muszą przestrzegać. W stosunku do urzędników publicznych stosuje się specjalne zasady. Amerykańska ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (FCPA) zabrania wręczania łapówek urzędnikom rządowym w innych krajach. Urzędnicy rządowi to: pracownicy administracji publicznej, urzędnicy mianowani oraz wybierani i inni, w tym partie polityczne oraz wysokiej rangi członkowie partii politycznych, profesorowie oraz personel medyczny pracujący na publicznych uniwersytetach i podczas realizacji programów opieki zdrowotnej, a także pracownicy firm stanowiących własność państwa lub kontrolowanych przez państwo lub publiczne organizacje międzynarodowe, takie jak Czerwony Krzyż i Organizacja Narodów Zjednoczonych. Określenie tego czy ktoś jest urzędnikiem rządowym, czy nie może być trudne, dlatego w razie pytań należy skonsultować się z wyznaczonym radcą prawnym lub z pracownikiem działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie firmy 3M. Łapówki mogą być ukryte i mogą być przekazywane w postaci prowizji, wpłat na cele charytatywne lub polityczne, upominków, posiłków oraz wydatków na podróże. Należy zachować ostrożność przy decydowaniu o tym, czy dokonywać takich płatności albo czy ponosić takie wydatki. Należy także przestrzegać wszelkich zasad i procedur związanych z dokonywaniem takich płatności. Warto pamiętać, że łapówki mogą występować pod wieloma postaciami. Kandydat polityczny albo urzędnik publiczny mogą poprosić o wniesienie wkładu na cele charytatywne. To może być łapówka. Firma 3M może ponosić odpowiedzialność za działania osób działających w jej imieniu, niezależnie od tego, czy dana osoba jest pracownikiem firmy 3M, czy też nie. Takimi osobami są na przykład dostawcy, agenci handlowi, przedstawiciele, konsultanci, partnerzy joint venture, dystrybutorzy, firmy konfekcjonujące oraz zewnętrzni doradcy. Dobierając partnerów biznesowych dla firmy 3M należy zachować ostrożność. Należy starannie sprawdzać wszystkie osoby trzecie korzystając z procesu Inetgrity Assessment. Należy zawsze zachowywać czujność wobec postępowania wzbudzającego obawy w czasie trwania relacji biznesowych. Często zdarza się, że przeczucie, że coś jest nie tak jest oznaką nadchodzących kłopotów. Więcej informacji na temat procesu Integrity Assessment znajduje się na stronie businessconduct, poświęconej przestrzeganiu przepisów i etycznemu postępowaniu w biznesie. Nie wolno nigdy pozwalać osobom trzecim na oferowanie lub przyjęcie łapówki. Odpowiedzialność za ich działania może ponieść każdy z nas i firma 3M. Drobne uprzejmości, takie jak filiżanka kawy, bon podarunkowy o wartości nominalnej lub lunch albo kolacja w rozsądnej cenie, nie są łapówką. Zapewniając takie uprzejmości urzędnikom rządowym należy przestrzegać praw odnoszących się do upominków oraz limitów pieniężnych mających zastosowanie do tych urzędników. Należy też przestrzegać obowiązujących zasad firmy 3M albo zasad lokalnych, które mają zastosowanie do właściwej jednostki biznesowej firmy 3M. Więcej informacji zawiera treść zasady Upominki, rozrywka i podróże. 16 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

19 Bądź uczciwy Upominki, rozrywka i podróże Wymienianie się stosownymi upominkami, zapewnienie rozrywki klientom podczas posiłków i imprez towarzyskich, a także pokrywanie kosztów podróży biznesowych to ogólnie przyjęte sposoby umacniania stosunków biznesowych, informowania klientów o firmie 3M i jej produktach oraz wspieranie interesów firmy 3M. Przy prawidłowym zarządzaniu stanowią one legalne sposoby prowadzenia interesów będące w zgodzie z Kodeksem Postępowania firmy 3M. Niemniej jednak ważne jest, aby przestrzegać wszystkich obowiązujących reguł oraz aby dokładnie prowadzić księgi i rejestry wykazujące te wydatki. Wszelkie upominki lub formy rozrywki, dane lub otrzymane przez pracownika firmy 3M lub kogoś działającego w imieniu firmy 3M muszą być nieczęste i mieć rozsądny koszt oraz liczbę. Korupcja jest zawsze nielegalna, dlatego należy unikać sytuacji, w których upominki, posiłki, rozrywka oraz podobne uprzejmości mogłyby wpłynąć lub nawet sprawiać wrażenie, że wpływają na naszą lub czyjąś ocenę sytuacji, bądź obiektywność odnoszącą się do działań biznesowych. Należy postępować zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi prawami, niniejszą Zasadą oraz procedurami due dilligence firmy 3M. W stosunku do urzędników publicznych stosuje się specjalne przepisy prawa i zasady. Upominki, posiłki, rozrywkę, podróże, a nawet drobne uprzejmości w stosunku do pracowników administracji publicznej ściśle regulują lokalne przepisy prawa w wielu krajach, w tym amerykańska ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych. Nigdy nie należy oferować niczego wartościowego urzędnikom rządowym, chyba że będzie jasno stwierdzone, że obowiązujące prawa i przepisy pozwalają na to, a my postąpimy z należytą starannością i zgodnie ze stosownymi procedurami zatwierdzającymi. Takie upominki mogłyby stanowić naruszenie prawa, nawet gdyby zapłacono za nie z osobistych funduszy. Zawsze należy przestrzegać zasad firmy 3M oraz praw odnoszących się do upominków i limitów pieniężnych mających zastosowanie do urzędników publicznych. Należy pamiętać, że lokalna polityka firmy 3M może ustalić granicę wartości upominku niższą od granicy wyznaczonej w krajowych przepisach prawa. Należy stosować się do bardziej rygorystycznej reguły. Dodatkowe wskazówki Drobne uprzejmości, takie jak filiżanka kawy lub lunch albo kolacja w rozsądnej cenie, zazwyczaj nie stanowią problemu. Upominki o skromnej wartości, takie jak podkładka pod myszkę oznaczona marką 3M lub długopis kulkowy także w większości przypadków nie stanowią problemu. Jednak nigdy nie należy dawać ani otrzymywać drogich lub ekstrawaganckich upominków, w tym upominków, które mogą być uważane za ekstrawaganckie przez innych. Należy unikać upominków, posiłków, rozrywek i uprzejmości, które zbiegają się z decyzjami biznesowymi, ponieważ taki zbieg okoliczności mógłby wydawać się próbą wpłynięcia w niewłaściwy sposób na ocenę sytuacji biznesowej. Wręczanie lub otrzymywanie gotówki albo jej odpowiedników, takich jak kupony upominkowe, bony towarowe bądź kupony, prawie zawsze stanowi naruszenie tej zasady. W bardzo rzadkich, ograniczonych i określonych okolicznościach, w szczególnych warunkach, polityka i procedury firmy 3M mogą zezwolić na takie upominki, jednak ważne jest, aby przed podjęciem działań zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego. W razie wątpliwości nie należy ryzykować i należy unikać wręczania lub przyjmowania takich upominków. Należy pamiętać, aby uważnie przyjrzeć się proponowanym upominkom, formom rozrywki i posiłkom, patrząc z punktu widzenia obiektywnej osoby trzeciej. Jeżeli odpowiedź nie jest jasna, warto zasięgnąć opinii innych osób, np. swojego menedżera lub wyznaczonego radcy prawnego. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 17

20 Bądź uczciwy Działania antymonopolowe oraz przepisy o uczciwej konkurencji Firma 3M wyznaje zasadę uczciwej konkurencji i podporządkowuje się całemu ustawodawstwu antymonopolowemu oraz prawom i rozporządzeniom dotyczącym konkurencji na całym świecie. Pewne działalności biznesowe, takie jak zawieranie umów między firmami konkurencyjnymi w celu ustalenia cen zawsze stanowią naruszenie tych praw. Wiele innych form działalności biznesowej, takich jak pewne restrykcyjne umowy dostarczania lub dystrybucji, albo też nieuczciwe wykorzystanie pozycji na rynku w celu zaszkodzenia konkurencji, może stanowić naruszenie tych praw. Ustawodawstwo antymonopolowe i prawa dotyczące konkurencji różnią się w różnych krajach i są niezwykle złożone. Należy starać się uzyskać pomoc ze strony wyznaczonego radcy prawnego zawsze, gdy działalność biznesowa może podlegać pod ustawodawstwo antymonopolowe i prawo dotyczące konkurencji. Dodatkowe wskazówki Nie należy uzgadniać z konkurentami lub potencjalnymi konkurentami cen, warunków sprzedaży, planów sprzedaży, licytacji, kosztów, zysków, produkcji, wielkości obrotów, ani żadnego innego aspektu konkurencji. Na te tematy nie należy nawet rozmawiać ani wymieniać informacji z konkurentami lub potencjalnymi konkurentami. Nie należy dzielić się bazą klientów, rynkami lub terytoriami z konkurentami lub potencjalnymi konkurentami. Nie należy rozmawiać ani uzgadniać z innymi zaprzestania robienia interesów z pewnymi klientami lub dostawcami, czy też ograniczenia produkcji. Należy zachować ostrożność podczas interakcji z konkurentami podczas takich wydarzeń branżowych, jak targi, spotkania związków branżowych, spotkania z analizą porównawczą lub podobne wydarzenia. Przed wzięciem udziału w takich wydarzeniach należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego w celu zidentyfikowania ryzyka i uzyskania wszelkich niezbędnych akceptacji. Przed dołączeniem do takich organizacji należy się zastosować do wymaganych czynności przedstawionych w Normie dotyczącej członkostwa oraz uczestnictwa w towarzystwie handlowym lub organizacji wyznaczającej normy. Należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego na temat ustaleń co do przeprowadzania na wyłączność operacji zakupu lub sprzedaży, relacji z dystrybutorem, wliczając w to kończenie współpracy z dystrybutorem, wyceniania, rabatów, rabatów w pakiecie lub programów zniżkowych, albo innego postępowania potencjalnie ograniczającego możliwość odsprzedaży produktów czy też usług, a także wszelkich działań lub programów przeznaczonych do osiągnięcia lub utrzymania silnej pozycji na rynku. Niezastosowanie się do ustawodawstwa antymonopolowego i prawa konkurencji mogłoby zaszkodzić reputacji firmy 3M i doprowadzić do zastosowania sankcji karnych i kar cywilnych oraz wprowadzić znaczny nieład w interesach. W przypadku jakichkolwiek pytań należy je skierować do wyznaczonego radcy prawnego. 18 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

21 Bądź uczciwy Zachowanie zgodności w zakresie eksportu, importu i handlu Firma 3M przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących eksportu, importu oraz handlu wszędzie tam, gdzie prowadzi interesy. Dotyczy to przepisów związanych z embargo, sankcjami ekonomicznymi, kontrolą eksportu, przepisami antybojkotowymi, przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa ładunków, wyceny i klasyfikacji importowej, przedstawiania kraju pochodzenia oraz porozumieniami o wolnym handlu. Prowadząc interesy poza granicami, osoby związane z firmą 3M muszą przestrzegać wszystkich przepisów, regulacji oraz polityk, norm i procedur obowiązujących w firmie. Prawa te są skomplikowane i często się zmieniają. W przypadku pytań odnośnie do zgodności handlowej lub prowadząc działalność poza granicami kraju, osoby związane z firmą 3M muszą zwrócić się do działu ds. przestrzegania przepisów w handlu światowym firmy 3M. W przypadku konfliktu pomiędzy politykami firmy 3M a lokalnymi przepisami prawa, pracownicy muszą zawsze przestrzegać prawa. Dodatkowe wskazówki Embargo handlowe i sankcje ekonomiczne ograniczają lub nie zezwalają na prowadzenie działań biznesowych z pewnymi krajami oraz ich obywatelami, jak również na prowadzenie działań biznesowych z podmiotami i osobami wymienionymi w specjalnej liście. Regulacje z zakresu kontroli eksportu nakładają ograniczenia na transfer pewnych artykułów i technologii na rzecz miejsc lub osób za granicą. Regulacje antybojkotowe zakazują firmom ze Stanów Zjednoczonych i ich zagranicznym filiom udziału w nieusankcjonowanym bojkocie przeciwko państwom pozostających w przyjaznych stosunkach ze Stanami Zjednoczonymi. Niektóre inne państwa i jurysdykcje również stosują prawa zakazujące udziału w nieusankcjonowanych zagranicznych bojkotach lub embargach. Regulacje celne normalizują wiele aspektów dotyczących importowania towarów do krajów. W większości krajów obejmuje to złożone regulacje dotyczące klasyfikacji, wyceny, kraju pochodzenia oraz oznaczania importowanych towarów. Regulacje celne mogą również obejmować zastosowanie się do regulacji nałożonych przez agencje rządu partnerskiego w zakresie towarów importowanych, takich jak kosmetyki, chemikalia i inne artykuły objęte regulacjami. Zamówienia publiczne i różne regulacje dotyczące reklamy określają zasady oznakowania produktów jako pochodzących z danego państwa. Regulacje podatkowe dotyczą warunków sprzedaży i zobowiązań stron transakcji. Przepisy prawa dotyczące bezpieczeństwa towarów zapewniają minimalne standardy bezpieczeństwa w celu zagwarantowania fizycznego bezpieczeństwa przesyłek międzynarodowych. Porozumienia o wolnym handlu to umowy międzynarodowe zawarte między dwoma lub wieloma krajami, które przewidują handel na warunkach preferencyjnych i korzyści handlowe dla krajów, które je podpisały. Niezastosowanie się do przepisów dotyczących eksportu, importu oraz handlu mogłoby zaszkodzić reputacji firmy 3M i doprowadzić do zastosowania sankcji karnych i kar cywilnych oraz wprowadzić znaczny nieład w interesach. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 19

22 Bądź uczciwy Handel papierami wartościowymi i wykorzystywanie poufnych informacji Osoby związane z firmą 3M muszą postępować zgodnie ze wszystkimi przepisami dotyczącymi handlu papierami wartościowymi i poufnymi informacjami na temat firmy funkcjonującymi w krajach, w których firma 3M prowadzi interesy. Handel poufnymi informacjami na temat firmy jest nielegalny i zabroniony niniejszą zasadą. Nie wolno ujawniać istotnych, niepublicznych informacji na temat firmy 3M. Dodatkowe wskazówki W trakcie pracy w firmie 3M mogą Państwo dowiedzieć się o poufnych informacjach o firmie 3M lub innych firmach. Poufne informacje to informacje, które nie zostały publicznie ujawnione. Takie informacje są istotne, jeżeli nie są dostępne publicznie i mogłyby wpłynąć na czyjąś decyzję nabycia, sprzedaży lub przetrzymywania papierów wartościowych. Przykładami istotnych, niepublicznych informacji są: -- wyniki finansowe firmy lub jednostki biznesowej w firmie; -- zyski z akcji; -- dywidenda; -- fuzje, przejęcia, wyzbywanie się własności, joint ventures; -- roszczenia, spory sądowe lub inne postępowania prawne bądź dochodzenia rządowe; -- poważne zmiany w systemie zarządzania; -- tworzenie nowego produktu o dużym znaczeniu lub postępy w badaniach. Handel poufnymi informacjami na temat firmy to kupowanie lub sprzedawanie akcji firmy 3M lub akcji innej firmy będącej w posiadaniu istotnych, niepublicznych informacje o firmie. Handel poufnymi informacjami na temat firmy oznacza również dostarczanie istotnych, niepublicznych informacji innym osobom, które mogą kupić lub sprzedać akcje firmy albo przekazać dalej te informacje kolejnym osobom. W przypadku ujawnienia istotnych, niepublicznych informacji, osoba, która dopuści się tego czynu może ponieść odpowiedzialność za handel poufnymi informacjami na temat firmy, nawet jeśli nie doszło do transakcji handlowej, ani osiągnięcia zysku spowodowanego tym ujawnieniem. W sytuacji, gdy my lub albo członek naszej rodziny posiadamy istotne, niepubliczne informacje: -- Nigdy nie należy prowadzić transakcji, których przedmiotem są akcje, na temat których posiadamy istotne, niepubliczne informacje. Nie wolno ujawniać istotnych, niepublicznych informacji na temat innej firmy, na przykład informacji na temat partnera biznesowego lub firmy, która ma zostać przejęta. Członkowie najwyższego Kierownictwa muszą ściśle przestrzegać reguł komisji ds. papierów wartościowych i giełd ograniczających ich możliwość handlowania akcjami firmy 3M. Osoby naruszające przepisy dotyczące handlu poufnymi informacjami na temat firmy mogą podlegać karze pozbawienia wolności. Za naruszenie tego prawa i tej zasady w stosunku do firmy 3M mogłyby zostać zastosowane kary pieniężne przewidziane w prawie cywilnym oraz sankcje przewidziane prawie karnym. -- Nigdy nie należy udzielać innym osobom wskazówek ani informacji na temat firmy, które mogłyby wpłynąć na decyzje tych osób o zakupie lub sprzedaży akcji firmy 3M. -- Przed realizacją jakiejkolwiek transakcji należy odczekać trzy dni handlowe od publicznego ujawnienia danej informacji. To, czy dana informacja jest istotna może nie być takie oczywiste, dlatego też należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego. W razie wątpliwości nie należy ryzykować: Nie należy dzielić się informacjami z nikim, jeżeli istnieje możliwość, że są one istotne. Nie należy również kupować ani sprzedawać akcji, wiedząc, że niektóre informacje mogą być istotne i niepubliczne. 20 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

23 Bądź uczciwy Reklama i sposób przedstawiania produktów Zaufanie jest podstawą stosunków biznesowych firmy 3M z jej klientami, partnerami biznesowymi i użytkownikami końcowymi. Osoby związane z firmą 3M muszą uczciwie i dokładnie przekazywać informacje o produktach i usługach firmy 3M. Osoby związane z firmą 3M muszą przestrzegać prawa dotyczącego reklamy i przedstawiania produktów obowiązującego w krajach, w których 3M prowadzi swoja działalność i nie mogą brać udziału w nieuczciwych działaniach lub praktykach. Dodatkowe wskazówki Produkty firmy 3M należy zawsze przedstawiać zgodnie z prawdą, rzetelnie, dokładnie i w sposób profesjonalny. Dotyczy to materiałów wspomagających sprzedaż, reklamy, opakowań, promocji, umów, korespondencji , rozmów i innych form komunikacji. Reklamacje produktów należy składać wyłącznie w sytuacji, gdy zgłoszone wady zostały stosownie potwierdzone wynikami testów przeprowadzonych w oparciu o odpowiednie zasady statystyczne bądź naukowe, albo gdy zostały zatwierdzone w procesie akceptacji roszczeń przez jednostkę biznesową firmy 3M. Nie wolno niesłusznie krytykować ani dyskredytować konkurenta ani jego produktów czy usług. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 21

24 Bądź uczciwy Przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy Firma 3M zobowiązuje się do całkowitego przestrzegania wszystkich obowiązujących na świecie praw dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i terroryzmowi. Firma 3M prowadzi interesy wyłącznie z cieszącymi się dobrą opinią klientami prowadzącymi legalną działalność biznesową, przy wykorzystaniu funduszy pochodzących z legalnych źródeł. Osoby związane z firmą 3M muszą przestrzegać wszystkich praw, rozporządzeń i polityk firmy, wytycznych, standardów oraz postępować zgodnie z innymi procedurami mającymi na celu zapewnienie zastosowanie się do niniejszej zasady. Dodatkowe wskazówki Przestrzeganie praw przeciwdziałających praniu brudnych pieniędzy i terroryzmowi wymaga od osób związanych z firmą 3M wyczulenia na czerwone flagi, które mogą pojawić się w trakcie prowadzenia interesów i mogą sygnalizować pojawienie się problemu. W przypadku zidentyfikowania czerwonych flag, konieczne jest zastosowanie dodatkowej procedury sprawdzającej (due dillingence). Należy dobrze poznać swoich partnerów biznesowych: Przeprowadzaj ocenę rzetelności swoich partnerów biznesowych (Integrity Assessment) i poznaj sposoby prowadzenia przez nich interesów. Monitorować działania finansowe: Obserwuj i rejestruj wszystkie płatności i transakcje. Przestrzegać globalnych standardów finansowych w kwestii stosowania akceptowanych form płatności. Prowadzić kompletne rejestry: Prowadź na bieżąco kompletne i dokładne rejestry wszystkich transakcji biznesowych. Zgłaszać wszystkie podejrzane działania: O każdym podejrzanym działaniu powiadamiaj niezwłocznie wyznaczonego radcę prawnego lub pracownika działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie firmy 3M. Bądź świadomy i postępuj zgodnie z wymaganiami prawnymi firmy 3M dotyczącymi raportowania transakcji gotówkowych. Współpracuj w pełni z organami prawnymi i regulacyjnymi, których zadaniem jest egzekwowanie prawa dotyczącego przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy: Dotyczy to także współpracy z działami audytu wewnętrznego 3M, zgodności z przepisami i etycznym postępowaniem w biznesie oraz egzekwowaniem prawa i uregulowaniami. Należy upewniać się, że przestrzegamy również innych stosownych polityk i standardów, takich jak Zasada firmy 3M dotycząca przestrzegania przepisów, Zasada etycznego postępowania w biznesie oraz Zasada polityki antykorupcyjnej. 22 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

25 Bądź uczciwy Należy mieć świadomość istnienia następujących czerwonych flag dotyczących prania brudnych pieniędzy: Płatności gotówką lub odpowiednikami gotówki, takimi jak przekazy pieniężne, czeki podróżne lub przedpłacone karty bankowe. Jest to najłatwiejszy sposób na umożliwienie komuś prania brudnych pieniędzy i narażenie firmy 3M. Należy znać oraz postępować zgodnie z wymaganiami prawnymi firmy 3M dotyczącymi raportowania transakcji gotówkowych, a także unikać przyjmowania płatności w gotówce. Klienci określani jako Designated Party albo SDN Specially Designated National bądź pojawiający się na innych, podobnych listach, albo powiązani z krajami określanymi przez Financial Action Task Force FATF jako niechętne do międzynarodowej współpracy w zakresie zwalczania procederu prania brudnych pieniędzy. Klienci lub dostawcy, którzy niechętnie udzielają kompletnych informacji i/lub przekazują niewystarczające, fałszywe lub podejrzane informacje. Klienci lub dostawcy, którzy wydają się działać jako agenci nieujawnionego zleceniodawcy, ale odmawiają lub niechętnie udzielają informacji dotyczących tegoż zleceniodawcy bądź podmiotu. Klienci lub dostawcy, którzy wyrażają swoje obawy albo którzy chcą uniknąć raportowania lub prowadzenia rejestrów. Klienci, którzy organizują płatności w taki sposób, aby uniknąć obowiązku raportowania do organów rządowych płatności w gotówce i w formie odpowiedników gotówki powyżej pewnej kwoty wyrażonej w dolarach; na przykład, dokonując wielu drobnych płatności lub płatności z wielu źródeł. Nabycie produktów lub zakupy na większą skalę, które wydają się być niezgodne z normalną procedurą zamawiania towarów przez klienta, bez uzasadnionego powodu biznesowego, takiego jak np. promocja cenowa. Skomplikowane struktury transakcji lub tryb dokonywania płatności, które nie mają rzeczywistego celu biznesowego. Żądania zapłaty z niepowiązanego z transakcją kraju lub poprzez niepowiązaną z transakcją osobę trzecią. Liczne częściowe zapłaty od różnych osób w imieniu jednego klienta i/lub liczne częściowe zapłaty z różnych lokalizacji. Klienci lub dostawcy, których adresy nie wskazują rzeczywistych lokalizacji. Klienci składający depozyt funduszy, po którym następuje natychmiastowe żądanie przesłania pieniędzy przelewem bankowym lub przeniesienia ich na osobę trzecią, albo do innej firmy, bez wyraźnego powodu natury biznesowej. Klienci dokonujący płatności w jednej formie, a następnie żądający zwrotu tej płatności w innej formie; na przykład płacenie gotówką, a następnie żądanie zwrotu pieniędzy w formie przelewu bankowego. Bezpłatne numery dla innych dla innych krajów krajów znajdują znajdują się w witrynie się w 3M-Ethics.com. witrynie 3M-Ethics.com. 23

26 Działaj fair Postępuj zgodnie z regułami gry, niezależnie od tego, czy współpracujesz z instytucjami rządowymi, klientami, czy dostawcami. Jako przestrzegająca prawa firma przyjmująca na siebie obywatelską odpowiedzialność, 3M ceni swoją reputację oraz współpracę z urzędnikami rządowymi i podmiotami gospodarczymi na całym świecie. Rządy kontrolują działalność firmy 3M, są klientami firmy 3M i uchwalają prawa, które wpływają na interesy 3M. Z tych powodów osoby związane z firmą 3M muszą postępować zgodnie z obowiązującym prawem, zasadami i uregulowaniami, określającymi sposób współpracy firmy 3M z podmiotami rządowymi. Lobbing i działalność polityczna Prowadzenie interesów z agencjami rządowymi i wykonawcami kontraktów rządowych 24 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

27 Działaj fair Lobbing i działalność polityczna Firma 3M szanuje prawo naszych pracowników do udziału w procesach politycznych oraz komunikowania się z wybranymi przez siebie przedstawicielami w swoim czasie i przy użyciu własnych środków. Jednakże zasoby oraz budynki firmy 3M nie mogą być wykorzystywane w celu prowadzenia własnej działalności, działalności politycznej ani lobbingowej. Przykładami zasobów firmy 3M są budynki, poczta elektroniczna, komputery, telefony i czas pracy. Przykładami działalności politycznej są: organizowanie kampanii politycznych, dystrybucja literatury, gromadzenie funduszy oraz organizowanie wydarzeń politycznych na terenie firmy 3M lub w czasie godzin pracy. Nie należy stwarzać wrażenia, że firma 3M sponsoruje bądź popiera (lub ewentualnie nie sponsoruje ani nie popiera) jakiegokolwiek kandydata, opcji w referendum lub głosowania. Nie należy sugerować, że nasze poparcie jakiejkolwiek pozycji lub kandydata jest równoznaczne z poparciem tej pozycji lub kandydata ze strony firmy 3M. Niektóre rządy w Stanach Zjednoczonych wprowadziły w życie prawa dotyczących wszelkich kontrybucji typu pay to play, które wymagają zgłaszania oraz, w niektórych przypadkach, zabraniają podmiotom dokonywania wpłat na cele polityczne na rzecz urzędników państwowych, jeśli oni również starają się o uzyskanie umów publicznych lub podpisali już takie umowy. Aby zapewnić przestrzeganie przez firmę 3M przepisów dotyczących wszelkich kontrybucji typu pay to play, może się zdarzyć, że przed dokonaniem wpłat na cele polityczne na rzecz kandydatów i organizacji politycznych w niektórych regionach i lokalizacjach przedstawiciele kierownictwa oraz niektórzy pracownicy będą musieli skonsultować się z radcą prawnym firmy 3M. Ŕ Ŕ Lobbing oznacza kontakty z ustawodawcami i innymi urzędnikami publicznymi umożliwiające kształtowanie polityki publicznej odnoszącej się do istniejących problemów. Lobbing podlega znacznym regulacjom i często wiąże się z wymaganiami szczegółowego raportowania. Firma 3M, jej pracownicy oraz każda osoba działająca w jej imieniu muszą przestrzegać wszystkich praw lobbingowych wszędzie tam, gdzie firma 3M prowadzi interesy. Jeżeli wykonywana przez nas praca polega na współpracy z jakąkolwiek instytucją publiczną lub urzędnikiem publicznym, konieczna jest znajomość praw lobbingowych obowiązujących na obszarze, na którym prowadzimy działalność biznesową; wymagane jest też stałe monitorowanie zachodzących zmian prawnych. Ŕ Ŕ Dział Government Affairs firmy 3M zarządza działalnością lobbingową firmy 3M. Przed zatrudnieniem lobbysty, zaangażowaniem się w lobbing bezpośredni lub nawiązaniem kontaktów z urzędnikami publicznymi w imieniu firmy 3M, osoby związane z firmą 3M muszą skontaktować się z działem Government Affairs firmy 3M. Wszyscy pracownicy współpracujący z rządem lub lobbystami są odpowiedzialni za zrozumienie i przestrzeganie praw lobbingowych, które wpływają na ich działania biznesowe, w tym na potrzebę rejestracji, raportowania i prowadzenia rejestrów. Dodatkowe wskazówki Wykorzystywanie zasobów firmy w celu wpłynięcia na proces polityczny jest ściśle kontrolowane, aby chronić i promować rzetelność procesów politycznych w państwach na całym świecie. Firma 3M popiera te uregulowania i stosuje się do nich oraz oczekuje od osób związanych z firmą 3M, że w okresie pracy dla firmy 3M będą również się do nich stosować. Zasada dotycząca lobbingu i działalności politycznej nie zabrania prowadzenia zgodnej z prawem działalności i korzystania z zasobów firmy 3M przez firmę 3M oraz jej Komitet ds. działalności politycznej (3M PAC) ani nie ogranicza możliwości prowadzenia zgodnej z prawem działalności organizacji Government Affairs 3M. 3M PAC to bezstronny fundusz wykorzystywany do dokonywania wpłat na rzecz federalnych, stanowych i lokalnych kandydatów ze Stanów Zjednoczonych, zgodnie z obowiązującym prawem. Skontaktuj się z działem Government Affairs firmy 3M, aby uzyskać pomoc. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 25

28 Działaj fair Prowadzenie interesów z agencjami rządowymi i wykonawcami kontraktów rządowych Prowadzenie interesów z jednostkami rządowymi na całym świecie, wliczając w to interesy prowadzone przez kontrahentów publicznych i podwykonawców, podlega złożonym wymaganiom, które często są bardziej surowe od wymagań dla klientów komercyjnych. Prowadząc interesy z jednostką publiczną, osoby związane z firmą 3M muszą przestrzegać wszystkich obowiązujących praw i przepisów. Należy być uczciwym i dokładnym we wszystkich kontaktach z urzędnikami rządowymi, agencjami, wykonawcami i podwykonawcami. Przekazywanie jednostkom rządowym niedokładnych lub niekompletnych informacji może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi dla nas osobiście i dla firmy 3M, Może także w przyszłości niekorzystnie wpłynąć na możliwość prowadzenia przez firmę 3M interesów z klientami rządowymi. Przed przystąpieniem do jakiejkolwiek umowy związanej z klientem rządowym, należy dopilnować zasięgnięcia opinii wyznaczonego radcy prawnego lub pracownika działu ds. przestrzegania przepisów dotyczących umów publicznych firmy 3M (Government Contract Compliance Department). Dodatkowe wskazówki Przygotowując kontrakty publiczne i oferty miej pewność że rozumiesz obowiązujące zasady. Należy zasięgnąć opinii pracownika działu ds. przestrzegania przepisów dotyczących umów publicznych lub wyznaczonego radcy prawnego. Możemy zostać poproszeni o dostarczenie szczegółowych informacji o naszej firmie i jej udziałowcach, w tym o wpłatach na cele polityczne, lobbingu, upominkach dla urzędników oraz o wymianie informacji z urzędnikami rządowymi. Nawet przekazywanie informacji związanych ze sprzedażą może wejść w zakres uregulowań związanych z ujawnianiem informacji. Istnieją specjalne przepisy dotyczące negocjacji umów publicznych. Należy je znać i przestrzegać wszystkich ich zapisów. Przed zdobyciem kontraktu nigdy nie należy wyszukiwać poufnych informacji o zakupie rządowym lub kontrakcie, w tym także informacji na temat oferty lub propozycji składanej przez konkurenta albo związanej z procesem wyboru agencji. Nie należy odbiegać od wymogów zawierania umów publicznych lub dotyczących podwykonawstwa umów, bądź wytycznych od warunków kontraktowych jakiejkolwiek umowy publicznej. Na przykład: -- Należy postępować zgodnie ze wszystkimi wymogami kraju pochodzenia. -- Należy zawsze przeprowadzać wymaganą kontrolę jakości. Należy również postępować zgodnie z zasadą polityki antykorupcyjnej firmy 3M oraz zasadą Upominki, rozrywka i podróże. 26 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

29 Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 27

30 Bądź lojalny Chroń interesy firmy 3M, jej środki trwałe i informacje. Podstawą reputacji firmy 3M i jej sukcesów jest lojalność ludzi w niej pracujących, którzy w swojej pracy kierują się interesem firmy 3M, którzy nie dopuszczają do konfliktu ich osobistych działań z interesami firmy 3M oraz którzy starannie chronią informacje na temat firmy 3M, jej aktywów i interesów. Konflikt interesów Bezpieczeństwo informacji, tajemnica handlowa i poufne informacje Zasoby elektroniczne Ochrona danych 28 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych. 28

31 Bądź lojalny Konflikt interesów Należy unikać sytuacji, w których osobiste interesy mogłyby w sposób nieodpowiedni wpłynąć, albo sprawiać takie wrażenie, na ocenę sytuacji biznesowej. Zjawisko to nosi nazwę konfliktu interesów. Nawet wrażenie, że osobiste interesy wpływają na ocenę sytuacji biznesowej może zaszkodzić reputacji i działalności firmy 3M. Lokalne polityki i procedury w poszczególnych krajach wymagają składania na czas stosownych oświadczeń o istniejącym konflikcie interesów. Dodatkowe wskazówki Osoby związane z firmą 3M muszą ujawnić każdą działalność prowadzoną poza firmą, aktywność finansową czy relacje biznesowe, które mogą stanowić realny, potencjalny konflikt interesów lub być postrzegane jako konflikt interesów. Informacje mogą zostać ujawnione przełożonemu, kierownikowi wyższego szczebla, wyznaczonemu radcy prawnemu Twojej jednostki organizacyjnej, wyznaczonemu dyrektorowi działu HR, działowi firmy 3M ds. zgodności i postępowania w biznesie lub za pośrednictwem strony 3M-Ethics.com. Pracownicy, których znajomi, krewni lub osoby związane relacjami osobistymi albo finansowymi, pracują jako urzędnicy rządowi, muszą dokładnie się zastanowić, czy ich relacje z tymi osobami stwarzają konflikt interesów w odniesieniu do pracy wykonywanej dla firmy 3M. Jeżeli tak jest, należy ujawnić te rzeczywiste lub potencjalne konflikty przełożonemu lub wyznaczonemu pracownikowi działu Human Resources. -- Urzędnicy rządowi to: pracownicy administracji publicznej, urzędnicy mianowani oraz wybierani i inni, w tym partie polityczne oraz wysokiej rangi członkowie partii politycznych, profesorowie oraz personel medyczny pracujący na publicznych uniwersytetach i podczas realizacji programów opieki zdrowotnej, a także pracownicy firm stanowiących własność państwa lub kontrolowanych przez państwo lub publiczne organizacje międzynarodowe, takie jak Czerwony Krzyż i Organizacja Narodów Zjednoczonych. Określenie tego czy ktoś jest urzędnikiem rządowym, czy nie może być trudne, dlatego w razie pytań należy skonsultować się z wyznaczonym radcą prawnym lub z pracownikiem działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie firmy 3M. Przed przyjęciem jakiejkolwiek pozycji urzędnika lub dyrektora podmiotu zewnętrznego należy uzyskać zgodę kierownictwa firmy. Przed przyjęciem stanowiska w zarządzie jakiejkolwiek charytatywnej, edukacyjnej lub innej organizacji non-profit należy powiadomić kierownictwo firmy. Nie należy akceptować zewnętrznych ofert zatrudnienia, które nie idą w parze z interesami firmy 3M, takich jak praca na rzecz konkurencji lub własna działalność konkurencyjna lub prowadzenie interesów z firmą 3M. Należy unikać mieszania relacji osobistych z zawodowymi, na przykład, zatrudniając członka rodziny jako pracownika lub dostawcę; kupując towary lub usługi od firmy rodzinnej w imieniu firmy 3M; sprzedając towary firmy 3M firmie rodzinnej na zasadach, o które mogłyby konkurować inne firmy. Nie należy przyjmować upominków, posiłków ani form rozrywki, które mogą sprawiać wrażenie, że zaburzają obiektywność w ocenie sytuacji. Należy odmawiać drogich kolacji lub upominków, które mogłyby zostać uznane za ekstrawaganckie. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 29

32 Bądź lojalny Bezpieczeństwo informacji, tajemnica handlowa i poufne informacje Należy chronić poufne informacje na temat firmy 3M, w tym tajemnicę handlową firmy 3M, przed nieautoryzowanym ujawnieniem. Nigdy nie należy ujawniać poufnych informacji osobom spoza firmy bez uzyskania wyraźnej zgody. Należy stosować odpowiednie umowy o zachowaniu poufności. Nawet wewnątrz firmy 3M nie należy dzielić się z innymi osobami poufnymi informacjami w zakresie większym niż to niezbędne. Należy znać klasyfikację tworzonych przez siebie informacji o firmie 3M, do których ma się dostęp, środki bezpieczeństwa mające zastosowanie do tych informacji, a także wiedzieć, jak długo można zachowywać te informacje i w jaki odpowiedni sposób się ich pozbywać. Dodatkowe wskazówki Informacje na temat firmy 3M są sklasyfikowane jako publiczne, wewnętrzne, poufne lub regulowane. Wszystkie informacje inne niż publiczne muszą być chronione. Otrzymując poufne informacje od strony trzeciej należy najpierw uzyskać podpisaną umowę o zachowaniu poufności. Nigdy nie należy przyjmować ani wykorzystywać poufnych informacji, o których wiadomo lub w stosunku do których istnieje podejrzenie, że zostały pozyskane w sposób nielegalny lub nieetyczny. Nie należy ujawniać poufnych informacji, kiedy przyjmuje się konsultanta z zewnątrz bez umowy o zachowaniu poufności. W razie pytań należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego. Tajemnice handlowa to forma własności intelektualnej. Są niezwykle cenne i należy je chronić, utrzymując ich poufność. Tajemnice handlowe charakteryzują się następującymi właściwościami: (1) mają wartość ekonomiczną, (2) nie zna ich nikt spoza firmy 3M, a (3) firma 3M dokłada starań, aby utrzymać ich poufność. 30 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

33 Bądź lojalny Zasoby elektroniczne Zasoby elektroniczne firmy 3M służą celom biznesowym firmy 3M. Zasoby te to telefony biurowe oraz telefony komórkowe firmy 3M, komputery, tablety, oprogramowanie, systemy i sieci. Zasoby elektroniczne firmy 3M należy wykorzystywać w sposób zgodny z prawem i z Kodeksem postępowania firmy 3M, a także z zasadą Bezpieczeństwo informacji, tajemnica handlowa i poufne informacje. Należy postępować zgodnie ze standardem dotyczącym mediów społecznościowych firmy 3M (Social Media Standard). Należy zabezpieczyć zasoby elektroniczne firmy 3M przed nieautoryzowanym użyciem oraz zagrożeniami naruszenia bezpieczeństwa. Nie należy używać zasobów elektronicznych firmy 3M do zewnętrznych transakcji lub do osiągnięcia osobistych zysków. Wykorzystanie zasobów elektronicznych do celów prywatnych musi być prowadzone w granicach rozsądku i odpowiednio ograniczone. Nie może ono przeszkadzać w prowadzeniu normalnej działalności biznesowej 3M lub w wywiązywaniu się z powierzonych zadań. Dodatkowe wskazówki Zasoby elektroniczne firmy 3M służą do przesyłania, odbierania, przetwarzania lub przechowywania informacji lub danych o firmie 3M, wykorzystując do tych celów: urządzenia elektroniczne takie jak telefony komórkowe, tablety i komputery; oprogramowanie; systemy i sieci, takie jak poczta elektroniczna, poczta głosowa, bazy danych, serwery oraz łączność internetowa. Sposoby zabezpieczania zasobów elektronicznych firmy 3M: Stosować zabezpieczenia do identyfikatorów użytkownika i haseł; nigdy nie umieszczać ich w pobliżu komputera; zapisać je w bezpieczny sposób. Zamykać miejsca wykonywania pracy, kiedy się z nich nie korzysta. Upewnić się, że stanowisko pracy oraz urządzenia przenośne spełniają normy bezpieczeństwa obowiązujące w firmie 3M; nigdy nie deinstalować ani nie wyłączać narzędzi antywirusowych, zapór systemowych lub chronionych hasłem wygaszaczy ekranów. Korzystając z zasobów elektronicznych firmy 3M publicznie, chronić informacje poufne, np. stosując filtr prywatności na ekran monitora i zwracać uwagę na to, co się dzieje dookoła. Nie pobierać, nie kopiować ani nie wykorzystywać oprogramowania lub innych materiałów naruszających prawa autorskie lub ograniczenia wynikające z posiadanych licencji. Zgłaszać przypadki potencjalnego naruszenia bezpieczeństwa informacji lub niniejszej Zasady, wykorzystując w tym celu infolinię działu informatycznego lub stronę 3M-Ethics.com. Zachować ostrożność podczas pobierania lub otwierania załączników albo oprogramowania pochodzącego z nieznanych źródeł. W razie wątpliwości skontaktować się z lokalnym informatycznym centrum pomocy (IT Helpdesk). Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 31

34 Bądź lojalny Ochrona danych Firma 3M stosuje się do wszystkich obowiązujących praw dotyczących ochrony prywatności i ochrony danych wszędzie tam, gdzie prowadzi swoją działalność. Firma 3M szanuje prywatność swoich pracowników, klientów, partnerów biznesowych i innych osób, które dzielą się z nami swoimi osobistymi informacjami. Wszelkie informacje osobiste gromadzone przez firmę 3M są chronione i wykorzystywane legalnie i w odpowiedni sposób. Dane osobowe to wszelkie informacje, które same w sobie lub w połączeniu z innymi informacjami umożliwiają identyfikację osób. Dodatkowe wskazówki Aby upewnić się, że podejmowane działania są dozwolone i zgodne z odpowiednim prawem oraz polityką firmy 3M, należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego oraz ekspertów 3M w dziedzinie ochrony danych w następujących sytuacjach: -- przed przesłaniem danych osobowych z jednego kraju do drugiego, nawet pomiędzy filiami firmy 3M; -- przed ujawnieniem osobom trzecim danych o pracownikach firmy 3M, jej klientach i partnerach biznesowych; -- przed zgromadzeniem, wykorzystaniem lub ujawnieniem danych osobowych bez wiedzy i zgody osoby, której dane są wykorzystywane; -- w celu uzyskania wskazówek na temat plików cookies (ciasteczek), oprogramowania śledzącego oraz sposobów uczynienia danych bardziej anonimowymi. Prawa dotyczące prywatności danych różnią się od siebie w różnych systemach prawnych. Należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego. 32 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie 3M-Ethics.com lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

35 Bezpłatne numery dla innych dla innych krajów krajów znajdują znajdują się w witrynie się w 3M-Ethics.com. witrynie 3M-Ethics.com. 33

36 Bądź dokładny Prowadź kompletne i dokładne rejestry biznesowe. Firma 3M musi mieć dokładne rejestry biznesowe. W związku z tym, że 3M jest firmą notowaną na amerykańskiej giełdzie, prawo wymaga prowadzenia różnych rejestrów, by zarząd firmy 3M, jej rada nadzorcza, instytucje finansowe, agencje ratingowe, inwestorzy oraz rządy na całym świecie mogły polegać na dokładności informacji dostarczanych przez firmę 3M. Kontrole wewnętrzne, raporty finansowe, przechowywanie dokumentacji oraz audyty 34 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

37 Bądź dokładny Kontrole wewnętrzne, raporty finansowe, przechowywanie dokumentacji oraz audyty Pracownicy firmy 3M są odpowiedzialni za zachowanie rzetelności dokumentów biznesowych firmy i jej sprawozdań finansowych. Każdego dnia firma 3M generuje niezliczoną ilość rejestrów biznesowych i finansowych, w tym m.in. zlecenia zakupu, umowy, rejestry produkcyjne, raporty z wydatków, faktury, dane produkcyjne i laboratoryjne, raporty z procesów regulacyjnych stosowane do podmiotów publicznych, wiadomości , karty kontrolne pracowników, wykazy rozmów telefonicznych i wiele innych. Wszyscy pracownicy firmy 3M muszą dopilnować, aby tworzone i wykorzystywane przez nich rejestry odzwierciedlały prawdziwy obraz transakcji firmy 3M. Należy stosować się do kontroli wewnętrznych firmy 3M. Należy postępować zgodnie z wymaganiami związanymi Należy przestrzegać wszystkich procedur rewizyjnych i akceptacyjnych. z przechowywaniem dokumentów. Nieprzestrzeganie procedur zapewniających tworzenie i utrzymywanie poprawnych i dokładnych rejestrów biznesowych i finansowych może stanowić ryzyko prawne i biznesowe dla firmy 3M. Od wszystkich pracowników wymaga się pełnej współpracy i dostarczenia wyczerpujących informacji na prośbę audytorów korporacyjnych 3M, niezależnych zewnętrznych audytorów 3M, osób z działu bezpieczeństwa firmy 3M lub pracowników działów prawnego firmy 3M, łącznie z pracownikami działu ds. przestrzegania przepisów i etycznego postępowania w biznesie. Dodatkowe wskazówki Prowadzenie dokładnych rejestrów zgodnych z rzeczywistością ma bardzo ważne znaczenie w podejmowaniu odpowiednich decyzji biznesowych i zgodnym z prawem działaniem w przypadku zwrotów podatkowych, wymaganych przez rząd zeznań finansowych i innych oświadczeń finansowych. Z uwagi na to, że 3M jest firmą amerykańską, pracownicy firmy w każdym kraju są zobowiązani do przestrzegania prawa i przepisów amerykańskich regulujących wymóg rzetelności rejestrów biznesowych firmy 3M. Jako firma notowana na amerykańskiej giełdzie, 3M musi spełniać wymagania ustawy Sarbanes-Oxley (SOX). W przypadku pytań należy zasięgnąć opinii odpowiedniej osoby z działu finansowego firmy 3M. Należy także korzystać z Globalnych standardów finansowych firmy 3M oraz odpowiedniego personelu działu finansowego firmy 3M. Oczekuje się przestrzegania Globalnej polityki zakupowej firmy 3M. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 35

38 Okazuj szacunek Szanujmy siebie nawzajem oraz szanujmy środowisko społeczne i naturalne na całym świecie. Osoby związane z firmą 3M odnoszą się do siebie z szacunkiem i prowadzą działalności biznesowe w taki sposób, który chroni zdrowie, bezpieczeństwo i środowisko. Pełne szacunku środowisko pracy Ochrona środowiska, zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy Bezpieczeństwo, jakość i zarządzanie produktami 36 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

39 Okazuj szacunek Pełne szacunku środowisko pracy Firma 3M ceni swoich pracowników. Dążymy do tego, aby stworzyć środowisko pracy odzwierciedlające i ceniące to, co w nas najlepsze, w którym będziemy traktować się z szacunkiem i profesjonalizmem i w którym ceni się indywidualne różnice. Wszelkie przejawy szykanowania lub nieprofesjonalnego czy też niestosownego zachowania, nawet jeżeli nie są uznawane za nielegalne, przeszkadzają w osiągnięciu tego celu i nie będą tolerowane. Bezprawna dyskryminacja również jest zabroniona. Niniejsza zasada ma zastosowanie zawsze wtedy gdy jesteśmy w pracy, na imprezach służbowych i przy okazji innych działań sponsorowanych przez firmę 3M. Pracownicy muszą mieć swobodę zgłaszania swoich obaw i zadawania pytań, bez lęku przed odwetem. Firma 3M nie toleruje i zabrania działań odwetowych. Przełożeni są odpowiedzialni za dopilnowanie, aby firma 3M zapewniła środowisko pracy, w którym panuje uczciwość i wzajemne poszanowanie, a zgłaszane skargi są rozpatrywane szybko i skutecznie. Dodatkowe wskazówki Szykanowanie jest niepożądanym postępowaniem w stosunku do innej osoby, które tworzy zastraszające, wrogie lub obraźliwe środowisko pracy i które: (1) odnosi się do takich cech, jak wiek, niepełnosprawność, stan cywilny, narodowość, rasa lub kolor skóry, religia, płeć, orientacja seksualna albo identyfikacja płciowa; i (2) obniża wydajność pracy lub niekorzystnie wpływa na możliwości pracy i zatrudnienia. Szykanowanie jest niezgodne z prawem w Stanach Zjednoczonych i w wielu innych krajach. Więcej informacji na temat sposobu zgłaszania obaw znajdziesz na stronie 7 w niniejszym podręczniku. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 37

40 Okazuj szacunek Ochrona środowiska, zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy Firma 3M zapewnia bezpieczne i zdrowe środowisko pracy i dąży do zminimalizowania wpływu naszych działań na środowisko. Wszyscy pracownicy firmy 3M muszą znać wszystkie obowiązujące przepisy dotyczące środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa (EHS) oraz standardy i polityki EHS firmy 3M i postępować zgodnie z nimi. Kierownictwo firmy 3M odpowiada za zajęcie się zgłaszanymi obawami oraz zapewnienie, że pracownicy firmy 3M są odpowiednio przeszkoleni w zakresie obowiązujących przepisów i regulacji EHS oraz polityk i norm EHS firmy 3M. Pracownicy firmy 3M muszą zgłaszać wszelkie obawy dot. przestrzegania przepisów EHS oraz natychmiastowo na nie reagować. Dodatkowe wskazówki Firma 3M dąży do poprawy życia każdego człowieka; do zminimalizowania wpływu naszych działań na środowisko, zachowania zasobów naturalnych oraz prowadzenia działań biznesowych w sposób, który chroni zdrowie i bezpieczeństwo naszych pracowników, gości i społeczności. W celu uzyskania pomocy w określeniu i przestrzeganiu obowiązujących praw i polityk należy skontaktować się z specjalistami zajmującymi się kwestiami środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa (EHS) wyznaczonymi dla danego oddziału, zakładu lub kraju. Należy wybrać dostawców, zewnętrznych producentów i dostawców usług, którzy wyznają wartości EHS firmy 3M. Politykę oraz standardy EHS firmy 3M można znaleźć w Centrum polityki, klikając link Środowisko, zdrowie i bezpieczeństwo. 38 Prosimy zgłaszać swoje obawy na stronie lub dzwoniąc pod numer M-ETHICS ( ) w Stanach Zjednoczonych.

41 Okazuj szacunek Bezpieczeństwo, jakość i zarządzanie produktami Firma 3M jest zaangażowana na rzecz bezpieczeństwa produktu, jakości i zarządzania. Bezpieczeństwo produktu, jakość i zarządzanie zawsze stanowią główny punkt odniesienia podczas planowania, produkcji, marketingu i sprzedaży produktów firmy 3M. Pracownicy firmy 3M muszą znać wszystkie stosowne przepisy prawa, regulacje oraz polityki, standardy i procedury firmy 3M w zakresie bezpieczeństwa produktu, jakości i zarządzania oraz przestrzegać ich i zgłaszać wszelkie zastrzeżenia, a także reagować na nie z należytą starannością. Kierownictwo firmy 3M powinno zajmować się zgłaszanymi zastrzeżeniami oraz zapewnić właściwe szkolenie pracownikom firmy 3M w zakresie stosownych przepisów prawa, regulacji oraz polityk, standardów i procedur firmy 3M. Dodatkowe wskazówki Firma 3M stara się poprawić jakość życia każdej osoby. Firma 3M dostarcza naszym klientom produkty o wysokiej jakości, które są bezpieczne przy zastosowaniu zgodnie z przeznaczeniem oraz rozumie, że fundamentem naszego sukcesu jest dostarczanie produktów, które nieustannie spełniają oczekiwania klienta, społeczności oraz nasze własne wysokie oczekiwania. Firma 3M opracowuje produkty o wysokiej efektywności ekologicznej w trakcie całego cyklu życia. Współpracujemy również z naszymi dostawcami oraz partnerami biznesowymi, aby ich działania miały na względzie te same cele. Te łączne wysiłki pomagają wyznaczyć, chronić i utrzymywać długofalowy sukces naszej firmy. Oceniaj produkty wykonane przez firmy zewnętrzne przy zastosowaniu takiej samej analizy dotyczącej właściwości produktów w zakresie ochrony środowiska, bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodności z regulacjami oraz potencjalnych szkód, jak dla produktów wytwarzanych przez firmę 3M. Pracownicy powinni skontaktować się z wyznaczonymi dla ich oddziału, zakładu lub filii specjalistami w kwestii ochrony środowiska, bezpieczeństwa i higieny pracy lub jakości w celu uzyskania pomocy w identyfikowaniu i przestrzeganiu obowiązujących przepisów i polityk. Zaangażowanie firmy 3M na rzecz bezpieczeństwa, jakości i zarządzania dotyczy w równym stopniu także usług. Usługi świadczone przez firmę 3M muszą być wykonywane w sposób bezpieczny i zgodny ze stosownymi przepisami prawa i regulacjami, wymogami jakościowymi oraz politykami, standardami i procedurami firmy 3M. Bezpłatne numery dla innych krajów znajdują się w witrynie 3M-Ethics.com. 39

42 Lista zasad etycznego postępowania w biznesie Reklama i sposób przedstawiania produktów 21 Zasada Antykorupcyjna 15 Przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy 22 Działania antymonopolowe oraz przepisy o uczciwej konkurencji 18 Przestrzeganie kodeksu 11 Konflikt interesów 29 Ochrona danych 32 Prowadzenie interesów z agencjami rządowymi i wykonawcami kontraktów rządowych 26 Zasoby elektroniczne 31 Obowiązki pracownicze i raportowanie 13 Etyczne postępowanie w biznesie 12 Zachowanie zgodności w zakresie eksportu, importu i handlu 19 Upominki, rozrywka i podróże 17 Bezpieczeństwo informacji, tajemnica handlowa i poufne informacje 30 Kontrole wewnętrzne, sprawozdawczość finansowa, przechowywanie dokumentów i audyt 35 Lobbing i działalność polityczna 25 Bezpieczeństwo, jakość i zarządzanie produktami 39 Pełne szacunku środowisko pracy 37 Handel papierami wartościowymi i wykorzystywanie poufnych informacji 20 Środowisko oraz zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy 38 40

43 3M Niemcy 3M Chiny 3M Wielka Brytania 3M Republika Południowej Afryki 3M Polska 3M Brazylia 41