Zarządzenie 22/2017 Rektora. Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu. z dnia 3 kwietnia 2017 roku

Transkrypt

1 PAŃSTWOWA WYŻSZA SZKOŁA ZAWODOWA IM. RTM. WITOLDA PILECKIEGO W OŚWIĘCIMIU Zarządzenie 22/2017 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu z dnia 3 kwietnia 2017 roku w sprawie: wprowadzenia zmian w Regulaminie Organizacyjnym Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu Na podstawie art. 66 i art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2016 r., poz. 1842) oraz 29 i 40 ust.4 poz. 7 Statutu Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu (załącznik do Uchwały Nr 5/2012 Senatu Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu z dnia 6 lutego 2012 r.) zarządzam, co następuje 1 Wprowadza się zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu. 2 Tekst jednolity Regulaminu Organizacyjnego PWSZ im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3 Wszystkie jednostki organizacyjne Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu zobowiązane są do ścisłego stosowania postanowień niniejszego Regulaminu. 4 Za wprowadzenie Regulaminu odpowiedzialni są kierownicy jednostek organizacyjnych Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu. 5 Ogólny nadzór nad wprowadzeniem w życie postanowień niniejszego Regulaminu i jego stosowaniem sprawuje Kanclerz Uczelni.

2 Traci moc Zarządzenie nr 2/2014 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu z dnia 27 stycznia 2014 roku. 6 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania. 7 Rektor Prof. zw. dr hab. Witold Stankowski

3 REGULAMIN ORGANIZACYJNY Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu Oświęcim 2017 r. 1

4 Spis treści 1. Rozdział I. Przepisy ogólne - str Rozdział II. Zasady działania administracji - str Rozdział III. Organizacyjna administracji Uczelni - str Rozdział IV. Zakresy działania i kompetencje: - str Rektor - str Prorektorzy - str Dyrektor Instytutu - str Kierownik Zakładu - str Kanclerz - str Kwestor - str Biuro Rektora - str Sekretariat Instytutu - str Sekretariat Kanclerza Kancelaria Uczelni - str Radca Prawny - str Pełnomocnik Rektora ds. ochrony informacji niejawnych i spraw obronnych - str Pełnomocnik Rektora ds. Studentów Niepełnosprawnych- str Pełnomocnik Rektora ds. jakości kształcenia - str Pełnomocnik Rektora ds. Kontaktów ze Związkami Zawodowymi - str Dział Organizacji i Kadr - str Dział Promocji i Projektów - str Dział Administracyjno - Gospodarczy - str Dział Nauczania i Spraw Studenckich - str Biuro Karier - str Biblioteka Uczelniana - str Dyrektor Biblioteki Uczelnianej - str Wydawnictwo Uczelniane - str Archiwum Uczelni str Stanowisko do spraw informatyki i utrzymania sieci - str Rozdział V. Postanowienia przejściowe i końcowe - str Załączniki: Załącznik nr 1 - Schemat Organizacyjny Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. W. Pileckiego w Oświęcimiu Załącznik nr 2 - Instrukcja Kancelaryjna Załącznik nr 3 - Wykaz symboli jednostek organizacyjnych PWSZ im. rtm. W. Pileckiego w Oświęcimiu. Załącznik nr 4 - Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Załącznik nr 5 - Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w PWSZ im. rtm. W. Pileckiego w Oświęcimiu 2

5 ROZDZIAŁ I Przepisy ogólne 1. 1) Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu zwana dalej Uczelnią, jest zawodową uczelnią publiczną utworzoną na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 czerwca 2005 roku w sprawie utworzenia Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu (Dz. U. Nr 106, poz. 888) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 października 2010 r. w sprawie zmiany nazw niektórych publicznych uczelni zawodowych (Dz.U nr 217 poz. 1430). 2) Uczelnia działa na podstawie przepisów: a) Ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012r. poz. 572 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą ; b) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2012r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. z 2012r., poz. 1533). c) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 czerwca 2005 roku w sprawie utworzenia Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu (Dz. U. Nr 106, poz. 888). d) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 października 2010 r. w sprawie zmiany nazw niektórych publicznych uczelni zawodowych (Dz.U nr 217 poz. 1430). e) Statutu Uczelni. 3) Niniejszy Regulamin organizacyjny, zwany dalej Regulaminem określa organizację oraz zasady działania administracji Uczelni. 4) Regulamin określa w szczególności: 1) zasady działania administracji Uczelni; 2) organizację administracji Uczelni, 3) w zakresie nieuregulowanym uchwałami Senatu Uczelni i odrębnymi zarządzeniami Rektora Uczelni - zakresy działania jednostek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk, a także zasady sprawowania nad nimi nadzoru. 2. Działalność administracji służy realizacji zadań statutowych Uczelni, a w szczególności: 1) realizacji zadań dydaktyczno-wychowawczych Uczelni i jej jednostek organizacyjnych; 2) zapewnieniu sprawnego funkcjonowania jednostek organizacyjnych i Uczelni jako całości. 3. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Uczelni oraz wykonywania zadań wszystkie jednostki organizacyjne są zobowiązane do starannego wykonywania czynności wynikających z zakresu zadań ujętych w Regulaminie oraz do przestrzegania przepisów o których mowa w 1 ust. 2 oraz regulacji wewnętrznych Uczelni. 3

6 ROZDZIAŁ II Zasady działania administracji 4. 1) Administracją Uczelni kieruje Kanclerz, we współdziałaniu z określonymi w ust. 2 bezpośrednimi przełożonymi poszczególnych jednostek organizacyjnych. 2) Ilekroć w Regulaminie jest mowa o bezpośrednim przełożonym należy przez to rozumieć: a) Rektora w stosunku do Prorektora, Dyrektorów Instytutów, Kanclerza, Dyrektora Biblioteki Uczelnianej, pełnomocnika Rektora ds. ochrony informacji niejawnych i spraw obronnych oraz innych pełnomocników, pracowników sekretariatu Rektora; b) Prorektora w stosunku do kierowników jednostek organizacyjnych i stanowisk, stosownie do podziału kompetencji między Rektorem a Prorektorem; c) Dyrektora Instytutu w stosunku do wszystkich pracowników Instytutu; d) Kierownika Zakładu w stosunku do pracowników Zakładu; e) Kanclerza w stosunku do pracowników sekretariatu Kanclerza, Kwestora, kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego, kierownika Działu Organizacji i Kadr, kierownika Działu Promocji i Projektów, kierownika Działu Nauczania i Spraw Studenckich, stanowiska Archiwum zakładowego oraz innych samodzielnych stanowisk, a także sekretariatów instytutów w zakresie spraw administracyjnych; f) kierownika jednostki organizacyjnej w stosunku do pracowników zatrudnionych w danej jednostce organizacyjnej. 3) Bezpośredni przełożony ma obowiązek przedstawienia propozycji zakresu czynności dla podległego pracownika w terminie dwóch tygodni od dnia rozpoczęcia przez niego pracy. Zakres czynności zatwierdza Rektor lub Kanclerz zgodnie z podziałem kompetencji. 4) W zarządzaniu Uczelnią obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa co oznacza, że każdy pracownik posiada tylko jednego bezpośredniego przełożonego, od którego otrzymuje polecenia i przed którym jest odpowiedzialny za ich wykonanie chyba, że Regulamin stanowi inaczej. 5) Pracownik, który otrzymał polecenie bezpośrednio od przełożonego wyższego szczebla, jest obowiązany polecenie to wykonać, zawiadamiając o tym swego bezpośredniego przełożonego. W przypadku niemożności wykonania wydanego polecenia, pracownik jest obowiązany powiadomić o tym osobę, która wydała polecenie oraz bezpośredniego przełożonego. 5. 1) Poszczególne jednostki organizacyjne realizują zadania określone w swych zakresach działania. 2) Rektor, po konsultacjach z Prorektorem i Kanclerzem, może w uzasadnionych sytuacjach, czasowo przekazać innym jednostkom organizacyjnym zadania wykraczające poza ich służbowy zakres działań określony w Regulaminie. Jednostki organizacyjne zobowiązane są do ścisłej współpracy. 3) Sprawy nienależące do kompetencji jednostki organizacyjnej należy niezwłocznie przekazać jednostce właściwej ze względu na kompetencje lub jednostce dokonującej kwalifikacji i rozdziału spraw wpływających. 4

7 4) W przypadku udziału kilku jednostek organizacyjnych w realizowaniu określonego zadania, Rektor ustala jednostkę lub osobę odpowiedzialną za skompletowanie całości materiałów oraz przygotowanie kompleksowej informacji w tym zakresie. 5) Każdy dokument sporządzany w Uczelni powinien być parafowany przez pracownika, który go przygotował. 6) Dokumenty przedstawiane do podpisu Rektorowi, Prorektorowi, dyrektorom instytutów, Kanclerzowi, wymagają na dowód sprawdzenia ich poprawności pod względem merytorycznym i formalnym zaakceptowania przez kierownika jednostki organizacyjnej, w której zostały przygotowane, a w przypadku samodzielnego stanowiska - przez pracownika zatrudnionego na tym stanowisku. 7) Wszelkie umowy oraz akty prawne wynikające z działalności Uczelni wymagają uprzedniej akceptacji przez radcę prawnego Uczelni pod względem formalnoprawnym, a umowy i zamówienia także akceptacji Kwestora. 8) Zasady przygotowywania projektów uchwal Senatu określają odrębne przepisy. 6. Jednostki organizacyjne i samodzielne stanowiska administracji (zwane dalej Komórkami organizacyjnymi ) organizują, wykonują oraz koordynują prace wynikające z przyporządkowanych im zakresów działania w celu realizacji zadań Uczelni oraz sprawnego jej funkcjonowania, a w szczególności: a) zapewniają zgodność prowadzonych działań z obowiązującymi przepisami prawa, b) sporządzają analizy kosztów oraz efektów prowadzonych działalności oraz prowadzą ewidencje, rejestry, wykazy i zestawienia, c) przygotowują projekty decyzji, umów, porozumień i innych dokumentów, w tym wewnętrznych aktów prawnych Uczelni, w zakresie spraw realizowanych merytorycznie, d) opracowują sprawozdania, rozliczenia, opinie, wnioski i inne materiały, e) dbają o ochronę powierzonego mienia, f) rozpatrują i załatwiają skargi i wnioski, g) prowadzą niezbędną dokumentacje, h) prowadzą zbiory przepisów prawnych związanych z zakresem swojego działania, i) przechowują, zabezpieczają i archiwizują dokumenty, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 7. 1) Kierownicy komórek organizacyjnych kierują pracą tych komórek i ponoszą pełną odpowiedzialność za realizację powierzonych im zadań. 2) Do zakresu działań kierowników komórek organizacyjnych należy: a) organizowanie pracy i ustalanie zakresu obowiązków podległych im pracowników oraz przydzielanie prac doraźnych nieprzewidzianych w tych zakresach, b) opracowywanie projektów pism podpisywanych przez Rektora, Prorektora i Kanclerza dotyczących zakresu działalności kierowanej komórki, c) dbanie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych swoich i podległych pracowników, d) właściwa obsada stanowisk w kierowanej komórce, e) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem pracy przez podległych pracowników oraz kontrola realizacji wydanych poleceń, 5

8 f) czuwanie nad przestrzeganiem wewnętrznych i ogólnie obowiązujących przepisów prawnych związanych z działalnością komórki, g) nadzór nad prowadzeniem wymaganej dokumentacji i sprawozdawczości, h) wnioskowanie o aktualizację wewnętrznych przepisów prawnych, i) reprezentowanie komórki wobec przełożonego i organów Uczelni, j) przestrzeganie prawa i zapewnienie jego przestrzegania przez podległych pracowników, k) nadzór i kontrola nad przestrzeganiem dyscypliny pracy oraz tajemnicy służbowej przez podległych pracowników, l) sprawowanie nadzoru i egzekwowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bhp i ppoż., m) zabezpieczanie mienia Uczelni znajdującego się w dyspozycji komórki, n) sprawowanie kontroli funkcjonalnej w ramach kontroli zarządczej, o) wykonywanie innych poleceń bezpośrednich przełożonych. 2) Szczegółowe zakresy obowiązków kierowników komórek organizacyjnych ustalają i podpisują kierownicy pionów odpowiednio Rektor, Prorektorzy lub Kanclerz. Zakresy te są ściśle związane z zakresami działań ustalonych dla poszczególnych komórek oraz obejmują czynności przewidziane dla tych stanowisk. 3) Kierownicy komórek organizacyjnych: a) zobowiązani są do bieżącego aktualizowania zakresów obowiązków podległych im pracowników, b) mają obowiązek współpracy z innymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi w zakresie spraw wymagających wspólnych rozwiązań, 8. 1) Wszyscy kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych zobowiązani są do wykonywania kontroli wewnętrznej (funkcjonalnej), zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Kierownicy komórek organizacyjnych mają prawo do wnioskowania w sprawach zatrudnienia, przeszeregowania, podwyższania wynagrodzeń, zwalniania, nagradzania i udzielania kar regulaminowych podległych im pracowników. 2) Kierownicy komórek organizacyjnych i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy ponoszą pełną odpowiedzialność za merytoryczne, terminowe i prawidłowe załatwianie spraw z zakresu realizowanych zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami. 9. 1) Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do sprawowania nadzoru i kontroli nad udostępnianiem informacji stanowiących tajemnicę służbową wyłącznie osobom dającym rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich pracy na zajmowanym stanowisku. 2) Informacje opatrzone określoną klauzulę tajności, są chronione zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych ) Szczegółowe obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność pracowników określają ich zakresy czynności. 2) Za właściwe wykonanie czynności przewidzianych dla poszczególnych stanowisk pracy odpowiedzialność ponoszą pracownicy zatrudnieni na tych stanowiskach. 6

9 3) Każdego pracownika, bez względu na zajmowane stanowisko, rodzaj pracy i charakter stosunku pracy obowiązuje znajomość i przestrzeganie przepisów zawartych w wewnętrznych i zewnętrznych aktach normatywnych ) Wszystkie komórki organizacyjne Uczelni realizują również inne zadania, niewymienione w niniejszym Regulaminie, prace zlecone przez bezpośredniego przełożonego lub kierownika pionu, zgodnie z zakresem kompetencji i umiejętności zawodowych pracowników. 2) Wszystkie komórki organizacyjne mają za zadanie inicjowanie oraz współudział przy opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych aktów normatywnych, instrukcji, regulaminów dotyczących zadań realizowanych przez daną jednostkę. 3) Szczegółowe zakresy kompetencji, obowiązków i praw kierowników jednostek organizacyjnych i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy w administracji ustalają Rektor, lub Kanclerz. 4) Szczegółowe zakresy kompetencji, obowiązków i praw pracowników działów oraz sekretariatów, kancelarii i innych stanowisk, za pomocą których jednostki organizacyjne wykonują swoje zadania, ustala Kanclerz na wniosek kierowników właściwych jednostek organizacyjnych. 12. Pracownicy administracji bezpośrednio podlegają kierownikowi jednostki, w której pracują i zobowiązani są w szczególności do: 1) realizacji zadań określonych w zakresach czynności oraz sprawnego wykonywania przydzielonych prac, 2) znajomości i przestrzegania obowiązujących przepisów prawa dotyczących całego zakresu wykonywanych prac, w tym wewnętrznych aktów prawnych, a w szczególności statutu, regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy, przepisów o ochronie tajemnicy służbowej i państwowej, a także przepisów w zakresie bhp i ochrony ppoż., 3) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, 4) przestrzegania porządku i dyscypliny pracy, 5) dbania o powierzone mienie, 6) pogłębiania wiedzy niezbędnej do realizacji zadań, a także podnoszenia kwalifikacji, jakości pracy i usprawniania sposobów jej wykonywania, 7) współdziałania i udzielania pomocy w wykonywaniu zadań współpracownikom, 8) analizy i usprawniania metod pracy ) Administrację Uczelni nadzoruje Rektor. 2) Kontrola wewnętrzna prowadzona w Uczelni obejmuje całą jej działalność. 3) Kontrolę wewnętrzną przeprowadza się pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności. 4) Kontrola wewnętrzna prowadzona jest w formie: a) samokontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy, do której zobowiązani są wszyscy pracownicy, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresem czynności, tj. obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności; 7

10 b) kontroli funkcjonalnej sprawowanej z urzędu w ramach swoich uprawnień przez Rektora, Prorektora, dyrektorów, kanclerza, kwestora, a także w ramach obowiązku nadzoru przez pracowników na stanowiskach kierowniczych oraz przez innych pracowników zobowiązanych do jej wykonywania na podstawie wewnętrznych uregulowań; c) kontroli instytucjonalnej wykonywanej przez audytora i inne jednostki lub samodzielne stanowiska pracy, o ile wynika to z zakresu zadań określonych w regulaminie organizacyjnym. 5) Kontrola ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie kontrolowanej działalności, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej działalności, a także sformułowanie stosownych wniosków, w tym szczególnie w zakresie: a) realizacji zadań, b) gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, c) gospodarowania mieniem. 14. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych i postępowania z aktami w Uczelni określają: 1) Instrukcja Kancelaryjna stanowiąca załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu, 2) Wykaz symboli jednostek organizacyjnych Uczelni, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu 3) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt stanowiący załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu 4) Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Uczelni, stanowiąca załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu ROZDZIAŁ III Organizacja administracji Uczelni 15. 1) Administracja Uczelni składa się z wyodrębnionych jednostek organizacyjnych. 2) Podstawowymi jednostkami organizacyjnymi administracji Uczelni są działy oraz stanowiska. 3) Poza działami tworzone mogą być: a) sekretariaty, b) kancelarie, c) inne stanowiska, za pomocą których jednostki organizacyjne wykonują swoje zadania. 4) Działem kieruje Kierownik, powoływany przez Rektora na wniosek Kanclerza. 5) Rektor sprawuje bezpośrednie kierownictwo w zakresie: a) organizacyjnego rozwoju Uczelni, b) polityki zatrudnieniowej i płacowej, c) koordynacji planowania i sprawozdawczości oraz sporządzania informacji i analiz d) dla potrzeb zewnętrznych i wewnętrznych, e) współpracy z organami terenowymi administracji państwowej i samorządami terenowymi, f) polityki inwestycyjnej, g) spraw obronnych informacji niejawnych, h) spraw ochrony danych osobowych, 8

11 i) kontroli zarządczej, j) kontroli wewnętrznej, k) bezpieczeństwa i higieny pracy, l) obsługi prawnej, m) polityki zapewnienia jakości kształcenia. 6) Rektorowi podporządkowane są bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne i stanowiska: a) Biuro Rektora, b) Radca Prawny, c) Biblioteka, d) Pełnomocnicy, między innymi: Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych z Kancelarią Informacji Niejawnych, Pełnomocnik ds. jakości kształcenia, Pełnomocnik Rektora ds. kontaktów ze Związkami Zawodowymi Pełnomocnik Rektora ds. studentów niepełnosprawnych, Pełnomocnik Rektora ds. Wydawnictwa e) Administrator Bezpieczeństwa Informacji. 7) Prorektorowi podporządkowane są: a) Dział Nauczania i Spraw Studenckich, b) Biuro Karier, 8) Prorektorowi ds. Studentów podporządkowane są: a) Pełnomocnik ds. Programu ERASMUS 9) Kanclerzowi podporządkowane są bezpośrednio : a) Kwestor z Działem Kwestury, b) Dział Organizacji i Kadr, c) Dział Promocji i Projektów, d) Dział Administracyjno-Gospodarczy, e) Archiwum, f) Specjalista ds. Informatyki i utrzymania sieci, g) Sekretariaty Instytutów 10) Kwestorowi podporządkowany jest bezpośrednio Dział Kwestury. 11) Zasady tworzenia, przekształcania i znoszenia jednostek organizacyjnych określa Statut Uczelni. 12) W każdym przypadku utworzenia, przekształcenia lub likwidacji jednostki organizacyjnej o charakterze administracyjnym, usługowym i gospodarczym, wymagana jest uprzednia opinia Kwestora, dotycząca jej skutków finansowych. 13) Zadania realizowane w zakresie obsługi prawnej i inspektora bhp i ppoż., Uczelnia może powierzyć podmiotom zewnętrznym na podstawie umów prawa cywilnego. 16. Strukturę organizacyjną Uczelni określa Schemat organizacyjny Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. W. Pileckiego w Oświęcimiu stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu. 9

12 ROZDZIAŁ IV Zakresy działania i kompetencje REKTOR 17. 1) Rektor jest organem jednoosobowym Uczelni. 2) Rektor kieruje działalnością Uczelni przy pomocy, Prorektorów oraz Dyrektorów Instytutów i Kanclerza. 3) Rektor reprezentuje Uczelnię na zewnątrz. 4) Rektor jest przełożonym wszystkich pracowników Uczelni. 5) Zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności Rektora określają przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i Statut Uczelni. 6) W czasie nieobecności Rektora jego obowiązki pełni Prorektor. 7) Na wypadek nieobecności Prorektorów, Rektor może wyznaczyć inną osobę do pełnienia czasowo jego obowiązków. 18. Rektor podejmuje decyzje we wszystkich sprawach dotyczących Uczelni, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych przez ustawę lub Statut do kompetencji innych organów Uczelni lub Kanclerza, w szczególności: 1) podejmuje decyzje dotyczące mienia i gospodarki Uczelni w zakresie przekraczającym zwykły zarząd; 2) sprawuje nadzór nad działalnością dydaktyczną i badawczą Uczelni; 3) sprawuje nadzór nad administracją i gospodarką Uczelni; 4) dba o przestrzeganie prawa oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Uczelni; 5) określa zakres kompetencji Prorektorów, Kanclerza, Dyrektorów instytutów; 6) wydaje w formie zarządzenia, na wniosek Kanclerza Regulamin organizacyjny Uczelni; 7) podejmuje działania w zakresie zaspokajania potrzeb socjalno-bytowych, zdrowotnych i kulturalnych społeczności akademickiej; 8) zawiera umowy o współpracy Uczelni z podmiotami zagranicznymi; 9) zawiera, po uzyskaniu opinii Senatu, porozumienia z innymi uczelniami i instytucjami w sprawach dotyczących prowadzenia wspólnej działalności; 10) kieruje realizacją zadań obronnych Uczelni w zakresie przewidzianym odrębnymi przepisami; 11) powołuje i odwołuje dyrektorów i zastępców dyrektorów instytutów oraz kierowników innych jednostek organizacyjnych Uczelni i ich zastępców; 12) sprawuje ogólny nadzór nad działalnością wydawniczą; 13) ogłasza czasowe zawieszenie zajęć, jak również inne zmiany w planie zajęć; 14) wdraża uchwały Senatu ) Rektor, w ramach swoich kompetencji, wydaje zarządzenia o charakterze organizacyjnoporządkowym i normatywnym. 2) Rektor wydaje zarządzenia w sprawach wymagających aktu nominacyjnego powołania na stanowiska pracy oraz w skład organów kolegialnych. 10

13 20. Rektor w drodze zarządzenia ustala zakres spraw, w których Prorektorzy, Kanclerz, Dyrektorzy instytutów lub kierownicy jednostek ogólnouczelnianych mogą reprezentować Uczelnię na zewnątrz ) Rektor w celach koordynacji, może powoływać: a) wyspecjalizowane stanowiska pracy do realizacji wyodrębnionego tematycznie zagadnienia; b) kolegia, które są organami konsultacyjno doradczymi Rektora; c) komisje stałe lub doraźne, których rolą jest wypracowanie opinii, stanowiska lub koncepcji dla zagadnienia wymagającego szerszej konsultacji; d) pełnomocników, jeżeli jest to uzasadnione potrzebą usprawnienia funkcjonowania Uczelni. 2) Rektor może upoważnić pracownika Uczelni do wykonywania w jego imieniu zadań i uprawnień z zakresu: a) prawa pracy, z wyłączeniem spraw związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy; b) zadań administracji, gospodarki oraz zamówień publicznych z wyłączeniem spraw niezbywalnych zastrzeżonych do wyłącznej kompetencji kierownika jednostki. 22. Rektor sprawuje swoją władzę przy zachowaniu następujących dróg służbowych: 1) Rektor Prorektor kierownik jednostki ogólnouczelnianej; 2) Rektor Dyrektor Instytutu - kierownik jednostki ogólnouczelnianej; 3) Rektor Kanclerz kierownik jednostki organizacyjnej podległej Kanclerzowi; 4) Rektor Kierownik działu lub stanowisko pracy podległe bezpośrednio Rektorowi. PROREKTORZY 23. Prorektorzy podejmują działania zapewniające prawidłowe funkcjonowanie Uczelni w zakresie posiadanych kompetencji, na zasadach ustalonych przez Rektora i przed Rektorem ponoszą za te działania odpowiedzialność. 24. Prorektor: 1) Zastępuje Rektora w czasie jego nieobecności, 2) Zastępuje Prorektora ds. Studentów w czasie jego nieobecności, 3) Sprawuje nadzór nad planami studiów: na poszczególnych kierunkach, specjalnościach, specjalizacjach, a także studiów podyplomowych, 4) Sprawuje nadzór nad programami poszczególnych kierunków, specjalności i specjalizacji oraz zawartości sylabusów poszczególnych przedmiotów, w tym także w zakresie zgodności z minimami programowymi oraz punktacją ECTS, 5) Sprawuje nadzór nad kursami pedagogicznymi i innymi kursami, 11

14 6) Sprawuje nadzór nad organizacją toku studiów, 7) Sprawuje nadzór nad przydziałem oraz wykonaniem godzin dla pracowników na poszczególnych kierunkach, specjalnościach i specjalizacjach, 8) Sprawuje nadzór nad informacjami o sprawach nauczania zamieszczonymi w Internecie, 9) Sprawuje nadzór nad indywidualnymi planami i programami nauczania oraz ich realizacja, 10) Koordynuje działania związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i analizą okresowej oceny pracy nauczycieli, 11) Koordynuje działania związane ze współpracą z zagranicą, 12) Przygotowuje i koordynuje postępowania dyscyplinarne nauczycieli akademickich, 13) Koordynuje i nadzoruje sprawy związane ze sprawozdawczością w zakresie dydaktyki, 14) Koordynuje współpracę z Uniwersytetem Trzeciego Wieku, 15) Wykonuje inne zadania powierzone przez Rektora. 16) Współpracuje z Pełnomocnikiem ds. Jakości Kształcenia, 25. Prorektor ds. Studentów: 1) Zastępuje Prorektora w czasie jego nieobecności, z wyłączeniem czynności wykonywanych w zastępstwie Rektora, 2) Odpowiada za całokształt spraw studenckich, a w szczególności za podejmowanie decyzji w sprawach: a) przeniesienia studentów pomiędzy Szkołami Wyższymi, Instytutami, kierunkami studiów, specjalnościami, systemami studiów, b) skreślenia z listy studentów, c) wznowienia studiów, d) udzielania urlopów od zajęć, 3) Nadzoruje całokształt procesu rekrutacji studentów, 4) Koordynuje działania związane z przydzielaniem studentom pomocy materialnej, 5) Koordynuje i nadzoruje sprawy związane z praktykami studenckimi, 6) Nadzoruje działalność oraz podejmuje czynności związane z funkcjonowaniem organizacji studenckich na terenie Uczelni, a w szczególności podejmuje decyzje w przedmiocie rejestracji organizacji studenckich oraz przyznania wsparcia finansowego na działalność organizacji ze środków Uczelni, 7) Sprawuje nadzór nad informacjami o sprawach studenckich zamieszczonymi w Internecie, 8) Sprawuje opiekę nad działalnością samorządu studenckiego oraz podejmuje decyzje w sprawie przyznania wsparcia finansowego na działalność samorządu studenckiego ze środków Uczelni, 9) Sprawuje nadzór nad harmonogramami studiów, przygotowywanymi przez poszczególne jednostki Uczelni, 10) Sprawuje nadzór nad oceną jakości kształcenia oraz analizą wniosków wynikających z oceny, a także procesem ewaluacji, 11) Podejmuje działania związane ze współpracą z Uczelniami i organizacjami zagranicznymi (Erasmus), 12) Nadzoruje proces postępowań dyscyplinarnych studentów, 13) Prowadzi nadzór nad szkoleniem bhp studentów i szkoleniem z zakresu przysposobienia obronnego, 14) Koordynuje i nadzoruje sprawy związanymi ze sprawozdawczością w zakresie spraw studenckich, 15) Sprawuje nadzór nad dokumentacją studiów, w tym dyplomów, suplementów, 12

15 16) Nadzoruje i koordynuje sprawy pozyskiwania dotacji z różnych źródeł, 17) Koordynuje prowadzenie praktyk na poszczególnych kierunkach, 18) Wykonuje inne zadania powierzone przez Rektora, 19) Współpracuje ze związkami zawodowymi, 20) Nadzoruje i koordynuje sprawy związane z funkcjonowaniem Uniwersytetu Dziecięcego, Uniwersytetu Bibliotecznych Żaków, 21) Koordynuje różne inicjatywy edukacyjne. DYREKTOR INSTYTUTU 26. 1) Zakres działania Dyrektora Instytutu określa stosowne akty prawne oraz zarządzenia Rektora. 2) Dyrektor Instytutu kieruje Instytutem i odpowiada za jego działalność, wykonując zadania określone Statutem Uczelni. 3) Ponadto do zadań Dyrektora Instytutu należy w szczególności: a) zapewnienie warunków do prowadzenia działalności dydaktycznej przez poszczególne jednostki organizacyjne Instytutu, w szczególności poprzez nadzór nad tokiem studiów, programami nauczania i planami studiów; b) organizowanie i sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem zajęć dydaktycznych na prowadzonych specjalnościach; c) opracowywanie wykazu kadry dydaktycznej i stanowisk dydaktycznych przydzielonych nauczycielom akademickim; d) akceptacja obsady zajęć dydaktycznych proponowanej przez kierowników jednostek instytutowych; e) nadzór nad tematyką prac dyplomowych i egzaminami dyplomowymi; f) planowanie i organizowanie sesji egzaminacyjnych; g) nadzór nad opracowaniem wykazów podstawowej i pomocniczej literatury dla studentów; h) inspirowanie rozwoju naukowego dydaktycznego podległych sobie nauczycieli akademickich i zapewnienie warunków do podnoszenia ich kwalifikacji; i) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i nagradzania pracowników instytutu j) występowanie do właściwych organów Uczelni z wnioskami we wszystkich sprawach dotyczących Instytutu k) zarządzanie mieniem instytutu oraz dysponowanie środkami finansowymi instytutu; l) planowanie zakupu wyposażenia naukowo-dydaktycznego, niezbędnego do realizacji procesu dydaktycznego. m) wykonywanie czynności i podejmowanie decyzji we wszystkich sprawach dotyczących instytutu, niezastrzeżonych do kompetencji organów Uczelni; n) wykonywanie innych czynności przewidzianych przepisami prawa, postanowieniami Statutu oraz uchwałami i zarządzeniami organów Uczelni. 4) Dyrektor Instytutu wykonuje inne zadania powierzone przez Rektora, w szczególności odpowiada za sprawy bytowe studentów. 13

16 KIEROWNIK ZAKŁADU 27. 1) Kierownik Zakładu kieruje Zakładem wykonując zadania przewidziane Statutem Uczelni. 2) Ponadto do zadań Kierownika Zakładu należy w szczególności: a) ustalenie obsady zajęć dydaktycznych; b) koordynacja treści programowych w zakresie realizowanych przedmiotów dydaktycznych, w tym opracowywanie planów studiów i programów nauczania; c) zapewnianie stałego rozwoju zawodowego pracowników; d) dbałość o rzetelne wykonywanie obowiązków przez pracowników i studentów.; e) podejmowanie decyzji we wszystkich sprawach dotyczących zakładu, nie zastrzeżonych do kompetencji organów Uczelni lub dyrektora instytutu; f) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i nagradzania pracowników zakładu; g) występowanie z wnioskami we wszystkich sprawach dotyczących zakładu, h) wykonywanie innych czynności przewidzianych postanowieniami statutu oraz uchwałami i zarządzeniami organów Uczelni. i) wykonywanie również innych zadań powierzonych przez Rektora, w szczególności sprawuje opiekę nad działalnością kół naukowych. 28. Do zadań Kierownika Zakładu Ogólnouczelnianego (Centrum, Studium) należy również: 1) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i nagradzania pracowników Zakładu, 2) występowanie do właściwych organów Uczelni z wnioskami we wszystkich sprawach dotyczących Zakładu, 3) jest odpowiedzialny za pracę Zakładu przed organami Uczelni, 4) wykonywanie innych czynności przewidzianych przepisami prawa, postanowieniami Statutu oraz uchwałami i zarządzeniami organów Uczelni KANCLERZ 29. Zakres działania Kanclerza określają: ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym, Statut PWSZ oraz zarządzenia Rektora ) Kanclerz podlega bezpośrednio Rektorowi i jest przed nim odpowiedzialny za powierzony zakres zadań. 2) Do zadań Kanclerza należy w szczególności: a) podejmowanie działań zapewniających właściwe wykorzystanie majątku Uczelni oraz jego powiększanie i rozwój; b) organizowanie i koordynowanie działalności administracyjnej, finansowej, technicznej i gospodarczej; c) realizowanie polityki osobowej i płacowej Uczelni w stosunku do podległych mu pracowników; d) pełnienie funkcji przełożonego służbowego pracowników administracji i obsługi; 14

17 e) określanie zasad dotyczących zarządzania majątkiem Uczelni; f) planowanie i przygotowywanie zadań inwestycyjnych w oparciu plany strategiczne, łącznie z ich finansowaniem. g) pozyskiwanie środków z zewnątrz, w szczególności w ramach Funduszy Strukturalnych UE. h) w sprawach finansowych i gospodarczych utrzymywanie współpracy z regionem (Województwo Małopolskie), z organami administracji rządowej, władzami i instytucjami województwa, powiatu, miasta Oświęcim i gmin powiatu oświęcimskiego i) wykonuje inne zadania powierzone przez Rektora, w tym załatwia wszelkie sprawy z zakresu obrony cywilnej. j) kierowanie administracją i gospodarką Uczelni oraz podejmowanie działań dotyczących mienia i gospodarki w zakresie zwykłego zarządu, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych dla organów Uczelni; k) nadzorowanie całokształtu spraw gospodarki finansowej i realizacji planu rzeczowofinansowego Uczelni oraz właściwa i racjonalna gospodarka majątkiem; l) zabezpieczenie majątku Uczelni; m) inicjowanie działań w zakresie rozwoju bazy lokalowej Uczelni; n) inicjowanie i kierowanie bieżącą działalnością inwestycyjną Uczelni i współpraca w tym zakresie z Kwestorem; 3) Do obowiązków Kanclerza należy również: a) sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem spraw z zakresu planowania i realizacji inwestycji i remontów; b) nadzór nad przygotowywaniem dokumentacji i wniosków do występowania o środki finansowe z funduszy i instytucji Unii Europejskiej na rozwój Uczelni; c) udzielanie informacji i opinii organom Uczelni w sprawach związanych z gospodarowaniem majątkiem i finansami Uczelni; d) realizacja planów wyposażenia jednostek organizacyjnych w aparaturę, sprzęt, meble itp. oraz współdziałanie w tym zakresie z kierownikami jednostek; e) współudział w opracowywaniu projektu planu rzeczowo finansowego Uczelni i nadzór nad jego realizacją; f) sprawowanie nadzoru nad przebiegiem zakupów, sprzętu, materiałów i usług zgodnie z planem rzeczowo finansowym; g) sprawowanie nadzoru nad procedurą postępowania o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane w Uczelni; h) nadzór nad realizacją umów cywilnoprawnych zawieranych przez Uczelnię w zakresie posiadanych kompetencji; i) nadzór nad utrzymaniem porządku i bezpieczeństwa na terenie Uczelni; j) zapewnienie odpowiednich warunków w zakresie bhp i ppoż. dla wszystkich pracowników i studentów Uczelni; k) koordynacja prac związanych z przeprowadzeniem kontroli wewnętrznych w Uczelni zgodnie z regulaminem kontroli; l) nadzór nad sporządzaniem projektów aktów wewnętrznych dotyczących organizacji Uczelni i jednostek ogólnouczelnianych oraz obiegu dokumentów; m) inicjowanie zmian w Regulaminie Organizacyjnym; n) podpisywanie z upoważnienia Rektora dokumentów finansowych i sprawozdań; o) podejmowanie, w porozumieniu z Rektorem, decyzji w sprawach przydziału pomieszczeń jednostkom organizacyjnym Uczelni. 4) Kanclerz realizuje swoje zadania przy pomocy: a) Kwestora zastępcy Kanclerza, kierującego Kwesturą, b) Kierownika Działu Organizacji i Kadr 15

18 c) Kierownika Działu Administracyjno - Gospodarczego, d) Kierownika Działu Promocji i Projektów 5) Sekretariatu Kancelarii Uczelni. KWESTOR Kwestor, zgodnie z art. 82 ustawy, pełni funkcję głównego księgowego i jest zastępcą Kanclerza. 2. Obowiązki i uprawnienia Kwestora jako głównego księgowego regulują odrębne przepisy. 3. Kwestor służbowo podlega bezpośrednio Kanclerzowi. 4. Kwestor kieruje działalnością Kwestury. 32. Do obowiązków Kwestora należy w szczególności: 1) wykonywanie obowiązków głównego księgowego wynikających z ustawy o finansach publicznych; 2) prowadzenie rachunkowości Uczelni zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, w tym : a) ustalanie zasad obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów finansowoksięgowych, b) bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości oraz sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów wykonanych zadań sprawozdawczości finansowej. 3) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych w zakresie posiadanych kompetencji; w tym opracowywanie instrukcji i projektów regulaminów oraz zarządzeń dotyczących gospodarki finansowo-księgowej Uczelni; 4) terminowe opracowywanie planów finansowych Uczelni, a w szczególności planu rzeczowo finansowego stanowiącego podstawę prowadzenia gospodarki finansowej Uczelni; 5) organizacja obsługi funduszy celowych (uczelnianego funduszu nagród, pomocy materialnej dla studentów, własnego funduszu stypendialnego); 6) organizacja ewidencji księgowej wszystkich operacji gospodarczych; 7) nadzorowanie i prowadzenie gospodarki finansowej Uczelni i dokonywanie obrotów rzeczowymi składnikami majątkowymi, w tym: a) przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnienie należytej ochrony wartości pieniężnej, b) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez Uczelnię, c) zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń prawnych oraz spłaty zobowiązań, d) prawidłowe dysponowanie środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych. 8) prowadzenie rozliczeń finansowych w sprawach pracowniczych; 9) prowadzenie spraw związanych z PFRONem i współpraca w tym zakresie z odpowiednimi jednostkami organizacyjnymi. 10) nadzór nad terminową realizacją zobowiązań publicznoprawnych Uczelni; 11) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny finansowej i rozliczeń z budżetem, a w tym kontrola przestrzegania dyscypliny finansowej przez jednostki organizacyjne Uczelni; 12) analiza gospodarki finansowej Uczelni; 16

19 13) opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiza; 14) zorganizowanie systemu wewnętrznej informacji finansowej i ekonomicznej; 15) sporządzanie bilansu Uczelni oraz zbiorczego sprawozdania dla potrzeb stosownych organów; 16) kalkulacja kosztów, prowadzenie monitoringu kosztów Uczelni i sporządzanie analizy finansowej; 17) weryfikacja i zatwierdzanie pod względem formalnym i rachunkowym prawidłowości dokumentów finansowych. 18) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Rektora ) Kwestor realizuje swoje zadania przy pomocy: a) Stanowiska ds. finansowo-płacowych b) Stanowiska ds. ekonomicznych 2) W celu realizacji swych zadań kwestor ma obowiązek : a) opracować zasady postępowania w celu zapewnienia prawidłowej gospodarki finansowej Uczelni oraz polityki finansowej Uczelni; b) zatwierdzać czynności prawne skutkujące powstaniem zobowiązań finansowych; c) wymagać od określonych jednostek organizacyjnych i działów udzielania w formie pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu niezbędnych dokumentów i wyliczeń; d) opiniować wnioski kierowników jednostek organizacyjnych i działów powodujące skutki finansowe. BIURO REKTORA 34. 1) Do zadań Biura Rektora należy prowadzenie wszystkich spraw dotyczących działalności Rektora i Prorektorów, w szczególności: a) prowadzenie rejestru zarządzeń Rektora; b) prowadzenie rejestru uchwał Senatu; c) prowadzenie rejestru protokołów posiedzeń Senatu; d) wysyłanie zawiadomień wraz z materiałami na posiedzenia Senatu; e) przygotowanie list obecności na posiedzenia Senatu i Kolegium Rektorskiego; f) przygotowanie merytoryczne i protokołowanie posiedzeń Senatu i Kolegium Rektorskiego; g) opracowywanie komunikatów Rektora; h) przygotowywanie sprawozdań Rektora; i) przekazywanie uchwał i zarządzeń organów Uczelni do właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych i działów, w celu ich realizacji; j) przekazywanie decyzji, korespondencji i poleceń Rektora i Prorektorów do odpowiednich jednostek organizacyjnych w celu ich wykonania; k) załatwianie spraw technicznych związanych z udziałem Rektora i Prorektorów w uroczystościach, konferencjach i sympozjach, itp; l) przygotowywanie i załatwianie spraw oraz gromadzenie dokumentacji, związanych z bieżącą działalnością prowadzoną przez Rektora i Prorektorów; m) gromadzenie i przechowywanie danych dotyczących działalności Rektora w związku z kontaktami z KRePSZ, Kolegium Rektorów Szkół Wyższych Krakowa, KRASP itp; 2) Do zadań Biura Rektora należy również: 17

20 3) obsługa administracyjna i organizacyjno-techniczna pracy Rektora i Prorektorów, w tym: a) obsługa korespondencji, b) obsługa spotkań Rektora, c) prowadzenie terminarza spraw, d) prowadzenie teczek rzeczowych, e) obsługa urządzeń biurowych. 4) obsługa poczty, w tym elektronicznej Rektora i Prorektorów; 5) prowadzenie korespondencji wpływającej i wychodzącej od Rektora i Prorektorów oraz stosownych rejestrów, w tym rejestrów wydawanych pełnomocnictw i upoważnień; 6) redagowanie i przepisywanie wszelkich pism zleconych przez Rektora i Prorektorów; 7) prowadzenie merytoryczne i formalne spraw zleconych przez Rektora i Prorektorów; 8) prowadzenie ewidencji skarg i wniosków; 9) gromadzenie dokumentacji związanej z pracą pełnomocników Rektora; 10) opracowywanie danych statystycznych dotyczących Uczelni na potrzeby MNiSW, GUS oraz potrzeby wewnętrzne Uczelni; 11) prowadzenie dokumentacji związanej ze sprawami nauczania i studenckimi 12) prowadzenie dokumentacji związanej z rekrutacją oraz odwołaniami kandydatów 13) przygotowywanie informacji dotyczących nauczania i spraw studenckich zamieszczanych na stronie internetowej Uczelni, 14) gromadzenie dokumentacji związanej z oceną (ewaluacja) pracowników przez studentów 15) prowadzenie dokumentacji dotyczącej postępowania dyscyplinarnego pracowników i studentów 16) rejestracja i aktualizacja danych dotyczących działalności kół naukowych oraz organizacji studenckich; 17) współpraca ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie prawidłowego przepływu informacji i realizowanych zadań; 18) sporządzanie zapotrzebowania na materiały i urządzenia biurowe niezbędne do funkcjonowania Biura i pracy Rektora i Prorektorów; 19) aktualizacja aktów prawnych na stronie internetowej Uczelni i na tablicach informacyjnych; 20) wykonywanie innych czynności zleconych przez Rektora i Prorektorów. 21) Pracownicy Biura Rektora podlegają bezpośrednio Rektorowi, a w sprawach administracyjnych Kanclerzowi. SEKRETARIAT INSTYTUTU 35. 1) Do zadań Sekretariatu Instytutu w szczególności należy: a) obsługa administracyjna procesu dydaktycznego w instytucie; b) obsługa administracyjna dyrektorów instytutów i kierowników zakładów; c) przygotowywanie danych do rozliczania godzin dydaktycznych; d) przygotowanie pomocy naukowych do zajęć dydaktycznych; e) obsługa administracyjna Komisji rekrutacyjnej; f) wpisywanie studentów na rok studiów; g) przygotowanie i wydawanie studentom dokumentów, zaświadczeń oraz ich duplikatów, w tym prowadzenie stosownych rejestrów; h) obsługa spraw studenckich, urlopy, skreślenia, przyjęcia na studia poza rekrutacją, przeniesienia, itp.); i) obliczanie średnich z wyników do stypendiów naukowych; j) podział studentów na grupy ćwiczeniowe, laboratoryjne, itp.; k) przygotowanie i przeprowadzenie spotkań organizacyjnych ze studentami; 18

21 l) przygotowywanie i udzielanie informacji dla studentów i kandydatów na studia; m) ewidencja studentów i prowadzenie teczek osobowych studentów; n) współpraca z samorządem studentów w zakresie ubezpieczenia studentów i ewidencja wpłat ubezpieczonych; 2) Do zadań Sekretariatu Instytutu należy również: a) przygotowanie i obsługa administracyjna sesji egzaminacyjnej, w tym wydawanie kart egzaminacyjnych i przygotowanie protokołów egzaminacyjnych; b) kontrola zaliczeń semestrów; c) sporządzanie aktualnych list studentów oraz listy skreślonych z listy studentów; d) przygotowanie i obsługa administracyjna egzaminów dyplomowych; e) przygotowanie i wydawanie dyplomów ukończenia studiów, w tym w językach obcych, wraz z suplementem oraz prowadzenie księgi dyplomów; f) sporządzanie list ze średnią oceną ze studiów; g) przygotowywanie dokumentów wewnętrznych dotyczących obiegu dokumentów w sprawach opłat za usługi edukacyjne; h) przekazywanie aktualnych list studentów do Kwestury związanych z opłatami za studia kontrola płatności; i) prowadzenie dokumentacji dotyczącej zawierania umów w sprawie opłat za usługi edukacyjne ze studentami studiów niestacjonarnych i stosowanych ulg, w tym rejestry zawieranych umów; j) prowadzenie dokumentacji związanej z rozliczeniem procesu dydaktycznego; k) sporządzanie sprawozdań i informacji dla potrzeb Instytutu i Uczelni; l) prowadzenie ewidencji i gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania w zakresie spraw Instytutu; m) prowadzenie ewidencji wyposażenia Instytutu w sprzęt i pomoce dydaktyczne; n) przygotowywanie i odbieranie (z Sekretariatu Kanclerza) korespondencji dotyczącej studiów stacjonarnych oraz niestacjonarnych na kierunku. o) planowanie zakupów dla potrzeb Instytutu w uzgodnieniu z Dyrektorem Instytutu i Kanclerzem; p) porządkowanie, przygotowanie i przekazywanie dokumentów do archiwizacji. 3) Sprawy studenckie nie wymienione w Regulaminie Organizacyjnym należą do kompetencji Sekretariatu Instytutu. 4) Pracownicy sekretariatów instytutów podlegają bezpośrednio: a) dyrektorom właściwych instytutów - w zakresie spraw dydaktycznych, b) Kanclerzowi - w zakresie spraw administracyjnych. SEKRETARIAT KANCLERZA - KANCELARIA UCZELNI 36. 1) Do zadań Sekretariatu Kanclerza Kancelarii Uczelni, zwanej dalej Kancelarią, należy : a) zapewnienie obsługi biurowej i administracyjnej Kancelarii, w tym: i) obsługa interesantów, ii) obsługa korespondencji, iii) obsługa sprzętu biurowego będącego na wyposażeniu Kancelarii, iv) prowadzenie terminarza spraw Kanclerza, v) opracowywanie pism. 2) przygotowywanie i obsługa posiedzeń i narad organizowanych przez Kanclerza; 3) prowadzenie Kancelarii zgodnie z postanowieniami Instrukcji Kancelaryjnej, w tym : a) prowadzenie dziennika korespondencji Uczelni, b) przyjmowanie, segregowanie, wydawanie i wysyłanie korespondencji uczelnianej, 19

22 c) przyjmowanie i wydawanie korespondencji wewnętrznej, d) załatwianie reklamacji pocztowych, e) rozliczanie kosztów wysyłanej korespondencji, f) obsługa poczty elektronicznej Kancelarii, g) podział otrzymanej korespondencji po dekretacji i przekazanie jej odpowiednim jednostkom i komórkom organizacyjnym Uczelni. 4) nadzór i prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej i przychodzącej; 5) obsługa pocztowa Uczelni; 6) prowadzenie rejestru wizytacji i kontroli zewnętrznych; 7) wystawianie poleceń wyjazdów służbowych oraz prowadzenie ich rejestru; 8) kompletowanie oraz przechowywanie dokumentacji i akt Kancelarii; 9) czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentów w Kancelarii; 10) koordynacja działań związanych z prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie ustalonym przez Rektora w drodze zarządzenia; 11) współpraca ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie prawidłowego przepływu informacji i realizowanych zadań; 12) sporządzanie zapotrzebowania na materiały i urządzenia biurowe niezbędne do funkcjonowania Kancelarii; 13) wykonywanie innych poleceń Kanclerza; 14) Pracownicy Kancelarii podlegają bezpośrednio Kanclerzowi RADCA PRAWNY 37. 1) Do zakresu działania radcy prawnego należy: a) udzielanie organom Uczelni porad i opinii oraz wyjaśnień w sprawach dotyczących stosowania obowiązujących przepisów prawnych, b) opiniowanie, na wniosek Rektora, projektów wewnętrznych aktów normatywnych, c) nadzór prawny nad egzekucją należności Uczelni, d) opiniowanie projektów umów oraz parafowanie umów zawieranych przez Uczelnię, e) wydawanie opinii przy zawieraniu ugód w sprawach majątkowych oraz dotyczących umarzania wierzytelności, f) opiniowanie spraw dotyczących nieodpłatnego przekazywania lub sprzedaży przedmiotów majątkowych o charakterze środka trwałego oraz nabycia lub zbycia nieruchomości, g) zawiadamianie organów powołanych do ścigania przestępstw w przypadku stwierdzenia przestępstwa ściganego z urzędu na podstawie odrębnego pełnomocnictwa, h) wydawanie opinii w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia, i) informowanie organów Uczelni o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczących ich działalności, j) zastępstwo w postępowaniu sądowym, sądowoadministracyjnym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi, k) informowanie organów Uczelni o uchybieniach w jej działalności w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień, l) wykonywanie innych poleceń bezpośredniego przełożonego. 2. Radca prawny nie jest związany poleceniami co do treści opinii prawnej. 20

23 PEŁNOMOCNIK REKTORA DS. OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH I SPRAW OBRONNYCH 38. 1) Pełnomocnika do spraw ochrony informacji i spraw obronnych powołuje i odwołuje Rektor, któremu podlega bezpośrednio i jest przed nim odpowiedzialny za powierzony zakres zadań. 2) Pełnomocnikiem Rektora do spraw ochrony informacji niejawnych i spraw obronnych może być osoba spełniająca wymagania określone w ustawie dnia 5 sierpnia 2010 r.o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz z późn. zm.). 3) Zadania Pełnomocnika Rektora do spraw ochrony informacji niejawnych i spraw obronnych określają przepisy o ochronie informacji niejawnych, o ochronie danych osobowych oraz inne akty prawa powszechnie obowiązującego. Do zadań Pełnomocnika Rektora ds. ochrony informacji niejawnych i spraw obronnych należy wykonywanie i uaktualnianie POF Uczelni na podstawie metodyk i zadań operacyjnych dla szkół wyższych oraz uzgodnienia we właściwym wydziale ministerstwa. 4) Do zadań Pełnomocnika do spraw ochrony informacji i spraw obronnych należy w szczególności: - w zakresie ochrony informacji niejawnych: a) prognozowanie i dokonywanie oceny zagrożeń w dziedzinie ochrony informacji niejawnych oraz podejmowanie przedsięwzięć zapobiegających tym zagrożeniom; b) opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych i nadzorowanie jego realizacji; c) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej; d) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych w których wytwarzane, przechowywane lub przekazywane są informacje niejawne; e) planowanie i prowadzenie kontroli wyrywkowych, półrocznych i rocznych stanu ochrony informacji niejawnych, w tym ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji; f) prowadzenie kontroli funkcjonowania i stanu zabezpieczenia systemów i sieci tele- -informatycznych, w których wytwarzane, przechowywane lub przekazywane są informacje niejawne oraz kontroli znajomości procedur bezpieczeństwa przez użytkowników tych systemów i sieci teleinformacyjnych; g) prowadzenie zwykłych i wnioskowanie do Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego o prowadzenie poszerzonych postępowań sprawdzających w stosunku do pracowników, których stanowiska są związane z wykonywaniem zadań związanych z dostępem do informacji niejawnych i prowadzenie ewidencji w tym zakresie; h) podejmowanie zadań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszania przepisów o ochronie informacji niejawnych, a w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne lub wyższą powiadamianie Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego; i) opracowanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE ; j) opracowanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE ; k) prowadzenie wykazu przedsiębiorstw realizujących na rzecz Uczelni zadania związane z dostępem do informacji niejawnych; l) opracowanie wykazu podstawowych rodzajów dokumentacji niejawnych wytwarzanych w Uczelni, zawierających informacje stanowiące tajemnice państwową; m) współdziałanie z właściwymi organami ochrony prawnej w zakresie dotyczącym 21

24 problematyki informacji niejawnych; n) wdrażanie nowych przepisów o ochronie informacji niejawnych; o) przeprowadzanie zwykłych postępowań sprawdzających, na pisemne polecenie Rektora; p) szkolenie pracowników, którzy uzyskali poświadczenie bezpieczeństwa, z zakresu ochrony informacji niejawnych, szczególnie w zakresie klasyfikowania informacji niejawnych oraz stosowania właściwych klauzul tajności, a także procedur ich zmiany i znoszenia; q) prowadzi wymaganą przez ustawę ewidencję osób, które uzyskały poświadczenie bezpieczeństwa oraz ewidencję stanowisk, na których wymagane jest posiadanie poświadczeń bezpieczeństwa; r) wydaje zaświadczenia o odbyciu szkolenia oraz prowadzi ewidencję zaświadczeń, szkolenia pracowników naukowych i administracyjnych z zakresu ochrony informacji niejawnych; s) współudział w opracowaniu umów i instrukcji bezpieczeństwa przemysłowego dotyczących zlecenia wykonania zadań związanych z dostępem do informacji niejawnych oraz ich nadzorowanie. - w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego: a) opracowanie Planu operacyjnego funkcjonowania Uczelni w warunkach zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny zgodnie z wytycznymi otrzymanymi od właściwej resortowo komórki do spraw obronnych, coroczne aktualizowanie go i nadzorowanie jego realizacji; b) opracowanie Planu obrony cywilnej Uczelni zgodnie z wytycznymi otrzymanymi od Szefa Obrony Cywilnej miasta Oświęcim oraz coroczne aktualizowanie go; c) opracowanie Planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego; d) opracowanie procedur postępowania na wypadek wystąpienia potencjalnych zagrożeń (powodzią, katastrofalnymi zatopieniami, kataklizmami klimatycznymi, TŚP, terrorem bombowym, biologicznym, itp.); e) opracowanie instrukcji i rozpowszechnienie sygnałów powszechnego ostrzegania i alarmowania; f) kierowanie i koordynowanie przedsięwzięć obronnych i obrony cywilnej na terenie Uczelni; g) organizacja i prowadzenie działalności szkoleniowej w zakresie obronnym i obrony cywilnej kadry kierowniczej, pracowników i studentów; h) organizacja systemu łączności w sytuacjach kryzysowych; i) planowanie i realizacja przedsięwzięć osiągania wyższych stanów gotowości obronnej Uczelni. PEŁNOMOCNIK REKTORA DS. STUDENTÓW NIEPEŁNOSPRAWNYCH 39. Do zakresu działania Pełnomocnika ds. Osób Niepełnosprawnych należy: 1) reprezentowanie interesów niepełnosprawnych studentów przed organami Uczelni i na zewnątrz, 2) wydawanie opinii kierowanych do Dyrektorów Instytutów i nauczycieli akademickich dotyczących trudności organizacyjnych i technicznych związanych z niepełnosprawnością studentów, 3) działanie na rzecz przestrzegania właściwego traktowania osób niepełnosprawnych w Uczelni, 22

25 4) inicjowanie i opiniowanie prac adaptacyjnych w budynkach Uczelni, w tym likwidacji barier architektonicznych i transportowych oraz w dostępie do zasobów informacyjnych, 5) udzielenie informacji nt. możliwych form pomocy materialnej gwarantowanych przez Uczelnię, 6) udzielanie informacji o stypendiach i innych formach pomocy materialnej gwarantowanej przez PFRON, 7) pomoc w pozyskiwaniu wsparcia finansowego w ramach programów na rzecz osób niepełnosprawnych, 8) stworzenie banku informacji o formach pomocy dla osób niepełnosprawnych, 9) poradnictwo i praktyczna pomoc dla kandydatów ubiegających się o przyjęcie do Uczelni w zakresie wyboru odpowiedniej formy kształcenia, 10) podejmowanie działań zmierzających do zapewnienia pomocy technicznej lub usług specjalistycznych podnoszących niezależność studentów niepełnosprawnych lub przewlekle chorych, 11) pomoc doraźna w zakresie rozwiązywania problemów niepełnosprawnych studentów, 12) podejmowanie działań zmierzających do zapewnienia dostępu do zajęć dydaktycznych studentom niepełnosprawnym i przewlekle chorym, którzy nie są w stanie standartowo realizować programu studiów, 13) pomoc w zapewnieniu osobom niepełnosprawnym odpowiednich warunków podczas zdawania egzaminów, 14) udzielanie informacji o wydarzeniach, spotkaniach i imprezach uczelnianych, w tym przeznaczonych dla osób niepełnosprawnych, 15) promowanie aktywizacji zawodowej niepełnosprawnych absolwentów Uczelni, 16) organizowanie i udział w konferencjach, warsztatach, szkoleniach, seminariach poświęconych problematyce niepełnosprawności, 17) współpraca z Pełnomocnikami Rektorów ds. studentów niepełnosprawnych innych uczelni w celu wymiany doświadczeń i realizowania wspólnych działań, 18) współpraca z organizacjami pozarządowymi, fundacjami i innymi podmiotami działającymi na rzecz osób niepełnosprawnych. PEŁNOMOCNIK REKTORA DS. JAKOŚCI KSZTAŁCENIA 40. 1) Pełnomocnik Rektora ds. Jakości Kształcenia, zwany dalej Pełnomocnikiem, sprawuje, w imieniu Rektora, nadzór nad funkcjonowaniem Wewnętrznego Systemu Zapewnienia Jakości Kształcenia, 2) Pełnomocnik podlega bezpośrednio Rektorowi. 3) Pełnomocnik współdziała z Prorektorem, Kanclerzem, Dyrektorami Instytutów, kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie realizacji procesów i procedur Wewnętrznego Systemu Zapewnienia Jakości Kształcenia, 4) Do zakresu obowiązków Pełnomocnika należy: a) kontrolowanie procedur oceniania studentów; b) monitorowanie procesu egzaminów dyplomowych; c) monitorowanie organizacji zajęć oraz warunków ich realizacji; d) monitorowanie przebiegu procesu dydaktycznego studentów niepełnosprawnych; e) monitorowanie systemu studenckich praktyk zawodowych; f) koordynowanie i analizowanie procesu ewaluacji nauczycieli akademickich; g) koordynowanie i analizowanie oceny nauczycieli akademickich. 23

26 PEŁNOMOCNIK DS. KONTAKTÓW ZE ZWIĄZKAMI ZAWODOWYMI 41. Pełnomocnik ds. Kontaktów ze związkami Zawodowymi: 1) odpowiada za całokształt kwestii związanych z funkcjonowaniem i działalnością związków zawodowych w Uczelni PWSZ im. rtm. W. Pileckiego w Oświęcimiu. 2) Jest koordynatorem odpowiadającym za dialog społeczny. 42. Rektor może powołać innych Pełnomocników. Zakres zadań powołanego Pełnomocnika określają odrębne przepisy. DZIAŁ ORGANIZACJI I KADR 43. Do zadań Działu Organizacji i Kadr należy w szczególności: 1. prowadzenie spraw kadrowych pracowników PWSZ w odniesieniu do wszystkich grup pracowników, w szczególności: a) akt osobowych pracowników; b) ewidencji zatrudnienia; c) przygotowywanie umów o pracę z pracownikami; d) przygotowywanie dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia; e) warunków zatrudnienia; f) zakresów czynności; g) dokumentów związanych z zakończeniem stosunku pracy o rozwiązaniu umów w tym świadectw pracy, kart obiegowych; h) obsługa systemów kadrowych; i) planowanie i bilansowanie potrzeb kadrowych w odniesieniu do administracji; j) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem wyróżnień, nagród i kar dla pracowników, z wyłączeniem postępowań dyscyplinarnych nauczycieli akademickich; k) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników; l) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy; m) załatwianie wszelkich formalności związanych z przejściem na emeryturę bądź rentę (skompletowanie wniosku, przekazanie ZUS); n) wystawianie zaświadczeń związanych z zatrudnieniem pracowników; o) przygotowywanie dla władz Uczelni materiałów, sprawozdań, informacji oraz sporządzanie analiz i ocen dotyczących zatrudnienia pracowników; p) sporządzanie kwartalnych i rocznych sprawozdań dla GUS; q) współpraca z Komisją socjalną w zakresie zadań wynikających z Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; r) prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników na badania lekarskie; s) organizacja szkoleń bhp dla pracowników; t) kompletowanie dokumentów związanych z ryzykiem zawodowym pracowników; u) prowadzenie ewidencji urlopowej pracowników; v) publikacja konkursów dotyczących wolnych stanowisk pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami; 24

27 2. Do zadań Działu Organizacji i Kadr należy również: a) zlecanie opracowania instrukcji bhp na stanowiskach pracy; b) prowadzenie dokumentacji dotyczącej wypadków w pracy i ich ewidencja; c) współpraca z działem administracyjno - gospodarczym w zakresie przygotowania dokumentacji dotyczącej przydziału odzieży roboczej; d) obsługa komisji powołanych przez Senat lub Rektora, których przedmiot działalności związany jest z zakresem merytorycznym stanowiska; e) prowadzenie prac związanych z przeprowadzeniem kontroli wewnętrznych w Uczelni zgodnie z regulaminem kontroli; f) udział w sporządzaniu projektów aktów wewnętrznych dotyczących organizacji Uczelni i jednostek ogólnouczelnianych; g) współpraca z Kwesturą w przygotowywaniu naliczania wynagrodzeń i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy w tym dodatków stażowych i nagród jubileuszowych; h) obsługa systemu POLON w zakresie dotyczącym zatrudnienia nauczycieli akademickich oraz minimum kadrowego; i) gromadzenie dokumentów dot. minimum kadrowego; j) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych; k) wydawanie legitymacji służbowych i prowadzenie dokumentacji z tym związanej; l) opracowywanie projektów dokumentów z obszaru spraw kadrowych; m) ochrona informacji niejawnych i ochrona danych osobowych na stanowisku; n) współpraca z Urzędem Pracy w zakresie aktywizacji zawodowej; o) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi, w zakresie spraw wynikających z zakresu pracy Działu. 2) Prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań dydaktycznych na podstawie umów cywilnoprawnych w tym: a) gromadzenie dokumentów osób realizujących zadania dydaktyczne w ramach umów cywilnoprawnych; b) sporządzanie umów cywilnoprawnych. c) nadzór na prawidłową realizacją umów cywilnoprawnych d) prowadzenie rejestru w/w umów cywilnoprawnych 3) Kierownik Działu Organizacji i Kadr podlega bezpośrednio Kanclerzowi. 4) Pracownicy Działu Organizacji i Kadr podlegają bezpośrednio Kierownikowi Działu. DZIAŁ PROMOCJI I PROJEKTÓW 44. Do zadań Działu Promocji i Projektów należy w szczególności: 1) obsługa Uczelni z zakresu public relations 2) współpraca Działu Promocji i Projektów z organizacjami młodzieżowymi i samorządem studenckim w zakresie public relations; 3) promocja Uczelni, a w szczególności: a) wypracowywanie i realizacja długofalowych strategii promocyjnych reklamowych Uczelni, w zakresie zróżnicowanych kanałów komunikacyjnych: i) współpraca z mediami o charakterze informacyjnym: przygotowywanie notatek publikowanych w prasie i Internecie; ii) współpraca z prasą na zasadach komercyjnych: opracowywanie projektów graficznych reklam prasowych; 25

28 iii) wybór i współpraca ze stacjami radiowymi i telewizyjnymi opracowywanie treści spotów i koncepcji kampanii reklamowych; iv) współpraca z portalami edukacyjnymi w kwestii wyboru metod i narzędzi promocji w Internecie (mailing, kampanie banerowe itp.); b) wspieranie promocji współpracy międzynarodowej, w szczególności Programu Erasmus; c) opracowywanie koncepcji graficznej i merytorycznej materiałów informacyjnych, nt. oferty dydaktycznej PWSZ, prowadzenie i koordynacja działalności wydawniczej dotyczącej materiałów promocyjnych; d) aktualizacja strony internetowej fanpage na portalach społecznościowych oraz inicjowanie zmian zmierzających do podniesienia funkcjonalności witryny; e) opracowywanie i realizacja koncepcji centralnych imprez PWSZ: organizacja inauguracji roku akademickiego i absolutoriów, koordynowanie realizacji dni otwartych Uczelni, wspieranie organizacyjne studenckich juwenaliów, f) kreowanie i koordynacja udziału Uczelni w imprezach promocyjnych, w szczególności w targach edukacyjnych lokalnych i regionalnych; g) inicjowanie i realizowanie działań zmierzających do pozyskania zewnętrznych środków oraz rozszerzenie możliwości promocyjnych PWSZ; h) wybór i zaopatrzenie Uczelni w gadżety reklamowe wraz z obsługą zakupów, a także prowadzenie ewidencji materiałów reklamowych; i) prowadzenie archiwum fotograficznego Uczelni. 4) współpraca ze Studenckimi Kołami Naukowymi, a także innymi organizacjami studenckimi Uczelni; 5) organizowanie i kreowanie działalności kulturalnej Uczelni; 6) tworzenie warunków i stymulowanie rozwoju studenckiego ruchu kulturalnego, w szczególności poprzez wspieranie organizacyjne i repertuarowe; 7) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie obowiązków i spraw wynikających z zakresu pracy ) Dział Promocji i Projektów inicjuje, wspomaga i nadzoruje realizację projektów naukowobadawczych, finansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz środków innych podmiotów: Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, podmiotów gospodarczych i innych źródeł. 2) Do zadań Dział Promocji i Projektów w zakresie realizacji projektów należy w szczególności: a) aktywizowanie pracowników Uczelni w celu nabywania i doskonalenia umiejętności sporządzania i przygotowywania wymaganej dokumentacji projektowej w ramach różnych form projektów realizowanych w Uczelni; b) realizacja projektów zgodnie z wnioskami o dofinansowanie; c) nadzór nad prawidłową realizacją projektu w zakresie merytorycznym oraz zgodności z przyjętym harmonogramem, kosztorysem i planem działań; d) organizacja i podział zadań oraz ustalenie zakresu współpracy pomiędzy osobami realizującymi projekt, zgodnie ze specyfikacją projektu; e) potwierdzanie wszelkich wydatków ujętych w harmonogramie projektu; f) prowadzenie informacji i promocji wymaganej umową projektową; g) informowanie władz Uczelni o przebiegu realizacji projektu i ewentualnych nieprawidłowościach związanych z jego realizacją; 26

29 h) koordynowanie zakresu merytorycznego i organizacyjnego działań projektowych; i) koordynowanie i monitorowanie przebiegu realizacji projektu; j) sporządzanie harmonogramu płatności oraz wniosków o płatność dla Instytucji Pośredniczącej; k) składanie wymaganych umową raportów i sprawozdań z realizacji projektu do Instytucji Pośredniczącej; l) nadzór nad terminową realizacją projektu; m) gromadzenie i przechowywanie pełnej dokumentacji dotyczącej projektu; n) pomoc i doradztwo pracownikom jednostek organizacyjnych Uczelni w zakresie przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu; o) archiwizowanie informacji o realizowanych w Uczelni projektach własnych w ramach programów operacyjnych oraz projektach realizowanych w formie partnerstwa lub podwykonawstwa; p) wykonywanie innych obowiązków określanych każdorazowo umową projektową; DZIAŁ ADMINISTRACYJNO GOSPODARCZY 46. Do zadań Działu Organizacyjno-Administracyjnego należy w szczególności: 1) administracja obiektów Uczelni i terenów przyległych, w tym: a) utrzymywanie porządku na terenie Uczelni i jej posesjach, b) nadzorowanie stanu technicznego budynków i pomieszczeń, c) usuwanie usterek, dokonywanie drobnych napraw bieżących i usuwanie awarii sieci (np. wod. kan., elektrycznej), mediów i urządzeń technicznych zgodnie z zasadami sztuki i bhp, d) zapewnienie realizacji umów i ich rozliczanie z dostawcami energii elektrycznej, ciepła, wody, gazu i itp., e) prowadzenie książek obiektów, f) prowadzenie dokumentacji technicznej budynków Uczelni i jej posesji, g) zapewnienie nadzoru eksploatacji lokalnych systemów typu monitoring, alarmy, dozór, ppoż. itp, 2) przygotowanie projektów umów najmu powierzchni w obiektach Uczelni; 3) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji gospodarczej Uczelni, w tym zbiorczy rejestr wszelkich umów. 4) wykonywanie zadań z zakresu bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej, polegające m.in. na przeprowadzaniu kontroli warunków pracy i nauczania oraz przestrzegania zasad i przepisów bhp i ppoż., opiniowaniu szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej na poszczególnych stanowiskach pracy; 5) ubezpieczenia majątkowe Uczelni; 6) realizacja zamówień na pieczęcie Uczeni, pieczątek jednostek i pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; 7) zakup, prowadzenie gospodarki magazynowej, ewidencjonowanie i wydawanie druków ścisłego zarachowania, w tym: a) legitymacji studenckich (elektronicznych i papierowych), b) albumów studenckich, c) hologramów, d) dyplomów ukończenia studiów licencjackich i podyplomowych, (oryginał, odpisy) e) odpisów dyplomu ukończenia studiów w języku obcym f) świadectw ukończenia studiów podyplomowych, 27

30 g) suplementów (część B dyplomu ukończenia studiów). h) druków księgowych. 8) zamówienia publiczne, remonty i inwestycje : a) opracowywanie, koordynowanie prac i przygotowywanie merytoryczne przetargów ogłaszanych przez Uczelnię zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, b) obsługa administracyjna i merytoryczna komisji przetargowej, c) opracowywanie rocznych planów zamówień publicznych, d) prowadzenie rejestru umów z zakresu zamówień publicznych. e) wnioskowanie o prowadzenie remontów, napraw i bieżącej konserwacji składników majątkowych; f) uczestniczenie w odbiorach i przekazywaniu do eksploatacji obiektów w ramach wykonywanych remontów i inwestycji, 9) inwentaryzacja majątku, w tym : a) sporządzanie dokumentów dotyczących różnic inwentaryzacyjnych, b) prowadzenie rejestrów OT, PT oraz innych związanych z ewidencją majątkową, c) opracowanie i rejestrowanie wniosków dotyczących likwidacji składników majątkowych, d) przechowywanie i archiwizowanie ksiąg inwentarzowych oraz dokumentacji księgowej dotyczącej majątku zgodnie z obowiązującymi przepisami; e) prowadzenie stosownych rejestrów mienia przydzielanego pracownikom i oznaczanie tego mienia numerami ewidencyjnymi 10) prowadzenie dokumentacji dotyczącej przydziału środków ochrony indywidualnej; prowadzenie dokumentacji dotyczącej przydziału odzieży roboczej i współpraca z działem organizacyjno-administracyjnym w zakresie jej przygotowania; 11) planowanie i realizacja zaopatrzenia Uczelni w środki trwałe, przedmioty nietrwałe, materiały biurowe oraz środki czystości; 12) zamawianie materiałów biurowych zgodnie ze zgłoszonym zapotrzebowaniem oraz prowadzenie ewidencji wydanych materiałów pracownikom; 13) koordynowanie zakupu towarów i usług o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 tys. euro, z zachowaniem zasad i trybu wynikającego z odrębnego zarządzenia rektora; 14) nadzór nad utrzymaniem sprawności technicznej wyposażenia Uczelni; 15) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w obiektach Uczelni; 16) nadzór i kontrola bezpośrednio podległych pracowników administracji i obsługi, w tym rozliczanie ich czasu pracy wynikającego z systemu zmianowego pracy; 17) prenumerata dzienników ustaw, monitorów polskich i innych aktów prawnych dotyczących Uczelni. 18) W zakresie spraw nadzoru inwestycji i remontów należy w szczególności: a) kontrola stanu technicznego obiektów Uczelni oraz kwalifikowanie uszkodzeń i usterek podlegających naprawie; b) przygotowywanie wystąpień do wykonawców w sprawie realizacji napraw gwarancyjnych i kontrola jakości wykonanych napraw; c) opracowanie planu robót z rozbiciem na remonty bieżące i kapitalne; d) zlecanie opracowania dokumentacji technicznej planowanych remontów; e) przygotowywanie planów inwestycji, planowanie środków na ich realizację i ich rozliczanie; f) odbiór dokumentacji technicznej dotyczącej remontów i inwestycji; g) przygotowanie dokumentacji technicznej do przetargów związanych z remontami i inwestycjami; h) przygotowanie części technicznej SIWZ do postępowań przetargowych; 28

31 i) przygotowanie odpowiedzi dla wykonawców w zakresie spraw technicznych w trakcie postępowań przetargowych; 19) Zadania w poniższym zakresie Uczelnia na wniosek Działu Administracyjno- Gospodarczego może powierzyć podmiotom zewnętrznym w formie umowy - zlecenia: a) prowadzenie i nadzór procedur związanych z przygotowaniem i realizacją remontów i inwestycji budowlanych; b) prowadzenie i nadzór techniczny nad inwestycjami wraz z ich rozliczeniem; c) kontrola przebiegu robót, kompletowanie dokumentacji odbiorowej w fazie realizacji inwestycji; d) prowadzenie i nadzór techniczny nad zleconymi robotami remontowymi wraz z ich rozliczeniem, e) kierowanie pracami budowlanymi f) organizowanie odbiorów i przekazywanie do eksploatacji obiektów w ramach wykonanych remontów i inwestycji 20) Kierownik Działu Administracyjno - Gospodarczego podlega bezpośrednio Kanclerzowi. 21) Kierownikowi Działu Administracyjno - Gospodarczego podlegają bezpośrednio pracownicy działu oraz pracownicy obsługi Uczelni. DZIAŁ NAUCZANIA I SPRAW STUDENCKICH 47. 1) Nadzór nad realizacją zadań Działu Nauczania i Spraw Studenckich sprawuje Prorektor, 2) Pracami Działu Nauczania kieruje bezpośrednio Kierownik Działu, 3) który współpracuje z Kanclerzem w wykonywaniu czynności administracyjnych. 4) Do zadań Działu należy w szczególności: a) opracowywanie zasad i trybu przyjęcia na studia; b) przygotowywanie rekrutacji oraz koordynacja nad jej przebiegiem; c) opracowywanie organizacji roku akademickiego; 5) Prowadzenie dokumentacji związanej ze sprawami nauczania, w szczególności z: a) trzyletnimi planami studiów, b) programami studiów, c) efektami kształcenia, d) sylabusami, e) siatkami godzin, f) harmonogramami, g) minimum programowymi poszczególnych kierunków, h) przydziałami zajęć dydaktycznych; 6) Tworzenie regulaminów, procedur z obszaru dydaktyki. 7) Czuwanie nad zmianami w zakresie dydaktyki, monitorowanie zmian w aktach prawnych zewnętrznych, wdrażanie nowych przepisów w Uczelni. 8) Gromadzenie informacji o potrzebach rynkowych zakresie kształcenia. 9) Współpraca z Samorządem Studentów w zakresie spraw kształcenia (opiniowanie aktów prawnych i planów kształcenia). 10) Gromadzenie dokumentacji związanej z pracą koordynatora ds. Programu Erasmus. 11) Współpraca z Koordynatorem ds. jakości kształcenia. 12) Sporządzanie sprawozdań do GUS i MNiSW w zakresie dydaktyki. 13) Przygotowywanie informacji dotyczących nauczania zamieszczanych na stronie internetowej Uczelni. 14) Tworzenie uchwał rekrutacyjnych, procedur, formularzy. 29

32 15) Realizacja działań związanych z przygotowaniem wniosków do MNiSW o utworzenie nowego kierunku. 16) Pisanie wniosków do MNISW związanych ze zwiększeniem liczby studentów. 17) Gromadzenie dokumentów personalnych do minimum kadrowego dla nowo tworzonych kierunków. W zakresie spraw studenckich 1) Prowadzenie dokumentacji związanej z rekrutacją oraz odwołaniami kandydatów obsługa procedury odwołań do Rektora Uczelni. 2) Obsługa procedury urlopów studenckich, reaktywacji, przeniesienia z lub do Uczelni. 3) Obsługa Kół Naukowych i Samorządu Studenckiego. 4) Rozliczanie działalności Samorządu Studenckiego i Kół Naukowych. 5) Opracowywanie projektów dokumentów z obszaru spraw studenckich. 6) Tworzenie regulaminów, procedur z obszaru spraw studenckich. 7) Gromadzenie dokumentacji związanej z pracą pełnomocnika Rektora ds. praktyk studenckich. 8) Gromadzenie dokumentacji związanej z oceną ( ewaluacja ) pracowników dydaktycznych przez studentów. 9) Prowadzenie dokumentacji dotyczącej postępowania dyscyplinarnego studentów. 10) Przygotowywanie informacji dotyczących spraw studenckich zamieszczanych na stronie internetowej Uczelni. 11) Sporządzanie sprawozdań do GUS i MNISW oraz na potrzeby wewnętrzne Uczelni w zakresie spraw studenckich. 12) Prowadzenie spraw związanych z rejestracją i aktualizacją danych dotyczących działalności kół naukowych oraz organizacji studenckich. 13) sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości w zakresie spraw studenckich i dydaktycznych; 14) współudział w opracowywaniu wewnętrznych aktów prawnych w zakresie spraw studenckich i dydaktycznych; 15) nadzór i koordynacja nad zadaniami wynikającymi z organizacji procesu dydaktycznego i toku studiów; 16) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi, w zakresie obowiązków i spraw wynikających z zakresu pracy. W zakresie pomocy materialnej dla studentów: 1) Koordynowanie spraw związanych z przyznawaniem, naliczaniem i wypłacaniem stypendiów dla studentów PWSZ Oświęcim im. rtm. W. Pileckiego 2) Całościowe prowadzenie dokumentacji związanej z przyznawaniem i naliczaniem: a) stypendiów rektora b) stypendiów socjalnych c) stypendiów specjalnych d) zapomóg 3) Przyjmowane i weryfikacja dokumentów dotyczących spraw socjalno-bytowych studentów związanych z ubieganiem się o przyznanie stypendiów socjalnych, zapomóg oraz stypendiów dla studentów niepełnosprawnych 4) Dokonywanie wyliczeń związanych z naliczeniem kwot stypendiów 5) Przygotowywanie listy rankingowej z ujęciem liczby punktów za osiągnięcia (dotyczy stypendiów rektora) 6) Sporządzanie dokumentów niezbędnych do wypłaty stypendium i przekazywanie ich do Kwestury 30

33 7) Wnioskowanie zmian do Regulaminu ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy materialnej dla studentów PWSZ Oświęcim im. rtm. W. Pileckiego, związanych z dostosowaniem zapisów regulaminu do obowiązującego stanu prawnego w zakresie spraw związanych z obsługą biura studentów niepełnosprawnych: 1) koordynowanie funkcjonowania i pomoc studentom niepełnosprawnym, 2) przygotowanie i kompletowanie materiałów dotyczących sprawozdań z działalności uczelni w zakresie obsługi osób niepełnosprawnych, w szczególności do PFRON. BIURO KARIER 48. Do zakresu zadań Biura Karier należy: 1) prowadzenie doradztwa indywidualnego i grupowego; 2) prowadzenie procesu selekcji i rekrutacji; 3) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z pracodawcami, agencjami pośrednictwa pracy, agencjami doradztwa personalnego; 4) prowadzenie szkoleń i warsztatów związanych z rynkiem pracy; 5) gromadzenie informacji o możliwościach kontynuacji nauki (studia uzupełniające magisterskie, kursy kwalifikacyjne i doskonalące, studia podyplomowe, stypendia, staże, praca za granicą); 6) monitoring rynku pracy w prasie i Internecie; 7) poszukiwanie i dystrybucja ofert pracy; 8) administrowanie i aktualizacja bazy danych studentów i absolwentów; 9) administrowanie i aktualizacja bazy danych pracodawców; 10) utrzymywanie kontaktów z organizacjami studenckimi i wolontariuszami; 11) udostępnianie materiałów zgromadzonych w Biurze; 12) monitorowanie karier zawodowych absolwentów Uczelni; 13) organizacja targów, giełd pracy; 14) utrzymywanie kontaktów z Powiatowym Urzędem Pracy w Oświęcimiu. BIBLIOTEKA UCZELNIANA 49. 1) Biblioteka Uczelniana jest ogólnouczelnianą jednostką organizacyjną stanowiącą podstawę systemu biblioteczno-informacyjnego Uczelni. Pełni funkcję centralnego ośrodka informacji naukowej Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. W. Pileckiego w Oświęcimiu 2) Biblioteka funkcjonuje na zasadach określonych dla ogólnouczelnianych jednostek organizacyjnych. 3) Celem działania Biblioteki jest: a) gromadzenie, opracowanie, przechowywanie i udostępnianie zbiorów dla jej użytkowników; b) magazynowanie i konserwacja zbiorów; c) prenumerata czasopism naukowych; d) zaspokajanie i rozwijanie potrzeb dydaktycznych jej użytkowników; e) udostępnianie zbiorów oraz prowadzenie działalności informacyjnej; 31

34 f) przysposobienie studentów do korzystania ze zbiorów i warsztatu bibliotecznoinformacyjnego; 4) Szczegółowy zakres działania, kompetencji i organizację Biblioteki Uczelnianej określa Regulamin Biblioteki Uczelnianej ustalony przez Rektora na wniosek Dyrektora Biblioteki po zaopiniowaniu przez Radę Biblioteczną. DYREKTOR BIBLIOTEKI UCZELNIANEJ 50. 1) Dyrektor Biblioteki Uczelnianej kieruje jej działalnością. 2) Dyrektor koordynuje działalnością i odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie Biblioteki 3) Do zadań Dyrektora należy w szczególności: a) prowadzenie dokumentacji wewnętrznej Biblioteki, w tym ewidencja zasobów bibliotecznych; b) opracowanie Regulaminu Biblioteki c) planowanie działalności i rozwoju Biblioteki; d) współpraca z pracownikami dydaktycznymi Uczelni; e) współpraca z bibliotekami innych uczelni krajowych; f) opracowywanie polityki rozwoju zbiorów bibliotecznych; g) planowanie i dokonywanie zakupów literatury i czasopism; h) pozyskiwanie darów od darczyńców ) Dyrektor jest przełożonym wszystkich pracowników zatrudnionych w Bibliotece. 2) Dyrektor podlega bezpośrednio Rektorowi, a w sprawach administracyjnych Kanclerzowi WYDAWNICTWO UCZELNIANE 52. 1) Wydawnictwo Uczelniane jest jednostką organizacyjną zajmującą się obsługą i koordynacją działań wydawniczych PWSZ, tzn. opracowywaniem projektów planów wydawniczych, współpracą z autorami, gromadzeniem materiałów do publikacji, współpracą z drukarniami i realizowaniem planu działań wydawniczych. 2) Podstawowym zadaniem Wydawnictwa jest planowanie i wykonywanie działalności wydawniczej Uczelni w sposób odpowiadający istniejącym możliwościom oraz potrzebom jednostek organizacyjnych Uczelni, w szczególności publikacja prac naukowych i dydaktycznych, materiałów informacyjnych oraz opracowań służących potrzebom PWSZ. 3) Do zadań Działu w zakresie Wydawnictwa Uczelnianego należy w szczególności: a) przygotowanie i aktualizowanie regulaminu Wydawnictwa; b) przygotowywanie planu wydawniczego na kolejny rok akademicki; c) przyjmowanie zgłaszanych do publikacji materiałów naukowych; d) opracowywanie szacunkowego kosztorysu publikacji; e) nadzorowanie opracowania recenzji naukowej; f) przygotowanie i przekazanie materiałów do korekty technicznej, autoryzacji, opracowania graficznego, składu i druku publikacji; g) przygotowanie i nadzorowanie rozliczenia umów - zawartych na wykonanie zleconych czynności; 32

35 h) informowanie Instytutu Bibliograficznego Biblioteki Narodowej o wykorzystaniu numerów ISBN przydzielonych Wydawnictwu; i) przekazywanie Bibliotece Narodowej egzemplarza obowiązkowego" publikacji; j) promowanie i rozpowszechnianie wydanych publikacji; k) dokumentowanie i archiwizowanie działalności Wydawnictwa. ARCHIWUM UCZELNI Archiwum Uczelni jest ogólnouczelnianą jednostką organizacyjną, wchodzącą w skład systemu dokumentacji i informacji naukowej Uczelni oraz stanowiącą ogniwo państwowej sieci archiwalnej. 2. Archiwum Uczelni funkcjonuje na zasadach określonych dla działów. 3. Szczegółowy zakres działania, kompetencje i organizację Archiwum Uczelni określa Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Uczelni, stanowiąca załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu. STANOWISKO DO SPRAW INFORMATYKI I UTRZYMANIA SIECI 54. 1) Do zadań stanowiska do spraw informatyki i utrzymania sieci należy w szczególności: a) administrowanie uczelnianymi serwerami, nadawanie uprawnień, konfiguracja, wykonywanie kopii bezpieczeństwa; b) zarządzanie uczelnianą siecią komputerową, w tym konfiguracja urządzeń dostępowych: routerów i przełączników sieciowych, opracowywanie i wdrażanie planów adresacji i nazewnictwa domenowego; c) konfiguracja i administrowanie usługami publicznymi (WWW, ) realizowanymi na uczelnianych serwerach; d) realizacja polityki bezpieczeństwa informacji w systemach informatycznych ze szczególnym uwzględnieniem danych osobowych; e) organizowanie i zapewnienie pełnej ochrony danych osobowych przetwarzanych w formie elektronicznej w systemie informatycznym Uczelni; f) bieżąca konserwacja oprogramowania i sprzętu komputerowego; g) naprawa i kwalifikowanie do napraw w specjalistycznym serwisie sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych; h) okresowa kontrola i nadzór nad poprawnym działaniem sprzętu audiowizualnego Uczelni; i) planowanie i opiniowanie planów zakupów sprzętu i oprogramowania na potrzeby jednostek organizacyjnych; j) przygotowanie części technicznej SIWZ do postępowań przetargowych dotyczących zakresu zadań stanowiska; k) uczestniczenie w przygotowaniu przetargów na sprzęt, oprogramowanie i usługi informatyczne i teleinformatyczne; l) dokonywanie zakupów i wymiany części w trybie awaryjnym; m) instruktaż stanowiskowy użytkowania zainstalowanego sprzętu i oprogramowania. 2) stanowisko do spraw informatyki i utrzymania sieci podlega Kanclerzowi 33

36 ROZDZIAŁ V Postanowienia końcowe Wiążącej interpretacji Regulaminu Organizacyjnego dokonuje Rektor. 2. W sprawach spornych wynikających z Regulaminu Organizacyjnego rozstrzyga Rektor. 56. Zmiany Regulaminu Organizacyjnego dokonuje się w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia. 34

37 KONWENT REKTOR SENAT I PROREKTOR Biuro Rektora i Prorektora II DYREKTOR INSTYTUTU WYDAWNICTWO KANCLERZ DYREKTOR BIBLIOTEKI Dział Nauczania i Spraw Studenckich KWESTOR Kwestura (kontroling) Pracownicy Biblioteki i Czytelni Radca prawny Biuro karier Instytut Zarządzania i Inżynierii Produkcji Sekretariat Dział Organizacji i Kadr Archiwum Uczelni Pełnomocnicy Rektora Instytut Nauk Humanistycznych Dział Promocji i Projektów Specjalista ds. informatyki i utrzymania sieci Instytut Informatyki Inspektor BHP i PPOŻ Sprawy obronne/ punkt wytwarzania dokumentów niejawnych/ III Instytut Pielęgniarstwa Instytut Nauk Politycznych im. J. Karskiego Instytut Wychowania Fizycznego i Sportu Dział Administracyjno - Gospodarczy Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. W. Pileckiego w Oświęcimiu

38 Załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. W. Pileckiego w Oświęcimiu INSTRUKCJA KANCELARYJNA Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu

39 SPIS TREŚCI Rozdział I Postanowienia ogólne - str. 3 Rozdział II Podstawowe czynności kancelaryjne i ich podział - str. 6 Rozdział III Obieg korespondencji - str. 6 Rozdział IV Przyjmowanie i odbiór korespondencji - str. 7 Rozdział V Otwieranie i sprawdzanie korespondencji wpływającej - str. 8 Rozdział VI Przeglądanie i przydzielanie pism do załatwienia str. 9 Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX System kancelaryjny. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne - str. 10 Rejestrowanie spraw i znakowanie akt. Zakładanie i prowadzenie teczek rzeczowych. - str. 12 Załatwianie spraw. Podpisywanie pism. Kontrola załatwiania spraw. Terminy załatwiania spraw. - str. 15 Rozdział X Wysyłanie i doręczanie pism. - str. 18 Rozdział XI Przechowywanie dokumentacji w jednostkach organizacyjnych str. 19 Rozdział XII Przekazywanie dokumentacji do Archiwum Uczelni. - str. 20 Rozdział XIII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych. - str. 22 Rozdział XIV Postanowienia końcowe. - str. 22 Załączniki: Załącznik nr 1 - wzór pieczęci wpływu - str. 23 Załącznik nr 2 - wzór formularza dziennika korespondencyjnego - str. 24 Załącznik nr 3 - wzór opisu teczki rzeczowej - str. 25 Załącznik nr 4 - wzór formularza spisu spraw - str. 26 Załącznik nr 5 - wzór spisu zdawczo odbiorczego akt - str. 27 Załącznik nr 6 - wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych - str. 28 Załącznik nr 7 - wzór spisu zdawczo - odb. akt osobowych studentów - str. 29 Załącznik nr 8 - wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej - str. 30 Załącznik nr 9 - wzór blankietu korespondencyjnego - str. 31 2

40 Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych i postępowania z aktami w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Oświęcimiu. 2 Określony w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji powstającej, nadsyłanej i składanej w Uczelni. 1. Postępowanie z dokumentami niejawnymi regulują odrębne przepisy W sprawach związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentacji zawierającej informacje niejawne, tylko wówczas stosuje się tryb postępowania podany w Instrukcji, gdy czynności te nie zostały uregulowane w odrębnych przepisach. 4 Użyte w Instrukcji określenia oznaczają: 1. akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy; 2. aprobata wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy; 3. archiwista pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie Archiwum Uczelni; 4. Archiwum zakładowe zwane dalej Archiwum Uczelni, do której zadań należy przejmowanie dokumentacji niepotrzebnej do bieżącego urzędowania Uczelni, jej przechowywanie, ewidencjonowanie, opracowywanie, udostępnianie oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; 5. czystopis tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez osobę uprawnioną; 3

41 6. dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (orzeczenie, wyrok, świadectwo itp.); 7. dokumentacja wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak również korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania audiowizualne bez względu na sposób ich wytworzenia; 8. jednostka organizacyjna Instytut i inne jednostki organizacyjne wymienione w statucie Uczelni oraz jednostki administracyjne określone w regulaminie organizacyjnym Uczelni; 9. Kancelaria Uczelni Sekretariat Kanclerza Uczelni, lub inną jednostkę administracji uczelnianej załatwiającą sprawy obsługi kancelaryjnej w skali całej Uczelni; 10. Kierownik kierownika jednostki organizacyjnej lub osobę przez niego upoważnioną; 11. kontrolka wpływającej i wysyłanej korespondencji pomoc kancelaryjną w kancelarii (np. dziennik korespondencyjny, dziennik podawczy); 12. korespondencja każde pismo wpływające do Uczelni lub wysyłane przez Uczelnię; 13. nośnik informatyczny nośnik informatyczny, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.; 14. nośnik papierowy arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.; 15. pieczęć stemple nagłówkowe, imienne do podpisu itp.; 16. pieczęć urzędowa okrągłą pieczęć z godłem państwa w środku i z nazwą w otoku; 17. poprzedniki akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie; 18. przesyłka otrzymywane oraz wysyłane pisma/dokumenty, pakiety/ paczki, telegramy, faksy oraz e; 19. punkt zatrzymania każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem; 20. referent pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania oraz po jej zakończeniu; 4

42 21. rejestr kancelaryjny zestawienie spraw jednorodnych na nośniku papierowym lub informatycznym stanowiące równoważnik spisu spraw; 22. Rektor Rektora Uczelni. 23. sekretariat jednostkę administracji uczelnianej, do której zadań należy obsługa kancelaryjna w danej jednostce organizacyjnej Uczelni; 24. spis spraw formularz na nośniku papierowym lub informatycznym służący do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie teczki założonej zgodnie z wykazem akt w danym roku kalendarzowym na danym stanowisku pracy; 25. sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, jak również podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych; 26. teczka rzeczowa teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt jak również teczkę obejmującą jedną sprawę lub teczkę zbiorczą, stanowiącą zazwyczaj jedną jednostkę archiwalną; 27. wykaz akt jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną; 28. załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (pisma, broszury, książki, druki, formularze itp.); 29. znak akt zespół symboli określających przynależność spraw do określonej jednostki organizacyjnej i do określonej klasy wykazu akt; 30. znak sprawy zespół symboli oznaczających jednostkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej klasy wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki rzeczowej w danym roku kalendarzowym; 5

43 Rozdział II Podstawowe czynności kancelaryjne i ich podział 5 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należą: a) przyjmowanie, ewidencjonowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, b) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, c) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, d) dekretowanie korespondencji, e) podpisywanie korespondencji, f) przygotowanie korespondencji i przesyłek do wysyłki, g) wysyłanie korespondencji, h) rejestrowanie i załatwianie spraw, i) prowadzenie teczek rzeczowych, j) prowadzenie pomocy kancelaryjnych, k) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób lub stanowisk pracy. 2. Czynności kancelaryjne w Uczelni wykonują : a) Kancelaria Uczelni - Sekretariat Kanclerza Uczelni b) Sekretariat Rektora i Prorektora Uczelni, c) Sekretariaty jednostek organizacyjnych, d) Rektor, Prorektor, Kanclerz Uczelni, kierownicy, e) referenci. Rozdział III Obieg korespondencji 6 1. Obieg korespondencji powinien być bezpośredni tzn. pismo powinno być kierowane bezpośrednio do miejsca przeznaczenia i przechodzić tylko przez niezbędne punkty zatrzymania. 2. Korespondencję i akta spraw w obiegu wewnętrznym przesyła się za pośrednictwem wyznaczonych pracowników, którzy dostarczają poszczególnym jednostkom organizacyjnym przesyłki umieszczone w teczce obiegowej (obwolucie) oznaczonej pieczątką jednostki organizacyjnej oraz zabierają korespondencję i akta spraw przeznaczone do dalszego obiegu. 3. Typowy obieg akt, uwzględniający najkonieczniejsze punkty zatrzymania jest następujący: a) Kancelaria Uczelni przyjmuje wszystkie wpływy, dostarczone przez Pocztę Polską, kurierów lub osobiście przez interesantów, a następnie dokonuje ich rozdziału ; 6

44 b) sekretariaty odbierają wpływy z Kancelarii Uczelni, przedkładają je do wglądu Rektorowi, Prorektorowi, Kanclerzowi lub osobom upoważnionym, a następnie rozdzielają na jednostki niższych szczebli lub referentów, zgodnie z dokonaną dekretacją; c) kierownicy przeglądają wpływy, wydają dyspozycje co do załatwienia sprawy, przydzielają pisma referentom, kontrolują przebieg załatwienia sprawy, akceptują jej ostateczne załatwienie; d) referenci rejestrują i załatwiają sprawę, tzn. wykonują czynności określone Instrukcją oraz mieszczące się w zakresie ich obowiązków, zmierzające do prawidłowego załatwienia sprawy, a następnie przekazują sprawę do sekretariatu; e) sekretariaty sprawdzają pisma, kopertują, adresują, ewidencjonują, a następnie przekazują do Kancelarii Uczelni celem ekspedycji; f) Kancelaria Uczelni wysyła podpisane, zakopertowane oraz zaadresowane pisma pod wskazane adresy. Rozdział IV Przyjmowanie i odbiór korespondencji Do przyjmowania korespondencji wpływającej z zewnątrz powołana jest Kancelaria Uczelni. Pracownicy Kancelarii Uczelni, posiadający stałe upoważnienie do odbioru korespondencji urzędowej, dokonują odbioru przesyłek. 2. Przy odbiorze przesyłek należy sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan przesyłki. W przypadku stwierdzenia naruszenia jej zawartości należy sporządzić protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki. Protokół, po podpisaniu przez doręczającego, należy przekazać kierownikowi jednostki organizacyjnej, której ta przesyłka dotyczyła, w celu nadania sprawie dalszego biegu. 3. Przesyłki adresowane do innej instytucji Kancelaria Uczelni zwraca bezzwłocznie na pocztę. 4. Kancelaria Uczelni odbiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem przesyłek za pobraniem. O przesyłce za pobraniem pracownik Kancelarii Uczelni zawiadamia adresata, który osobiście odbiera przesyłkę i reguluje należność. 5. Przesyłki niejawne adresowane do władz i jednostek organizacyjnych Uczelni Kancelaria ewidencjonuje i przesyła do: - Kancelarii Tajnej - oznaczone klauzulą tajne, poufne - Pełnomocnika ds. Informacji Niejawnych - oznaczone klauzulą zastrzeżone Wszystkie przesyłki niejawne przesyła się zakopertowane. 7

45 Rozdział V Otwieranie i sprawdzanie korespondencji wpływającej 8 1. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem zawierających informacje niejawne oraz adresowanych imiennie do pracowników, a następnie: a) przesyłki polecone zaadresowane do konkretnej osoby wymienionej z imienia i nazwiska ewidencjonuje i nie otwierane przekazuje adresatowi; b) przesyłki zwykłe zaadresowane do konkretnej osoby wymienionej z imienia i nazwiska, nie otwierane przekazuje adresatowi (bez ewidencjonowania); c) paczki kierowane na adres Uczelni ewidencjonuje i za potwierdzeniem wydaje zainteresowanym. W przypadku, gdy w paczce jest załączona faktura, adresat paczki jest zobowiązany do niezwłocznego opisania faktury i przekazania jej do Kwestury w celu dalszej realizacji; d) pozostałe przesyłki polecone i zwykłe (bez wymienionego imienia i nazwiska w adresie), po otwarciu: - sprawdza przesyłkę zgodnie z postanowieniami 8. ust.5, - stempluje pismo pieczęcią wpływu w górnej części pisma po lewej stronie oraz datownikiem (w przypadku braku miejsca w wyznaczonym polu, pieczęć umieszcza się na awersie pisma na najbliższym wolnym miejscu), (Wzór pieczęci wpływu załącznik nr 1) - ewidencjonuje w kontrolce (dzienniku) wpływającej korespondencji, - (Wzór formularza dziennika korespondencyjnego załącznik nr 2) - nanosi w obrębie pieczęci wpływu symbol danej jednostki organizacyjnej zgodny ze schematem organizacyjnym Uczelni oraz kolejny numer z kontrolki wpływającej korespondencji, - rozdziela przesyłki między poszczególne jednostki organizacyjne, zgodnie z ich przeznaczeniem, uwzględniając postanowienia 8 ust. 6, - w odniesieniu do nadsyłanych faktur i rachunków postępuje się analogicznie jak powyżej, odnotowując wpływ faktur i rachunków w odrębnej kontrolce założonej dla tego rodzaju dokumentów; - w przypadku korespondencji nie otwieranej pieczęć wpływu umieszcza się w widocznym miejscu, na przedniej stronie koperty. 2. Przesyłki wymienione w ust.1 punkt d, odbierają w Kancelarii Uczelni wyznaczeni pracownicy jednostek organizacyjnych, za potwierdzeniem w kontrolce wpływającej korespondencji. 8

46 3. Jeżeli po otwarciu przesyłki nie oznaczonej na zewnątrz napisem zastrzeżone, poufne, okaże się że przesyłka zawiera jednak informacje niejawne, należy bezzwłocznie przekazać ją w zabezpieczonym opakowaniu właściwej osobie z adnotacją o przyczynie otwarcia przesyłki. 4. Przesyłki mylnie skierowane odsyła się do nadawcy. 5. Przesyłki nie oznaczone konkretnym adresem odbiorcy są otwierane przez pracownika Kancelarii Uczelni, a następnie po opatrzeniu pieczęcią własną, zaznaczeniu daty wpływu i zapisaniu w rejestrze, należy wskazać adresata i przesłać przesyłkę. 6. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić czy do pisma została załączona podana w nim ilość załączników. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na piśmie. 7. Jeżeli wpływające pismo dotyczy dwu lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych jednostek organizacyjnych, należy kierować je do tej jednostki, do której należy sprawa podstawowa, a w razie trudności w dokonaniu oceny decyduje pierwsza sprawa poruszona w piśmie. 7. Koperty dołącza się tylko do listów poleconych, a także do tych, dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, decyzje, odwołania itp. 8. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych (np. świadectwa, orzeczenia sądu, akty stanu cywilnego itp.), załącznikach, czasopismach, prospektach i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia. Rozdział VI Przeglądanie i przydzielanie pism do załatwienia 9 1. Sekretariaty, po otrzymaniu przesyłek z Kancelarii Uczelni, przedstawiają Rektorowi, Prorektorowi, kierownikom korespondencję do przeglądania i dekretacji. 2. Rektor, Prorektor, kierownicy przeglądając korespondencję: a) określają korespondencję, którą sami załatwiają; b) przydzielają pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe jednostki organizacyjne, lub osoby. c) wyłączają pisma mylnie skierowane i zwracają do sekretariatu celem przekazania właściwemu adresatowi; 3. Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez właściwe jednostki organizacyjne umieszcza się dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisu czystopisu. 5. Kierownik może ustalić, które z wpływających pism sekretariat przekazywać będzie bezpośrednio do referentów, z pominięciem dekretacji kierownika. 9

47 6. Jeżeli pismo wpływające dotyczy spraw należących do zakresu działania różnych jednostek organizacyjnych, dekretujący wyznacza jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za ostateczne sformułowanie odpowiedzi. Sekretariat sporządza odpowiednią ilość kopii tego pisma i kieruje je do właściwych jednostek organizacyjnych. Ostateczne sformułowanie odpowiedzi następuje na podstawie notatek służbowych sporządzonych przez jednostki organizacyjne i przekazanych do jednostki wyznaczonej przez dekretującego. 7. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika sekretariat dzieli zgodnie z dyspozycjami i przekazuje właściwym referentom. 8. W obiegu wewnętrznym pismo jednej jednostki może być kierowane do innej jednostki organizacyjnej bezpośrednio lub za pośrednictwem Kancelarii Uczelni. Rozdział VII System kancelaryjny. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne W Uczelni obowiązuje mieszany system kancelaryjny, dziennikowy polegający na rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru pisma w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (inaczej kancelaryjnym, podawczym lub książce korespondencyjnej). Wpisuje się w nim informacje dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). 2. Bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, który stanowi jednolitą, rzeczową, klasyfikację powstającej w toku działalności Uczelni dokumentacji oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Uczelni oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami i hasłami klasyfikacyjnymi oraz kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do rejestracji, oznaczania, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu. Są to hasła bardziej szczegółowe, oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu kolejno jednej z cyfr odpowiednio 00 99, a następnie dalszy podział klas drugiego rzędu na klasy trzeciego i czwartego rzędu oznaczone symbolami trzy- i czterocyfrowymi, odpowiednio od lub Niektóre klasy z pierwszego, drugiego i dalszych rzędów pozostawiono wolne, na wypadek rozszerzenia w przyszłości działalności Uczelni. 4. Hasła klasyfikacyjne (nazwy akt) oznaczone kategorią archiwalną są podstawą zakładania teczek rzeczowych i rejestracji spraw. 5. Akta jednorodne tematycznie z różnych jednostek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol cyfrowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe stanowiące oznaczenie nazwy danej jednostki organizacyjnej. 6. Wszelkie zmiany w wykazie akt mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia Rektora w porozumieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym. 10

48 7. Każda jednostka organizacyjna sporządza do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu, tj.: symbole, hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną i informacje z rubryki uwagi. 8. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana jednostka organizacyjna, a drugi przekazuje się do Archiwum Uczelni Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w Uczelni dzieli się na: a) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej materiałami archiwalnymi ; b) dokumentację inną niż określoną w pkt. a, nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej dokumentacją niearchiwalną. 2. Oznaczenie kategorii dokumentacji: a) kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, oznacza się symbolem A ; b) kategorię dokumentacji niearchiwalnej, oznacza się symbolem B, z tym, że: - symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B5, B10, itp.) oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i po uznaniu jej za nieprzydatną przez Uczelnię, podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. Zniszczenie dokumentacji następuje na podstawie zgody wydanej przez właściwe miejscowo archiwum państwowe, - symbolem oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, którą po pełnym jej wykorzystaniu można przekazać na makulaturę bezpośrednio z jednostki organizacyjnej bez przekazywania jej do Archiwum Uczelni, ale w porozumieniu z tym Archiwum i w trybie określonym w punkcie a). - symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną, która ze względu na jej charakter, treść i znaczenie, po upływie obowiązującego okresu przechowywania, podlega ekspertyzie archiwalnej. Ekspertyzę przeprowadza, na wniosek Uczelni, właściwe miejscowo archiwum państwowe. 3. W uzasadnionych przypadkach właściwe miejscowo archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt. b. 4. W wykazie akt ustalono kategorie akt dla jednostki merytorycznej i jednostek innych niż merytoryczna. Przez jednostkę merytoryczną należy rozumieć jednostkę organizacyjną w Uczelni, do zadań której należy ostateczne, pod względem merytorycznym, załatwienie 11

49 danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych akt. Przez jednostkę organizacyjną inną niż jednostka merytoryczna należy rozumieć jednostkę, w której występują akta dotyczące tej samej klasy zagadnień co w jednostce merytorycznej, lecz stanowią jedynie dokumentację pomocniczą i powtarzalną. Rozdział VIII Rejestrowanie spraw i znakowanie akt. Zakładanie i prowadzenie teczek rzeczowych Dla końcowej w podziale klasyfikacyjnym pozycji wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę rzeczową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych z zastrzeżeniem zapisów 18. Wszystkie pisma (akta) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Każda teczka rzeczowa spraw zakończonych, winna zawierać na okładce następujące oznaczenia: a) na środku u góry pełną nazwę Uczelni i jednostki organizacyjnej; b) poniżej po lewej stronie symbol literowy jednostki organizacyjnej i symbol cyfrowy z wykazu akt, a jeżeli jest to teczka, o której mowa w 16 ust. 2 to znak sprawy; c) poniżej po prawej stronie kategorię archiwalną; d) na środku tytuł teczki tzn. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o bliższe określenie zawartości teczki (rodzaj akt występujących w teczce); e) pod tytułem rok założenia i zamknięcia teczki; Wzór opisu teczki rzeczowej załącznik nr 3 3. Spisy spraw i teczki rzeczowe zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się w przypadku małej liczby korespondencji prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. Niemniej w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw Zarejestrowanie sprawy w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym polega na wpisaniu jej do spisu spraw na podstawie pisma rozpoczynającego sprawę. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach na nośniku papierowym lub w formie elektronicznej. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Uczelni. Dalsze pisma w danej sprawie wpisuje się do spisu spraw pod nadanym wcześniej numerem, a następnie dołącza się je do akt sprawy w porządku chronologicznym wpływu. Wzór formularza spisu spraw załącznik nr 4 12

50 4. Referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników) odnotowując wpływ w spisie spraw, w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak sprawy poza odciśniętą pieczęcią wpływu, w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu. 5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku, nie w poszczególnych teczkach założonych według wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej Spisy spraw do teczek symbol... w roku.... Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek rzeczowych założonych według wykazu akt. W przypadku prowadzenia spisów spraw w wersji elektronicznej, po odłożeniu wszystkich zamkniętych spraw do teczki rzeczowej, spisy spraw należy wydrukować i odłożyć do właściwych teczek rzeczowych Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: a) symbol literowy jednostki organizacyjnej Uczelni; b) symbol cyfrowy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, który jest równocześnie symbolem teczki ; c) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw (numer sprawy); d) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami oraz kreską ukośną np. RB.012.5/2014, gdzie: RB - oznacza symbol jednostki organizacyjnej (od 1do 4 liter); oznacza cyfrowy symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 5 - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw zarejestrowanych w teczce; oznacza dwie ostatnie cyfry roku. Znak sprawy może zawierać dodatkowe oznaczenia np. inicjały referenta załatwiającego daną sprawę, które należy umieszczać na końcu znaku sprawy, oddzielone ukośną kreską po oznaczeniu roku kalendarzowego. 3. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się z zastrzeżeniem ust. 4 w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 4. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, która została ostatecznie załatwiona i odłożona do właściwej teczki rzeczowej, przenosi się ją pod nową pozycję spisu spraw bieżącego roku, a w dotychczasowym spisie spraw czyni się wzmiankę przeniesiono do znaku

51 15 1. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielania określonych spraw z teczki w osobne zbiory, można założyć podteczki, które otrzymują znak macierzystej teczki, założonej według wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów, spraw bądź w układzie numerycznym. 2. W przypadku założenia podteczki można założyć dla niej oddzielny spis spraw, wówczas w spisie spraw macierzystej teczki wpisuje się tytuł założonej podteczki. W takim przypadku znakiem sprawy będzie: a) znak akt teczki macierzystej (np. RB.012 ), b) kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw (np. 5 ), c) kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki (np. 1 ), d) dwie ostatnie cyfry roku (np. 14 ). Przykład znaku sprawy zarejestrowanej w podteczce : RB.012.5/1/ W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się tzw. teczki zbiorcze, do których odkłada się dokumentację zarejestrowaną w kilku różnych teczkach aktowych (np. akta osobowe). 2. Dopuszcza się zakładanie teczek rzeczowych dla akt jednej sprawy. W takim przypadku znakiem akt jest znak sprawy Nie podlegają rejestracji w spisach spraw: a) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.); b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy; c) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe; d) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 2. Przesyłki, wymienione w ust 4 punkt c oraz d, należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według wykazu akt. 14

52 Rozdział IX Załatwianie spraw. Podpisywanie pism. Kontrola załatwiania spraw. Terminy załatwiania spraw Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej. W każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą. 2. Jeżeli pismo wpływające dotyczy dwu lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych jednostek organizacyjnych referent zleca sporządzenie odpowiedniej ilości kopii tego pisma i kieruje do właściwych jednostek, zaznaczając to na oryginale Ustne załatwienie spraw należy stosować w przypadkach, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy i gdy istnieje łatwość ustnego porozumienia. W ten sposób przede wszystkim należy załatwiać wszystkie sprawy przedstawione ustnie bezpośrednio lub telefonicznie przez interesanta. 2. Formę ustnego załatwiania spraw należy stosować między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi. W takich przypadkach sporządza się notatkę służbową lub protokół, zawierające dane o sposobie załatwienia, nazwisko lub nazwę strony zainteresowanej oraz datę i podpis referenta. Notatkę służbową (protokół) dołącza się do akt właściwej sprawy Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna. 2. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: a) odręczną; b) korespondencyjną. 3. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta po zarejestrowaniu sprawy bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 4. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę. 5. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem. 6. Akta sprawy wymagające w toku jej załatwiania udziału kilku referentów przesyłane są w teczce obiegowej. 15

53 7. Referent opracowuje projekt pisma, który przedkłada kierownikowi. Kierownik sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca pismo referentowi. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu uprawnionej osobie. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z drugim egzemplarzem pisma przekazuje czystopis sekretariatowi celem wysłania adresatowi. 8. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców referent powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. 9. Sekretariat sprawdza ilość załączników, przekazuje zakopertowaną i dokładnie zaadresowaną przesyłkę do Kancelarii Uczelni, a drugi egzemplarz pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją. 10. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z kierownikiem, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z drugim egzemplarzem) do podpisania. 11. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A 4 lub A 5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: a) nagłówek: druk lub podłużną pieczęć nagłówkową; b) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem; c) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, d) znak sprawy; e) datę podpisania pisma; f) treść pisma; g) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). W razie potrzeby pismo powinno zawierać dalsze określenia: na kopii nad adresem z prawej strony wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu polecony, priorytet, za zwrotnym dowodem doręczenia, pilne, itp., pod treścią pisma z lewej strony arkusza, liczbę przesyłanych załączników; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika, adresy tych instytucji lub osób, do których wiadomości pismo winno być wysłane, informacje te umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony, pod klauzulą: Otrzymują: Przy sporządzaniu kopii (odpisu) pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę Stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. 2. Wydawanie zaświadczeń, potwierdzeń, odpisów, kserokopii itp. na podstawie dokumentacji, przekazanej już do Archiwum Uczelni, odbywa się w sekretariatach. W tym celu referenci wypożyczają potrzebną dokumentację z Archiwum Uczelni. 16

54 22 1. Sprawy szczególnie pilne mogą być załatwiane telefonicznie, za pomocą faxu lub poczty elektronicznej. 2. W przypadku telefonicznego załatwienia należy sporządzić pisemną notatkę służbową i załączyć ją do akt sprawy. 3. W przypadku posługiwania się faksem dla korespondencji przychodzącej jak i wysyłanej prowadzi się odrębny rejestr. Wydruk faksu (odbitkę kserograficzną) należy traktować jako akta podlegające archiwizacji. 4. Wszelkie dokumenty (pisma) zapisane na elektronicznych nośnikach powinny być wydrukowane, oznakowane i dołączone do akt sprawy Uprawnienia w zakresie podpisywania pism określa odrębne zarządzenie Rektora. 2. Podpisujący stawia na oryginale i drugim egzemplarzu pisma datę oraz umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki określającej stanowisko oraz imię i nazwisko. 3. Podpis powinien być pełny. Parafy mogą być umieszczane tylko na projektach pism i kopiach. 4. W przypadku podpisywania większej liczby pism tej samej treści do różnych adresatów oraz na dalszych egzemplarzach pism można zastąpić podpis odręczny przez facsimile imienia i nazwiska podpisującego. Jeżeli zastosowano facsimile, pozostające w aktach sprawy pismo, powinno być własnoręcznie podpisane. Używanie facsimile jest jednak niedopuszczalne w pismach, które zgodnie z przepisami prawa winny być opatrzone podpisem lub zawierających oświadczenia wymagające pod rygorem nieważności złożenia w formie pisemnej Każde pismo winno być zarejestrowane i przekazane niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu 3 dni do osoby uprawnionej do wydania decyzji. 2. Regułą jest niezwłoczne załatwienie sprawy. 3. Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego winny być załatwione w terminie 14 dni. 4. W sprawach wymagających decyzji organów kolegialnych, odpowiedź należy wysłać niezwłocznie, a najdalej w ciągu 14 dni po podjęciu decyzji przez organ kolegialny. 5. Sprawy przekazane do uzgodnienia czy zaopiniowania należy traktować jako pilne. 6. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwiania spraw należy do obowiązków referentów i sekretariatu. Sekretariat jest obowiązany bieżąco informować kierownika jednostki organizacyjnej o sprawach, które nie zostały załatwione w terminie. Kierownik jednostki organizacyjnej podejmuje określone decyzje w tym zakresie. 7. Załatwienie ostateczne sprawy odnotowuje się w spisie spraw, wpisując w odpowiedniej rubryce datę jej załatwienia i skrót OZ (ostatecznie załatwiono). 17

55 25 1. Nadzór szczegółowy nad załatwianiem spraw sprawują kierownicy. 2. Obowiązkiem kierownika każdej jednostki organizacyjnej jest sprawdzenie prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez podległych pracowników i udzielanie im wskazówek w tym zakresie. 3. Kierownicy powinni przeprowadzać kontrolę terminowego załatwiania spraw przydzielonych podległym pracownikom. 4. Kontrola powinna polegać na sprawdzeniu spraw nie załatwionych, przeglądaniu teczek i ewentualnie spisów spraw. 5. Nadzór ogólny nad realizacją instrukcji kancelaryjnej sprawuje Kanclerz Uczelni. Rozdział X Wysyłanie i doręczanie pism Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje pracownik sekretariatu lub referent zależnie od ustaleń podjętych przez kierownika. Mogą one być sporządzone na specjalnych blankietach korespondencyjnych. Wzór blankietu korespondencyjnego określa załącznik nr 5 2. Czynności w tym zakresie polegają na: a) sprawdzeniu czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki; b) zaadresowaniu przesyłek listowych z podaniem pocztowego znaku kodowego; c) włożeniu do właściwych kopert już uprzednio zaadresowanych pism; d) zapisaniu: listów poleconych w kontrolce wysyłanej korespondencji prowadzonej odrębnie dla tego rodzaju przesyłek, listów zwykłych w kontrolce wysyłanej korespondencji, e) przekazaniu korespondencji do wysyłki. Brak odpowiedniego zapisu oznacza, że pismo należy wysłać jako przesyłkę zwykłą. 3. Zakopertowaną i dokładnie zaadresowaną, przeznaczoną do wysyłki, korespondencję (z wpisanym na kopercie znakiem pisma) sekretariat składa w Kancelarii Uczelni, która przyjmuje przesyłki i tego samego dnia w określonych godzinach ekspediuje. W kontrolce wysyłanej korespondencji Kancelaria Uczelni potwierdza odbiór przeznaczonej do ekspedycji przesyłki. 18

56 Rozdział XI Przechowywanie dokumentacji w jednostkach organizacyjnych Akta spraw w toku załatwiania referenci powinni przechowywać w teczkach z napisem do załatwienia. Akta te układa się w kolejności wpływów. 2. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt w kolejności numeracji spraw, a w ramach spraw chronologicznie. 3. Teczki akt spraw załatwionych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami zawartymi w 12 ust W przypadku wyjęcia akt z teczki należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę jednostki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, względnie nazwę i adres jednostki, do której akta wysłano oraz termin zwrotu. 5. Akta spraw zakończonych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa została załatwiona Rozdział XII Przekazywanie dokumentacji do Archiwum Uczelni W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Uczelnia prowadzi Archiwum Uczelni. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do Archiwum Uczelni po upływie dwóch pełnych lat kalendarzowych, kompletnymi rocznikami. 3. Archiwista w porozumieniu z kierownikami, ustala corocznie termin przekazywania akt do Archiwum Uczelni przez poszczególne jednostki organizacyjne. 4. Dokumentacja kategorii jest przechowywana w jednostkach organizacyjnych Uczelni Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt z uwzględnieniem ustaleń ust Spisy sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla akt kategorii A i w trzech egzemplarzach dla akt kategorii B, z których to egzemplarzy, po podpisaniu, jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej przekazującej akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje archiwista. 2. Wzór spisu zdawczo- odbiorczego akt określa załącznik nr 6 19

57 3. Przekazywanie do Archiwum Uczelni akt osobowych pracowników zwolnionych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych, sporządzonego w trzech egzemplarzach. Akta osobowe w spisie umieszczane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników dla danego roku ich zwolnienia. Wzór spisu zdawczo- odbiorczego akt osobowych określa załącznik nr 7 4. Przekazywanie do Archiwum Uczelni akt osobowych studentów odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt studentów, sporządzonego w trzech egzemplarzach. Akta osobowe w spisie umieszczane są w kolejności alfabetycznej nazwisk studentów dla danego roku akademickiego uwzględniając podział na rodzaj studiów. Wzór spisu zdawczo- odbiorczego akt osobowych studentów określa załącznik nr 8 5. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, urządzeń mechanicznych, jak i procesów technologicznych, przekazywana jest do Archiwum Uczelni na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej. Układ dokumentacji w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (urządzenia i procesy), a w ich obrębie na stadia i branże. Wzór spisu zdawczo- odbiorczego dokumentacji technicznej określa załącznik nr 9 6. Akta przed przekazaniem przegląda i porządkuje pracownik z jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację. 7. Spisy zdawczo-odbiorcze akt sporządzają pracownicy przekazujący akta. Spisy sporządza się w kolejności teczek rzeczowych według wykazu akt, z uwzględnieniem podziału wspomnianego w ust Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik przekazujący akta i archiwista. 9. Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o kategorii archiwalnej wyższej niż kategoria B5 rozumie się: a) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisu spraw (rejestru kancelaryjnego), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1), w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, b) rozdzielenie poszczególnych akt spraw papierowymi okładkami, c) wyłączenie zbędnych kopii tych samych pism, d) usunięcie wszelkich części metalowych i plastikowych, e) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych, f) umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nie przekraczającej 5 cm, a te w pudłach. Jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy, g) opisanie teczki na zewnętrznej stronie zgodnie z 12 h) w odniesieniu do materiałów archiwalnych należy dokonać zszycia materiałów, oraz ponumerowanie stron w prawym górnym rogu miękkim ołówkiem i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki teczki liczby stron zawartych w teczce, zgodnie z następującą formułką: Niniejsza teczka (księga, podszyt, zeszyt) zawiera... stron 20

58 kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]. 10. Do akt przekazanych Archiwum Uczelni dołącza się zbędne w pracy bieżącej ewidencje, rejestry i kartoteki. 11. Jednostki organizacyjne przekazują akta do Archiwum Uczelni pełnymi rocznikami. Akta niezbędne do bieżącej pracy można pozostawić w jednostce organizacyjnej na zasadzie ich wypożyczenia z Archiwum Uczelni, tj. po dokonaniu formalności przekazania akt (uporządkowanie dokumentacji, sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt, wypełnienie kart udostępniania). 12. Szczegółowy tryb przekazywania dokumentacji do Archiwum Uczelni określa instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu. Rozdział XIII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych. 30 Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Uczelni pod warunkiem zapewnienia ochrony danych przetwarzanych w systemach informatycznych, w tym zwłaszcza danych osobowych. 31 Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu 1. przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, 2. współdziałania z bazami danych innych współpracujących instytucji, 3. tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, baz danych, arkuszy, plików graficznych itp Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: a) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, b) odpowiednie archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach zabezpiecza się przez system haseł identyfikujących pracownika ograniczających dostęp do danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 3. W przypadku przetwarzania danych osobowych do ich zabezpieczania należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. 21

59 Rozdział XIV Postanowienia końcowe. 33 W przypadku likwidacji Uczelni lub jej reorganizacji prowadzącej do powstania nowej szkoły wyższej lub innej instytucji należy zawiadomić o tym fakcie właściwe archiwum państwowe, które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanej Uczelni. 34 W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej jednostki organizacyjnej przez nową jednostkę należy przekazać jej na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akta spraw nie zakończonych. Kopię tego spisu przejmuje Archiwum Uczelni. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z obowiązującymi przepisami należy przekazać do Archiwum Uczelni. 35 Procedura brakowania dokumentacji może być przeprowadzona wyłącznie przez Archiwum Uczelni lub w przypadku dokumentacji kat. przez daną jednostkę organizacyjną w porozumieniu z Archiwum Uczelni, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 36 Wszystkie akta powstałe po wejściu w życie niniejszej instrukcji przekazywane do Archiwum Uczelni muszą być uporządkowane zgodnie z niniejszą Instrukcją. Załączniki: Załącznik nr 1 wzór pieczęci wpływu, Załącznik nr 2 wzór kontrolki (formularza dziennika) wpływającej i wysyłanej korespondencji, Załącznik nr 3 wzór opisu teczki rzeczowej, Załącznik nr 4 wzór formularza spisu spraw, Załącznik nr 5 wzór blankietu korespondencyjnego. Załącznik nr 6 wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt, Załącznik nr 7 wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych, Załącznik nr 8 wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych studentów, Załącznik nr 9 wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej, 22

60 Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu. I. wzór pieczęci wpływu PAŃSTWOWA WYŻSZA SZKOŁA ZAWODOWA W OŚWIĘCIMIU [..] (ewentualnie nazwa jednostki organizacyjnej) Wpłynęło:. [data] L. dz... lub Nr rej.. Ilość zał.... Podpis II. wzór pieczęci wpływu PAŃSTWOWA WYŻSZA SZKOŁA ZAWODOWA w OŚWIĘCIMIU WPŁYNĘŁO L. dz... Ilość zał.. Podpis.. 23

61 Nr kolejny Data otrzymania korespondencji Data wysłanej korespondencji Nr korespondencji uprzedniej Nr odpowiedzi na korespon- -dencję wysłaną Nr aktu Uwagi Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu. Wzór formularza dziennika korespondencyjnego Nr Data otrzymanej koresponde ncji Od kogo Treść otrzymanej korespondencji Znak referen ta Do kogo Treść wysłanej korespondencji 24

62 Załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu. Wzór opisu teczki rzeczowej (nazwa Uczelni) (nazwa jednostki organizacyjnej) (symbol literowy jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) (kategoria archiwalna) tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji) (roczne daty krańcowe akt) ( rok założenia i zamknięcia teczki ewentualnie kolejny numer tomu ) 25

63 Załącznik nr 4 do Instrukcji Kancelaryjnej Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu Wzór formularza spisu spraw rok symbol jedn. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Pisma otrzymanego Data wpływu Referent Lp. Treść sprawy Od kogo lub do kogo znak data lub sprawy wysyłki Uwagi 26

64 Załącznik nr 5 do Instrukcji Kancelaryjnej Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu Wzór blankietu korespondencyjnego Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Oświęcimiu Oświęcim, ul. Kolbego 8 tel.: , , fax: sekretariat@pwsz-oswiecim.pl Oświęcim, data... Pan(i) Imię i Nazwisko Nazwa Adresata Kod pocztowy, miejscowość Adres (ulica, numer domu) Nasz znak :... Dotyczy :... (Treść pisma) Załączniki : Otrzymują : NIP: REGON: