REGULAMIN UCZESTNICTWA W PROJEKCIE. Quality of NGO. Standaryzacja procesów zarządzania dla NGO. Opracowanie standardów dialogu dla NGO i JST

Transkrypt

1 Poznań, 16 lipca 2012 REGULAMIN UCZESTNICTWA W PROJEKCIE Quality of NGO. Standaryzacja procesów zarządzania dla NGO. Opracowanie standardów dialogu dla NGO i JST 1: POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa w ramach projektu: Quality of NGO. Standaryzacja procesów zarządzania dla NGO. Opracowanie standardów dialogu dla NGO i JST 2. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i realizowany jest w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie, działania 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, poddziałanie Rozwój dialogu obywatelskiego. Wnioskodawcą i Liderem jest, na podstawie umowy z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej pełniącym rolę Instytucji Pośredniczącej. Partnerem przy realizacji projektu jest Instytut HR Ewa Gordziej Niewczyk. 3. Numer Projektu: POKL C94/11 4. Okres realizacji projektu: 01 lipca 2012 do 31 grudnia 2013 roku. 5. Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia, oznaczają: Lider/ Wnioskodawca, Partner Instytut HR Ewa Gordziej Niewczyk, Instytucja Pośrednicząca Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Uczestnik (Beneficjent Ostateczny) zakwalifikowana zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym regulaminie osoba, zatrudniona w organizacji pozarządowej (NGO) lub jednostce samorządu terytorialnego (JST) z siedzibą znajdującą się na terenie woj. wielkopolskiego. Projekt Quality of NGO. Standaryzacja procesów zarządzania dla NGO. Opracowanie standardów dialogu dla NGO i JST, Biuro Projektu siedziba Stowarzyszenia Instytut Zachodni, ul. Bukowska 26/1; Poznań, Działamy Razem sieć wielkopolskich instytucji ekonomii społecznej, założona przez w 2008 roku.

2 2: CEL I FORMY DZIAŁAŃ 1. Celem ogólnym projektu jest wzmocnienie w okresie od do potencjału III sektora poprzez wypracowanie i wdrożenie standardów jakościowych i formalno organizacyjnych działania NGO i efektywnej współpracy NGO i JST w Wielkopolsce. 2. Cele szczegółowe projektu: a. Pogłębienie w okresie zaangażowania przedstawicieli NGO i JST w poszukiwanie rozwiązań dotyczących pracy NGO i ich współpracy z JST, b. Zapewnienie wsparcia merytorycznego odbiorcom i użytkownikom standardów, poprzez wypracowanie narzędzi wspierających standaryzację i wdrożenie od do c. Zwiększenie w okresie od do kompetencji uczestników w zakresie tworzenia i wdrażania standardów funkcjonowania NGO i współpracy NGO i JST, d. Propagowanie i rozpowszechnianie idei wprowadzania standardów do pracy NGO i współpracy NGO i JST. 3. W ramach projektu przewidziane zostały następujące formy wsparcia: a. Członkostwo w Zespole Roboczym: Zespół Roboczy składa się z przedstawicieli organizacji pozarządowych (NGO - 5 osób) i jednostek samorządu terytorialnego (JST - 5 osób) i jego celem jest wspieranie opracowania standardów dialogu NGO i JST. Praca Zespołu obejmuje: 6 spotkań roboczych (po 6h) na etapie zbierania szczegółowych danych nt problemów działania NGO oraz barier we współpracy NGO i JST oraz 3 spotkania robocze (po 6h) na etapie wypracowania standardów działania NGO i współpracy NGO z JST. b. Uczestnictwo w spotkaniu fokusowym: Badania fokusowe (w sumie 2 badania po 6h każde) będą prowadzone w 12 osobowych grupach. Odbędzie się jedno badanie z udziałem 12 przedstawicieli/lek organizacji pozarządowych oraz jedno badanie z udziałem 12 przedstawicieli/lek jednostek samorządu terytorialnego. Badania odbędą się na etapie zbierania szczegółowych danych nt problemów NGO oraz barier we współpracy NGO i JST. c. Szkolenia: Szkolenia odbywają się w podziale na grupy odbiorców: Przedstawicieli/lki organizacji pozarządowych 4 grupy szkoleniowe po 12 osób (dwa dwudniowe zjazdy). Celem szkoleń jest ugruntowanie i zatwierdzenie wiedzy oraz upowszechnienie standaryzacji.

3 przedstawicieli/lki jednostek samorządu terytorialnego 4 grupy szkoleniowe po 12 osób (jeden dwudniowy zjazd). Celem szkolenia jest przyczynienie się do ulepszenia współpracy JST z NGO i wspieranie NGO we wdrażaniu standardów. d. Coaching dla NGO (executive coaching): Po 50% Przedstawicieli/lek organizacji pozarządowych i jednostek samorządu terytorialnego, biorących udział w szkoleniach otrzyma po 10h wsparcia w formie executive coaching. Zakres tematyczny: kształtowanie i udoskonalanie umiejętności pomagających w rozwijaniu podmiotów poprzez wdrożenie standardów oraz radzenie sobie z procesem zmiany i obszarami problematycznymi w działalności prowadzonej przez NGO i relacji NGO z JST. Coaching będzie wspierał wprowadzanie zmian w organizacjach pozarządowych przez członków/ członkinie zarządów/ kadrę zarządzającą oraz ćwiczył umiejętność kreatywnego planowania i skutecznego wdrażania planów oraz realizacji zadań w kontekście planowanych i wdrażanych zmian. e. Konferencja Uczestnikami/czkami konferencji będą przedstawiciele NGO i JST oraz inne podmioty zainteresowane rozwojem III sektora. f. Dyżury eksperckie Celem dyżurów będzie wywołanie dyskusji dotyczącej współpracy NGO z JST angażującej przedstawicieli/lki tych organizacji i instytucji oraz osoby z nimi związane. g. Wdrożenie standardów w organizacjach pozarządowych Dla 38 organizacji pozarządowych w projekcie przewidziane zostało wdrożenie opracowanych standardów, które poprzedzone zostanie opracowaniem indywidualnych planów wdrożenia. 4. Szczegółowy harmonogram działań dostępny będzie stronie internetowej projektu pod adresem oraz 3: UCZESTNICY 1. Uczestnicy/czki projektu to osoby spełniające jeden z następujących warunków: a. są pracownikami/czkami (umowa o pracę/umowa cywilnoprawna) organizacji pozarządowej należącej do sieci Działamy Razem/jednostki samorządu terytorialnego, posiadających siedzibę na terenie województwa wielkopolskiego lub b. są wolontariuszami/kami organizacji pozarządowej należącej do sieci Działamy Razem posiadającej siedzibę na terenie województwa wielkopolskiego lub

4 c. są członkami/członkiniami zarządu organizacji pozarządowej należącej do sieci Działamy Razem posiadającej siedzibę na terenie województwa wielkopolskiego lub d. są członkami/członkiniami organizacji pozarządowej należącej do sieci Działamy Razem posiadającej siedzibę na terenie województwa wielkopolskiego. 2. Ponadto osoby będące przedstawicielami organizacji pozarządowych, rekrutowane do Zespołu Roboczego muszą spełnić łącznie poniższe warunki: a. organizacja, której są przedstawicielami ukończyła szkolenie z zakresu rozwoju instytucji, b. organizacja pozarządowa, której przedstawicielem jest Uczestnik/czka musi funkcjonować minimum 2 lata od dnia zarejestrowania NGO w KRS. 3. Liczba Uczestników/czek jest ograniczona, w projekcie weźmie udział 130 osób (65 przedstawicieli/lek NGO oraz 65 przedstawicieli/lek JST). 4: REKRUTACJA 1. Osoby zgłaszające chęć uczestnictwa w projekcie zobowiązane są do dostarczenia do Biura Projektu formularza zgłoszeniowego na podstawie, którego zostanie podjęta decyzja o zakwalifikowaniu do projektu (mailem na adres: ngo@dzialamyrazem.pl, osobiście do Biura Projektu, pocztą tradycyjną lub kurierem na adres Biura Projektu decyduje data wpływu). 2. Osoby zakwalifikowane do udziału w projekcie zobowiązane są do dostarczenia dla Biura Projektu własnoręcznie podpisanych dokumentów: a. formularza zgłoszeniowego, b. deklaracji uczestnictwa, c. zgody na gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie danych osobowych (zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 lub art.27 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych), d. regulaminu uczestnictwa w projekcie. 3. Warunkiem przystąpienia do projektu jest dostarczenie kompletu dokumentów i spełnienie kryteriów, o których mowa w 3 punkt 1 i Wzory dokumentów niezbędnych do zgłoszenia uczestnictwa w projekcie można pobrać ze strony projektu oraz 5. Osoby, które nie przedłożą we wskazanym terminie wymaganych dokumentów rekrutacyjnych nie będą mogły uczestniczyć w działaniach przewidzianych do realizacji w trakcie trwania projektu. 6. Proces rekrutacji będzie odbywał się do czasu wyczerpania miejsc. Rekrutacja zostanie przeprowadzona zgodnie z założeniami równych szans.

5 7. Na etapie wypełniania formularza zgłoszeniowego, każdy Beneficjent/ka jest zobowiązany/a do podjęcia decyzji, w której z form uczestnictwa w projekcie weźmie udział, przy czym możliwych jest kilka opcji: a. Opcja 1: Członek/ Członkini Zespołu Roboczego b. Opcja 2: Uczestnik/czka spotkania fokusowego c. Opcja 3: Uczestnik/czka szkolenia 8. Weryfikacja formalna otrzymanych zgłoszeń zostanie przeprowadzona na podstawie: a. spełnienia kryteriów dostępu ( 3, punkt 1 i 2); b. kompletności i poprawności formalnej dokumentów; 9. W przypadku, gdy liczba chętnych na oferowane formy wsparcia, spełniających kryteria formalne przewyższy liczbę miejsc, przeprowadzone zostaną rozmowy kwalifikacyjne. Utworzona zostanie również lista rezerwowa. 10. Informację o ostatecznym zakwalifikowaniu do udziału w oferowanych formach wsparcia, terminie rozpoczęcia i miejscu odbywania się zajęć beneficjenci/tki otrzymają po zakończeniu procesu rekrutacji em, telefonicznie lub listownie. 11. Osoby, zakwalifikowane do udziału w projekcie, mają prawo do rezygnacji z uczestnictwa w szkoleniach, przed podpisaniem deklaracji, po złożeniu pisemnego oświadczenia o rezygnacji. 12. Zostanie utworzona lista rezerwowa uczestników dotycząca określonych form wsparcia. W przypadku zwolnienia się miejsca wśród uczestników danej formy wsparcia, na wolne miejsce zostanie przyjęta osoba z listy rezerwowej (zgodnie z kolejnością zgłoszeń z uwzględnieniem prawa pierwszeństwa dla osób pochodzących z podmiotów jeszcze niereprezentowanych przez dotychczasowych uczestników projektu). 5: ZASADY ORGANIZACJI SPOTKAŃ (ROBOCZYCH, BADAŃ FOKUSOWYCH, COACHINGU, SZKOLEŃ) 1. Warunkiem otrzymania zaświadczenia o ukończeniu uczestnictwa w projekcie, jest obecność Uczestnika/czki w minimum 80% godzin, przewidzianych na realizację poszczególnych form działań w projekcie. Uczestnicy/czki poświadczają obecność własnoręcznym podpisem na liście obecności. 2. W przypadku, gdy określona forma wsparcia nie odbędzie się z winy Realizatora Projektu zostanie wyznaczony inny termin szkolenia do akceptacji przez Uczestników/czek. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów spotkań roboczych, badań fokusowych, coachingu, szkoleń i innych spotkań przewidzianych przy realizacji projektu, najpóźniej na 2 dni przed planowanym wydarzeniem. Organizator niezwłocznie poinformuje

6 (za pośrednictwem a lub/i telefonicznie) osoby zapisane na ww. wydarzenie o zmianie terminu. 4. Realizator Projektu zapewnia uczestnikom szkoleń: a. materiały szkoleniowe, b. poczęstunek w trakcie trwania zajęć (kawa, herbata, ciastka, obiad), c. certyfikat uczestnictwa w projekcie d. nocleg (w przypadku spotkań trwających powyżej dwóch dni) 5. Realizator Projektu nie pokrywa kosztów dojazdu poniesionych przez Uczestników/czki w związku z udziałem w projekcie. 6: PRAWA I OBOWIĄZKI Uczestnik/czka projektu ma prawo do: 1. Udziału w bezpłatnych formach wsparcia zaplanowanych w projekcie 2. Wglądu i modyfikacji swoich danych osobowych udostępnionych na potrzeby projektu. 3. Otrzymania materiałów szkoleniowych. 4. Otrzymania zaświadczenia poświadczającego udział w oferowanym wsparciu. Uczestnik/czka projektu jest zobowiązany/a do: 1. Wypełnienia dokumentów zgłoszeniowych, o których jest mowa w 4 punkt Uczestniczenia w minimum 80% godzin przewidzianych w poszczególnych działaniach, zgodnie z wyborem dokonanym podczas rekrutacji (patrz 4 punkt 7), 3. Wypełniania ankiet związanych z realizacją projektu dla celów monitoringu, kontroli i ewaluacji projektu. 4. Potwierdzenia uczestnictwa we wsparciu poprzez złożenie podpisu na liście obecności. 5. Potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych i cateringu poprzez złożenie podpisu na liście. 6. Poinformowaniu Kierowniczki Projektu w formie pisemnej o rezygnacji z uczestnictwa w projekcie. 7. Bieżącego informowania o wszystkich zdarzeniach mogących zakłócić dalszy udział Uczestnika/czki w projekcie. 8. Bieżącego informowania o zmianie danych zarówno Uczestników/czek, jak i organizacji pozarządowych/ jednostek samorządu terytorialnego, które reprezentują przystępując do projektu. 9. Osobistego uczestniczenia we wszystkich formach wsparcia, do których się zgłosił/a.

7 10. W przypadku braku możliwości uczestniczenia w danej formie wsparcia do pisemnego poinformowania Realizatora projektu o planowanej nieobecności co najmniej 3 dni robocze przed umówionym terminem wsparcia. W takiej sytuacji dopuszcza się również wydelegowanie innego przedstawiciela/lki tej samej organizacji pozarządowej/ jednostki samorządu terytorialnego do skorzystania z określonego wsparcia. 7: ZASADY REZYGNACJI Z UCZESTNICTWA W PROJEKCIE 1. Uczestnik/czka projektu ma prawo do rezygnacji z udziału w projekcie, co wymaga złożenia oświadczenia w formie pisemnej. Oświadczenie należy złożyć w Biurze Projektu. 2. Realizator projektu zastrzega sobie prawo skreślenia Uczestnika/czki projektu z listy Uczestników projektu w przypadku naruszenia przez niego niniejszego Regulaminu. 3. W przypadku rezygnacji lub skreślenia Uczestnika/czki projektu z listy osób zakwalifikowanych do projektu, jego miejsce zajmie pierwsza osoba z listy rezerwowej. 8: POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 16 lipca 2012 r. i obowiązuje do czasu zakończenia projektu, tj. do r. 2. Regulamin jest dostępny w Biurze Projektu oraz na stronie internetowej projektu oraz 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyzje podejmuje Lider projektu. 4. Lider projektu zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w sytuacji zmiany wytycznych, warunków realizacji projektu lub dokumentów programowych, o czym niezwłocznie poinformuje na swojej stronie internetowej. Podpis Uczestnika/ Uczestniczki