INSTRUKCJA. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 listopada 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz z późn. zm.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Starosty Lubelskiego Nr 241/10 z dnia 22 lipca 2010 r. INSTRUKCJA obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych związanych z realizacją projektu Poprawa wewnętrznej spójności komunikacyjnej województwa lubelskiego poprzez budowę i przebudowę dróg powiatowych zwiększających dostępność do dróg krajowych i wojewódzkich w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata , Oś priorytetowa V: transport, Działanie 5.2 lokalny układ transportowy w Starostwie Powiatowym w Lublinie Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 listopada 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz z późn. zm.) 1 Zakres instrukcji Instrukcja reguluje zasady obiegu dowodów finansowo - księgowych oraz określa niezbędne czynności kontrolne, do poddania się których zobowiązane są poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy Starostwa Powiatowego w Lublinie w odniesieniu do tych dokumentów. W szczególności instrukcja ustala: I. Rodzaje dowodów księgowych. II. Zasady kontroli dowodów księgowych. III. Komórki i stanowiska pracy uprawnione do bieŝącej kontroli merytoryczno finansowej. IV. Obieg dowodów księgowych w tym: 1. Obieg dokumentów związanych z ewidencją środków trwałych 2. Obieg dokumentów związanych z wydatkowaniem środków 3. Obieg pozostałych dowodów księgowych V. Przechowywanie, archiwizowanie i udostepnianie dokumentów. Rozdział 1 Dowody księgowe i ich kontrola 2 Dowód księgowy Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem dokumentujące dane kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych (art ustawy o rachunkowości). Prawidłowy dokument księgowy powinien zawierać: - określenie rodzaju dowodu, - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartość, jeŝeli to moŝliwe, określoną takŝe w jednostkach naturalnych, 1

2 - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą takŝe datę sporządzenia dowodu, - podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, - potwierdzenie przez uprawnione komórki organizacyjne dowodu pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym poprzez złoŝenie podpisu przez osoby upowaŝnione, - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja na poszczególne konta analityczne przy czym klasyfikację budŝetową moŝna pominąć jeŝeli zawarta jest w treści lub opisie dokumentu, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, - numer identyfikacyjny dowodu umieszczony w górnym prawym rogu w kolorze czerwonym, zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi. Dowody księgowe powinny zawierać dane kompletne oraz powinny by wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenie podpisu osoby jej dokonującej. Nie moŝna poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 3 Podział dowodów księgowych Dowody księgowe dzielimy na: I. Dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów; II. Dowody własne zewnętrzne przekazywane kontrahentom; III. Dowody (własne) wewnętrzne-dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 4 Dowody zewnętrzne obce Do dowodów zewnętrznych obcych zalicza się: 1. faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi; 2. przelewy i wyciągi bankowe; 3. rachunki do umów zleceń i umów o dzieło za wykonanie czynności określonych w umowach; 4. noty księgowe obce; 5. protokóły zdawczo - odbiorcze; 6. akty notarialne; 7. otrzymane noty odsetkowe; 8. PT protokół przekazania środka trwałego 9. decyzje; 10. inne dowody przewidziane przepisami szczególnymi; 5 Dowody zewnętrzne własne Do dowodów zewnętrznych własnych zalicza się: 1. faktury i rachunki dokumentujące sprzedaŝ; 2. PT- protokół przekazania środka trwałego; 3. protokóły zdawczo-odbiorcze; 4. noty księgowe (obciąŝeniowe); 2

3 5. noty odsetkowe; 6. deklaracje; 7. potwierdzenia sald; 8. inne. 6 Dowody wewnętrzne: Do dowodów wewnętrznych zalicza się: 1. polecenia księgowania; 2. protokóły zdawczo-odbiorcze; 3. tabele amortyzacyjne 4. OT przyjęcie środka trwałego; 5. LT likwidacja środka trwałego; 6. PT - przekazanie środka trwałego; 7. polecenia przelewu; 8. polecenie wyjazdu słuŝbowego; 9. listy płac; 10. zmiana stanu mienia -wykaz. 7 Zasady kontroli dowodów księgowych. 1. KaŜdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do realizacji. 2. Ustala się, Ŝe sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym dokonuje kierownik projektu, starosta lub wicestarosta. 3. Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym polega na zbadaniu: a) zgodności cen, norm, stawek z obowiązującymi cennikami, bądź z przyjętym powszechnie ich poziomem, b) ilość i jakość dostarczonych materiałów lub wykonanych robót i usług z ich wyszczególnieniem na rachunku, c) celowość, zgodność operacji gospodarczej z obowiązującymi przepisami oraz zasadą gospodarności, d) zgodność ilości i jakości dostarczonych materiałów i usług z zamówieniem lub umową, e) zabezpieczenie środków finansowych w planie wydatków budŝetowych. 5. Sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i rachunkowym następuje po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i naleŝy do zakresu czynności pracownika ds. obsługi finansowo-księgowej projektu. 6. Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym polega na zbadaniu, Ŝe: a) ustalono prawidłowość techniczną jego sporządzenia (nazwy, adresy stron, daty wystawienia dowodu, przedmiot operacji gospodarczej, jej wartościowo ilościowe określenie, podpisy osób odpowiedzialnych za jej dokonanie i udokumentowanie), b) sprawdzono, iŝ nie zawiera błędów arytmetycznych, c) do dowodu zostały załączone zamówienia, umowy, zlecenia. 7. Skarbnik lub Zastępca Głównego Księgowego ( w ramach udzielonego upowaŝnienia) dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Dowodem dokonania powyŝszej kontroli jest podpis złoŝony na dokumentach dotyczących operacji. ZłoŜenie podpisu oznacza, Ŝe: a) nie zgłasza zastrzeŝeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem, 3

4 b) nie zgłasza zastrzeŝeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji, c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie. 8. Starosta lub Wicestarosta zatwierdzają dokumenty do realizacji. Rozdział 2i Obieg dowodów księgowych 8 Obieg dokumentów związanych z ewidencją środków trwałych 1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych operacji związanych z gospodarką środkami trwałymi są następujące dowody: - PT Protokół przekazania przejęcia środka trwałego; - LT Likwidacja środka trwałego; - OT Przejęcie środka trwałego; - zmiana stanu mienia; - faktury lub rachunki za zakupione środki trwałe; - akty notarialne; - protokoły zdawczo odbiorcze; - tabele amortyzacyjne; - decyzje, i inne. 2. Faktury lub rachunki za zakupione środki trwałe opisywane są przez pracowników biura projektu. Pracownik d.s. obsługi finansowo-księgowej sporządza dokument OT w dwóch egzemplarzach jeden dla ewidencji analitycznej drugi dla syntetycznej. 3. Środki trwałe, które w prosty sposób moŝna przemieścić poza teren Starostwa podlegają ewidencji ilościowej na kartach wyposaŝenia osobistego pracowników. Na potwierdzenie tego faktu pracownik Wydziału Organizacyjnego prowadzący karty wyposaŝenia dokonuje na dowodzie zakupu zapisu o następującej treści: Wpisano w kartę wyposaŝenia Nr... Przyjęcie środka trwałego pracownik potwierdza podpisem na karcie. Po ustaniu zatrudnienia pracownik rozlicza się ze stanu wyposaŝenia, jaki posiada na karcie. 5. W przypadku zniszczenia, uszkodzenia środka trwałego lub jego przemieszczenia na rzecz innego pracownika fakt ten pracownik powinien niezwłocznie zgłosić pracownikowi prowadzącemu karty, przewodniczącemu komisji likwidacyjnej oraz pracownikowi prowadzoącemu ewidencję środków trwałcyh. Komisja likwidacyjna podejmuje decyzję o wykreśleniu środka trwałego z ewidencji po uprzednim rozpatrzeniu moŝliwości naprawy jednocześnie wskazuje sposób likwidacji (sprzedaŝ, złomowanie, itp.) decyzja wymaga akceptacji Starosty. Na podstawie decyzji komisji likwidacyjnej pracownik wydziału FN ds. środków trwałych sporządza dowody LT w dwóch egzemplarzach- jeden dla ewidencji syntetycznej drugi dla ewidencji analitycznej. Protokoły zdawczo-odbiorcze środków trwałych pozyskanych w drodze umowy uŝyczenia, dzierŝawy, leasingu i innych umów naleŝy w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu lub umowy wraz z umową przekazać do wydziału FN na stanowisko ds. środków trwałych. 6. Inwestycje dotyczące nieruchomości znajdujących się w ewidencji bilansowej Starostwa. Pracownik ds. obsługi finansowo-księgowej projektu po uzgodnieniu z kierownikiem projektu momentu zakończenia inwestycji wypisuje dokument OT przejęcie środka trwałego, w którym ujmuje całość poniesionych kosztów realizacji inwestycji. Dokument ten powinien być 4

5 zatwierdzony przez Starostę i Wicestarostę oraz Skarbnika Powiatu. Dokument OT naleŝy wystawić w trzech egzemplarzach: jeden naleŝy przekazać do wydziału IGM, drugi dla ewidencji syntetycznej, trzeci dla ewidencji analitycznej. Na podstawie tego dokumentu pracownik wydziału IGM ds. zasobu nieruchomości Powiatu Lubelskiego i trwałego zarządu dokonuje zmiany wartości mienia. Pracownik ds. obsługi finansowo-ksiegowej projektu dokonuje zmiany wartości środka trwałego w ewidencji analitycznej oraz syntetycznej. 7) Tabele amortyzacyjne sporządza się wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji na dzień kończący rok obroty pracownik ds. obsługi finansowo-księgowej projektu w dwóch egzemplarzach: jeden przekazać naleŝy na stanowisko ds. księgowości Starostwa, a drugi pozostaje w ewidencji analitycznej. 9 Obieg dokumentów związanych z płatnościami 1. Faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi oraz rachunki do umów zleceń i umów o dzieło Tabela 1. Etap obiegu dokumentu Wydział lub stanowisko Czynności I Kancelaria - ewidencja w dzienniku podawczym II III IV Starosta, Członek Zarządu lub Sekretarz Skarbnik lub Z-ca Głównego Księgowego Biuro projektu - dekretacja otrzymanych dokumentów - przekazuje dokumenty do właściwych komórek organizacyjnych celem sprawdzenia ich pod względem merytorycznym - opis dowodu księgowego Opis powinien zawierać: Strona 1: Wydatek współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budŝetu państwa w ramach Reginalnego Programu operacyjnego Województwa Lubelskiego Wydatek uęeto we wniosku o płatność za okres do.. Strona 2 Wydatek dokonany zgodnie z: projektem: Poprawa wewnętrznej spójności komunikacyjnej województwa lubelskiego poprzez budowę lub przebudowę dróg powiatowych zwiększających dostępność do dróg krajowych i wojewódzkich umową nr PK/09-UDA-RPLU / pozycja w zestawieniu dokumentów.. Rzeczowy opis wydatku:. 5

6 V VI VII VIII Pracownik ds. obsługi finansowo-księgowej projektu Skarbnik lub Zastępca Gł. księgowego Starosta lub Wicestarosta Pracownik ds. obsługi finansowo-księgowej projektu Wydatki kwalifikowalne/niekwalifikowalne; Kategoria wydatku Kwota: Wydatek dokonany zgodnie z art... Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia r. (t.j. Dz. U. z 2010 r.nr 113 poz.759 ew. z późn. zm.) - sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznymczas sprawdzenia nie moŝe przekroczyć 3 dni roboczych Do dowodu naleŝy dołączyć umowy, zlecenia, zamówienia i.t.p. Gdy dowód dotyczy umowy której płatności dokonywane są okresowo naleŝy podać nr umowy. Dokumenty te powinny być niezzwłocznie przekazane pracownikowi ds. obsługi finansowo-ksiegowej projektu przygotowania dokumentu do płatności i zaewidencjonowania lub conajmniej na 2 dni robocze przed terminem płatności. - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, -wstępna kontrola zgodności operacji z planem finansowym oraz kontrola kompletności i rzetelności dokumentów - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu 2. Inne dokumenty zewnętrzne obce obciąŝające koszty, takie jak np.: noty księgowe obce, decyzje, postanowienia sądu, i t. p. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za powstanie powyŝszych zobowiązań ma obowiązek wystawić polecenie przelewu w/g wzoru określonego w załączniku Nr 2 do niniejszej instrukcji. Obieg powyŝszych dokumentów w/g tabeli Polecenie wyjazdu słuŝbowego Pracownik sekretariatu wystawia polecenie wyjazdu słuŝbowego i rejestruje Etap obiegu dokumentu I II Wydział lub stanowisko Czynności Sekratariat Zwierzchnik słuŝbowy -sporządzenie dokumentu, -rejestracja dokumentu, - polecenie wyjazdu słuzbowego podpisują: pracownikom kierownik biura projektu, starosta lub 6

7 III IV V Wydział Finansowy Starosta lub Wicestarosta Wydział finansowy wicestarosta; kierownikowi biura projektu - Starosta, Wicestarosta lub członek Zarządu pracujący na etacie ; PrzedłoŜenie rozliczenia kosztów podróŝy powinno nastąpić w ciągu 2 tygodni od dnia zakończenia podróŝy. - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty, - zatwierdzenie dokumentu do zapłaty - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu 4.Polecenie przelewu Polecenie przelewu sporządza się m. in. dla operacji: a) przekazania dotacji dla innej jednostki samorządu terytorialnego; b) zwrotu kwot, którymi mylnie uznano rachunki bankowe powiatu; c) wpłaty podatków wynikających z deklaracji podatkowych; d) opłata za ubezpieczenie, e) opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy. Polecenie przelewu powinno być przekazane pracownikowi ds. obsługi finansowo-ksiegowej projektu w terminie umoŝliwiającym terminową realizację przelewu- co najmniej 2 dni przed upływem terminu płatności. 5. Wypłata wynagrodzeń pracowników Umowy o pracę oraz inne dokumenty stanowiące podstawę wypłat wynagrodzeń (w tym równieŝ m.in. dodatkowego wynagrodzenia rocznego) sporządza pracownik wydziału OR ds. kadr i przekazuje do wydziału FN na stanowisko ds. naliczania wynagrodzeń. Listy wypłat oraz przelewy sporządza pracownik wydziału ds. obsługi finansowo księgowej projektu. Listy wypłat pracowników zaangaŝowanych w realizację projektu przechowywane są razem z innymi listami wypłat wynagrodzeń naliczenie kosztów wynagrodzeń sporządzane jest na dowodzie wewnętrznym PK-poleceniu księgowania. Dowód ten powinien zawierać nazwę miesiąca za który jest sporządzany oraz nr listy wypłat. 10 Obieg pozostałych dowodów księgowych 1. Polecenie księgowania Polecenie księgowania sporządzają pracownik ds. obsługi finansowo-księgowej projektu w jednym egzemplarzu w/g wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Dokument ten wystawia się w szczególności w następujących przypadkach: -celem dokonania korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych, -celem dokonania przeksięgowań kończących rok obrotowy, - celem naliczenia w koszty wynagrodzeń i pochodnych na podstawie list wypłat. 7

8 - naliczenie naleŝności. 11 Przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentacji 1. Dokumentacja związana z realizacją przez Powiat Lubelski projektu: Poprawa wewnętrznej spójności komunikacyjnej województwa lubelskiego poprzez budowę i przebudowę dróg powiatowych zwiększających dostępność do dróg krajowych i wojewódzkich jest przechowywana przez okres ustalony w umowie o dofinansowanie projektu, tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku. 2. Oryginały dokumentów przetargowych związanych z postępowaniem o udzielenie zamówień publicznych realizowanych w związku z projektem przechowuje się przez okres realizacji projektu w Biurze Projektu, tj. przy ul. Okopowej 11/19 w Lublinie, natomiast po zakończeniu realizacji projektu archiwizuje w siedzibie Powiatu przy ul. Spokojnej 9. Udostępnienie dokumentacji moŝe się odbywać na miejscu w pomieszczeniach Biura Projektu. 3. Oryginały dokumentów finansowych projektu są przechowywane i archiwizowane w siedzibie Powiatu. 4. Oryginały dokumentów związanych z projektem inne niŝ wymienione w ust. 2 i 3, a w szczególności: wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, umowę projektu, umowy z podmiotami zewnętrznymi, wnioski o płatność, sprawozdania i korespondencję dotyczącą projektu, przechowuje się przez okres realizacji projektu w Biurze Projektu, a po zakończeniu tego okresu archiwizuje się w siedzibie Powiatu. 5. Wszystkie segregatory/teczki zawierające dokumenty dotyczące projektu oznaczone są zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, dodatkowo oznaczone nazwą projektu oraz zawierają wskazanie źródeł jego finansowania. 6. Zbiory dowodów księgowych oznacza się dodatkowo określeniem nazwy ich rodzaju oraz numerem pozycji księgowej w zbiorze, zgodnie z art.73 ustawy o rachunkowości. 7. Wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów w okresie realizacji projektu zajmuje się Kierownik Projektu, natomiast po okresie realizacji projektu osoba odpowiedzialna za archiwum Starostwa. 8. Dokumenty księgowe udostępnia się: a) do wglądu na terenie siedziby Starostwa - za zgodą Starosty, b) poza siedzibą Starostwa na podstawie pisemnej zgody Starosty, po pozostawieniu w jednostce potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów. 8

9 Załącznik nr 2 do instrukcji obiegu dokumentów POLECENIE PRZELEWU Proszę dokonać przelewu z konta: Starostwa Powiatowego w Lublinie/Organ//ZFŚŚ Dział:... Rozdział:. złotych, słownie: Na rachunek:. Nr konta :.. Tytułem:.. Sporządził: Data:. 9