I N S T R U K C J A. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 I N S T R U K C J A dotycząca zasad postępowania przy zagospodarowaniu lub kasacji składników majątkowych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, trybu zgłaszania utraty lub zniszczenia składników majątku oraz zasad postępowania przy kasacji wartości niematerialnych i prawnych Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 roku, poz. 330 z późn. zm.) oraz stosownych zarządzeń Rektora UEP w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej, gospodarowania sprzętem komputerowym i innymi urządzeniami znajdującymi się na UEP niezależnie od źródeł ich finansowania, a także gospodarki składnikami majątku trwałego, wyposażenia i materiałami ustalam, co następuje: Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Przez pojęcie zagospodarowania rozumie się rozporządzanie składnikiem majątkowym Uczelni polegające na przekazaniu go na potrzeby innej jednostki organizacyjnej Uczelni (przemieszczenie składnika majątkowego). 2. Za zbędne składniki majątku uznaje się te, które: 1) nie są i nie będą mogły być wykorzystane przez jakąkolwiek z jednostek w realizacji zadań związanych z działalnością UEP lub 2) nie nadają się do współpracy ze sprzętem używanym w jakiejkolwiek jednostce UEP, albo ich przystosowanie do takiej współpracy byłoby technicznie lub ekonomicznie nieuzasadnione lub 3) nie nadają się do dalszego użytku albo ich naprawa byłaby nieopłacalna. 3. Za zużyte składniki majątku uznaje się te, które: 1) posiadają wady lub uszkodzenia, których naprawa byłaby nieopłacalna lub 2) zagrażają bezpieczeństwu użytkowników lub najbliższego otoczenia lub 3) całkowicie utraciły wartość użytkową lub 4) są technicznie przestarzałe, a ich naprawa lub remont byłyby ekonomicznie nieuzasadnione. 4. Fizyczna likwidacja (skasowanie, wyksięgowanie ze stanu danej komórki/jednostki organizacyjnej) składnika majątkowego może mieć miejsce w wypadku: 1) zbędnego lub zużytego składnika majątkowego, o którym mowa w ust. 2-3 powyżej, 2) przeznaczenia go do sprzedaży, 3) kradzieży lub zaginięcia składnika majątkowego zgodnie z zasadami określonymi w 13 niniejszej Instrukcji, 4) wartości niematerialnych i prawnych, które nie są i nie będą wykorzystywane przez daną komórkę lub jednostkę organizacyjną i nie mogą być wykorzystane przez inne komórki/jednostki UEP, 5) innym niż wymienione powyżej, gdy stwierdzony zostanie brak celowości dalszej eksploatacji składnika majątkowego. 1

2 We wszystkich wypadkach, z wyłączeniem sytuacji, o których mowa w 9 ust. 2, wymagane jest zastosowanie odpowiednich procedur i uzyskanie zgody rektora lub kanclerza (zgodnie z zapisami 9 ust. 1). 5. Zasady określone w niniejszej Instrukcji nie dotyczą: 1) składników majątku, których zakup został sfinansowany ze środków zewnętrznych na realizację projektów, w okresie ich trwania, albo w okresie trwałości rezultatów danego projektu określonym w umowie o finansowanie projektu lub odpowiednich wytycznych, 2) materiałów bibliotecznych, 3) materiałów i artykułów biurowych pozostających na stanie magazynu Działu Zaopatrzenia. Rozdział II Zagospodarowanie składnika majątkowego przez inną jednostkę organizacyjną UEP 2 Komórka/jednostka organizacyjna będąca w posiadaniu składnika majątkowego Uczelni, który nie jest przez nią używany, występuje z wnioskiem o zagospodarowanie/kasację tego składnika Komórka/jednostka organizacyjna wnioskująca o zagospodarowanie/kasację przedmiotów pozostających na jej stanie wyposażenia składa Wniosek o zagospodarowanie/kasację (wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji). Wniosek należy złożyć odpowiednio do: 1) Działu ds. Aparatury jeżeli dotyczy sprzętu komputerowego, audiowizualnego, biurowego, aparatury fizyko-chemicznej i laboratoryjnej, urządzeń kserograficznych, 2) Centrum Informatyki jeżeli dotyczy serwerów, urządzeń sieciowych, oprogramowania do zarządzania serwerami i urządzeniami sieciowymi oraz innego oprogramowania serwerowego, w tym oprogramowania systemów zarządzania Uczelnią, wartości niematerialnych i prawnych, 3) Działu Technicznego jeżeli dotyczy maszyn, urządzeń elektrycznych, urządzeń elektrycznych AGD oraz infrastruktury technicznej budynków i powierzchni należących do UEP, 4) Działu Zarządzania Infrastrukturą jeżeli dotyczy pozostałych składników majątkowych. 2. Składniki majątku przekazywane do zagospodarowania / kasacji powinny być pogrupowane na wniosku do odpowiedniej jednostki, zgodnie z zapisem określonym w 3 ust. 1 pkt 1)-4). 3. Wniosek powinien być sporządzony w 2 egzemplarzach jeden dla jednostki, o której mowa w ust. 1 powyżej, drugi dla jednostki organizacyjnej wnioskującej o zagospodarowanie składnika majątkowego. Wniosek musi być podpisany przez kierownika/osobę materialnie odpowiedzialną za mienie w danej komórce/jednostce organizacyjnej. 4. Komórka/jednostka organizacyjna wnioskująca o zagospodarowanie składnika majątkowego zobowiązana jest potwierdzić na wniosku w Dziale Finansowo-Księgowym 2

3 Zespole Księgowości Majątkowej stan ewidencyjny i wartość składników majątku przeznaczonych do zagospodarowania. 5. Jednostka, o której mowa w 3 ust. 1, rejestruje kompletny wniosek (z orzeczeniem jeśli jest wymagane - oraz z potwierdzeniem stanu ewidencyjnego). 6. Jednostka, o której mowa w 3 ust. 1: 1) w odniesieniu do składników majątkowych niskocennych oraz klasyfikowanych w grupach nr 3 do 8 (z wyłączeniem grupy 7) klasyfikacji środków trwałych (KŚT), których bieżąca wartość księgowa nie przekracza dwukrotnie kwoty decydującej o uznaniu przedmiotu majątkowego za środek trwały, wydaje opinię techniczną, zgodnie z kompetencjami, określonymi w 3 ust. 1, 2) jeżeli wartość składnika majątku z grupy nr 3 do 8 (z wyłączeniem grupy 7) klasyfikacji środków trwałych (KŚT) przekracza dwukrotnie bieżącą wartość księgową kwoty decydującej o uznaniu przedmiotu majątkowego za środek trwały, wystawia zlecenie na orzeczenie określające przydatność składnika majątku do dalszego zagospodarowania, które wydaje wykwalifikowany rzeczoznawca, serwis lub rzeczoznawca własny, za zgodą rektora lub kanclerza (zgodnie z zapisami 9 ust. 1), 3) w przypadku kasacji sprzętu komputerowego lub innego technicznego użytkowanego na Uczelni poniżej 3 lat, dołącza opinię specjalisty (osoby zajmującej się sprzętem technicznym) lub w szczególnych wypadkach opinię wykwalifikowanego rzeczoznawcy, serwisu lub rzeczoznawcy własnego, za zgodą rektora lub kanclerza (zgodnie z zapisami 9 ust. 1). 7. W przypadku, gdy wnioskodawca na wniosku o zagospodarowanie / kasację komputerów, serwerów, aparatury, tabletów, telefonów komórkowych i innych posiadających wewnętrzne nośniki danych zaznaczył, że te składniki majątku zawierają dane prawnie chronione i muszą być usunięte albo zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie, a ich usunięcie nie jest możliwe, wówczas należy dokonać zniszczenia składnika majątkowego. Stosowne decyzje w tym zakresie podejmuje Administrator Bezpieczeństwa Informacji UEP w razie konieczności w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Natomiast opinia techniczna powinna zawierać wykaz podzespołów wraz z numerami fabrycznymi oraz uwagi o ewentualnym zakwalifikowaniu składników majątku, podzespołów i części do dalszego ich wykorzystania na Uczelni. W szczególnych, uzasadnionych przypadkach, gdy usunięcie albo zniszczenie danych będzie utrudnione, albo związane ze znacznymi kosztami, rektor lub kanclerz (zgodnie z zapisami 9 ust. 1) może wyrazić zgodę na odkupienie składnika majątkowego przez dotychczasowego użytkownika. 8. W przypadku uzyskania opinii technicznej o nieprzydatności składnika majątkowego do dalszej eksploatacji wniosek jest przekazywany (wraz z opinią) przez jednostkę, o której mowa w 3 ust. 1, do przewodniczącego Komisji Kasacyjnej w celu wszczęcia procedury kasacyjnej. 9. W przypadku braku wniosku w sprawie pozyskania składnika majątku - jednostki, o których mowa w 3 ust. 1, przekazują stosowną informację o możliwości przejęcia składnika do wiadomości wszystkich pracowników i umieszczają odpowiednie zawiadomienie na stronie internetowej Uczelni. 3

4 10. Jednostka organizacyjna zainteresowana przyjęciem składnika majątkowego, zgodnie z powyższą procedurą, zgłasza swoje zainteresowanie jednostce określonej odpowiednio w 3 ust. 1 za pośrednictwem poczty elektronicznej, na podany w ogłoszeniu adres mailowy. W sytuacji, gdy zagospodarowaniem składnika majątkowego zainteresowanych jest więcej komórek/jednostek organizacyjnych niż jedna, decyzję o przydziale wydaje kierownik jednostki, o którym mowa w 3 ust W przypadku braku zainteresowania przejęciem zgłoszonych do zagospodarowania składników majątkowych Dział Zarządzania Infrastrukturą, Dział ds. Aparatury, Centrum Informatyki lub Dział Techniczny, w ciągu 7 dni od daty usunięcia ogłoszenia ze strony internetowej, przekazuje wykaz pozostałych składników majątku do Komisji Kasacyjnej w celu przeprowadzenia procedur kasacyjnych. 12. Jednostka organizacyjna wskazana do przejęcia składnika majątkowego, zgodnie z powyższą procedurą, jest zobowiązana do złożenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania stosownego powiadomienia w jednostce określonej odpowiednio w 3 ust. 1, pisma o dokonanie zmiany miejsca użytkowania. 13. Do momentu otrzymania jednego egzemplarza druku o dokonanie zmiany miejsca użytkowania potwierdzonego przez Zespół Księgowości Majątkowej, podpisanego przez kierownika lub osobę odpowiedzialną przekazującą mienie i kierownika lub osobę odpowiedzialną, zainteresowaną przejęciem mienia lub do momentu otrzymania protokołu kasacyjnego i przekazania do fizycznej kasacji/likwidacji składniki majątkowe pozostają w gestii jednostki wnioskującej o zagospodarowanie, z wyjątkiem sytuacji, gdy jednostki, o których mowa w 3 ust. 1, muszą dokonać lub zlecić wykonanie opinii technicznej składnika majątkowego wówczas przejęcie składnika potwierdzane jest na kopii wniosku o zagospodarowanie / kasację. 14. W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach kanclerz może zadecydować o przekazaniu składnika majątku do komórki/jednostki organizacyjnej bez zastosowania procedur określonych w 3 ust niniejszej Instrukcji. Wówczas pismo od komórki/jednostki organizacyjnej, z prośbą o przekazanie składnika majątku, na którym wyrażona została zgoda kanclerza - sekretariat kanclerza przekazuje do komórki/jednostki wnioskującej, natomiast kopię do jednostki, o której mowa w 3 ust. 1 oraz do Zespołu Księgowości Majątkowej w celu uruchomienia procedury dotyczącej zmiany miejsca użytkowania Komórka/jednostka organizacyjna zainteresowana pozyskaniem używanego składnika majątkowego składa pismo w tej sprawie odpowiednio do: 1) Działu ds. Aparatury jeżeli dotyczy sprzętu komputerowego, audiowizualnego, biurowego, aparatury fizyko-chemicznej i laboratoryjnej, urządzeń kserograficznych, 2) Centrum Informatyki jeżeli dotyczy serwerów, urządzeń sieciowych, oprogramowania do zarządzania serwerami i urządzeniami sieciowymi oraz innego oprogramowania serwerowego, w tym oprogramowania systemów zarządzania Uczelnią, 3) Działu Technicznego jeżeli dotyczy maszyn, urządzeń elektrycznych, urządzeń elektrycznych AGD oraz infrastruktury technicznej budynków i powierzchni należących do UEP, 4) Działu Zarządzania Infrastrukturą jeżeli dotyczy pozostałych składników majątkowych. 4

5 2. W sytuacji przeznaczenia składników majątku do zagospodarowania na Uczelni jednostki, o których mowa w 3 ust. 1, przekazują składniki majątku zainteresowanej komórce/jednostce organizacyjnej. Dalej zastosowanie ma procedura opisana w 3 ust. 13. Rozdział III Kasacja składnika majątkowego UEP oraz wartości niematerialnych i prawnych 5 1. Kasacji podlegają składniki majątkowe określone w szczególności w 1 ust. 2-3, 3 ust. 7-8 i 11 oraz 6 ust. 2 oraz wartości niematerialne i prawne, które nie są i nie będą wykorzystywane przez daną komórkę lub jednostkę organizacyjną i nie mogą być wykorzystane przez inne komórki/jednostki UEP. 2. W przypadku składników majątkowych grupy 7 (środki transportu) klasyfikacji środków trwałych (KŚT) przed kasacją wymagane jest uzyskanie opinii rzeczoznawcy. 3. Ocenę wniosków kasacyjnych dotyczących składników majątku uczelnianego, wartości niematerialnych i prawnych oraz nośników informacji i dokumentów przeprowadza Komisja Kasacyjna. 4. Komisja działa w składzie co najmniej trzyosobowym, w tym przewodniczący albo jego zastępca. Członków Komisji Kasacyjnej powołuje i odwołuje kanclerz UEP. Członkowie Komisji są powoływani maksymalnie na trzy lata. Członkami Komisji mogą być jedynie pracownicy Uczelni. Z dniem rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy wygasa członkostwo danej osoby w Komisji. Komisja działa również na podstawie zapisów właściwego zarządzenia rektora w sprawie gospodarki składnikami majątku trwałego, wyposażenia i materiałami Wnioski w sprawie kasacji składnika majątkowego muszą być bezwzględnie składane przed fizycznym zlikwidowaniem składnika majątku, z wyłączeniem 1 ust. 4 pkt 3. W przypadku, gdy jednostka organizacyjna nie złożyła wniosku lub sporządziła go za późno należy złożyć do kanclerza UEP pismo wyjaśniające przyczynę zaistniałej sytuacji. Po zaakceptowaniu wyjaśnienia następują dalsze procedury. 2. W przypadku konieczności kasacji dokumentów, pieczątek i wszelkiego rodzaju nośników danych wniosek o przeprowadzenie kasacji składa się na obowiązującym druku zapotrzebowania na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię. 3. Kasacja wartości niematerialnych i prawnych w odniesieniu do programów komputerowych polega na ich odinstalowaniu i zniszczeniu nośników Komisja Kasacyjna, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od otrzymania z jednostki organizacyjnej, o której mowa w 3 ust. 1, wniosku z informacją o konieczności kasacji składnika majątkowego, jest zobowiązana dokonać oględzin tych środków trwałych i/lub przedmiotów nietrwałych. 5

6 2. Obowiązkiem Komisji Kasacyjnej jest ustalenie przyczyn i okoliczności ewentualnego przedwczesnego zużycia lub zniszczenia składnika majątkowego, jeżeli takie miało miejsce. 3. Z przeprowadzonych czynności Komisja Kasacyjna w ciągu 14 dni od przeprowadzonych oględzin sporządza protokół wraz z ustaleniem wniosków dotyczących dalszego postępowania z przedmiotem zgłoszonym do kasacji. 4. Przedmioty zgłoszone do kasacji mogą zostać: a) przekazane do rozbiórki, b) wyrzucone do pojemnika na odpady, c) przekazane odpłatnie/nieodpłatnie jako materiał opałowy, d) przekazane na złom i do odsprzedaży do składnicy surowców wtórnych, e) przekazane do utylizacji lub złomowania dotyczy sprzętu elektronicznego oraz komputerów, f) zniszczone, g) przeznaczone do odsprzedaży jednostkom gospodarczym lub osobom fizycznym, h) przekazane na sprzedaż na warunkach preferencyjnych jednostkom sektora finansów publicznych bądź innym jednostkom na działalność pożytku społecznego - decyzje podejmuje kanclerz lub rektor (w zależności od wartości składnika majątkowego). 5. Komisja Kasacyjna sporządza protokół kasacyjny, według załączonego wzoru: a) w 2 egzemplarzach w przypadku wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych, w tym: 1 egzemplarz dla Zespołu Księgowości Majątkowej wraz z kompletem dokumentów, przy czym kopia protokołu (po uprzednim nadaniu numeru przez Zespół Księgowości Majątkowej) jest przekazywany jednostce, o której mowa w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji, w celu wystawienia odpowiedniego dokumentu likwidacyjnego, 1 egzemplarz dla jednostki wnioskującej, b) w 2 egzemplarzach w przypadku przedmiotów niskocennych (wyposażenia), po jednym dla: Zespołu Księgowości Majątkowej wraz z kompletem dokumentów, komórki/jednostki wnioskującej. 6. Jednostki, o których mowa w 3 ust. 1, na podstawie protokołu kasacyjnego wystawiają w ciągu 14 dni dowód LT, który po jednym egzemplarzu otrzymują komórki organizacyjne wymienione w 7 ust Na podstawie dostarczonych protokołów kasacyjnych wraz z dowodami LT Zespół Księgowości Majątkowej w terminie 14 dni od otrzymania protokołu dokonuje zdjęcia z ewidencji (wyksięgowania) zlikwidowanych przedmiotów. 6

7 Wycena i możliwość sprzedaży skasowanego składnika majątkowego 8 1. Jednostka, o której mowa w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji, po otrzymaniu zatwierdzonego przez kanclerza lub rektora protokołu kasacyjnego, w którym zakwalifikowano składniki majątku do sprzedaży, występuje do Komisji Wyceny Składników Majątkowych z wnioskiem o wycenę przedmiotów przeznaczonych do sprzedaży. 2. Komisję Wyceny Składników Majątkowych powołuje kanclerz. Komisja działa w składzie co najmniej trzyosobowym, w tym przewodniczący albo jego zastępca. Członkowie Komisji są powoływani maksymalnie na trzy lata. Członkami Komisji mogą być jedynie pracownicy Uczelni. Z dniem rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy wiążącego członka Komisji z UEP członkostwo danej osoby w Komisji wygasa. Przewodniczący Komisji jest upoważniony do zasięgania opinii osób trzecich, o ile jest niezbędna ich porada w zakresie prawidłowej wyceny. 3. Celem działania Komisji jest wycena: 1) środków trwałych i aparatury, przedmiotów niepełnowartościowych w przypadku: a) zakwalifikowanych przez Komisję Kasacyjną do sprzedaży przy uwzględnieniu ich stopnia zużycia, b) konieczności obciążenia pracownika odpowiedzialnego za utratę lub zniszczenie mienia Uczelni, 2) części bądź podzespołów w celu umniejszenia wartości księgowej zestawów posiadających wspólny numer ewidencyjny, 3) w innych sytuacjach, niż wymienione w pkt. 1-2 powyżej, na polecenie kanclerza. 4. Do zadań Komisji Wyceny Składników Majątkowych należy: 1) dokonanie oględzin przedmiotów zgłoszonych do wyceny; 2) wycena wartości przedmiotu na podstawie jego ceny rynkowej; 3) sporządzenie protokołu wyceny i przekazanie go jednostce wnioskującej o dokonanie szacunku; wzór protokołu wyceny stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Instrukcji; 4) przedstawianie protokołów wyceny do zatwierdzenia kanclerzowi albo zastępcy kanclerza. 5. Wycena powinna się odbyć w terminie nie dłuższym niż 14 dni liczonych od momentu otrzymania wniosku. 6. Zatwierdzony protokół wyceny Komisja Wyceny Składników Majątkowych przekazuje w ciągu 14 dni od daty dokonania wyceny, odpowiednio do jednostek określonych w 3 ust. 1 albo w przypadku określonym w 8 ust. 3 pkt 2 - do jednostki wnioskującej o wycenę. 7. Na podstawie protokołu wyceny jednostka, o której mowa w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji, przygotowuje i umieszcza na stronie internetowej Uczelni ogłoszenie z ofertą sprzedaży kasowanych składników majątku. Ogłoszenie widnieje na stronie internetowej Uczelni przez okres 7 dni. 8. Podmioty zainteresowane zakupem składnika majątkowego zgodnie z powyższą procedurą, zgłaszają swoje zainteresowanie jednostce określonej odpowiednio w 3 ust. 1 mailem, na podany w ogłoszeniu adres poczty elektronicznej. W przypadku, gdy kupnem danego przedmiotu określonego w ofercie sprzedaży, zainteresowanych jest 7

8 więcej niż jeden podmiot, na wniosek jednostki, o której mowa w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji, kanclerz - mając na uwadze uzyskanie lepszej oferty - może podjąć decyzję o przeprowadzeniu licytacji. Kanclerz określa warunki licytacji, w tym w szczególności termin składania ofert, zasady dopuszczenia do licytacji, możliwości zawieszenia licytacji, możliwości odstąpienia od zawarcia umowy, cenę minimalną, za którą planuje sprzedać dany przedmiot. W przypadku sprzedaży przedmiotów w drodze licytacji, wycena określona przez Komisję Wyceny Składników Majątkowych jest ceną wywoławczą. 9. W przypadku braku zainteresowania kupnem zgłoszonych do sprzedaży składników majątkowych jednostka, o której mowa w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji, występuje do kanclerza o zgodę na przeszacowanie (do 50% - dotyczy tylko składników majątku o wartości powyżej 1000 zł) przyjętej ceny wywoławczej danego przedmiotu i ponownie przekazuje go do sprzedaży. Po dalszych 7 dniach braku zainteresowania nabyciem oferowanych przedmiotów jednostka, o której mowa w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji, ponownie występuje do kanclerza o zgodę na przeszacowanie (do 50%) obniżonej ceny danego przedmiotu i ponownie przekazuje go do sprzedaży. Po kolejnych 7 dniach od daty usunięcia ogłoszenia ze strony internetowej jednostka, o której mowa w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji, kanclerz na wniosek jednostki, o której mowa w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji, może zakwalifikować przedmioty do złomowania, wyrzucenia albo utylizacji. 10. Przed przekazaniem osobom trzecim składnika majątku zawierającego dane prawnie chronione (np. osobowe albo stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa) dane te powinny być usunięte w sposób uniemożliwiający ich odczytanie. Jeżeli takie usunięcie nie jest możliwe, należy dokonać zniszczenia składnika majątkowego. Stosowne decyzje w tym zakresie podejmuje Administrator Bezpieczeństwa Informacji UEP w razie konieczności w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Czynności te są podejmowane na podstawie informacji zawartych we wniosku o zagospodarowanie /kasację. W szczególnych, uzasadnionych przypadkach, gdy usunięcie albo zniszczenie danych będzie utrudnione, albo związane ze znacznymi kosztami, rektor lub kanclerz (zgodnie z zapisami 9 ust. 1) może wyrazić zgodę na odkupienie składnika majątkowego przez dotychczasowego użytkownika Decyzję w sprawie kasacji składników majątkowych do wysokości 6 tys. euro wartości początkowej (ustalonej na podstawie średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego datę sporządzenia protokołu kasacyjnego) podejmuje kanclerz albo zastępca kanclerza w trybie i na zasadach określonych obowiązującymi przepisami, a w przypadku, gdy wartość składników majątkowych przekracza tę kwotę po uzyskaniu zgody rektora. 2. W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach kanclerz może zadecydować o sprzedaży składnika majątku o wartości początkowej nieprzekraczającej 6 tys. euro (ustalonej na podstawie średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego datę sporządzenia protokołu kasacyjnego) bez zastosowania procedur określonych w niniejszej Instrukcji, a gdy wartość składnika majątku przekracza tę kwotę po uzyskaniu zgody rektora. Wówczas, po uzyskaniu pisemnej zgody kanclerza lub rektora, oryginał pisma wnioskodawcy zostaje przekazany odpowiednio do jednostki organizacyjnej, o której mowa w 3 ust. 1 w celu przygotowania odpowiedzi oraz stosownych dokumentów, zgodnie z 11 niniejszej Instrukcji. 8

9 10 1. Za fizyczną likwidację w zależności od rodzaju składnika majątkowego, odpowiedzialni są odpowiednio kierownicy/dyrektorzy jednostek, o których mowa w 3 ust. 1 i kierownicy Domów Studenckich. 2. Niszczenie nośników danych Dział Zarządzania Infrastrukturą zleca firmie posiadającej odpowiednie zezwolenia i atesty. Przeprowadzenie niszczenia nośników danych przewodniczący Komisji Kasacyjnej potwierdza w protokole kasacyjnym przygotowanym na podstawie odpowiednich dokumentów otrzymanych od firmy dokonującej niszczenia W przypadku sprzedaży składnika majątkowego jednostka organizacyjna, o której mowa w 3 ust. 1, występuje do Działu Finansowo-Księgowego o wystawienie faktury. Osoba nabywająca, po uregulowaniu płatności, otrzymuje, za potwierdzeniem odbioru, z jednostki organizacyjnej, o której mowa w 3 ust. 1, zakupiony składnik majątkowy. 2. W przypadku wydania sprzedanego składnika majątku Uczelni pracownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w 3 ust. 1, zobowiązany jest zlikwidować (usunąć) numer inwentarzowy. 12 Całą dokumentację dotyczącą kasacji oraz sprzedaży prowadzi i przechowuje, w zależności od rodzaju składnika majątkowego, jednostka organizacyjna, o której mowa w 3 ust. 1. Rozdział IV Instrukcja dotycząca trybu zgłaszania utraty lub zniszczenia składników majątku Ustala się następujące zasady zabezpieczania składników majątku ruchomego Uczelni przed kradzieżą i zniszczeniem: 1) przed rozpoczęciem pracy pracownik pobiera klucze do pomieszczenia, w którym pracuje, w portierni danego budynku, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem, 2) po zakończeniu pracy pracownik oddaje klucz w portierni, co zostaje odnotowane przez osobę dyżurującą w portierni, 3) pomieszczenie służbowe, w którym pracownik chwilowo nie przebywa oraz po zakończeniu pracy, powinno być należycie zabezpieczone (m.in. poprzez pozamykanie okien, wyłączenie światła, sprzętów elektronicznych) i zamykane na klucz. 2. Obowiązek należytej troski o ochronę przed utratą lub zniszczeniem składników mienia przeznaczonego do użytku poza Uczelnią (zgodnie z zasadami określonymi we właściwym zarządzeniu rektora UEP w sprawie gospodarowania sprzętem komputerowym i innymi urządzeniami znajdującymi się na UEP niezależnie od źródeł ich finansowania) spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt taki powierzono. 3. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątkowego będącego na wyposażeniu danej jednostki organizacyjnej lub pobranego przez pracownika 9

10 za potwierdzeniem na rewersie (wzór stanowi załącznik do właściwego zarządzenia rektora UEP w sprawie gospodarowania sprzętem komputerowym i innymi urządzeniami znajdującymi się na UEP niezależnie od źródeł ich finansowania) kierownik jednostki organizacyjnej zgłasza niezwłocznie ten fakt na piśmie kanclerzowi UEP. 4. Kanclerz wyznacza skład osobowy Komisji, która przeprowadza postępowanie wyjaśniające celem ustalenia przyczyny i/lub osoby winnej utraty albo zniszczenia mienia. Wnioski z postępowania oraz propozycję wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej w myśl przepisów Kodeksu pracy przewodniczący Komisji przedstawia kanclerzowi w formie pisemnej. 5. W przypadku stwierdzenia w wyniku postępowania, o którym mowa w ust. 4 powyżej, utraty lub zniszczenia majątku ruchomego z winy pracownika, zobowiązany jest on do pokrycia szkody w wartości odtworzeniowej. 6. W razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych. 7. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników wyposażenia między jednostkami organizacyjnymi Uczelni lub poza teren Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, z pominięciem wymaganej procedury, jest niedopuszczalne. Skutki prawne i finansowe związane z utratą lub zniszczeniem mienia powstałe w takiej sytuacji ponoszą pracownik lub pracownicy, którzy dokonali nieuprawnionego przeniesienia majątku ruchomego. 10