KOMUNIKAT HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ

Transkrypt

1 KOMUNIKAT HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ i ZIMOWEJ z 14 grudnia 2015 roku Komendanta Gdańskiej Chorągwi ZHP obowiązujący w okresie zimowej przerwy świątecznej 2015 r. i ferii zimowych 2016 r. (nr 2) Druhny i Druhowie! Choć za oknem mamy jeszcze późną jesień i tylko termometr nieśmiało sygnalizuje powoli kroczącą ku nam zimę - to ta astronomiczna zastuka w kalendarzu już za kilka dni. Nadchodzą też, najbardziej rodzinne w całym roku, Święta Bożego Narodzenia i chwila oderwania się od zajęć szkolnych. W drugiej połowie lutego 2016 r. pomorscy uczniowie mają zaplanowane ferie zimowe to czas zasłużonego odpoczynku na półmetku roku szkolnego. Zadbajmy o to, by nasze zuchy, harcerze, harcerze starsi i wędrownicy spędzili ten czas aktywnie wypoczywając na zimowiskach, biwakach zimowych lub uczestnicząc w zajęciach prowadzonych w ramach Nieobozowej Akcji Zimowej. Pamiętajmy jednak, o tym by nie było to tylko samo lenistwo dajmy im szansę przeżycia harcerskiej przygody w gronie przyjaciół ze swojej gromady lub drużyny. Dajmy im także szansę na zdobycie nowych doświadczeń, umiejętności i wiedzy, które zostaną potwierdzone zdobytymi sprawnościami, gwiazdkami zuchowymi i stopniami harcerskimi. Zróbmy zatem wszystko, by każdy młody człowiek mógł spędzić ten czas urlopu w sposób ciekawy i efektywny poza miejscem swego zamieszkania lub w ramach NAZ. I. OBOWIĄZKI KOMENDANTA HUFCA Zobowiązuję komendantów hufców do wnikliwego zapoznania się z obowiązującą w ZHP Instrukcją Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej oraz z przepisami państwowymi i ich przestrzegania. Komendant Hufca: 1) odpowiada za zgłoszenie wypoczynku do bazy MEN w formie elektronicznej i papierowej oraz niezwłoczne poinformowanie kuratora oświaty o zmianach okoliczności objętych zgłoszeniem wypoczynku zgodnie z 6d Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r. z późniejszymi zmianami (papierowa wersja zgłoszenia oraz informacje o zmianie danych zawartych w zgłoszeniu muszą być podpisane przez właściwego komendanta), 2) jest zobowiązany do przeprowadzenia w hufcu szkoleń lub warsztatów dotyczących zasad zatwierdzania form wypoczynku i przestrzegania zasad znajdujących się w komunikatach HALiZ oraz w przepisach organizacyjnych i państwowych, w szczególności zaś dotyczących BEZPIECZEŃSTWA (w tym BHP) oraz ochrony danych osobowych w trakcie przygotowywania i realizacji formy wypoczynku, 3) nadzoruje przebieg HALiZ/NALiZ, w tym dokonuje bieżącej kontroli stanu przygotowań do NALiZ i HALiZ w nadzorowanych jednostkach, wizytuje jednostki w ramach nadzoru przebiegu akcji w hufcu, 4) odpowiada za prawidłowe i terminowe rozliczenie akcji; 5) odpowiada za terminowe sporządzenie i przekazanie do Komendy Chorągwi sprawozdania statystycznego i opisowego z przebiegu HAZ/NAZ (ze wszystkich działań podejmowanych przez jednostki organizacyjne hufca); 6) może powołać pełnomocnika ds. HAZ/NAZ. W celu prawidłowej realizacji powyższych zadań komendant hufca ZHP nie powinien jednocześnie pełnić funkcji komendanta lub kwatermistrza form wypoczynku czy

2 komendanta lub kwatermistrza bazy HALiZ. W sytuacjach nadzwyczajnych zgody na odstępstwo od powyższych zasad udziela Komendant Chorągwi Gdańskiej ZHP na pisemny wniosek komendanta hufca wraz z uzasadnieniem. II. OBOWIĄZKI KOMENDANTA WYPOCZYNKU HALIZ Zobowiązuję komendantów wypoczynku do wnikliwego zapoznania się z obowiązującą w ZHP instrukcją Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej oraz z przepisami państwowymi i ich przestrzegania. 1. Do obowiązków komendanta formy wypoczynku HALiZ należy: 1) wypełnianie zadań przewidzianych w 11 ust. 4 ppkt. 1) do 9) Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r. z późniejszymi zmianami, 2) przygotowanie formy wypoczynku pod względem programowym, organizacyjnym i kwatermistrzowskim oraz rzetelne i terminowe rozliczenie jej po zakończeniu, 3) uzgodnienie, z właściwą komendą lub komendantem bazy obozowej przyjmującej formę wypoczynku, kwestii rozliczeń finansowych, w szczególności wypoczynku dotowanego z budżetu państwa lub przez jednostki samorządu terytorialnego, w przypadku form wypoczynku realizowanych w bazach obozowych innych hufców naszej Chorągwi lub w bazie chorągwianej, 4) dobór pozostałej kadry i personelu, systematyczna współpraca z zespołem oraz dbałość o dobrą atmosferę w czasie funkcjonowania formy wypoczynku, w przypadku organizacji wypoczynku dla dzieci i młodzieży zaliczanych do grup zagrożonych niedostosowaniem społecznym lub wymagających różnego rodzaju terapii w ramach wypoczynku kadra musi posiadać odpowiednie kwalifikacje, potwierdzone uprawnieniami, do prowadzenia niezbędnych terapii oraz sprawowania opieki nad wychowankami zaliczanymi do grup zagrożonych, 5) niezwłoczne informowanie właściwego komendanta o wszelkich zmianach danych zawartych w zgłoszeniu formy wypoczynku do kuratora oświaty mających miejsce od chwili wydania zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku (zgłaszany m. in. zmiany liczby uczestników, wszelkie zmiany związane z wychowawcami sprawującymi opiekę nad uczestnikami wypoczynku łącznie ze zmianą danych personalnych wychowawców), 6) zgromadzenia aktualnych informacji z Krajowego Rejestru Karnego lub oświadczeń o niekaralności komendanta formy wypoczynku oraz wszystkich wychowawców za przestępstwa umyślne wymienione w art. 92a ust. 1a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.), 7) zgłoszenie formy wypoczynku w powiatowym centrum zarządzania kryzysowego w miejscu wypoczynku oraz uzgodnienie zasad przekazywania informacji o potencjalnych zagrożeniach dla uczestników tego wypoczynku. 2. Komendant formy wypoczynku ponosi odpowiedzialność za: 1) bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników i kadry, 2) przestrzeganie Statutu ZHP, 3) realizację programu, 4) bieżące prowadzenie dokumentacji, w tym wydawanie rozkazów (dokumentacja ta musi być prowadzona właściwie i na bieżąco, odpowiedzialność za jej brak ponosi bezpośrednio KOMENDANT FORMY WYPOCZYNKU zgodnie z rozporządzeniem MEN z 21 stycznia 1997 r. Dz. U. Nr 12,poz. 67 z póżn. zm.), 5) prawidłową gospodarkę sprzętową,

3 6) rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej wspólnie z kwatermistrzem lub księgowym formy wypoczynku, 7) ochronę danych osobowych uczestników, kadry i personelu formy wypoczynku, 8) zgromadzenie wszystkich środków finansowych przed rozpoczęciem formy wypoczynku, 9) rzetelne i terminowe złożenie rozliczenia, 10) dokonanie podsumowania pracy, łącznie z oceną pracy kadry sporządzenie i przekazanie do właściwej komendy ewentualnych wniosków o wyróżnienie, nagrodzenie lub niezatrudnianie w roku przyszłym członków kadry, 11) wykonywanie innych zadań, powierzonych przez władze harcerskie, 12) wprowadzenie Zasad Dobrej Praktyki Higienicznej i Dobrej Praktyki Produkcyjnej podczas trwania obozu/kolonii. 3. Komendant formy wypoczynku ponosi odpowiedzialność za: 1) zatwierdzanie dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym, 2) prowadzenie na bieżąco dokumentacji finansowej formy wypoczynku HALiZ, 3) dbanie o zabezpieczenie środkówi. pieniężnych na spodziewane przyszłe wydatki. III. ZATWIERDZANIE FORM WYPOCZYNKU Zgodnie z Rozporządzeniem MEN z 21 stycznia 1997 roku w sprawie warunków, jakie muszą spełnić organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania oraz Rozporządzeniem MEN z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie zmian w tym Rozporządzeniu WSZYSTKIE FORMY WYPOCZYNKU PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU DO KURATORIUM OŚWIATY łącznie z wypoczynkiem w miejscu zamieszkania (np. półkolonie) i wyjazdami lub przedsięwzięciami czy imprezami jednodniowymi. Zgłoszeniu nie podlegają zbiórki harcerskie organizowane w miejscu zamieszkania uczestników. Zatwierdzaniu podlegają także harcerskie bazy obozowe i stanice uruchamiane przez jednostki Chorągwi Gdańskiej ZHP, które nie realizują przedsięwzięć programowych dla obozujących na nich form wypoczynku. IV. ZARZĄDZAM NASTĘPUJĄCE ZASADY ZATWIERDZANIA FORM WYPOCZYNKU HARCERSKIEJ I NIEOBOZOWEJ AKCJI ZIMOWEJ 2015/2016: 1. Komendant hufca wraz z organizatorem wypoczynku dokonuje zgłoszenia wypoczynku na formularzu w wersji elektronicznej (na podstawie loginu i hasła zarejestrowanego organizatora wypoczynku) i papierowej (podpisanej przez komendanta hufca) nie później niż 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. Za datę dokonania zgłoszenia uważa się datę (datownik na kopercie) faktycznego wysłania do Kuratorium Oświaty wersji papierowej formularza zgłoszenia wypoczynku lub datę jego dostarczenia. Formularz wysyłany jest do Kuratorium Oświaty właściwego ze względu na siedzibę organizatora wypoczynku. Wszelkie konsekwencje wynikające z braku kompletu dokumentów (w tym wymaganych załączników w formie papierowej i elektronicznej) ponoszą solidarnie komendant hufca wraz z komendantem wypoczynku. 2. Organizator zatwierdza wypoczynek letni we właściwej komendzie: 1) Formy wypoczynku powyżej 5 dni lub dla więcej niż 25 osób lub formy wypoczynku dla dzieci i młodzieży zaliczanych do grup zagrożonych niedostosowaniem

4 społecznym albo wymagających socjoterapii w ramach wypoczynku - zatwierdzane będą przez Komendanta Chorągwi lub pełnomocników Komendanta Chorągwi ds. HAZ 2015/ ) Formy wypoczynku do 5 dni i dla nie więcej niż 25 osób (biwaki), wypoczynek w miejscu zamieszkania oraz wyjazdy, przedsięwzięcia lub imprezy jednodniowe zatwierdzane będą przez komendantów hufców. Komendant formy wypoczynku, bez względu na czas jej trwania i liczbę uczestników, przedkłada do zatwierdzenia: 1) program formy wypoczynku HALiZ, w przypadku form wędrownych zawierającego planowany przebieg trasy; jeśli uczestnikami formy wypoczynku HALiZ będą skauci lub harcerze z zagranicy, program musi zostać wcześniej przedstawiony do zaopiniowania pełnomocnikowi komendanta chorągwi ds. zagranicznych; 2) wzór Warunków uczestnictwa (załącznik nr 1 do Instrukcji HALiZ); 3) raport przedobozowy (załącznik nr 2 do Instrukcji HALiZ); 4) zgłoszenie wypoczynku do kuratorium (wydruk z systemu MEN); 5) polisa ubezpieczeniowa NNW obejmująca uczestników i kadrę, zawarta na cały czas trwania formy wypoczynku HALiZ łącznie z czasem działania grupy kwatermistrzowskiej, dojazdem i powrotem, suma ubezpieczenia 1 osoby nie może być niższa niż ,00 zł; 6) regulaminy obowiązujące podczas trwania formy wypoczynku HALiZ; 7) plan finansowy obozu (załącznik nr 3 do Instrukcji HALiZ); 8) książka komendanta obozu (załącznik nr 4 do Instrukcji HALiZ); 9) dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania z bazy/stanicy lub terenu (kopia) (załącznik nr 11 do Instrukcji HALiZ); 10) wzory porozumień wolontariackich, umów cywilnoprawnych lub umów o pracę z kadrą HALiZ; 11) w przypadku obozów/zimowisk specjalnościowych lub z zakresu turystyki kwalifikowanej: potwierdzenia aktualnych kwalifikacji kadry wymaganych przepisami prawa powszechnego i zapewniających bezpieczne przeprowadzenie formy wypoczynku HALiZ. Komendant harcerskiej bazy obozowej lub stanicy przedkłada do zatwierdzenia: 1) raport przedobozowy (załącznik nr 2 do Instrukcji HALiZ); 2) polisa ubezpieczeniowa NNW obejmująca uczestników i kadrę, zawarta na cały czas trwania formy wypoczynku HALiZ łącznie z czasem działania grupy kwatermistrzowskiej, dojazdem i powrotem, suma ubezpieczenia 1 osoby nie może być niższa niż ,00 zł; 3) regulaminy obowiązujące podczas trwania formy wypoczynku HALiZ; 4) plan finansowy obozu (załącznik nr 3 do Instrukcji HALiZ); 5) dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania z bazy/stanicy lub terenu (kopia) (załącznik nr 11 do Instrukcji HALiZ);

5 6) wzory porozumień wolontariackich, umów cywilnoprawnych lub umów o pracę z kadrą HALiZ. Wyjazdy zagraniczne oraz formy wypoczynku prowadzone przez komendantów hufców zatwierdzane są w Komendzie Chorągwi. Obozy specjalnościowe lub realizujące elementy specjalności wymagają uprzedniej akceptacji Szefa właściwego Inspektoratu lub Zespołu lub wskazanego przez niego instruktora tegoż Inspektoratu lub Zespołu. Kursy instruktorskie wymagają uprzedniej akceptacji Komendanta MAK. Zatwierdzanie form wypoczynku w Komendzie Chorągwi odbywać się będzie do dnia 5 lutego 2016 r. włącznie. Zatwierdzanie form wypoczynku w Komendzie Chorągwi można przeprowadzić drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty Office 365 i papierowej załączniki nr 2 oraz 3 Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w dwóch egzemplarzach (podpisanej przez właściwe osoby) nie później niż 14 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. Za datę dokonania zgłoszenia uważa się datę (datownik na kopercie) faktycznego wysłania. Podpisane dokumenty przez Komendanta Chorągwi lub pełnomocników Komendanta Chorągwi ds. HAZ 2015/2016 zostaną odesłane na wskazany przez organizatora wypoczynku adres. 3. W trakcie trwania formy wypoczynku HALiZ na jej terenie muszą być dodatkowo przechowywane: 1) wszystkie dokumenty wymienione w punkcie 29 Instrukcji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej, z zastrzeżeniem, że porozumienia wolontariackie, umowy cywilnoprawne lub umowy o pracę z kadrą formy wypoczynku HALiZ muszą być podpisane przez obydwie strony umowy; 2) pełnomocnictwa udzielone przez Komendanta i Skarbnika Chorągwi; 4. W przypadku form wypoczynku trwających do 5 dni i dla nie więcej niż 25 uczestników, wypoczynku w miejscu zamieszkania oraz wyjazdów, przedsięwzięć lub imprez jednodniowych komendanci hufców prześlą do Komendy Chorągwi informacje o zatwierdzonych formach wypoczynku za pośrednictwem formularza elektronicznego. Informacje te należy przekazywać na bieżąco, nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem danej formy wypoczynku, do Komendy Chorągwi w formie elektronicznej za pośrednictwem linku zamieszczonego na stronie Chorągwi Gdańskiej. Komendanci hufców zobowiązani są do starannego prowadzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji form wypoczynku przez siebie zatwierdzonych. 5. Po zakończeniu Harcerskiej Akcji Zimowej komendy hufców zobowiązane są do jej podsumowania i oceny. Powinno się to odbyć podczas zbiórki komendy hufca. Szczególną uwagę należy zwrócić na organizację form letniego wypoczynku przez gromady i drużyny. Do Komendy Chorągwi należy przekazać: raporty poobozowe wypełnione i podpisane przez komendantów form wypoczynku w terminie do 7 dni po zakończeniu wypoczynku

6 dokumentację i rozliczyć formę wypoczynku w Komendzie Chorągwi w terminie 14 dni od zakończenia wypoczynku, w przypadku dofinansowania tego wypoczynku, albo w ciągu 21 dni od zakończenia wypoczynku, który nie był dotowany. sprawozdania opisowe i statystyczne oraz wykaz drużyn, które wzięły udział w HAZ do 10 marca 2016 r. DOKUMENTACJA WYPOCZYNKU (dotyczy wszystkich form wypoczynku podczas HAZ 2015/2016): 1. organizacyjna: 1) raport przedobozowy zatwierdzony przez Komendanta Chorągwi lub pełnomocnika komendanta ds. HAZ, 2) umowa (porozumienie) na korzystanie z obiektu/terenu, 3) polisa ubezpieczeniowa NNW uczestników i kadry (zawartą na dojazd, pobyt i powrót), 4) wykaz uczestników (w książce pracy formy wypoczynku), 5) pisemne potwierdzenie przez uczestników i kadrę znajomości obowiązujących regulaminów (np. w książce pracy obozu lub podobozów), 6) umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy wolontariackie, oddelegowania pracownicze oraz zakresy obowiązków kadry z potwierdzeniem ich przyjęcia, 7) książka pracy wraz z rozkazami komendanta, 8) książeczka ratownika, gdy organizowane będą kąpiele wodne, 9) potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty, 10) podpisane deklaracje w sprawie życia i zdrowia dziecka przez kadrę i personel, 11) kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje kadry i wolontariuszy, w tym kadry specjalistycznej, 12) zobowiązania o odpowiedzialności materialnej kadry, której powierzono majątek, finanse, 13) w przypadku uczestników wypoczynku nie będących członkami ZHP zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w części II Karty kwalifikacyjnej uczestnika wypoczynku dla potrzeb niezbędnych do przygotowania, realizacji i rozliczenia wypoczynku (zgodnie z Ustawą z dn. 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U r. Nr 101 poz. 926, z późn. zm.), 14) informacje z Krajowego Rejestru Karnego (lub, w przewidzianych prawem przypadkach, oświadczenia) komendanta formy wypoczynku i instruktorów (wychowawców) o niekaralności za przestępstwa umyślne określone w art. 92a ust. 1a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.). W przypadku składania oświadczeń należy udokumentować zatrudnienie na podstawie przepisów, które zawierają warunek niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie; 2. programowa: 1) zatwierdzony program (plan pracy) obozu, kolonii zuchowej lub innej formy wypoczynku, 2) książka pracy (prowadzi ją każda jednostka realizująca własny program), 3) dzienniki zajęć wychowawcy; 3. medyczna: 1) karty kwalifikacyjne uczestników (z częścią dodatkową), 2) aktualne książeczki zdrowia kadry i personelu kuchennego, 3) dokumentacja sanitarna placówki, 4) rejestr udzielonych porad lekarskich i wydanych lekarstw, 5) rejestr wypadków; 4. finansowa zgodnie z Instrukcją HALiZ, rozdział IX.

7 Przypominam również o: 1. Bezwzględnym przestrzeganiu przez kadrę instruktorską zasad bezpieczeństwa zdrowia i życia wszystkich uczestników wypoczynku: dotyczy szczególnie kąpieli, poruszania się po drogach publicznych, korzystania ze środków lokomocji, ochrony przeciwpożarowej i innych niezbędnych do funkcjonowania. 2. Bezwzględnym przestrzeganiu Statutu ZHP przez kadrę instruktorską, ale także przez pracowników i inne osoby, nie będące członkami ZHP, których obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych na terenie obozów i ośrodków prowadzonych przez ZHP. 3. Umieszczeniu w widocznym miejscu, wszystkich obowiązujących regulaminów oraz potwierdzeniu ich znajomości przez uczestników i kadrę własnoręcznymi podpisami. Każdy komendant placówki jest osobiście odpowiedzialny za bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników. 4. Zakazie prowadzenia przez organizatora wypoczynku jakichkolwiek punktów handlowych na terenie formy wypoczynku! Punkty takie mogą być prowadzone, za wiedzą i zgodą komendanta formy wypoczynku, przez zewnętrzny podmiot gospodarczy, który prowadzi tego rodzaju działalność gospodarczą legalnie oraz posiada wszystkie niezbędne pozwolenia, zezwolenia i koncesje. Zobowiązuję komendantów hufców do przesłania na adres organizacja@gdanska.zhp.pl informacji na temat: uruchamianych bazach sezonowych oraz na jaki czas rodzaju i liczby uczestników w terminie do 1 lutego 2016 r. Komendant Chorągwi Gdańskiej ZHP hm. Artur Glebko

8 termin zadanie odpowiedzialny co najmniej 21 dni przed terminem rozpoczęcia do 5 lutego 2016 r., nie później niż 14 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia wypoczynku (w zależności od formy zatwierdzania) wysłać formularz wypełniony w generatorze wniosków na stronie MEN oraz wersję papierową do kuratorium oświaty właściwego ze względu na siedzibę organizatora zatwierdzenie formy wypoczynku w Komendzie Chorągwi komendant hufca, obozu/kolonii komendant hufca obozu/kolonii do 1 lutego 2016 r. terminy dyżurów Komendy Hufca w czasie HAZ komendant hufca do 1 lutego 2016 r. na bieżąco, niezwłocznie po zatwierdzeniu, nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem danej formy wypoczynku informacje dotyczące: uruchamianych baz sezonowych oraz na komendant hufca jaki czas rodzaju i liczby uczestników Wykaz zatwierdzonych biwaków, form wypoczynku w miejscu zamieszkania oraz wyjazdów, przedsięwzięć lub imprez jednodniowych organizowanych w okresie przerwy świątecznej oraz ferii zimowych 2015/2016r. 14 dni od zakończenia wypoczynku dotowanego Złożenie rozliczenia formy wypoczynku w Komendzie Chorągwi 21 dni od zakończenia wypoczynku bez dotacji do 10 marca 2016 r. przesłać do Komendy Chorągwi sprawozdanie opisowe i statystyczne HAZ komendant hufca komendant obozu, kolonii, komendant hufca komendant hufca