JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT obowiązujący w Zespole Szkolno Przedszkolnym w Łączniku

Transkrypt

1 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT obowiązujący w Zespole Szkolno Przedszkolnym w Łączniku Załącznik nr 2 do Zarządzenia Dyrektora nr 17/2012 ZSP w Łączniku z dnia r. w sprawie wprowadzenia zasad kancelaryjnych w Zespole Szkolno Przedszkolnym w Łączniku. Opracowano w oparciu o załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) 1

2 SYMBOLE KLASYFIKACYJNE I Stopnia podział u II Stopnia podziału III Stopnia podziału IV Stopnia podziału HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego ZARZĄDZANIE JEDNOSTKĄ I JEJ REPREZENTACJA 00 Organy kolegialne i jednoosobowe jednostki 000 Rada pedagogiczna 0000 Organizacja pracy rady pedagogicznej między innymi regulaminy 0001 Planowanie i sprawozdawczość rady pedagogicznej w tym korespondencja 0002 Posiedzenia rady pedagogicznej między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały 0003 Wnioski i postulaty kierowane do rady pedagogicznej w tym rejestr i odpowiedzi 0004 Projekty uchwał rady pedagogicznej proces ich przygotowania i uzgadniania 0005 Uchwały rady pedagogicznej w tym ich rejestr 0006 Realizacja uchwał rady pedagogicznej 001 Komisje i zespoły rady pedagogicznej Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady pedagogicznej Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady pedagogicznej Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady pedagogicznej 002 Rady Rodziców 0020 Organizacja pracy rady rodziców 0021 Plany i sprawozdania rady rodziców między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały 2

3 0022 Posiedzenia (zebrania) rady rodziców 003 Kierownik jednostki 0030 Zarządzenia, komunikaty i ogłoszenia kierownika jednostki Realizacja zarządzeń, komunikatów i ogłoszeń kierownik jednostki Upoważnianie osób do działania w imieniu kierownik jednostki 0033 Zespół kierowniczy 004 Udział w obcych organach kolegialnych 01 Organizacja, zarządzanie jakością 010 Organizacja organów nadrzędnych między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały w tym ich rejestry; komplet podpisanych zarządzeń, poleceń, komunikatów, instrukcji, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu pozostałe upoważnienia przy klasie 064 okres przechowywania liczony jest od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upoważnienia między innymi: protokoły, materiały z narad, itp. do kategorii zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii pozostałą dokumentację. Dla każdego organu zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę 3

4 Organizacja własnej jednostki 0110 Statut 0111 Regulaminy organizacyjne 0112 Akta nadania numeru NIP i regon 0113 Akt nadania imienia, sztandary, godła szkoły, herby 012 Systemy zarządzania jakością 0120 Wdrażanie systemu zarządzania jakością 0121 Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany 0122 Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany 0123 Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany 0124 Audyty jakości zewnętrzne 0125 Audyty jakości wewnętrzne 0126 Doskonalenie systemu zarządzania jakością 0127 Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością 013 Usprawnianie organizacji, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania Współdziałanie jednostki z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą 020 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, aktyprawnedotyczącewspółdziałaniajednostki z innymi jednostkami organizacyjnymi 021 Zawieranie i realizacja porozumień w zakresie współdziałania z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi 022 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania jednostki z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym 023 Działalność jednostki w sprawach zagranicznych między innymi korespondencja porządkowa Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie

5 współdziałania z partnerami zagranicznymi 0231 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy jednostki w sprawach zagranicznych 0232 Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli jednostki w tym programy, sprawozdania 0233 Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy w tym programy, sprawozdania 024 Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora 0240 Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora 0241 Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, własne wystąpienia kat. sympozjach, forach 03 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej 030 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych 031 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych 0310 Wnioski jednostki o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych 0311 Udział jednostki w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych 032 Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych 0320 Realizacja przez jednostkę programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych 0321 Audyt i kontrole realizowanych przez jednostkę programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych 04 Reprezentacja i promowanie jednostki 040 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, aktyprawnewzakresiereprezentacji i promowania jednostki 041 Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez jednostkę 5

6 Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez jednostki nadrzędne 0411 Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez inne podmioty lub jednostki 0412 Nadawanie honorowych tytułów przez własną jednostkę 042 Kontakty ze środkami publicznego przekazu 0420 Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne 0421 Konferencje prasowe i wywiady 0422 Monitoring środków publicznego przekazu w tym wycinki prasowe 043 Promocja jednostki w kraju i za granicą 0430 Strategie, programy i plany promocji jednostki 0431 Własne akcje promocyjne i reklamowe 0432 Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych na przykład targi, festiwale 0433 Materiały promocyjne jednostki między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie 0434 Materiały do serwisu internetowego 044 Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach Technicznewykonaniemateriałówpromocyjnychi wydawnictworaz ichrozpowszechnianie Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności organu prowadzącego i własnej jednostki Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności jednostki na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy) układ według tematów i wydarzeń z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu

7 Strategie 0510 Strategie organu prowadzącego 0511 Strategie własnej jednostki Pogramy projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień 0520 Programy organu prowadzącego 0521 Programy własnej jednostki 053 Planowanie 0530 Planowanie na poziomie organu prowadzącego w tym korespondencja 0531 Planowanie na poziomie jednostki w tym korespondencja 0532 Planowanie w komórkach organizacyjnych 054 Sprawozdawczość 0540 Sprawozdawczość na poziomie organu prowadzącego jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do 0541 Sprawozdawczość na poziomie jednostki zakresu rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii jeżeli sprawozdania cząstkowe w 0542 Sprawozdawczość statystyczna danym roku są zgodne co do zakresu rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii 7

8 054 3 Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych 0544 Meldunki i raporty sytuacyjne 055 Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii 056 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych 06 Legislacja, obsługa prawna jednostki 060 Legislacja 0600 Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących w jednostce 0601 Opiniowanie przez jednostkę projektów dokumentów nie mających charakteru aktu prawnego 061 Opinie prawne na potrzeby jednostki inne niż w klasie 065; na przykład dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp. 062 Prowadzenie spraw sądowych 0620 Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi w tym repertoria 0621 Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi w tym repertoria 063 Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzorypodpisów, podpisyelektroniczne w tym ich rejestry; inne 064 upoważnienia przy klasie 0032; okres przechowywania liczony jest od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upoważnienia 8

9 9 1 KIEROWANIE JEDNOSTKĄ 10 Udział w posiedzeniach organów kolegialnych jednostki 100 Narady kierownictwa jednostki 101 Komisje, zespoły, grupy robocze w jednostce powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac, itp. 102 Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych Własne wystąpienia kat. 103 Narady (zebrania) pracowników 11 Zbiory aktów normatywnych obcych okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu 12 Informatyzacja 120 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji 121 Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych 122 Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne 123 Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania 1230 Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania 1231 Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych 1232 Ewidencja stosowanych systemów i programów 1233 Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów 1234 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów 124 Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych 125 Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)

10 10 13 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej 130 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, aktyprawnedotyczącezagadnieńz zakresuochronyi udostępnianiainformacji ustawowochronionychoraz informacji publicznej 131 Ochrona informacji niejawnych 132 Ochrona danych osobowych 1320 Polityka bezpieczeństwa 1321 Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych 1322 Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 1323 Ewidencja osób upoważnionych 1324 Udostępnianie danych osobowych innym podmiotom 1325 Udzielanie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez osoby których dotyczą 133 Informacja publiczna 1330 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej 1331 Udostępnianie informacji publicznej 14 Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli 140 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, aktyprawnedotyczącezagadnieńz zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw obywateli 141 Skargi i wnioski 1410 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio w tym ich rejestr 1411 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości 142 Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli 15 Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna 150 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej 1500 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące

11 zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej 1501 Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja archiwalna własnej jednostki 151 Obsługa kancelaryjna 1510 Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism 1511 Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy 1512 Ewidencja druków ścisłego zarachowania przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków przy czym zamówienia i realizacja 1514 Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi 152 Składnica akt 1 zamówień przy klasie Ewidencja dokumentacji przechowywanej w składnicy akt 1521 Przekazywanie dokumentacji do archiwum jednostki nadrzędnej 1522 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 1523 Ewidencja udostępniania dokumentacji w składnicy akt 1524 Kwerendy archiwalne w dokumentacji w składnicy akt 1525 Skontrum dokumentacji w składnicy akt 1526 Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w składnicy akt 1527 Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii

12 przejęcia dokumentacji 153 Zbiory biblioteczne w jednostce 1530 Ewidencja zbiorów bibliotecznych 1531 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych 1532 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych 16 Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań 160 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań 161 Kontrole między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana 1610 Kontrole zewnętrzne w jednostce 1611 Kontrole przeprowadzone przez przedstawicieli organu prowadzącego 1612 Kontrole wewnętrzne 1613 Udział przedstawicieli organu prowadzącego w kontrolach przeprowadzanych przez inne organy lub jednostki organizacyjne 1614 Książka kontroli zewnętrznej Książka kontroli wewnętrznej 1616 Kontrola zarządcza 162 Audyt 1620 Bieżące akta audytu 1621 Stałe akta audytu 163 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ JEDNOSTKĘ Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące jednostki między innymi dokumentacja kontroli zarządczej

13 200 Regulacjeoraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, aktyprawnedotyczącezagadnień z zakresu spraw kadrowych 2000 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych 2001 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych 2002 Wykazy etatów między innymi regulaminy pracy Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań 2004 Umowy zbiorowe i ich negocjowanie 2005 Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli 201 Regulacjeoraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, aktyprawnedotyczącezagadnień z zakresu spraw administracyjnych 2010 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych 2011 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów gminy i kierowników podmiotów 210 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy w jednostce Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do prac interwencyjnych oraz do odbywania stażu w jednostce przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich

14 Konkursy na stanowiska 212 Obsługa zatrudnienia 2120 Obsługa zatrudnienia kierownictwa jednostki 2121 Obsługa zatrudnienia pracowników jednostki 2122 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników jednostki Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictwa jednostki przez jednostki nadrzędne Oświadczeniamajątkowelubinneoświadczeniaoosobachzatrudnionych i członkach ich rodzin 2125 Dodatek motywacyjny 2126 Dodatek wiejski B*) niszczenia wynika z odrębnych przepisów akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przyklasie 111 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika w tym zakończenia stosunku pracy, akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika *) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

15 2127 Dodatek mieszkaniowy 213 Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych Opiniowanie i ocenianie pracowników jednostki Opiniowanie i ocenianie kierownictwa jednostki przez jednostki nadrzędne 214 Awans, staże, wolontariat, praktyki 2140 Awans zawodowy nauczycieli 2141 Staże zawodowe i praktyki szkoleniowe własnych pracowników 2142 Wolontariat 2143 Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w placówce 215 Prace zlecone (umowy cywilno-prawne) 2150 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne 216 Nagradzanie, odznaczanie i karanie 2160 Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne 2161 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne 2162 Kary dyscyplinarne i inne kary B*) przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa pracy i Karty Nauczyciela 15

16 2163 Postępowanie dyscyplinarne B*) 2164 Nagrody jubileuszowe 217 Sprawy wojskowe osób zatrudnionych 218 Dostęposóbzatrudnionychdoinformacji chronionychprzepisami prawa 22 Ewidencja osobowa 220 Akta osobowe osób zatrudnionych Pomoce ewidencyjne do akt osobowych Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych 223 Legitymacje służbowe 224 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu 23 Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy 230 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy 231 Działaniawzakresiezwalczaniawypadków, choróbzawodowych, ryzykaw pracy 232 Wypadki 2320 Wypadki przy pracy B20 *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111 między innymi akta postępowań sprawdzających w tym skorowidze, księgi, ewidencyjne, karty personalne, rejestry programy i systemy teleinformatyczne rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócenie legitymacji, itp. protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i 16

17 2321 Wypadki w drodze do pracy i z pracy inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii B 25 Jak w klasie Warunki szkodliwe i choroby zawodowe 2330 Warunki szkodliwe 2331 Rejestr czynników szkodliwych B Choroby zawodowe 234 Czas pracy 2340 Dowody obecności w pracy B Absencje w pracy B Rozliczenia czasu pracy 2343 Delegacje służbowe B3 w tym ich ewidencja 2344 Ustalanie i zmiany czasu pracy B3 235 Urlopy osób zatrudnionych 2350 Urlopy wypoczynkowe Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp. przy czym akta dotyczące 2351 konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym akta dotyczące 2352 Urlopy bezpłatne konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika Urlop okolicznościowy 2354 Urlop dla poratowania zdrowia 2355 Urlopy szkoleniowe Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika 17

18 18 24 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna 240 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych 2400 Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych 2401 Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w jednostce 2402 Dokształcanie pracowników 2403 Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli 241 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 2410 Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 2411 Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych 2412 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi 2413 Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych 242 Ubezpieczenia osobowe pracowników 2420 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego 2421 Obsługa ubezpieczenia społecznego 2422 Legitymacje ubezpieczeniowe 2423 Dowody uprawnień do zasiłków 2424 Emerytury i renty 2425 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp. 243 Opieka zdrowotna 2430 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

19 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy 2432 Fundusz zdrowotny dla nauczycieli Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji jednostki 250 Administracja obiektami 2500 Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom 2501 Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne 251 Eksploatacja budynków i lokali przez jednostkę 2510 Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń 2511 Dokumentacja techniczna prac remontowych 2512 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń 252 Podatki i opłaty publiczne 253 Ubezpieczenia majątkowe 2530 Ubezpieczenia majątkowe własnej jednostki 2531 Rejestr prowadzonych odszkodowań 254 Ochrona mienia własnej jednostki korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp. między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych,upoważnienia 19

20 255 Ochrona przeciwpożarowa 26 Gospodarka materiałowa 260 Zaopatrzenie 2600 Źródła zaopatrzenia 2601 Zaopatrzenie materiałowe 261 Obsługa materiałowa środków rzeczowych 2610 Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych 2611 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych 2612 Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników 2613 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych 2614 Konserwacja i remonty środków trwałych 2615 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych 262 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) 263 Transport, łączność, infrastrukturainformatycznai telekomunikacyjna 2630 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich 2631 Użytkowanie obcych środków transportowych 2632 Eksploatacja środków łączności ( telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych) 2633 Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej 27 Zamówienia publiczne instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp. zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa zamówienie druków ścisłego zarachowania, pieczątek i pieczęci dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności 20

21 3 270 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych 271 Sprawy zezwoleń na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych 272 Dokumentacja zamówień publicznych 273 Umowyzawartewwynikupostępowaniawtrybiezamówieńpublicznych 274 Zamówienia pozaustawowe 2740 Regulacje wewnętrzne dotyczące udzielania zamówień pozaustawowych 2741 Dokumentacja zamówień pozaustawowych 275 Rejestry zamówień publicznych 2750 Rejestr zamówień ustawowych 2751 Rejestr zamówień powtarzających się okresowo FINANSE JEDNOSTKI ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO - KSIĘGOWA 30 Planowanie i realizacja budżetu 300 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zapytania ofertowe, oferty, cenniki, analizy, wyliczenia zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu 301 Wieloletnia prognoza finansowa 302 Planowanie budżetu jednostki 3020 Przygotowanie projektu jednostki między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia 3021 Plan finansowy jednostki i jego zmiany 3022 Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu. 303 Realizacja budżetu jednostki 3030 Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji w tym z urzędami skarbowymi 3031 Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji 21

22 3032 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu 3033 Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu 3034 Kontrole budżetu i jego bilansu 304 Finansowanie 3040 Finansowanie inwestycji 3041 Finansowanie remontów 305 Obsługafinansowafunduszy, środkówdodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych 31 Dochody, podatki i opłaty 310 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji 311 Zobowiązania podatkowe 312 Podatki i ich wymiar 3120 Podatek od nieruchomości 3121 Podatek od osób fizycznych 313 Opłaty 314 Inne dochody jednostki 3140 Dochody z majątku 3141 Inne dochody określone uchwałą organu stanowiącego 315 Egzekucja i windykacja 3150 Egzekucja administracyjna prowadzona przez podmiot 3151 Egzekucja administracyjna prowadzona przez inne organy egzekucyjne 3152 Windykacja należności jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii 22

23 3153 Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli gminy u podatników 32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa 320 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej 3200 Polityka rachunkowości i plany kont w tym jej projekty, uzgodnienia 3201 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej 321 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy 3210 Obrót gotówkowy plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych) 3211 Obrót bezgotówkowy wyciągi bankowe, przelewy 322 Księgowość 3220 Dokumentacja księgowa, dowody księgowe rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, 3221 Rozliczenia instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty 3222 Ewidencja syntetyczna i analityczna 3223 Uzgadnianie sald 3224 Kontrole i rewizje kasy 3225 Zobowiązania, poręczenia 3226 Obsługa księgowa w zakresie VAT 323 Rozliczenia płac i wynagrodzeń 3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac 3231 Listy płac Kartoteki wynagrodzeń Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego PIT 23

24 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne Deklaracje na PFRON 3236 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac Inwentaryzacja 3240 Wycena i przecena 3241 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 325 Dyscyplina finansowa 3250 Interwencje Głównego Księgowego 3251 Inne sprawy nadzoru finansowego KULTURA, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY 40 Kultura 400 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, aktyprawnedotyczącezagadnieńz zakresu kultury ze składkami ZUS 401 Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów w tym obchodów rocznic narodowych 4010 Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych 4011 Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych 41 Kultura fizyczna 410 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, aktyprawnedotyczącezagadnieńz zakresu kultury fizycznej 411 Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym Zakresie 4110 Realizacja programów rozwoju kultury fizycznej oraz ich sprawozdawczość 4111 Sprawozdawczość z realizacji programów rozwoju kultury fizycznej 412 Opieka nad sportowcami i działalnością sportową 4120 Opieka nad sportowcami w jednostce w tym stypendia 4121 Opieka nad działalnością sportową w jednostce 24

25 Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej 414 Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych 4140 Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych przez jednostkę 4141 Udział jednostki w zajęciach, zawodach i imprezach sportoworekreacyjnych organizowane przez inne podmioty (jednostki) Turystyka i wypoczynek Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu turystyki i wypoczynku Działalność jednostki w zakresie turystyki i wypoczynku 4210 Rejestr wycieczek szkolnych 4211 Inna dokumentacja związana z działalności w zakresie turystyki i wypoczynku 43 System oświaty 430 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty 431 Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie 432 System informacji oświatowej w jednostce 433 Organizacja systemu oświaty publicznej 4330 Nadzór pedagogiczny organów zewnętrznych 4331 Nadzór pedagogiczny dyrektora jednostki karty wycieczki, zgody rodziców/prawnych opiekunów na wyjazd Organizacja pracy w jednostce plany i programy nauczania, wychowania, kształcenia itp. oraz sprawozdania; w tym arkusze organizacyjne jednostki Organizacja roku szkolnego tygodniowe rozkłady zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, księgi zastępstw

26 Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna wnioski i decyzje 44 Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej 440 Dokumentacja przebiegu nauczania 4400 Księga ewidencji dzieci i młodzieży Księga uczniów Arkusze ocen Dzienniki lekcyjne / dzienniki zajęć B Egzaminy końcowe 0 protokoły, pozostała dokumentacja organizacyjna kwalifikowana jest do Kat Egzaminy poprawkowe, postępowania kwalifikacyjne i inne 4406 Odpisy dokumentacji przebiegu nauczania i wychowania ucznia 4407 Legitymacje szkolne, duplikaty legitymacji 4408 Duplikaty świadectw 4409 Inne rejestry związane z dokumentacją przebiegu nauczania 441 Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe 4410 Organizacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych w jednostce 4411 Udział w obcych imprezach i zajęciach poza jednostką 4412 Organizacja kursów rowerowych i motorowerowych Współpraca jednostki z organizacjami społecznymi i innymi 4413 instytucjami w sprawie nauczania, wychowania uczniów 442 Olimpiady i konkursy edukacyjne przedmiotowe oraz tematyczne 0 w tym korespondencja w tym ewidencje i rozliczenia druków; w tym zasady wydawania duplikatów w tym zasady wydawania duplikatów, wzory świadectw, wnioski o wydanie duplikatu. w tym imienna ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły w tym ewidencja kart rowerowych i motorowerowych w tym współpraca z ZHP, LOK, PCK dokumentacja dot. udziału uczniów w olimpiadach i konkursach 443 Innowacje pedagogiczne dokumentacja dot. innowacji 45 Uczniowie i wychowankowie

27 Realizacja obowiązku szkolnego i rocznego przygotowania przedszkolnego Ewidencja dzieci i młodzieży podlegający obowiązkowi szkolnemu i rocznemu przygotowaniu przedszkolnemu Kontrola spełniania obowiązku szkolnego i rocznego przygotowania przedszkolnego Powiadomienie szkół i przedszkoli o podjęciu przez dziecko obowiązku szkolnego i rocznego przygotowania przedszkolnego Zwolnienie z obowiązku szkolnego i rocznego przygotowania przedszkolnego Postępowanie egzekucyjne w zakresie dopełniania obowiązku szkolnego 451 Nabór uczniów i ich pobyt w jednostce 4510 Rekrutacja do jednostki 4511 Przeniesienie uczniów w obrębie jednostki 4512 Skreślenie z listy uczniów Decyzja o zwolnieniu ucznia z zajęć 4514 Zaświadczenia dla uczniów 452 Nagrody, wyróżnienia, kary, opinie 4520 Nagradzanie i przyznawanie statuetek uczniom 4521 Udzielanie kar uczniom 4522 Informacje o wynikach nauczania, zachowania ucznia 453 Sprawy socjalno-bytowe uczniów 4530 Programy pomocy materialnej dla uczniów 4531 Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom 4532 Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom 4533 Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym 0 w tym korespondencja z urzędu miasta i gminy w tym informacje o niespełnianiu obowiązku szkolnego przekazywane do organu prowadzącego w tym decyzja dyrektora o skreśleniu z listy uczniów zaświadczenie lekarskie, w tym decyzje dyrektora o zwolnieniu ucznia z wychowania fizycznego

28 454 Dowóz uczniów do szkół 455 Opieka pielęgniarska 456 Bezpieczeństwo i ubezpieczenia uczniów 4560 Ubezpieczenia uczniów okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej Wypadki uczniowskie 457 Przeciwdziałanie przestępczości młodzieży 4570 Profilaktyka w sprawach przestępczości młodzieży 4571 Przestępczość młodzieży jak w klasie 2320 w tym sprawy karne uczniów; współpraca z organami ścigania i sądami m.in. korespondencja 458 Losy absolwentów 459 Psycholog/ Pedagog/Logopeda 4590 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna 4591 Dokumentacja badań dziecka w tym opinie o uczniach 4592 Poradnictwo zawodowo-wychowawcze ŻYWIENIE ZBIOROWE. BEZPIECZEŃSTWO ŻYWNOŚCI I ŻYWIENIA 460 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu żywienia zbiorowego 461 Regulacje wewnętrzne związane z organizacją żywienia w jednostce 462 Dokumentacja HACCP w tym regulaminy, instrukcje, procedury i i inne w tym jadłospisy, kalkulacje i inne. 463 Pozostała dokumentacja żywieniowa 5 ŻYCIE SZKOŁY 50 Samorząd uczniowski 500 Organizacja samorządu m.in. regulaminy

29 Działalność samorządu Zasady funkcjonowania, 502 Gazetka szkolna przygotowanie numerów gazetki. Poligrafia i kolportaż kwalifikowane są do kat Kroniki i monografie 504 Akcje i imprezy szkolne 5040 Organizacja imprez W tym zasady organizacji, nadzór 5041 Dokumentacja imprez i akcji 505 Uroczystości szkolne i rocznicowe OCHRONA ZDROWIA I PROFILAKTYKA Z ZAKRESU UZALEŻNIEŃ 60 Zdrowie i edukacja zdrowotna 600 Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna w jednostce 6000 Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej 6001 Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi i zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną 61 Profilaktyka uzależnień 610 Realizacja profilaktyki uzależnień w jednostce 6100 Prowadzenie świetlic środowiskowych finansowanych w ramach profilaktyki alkoholowej Prowadzenie zadań finansowanych w ramach profilaktyki 6101 alkoholowej wnioski na realizację zajęć, programów, warsztatów itp. finansowane w ramach profilaktyki alkoholowej oraz sprawozdania z wykonania zadań 7 OBRONA CYWILNA 70 Sprawy obrony cywilnej 700 Plany obrony cywilnej jednostki nadrzędnej w tym korespondencja 701 Plany obrony cywilnej własnej jednostki Jak w klasie OCHRONA ŚRODOWISKA 80 Kształtowanie i ochrona środowiska

30 Zezwalanie na usuwanie drzew i krzewów 801 Opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska