Zarządzenie Starosty Krapkowickiego Nr AO z dnia 4 lutego 2013 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Starosty Krapkowickiego Nr AO z dnia 4 lutego 2013 r. w sprawie: pieczęci urzędowych oraz pozostałych pieczęci stosowanych w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach Na podstawie 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tj. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz ze zm.) art. 16 c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz ze zm.) w związku z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47, poz. 316 ze zm.) zarządzam, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne 1 1. Zarządzenie określa zasady postępowania związane z zamawianiem, wydawaniem, używaniem oraz kasacją pieczęci urzędowych i pieczątek stosowanych w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) Starostwie, urzędzie należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Krapkowicach, 2) powiecie rozumie się przez to Powiat Krapkowicki, 3) pieczęci urzędowej należy przez to rozumieć pieczęć, o której mowa w 2 ust. 1, 4) pieczęci, pieczątce należy przez to rozumieć pieczęcie, o których mowa w 8, 5) Wydział IM rozumie się przez to Wydział Inwestycji i Mienia, 6) Wydział AO rozumie się przez to Wydział Administracji i Spraw Obywatelskich, 7) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Starostwa. Rozdział 2 Pieczęcie urzędowe 2 1. Pieczęcią urzędową jest metalowa tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis Starostwo Powiatowe w Krapkowicach lub Starosta Krapkowicki. 2. Komórki organizacyjne używają, o ile przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej, pieczęć urzędową z wizerunkiem orła ustalonym dla godła Rzeczypospolitej Polskiej do sygnowania dokumentów urzędowych związanych z realizacją: 1) zadań własnych powiatu, 2) zadań zleconych z zakresu administracji rządowej lub przyjętych w drodze porozumień zawartych z organami tej administracji,

2 3. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt sprawy Starostwa oraz innych pismach wysyłanych ze starostwa, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej 4. Kierujący komórkami organizacyjnymi są odpowiedzialni za używanie pieczęci zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 3 Pieczęcie urzędowe stosują organy Powiatu, Starosta Krapkowicki oraz z ich upoważnienia pracownicy starostwa. 4 Do określania wymiarów pieczęci urzędowych, podmiotów uprawnionych do ich wytwarzania, zasad ich zamawiania, sposobu przechowywania oraz postępowania z pieczęciami, które utraciły swoją wartość użytkową oraz postępowania w sytuacji utraty pieczęci stosuje się odpowiednio Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47, poz. 316 ze zm.) Kierujący komórkami organizacyjnymi są zobowiązani zapewnić kierowanym przez siebie komórkom stosowne pieczęcie urzędowe w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom. 2. Zamówienie pieczęci urzędowych następuje na pisemny, umotywowany wniosek kierującego komórką organizacyjną, skierowany do Wydziału IM. 3. Wydział IM we współpracy z Wydziałem AO weryfikuje wnioski o wykonanie pieczęci poprzez sprawdzenie zgodności treści wnioskowanej pieczęci z obowiązującymi przepisami prawa. O potrzebie i celowości zamówienia pieczęci urzędowej decyduje Sekretarz Powiatu. 4. Wydział IM koordynuje czynności związane ze współpracą z Mennicą Państwową w zakresie wyrobu i kasacji pieczęci urzędowych. 6 W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczęci urzędowej o tej samej treści. W takich przypadkach każdy wtórnik pieczęci jest opatrzony kolejnym numerem rozpoznawczym. 7 Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w żelaznych szafach (sejfie) lub w kasetach. Podczas urzędowania pieczęć powinna znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika za nią odpowiedzialnego. Rozdział 3 Pieczątki używane w Starostwie 8 Starostwo używa, oprócz pieczęci urzędowych, następujące pieczątki: 1) nagłówkowe,

3 2) imienne do podpisu, w tym pieczątki o treści z up. Starosty Krapkowickiego, z up. Zarządu Powiatu, 3) wpływowe, 4) specjalne, o treści związanej z określoną kategorią spraw załatwianych przez daną komórkę organizacyjną, 5) inne, których potrzeba stosowania wynika ze specyfiki działania bądź doraźnych potrzeb Pieczątki nagłówkowe zawierają w treści następujące dane: 1) Starostwo Powiatowe w Krapkowicach oraz nazwę komórki organizacyjnej, adres: oraz numer pieczątki w przypadku większej ilości pieczątek o tej samej treści, 2) Rada Powiatu Krapkowickiego lub Zarząd Powiatu Krapkowickiego, adres urzędu:. 2. Pieczęcie imienne za wyjątkiem pieczęci z up. Starosty Krapkowickiego i z up. Zarządu Powiatu zawierają w treści: nazwę komórki organizacyjnej, oraz stanowisko. 3. Pieczęcie imienne z up. Starosty Krapkowickiego zawierają w treści: z up. Starosty Krapkowickiego,, stanowisko oraz nazwę komórki organizacyjnej. 4. Pieczęcie imienne z up. Zarządu Powiatu zawierają w treści: z up. Zarządu Powiatu,, stanowisko oraz nazwę komórki organizacyjnej. 5. Wzory blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu stosowanych w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach określa załącznik do zarządzenia. 10 W Starostwie stosowane są również pieczątki i stemple: 1) formularzowe których odciśnięty tekst wymaga uzupełnienia ręcznego, 2) informacyjne zawierające pojedyncze wyrazy lub krótkie teksty, np. zastrzeżone, za zgodność z oryginałem, wysyłka i inne., 3) datowniki zawierające odciśnięcie daty, 4) pieczątki wpływu - zawierające nazwę urzędu, datę wpływu dokumentu oraz liczbę załączników. 5) pozostałe niezbędne w pracy poszczególnych komórek organizacyjnych a zgodne z przepisami prawa Kierujący komórkami organizacyjnymi: 1) są zobowiązani zapewnić kierowanym przez siebie komórkom stosowne pieczątki w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom; 2) są odpowiedzialni za używanie pieczątek zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi Starostwa, 2. Użytkowane przez pracowników pieczęcie powinny znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracowników za nie odpowiedzialnych. 3. Pieczęcie należy przechowywać na stanowiskach pracy w zamkniętych szafach biurowych w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą bądź nieuprawnionym użyciem.

4 4. Pieczątkę o treści z up. Starosty Krapkowickiego może używać wyłącznie osoba posiadająca stosowne upoważnienie Starosty Krapkowickiego do wykonywania w jego imieniu określonych czynności. 5. Pieczątkę o treści z up. Zarządu Powiatu może używać wyłącznie osoba posiadająca stosowne upoważnienie Zarządu Powiatu do wykonywania w jego imieniu określonych czynności. Rozdział 4 Postanowienia końcowe Wniosek o wykonanie pieczątki kieruje się do Wydziału IM, po uprzednim uzgodnieniu z Wydziałem AO w przypadku pieczątek imiennych, pod kątem stanowisk pracy. 2. Za treść pieczątki odpowiada kierujący komórką organizacyjną. 3. Pieczęcie ewidencjonuje się w Ewidencji pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków, którą prowadzi Wydział AO. 4. Ewidencja zawiera odciski wykonanych pieczęci, potwierdzenie i datę odbioru oraz osoby odbierającej daną pieczęć, a także potwierdzenie zdania wraz z datą oraz imieniem i nazwiskiem osoby zdającej pieczęć. 5. O zagubieniu lub utracie pieczątki, w tym urzędowej: 1) pracownik za nią odpowiedzialny zawiadamia niezwłocznie swojego przełożonego, który zgłasza to do Wydziału AO, celem dokonania odpowiedniej adnotacji w rejestrze pieczątek wraz z podaniem okoliczności utraty pieczątki. 2) kierujący komórką organizacyjną, która pieczęć zagubiła (utraciła), zawiadamia niezwłocznie Sekretarza Powiatu z podaniem okoliczności utraty pieczęci i wskazaniem osoby odpowiedzialnej za pieczęć. 6. W uzasadnionych przypadkach Sekretarz Powiatu zawiadamia o stwierdzonych okolicznościach Mennicę Państwową oraz właściwe organy Policji lub prokuratury. 7. Pieczątki, wycofane z użytkowania przez komórkę organizacyjną z jakiegokolwiek powodu, w szczególności z powodu ich zużycia, uszkodzenia lub utraty przez pracownika prawa do jej używania (zwolnienie, przeniesienie, cofnięcie upoważnienia, itp.), należy przekazać niezwłocznie do Wydziału AO, za wyjątkiem pieczęci urzędowych, które należy przekazać do Wydziału IM, który przekazuje je Mennicy Państwowej celem kasacji. 8. Za zwrot pieczątki przez pracownika, który utracił prawo do jej używania odpowiedzialny jest bezpośredni przełożony tego pracownika. 13 Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu. 14 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. z up. Starosty Krapkowickiego /-/Sabina Gorzkulla Kotzot Wicestarosta

5 Załącznik do Zarządzenia Starosty Krapkowickiego Nr AO z dnia 4 lutego 2013 r. WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU W ORGANACH SAMORZĄDU POWIATU 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji rady powiatu: RADA POWIATU KRAPKOWICKIEGO PRZEWODNICZĄCY RADY lub WICEPRZEWODNICZĄCY RADY 2. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji przewodniczącego rady powiatu: PRZEWODNICZĄCY RADY POWIATU KRAPKOWICKIEGO w Krapkowicach PRZEWODNICZĄCY RADY

6 3. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do wiceprzewodniczącego rady powiatu: RADA POWIATU KRAPKOWICKIEGO WICEPRZEWODNICZĄCY RADY 4. Blankiety podpisowe i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji zarządu powiatu: ZARZĄD POWIATU KRAPKOWICKIEGO STAROSTA lub wz. STAROSTY wicestarosta 5. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z upoważnienia zarządu powiatu: ZARZĄD POWIATU KRAPKOWICKIEGO z up. Zarządu Powiatu stanowisko w wydziale (referacie) lub wydział

7 6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji starosty: STAROSTA KRAPKOWICKI ul. Kilińskiego 1, Krapkowice STAROSTA KRAPKOWICKI 7. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji wicestarosty: STAROSTWO POWIATOWE w Krapkowicach ul. Kilińskiego 1, Krapkowice WICESTAROSTA 8. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z upoważnienia starosty: STAROSTWO POWIATOWE w Krapkowicach ul. Kilińskiego 1, Krapkowice z up. Starosty Krapkowickiego

8 stanowisko w wydziale (referacie) lub wydział 9. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych przez wydziały i pracowników starostwa: 2) nagłówkowe: 3) nagłówkowe: STAROSTWO POWIATOWE W KRAPKOWICACH Wydział Krapkowice, ul. Kilińskiego 1, ewentualnie kolejny numer pieczątki (-1-) STAROSTWO POWIATOWE W KRAPKOWICACH Wydział Krapkowice, ul. Kilińskiego 1, tel fax STAROSTWO POWIATOWE W KRAPKOWICACH Krapkowice, ul. Kilińskiego 1, tel fax starostwo@powiatkrapkowicki.pl ewentualnie kolejny numer pieczątki (-1-) 3) podpisowe: Wydział stanowisko