INSTRUKCJA. w Starostwie Powiatowym w Lublinie uwzględniająca obieg dokumentów związanych

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Starosty Lubelskiego Nr 223/10 z dnia 20 kwietnia 2010 r. INSTRUKCJA obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Lublinie uwzględniająca obieg dokumentów związanych z realizacją programów finansowanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 listopada 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz z późn. zm.) 1 Zakres instrukcji 1. Instrukcja reguluje zasady obiegu dowodów finansowo - księgowych oraz określa niezbędne czynności kontrolne, do których zobowiązane są poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy Starostwa Powiatowego w Lublinie. W szczególności instrukcja ustala: I. Rodzaje dowodów księgowych. II. Zasady kontroli dowodów księgowych. III. Komórki i stanowiska pracy uprawnione do kontroli bieŝącej merytoryczno finansowej. IV. Obieg dowodów księgowych w tym: 1) Obieg dokumentów związanych z ewidencją środków trwałych 2) Obieg dokumentów związanych z ewidencją naleŝności 3) Obieg dokumentów związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji 4) Obieg dokumentów związanych z wydatkowaniem środków 5) Obieg pozostałych dowodów księgowych 2. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o wydziale: 1) FN naleŝy przez to rozumieć Wydział Finansowy 2) IiGM naleŝy przez to rozumieć Wydział Inwestycji i Gospodarki Mieniem 3) Or - naleŝy przez to rozumieć Wydział organizacyjny 4) AB naleŝy przez to rozumieć Wydział Architektoniczno-Budowlany 5) GGN naleŝy przez to rozumieć Wydział Geodezji 6) KTD naleŝy przez to rozumieć Wydział Komunikacji, Transportu i Drogownictwa 7) EZK naleŝy przez to rozumieć Wydział Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury 1

2 8) OŚR naleŝy przez to rozumieć Wydział Ochrony Środowiska, Rolnicwa i Leśnictwa 9) WZK naleŝy przez to rozumieć Wydział Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych 10) ZRP - naleŝy przez to rozumieć Zespół Radców Prawnych 11) BRP naleŝy przez to rozumieć Biuro rady i Zarządu Powiatu Rozdział 1 Dowody księgowe i ich kontrola 2 Dowód księgowy Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Prawidłowy dokument księgowy powinien zawierać: - określenie rodzaju dowodu, - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartość, jeŝeli to moŝliwe, określoną takŝe w jednostkach naturalnych, - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą takŝe datę sporządzenia dowodu, - podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, - potwierdzenie przez uprawnione komórki organizacyjne dowodu pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym poprzez złoŝenie podpisu przez osoby upowaŝnione, - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja na poszczególne konta analityczne przy czym klasyfikację budŝetową moŝna pominąć jeŝeli zawarta jest w treści lub opisie dokumentu, symbol jednostki organizacyjnej Powiatu Lubelskiego równieŝ moŝna pominąć gdyŝ wykaz jednostek zawiera załącznik Nr 12 do Zarządzenia Starosty Lubelskiego Nr 133/06 z dnia 28 września 2006 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Lublinie), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, - numer identyfikacyjny dowodu umieszczony w górnym prawym rogu w kolorze czerwonym, zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi. 2

3 Dowody księgowe powinny być kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach zewnętrznych obcych i własnych moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenie podpisu osoby jej dokonującej. 3 Podział dowodów księgowych Dowody księgowe dzielimy na: I. Dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów; II. Dowody zewnętrzne własne przekazywane kontrahentom; III. Dowody wewnętrzne. 4 Dowody zewnętrzne obce Do dowodów zewnętrznych obcych zalicza się: 1. faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi; 2. dowody zakupu usługi parkingowej; 3. przelewy i wyciągi bankowe; 4. orzeczenia sądowe i arbitraŝowe opatrzone klauzulą wykonalności; 5. postanowienia egzekucyjne; 6. rachunki do umów zleceń i umów o dzieło za wykonanie czynności określonych w umowach; 7. noty księgowe obce; 8. protokóły zdawczo - odbiorcze; 9. akty notarialne; 10. inne dowody przewidziane przepisami szczególnymi; 11.PT protokół przekazania środka trwałego 12. decyzje i inne. 5 Dowody zewnętrzne własne Do dowodów zewnętrznych własnych zalicza się: 1. faktury i rachunki dokumentujące sprzedaŝ; 3

4 2. decyzje w sprawie umorzenia naleŝności; 3. decyzje w sprawie odroczenia terminu płatności; 4. umowy o zwolnienie z długu; 5. decyzje wypłaty odszkodowania; 6. czeki gotówkowe; 7.PT- protokół przekazania srodka trwałego; 8. protokóły zdawczo-odbiorcze; 9. Noty księgowe (obciąŝeniowe); 10. Noty odsetkowe. 6 Dowody wewnętrzne: Do dowodów wewnętrznych zalicza się: 1. polecenia księgowania; 2. protokóły zdawczo-odbiorcze; 3. tabele amortyzacyjne 4. raporty kasowe; 5. OT przyjęcie środka trwałego; 6. LT likwidacja środka trwałego; 7. PT - przekazanie środka trwałego; 8. zbiorcze zestawienie przelewów wynagrodzeń; 9. polecenia przelewu; 10. wnioski o zaliczkę; 11. rozliczenie zaliczki; 12. polecenie wyjazdu słuŝbowego; 13. listy wypłat wynagrodzeń dla członków komisji poborowych i lekarskich; 14. zbiorcze zestawienia dokonanych wpłat; 15. naliczenie opłaty z tytułu trwałego zarządu; 16. postanowienie o nałoŝeniu grzywny; 17. informacje z wydziałów merytorycznych o wysokości odpisu; 18. przypisy księgowe naleŝności; 19. listy wypłat diet radnych; 20. KP kasa przyjmie; 21. KW kasa wypłaci; 22. listy płac; 23. zmiana stanu mienia-wykaz; 4

5 24. listy wypłat ekwiwalentów za zalesianie gruntów i inne. 7 Zasady kontroli dowodów księgowych. 1. KaŜdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do realizacji. 2. Ustala się, Ŝe sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym naleŝy do zakresu czynności komórki organizacyjnej odpowiedzialnej merytorycznie za dany odcinek działalności. Podpis składa naczelnik komórki organizacyjnej lub jego zastępca działając na podstawie upowaznienia Starosty. Pracownik upowaŝniony do kontroli meretotyczne składa w wydziale FN wzór podpisu na druku stanowiącym załącznik nr 1 do instrukcji. Dotacje udzielane na podstawie ustawy o pomocy społecznej sprawdza merytorycznie Kierownik Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lublinie lub jego zastępca.. 3. Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym polega na zbadaniu: a) zgodności cen, norm, stawek z obowiązującymi cennikami, bądź z przyjętym powszechnie ich poziomem, b) ilość i jakość dostarczonych materiałów lub wykonanych robót i usług z ich wyszczególnieniem na rachunku, c) celowość, zgodność operacji gospodarczej z obowiązującymi przepisami oraz zasadą gospodarności, d) zgodność ilości i jakości dostarczonych materiałów i usług z zamówieniem lub umową, e) zabezpieczenie środków finansowych w planie wydatków budŝetowych. 4. Sprawdzenia dowodu po względem merytorycznym dokonują pracownicy upowaŝnieni przez Starostę. 5. Sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i rachunkowym następuje po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i naleŝy do zakresu czynności pracowników Wydziału Finansowego. 6. Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym polega na zbadaniu, Ŝe: a) ustalono prawidłowość techniczną jego sporządzenia (nazwy, adresy stron, daty wystawienia dowodu, przedmiot operacji gospodarczej, jej wartościowo ilościowe określenie, podpisy osób odpowiedzialnych za jej dokonanie i udokumentowanie), b) sprawdzono, iŝ nie zawiera błędów arytmetycznych, c) do dowodu zostały załączone zamówienia, umowy, zlecenia. 7. Skarbnik lub Zastępca Głównego Księgowego ( w ramach udzielonego upowaŝnienia) dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym 5

6 oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Dowodem dokonania powyŝszej kontroli jest podpis złoŝony na dokumentach dotyczących operacji. ZłoŜenie podpisu oznacza, Ŝe: a) nie zgłasza zastrzeŝeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem, b) nie zgłasza zastrzeŝeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji, c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie. 8. Starosta lub Wicestarosta zatwierdzają dokumenty do realizacji. Rozdział 2 Obieg dowodów księgowych 8 Obieg dokumentów związanych z ewidencją środków trwałych 1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych operacji związanych z gospodarką środkami trwałymi są następujące dowody: - PT Protokół przekazania przejęcia środka trwałego; - LT Likwidacja środka trwałego; - OT Przejęcie środka trwałego; - zmiana stanu mienia-wykaz; - faktury lub rachunki za zakupione środki trwałe; - akty notarialne; - protokoły zdawczo odbiorcze; - tabele amortyzacyjne; - decyzje, i inne. 2. Faktury lub rachunki za zakupione środki trwałe o wartości powyŝej 3500 zł opisywane są przez pracowników wydziału merytorycznego, pracownik, który prowadzi ewidencję analityczną środków trwałych dokonuje zapisu na fakturze potwierdzającej przyjęcie na stan zgodnie z poniŝszym zapisem oraz sporządza dokument OT w dwóch egzemplarzach jeden dla ewidencji analitycznej drugi dla syntetycznej. 6

7 Wpisano do księgi środków trwałych Tom...Grupa.Rodzaj Str. poz... Kwota. 3. Dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości (oryginały) przechowywane są w Wydziale Inwestycji i Funduszy Pomocowych. Pracownik tego wydziału, któremu powierzono prowadzenie ewidencji nieruchomości przekazuje na stanowisko do spraw ewidencji środków trwałych zmianę stanu mienia wraz z kopią aktu notarialnego, decyzji i innych dokumentów, które powodują zmianę stanu nieruchomości Skarbu Państwa i Powiatu Lubelskiego w terminie 5 dni roboczych od wystąpienia zdarzenia gospodarczego. Na podstawie tej informacji dokonuje się zapisu w ewidencji analitycznej, a następnie syntetycznej potwierdzeniem tego faktu jest złoŝenie zapisu na powyŝszym dokumencie według wzoru pkt Środki trwałe, które w prosty sposób moŝna przemieścić poza teren Starostwa podlegają ewidencji ilościowej na kartach wyposaŝenia osobistego pracowników. Na potwierdzenie tego faktu pracownik Wydziału Organizacyjnego prowadzący karty wyposaŝenia dokonuje na dowodzie zakupu zapisu o następującej treści: Wpisano w kartę wyposaŝenia Nr... Przyjęcie środka trwałego pracownik potwierdza podpisem na karcie. Po ustaniu zatrudnienia pracownik rozlicza się ze stanu wyposaŝenia, jaki posiada na karcie. 5. W przypadku zniszczenia, uszkodzenia środka trwałego lub jego przemieszczenia na rzecz innego pracownika fakt ten pracownik powinien niezwłocznie zgłosić pracownikowi prowadzącemu karty lub przewodniczącemu komisji likwidacyjnej w przypadku środków trwałych. Komisja likwidacyjna podejmuje decyzję o wykreśleniu środka trwałego z ewidencji po uprzednim rozpatrzeniu moŝliwości naprawy jednocześnie wskazuje sposób likwidacji (sprzedaŝ, złomowanie, itp.) protokół wymaga akceptacji Starosty. Na podstawie protokółu komisji likwidacyjnej pracownik wydziału FN ds. środków trwałych sporządza dowody LT w stosunku do środków trwałych o wartości przekraczającej zł- w dwóch egzemplarzach- jeden dla ewidencji syntetycznej drugi dla ewidencji analitycznej. Pozostałe środki trwałe wykreśla się z ewidencji na podstawie protokółu komisji pracownik ds. ewdencji analitycznej zbiorczo dla kaŝdego rodzaju środków trwałych dokonuje na protokóle zapisu wg wzoru na potwiedzenie likwidacji: 7

8 Rozchodowano z księgi środków trwałych Tom. Grupa.Rodzaj Str poz Kwota Protokoły zdawczo-odbiorcze środków trwałych pozyskanych w drodze umowy uŝyczenia, dzierŝawy, leasingu i innych umów naleŝy w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu lub umowy wraz z umową przekazać do wydziału FN na stanowisko ds. środków trwałych. 6. Inwestycje dotyczące nieruchomości znajdujących się w ewidencji bilansowej Starostwa. Pracownik wydziału FN ds. ewidencji środków trwałych po uzgodnieniu z wydziałem IGM momentu zakończenia inwestycji przedkłada do wydziału IGM informację o wysokości kosztów poniesionych na realizacje inwestycji. Na podstawie tej informacji pracownik IiGM sporządza zmianę stanu mienia-wykaz.- oraz niezwłocznie przekazuje do wydziału FN. 7. Inwestycje dotyczące nieruchomości Powiatu Lubelskiego znajdujące się w ewidencji bilansowej jednostek organizacyjnych. Pracownik wydziału IGM ds. inwestycji, zamówień publicznych i programów pomocowych niezzwłocznie po zakończeniu inwestycji sporządza protokół zdawczo-odbiorczy przekazujący wartość poniesionych kosztów inwestycji jednostce organizacyjnej. Protokół ten naleŝy sporządzić w trzech egzemplarzach. Dokument ten powinien być zatwierdzony przez Starostę i Wicestarostę oraz Skarbnika Powiatu. Dokument naleŝy wystawić w trzech egzemplarzach: jeden naleŝy przekazać pracownikowi wydziału IGM ds. gospodarowania zasobem nieruchomości Powiatu Lubelskiego, drugi do wydziału FN na stanowisko ds. księgowości Starostwa Powiatowego celem zaewidencjonowania przekazania inwestycji, trzeci naleŝy przekazać jednostce organizacyjnej. Na podstawie tego dokumentu pracownik wydziału IGM ds. zasobu nieruchomościami Powiatu Lubelskiego i trwałego zarządu dokonuje zmiany wartości mienia a pracownik wydziału FN ds. księgowości Starostwa Powiatowego ewidencjonuje syntetycznie. 8) Tabele amortyzacyjne sporządza na dzień kończący rok obrotowy pracownik wydziału FN ds. środków trwałych wg wzoru określonego w załączniku nr 2 do instrukcji w dwóch egzemplarzach: jeden przekazać naleŝy na stanowisko ds. księgowości Starostwa, a drugi pozostaje w ewidencji analitycznej. 9 Obieg dokumentów związanych z ewidencją naleŝności 1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych operacji związanych z ewidencją naleŝności są następujące dowody: 8

9 - faktury - rachunki - wyciągi bankowe - raporty kasowe - przypisy naleŝności; - polecenia księgowania- PK - noty księgowe (obciąŝeniowe). 2. NaleŜności ustalone w drodze postępowania sądowego. Postępowanie prowadzi ZRP po uzyskaniu prawomocnego wyroku czy teŝ postanowienia sądu, w którym orzeczono naleŝności na rzecz Powiatu Lubelskiego lub Skarbu Państwa pracownik ZRP ma obowiązek niezwłocznie przekazać kopię powyŝszego dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem do Wydziału FN gdzie dokument ten stanowi podstawę do naliczenia naleŝności i wystawienia PK. W przypadku ustanowienia hipoteki na nieruchomości lub ustanowienia innej formy zabezpieczenia naleŝności kopię dokumentu stwierdzającego zabezpieczenie potwierdzona za zgodność z oryginałem naleŝy w ciągu 7 dni od otrzymania przekazać do wydziału finansowego 3. NaleŜności z tytułu opłat za czynności wykonywane przez wydział KTD, karty wędkarskie, dzienniki budowy. Dochody te podlegają ewidencji bezpośrednio na konto 750 dochody budŝetowe na podstawie wpłat dokonanych do kasy starostwa lub na rachunek bankowy. Wydział merytoryczny wydział KTD, wydział AB lub wydział OŚR nie moŝe wydać druków komunikacyjnych, tablic rejestracyjnych, kart wędkarskich lub dziennika budowy bez uprzedniego sprawdzenia dokonania wpłaty na kwitariusz przychodowo-ewidencyjny - oryginał dowodu wpłaty naleŝy dołączyć do akt sprawy. JeŜeli petent wystąpi z prośbą o wydanie dokumentu potwiedzającego uiszczenie opłaty za wymienioną wyŝej czynność pracownik kasy na podstawie kopii dowodu uiszczenia opłaty wystawia rachunek - oryginał otrzymuje petent, natomiast kopię pozostawia w kasie). 4. NaleŜności z tytułu sprzedaŝy usług najmu i dzierŝawy lokali, uŝytkowania wieczystego, trwałego zarządu oraz dozór nieruchomości Wynajmem nieruchomości Powiatu Lubelskiego zajmują się: wydział OR i IiGM. Pracownicy wyznaczeni przez Naczelników w/w wydziałów mają obowiązek sporządzenia umów najmu. Umowę naleŝy sporządzać w trzech egzemplarzach w tym dwa pozostają w Starostwie: jeden egzemplarz w aktach sprawy, drugi naleŝy przekazać do Wydziału Finansowego. NaleŜności 9

10 z tytułu najmu, dzierŝawy - pracownik wydziału merytorycznego ma obowiązek zafakturować i przekazać do wydziału FN kopię faktury w ciągu 3 dni od daty wystawienia. Czynności związane z oddaniem w wieczyste uŝytkowanie nieruchomości Powiatu Lubelskiego oraz nieruchomości Skarbu Państwa, umowami dzierŝawy, sprzedaŝą nieruchomości wykonuje wydział IGM. Pracownik wydziału IGM ma obowiazek przekazać do wydziału FN przypisy w/w naleŝności w terminie co najmniej na 10 dniu przed terminem płatności. Przypis naleŝności powienien zawierać: imię i nazwisko lub nazwę zobowiązanego, kwotę zobowiązania oraz tytuł jego powstania, jak równieŝ termin płatności i informację czy jest to naleŝność Powiatu Lubelskiego czy teŝ Skarbu Państwa. 5. Zasady wystawiania faktur VAT a) Faktury wystawiają pracownicy upowaŝnieni przez Starostę do wystawiania faktur VAT. Pracownik który wystawia faktury ponosi odpowiedzialność za prawidłowość zafakturowania operacji. Przepisy określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz z późn. zm.) regulują zasady wystawiania faktur. b) Faktury wystawia się w trzech egzemplarzach: oryginał dla kontrahenta, jedną kopię naleŝy przekazać niezwłocznie do wydziału finansowego, drugą naleŝy pozostawić w aktach wydziału. Termin płatności faktury powinien być określony na fakturze w sposób nie budzący wątpliwości. c) Stosuje się nastepujące oznaczenia faktur: IGM/../rok - faktury wystawiane przez wydział IiGM za wynajem, sprzedaŝ, dzierŝawę mienia i t.p.../ P / rok faktury wystawiane przez wydział OR za dozór mienia, odsetki od poŝyczek i t.p.../ WS / rok faktury wystawiane przez wydział OR za dostawę wody i odprowadzenie ścieków./ EC / rok faktury wystawiane przez wydział OR za energię cieplną./ E / rok faktury wystawiane przez wydział OR za dostawę energii elektrycznej./ NK / rok faktury wystawiane przez wydział OR za wywóz nieczystości./ W/ rok - faktury wystawiane przez wydział OR za najem pomieszczeń../ T/ rok faktury wystawiane przez wydział OR za rozmowy telefoniczne 2 /./rok faktury wystawiane przez ośrodek dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej za kseorokopie (..-numer kolejny faktury) 10

11 d) Faktury wystawiane w imieniu Powiatu Lubelskiego naleŝy odrębnie numerować niŝ w imieniu Starostwa Powiatowego w Lublinie. e) Na koniec miesiąca naleŝy sporządzić rejestr wystawionych faktur i przekazać do wydziału finansowego do 5-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystawiono faktury. Rejestr faktur powinien zawierać wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury. MoŜna nie sporządzać rejestru wystawionych faktur jeŝeli iośc ich w poszczególnej grupie nie przekracza 10-ciu w ciągu miesiąca. 6. Umarzanie wierzytelności, rozkładanie na raty, odraczanie terminu płatności Umorzeniem naleŝności urzędu zajmuje się pracownik wydziału finansowego stanowisko ds. Egzekucji kompletuje dokumentację stanowiącą podstawę do umorzenia wierzytelności. Komplet dokumentów przekazuje na posiedzenie zarządu lub do Starosty celem podjęcia decyzji.. Pracownik ds. Egzekucji przygotowuje decyzję, zarządzenie, uchwałę zarządu czy teŝ umowę o zwolnienie z długu stosownie do przepisów. PowyŜsze dokumenty przed przedłoŝeniem do zatwierdzenia powinny być przekazane do ZRP celem sprawdzenia zgodności z prawem powyŝszych działań na potwierdzenie dokonania sprawdzenia radca prawny składa podpis na jednym egzemplarzu. Dokument jest sporządzany w trzech egzemplarzach: jeden dla stanowiska ds. księgowości odpowiedniego dla umarzanej naleŝności, drugi egzemplarz pozostaje w aktach sprawy trzeci dla dłuŝnika. 7. Inne naleŝności W przypadku powstania innych naleŝności nie wymienionych w niniejszej instrukcji (np. obciąŝenia z tytułu kar umownych i t. p. pracownik który prowadzi daną sprawę ma obowiązek wystawić notę księgową (obciąŝeniową) lub inny dokument potwierdzający dokonanie operacji ( po uzgodnieniu z wydziałme FN) i przekazać kopię do wydziału FN celem zaewidencjonowania. 10 Obieg dokumentów związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji Dotacje udzielane: Komórki merytorycznie odpowiedzialne za przygotowanie dokumentacji umoŝliwiającej udzielenie dotacji oraz jej rozliczenie: 1. Dotacje z zakresu kultury i sportu Wydział EZK 2. Dotacje z zakresu pomocy społecznej wydział pomocy społecznej PCPR Lublin 3. Dotacje z zakresu ochrony środowiska- Wydział OŚR 11

12 4. Dotacje z zakresu ochrony zdrowia Wydział EZK 5. Dotacje z zakresu ochrony przeciwpoŝarowej i dotacje dla policji Wydział WZK 6. Dotacje dla jednostek oświatowych Wydział EZK 7. Dotacje dla instytucji kultury Wydział EZK 8. Dotacje na zadania powierzone w drodze porozumień Wydział OR w porozumieniu z innymi wydziałami z zakresu działalności, których zadania są powierzane 9. Dotacje udzielane i otrzymywane na inne zadania niŝ wymienione w pkt. 1-8 np. budowa i remont dróg wydział FN lub IiGm w porozumieniu z Zarządem Dróg Powiatowych w BełŜycach Obieg dokumentów PowyŜsze wydziały mają następujące obowiązki: 1. Przeprowadzenie procedury udzielania dotacji zgodnie z obowiązującymi przepisami; 2. Przygotowanie umowy do podpisu (umowa wymaga sprawdzenia przez radcę prawnego oraz kontrasygnaty skarbnika); 3. Nadzór i kontrola wykorzystania dotacji; 4. Przekazanie do wydziału FN polecenia przelewu dotacji na conajmniej 5 dni przed upływem terminu przekazania dotacji wraz z egzemplarzem umowy; 5. Zbieranie dokumentów rozliczeniowych od jednostek dotowanych potwierdzenie dokonania rozliczenia naleŝy przedłoŝyć w wydziale FN; Pracownik dokonujący rozliczenia dotacji sporządza informację o dokonanym rozliczeniu na druku polecenia księgowania określonego załącznikiem Nr 3 do niniejszej instrukcji i przekazuje do wydziału finansowego w terminie 7 dni od dnia dokonania rozliczenia. 3. W przypadku niewykorzystania dotacji w pełnej wysokości lub wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem pracownik wydziału merytorycznego ma obowiązek poinformować wydział FN o wysokości dotacji orzeczonej do zwrotu. Dotacje otrzymane Komórki odpowiedzialne za rozliczanie dotacji: 1. Dotacje na przeprowadzenie poboru do wojska wydział WZK 2. Dotacje na zadania związane z gospodarką nieruchomościami IGM 3. Dotacje na zadania inwestycyjne IGM 4. Dotacje na zadania geodezyjne GGN 5. Dotacje dla jednostek oświatowych otrzymywane za pośrednictwem powiatu EZK 6. Dotacje i pomoc finansowa na remonty i modernizację dróg powiatowych WF (z wyjątkiem dotacji na zadania inwestycyjne nadzorowane przez wydział IGM) 12

13 Wydziały, do których naleŝy rozliczanie poszczególnych dotacji maja następujące obowiązki: 1. Wnioskowanie do odpowiedniej instytucji o przyznanie środków na realizację powyŝszych zadań jeden egzemplarz naleŝy przedłoŝyć do wydziału FN; 2. Po uzyskaniu pisemnego potwierdzenia o otrzymaniu dotacji naleŝy przekazać informację zarządowi za pośrednictwem wydziału FN o konieczności dokonania zamian w budŝecie powiatu; w przypadku, gdy wystąpi konieczność zabezpieczenia środków na realizację zadań na współfinansowanie powinny być zabezpieczone przed złoŝeniem wniosku o przyznanie dotacji, o czym równieŝ naleŝy poinformować zarząd za pośrednictwem wydziału FN; 3. Zapewnić wykorzystanie dotacji zgodnie z celem określonym w umowie, czy teŝ innym dokumencie; 4. Dokonać rozliczenia otrzymanej dotacji zgodnie z zawartą umową. 11 Obieg dokumentów związanych z płatnościami 1. Faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi oraz rachunki do umów zleceń i umów o dzieło Tabela 1. Etap obiegu dokumentu Wydział lub stanowisko Czynności I Kancelaria - ewidencja w dzienniku podawczym II III IV Starosta, Członek Zarządu lub Sekretarz Skarbnik lub Z-ca Głównego Księgowego Wydział merytoryczny - dekretacja otrzymanych dokumentów - przekazuje dokumenty do właściwych komórek organizacyjnych celem sprawdzenia ich pod względem merytorycznym - opis dowodu księgowego Opis powinien zawierać: a) cel operacji gospodarczej na którą jest wystawiony dowód, jeŝeli nie wynika to z jego tręści, np. materiały zostaną wykorzystane do... ; b) numer i datę umowy, zlecenia, zamówienia. Dowody księgowe za zakupione ksiąŝki podlegają ewidencji w Wydziale Organizacyjnym poprzez wprowadzenie na karty wyposaŝenia osobistego pracowników. Fakt ten powinien być odnotowany na dowodach dotyczących zakupu. - sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznymczas sprawdzenia nie moŝe przekroczyć 2 dni roboczych 13

14 V VI VII Wydział finansowy Starosta lub Wicestarosta Wydział finansowy Do dowodu naleŝy dołączyć umowy, zlecenia, zamówienia i.t.p. Gdy dowód dotyczy umowy której płatności dokonywane są okresowo naleŝy podać nr umowy. W zakresie operacji finansowanych z udziałem środków z zagranicy w przypadku gdy umowy lub przepisy tego wymagają- opisu dokumentów źródłowych dokonuje osoba upowaŝniona do potwierdzania kwalifikowalności wydatków. Dokumenty te powinny być niezzwłocznie przekazane do wydziału FN celem dokonania płatności i zaewidencjonowania lub conajmniej na 2 dni robocze przed terminem płatności. - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty, - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu Dowody zakupu materiałów i usług opłacone gotówką rozliczane są zaliczką nie podlegają ewidencji w kancelarii ogólnej etapy obiegu dokumentu j.w. od IV do VI stosuje się odpowiednio. 2. Inne dokumenty zewnętrzne obce obciąŝające koszty, takie jak np.: noty księgowe obce, zawiadomienia o wysokości kosztów egzekucyjnych, wezwanie do uiszczenia zaliczki na wydatki, decyzje, postanowienia sądu, i t. p. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za powstanie powyŝszych zobowiązań ma obowiązek wystawić polecenie przelewu do niniejszej instrukcji. Obieg powyŝszych dokumentów w/g tabeli Akty notarialne. JeŜeli wystąpi sytuacja w której nie ma moŝliwości pozyskania rachunku lub faktury (gdyŝ sprzedawcą jest osoba fizyczna) wówczas pracownik wydziału IiGM ma obowiązek wystawić polecenie przelewu i przedłoŝyć wraz z kopią aktu notarialnego do wydziału FN celem realizacji płatności. W zakresie operacji finansowanych z udziałem środków z zagranicy w przypadku gdy umowy lub przepisy tego wymagają- opisu dokumentów źródłowych dokonuje osoba upowaŝniona do potwierdzania kwalifikowalności wydatków. 14

15 4. Polecenie wyjazdu słuŝbowego Pracownik sekretariatu wystawia polecenie wyjazdu słuŝbowego i rejestruje Etap obiegu dokumentu I II III IV V Wydział lub stanowisko Czynności Sekratariat Zwierzchnik słuŝbowy Wydział Finansowy Starosta lub Wicestarosta Wydział finansowy -sporządzenie dokumentu, -rejestracja dokumentu, - polecenie wyjazdu słuzbowego podpisują: pracownikom naczelnicy poszczególnych wydziałów oraz ich zastępcy; naczelnikom wydziałów Starosta, Wicestarosta lub członek Zarządu pracujący na etacie ; Staroście Wicestarosta; Wicestarosta Starosta. PrzedłoŜenie rozliczenia kosztów podróŝy powinno nastąpić w ciągu 2 tygodni od dnia zakończenia podróŝy. - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty, - zatwierdzenie dokumentu do zapłaty - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu 5. Wnioski o zaliczkę Etap obiegu dokumentu I Wydział lub stanowisko Czynności Wydział Merytoryczny - sporządzenie dokumentu, - kontrola merytoryczna planowanych wydatków II Wydział Finansowy - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty III IV Starosta lub Wicestarosta Wydział finansowy - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty - wypłata zaliczki, 15

16 6. Listy wypłat członkom komisji poborowychi lekarskich Etap obiegu dokumentu Wydział lub stanowisko Czynności I Wydział WZK -przygotowanie list stanowiących podstawę wypłaty wynagrodzeń członków komisji poborowych i lekarskich II Wydział finansowy - sporządzenie list płac, III Naczelnik lub zastępca wydziału organizacyjnego - kontrola merytoryczna dokumentu IV Wydział finansowy - realizacja przelewów i wypłata w kasie - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu 7Polecenie przelewu Wzór polecenia przelewu zawiera załącznik Nr 4 do niniejszej instrukcji Polecenie przelewu sporządza się m. in. dla operacji: a) przekazania środków jednostce organizacyjnej Powiatu; b) przekazania dotacji dla innej jednostki samorządu terytorialnego; c) przekazania dotacji dla jednostek spoza sektora finansów publicznych; d) zwrotu wniesionego zabezpieczenia wykonania umowy; e) zwrotu kwot, którymi mylnie uznano rachunki bankowe powiatu; f) przelewu kwot wynikających z orzeczeń sądu, postanowień i decyzji innych organów władzy publicznej; g) wpłaty podatków wynikających z deklaracji podatkowych; h) przelewu dochodów z zakresu administracji rządowej do Urzędu Wojewódzkiego, i) przelewu do nadleśnictw i gmin czynszu z tytułu dzierŝawy obwodów łowieckich, j) przelew dofinansowania do wczasów, kolonii, obozów i innych świadczeń finansowanych z ZFŚS, k) przelew opłaty ewidencyjnej, l) opłata za ubezpieczenie, m) opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy. Polecenia przelewu sporządzają pracownicy wydziałów merytorycznych w odniesieniu do pkt. c, b, d,e, f, g, i, j,l,k. Pracownicy wydziału finansowego sporządzają polecenie przelewu dla operacji wymienionych w pkt. a, b, c, e, g, h, k, m,. 16

17 Polecenie przelewu powinno być przekazane na stanowisko do spraw likwidatury w terminie umoŝliwiającym terminową realizację przelewu- co najmniej 3 dni przed upływem terminu płatności. 8. Deklaracje do PFRON Deklaracje składa pracownik ds. kadr kopię wraz z poleceniem przelewu przekazuje do wydziału FN celem realizacji płątności. Na podstawie tej deklaracji pracownik ustala wysokość składki na PERON i wypisuje polecenie przelewu. 9. Podatek od nieruchomości Pracownik Wydziału IGM zatrudniony na stanowisku ds. zasobu nieruchomości Powiatu Lubelskiego i trwałego zarządu sporządza deklaracje podatku od nieruchomości kopię wraz z poleceniami przelewu podatku przekazuje do wydziału FN na stanowisko ds. obsługi bankowej, likwidatury i ewidencji środków trwałych, na co najmniej 5 dni przed upływem terminu płatności podatku od nieruchomości. 10. Ubezpieczenie Ubezpieczeniem mienia Powiatu Lubelskiego zajmuje się wydział OR. Oryginał polisy ubezpieczeniowej przechowywany jest w Wydziale OR. Ksero polisy naleŝy przekazać wraz z poleceniem przelewu składki na rachunek firmy ubezpieczeniowej do wydziału FN na stanowisko ds. obsługi bankowej. 11. Wypłata wynagrodzeń pracowników Umowy o pracę oraz inne dokumenty stanowiące podstawę wypłat wynagrodzeń (w tym równieŝ m.in. nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych, ekwiwalentów za urlop, dodatkowego wynagrodzenia rocznego) sporządza pracownik wydziału OR ds. kadr i przekazuje do wydziału FN na stanowisko ds. płac. Listy wypłat oraz przelewy sporządza pracownik wydziału FN. Listy wypłat kompletuje się osobno nadając kolejne numery. Na ich podstawie pracownik ds. płac sporządza naliczenie kosztów wynagrodzeń na druku PK ze wskazaniem numerów list których PK dotyczy oraz miesiąca wypłaty. Do przelewów wynagrodzeń pracownik ds. płac sporządza zbiorcze zestawienie przelewów wynagrodzeń uwzględniające podział na poszczególną klasyfikcję budŝetową wydatków. 17

18 12. Wypłata diet dla radnych Dokumentację stanowiącą podstawę do naliczenia diet dla radnych kompletuje referat wydziału organizacyjnego Biuro Rady i Zarządu Powiatu. Na podstawie list obecności radnych na komisjach i sesjach BRP sporządza listę radnych uprawnionych do wypłaty diet z wyszczególnieniem funkcji pełnionych przez poszczególnych radnych oraz uwzględniającą procent potrącenia diety stosowanie do zapisów uchwały i obowiązujących przepisów. Lista powinna być zatwierdzona przez Kierownika Biura Rady i Zarządu Powiatu.. Tak sporządzoną listę naleŝy przekazać do Wydziału FN na stanowisko ds. obsługi bankowej, do 5-tego dnia następującego po miesiącu, za który dieta jest naleŝna. Pracownik wydziału FN stanowisko ds. obsługi bankowej na tej podstawie sporządza listę wypłat diet dla radnych. 13. Udzielanie poŝyczekz Postępowanie w sprawie udzielania poŝyczki dla zakładów opieki zdrowotnej prowadzi pracownik wydziału EZK dla innych podmiotów pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. Sporządza umowę udzielenia poŝyczki w trzech egzemplarzach jeden dla poŝyczkobiorcy, jeden dla wydziału FN, jeden egzemplarz umowy pozostaje w aktach sprawy. Egzemplarz umowy przeznaczony dla wydziału FN naleŝy przekazać wraz z poleceniami przelewu poszczególnych transz poŝyczki najpóźniej na 5 dni przed terminem uruchomienia poŝyczki. Na pracowniku wydziału merytorycznego ciąŝy obowiązek nadzoru nad wykonaniem wszystkich zobowiązań wynikających z zawartych umów, przy czym. naliczenia odsetek od udzielonych poŝyczek dokonuje pracownik wydziału FN informacje o ich wysokości przekazuje do wydziału OR osobie upowaŝnionej do wystawiania faktur celem zafakturowania. 14. Wypłata odszkodowań Wydział IiGM ustala w drodze decyzji wysokość odszkodowania za wywłaszczenie gruntów, kopię decyzji potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez naczelnika wydziału lub zastępcę przekazuje do wydziału finansowego niezwłocznie po uprawomocnieniu się decyzji wraz z poleceniem przelewu środków na odpowiednie konto. Oryginał decyzji przechowywany jest w aktach sprawy. JeŜeli wystapi sytuacja wypłaty odszkodowania z innego tytułu pracownik wydziału który zajmuje się sprawą postępuje w sposób opiasny powyŝej. 15. Zwrot wadium Pracownik, który zajmuje się przeprowadzeniem przetargu przekazuje polecenie przelewu ze wskazaniem numeru rachunku bankowego na który naleŝy przekazać oraz terminem zwrotu. 18

19 Polecenie przelewu naleŝy przekazać na stanowisko ds. obsługi bankowej najpóźniej na 3 dni przed terminem zwrotu. 16. Wypłata ekwiwalentu za zalesianie gruntów. Pracownik wydziału OŚ sporządza zestawienie ekwiwalentów naleŝnych właścicielom za prowadzenie upraw leśnych przekazuje do WF w termnie do 05 dnia miesiąca na tej podstawie pracownik ds. likwidatury sporządza listę wypłat i przygotowuje przelewy do realizacji. 16. Wypłata naleŝności w kasie Starostwa Obieg dowodów obrotu kasowego został uregulowany zarządzeniem nr 85/08 z dnia 12 sierpnia 2008 roku w sprawie zasad gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Lublinie. 17. ZaangaŜowanie wydatków. a) Pracownik wydziału FN ds. naliczania wynagrodzeń na druku PK dokonuje naliczenia zaangaŝowania wydatków na wynagrodzenia. b) ZangaŜowanie wydatków które poprzedza podpisanie umowy druk PK sporządza pracownik FN ds. realizacji płatności po uprzednim otrzymaniu umowy od pracownika wydziału merytorycznego który zajmował się podpisaniem umowy na zakup towrów lub usług umowę naleŝy przekazać niezzwłocznie po podpisaniu. KaŜda umowa powinna być zweryfikowana przez radcę prawnego co od zgodności z przepisami praawa na potwierdzenie tego faktu radca składa podpis na umowie. KaŜda umowa powodująca powstanie zobowiązań finansowych dla swej waŝności wymaga równieŝ kontrasygnaty skarbnika lub osoby upowaŝnionej przez skarbnika. 12 Obieg pozostałych dowodów księgowych 1.Czeki gotówkowe Blankiety czeków gotówkowych przechowywane są w kasie. Kasjer ewidencjonuje przychód i rozchód czeków w księdze druków ścisłego zarachowania. Kasjer wypisuje czek, który następnie zatwierdzają osoby upowaŝnione do dysponowania środkami na rachunkach bankowych. Kasjer przyjmując pieniądze z banku do kasy wystawia dokument KP, natomiast odcinek czeku potwierdzający podjęcie gotówki z rachunku bankowego podpina się pod wyciąg bankowy. 2. Polecenie księgowania Polecenie księgowania sporządzają pracownicy Wydziału Finansowego w jednym egzemplarzu w/g wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji. Dokument ten wystawia się w w szczególności w następujących przypadkach: 19

20 -celem dokonania korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych, -celem dokonania przeksięgowań kończących rok obrotowy, - celem naliczenia w koszty wynagrodzeń i pochodnych na podstawie list wypłat. - naliczenie naleŝności. 3. Weksle Weksle obce stanowią zabezpieczenie prawidłowego wywiązania się kontrahentów z zawartych umów. Pracownik który zajmuje się poszczególnymi umowami ma obowiązek zebrać weksle wraz z deklaracją wekslową i zabezpieczyć je przed dostępem osób trzecich. 4. Zbiorcze zestawienie dokonanych wpłat Dowód ten jest zbiorczym dowodem zastępczym wykonywanym na podstawie wyciągu bankowego. Celem sporządzenia tego dowodu jest zebranie jednolitych tranzakcji występujących na danym wyciągu, zadekretowanie ich uwzględniając symbole kalsyfikacji budŝetowej. Dowód ten sporządza się w jednym egzemplarzu. Winien zawierać numer i date wyciągu bankowego do którego jest sporządzany oraz zestawienie tranzakcji wpłat na rachunek w/g symboli klasyfikacji budŝetowej uwzględniający powiązanie operacji z wyciągu z zestawieniem zbiorczym. 20

21 Załącznik nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów. Imię i nazwisko Lublin, dnia (stanowisko słuŝbowe). Wzór podpisu. 21

22 . pieczęć jednostki Załącznik nr 2 do instrukcji obiegu dokumentów Umorzenie środków trwałych Grupa... rok Lp. Nazwa przedmio tu Wartość początkowa Dotychczasowe umorzenie % umorzeni a Ilość miesięcy Kwota umorzenia za r. Kwota pozostała do umorzenia RAZEM: 0,00 0,00 0,00 0,00 Sporządzi ł: DEKRETACJA KWOTA KONTO WN KONTO MA PODPIS:. 22

23 Załącznik Nr 3 do instrukcji obiegu dokumentów Polecenie księgowania: Wydział Finansowy w/m L.p. Dokonano rozliczenia Dekretacja Wartość dotacji: WN MA WN MA podmiot dotowany- umowa Nr dział - rozdział - Kwota dotacji przekazanej.. Kwota dotacji rozliczonej. Kwota dotacji do zwrotu.. 2. podmiot dotowany- umowa Nr dział - rozdział - Kwota dotacji przekazanej. Kwota dotacji rozliczonej Kwota dotacji do zwrotu. 3. podmiot dotowany- umowa Nr dział - rozdział - Kwota dotacji przekazanej. Kwota dotacji rozliczonej Kwota dotacji do zwrotu. Sporządził Data sporządzenia Sprawdził Zaksięgowano Data zaksięgowania 23

24 Załącznik nr 4 do instrukcji obiegu dokumentów POLECENIE PRZELEWU Proszę dokonać przelewu z konta: Starostwa Powiatowego w Lublinie/Organ//ZFŚŚ Dział:... Rozdział:. złotych, słownie:. Na rachunek:. Nr konta :.. Tytułem:.. Sporządził: Data:. 24

25 Załącznik nr 5 do instrukcji obiegu dokumentów WYDZIAŁ FINANSOWY W/M PK Polecenie Księgowania Numer KONTO Data wystawienia.. SUMY L.p. Dowód Treść Winien Ma Pojedyńcze-Cząstkowe Zaksięgować pod datą Ogólnekontrolne Razem 0,00 0,00 SPORZĄDZIŁ SPRAWDZIŁ ZAKSIĘGOWANO DATA DZIENNIK PODPIS 25