INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO W RAMACH OTWARTEGO KONKURSU OFERT NA REALIZACJ

Transkrypt

1 INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO W RAMACH OTWARTEGO KONKURSU OFERT NA REALIZACJĘ ZADAŃ PUBLICZNYCH WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO W DZIEDZINIE KULTURY FIZYCZNEJ WPROWADZENIE Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego, będące równocześnie rozliczeniem dotacji udzielonej przez Województwo Małopolskie, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Regulaminu Otwartego Konkursu Ofert na realizację zadań publicznych Województwa Małopolskiego w dziedzinie kultury fizycznej. Podmioty składają sprawozdanie w terminie wyznaczonym w 8 ust.2 umowy w siedzibie Departamentu Edukacji i Sportu przy ul. Racławickiej 56 IV piętro, pokój 402, przesyłają pocztą na adres korespondencyjny Urzędu Marszałkowskiego: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Edukacji i Sportu ul. Racławicka 56, Kraków Obowiązuje data wpływu do Urzędu Marszałkowskiego. Sprawozdanie naleŝy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym jednolicie w całości. Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: nie dotyczy lub wstawiamy cyfrę 0 (zero) w miejscach, które wymagają podania wartości liczbowych. UWAGA Koszt obsługi sędziowskiej będzie rozliczany tylko na podstawie: faktur, rachunków, delegacji sędziowskich.

2 I. WYPEŁNIANIE SPRAWOZDANIA W części I. Sprawozdanie merytoryczne NaleŜy opisać szczegółowo: 1. Jakie i w jakim wymiarze cele i rezultaty zostały osiągnięte, w nawiązaniu do wskazanych w ofercie. Jeśli nie zostały osiągnięte naleŝy wyjaśnić, dlaczego (naleŝy opisać wszelkie odstępstwa od załoŝeń oferty). 2. Opisać przebieg wykonania zadania. Określić grupę, do której skierowane było zadanie, miejsce i czas wykonywania zadania. 3. Określić liczbowo wymierne rezultaty zadania, np. liczbę uczestników imprezy, zawodów, zgrupowania, konsultacji itp. W części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków: 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) a. kolumna Lp. NaleŜy wpisać liczbę porządkową danego rodzaju kosztu - w kolejności jak w kosztorysie/zaktualizowanym kosztorysie. b. kolumna Rodzaj kosztów NaleŜy wpisać wszystkie rodzaje kosztów zgodnie z kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem. c. kolumna Całość zadania zgodnie z umową kolumna koszt całkowity NaleŜy wpisać wszystkie planowane rodzaje kosztów, zgodnie z kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem. kolumna z tego z dotacji NaleŜy wpisać planowaną kwotę pokrywaną z dotacji dla danego rodzaju kosztu, zgodnie z kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem. kolumna z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów źródeł oraz wpłat i opłat adresatów, dla danego rodzaju kosztu, zgodnie z kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem. d. kolumna Poprzednie okresy sprawozdawcze naleŝy wypełnić w przypadku gdy podmiot składał sprawozdanie częściowe. kolumna koszt całkowity kolumna z tego z dotacji NaleŜy wpisać faktycznie wydatkowaną kwotę, która jest pokrywana z dotacji dla danego rodzaju kosztu. kolumna z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów źródeł oraz wpłat i opłat adresatów, dla danego rodzaju kosztu.

3 e. kolumna BieŜący okres sprawozdawczy kolumna koszt całkowity kolumna z tego z dotacji NaleŜy wpisać faktycznie wydatkowaną kwotę, która jest pokrywana z dotacji dla danego rodzaju kosztu. kolumna z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów źródeł oraz wpłat i opłat adresatów, dla danego rodzaju kosztu. 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania a. kolumna Całość zadania zgodnie z umową wiersz koszty pokryte z dotacji NaleŜy wpisać wartość i udział procentowy w kwocie ogółem planowanych kosztów pokrywanych z dotacji, zgodnie z kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem. wiersz koszty pokryte z dodatkowych dochodów z realizacji zadania i odsetek od dotacji NaleŜy wpisać wartość i udział procentowy w kwocie ogółem kosztów pokrywanych z dodatkowych dochodów z realizacji zadania i odsetek od dotacji, zgodnie z kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem. wiersz koszty pokryte z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów /z tego wpłaty i opłaty adresatów zadania...zł/ NaleŜy wpisać wartość i udział procentowy w kwocie ogółem kosztów pokrywanych ze środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów, dla danego rodzaju kosztu, zgodnie z kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem. b. kolumna Poprzednie okresy sprawozdawcze wiersz koszty pokryte z dotacji wiersz koszty pokryte z dodatkowych dochodów z realizacji zadania i odsetek od dotacji NaleŜy wpisać faktycznie wydatkowaną kwotę, która jest pokrywana z dotacji dla danego rodzaju kosztu. wiersz koszty pokryte z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów /z tego wpłaty i opłaty adresatów zadania...zł/ źródeł oraz wpłat i opłat adresatów, dla danego rodzaju kosztu, zgodnie z kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem. c. kolumna BieŜący okres sprawozdawczy

4 wiersz koszty pokryte z dotacji wiersz koszty pokryte z dodatkowych dochodów z realizacji zadania i odsetek od dotacji Wypełnić tylko w przypadku, jeśli wystąpiły dodatkowe dochody i odsetki od dotacji. wiersz koszty pokryte z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów /z tego wpłaty i opłaty adresatów zadania...zł/ źródeł oraz wpłat i opłat adresatów, dla danego rodzaju kosztu, zgodnie z kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem. W uwagach mogących mieć znaczenie przy ocenie realizacji budŝetu naleŝy opisać: - wybrane pozycje budŝetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień i uzasadnienia ze względu na odstępstwa od kosztorysu lub zaktualizowanego kosztorysu, - pozafinansowy wkład własny w realizacji zadania (np. zasoby rzeczowe, praca wolontariuszy), który jest wkładem dodatkowym i nie moŝe być uwzględniany w kosztorysie lub zaktualizowanym kosztorysie. 3. Zestawienie faktur (rachunków) W tym punkcie naleŝy dokonać spisu wszystkich dowodów księgowych związanych z realizacją zadania, opłaconych w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji oraz płaconych ze środków własnych): a. numer dokumentu księgowego naleŝy podać nr faktury/rachunku i nr pozycji księgowej, b. numer pozycji kosztorysu naleŝy podać, do której pozycji kosztorysu lub zaktualizowanego kosztorysu dany wydatek się odnosi, c. data naleŝy podać datę wystawienia dowodu księgowego (faktury/rachunku), d. nazwa wydatku naleŝy wpisać nazwę wydatku zawartą w treści faktury/rachunku, e. kwota naleŝy wpisać pełną kwotę z faktury/rachunku, f. z tego ze środków pochodzących z dotacji naleŝy podać wysokość kwoty z faktury/rachunku, która jest rozliczana z dotacji, g. z tego ze środków własnych naleŝy podać wysokość kwoty z faktury/rachunku, która jest rozliczana ze środków własnych. Szczegółowe informacje dotyczące opisywania faktur/rachunków znajdują się w części II niniejszej Instrukcji Załączniki wymagane do sprawozdania. UWAGA! Poszczególne pozycje w zestawieniu faktur (rachunków) muszą odpowiadać poszczególnym pozycjom z kosztorysu lub zaktualizowanego kosztorysu ze względu na rodzaj kosztów, przedłoŝonym w części II w pkt 3 sprawozdania.

5 II. ZAŁĄCZNIKI WYMAGANE DO SPRAWOZDANIA Do sprawozdania naleŝy dołączyć faktury/rachunki opłacone w całości lub w części z dotacji Województwa Małopolskiego. Załączniki winny być ułoŝone w kolejności - zgodnie z tabelą: Zestawienie faktur/rachunków. Opis dowodów księgowych 1. Data wystawienia dowodu księgowego musi być zgodna z terminem realizacji zadania - nie wcześniej niŝ data zawarcia umowy, a data sprzedaŝy nie później niŝ data zakończenia realizacji zadania. 2. Przedkładane faktury/rachunku winny być zapłacone w terminie do dnia określonego w 9 ust.1 łącznie z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy i ewentualną składką odprowadzaną do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 3. Przedkładane w sprawozdaniu faktury/rachunki wraz z umowami (o dzieło, zlecenie) winny spełniać wymogi określone w Art.21 Ustawy o rachunkowości, tzn. faktury/rachunki dokumentujące poniesione wydatki muszą zawierać następujące adnotacje i opisy: a. kaŝda z faktur/rachunków w rozliczeniu winna zawierać szczegółowy i wyczerpujący opis merytoryczny zadania, którego dotyczy (w tym czas i miejsce) - powinna zawierać informację, jakie było przeznaczenie zakupionej usługi lub towaru; b. informacje w jakiej części (kwotowo) została naleŝność z faktury/rachunku opłacona ze środków pochodzących z dotacji i z środków własnych; c. sprawdzono pod względem merytorycznym wraz datą i podpisami upowaŝnionych osób dokonujących sprawdzenia (podpis umoŝliwiający identyfikację osoby podpisującej); d. sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym wraz datą i podpisami upowaŝnionych osób dokonujących sprawdzenia (podpis umoŝliwiający identyfikację osoby podpisującej); UWAGA! Nie dopuszczalne jest zatwierdzenie merytoryczne oraz formalno - rachunkowe przez jedną i tą samą osobę. Zatwierdzenia merytorycznego i formalno-rachunkowego dokonują osoby odpowiedzialne za te wskazania. e. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz datą i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania (podpis umoŝliwiający identyfikację osoby podpisującej); f. dekretacja do zapłaty wraz z datą i podpisami osób upowaŝnionych do zatwierdzenia Główny Księgowy i Kierownik Jednostki lub osoby upowaŝnione (podpis umoŝliwiający identyfikację osoby podpisującej); g. kaŝda z faktur/rachunków powinna zawierać informację o stosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z przywołaniem stosownego artykułu ustawy;

6 h. kaŝda z faktur/rachunków powinna zawierać pieczęć podmiotu realizującego zadanie. 4. W/w zapisy naleŝy umieścić na oryginałach dowodów księgowych. Do sprawozdania naleŝy dołączyć dwustronne kserokopie dowodów księgowych obustronnie potwierdzone za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby uprawnionej. 5. Do kserokopii dowodów księgowych opłaconych przelewem naleŝy załączyć kserokopie wyciągu z rachunku bankowego potwierdzającego zapłatę naleŝności potwierdzony za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby uprawnionej. Dotyczy równieŝ przelewów na zaliczki podatku dochodowego i składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - naleŝy podać wysokość składek odprowadzanych w związku z realizacją zadania, w tym wysokość składek opłaconych ze środków dotacji Województwa Małopolskiego. 6. Do kserokopii dowodów księgowych opłaconych w formie gotówki naleŝy załączyć kserokopie raportu kasowego potwierdzającego zapłatę naleŝności potwierdzonego za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby uprawnionej. UWAGA! JeŜeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi, winny podpisać kaŝdą stronę pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. KaŜda strona opatrzona winna być takŝe datą potwierdzania zgodności z oryginałem. 7. Do sprawozdania naleŝy dołączyć oświadczenie w sprawie podatku VAT będącego załącznikiem do niniejszej instrukcji. 8. Do sprawozdania naleŝy równieŝ dołączyć: umowy z osobami fizycznymi, potwierdzenia odbioru nagród rzeczowych, listy uczestników zgrupowań, obozów sportowych itp. III. DODATKOWE INFORMACJE Sprawozdanie, aby zostało przyjęte powinno być kompletne i poprawne. 1. Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeŝeli: a. wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania; b. zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania. Konieczne jest dokonanie wyjaśnień ewentualnych odstępstw w realizacji projektu; c. zawiera wszystkie wymagane załączniki wymienione powyŝej. 2. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeŝeli: a. złoŝone jest na właściwym formularzu; b. złoŝone jest w wymaganym w umowie terminie; c. sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione; d. jest czytelne tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym jednolicie w całości; e. jest spójne tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy wnioskiem, kosztorysem lub zaktualizowanym kosztorysem a elementami sprawozdania; f. termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w umowie; g. nie zawiera błędów rachunkowych.

7 Załącznik do instrukcji WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO W RAMACH OTWARTEGO KONKURSUOFERT W DZIEDZINIE KULKTURY FIZYCZNEJ... Pieczęć podmiotu OŚWIADCZENIE dot. sprawozdania z realizacji zadania... (Nazwa zadania)... Oświadczam, Ŝe..., (Nazwa podmiotu) nr NIP... jest płatnikiem / nie jest płatnikiem* podatku VAT. Podatek VAT jest / nie jest* kosztem miejscowość, data Osoba lub osoby uprawnione do składania oświadczeń woli (pieczęcie, podpisy)