Pan Jan Starzyński Prezydent Miasta Pruszkowa Urząd Miejski w Pruszkowie ul. J.I. Kraszewskiego 14/ Pruszków

Transkrypt

1 WOJEWODA MAZOWIECKI Warszawa, dnia 30 marca 2017 r. WPS-IX EO Pan Jan Starzyński Prezydent Miasta Pruszkowa Urząd Miejski w Pruszkowie ul. J.I. Kraszewskiego 14/ Pruszków WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092) w dniach 26 września, 22 listopada oraz listopada 2016 r. zespół inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie w składzie: Patrycja Kołecka Kozłowska - starszy inspektor wojewódzki przewodnicząca zespołu kontrolnego oraz Edyta Ostrowska radca wojewody przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Urzędzie Miejskim w Pruszkowie. Przedmiot kontroli obejmował organizację oraz realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny w przedmiocie przyznawania uprawnień do Karty. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. Niniejszym, przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne. W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki negatywnie ocenił realizację zadań będących przedmiotem kontroli. 1. Organizacja realizacji zadania Podstawę prawną działania Urzędu Miejskiego w Pruszkowie stanowi statut przyjęty uchwałą Nr V/29/03 Rady Miejskiej w Pruszkowie z dnia 23 stycznia 2003 r. w sprawie uchwalenia Statutu Miasta Pruszkowa wraz z nowelizacją wprowadzoną Uchwała Nr XXXIV/315/09 Rady Miejskiej w Pruszkowie z dnia 28 maja 2009 r. w sprawie zmiany statutu. Statut Urzędu Miejskiego w Pruszkowie nie zawiera zapisów dotyczących zadań wynikających ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny (Dz. U. z 2016 r., poz. 785).

2 2 Szczegółowe uregulowania dotyczące struktury i organizacji jednostki określał regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Pruszkowie wprowadzony w życie Zarządzeniem nr 201/2007 Prezydenta Miasta Pruszkowa z dnia 31 grudnia 2007 r. wraz ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Pruszkowa: - Nr 19/2009 z dnia 26 lutego 2009 r., - Nr 20/2009 z dnia 27 lutego 2009 r., - Nr 59/2013 z dnia 15 lipca 2013 r., - Nr 1/2014 z dnia 14 stycznia 2014 r., - Nr 96/2016 z dnia 14 września 2016 r. Regulamin organizacyjny nie zawierał zapisów w przedmiocie realizacji zadań z zakresu ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny. Dopiero nowelizacja regulaminu wprowadzona Zarządzeniem Nr 96/2016 z dnia 14 września 2016 r. wprowadziła w tej kwestii regulacje. Kontrolujący zwrócili uwagę, że Zarządzenie błędnie wprowadza zapisy w przedmiocie prowadzenia spraw związanych z Kartą Dużej Rodziny w 2 ust. 1, zamiast w 21 ust. 1 (prawdopodobnie omyłka pisarska przy tworzeniu Zarządzenia). W okresie objętym kontrolą realizacją zadania zajmowały się 4 osoby. Żadna z tych osób nie posiadała stosownych, pisemnych upoważnień Prezydenta Miasta Pruszkowa. Taka sytuacja jest niezgodna z uregulowaniami wynikającymi z art. 9 ust. 5 ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny. Ustalono, że wszystkie decyzje odmowne w tym zakresie podpisywał bezpośrednio Prezydent Miasta Pruszkowa. W dniu r. Pan Jacek Dutkiewicz Sekretarz Miasta wyjaśnił, że wszystkie upoważnienia były udzielone przez Prezydenta Miasta Pruszkowa w formie ustnej. Ponadto, zespół kontrolny ustalił, że w okresie podlegającym kontroli Pani Magdalena Kędzierska, pracownik bezpośrednio wykonujący kontrolowane zadania nie posiadała również pisemnego zakresu obowiązków. Kontrolującym przedstawiono zakres obowiązków z dnia 1 września 2016 r., w którym ujęto realizację zadań z zakresu Karty Dużej Rodziny. W dniu r. Pan Jacek Dutkiewicz - Sekretarz Miasta wyjaśnił, że w okresie podlegającym kontroli Pani Magdalena Kędzierska nie posiadała zakresu obowiązków w formie pisemnej. Pracownicy realizujący ww. zadania posiadają jednak pisemne upoważnienia Prezydenta Miasta Pruszkowa do przetwarzania danych osobowych. W Urzędzie Miejskim w Pruszkowie nie istniały żadne dodatkowe, pisemne procedury realizacji zadania. W dniu rozpoczęcia kontroli tj. 26 września 2016 r. pani Magdalena Kędzierska przedstawiła dokument zatytułowany Informacja o etapach rozpatrywania spraw z zakresu Karty Dużej Rodziny. W dokumencie określone są poszczególne etapy rozpatrywania wniosków o przyznanie Karty Dużej Rodziny. Dokument został sporządzony na potrzeby kontroli. W Urzędzie Miejskim w Pruszkowie na potrzeby realizacji zadań z zakresu Karty Dużej Rodziny prowadzony jest Dziennik Korespondencyjny, w którym rejestrowane są wnioski wpływające w danym roku o wydanie Karty Dużej Rodziny. Ponadto, Pani Magdalena Kędzierska wyjaśniła, że prowadzi także ewidencję pism skierowanych do Wydziału Spraw Obywatelskich o sprawdzenie tożsamości członków rodziny wielodzietnej. Pracownik oświadczył, że nie prowadzi żadnych innych rejestrów czy ewidencji. 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do Karty Dużej Rodziny Na podstawie nieoznakowanego wewnętrznego dziennika korespondencyjnego pn. Dziennik Korespondencyjny 2015 (rozpoczynającego się od poz. 1 w dniu r. zakończonego na poz. 190 w dniu r.) wynika, że złożono 190 wniosków o przyznanie Kart Dużej Rodziny. Kontroli poddano 23 losowo wybrane wnioski o przyznanie prawa do KDR.

3 3 Wszystkie skontrolowane wnioski były zgodne ze wzorem ustalonym w rozporządzeniu z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie sposobu unieważnienia Karty Dużej Rodziny, wzorów graficznych oraz wzoru wniosku w sprawie przyznania Karty Dużej Rodziny. Żaden ze skontrolowanych wniosków nie zawierał pieczęci z datą jego wpływu do Urzędu. 6 wniosków na 23 skontrolowane zostało nieprawidłowo wypełnionych przez wnioskodawców, w ten sposób, że: wniosek nr 147/ na stronie 2 wpisano niepełny numer PESEL drugiego rodzica, wniosek nr 137/2015 na 2,3,4,5,6 stronie wniosku w rubryce miejsce zamieszkania członka rodziny wielodzietnej wprowadzono adresy ołówkiem (wnioskodawczyni i dzieci ten sam adres, ojciec dzieci adres w innej gminie), wniosek nr 67/2015 wnioskodawczyni nie zaznaczyła właściwej rubryki (tj. o co wnosi) na stronie 3,4 i 5, wniosek nr 97/2015 na 4,5 stronie wnioskodawca nie zaznaczył właściwej rubryki (tj. o co wnosi) na stronie 4 i 5. Ponadto, wnioskodawca nie wpisał dat urodzenia dzieci na stronie 4,5 i 6 wniosku, wniosek 37/2015 wnioskodawca nie wpisał daty urodzenia dwojga dzieci na stronie 5 i 6 wniosku, wniosek nr 182/2015 na stronie 7 wnioskodawczyni nie podpisała się po oświadczeniami. Ponadto, do dokumentacji 14 wniosków, tj. nr 187/2015, 157/2015, 147/2015, 137/2015, 127/2015, 117/2015, 97/2015, 87/2015, 77/2015, 67/2015, 57/2015, 47/2015, 37/2015 oraz 28/2015 dołączone było jedynie oświadczenie wnioskodawcy potwierdzające, że rodzic nie jest pozbawiony władzy rodzicielskiej ani nie jest ograniczony we władzy rodzicielskiej, a nie obojga rodziców. Jest to niezgodne z przepisem art. 10 ust. 4 pkt 1) ustawy o Karcie Dużej Rodziny. W 4 sprawach tj. wszczętych z wniosku nr 26/2015, 167/2015, 177/2015, 182/2015 ww. oświadczenia w ogóle nie dołączono. W sprawie zakończonej wydaniem decyzji odmownej nr Oro z dnia r. nie dołączono zaś dokumentacji dotyczącej ograniczenia władzy wnioskodawczyni, która była podstawą do wydania decyzji odmawiającej prawa do Karty Dużej Rodziny. W dniu r. p. Magdalena Kędzierska uzupełniła dokumentację sprawy, dołączając odpisy postanowień sądowych w przedmiocie ograniczenia władzy rodzicielskiej wnioskodawczyni. Do dokumentacji 2 wniosków, tj. nr 67/2015 oraz nr 37/2015 wnioskodawcy dołączyli odpisy skrócone aktów urodzenia dzieci oraz akt małżeństwa. Pozostałe wnioski nie zawierały ww. dokumentów. W dniu r. Pani Magdalena Kędzierska wyjaśniła, że: Po otrzymaniu wniosku, każdorazowo pisemnie zwracam się do Wydziału Spraw Obywatelskich w tutejszym Urzędzie o weryfikację tożsamości osób wskazanych we wniosku (dołączając do pisma wniosek) oraz ustalając, że rodzice pozostają w związku małżeńskim. Pracownik Wydziału Spraw Obywatelskich weryfikuje tożsamość członków rodziny wielodzietnej w systemie Źródło, po czym na piśmie przewodnim dokonuje adnotacji Sprawdzone wskazując datę oraz podpisując się. Taka adnotacja jest potwierdzeniem, że dane we wniosku są prawidłowe. Powyższe jest zgodne z przepisem art. 10 ust. 9 ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny. W sprawach, w których zasadnym było złożenie zaświadczenia potwierdzającego termin ukończenia nauki w danej placówce, do dokumentacji wnioskodawcy dołączyli wymagany dokument. Oświadczenia składane do wniosków zawierały klauzulę o świadomości odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia (poza wnioskiem nr 182/2015, gdzie wnioskodawczyni nie podpisała się pod oświadczeniem).

4 4 W wyniku kontroli stwierdzono jednak, że żaden ze skontrolowanych wniosków nie zawierał pieczęci z datą jego wpływu do Urzędu. Na podstawie danych wygenerowanych przez p. Magdalenę Kędzierską z systemu SI KDR ustalono, że w skontrolowanych sprawach jedna karta została przyznana na nieprawidłowy okres. W sprawie wszczętej na podstawie wniosku nr 97/2015 córce wnioskodawczyni przyznano Kartę do , natomiast we wniosku wnioskodawczyni wskazała, że termin ukończenia przez córkę nauki w szkole wyższej to r. W dokumentacji nie znajduje się dokument, który uzasadniałby przyznanie karty Dużej Rodziny do r. Pozostałe Karty zostały przyznane na prawidłowe okresy. Każdorazowo odbiór Kart dla członków rodziny wielodzietnej każdorazowo potwierdzany był na wniosku własnoręcznym podpisem wnioskodawcy wraz ze wskazaniem daty odbioru. W dniu r. p. Magdalena Kędzierska wyjaśniła: Wyjaśniam, że każdorazowo podczas wydawania Kart ustnie informowałam członków rodziny wielodzietnej o przysługujących im uprawnieniach wraz ze wskazaniem strony internetowej na której zamieszczony jest wykaz uprawnień przysługujących członkom rodzin wielodzietnych posiadającym karty oraz o obowiązku niezwłocznego powiadomienia Urzędu Miejskiego w Pruszkowie o wystąpieniu zmian mających wpływ na prawo do posiadania Karty, zmian danych zawartych w Karcie lub zmiany miejsca zamieszkania. Na podstawie analizy dokumentacji dotyczącej Karty Dużej Rodziny, stwierdzono, że w okresie od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. wydano 2 decyzje odmawiające przyznania Karty Dużej Rodziny, tj. decyzję nr Oro z dnia 16 lutego 2015 r. oraz decyzję nr Oro z dnia 3 marca 2015 r. Obie decyzje odmowne wydane przez Prezydenta Miasta Pruszkowa były zasadne. Skontrolowane decyzje nie zawierały uzasadnienia prawnego i faktycznego. Zgodnie z art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23) uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. Urząd Miejski w Pruszkowie w 2015 r. wydał 4 duplikaty Kart w związku z utratą Karty Dużej Rodziny. Od 3 osób pobrano w 2015 r. opłatę w kwocie 9,21 zł, natomiast od jednej osoby opłata została pobrana w 2016 r. W dniu r. p. Magdalena Kędzierska złożyła następujące wyjaśnienie: Wyjaśniam, że opłatę w kwocie 9,21 zł za wydanie duplikatu Karty Pani E. G.pobrałam przy wydawaniu duplikatu, a nie przy przyjmowaniu wniosku jak robię to zwyczajowo. W związku z powyższym opłata została pobrana 21 stycznia 2016 r. (wniosek złożony r.). Ze sprawozdawczości sporządzonej przez ww. jednostkę za okres od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. pn. Sprawozdanie z realizacji art. 19 pkt 1-5 ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny za I i II półrocze 2015 r. wynika, że w okresie objętym kontrolą przyjęto 192 wnioski o przyznanie Karty Dużej Rodziny, z czego w II półroczu 2015 r. 90 wniosków. Z treści ww. sprawozdania wynika, że w 2015 r. Karty Dużej Rodziny przyznano 1077 osobom, z czego w II półroczu 2015 r. wydano 644 Kart. W okresie poddanym kontroli w gminie Pruszków Kartę Dużej Rodziny wydano 402 rodzicom oraz 675 dzieciom. Ze sprawozdania wynika także, że w 2015 r. wydano 32 duplikatów Kart, gdzie w rzeczywistości Pani Magdalena Kędzierska wyjaśniła, że duplikat karty wydała czterokrotnie. W dniu r. Pani Magdalena Kędzierska wyjaśniła: Wyjaśniam, że w sprawozdawczości za 2015 r. błędnie wykazano liczbę zamówionych duplikatów kart, liczbę wydanych duplikatów kart, liczbę unieważnionych kart oraz liczbę osób,

5 5 którym unieważniono kartę. Wszystkie błędy były wynikiem moich pomyłek wynikających z nieprawidłowego kwalifikowania w systemie, np. za duplikat uznawałam wydanie ponownej karty w związku z przedłużeniem jej ważności. W rezultacie w 2015 r. duplikatów karty w rozumieniu ustawy o Karcie Dużej Rodziny wydawano 4. Wyjaśniam także, że w sprawozdawczości za 2015 r. wykazano 192 wnioski, które wpłynęły o wydanie Karty Dużej Rodziny, a w rzeczywistości wpłynęło ich 190. Niezgodność wynika z tego, że wnioski przyjęte 30 grudnia lub 31 grudnia danego roku rejestrowane w systemie są w roku kolejnym. W sprawozdaniu za 2015 r. w styczniu wprowadzone zostały wnioski z grudnia 2014 r., natomiast grudzień 2015 r. nie obejmował wniosków złożonych w ostatnich dniach roku. Ponadto, termin dla gmin na przekazanie sprawozdania za okres od 1 lipca do 31 grudnia został określony do 15 lutego roku następnego (art. 19 ustawy o Karcie Dużej Rodziny), natomiast gmina Pruszków sprawozdanie za II półrocze 2015 r. przekazała w Centralnej Aplikacji Statystycznej w dniu 17 lutego 2016 r., tj. 2 dni po ustawowym terminie. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana do podjęcia następujących działań: 1. Zrealizować przepis art. 9 ust. 5 ustawy o Karcie Dużej Rodziny, tj. wydać pisemne upoważnienia wszystkim osobom realizującym zadania z zakresu Karty Dużej Rodziny do realizacji przedmiotowych zadań. 2. Stosownie do przepisu art. 10 ust. 4 pkt 1 ustawy o Karcie Dużej Rodziny weryfikować, czy do wniosku o wydanie Karty Dużej Rodziny dołączone zostało oświadczenie obojga rodziców potwierdzające, że rodzice nie są pozbawieni władzy rodzicielskiej ani nie są ograniczeni we władzy rodzicielskiej. 3. W przypadku złożenia przez wnioskodawcę niekompletnego wniosku stosownie do przepisu art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, wzywać wnoszącego do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. 4. Wszelkich ustaleń w sprawach dokonywać w formie notatki służbowej, a nie adnotacji dokonanej na wniosku o przyznanie Karty Dużej Rodziny. 5. Decyzje administracyjne wydawać w oparciu o rzetelnie i kompletnie zgromadzone w sprawach dowody oraz w oparciu o przepis art. 107 Kpa, w szczególności zaś uzasadniać je prawnie i faktycznie. 6. Przekazywać rzetelne dane o realizacji ustawy o Karcie Dużej Rodziny w nieprzekraczalnym terminie wskazanym w art. 19 ustawy o Karcie Dużej Rodziny. 7. W razie konieczności, zgodnie z przepisem art Kpa wzywać strony do składania wyjaśnień w prowadzonych sprawach. 8. Karty Dużej Rodziny wydawać na prawidłowe okresy stosownie do przepisu art. 11 ustawy o Karcie Dużej Rodziny. 9. Wpływające do jednostki dokumenty stemplować pieczęcią z datą ich wpływu oraz podpisem pracownika je przyjmującego. Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Z up. Wojewody Mazowieckiego Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej