Rozbudowa wykazów akt w świetle nowelizacji ustawy archiwalnej

Transkrypt

1 Rozbudowa wykazów akt w świetle nowelizacji ustawy archiwalnej dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com XIII Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Szczecin, dn. 2-3 czerwca 2016 r. Plan Regulacje prawne dotyczące jednolitych rzeczowych wykazów akt Jednolity rzeczowy wykaz akt zasady budowy i stosowania. Podstawy prawne uzupełnień w wykazach akt z 2011 r. organy właściwe, procedura. Postulaty praktyczne odnośnie procedur wewnętrznych dotyczących wypracowania uzupełnień w wykazach akt. Co jest dopuszczalne a co nie w zakresie uzupełnień wykazów akt z 2011 r.? Uzupełnienie wykazów akt z 2011 r. na przykładzie regulacji dotyczących nieodpłatnej pomocy prawnej geneza, opracowany projekt, inne propozycje. 1

2 Regulacje prawne dotyczące jednolitych rzeczowych wykazów akt Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nowelizacja z dnia 20 marca 2015 r. weszła w życie 1 listopada 2015 r. 2

3 Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi Pismo okólne Nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 stycznia 1960 roku w sprawie zasad opracowywania wykazów akt. Zarządzenie Nr 19 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 listopada 2015 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych... (podstawa prawna art. 6 ust. 2h ustawy archiwalnej) Zarządzenie Nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 listopada 2015 r. w sprawie sposobu postępowania przy określaniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wydawanych przez organy i kierowników jednostek organizacyjnych w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych (podstawa prawna art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 1a ustawy archiwalnej) 3

4 Jednolity rzeczowy wykaz akt zasady budowy i stosowania. Ustawa archiwalna Art [...] 2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają: 1) [...]; 2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji; 3) [...]. 4

5 Ustawa archiwalna Art Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie: 1) [...] 2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej dokumentacją niearchiwalną, może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.> Ustawa archiwalna 2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia: 1) określi: a) metody kwalifikowania i metodę klasyfikowania dokumentacji, b) rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych, c) elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt, d) wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt, e) wzór budowy kwalifikatora dokumentacji, f) [...] 5

6 Rozporządzenie z r Wykaz akt jest konstruowany z zestawu klas w kolejnych rzędach podziału dziesiętnego. Każdy rząd podziału składa się z co najmniej dwóch, a maksymalnie z dziesięciu klas. 2. Podział, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzony aż do utworzenia klasy końcowej, w ramach której rejestruje się sprawy albo grupuje się dokumentację bez wymogu jej rejestracji. 3. Klasy końcowe oznacza się symbolem określającym kategorię archiwalną. 4. Klasa składa się z symbolu klasyfikacyjnego oraz hasła klasyfikacyjnego. Hasło klasyfikacyjne może zostać uszczegółowione przez określenie typu dokumentacji przyporządkowanej do tej klasy. Rozporządzenie z r. 5. Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesiętnym jest konstruowany z zestawu cyfr arabskich zapisanych w następujący sposób: 1) dla klas pierwszego rzędu jako symbol jednocyfrowy od cyfry 0 do 9 ; 2) [...] 6. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz organu lub jednostki organizacyjnej. 7. Każda klasa powinna być rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, a klasa niższego rzędu zawsze powinna wynikać z klasy wyższego rzędu. 6

7 Rozporządzenie z r. 8. W wykazie akt: 1) pierwsze cztery klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zarządzaniem, sprawami kadrowymi, administrowaniem środkami rzeczowymi oraz finansami; por. JRWA dla gmin 2) piąta i następne klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zagadnieniami merytorycznymi, do których realizacji organ lub jednostka organizacyjna zostały utworzone. 9. Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od 0 do 3 wraz ze wzorem budowy wykazu akt określa załącznik nr 2 do rozporządzenia. 10. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy wynika to ze stosowanego sposobu budowy wykazu akt, dopuszcza się inny układ klas niż określony w ust. 8 i 9. JRWA dla gmin układ klas I rzędu 0 Zarządzanie gminą i jej reprezentacja 1 Zarządzanie urzędami obsługującymi organy gminy i związki międzygminne 2 Sprawy kadrowe i administracyjne prowadzone przez gminę i jej jednostki organizacyjne 3 Finanse gminy oraz obsługa finansowo-księgowa urzędów i jednostek organizacyjnych gminy 4 Kultura, ochrona zabytków, kultura fizyczna, turystyka i wypoczynek oraz system oświaty 5 Wybory, referenda, spisy powszechne, sprawy społeczne i obywatelskie, stan cywilny, obsługa ludności i jej bezpieczeństwo 6 Kształtowanie i ochrona środowiska, gospodarowanie zasobami przyrody i ziemi, geodezja i kartografia oraz planowanie przestrzenne, budownictwo i gospodarowanie nieruchomościami 7 Gospodarka komunalna, drogownictwo, system komunikacyjny, wspieranie gospodarki, rynku pracy oraz ochrona praw konsumenckich 8 Ochrona zdrowia i pomoc społeczna 7

8 Rozporządzenie z r Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej wykazem akt, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw. 4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na: 1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe; 2) systemie klasyfikacji dziesiętnej; 3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. 5. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu. Rozporządzenie z r. 6. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej klasami głównymi. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw. 7. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej ustawą. 8

9 Rozporządzenie z r. 8. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr: 1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od 0 do 9 ; 2) [...] 10. Na opis klasy w wykazie akt składają się: 1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 8; 2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia; 3) w przypadku klas końcowych kategoria archiwalna, o której mowa w ust Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej. JRWA przykład budowy Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uwagi Zarządzanie 00 Gremia kolegialne 000 Rada Pracownicza A skład, materiały, protokoły, stenogramy, itp. 001 Udział w obcych organach kolegialnych A jak przy klasie Organizacja A 9

10 Logika budowy JRWA - przykład Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi Zarządzanie 00 Organy kolegialne 000 Rada Pracownicza A skład, materiały, protokoły, stenogramy, itp. 001 Udział w obcych organach kolegialnych A jak przy klasie Organizacja A Co ze sprawami dot. zebrań i narad pracowniczych? Logika budowy JRWA - przykład Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi Zarządzanie 00 Organy kolegialne 000 Rada Pracownicza A skład, materiały, protokoły, scenogramy, itp. 001 Udział w obcych organach kolegialnych A jak przy klasie Narady pracownicze A 01 Organizacja A 10

11 Logika budowy JRWA - przykład Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi Zarządzanie 00 Organy kolegialne 000 Rada Pracownicza A skład, materiały, protokoły, scenogramy, itp. 001 Udział w obcych organach kolegialnych A jak przy klasie Organizacja A Klasa 000 jest zbyt ogólna. Potrzeba wyodrębnienia organizacji Rady Logika budowy JRWA - przykład Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Kateg oria archiw alna Uwagi Zarządzanie 00 Organy kolegialne 000 Rada Pracownicza 0000 Organizacja Rady Pracowniczej A m.in. regulaminy, wybory, powołania 0001 Posiedzenia Rady Pracowniczej A m.in. protokoły, materiały 001 Udział w obcych organach kolegialnych A jak przy klasie Organizacja A 11

12 Czy zawsze potrzebna jest zmiana JRWA? Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi Zarządzanie 00 Organy kolegialne 000 Rada Pracownicza A skład, materiały, protokoły, stenogramy, itp. 001 Udział w obcych organach kolegialnych A jak przy klasie Organizacja A Klasa 000 jest zbyt ogólna. Potrzeba wyodrębnienia organizacji Rady, ale tylko w jednym roku OR-V 000 Rada Pracownicza rok referent symbol kom.org. ozn. teczki tytuł teczki Lp. Sprawa Od kogo wpłynęła: 1 ostatnie posiedzenie Rady kadencji Znak pisma: Data: Data: wszcz. zakoń. Uwagi: MP 2 organizacja Rady Pracowniczej wydzielona grupa spraw posiedzenie inauguracyjne Rady Pracowniczej kadencji OR-V

13 OR-V Rada Pracownicza organizacja Rady rok referent symbol kom.org. ozn. teczki tytuł teczki Lp. Sprawa Od kogo wpłynęła: 1 zgłaszanie kandydatów do Rady Znak pisma: Data: Data: wszcz. zakoń PK Uwagi: 2 wybory do Rady PK OR-V OR-V.000 kat. A OR-V kat. A

14 OR-V OR-V Podstawy prawne uzupełnień w wykazach akt z 2011 r. organy właściwe, procedura. 14

15 Ustawa archiwalna Art. 6. 2d. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla ich siedziby archiwum państwowego, w drodze zarządzenia, mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, o których mowa w ust. 2b pkt 2, jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku organów zespolonej administracji rządowej w województwie uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych organów. Rozporządzenie z r Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań. 9. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez podmioty do dodania nowych klas. 15

16 Organy właściwe wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa wojewoda na wniosek organów zespolonej administracji rządowej w województwie dyrektor właściwego dla ich siedziby archiwum państwowego por. załącznik nr 5 do rozporządzenia z r. Procedura zmiany w drodze zarządzenia w porozumieniu z dyrektorem archiwum państwowego; 16

17 Procedura Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad techniki prawodawczej, Dz. U. z 2016 r. poz. 283: 72. W przepisie upoważniającym do wydania uchwały albo zarządzenia wskazuje się: 1) podmiot właściwy do wydania aktu normatywnego; 2) rodzaj aktu normatywnego; 3) ogólnie zakres spraw, które w akcie normatywnym muszą albo mogą zostać uregulowane. Procedura Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad techniki prawodawczej : W przepisie upoważniającym do współuczestniczenia w wydaniu rozporządzenia, uchwały albo zarządzenia wskazuje się: 1) podmiot upoważniany do współuczestniczenia; 2) formę współuczestniczenia. 2. Upoważnienie do współuczestniczenia w wydaniu aktu normatywnego nie zwalnia z obowiązku uzgodnienia projektu tego aktu lub zasięgnięcia o nim opinii na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 3. Podmiot upoważniany do współuczestniczenia w wydaniu aktu normatywnego wskazuje się: 1) nazwą własną; 2) w sposób wskazany w 64 ust. 2 w przypadku ministrów kierujących działami administracji rządowej Jeżeli rozporządzenie ma wydać minister kierujący działem administracji rządowej, wskazuje się go nazwą działu administracji rządowej, którym kieruje, z wyjątkiem Ministra Obrony Narodowej i Ministra Sprawiedliwości, których wskazuje się ich nazwami własnymi. 17

18 Procedura Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad techniki prawodawczej : Przepisowi upoważniającemu do współuczestniczenia w wydaniu rozporządzenia, uchwały albo zarządzenia nadaje się brzmienie: 2) jeżeli współuczestniczenie ma polegać na osiągnięciu porozumienia w sprawie treści aktu normatywnego, a następstwem braku porozumienia ma być to, że akt nie dochodzi do skutku: Minister (inny podmiot) w porozumieniu z ministrem (innym podmiotem) określi (może określić) ; Procedura Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad techniki prawodawczej : 141. Do projektów uchwał i zarządzeń stosuje się odpowiednio zasady wyrażone w dziale V, z wyjątkiem 132, w dziale I w rozdziałach 1 7 i w dziale II, o ile zasady zawarte w niniejszym dziale nie stanowią inaczej. 18

19 Procedura opisanie zmian w JRWA w zarządzeniu (przykład): Procedura opisanie zmian w JRWA w zarządzeniu (przykład): 19

20 Procedura opisanie zmian w JRWA w zarządzeniu (przykład): Postulaty praktyczne odnośnie procedur wewnętrznych dotyczących wypracowania uzupełnień w wykazach akt. 20

21 Procedura wewnętrzna: o rola koordynatora czynności kancelaryjnych / archiwisty; o na wniosek komórek organizacyjnych ważne uzasadnienie i wskazanie podstawy prawnej; o ocena propozycji komórek organizacyjnych; o w przypadku wojewody wnioski z jednostek organizacyjnych obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w województwie; o opinia prawnika-legislatora w relacjach z archiwum państwowym o kształtowanie zasobów archiwalnych szczególne zobowiązanie ustawowe do prowadzenia jednolitej polityki na terenie właściwości archiwum; o wspieranie KCK/archiwistów zakładowych; Co jest dopuszczalne a co nie w zakresie uzupełnień wykazów akt z 2011 r.? 21

22 Zakres zmian w JRWA ustawa archiwalna: mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, [...], jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji rozporządzenie z 2011 r. Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez podmioty do dodania nowych klas. Uzupełnienie wykazów akt z 2011 r. na przykładzie regulacji dotyczących nieodpłatnej pomocy prawnej geneza, opracowany projekt, inne propozycje. 22

23 Geneza Opracowany projekt JRWA powiatów 23

24 Opracowany projekt JRWA gmin Inne propozycje wycofane zamiast klasy Informacja o charakterze sprawozdawczym dla innych organów i jednostek w sprawach nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej klasa 0641 Sprawozdawczość na poziomie każdej jednostki organizacyjnej w powiecie 24

25 Inne propozycje wycofane Propozycja wycofana Propozycja przyjęta Komentarz do informacji NDAP zawartych na stronie 25

26 Informacja nr 25 Informacja nr 24 26

27 Dziękuję za uwagę dr Ewa Perłakowska 27